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U-GOV Pianificazione e ControlloParte 1

Conoscere il presente, programmare il futuro

White PaperSettembre 2008

Titolo White Paper: U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 - Conoscere il presente, programmare il futuro Settembre 2008 S2-4 Autori: Divisione Pianificazione e Controllo, Relazioni Esterne CINECA Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) www.cineca.it Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Email: [email protected] © CINECA, 2008-2009 Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA.

U-GOV Pianificazione e Controllo, Parte 1 Conoscere il presente, programmare il futuro CINECA

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Indice

1. PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE IN ATENEO...............................................5

1.1 I PROCESSI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO COME BASE PER IL MIGLIORAMENTO............................................................5 1.2 LE SPINTE ISTITUZIONALI ALL’ADOZIONE DI STRUMENTI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO .............................................7

2. LA VISIONE CINECA: QUATTRO LINEE STRATEGICHE.........................................................9

1. Trasparenza & Benchmark............................................................................................................................................... 10 2. Previsioni & Decisioni ....................................................................................................................................................... 10 3. Pianificazione & Budgeting................................................................................................................................................ 11 4. Metadati & Driver.............................................................................................................................................................. 12

3. LA SOLUZIONE U-GOV PIANIFICAZIONE E CONTROLLO: SGUARDO GENERALE SUI MODULI .............................................................................................................................................15

3.1. VERSO UN MODELLO FLESSIBILE DI SISTEMA DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO.............................................................. 15 3.2. PANORAMICA SU U-GOV PIANIFICAZIONE E CONTROLLO E SUDDIVISIONE FUNZIONALE DEI MODULI...................... 17 3.3 CARATTERISTICHE DELL’OFFERTA.......................................................................................................................................... 20 3.4 STATO DI AVANZAMENTO DELLO SVILUPPO DEI MODULI DI U-GOV PIANIFICAZIONE E CONTROLLO ....................... 21


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1. Pianificazione e controllo di gestione in ateneo

A partire dagli anni ’90 il sistema universitario sta affrontando un processo di

riforma che ha reso ciascun ateneo maggiormente autonomo nella definizione

di strategie di sviluppo differenzianti che mirano a valorizzarne le singole

specificità.

I trend in atto stanno portando da una parte verso una riduzione delle risorse

finanziarie destinate agli atenei e dall’altra ad una sempre maggiore dipendenza

dei finanziamenti dalla qualità e dai risultati conseguiti nelle attività istituzionali

di didattica e ricerca. In questo contesto gli atenei si stanno orientando verso

la ricerca di fonti di finanziamento alternative a quelle governative, e

provenienti da enti locali, mondo delle imprese e organi internazionali, in

primis la Comunità Europea.

Appare chiaro dunque che il futuro di ciascun ateneo è condizionato dalla

specifica capacità di valorizzare le proprie risorse fornendo un servizio di

formazione e ricerca finalizzato a soddisfare le esigenze sociali ed economiche

del proprio territorio e del Paese.

1.1 I processi di pianificazione e controllo come base per il miglioramento La gestione autonoma delle risorse, dell’offerta formativa e della ricerca

scientifica è diventata quindi uno degli aspetti fondamentali per ogni ateneo.

La crescente autonomia comporta l’assunzione di maggiori responsabilità e

richiede capacità di analizzare le scelte strategiche cruciali, di predisporre la

corretta attuazione delle decisioni e di valutarne i risultati.

Tutti questi elementi fanno emergere alcune esigenze organizzative che

l’ateneo deve indirizzare:

→ attivare un iter di programmazione pluriennale e di

responsabilizzazione degli attori (accountability) verso l’utilizzo delle

risorse e il conseguimento dei risultati


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→ conoscere in modo chiaro e puntuale tutte le informazioni

riguardanti l’utilizzo delle risorse finanziarie ed i risultati delle

attività, incentivando la trasparenza verso l’interno e l’esterno

dell’ateneo

→ misurare il comportamento delle diverse strutture decentrate e

confrontarne le performance

→ attivare sistemi di monitoraggio e confronto con altri atenei in

ambito regionale, nazionale ed internazionale.

La risposta a queste esigenze passa per alcune innovazioni sostanziali nella

struttura organizzativa dell’ateneo, la principale delle quali riguarda la

costruzione di un sistema per la programmazione e il controllo di gestione.

Tali sistemi coinvolgono alcuni processi che si susseguono ciclicamente e che

vanno analizzati e implementati in una logica integrata:

→ definizione degli obiettivi dell’ateneo

→ pianificazione di medio - lungo periodo

→ budgeting operativo di breve periodo

→ valutazione delle performance.

Figura 1 – Processi periodici di un sistema per la programmazione e il controllo di gestione


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1.2 Le spinte istituzionali all’adozione di strumenti di pianificazione e controllo Oltre alle esigenze dettate dalla maggiore autonomia, esistono delle spinte

istituzionali che stanno indirizzando le università verso l’adozione di processi e

strumenti di pianificazione e controllo. Ripercorriamo qui una veloce

panoramica.

Valutazione da parte di enti di controllo

Pur mantenendo una propria autonomia, gli atenei italiani sono ciclicamente

monitorati da parte del Ministero e di altri enti di controllo per verificare il

conseguimento degli obiettivi indicati e condivisi a livello nazionale sia

nell’ambito dell’efficienza dell’azione amministrativa, sia riguardo la qualità della

didattica e della ricerca.

La mole di informazioni che l'Ateneo è tenuto a fornire riguardo le proprie

attività è quindi sempre più consistente e richiede attenzione e precisione nella

raccolta, valutazione e distribuzione dei dati.

Inoltre, introducendo nel proprio sistema di monitoraggio i parametri ed i

criteri indicati a livello nazionale, l’ateneo potrà più facilmente compiere una

verifica preliminare riguardo il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.

Da tutto ciò si comprende quanto sia importante per l'Ateneo munirsi di

strumenti informatici adeguati che mettano le strutture di competenza nelle

condizioni di poter raccogliere, distribuire e comunicare i dati richiesti senza

dover attendere l'intervento di personale informatico specializzato e senza

incidere sui tempi e sui processi quotidiani relativi alla ricerca e alla didattica.

Programmazione triennale

Come indicato dalla Legge 43 del 2005 e i decreti attuativi successivi, a partire

dall'anno 2006 le università devono adottare programmi triennali coerenti con

le linee generali di indirizzo definite dal Ministero e nel rispetto delle proprie

autonomie, anche al fine di perseguire obiettivi di efficacia e qualità dei servizi

offerti. La programmazione deve dare indicazioni riguardo i corsi di studio da

attivare, il programma di sviluppo della ricerca scientifica, le azioni per il

sostegno ed il potenziamento dei servizi agli studenti, i programmi di

internazionalizzazione, il fabbisogno di personale docente e non docente.


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La definizione di programmi triennali richiede dunque una visione globale su

tutte le aree dell’ateneo, dalla didattica alla gestione del personale. La capacità

di prospettare trend ed evoluzioni, di stimare costi, di pianificare la

destinazione di risorse.

Valutazione e controllo interni

Esistono spinte istituzionali mirate ad incentivare direttamente lo sviluppo di

sistemi di controllo di gestione e pianificazione interni a ciascun ateneo, che

rientrano all’interno del più ampio processo di riorganizzazione della pubblica

amministrazione italiana.

A partire dal Decreto Legge (D.L.) n°59 del 15 marzo 1997, che estendeva

anche alle università la riforma della pubblica amministrazione e la

semplificazione amministrativa, e passando per il D.L. n°286 del 1999, è stato

promosso il riordino e il potenziamento di “meccanismi e strumenti di

monitoraggio” e la valutazione di “costi, rendimenti e risultati dell’attività svolta

dalle amministrazioni pubbliche”. In particolare quest’ultima legge richiede che

le pubbliche amministrazioni, nell’ambito della rispettiva autonomia, si dotino di

strumenti adeguati a “verificare l’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione

amministrativa al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di

correzione, il rapporto tra costi e risultati (controllo di attività gestione)”.

Il decreto stabilisce nello specifico che, ai fini del controllo di gestione, ciascuna

amministrazione pubblica definisca:

→ le unità organizzative a livello delle quali si intende misurare

l’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa

→ le modalità di rilevazione e ripartizione dei costi tra le unità

organizzative e di individuazione degli obiettivi per cui i costi sono

sostenuti

→ gli indicatori specifici per misurare efficacia, efficienza ed

economicità

→ la frequenza di rivelazione delle informazioni.


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2. La visione CINECA: quattro linee strategiche

Negli ultimi anni il Consorzio ha messo a punto una specifica metodologia per

lo sviluppo di sistemi a supporto delle attività di pianificazione e controllo di

gestione per gli atenei italiani. A tale scopo sono stati determinanti il know-

how sviluppato da CINECA nell’analisi e realizzazione di tali sistemi sia in

ambito pubblico che aziendale, la collaborazione con alcuni atenei e

l’esperienza maturata nella realizzazione di strumenti gestionali per l’ambito

universitario.

Se si dovessero trovare semplici espressioni per inquadrare gli obiettivi che il

progetto U-GOV si prefigge in ambito Pianificazione e Controllo si potrebbe

osservare questo elenco di parole chiave: Trasparenza & Benchmark, Previsioni

& Decisioni, Pianificazione & Budgeting, Metadati & Driver.

Figura 2 - Obiettivi del Progetto U-GOV in ambito Pianificazione e Controllo

Senza entrare nel merito delle semantica di queste definizioni, elenchiamo le

caratteristiche generali che U-GOV intende introdurre nel sistema di

pianificazione e controllo per ognuno dei termini sopracitati.


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1. Trasparenza & Benchmark Il miglioramento passa dalla conoscenza del proprio comportamento

Il primo obiettivo che deve prefiggersi l’unità organizzativa preposta alle attività

di pianificazione e controllo è ottenere la massima trasparenza dei

comportamenti e delle attività intraprese da ogni struttura nell’ottica degli

obiettivi preposti e delle risorse distribuite centralmente.

La trasparenza nell’impiego delle risorse, finanziarie e non, diventa un mezzo

molto efficace per definire buone pratiche che inducano le strutture a

comportamenti coerenti con gli obiettivi dell’ateneo. Questo aspetto deve

essere realizzato sia configurando opportunamente il sistema contabile di

U-GOV (quindi dimensioni analitiche, motori contabili), sia assicurando una

reportistica standard e condivisa a livello di ateneo che presenti mediante

cruscotti ad hoc la visione che l’ateneo stesso vuole definire delle proprie

strutture.

La condivisione degli indicatori mediante i quali sono “giudicate” le strutture è

elemento essenziale per aumentare l’efficienza e per implementare in uno step

successivo le attività di pianificazione. Questi cruscotti, contenuti nei diversi

moduli di analisi di U-GOV, non contengono solo informazioni economico-

finanziarie, poco adatte da sole all’osservazione delle strutture, ma sono

arricchiti sia da informazioni quantitative di altra natura (personale, ricerca,

etc..), sia da informazioni qualitative (valutazione della didattica, ricerca, …)

indispensabili per valutare l’efficacia nelle attività istituzionali dell’ateneo.

2. Previsioni & Decisioni Le decisioni sono funzione di una corretta previsione

In un ente come l’Università le decisioni, istituzionali e non, devono essere

prese solo in coerenza con la sostenibilità finanziaria e istituzionale che la

decisione implicherebbe. Quando gli organi di governo di un ateneo non hanno

abbastanza strumenti per prevedere l’impatto che una decisione avrebbe sia dal

punto di vista istituzionale che finanziario, si genera una certa diffidenza verso

decisioni apparentemente consistenti, ma anche una perdita di controllo

nell’attuare decisioni apparentemente di poco conto.

U-GOV completa la sua offerta in ambito Pianificazione e Controllo

implementando algoritmi previsionali soprattutto in ambito Risorse Umane, la


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maggior spesa dell’Università. Successivamente le funzionalità previsionali si

sposteranno inoltre in ambito finanziario per valutare, laddove è necessario,

l’impatto di un piano edilizio, la sostenibilità di un finanziamento e il reale flusso

di cassa previsto nel medio termine.

3. Pianificazione & Budgeting Lavorare per piani e progetti aiuta ad utilizzare al meglio le risorse

Definire obiettivi, assegnare risorse per realizzarli, controllare il

raggiungimento degli stessi. Questa è la chiave per organizzare meglio il tempo

e le risorse utilizzate, incoraggiando efficacia ed efficienza. Ragionando per

“progetti” si possono inquadrare gli obiettivi sia di tipo strategico che

operativo, controllando il raggiungimento degli stessi mediante i cruscotti che è

possibile definire nei diversi moduli di analisi (Data Mart) preposti.

In base a questi elementi U-GOV definisce la dimensione “Progetto” come

cardine di tutti i moduli informativi. Sarà quindi nativamente sia una dimensione

contabile, sia una dimensione alla quale attribuire personale, attrezzature, spazi

e risorse in genere all’interno del modulo della Ricerca.

Il progetto assume quindi non solo importanza ai fini della gestione dell’area

della Ricerca, allo scopo di rendicontare full-cost le grandezze non imputate

direttamente in contabilità, ma anche nella definizione di progetti interni e

perché no, di progetti didattici. E’ condivisa infatti da diversi atenei la

caratteristica progettualità che, per sua natura, interviene nel processo di

istituzione e attivazione di un corso di studi.

Tutto questo, correlato alla mole di informazioni contabili ed extra-contabili

presenti nel sistema di metadati di ateneo, costituisce il primo step di

realizzazione di un sistema completo di Pianificazione e Controllo che si possa

sia adeguare in modo adattativo agli indicatori target di ateneo, sia declinare in

un processo di pianificazione strategica, operativa, budgeting e controllo di

gestione integrato. A questo scopo CINECA ha promosso un gruppo di lavoro

inter-universitario a cui hanno partecipato manager provenienti da molti atenei

italiani che ha avuto l’obiettivo di definire gli elementi di un sistema di

pianificazione e controllo che possa essere adattato alle diverse realtà di

ateneo. Le osservazioni emerse da questo gruppo hanno indirizzato CINECA

nello sviluppo della propria suite di soluzioni.


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4. Metadati & Driver Descrivere i dati e derivare driver di pianificazione e allocazione

La caratteristica multidimensionalità del Data Warehouse di U-GOV e la logica

driver-based che è implementata in molti atenei al fine di pianificare

(preventivo) e allocare (consuntivo) le risorse economiche e non, suggerisce di

definire in modo integrato sia le informazione di natura analitica (indicatori) sia

i driver che si possono derivare da esse.

A scopo esemplificativo, si pensi ad un indicatore che definisca gli anni/uomo a

disposizione di una struttura oppure le pubblicazioni prodotte da docenti

afferenti ad un SSD rispetto a tutto l’ateneo. Da questi semplici indicatori si

possono derivare automaticamente dei driver di allocazione risorse sia in fase

preventiva che in fase consuntiva sulla base del peso di questi fenomeni.

Questo significa che l’incidenza di un fenomeno (fatto) osservata rispetto

all’ateneo o rispetto ad aggregazioni di alcune entità (dimensioni), può guidare

(drive, appunto) il peso in termini economici e di risorse che questo fenomeno

rappresenta in una singola struttura e quindi assegnare o meno ad essa risorse.

Queste risorse possono essere assegnate come politica incrementale (rispetto

all’anno precedente) e su una base fornita dallo storico (contenuto nel Data

Warehouse).

U-GOV implementa questa relazione definendo un metadato aperto, leggibile

secondo un protocollo definito, che consente di collegare le informazioni di

carattere analitico con i driver che sono coerenti con la loro definizione.

Se ad esempio l’ateneo vorrà implementare delle politiche di ri-distribuzione

delle risorse finanziarie alle Facoltà, U-GOV Pianificazione e Controllo

presenterà i driver scelti a livello centrale per la distribuzione di queste risorse

che siano coerenti con le entità “facoltà”, come ad esempio il peso rispetto alle

contribuzioni studentesche, il peso rispetto al numero di studenti equivalenti, o

altri tipi di pesi. Il Senato Accademico avrà quindi a disposizione un panel di

driver da analizzare e scegliere come criteri per la ri-distribuzione delle risorse

ed analizzare, a consuntivo, il comportamento delle Facoltà in relazione agli

indicatori dai quali sono stati ricavati i driver. In questo modo la politica attuata

in modo preventivo può essere verificata con gli stessi criteri a livello

consuntivo.

Questo sarà possibile solo con un corretta definizione e condivisione di

metadati (i descrittori delle informazioni) che possano conciliare le dimensioni


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analitiche con le entità utilizzate dallo strato applicativo e unificate a livello di

U-GOV come le anagrafiche comuni.

Proprio in questo ambito l’intenzione del progetto U-GOV sarò quella di far

dialogare i metadati di diverse realtà universitarie, qualora lo vorranno. In

questo modo sarà più semplice, immediato e corretto il benchmark inter-

ateneo.


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3. La soluzione U-GOV Pianificazione e Controllo: sguardo generale sui moduli

3.1. Verso un modello flessibile di sistema di Pianificazione e Controllo Mentre esistono da tempo esperienze riguardo la valutazione delle

performance, impostata anche istituzionalmente ed esercitata dai nuclei di

valutazione, prima di oggi non esistevano in ambito universitario sistemi in

grado di coprire tutte le esigenze di previsione e di monitoraggio dei

programmi di sviluppo dell’ateneo.

Per questo durante l’anno 2007 e l’anno 2008 CINECA ha promosso un

gruppo di lavoro inter-universitario con l’obiettivo di definire un meta-sistema

di Pianificazione & Controllo, un sistema cioè che possa essere generalizzabile

e adattabile ad ogni realtà di ateneo. Tale gruppo è stato coordinato dal Prof.

Giovanni Azzone, Prorettore del Politecnico di Milano, ed ha visto la

partecipazione di manager ed esperti provenienti da 11 atenei italiani.

Il gruppo di lavoro ha individuato un modello di sistema di pianificazione e

controllo molto flessibile, che concilia i diversi approcci organizzativi che si

ritrovano nel panorama italiano. Le componenti fondamentali di questo sistema

sono state razionalizzate in alcuni raggruppamenti logici o sottosistemi. La

schematizzazione degli elementi generali individuati come componenti base del

meta-sistema è riportata di seguito (rimandiamo alle pubblicazioni più

specifiche per un approfondimento sull’argomento).

Il meta-sistema di Pianificazione e Controllo individuato è costituito da:

1. Il quadro dei destinatari delle informazioni generate dal sistema di

pianificazione e controllo e dei relativi obiettivi informativi.

2. Il quadro delle informazioni rilevanti che devono essere rese disponibili

ai decisori universitari, in termini di:

− indicatori di attività e di performance

− riferimenti (dati storici, standard ministeriali, benchmark,…).


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3. Il sistema necessario per rilevare queste informazioni (sistema di

misura delle prestazioni), che si articola in:

− sistema di contabilità analitica (oggetti di costo, piano dei conti

per natura, piano di centri di costo, sistema di allocazione)

− legami tra il sistema di contabilità analitica e i sistemi

extracontabili

− possibili protocolli “tipo” per la rilevazione degli indicatori.

4. Il sistema di budgeting, ovvero le procedure attraverso cui si

attribuiscono a ciascuna unità organizzativa obiettivi e risorse.

Di particolare interesse è in questo ambito la definizione di:

− orizzonte di programmazione

− variabili che è opportuno “proiettare” nel futuro

− modelli di simulazione necessari.

5. Il sistema dei cruscotti di indicatori e di reporting.

Figura 3 – Le componenti di un sistema di pianificazione e controllo per gli atenei

Questi sottosistemi sono pensati per intervenire in precisi momenti dell’anno

accademico che in fase progettuale è necessario definire ed esplicitare.

L’obiettivo di CINECA è quindi di formalizzare i momenti di decisione e di

pianificazione in cui ciascuno di questi sistemi interviene come supporto.

Nell’immagine seguente viene rappresentato uno schema semplificato dei

principali momenti di decisione che riguardano alcuni degli aspetti principali

come studenti, tasse, personale, didattica, edilizia.

Per ciascun momento sono evidenziati i relativi strumenti di pianificazione e

controllo coinvolti.


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Figura 4 – Strumenti di supporto utilizzati nei momenti specifici dell’anno in cui l’ateneo deve

prendere delle decisioni o definire dei programmi.

3.2. Panoramica su U-GOV Pianificazione e Controllo e suddivisione funzionale dei moduli Grazie all’analisi condotta dal gruppo inter-universitario, CINECA è stato in

grado di definire le soluzioni ed i semi-lavorati che consentono una rapida

implementazione del modello individuato all’interno di ogni ambito

universitario. Queste soluzioni rappresentano i moduli che compongono

U-GOV Pianificazione e Controllo.

Nella visione CINECA l’implementazione graduale e incrementale di tutti i

moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo abilita l’ateneo a coprire

interamente il processo di pianificazione e controllo di gestione.


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Figura 5 – Architettura logica di U-GOV. Lo strato inferiore individua l’ambito gestionale. Nei

due strati superiori si sviluppano le soluzioni di U-GOV Pianificazione e Controllo.

I moduli di U-GOV appartenenti all’area Pianificazione e Controllo possono

essere suddivisi logicamente nei seguenti livelli:

Data Warehouse di Ateneo: analisi e reporting

Le applicazioni di Data Warehouse e di Business Intelligence sono sistemi

informativo-statistici concepiti per raccogliere, immagazzinare, analizzare e

distribuire le informazioni rilevanti ai fini del controllo. Rilevano quindi

grandezze quantitative riguardanti sia le attività istituzionali (didattica e ricerca)

sia la gestione economico-finanziaria dell’ateneo. L’obiettivo è mettere a

disposizione del management dell’ateneo un ambiente di dati

multidimensionale, nel quale si possono eseguire ricerche aggregando i dati a

disposizione: valutare le strategie attuate, le performance ottenute, le

evoluzioni del contesto e del mercato.

Il Data Warehouse di ateneo è una soluzione incrementale composta da diversi

moduli di analisi, ognuno dei quali è basato su un subset di dati chiamato anche

Data Mart e dedicato al monitoraggio di una specifica area dell’ateneo.

1. Sistemi di analisi di area funzionale

In questo livello sono raccolte tutte le soluzioni analitiche relative a

ciascuna area funzionale dell’ateneo (risorse umane, contabilità,

didattica…). Esse provvedono alla definizione del fabbisogno

informativo per ciascuno degli ambiti amministrativi e si basano sul


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Data Warehouse di ateneo sviluppato negli ultimi anni da CINECA.

Appartengono a questo livello i moduli Analisi Risorse Umane, Analisi

Contabilità, Analisi Studenti e Analisi Didattica.

Soluzioni di Pianificazione strategica

Oltre al semplice reporting operativo, gli strumenti di Business Intelligence

offrono anche componenti più sofisticate come le applicazioni analitiche

trasversali, che incrociano dati provenienti da vari ambiti, ed i cruscotti che

utilizzano i key performance indicators (o KPI).

Queste applicazioni non sono solo concentrate sull’analisi del passato. Le

applicazioni di BI stanno evolvendo verso soluzioni più complete che includono

lo sviluppo di previsioni in grado di ipotizzare scenari futuri (what if analisys) e

che facilitano la scelta e lo sviluppo di iniziative e di nuove politiche.

1. Sistema di allocazione costi

E’ un ambiente ideato per supportare l’ateneo nel comprendere

come le risorse sono state suddivise e destinate all’interno

dell’organizzazione e delle sue varie strutture. Opera dunque tra il

mondo delle soluzioni gestionali di U-GOV (fatte per gestire le

attività day-by-day) ed il mondo del controllo di gestione e della

pianificazione. Il modulo U-GOV di riferimento è Allocazione Costi.

2. Sistemi di analisi trasversale e cruscotti

Queste soluzioni offrono una visione completa e complessiva

sull’ateneo, incrociando le informazioni provenienti dalle differenti

aree. Sono quindi elementi fondamentali per definire ed attivare un

completo processo di Pianificazione e Controllo di gestione in

ateneo. I moduli di U-GOV che appartengono a questo livello sono

Analisi Trasversale e Cruscotti.

3. Sistemi di simulazione, pianificazione e budgeting

Per andare oltre la fase di monitoraggio e spingersi verso processi

di pianificazione sono necessarie applicazioni che permettano di

disegnare scenari futuri e di gestire la distribuzione di obiettivi e

risorse. Per queste necessità CINECA ha progettato una serie di

best practice e strumenti che hanno tra i loro principali vantaggi la


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completa integrazione tra di esse e con il mondo del Data

Warehouse.

Appartengono a questa area i moduli Simulazioni Risorse Umane,

Simulazioni Tasse e Pianificazione e Budgeting.

3.3 Caratteristiche dell’offerta A differenza delle applicazioni gestionali di U-GOV, che si basano su una

architettura progettata e sviluppata da CINECA, va precisato che le soluzioni

che compongono U-GOV Pianificazione e Controllo si basano su innovative

architetture e piattaforme di Data Warehouse e Business Intelligence presenti

sul mercato internazionale.

I diversi moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo differiscono inoltre per

tipologia e modalità di implementazione a seconda delle esigenze che mirano a

soddisfare all’interno del processo di pianificazione e controllo.

Figura 6 – Tipologia e valore delle diverse soluzioni di Pianificazione e Controllo.

Gli strumenti di primo livello, ad esempio le soluzioni analitiche di area

funzionale che compongono il Data Warehouse di Ateneo, sono soluzioni

maggiormente standardizzate e “confezionate”. Le soluzioni di livello più alto,

ad esempio quelle dedicate alla pianificazione e governance, sono invece


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maggiormente dipendenti dalla realtà e dalle specifiche esigenze di ciascun

ateneo. Per l’implementazione di questi strumenti CINECA ha predisposto dei

“semi-lavorati” che richiedono un approccio consulenziale e di progetto.

3.4 Stato di avanzamento dello sviluppo dei moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo Molti dei moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo sono già rilasciati e

contano diverse implementazioni in atenei italiani.

In particolare i moduli del Data Warehouse di Ateneo dedicati alle analisi delle

aree funzionali (Analisi Risorse Umane, Analisi Contabilità, Analisi Didattica, Analisi

Studenti) sono soluzioni consolidate ed utilizzate da diversi anni in moltissime

realtà. In questo ambito inoltre CINECA sta avviando la progettazione di due

nuovi moduli, il primo dedicato all’analisi dell’area della Ricerca ed il secondo

volto all’analisi degli spazi e dell’utilizzo delle strutture.

Nelle realtà di ateneo in cui sono stati implementati diversi moduli del Data

Warehouse esistono già esperienze di utilizzo dei moduli Analisi Trasversale e

Cruscotti.

Allo stesso modo anche Simulazioni Risorse Umane è un modulo che può

contare alcune significative esperienze di utilizzo, generalmente in

combinazione con il Data Mart Analisi Risorse Umane. E’ in fase di sviluppo una

seconda importante applicazione basata su analisi “what-if” e denominata

Simulazioni Tasse. Con essa CINECA vuole offrire uno strumento in grado di

simulare gli introiti derivanti da tasse ipotizzando trend evolutivi riguardanti il

numero degli studenti iscritti.

Per quanto riguarda le problematiche di ribaltamento e allocazione dei costi,

fino ad oggi CINECA aveva creato un interfaccia dedicata alla ripartizione dei

costi del personale in grado di operare tra l’applicativo dedicato alla contabilità,

CIA, e quello per la gestione del personale, CSA. Con il Progetto U-GOV si è

deciso di re-ingegnerizzare questo strumento dando vita al modulo Allocazione

Costi, con l’obiettivo da una parte di aumentare la flessibilità e la gestione dei

driver di allocazione, e dall’altra di estendere l’utilizzo dei driver a tutti gli

ambiti di interesse, costi del personale, costi dei progetti, costi indiretti e costi

generali.


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A metà del 2008 infine è terminato lo sviluppo del modulo U-GOV

Pianificazione e Budgeting, a cui è seguita la fase di test presso gli atenei che

hanno collaborato al progetto.

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