Microsoft® Lync™ 2010Conferenze e collaborazione Formazione

Obiettivi

Questo corso spiega come eseguire le operazioni seguenti:

• Configurare riunioni onlineConferenze telefoniche con accesso esterno e ID personale

• Pianificare una riunione onlineRiunioni multipiattaforma per più parti con Lync e Outlook

• Eseguire una presentazione professionale Presentazioni formali con Condivisione schermo, PowerPoint e lavagna

• Lavorare con altri utenti ovunque Collaborazione con i colleghi, indipendentemente da dove si trovano

• Usare Microsoft Lync AttendeePossibilità di partecipare a riunioni online anche senza avere installato Lync

Configurazione di riunioni online

Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:

• Conferenze telefoniche con accesso esterno

• Configurare un PIN

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Informazioni sulle conferenze telefoniche con accesso esterno

Conferenze telefoniche con accesso esternoLe conferenze telefoniche con accesso esterno sono un’opzione audio per le riunioni online che consente ai partecipanti, interni o esterni all’organizzazione, di partecipare all’audio della riunione usando un telefono. I partecipanti devono solo comporre il numero della convocazione di riunione, immettere l’ID conferenza e collegarsi ai contenuti audio.

PIN (Personal Identification Number)Se non si è connessi alla rete aziendale e si desidera partecipare alla riunione con accesso esterno, come coordinatore o chiamante autenticato, è necessario utilizzare l’interno e il PIN.

Un chiamante autenticato è un utente della stessa azienda dell’organizzatore della riunione o un federato dell’azienda. Tutti gli utenti della società possono partecipare come chiamanti autenticati usando il proprio PIN e interno. Il PIN consente di identificare e autenticare l’utente, il cui nome verrà visualizzato nell’elenco partecipanti, insieme al ruolo ricoperto.

Nota: è possibile partecipare alla riunione con accesso esterno anche senza usare il PIN. In questo caso però non verrà effettuata l’autenticazione e non sarà possibile iniziare la chiamata come coordinatore.  

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Configurare un PIN

Accedere alla pagina delle impostazioni del PIN eseguendo una di queste operazioni:

• Aprire Microsoft Lync, fare clic sul menu a discesa accanto al pulsante Opzioni, fare clic su Strumenti e quindi su Impostazioni conferenza telefonica con accesso esterno.

• Aprire Lync, fare clic sul pulsante Telefono e quindi su PIN.

Visualizzare le impostazioni del PIN

1. Nella pagina delle impostazioni del PIN, in PIN fare clic su Accedi. 2. Nell’elenco Lingua fare clic sulla lingua preferita, quindi fare clic su Accedi.3. Nella pagina Crea nuovo PIN fare clic su PIN o su Cambia PIN.

Digitare un numero che soddisfi i requisiti per il PIN nella casella di testo PIN e digitare di nuovo il PIN nella casella di testo Conferma. Al termine, scegliere OK.

NOTA: per poter configurare il PIN è necessario eseguire l’accesso tramite la rete aziendale.

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Impostazioni delle conferenze telefoniche con accesso esterno Nella pagina Impostazioni conferenza telefonica con accesso esterno sono disponibili altre informazioni utili, come:

• Informazioni conferenza assegnateVengono riportati l’ID conferenza e l’URL della riunione assegnati che popolano automaticamente la convocazione di riunione quando si programma una riunione con il Componente aggiuntivo Outlook. Si noti che è possibile reimpostare le informazioni conferenza assegnate usando il collegamento disponibile nella pagina.

• Numeri di accesso alla conferenzaI partecipanti possono usare questo elenco per trovare numeri di telefono locali rispetto al luogo in cui si trovano.

• Controlli multifrequenza DTMF per conferenza (segnalazione dual-tone multi-frequency o a tastiera) Questi comandi a tastiera consentono di controllare alcune caratteristiche della riunione, ad esempio disattivare e riattivare l’audio, bloccare e sbloccare e così via.

Pianificare una riunione online

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Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:

• Pianificare una riunione online usando Outlook

• Selezionare le opzioni per la riunione

• Selezionare le opzioni audio

Pianificare una riunione online

Il componente aggiuntivo per riunioni online per Microsoft Outlook viene installato automaticamente durante l’installazione di Lync.

Per pianificare una riunione online, è possibile eseguire una di queste operazioni:

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• Nella scheda Home di Outlook fare clic su Nuovi elementi, quindi fare clic su Riunione online. Per pianificare la riunione, passare alla visualizzazione Calendario in Outlook e fare clic su Nuova riunione online sulla barra multifunzione di Outlook.

OPPURE

• Nella visualizzazione Calendario fare doppio clic sull’ora per cui si vuole pianificare la riunione. Fare clic su Riunione online sulla barra degli strumenti.

Riunione online

Convocazione di riunione

Una convocazione di riunione online include le informazioni seguenti:

• Collegamento Partecipa a riunione online

• Informazioni audio

• ID conferenza

• Opzione per reimpostare il PIN

• Supporto per nuovi utenti

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Nota: è possibile aggiungere l’agenda della riunione sopra o sotto le linee tratteggiate nella convocazione. Non modificare le informazioni che si trovano tra le linee tratteggiate, perché questo potrebbe impedire agli altri utenti di partecipare alla riunione.

Personalizzare le opzioni della riunione

Per modificare le impostazioni predefinite per la riunione, fare clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione di Outlook e personalizzare le opzioni Livello di accesso, Relatori e Audio.

Selezionare Personalizza l’accesso e i relatori per questa riunione. Si noti che se si seleziona questa opzione verranno forniti un nuovo ID conferenza e un nuovo collegamento per la riunione.

Nella sezione Accesso e relatore selezionare le opzioni desiderate (le opzioni verranno illustrate in modo dettagliate in questa sezione).

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Personalizzare l’accesso alla riunione

È possibile decidere quali persone potranno accedere alla riunione senza aspettare nella sala di attesa. Solo l’organizzatore e i relatori possono decidere quali persone ammettere alla riunione dalla sala di attesa virtuale. Nella sezione Accesso, selezionare una delle opzioni seguenti:

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Solo organizzatore (bloccato): solo l’organizzatore potrà accedere direttamente alla riunione senza aspettare nella sala di attesa.

Persone invitate appartenenti alla società: solo le persone invitate che sono autenticate nella rete aziendale potranno accedere senza passare dalla sala di attesa.

Persone appartenenti alla società: tutti gli utenti della rete aziendale che hanno il collegamento alla riunione potranno accedere alla riunione direttamente, senza aspettare nella sala di attesa.

Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione): chiunque abbia il collegamento alla riunione potrà evitare la sala di attesa.

Le persone che accedono tramite telefono evitano la sala di attesa: tutte le persone che partecipano alla riunione tramite accesso esterno non avranno bisogno di aspettare nella sala di attesa (ad eccezione di quando la riunione è bloccata).

Opzioni di accesso

Personalizzare le opzioni del relatore

Per impostazione predefinita, solo i relatori e gli organizzatori possono condividere il desktop e le applicazioni, presentare file e gestire le opzioni della riunione, compresa l’ammissione degli utenti alla riunione. Nella sezione Relatori selezionare una delle opzioni seguenti: • Solo organizzatore: solo l’organizzatore della

riunione può condividere contenuto e ammettere utenti dalla sala di attesa.

• Persone appartenenti alla società: tutti gli utenti della società possono condividere contenuto e ammettere utenti dalla sala di attesa.

• Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione): tutti, incluse persone che non fanno parte della società e che non sono autenticate, potranno condividere contenuto e ammettere utenti dalla sala di attesa.

• Persone scelte dall’utente: per scegliere i singoli relatori, fare clic su Gestisci relatori e aggiungere le persone che si desidera invitare all’elenco Relatori.

Nota: è anche possibile assegnare il ruolo di relatore ai partecipanti, così come abbassare il livello di un relatore a partecipante durante la riunione. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un partecipante nel riquadro Utenti nella riunione e quindi fare clic su Imposta come relatore.

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Personalizzare le opzioni audio

Per personalizzare le opzioni audio, fare clic sulla scheda Audio e telefono nella finestra Opzioni riunione.

• Selezionare il luogo da cui eseguirà l’accesso esterno la maggior parte dei partecipanti.

• Se si vuole reimpostare il PIN, fare clic su Richiedi PIN per passare alla pagina Impostazioni conferenza telefonica con accesso esterno e gestione PIN.

• Se si vuole attivare l’annuncio di entrata e uscita, selezionare la casella di controllo accanto a Attiva l’annuncio di tipo Entrata e Uscita per questa riunione. Nota: è possibile modificare l’opzione dell’ annuncio di entrata e uscita anche durante la riunione.

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Salvare le impostazioni personalizzate

È possibile salvare le impostazioni preferite in modo da poterle usare come impostazioni predefinite nelle riunioni successive.

1. Fare clic su Memorizza

le impostazioni.

2. Fare clic su OK.

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Memorizza le impostazioni

Inviare la convocazione

Dopo aver configurato le impostazioni per la riunione, è possibile aggiungere i partecipanti, verificare che data e ora siano corrette e quindi inviare la convocazione.

La convocazione di riunione viene visualizzata sul calendario e inviata ai partecipanti.

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Attività 1

Pianificare una riunione con Outlook e configurare ruoli e autorizzazioni.

1. Aprire Outlook e passare alla visualizzazione Calendario.

2. Fare clic su Nuova riunione online sulla barra multifunzione di Outlook.

3. Digitare un oggetto per la riunione, quindi selezionare la data, l’ora e i partecipanti.

4. Fare clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione di Outlook, quindi fare clic su Personalizza l’accesso e i relatori per questa riunione.

5. In Accesso indicare le persone che possono partecipare alla riunione senza aspettare nella sala di attesa.

6. In Relatori selezionare Persone scelte dall’utente, quindi fare clic su Gestisci relatori e aggiungere i relatori.

7. Al termine, fare clic su OK e quindi inviare la convocazione.

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Attività 2

Convertire una riunione di Outlook esistente in una riunione online

1. Aprire una normale riunione di Outlook già programmata.

2. Fare clic su Riunione online sulla barra multifunzione di Outlook.

3. La convocazione di riunione viene aggiornata con i dati della Riunione online

4. Sulla barra multifunzione di Outlook diventano disponibili Partecipa a riunione online e Opzioni riunione.

5. Fare clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione di Outlook, quindi su Personalizza l’accesso e i relatori per questa riunione.

6. In Accesso selezionare Persone invitate appartenenti alla società.

7. In Relatori selezionare Persone scelte dall’utente, quindi fare clic su Gestisci relatori e aggiungere i relatori desiderati.

8. Al termine, fare clic su OK e quindi su Invia aggiornamento..

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Eseguire una presentazione professionale

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Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:

• Accedere alla riunione

• Selezionare l’audio

• Condividere contenuto e collaborare

• Scoprire altri strumenti per le presentazioni

• Registrare la riunione

Partecipare alla riunione

Per partecipare a una riunione, scegliere uno dei metodi seguenti:

• Nell’invito di Outlook fare clic su Partecipa a una riunione online o sul collegamento relativo alla riunione.

• Se si usa Microsoft Outlook, fare clic su Partecipa a riunione online nel promemoria di Outlook.

• Copiare e incollare il collegamento della riunione nella finestra di un browser.

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Partecipa a riunione online

Selezionare l’audio per la riunione

Scegliere una delle opzioni audio seguenti:

Non accedere all’audio: selezionare questa opzione per accedere all’audio della riunione dall’esterno, tramite telefono, usando l’ID conferenza e i numeri per le conferenze telefoniche. Si noti che per accedere come coordinatore o come chiamante autenticato, è necessario usare anche il PIN e l’interno.

Utilizza Lync (audio e video integrati): selezionare questa opzione per usare l’audio del computer. Verificare che il microfono e gli altoparlanti funzionino correttamente usando Impostazioni dispositivo audio. Nella riunione, fare clic su Impostazioni sulla barra dei menu e quindi su Impostazioni dispositivo audio. Chiama: selezionare questa opzione se si desidera che Lync chiami ed esegua l’accesso automaticamente alla riunione. Questa opzione consente di partecipare alla riunione usando Lync, ascoltando però l’audio tramite telefono. Non è necessario immettere un numero telefonico o un ID conferenza.

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Condividere il desktop

Per condividere il desktop:

1. Nella riunione online fare clic su Condividi.

2. Scegliere Desktop dal menu a discesa Condividi.

3. Nella parte superiore dello schermo viene visualizzata una barra e i bordi della finestra si illuminano.

4. Per disattivare la condivisione del desktop, fare clic su Termina condivisione.

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Dopo aver eseguito l’accesso alla riunione, sarà possibile ad esempio condividere il desktop o un programma, eseguire una presentazione di PowerPoint, inserire una lavagna o un sondaggio e inserire allegati.

Condividere un programma

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Per condividere un programma e le finestre associate:

1. Fare clic su Condividi nella riunione online.

2. Scegliere Programma dal menu a discesa Condividi.

3. Selezionare il programma che si desidera condividere.

4. Nella parte superiore dello schermo viene visualizzata una barra e i bordi della finestra dell’applicazione si illuminano per indicare gli elementi che vengono condivisi.

5. Per disattivare la condivisione dell’applicazione, è possibile fare clic su Termina condivisione in qualsiasi momento. Interrompere la condivisione

Dare e assumere il controllo della sessione di condivisione

Concedere il controllo

1. Fare clic su Concedi controllo sulla barra di condivisione nella parte superiore dello schermo.

2. Fare clic sul nome della persona con cui si vuole condividere il controllo e fare clic su OK nella casella di conferma per procedere.

3. La persona indicata è ora in controllo della sessione di condivisione e può usare la sua tastiera e il suo mouse per controllare il contenuto condiviso. L’opzione Rilascia controllo diventa disponibile anche sulla barra degli strumenti della riunione online di questa persona.

4. Per assumere nuovamente il controllo, scegliere Riprendi controllo dal menu Concedi controllo.

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Quando si avvia la condivisione, si ha il totale controllo di ciò che viene visualizzato nella finestra di condivisione della riunione. È possibile consentire ad altri utenti di assumere il controllo della sessione di condivisione, ma si potrà comunque riprendere il controllo in qualsiasi momento.

Concedi il controllo

Richiedere il controllo di una sessione di condivisioneI partecipanti possono richiedere il controllo della sessione di condivisione in qualsiasi momento: si riceverà una notifica con le opzioni Accetta o Declina per la richiesta. Per consentire a tutti i partecipanti di prendere controllo della sessione di condivisione automaticamente, eseguire queste operazioni:

1. Sulla barra di condivisione nella parte superiore dello schermo fare clic su Concedi controllo, quindi fare clic su Accetta automaticamente richieste di controllo. Fare clic su OK.

2. L’opzione Richiedi controllo sarà disponibile per tutti i partecipanti della riunione ele richieste verranno accettate automaticamente.

È possibile deselezionare l’opzione in qualsiasi momento usando i comandi del menu Concedi controllo. I partecipanti possono anche rilasciare il controllo.

TORNA A OBIETTIVINota: può essere in controllo una sola persona per volta.

Eseguire una presentazione di PowerPoint

Per eseguire una presentazione di PowerPoint:

1. Fare clic su Condividi nella riunione.

2. Fare clic su Condividi, quindi su Presentazione PowerPoint.

3. Fare doppio clic sul file PPT che si desidera condividere.

4. Le diapositive verranno visualizzate nell’area Condivisione.

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Mostra le anteprime

5. Per spostare le diapositive, usare le frecce visualizzate in basso a destra nella finestra della riunione.

6. Fare clic su Mostra note relatore per vedere le note.

7. Per visualizzare le anteprime, fare clic sull’icona Mostra anteprime.

8. Usare i controlli nella parte inferiore della riunione per inserire annotazioni sulle diapositive, usare un puntatore laser, inserire un’immagine e così via.

9. Per interrompere la presentazione di PowerPoint, fare clic su Arresta presentazione.

Strumenti di annotazione

Mostra le note del relatore

Inserire una lavagna

La lavagna consente di pubblicare una nota per chiunque partecipi alla riunione oppure può essere usata come una pagina nuova per il brainstorming. Tutti coloro che partecipano alla riunione possono scrivere e disegnare sulla lavagna.

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1. Fare clic su Condividi nella riunione.

2. Nel menu a discesa Condividi fare clic su Nuova lavagna.

3. La pagina della lavagna verrà inserita nell’area Condivisione.

4. Per iniziare a scrivere o disegnare sullalavagna, usare gli strumenti disponibilinella parte inferiore della riunione.

5. Al termine, fare clic su Termina condivisione.

Inserire un sondaggio

Per creare una diapositiva con un sondaggio nella riunione:

1. Fare clic su Condividi nella riunione.

2. Nel menu a discesa Condividi fare clic su Nuovo sondaggio.

3. Digitare un nome per il sondaggio, una domanda e le possibili opzioni.

4. Al termine, fare clic su OK.La pagina del sondaggio viene inserita nell’area Condivisione della riunione e i partecipanti possono fare clic sulle opzioni disponibili per rispondere alla domanda.

Per gestire la pagina del sondaggio, ad esempio aprirla o chiuderla oppure mostrare o nascondere i risultati, è possibile usare i pulsanti di controllo nella parte inferiore della pagina. TORNA A OBIETTIVI

Usare le Note riunione con OneNote

1. Sulla barra degli strumenti della riunione online, fare clic su Azioni.

Nota: se la barra degli strumenti non è visualizzata, attivarla premendo il tasto Alt sulla tastiera.

2. Fare clic su Scrivi note in OneNote.

3. OneNote verrà aperto e sarà possibile digitare le note della riunione.

4. Un elenco dei partecipanti verrà inoltre inserito automaticamente in OneNote.

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Per prendere appunti durante la riunione è possibile usare Microsoft OneNote. I nomi dei partecipanti alla riunione verranno automaticamente recuperati dalla riunione e salvati in OneNote.

Aggiungere un video alla riunione

Aggiungere un video alla riunione:

1. Configurare la webcam seguendo le istruzioni del dispositivo.2. Fare clic sulla freccia Menu video, quindi su Impostazioni dispositivo

video. 3. Configurare le impostazioni della webcam in modo appropriato e quindi fare

clic su OK.4. Fare clic sulla freccia Menu video e quindi su Aggiungi video. Il video

verrà mostrato a tutti i partecipanti della riunione. 5. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul video e usare il menu per

eseguire i comandi desiderati tra i seguenti: Sospendi video personale, Nascondi anteprima personale, Espandi anteprima personale, Video in finestra browser, Visualizza a schermo intero e Impostazioni dispositivo video.

Nota: se dopo aver eseguito una delle operazioni indicate sopra si desidera annullarla, fare clic con il pulsante destro del mouse sul video. Dopo aver sospeso il video, ad esempio, è possibile fare clic su di esso con il pulsante destro del mouse e fare clic su Avvia video personale.

È anche possibile usare i comandi che si trovano nella parte superiore del video per sospendere il video, visualizzarlo a schermo intero, in una finestra browser e così via.

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Aggiungere o visualizzare allegati

Per aggiungere un file alla riunione, ad esempio uno stampato o la presentazione da scaricare:

1. Fare clic sul pulsante Aggiungi o visualizza allegati. 2. Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su Aggiungi allegati.3. Selezionare il file che si desidera caricare e quindi fare clic su Apri. 4. Per impostazione predefinita, tutti i partecipanti alla riunione potranno

salvare l’allegato localmente. Per controllare l’accesso, fare clic sulla freccia accanto al file, scegliere Disponibile per e quindi una delle opzioni seguenti: Organizzatore riunione, Relatori, Tutti. È possibile modificare il livello di accesso in qualsiasi momento durante la riunione.

Suggerimento: per mantenere l’interesse dei partecipanti sulla riunione e evitare distrazioni, è possibile limitare l’accesso all’organizzatore e ai relatori all’inizio della riunione e rendere il file disponibile a tutti solo al termine della riunione.

I partecipanti alla riunione possono fare clic sul pulsante Aggiungi o visualizza allegati e quindi fare clic sul file per scaricarlo localmente.

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Registrare una riunione

Registrare una riunione:

1. Fare clic sul pulsante Altre opzioni nella riunione e quindi fare clic su Avvia registrazione.

2. I comandi Pausa e Interrompi diventeranno disponibili nella parte inferiore della finestra della riunione.

3. Fare clic sul pulsante Interrompi e personalizzare le opzioni nella finestra Arresta registrazione, se necessario.

4. Per impostazione predefinita, Lync salva le registrazioni nel formato di registrazione di Lync nel percorso: C:\Utenti\nomeutente\LyncRecordings. Fare clic su Sfoglia per salvare la registrazione in un altro percorso.

5. Per impostazione predefinita, è attivata anche l’opzione che consente di salvare la registrazione in un formato con estensione wmv. In caso contrario, selezionare la casella di controllo Crea anche versione pubblicabile per altri (wmv). Questa opzione salva la registrazione in un unico formato video con estensione wmv, che può essere inviato ad altri utenti.

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Visualizzare la registrazione

Visualizzare la registrazione:

1. Fare clic su Start, scegliere Programmi, quindi Microsoft Lync e infine fare clic su Microsoft Lync Recording Manager.

Suggerimento: è possibile accedere a Recording Manager anche da Lync. Fare clic su Strumenti sulla barra dei menu e quindi su Recording Manager.

2. Nella finestra Recording Manager specificare se si desidera visualizzare la registrazione nel formato Registrazioni di Lync o Registrazioni Windows Media. Fare clic sulla scheda appropriata nella parte superiore della finestra Recording Manager.

3. Selezionare una registrazione e quindi fare clic su Riproduci.

4. Se si è selezionato il formato Registrazioni Windows Media, la registrazione verrà riprodotta in Windows Media Player. Se si è selezionato il formato Lync, verrà riprodotta in Riproduzione delle registrazioni Lync.

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Condividere la registrazione

Condividere la registrazione con altri utenti:

1. Aprire Recording Manager e fare clic sulla scheda Registrazioni Windows Media.

2. Selezionare la registrazione, quindi fare clic su Sfoglia per individuare il percorso in cui è stata salvata la registrazione.

3. Copiare il file e inserirlo in una posizione accessibile agli altri utenti.

Se si è salvata la registrazione solo nel formato Registrazioni di Lync e si desidera utilizzare anche una versione WMV, eseguire queste operazioni:

1. Fare clic sulla scheda Registrazioni di Lync.

2. Selezionare la registrazione, quindi fare clic su Pubblica.

3. Nella finestra Salva e pubblica modificare eventualmente il nome e il percorso della registrazione, quindi fare clic su OK.

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SUGGERIMENTO: è anche possibile pubblicare la registrazione direttamente in un percorso accessibile ad altri utenti, ad esempio un team SharePoint.

Condividere il desktop e le applicazioni

Attività 3

1. Fare clic su Partecipa a riunione online per accedere alla riunione.

2. Scegliere Desktop dal menu a discesa Condividi.

3. La barra di condivisione nella parte superiore dello schermo e la barra color oro nella riunione indicano lo stato di condivisione. Fare clic su Anteprima per aprire l’area della finestra di condivisione. Fare clic su Arresta condivisione sulla barra degli strumenti di condivisione.

4. Scegliere Programma dal menu a discesa Condividi.

5. Selezionare un programma da condividere. Si noti la barra di condivisione e la notifica nella riunione.

6. Fare clic su Arresta condivisione.

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Eseguire una presentazione di PowerPoint

Attività 4

1. Scegliere Presentazione standard di PowerPoint dal menu a discesa Condividi.

2. Selezionare il file di PowerPoint e quindi fare clic su Apri.

3. Usare gli strumenti nella parte inferiore della schermata per spostare le diapositive o inserire annotazioni.

4. Fare clic su Arresta condivisione.

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Inserire e usare una lavagna

Attività 5

1. Scegliere Nuova lavagna dal menu a discesa Condividi.

2. Nella riunione verrà inserita una pagina di lavagna.

3. Usare gli strumenti nella parte inferiore della schermata per inserire

annotazioni nella lavagna.

4. Fare clic su Inserisci immagine e selezionare un’immagine da inserire

nella lavagna.

5. Usare i pulsanti dei timbri per inserire timbri freccia, timbri segno di spunta

o timbri X.

6. Fare clic su Arresta condivisione.

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Lavorare con altri utenti ovunque

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Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:

• Collaborare con i contatti

• Avviare una riunione online non pianificata

• Avviare una conferenza telefonica non pianificata

Collaborare con i contatti

1. Fare doppio clic sul nome di un contatto per aprire una finestra di conversazione.

2. Dal menu a discesa Condividi scegliere una delle opzioni di presentazione seguenti:

• Desktop

• Programmi

• Presentazione standard di PowerPoint

• Nuova lavagna

• Nuovo sondaggio

3. Le caratteristiche di collaborazione e le opzioni di condivisione possono essere usate come sono usate nelle riunioni pianificate. TORNA A OBIETTIVI

Con Lync è possibile usare le caratteristiche di conferenza e collaborazione senza dover pianificare una riunione online.

È possibile condividere la schermata con un collega in un’altra sede, eseguire una presentazione di PowerPoint o condividere idee con la lavagna online.

Avviare una riunione online non pianificata

1. Aprire Lync, fare clic sulla freccia Mostra menu accanto al pulsante Opzioni e quindi fare clic su Inizia discussione.

2. Selezionare un’opzione audio e accedere alla riunione.

3. Per invitare partecipanti, fare clic sul menu a discesa Opzioni persone.

4. Per invitare utenti interni all’organizzazione e alle organizzazioni federate o per invitare una persona tramite telefono, fare clic su Invita tramite nome o numero di telefono. È anche possibile trascinare i contatti dall’elenco Contatti e rilasciarli nella finestra della riunione.

5. Per inviare un invito tramite posta elettronica a un contatto interno o esterno all’organizzazione, fare clic su Invita tramite posta elettronica e inviare l’invito di Outlook che si apre automaticamente.

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Usare l’opzione Inizia discussione per iniziare rapidamente una riunione online indetta improvvisamente e invitare partecipanti.

Partecipare a una conferenza telefonica non pianificata

Se si è ricevuto l’invito a una conferenza telefonica, fare clic sull’avviso popup dell’invito alla conferenza che viene visualizzato in basso a destra sullo schermo per essere aggiunti alla conferenza telefonica.

Avviare una conferenza telefonica non pianificata Avviare una conferenza telefonica non pianificata con più contatti

1. Nell’elenco Contatti tenere premuto il tasto CTRL e selezionare i contatti da chiamare.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull’ultima immagine del contatto o sul pulsante della presenza e quindi fare clic su Avvia conferenza telefonica e su Lync.

3. I contatti riceveranno un avviso di invito che permetterà loro di partecipare alla conferenza.

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Avviso di invito alla conferenza

Avviare una riunione online non pianificata (Inizia discussione)

Attività 6

1. Aprire Lync, fare clic sulla freccia Mostra menu accanto al pulsante Opzioni e quindi fare clic su Inizia discussione.

2. Fare clic sul pulsante Opzioni persone e quindi su Invita tramite nome o numero di telefono.

3. Cercare un contatto o selezionarlo dall’elenco, quindi fare clic su OK.

4. L’invitato riceverà un avviso e potrà partecipare facendo clic sulla notifica popup o su Accetta.

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Microsoft® Lync™ 2010 Attendee

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Questa sezione illustra gli argomenti seguenti:

• Informazioni su Lync Attendee

• Partecipare a una riunione con Lync Attendee

• Configurare audio e video

• Opzioni di Lync Attendee

Microsoft Lync 2010 Attendee

Lync Attendee è un rich client che consente di partecipare alle riunioni online. Non è necessario disporre di Lync né di un account sul server in cui si terrà la riunione.

CaratteristicheLync Attendee mette a disposizione messaggistica istantanea, audio, video e tutte le necessarie modalità di collaborazione dei dati durante la conferenza.

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InteroperabilitàSe si sono installati sia Lync Attendee sia Communicator 2007 R2, quando si partecipa a una riunione online viene aperto automaticamente il programma corretto per la riunione.

Requisiti per Lync Attendee

• Se si esegue Windows, è sufficiente disporre di Lync Attendee e del collegamento alla riunione, che in genere viene inviato in un messaggio di posta elettronica dall’organizzatore.

• Lync Attendee seleziona automaticamente la miglior combinazione possibile di impostazioni dei dispositivi da usare per la riunione online. In alternativa, è possibile personalizzare le impostazioni.

• Se sono installati sia Communicator 2007 R2 sia Lync Attendee, le impostazioni del dispositivo che sono state modificate e salvate in un client verranno salvate nell’altro.

• Lync Attendee potrebbe essere stato installato sul computer in uso dall’organizzazione. Oppure, se l’organizzazione lo consente, è possibile scaricarlo dal sito:

http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=164090&clcid=0x410

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Partecipare usando le credenziali aziendali

Per usare le credenziali di rete:

1. Fare clic sul collegamento alla riunione nell’invito per aprire la finestra di accesso di Lync Attendee.

2. Selezionare Partecipa utilizzando le credenziali aziendali.

3. Nella casella dell’indirizzo Accesso digitare l’indirizzo di posta elettronica, come illustrato nell’esempio.

4. Fare clic su Partecipa.

5. Selezionare un’opzione Audio e fare clic su OK.

6. L’accesso alla riunione verrà eseguito e sarà possibile usare audio, video o messaggistica istantanea per comunicare con gli altri partecipanti.

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Per partecipare come ospite:

1. Nella finestra di accesso selezionare Partecipa come Guest.

2. Digitare il nome che si desidera venga visualizzato nella riunione e quindi fare clic su Partecipa.

3. Se l’organizzatore ha abilitato la sala di attesa, si dovrà attendere che un relatore conceda l’accesso alla riunione. In caso contrario, l’accesso verrà eseguito automaticamente.

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Sala di attesa

Partecipare come ospite

Accedere alle opzioni audio e video

Lync Attendee configura automaticamente le impostazioni in base al dispositivo collegato.

Verificare le impostazioni audio

1. Sulla barra degli strumenti fare clic su Impostazioni. Se la barra degli strumenti non è visualizzata, attivarla premendo il tasto Alt sulla tastiera.

2. Fare clic su Impostazioni dispositivo audio.

3. Nella finestra Opzioni di Lync Attendee fare clic sulla scheda Dispositivo audio.

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Configurare audio e video

1. Nella scheda Dispositivo audio selezionare l’altoparlante e il microfono in uso e regolare le impostazioni.

2. Fare clic sulla scheda Dispositivo video e selezionare la webcam che si desidera usare.

3. Fare clic su Impostazioni webcam per impostare le opzioni come appropriato.

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Dispositivo audio

Dispositivo video

Opzioni di Lync Attendee

È anche possibile verificare o modificare le opzioni di Lync Attendee prima dell’inizio della riunione.

1. Fare clic sul pulsante Start e quindi scegliere Tutti i programmi.

2. Fare clic su Microsoft Lync Attendee.

3. Nella finestra Opzioni di Attendee Lync verificare e modificare le opzioni come desiderato.

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Revisione

Questo corso di formazione ha trattato gli argomenti seguenti:

• Configurare riunioni onlineConferenze telefoniche con accesso esterno e ID personale

• Pianificare una riunione onlineRiunioni multipiattaforma per più parti con Lync e Outlook

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