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Ministero dell’Istruzione

Manuale di utilizzo del servizio di posta elettronica

personale amministrativo

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MINISTERO DELL’ISTRUZIONE .............................................................................................................. 1 

1  COME ISCRIVERSI AL SERVIZIO ................................................................................................ 3 

2  IL PROGRAMMA PER L’E-MAIL: OUTLOOK ........................................................................... 3 

2.1  CONFIGURARE L’ACCOUNT DI POSTA .............................................................................. 3 

2.2  CONFIGURARE LA RUBRICA CONDIVISA .......................................................................... 4 

2.3  RIEPILOGO DEI DATI DI CONFIGURAZIONE ...................................................................... 5 

2.4  AVVIARE OUTLOOK ........................................................................................................ 6 

2.5  INVIARE I MESSAGGI ........................................................................................................ 6 

2.6  RICEVERE I MESSAGGI ..................................................................................................... 7 

2.7  RISPONDERE AI MESSAGGI .............................................................................................. 7 3  ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA VIA WEB ....................................................................... 8 

3.1  ACCEDERE ALLA WEBMAIL ............................................................................................. 8 

3.2  RICEVERE E INVIARE MESSAGGI ...................................................................................... 9 

3.3  INVIARE MESSAGGI CON ALLEGATO .............................................................................. 10 

3.4  ORGANIZZARE I MESSAGGI CON LE CARTELLE.............................................................. 10 4  SERVIZIO OUTLOOK ANYWHERE ............................................................................................ 11 

4.1  PROCEDURA DI CONFIGURAZIONE DEL CLIENT MS OUTLOOK ..................................... 11 5  SICUREZZA E SPAM ...................................................................................................................... 16 

5.1  PROTEZIONE DAI VIRUS ................................................................................................. 16 

5.2  EVITARE LA POSTA SPAZZATURA .................................................................................. 16 

5.3  CREARE LA CARTELLA SPAM ....................................................................................... 16 

5.4  CREARE LA REGOLA PER L’ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DEI MESSAGGI SPAM ....... 17 6  CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO ......................................................................................... 18 

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1 COME ISCRIVERSI AL SERVIZIO

Il servizio di posta elettronica, per gli utenti dell’Amministrazione, può essere richiesto ed attivato per mezzo di compilazione dell’apposita carta servizi.

2 IL PROGRAMMA PER L’E-MAIL: OUTLOOK Esistono diversi programmi per gestire la posta elettronica. Nelle postazioni di lavoro standard, tuttavia, è presente e già installato Microsoft Outlook. Nelle pagine seguenti, faremo riferimento solamente a questo programma.

2.1 CONFIGURARE L’ACCOUNT DI POSTA Il programma di posta elettronica viene fornito già attivo e funzionante. In alcuni casi, però, potrebbe risultare necessario riconfigurare le sue funzionalità.

Dal Pannello di Controllo, fate doppio clic sulla voce Posta Elettronica. Selezionate poi la voce Aggiungi un nuovo account di posta elettronica.

All’interno della finestra risultante, cliccare sul pulsante Account di posta.

Selezionate la voce Microsoft Exchange Server. Cliccate sul pulsante Avanti, e nella finestra di configurazione, nella casella Server di Microsoft Exchange, inserite la stringa posta2k10.miur.inf.

Spuntate la casella Usa Modalità cache, e scrivete il vostro identificativo utente all’interno della casella Nome utente.

Il formato usuale dell’identificativo utente è MIxxxxx. E’ possibile verificare immediatamente che il sistema di posta elettronica vi riconosca, e che sia raggiungibile, cliccando sul pulsante Controlla nome.

A questo punto, cliccare sul pulsante Fine. Sarà possibile avviare il programma e cominciare ad utilizzarlo da subito.

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2.2 CONFIGURARE LA RUBRICA CONDIVISA Dal Pannello di Controllo di Windows, fate doppio clic sulla voce Posta Elettronica. Selezionate poi la voce Aggiungi un nuovo elenco in linea o rubrica.

Selezionate, alla richiesta successiva, la voce Servizio di elenchi in linea (LDAP).

Nella finestra di configurazione, inserite la stringa ldapexch.sidi.mpi.it all’interno della casella Nome server.

Cliccate poi sul pulsante Altre impostazioni. Nella casella Nome visualizzato, inserite una stringa descrittiva per il servizio. Apparirà così come scritta all’interno della rubrica.

Cliccate sulla scheda Ricerca. Nella casella Base di ricerca, inserite la stringa ou=mailusers, o=mpi.it.

Cliccate poi sul pulsante Ok.

Cliccate su Avanti, e poi confermate cliccando su Fine. A questo punto l’indirizzario pubblico è configurato e pronto per l’utilizzo.

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2.3 RIEPILOGO DEI DATI DI CONFIGURAZIONE Nella tabella seguente, sono raccolti i dati necessari per questa configurazione.

Nome utente (user name) [user name fornito]

Indirizzo e-mail [user name fornito]@istruzione.it

Server Exchange posta2k10.miur.inf

Server LDAP ldapexch.sidi.mpi.it

Base di ricerca ou=mailusers, o=mpi.it

Server Mobile webmail.pubblica.istruzione.it

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2.4 AVVIARE OUTLOOK E’ possibile avviare il programma con un semplice doppio clic sul collegamento presente sul desktop di Windows. A volte, il collegamento è presente anche nella barra accanto al menu Start, e all’interno del menu Start.

2.5 INVIARE I MESSAGGI Una volta configurato il programma di posta elettronica, è possibile iniziare ad inviare e ricevere i messaggi. Sono necessari pochi elementi fondamentali: l’indirizzo del destinatario, ed il contenuto del messaggio.

1. Creare un messaggio

Dalla finestra di Outlook, fate clic sul pulsante Nuovo. Inserite nella casella A: l’indirizzo e-mail del destinatario, nella casella Oggetto una breve descrizione dell’argomento e poi inserite il testo nel riquadro grande della finestra.

2. Inviare un messaggio

Per inviare il messaggio, fate clic sul pulsante Invia.

Se la connessione in rete locale è attiva, il messaggio viene inviato subito. Se l’invio viene effettuato senza problemi, troverete una copia del messaggio all’interno della cartella Posta Inviata.

3. Indicare i destinatari

Se inserite un indirizzo e-mail nella casella Cc:, la persona indicata riceverà una “copia per conoscenza” del messaggio. Se volete inserire più indirizzi nella stessa casella, potete farlo, avendo l’accortezza di separare i destinatari con una virgola o un punto e virgola.

Cliccando sul pulsante A: (oppure sul pulsante Cc:), viene messa a disposizione una finestra per la selezione dei destinatari, in cui selezionare gli indirizzi della rubrica personale, e/o gli indirizzi della rubrica condivisa.

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2.6 RICEVERE I MESSAGGI Il controllo della posta ricevuta viene svolto automaticamente dal programma, tuttavia, in qualsiasi momento potete eseguire un controllo manuale.

Fate clic sul pulsante Invia/Ricevi nella barra degli strumenti di Outlook.

Una volta ricevuti dei messaggi, è possibile leggerli in diversi modi. Normalmente, la prima parte del messaggio viene visualizzata nel riquadro di anteprima.

Facendo invece doppio clic sulla riga della descrizione del messaggio, il messaggio si aprirà in una finestra separata.

2.7 RISPONDERE AI MESSAGGI Per quanto riguarda le risposte, ci sono diverse possibilità:

Risposta al mittente.

Risposta a tutti: se il messaggio originale non era indirizzato solo a voi, ma a più persone, potete anche scegliere di recapitare la risposta non solo al mittente, ma a tutti i destinatari del messaggio originale.

Inoltra il messaggio: i messaggi ricevuti possono anche essere inoltrati ad altre persone; in pratica vengono reindirizzati ad altri destinatari che potrebbero essere interessati a leggerli.

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3 ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA VIA WEB Nel caso in cui non si abbia accesso alla propria postazione di lavoro, è possibile consultare la posta mediante Webmail. Sarà necessario semplicemente consultare un indirizzo internet specifico, fornendo le generalità e la password.

Le particolarità della Webmail sono queste:

I messaggi non transitano sul vostro computer, né in invio, né in ricezione.

Proprio per questo motivo, si può considerare un meccanismo sicuro per quanto riguarda i virus.

E’ possibile creare, modificare e cancellare cartelle, in cui archiviare messsaggi di posta.

E’ possibile, tuttavia, fare utilizzo della Webmail solamente se si ha la disponibilità di una connessione Internet.

3.1 ACCEDERE ALLA WEBMAIL Per accedere alla Webmail collegatevi al sito www.istruzione.it, e immettete il vostro codice utente e la vostra password nel riquadro Posta Elettronica. Cliccate sul pulsante Accedi.

Se avete necessità di assistenza, invece, selezionate la voce Amministrativi nella sezione sottostante.

Il sistema automaticamente vi reindirizzerà verso la pagina Internet di accesso al servizio. In questa pagina, sono presenti anche i moduli di Assistenza on-line, le FAQ (domande frequenti) e le News.

In più, sono disponibili le funzionalità di Cambio password, Recupero password e tutte le funzionalità di registrazione al servizio già approfondite.

Cliccando sulla voce Accedi alla webmail, vi sarà richiesto di fornire il codice utente, e la password Considerate anche che è possibile registrare quest’ultimo indirizzo Internet nella rubrica dei preferiti, in modo da accedere direttamente al servizio.

Se volete accedere direttamente alla Webmail su Internet, è possibile utilizzare l’indirizzo:

https://webmail.istruzione.it/

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3.2 RICEVERE E INVIARE MESSAGGI I sistemi webmail sono quasi tutti aderenti a questo modello: a sinistra trovate l’elenco delle cartelle di posta. Nella cartella Posta in arrivo trovate tutti i messaggi. I messaggi nuovi sono elencati in grassetto.

Il sistema controlla automaticamente se sono stati ricevuti nuovi messaggi.

Basta fare clic su un messaggio per aprirlo e leggerlo. Come in Outlook, potete vedere i dati del mittente e l’oggetto del messaggio.

Per inviare i messaggi, fate clic sul pulsante Nuovo. Si aprirà la finestra dove potete scrivere il testo del messaggio. Inserite anche l’oggetto del messaggio e, nella riga A:, uno o più indirizzi a cui inviare la comunicazione.

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Fate clic su Invia per inviare il messaggio.

3.3 INVIARE MESSAGGI CON ALLEGATO Anche con la Webmail si possono allegare dei file ai propri messaggi, ad esempio un documento Word.

Nella finestra per la scrittura del messaggio, fate clic sul pulsante Allegati.

Ora dovete individuare il file nel vostro computer. Fate clic sul pulsante Sfoglia e selezionate il file da allegare. Confermate cliccando su Allega. In questo momento, il file sarà caricato dal sistema Webmail, e potrebbe essere necessario attendere qualche istante. E’ anche possibile allegare più di un file.

Appare di nuovo la finestra del vostro messaggio. Nella riga con la graffetta è apparso il nome dell’allegato. Ora fate clic su Invia per inviare il messaggio.

3.4 ORGANIZZARE I MESSAGGI CON LE CARTELLE Anche con la Webmail avete a disposizione delle cartelle per ordinare i vostri messaggi. Rispetto ad Outlook Express l’organizzazione è un po’ più limitata.

Per creare una nuova cartella, fate clic con il tasto destro sulla propria utenza, nel riquadro a sinistra. Si aprirà una piccola finestra in cui selezionare la voce Nuova cartella.

Per spostare un messaggio da una cartella all’altra, selezionatelo, e trascinatelo sulla cartella di destinazione.

Nella cartella Posta eliminata, vengono raccolti tutti i messaggi che avete eliminato. Per eliminare un messaggio basta selezionarlo e fare clic su Elimina. Per svuotare il cestino, fate clic, con il tasto destro, sulla cartella Posta Eliminata, e selezionate la voce Svuota Posta eliminata.

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4 SERVIZIO OUTLOOK ANYWHERE Il servizio permette la fruizione del servizio di posta elettronica tramite client di posta MS Outlook utilizzando il protocollo SSL/HTTPS.

E’ richiesta la versione di Outlook 2010 o superiore.

4.1 PROCEDURA DI CONFIGURAZIONE DEL CLIENT MS OUTLOOK Aprire il client Outlook e selezionare il menù “File” – “Informazioni” - “Impostazioni account”

Cliccare su “Impostazioni account”

Selezionare la voce relativa all’account sul tab “Posta elettronica”

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Viene visualizzato il dettaglio di configurazione dell’account di posta elettronica.

Cliccare sul tasto “Altre impostazioni …”

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Selezionare il tab “Connessione”

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Nelle Impostazioni proxy Microsoft Exchange valorizzare le Impostazioni di connessione:

https:// webmail.pubblica.istruzione.it

Spuntare le opzioni:

Connetti utilizzando solo SSL

Connetti solo a server proxy con il seguente nome entità nel certificato:

msstd:webmail.pubblica.istruzione.it

Con reti lente, connetti prima tramite http, quindi tramite TCP/IP

Impostazioni autenticazione proxy: “Autenticazione NTLM” come riportato nell’immagine:

Cliccare su “Avanti”

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Ed infine sul tasto “Fine”

E’ necessario riavviare Outlook affinchè vengano recepite le modifiche.

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5 SICUREZZA E SPAM La sicurezza è uno dei principali problemi di Internet e la posta elettronica rappresenta uno dei servizi più rischiosi, da questo punto di vista. Per evitare virus, e la posta spazzatura (SPAM) si possono però adottare alcune contromisure efficaci.

5.1 PROTEZIONE DAI VIRUS Il sistema di posta elettronica del MIUR protegge automaticamente dai virus tutti i destinatari presenti nel dominio istruzione.it. E’ comunque preferibile installare un programma che controlli attivamente la propria postazione di lavoro.

5.2 EVITARE LA POSTA SPAZZATURA La “posta spazzatura”, o SPAM, è uno dei fenomeni più noiosi che affliggono Internet. Il sistema di posta elettronica del MIUR, tuttavia, cerca di individuare tutti i messaggi SPAM, e automaticamente aggiunge all’oggetto della e-mail la dicitura **SPAM**.

Attraverso i passi seguenti, è possibile:

creare una cartella per raccogliere la posta SPAM

creare una regola per spostare automaticamente la posta SPAM nella cartella appena creata

5.3 CREARE LA CARTELLA SPAM Dal riquadro Cartelle, cliccate con il tasto destro del mouse sulla voce Posta in arrivo, e selezionate la voce Nuova Cartella.

Nel riquadro Nome Cartella, inserite la parola SPAM, e confermate con OK.

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5.4 CREARE LA REGOLA PER L’ARCHIVIAZIONE AUTOMATICA DEI MESSAGGI SPAM Dal menu Strumenti, selezionate la voce Regole e avvisi. Dalla finestra risultante, cliccate sul pulsante Nuova regola.

La finestra di controllo che viene visualizzata, permette di creare delle regole da seguire ad ogni messaggio ricevuto, secondo il paradigma Condizione -> Azione automatica.

1) Nella finestra Passaggio 1, selezionare la voce “Sposta i messaggi con parole specifiche nell’oggetto in una cartella”. Cliccate sulla voce (in colore blu) parole specifiche.

2) Nella finestra risultante, inserite la stringa SPAM nella prima casella, e cliccate sul pulsante Aggiungi. Confermate con un clic su Ok.

3) Cliccate poi sulla voce (in blu) specificata. Selezionate la cartella appena creata, e confermate con un clic su Ok.

4) Verranno proposte una serie di finestre di conferma. Cliccate, se tutto è corretto, sul pulsante Ok in ognuna di esse.

5) Inserite un nome descrittivo per la regola appena creata (es: archiviazione SPAM) e cliccate sul pulsante Fine.

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6 CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO

Caratteristiche generali

Delivery status notification: il sistema di posta elettronica può notificare il mittente a seguito della consegna del messaggio al destinatario.

Message delivery notification: il sistema di posta elettronica può notificare il mittente a seguito della lettura del messaggio da parte del destinatario.

Accesso al servizio mediante Webmail o programma di posta elettronica

Indirizzario condiviso

Meccanismi anti-SPAM

Meccanismi anti-Virus

Data e ora dei sistemi di posta elettronica automaticamente aggiornate

Assistenza on-line

Caratteristiche specifiche

Eliminazione automatica dei messaggi non letti più vecchi di 6 mesi (ogni 2 mesi)

Capacità della casella di 400Mb di spazio

Dimensione massima del singolo messaggio pari a 20Mb

Numero massimo dei destinatari: 100