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Il Project Management nelle strutture di formazione

Iref – 29 giugno 2006

Progetto

Opera complessa, unica (non di serie), limitata nel tempo, rivolta a raggiungere un obiettivo specifico attraverso attività correlate che richiedono un impiego di varie risorse.

Caratteristiche tipiche dei progetti sono:Hanno una vita finitaNon sono ripetitivi;Producono un risultato ben determinato;Incertezza in COSTI e TEMPI di realizzazione; Coinvolgimento di numerosi "attori".

Altre definizioni correlate Programma: un’iniziativa di lungo termine, di norma implicante più di un progetto; Compito (work package): un impegno a breve termine, che insieme ad altri compiti può costituire un progetto.

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Progetto

Le aziende che operano tipicamente (ma non sono le uniche) per "progetti" sono:

società costruttrici di grandi opere civili; società produttrici di grandi impianti; società coinvolte nella realizzazione di sistemi informativi; società operanti nella cantieristica navale; società realizzatrici di grandi progetti in campo aeronautico e spaziale; società di ingegneria, operanti nel campo della progettazione, a cui è però spesso affidata anche la direzione lavori (ad es. di opere civili).

La formazione rientra in questa tipologia ?

Project Management

Gestione sistemica di un’attività complessa, unica e di durata limitata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e limitate, con vincoli interdipendenti di tempo, costo e qualità

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Project Management

Vantaggi del Project Management: Miglioramento dei processi di decisione aziendali; Miglioramento della comunicazione tra cliente, azienda e fornitori; Ausilio nel raggiungimento della qualità globale; Maggiore trasparenza delle azioni; Riduzione dei rischi; Aumento dell'efficienza aziendale.

La diffusione del Project Management ècresciuta sia in Italia che nel resto del mondo.

Cenni storici

Le piramidi, il Colosseo, la Grande muraglia‘900 H.L. Gantt mise a punto un digramma a barre temporali’30 La Procter & Gamble introduce una figura di responsabile di prodottoII guerra mondiale: Progetto Manhattan1957 Walker elabora il CPM per Du Pont1958 Polaris introduce il PERTAi giorni nostri WBS + OBS

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Molti modi di concepire il progetto

Bilanciare due esigenze

DIMENSIONESOCIO-CULTURALE

LeadershipProblem SolvingGruppiNegoziazione

DIMENSIONETECNICAObiettivi

WBSBudgetReport

1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

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Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?

Uff. Gare Uff. Acquisti

Ditta X Ditta Y Ditta Z

Sub-suppliers Uff. Tecnico

OBS progetto

Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?

Passo 3 : RAM – Assegnazione responsabilità

Inviti Scelta sala Scelta menù Personale

Organizzazione

Cibi Bevande Vettovaglie Fiori

Acquisti

Sala Cucina Cottura Servizio

Preparazione

WBS - Cena di gala

SegreteriaSig.a Salvi

Ufficio P.R.D.ssa Paoli

Squadra Cucina1° Chef

Impresa di Trasporto

Squadra Camerieri

Ufficio ServiziSig. Ulivi

Resp. ProgettoDott. Galante

Passo 4 : Definizione dei tempiDiagramma di Gantt

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Passi per la pianificazione

Passo 5 : Piano dei costi Passo 6 : Controllo del progetto Passo 7 : Chiusura del progetto

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Work Breakdown Structure

Un esempio:

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WBS - Work Breakdown Structure: cos’è?

Con la Work Breakdown Structure ogni macroattività si scompone in microattività o work packages.Ad ogni attività è assegnata una data e ora di inizio e di fine, la persona che deve svolgerla, i costi relativi.Se un'attività può essere svolta soltanto dopo che ne è stata fatta un'altra, le due attività vengono collegate.Le attività devono corrispondere alle operazioni da svolgere (cercare, fare, montare, smontare, comunicare, calcolare, dedurre, analizzare, sintetizzare, presentare).

WBS

E’ una tipica struttura topologica "ad albero“; Le unità elementari di questa struttura sono i work packages o tasks, attività che possono essere misurate in modo oggettivo e con ben definita responsabilità esecutiva; Una volta definita la WBS è opportuno evitare cambiamenti nella sua struttura.

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La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorarne la gestione e il controllo.

1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

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WBS – rappresentazione grafica

WBS - I Works Packages

Gli aspetti che caratterizzano i WP sono:I contenuti e gli obiettivi; Le componenti di costo/ricavo (budget); Il responsabile; La durata delle attività; I documenti di progetto (interni e/o esterni).

Sono gli elementi che compongono la WBS (progetti, fasi e attività).

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WBS - Articolazione

Si articola generalmente in:ProgettoFasiAttività I LivelloAttività II Livello

Schema Gerarchico di rappresentazione dei singoli momenti di un progetto.

Progetti, Fasi e Attività

Progetti: insieme di fasi rivolte a raggiungere un obiettivo specifico

Fasi: insieme di attività della medesima specie

Attività: insieme di operazioni, comportamenti e decisioni teso alla realizzazione di un progetto e identificabile con un risultato intermedio

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Descrizione

Solitamente per la definizione delle fasi e delle attività si procede ad una descrizione sintetica verbale

Problemi di scomposizione

Suddividere il lavoro in attività più piccole può comportare la definizione di centinaia o migliaia di elementi troppo complessi da gestire.

Tipicamente si cerca di contenere i work packages entro 200-300, con circa 1/2 settimane di durata, ovviamente questo comporta un’estrema ramificazione sui grandi progetti

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Un esempio: Manuale NASA

Un esempio: Manuale NASA

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Esempio di WBS

Progetto IspettoratiAnalisi organizzazione Ipotesi di intervento Intervento

Ricognizione

Analisi posizioni

Analisi Ispettorato A

Analisi ispettorato B

Analisi ispettorato C

Ruoli e mansioni

Procedure

Carichi di lavoro

Individuazione Obiettivi miglioramento

Definizione aree di intervento

Valutazione ipotesi

Nuove procedure

Modulistica

Mansionario

WBS - conclusioni

La corretta definizione della WBS assicura:che ogni parte del progetto sia stata prevista e legata al tutto; che gli obiettivi generali del progetto siano raggiunti attraverso il raggiungimento di obiettivi secondari di più semplice controllo; la corretta e completa suddivisione del budget; la completa attribuzione delle responsabilità; la sicura individuazione di tutti gli obiettivi.

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Milestone (Pietra Miliare)

E’ un risultato specifico che si verifica durante la realizzazione di un’attività, di una fase o di un progetto. Una milestones può essere vista come uno scopo intermedio raggiunto,

Milestones

Devono rappresentare momenti importanti del progettoDevono essere facilmente controllabili

ProdottoDocumentoManualeVerbaleEtc.

Devono essere in numero limitato

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Tabella di individuazione

5E

4D

3C

2B

1A

MILESTONEATTIVITA’

WBS - esercitazione

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Le strutture organizzative per Project Management e a Matrice

Struttura per Project manager

Quando si vuole mantenere un elevato grado di sofisticazione tecnica e contemporaneamente si punta ad obiettivi di risultato si ricorre alla struttura per progettiIl principale carattere di questa struttura è che focalizza l’attenzione su singoli progetti che mutano di volta in voltaResponsabili funzionali gestiscono il personale finchénon viene assegnato ai progetti PjM sono responsabili del risultato parziale del progetto delle persone a loro assegnate

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L’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali

Struttura a matriceE' un'evoluzione della struttura per progetti, quando i progetti diventano un elemento stabile dell’assetto organizzativoGli organi specializzati per funzioni non gestiscono attività operative, ma aggregazioni di professionalitàPM sono responsabili del risultato parziale del progetto e delle persone a loro assegnate

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Meccanismi di gestione

Sistema informativo integrato, che permetta a tutti i responsabili di conoscere lo stato dei progettiAmpio uso di strumenti di coordinamento e integrazione culturaleI sistemi di HRM devono rispettare regole comuni e sono finalizzati a promuovere la collaborazioneComunicazione a 360°

Caratteri Salienti

Il principale carattere di questa struttura è la doppia dipendenza gerarchica di alcuni soggetti Two-Boss Manager(TBM)A capo dei TBM abbiamo i Matrix Manager (responsabili di funzione e di progetto)La struttura è autocoordinataNascono conflitti sull’allocazione delle risorsePossono nascere problemi di focalizzazione del personale

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Varianti di schema a matrice

Matrice orientata funzionalmente = le risorse restano in capo ai capi funzioneMatrice orientata ai progetti= il potere decisionale spetta ai Responsabili di ProgettoMatrice bilanciata = le risorse dipendono da due soggetti simultaneamente

Struttura a matrice: conclusioni

VANTAGGIgestisce la complessitàcrea un mercato interno

SVANTAGGI/COSTIconflitti sull’allocazione delle risorsedifficoltà di realizzazione“guscio vuoto”

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Matrice e Pjm

Queste due strutture richiedono una particolare cultura gestionale

� atteggiamento aperto al cambiamento� comunicazioni aperte e frequenti� sentirsi parte di un progetto sfidante

Matrice e Pjm

� Il conflitto e la concorrenza devono essere usati in modo costruttivo

� L’incertezza delle situazioni organizzative deve essere considerata fisiologica

� Le differenze di potere devono essere ridotte al minimo

� Occorre fiducia negli altri che non devono essere visti come minaccia al proprio potere

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Test – Percezione gerarchia

Perché in Italia Matrice e Pjmsono poco diffuse?

L’ international Organization Observatoryrileva che la diffusione della struttura a matrice tra le prime 1.000 imprese In Italia e Francia alla fine degli anni ‘90 era la seguente:

FRANCIA 8%ITALIA 7%

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Percezione della gerarchia

% accordo USA GB Sve NL DK F I

La maggior parte delle aziende lavorerebbe meglio se i conflitti fossero eliminati per sempre

4 14 5 14 14 24 42

E’ importante per un manager disporre di risposte precise alle domande dei collaboratori

18 31 12 21 20 51 62

Se un manager concede ai collaboratori maggiore libertà di iniziativa, deve rinforzare i sistemi di controllo

20 39 39 52 56 70 54

E’ spesso necessario bypassare la linea gerarchica per ottenere risultati

75 71 74 62 61 58 25

Bisogna evitare a tutti i costi una struttura in cui una persona ha due capi diretti

50 76 67 59 69 84 83

Organization Breakdown Structure&

Responsability Assignment Matrix

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La OBS è una scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di individuare univocamente i responsabili dei vari elementi del lavoro previsto.

OBS - Organization Breakdown Structure: cos’è?

Resp. xxxDr. Angeli

Resp. yyyIng. Antinori

Uff. A

Resp. wwwDr. Bianchi

Resp. zzzD.ssa Baldi

Uff. B

Resp. mmmIng. Mori

Ditta M

Resp. nnnIng. Naselli

Ditta N

Project Manager

Per ufficializzare le persone impegnate nella gestione del progetto.Per facilitare il Project Manager nel lavoro di coordinamento e monitoraggio.Per responsabilizzare gli ‘attori’ del progetto. Per migliorare la comunicazione fra le parti in campoPer impostare la matrice di responsabilità(RAM) di progetto

OBS - Organization Breakdown Structure: perché?

Resp. xxxDr. Angeli

Resp. yyyIng. Antinori

Uff. A

Resp. wwwDr. Bianchi

Resp. zzzD.ssa Baldi

Uff. B

Resp. mmmIng. Mori

Ditta M

Resp. nnnIng. Naselli

Ditta N

Project Manager

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RAM - Responsibility Assignment Matrix: cos’è?

La RAM è l’ufficializzazione delle responsabilità di progetto. Nasce dall’incrocio della WBS e della OBS e obbliga ad assegnare una responsabilità univoca e nominale per ciascuno degli elementi di lavoro individuati nella WBS.

RAM - Responsibility Assignment Matrix: perché?

Per ufficializzare le responsabilità delle fasi di progetto e delle deliverable.Per responsabilizzare gli ‘attori’ del progetto sul dettaglio del lavoro di progetto Per facilitare il Project Manager nell’indirizzamento al responsabile della particolare fase/deliverable. Per evitare l’insorgere del ‘fenomeno degli alibi’Per chiarire a tutti i livelli di responsabilitàPer aumentare il livello di ‘presenza costruttiva’ nel progetto

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Matrice attività - responsabilità

Acquisti Produzione Vendita Marketing

Project Manager Project Manager ClienteCHICHI

1.1

1.2.

11.

2.2

1.2.

3

1.2

12

3.1

3.2

3.3

3

PR

OG

ETT

O

CHE COSACHE COSA

OBS e RAM - esercitazione