Manuale UtenteWebmail Legalmail Enterprise

Manuale di utilizzo del servizio webmail di Legalmail Enterprise

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Manuale Utente .................................................................................................... Webmail Legalmail Enterprise ..............................................................................

1. Introduzione a Legalmail Enterprise ..............................................................4

2. Accesso alla webmail di Legalmail Enterprise ................................................4

3. Struttura Interfaccia .......................................................................................5

3.1. Descrizione degli elementi dell’interfaccia Legalmail ..................................5

3.2. Barra degli strumenti ...................................................................................7

3.3. Le schede ......................................................................................................8 L’apertura delle schede ............................................................................................8 Portare una scheda in primo piano ............................................................................8 Chiudere una scheda ...............................................................................................8

4. Opzioni ............................................................................................................9

4.1 Generale ......................................................................................................10

4.2. Filtri ...........................................................................................................11 Filtro Inoltro ......................................................................................................... 13

4.3. Antispam ................................................................................................... 15

5. Utilizzo delle caselle ...................................................................................... 16

5.1. Lettura dei messaggi .................................................................................. 17

5.2. Composizione dei messaggi ........................................................................ 18

5.3. Invio dei messaggi e verifica delle ricevute di consegna ............................20

6. Utilizzo delle Etichette ...................................................................................21

7. Spostamento delle mail (intercaselle) ........................................................... 25

8. Rubrica ......................................................................................................... 26

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1. Introduzione a Legalmail Enterprise

Lo strumento webmail di Legalmail Enterprise consente all’utente di accedere, tramiteUserid e Password, all’ufficio e quindi alle caselle fisiche o virtuali (account) per luiconfigurate dall’amministratore.

In relazione a tale configurazione sarà possibile visualizzare le caselle, inviare mail,cancellarle, contrassegnarle con etichette e spostarle tra le diverse cartelle della stessacasella o tra caselle diverse incluse nello stesso ufficio.

2. Accesso alla webmail di Legalmail Enterprise

Dal link personalizzato per ciascun clientehttps://enterprise.legalmail.infocert.it/<cliente>/webmail, si accede alla schermata di Loginin cui l’utente può autenticarsi inserendo la propria Userid e Password e cliccando sultasto Accedi.

Nota: La variabile <cliente> viene personalizzata per il cliente, in modo da avere un

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proprio link di accesso al sistema webmail.

3. Struttura Interfaccia

3.1.Descrizione degli elementi dell’interfaccia Legalmail

La finestra principale che appare subito dopo l’apertura della webmail, è costituita asinistra dall’elenco delle caselle visibili in relazione alla configurazione dell’account utenteeseguita dall’amministratore. Queste caselle possono essere caselle fisiche ( ) o virtuali ( ).

Cliccando sulle singole caselle è possibile visualizzane la struttura e il contenuto.

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Cliccando sulla singola mail che si desidera visualizzare, verrà mostrato il contenuto nelsottostante campo di anteprima.

Nella parte alta si trova la barra degli strumenti che consente l’accesso alle Opzioni, alCambio password, alla Guida e il tasto Esci per chiudere la sessione di lavoro.

Sopra la lista dei messaggi, sulla destra, è possibile visualizzare i permessi che sipossiedono sulla casella selezionata in quel dato istante, inoltre, spostando il puntatore delmouse sopra uno di tali permessi, è possibile leggere la descrizione associata.

Maggiori dettagli sulle abilitazioni verranno descritti successivamente nella sezione“Opzioni”.

Tra le sottocartelle di ogni singola casella sono presenti le cartelle corrispondenti alleetichette create per quella casella. Sono presenti come predefinite le etichette“Accettazione”, “Avviso”, “Consegna”, “Importanti”, “Inoltrate” e “Todo”.

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Maggiori dettagli su creazione ed utilizzo delle etichette verranno illustrati nella sezione“Etichette”.

3.2. Barra degli strumenti La barra degli strumenti consente di attivare le funzioni più comuni di un sistema di postaquali ricezione, scrittura, risposta ecc.

Descrizione delle funzioni1) Permette di controllare se in casella sono presenti nuovi messaggi: se presenti

aggiorna il contenuto della finestra messaggi;2) Permette di attivare la scheda di composizione di un messaggio;3) Attiva la scheda per la gestione della rubrica personale;4) Permette di aprire la scheda di composizione messaggio con i dati del destinatario

a cui si vuole rispondere (i destinatari in CC non vengono inseriti);5) Come sopra ma compila anche il capo CC;6) Apre la scheda di composizione messaggio e permette di inoltrare il messaggio ad

un nuovo destinatario;7) Permette di associare una o più etichette al messaggio selezionato8) Permette di copiare i messaggi selezionati in un’altra cartella;9) Sposta i messaggi selezionati in un’altra cartella;10)Sposta i messaggi selezionati nella cartella cestino o, a seconda dell’opzione

configurata, li cancella direttamente;11)Apre la maschera per la ricerca dei messaggi nella quale è possibile inserire alcuni

parametri: l’esito della ricerca viene proposto nella finestra dei messaggi.

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3.3. Le schedeLe etichette, visibili in alto subito sopra la barra degli strumenti, sono collegate alle diverseschede in cui si può mandare avanti parallelamente il lavoro.

L’apertura delle schedeAlcune azioni (come Scrivi, Rispondi, Inoltra, Rubrica) portano all’apertura di una nuovascheda in primo piano, lasciando inalterata la scheda in cui si stava lavorandoprecedentemente.

Portare una scheda in primo pianoPer portare una scheda in primo piano basta cliccare sull’etichetta di riferimento.

Chiudere una schedaE’ possibile chiudere qualsiasi scheda tranne la Posta in arrivo, perdendo però il lavoronon salvato.Per chiudere una scheda è sufficiente cliccare sulla X in alto a destra dell’etichetta.

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4. Opzioni Cliccando su una delle caselle configurate all’interno della propria console di lavoro, èpossibile personalizzare alcune preferenze cliccando sul tasto “Opzioni”. La vista “Opzioni”modifica le impostazioni solo per la casella selezionata e non per le eventuali caselleconfigurate.

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5. GeneraleIn questa sezione sono visibili i permessi che si possiedono per la singola casella. Leicone in nero indicano le abilitazioni disponibili, quelle in grigio indicano le abilitazioni nondisponibili.

Inoltre è possibile: decidere il numero di messaggi visualizzati per pagina nelle cartelle gestire lo spostamento dei messaggi cancellati nel cestino, cancellarne il contenuto

al momento dell'uscita dall'applicazione ecc.

Note:

l’opzione “Quando si esce dalla web mail svuota il cestino” permette di cancellare imessaggi contenuti nel cestino quando si effettua il Logout; questa opzione puòessere utilizzata qualora la casella fosse talmente piena che l’utente non riesce acancellare i messaggi.

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5.1. Filtri Consente di impostare, in webmail, dei filtri a livello di casella. Per inserire un filtro è necessario posizionarsi nella sezione “Filtri” del menù Opzioni esuccessivamente cliccare su Aggiungi un nuovo filtro per la posta in arrivo. Compare laseguente schermata:

Per esempio: è possibile personalizzare la ricezione di tutte le ricevute diconsegna/accettazione in apposite cartelle create dall'utente.

Per impostare il filtro l’utente deve: indicare il nome del filtro; impostare il filtro utilizzando la sezione “condizioni”; le condizioni disponibili sono:

testo contenuto nel mittente ('Mittente');

testo contenuto nel destinatario diretto ('A');

testo contenuto nel destinatario in copia ('CC');

testo contenuto nell’oggetto; indicare se le condizioni impostate devono essere tutte soddisfatte o se almeno una

delle condizioni deve essere soddisfatta;

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Nota: Per le condizioni Mittente, A e CC l'utente può inserire le seguenti tipologie di valori:un indirizzo mail completo (Es. mario.rossi@legalmail.it);

l'inizio di un indirizzo mail seguito dal carattere *, in modo tale che la condizionerisulti vera per tutti gli indirizzi mail che iniziano con il valore specificato (Es.mario*, oppure mario.rossi@legal*);

la fine di un indirizzo mail preceduta dal carattere *, in modo tale che la condizionerisulti vera per tutti gli indirizzi mail che terminano con il valore specificato (Es.*legalmail.it oppure *rossi@legalmail.it);

la parte centrale di un indirizzo mail preceduta e seguita dal carattere *, in modo taleche la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che contengono il valorespecificato (Es. *mario.rossi*, *rossi*, *rossi@legalmail*, oppure *legalmail*).

Impostando una o più condizioni e cliccando su Avanti verrà mostrato l’elenco delle azionidisponibili

Le azioni disponibili sono: sposta in una cartella: il messaggio viene spostato nella cartella indicata e,

se selezionata l’opzione “Mantieni messaggi in inbox”, depositato anche in“Posta in arrivo”

copia nella cartella: il messaggio verrà copiano nella cartella indicata oltreche depositato in “Posta in arrivo”;

Nota: Per poter creare un filtro di inoltro è necessario avere l’abilitazione alla gestionecasella.

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Filtro Inoltro La funzionalità di inoltro automatico dei messaggi in ingresso viene realizzata attraverso ladefinizione di un filtro di inoltro.Cliccando su Aggiungi un nuovo filtro per la posta in arrivo e impostando le condizionicome successivamente mostrato, il messaggio verrà inoltrato alla casella indicata (chepuò essere certificata oppure non certificata) oltre che depositato in "Posta in arrivo".

ATTENZIONE: l'inoltro viene effettuato dalla casella destinataria del messaggio originalealla casella di inoltro con un invio certificato a nome di chi ha richiesto l'inoltro automatico:per ogni inoltro verrà quindi restituita una ricevuta di accettazione e, nel caso la casella diinoltro sia certificata, una ricevuta di consegna.

NON vengono inoltrati i messaggi relativi a ricevute (di accettazione e di consegna) oerrori derivati da invii non correttamente effettuati, questo per evitare problemi di inoltriripetuti.

Di seguito viene riportato un esempio di creazione di filtro per inoltro automatico a unacasella tradizionale.

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Per impostare il filtro l’utente deve: indicare il nome del filtro; impostare il filtro utilizzando la sezione “condizioni” le condizioni disponibili sono:

testo contenuto nel mittente ('Mittente');

testo contenuto nel destinatario diretto ('A');

testo contenuto nel destinatario in copia ('CC');

testo contenuto nell’oggetto; indicare se le condizioni impostate devono essere tutte soddisfatte o se almeno una

delle condizioni deve essere soddisfatta;

Nota: Per le condizioni Mittente, A e CC l'utente può inserire le seguenti tipologie di valori:un indirizzo mail completo (Es. mario.rossi@legalmail.it);

l'inizio di un indirizzo mail seguito dal carattere *, in modo tale che la condizionerisulti vera per tutti gli indirizzi mail che iniziano con il valore specificato (Es.mario*, oppure mario.rossi@legal*);

la fine di un indirizzo mail preceduta dal carattere *, in modo tale che la condizionerisulti vera per tutti gli indirizzi mail che terminano con il valore specificato (Es.*legalmail.it oppure *rossi@legalmail.it);

la parte centrale di un indirizzo mail preceduta e seguita dal carattere *, in modo taleche la condizione risulti vera per tutti gli indirizzi mail che contengono il valorespecificato (Es. *mario.rossi*, *rossi*, *rossi@legalmail*, oppure *legalmail*).

Impostando una o più condizioni e cliccando su Avanti verrà mostrato il campo in cuiinserire l’indirizzo o gli indirizzi mail verso cui effettuare l’inoltro automatico delle mail(massimo 3)

Nota: Per poter creare un filtro di inoltro è necessario avere l’abilitazione per l’invio dinuovi messaggi.

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5.2. Antispam Per attivare il servizio, selezionare la scelta Funzioni di antispamming.

Ci sono due modalità di gestione dello spam:

Spostare i messaggi di spam in “posta Indesiderata”.In questa modalità i messaggi di spam vengono automaticamente intercettati espostati in una cartella ad hoc chiamata Posta Indesiderata che dovrà esseregestita manualmente. Verranno spostati su questa cartella tutti i messaggiriconosciuti come spam (il punteggio di spam è alto), suspected spam (il punteggiodi spam è intermedio), blocked sender (l'indirizzo del mittente o l'indirizzo iputilizzato per l'invio è riconosciuto come spam).

Cancellare i messaggi di SPAM.In questa modalità i messaggi di spam riconosciuti come tali dal sistema sarannoautomaticamente cancellati. Quelli riconosciuti come suspected spam oppureblocked sender saranno invece spostati in “Posta indesiderata”.

Una volta impostata la configurazione desiderata cliccare sul pulsante Salva.

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6. Utilizzo delle caselle

Come precedentemente indicato, accedendo alla webmail verrà mostrato sulla sinistral’elenco delle caselle, fisiche o virtuali, configurate per il proprio account.

Come di consueto, cliccando sulle singole caselle è possibile visualizzarne il contenuto,diviso per cartelle o etichette.

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6.1. Lettura dei messaggi

Selezionando il singolo messaggio è possibile vederne un’anteprima nell’apposito campo

Facendo doppio clic sul messaggio che si intende leggere, questo verrà aperto in unanuova scheda.

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6.2. Composizione dei messaggi

Per inviare un messaggio da una specifica casella fisica è sufficiente posizionarsi su unaqualsiasi cartella di quella casella e cliccare in alto sul tasto Scrivi

Si aprirà la scheda di composizione all’interno della quale sarà possibile indicare idestinatari della mail, l’oggetto e il testo.

E’ possibile selezionare dal menu a tendina in basso il tipo di ricevuta che si intendericevere, tra Completa, Breve e Sintetica.

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Cliccando sul tasto è possibile modificare la formattazione del testo.

Cliccando sul tasto è possibile aggiungere degli allegati al messaggio.

Cliccando in basso sul bottone Invia il messaggio verrà inviato.

Qualora la casella selezionata come mittente sia una casella virtuale, al momento dellacomposizione verrà chiesto da quale account fisico si vorrà inviare la mail

Se per una specifica casella fisica non si possiedono le abilitazioni per l’invio, il tasto Scrivinon sarà cliccabile

Le stesse indicazioni valgono per le funzioni Rispondi, Rispondi a tutti e Inoltra

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6.3. Invio dei messaggi e verifica delle ricevutedi consegna

I messaggi inviati automaticamente verranno conservati nella cartella Spedite della casellamittente.

Aprendo il messaggio inviato sarà possibile visualizzarne lo stato di consegna (qualoral’indirizzo mail del destinatario sia certificato)

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7. Utilizzo delle Etichette

E’ possibile associare delle etichette ai messaggi di posta elettronica.

Ogni casella possiede preconfigurate le due etichette “Accettazione”, “Avviso”,“Consegna”, “Importanti”, “Inoltrate” e “Todo”.

Per etichettare un messaggio è sufficiente selezionarlo e cliccare sul tasto “Etichetta”

Si aprirà la finestra per la selezione delle etichette da applicare al messaggio.

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E’ possibile associare al messaggio una o più etichette.

Una volta etichettato, il messaggio sarà visualizzabile da tutte le cartelle corrispondentialle singole etichette applicate e riporterà anche i dettagli di tutte le altre etichette chepossiede.

Di seguito l’aspetto del messaggio etichettato visto dalla cartella Inbox

Dalla cartella Importanti

Dalla cartella Da fare

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Aprendo il messaggio o visualizzandolo nella sezione di anteprima, saranno visibili tutte leetichette nella parte relativa all’intestazione del messaggio.

E’ possibile rimuovere le etichette cliccando sulla X corrispondente all’etichetta che sidesidera eliminare

Eliminando tutte le etichette il messaggio verrà automaticamente eliminato, senza veniredepositato prima nel cestino.

E’ possibile creare nuove etichette selezionando la casella interessata e utilizzando lafunzione “Crea etichetta”.

La nuova etichetta dipenderà dalla cartella o etichetta gerarchicamente superiore

Sarà possibile scegliere il nome della nuova etichetta e il colore di riferimento.

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Cliccando su Crea l’etichetta sarà disponibile per l’utilizzo.

Selezionando l’etichetta sarà possibile modificarla (nel nome e nel colore) o eliminarla.

Qualora l’etichetta venga eliminata verranno eliminati anche tutti i messaggi chepossiedono SOLO quell’etichetta.

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8. Spostamento delle mail (intercaselle)

Qualora si abbia l’abilitazione “Gestione intercaselle - Sposta” sarà possibile spostare imessaggi in cartelle di altre caselle, fisiche o virtuali.

Selezionando il messaggio da spostare e cliccando su Sposta apparirà l’albero dellecaselle all’interno delle quali si può spostare il messaggio.

Sarà sufficiente selezionare la cartella di destinazione e cliccare su Ok.

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9. Rubrica Ogni utente può creare una rubrica personale degli indirizzi di posta. Inoltre è possibilearchiviare i certificati digitali. La scheda della rubrica permette di inserire, modificare,cancellare un indirizzo di posta all’interno della propria rubrica; inoltre è possibile creare egestire gruppi di indirizzi di posta.

Per accedere alla rubrica cliccare sul pulsante “Rubrica”.

Viene quindi visualizzata la scheda “Rubrica”.

Per inserire un nuovo gruppo o una lista in rubrica sulla voce Crea Gruppo

Inserire il nome del gruppo o della lista desiderato nel campo “Nome” (obbligatorio).

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Premere il bottone “Crea” per salvare il gruppo.

Per aggiungere un nuovo contatto cliccare su “Crea Contatto”

Compilare i campi relativi al contatto. I campi Nome, Cognome ed Email sonoobbligatori.Se si desidera aggiungere il contatto ad un gruppo è possibile selezionare tra i gruppidisponibili attraverso il menu a tendina sottostante.

Cliccando su Aggiungi il contatto verrà creato.

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Cliccando su uno dei campi evidenziati in blu è possibile accedere ai dettagli delcontatto ed eventualmente modificarli

Dopo la creazione, selezionando il contatto o un gruppo di contatti è possibile,cliccando sul tasto Aggiungi, aggiungerli ad un gruppo.

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Per eliminare uno o più contatti è sufficiente selezionarli e cliccare sul tasto Elimina

Una volta inseriti i contatti in rubrica, verranno suggeriti in digitazione in fase dicomposizione del messaggio

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