Organizzazione Interna, Tecnologia e Persone: leve per il governo dello Studio

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© ACEF Associazione Culturale Economia e Finanza - Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservatiBologna, 16 settembre 2010


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Edizione 2010 Meeting Nazionale Evoluzione dei Servizi Professionali della Consulenza

Alessandra DamianiManaging partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Consulente per l’Organizzazione degli Studi Professionali

ORGANIZZAZIONE INTERNA, TECNOLOGIA E PERSONE:

LEVE PER IL GOVERNO DELLO STUDIO

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Decimo Meeting Nazionale Evoluzionedei Servizi Professionali della Consulenza




• Sottolineare l’importanza dell’organizzazione interna, della tecnologia e delle persone quali leve per il governo dello Studio

• Offrirvi spunti per analizzare la vostra attuale realtà alla luce del contesto esterno / interno

• Suggerire modalità operative “sostenibili” per gestire l’eventuale riassetto organizzativo

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Cosa si propone il mio intervento?




• La crisi economico finanziaria (dei clienti e

propria)

• L’evoluzione del mercato

• L’evoluzione dei rapporti personali con i clienti e con i collaboratori

• La sempre maggiore difficoltà delle materie trattate e degli adempimenti normativi

• L’accrescersi delle responsabilità personali

• ecc.

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Fino a poco tempo fa i professionisti non erano molto sensibili nei confronti dell’organizzazione, ma per …




L’evoluzione in atto sta fortemente minacciando gli equilibri delle strutture professionali. Il perseguimento di nuovi equilibri è fattibile solo mediante l’individuazione di nuove soluzioni organizzative.

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… si impongono adeguamenti inevitabili.




• fornire servizi nuovi

• lavorare meglio degli altri

• lavorare più in fretta degli altri

• fare di più

• imparare cose sempre nuove

• formare nuovi collaboratori

• (e tant’ altro)

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L’esigenza, per fronteggiare la crisi e le diverse esigenze del mercato, di:




• della qualità del servizio (efficacia)

• dell’efficienza con cui il servizio viene realizzato

• dello sfruttamento delle potenzialità operative

• dello sfruttamento delle opportunità di sviluppo

• della qualità della vita

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Impatta inevitabilmente sulla nostra attuale organizzazione a scapito, talvolta:




è quindi una doverosa necessità.

(IFAC – International Federation of Accountants / 123 nazioni / 2.500.000 accountants - PM Guide)

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Riesaminare la propria organizzazione




Se dedicassimo anche un solo giorno all’analisi della nostra organizzazione impareremmo probabilmente a conoscerci di più……

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L’importanza di una buona analisi …




• Atteggiamento verso i clienti (passivo, proattivo..)

• Approccio agli incarichi

• Comunicazioni con i clienti

• Gestione dei feedback (reclami, espressioni di soddisfazione ..)

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Analizziamo il nostro rapporto con i clienti




• Vision e mission dello studio

• Responsabilità e autorità

• Funzioni

• Comunicazione

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Analizziamo il nostro modo di gestire la leadership




• Posizione dei collaboratori v/lo studio

• Criteri di valutazione

• Formazione e addestramento

• Coinvolgimento

• Percorsi di carriera

• Tecnologie disponibili e grado di utilizzo

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Analizziamo come vengono gestite le risorse umane e materiali




• Sistematicità

• Analisi dei rischi

• Definizione di modalità e criteri di controllo

• Condivisione

• Monitoraggio costante

• Gestione dei feedback

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Analizziamo la gestione trasversale delle attività




• Regole operative (chiare e condivise?)

• Controllo di qualità puntuale

• Gestione dei feedback (criticità, performance, ecc.)

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Analizziamo la gestione puntuale delle attività




• Criticità

• Analisi delle cause

• Spunti e proposte

• Obiettivi e azioni di miglioramento

• Monitoraggio e verifica di efficacia

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Analizziamo le criticità e i possibili miglioramenti




• Intuitivo

• Basato su dati oggettivi

• Formalizzato

(controllo di gestione)

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Analizziamo il processo decisionale




• Criteri di valutazione

• Monitoraggio

• Condivisione delle modalità operative

• Partnership

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Analizziamo i rapporti con fornitori e partner




apportare alla vostra organizzazione i miglioramenti desiderati, tenendo conto delle vostre effettive esigenze e disponibilità,

non è impossibile !!!

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Se da questa analisi sono emersi aspetti a voi familiari, o anche solo spunti interessanti




un piano di azione adeguato ai vostri ritmi

ed alle vostre esigenze

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Piuttosto, è indispensabile definire e attuare puntualmente

1 2 3 4 5

1

2

3

4




• i partner dello studio non possono sottrarsi al proprio ruolo di orientamento e guida

• alla base di ogni buona organizzazione sta l’ impegno personale e costante di chi la conduce

(managing partner, office manager, ecc.)

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senza dimenticare che:



Edizione 2010 Meeting Nazionale Evoluzione dei Servizi Professionali della Consulenza 21

La qualità, non come “bollino” ma come opportunità

requisiti

clienti

clienti

soddisfazione

input output

miglioramento continuativo

responsabilitàdella direzione

misure, analisie miglioramento

realizz.delservizio

gestionedelle risorse

Lo standard ISO 9001:2008




Gli standard organizzativi attualmente riconosciuti a livello internazionale possono fornirci linee guida (es. UNI EN ISO 9004:2009) per perseguire non solo strategie di successo, ma anche finalità importanti quali:

• rispetto dell’ambiente

• sicurezza

• responsabilità sociale

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E non solo …




(Nordkapptour 2010: 24/6-11/7/2010)

Grazie dell’attenzione !!

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… e perché no, anche qualità della vita !!!!!




Per ulteriori approfondimenti, materialee per proseguire il dibattito online

vi rimandiamo al sito:

www.economiaefinanza.org

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Si ringraziano i partner tecnici_____________________________________________________________________________

Decimo Meeting Nazionale Evoluzionedei Servizi Professionali della Consulenza

http://www.economiaefinanza.org/

http://www.economiaefinanza.org/

Federico de Stasio

Bologna, 16 settembre 2010

Persone e compitinell’organizzazione dello Studio

Professionale

Una pallina da

ping pong,

qualunque sia

l’altezza dello

zampillo, sta

sempre in cima.

E’ la forza della

leggerezza e

della flessibilità.

La pallina

siete voi.

Il grande nemico: lo stress

La complessità dell’ambiente

La concorrenza elevata

Il sistema delle sanzioni

Le imposizioni degli enti pubblici

La complessità delle procedure

La multidisciplinarietà

Gli approfondimenti specialistici

Le scadenze

Prima regola: comprendere

se stessi ed il proprio studio

Non si può migliorare

ciò che non si conosce

Strutturarsi per migliorare

Assumere procedure condivise

per minimizzare il rischio

e lavorare più serenamente

L’organizzazione coinvolge

tutto lo studio

Il processo di miglioramento

deve essere continuo, basato

sulla condivisione delle buone

prassi.

Prima cosa: chiarirsi l’obiettivo.

Si diventa leader con l’esempio,

non con le parole

Creare un ambiente al quale

si desideri appartenere

Tecniche di Problem Solving

Scambi relazionali

Cambiamento dello stile di vita

Non lavorare di più:

lavorare meglio.

E’ l’anello debole della catena che ne

determina la forza complessiva.

Individuate l’anello debole,

per rinforzarlo.

Il punto più alto della qualità dello

Studio è determinato dal suo punto

più basso.

Non dimentichiamolo:

L’attività di organizzazione

ha un inizio ma non una fine.

L’accesso abusivo

L’art 615 ter c.p. sanziona “chiunque abusivamente si introduce in un sistema

informatico o telematico protetto da misure di sicurezza”

(viene così ricalcata una figura di reato preesistente quale la violazione di domicilio ex art.614 c.p.)

Panorama italiano ed europeo

A livello europeo tutte le norme che sanzionano

l’accesso abusivo hanno come costanti:

Violazione delle misure di protezione e

sicurezza.

La minaccia alla riservatezza dei dati e dei

programmi contenuti nel sistema informatico

custodisce.

Si punisce qualsiasi accesso abusivo(sia da

remoto che da locale).

Misure di sicurezza

Cosa si intende per misura di sicurezza ai

sensi dell’art.615-ter c.p.?

Qualsiasi accorgimento inteso ad impedire

l’accesso a persone non autorizzate, ad

esempio la “password”.

Nasce la “Privacy informatica”?

Il Legislatore sembra così creare il “domicilio informatico”, un’espansione ideale dell’area di rispetto di ciascun soggetto.

Il computer come luogo in cui sviluppare ed esercitare la propria personalità.

Ma allora perché si tutelano solo i sistemi informatici protetti da misure di sicurezza?

Bene giuridico tutelato dalla norma è quindi la riservatezza dei dati e non la sfera personale del soggetto colpito dall’accesso abusivo.

Condotta incriminata

L’accesso abusivo si concretizza non appena vengono superate le misure di sicurezza del sistema.

Infatti l’art 615-ter c.p. sanziona qualsiasi intrusione nel sistema a prescindere da eventuali danni causati o furti perpetrati.

Soggetto attivo può essere chiunque(reato comune), anche colui autorizzato all’accesso ad una parte del sistema informatico ma che viola la riservatezza dell’altra parte della memoria alla quale è escluso.

Sanzioni e circostanze aggravanti

L’accesso abusivo è sanzionato con la

reclusione fino a tre anni qualora:

Uso di violenza o armi su persone e cose.

Il fatto è commesso da pubblico ufficiale o

incaricato di pubblico servizio con abuso di

potere o violazione dei propri doveri.

Se dal fatto derivi distruzione o danneggiamento

del sistema, dei dati e dei programmi in esso

contenuti

Tecnologia e diritto: da vincolo a levaper il governo dello Studio

_______________________________________________________

Claudia CeveniniDottore commercialista Revisore legale

Professore a contratto dell'Alma mater – Università di Bologna

Via Don Giovanni Minzoni, 440121 Bologna

Tel. +39 051 230331Fax +39 051 2965595

Web http://www.studiocevenini.itE-mail [email protected]

http://www.studiocevenini.it/

http://www.studiocevenini.it/

mailto:[email protected]

Il contesto attuale

Ipercompetitività

Difficile congiuntura economica

Importante:

- valorizzare competenze

- ottimizzare efficienza e impiego risorse

Tecnologia:

- strumento indispensabile di lavoro

- leva strategica

Cosa consente la tecnologia?

Elaborazione testi e dati

Creazione database interno di conoscenza

Informazione e aggiornamento

Gestione interna studio (parcellazione, pratiche,agenda, ecc.)

Comunicazione col Cliente e con le Istituzioni

Servizi on-line

Networking, visibilità dello Studio (es. sito web)

............

Valorizzazione leva tecnologica

Il livello delle competenze interne è adeguato?

Si affida tutto in outsourcing alla software houseo al tecnico?

La tecnologia è integrata con l'organizzazioneinterna dello Studio e con i ruoli e le competenzedelle persone che vi lavorano?

Sono sfruttate tutte le potenzialità offerte dallenuove tecnologie per la migliore gestione dellostudio?

È fatto un utilizzo consapevole della tecnologia?

Le regole della tecnologia

Complesso e articolato quadro normativo regola ilsettore dell’ICT: copyright, sicurezza e privacy, reatiinformatici, servizi on-line, documenti informatici efirme elettroniche, ecc.

Spesso:- scarsa consapevolezza del quadro normativo;- limitata percezione dell'illiceità di determinate azioni:- delega 'in bianco' ai tecnici (che non sono giuristi!).

Sanzioni pecuniarie e misure cautelari molto pesanti:potenziale grave danno per lo Studio.

Le Fiamme Gialle di Melito di Porto Salvo [...] hanno intensificatol’attività di contrasto alla contraffazione in tutte le sue forme. Obiettiviprincipali degli interventi [...] sono stati gli utilizzatori di softwarecontraffatti, programmi acquistati al di fuori dei canali legali ed impiegatiper le attività professionali.

[...]

In particolare i controlli hanno interessato studi professionali che,notoriamente, utilizzano programmi dall’elevato costo unitario epertanto maggiormente a rischio contraffazione. Tuttavia per dueprofessionisti il risparmio iniziale si è rivelato un boomerang: l’ attivitàsvolta dalle Fiamme Gialle, in soli due giorni, ha consentitol’accertamento di sanzioni per oltre 160.000 euro, il sequestro di ben8 hard disk contenenti complessivamente 37 programmi illecitamenteinstallati e la denuncia a piede libero alla procura della repubblica diReggio Calabria dei due titolari degli studi per i reati di illecito utilizzo ascopo commerciale di programmi coperti dal diritto d’autore.

Software 'illegale' in Studio

Cassazione penale Sez. III, Sent. 22-12-2009, n. 49385Geometra rinviato a giudizio: su quattro postazioni di lavoro inStudio erano installati programmi privi di licenza d'uso.La Cassazione annulla senza rinvio la sentenza impugnataperché il fatto non sussiste.

Cassazione penale Sez. III, Sent. 19-06-2008, n. 25104Illecita riproduzione di software utilizzato per scopiprofessionali interni allo Studio.“La detenzione e l'utilizzo di numerosi programmi software,illecitamente riprodotti, nello studio professionale, rendemanifesta la sussistenza del reato contestato [...]”.La Cassazione dichiara inammissibile il ricorso.

Il peer-to-peer

Cosa può accadere se un collaboratore si connette a un

sito di c.d. 'peer-to-peer' e scarica file e programmi?

Molti programmi oltre al download prevedono l'upload

(caricamento di file), quindi l'immissione in rete.

Sanzioni penali (multa fino a 2.065 €) - 171 LDA punisce

chi carica su Internet un'opera protetta, in tutto o in

parte.

Sanzioni amministrative (doppio del prezzo di mercato

dell'opera, minimo 103 € per ogni violazione e per ogni

esemplare abusivamente duplicato o riprodotto) - 174-

bis LDA

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Privacy – Sanzioni 1/2

Violazioni amministrative:

-omessa o inidonea informativa (6.000-36.000 €);

-cessione illecita di dati (10.000-60.000 €);

-omessa o incompleta notificazione al Garante

(20.000-120.000 €);

-omessa informazione o esibizione di documenti al

Garante (10.000-60.000 €).

12

Privacy – Sanzioni 2/2

Illeciti penali:

-trattamento illecito di dati a scopo di profitto o per

causare danno ad altri;

-false dichiarazioni e notificazioni al Garante;

-omesse misure minime di sicurezza (Allegato B);

-inosservanza di provvedimenti del Garante.

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Gestione mail e Internet in Studio

Del. 13 del 1° marzo 2007 Garante privacy: datori di lavorodevono adottare misure per conformare il trattamento di datialle disposizioni vigenti e verificare il corretto utilizzo di mail eInternet nel rapporto di lavoro.

Titolare di Studio deve indicare le modalità di utilizzo deglistrumenti messi a disposizione e se e con quali modalitàeffettuare controlli.

Opportuno adottare un disciplinare interno: qualicomportamenti sono tollerati (es. scaricamento file); in qualemisura e con quali modalità è consentito usare e-mail eservizi di rete per scopi personali; quali informazioni sonomemorizzate e per quanto tempo; se e in quale misura ildatore di lavoro può effettuare controlli; le prescrizioni interneper la sicurezza dei dati, ecc.

Non è consentito il controllo a distanza dei lavoratorimediante tecnologie informatiche.

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Il sito web di Studio

Molti Studi hanno ormai una presenza web.Accanto al design, ai contenuti, ai servizi, è stataprestata adeguata attenzione anche allaconformità legale?

Informazioni legali

Privacy

Copyright

..........

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In conclusione

Lo Studio professionale non può permettersi diignorare la presenza di un quadro normativoarticolato e stringente sull'ICT.

Questo può essere percepito come un ulterioreadempimento che grava sul professionista.

L'uso consapevole delle tecnologie e la verifica dellaloro conformità normativa può invece costituire unprezioso strumento per l'ottimizzazione delleprocedure organizzative dello Studio, in grado diintegrarle e supportarle in modo efficace.

La compliance normativa ICT dovrebbe costituireuno dei cardini delle procedure di Studio.



Edizione 2008 Meeting Nazionale “Evoluzione degli Studi professionali”10 ottobre 2007 Ciclo “Evoluzione degli studi professionali – settimo anno” - MARKETING 1

Ideazione e coordinamento scientifico

In collaborazione con



Edizione 2010 Meeting Nazionale Evoluzione dei Servizi Professionali della Consulenza 2

ACEFASSOCIAZIONE CULTURALE ECONOMIA E FINANZA

ASSOCIAZIONE CULTURALE ECONOMIA E FINANZA

Dal 1990 riunisce professionisti e studiosi dell’economiae dell’impresa per realizzare convegni su temi diattualità in campo aziendale, dell’economia e deldiritto, e incontri di formazione sulla gestione dellostudio professionale


http://www.economiaefinanza.org/�



Per ulteriori approfondimenti, materialee per proseguire il dibattito

onlinevi rimandiamo al sito:

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Si ringraziano i partner tecnici_____________________________________________________________________________


10° MEETING NAZIONALE ACEF


http://www.economiaefinanza.org/�

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