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27/06/2005 1

Gestione Ordini Web Guida Utente

Obiettivo Obiettivo di questo documento è fornire una panoramica sulle funzionalità dell’applicazione Gestione Ordini Web. Sfruttando le potenzialità di un comune browser collegato ad internet, ogni agente potrà inserire in remoto i propri ordini, basandosi sugli archivi (articoli/colori/listini/etc.) periodicamente aggiornati dell’azienda.

Prerequisiti: PC collegato ad internet senza requisiti hardware particolari. Microsoft Internet Explorer v5.0 o sup. come browser. Si consiglia, per una visualizzazione adeguata, una risoluzione video minima di 800 x 600. N.B. In caso di numero taglie superiori a 12, consigliabile risoluzione 1024 X 768.

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Login La prima fase consiste nel collegarsi al sito Web dell’azienda (Es. www.azienda.it ) , cliccare sul richiamo agli ordini agenti per ottenere la seguente schermata …

.. inserire dati Utente/Password assegnati dall’azienda e cliccare sul richiamo al “Login”. Se non si è ancora in possesso di questi dati, rivolgersi all’azienda ; è infatti quest’ultima che mantiene un archivio di tutti gli utenti potenziali con i dati necessari. N.B. E’ consigliabile aggiungere l’indirizzo internet per l’inserimento ordini nei “Preferiti” per un riutilizzo semplice ed immediato. A questo punto verranno verificati i dati inseriti ; in caso di mancato riconoscimento verrà visualizzato un messaggio di errore.

oppure

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Caratteristiche grafiche e Pulsanti principali Una volta entrati con utente/password verrà visualizzata una maschera di elenco ordini inseriti, che la prima volta, sarà ovviamente vuota. La parte in alto dello schermo viene adibita a “navigazione”, in quanto in essa sono contenuti pulsanti che richiamano alcune delle funzionalità più utilizzate. Il pulsante Ordini contiene il collegamento a 3 oppure 4 funzionalità : Fig. “Funzioni pulsante Ordini”

Il pulsante “Clienti” contiene il collegamento a 2 funzionalità: Fig. “Funzioni pulsante Clienti”

Infine il pulsante “Logout” determina lo scollegamento dall’applicazione. Questa interfaccia di navigazione rimarrà sempre presente ; la parte che cambierà aspetto in base alle funzioni richieste sarà quella sottostante. Delle funzionalità sopra evidenziate alcune sono opzionali ; nella fattispecie la voce “Crea Package per sede” potrà essere o meno evidenziata in base alla configurazione scelta dalla azienda.

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Inserimento ordine Per inserire un nuovo ordine premere il pulsante “Ordini” e richiamare la funzione “Nuovo Ordine” come in figura sopra visualizzata. La richiesta di compilazione di un nuovo ordine porta alla visualizzazione della seguente maschera:

Lo scopo della maschera è quello di identificare il cliente per il quale si vuole inserire l’ordine; nel caso in cui il cliente sia un cliente consolidato dell’azienda si potranno sfruttare i criteri di ricerca come tipologia cliente “Archiviato” , mentre in caso contrario occorrerà procedere all’inserimento di un cliente nuovo (per note specifiche vedi paragrafo “Clienti Nuovi”). Se, ad esempio, si inserisce sulla casella della ricerca per ragione sociale la sola lettera “A”, si lascia abilitato la scelta “Inzia con” ed infine si clicca slu pulsante “Cerca” si otterrà una maschera simile a quella elencata sotto, contenente tutti i clienti che iniziano con la lettera “A”. Se in questa videata troviamo anche la richiesta della Linea vuol dire che il programma è configurato per l’inserimento ordini per Linea, in caso contrario la linea verrà richiesta in fase di inserimento articoli.

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Fig. “Ricerca Clienti”

Una volta selezionato il cliente ricercato, si tornerà alla maschera precedente ove verrà evidenziato il cliente ; a questo punto sarà sufficiente premere il pulsante di conferma “OK”.

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Inserimento testata La conferma della seleziona del cliente abilita l’inserimento dei dati di testata dell’ordine.

La maggior pare dei dati evidenziati in figura vengono impostati automaticamente ; ad esempio tutte le informazioni legate al cliente, le condizioni di pagamento, gli estremi dell’ordine, etc. ; all’utente rimane solo da indicare eventuali indirizzi di spedizione, la stagione/linea di utilizzo ed eventuali note per segnalare all’azienda una richiesta del cliente. Cliccando il pulsante “OK” le informazioni di testata verranno memorizzate e verrà presentata la maschera di inserimento righe ordini (articoli/colori).

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Inserimento righe ordine (Articolo-Colore-Quantità) Una volta inserita la testata si passa automaticamente all’inserimento delle singole righe:

dove in alto ritroviamo un breve riepilogo dei dati di testata e sotto gli strumenti per ricercare e inserire l’Articolo-Colore su cui si baseranno le quantità della riga. Da sinistra a destra troviamo:

• Le 3 caselle per l’inserimento/ricerca del Modello/Articolo/Modifica che andranno a costruire il codice dell’articolo.

• La casella per l’inserimento/ricerca del codice colore.

• Il link-freccia per confermare i dati trovati o inseriti e passare all’inserimento delle quantità • La casella per la ricerca di un articolo basandosi sulla sua descrizione • La casella di sola lettura che conterrà la descrizione dell’articolo scelto • La casella di sola lettura che conterrà la descrizione del colore scelto

Si è usato il termine inserimento/ricerca perché le caselle viste sopra (codice articolo e codice colore) hanno una doppia valenza. Per esempio, se l’utente è gia a conoscenza del codice articolo e colore, dovrà semplicemente scrivere i codici conosciuti e successivamente cliccare sulla freccia rivolta verso il basso che si preoccuperà di verificare prima l’esattezza dei dati inseriti (oppure, volendo usare esclusivamente la tastiera, posizionarsi con il tabulatore sulla freccia e premere invio). Se, diversamente, l’utente non conosce i codici con esattezza, può farsi aiutare dall’applicazione operando una ricerca sugli archivi. In questo caso per esempio l’utente potrebbe inserire le inziali “1D0” perché ricorda solo questo. Premendo quindi il pulsante dell’articolo comparirà una pagina opportunamente filtrata che presenterà tutti gli articoli, se esistenti, che hanno come codice articolo una forma del tipo 1D0*.

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Stessa cosa vale per il codice del colore, dove compare una pagina come la seguente:

Cliccando quindi sul codice, verrà visualizzata la pagina sotto di partenza, con il codice e la descrizione scelta. La casella invece di ricerca descrizione serve solo come ricerca alternativa al codice per l’articolo. Tramite questa si possono ricercare tutti gli articoli che contengono una determinata stringa. La ricerca, di qualsiasi tipo sia, è sempre consigliata filtrata. Infatti senza indicare niente come stringa di ricerca, la pagina aperta mostrerà esattamente tutto l’archivio presente. E’ chiaro che in questo modo si troverà sempre quello che si stà cercando, ma ne andrà a discapito delle prestazioni. Quindi se possibile, è sempre meglio tentare una ricerca il più filtrata possibile e spostarsi man mano, in caso di insuccesso, ad una ricerca più “aperta”.

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Tutte le operazioni appena descritte sono totalmente utilizzabili anche con la tastiera (pulsante TAB e INVIO), senza l’utilizzo del mouse. Questo dovrebbe facilitare l’utente nel caso di inserimento di ordini già esistenti in formato cartaceo. Inserimento quantità riga Una volta definito l’articolo e il colore, richiamando il pulsante di conferma , viene caricata la maschera per l’inserimento delle quantità per taglia. N.B. In questa fase è obbligatoria la presenza del prezzo di listino dell’articolo selezionato; se questo fosse mancante, verrebbe segnalato un errore senza poter, quindi, inserire l’articolo in ordine. Il programma stesso predispone le taglie utilizzabili in base alla vendibilità dell’articolo scelto.

Una volta confermato l’inserimento della riga ordine con il pulsante OK, oppure con tasto di invio da tastiera, il programma si predispone per l’inserimento di una ulteriore riga, lasciando impostato l’articolo appena selezionato, in modo da agevolare l’inserimento di un ulteriore colore del medesimo articolo.

Con i pulsante “Nuovo Articolo”, per contro, si predispone il programma all’inserimento di un articolo diverso; il pulsante “Nuovo Colore” annulla l’inserimento del colore attivo e ne richiede uno nuovo.

I pulsanti “Copia” e “Incolla” consentono di risparmiare tempo nell’inserimento delle quantità per taglia in modo analogo su diversi articoli/colore. In ogni momento è possibile controllare l’ordine che si è man mano inserito, utilizzando i pulsanti di “Riepilogo” e “Riepilogo per Taglia”. Questa videata di “Inserimento quantità riga” può essere gestita anche per colori multipli, ovvero vengono indicate una sola volta le quantità per taglia e il programma genere ‘n’ righe d’ordine per tutti i colori richiesti. Per avere tale funzionalità è sufficiente non indicare il colore nella videata di “Ricerca Articolo” e questo determina una videata di “Inserimento quantità riga” come da immagine sottostante

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dove, come si può vedere, si possono selezionare tramite dei campi di spunta i colori desiderati ai quali verranno assegnate le quantità sotto indicate.

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Visualizzazione “Riepilogo Ordine” La consultazione dell’ordine inserito permette l’identificazione di eventuali errori di digitazione ; grazie al riepilogo sintetico (Riepilogo) ci si concentra sui totali di riga e di ordine, mentre con il riepilogo per taglia si possono controllare le singole quantità per taglia.

I pulsanti abilitati sono quelli della cancellazione di righe e di modifica righe . La cancellazione richiede una conferma; la modifica permette di modificare le quantità per taglia ma non il codice articolo/colore.

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Operazione di chiusura ordine La fase di inserimento di un ordine nuovo deve essere conclusa con l’operazione di “chiusura” dell’ordine (vedi pulsante “Chiudi Ordine” presente nel riepilogo ordine temporaneo). La “chiusura” rappresenta il passaggio dell’ordine dallo stato temporaneo (vedi successive spiegazioni) a quello definitivo, quindi elaborabile dall’azienda. Questa operazione DEVE essere eseguita al termine dell’inserimento dell’ordine nuovo, e , presumibilmente, dopo aver controllato l’esattezza dell’ordine. Dopo aver chiuso l’ordine temporaneo si è in grado di procedere all’inserimento di un successivo nuovo ordine.

Comprensione e funzionamento ordine temporaneo Cosa è l’ordine temporaneo ? L’ordine temporaneo è “l’ordine in corso” o “in costruzione”, cioè quello attualmente in fase di inserimento ; di fatto quello che fino ad ora abbiamo visto. Perché si utilizza questo ordine temporaneo ? E’ risaputo che quando si naviga in Internet, possono esserci problemi di varia natura che portano alla interruzione della navigazione; per far si che tutte le informazioni inserite fino ad un certo momento (in pratica gli articoli/colori/quantità inseriti) non vengano mai perse, un nuovo ordine rimane “parcheggiato” in questa area temporanea fino a quando non lo si rende definitivo. Facciamo un esempio: Una volta collegatomi al sito aziendale ed inserito utente e password, inizio ad inserire un ordine, quindi la sua testata e le prime 10 combinazioni articolo/colore disposte nelle quantità opportune. Improvvisamente la linea telefonica cade e perdo il collegamento ad Internet. Ho perso tutto i dati inseriti ? Assolutamente NO ; non mi rimane altro da fare che, ricollegarmi al sito, reinserire gli estremi Utente/password per l’utilizzo dell’applicazione per trovarmi di fronte ad una situazione del tutto simile a quella rappresentata nella figura di Visualizzazione Ordini inseriti (pagina successiva ), la quale mi fa notare che è presente un ordine “temporaneo”, e che per raggiungerlo basta cliccare ove indicato. In questo modo si verrà guidati alla continuazione di quell’ordine che , per ragioni diverse, non si era concluso, senza aver perso nessuna informazione inserita. Una volta che l’ordine è stato completato,per renderlo effettivo occorre richiamare la funzione di chiusura precedentemente descritta. Una ulteriore possibilità di “Chiudere” l’ordine temporaneo è rappresentata dal richiamo dell’Ordine temporaneo ….

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A questo punto si otterrà la visualizzazione dell’ordine temporaneo :

Cliccando sul pulsante di chiusura si renderà definitivo l’ordine; quest’ultimo verrà aggiunto all’elenco degli ordini definitivi e si potrà, quindi, continuare l’elaborazione di un successivo ordine. N.B. La presenza di un ordine temporaneo impedisce l’inserimento di un ulteriore ordine; occorre prima “svuotare” l’ordine temporaneo (chiudendolo o cancellandolo), quindi procedere con l’inserimento. Una volta che l’ordine è definitivo, lo si può stampare al fine di avere una, o più, copie commissioni dell’ordine inserito.

Visualizzazione elenco ordini definitivi Questa situazione rappresenta la pagina iniziale dell’applicazione dopo il login. Essa consiste in un elenco di tutti gli ordini inseriti e “chiusi” dall’utente. La stessa visualizzazione è raggiungibile dal menu Ordini->Elenco Ordini Inseriti. Fig. “Visualizzazione Ordini inseriti”

Le informazioni visualizzate sono nel dettaglio da sinistra a destra:

• S =Eventuale Sospensione dell’ordine .

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Gli ordini sospesi non vengono presi in carico dall’azienda.

Cliccando sull’icona si alterna lo stato da sospeso a non sospeso. • T = Trasmesso Si/No.

Indica se l’ordine è già stato preso in carico dal sistema gestionale dell’azienda. Gli ordini trasmessi all’azienda NON sono più modificabili.

• Data di creazione dell’ordine. • Numero ordine. Progressivo dell’ordine legato all’utente. • Stagione di vendita. • Cliente seguito dal suo codice • Importo totale dell’ordine. • Totale capi ordine. • = Visualizza testata .

Vengono visualizzate le informazioni complete della testata dell’ordine. • = Visualizza riepilogo ordine.

Permette di visualizzare il dettaglio delle righe di ordine, quindi ottenere l’elenco degli articoli/colori/quantità inserite.

• = Modifica testata Funzione disponibile solo per ordini sospesi, permette di aprire in modifica una testata.

• = Cancella ordine Comando disponibile solo per ordini sospesi, permette di cancellare un ordine comprensivo di tutte le sue righe.

• = Stampa ordine. Visualizza una anteprima di stampa dell’ordine. Oltre alla stampa sono abilitate operazioni quali l’esportazione nei formati elettronici più diffusi

, come ad esempio Adobe Acrobat (PDF).

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N.B. La prima volta in assoluto che si lancia la stampa viene visualizzato il seguente messaggio:

Per poter visualizzare correttamente la stampa occorre spuntare la voce “Considera sempre attendibile il contenuto di Seagate Software” e cliccare sul pulsante “Si”; a questo punto verrà installato sul PC locale il plug-in relativo alla funzionalità di “Anteprima di stampa”, senza la quale non verrà mai visualizzata la stampa. Questo messaggio appare solo la prima volta ; in seguito verrà subito visualizzata la stampa senza passaggi intermedi.

Crea Package per sede La voce “Crea Package per sede” nel pulsante “Ordini” ha la funzione di estrarre gli ordini definitivi inseriti , che non risultino sospesi, e prepararli per la casa madre, in modo che quest’ultima li possa ricevere. La voce nel pulsante “Ordini” è opzionale, in quanto l’azienda potrebbe elaborare direttamente gli ordini inseriti, evitando all’utente questa operazione. N.B. Se la voce sopra specificata è evidenziata, è obbligatorio utilizzarla se si vuole permettere alla casa madre di ricevere gli ordini inseriti. Una volta che gli ordini sono stati elaborati da questa voce, essi non saranno più modificabili.

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Visualizzazione elenco clienti I clienti nell’applicazione si suddividono in due grandi categorie:

• Clienti archiviati. Sono quelli consolidati dell’azienda.

• Clienti nuovi. Sono quelli che l’utente stesso ha inserito ex novo per poter procedere con l’inserimento di un ordine per un cliente non ancora acquisito dall’azienda.

E’ possibile accedere alla pagina dei clienti utilizzando il menu Clienti->Elenco Archiviati oppure Clienti->Nuovi. Ciò che differenzia un’elenco dall’altro è la possibilità di intervenire sui dati. Infatti solo i clienti nuovi possono essere inseriti, modificati o addirittura cancellati.

Il pulsante è una scorciatoia per passare subito all’inserimento di una testata d’ordine basata sul cliente selezionato.

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Gestione Clienti Nuovi L’argomento clienti nuovi, come già accennato in precedenza, è legato alla necessità di permettere l’inserimento degli ordini anche quando il cliente in questione non è un cliente riconosciuto dall’azienda; per questo l’utente ha la possibilità di inserire i dati identificati dei clienti nuovi, (pulsante “Nuovo” da elenco clienti Nuovi) in modo che l’applicazione codifichi in modo temporaneo il cliente e permetta l’inserimento di un suo ordine; in secondo luogo, gli estremi del cliente saranno indispensabili alla casa madre per aggiungere al proprio archivio anagrafico il nuovo cliente.

Logout L’ultima fase consiste nella “chiusura” dell’applicazione web. Infatti ad ogni Login-Ingresso deve seguire un Logout-Uscita dell’utente. L’operazione di Logout comunica al programma residente sul server Web che l’utente si è scollegato ; se si esce dall’applicazione di inserimento ordini senza aver richiamato il pulsante apposito, l’utente risulterà ancora collegato, quindi tentando di ricollegarsi, l’applicazione evidenzierà un errore che evidenzia l’impossibilità di collegarsi più volte con lo stesso UserId ; quindi viene richiesto di contattare l’amministratore per assistenza. In conclusione, si vuole evidenziare come sia indispensabile, per il corretto utilizzo dell’applicazione, cliccare il pulsante “logout” per scollegarsi ; la mancata osservazione di questo comportamento provocherà un attesa di tempo minima di 10 minuti, che consiste nel tempo necessario al server web per scollegare automaticamente un utente risultante attivo ma non operativo.