Pillole Di Formazione - Dai Tempo Al Tempo
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Dai Tempo al TempoPillole di Formazione
7 aprile 2009Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli
Chi siamo: presentiamoci
www.luigimengato.com
Obiettivi dell’incontro
1. Il Calendario: quale usare? Come usarlo? Perché usarlo ?
2. Parleremo della metodologia di Pianificazione del tempo e ….
3. …. di come organizzare in modo efficace ed efficiente gli Appuntamenti.
LE LISTE: Non vi è una reale pianificazione del tempo, si affida alla capacità mnemonica della persona di ricordarsi di tutte le attività previste, avvalendosi eventualmente di liste da portare con sé e verificare a fine giornata.
IL PLANNING: Questo approccio alla gestione del tempo prevede una pianificazione fiscale e razionalizzata del tempo, con utilizzo di agende e planning, esasperando il concetto di efficienza personale e portando a considerare il mondo come potenziale mezzo o ostacolo da superare per svolgere le proprie attività.
Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
Gestione del Tempo: un po’ di storia ….
LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione dei valori e sulla fissazione delle priorità. Viene utilizzata sia per programmare la giornata lavorativa, sia per verificare la corrispondenza tra attività quotidiane e obiettivi a medio – lungo termine posti all’inizio
GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi dei precedenti, cercando di esaltarne i punti di forza e di sopperire ai punti di debolezza. Parte dal presupposto che gestire il proprio tempo non vuol dire iper-pianificare, ma raggiungere un equilibrio interiore , cercando di soddisfare esigenze lavorative, ma anche quelle sociali, fisiche e mentali.
!
La 4° generazione di “Gestione del Tempo”
… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste
nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.
Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli
Performance Management
www.luigimengato.com
Seminario “Padroni del proprio tempo”
http://www.forema.it/seminari/corso.php?ID=492&NEnte=1
15 e 21 aprile 2009
Cosa fare
PerchèQuando
Performance Management
La perfezione è raggiunta non quando non c’è più
niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente
da togliere.Antoine De Saint-Exupery
(autore de Il Piccolo Principe)
Pareto & Parkinson
I principi: legge di Pareto
Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.
Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:
l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause
Legge di Pareto e il tempo
Tempo:
l’80 % dei risultati deriva dal 20%
dello sforzo e del tempo impiegati;
Da studiare:
Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80% del tempo ?
Qual è il 20% delle fonti che produce l’80% dei risultati ?
Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.
Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile
per il suo completamento
I principi: legge di Parkinson
Pareto + Parkinson
Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro
(Pareto)
+Abbreviare il tempo di lavoro per limitare le Attività all’essenziale
(Parkinson)
Lo strumento: il calendarioAnalisi del calendario
Il tempo: una risorsa finita
Il vaso è pieno ?
Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in seguito non ci si potrà mettere il resto.
Lo strumento: il calendario
Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?
Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.
Overview sul tempo
MESE
SETTIMANA
GIORNO/ORA
ANNO
+
-
Consigli tecnici ……
Disattivare i promemoria di default◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040
Aprire Outlook sul Calendario: http://office.microsoft.com/it-
it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
Consigli “metodologici” ……
Appuntamenti con sé stessi◦ Altri = contraenti forti
◦ Noi = contraenti deboli
Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine
Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo
Errori comuni
Applicare il metodo LIFO invece del FIFO
Non saper dire di NO (bisogna avere un “SI" più grande che ci appassiona);
Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che ci divertono ma che non sono importanti
Dare priorità a lavori facili
La PianificazioneQuando, come e cosa pianificare
Overview dell’anno
Quando: ◦ 1 mese prima
Cosa fare:◦ Check ed Act dell’anno trascorso
◦ Definire il PdA
◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere, anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)
Overview del mese
Quando: ◦ Due o tre giorni prima della fine del mese
Cosa fare:◦ Check ed Act del mese trascorso
◦ Studiare il prossimo mese:
Su quali categorie lavoro ?
Quali attività importanti ?
◦ Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )
Overview della settimana
Quando: ◦ venerdì
Cosa fare:◦ Check ed Act della settimana trascorsa
◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari, spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview del giorno
Quando: ◦ La sera, prima di chiudere la giornata
Cosa fare:◦ Check ed Act della giornata trascorsa
◦ Controllare le Attività non lavorate e riposizionarle nel tempo
◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari, spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Vantaggi della Pianificazione
Permette l’anticipazione mentale
Attiva il SAR
Evita le distrazioni
Stimola l’Eustress
Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed impedisce di “cadere” sul Quadrante 1
Scarica l’ Inconscio, libera risorse per Conscio e Subconscio
Genera controllo, quindi sicurezza e tranquillità
Vostri suggerimenti ….
Monitorare le pianificazioni
valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmente
Cause frequenti di scostamento:◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il piano scritto
◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo◦ eccedere il n° di attività◦ eccesso di interruzioni non gestite◦ “altri” che tendono a prevaricarci◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano veramente ?)
◦ scarsa leadership verso i ns. impegni
Ricetta: le 5 pillole.
1. Ricordate Pareto + Parkinson
2. Usate 1 calendario (Outlook ?)
3. Segnate gli appuntamenti con voi stessi
4. Definite ora inizio e ora fine
5. Pensate, Prevedete, Pianificate (3P)
Arrivederci alla prossima pillola
Martedì 28/04/09
Alessandro Carli
Fare di più …. facendo di meno: come delegare con successo.