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Relatrice: Dott.ssa Melissa Coppotelli2017/2018

SETTIMANA DELLA SICUREZZA 2018

“PERCORSI DI QUALITÀ IN SICUREZZA ED IGIENE

ALIMENTARE

Modalità di conduzione dell’Audit

Modalità di conduzione di un audit – Relatrice Dott.ssa Melissa Coppotelli 25/10/2018 Pagina 2

CERTIFICAZIONI

La certificazione di prodotto

• Attesta che le caratteristiche di un prodotto risultano

conformi a requisiti indicati da un disciplinare o da un

documento normativo.

• Il risultato della certificazione è un marchio (segno di

conformità) che viene posto sull’etichetta del prodotto

• Settore regolamentato delle Produzioni agroalimentari

OBBLIGATORIE in cui la qualità igienico-sanitaria del

prodotto è disciplinata da standard COGENTI, tra cui HACCP

VOLONTARIE rilasciate alle aziende da organismi di

certificazione a fronte di norme tecniche nazionali e/o

internazionali che disciplinano appositi “schemi” di

certificazione.


CERTIFICAZIONI

La certificazione di prodotto VOLONTARIA

Produzioni biologiche

Regolamento (CE) n. 834/2007 Produzioni biologiche ed etichettatura

entrato in vigore il 1 gennaio 2009 (ex reg. CEE 2092/91)

Produzioni agroalimentari di qualità

Dop e Igp - ex Reg. (CE) n. 509/2006; Stg - ex Reg. (CE) 510/2006

Vini

Regolamento (CE) n. 491/2009

Organizzazione comune del mercato vitivinicolo

BRC (British Retailer Consortium) e IFS (International Food

Standard) che riguardano le industrie di trasformazione, messi a

punto dalla GDO internazionale;

GLOBALGAP (ex EUREPGAP) che si applica ai prodotti ortofrutticoli;

La certificazione “No OGM”.

ISO 22005 (Rintracciabilità di filiera)


CERTIFICAZIONI

La certificazione di prodotto VOLONTARIA

L'Unione europea dispone di tre sistemi per promuovere e proteggere le denominazioni dei prodotti agricoli e alimentari di qualità:

DOP (Denominazione di origine protetta – Reg. CEE 510/2006): indica il nome di un prodotto la cui produzione, trasformazione e lavorazione devono avere luogo in una determinata area geografica secondo metodi ufficialmente riconosciuti e accertati.

IGP (Indicazione geografica protetta - Reg. CEE 510/2006): designa prodotti agricoli e alimentari strettamente legati a una zona geografica nella quale ha luogo almeno una delle fasi della produzione, trasformazione o lavorazione.

STG (Specialità tradizionale garantita - Reg. CEE 509/2006): valorizza la composizione tradizionale del prodotto o il metodo tradizionale di produzione.

I tre sistemi indicati oggi sono normati dal Regolamento (CEE) n. 1151/2012


CERTIFICAZIONI

La certificazione di SISTEMA

Le certificazioni di sistema di gestione per la qualità risultano le

più diffuse, soprattutto nel settore più “industriale”.

Assicura la capacità di un'organizzazione di strutturarsi e gestire

le proprie risorse ed i propri processi in modo da riconoscere e

soddisfare i bisogni dei clienti e le esigenze della collettività,

impegnandosi al miglioramento continuo

i sistemi di gestione per la qualità (UNI EN ISO 9001);

per l'ambiente (UNI EN ISO 14001);

per la sicurezza (OHSAS 18001 ISO 45001);

per la sicurezza alimentare (UNI EN ISO 22000).


CONDUZIONE AUDIT SISTEMI DI GESTIONE

ISO 19011

• descrive le linee guida per gli audit di sistemi di gestione

ambientali, della qualità, della sicurezza sul lavoro, sicurezza

alimentare.

• È una norma che unifica le regole da seguire nelle verifiche

ispettive (anche dette audit) sui sistemi di gestione ed è stata

approntata a livello internazionale dall'ISO (International

Organization for Standardization) nel 2002, e tradotta poi in

italiano nel 2003 ("UNI EN ISO 19011:2003 - Linee guida per gli

audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione

ambientale").

UNI EN ISO 19011:2012 - Linee guida per audit di sistemi di

gestione - La norma fornisce delle linee guida sui principi

dell'attività di audit, sulla gestione dei programmi di audit, sulla

conduzione dell'audit e sulla valutazione e competenza degli

auditor dei sistemi di gestione.


CONDUZIONE AUDIT SISTEMI DI GESTIONE

UNI EN ISO 19011:2018, ‘Linee guide per gli audit dei sistemi di gestione

Focus sul raggiungimento dei risultati attesi (a loro volta maggiormente allineati alle strategie aziendali)

Partire dalle esigenze di contesto dell’Organizzazione

Azioni per affrontare rischi e opportunità

Stabilire Obiettivi per la qualità e PIANIFICAZIONE PER CONSEGUIRLI Nel pianificare come conseguire i propri obiettivi per la Qualità, l’organizzazione deve determinare: COSA sarà fatto; QUALI RISORSE saranno richieste; CHI ne sarà responsabile; QUANDO sarà completato; COME saranno valutati i risultati.

L’alta direzione deve dimostrare leadership e impegno nei riguardi del SGQ

anche l'audit deve spostare di conseguenza il proprio focus: approccio "prestazionale", orientato al conseguimento dei risultati, maggior attenzione al sistema complessivo, maggior attenzione agli obiettivi e loro raggiungimento, alla performance del Sistema


Definizione di Audit

•effettuati per il riesame da parte della Direzione e per altri fini interni, dall’Organizzazione stessa, o per suo conto.

AUDIT INTERNI O “DI PRIMA PARTE”

•effettuati da chi ha un interesse nell’Organizzazione, quali i Clienti, o da altre persone per conto degli stessi.

AUDIT ESTERNI “DI SECONDA PARTE”

(FORNITORE/QUALIFICA)

•effettuati da Organismi indipendenti, quali autorità in ambito legislativo o quelli che rilasciano certificazioni di conformità ai requisiti della ISO 9001 e della ISO 14001 ecc.

AUDIT ESTERNI “DI TERZA PARTE” (CERTIFICAZIONE PRODOTTO / PROCESSO /

SISTEMA)


Termini e Definizioni

AUDIT

• Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell’audit e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell’audit sono stati soddisfatti.

CRITERI DELL’AUDIT

• Insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati come riferimento , rispetto ai quali si confrontano le evidenze dell’audit.

• I criteri dell’audit sono determinati dalla norma di riferimento (ISO 9001, ISO 14001) e corrispondono ai requisiti che il Sistema di Gestione (Qualità, Ambiente) deve soddisfare.


SVOLGIMENTO DI UN AUDIT

6.2 Avvio dell’audit

6.2.1 Generalità

6.2.2 Determinazione della fattibilità dell’audit

6.2.3 Presa di contatto iniziale con l’Organizzazione oggetto dell’audit

6.3 Preparazione per le attività di audit

6.3.1 Riesame dei documenti per preparare l’audit

6.3.2 Preparazione del piano di audit

6.3.2 Assegnazione dei compiti ai componenti del gruppo

6.3.4 Preparazione dei documenti di lavoro

6.4 Conduzione delle attività di audit

6.4.1 Generalità

6.4.2 Conduzione della riunione di apertura

6.4.3 Riesame dei documenti durante l’audit

6.4.4 Comunicazione durante l’audit

6.4.5 Ruoli e responsabilità di guide ed osservatori

6.4.6 Raccolta e verifica delle informazioni

6.4.7 Produzione delle risultanze dell’audit

6.4.8 Preparazione delle conclusioni dell’audit

6.4.9 Conduzione della riunione di chiusura


SVOLGIMENTO DI UN AUDIT

6.5 Preparazione e distribuzione del rapporto di audit

6.5.1 Preparazione del rapporto

6.5.2 Distribuzione del rapporto

6.6 Chiusura dell’audit

6.7 Conduzione di azioni conseguenti all’audit

6.4.9 Conduzione della riunione di chiusura


AVVIO DELL’AUDIT

Perché si avvii il processo di audit è necessario L’INCARICO

1.Audit interno: Programma degli audit + nomina degli auditor

interni

2.Audit di qualifica: lettera o incarico scritto

3.Audit di certificazione: contratto tra l’organizzazione e

l’organismo di certificazione, che a sua volta assegna l’incarico

al/agli auditor

Definizione degli obiettivi, del campo e dei criteri dell’audit

Determinazione della fattibilità dell’audit (informazioni,

tempo e risorse)

Costituzione del gruppo di audit (conoscenze e competenze)

Nel gruppo di audit possono essere inclusi AUDITOR IN

ADDESTRAMENTO. Tali auditor non possono operare senza

essere diretti o consigliati.


AVVIO DELL’AUDIT

Definizione degli obiettivi, del campo e dei criteri dell’audit:

― OBIETTIVI: definiscono ciò che deve essere portato a

termine dall’audit. Sono definiti dal committente dell’audit

― CAMPO: descrive l’estensione ed i limiti dell’audit, quali

localizzazioni fisiche, unità organizzative, attività e processi

da sottoporre ad audit, ed il periodo di tempo interessato

dall’audit. E’ definito tra committente e team leader.

― CRITERI: sono utilizzati come riferimento rispetto al quale si

determina la conformità e possono comprendere le politiche,

le procedure, le norme, le leggi ed i regolamenti, i requisiti

del sistema di gestione, i requisiti contrattuali o i codici di

buona pratica del settore. Sono definiti tra committente e

team leader

NB: FATTORI CRITICI!


AVVIO DELL’AUDIT

Determinazione della fattibilità dell’audit

Si prendono in esame fattori quali la disponibilità di:

• Informazioni sufficienti ed appropriate per pianificare

l’audit;

• Adeguata collaborazione da parte dell’Organizzazione

oggetto dell’audit;

• Tempo e risorse adeguati

Qualora l’audit non sia fattibile, dovrebbe essere proposta al

committente dell’audit un’alternativa, a seguito di

consultazione con l’Organizzazione oggetto dell’audit


AVVIO DELL’AUDIT

Costituzione del gruppo di audit

I fattori da considerare per decidere la dimensione e la composizione del

gruppo di audit:

a) Gli obiettivi, il campo, i criteri e la durata prevista dell’audit;

b) Se si tratta di un audit combinato o congiunto;

c) Le competenze complessive del gruppo di audit necessarie per conseguire gli

obiettivi prefissati;

d) I requisiti cogenti, contrattuali e di accreditamento/certificazione, se

applicabili;

e) La necessità di assicurare l’indipendenza del gruppo dalle attività da

sottoporre ad audit e di evitare conflitto di interessi;

f) La capacità dei membri del gruppo di interagire in modo efficace con

l’organizzazione oggetto dell’audit e di lavorare insieme;

g) La lingua e la comprensione delle particolari caratteristiche sociali e culturali

dell’organizzazione oggetto dell’audit.


PREPARAZIONE DELL’AUDIT

RIESAME DELLA DOCUMENTAZIONE

• QUANDO: prima dello svolgimento dell’audit

• PERCHE’: per determinare la conformità del sistema

documentato con i criteri dell’audit

• COME: prendendo in considerazione la dimensione, la natura e la

complessità dell’organizzazione, gli obiettivi ed il campo di

audit.

• QUALE: la documentazione può comprendere documenti e

registrazioni del sistema di gestione pertinenti e rapporti di audit

precedenti.

1) Assegnazione incarichi da parte del responsabile

• Incarichi specifici a ciascun auditor

• Incarichi in funzioni delle esperienze e delle conoscenze



2) Piano dell'audit :

• È preparato dal Team Leader

• Facilita la programmazione ed il coordinamento delle

attività di audit

• Fornisce la base per l’accordo sulla conduzione dell’audit,

tra il committente, il gruppo di audit e l’organizzazione

oggetto dell’audit

• dovrebbe essere sufficientemente flessibile da permettere

modifiche quali variazioni nel campo dell’audit, che possano

diventare necessarie man mano che progrediscono le attività

di audit sul posto.


Esempio di Piano di audit



2) Il Piano dell'audit dovrebbe comprendere:

• Obiettivi ed estensione

• Identificazione del gruppo di audit

• Criteri di audit e dei documenti di riferimento

• Identificazione delle funzioni, aree e processi da sottoporre a audit

• Date e luoghi

• Assegnazione di risorse per le aree critiche

• Referente dell’organizzazione valutata

• Lingua da adottare

• Esigenze logistiche

• Programma delle attività (orari, aree, riunioni con la direzione, responsabili)

• Riservatezza

• Eventuali azioni successive all’audit



Assegnazione dei compiti al gruppo di audit

Il responsabile del gruppo di audit assegna a ciascun membro

del gruppo la responsabilità di sottoporre ad audit specifici

processi del sistema di gestione, funzioni, luoghi, aree o

attività, tenendo conto delle esigenze di indipendenza e di

competenza dell’auditor, di un’utilizzazione efficiente delle

risorse, dei differenti ruoli e responsabilità degli auditor, degli

auditor in addestramento e degli esperti tecnici.



3) Documenti di lavoro (checklist)

Chiara, precisa

Elaborate dal gruppo di valutazione

Realizzate in sede di programmazione dell’audit

Sono di consultazione esclusiva per il gruppo di valutazione

la Lista di Riscontro costituisce un costante riferimento per la

preparazione del rapporto ed un promemoria delle evidenze

oggettive che hanno supportato i rilievi


MODALITA’ OPERATIVE CONDUZIONE AUDIT

Lo scopo principale dell’audit, secondo la definizione della ISO 19011, è ottenere le evidenze e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri dell'audit sono stati soddisfatti.

NB: La Verifica Ispettiva fornisce all’Organizzazione oggetto dell’audit un positivo contributo per il raggiungimento degli obiettivi e per promuovere il Miglioramento dei processi; quindi NON DEVE ESSERE CONCEPITA COME UN’ATTIVITÀ CON FINALITÀ REPRESSIVE.


CONDUZIONE DI UN AUDIT

a. Svolgimento della RIUNIONE D’APERTURA

●E’ raccomandata l’esecuzione di una riunione di apertura.

●Nelle realtà più piccole la riunione formale può essere sostituita dalla

comunicazione che sta per essere condotto un audit e nella spiegazione

della natura dell’audit stesso

Lo scopo di una riunione di apertura è:

1. Confermare il piano dell’audit;

2. Fornire una breve sintesi di come sarà eseguita l’attività di audit;

3. Confermare i canali di comunicazione;

4. Offrire all’organizzazione oggetto dell’audit l’opportunità di porre

domande.



La riunione di apertura è presieduta dal RGdA e prende in esame i seguenti punti:

1. Presentazione dei partecipanti e descrizione dei ruoli;

2. Confermare degli obiettivi e dell’estensione;

3. Scopi e modalità di conduzione (elemento di incertezza legata al

campionamento);

4. Programma ed orari;

5. Confermare i canali di comunicazione;

6. La conferma della lingua;

7. La conferma che siano disponibili le risorse e quanto necessario al GdA;

8. La conferma degli aspetti da trattare con riservatezza;

9. La conferma della disponibilità del personale che affiancherà gli auditor;

10. Il metodo di predisposizione dei rapporti e le eventuali classificazioni delle N. C. ;

11. Le informazioni circa le condizioni alle quali l’audit può essere concluso;

12. Le informazioni sulle eventuali modalità di ricorso sulla conduzione o sulle

conclusioni dell’audit.



b. Conduzione dell'audit

●Verifica attività descritte nella documentazione

●Raccolta delle evidenze

●Valutazione evidenze & definizione N.C.

●Osservazioni risultanti dalla verifica


RACCOLTA E VERIFICA DELLE INFORMAZIONI

Le informazioni relative agli obiettivi, al campo ed ai criteri dell’audit, dovrebbero essere raccolte mediante OPPORTUNO CAMPIONAMENTO durante l’audit e dovrebbero essere verificate.

Solo le evidenze verificabili possono costituire EVIDENZE DELL’AUDIT e dovrebbero essere registrate.

ESEMPI DI FONTI DI INFORMAZIONI:

•Interviste

•Osservazioni di attività

•Lettura di registrazioni

•Rapporti da altre fonti (clienti ed altre parti interessate)

•Banche dati


RACCOLTA E VERIFICA DELLE INFORMAZIONI

LE EVIDENZE OGGETTIVE

• Individuazione

• Raccolta

• Supporto documentale/visivo/verbale


TIPOLOGIE DI RACCOLTA EVIDENZE

― Interviste al personale

― Documenti(politica, obiettivi, piani, procedure, norme, istruzioni, licenze e permessi, specifiche, disegni, contratti ed ordini)

― Osservazioni delle attività e delle condizioni dell’ambiente di lavoro

― Registrazioni(resoconti di riunioni, rapporti di audit, registrazioni di programmi di controllo e risultati di misurazioni, analisi ed indicatori di prestazioni, ecc.)

― Informazioni di ritorno dal cliente

― Fotografie

― Controlli incrociati


Elaborazione delle risultanze dell’audit e

preparazione delle conclusioni

Il gruppo di audit si riunisce per riesaminare le risultanze

emerse ed altre eventuali appropriate informazioni

raccolte a fronte degli obiettivi dell’audit allo scopo di:

●Valutare le evidenze dell’audit a fronte dei relativi

criteri

●Registrare le non conformità e le relative evidenze di

supporto

●Classificare le non conformità

●Concordare le conclusioni dell’audit, tenendo conto

dell’incertezza inerente il processo dell’audit

●Preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi

dell’audit

●Discutere sulle azioni successive da intraprendere, se

incluse nel piano dell’audit.


Le conclusioni possono riguardare:

●La conformità rispetto ai criteri di audit;

●L’efficace attuazione e miglioramento del sistema o dei

processi;

●Il raggiungimento di determinati obiettivi;

●Se previsto, raccomandazioni di diversa natura, in special

modo per il miglioramento

I rilievi dell’audit hanno origine dal confronto tra le

evidenze ed i criteri.


Elaborazione delle risultanze dell’audit e

preparazione delle conclusioni

I rilievi possono essere di tre tipi :

A) Non Conformità

- In presenza della mancata applicazione di un punto delle norme di riferimento nel Sistema di Gestione

- In presenza di più rilievi diversi riguardanti lo stesso punto della norma

- Mancato rispetto del contratto (Qualità) o Autorizzazione (Ambiente)

B) Osservazioni

- In presenza di un rilievo riguardante un punto della norma

- In presenza di un rilievo tale da non compromettere la funzionalità del Sistema (se così fosse sarebbe una NC)

C) Commenti/Raccomandazioni

- Ove non sia necessaria una rapida chiusura della non Conformità

- Basate sull’esperienza del auditor e non su prescrizioni normative/legislative

Esempio Rapporto di NC


IL RAPPORTO DI VERIFICA

Il rapporto deve permettere di comprendere il contesto ed i contenuti dell’audit.

IL CONTENUTO:

• le conclusioni dell’audit

• Estensione, obiettivi, campo di applicazione

• Identificazione del committente dell’audit

• Identificazione componenti del gruppo

• Dettagli del piano (nomi, aree, siti, date, ecc.)

• Funzioni e processi auditati

• Identificazione dei documenti di riferimento

• Descrizione delle N.C./raccomandazioni

• Giudizio di conformità del sistema

• Eventuali esclusioni o aree non coperte



c. Svolgimento della RIUNIONE DI CHIUSURA

Presieduta dal Responsabile del gruppo di audit, ha lo scopo di:

• Presentare le risultanze e le conclusioni dell’audit in maniera tale che siano conosciute e comprese da parte dell’organizzazione

• Concordare il periodo di tempo da concedere all’organizzazione per presentare un piano di azioni correttive e preventive, se appropriato

• Avvertire l’organizzazione oggetto dell’audit di situazioni incontrate durante l’audit che possono far diminuire la fiducia che può essere riposta sulle conclusioni dell’audit

• discutere, e se possibile risolvere fra il gruppo di audit e l’organizzazione, eventuali divergenze di opinioni relative alle risultanze e/o alle conclusioni dell’audit

• Registrare tutte le opinioni non risolte

• Presentare le raccomandazioni per i miglioramenti, se è specificato dagli obiettivi dell’audit, sottolineando che le raccomandazioni non sono vincolanti


CHIUSURA DELL’AUDIT

L’audit è completato quando:

● Tutte le attività descritte nel piano dell’audit sono state attuate

● Il rapporto di audit è stato approvato e distribuito

RICHIESTA AZIONI CORRETTIVE

In occasione di un audit, il gruppo di valutazione, alla presentazione dei rilievi individuati durante l’audit, chiede la chiusura delle N.C. riscontrate e documentate.

AZIONE CORRETTIVA

Azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità rilevata.

AZIONE PREVENTIVA

Azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità potenziale.

L’azione correttiva si attua per prevenire la ripetizione di una non conformità

L’azione preventiva si attua per prevenire il verificarsi di una non conformità

CORREZIONE (trattamento)

Azione tesa ad eliminare una non conformità rilevata.

Correzione ed azione correttiva hanno significati diversi. Una correzione può

essere effettuata anche congiuntamente ad un’azione correttiva.


CHIUSURA DELL’AUDIT

CHIUSURA AZIONI CORRETTIVE

Il gruppo di verifica ispettiva, in occasione di una verifica

specifica, o in occasione dell’audit successivo, verifica:

• L’applicazione dell’Azione Correttiva

• L’efficacia della stessa

Quindi ne decreta la chiusura o il rinnovo con altra Azione

Correttiva

26/11/2015

Maize Value Chain in Ethiopia: a qualitative and a cointegration analysis” 19/07/2018 Pagina 20

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