GFI MailArchiver for Exchange 3 Manuale - gfi-italia.com · 4 • Come funziona GFI MailArchiver?...

GFI MailArchiver for Exchange 3

Manuale

a cura di GFI Software Ltd.

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GFI MailArchiver for Exchange Indice • i

Indice

Informazioni su GFI MailArchiver 1 Introduzione a GFI MailArchiver ....................................................................................1 Caratteristiche principali di GFI MailArchiver.................................................................1 Come funziona GFI MailArchiver? .................................................................................4

Installazione di GFI MailArchiver 5 Introduzione ...................................................................................................................5 Su quale computer installare GFI MailArchiver? ...........................................................5 Requisiti di sistema ........................................................................................................6 Requisiti hardware .........................................................................................................6 Preparazione dei server da adoperare con GFI MailArchiver .......................................6 Preparazione di Microsoft Exchange Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver ............................................................................................................7

Abilitazione di Envelope Journaling (facoltativa) ..............................................9 Utilizzo dello strumento exejcfg.exe................................................................10 Utilizzo dell’editor ADSI...................................................................................10

Preparazione di Microsoft SQL Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver .................................................................................................................13

Installazione ed abilitazione della ricerca full-text...........................................14 Creazione del database ..................................................................................15

Installazione di GFI MailArchiver .................................................................................16 Inserimento del codice di licenza dopo l’installazione .................................................19 Aggiornamento di un’installazione di GFI MailArchiver 3 con una build più recente...........................................................................................................23

Aggiornamento dello schema del database di GFI MailArchiver 3 .................................................................................................23

Aggiornamento di un’installazione di GFI MailArchiver 2 ad una di GFI MailArchiver 3 .......................................................................................................25

Configurazione di GFI MailArchiver 27 Introduzione alla configurazione ..................................................................................27 Configurazione impostazioni della scheda General.....................................................28 Configurazione del database .......................................................................................30

Configurazione della connessione a un database di Microsoft SQL Server .....................................................................................................31 Configurazione della connessione a un database di Microsoft Access.............................................................................................................38 Selezione del database attivo .........................................................................43 Impostazione dell’elenco dei database visibili ................................................44

Configurazione della gestione database......................................................................46 Modifica delle priorità delle connessioni al database del pool........................52 Riconfigurazione delle impostazioni di pianificazione.....................................54

Visualizzazione delle statistiche di database...............................................................54 Riconfigurazione di una connessione al database ......................................................54 Eliminazione di una connessione al database.............................................................55 Configurazione delle email da archiviare.....................................................................56 Configurazione dell’elenco di esclusioni di archiviazione ............................................58

Configurazione di un elenco “Escludi questi utenti”........................................58 Configurazione di un elenco “tutti tranne questi utenti” ..................................60 Disabilitazione degli elenchi di esclusione......................................................61

ii • Indice GFI MailArchiver for Exchange

Rimozione di utenti dall’elenco .......................................................................62 Configurazione del controllo di accesso ......................................................................62

Configurazione del gruppo di accesso archivio completo ..............................62 Configurazione di gruppi di accesso...............................................................63 Rimozione dei gruppi di accesso dell’elenco ..................................................65

Configurazione delle sorgenti di dati............................................................................66 Configurazione di una sorgente di dati Microsoft Exchange locale...............................................................................................................66 Configurazione di una sorgente di dati Microsoft Exchange remota .............................................................................................................70 Configurazione di un server di posta diverso da Exchange come sorgente di dati......................................................................................73 Riconfigurazione di una sorgente di dati.........................................................75 Rimozione di una sorgente di dati...................................................................75

Utilizzo di GFI MailArchiver 77 Introduzione .................................................................................................................77 Esplorazione dell’archivio di email ...............................................................................78

Espansione di un thread di conversazioni ......................................................78 Visualizzazione di un’email .............................................................................78 Scaricamento di allegati..................................................................................80 Visualizzazione delle intestazioni internet di email .........................................80 Stampa di un’email .........................................................................................82 Salvataggio di un’email su disco.....................................................................82 Ripristino di email tramite la caratteristica OneClick Restore (Ripristino in un clic)........................................................................................83 Aggiornamento dell’elenco di conversazioni...................................................83 Navigazione tra le pagine della conversazione ..............................................83 Accesso come altro utente..............................................................................84

Esplorazione delle email con un account munito di privilegi di accesso di gruppo........................................................................................................85

Selezione di un account utente da esplorare..................................................85 Aggiornamento della cache generale .............................................................85 Visualizzazione dell’elenco completo di account cui è possibile accedere ..........................................................................................85

Ricerca nell’archivio email ...........................................................................................85 Ricerca tramite un singolo termine ..............................................................................85

Ricerca tramite il nome dell’allegato ...............................................................85 Ricerca tramite il campo ID del messaggio ....................................................85 Ricerca tramite il mittente o il destinatario o delle email.................................85 Ricerca tramite la data di invio........................................................................85 Ricerca tramite la data e ora di invio ..............................................................85 Ricerca tramite l’oggetto .................................................................................85 Ricerca tramite il testo ....................................................................................85

Ricerca tramite più termini ...........................................................................................85 Rimozione di termini di ricerca........................................................................85

Visualizzazione delle email restituite da una ricerca ...................................................85 Disposizione dei risultati della ricerca..........................................................................85 Selezione del database in cui esplorare e ricercare ....................................................85 Selezione della lingua di localizzazione.......................................................................85 Uscita da GFI MailArchiver ..........................................................................................85 Accesso a GFI MailArchiver da Microsoft Outlook ......................................................85

Importazione email 85 Introduzione .................................................................................................................85 Configurazione di GFI MailArchiver Import Service.....................................................85

Modifica di un database configurato ...............................................................85 Rimozione di un database configurato ...........................................................85 Monitoraggio di GFI MailArchiver Import Service ...........................................85 Condivisione della cartella di prelievo.............................................................85

Utilizzo dello strumento di esportazione email di GFI MailArchiver 2..........................85

GFI MailArchiver for Exchange Indice • iii

Utilizzo dello strumento di esportazione email PST-Exchange di GFI ........................85 Sorgente di Microsoft Exchange.....................................................................85 Cartelle pubbliche di Microsoft Exchange.......................................................85 Selezione delle cartelle da cui estrarre le email .............................................85 Impostazione di un periodo di sospensione....................................................85 Selezione del proprietario delle email .............................................................85 Selezione di una destinazione per le email estratte .......................................85 Processo di estrazione di email ......................................................................85 Email saltate....................................................................................................85 Email non estratte ...........................................................................................85

Utilizzo dello strumento GFI MailEssentials Email Archive Export ..............................85

Esportazione email 85 Introduzione .................................................................................................................85 Utilizzo dello strumento GFI MailArchiver Bulk Export ................................................85

Ricerca di email...............................................................................................85 Visualizzazione di un’email dai risultati di ricerca ...........................................85 Esportazione di email......................................................................................85 Ripristino in un indirizzo email specificato ......................................................85 Scaricamento in una cartella su disco ............................................................85 Connessione a diverse installazioni di GFI MailArchiver ................................85 Disconnessione da un’installazione di GFI MailArchiver ................................85

Risoluzione dei problemi 85 Introduzione .................................................................................................................85 Knowledgebase............................................................................................................85 Richiesta di assistenza tramite email...........................................................................85 Richiesta di assistenza tecnica tramite la web-chat ....................................................85 Richiesta telefonica di assistenza tecnica ...................................................................85 Forum via web..............................................................................................................85 Notifiche relative alle build ...........................................................................................85

GFI MailArchiver for Exchange Introduzione a GFI MailArchiver • 1

Informazioni su GFI MailArchiver

Introduzione a GFI MailArchiver GFI MailArchiver è una soluzione di archiviazione della posta elettronica che offre delle potenti caratteristiche funzionali in grado di consentire all’utente di archiviare tutte le email interne ed esterne in un database centrale. GFI MailArchiver permette agli utenti di esplorare e ricercare email passate avvalendosi di un’interfaccia di ricerca basata sul web.

Caratteristiche principali di GFI MailArchiver

Supporto di Exchange Server e di server aderenti all’IMAP GFI MailArchiver è in grado di raccogliere ed archiviare email da Exchange Server e da qualsiasi server di posta che supporti Active Directory e IMAP.

Archiviazione di email da più server di posta simultaneamente GFI MailArchiver consente di configurare più di una sorgente di dati email, rendendo possibile, così, archiviare email di due o più server di posta contemporaneamente.

Installazione su un computer diverso dal server di posta È possibile installare GFI MailArchiver su un computer dedicato, diverso dal computer su cui è in esecuzione il server di posta. Con una tale configurazione, i processi di archiviazione e di recupero di GFI MailArchiver non sovraccaricheranno il server di posta. Installando GFI MailArchiver su un computer dedicato, è possibile avere accesso a Microsoft Exchange o altro server di posta aderente all’IMAP tramite il protocollo omonimo. Inoltre, un computer dedicato a GFI MailArchiver è opportuno quando è necessario archiviare email di più server simultaneamente.

Nessuna modifica al sistema di posta elettronica di Exchange GFI MailArchiver sfrutta la caratteristica di registrazione di Exchange Server, offrendo scalabilità ed affidabilità ineguagliate. Altre soluzioni di archiviazione della posta elettronica in genere sostituiscono l’email con un link al loro database: ciò può rappresentare un punto a rischio (point of failure) e ridurre le prestazioni dell'intero sistema di posta elettronica. GFI MailArchiver non interferisce sul modo di operare di Exchange, ma funziona parallelamente ad esso.

2 • Caratteristiche principali di GFI MailArchiver GFI MailArchiver for Exchange

Riduzione dell'amministrazione mediante l'archiviazione delle email su un database Poiché le email archiviate sono immagazzinate su un normale database, come Microsoft SQL Server, è facile effettuarne il salvataggio in backup o ripristinarle. Non sono necessari particolari strumenti di backup di Exchange.

Ripristino di email mediante la funzione OneClick Restore L’interfaccia GFI MailArchiver basata sul web consente agli utenti di ricercare e ripristinare in una casella di posta le email passate grazie alla funzionalità OneClick Restore (Ripristino in un clic).

Riduzione dei requisiti di memoria della posta elettronica GFI MailArchiver può archiviare l’intera sorgente email in un formato compresso. La compressione di dati produce un notevole risparmio dello spazio su disco rispetto all’archiviazione di email negli archivi di Exchange. Inoltre, l’archiviazione delle email su un database consente di ottimizzare gli spazi molto più efficacemente dell'archiviazione degli stessi dati su file PST. Inoltre, per Microsoft SQL Server è disponibile un numero maggiore di strumenti di compressione e backup rispetto ad Exchange.

Miglioramento delle prestazioni di Exchange Se si archiviano tutte le email aziendali su Exchange Server, col tempo le prestazioni della posta elettronica ne risulteranno ridotte. Il trasferimento delle vecchie email nel database di GFI MailArchiver produrrà archivi compatti ed elevate prestazioni di Exchange.

Esclusione delle email di particolari utenti (opzione facoltativa) Ove richiesto, è possibile istruire GFI MailArchiver in modo tale che ignori le email da e verso particolari utenti, compresi utenti di Active Directory.

Facile applicazione dei criteri di posta elettronica aziendali La disponibilità di un archivio a livello centrale consente di cercare facilmente un'email aziendale in base ad un testo determinato e di far applicare gli eventuali criteri aziendali di posta elettronica vigenti.

Rimozione del problema dei file PST Gli utenti che archiviano le email in file PST sull’unità disco rigido locale incontreranno delle difficoltà nell’archiviare e ricercare nei molti file PST. Inoltre, molti utenti non riescono ad organizzare i loro file PST in modo opportuno. L'utilizzo di GFI MailArchiver elimina, per gli utenti, l'esigenza di archiviare le email in file PST su dischi rigidi locali. Con GFI MailArchiver, gli utenti possono sfogliare, ricercare e ripristinare le email del passato dal database SQL tramite l'interfaccia di ricerca basata sul web, anziché frugare in un archivio di file PST presenti sul disco per trovare una determinata email.

Importazione di vecchie email Il Servizio di importazione di GFI MailArchiver (GFI MailArchiver Import Service), unitamente ai programmi guidati forniti, consente di

GFI MailArchiver for Exchange Caratteristiche principali di GFI MailArchiver • 3

archiviare email che il server di posta ha elaborato prima dell’installazione di GFI MailArchiver. In questo modo, gli utenti possono disporre di tutte le loro conversazioni email tramite l’interfaccia basata sul web.

4 • Come funziona GFI MailArchiver? GFI MailArchiver for Exchange

Come funziona GFI MailArchiver? GFI MailArchiver si collega alle sorgenti di dati configurate, ad esempio una casella postale di registrazione su Microsoft Exchange Server, raccoglie le email ivi immagazzinate e le archivia nel database attivo configurato, per esempio Microsoft SQL Server.

Schermata 1 – Installazione di GFI MailArchiver

Gli utenti possono poi sfogliare il database e ricercare determinate email con l’interfaccia web di GFI MailArchiver, adoperando Microsoft Internet Explorer.

GFI MailArchiver for Exchange Introduzione • 5

Installazione di GFI MailArchiver

Introduzione Il presente capitolo evidenzia i punti importanti da considerare prima di procedere all’installazione di GFI MailArchiver sulla propria rete, in modo da poter prendere le decisioni più opportune sulla locazione e le modalità di configurazione di GFI MailArchiver sulla rete.

Su quale computer installare GFI MailArchiver? È necessario installare GFI MailArchiver su un computer che rientri nel dominio di Active Directory. Per scegliere il computer ideale su cui installare GFI MailArchiver, considerare quanto segue:

• il flusso email gestito dai propri server • le caratteristiche tecniche hardware e software del computer • l’esigenza di archiviare email provenienti da più sorgenti

contemporaneamente. Ad esempio, se si ha solo l’esigenza di archiviare le email provenienti da un unico server di posta, come Exchange Server, e tale server gestisce il flusso email della propria rete, ma dispone ancora di capacità di elaborazione, si può scegliere di installare GFI MailArchiver direttamente sul computer Exchange Server. D’altra parte, se si desidera archiviare le email di molti server di posta, compresi server diversi da Exchange che adoperano il protocollo IMAP, si consiglia di installare GFI MailArchiver su un computer separato. NOTA: GFI MailArchiver non richiede un computer dedicato quando non è installato sul server di posta. Per esempio, è possibile installare GFI MailArchiver su computer che eseguono altre applicazioni quali GFI MailEssentials o GFI MailSecurity. Sul computer scelto per installare GFI MailArchiver devono essere installati e in esecuzione Internet Information Services (IIS) e il servizio World Wide Web, e ASP.NET registrato, poiché GFI MailArchiver ha la necessità di creare una directory virtuale per ospitare la sua interfaccia web.

6 • Requisiti di sistema GFI MailArchiver for Exchange

Requisiti di sistema Per installare GFI MailArchiver sono necessari: • Windows 2000 Professional, Server e Advanced Server (Service Pack 1 o

superiore) oppure Windows 2003 Server e Advanced Server • Microsoft .NET Framework 1.1 • Internet Information Services (IIS): servizio World Wide Web

NOTA: accertarsi che ASP.NET sia stato registrato con IIS. Per effettuare la registrazione, procedere con le seguenti fasi: 1. Aprire il prompt dei comandi 2. Andare su <Directory di Windows>\Microsoft.NET\Framework\<numero versione>\ 3. Eseguire il comando “aspnet_regiis.exe –i” e premere invio

• Microsoft SQL Server 2000 con SP3 NOTA: il supporto del database di Microsoft Access è offerto unicamente ai fini della valutazione di GFI MailArchiver.

Requisiti hardware I requisiti hardware di GFI MailArchiver sono i seguenti: • Pentium 4 (o equivalente) da 2Ghz • 512MB di RAM • 2 GB di spazio fisico disponibile sul disco

Preparazione dei server da adoperare con GFI MailArchiver GFI MailArchiver richiede almeno una sorgente di dati da cui raccogliere le email, come Microsoft Exchange Server, e un Server Microsoft SQL per immagazzinare le email archiviate. Le sezioni che seguono illustrano le modalità di preparazione di questi server per poterli adoperare con GFI MailArchiver. La sezione “Preparazione di Microsoft Exchange Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver” descrive le modalità per abilitare la funzione di inserimento del diario (di seguito “journaling”) sull’archivio email, necessaria a tale fine. Tale sezione contiene inoltre una parte facoltativa che illustra le modalità per abilitare l’envelope journaling, in maniera tale che GFI MailArchiver possa archiviare le intestazioni internet dell’email complete. La sezione “Preparazione di Microsoft SQL Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver” descrive le modalità per configurare e preparare Microsoft SQL Server affinché sia possibile adoperarlo con GFI MailArchiver, attraverso la creazione di un nuovo database vuoto e l’installazione e abilitazione dell’indicizzazione full-text su quel database.

GFI MailArchiver for Exchange Preparazione di Microsoft Exchange Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver • 7

Preparazione di Microsoft Exchange Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver

Per archiviare le email da Microsoft Exchange Server, si dovrà impostare e configurare una casella di posta di journaling. La casella di posta di journaling sarà adoperata dalla funzionalità di inserimento nel diario di Exchange Server, in modo tale che ogni email che attraversa il server venga copiata nella casella di posta di journaling. GFI MailArchiver sonderà poi periodicamente la casella di journaling e archivierà eventuali email trovate. Per impostare il journaling di Exchange Server, procedere con le seguenti fasi: 1. Creare una casella di posta nella quale saranno archiviate tutte le email. A questo scopo, aggiungere un nuovo utente alla console Active Directory Users and Computers (Utenti e computer di Active Directory). Assegnare un nome pertinente alla casella di posta, ad esempio, “journal”. 2. Aprire il Gestore di sistema di Exchange e navigare fino al nodo dell’Archivio delle caselle di posta, espandendo l’opzione Servers server_name Storage Group (Server ### nome_server ### Gruppo di archiviazione). Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo Mailbox Store (Archivio caselle di posta) e selezionare Properties (Proprietà) dal menu di scelta rapida. 3. Nella finestra di dialogo delle Proprietà, accedere alla scheda General (Generale) e abilitare la casella di controllo Archive all messages sent and received by mailboxes on this store (Archivia tutti i messaggi inviati e ricevuti dalle caselle di posta di questo archivio).

8 • Preparazione di Microsoft Exchange Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 2 – Abilitazione del journaling sull’archivio caselle di posta di Exchange


4. Fare clic sul pulsante Browse (Sfoglia) localizzato sulla destra della casella di controllo Archive all messages sent or received by mailboxes on this store (Archivia tutti i messaggi inviati e ricevuti dalle caselle di posta di questo archivio). Viene visualizzata la finestra di dialogo Select Recipient (Selezione destinatario). 5. Nella finestra di dialogo Select Recipient (Selezione destinatario), inserire il nome della casella di journaling creata nella fase 1, cioè “journal”. Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo Select Recipient (Selezione destinatario). NOTA: se si desidera archiviare le email in una cartella pubblica, inserire il nome di una cartella pubblica nella finestra di dialogo Select Recipient (Selezione destinatario).

Schermata 3 - Selezione del nome della casella di posta dell’archivio

6. Una volta terminato, chiudere la finestra di dialogo Mailbox Store Properties (Proprietà dell’Archivio caselle di posta) e la console del Gestore di sistema di Exchange. È quindi possibile configurare il server di posta Exchange come sorgente di dati per GFI MailArchiver.

Abilitazione di Envelope Journaling (facoltativa) NOTA 1: se si desiderano archiviare informazioni di intestazione email, è necessario proseguire con la lettura della presente sezione, che tratta l’abilitazione della funzione di envelope journaling di Exchange. Se, invece, non si desiderano archiviare le informazioni succitate, è possibile saltare la lettura di questa sezione. GFI MailArchiver continuerà a funzionare correttamente. L’Envelope Journaling di Exchange “cattura” tutti i destinatari RFC2821 ed RFC2822 disponibili, compresi i destinatari Cc e Ccn. Raccoglie inoltre membri dell’espansione di un gruppo di distribuzione e rapporti che comprendono ricevute di recapito, avvisi di mancato recapito (o NDR), ricevute di lettura e avvisi di fuori sede. NOTA 2: l’Envelope Journaling è disponibile in Exchange 2000 post Service Pack 3 e in Exchange 2003 Service Pack 1. NOTA 3: per ulteriori informazioni su Envelope Journaling, visitare la seguente pagina web di Microsoft: Modalità di funzionamento dell'envelope journaling di Exchange Server (in inglese). È possibile abilitare l’envelope journaling con uno dei seguenti metodi:


1. lo strumento di configurazione avanzata di journaling della posta elettronica di Exchange Server (exejcfg.exe) 2. la console di gestione dell’editor ADSI.

Utilizzo dello strumento exejcfg.exe Per abilitare l’Envelope Journaling, procedere con le seguenti fasi: 1. Aprire il prompt dei comandi. 2. Navigare fino alla cartella in cui si è copiato lo strumento exejcfg.exe. 3. Digitare exejcfg –e e premere il tasto Enter (Invio) per abilitare Envelope Journaling. NOTA 1: il comando exejcfg –d disabilita Envelope Journaling per quell’azienda. NOTA 2: lo strumento exejcfg.exe è scaricabile dalla seguente pagina web di Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=e7f73f10-7933-40f3-b07e-ebf38df3400d&displaylang=en (in inglese) NOTA 3: lo strumento exejcfg.exe scaricato dal link precedente è utilizzabile in ambienti server sia Exchange 2000 sia Exchange 2003.

Utilizzo dell’editor ADSI Per abilitare l’Envelope Journaling, procedere con le seguenti fasi: 1. Aprire la console adsiedit.msc. NOTA: lo strumento adsiedit.msc è disponibile tra gli strumenti di supporto di Windows Server 2003 e nel kit delle risorse di Windows 2000 Server.


Schermata 4 – ADSI Edit

2. Navigare fino al nodo CN=<your organization name> (CN=<nome dell’organizzazione>) espandendo ADSI Edit Configuration <CN=Configuration> <CN=Services> <CN=Microsoft Exchange> (ADSI Edit ### Configurazione ### <CN=Configurazione> ### <CN=Servizi> ### <CN=Microsoft Exchange>). Fare clic sul nodo CN<your organization name> e quindi sull’opzione Properties (Proprietà) del menu di scelta rapida. 3. Viene visualizzata la finestra di dialogo delle proprietà. Dall’elenco degli Attributes (Attributi) selezionare l’attributo heuristics (euristica) e fare clic sul pulsante Edit (Modifica).


Schermata 5 – Attributo “euristica”

4. Viene visualizzata la finestra di dialogo Integer Attribute Editor. Inserire 512 nella casella di modifica Value (Valore) e fare clic sul pulsante OK.

Schermata 6– Modifica del valore dell’attributo euristico

5. La colonna Value (Valore) dell’attributo heuristics (euristica) verrà aggiornata per rispecchiare il nuovo valore “512” dell’elenco Attributes (Attributi).

GFI MailArchiver for Exchange Preparazione di Microsoft SQL Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver • 13

Schermata 7 – Valore euristico impostato su 512

6. Fare clic sul pulsante OK per salvare la nuova impostazione e chiudere la console ADSIEdit. Nota: si adopera il valore 512 per abilitare Envelope Journaling ed il valore 0 per disabilitarla.

Preparazione di Microsoft SQL Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver

A fini valutativi, è possibile adoperare GFI MailArchiver con Microsoft Access come database terminale. Tuttavia, a fini produttivi GFI MailArchiver richiede Microsoft SQL Server 2000. Per preparare Microsoft SQL Server, procedere con le seguenti fasi: 1. Creare un database vuoto, in modo da poter configurare GFI MailArchiver affinché vi archivi le email all’interno. 2. Abilitare l’indicizzazione di ricerca full-text, in modo tale che GFI MailArchiver possa ricercare parole chiave nel testo delle email. NOTA: Microsoft SQL Server va configurato affinché adoperi la modalità di autenticazione mista. A questo scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo SQL Server in Enterprise Manager e selezionare Properties (Proprietà) dal menu di scelta rapida. Nella finestra di dialogo delle proprietà, accedere alla scheda Protezione ed accertarsi che risulti selezionata l’opzione SQL Server e Windows.

14 • Preparazione di Microsoft SQL Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver GFI MailArchiver for Exchange

Installazione ed abilitazione della ricerca full-text Per poter effettuare una ricerca testuale nel testo dell’email, GFI MailArchiver richiede l’installazione del componente Ricerca full-text di Microsoft SQL Server. Per installare il componente Ricerca full-text, procedere con le seguenti fasi: 1. Eseguire l’installazione di Microsoft SQL Server e selezionare l’opzione Aggiorna, rimuovi o aggiungi componenti a un'istanza esistente di SQL Server. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 2. Selezionare l’opzione Aggiungi componenti all'installazione esistente e fare clic sul pulsante Avanti.

Schermata 8 – Aggiunta di componenti all’installazione

3. Nella finestra di dialogo Seleziona componenti, selezionare Componenti server nell’elenco Componenti. Selezionare l’opzione Ricerca full-text nell’elenco Sottocomponenti. Fare clic sul pulsante Avanti per avviare l’installazione.

GFI MailArchiver for Exchange Preparazione di Microsoft SQL Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver • 15

Schermata 9 - Installazione della funzione Ricerca full-text

NOTA: dopo aver installato l’indicizzazione full-text, eseguire il programma di setup dell’ultimo service pack attualmente installato sul server. Ad esempio, se si è in possesso di Microsoft SQL Server 2000 con SP3 e si sono eseguite le istruzioni sopra riportate per abilitare l’indicizzazione full-text, sarà necessario eseguire il programma di setup di Microsoft SQL Server 2000 SP3. La mancata esecuzione del setup potrebbe causare l’interruzione dell’installazione di Microsoft SQL Server.

Creazione del database 1. Aprire SQL Server Enterprise Manager e navigare fino al server SQL su cui si desidera creare il database. 2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo Database e poi fare clic sull’opzione Nuovo database... del menu di scelta rapida.

16 • Installazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 10 – Creazione di un nuovo database

3. Viene visualizzata la finestra di dialogo delle Proprietà del database. Nel campo Nome, inserire il nome del database che si desidera creare, ad esempio “MailArchiver” e fare clic sul pulsante OK. NOTA 1: per ottenere delle prestazioni ottimali, assegnare in anticipo spazio sia per i dati sia per i file delle transazioni, ad esempio: 500MB per il file di dati e 50MB per il file di transazione, per evitare operazioni di ingrandimento durante l'archiviazione iniziale sul database. Per assegnare preventivamente lo spazio su disco, specificare un valore nella colonna Dimensioni iniziali (MB). Al fine di ridurre ulteriormente i rallentamenti che si determinano quando Microsoft SQL Server esegue un’operazione di ingrandimento del database, impostare la crescita del file di entrambi i tipi di file suddetti su un valore prefissato espresso in megabyte, non superiore a 100MB, anziché espresso in percentuale. Inoltre, accertarsi che l’opzione Dimensioni massime file sia lasciata su Aumento illimitato sia per i file di dati che di transazioni. È possibile configurare tali impostazioni nelle schede File di dati e Log delle transazioni della finestra di dialogo delle Proprietà del database. NOTA 2: trascorso il primo mese di archiviazione, prendere nota della dimensione del file di dati del database. Sulla base di tale valore, stimare la dimensione del database dell’archivio, ad esempio, per sei mesi. Se si prevede che il database dell'archivio sarà superiore a 20GB, è il caso di prendere in esame la configurazione della funzione di gestione del database di GFI MailArchiver. La sezione “Configurazione della gestione del database” del capitolo “Configurazione di GFI MailArchiver” fornisce maggiori informazioni a questo riguardo.

Installazione di GFI MailArchiver NOTA: prima di installare GFI MailArchiver, verificare i seguenti punti: 1. accertarsi di essere collegati come Amministratore o di adoperare un account con privilegi amministrativi;

GFI MailArchiver for Exchange Installazione di GFI MailArchiver • 17

2. salvare gli eventuali documenti aperti e chiudere tutte le applicazioni ancora aperte; 3. verificare che il computer su cui si sta installando GFI MailArchiver abbia i requisiti di sistema e hardware sopra indicati. Per installare GFI MailArchiver, procedere con le seguenti fasi: 1. Eseguire il programma d'installazione di GFI MailArchiver facendo doppio clic sul file MailArchiver3.exe. L’installazione guidata esegue alcune operazioni di decompressione e quindi viene visualizzata la pagina di Benvenuto dell’installazione guidata. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 2. L’installazione guidata visualizza la pagina Check for latest build availability (Ricerca disponibilità ultima versione build). Per continuare con l’installazione, selezionare l’opzione Do not check for new build (Non ricercare nuove build) e fare clic sul pulsante Next. 3. Viene visualizzata la pagina del License agreement (Contratto di licenza). È quindi necessario accettare le condizioni del contratto di licenza selezionando l’opzione I accept the terms in the license agreement (Accetto) e fare poi clic sul pulsante Next (Avanti) per proseguire con l’installazione.

Schermata 11 – Inserimento indirizzo email dell'amministratore e codice di licenza del prodotto

4. Viene visualizzata la pagina Administrator Email (Email amministratore). Inserire l’indirizzo email dell’amministratore nella casella di modifica Administrator Email (Email amministratore). Se si è acquistata una licenza per GFI MailArchiver, inserirla nella casella di modifica License Key (Codice di licenza). Se non si è ancora muniti di una licenza e si desidera valutare GFI MailArchiver, nella casella di modifica License Key (Codice di licenza) lasciare il valore “evaluation” (“valutazione”). NOTA: con il valore “evaluation” come codice di licenza, si potrà adoperare GFI MailArchiver per 10 giorni. Se si decide di acquistare

18 • Installazione di GFI MailArchiver GFI MailArchiver for Exchange

GFI MailArchiver successivamente, non sarà necessario installare di nuovo GFI MailArchiver. È sufficiente inserire il codice di licenza acquistato nell'interfaccia web di configurazione. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per proseguire l’installazione. 5. Viene visualizzata la pagina dell’installazione guidata della Destination Folder (Cartella di destinazione). Per installare GFI MailArchiver nella locazione predefinita, fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. Se si desidera indicare una locazione d’installazione di GFI MailArchiver diversa, fare clic sul pulsante Browse (Sfoglia) per selezionare una cartella. 6. Viene visualizzata la pagina Web Application Setup (Installazione applicazione web). Selezionare il sito web su cui si desidera installare l’interfaccia web di GFI MailArchiver dall’elenco a discesa dei siti web (Website). Nella casella di modifica Virtual Directory Alias (Alias della directory virtuale) inserire il nome della cartella virtuale d’interfaccia web di GFI MailArchiver. Per impostazione predefinita, tale nome è “MailArchiver”. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare l’installazione.

Schermata 12 – Selezione di un sito web e di una directory virtuale

7. Viene visualizzata la pagina Ready to install the program (Pronto per l'installazione del programma). Fare clic sul pulsante Install (Installa) per avviare l’installazione di GFI MailArchiver con le impostazioni configurate nelle pagine precedenti.

GFI MailArchiver for Exchange Inserimento del codice di licenza dopo l’installazione • 19

Schermata 13 – Stato di avanzamento dell’installazione di GFI MailArchiver

8. Una volta completato il processo d’installazione, viene visualizzata la pagina finale dell’installazione guidata. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per completare l’installazione di GFI MailArchiver.

Inserimento del codice di licenza dopo l’installazione NOTA: l’inserimento del Codice di licenza non va confuso con la procedura di registrazione dei dati dell’azienda sul nostro sito web. Questa seconda fase è molto importante, poiché ci consente di fornire l’assistenza e di comunicare tutte le notizie importanti relative al prodotto. Effettuare la registrazione sul sito http://customers.gfi.com. Se si è acquistato GFI MailArchiver, è necessario inserire il codice di licenza nella configurazione di GFI MailArchiver. A tale scopo, procedere con le fasi seguenti: 1. Aprire Microsoft Internet Explorer. 2. Nella barra degli Indirizzi, digitare il seguente indirizzo e premere il tasto Invio: http://<hostname>/<GFI MailArchiver virtual folder name>/Configuration (http://<nome host>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver>/Configurazione)

Ad esempio, http://master-domain.com/MailArchiver/Configuration (http://master-domain.com/MailArchiver/Configurazione). 3. La pagina di configurazione GFI MailArchiver richiedere all’utente di immettere un nome utente e una password. Il nome utente e la password indicati devono appartenere ad un account dotato di privilegi amministrativi.

20 • Inserimento del codice di licenza dopo l’installazione GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 14 - Accesso alla configurazione di GFI MailArchiver

4. Nella pagina di configurazione GFI MailArchiver, selezionare la scheda General (Generale). Nella casella di modifica del License key (Codice di licenza), incollare il codice di licenza di GFI MailArchiver acquistato e fare quindi clic sul pulsante Verify (Verifica).

GFI MailArchiver for Exchange Inserimento del codice di licenza dopo l’installazione • 21

Schermata 15 – Inserimento del codice di licenza di GFI MailArchiver

5. Se il codice di licenza è stato inserito in maniera corretta, accanto all’etichetta License type (Tipo di licenza), comparirà la dicitura Licensed version (Versione con licenza). In caso contrario, accanto all’etichetta License type (Tipo di licenza) GFI MailArchiver visualizzerà il messaggio Invalid license key (Codice di licenza non valido) in rosso. Se si è inserito un codice di licenza valido, fare clic sul pulsante Save (Salva) sulle schede di configurazione per salvare le nuove impostazioni di configurazione. NOTA: il codice di licenza acquistato è valido per il numero di utenti riportato accanto all'etichetta Licensed users (Utenti con licenza). Vicino all'etichetta System info (Informazioni di sistema), GFI MailArchiver visualizza la durata e la quantità di utenti abilitati contati. GFI MailArchiver conta il numero di utenti abilitati all’email in modo diverso, in base alle impostazioni di esclusione configurabili nella scheda Exclude (Esclusione). I punti seguenti descrivono la modalità con cui GFI MailArchiver conta gli utenti abilitati all’email, secondo tre possibili scenari: 1) nessuna esclusione utente configurata (no user exclusions configured), 2) escludi questo elenco dall’archiviazione (exclude this list from archiving) e 3) escludi tutti dall’archiviazione tranne gli utenti di questo elenco (exclude everyone from archiving except users in this list). Ai fini degli esempi, considereremo un’Active

22 • Inserimento del codice di licenza dopo l’installazione GFI MailArchiver for Exchange

Directory (AD) composta di 40 oggetti, 12 dei quali rappresentano utenti abilitati all’email.

• User exclusions disabled (Esclusione utenti disabilitata). GFI MailArchiver conta tutti gli account utenti abilitati all’email. Non vengono contati altri oggetti quali gruppi o computer. GFI MailArchiver quindi visualizzerà il valore 12 accanto all’etichetta Mail-enabled users detected (Utenti abilitati all’email rilevati).

• Exclude these users from archiving (Escludi questi utenti dall'archiviazione). GFI MailArchiver conta tutti gli account utenti abilitati all’email e vi sottrae il numero di account utenti di AD (diversi da indirizzi email) presenti nell’elenco exclude these users. Di conseguenza, se si sono indicate tre account utenti di AD e un indirizzo email nell’elenco exclude these users, accanto all’etichetta Mail-enabled users detected (Utenti abilitati all’email rilevati) GFI MailArchiver visualizzerà il valore 9.

• Exclude everyone from archiving except users in this list (Escludi tutti dall’archiviazione tranne gli utenti di questo elenco). GFI MailArchiver conta gli account utenti di AD (diversi dagli indirizzi email) presenti nell’elenco Exclude everyone from archiving except users in this list. Di conseguenza, se si sono indicati tre utenti di AD nell’elenco exclude everyone except users in this list, accanto all’etichetta Mail-enabled users detected (Utenti abilitati all’email rilevati) GFI MailArchiver visualizzerà il valore 3. Se si indica anche un solo indirizzo email nell’elenco exclude everyone except users in this list, GFI MailArchiver conterà tutti gli account utenti di AD abilitati all’email e, conseguentemente, accanto all’etichetta Mail-enabled users detected (Utenti abilitati all’email rilevati) GFI MailArchiver visualizzerà il valore 3.

6. Nell’angolo in alto a destra sopra le schede, GFI MailArchiver visualizza Settings saved (Impostazioni salvate).

Schermata 16 – Impostazioni di configurazione di GFI MailArchiver salvate

GFI MailArchiver for Exchange Aggiornamento di un’installazione di GFI MailArchiver 3 con una build più recente • 23

Aggiornamento di un’installazione di GFI MailArchiver 3 con una build più recente

Se si desidera aggiornare l’installazione corrente di GFI MailArchiver 3 con una build più recente, procedere con le seguenti fasi: 1. Eseguire il programma d’installazione di GFI MailArchiver facendo doppio clic sul file mailarchiver3.exe. L’installazione guidata esegue alcune operazioni di decompressione e quindi viene visualizzata la pagina di Benvenuto dell’installazione guidata. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 2. Seguire le istruzioni dell’installazione guidata. 3. Una volta completato il processo d’installazione, viene visualizzata la pagina finale dell’installazione guidata. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per completare la procedura di aggiornamento di GFI MailArchiver.

Aggiornamento dello schema del database di GFI MailArchiver 3 Quando l’installazione guidata esegue un aggiornamento di GFI MailArchiver, verificherà l’eventuale necessità di aggiornare lo schema del database. In caso affermativo, essa visualizzerà una finestra di dialogo informativa in merito all’interruzione del polling delle sorgenti di dati configurate.

Schermata 17 – Schemi di database che richiedono un aggiornamento

Quando detta finestra di dialogo viene visualizzata nel corso del processo di aggiornamento dell’installazione, è necessario procedere con le seguenti fasi, dopo il completamento dell'installazione stessa: 1. Aggiornare tutte le connessioni di database configurate 2. Abilitare il polling delle sorgenti di dati configurate. Per aggiornare tutte le connessioni di database configurate, procedere come segue: 1. Accedere alla configurazione di GFI MailArchiver come descritto nella sezione “Introduzione alla configurazione” del capitolo “Configurazione di GFI MailArchiver”. 2. Fare clic sulla scheda Databases (Database) o sulla scheda Db Management (Gestione db). 3. Fare clic sul link Configure (Configura) a destra della connessione database che si desidera aggiornare. 4. Viene visualizzata la creazione guidata del database. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) fino a raggiungere la pagina di verifica del database. 5. La pagina dello stato di avanzamento di verifica del database visualizzerà un pulsante Upgrade (Aggiorna). Fare clic sul pulsante Upgrade per eseguire l’aggiornamento dello schema del database.

24 • Aggiornamento di un’installazione di GFI MailArchiver 3 con una build più recente GFI MailArchiver for Exchange

6. Una volta completato l’aggiornamento, viene visualizzata la nota Database verification completed (Verifica database completata). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) fino a raggiungere la pagina finale dell'aggiornamento guidato. 7. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere il programma guidato. 8. Ripetere le fasi da 2 a 7 per ogni connessione di database configurata.

Schermata 18 – Aggiornamento schema dl database

Per abilitare il polling delle sorgenti di dati configurate, procedere con le seguenti fasi: 1. Accedere alla configurazione di GFI MailArchiver come descritto nella sezione “Introduzione alla configurazione” del capitolo “Configurazione di GFI MailArchiver”. 2. Fare clic sulla scheda Data sources (Sorgenti di dati). 3. Selezionare la casella di controllo sotto la colonna Poll (Interroga) a destra della sorgente di dati di cui si desiderano archiviare le email. 4. Ripetere la fase 3 per abilitare il polling delle altre sorgenti di dati. 5. Fare clic sul pulsante Save (Salva).

GFI MailArchiver for ExchangeAggiornamento di un’installazione di GFI MailArchiver 2 ad una di GFI MailArchiver 3 • 25

Aggiornamento di un’installazione di GFI MailArchiver 2 ad una di GFI MailArchiver 3

Se si possiede un computer con GFI MailArchiver 2 e si desidera aggiornare tale installazione a GFI MailArchiver 3, procedere con le seguenti fasi: NOTA 1: i database adoperati con GFI MailArchiver 2 non sono aggiornati automaticamente al nuovo formato di GFI MailArchiver 3. Per eseguire l’aggiornamento dei database, si rinvia alla sezione “Utilizzo dello strumento "Esportazione email” di GFI MailArchiver 2” del capitolo “Importazione di email”. NOTA 2: i database di Microsoft Access non possono essere aggiornati al formato GFI MailArchiver 3. 1. Eseguire il programma d'installazione di GFI MailArchiver facendo doppio clic sul file MailArchiver3.exe. L’installazione guidata esegue alcune operazioni di decompressione e quindi viene visualizzata la pagina di Benvenuto dell’installazione guidata. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 2. Seguire le istruzioni dell’installazione guidata. 3. L’installazione guidata informa della necessità di eseguire un aggiornamento e che tutte le impostazioni di configurazione di GFI MailArchiver 2 verranno conservate. Per continuare il processo di aggiornamento, fare clic sul pulsante Install (Installa).

Schermata 19 – Aggiornamento dell’installazione da GFI MailArchiver 2 a GFI MailArchiver 3

4. Una volta completato il processo d’installazione, viene visualizzata la pagina finale dell’installazione guidata. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per completare la procedura di aggiornamento di GFI MailArchiver.

GFI MailArchiver for Exchange Introduzione alla configurazione • 27

Configurazione di GFI MailArchiver

Introduzione alla configurazione Dopo aver installato GFI MailArchiver, è necessario configurare alcune impostazioni, quali: la locazione da cui archiviare le email, i soggetti da escludere dal processo di archiviazione e il database terminale da adoperare. È possibile configurare le suddette impostazioni dalla pagina di Configurazione di GFI MailArchiver. Per avere accesso alla pagina di Configurazione di GFI MailArchiver, procedere come segue: 1. Caricare Microsoft Internet Explorer e nella barra degli Indirizzi, digitare il seguente testo e premere il tasto Invio: http://<hostname>/<GFI MailArchiver virtual folder name>/Configuration (http://<nome host>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver>/Configurazione)

Per esempio: http://master-domain.com/MailArchiver/Configuration (http://master-domain.com/MailArchiver/Configurazione). 2. La pagina GFI MailArchiver richiede all’utente di immettere un nome utente e una password. Il nome utente e la password indicati devono appartenere ad un account dotato di privilegi amministrativi. 3. Dopo l’autenticazione, verrà visualizzata la pagina di Configurazione.

28 • Configurazione impostazioni della scheda General GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 20 – Configurazione di GFI MailArchiver

Configurazione impostazioni della scheda General La scheda General (Generale) della pagina di Configurazione di GFI MailArchiver consente di inserire un codice di licenza, di configurare l’indirizzo email dell’amministratore ed il server SMTP e la porta da adoperare per l’invio delle email di notifica. Per configurare le impostazioni della scheda Generale di GFI MailArchiver, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda General (Generale). La pagina mostra le informazioni raccolte in tre gruppi. Il gruppo delle Informazioni sulla versione (Versioning information) mostra il numero della versione e della build di GFI MailArchiver installate sul proprio computer. Il gruppo delle Informazioni sulla licenza (Licensing information) mostra il codice di licenza indicato, in caso di acquisto di GFI MailArchiver, il tipo di licenza, il numero di utenti con licenza e da quanti giorni GFI MailArchiver è in esecuzione su quel computer.

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione impostazioni della scheda General • 29

Viene altresì rilevato il numero di utenti abilitati alla posta elettronica. Questo numero è adoperato ai fini della licenza e deve essere sempre inferiore o uguale al valore riportato negli Utenti con licenza (Licensed users). Per ulteriori informazioni sulle modalità per indicare un codice di licenza, si rinvia alla sezione “Inserimento del codice di licenza dopo l’installazione” del capitolo “Installazione di GFI MailArchiver”.

Schermata 21 – Impostazioni della sottoscheda General (Generale) della scheda Configuration (Configurazione)

3. Nel gruppo Notifications and messaging (Notifiche e messaggi) è possibile indicare l’indirizzo email dell’amministratore cui si desiderano inviare le email di notifica, inserendo detto indirizzo nella casella modifica Administrator’s email address (Indirizzo email amministratore). 4. Nelle caselle di modifica SMTP server (Server SMTP) e Port (Porta), vanno indicati, rispettivamente, il server SMTP e il numero della porta. GFI MailArchiver adopera tali impostazioni per inviare email di notifica e ripristinare vecchie email mediante la funzione OneClick Restore (Ripristino in un clic). 5. Fare clic sul pulsante Save (Salva) per salvare le nuove impostazioni generali configurate.

30 • Configurazione del database GFI MailArchiver for Exchange

Configurazione del database La presente sezione descrive le modalità per configurare la connessione al database terminale che sarà utilizzato da GFI MailArchiver per archiviare le email. GFI MailArchiver supporta sia Microsoft Access sia Microsoft SQL Server come database terminali. NOTA 1: il supporto di Microsoft Access è ai soli fini valutativi di GFI MailArchiver. A fini operativi, è necessario adoperare Microsoft SQL Server come database terminale. NOTA 2: prima di configurare un database Microsoft SQL Server come terminale per GFI MailArchiver, accertarsi di aver seguito le fasi descritte nella sezione “Preparazione di Microsoft SQL Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver” del capitolo “Installazione di GFI MailArchiver”. Per configurare un database terminale per GFI MailArchiver procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Databases (Database).

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione del database • 31

Schermata 22 – Scheda “Database" della “Configurazione”

3. Se, in un ambiente operativo, si desidera configurare un database di Microsoft SQL Server come terminale per GFI MailArchiver, seguire le fasi descritte nella successiva sezione “Configurazione di una connessione al database di Microsoft SQL Server”. Se, a fini valutativi, si desidera configurare un database di Microsoft Access come terminale per GFI MailArchiver, seguire le fasi descritte nella sezione “Configurazione di una connessione al database di Microsoft Access” di questo capitolo.

Configurazione della connessione a un database di Microsoft SQL Server Per configurare una connessione al database di Microsoft SQL Server, procedere con le seguenti fasi: 1. Fare clic sul pulsante Add new database (Aggiungi nuovo database) della scheda Databases (Database) della pagina di Configurazione. 2. Viene visualizzata la Database Configuration Wizard (Configurazione guidata del database). Nella prima pagina, è necessario indicare un nome da visualizzare per la nuova connessione al database. A tale scopo, inserire un nome nella casella di modifica Display name (Nome visualizzato).


NOTA: il nome visualizzato deve essere il più descrittivo possibile, in modo che gli utenti di GFI MailArchiver possano selezionare il database corretto per esplorarlo e ricercare al suo interno con facilità. Ad esempio, il nome visualizzato può contenere un intervallo temporale, come “Archivio 1° trimestre 2006”.

Schermata 23 – Configurazione guidata del database

3. Selezionare quindi il tipo di database terminale nell’elenco a discesa Database type (Tipo di database). Selezionare MS SQL 2000/2005. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 4. Selezionare quindi, da questa pagina, il Microsoft SQL Server che contiene il database terminale. Fare clic sull’elenco a discesa SQL Server. La configurazione guidata conterà i server SQL accessibili e li riporterà nell’elenco. Selezionare quello che si desidera esportare. NOTA: se si desidera collegarsi ad un Microsoft SQL Server su una porta diversa, si deve digitare il numero della porta nel campo SQL Server nel seguente formato “SQLServerMachineName, PortNumber” (“NomecomputerServerSQL, Numeroporta”). 5. Dopo aver selezionato il Microsoft SQL Server, è necessario specificare il metodo di autenticazione da adoperare. Selezionando l’opzione Windows Authentication (Autenticazione Windows), la configurazione guidata adopererà le credenziali dell’account


adoperato quando si è avuto accesso alla pagina di configurazione di GFI MailArchiver nella presente sessione. Se si desidera adoperare l’autenticazione SQL Server, selezionare l’opzione SQL Server authentication (Autenticazione SQL Server) e specificare, rispettivamente, il nome e la password di collegamento nelle caselle di modifica Login name (Nome di login) e Password. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. NOTA 1: indipendentemente dal metodo di autenticazione scelto, accertarsi che l’account adoperato per collegarsi sia munito di privilegi amministrativi o sia impostato come proprietario (“dbo”) sul database. NOTA 2: le credenziali indicate in questa pagina non sono adoperate per archiviare o sfogliare il database terminale. Dette credenziali dovranno essere specificate più avanti nel corso della configurazione guidata. Le credenziali indicate in questo punto sono adoperate unicamente nella sessione della configurazione guidata per connettere e creare lo schema necessario nel database terminale.

Schermata 24 – Indicazione del Server SQL e del metodo di autenticazione

NOTA: se vengono indicate le credenziali errate, la configurazione guidata visualizza un messaggio in rosso, come illustrato nella figura di seguito. In tal caso, è necessario fare clic sul pulsante Back (Indietro), verificare le credenziali di accesso selezionate e inserite, e riprovare facendo nuovamente clic sul pulsante Next (Avanti).


Schermata 25 – Credenziali di accesso di Microsoft SQL Server fornite errate

6. Adoperando le credenziali fornite, la configurazione guidata si collegherà al Microsoft SQL Server selezionato e calcolerà i database disponibili. Li riporterà quindi in un elenco. Selezionare il database che si desidera assegnare a questa connessione e fare clic sul pulsante Next (Avanti).

Schermata 26 – Selezione del database di Microsoft SQL Server

7. Facendo clic sul pulsante Next (Avanti) come descritto nella precedente fase 6, la configurazione guidata si collega al database selezionato e crea lo schema di database richiesto per GFI MailArchiver.


Schermata 27 – Schema di database creato e verificato

Viene visualizzato lo stato di avanzamento delle operazioni in corso. Una volta creato e verificato lo schema, verrà visualizzato il messaggio di Database verification completed (Verifica database completata). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 8. In questa pagina della configurazione guidata è necessario specificare gli account da adoperare per l’archiviazione, nonché i ruoli di esplorazione richiesti da GFI MailArchiver. NOTA 1: lo schema creato da GFI MailArchiver contiene due ruoli. Si tratta del ruolo “db_marc_archive”, configurato per scrivere sul database, e del ruolo “db_marc_browse”, configurato per leggere il database. All’account specificato nel gruppo Archiving (Archiviazione) sarà assegnato il ruolo “db_marc_archive”, mentre il ruolo “db_marc_browse” verrà assegnato all’account Search/Browsing (Ricerca/Esplorazione). Si consiglia di adoperare account diversi per l’archiviazione e l’esplorazione ai fini di una maggiore protezione. NOTA 2: si consiglia di inserire account inesistenti, sia per il ruolo di archiviazione sia per quello di esplorazione, in maniera tale che la configurazione guidata li crei automaticamente con i ruoli di database assegnati correttamente. Nel gruppo di Archiving (Archiviazione) indicare il nome di login e la password del ruolo di archiviazione, rispettivamente nelle caselle di


modifica Login name (Nome di login) e Password. Accertarsi che risulti selezionata la casella di controllo If SQL Login does not exist then create it automatically (Se il Login SQL è inesistente, crearlo automaticamente). Accertarsi di deselezionare la casella di controllo Use the same SQL login for search/browsing as for archiving (Usa lo stesso login SQL di archiviazione anche per la ricerca e l’esplorazione) nel gruppo Search/Browsing (Ricerca/Esplorazione). Nelle caselle di modifica Login name e Password, indicare rispettivamente il nome di login e la password del ruolo “ricerca/esplorazione”. Accertarsi che risulti selezionata la casella di controllo If SQL Login does not exist then create it automatically (Se il Login SQL è inesistente, crearlo automaticamente). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per creare gli account e procedere con la configurazione guidata del database.

Schermata 28 – Indicazione degli account di Archiving (Archiviazione) e Search /Browsing (Ricerca/Esplorazione)

9. La configurazione guidata visualizza lo stato di avanzamento della creazione degli account di archiviazione ed esplorazione. Una volta terminato, visualizzerà il messaggio di Connectivity test completed (Test di connessione completato). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per proseguire.


Schermata 29 – Account di archiviazione e di Ricerca/Esplorazione creati

10. Nell’ultima pagina della configurazione guidata del database, e precisamente tramite l’apposita casella di controllo, è possibile indicare se il database può essere visualizzato dagli utenti ai fini dell’esplorazione e della ricerca. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Finish (Fine) per completare e chiudere la configurazione guidata del database.


Schermata 30 – Pagina finale della creazione guidata del nuovo database

La connessione al database appena creato è ora elencata nella scheda Databases (Database) della pagina di configurazione di GFI MailArchiver. Per salvare la nuova configurazione, fare clic sul pulsante Save (Salva). Una volta salvate le impostazioni, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Configurazione della connessione a un database di Microsoft Access NOTA 1: Microsoft Access dovrebbe essere adoperato unicamente a fini valutativi. NOTA 2: non è necessario che Microsoft Access sia già installato per avvalersi dell’opzione del database di Access. Per configurare la connessione a un database di Microsoft Access, procedere con le seguenti fasi: 1. Fare clic sul pulsante Add new database (Aggiungi nuovo database) della scheda Databases (Database) della pagina di Configurazione. 2. Viene visualizzata la Database Configuration Wizard (Configurazione guidata del database). Nella prima pagina, è


necessario indicare un nome da visualizzare per la connessione. A tale scopo, inserire un nome nella casella di modifica Display name (Nome visualizzato). NOTA: il nome visualizzato deve essere il più descrittivo possibile, in modo che gli utenti di GFI MailArchiver possano selezionare il database corretto per esplorarlo e ricercare al suo interno con facilità. Ad esempio, il nome visualizzato può contenere un intervallo temporale, come “Archivio 1° trimestre 2006”.

Schermata 31 – Creazione di un database di Microsoft Access

3. Nell’elenco a discesa Database type (Tipo di database), selezionare MS Access. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 4. È ora necessario selezionare un database di Access esistente dall’albero di controllo oppure inserire il percorso completo ad un database di Access inesistente nella casella di modifica File name (Nome file). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.


Schermata 32 - Selezione del database di Microsoft Access

5. Nel caso in cui il database di Microsoft Access specificato sia inesistente, la configurazione guidata informa l’utente e visualizza un pulsante Create (Crea). Per creare il nuovo database di Access, fare clic sul pulsante Create (Crea).


Schermata 33 – Creazione di un nuovo database di Microsoft Access

La configurazione guidata visualizzerà lo stato di avanzamento della creazione. Una volta creato il database di Microsoft Access, viene visualizzato il messaggio Database verification completed (Verifica database completata). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per proseguire.


Schermata 34 – Database di Access creato e verificato correttamente

6. Nell’ultima pagina della configurazione guidata del database, e precisamente tramite l’apposita casella di controllo, è possibile indicare se il database può essere visualizzato dagli utenti ai fini dell’esplorazione e della ricerca. Quando si è pronti, fare clic sul pulsante Finish (Fine) per completare e chiudere la Configurazione guidata del database (Database Configuration Wizard).


Schermata 35 - Pagina finale della creazione guidata del nuovo database

La connessione al database appena creato è ora elencata nella scheda Databases (Database) della pagina di configurazione di GFI MailArchiver. Per salvare la nuova configurazione, fare clic sul pulsante Save (Salva). Una volta salvate le impostazioni, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Selezione del database attivo GFI MailArchiver consente di configurare più database, ma solo uno può essere configurato come database attivo a un dato momento. Il database attivo sarà quello adoperato da GFI MailArchiver per archiviare nuove email. Per impostare il database attivo, procedere con le seguenti fasi: 1. Accedere alla scheda Databases (Database) della pagina di Configurazione. 2. Fare clic sul pulsante di opzione situato sotto la colonna Active (Attivo), a destra del database che si desidera impostare come attivo. 3. Fare clic sul pulsante Save (Salva) situato sopra le schede di configurazione.


4. La configurazione guidata informa che il database attivo è cambiato e viene visualizzato il pulsante Confirm (Conferma) a destra del messaggio.

Schermata 36 – Selezione del database attivo

5. Fare clic sul pulsante Confirm (Conferma). Una volta salvate le impostazioni, viene visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Impostazione dell’elenco dei database visibili Quando esplorano o ricercano le email, gli utenti possono scegliere il database da interrogare in un elenco a discesa.


Schermata 37 – Pagina di benvenuto dell’elenco dei database

GFI MailArchiver consente di nascondere alcuni database agli utenti, perciò, ad esempio, non è più possibile sfogliare e ricercare email di un archivio di oltre 4 anni. Per configurare la visibilità o meno di un database, procedere con le seguenti fasi: 1. Accedere alla scheda Databases (Database) della pagina di Configurazione. 2. Selezionare o deselezionare la casella di controllo sotto la colonna Visible (Visibile), situata a destra del database che si desidera rendere visibile o invisibile.

Schermata 38 – Impostazione configurazione della visibilità dei database

3. Fare clic sul pulsante Save (Salva) situato sopra le schede di configurazione. Una volta salvate le impostazioni, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate). L’elenco a discesa Select database (Seleziona database) riportato nelle pagine Welcome (Benvenuto) e Search (Ricerca) verrà aggiornato di conseguenza.

Schermata 39 – Elenco database aggiornato

46 • Configurazione della gestione database GFI MailArchiver for Exchange

Configurazione della gestione database GFI MailArchiver offre una funzione di gestione database, che consente di impostare una coda di nuovi database sui quali GFI MailArchiver comincerà ad archiviare in date specificate, secondo la pianificazione configurata. La funzione è utile perché consente di: 1. mantenere sotto controllo la dimensione del database terminale attivo, poiché, ad esempio, è possibile configurare una pianificazione secondo cui l'archiviazione sul successivo database in coda comincia ogni trimestre. Mantenendo la dimensione del database terminale entro limiti ragionevoli, le prestazioni di Microsoft SQL Server non risulteranno ridotte 2. creare, ad esempio, database terminali diversi per ogni trimestre o anno. In questo modo, sarà possibile gestire meglio la disponibilità degli archivi da esplorare e ricercare. Per configurare la funzione di gestione database di GFI MailArchiver, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Db Management (Gestione db).

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione della gestione database • 47

Schermata 40 – Scheda Gestione database della pagina Configurazione

3. Creare quindi un pool di connessioni al database che saranno adoperate in base alla pianificazione da impostare più avanti. Per aggiungere connessioni al database, fare clic su pulsante Add new database (Aggiungi nuovo database). 4. Viene visualizzata la Creazione guidata del database. Per configurare, rispettivamente, una connessione a Microsoft SQL Server o Microsoft Access, seguire le fasi da 1 a 10 della configurazione guidata descritte nella sezione “Configurazione della connessione a un database di Microsoft SQL Server” oppure le fasi da 1 a 6 della sezione "Configurazione della connessione a un database di Microsoft Access” del presente capitolo. 5. Ripetere le precedenti fasi 3 e 4 per aggiungere tutte le connessioni desiderate al pool. NOTA: quando si aggiungono connessioni database al pool, accertarsi di selezionare sempre un nuovo database terminale. Questa operazione è importante perché, se si sceglie lo stesso database per connessioni diverse del pool, si otterrà il risultato di avere email di periodi diversi nello stesso database, il che può creare confusione sia per gli utenti che ricercano o esplorano le email, sia ai fini dell'esecuzione di operazioni amministrative sul database.


6. Una volta aggiunte al pool di database tutte le connessioni richieste per il momento, fare clic sul pulsante Save (Salva) per salvare le informazioni di configurazione.

Schermata 41 – Database aggiunti al pool

7. Si deve quindi configurare una pianificazione di modo che i database impostati diventino il database attivo in ordine di priorità. Per configurare la pianificazione fare clic sul pulsante Add new Schedule (Aggiungi nuova pianificazione). 8. Viene visualizzata la Configurazione guidata della pianificazione della gestione database (Db Management Schedule Configuration Wizard). Innanzi tutto, è necessario indicare l’intervallo tra il database da adoperare e quello successivo esprimendolo in mesi. Pertanto, affinché GFI MailArchiver utilizzi, ad esempio, un nuovo database dal pool ogni trimestre, inserire “3” nel campo Recurrence Pattern (Ricorrenza). 9. Si deve quindi selezionare una data di inizio per la pianificazione. Perciò, ad esempio, per avviare la pianificazione trimestrale all’inizio dell’anno, selezionare Jan (Gen) e 2006 dai rispettivi elenchi a discesa Start Month/Year (Mese/Anno di inizio). Dall’elenco a discesa Start Time (Ora di inizio), selezionare 00:00. 10. Per attivare la pianificazione, accertarsi che risulti selezionata la casella di controllo Active (Attiva).


Schermata 42 - Configurazione guidata gestione database

11. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere il programma guidato. La scheda Db Management (Gestione database) sarà aggiornata con le nuove impostazioni. Vengono visualizzate le Impostazioni di pianificazione (Schedule Settings) e la colonna Swap Date (Data del cambio di database) viene aggiornata in modo da mostrare quando ciascun database del pool diventerà il database attivo. NOTA: quando il database viene cambiato e diventa il database attivo, verrà tolto dall’elenco di gestione database e spostato nell’omonimo elenco situato nella scheda Databases (Database). Una volta eseguito correttamente uno scambio di database, viene inviata un’email di notifica all’indirizzo dell’amministratore configurato nella scheda General (Generale) della pagina di Configurazione.

Schermata 43 – Email di scambio riuscito

Una volta eseguito l’ultimo scambio, GFI MailArchiver verifica la presenza di altre connessioni al database configurate nel pool, in modo da poter eseguire lo scambio successivo. In assenza di ulteriori connessioni di questo tipo dopo l’ultimo scambio, l’email di notifica della riuscita dello scambio di database conterrà una nota per


informare l’utente dell’assenza di ulteriori connessioni al database nel pool. In tal caso, la pianificazione verrà disabilitata.

Schermata 44 – Nessun altra connessione al database disponibile nel pool per lo scambio successivo

NOTA: cinque giorni prima del successivo cambio di database previsto, viene eseguito un test di connessione, adoperando la connessione con la priorità più alta. L’amministratore riceverà un’email di notifica all’indirizzo configurato nella scheda General (Generale) della pagina di Configurazione, informandolo della riuscita o meno del test stesso. Se il test non riesce, la pianificazione sarà impostato sullo stato “non attivo”. Si deve quindi verificare manualmente la ragione della mancata riuscita della prima connessione al database. Dopo aver risolto il problema, si deve impostare la pianificazione di nuovo sullo stato “attivo”.

Schermata 45 – Test di connessione al database eseguito correttamente

Schermata 46 - Test di connessione al database non riuscito

NOTA 1: le connessioni al database configurate sono elencate in ordine di priorità. In cima all’elenco, viene riportata la connessione al database con priorità più alta, vale a dire quella che diventerà il primo database attivo al momento dello scambio pianificato. NOTA 2: la colonna Visible (Visibile) dell’elenco del pool di connessioni al database consente di configurare la visibilità o meno del database agli utenti che effettuano l’esplorazione e ricerca, quando il database interessato diventa quello attivo. Detta impostazione di visibilità entra in vigore unicamente quando il


database viene scambiato e aggiunto all’elenco presente nella scheda Databases (Database).


12. Fare clic sul pulsante Save (Salva) per salvare le nuove impostazioni di pianificazione.

Schermata 47 – Impostazioni di pianificazione impostate

Modifica delle priorità delle connessioni al database del pool Se si desidera modificare la priorità di una particolare connessione al database del pool al fine di modificare la sequenza di scambio, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Db Management (Gestione db). 3. Fare clic sul nome della connessione al database dell’elenco di cui si desidera modificare la priorità. Verrà evidenziata la connessione al database selezionata. 4. Adoperare i pulsanti su (▲) e giù (▼) sulla destra dell’elenco di pool di connessioni al database, rispettivamente per alzare o abbassare la priorità di connessione al database.


5. L’elenco del pool di connessioni al database verrà automaticamente aggiornato. Ripetere le fasi 3 e 4 finché non si raggiunge l’ordine di priorità desiderato. 6. Fare clic sul pulsante Save (Salva) per salvare il nuovo ordine di priorità.

54 • Visualizzazione delle statistiche di database GFI MailArchiver for Exchange

Riconfigurazione delle impostazioni di pianificazione Se si desidera riconfigurare le impostazioni di pianificazione, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Db Management (Gestione db). 3. Fare clic sul pulsante Configure (Configura) del gruppo Schedule Settings (Impostazioni di pianificazione). 4. Seguire le fasi da 8 a 11 nella sezione “Configurazione della gestione database” del presente capitolo. 5. Fare clic sul pulsante Save (Salva) per salvare le nuove impostazioni di pianificazione.

Visualizzazione delle statistiche di database Per visualizzare le statistiche di database, quali la data di creazione, la dimensione del database, il numero di email archiviate, ecc., procedere con le seguenti fasi: 1. Accedere alla scheda Databases (Database) o a quella Db Management (Gestione db) della pagina di Configurazione. 2. Fare clic sul link Stats (Statistiche) alla destra della connessione al database dell’elenco, per visualizzare le statistiche in una nuova finestra. Chiudere tale finestra quando si è finito.

Schermata 48 – Pagina delle statistiche di database

Riconfigurazione di una connessione al database Se si desidera modificare le impostazioni di una connessione al database configurate, procedere con le seguenti fasi: 1. Accedere alla scheda Databases (Database) o a quella Db Management (Gestione db) della pagina di Configurazione.

GFI MailArchiver for Exchange Eliminazione di una connessione al database • 55

2. Fare clic sul link Configure (Configura) sulla destra di una connessione al database dell’elenco, in modo da poterla riconfigurare. 3. Viene visualizzata la Creazione guidata del database. Per riconfigurare, rispettivamente, una connessione a Microsoft SQL Server o Microsoft Access, seguire le fasi da 1 a 10 della sezione “Configurazione della connessione a un database di Microsoft SQL Server” della configurazione guidata oppure le fasi da 1 a 6 della sezione "Configurazione della connessione a un database di Microsoft Access” del presente capitolo. NOTA: quando si sceglie di riconfigurare una connessione al database, non è possibile modificare il tipo di database per quel particolare database. Sono invece riconfigurabili tutte le altre impostazioni. 4. Una volta terminate la configurazione, fare clic sul pulsante Save (Salva) situato sopra le schede di configurazione. Una volta salvate le impostazioni, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Eliminazione di una connessione al database Se si desidera eliminare una connessione al database dall’elenco delle schede Databases (Database) o Db Management (Gestione db), procedere con le seguenti fasi: 1. Accedere alla scheda Databases (Database) o a quella Db Management (Gestione db) della pagina di Configurazione. 2. Fare clic sul link Configure (Configura) a destra della connessione database che si desidera eliminare. 3. Viene visualizzata la Creazione guidata del database. Fare clic sul pulsante Remove database (Rimuovi database) sulla prima pagina.

56 • Configurazione delle email da archiviare GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 49 – Rimozione di una connessione al database

4. Il programma guidato si chiuderà e la connessione al database verrà rimossa dall’elenco. NOTA: le impostazioni di connessione al database di GFI MailArchiver verranno rimosse dall’elenco. non verrà eliminato l’effettivo database. 5. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare la nuova configurazione. Una volta salvate le impostazioni, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Configurazione delle email da archiviare Per configurare le email che si desidera siano archiviate da GFI MailArchiver, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Archiving (Archiviazione). 3. Per archiviare le email in entrata, selezionare la casella di controllo Archive inbound emails (Archivia email in entrata).

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione delle email da archiviare • 57

Schermata 50 - Scheda “Database" della “Configurazione”

4. Per archiviare le email in uscita, selezionare la casella di controllo Archive outbound emails (Archivia email in uscita). 5. Per archiviare le email interne, selezionare la casella di controllo Archive internal emails (Archivia email interne). 6. Per salvare le nuove opzioni di archiviazione, fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione. Una volta salvate le impostazioni, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

58 • Configurazione dell’elenco di esclusioni di archiviazione GFI MailArchiver for Exchange

Configurazione dell’elenco di esclusioni di archiviazione Per impostazione predefinita, GFI MailArchiver archivia tutte le email interrogate dal server di posta. Nella sezione “Configurazione delle email da archiviare” del presente capitolo si sono configurate le email da archiviare in base alla "direzione" dell'email (in entrata, in uscita o interne). Nella presente sezione verranno illustrate le modalità per controllare le email che saranno archiviate tramite la configurazione delle esclusioni utenti.

Configurazione di un elenco “Escludi questi utenti” Quando si configura un elenco “Escludi questi utenti”, saranno archiviate tutte le email tranne quelle degli utenti dell'elenco. Per configurare un elenco “Escludi questi utenti”, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Exclude (Escludi). 3. Selezionare l’opzione Do not archive from the list below (Non archiviare dall’elenco seguente). 4. Per aggiungere un particolare indirizzo email all’elenco, selezionare l’opzione Email dall’elenco a discesa, situato accanto all’etichetta Add user (Aggiungi utente). 5. Inserire l’indirizzo email da escludere dall’archiviazione nella casella di modifica. Per abbinare più indirizzi email, è possibile adoperare i caratteri jolly “?” e “*”. Il simbolo “@” deve essere sempre presente nell’indirizzo email indicato. È possibile adoperare i punti interrogativi per abbinare qualsiasi lettera. Ad esempio, l’indirizzo ???n@?aster-domain.com sarà abbinato sia a [email protected] sia a [email protected]. Per escludere un intero dominio, adoperare il carattere jolly dell’asterisco al posto del nome dell’account, ad esempio *@master-domain.com. NOTA: si possono specificare indirizzi email sia locali sia esterni. 6. Fare clic sul pulsante Add (Aggiungi). L’indirizzo email inserito sarà aggiunto all’elenco.

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione dell’elenco di esclusioni di archiviazione • 59

Schermata 51 – Esclusione di un indirizzo email

7. Per aggiungere più indirizzi email esclusi, ripetere le fasi 5 e 6. 8. Per aggiungere utenti di Active Directory all’elenco di eccezioni, selezionare l’opzione User (Utente) dall’elenco situato accanto all’etichetta Add user (Aggiungi utente).

Schermata 52 – Esclusione di un utente Active Directory

9. La casella di modifica a destra si trasformerà in un elenco a discesa di tutti gli utenti email di Active Directory. Selezionare quello che si desidera aggiungere all’elenco di esclusione. 10. Fare clic sul pulsante Add (Aggiungi). L’utente di Active Directory selezionato verrà aggiunto all’elenco.

60 • Configurazione dell’elenco di esclusioni di archiviazione GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 53 – Utente di Active Directory aggiunto all’elenco di esclusione

11. Per aggiungere più utenti Active Directory all’elenco di esclusione, ripetere le fasi 9 e 10. 12. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare l’elenco di esclusione configurato. NOTA: quando GFI MailArchiver interroga un’email il cui mittente o destinatario sia compreso nell’elenco di esclusione, la salta e non l’archivia.

Configurazione di un elenco “tutti tranne questi utenti” 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Exclude (Escludi). 3. Selezionare l’opzione Archive only from the list below (Archivia solo dal seguente elenco). 4. Per aggiungere un indirizzo email specifico all’elenco di inclusione, selezionare l’opzione Email dall’elenco situato accanto all’etichetta Add user (Aggiungi utente). 5. Nell’apposita casella di modifica, inserire l’indirizzo email che si desidera aggiungere all’elenco di inclusione. Per abbinare più indirizzi email, è possibile adoperare i caratteri jolly “?” e “*”. Il simbolo “@” deve essere sempre presente nell’indirizzo email indicato. È possibile adoperare i punti interrogativi per abbinare qualsiasi lettera. Ad esempio, l’indirizzo ???n@?aster-domain.com sarà abbinato sia a [email protected] sia a [email protected]. Per includere un intero dominio, adoperare il carattere jolly dell’asterisco al posto del nome dell’account, ad esempio *@master-domain.com. NOTA: si possono specificare indirizzi email sia locali sia esterni. 6. Fare clic sul pulsante Add (Aggiungi). L’indirizzo email inserito sarà aggiunto all’elenco. 7. Per comprendere più indirizzi email, ripetere le fasi 5 e 6. 8. Per aggiungere utenti di Active Directory all’elenco di inclusione, selezionare l’opzione User (Utente) dall’elenco situato accanto all’etichetta Add user (Aggiungi utente). 9. La casella di modifica a destra si trasformerà in un elenco a discesa di tutti gli utenti email di Active Directory. Selezionare quello che si desidera aggiungere all’elenco di inclusione.

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione dell’elenco di esclusioni di archiviazione • 61

10. Fare clic sul pulsante Add (Aggiungi). L’utente di Active Directory selezionato verrà aggiunto all’elenco. 11. Per aggiungere più utenti Active Directory all’elenco di inclusione, ripetere le fasi 9 e 10.

Schermata 54 – Aggiunta di utenti all’opzione “Archivia solo dal seguente elenco“

12. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare l’elenco di inclusione configurato. NOTA: quando GFI MailArchiver interroga un’email il cui mittente o destinatario sia compreso nell’elenco Exclude everybody except this list (Escludi tutti tranne i seguenti utenti).

Disabilitazione degli elenchi di esclusione Se, per ipotesi, si desidera disabilitare temporaneamente delle esclusioni, ma non si vogliono rimuovere tutti gli utenti configurati nell’elenco, è necessario procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Exclude (Escludi).

62 • Configurazione del controllo di accesso GFI MailArchiver for Exchange

3. Deselezionare la casella di modifica Enable exclusions (Abilita esclusioni). 4. Fare clic sul pulsante Save (Salva) per salvare le nuove impostazioni.

Rimozione di utenti dall’elenco Per rimuovere singoli indirizzi email o utenti di Active Directory dagli elenchi di esclusione e inclusione, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Exclude (Escludi). 3. Fare clic sul link Remove (Rimuovi) sulla destra dell’indirizzo email o utente Active Directory che si desidera rimuovere dall’elenco. Ripetere questa fase per rimuovere altre voci. 4. Fare clic sul pulsante Save (Salva) per salvare le nuove impostazioni.

Configurazione del controllo di accesso Per impostazione predefinita, GFI MailArchiver conferisce ad un utente di Active Directory l’accesso alle proprie email solo al momento dell'esplorazione e della ricerca. In un’organizzazione, gli utenti fanno parte di un reparto coordinato dal rispettivo manager. Per questo motivo, GFI MailArchiver consente di indicare account di accesso di gruppo, in modo tale che il manager di un reparto possa, ad esempio, esplorare e ricercare sia nelle sue email sia in quelle di tutti gli utenti del gruppo del reparto. GFI MailArchiver consente altresì di indicare un gruppo estremamente privilegiato, autorizzato ad esplorare e ricercare tutte le email archiviate. Tale gruppo va scelto con cautela, poiché le email possono contenere informazioni sensibili e riservate.

Configurazione del gruppo di accesso archivio completo Per configurare l’accesso archivio completo, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Access control (Controllo di accesso).

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione del controllo di accesso • 63

Schermata 55 – Pagina di configurazione della scheda Controllo di accesso

3. Fare clic sull’elenco a discesa del gruppo Full archive access (Accesso all’archivio completo). L’elenco riporterà i gruppi di Active Directory disponibili. 4. Selezionare il gruppo cui si desidera conferire l’accesso all’archivio completo. 5. Fare clic sul pulsante Save (Salva) situato sopra le schede di configurazione. Verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Configurazione di gruppi di accesso Per configurare i gruppi di accesso, seguire queste fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Access control (Controllo di accesso). 3. Selezionare un account manager (gestore) dall’elenco a discesa Manager.

64 • Configurazione del controllo di accesso GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 56 – Selezione di un gruppo

4. Selezionare un gruppo dall’elenco AD group (Gruppo di AD). All’account manager selezionato nella fase 3 sarà conferito il privilegiato di visualizzare le email di tutti gli utenti appartenenti al gruppo selezionato.

Schermata 57 – Selezione dell’account manager per il gruppo

5. Fare clic sul pulsante Add (Aggiungi) per aggiungere la nuova configurazione di gruppo di accesso all’elenco Access groups (Gruppi di accesso). 6. Ripetere le fasi da 3 a 5 per aggiungere ulteriori gruppi di accesso all’elenco.

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione del controllo di accesso • 65

Schermata 58 – Nuovo gruppo di accesso salvato nella Configurazione

7. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare le impostazioni. Verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Rimozione dei gruppi di accesso dell’elenco Per rimuovere un gruppo di accesso dall’elenco, procedere con le seguenti fasi: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Access control (Controllo di accesso). 3. Fare clic sul collegamento Remove (Rimuovi) a destra del gruppo di accesso da rimuovere dall’elenco. 4. Ripetere la fase 3 per rimuovere ulteriori gruppi di accesso. 5. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare le impostazioni. Verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

66 • Configurazione delle sorgenti di dati GFI MailArchiver for Exchange

Configurazione delle sorgenti di dati Perchè GFI MailArchiver cominci ad archiviare le email, è necessario configurare le sorgenti di dati. Una sorgente di dati è il server di posta contenente la casella di posta che sarà interrogata periodicamente per l’archiviazione delle email da quel server di posta. GFI MailArchiver supporta come sorgente di dati sia Microsoft Exchange sia server di posta aderenti al protocollo IMAP e con AD (Active Directory) integrata. È possibile configurare più sorgenti di dati; in questo modo si possono archiviare email da diversi server di posta contemporaneamente.

Schermata 59 - Pagina di configurazione della scheda Sorgenti di dati

Configurazione di una sorgente di dati Microsoft Exchange locale Per configurare come sorgente di dati un server di posta Microsoft Exchange installato sullo stesso computer su cui è installato GFI MailArchiver, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo.

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione delle sorgenti di dati • 67

2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Data sources (Sorgenti di dati). 3. Fare clic sul pulsante Add new source (Aggiungi nuova sorgente). 4. Viene visualizzata la Data source configuration Wizard (Configurazione guidata della sorgente di dati). 5. Selezionare l’opzione GFI MailArchiver installed on the same machine as MS Exchange (GFI MailArchiver installato sullo stesso computer di MS Exchange). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

Schermata 60 – Selezione del tipo di server di posta

6. La configurazione guidata visualizza il Microsoft Exchange Server locale in un elenco. Selezionarlo facendo clic sul pulsante di opzione situato sulla sinistra e fare clic sul pulsante Next (Avanti).


Schermata 61 – Selezione del Microsoft Exchange Server locale

NOTA: sull’Exchange Server selezionato deve essere attiva la caratteristica di journaling e il server deve disporre di una casella di posta configurata come casella di posta journaling. La sezione “Preparazione di Microsoft Exchange Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver” del capitolo “Installazione di GFI MailArchiver” illustra le modalità per configurare il journaling su Microsoft Exchange. 7. Selezionare l’opzione ExOleDb (only for local Exchange Servers) [ExOleDb (solo per Exchange Server locali)] nel gruppo Access protocol settings (Impostazioni protocollo di accesso).


Schermata 62 – Selezione dell’opzione ExOleDb

8. Fare clic sul pulsante Test connection (Prova connessione). Attendere fino alla visualizzazione, sotto il pulsante, del messaggio di colore verde Connection tested ok (Connessione verificata: OK).

Schermata 63 – Connessione Exchange Server locale verificata


9. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere il programma guidato. La nuova sorgente di dati verrà aggiunta all’elenco.

Schermata 64 – Sorgente di dati Microsoft Exchange locale configurata correttamente

10. Per iniziare il polling della casella di posta journaling configurata sul server di posta Microsoft Exchange locale, selezionare l’opzione Poll (Interroga) situata a destra della sorgente di dati appena configurata. 11. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare le impostazioni. Al completamento dell’operazione di salvataggio, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Configurazione di una sorgente di dati Microsoft Exchange remota Per configurare come sorgente di dati un server di posta Microsoft Exchange installato su un computer remoto, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Data sources (Sorgenti di dati).


3. Fare clic sul pulsante Add new source (Aggiungi nuova sorgente). 4. Viene visualizzata la Data source configuration Wizard (Configurazione guidata della sorgente di dati). 5. Selezionare l’opzione GFI MailArchiver not installed on the same machine as MS Exchange or using a different mailserver (GFI MailArchiver non installato sullo stesso computer di MS Exchange o che utilizza un server di posta diverso). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. NOTA: sull’Exchange Server indicato deve essere attiva la caratteristica di journaling e il server deve disporre di una casella di posta configurata come casella di posta journaling. La sezione “Preparazione di Microsoft Exchange Server ai fini dell’utilizzo con GFI MailArchiver” del capitolo “Installazione di GFI MailArchiver” illustra le modalità per configurare il journaling su Microsoft Exchange. 6. Indicare un nome per la sorgente di dati nella casella di modifica Data source name (Nome sorgente di dati). 7. Selezionare l’opzione IMAP nel gruppo Access protocol settings (Impostazioni protocollo di accesso). 8. Nel campo Server indicare l’IP o nome del server su cui è installato Microsoft Exchange. 9. Se IMAP è configurato per l’uso di una porta non predefinita, la porta IMAP è la 143, e va inserito il numero della porta nel campo omonimo.


Schermata 65 – Configurazione di un Exchange Server remoto come sorgente di dati

10. Selezionare la casella di controllo SSL qualora si adoperi IMAP tramite SSL. 11. Nelle caselle di modifica Login e Password, indicare rispettivamente un nome di login ed una password per la casella di posta journaling cui si desidera accedere. 12. Nella casella di modifica Mailbox/folder (Casella di posta/Cartella) inserire il nome della cartella di root, solitamente (POSTA IN ARRIVO), oppure il percorso completo alla cartella pubblica (ad esempio, Cartelle pubbliche/Cartella journal), adoperata per il journaling sull’Exchange Server. 13. Fare clic sul pulsante Test connection (Prova connessione). Attendere fino alla visualizzazione, sotto il pulsante, del messaggio di colore verde Connection tested ok (Connessione verificata: OK). 14. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere il programma guidato. La nuova sorgente di dati verrà aggiunta all’elenco.

Schermata 66 - Sorgente di dati Microsoft Exchange remota configurata correttamente


15. Per iniziare il polling della casella di posta journaling configurata sul server di posta Microsoft Exchange remoto, selezionare l’opzione Poll (Interroga) situata a destra della sorgente di dati appena configurata. 16. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare le impostazioni. Al completamento dell’operazione di salvataggio, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Configurazione di un server di posta diverso da Exchange come sorgente di dati Per configurare come sorgente di dati un server di posta diverso da Microsoft Exchange, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Data sources (Sorgenti di dati). 3. Fare clic sul pulsante Add new source (Aggiungi nuova sorgente). 4. Viene visualizzata la Data source configuration Wizard (Configurazione guidata della sorgente di dati). 5. Selezionare l’opzione GFI MailArchiver not installed on the same machine as MS Exchange or using a different mailserver (GFI MailArchiver non installato sullo stesso computer di MS Exchange o che utilizza un server di posta diverso). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare. 6. Indicare un nome per la sorgente di dati nella casella di modifica Data source name (Nome sorgente di dati). 7. Nel campo Server indicare l’IP o nome del server su cui è installato il server di posta diverso da Exchange. 8. Se IMAP è configurato per l’uso di una porta non predefinita, la porta IMAP è la 143, e va inserito il numero della porta nel campo omonimo.


Schermata 67 – Configurazione della sorgente di dati email personalizzata

9. Selezionare la casella di controllo SSL qualora si adoperi IMAP tramite SSL. 10. Nelle caselle di modifica Login e Password, indicare rispettivamente un nome di login ed una password per la casella di posta o la cartella cui si desidera accedere. 11. Inserire, nella casella di modifica Mailbox/folder (Casella di posta/Cartella), il nome della cartella che GFI MailArchiver deve interrogare ai fini dell’archiviazione email. Si rinvia al manuale del server di posta specifico di cui si interrogano le email per ulteriori informazioni. 12. Fare clic sul pulsante Test connection (Prova connessione). Attendere fino alla visualizzazione, sotto il pulsante, del messaggio di colore verde Connection tested ok (Connessione verificata: OK). 13. Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere il programma guidato. La nuova sorgente di dati verrà aggiunta all’elenco. 14. Per iniziare il polling della casella di posta o cartella configurata sul server di posta diverso da Exchange, selezionare l’opzione Poll (Interroga) situata a destra della sorgente di dati appena configurata. 15. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare le impostazioni. Al completamento


dell’operazione di salvataggio, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Schermata 68 - Sorgente di dati non Exchange configurata correttamente

Riconfigurazione di una sorgente di dati Se si desidera riconfigurare le impostazioni di una sorgente di dati dell’elenco, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Data sources (Sorgenti di dati). 3. Fare clic sul pulsante Configure (Configura) situato a destra della sorgente di dati da riconfigurare. 4. Nella pagina di configurazione della connessione della sorgente di dati viene visualizzata la Data source configuration Wizard (Configurazione guidata sorgente di dati). 5. Dopo aver apportato le modifiche desiderate, fare clic sul pulsante Finish (Fine). 6. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare le impostazioni. Al completamento dell’operazione di salvataggio, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).

Rimozione di una sorgente di dati Se si desidera rimuovere una sorgente di dati dall’elenco, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver nel modo illustrato nella sezione “Introduzione alla configurazione” del presente capitolo. 2. Una volta caricata la pagina di configurazione, selezionare la scheda Data sources (Sorgenti di dati). 3. Fare clic sul pulsante Configure (Configura) situato a destra della sorgente di dati da rimuovere. 4. Nella pagina di configurazione della connessione della sorgente di dati viene visualizzata la Data source configuration Wizard (Configurazione guidata sorgente di dati). 5. Fare clic sul pulsante Remove data source (Rimuovi sorgente di dati). Il programma guidato si chiuderà e la sorgente di dati verrà rimossa dall’elenco. 6. Fare clic sul pulsante Save (Salva) presente sopra le schede di configurazione per salvare la nuova configurazione. Una volta salvate le impostazioni, verrà visualizzato in verde il messaggio Settings Saved (Impostazioni salvate).


Utilizzo di GFI MailArchiver

Introduzione Il presente capitolo descrive le modalità con cui adoperare GFI MailArchiver nell’esplorazione e ricerca tra le email archiviate. Se il proprio account è configurato come il manager di un gruppo, si potrà navigare e ricercare tra le email dei propri sottoposti. Per accedere alla funzionalità di esplorazione e ricerca di GFI MailArchiver, eseguire le seguenti operazioni: 1. Caricare Microsoft Internet Explorer e nella barra degli Indirizzi, digitare il seguente testo e premere il tasto Invio: http://<hostname>/<GFI MailArchiver virtual folder name> (http://<nome host>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver>)

Per esempio: http://master-domain.com/MailArchiver 2. La pagina GFI MailArchiver richiede all’utente di immettere un nome utente e una password. 3. Dopo l’autenticazione, verrà visualizzata la pagina di Benvenuto (Welcome).

Schermata 69 - Esplorazione nell’archivio di email

78 • Esplorazione dell’archivio di email GFI MailArchiver for Exchange

Esplorazione dell’archivio di email Per navigare tra le email, è necessario caricare l’interfaccia web di GFI MailArchiver secondo le modalità descritte nella sezione “Introduzione” del presente capitolo. La pagina di benvenuto visualizza le email archiviate dell’utente collegato, raggruppate per conversazione. Le conversazioni sono ordinate in maniera tale da visualizzare, a pagina 1, all’inizio dell’elenco delle conversazioni, la conversazione più recente da aggiornare, cioè la conversazione contenente l’email più recente. NOTA: le email sono raggruppate sotto una determinata conversazione tramite il campo “indice di thread” di Microsoft Exchange. Per questo motivo, le email archiviate generate con client email diversi da Microsoft Outlook o Exchange OWA non vengono raggruppate sotto lo stesso thread di conversazione. In questi casi, le email sono raggruppate sotto una nuova conversazione, e riportando come titolo della conversazione l'oggetto dell'email.

Espansione di un thread di conversazioni Per visualizzare le email di una determinata conversazione, è necessario fare clic sul link ► situato a sinistra della conversazione oppure fare clic sul titolo della conversazione. NOTA: quando si espande una conversazione, le eventuali altre conversazioni già aperte vengono chiuse. È possibile visualizzare un’unica conversazione espansa per volta.

Schermata 70 – Conversazione espansa

Il simbolo del link a sinistra della conversazione aperta cambierà, passando dalla freccia laterale ► alla freccia giù ▼. Tutte le email che rientrano nella conversazione aperta, saranno elencate sotto le seguenti intestazioni di colonna: Oggetto, Da, A, Data e ora, Dimensione.

Visualizzazione di un’email Per visualizzare il contenuto di un’email, procedere come segue: 1. Espandere il thread di conversazioni prescelto. 2. Fare clic sull'oggetto dell’email desiderata nell’elenco di email della conversazione che si è aperta nella fase 1. 3. L’email viene visualizzata in una nuova pagina. All’inzio della pagina, il gruppo Message Headers (Intestazioni messaggi) visualizza informazioni quali i campi Da (From) e A (To), le date di Invio (Sent) e Archiviazione (Archived), la Dimensione (Size)

GFI MailArchiver for Exchange Esplorazione dell’archivio di email • 79

totale dell’email, l’Oggetto (Subject) dell’email e, se contiene eventuali allegati, questi ultimi saranno altresì elencati, compresa la loro dimensione. La sezione Message Body (Testo messaggio) visualizza l’effettivo contenuto testuale dell’email.

Schermata 71 – Visualizzazione di un’email in GFI MailArchiver

NOTA: Il contenuto testuale dell’email viene archiviato invariato nel database; tuttavia, prima di essere visualizzato nell’interfaccia web viene ripulito da tutti gli script al fine di rendere sicura l’esplorazione delle email. Grazie alla pulizia delle email da script, gli utenti possono esplorare le email senza correre il rischio di caricare eventuali email contenenti script pericolosi. 4. Per visualizzare le altre email di questo thread di conversazioni, fare clic sul link Click here to view conversation thread (Fare clic qui per visualizzare il thread di conversazioni).

Schermata 72 – Thread di conversazioni


5. Per ritornare all’elenco di conversazioni, fare clic sul pulsante Indietro del browser oppure premere il tasto Backspace della tastiera.

Scaricamento di allegati Se l’email visualizzata contiene allegati, questi sono elencati nel gruppo Message Headers (Intestazioni messaggi). Per visualizzarli o scaricarli, procedere come segue: 1. Fare clic sull’icona Allegato o sul nome del file. 2. Il browser visualizza una finestra di dialogo. Da tale finestra, è possibile scegliere di aprire l’allegato direttamente con l’applicazione associata allo stesso, facendo clic sul pulsante Open (Apri), oppure salvarlo sul disco facendo clic sul pulsante Save (Salva). NOTA: aprire gli allegati email con molta cautela, in quanto possono contenere virus o trojan. Si consiglia di scegliere sempre di salvare gli allegati su disco e di eseguirne la scansione tramite un antivirus prima di aprirli.

Schermata 73 – Scaricamento di un allegato email

Visualizzazione delle intestazioni internet di email Se l’email visualizzata è stata archiviata da una casella di posta journaling di Microsoft Exchange Server e se era abilitato l’envelope journaling, sarà possibile visualizzare le intestazioni internet NOTA: Per ulteriori informazioni sulle modalità per impostare l’Envelope Journaling, si rimanda alla sezione “Abilitazione dell’Envelope Journaling” del capitolo “Installazione di GFI MailArchiver”. Per visualizzare le intestazioni internet dell’email, fare clic sul link Click here to view internet headers (Fare clic qui per visualizzare le intestazioni internet). Vengono visualizzate le suddette intestazioni internet.


Schermata 74 – Intestazione internet

Per nascondere le intestazioni internet, fare clic sul link Hide (Nascondi) situato accanto all’etichetta Internet Headers (Intestazioni internet).


Stampa di un’email Se si desidera stampare un’email, procedere con le seguenti fasi: 1. Fare clic sul link Printer friendly email (Versione stampabile email) nell’angolo in alto a destra della pagina. 2. L’email viene visualizzata in formato versione stampabile in una nuova finestra del browser.

Schermata 75 – Versione stampabile email

3. Adoperare la funzione di stampa del proprio browser per stampare l’email. 4. Una volta stampata l’email, chiudere la finestra del browser.

Salvataggio di un’email su disco Se si desidera salvare l’intera email su disco, compresi eventuali allegati, procedere come segue: 1. Fare clic sul link Download email (Scarica email) nell’angolo in alto a destra della pagina. 2. Il browser visualizza una finestra di dialogo. Fare clic sul pulsante Save (Salva) della finestra di dialogo.


3. Viene visualizzata una finestra Save As (Salva con nome). Scegliere la locazione in cui salvare l’email. 4. Inserire un nome file nella casella di modifica File name (Nome file) e fare clic sul pulsante Save (Salva). NOTA: l’email viene salvata in formato RFC822. Si può quindi aprire l’email con un editor di testi oppure con Outlook Express, nel caso in cui sia stata salvata con l’estensione “eml”. 5. Una volta terminato il download dell’email, viene visualizzata la finestra di dialogo Download complete (Download completo). Fare clic sul pulsante Chiudi.

Ripristino di email tramite la caratteristica OneClick Restore (Ripristino in un clic) Se si desidera ripristinare email del passato in una determinata casella di posta, procedere come segue: 1. Nella casella di modifica situata sotto il link Restore email to (Ripristina email in), inserire l’indirizzo email della casella di posta in cui si desidera ripristinare l’email. 2. Fare clic sul link Restore email to (Ripristina email in). NOTA: La caratteristica OneClick Restore opera inviando all’indirizzo indicato una copia dell’email visualizzata in quel momento, tramite il server SMTP configurato nella scheda General (Generale) della Configuration (Configurazione). Per ulteriori informazioni, consultare la sezione “Configurazione delle impostazioni della scheda General” del capitolo “Configurazione di GFI MailArchiver”.

Aggiornamento dell’elenco di conversazioni Per motivi legati alle prestazioni, le informazioni visualizzate da GFI MailArchiver sono memorizzate nella cache. A causa di tale operazione di caching, un’email archiviata dopo aver avuto prima accesso all’interfaccia web di GFI MailArchiver non sarà presente nell’elenco di conversazioni. Per includere nell’elenco di conversazioni le ultime email archiviate, è necessario aggiornare le cache adoperate da GFI MailArchiver, facendo clic sul pulsante situato sopra l’intestazione di colonna Last email (Ultima email).

Navigazione tra le pagine della conversazione Ogni pagina può visualizzare fino a 50 conversazioni. Se il numero di conversazioni è superiore, queste saranno distribuite in pagine separate. Sopra l'intestazione della colonna Last Email, viene visualizza un messaggio indicante il numero totale delle pagine e quello della pagina esplorata. Per accedere ad una pagina diversa, fare clic su un numero di pagina in fondo alla pagina.


Schermata 76 – Elenco di conversazioni distribuito su due pagine

Accesso come altro utente Se si desidera effettuare il login come un altro utente, procedere come segue: 1. Nella scheda Welcome (Benvenuto), pagina dell’elenco conversazioni, fare clic sul link Login as a different user (Accedi come altro utente) nell’angolo in alto a sinistra della pagina. 2. Il browser visualizza una finestra di dialogo di autenticazione. Inserire il nome utente e la password dell’account utente con cui ci si vuole collegare nelle caselle di modifica User name e Password. 3. Fare clic sul pulsante OK. GFI MailArchiver carica l’elenco di conversazioni del nuovo utente con cui ci si è collegati.

GFI MailArchiver for Exchange Esplorazione delle email con un account munito di privilegi di accesso di gruppo • 85

Esplorazione delle email con un account munito di privilegi di accesso di gruppo

Se l’account è munito di privilegi di accesso di gruppo, si potrà esplorare e ricercare tra le email di tutti gli utenti del gruppo cui si ha accesso. NOTA 1: per ulteriori informazioni sulle modalità per impostare gruppi di accesso, consultare la sezione “Configurazione dei gruppi di accesso” del capitolo “Configurazione di GFI MailArchiver”. NOTA 2: la presente sezione si limita a illustrare le modalità per adoperare caratteristiche funzionali specifiche solo di un account di accesso di gruppo. La sezione “Esplorazione dell’archivio di email” del presente capitolo va adoperata per imparare le modalità di utilizzo di tutte le altre caratteristiche di esplorazione.

Selezione di un account utente da esplorare Quando ci si collega con un account munito di privilegi di accesso di gruppo, la pagina Welcome (Benvenuto) di GFI MailArchiver riporta tutti gli account cui si ha accesso in un elenco a discesa nell'angolo in alto a sinistra della pagina, sopra l'intestazione di colonna Conversation (Conversazione).

Schermata 77 – Accesso con account munito di privilegi di accesso di gruppo

Per navigare tra le email di un determinato account, fare clic sull’elenco a discesa e selezionare il nome di account desiderato.

86 • Esplorazione delle email con un account munito di privilegi di accesso di gruppo GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 78 – Selezione dell’account da esplorare

Vengono visualizzate le email del nome account selezionato dall'elenco.

Schermata 79 – Navigazione tra le email di un account del gruppo

NOTA: se si desidera navigare tra le email di tutti gli account del gruppo, compreso il proprio, contemporaneamente, fare clic

GFI MailArchiver for Exchange Ricerca nell’archivio email • 87

sull‘elenco a discesa situato sotto il link Refresh (Aggiorna) e selezionare Me and subordinates (Io e i miei sottoposti).

Aggiornamento della cache generale Se si desidera aggiornare la cache di tutti gli account cui si ha accesso, in modo tale da poter visualizzare le ultime email archiviare quando si naviga, fare clic sul link Refresh (Aggiornare) nell’angolo in alto a sinistra. Per aggiornare solo la cache dell’account selezionato in quel momento, fare clic sul pulsante situato sopra l’intestazione di colonna Last email (ultima email).

Visualizzazione dell’elenco completo di account cui è possibile accedere Per visualizzare l’elenco completo degli account che è possibile esplorare e ricercare, fare clic sulla scheda List all accounts (Elenca tutti gli account). L’elenco comprende le seguenti colonne: User Name (Nome utente), Account, Primary Email (Email principale) ed Email (conteggio delle email archiviate per quell’account).

Schermata 80 – Elenco di tutti gli account del gruppo cui si può accedere

Per aggiornare l’elenco con il conteggio delle ultime email archiviate, fare clic sul pulsante situato accanto all’intestazione di colonna Emails (Email).

Ricerca nell’archivio email Per eseguire ricerche tra le email, è necessario caricare l’interfaccia web di GFI MailArchiver come illustrato nella sezione “Introduzione” del presente capitolo, e fare poi clic sulla scheda Search (Cerca) situato nell’angolo in alto a sinistra.

88 • Ricerca tramite un singolo termine GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 81 – Pagina di ricerca di GFI MailArchiver

La pagina di ricerca consente di eseguire semplici query del database, tramite la ricerca di un termine singolo oppure query più complesse, tramite la ricerca di più termini, fino a 4 termini specificati, combinati attraverso l’utilizzo degli operatori logici AND e AND NOT. Dopo aver impostato i criteri di ricerca e aver fatto clic sul pulsante Search (Cerca), gli eventuali risultati della ricerca vengono visualizzati in formato tabulare sotto i criteri di ricerca stessi. Ogni corrispondenza riscontrata dalla funzione di ricerca comprende le seguenti informazioni: Oggetto, Mittente, Destinatario, Data e ora, Dimensione. Il numero di corrispondenze restituito viene visualizzato sotto i criteri di ricerca, ad esempio: Risultati: 61 email trovate. Se la ricerca restituisce oltre 50 corrispondenze email, i risultati verranno distribuiti su più pagine, fino a 50 email per pagina.

Ricerca tramite un singolo termine La presente sezione illustra le modalità per eseguire ricerche tramite un singolo termine. Per effettuare ricerche nel database dell’archivio email, è possibile utilizzare i seguenti campi: • Nome dell'allegato • ID del messaggio • Destinatario • Mittente • Data di invio • Data e ora di invio • Oggetto • Testo (solo per Microsoft SQL Server con indicizzazione full-text

abilitata)

Ricerca tramite il nome dell’allegato Se si desiderano ricercare email contenenti un determinato allegato, procedere con le seguenti fasi: 1. Selezionare l’opzione Attachment name (Nome allegato) nel primo elenco a discesa.

GFI MailArchiver for Exchange Ricerca tramite un singolo termine • 89

2. Per ricercare email contenenti un allegato il cui nome corrisponda esattamente a quello indicato, selezionare l’opzione IS EXACTLY (È UGUALE) nel secondo elenco a discesa. Per ricercare email contenenti un allegato il cui nome contenga la stringa specificata, selezionare l’opzione CONTAINS (CONTIENE). NOTA: l’opzione IS EXACTLY restituisce i risultati più velocemente dell’opzione CONTAINS. 3. Inserire il nome del file dell’allegato da ricercare nel campo situato a destra dell’elenco Attachment name (Nome allegato). 4. Fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Ricerca tramite il campo ID del messaggio Ogni email contiene un campo Message ID (ID del messaggio) nelle intestazioni. Il campo Message ID contiene un ID unico generato dal server di posta, utilizzabile per identificare email, ad esempio: [email protected] Per ricercare email tramite il campo Message ID, procedere come segue: 1. Selezionare l’opzione Message ID (ID del messaggio) nel primo elenco a discesa. 2. Per ricercare email aventi il medesimo valore Message ID, selezionare l’opzione IS EXACTLY (È UGUALE) nel secondo elenco a discesa. Per ricercare email il cui nome Message ID contenga la stringa specificata, selezionare l’opzione CONTAINS (CONTIENE). NOTA: l’opzione IS EXACTLY restituisce i risultati più velocemente dell’opzione CONTAINS. 3. Inserire il valore da ricercare nel campo situato a destra dell’elenco a discesa Message ID. 4. Fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Ricerca tramite il mittente o il destinatario o delle email Se si desiderano ricercare email contenenti un determinato mittente o destinatario, procedere con le seguenti fasi: 1. Per ricercare un mittente o un destinatario, selezionare, rispettivamente, Sender (Mittente) o Recipient (Destinatario) nel primo elenco a discesa. 2. Per ricercare email il cui mittente o destinatario corrisponda completamente a quello indicato, selezionare l’opzione IS EXACTLY (È UGUALE) nel secondo elenco a discesa. Per ricercare email il cui nome mittente o destinatario contenga la stringa specificata, selezionare l’opzione CONTAINS (CONTIENE). NOTA: l’opzione IS EXACTLY restituisce i risultati più velocemente dell’opzione CONTAINS. 3. Inserire l’indirizzo email o nome AD visualizzato da ricercare nel campo situato a destra dell’elenco Sender o Recipient. 4. Fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Ricerca tramite la data di invio Se si desiderano ricercare email inviate in determinate date, procedere con le seguenti fasi:


1. Selezionare l’opzione Sent date (Data di invio) nel primo elenco a discesa. 2. Per ricercare email la cui data di invio corrisponda esattamente a quella indicato, selezionare l’opzione IS EXACTLY (È UGUALE) nel secondo elenco a discesa. Per trovare email inviate anteriormente alla data specificata, selezionare l’opzione LESS THAN (PRIMA DI). Per ricercare email inviate successivamente alla data specificata, selezionare l’opzione, GREATER THAN (DOPO IL).

3. Fare clic sul pulsante . Viene visualizzato un calendario in una finestra pop-up. Selezionare il mese e l’anno e fare poi clic su un giorno del mese. La finestra pop-up del calendario si chiude automaticamente e la data selezionata appare nel campo situato a destra dell’elenco a discesa Sent date (Data di invio). Per modificare la data selezionata, fare nuovamente clic sul pulsante del calendario oppure variare la data direttamente dalla casella di modifica.

Schermata 82 – Controllo calendario

4. Fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Ricerca tramite la data e ora di invio Se si desiderano ricercare email inviate in date e ore determinate, procedere con le seguenti fasi: 1. Selezionare l’opzione Sent date/time (Data e ora di invio) nel primo elenco a discesa. 2. Per ricercare email la cui data e ora di invio corrispondano esattamente a quelle indicate, selezionare l’opzione IS EXACTLY (È UGUALE) nel secondo elenco a discesa. Per trovare email inviate anteriormente alla data e ora specificate, selezionare l’opzione LESS THAN (PRIMA DI). Per ricercare email inviate successivamente alla data e ora specificate, selezionare l’opzione, GREATER THAN (DOPO IL).

3. Fare clic sul pulsante . Viene visualizzato un calendario in una finestra pop-up. Selezionare il mese e l’anno e fare poi clic su un giorno del mese. La finestra pop-up del calendario si chiude automaticamente e la data selezionata appare nel campo situato a destra dell’elenco a discesa Sent date (Data di invio). Alla data nella casella di modifica viene aggiunto il formato “00:00:00”, cioè ore, minuti e secondi. Per indicare l’ora, è necessario modificare tali voci direttamente nella casella di modifica. Per modificare la data

GFI MailArchiver for Exchange Ricerca tramite un singolo termine • 91

selezionata, fare nuovamente clic sul pulsante del calendario oppure variare la data direttamente dalla casella di modifica. Quando si adopera il calendario per scegliere un’altra data, se si è inserita un’ora, questa viene azzerata. 4. Fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Ricerca tramite l’oggetto Se si desiderano ricercare email contenenti un determinato oggetto, procedere con le seguenti fasi: 1. Selezionare l’opzione Subject (Oggetto) nel primo elenco a discesa. 2. Si deve quindi selezionare il metodo di ricerca desiderato per ricercare il contenuto del campo oggetto. Sono disponibili i seguenti metodi di ricerca: • CONTAINS. Con questo metodo di ricerca, è possibile indicare

una parola, parte di una parola o un gruppo nominale. Le parole che seguono la virgola nell’esempio di seguito vanno inserite nel campo “Cerca”. 1. Parte di una parola: “qua” 2. Intera singola parola: “quantum” 3. Frase: “quantum electrodynamics is cool (l’elettrodinamica quantistica è “ganza”)” NOTA: ricercando con il metodo CONTAINS in un database Microsoft SQL Server, con l’indicizzazione full-text abilitata, è possibile specificare soltanto l'inizio di parte di una parola per ottenere una corrispondenza. Per esempio, se l’oggetto di email è “Quantum Electrodynamics Paper” (“Documento sull'elettrodinamica quantistica”), si può cercare “Electro”, ma non “dynam”. La limitazione è dovuta alla modalità di funzionamento dell’indicizzazione full-text. ricercando in un database Microsoft Access oppure in un database SQL Server con l’indicizzazione full-text disabilitata, è possibile specificare qualunque parte dell’oggetto dell’email per ottenere una corrispondenza.

• IS EXACTLY. NOTA: questo metodo di ricerca è disponibile ricercando in un database Microsoft Access o in un database Microsoft SQL Server con l’indicizzazione full-text disabilitata. Adoperando questo metodo di ricerca è necessario specificare l’oggetto completo dell’email. NOTA: l’opzione IS EXACTLY restituisce i risultati più velocemente dell’opzione CONTAINS.

• CONTAINS (MS Search). (Richiede Microsoft SQL Server con indicizzazione full-text). Questo metodo di ricerca è più potente e offre una maggiore flessibilità. Sulla base del termine di ricerca specificato, è possibile adoperare una delle seguenti tecniche: 1. Ricerca dell’esatta corrispondenza di parole e frasi. 2. Ricerca con tecniche approssimate (meno precise). 3. Ricerca di parole vicine ad altre.


4. Ricerca di parole simili secondo l’inflessione, vale a dire una parola troverà corrispondenze in variazioni basate su: genere, plurale, verbi, sostantivi, aggettivi e tempi verbali. 5. Ricerca con tecniche di pesatura delle parole. Le parole che seguono la virgola nell’esempio di seguito vanno inserite nel campo “Cerca”. 1. Parola: “quantum” 2. Frase: quantum electrodynamics is cool (l’elettrodinamica quantistica è “ganza”)” 3. Prefisso parola: “quan*” 4. Concatenazione logica di termini: “quan*” OPPURE “electro*” 5. Vicinanza di parola: “quantum” VICINO A “electrodynamics” 6. Variazioni di inflessione: “FORMSOF (INFLECTIONAL, drive)” 7. Pesatura di parole: ISABOUT (peso di “quantum” (.8), peso di “electrodynamics” (.6))

• FREETEXT (MS Search) – (Richiede Microsoft SQL Server con indicizzazione full-text) Free text search works in a completely different manner than all the other search methods, since it matches the meaning of the search term you specify rather than the exact wording. Così, ad esempio, in una ricerca di testo libero, sarà possibile inserire il termine “contabili” e verranno restituite le voci contenenti “contabilità” e “conti”. Le ricerche tramite testo libero sono meno precise del metodo di ricerca CONTAINS, ma sono di ausilio nella ricerca di email di cui non si conosce esattamente la parola da cercare, ma di cui si ha un’idea dell‘argomento trattato.

Ulteriori informazioni sui metodi di ricerca summenzionati sono contenute nella pagina di ricerca di GFI MailArchiver e si possono ottenere facendo clic sul pulsante , situato accanto all’elenco a discesa dei metodi di ricerca comprendente quello selezionato. 3. In base al metodo di ricerca selezionato nel precedente punto 2, si inserirà il contenuto da ricercare nel campo situato sulla destra dell’elenco a discesa in cui si è selezionato il metodo. 4. Fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Ricerca tramite il testo NOTA: il campo Body (Testo) è disponibile unicamente nel caso della ricerca in un database Microsoft SQL Server database con indicizzazione full-text abilitata. Se si desiderano ricercare email contenenti un determinato contenuto di testo, procedere con le seguenti fasi: 1. Selezionare l’opzione Body (Testo) nel primo elenco a discesa. 2. Si deve quindi selezionare il metodo di ricerca desiderato per ricercare il contenuto nel testo dell’email. Sono disponibili i seguenti metodi di ricerca: • CONTAINS. Con questo metodo di ricerca, è possibile indicare

un’intera parola, l’inizio di una parte di una parola oppure un gruppo nominale. Le parole che seguono la virgola nell’esempio di seguito vanno inserite nel campo “Cerca”. 1. Parte di una parola: “qua”

GFI MailArchiver for Exchange Ricerca tramite più termini • 93

2. Intera singola parola: “quantum” 3. Frase: “quantum electrodynamics is cool (l'elettrodinamica quantistica è "ganza")"

• CONTAINS (MS Search). Questo metodo di ricerca è più potente e offre una maggiore flessibilità. Sulla base del termine di ricerca specificato, è possibile adoperare una delle seguenti tecniche: 1. Ricerca dell’esatta corrispondenza di parole e frasi. 2. Ricerca con tecniche approssimate (meno precise). 3. Ricerca di parole vicine ad altre. 4. Ricerca di parole simili secondo l’inflessione, vale a dire una parola troverà corrispondenze in variazioni basate su: genere, plurale, verbi, sostantivi, aggettivi e tempi verbali. 5. Ricerca con tecniche di pesatura delle parole. Le parole che seguono la virgola nell’esempio di seguito vanno inserite nel campo “Cerca”. 1. Parola: “quantum” 2. Frase: quantum electrodynamics is cool (l’elettrodinamica quantistica è “ganza”)” 3. Prefisso parola: “quan*” 4. Concatenazione logica di termini: “quan*” OPPURE “electro*” 5. Vicinanza di parola: “quantum” VICINO A “electrodynamics” 6. Variazioni di inflessione: “FORMSOF (INFLECTIONAL, drive)” 7. Pesatura di parole: ISABOUT (peso di “quantum” (.8), peso di “electrodynamics” (.6))

• FREETEXT (MS Search). La ricerca di testo libero funziona in modo completamente diverso rispetto a tutti gli altri metodi di ricerca, poiché abbina il significato del termine di ricerca indicato piuttosto che l’esatta formulazione della parola. Così, ad esempio, in una ricerca di testo libero, sarà possibile inserire il termine “contabili” e verranno restituite le voci contenenti “contabilità” e “conti”. Le ricerche tramite testo libero sono meno precise del metodo di ricerca CONTAINS, ma sono di ausilio nella ricerca di email di cui non si conosce esattamente la parola da cercare, ma di cui si ha un’idea dell‘argomento trattato.

Ulteriori informazioni sui metodi di ricerca summenzionati sono contenute nella pagina di ricerca di GFI MailArchiver e si possono ottenere facendo clic sul pulsante , situato accanto all’elenco a discesa dei metodi di ricerca comprendente quello selezionato. 3. In base al metodo di ricerca selezionato nel precedente punto 2, si inserirà il contenuto da ricercare nel campo situato sulla destra dell’elenco a discesa in cui si è selezionato il metodo. 4. Fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Ricerca tramite più termini Se si è indicato il primo termine di ricerca e si desidera aggiungerne degli altri, procedere come segue: 1. Fare clic sul pulsante Add Condition (Aggiungi condizione). 2. Verranno visualizzate due nuovi elenchi a discesa sotto il termine di ricerca precedente. Nell’elenco a discesa collocato tra i termini di ricerca, selezionare l’operatore logico desiderato, vale a dire AND (E) o AND NOT (E NON) per, rispettivamente, cercare tutti i termini o non cercare alcuni.

94 • Ricerca tramite più termini GFI MailArchiver for Exchange

Con l’operatore AND (E), se il termine di ricerca A e il termine di ricerca B corrispondono, viene restituito il risultato. Ad esempio: “Se il mittente è [email protected] ed il destinatario è [email protected], restituisci una corrispondenza”. In questo modo verranno visualizzate tutte le email inviate da [email protected] all’utente [email protected]. Con l’operatore AND NOT (E NON), se viene riscontrato il termine di ricerca A e quello B non corrisponde, viene restituito il risultato. Ad esempio: “Se il mittente è [email protected] ed il destinatario non è [email protected], restituisci una corrispondenza”. In questo modo verranno visualizzate tutte le email inviate da [email protected] a qualsiasi utente tranne che a [email protected].

Schermata 83 – Aggiunta di una condizione

3. Nell’elenco a discesa in basso, selezionare il campo da ricercare, al che verranno visualizzati un elenco a discesa e una casella di modifica a destra dell’elenco a discesa. Per impostare questo termine di ricerca, si rimanda alla sezione “Ricerca tramite un singolo termine”.

4. Per aggiungere più condizioni, ripetere le fasi da 1 a 3. È possibile adoperare fino a 4 termini in tutto.

Schermata 84 – Ricerca tramite più termini

GFI MailArchiver for Exchange Visualizzazione delle email restituite da una ricerca • 95

5. Quando si è pronti ad eseguire la ricerca, fare clic sul pulsante Search (Cerca).

Rimozione di termini di ricerca Se si sono aggiunte condizioni di ricerca, vale a dire, se c'è più di una condizione di ricerca nell'omonima pagina, viene abilitato il pulsante Remove Condition (Rimuovi condizione). Per rimuovere condizioni di ricerca, procedere come segue: 1. Fare clic sul pulsante Remove Condition (Rimuovi condizione).

2. La pagina di ricerca viene aggiornata e viene eliminato l’ultimo termine di ricerca riportato, cioè quello situato direttamente sopra il pulsante Remove Condition (Rimuovi condizione). 3. Per rimuovere più termini di ricerca, ripetere le fasi 1 e 2. È necessario attendere l’aggiornamento della pagina di ricerca prima di poter premere di nuovo il pulsante Remove Condition (Rimuovi condizione).

NOTA: il pulsante Remove Condition (Rimuovi condizione) verrà disabilitato soltanto quando nella pagina di ricerca è presente un unico termine.

Visualizzazione delle email restituite da una ricerca Per visualizzare una determinata email dei risultati di ricerca, fare clic sull’oggetto dell’email desiderata. Per ulteriori informazioni sulle funzionalità disponibili quando si visualizza un’email, consultare le sezioni da “Visualizzazione di un’email” a “Invio di una copia dell’email ad un indirizzo mail” del presente capitolo. Per ritornare alla pagina dei risultati di ricerca dalla pagina di visualizzazione dell’email, fare clic sul pulsante Indietro del proprio browser oppure premere il tasto Backspace della tastiera.

Disposizione dei risultati della ricerca Per impostazione predefinita, i risultati di ricerca sono disposti per oggetto in ordine ascendente. Per disporli in una colonna diversa, fare clic sull’intestazione di colonna desiderata. Per modificare l’ordine della disposizione, cioè alternare tra ordine ascendente e discendente, fare clic sull’intestazione di colonna già ordinata.

Selezione del database in cui esplorare e ricercare In qualsiasi momento, GFI MailArchiver archivia le email su un database terminale impostato come quello attivo. Poiché la dimensione del file di database crescerà insieme alla quantità di email archiviate, GFI MailArchiver consente di creare nuovi database e di impostarli come il nuovo database attivo. Per impostazione predefinita, le schede Welcome (Benvenuto), Search (Cerca) e List all accounts (Elenca tutti gli account) prelevano i dati dal database attivo. Tuttavia, si potrebbe voler esplorare o ricercare un database più vecchio, non più utilizzato come database attivo da parte di GFI MailArchiver.

96 • Selezione della lingua di localizzazione GFI MailArchiver for Exchange

Per selezionare il database in cui esplorare o ricercare email, procedere come segue: 1. Accedere ad una delle seguenti schede: Welcome, Search, List all accounts. 2. Fare clic sull’elenco a discesa Select database (Selezione database). Verranno visualizzate le connessioni al database riportate nella scheda Databases (Database) della pagina di configurazione e per le quali sia stata selezionata la casella di controllo Visible (Visibile). NOTA: per ulteriori informazioni sulle modalità per configurare i database visibili, consultare la sezione “Impostazione dell’elenco di database visibile” del capitolo “Configurazione di GFI MailArchiver”. 3. Selezionare il database da adoperare. La pagina verrà aggiornata automaticamente e visualizzerà le email recuperate nel database selezionato.

Selezione della lingua di localizzazione La lingua predefinita di visualizzazione dell’interfaccia web di GFI MailArchiver è l’inglese. Per visualizzarla in un’altra lingua, selezionare quest’ultima nell’elenco a discesa nell’angolo superiore destro. NOTA: la configurazione di GFI MailArchiver non è interessata da tale impostazione, pertanto continuerà ad essere visualizzata in lingua inglese.

Schermata 85 – Selezione della lingua dell’interfaccia web di GFI MailArchiver

Selezionando una nuova lingua, la pagina corrente viene aggiornata e visualizzata nella nuova lingua selezionata. L’impostazione della lingua preferita viene memorizzata in un cookie del computer da cui si è avuto accesso all’interfaccia web di GFI MailArchiver. La volta successiva che si accede all’interfaccia web di GFI MailArchiver, questa verrà visualizzata nella lingua selezionata. NOTA 1: verrà visualizzato nella lingua selezionata soltanto il testo dell’interfaccia web di GFI MailArchiver. La restante parte testuale, come indirizzi e contenuto email, viene visualizzata nella lingua d’origine.

GFI MailArchiver for Exchange Uscita da GFI MailArchiver • 97

NOTA 2: la lingua selezionata interessa unicamente il testo dell’interfaccia web di GFI MailArchiver. Impostazioni generali, come le date, saranno visualizzate in base alla configurazione impostata in Microsoft Internet Explorer. Per esempio, se le opzioni linguistiche di Microsoft Internet Explorer sono impostate sull’inglese, mentre l’interfaccia web di GFI MailArchiver è impostata sullo spagnolo, le date saranno ancora formattate in inglese, cioè i nomi dei mesi appariranno in inglese e non in spagnolo. Per correggere tale comportamento, è necessario modificare le impostazioni linguistiche di Microsoft Internet Explorer. Per modificare le impostazioni linguistiche di Microsoft Internet Explorer, procedere come segue: 1. Selezionare Strumenti > Opzioni Internet… dalla barra dei menu di Microsoft Internet Explorer. 2. Nella scheda Generale della finestra di dialogo delle Opzioni Internet, fare clic sul pulsante Lingue… in basso. 3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Preferenze linguistiche. Aggiungere la lingua desiderata facendo clic sul pulsante Aggiungi…

Schermata 86 – Finestra di dialogo delle preferenze linguistiche di Microsoft Internet Explorer

4. Spostare la lingua preferita in cima all’elenco selezionandola e facendo clic sul pulsante Sposta su finché non raggiunge l’inizio dell'elenco. 5. Fare clic due volte sul pulsante OK per chiudere, rispettivamente, le finestre di dialogo Lingue e Opzioni Internet.

Uscita da GFI MailArchiver Al termine delle operazioni di esplorazione e ricerca dell’archivio email, si consiglia di uscire dall’interfaccia web di GFI MailArchiver. Per scollegarsi, procedere come segue: 1. Fare clic sul link Log off (Esci) nell’angolo superiore destro della pagina. 2. GFI MailArchiver visualizza un messaggio nella finestra del browser come illustrato nella schermata riportata di seguito.

98 • Accesso a GFI MailArchiver da Microsoft Outlook GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 87 – Uscita dell’interfaccia web di GFI MailArchiver

3. Chiudere il browser per completare il processo di uscita.

Accesso a GFI MailArchiver da Microsoft Outlook Se si desidera esplorare e ricercare nell’archivio email da Microsoft Outlook, procedere come segue: 1. Caricare Microsoft Outlook. 2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo Cartelle personali dell’Elenco cartelle (nel pannello sinistro) e fare clic sulla voce Nuova cartella… del menu di scelta rapida.

Schermata 88 – Creazione di una nuova cartella

3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Create New Folder (Creare nuova cartella). Nella casella di modifica Nome, indicare un nome descrittivo per la cartella, ad esempio, Archivio email. Non modificare nessun altra impostazione.

GFI MailArchiver for Exchange Accesso a GFI MailArchiver da Microsoft Outlook • 99

Schermata 89 – Indicazione di un nome per la nuova cartella

4. Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo. 5. La cartella appena create viene visualizzata come sottocartella del nodo delle Cartelle personali. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla nuova cartella e fare clic sulla voce Proprietà nel menu di scelta rapida.


Schermata 90 – Modifica delle proprietà della nuova cartella

6. Viene visualizzata la finestra di dialogo delle Proprietà della <Nome cartella>.


Schermata 91 – Finestra di dialogo delle proprietà della nuova cartella

7. Deselezionare, se abilitata, la casella di modifica Genera automaticamente visualizzazioni di Microsoft Exchange. 8. Accedere alla scheda Home page. 9. Nella casella di modifica Indirizzo, digitare: http://<GFI MailArchiver Server Name>/<GFI MailArchiver virtual folder name> (http://<GFI MailArchiver Server Name>/<nome cartella virtuale di GFI MailArchiver>)

Per esempio, http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver 10. Selezionare la casella di controllo Associa alla cartella una home page predefinita.


Schermata 92 – Indicazione dell’indirizzo GFI MailArchiver

11. Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo. 12. Per accedere al proprio archivio email tramite l’interfaccia web di GFI MailArchiver, fare clic sulla nuova cartella, ad esempio Archivio email.


Schermata 93 – Inserimento delle credenziali per l’autenticazione con GFI MailArchiver

13. Il sistema richiede di inserire il proprio nome di account utente di dominio e password per autenticarsi con GFI MailArchiver. 14. GFI MailArchiver visualizzerà quindi l’archivio email.


Schermata 94 – Accesso all’archivio email di GFI MailArchiver tramite Microsoft Outlook


Importazione email

Introduzione Il presente capitolo descrive le modalità per archiviare le email elaborate dal server prima dell’installazione di GFI MailArchiver. GFI MailArchiver può importare vecchie email mediante GFI MailArchiver Import Service (Servizio importazione di GFI MailArchiver). Il servizio elabora le email copiate nella cartella di prelievo di Import Service e le archivia nel database configurato. L’utente dispone di diversi strumenti, descritti più avanti nel presente capitolo, per esportare le email dai seguenti archivi di messaggi: 1. file PST di Microsoft Outlook 2. caselle di posta e cartelle pubbliche di Microsoft Exchange 3. i database di archivio email di GFI MailArchiver 2 4. i database di archivio email di GFI MailEssentials. Pertanto, per adoperare la funzione di esportazione di GFI MailArchiver, è innanzi tutto necessario indicare i database in cui saranno archiviate le email importate, come descritto nella sezione “Configurazione di GFI MailArchiver Import Service”.

Configurazione di GFI MailArchiver Import Service Dalla pagina di configurazione di GFI MailArchiver Import Service, è possibile configurare i database in cui si desiderano importare le email. Si possono configurare più database ed assegnare loro intervalli di date specifici. GFI MailArchiver Import Service importa quindi nel rispettivo database le email che ricadono in un determinato intervallo di date. Per specificare e configurare i database che immagazzineranno le email importate, procedere come segue: 1. Fare clic sul menu Start e, nel gruppo di programmi di GFI MailArchiver, espandere il sottogruppo Import Tools (Strumenti di importazione) e selezionare GFI MailArchiver Import Service Configuration (Configurazione servizio importazione di GFI MailArchiver) per caricare detta pagina di configurazione di GFI MailArchiver Import Service.

106 • Configurazione di GFI MailArchiver Import Service GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 95 – Configurazione di GFI MailArchiver Import Service

2. Fare clic sul pulsante Add Database (Aggiungi database). 3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Add GFI MailArchiver 3 database (Aggiungi database GFI MailArchiver 3).

Schermata 96 – Configurazione di un database GFI MailArchiver 3

4. Nella scheda delle Proprietà generali, indicare un nome di visualizzazione esclusivo del database nella casella di modifica Database identification name (Nome identificativo del database). 5. Indicare l’intervallo di date del database mediante i calendari From (Da) e To (A). GFI MailArchiver Import Service importa esclusivamente le email, presenti nel database, comprese

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione di GFI MailArchiver Import Service • 107

nell’intervallo di date specificate in questo punto. Non è possibile specificare un intervallo di date coincidente con quello di altri database configurati. NOTA: l’ideale sarebbe quello di configurare più database in modo tale da coprire tutte le email che si intendono importare. 6. Accedere alla scheda Connection Settings (Impostazioni di configurazione).

Schermata 97 – Configurazione del database e dell’autenticazione da adoperare

7. Selezionare il metodo di autenticazione che sarà adoperato da Import Service per collegarsi al database. Se si desidera che Import Service si colleghi al database con l’account di Windows su cui il servizio stesso è in esecuzione, selezionare l’opzione Authenticate with the GFI MailArchiver Import Service Windows user (Esegui autenticazione con l’utente Windows GFI MailArchiver Import Service). D’altra parte, se si desidera adoperare l’autenticazione Microsoft SQL Server, selezionare l’opzione Use Microsoft SQL Server authentication (Usa autenticazione Microsoft SQL Server) e specificare, rispettivamente, nome utente e password nelle caselle di modifica User name e Password. 8. Nella casella di riepilogo Server name (Nome server), selezionare il server che ospita il database. Se la configurazione non elenca il server desiderato, se ne può indicare il nome o l’indirizzo IP manualmente. 9. Selezionare il database dalla casella di riepilogo a discesa GFI MailArchiver 3 database (Database di GFI MailArchiver 3). Il database selezionato può essere un database GFI MailArchiver 3 esistente o qualsiasi database vuoto. Selezionando un database vuoto, la configurazione di GFI MailArchiver Import Service crea lo schema di database richiesto.


10. Fare clic sul pulsante OK per convalidare e creare, ove necessario, lo schema di database richiesto. La finestra di dialogo Add GFI MailArchiver 3 database (Aggiungi database GFI MailArchiver 3) viene chiusa. NOTA: se l’intervallo di date selezionato coincide con quello di un altro database già configurato, viene visualizzata la finestra di dialogo riportata nella schermata di seguito.

Schermata 98 – Le date specificate per il database coincidono con un altro database

11. Per configurare un altro database, ripetere le fasi da 2 a 10. 12. La configurazione visualizza il nuovo database nell’elenco. Sotto la colonna Database activity (Attività di database), GFI MailArchiver Import Service visualizza l’attività di database corrente. Per salvare e applicare le nuove impostazioni, fare clic sul pulsante Apply Settings (Applica impostazioni).

Schermata 99 – Applicazione delle nuove impostazioni di configurazione

Modifica di un database configurato Per modificare un database configurato, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver Import Service. 2. Nell’elenco, fare clic sul database che si desidera riconfigurare. 3. Fare clic sul pulsante Configure Database (Configura database). 4. Nella sezione “Configurazione di GFI MailArchiver Import Service” sono contenute ulteriori informazioni sulle modalità di configurazione di un database.

GFI MailArchiver for Exchange Configurazione di GFI MailArchiver Import Service • 109

5. Per salvare e applicare le nuove impostazioni, fare clic sul pulsante Apply Settings (Applica impostazioni).

Rimozione di un database configurato Per rimuovere un database configurato dall’elenco di GFI MailArchiver Import Service, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver Import Service. 2. Fare clic sul database che si desidera rimuovere dall’elenco. 3. Fare clic sul pulsante Remove Database (Rimuovi database). 4. Per salvare e applicare le nuove impostazioni, fare clic sul pulsante Apply Settings (Applica impostazioni).

Monitoraggio di GFI MailArchiver Import Service Per controllare la quantità di email in corso di elaborazione e importazione da parte di GFI MailArchiver Import Service, procedere come segue: 1. Caricare la pagina di configurazione di GFI MailArchiver Import Service. 2. Fare clic sul pulsante Monitor Import Process (Controlla processo d’importazione). 3. La configurazione visualizza la finestra di dialogo Import Process Monitor (Monitor del processo d’importazione) riportata nella schermata di seguito.

Schermata 100 – Finestra di dialogo del monitor del processo d’importazione

4. Per impostazione predefinita, la pagina delle statistiche viene aggiornata ogni 30 secondi. È possibile variare l’intervallo di aggiornamento tra 1 e 60 secondi, per mezzo del dispositivo di scorrimento.


NOTA 1: se la data di un’email della cartella di prelievo non rientra nell’intervallo di date di nessuno dei database configurati, il servizio importazione sposterà l’email nella cartella “Miss” (“Data non trovata”). La riga Emails not fitting date range (Email non rientranti nell’intervallo di date) visualizza il numero di email finite nella cartella “Miss”. La sottocartella “Miss” è localizzata nel seguente percorso: <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS\Miss (<Percorso d’installazione di GFI MailArchiver>\MAIS\Data non trovata) Le email della cartella “Miss” sono suddivise per anno e mese. Per esempio, se nella cartella “Miss” sono state spostate email comprese tra il 1° gennaio e il 31 marzo 2005, in essa ci saranno ulteriori tre sottocartelle, denominate 2005_01, 2005_02 e 2005_03. Per importare le email nella cartella “Miss”, aggiungere un database con un intervallo che include le date delle email nella cartella “Miss” e fare clic il pulsante Apply Settings (Applica impostazioni). Arrestare il servizio importazione di GFI MailArchiver dalla console di gestione dei servizi. Spostare quindi tutti i file presenti nelle singole sottocartelle, ad esempio 2005_01, nella sottocartella Queue (In coda) localizzata nel seguente percorso: <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS\Queue (<Percorso d’installazione di GFI MailArchiver>\MAIS\In coda). Infine, avviare GFI MailArchiver Import Service dalla console di gestione dei servizi. D’altra parte, se si è certi di non volere importare le email nella cartella “Miss”, perchè, ad esempio, quelle di gennaio 2005 (2005_01) sono troppo vecchie, è possibile eliminare tutti file archiviati nella cartella 2005_01. NOTA 2: qualora vengano spostate 1000 o più email nella cartella “Miss”, il Servizio importazione di GFI MailArchiver si autosospenderà, fino a che non si eliminano oppure si spostano le email nella cartella Queue (In coda) ai fini della rielaborazione di cui alla nota precedente. 5. Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo delle statistiche. NOTA: è preferibile non lasciare aperta in maniera indefinita la finestra di dialogo delle statistiche, poiché ogni aggiornamento delle statistiche rallenta il processo del servizio impostazione.

Condivisione della cartella di prelievo GFI MailArchiver Import Service importa le email copiate nella cartella di prelievo. La cartella di prelievo del servizio importazione è localizzata nel seguente percorso: <GFI MailArchiver Installation Path>\MAIS\Pickup (<Percorso d’installazione di GFI MailArchiver >\MAIS\Prelievo) Per eseguire gli strumenti di esportazione email su computer remoti ed importare automaticamente le email esportate in un database di GFI MailArchiver, è necessario esportare le email direttamente nella cartella di prelievo del servizio importazione. Per poter effettuare tale operazione da computer remoti è necessario condividere la cartella di prelievo suddetta con autorizzazioni di lettura/scrittura. In questo modo si potrà, per esempio, eseguire l’esportazione guidata di email PST-Exchange di GFI (GFI PST-Exchange Email Export Wizard) su un computer remoto e salvare le email esportate direttamente nella cartella di prelievo condivisa. GFI

GFI MailArchiver for Exchange Utilizzo dello strumento di esportazione email di GFI MailArchiver 2 • 111

MailArchiver Import Service elabora quindi le email esportate salvate e le archivia in uno dei database configurati.

Utilizzo dello strumento di esportazione email di GFI MailArchiver 2 Lo schema di database di GFI MailArchiver 3 è diverso da quello adoperato da GFI MailArchiver 2. Per questo motivo, GFI MailArchiver 3 non è in grado di adoperare direttamente i database di GFI MailArchiver 2. Per far sì che GFI MailArchiver 3 visualizzi i dati immagazzinati nel database di GFI MailArchiver 2, è prima di tutto necessario esportare questi ultimi servendosi dello strumento di esportazione email (Email Export) di GFI MailArchiver 2. GFI MailArchiver Import Service importa quindi le email esportate in un nuovo database di GFI MailArchiver 3. NOTA 1: lo strumento Email Export di GFI MailArchiver 2 riesce unicamente ad esportare email da un database di Microsoft SQL Server. NOTA 2: lo strumento Email Export di GFI MailArchiver 2 non modifica il vecchio database di GFI MailArchiver 2. Per esportare email da un database Microsoft SQL Server di GFI MailArchiver 2 database, procedere come segue: 1. Fare clic sul menu Start e, nel gruppo di programmi di GFI MailArchiver, espandere il sottogruppo Import Tools (Strumenti di importazione) e selezionare GFI MailArchiver 2 Email Export (Esportazione email di GFI MailArchiver 2) per caricare detto strumento.

Schermata 101 – Strumento di esportazione di GFI MailArchiver 2

2. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) della pagina di benvenuto dello strumento Email Export di GFI MailArchiver 2 per proseguire.

112 • Utilizzo dello strumento di esportazione email di GFI MailArchiver 2 GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 102 – Indicazione del Server SQL e del metodo di autenticazione da adoperare

3. Nell’elenco Server name/IP address (Nome server/Indirizzo IP) selezionare il Microsoft SQL Server sul quale risiede il database di GFI MailArchiver 2 da aggiornare. È inoltre possibile digitare il nome del computer o indirizzo IP di un computer Microsoft SQL Server che lo strumento di esportazione non elenca automaticamente. 4. Selezionare il metodo di autenticazione da adoperare per collegarsi a Microsoft SQL Server, nel gruppo Authenticate through (Autentica tramite). Si può selezionare Windows Authentication (Autenticazione Windows) o Microsoft SQL Server Authentication (Autenticazione Microsoft SQL Server). Selezionando l’opzione Microsoft SQL Server authentication (Autenticazione Microsoft SQL Server), è necessario specificare, rispettivamente, il nome utente e la password nei campi Login ID (ID di accesso) e Password. 5. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

GFI MailArchiver for Exchange Utilizzo dello strumento di esportazione email di GFI MailArchiver 2 • 113

Schermata 103 – Selezione del database GFI MailArchiver 2 da cui si desiderano importare le email

6. Nell’elenco a discesa GFI MailArchiver 2 database (Database di GFI MailArchiver 2), selezionare il database da cui lo strumento esporterà le email. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

Schermata 104 - Selezione di una destinazione per le email esportate

114 • Utilizzo dello strumento di esportazione email PST-Exchange di GFI GFI MailArchiver for Exchange

7. È quindi necessario scegliere una locazione in cui lo strumento Email Export di GFI MailArchiver 2 salverà le email esportate. Per far sì che GFI MailArchiver Import Service importi le email esportate in un database GFI MailArchiver 3, è necessario selezionare la locazione della cartella di prelievo del servizio importazione di GFI MailArchiver. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per avviare il processo di esportazione.

Schermata 105 - Stato di avanzamento del processo di esportazione

8. Lo strumento Email Export di GFI MailArchiver 2 informa l’utente in merito all’avanzamento del processo di esportazione tramite una barra di stato di avanzamento. NOTA: il processo di esportazione può richiedere diverse ore per essere completato, a seconda della quantità di email immagazzinate nel database di GFI MailArchiver 2. 9. Una volta completato tale processo, fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere lo strumento Email Export di GFI MailArchiver 2.

Utilizzo dello strumento di esportazione email PST-Exchange di GFI NOTA: Per adoperare lo strumento di esportazione email PST-Exchange di GFI (GFI PST-Exchange Email Export) su un altro computer, copiare manualmente la sottocartella <GFI MailArchiver Installation Path>\ eewiz sul computer desiderato. Per adoperare lo strumento GFI PST-Exchange Email Export, fare clic sul menu Start e, nel gruppo di programmi di GFI MailArchiver, espandere il sottogruppo Import Tools (Strumenti di importazione) e selezionare lo strumento GFI PST-Exchange Email Export (Esportazione email PST-Exchange di GFI).

GFI MailArchiver for Exchange Utilizzo dello strumento di esportazione email PST-Exchange di GFI • 115

Nella pagina di benvenuto, fare clic sul pulsante Next (Avanti) per scegliere la sorgente da cui estrarre le email. Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export riesce ad estrarre email dalle sorgenti che seguono:

• casella di posta di Microsoft Exchange • cartelle pubbliche di Microsoft Exchange • file di cartelle personali (.pst) di Microsoft Outlook

Schermata 106 – Pagina di benvenuto dello strumento Email Export di GFI PST-Exchange

Sorgente di Microsoft Exchange Per estrarre le email da Microsoft Exchange, selezionare il pulsante di opzione Microsoft Exchange Server, come illustrato nella schermata di seguito riportata:


Schermata 107 – Sorgente casella di posta Microsoft Exchange

L’opzione Microsoft Exchange Server è disponibile in uno dei seguenti scenari:

• Si sta eseguendo lo strumento con Microsoft Exchange Server installato.

• Si sta eseguendo lo strumento su un computer su cui non è installato Microsoft Exchange Server, ma dove è disponibile OLE DB “Internet Publishing Provider (IPP)”, pertanto è possibile collegarsi a server Microsoft Exchange remoti. NOTA: l’OLE DB “Internet Publishing Provider” è un provider Microsoft adoperato per avere accesso a documenti archiviati su server HTTP, tramite il protocollo Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV). Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export adopera il provider WebDAV per avere accesso a Microsoft Exchange Server remoti. L’OLE DB Internet Publishing Provider è installato per impostazione predefinita soltanto su tutte le versioni di Windows 2000. Per ulteriori informazioni sulle modalità d’installazione di questo provider su un computer Windows 2003, visitare il seguente articolo di knowledgebase di GFI: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID002089

La schermata sopra riportata può apparire leggermente diversa, a seconda delle opzioni disponibili. Per esempio, eseguendo lo strumento GFI PST-Exchange Email Export su un computer su cui è installato Microsoft Exchange Server, la pagina di selezione della sorgente assumerà l’aspetto della schermata riportata qui di seguito.


Schermata 108 – Caratteristiche disabilitate per rispecchiare il contesto

Eseguendo lo strumento GFI PST-Exchange Email Export su un computer Microsoft Exchange, la configurazione guidata disabilita i campi Exchange Server, User name (Nome utente) e Password, come nella schermata sopra riportata. Tali campi non sono necessari, poiché la configurazione guidata si connetterà al server Exchange locale e si autenticherà tramite le credenziali dell’account di Windows con cui si è effettuato il login. NOTA: l’account Windows deve avere disporre di autorizzazioni “Ricevi come” e “Invia come” di Microsoft Exchange sulle caselle di posta da cui estrarre le email. Per impostazione predefinita, nemmeno l’account di amministratore completo di Exchange dispone di queste autorizzazioni. Se si esegue lo strumento GFI PST-Exchange Email Export su un computer su cui non è installato Microsoft Exchange, è necessario indicare le impostazioni di connessione nei campi Exchange Server, User name (Nome utente) e Password. Se il server Microsoft Exchange al quale ci si connette richiede una connessione SSL, selezionare la casella di controllo SSL Connection (Connessione SSL). NOTA: qualora fosse necessario specificare numeri di porta non predefiniti o in presenza di più cartelle virtuali, è possibile modificare manualmente la stringa di connessione nella casella di modifica situata sopra l’elenco Mailboxes (Caselle di posta).

Schermata 109 – Personalizzazione della stringa di connessione di Exchange


Per aggiungere caselle di posta da cui si desidera estrarre email, fare clic sul pulsante Add mailbox (Aggiungi casella di posta). Nella finestra di dialogo selezione oggetto di Active Directory, inserire un nome utente e fare clic sul pulsante OK.

Schermata 110 – Aggiunta di una casella di posta

Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export verifica se il nome utente e la password indicati dispongono dell’accesso di lettura/scrittura alla casella di posta dell’account utente indicato. In assenza di autorizzazioni di accesso, viene visualizzata la finestra di dialogo della schermata riportata di seguito.

Schermata 111 – Il nome utente e la password indicati non hanno accesso alla casella di posta

NOTA: eseguendo lo strumento GFI PST-Exchange Email Export direttamente sul computer Microsoft Exchange, il test di accesso alla lettura/scrittura si avvale delle credenziali dell’utente collegato in quel momento. Se il nome utente e la password specificati dispongono dell‘accesso, la configurazione guidata aggiunge la casella di posta all’elenco, come illustrato di seguito.


Schermata 112 – Selezione di più caselle di posta

È possibile aggiungere più di una casella di posta all’elenco Mailboxes (Caselle di posta). Questa caratteristica consente di estrarre email da più caselle di posta contemporaneamente. per eliminare una casella di posta dall’elenco, selezionarla e fare clic sul pulsante Remove Selected (Rimuovi selezionati). Se l’elenco contiene tutte le caselle di posta da cui estrarre email, fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

Cartelle pubbliche di Microsoft Exchange Per estrarre email dalle cartelle pubbliche di Microsoft Exchange Server, selezionare la casella di controllo Extract from Public Folders (Estrai da cartelle pubbliche). Se l’OWA (Outlook Web Access) di Microsoft Exchange richiede una connessione SSL, selezionare l’omonima casella di controllo. Se lo strumento GFI PST-Exchange Email Export è eseguito sul computer server Microsoft Exchange, non è necessario specificare nient’altro, ma è sufficiente fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.


Schermata 113 – Connessione alle cartelle pubbliche locali

Se si esegue lo strumento GFI PST-Exchange Email Export su un computer senza Microsoft Exchange e si desidera collegarsi alle cartelle pubbliche di un computer Microsoft Exchange remoto, è necessario indicare i seguenti dettagli: l’IP o il nome del computer del server Exchange remoto cui collegarsi, un nome utente e una password, come illustrato di seguito.

Schermata 114 – Connessione alle Cartelle pubbliche remote


NOTA: per estrarre email da cartelle pubbliche, l’utente utilizzato per collegarsi alle cartelle pubbliche deve disporre di privilegi di ruolo di “proprietario” sulle cartelle dalle quali si intende estrarre le email. È possibile rivedere o modificare le autorizzazioni di accesso di una determinata cartella con il Gestore di sistema di Exchange. Per specificare impostazioni di stringa di connessione personalizzate, è possibile modificare la stringa di connessione manualmente dalla casella di modifica situata sopra l’elenco di Mailboxes (Caselle di posta).

Schermata 115 – Connessione a un numero di porta non predefinito

La sorgente File di cartelle personali (.pst) di Microsoft Outlook Per estrarre le email da file (.pst) di cartelle personali di Microsoft Outlook, selezionare il pulsante di opzione Microsoft Outlook PST Files (File PST di Microsoft Outlook), come illustrato nella schermata di seguito riportata.

Schermata 116 – File (PST) delle cartelle personali di Microsoft Outlook


Eseguendo lo strumento GFI PST-Exchange Email Export su un computer su cui è installato Microsoft Outlook, è disponibile l’opzione Microsoft Outlook PST Files (File PST di Microsoft Outlook). NOTA 1: quando si estraggono email dai file (.pst) di cartelle personali di Microsoft Outlook, accertarsi di aver selezionato file PST che non rientrano nel profilo predefinito di Outlook sul computer su cui si sta eseguendo il tool. NOTA 2: quando lo strumento GFI PST-Exchange Email Export estrae un’email da un file PST, la elimina da quest’ultimo. Pertanto, è importante effettuare una copia di back-up del file PST prima di adoperarlo con lo strumento GFI PST-Exchange Email Export. Per aggiungere un file PST, fare clic sul pulsante Add PST file (Aggiungi file PST). Nella finestra di dialogo Select a Microsoft Outlook PST (Selezionare un file PST di Microsoft Outlook), localizzare il file PST da cui estrarre le email e fare clic sul pulsante Open (Apri), come illustrato nella schermata di seguito riportata.

Schermata 117 – Selezione del file (PST) di the Microsoft Outlook

Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export aggiunge all’elenco il file PST selezionato, come illustrato nella successiva schermata. È possibile aggiungere più di un file PST all’elenco. Questa caratteristica consente di estrarre email contemporaneamente da più cartelle. Per rimuovere un file PST dall’elenco, selezionarlo e fare clic sul pulsante Remove PST File (Rimuovi file PST).


Una volta selezionati tutti i file PST dai quali si intende estrarre le email, fare clic sul pulsante Next (Avanti) per elencare le cartelle contenute nei file PST.

Schermata 118 – Selezione del file (PST) di Microsoft Outlook

Selezione delle cartelle da cui estrarre le email La pagina di selezione della cartella può impiegare qualche minuto per elencare le cartelle rientranti nella sorgente indicata. Una volta che il processo di calcolo è stato completato, lo strumento GFI PST-Exchange Email Export visualizza le cartelle in un albero, come illustrato nella seguente schermata: Il numero visualizzato a destra del nome cartella rappresenta il numero di email ivi memorizzate. Le cartelle ombreggiate non contengono elementi e non possono essere selezionate.


Schermata 119 – Selezione delle cartelle da elaborare

NOTA: se la sorgente selezionata è costituita dalle cartelle pubbliche di Microsoft Exchange, è possibile che alcune cartelle riportino la dicitura “Not Owner” (“Non proprietario”) visualizzata sulla destra del nome cartella. La configurazione guidata ombreggia queste cartelle, cioè non le rende disponibili per essere selezionata. L’etichetta “Not Owner” sta ad indicare che le credenziali di account specificate non dispongono di privilegi di ruolo di Proprietario Microsoft Exchange su quella data cartella. Si rimanda alla sezione delle Cartelle pubbliche di Microsoft Exchange per maggiori dettagli. Scegliere le cartelle da cui si desidera estrarre email selezionando la casella di controllo posta accanto al nome della cartella desiderata. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per passare alla pagina successiva. NOTA: per selezionare tutte le sottocartelle di un nodo di cartella determinato, tenere premuto il tasto CTRL e fare clic sulla casella di controllo situata sulla sinistra della cartella principale.

Impostazione di un periodo di sospensione Gli archivi selezionati potrebbero contenere email elaborate dal server di posta dopo aver installato GFI MailArchiver sulla rete. Se lo strumento GFI PST-Exchange Email Export ha estratto tali email e le ha copiate nella cartella di prelievo del servizio importazione di GFI MailArchiver (Import Service), i duplicati delle email saranno finiti nel database GFI MailArchiver. Per questo motivo, è importante configurare la data e ora quando si installa GFI MailArchiver sulla rete, come “ora di chiusura”. Dagli archivi selezionati, lo strumento GFI PST-Exchange Email Export estrarrà unicamente le email elaborate dal server di posta anteriormente all’ora di chiusura impostata.


Schermata 120 – Opzione ora di chiusura

Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per proseguire con la pagina di selezione del proprietario.

Selezione del proprietario delle email NOTA: selezionando le caselle di posta di Microsoft Exchange come sorgente, il proprietario di ciascuna casella di posta viene determinato automaticamente dall'utente Active Directory. Per questo motivo, lo strumento GFI PST-Exchange Email Export non visualizza la pagina di selezione del proprietario se si estraggono le email dalle caselle di posta di Microsoft Exchange. In questa pagina, è necessario indicare il proprietario delle email che si stanno per estrarre. L’indirizzo email indicato nel campo Owner (Proprietario) è importante perché, quando si importano le email estratte, GFI MailArchiver lo utilizza per determinare il proprietario. Per esempio, se GFI MailArchiver importa le email estratte e, nella casella di modifica Owner (Proprietario), si è specificato l'indirizzo [email protected], l’interfaccia GFI MailArchiver visualizza le email importate sotto la voce [email protected]. NOTA 1: quando si estraggono email da cartelle pubbliche di Microsoft Exchange, il proprietario di ogni email viene determinato con il seguente metodo. Se il mittente dell’email rientra nel catalogo generale di Active Directory, GFI MailArchiver adopererà come proprietario l’indirizzo email del mittente. In caso contrario, GFI MailArchiver utilizzerà il proprietario indicato come tale nello strumento GFI PST-Exchange Email Export. NOTA 2: quando GFI MailArchiver importa email estratte da cartelle pubbliche di Microsoft Exchange, a un utente sono visibili unicamente le email spedite da quel particolare utente. Per esempio, l’utente


“[email protected]” visualizza unicamente le email spedite alla cartella pubblica da “[email protected]”.

Schermata 121 – Pagina di selezione del proprietario

È possibile inserire un indirizzo email direttamente nel campo Owner (Proprietario) oppure adoperare la finestra di dialogo di selezione utente di Active Directory, facendo clic sul pulsante Owner (Proprietario). Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per proseguire.

Schermata 122 – Finestra di dialogo di selezione utente di Active Directory

Selezione di una destinazione per le email estratte Si deve ora selezionare la cartella di destinazione in cui lo strumento GFI PST-Exchange Email Export deve salvare le email estratte in file di testo, adoperando il formato RFC822.


Per far sì che GFI MailArchiver Import Service importi le email estratte in un database GFI MailArchiver, è necessario selezionare come destinazione la locazione della cartella di prelievo del servizio importazione di GFI MailArchiver. Eseguendo lo strumento GFI PST-Exchange Email Export sul computer GFI MailArchiver, la casella di modifica Destination (Destinazione) viene riempita in modo automatico con il percorso alla cartella di prelievo del servizio importazione. NOTA 1: se si esegue lo strumento GFI PST-Exchange Email Export su un altro computer e si è selezionata la cartella di prelievo condivisa del servizio importazione di GFI MailArchiver come destinazione, accertarsi che l’account sotto il quale è eseguito lo strumento GFI PST-Exchange Email Export sia munito di autorizzazioni di scrittura. NOTA 2: Il servizio importazione GFI MailArchiver elimina le email estratte salvate nella cartella di prelievo dopo averle importate nel database GFI MailArchiver.

Schermata 123 – Pagina di selezione della destinazione

Per selezionare la destinazione delle email estratte, fare clic sul pulsante “…” situato sulla destra del campo Destination (Destinazione). Nella finestra di dialogo Browse For Folder (Sfoglia le cartelle), selezionare la destinazione e fare clic sul pulsante OK.


Schermata 124 – Finestra di dialogo “Sfoglia le cartelle”

Dopo aver selezionato la destinazione, fare clic sul pulsante Next (Next) per continuare.

Processo di estrazione di email Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export visualizza una pagina informativa del processo in corso.

Schermata 125 - Pagina informativa del processo in corso


Per modificare le impostazioni configurate nelle pagine precedenti, adoperare il pulsante Back (Indietro). Se le impostazioni specificate sono corrette, fare clic sul pulsante Next (Avanti). Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export comincerà ad estrarre le email selezionate. Il processo di estrazione di email può durare diversi minuti, per esempio, a seconda della sorgente di email selezionata o del numero di email che si estraggono. Infatti, l’estrazione di email da un computer server Microsoft Exchange remoto è più lenta di quella da un archivio email di Microsoft Exchange o di Microsoft Outlook locali. La schermata qui di seguito visualizza la pagina dello stato di avanzamento della procedura. Questa pagina riporta la cartella e l’email in corso di elaborazione, l’avanzamento complessivo e quello del livello di cartella.

Schermata 126 – Pagina dello stato di avanzamento del processo

Una volta completato il processo di estrazione delle email, lo strumento GFI PST-Exchange Email Export visualizza la pagina finale, come illustrato nella schermata di seguito riportata. Questa pagina visualizza il numero totale di email selezionate per l’estrazione, il numero di email effettivamente estratte, il numero totale delle email saltate e quello delle email non estratte.


Schermata 127 – Pagina finale dello strumento GFI PST-Exchange Email Export

Fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere lo strumento di esportazione.

GFI MailArchiver for Exchange Utilizzo dello strumento GFI MailEssentials Email Archive Export • 131

Email saltate Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export salterà un’email per una delle seguenti ragioni:

• quando, in una casella di posta o in una cartella pubblica di Microsoft Exchange, il processo di estrazione ha trovato un’email contrassegnata come già estratta;

• quando il processo di estrazione ha trovato un’email elaborate dal server di posta successivamente alla data e ora di chiusura indicate.

NOTA: quando estrae le email dalla sorgente, sia questa una casella di posta o una cartella pubblica di Microsoft Exchange, lo strumento GFI PST-Exchange Email Export contrassegna le email estratte come elaborate, attraverso la scrittura del seguente valore di identificazione unico globale (GUID) su un attributo di estensione inutilizzato. 255DAA0D-B0AF-4640-AEBB-4039B07E5F3B Gli attributi di estensione controllati sono quelli compresi tra http://schemas.microsoft.com/exchange/extensionattribute1 e http://schemas.microsoft.com/exchange/extensionattribute10. Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export adopera un solo attributo di estensione per contrassegnare l’email come elaborata. Per maggiori informazioni sugli attributi di estensione, seguire il link qui di seguito indicato: http://msdn.microsoft.com/library/en-us/e2k3/e2k3/_cdo_schema_exchange_extensionattribute1.asp

Email non estratte Quando lo strumento GFI PST-Exchange Email Export non riesce ad estrarre un'email, ne registra le informazioni, quali oggetto, data e ora e cartella in cui è archiviata, in un file di testo. Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export visualizza il pulsante View Failed Mails Log File (Visualizza file di registro delle email non estratte) se non è riuscita l’estrazione di almeno un’email. Per visualizzare il file di registro delle email non estratte, fare clic sul pulsante View Failed Mails Log File.

Schermata 128 – Pulsante “Visualizza file di registro delle email non estratte”

Lo strumento GFI PST-Exchange Email Export carica il file di registro delle email non estratte con l’editor di testi predefinito del sistema.

Utilizzo dello strumento GFI MailEssentials Email Archive Export Lo schema del database di archivio email di GFI MailEssentials è diverso da quello utilizzato da GFI MailArchiver 3. Per questo motivo, GFI MailArchiver 3 non è in grado di adoperare direttamente i database di archivio email di GFI MailEssentials. Se si è adoperata la funzionalità di archiviazione di GFI MailEssentials per archiviare le email in un database SQL Server e si desidera ora includere tali informazioni in un database GFI MailArchiver, è

132 • Utilizzo dello strumento GFI MailEssentials Email Archive Export GFI MailArchiver for Exchange

necessario innanzitutto esportare le email dal database di archiviazione di GFI MailEssentials. Il servizio importazione di GFI MailArchiver elabora poi le email estratte e le archivia nei database GFI MailArchiver configurati. NOTA 1: lo strumento GFI MailEssentials Email Archive Export riesce unicamente ad esportare email da un database Microsoft SQL Server. NOTA 2: lo strumento GFI MailEssentials Email Archive Export non modifica il vecchio database di archivio email di GFI MailEssentials. Per esportare le email da un archivio email di GFI MailEssentials su un database Microsoft SQL Server, procedere come segue: 1. Fare clic sul menu Start e, nel gruppo di programmi di GFI MailArchiver, espandere il sottogruppo Import Tools (Strumenti di importazione) e selezionare GFI MailEssentials Email Archive Export, per caricare detto strumento.

Schermata 129 – Strumento di esportazione di archiviazione email di GFI MailEssentials

2. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) della pagina di benvenuto dello strumento Email Export di GFI MailEssentials per proseguire.


Schermata 130 – Indicazione del Server SQL e del metodo di autenticazione da adoperare

3. Nell’elenco Server name/IP address (Nome server/Indirizzo IP) selezionare il Microsoft SQL Server sul quale risiede il database di archivio email di GFI MailEssentials da esportare. È inoltre possibile digitare il nome del computer o indirizzo IP di un computer Microsoft SQL Server che lo strumento di esportazione non ha elencato automaticamente. 4. Selezionare il metodo di autenticazione da adoperare per collegarsi a Microsoft SQL Server, nel gruppo Authenticate through (Autentica tramite). Si può selezionare Windows Authentication (Autenticazione Windows) o Microsoft SQL Server Authentication (Autenticazione Microsoft SQL Server). Selezionando l’opzione Microsoft SQL Server authentication (Autenticazione Microsoft SQL Server), è necessario specificare, rispettivamente, il nome utente e la password nei campi Login ID (ID di accesso) e Password. 5. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

134 • Utilizzo dello strumento GFI MailEssentials Email Archive Export GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 131 - Selezione del database di email da cui si desiderano importare le email

6. Nell’elenco a discesa GFI MailEssentials email archive database (Database di archivio email di GFI MailEssentials), selezionare il database da cui lo strumento esporterà le email. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per continuare.

Schermata 132 - Selezione di una destinazione per le email esportate


7. È quindi necessario scegliere una locazione in cui lo strumento GFI MailEssentials Email Archive Export salverà le email esportate. Per far sì che GFI MailArchiver Import Service importi le email esportate in un database GFI MailArchiver 3, è necessario selezionare la locazione della cartella di prelievo del servizio importazione di GFI MailArchiver. Fare clic sul pulsante Next (Avanti) per avviare il processo di esportazione.

Schermata 133 - Stato di avanzamento del processo di esportazione

8. Lo strumento Email Archive Export di GFI MailEssentials informa l’utente in merito all’avanzamento del processo di esportazione, tramite una barra di stato di avanzamento. NOTA: il processo di esportazione può richiedere diverse ore per essere completato, a seconda della quantità di email immagazzinate nel database di archivio email di GFI MailEssentials. 9. Una volta completato tale processo, fare clic sul pulsante Finish (Fine) per chiudere lo strumento GFI MailEssentials Email Archive Export.


Esportazione email

Introduzione L’interfaccia utente basata sul web di GFI MailArchiver consente di ripristinare singole email in un indirizzo email indicato dall’utente, tramite la funzionalità OneClick Restore (Ripristino in un clic). Questa caratteristica è utile, ma, per esportare o ripristinare contemporaneamente più di un’email, è necessario avvalersi dello strumento Bulk Export (Esportazione in blocco) di GFI MailArchiver. Con GFI MailArchiver Bulk Export, ci si può collegare ad un’installazione GFI MailArchiver, ricercare le email da esportare e, infine, esportarle tutte insieme mediante uno dei seguenti metodi:

• Ripristino in un indirizzo email specificato • scaricamento in una locazione precisa

Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export è utile quando si desidera esportare una serie di email che rispondono a determinati criteri di ricerca, per esempio, quando è necessario fornire email a sostegno di una controversia.

Utilizzo dello strumento GFI MailArchiver Bulk Export Per caricare lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export, selezionare GFI MailArchiver Bulk Export nel gruppo di programmi di GFI MailArchiver del menu Start. Al momento del caricamento, lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export visualizza la finestra di dialogo Connect to GFI MailArchiver (Connetti a GFI MailArchiver), come illustrato di seguito.

138 • Utilizzo dello strumento GFI MailArchiver Bulk Export GFI MailArchiver for Exchange

Schermata 134 - Strumento di esportazione in blocco di (GFI MailArchiver Bulk Export)

Indicare l’URL utilizzato per collegarsi GFI MailArchiver nella casella di modifica MailArchiver URL (URL di MailArchiver). La volta successiva che si adopererà lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export, la casella di riepilogo MailArchiver URL visualizzerà un elenco di URL GFI MailArchiver collegati correttamente in sessioni precedenti. È quindi necessario indicare l’account che lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export adopererà per autenticarsi con l’URL GFI MailArchiver URL specificato. Per autenticarsi con l’account utente che si utilizza per eseguire lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export, selezionare l’opzione Current User Account (Account utente corrente). Per indicare un account utente particolare ai fini dell’autenticazione, selezionare l’opzione The Following User Account (Il seguente account utente), e specificare un nome utente e una password nei campi User Name e Password. Per collegarsi, fare quindi clic sul pulsante OK. Una volta connessi, lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export visualizza una nuova finestra di ricerca email (Email Search), come illustrato di seguito.

GFI MailArchiver for Exchange Utilizzo dello strumento GFI MailArchiver Bulk Export • 139

Schermata 135 – Nuova finestra Email Search (Ricerca email)

Ricerca di email Per ricercare email da esportare, procedere come segue: 1. Nella finestra Email Search, selezionare il database GFI MailArchiver in cui eseguire la ricerca nell’elenco a discesa Search in Database (Cerca nel database). 2. Selezionare la scheda Search (Ricerca) per poter indicare i criteri di ricerca. 3. Selezionare un campo di ricerca, ad esempio Sender (Mittente) nell’elenco a discesa situato più a sinistra. Nel secondo elenco a discesa, selezionare la condizione di ricerca e, nel campo situato più a destra, indicare l’oggetto della ricerca. NOTA: la funzionalità di ricerca dello strumento GFI MailArchiver Bulk Export offre la medesima funzionalità della pagina di ricerca basata sul web di GFI MailArchiver. È possibile reperire ulteriori informazioni sui diversi campi e metodi di ricerca disponibili nella sezione “Ricerca tramite un solo termine” del capitolo “Utilizzo di GFI MailArchiver”. 4. Per aggiungere più condizioni di ricerca, fare clic sul pulsante Add Condition (Aggiungi condizione). Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export aggiunge una nuova voce sotto l’ultima condizione di ricerca. Tra l’ultima condizione di ricerca e quella aggiunta di recente, un elenco a discesa consente di specificare la modalità con cui la caratteristica di ricerca deve collegarsi ai termini di ricerca. È possibile selezionare un operatore AND (E) oppure AND NOT (E NON). L’operatore AND indica che: se il termine di ricerca A e il termine di ricerca B corrispondono, viene restituito il risultato. Ad esempio: “Se il mittente è [email protected] ed il destinatario è jsmith@master-


domain.com, restituisci una corrispondenza”. In questo modo verranno visualizzate tutte le email inviate da [email protected] all’utente [email protected]. L’operatore AND NOT indica che: se il termine di ricerca A corrisponde e il termine di ricerca B non corrisponde, viene restituito il risultato. Ad esempio: “Se il mittente è [email protected] ed il destinatario non è [email protected], restituisci una corrispondenza”. In questo modo verranno visualizzate tutte le email inviate da [email protected] a qualsiasi utente tranne che a [email protected]. È quindi necessario configurare la condizione di ricerca aggiunta con le modalità descritte al punto 3. Per aggiungere altre condizioni di ricerca, ripetere le operazioni di tale punto. NOTA 1: nella query, è possibile indicare fino a quattro termini di ricerca. NOTA 2: in caso di più condizioni di ricerca nell’apposita casella, è possibile rimuoverne una facendo clic sul pulsante Remove Condition (Rimuovi condizione). Per azzerare tutte le condizioni, fare clic sul pulsante New Search (Nuova ricerca) e fare clic su OK nella finestra di dialogo visualizzata. 5. Per eseguire la ricerca, fare clic sul pulsante Find Now (Trova). Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export visualizza i risultati della ricerca sotto le condizioni di ricerca specificate, come illustrato nella schermata riportata di seguito. Per ogni email corrispondente alla condizione di ricerca, sono visualizzate le seguenti informazioni: Oggetto, Mittente, Destinatari, Data e ora, Dimensione.

Schermata 136 – Risultati della ricerca visualizzati dallo strumento GFI MailArchiver Bulk Export


NOTA 1: in assenza di risultati corrispondenti alle condizioni specificate, viene visualizzato il messaggio No results where found (Nessun risultato trovato). NOTA 2: se l’operazione di ricerca richiede troppo tempo, puoi fare clic sul pulsante Stop per interrompere la ricerca.

Per impostazione predefinita, lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export ordina i risultati della ricerca per data e ora. Per disporre i risultati di ricerca di un'altra colonna, fare clic sull'intestazione della colonna desiderata. Facendo clic sulla stessa intestazione di colonna, i risultati vengono disposti in ordine inverso. Ad esempio, se i risultati di ricerca sono disposti nella colonna Date/Time (Data e ora) in ordine ascendente e si fa clic sulla stessa intestazione di colonna, i risultati di ricerca saranno disposti in ordine discendente.

Se ai criteri di ricerca specificati corrispondono oltre 100 email, i risultati di ricerca saranno distribuiti su diverse pagine, contenenti non più di 100 email ciascuna. Per navigare nelle diverse pagine, adoperare i pulsanti di navigazione situati sotto la tabella dei risultati di ricerca.

Schermata 137 – Barra di navigazione della pagina di ricerca

Nella finestra Email Search (Ricerca email) viene visualizzato il numero di email che corrispondono alla casella di ricerca.

Visualizzazione di un’email dai risultati di ricerca Dopo aver eseguito una ricerca, si potrebbe avere l’esigenza di rivedere determinate email contenute nella serie di risultati, al fine di verificare se l'effettivo contenuto corrisponde a quello ricercato. Per visualizzare un’email dai risultati di ricerca, fare doppio clic sull’email desiderata. Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export caricherà l’email in una finestra separata, come mostrato nella schermata di seguito.


Schermata 138 – Visualizzazione di un’email

Esportazione di email Quando le email contenute nei risultati di ricerca soddisfano i criteri immessi, è possibile selezionare l’opzione di esportarle con uno dei seguenti metodi:

• Ripristino in un indirizzo email specificato • Scaricamento in una cartella su disco

NOTA: esportando le email con lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export, l’email originale archiviata nel database non viene eliminata.

Ripristino in un indirizzo email specificato Per ripristinare in un determinato indirizzo email tutte le email restituite nei risultati di ricerca, procedere come segue: 1. Selezionare la scheda Export Options (Opzioni di esportazione). 2. Fare clic sull’opzione Restore to the following email address (Ripristina nel seguente indirizzo email) e, nella casella di modifica, indicare l’indirizzo email cui inviare le email esportate.


3. Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export può inviare ogni email esportata nel suo formato originario oppure come allegato di una nuova email. Nel primo caso selezionare l’opzione Send messages as Original emails (Invia i messaggi come email originali). Per inviare le email esportate come allegati, selezionare l’opzione Send messages as Attachments (Invia i messaggi come allegati).

Schermata 139 – Ripristino delle email in un determinato indirizzo email

4. Per esportare le email, fare clic sul pulsante Restore (Ripristina). Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export visualizza lo stato di avanzamento del processo di esportazione nella barra di stato della finestra Email Search (Ricerca email), come riportato nella schermata di seguito. Lo strumento di esportazione in blocco disabilita la finestra Email Search fino al completamento del processo di esportazione. Per arrestare il processo di esportazione, fare clic sul pulsante Stop.


Schermata 140 – Processo di ripristino delle email in corso

Scaricamento in una cartella su disco Per scaricare tutte le email restituite nei risultati di ricerca in una determinata cartella sul disco, procedere come segue: 1. Selezionare la scheda Export Options (Opzioni di esportazione). 2. Fare clic sull’opzione Download to folder (Scarica nella cartella) e, nella casella di modifica, indicare il percorso alla cartella in cui si desiderano scaricare le email. È inoltre possibile fare clic sul pulsante Browse (Sfoglia) della finestra di dialogo Browse For Folder (Ricerca cartella) per selezionare la destinazione visivamente.


Schermata 141 – Scaricamento delle email in una locazione sul disco

3. Per esportare le email, fare clic sul pulsante Download (Scarica). Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export visualizza lo stato di avanzamento del processo di esportazione nella barra di stato della finestra Email Search (Ricerca email), come riportato nella schermata di seguito. Lo strumento di esportazione in blocco disabilita la finestra Email Search fino al completamento del processo di esportazione. Per arrestare il processo di esportazione, fare clic sul pulsante Stop.


Schermata 142 – Processo di scaricamento delle email in corso

Nella cartella di destinazione selezionata, lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export crea una nuova sottocartella, denominata “GFIMArc_Export_”, seguita da una marcatura oraria (timestamp). È possibile copiare questa cartella su un altro computer o altro supporto rimovibile, ad esempio, un CD-ROM o DVD-ROM. La cartella contiene un file XML root, recante lo stesso nome della cartella, ed una o più sottocartelle. Per esempio, se si è selezionata “c:\exported emails\” come destinazione e si sono scaricate tre email, la cartella conterrà i seguenti file: c:\exported emails\GFIMArc_Export_20060113_1519_1 GFIMArc_Export_20060113_1519_1.xml c:\exported emails\GFIMArc_Export_20060113_1519_1\Folder_1 Folder_1.xml Mailarchiver_-2147482426_1.xml Mailarchiver_-2147482910_1.xml Mailarchiver_-2147482379_1.xml Aprendo il file “GFIMArc_Export_20060113_1519_1.xml” con Microsoft Internet Explorer, viene visualizzata una tabella che elenca le email contenute nella cartella “Folder_1” (pagina 1). Se si esportano molte email, in fondo alla pagina vengono visualizzati i numeri delle pagine di navigazione, in modo da poter elencare le email archiviate nelle altre sottocartelle, ad esempio, la cartella “Folder_7” (pagina 7).


Schermata 143 – Pagina di navigazione delle email esportate

Si può fare clic sui link visualizzati sotto la colonna Filename (Nome file) della tabella per aprire e visualizzare le email.

Connessione a diverse installazioni di GFI MailArchiver Lo strumento GFI MailArchiver Bulk Export consente di collegarsi, contemporaneamente, alla stessa installazione di GFI MailArchiver da varie finestre Email Search (Ricerca email). Inoltre, ci si può collegare a diverse installazioni GFI MailArchiver contemporaneamente. Per collegarsi e visualizzare una nuova finestra Email Search (Ricerca email), selezionare Connect (Connetti) dal menu File. Nella finestra di dialogo Connect to GFI MailArchiver (Connetti a GFI MailArchiver), indicare l’URL e le credenziali GFI MailArchiver URL da utilizzare per l’autenticazione. Una volta connessi, è possibile adoperare la nuova finestra Email Search nei modi descritti nelle precedenti sezioni di questo capitolo.


Schermata 144 – Finestre di ricerca multiple

Disconnessione da un’installazione di GFI MailArchiver Per disconnettersi da un’installazione di GFI MailArchiver, è possibile chiudere la finestra Email Search (Ricerca email) oppure selezionare Disconnect (Disconnetti) dal menu File. Se sono connesse più finestre Email Search, e si desidera chiuderle tutte, selezionare Disconnect All (Disconnetti tutto) dal menu File.


Risoluzione dei problemi

Introduzione Questo capitolo descrive le modalità per risolvere eventuali problemi riscontrati nell’utilizzo del prodotto. Le principali fonti di informazioni disponibili per gli utenti sono le seguenti: • il presente manuale: la maggior parte dei problemi può essere

risolta leggendo il manuale • la knowledgebase di GFI, accessibile dal sito web di GFI • il sito di supporto tecnico di GFI • contattando il reparto assistenza tecnica di GFI all’indirizzo email

[email protected] • contattando il reparto assistenza tecnica di GFI attraverso il

servizio di LiveSupport all’indirizzo http://support.gfi.com/livesupport.asp

• contattando telefonicamente il reparto assistenza tecnica.

Knowledgebase GFI cura la gestione di una knowlegdebase contenente le risposte ai problemi più comuni. In caso di problemi, consultare prima di tutto la knowledgebase. La knowledgebase riporta sempre le domande di assistenza tecnica e le patch più aggiornate. La knowledgebase è disponibile alla pagina http://kbase.gfi.com (in lingua inglese).

Richiesta di assistenza tramite email Se il problema non può essere risolto neanche dopo aver consultato la knowledgebase e il presente manuale, è possibile contattare il reparto assistenza tecnica di GFI. Il modo migliore per contattarlo è tramite email, perché così si possono inserire quelle informazioni di cruciale importanza, quali un allegato, che potranno consentire di risolvere il problema più rapidamente. Il Troubleshooter (Esperto nella risoluzione dei problemi), compreso nel gruppo di programmi, genera automaticamente una serie di file necessari a GFI per fornire l’assistenza tecnica richiesta. I file contengono le impostazioni di configurazione, i file di registro di debugging e così via. Per generare tali file, avviare il programma guidato del troubleshooter e seguire le istruzioni dell’applicazione. Oltre alla raccolta di tutte le possibili informazioni necessarie, saranno anche poste delle domande. Si è pregati di rispondere a tali domande in modo accurato: in assenza di informazioni adeguate, non sarà possibile diagnosticare in modo corretto il problema.

150 • Richiesta di assistenza tecnica tramite la web-chat GFI MailArchiver for Exchange

Aprire quindi la cartella troubleshooter o support, localizzata nella directory del programma principale, comprimere i file in formato ZIP e inviare i file appena generati all’indirizzo email: [email protected]. Assicurarsi innanzi tutto di avere registrato il prodotto sul nostro sito web: http://customers.gfi.com. La richiesta sarà evasa entro 24 ore o meno, secondo il fuso orario.

Richiesta di assistenza tecnica tramite la web-chat È anche possibile richiedere assistenza tecnica attraverso il “LiveSupport” (la nostra web-chat). Si può contattare il servizio assistenza di GFI tramite il nostro servizio LiveSupport all’indirizzo http://support.gfi.com/livesupport.asp. Assicurarsi innanzi tutto di avere registrato il prodotto sul nostro sito web: http://customers.gfi.com.

Richiesta telefonica di assistenza tecnica Per richiedere assistenza tecnica, è possibile contattare GFI anche telefonicamente. A tale proposito, consultare il sito web dell’assistenza tecnica per i corretti recapiti telefonici e orari di ufficio, in base alla propria sede. Sito web di assistenza: http://support.gfi.com Assicurarsi innanzi tutto di avere registrato il prodotto sul nostro sito web: http://customers.gfi.com.

Forum via web È disponibile un servizio di supporto tecnico tra utenti tramite il forum su internet. Si può accedere al forum dal sito: http://forums.gfi.com/

Notifiche relative alle build Si consiglia fortemente di iscriversi al nostro elenco di notifiche relative alle build. In questo modo si viene immediatamente informati sulle nuove build del prodotto. Per sottoscrivere tale servizio, andare sul sito: http://support.gfi.com

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