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OGGETTO: Approvazione Direttiva per la sperimentazione nell’Ente del “Lavoro

Agile” (smartworking) e primo aggiornamento del Piano ICT 2017-2019

Delibera di Giunta

Viste:

• L. 7 agosto 2015, n. 124 ed in particolare l’art. 14;

• L. 22 maggio 2017 n. 81 ed in particolare il capo II “Lavoro Agile”;

• L.R. 27 giugno 2014, n.6 "Legge quadro per la parità e contro le discriminazioni di genere" ed in

particolare gli articoli 28, 29 e 33;

Vista la Direttiva n.3 del 1° giugno 2017 del Presidente del Consiglio dei Ministri che approva gli indirizzi per

l'attuazione dei commi 1 e 2, dell'articolo 14, della legge 7 agosto 2015, n. 124 citata e le linee guida

contenenti regole inerenti all'organizzazione del lavoro finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di

vita e di lavoro dei dipendenti

Richiamato il verbale di intesa sottoscritto in data 30 marzo 2017 nel quale, preso atto che le tecnologie ICT

ormai disponibili permettono di lavorare in modo più flessibile utilizzando meccanismi di coordinamento

diversi dal tradizionale controllo a vista basato sulla presenza fisica, si valuta opportuno l’avvio di una

sperimentazione con un numero ridotto di collaboratori che volontariamente aderiscano, condividendo gli

obiettivi e le finalità dell’Amministrazione, al fine di monitorare attentamente gli esiti di una modalità

lavorativa che consenta di alternare in modo flessibile la prestazione lavorativa in sede e al di fuori di essa

per un ottimale bilanciamento delle esigenze di vita e di lavoro.

Vista la Delibera di Giunta Regionale n. 1718 del 24/10/2016 con la quale sono stati dettati “Indirizzi per la Governance dell'ICT Regionale e piano di sviluppo 2017-2019” ed è stata prevista la realizzazione di attività tecniche finalizzate a favorire la trasformazione del sistema informativo ed informatico regionale al fine di:

• supportare il riordino istituzionale in attuazione della L.R. 13/15 integrando i nuovi organici, le sedi e i processi nei modelli regionali con modalità adeguate a garantire l’esercizio delle funzioni e lo sviluppo dei servizi;

• supportare il processo di riorganizzazione dell’Amministrazione regionale fornendo servizi ICT che favoriscano integrazioni a matrice, riducendo il carattere gerarchico dell’organizzazione, la creazione di team di progetto multidisciplinari, il completamento del processo di dematerializzazione e il lavoro in mobilità;

• garantire maggiore autonomia alle strutture regionali nell’impiego flessibile dei fattori produttivi ICT in un contesto di centralizzazione e integrazione tecnologica rafforzata, assicurando sia una maggiore standardizzazione degli strumenti di produttività individuale e di gruppo sia l’impiego ottimale di tutte le risorse ICT decentrate nel rispetto delle diverse competenze operative;

• razionalizzare e aumentare la produttività della spesa ICT finalizzandola al raggiungimento degli obiettivi sopra indicati, nel rispetto degli obiettivi di risparmio previsti dalla disciplina nazionale e nei limiti delle disponibilità di bilancio, anche valorizzando gli asset esistenti e contribuendo a rimuovere eventuali sovrapposizioni di funzioni e attività che dovessero emergere nel processo di riordino istituzionale e delle partecipazioni regionali e/o nel confronto con tutti gli attori del perimetro regionale allargato.

Vista la relazione allegata al presente provvedimento nella quale si evince che sono state realizzate tutte le implementazioni tecnologiche propedeutiche all’avvio di sperimentazioni di nuovi modelli di organizzazione che richiedono l’utilizzo delle nuove tecnologie ICT, tra cui il lavoro a progetto, il lavoro in teams a matrice, il telelavoro, il lavoro in mobilità nelle sue varie forme tra le quali rientra il c.d. lavoro agile o Smartworking, come si evince dalla relazione allegata al presente provvedimento.

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Rilevato, in particolare, che sono stati raggiunti i seguenti obiettivi operativi previsti dalla DGR 1718/2016,fondamentali per poter avviare una sperimentazione di Smartworking nell’Ente senza ostacoli di natura tecnologica:

- standardizzazione di tutti i dispositivi fissi e mobili adottando come unico strumento di automazione d’ufficio la soluzione in cloud Office 365;

- centralizzazione dei servizi di stampa tramite il progetto stampa sicura che prevede l’utilizzo dei servizi di stampa anche a distanza e con connessioni Wifi;

- avvio del progetto di Social Collaboration che prevede la realizzazione di due componenti centrali nel sistema informativo regionale:

• la nuova intranet regionale, porta unica d’accesso individuale a tutti i servizi e ai documenti del sistema informativo regionale, con funzioni di assistente personale sul posto di lavoro e in mobilità;

• gli ambienti collaborativi flessibili, decentrati e dinamici sulla piattaforma Sharepoint On premise/Sharepoint 365 con attivazione delle funzioni avanzate di ricerca unica su tutti i contenuti e accesso in mobilità;

- l’attivazione delle nuove piattaforme di accesso ai servizi che permettono, insieme ad un elevato standard di sicurezza, di accedere ai servizi regionali in mobilità senza soluzione di continuità;

- l’ampliamento delle rete “Emilia-Romagna WiFi” prevista dall’Agenda Digitale dell’Emilia-Romagna con copertura wi-fi di tutte le sedi regionali.

Ritenuto, sulla base dell’analisi svolta e delle esperienze esaminate, che:

• le tecnologie ICT disponibili in Regione Emilia-Romagna permettano di lavorare in modo flessibile, utilizzando meccanismi di coordinamento e direzione diversi dal tradizionale “controllo a vista”;

• il superamento delle rigidità tipiche della compresenza spazio-temporale deve quindi integrarsi con la necessità di sostenere azioni virtuose di cooperazione e condivisione costante delle informazioni tra i lavoratori, sempre più necessarie per raggiungere gli obiettivi sfidanti ascrivibili ad una organizzazione complessa;

• l’avvio di una sperimentazione sullo “smartworking” costituisca un’opportunità per integrare edampliare le forme di lavoro flessibile già in uso nell’amministrazione regionale anche al fine di rispondere meglio alle esigenze organizzative derivanti dalla nuova dimensione territoriale dei servizi regionali e alle esigenze di bilanciamento del tempo di vita e tempo di lavoro dei collaboratoriregionali;

Precisato che, al fine di assicurare le migliori condizioni per il successo del progetto, si è sviluppato, come previsto dal citato verbale d’intesa del 30/03/2017, un percorso progettuale che ha previsto anche l’ascolto e il coinvolgimento attivo dei rappresentanti dei lavoratori e, nel suo complesso, ha previsto:

• la costituzione di un gruppo di lavoro interdisciplinare in capo alla Direzione Generale Risorse Europa, Innovazione e Istituzioni con il compito di realizzare una attività istruttoria finalizzata a fare emergere tutte le dimensioni coinvolte nella introduzione, anche a mero titolo sperimentale, del lavoro agile in Regione Emilia-Romagna

• gli esiti dell’attività istruttoria del gruppo di lavoro sono stati raccolti in un documento di progetto depositato alle OO.SS. Aziendali in data 29/12/2017;

• è stato quindi costituito un gruppo di lavoro paritetico Amministrazione-Organizzazioni sindacali che si è riunito per approfondimenti istruttori il 20/02/2018, il 02/03/2018, il 14/03/2018, il 28/03/2018, concludendo i lavori l’11/04/2018;

• in esito al percorso svolto è stato sottoscritto dalla Giunta e dall’Assemblea legislativa un accordo con le Organizzazioni sindacali e i Rappresentanti dei Lavoratori per la sicurezza in data 4/5/2018 che prevede l’avvio di una sperimentazione di smartworking nell’Ente e che si allega al presente provvedimento;

Dato atto inoltre che:

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• in data 13 marzo 2018 l’Autorità di Gestione del PON Governance e Capacità Istituzionale 2014-2020 ha pubblicato la graduatoria definitiva delle proposte progettuali presentate in relazione all'Avviso per il finanziamento di interventi volti al trasferimento, all'evoluzione e alla diffusione di buonepratiche attraverso Open Community PA 2020 tra le quali risulta il Progetto VeLA (Veloce, Leggero, Agile: Smart Working per la PA), frutto dell'accordo tra 9 Amministrazioni italiane delle quali l'Emilia-Romagna è Regione capofila

• l'Amministrazione regionale si è inoltre classificata nel gruppo delle 15 amministrazioni selezionate dal Dipartimento per le pari opportunità per la sperimentazione di percorsi di "lavoro agile".

Ritenuto necessario, per tutto quanto sopra esposto, procedere a disciplinare le modalità di attuazione della sperimentazione dello SW nella Regione Emilia-Romagna e avviare il percorso di sperimentazione interna assicurando altresì il rispetto dei tempi previsti per la realizzazione del progetto che fruisce dei finanziamenti europei;

Valutato quindi che nella prima fase di sperimentazione si prevede di avviare, su base volontaria, un

massimo di 100 posizioni in modalità smartworking, per poterne assicurare un adeguato monitoraggio,

tenuto conto delle diverse professionalità e condizioni coinvolte;

Precisato che con delibera 1916/2017 è stato affidato a Lepida s.p.a. il supporto per la fornitura e gestione delle dotazioni e per il servizio di assistenza agli smartworker

Ritenuto necessario, in questa fase, provvedere alla individuazione dei collaboratori da inserire nella

sperimentazione sulla base dei seguenti criteri:

- i collaboratori vengono segnalati, su richiesta del Direttore, dai dirigenti che condividono le finalità

e gli obiettivi della sperimentazione e ritengono sussistenti le condizioni per poter prestare la

collaborazione necessaria a svolgere l’attività di monitoraggio e partecipazione attiva indispensabile

per il buon esito dell’esperienza l’adesione alla sperimentazione è volontaria e prevede l’esistenza

di un rapporto di fiducia con il dirigente di riferimento ed una forte responsabilizzazione del

collaboratore derivante da una convinta condivisione degli obiettivi e dei valori dell’organizzazione

- vengono privilegiati gruppi di lavoro (rispetto a singoli collaboratori), personale che opera su più sedi

territoriali o che ha necessità di effettuare spostamenti frequenti, titolari di Posizione Organizzativa

e Dirigenti che siano componenti di un’ area di lavoro coinvolta, collaboratori che hanno attivo un

rapporto di telelavoro satellite; non è tuttavia esclusa la partecipazione anche di collaboratori che

non rientrino in queste tipologie al fine di verificare specificità diverse che potranno consentire di

avere uno spettro più ampio su cui effettuare le valutazioni conclusive

- tutti soggetti coinvolti dovranno partecipare al programma formativo previsto

dall’Amministrazione.

Dato atto che è stato rispettato il vigente sistema di relazioni sindacali per quanto sopra precisato

Precisato che tutto il percorso è stato condiviso con l’Assemblea Legislativa e la formale intesa con l’Ufficio di Presidenza verrà acquisita nella prima seduta utile

Dato atto del parere allegato;

Su proposta degli Assessori al Bilancio, riordino istituzionale, risorse umane e pari opportunità, Emma

Petitti e ai Trasporti, reti infrastrutture materiali e immateriali, programmazione territoriale e agenda

digitale, Raffaele Donini

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Delibera

1. di approvare l’avvio di una sperimentazione per l’introduzione nell’Ente dello smartworking

stabilendo, in particolare, che la stessa abbia inizio il prossimo 4 giugno e termine il 30 novembre

2018 coinvolgendo circa 100 collaboratori regionali;

2. di approvare, presa visione della relazione sullo stato di attuazione del piano ICT 2017/2019

approvato con la delibera 1718/2016 che si allega al presente provvedimento (Allegato 1 parte

integrante), per le ragioni ivi meglio specificate, il modello da utilizzare come standard di riferimento

per l’assegnazione delle nuove dotazioni al personale regionale (Allegato 2 parte integrante);

3. di approvare l’aggiornamento della intranet aziendale denominata ORMA che integra le caratteristiche del portale informativo preesistente con le funzionalità del “digital workplace”, consentendo l’accesso individuale a tutti i servizi e ai documenti del sistema informativo regionale sul posto di lavoro e in mobilità;

4. di approvare la “Direttiva per la sperimentazione dello smart working nella Regione Emilia–

Romagna” contenente la disciplina di dettaglio della sperimentazione (Allegato 3 parte integrante)

ed i suoi allegati:

a. opuscolo informativo salute e sicurezza dei lavoratori in smart working” (allegato A della

citata Direttiva);

b. schema dell’Accordo individuale di smartworking (allegato B della citata Direttiva);5. di demandare al Direttore generale della Direzione Risorse Europa Innovazione e Istituzioni la

costituzione del gruppo di monitoraggio della sperimentazione e la designazione dei collaboratori che parteciperanno ai progetti finanziati.

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BOZZA

Direttiva per la sperimentazione dello smart working nella Regione Emilia–Romagna

1. Fonti normative, definizione e caratteristiche peculiari

Lo svolgimento della prestazione lavorativa “smart working” (di seguito SW) si inserisce nel processo di

innovazione dell’organizzazione del lavoro allo scopo di incrementare la produttività e agevolare la

conciliazione dei tempi di vita e di lavoro e si aggiunge alle modalità tradizionali di esecuzione del rapporto

di lavoro subordinato senza modificare la posizione legale e contrattuale del collaboratore

nell’organizzazione e senza costituire una nuova categoria contrattuale di rapporto di lavoro.

Lo SW non è quindi una nuova tipologia contrattuale ma una diversa modalità di esecuzione del rapporto di

lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, caratterizzata anche dall’utilizzo di strumenti

tecnologici ed eseguita in parte all’interno dell’Ente e in parte all’esterno.

Rimangono invariate la sede lavorativa e la posizione del collaboratore nell’organizzazione dell’Ente.

L’attuazione dello SW non modifica la regolamentazione dell’orario di lavoro applicata al personale che farà

riferimento al “normale orario di lavoro” (full-time o part-time) tenendo conto delle caratteristiche di

flessibilità temporali proprie dello SW, nel rispetto comunque dei limiti di durata massima dell’orario di

lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione.

Lo SW integra e amplia le forme di lavoro flessibile offerte dall’Amministrazione regionale al fine di

rispondere meglio alle esigenze organizzative, compresa la nuova dimensione territoriale dei servizi regionali,

e alle esigenze di conciliazione.

Le fonti normative principali, in ambito nazionale sono:

• L’articolo 14 della legge 7 agosto 2015 n. 124 " Deleghe al Governo in materia di riorganizzazione

delle Amministrazioni pubbliche";

• Il capo II "Lavoro agile" della legge 22 maggio 2017 n. 81 “Misure per la tutela del lavoro autonomo

non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro

subordinato”;

• La direttiva del Presidente del consiglio dei ministri 1 giugno 2017 n. 3 "Indirizzi per l'attuazione dei

commi 1 e 2 dell'articolo 14 della legge 7 agosto 2015, n. 124 e linee guida contenti regole inerenti

all'organizzazione del lavoro finalizzate a promuovere la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei

dipendenti" (di seguito Circolare Madia).

In ambito regionale è utile richiamare:

• gli articoli 28; 29 e 33 della legge regionale 27 giugno 2014, n.6 "Legge quadro per la parità e contro

le discriminazioni di genere";

• il Verbale d'intesa del 30/03/2017 in materia di telelavoro e smart work ed in modo particolare la

sezione recante "Linee guida in materia di smart work”;

• l'Accordo sottoscritto con le Organizzazioni Sindacali per l'attuazione di una sperimentazione

finalizzata all'introduzione del modello di "lavoro agile" (smart working) nell'Amministrazione

Regionale del 4/05/2018;

2. Finalità e ambito della sperimentazione

La sperimentazione, che avrà durata dal 4 giugno p.v. al 30 novembre 2018 p.v.

• aumentare la produttività

o aumentando la quantità di servizi prodotti

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o migliorando la qualità delle attività e dei servizi stessi

• razionalizzare spazi e dotazioni tecnologiche

o ripensando la distribuzione dei collaboratori e l’uso dei locali

o assegnando dotazioni portabili, senza duplicazioni

• migliorare la conciliazione vita-lavoro

o mediante riconoscimento di flessibilità oraria

o agevolando la mobilità territoriale

• migliorare l’organizzazione del lavoro

o accrescendo le competenze digitali

o incentivando la collaborazione

o focalizzando l’attività su obiettivi e risultati

Per lo svolgimento della sperimentazione non vengono posti limiti alle tipologie di attività che si possono

svolgere in modalità SW.

Ad esito della sperimentazione, si valuterà quali limiti di durata prevedere a regime, fermo restando in ogni

caso il principio di temporaneità della condizione di SW.

E’ possibile che la sperimentazione dimostri l’opportunità di assorbire nell’ambito del SW alcune tipologie di

telelavoro. Sarà inoltre possibile ridefinire le caratteristiche delle diverse modalità operative individuando

casistiche e tipologie.

La sperimentazione dovrà essere condotta in modo da assicurare la completa reversibilità delle condizioni

lavorative alla situazione antecedente la sperimentazione per i collaboratori che durante e/o al termine

dell’esperienza riterranno di non voler ulteriormente proseguire.

3. Comunicazione

Prima dell’avvio della sperimentazione l’iniziativa dovrà essere presentata a tutti i dirigenti e dipendenti,

possibilmente con incontri organizzati su diverse sedi, e utilizzando la Intranet aziendale per completare,

aggiornare o integrare le informazioni, anche in relazione all’avanzamento del progetto. Si svolgeranno

inoltre incontri specifici con i collaboratori che parteciperanno alla sperimentazione.

4. Monitoraggio della sperimentazione

La sperimentazione è finalizzata a valutare l’adeguatezza delle modalità applicative dello SW in relazione agli

obiettivi che tale forma di lavoro vuole raggiungere.

In particolare, nel corso della sperimentazione dovranno essere osservati, in relazione ai diversi ambiti

operativi e organizzativi coinvolti:

- come/se si modifica la relazione tra dirigente e collaboratore in termini di semplicità/difficoltà di

comunicazione, chiarezza degli obiettivi, necessità di condivisione;

- come/se si modifica la relazione tra i vari componenti del gruppo degli Smart worker;

- come/se si modifica la relazione con i colleghi non Smart worker;

- raggiungimento dei risultati attesi sulle singole attività;

- efficacia della modalità di programmazione e controllo dell’attività;

- criticità e opportunità emerse

A tal fine, verranno periodicamente somministrati questionari o realizzate interviste ai collaboratori in SW,

che in quanto sperimentatori sono tenuti a partecipare alle fasi in cui si articola il monitoraggio, nonché ai

Responsabili e ai colleghi delle Strutture coinvolte.

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Per la misurazione dei risultati complessivamente saranno individuati, a cura dell’Amministrazione,

parametri idonei.

Tutte le attività di monitoraggio saranno presidiate e coordinate da un gruppo paritetico composto da rappresentanti dell’Amministrazione, delle Organizzazioni sindacali, dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) e del Comitato Unico di garanzia(CUG).

Oltre a quanto sopra indicato sarà oggetto di osservazione e valutazione l’impatto della modalità di lavoro agile sugli istituti riguardanti il trattamento relativo a:

• trasferte

• buoni pasto

• diritto/dovere alla disconnessione.

Le analisi e le valutazioni derivanti dal monitoraggio effettuato sulla sperimentazione saranno oggetto di apposito confronto sindacale anche al fine di valutare il possibile superamento della fase sperimentale e, in caso di esito positivo, l’adozione di una disciplina generale che preveda, tra le altre cose, la possibilità per tutti collaboratori di segnalare la propria disponibilità.

L’adozione a regime dello SW dovrà essere coordinata con l’avanzamento del piano di razionalizzazione degli

immobili e dell’utilizzo degli spazi di lavoro.

E’ rinviata a questa fase anche l’individuazione delle attività per le quali l’adozione di questa modalità

lavorativa viene esclusa.

Contemporaneamente all’avvio della sperimentazione dello SW l’Amministrazione si impegna a rivedere il

sistema dei controlli sulle modalità delle presenze attualmente in vigore per tutto il personale.

5. L’accordo fra le parti

L’attivazione dello SW ha carattere volontario, tanto per l’Amministrazione quanto per il personale.

A tal fine viene sottoscritto un accordo individuale, tra l’Amministrazione (nella persona del Responsabile di

Servizio, col visto del direttore generale o di agenzia di riferimento: “dirigente apicale”) e collaboratore.

Tale accordo è soggetto all’obbligo di comunicazione alla Direzione Territoriale del Lavoro, da parte

dell’amministrazione.

L’accordo prevede (in modo esplicito o attraverso richiami alla presente direttiva), tra l’altro:

• le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali e

l’individuazione in via previsionale del numero delle giornate per le quali è richiesto il rientro in sede

(su base settimanale o mensile);

• l’indicazione dei luoghi prevalenti in cui verrà svolta l’attività;

• le forme di esercizio del potere direttivo del dirigente di riferimento;

• gli strumenti che il lavoratore può / deve utilizzare;

• i tempi di riposo del lavoratore, nonché le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare

la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro; si ricorda a tal fine che

il diritto alla disconnessione del lavoratore è stabilito a tutela della sua salute psico-fisica, della sua

efficienza e produttività, e della conciliazione delle esigenze e dei tempi di vita, di riposo e di lavoro.

All’accordo è allegata l’informativa sulla salute e sicurezza dei lavoratori in SW ed il collaboratore dà atto di

aver preso visione della presente direttiva.

Ove la natura delle attività svolte in SW coinvolga il trattamento di dati sensibili, l’accordo specifica anche le

modalità che il lavoratore deve seguire al fine di garantirne la protezione.

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6. Durata dell’accordo e recesso

L’accordo individuale precisa anche l’arco temporale in cui la prestazione si svolge con modalità SW. In questa

prima fase sperimentale, la durata è pari alla durata della sperimentazione.

Le parti possono recedere, con un preavviso, di norma, non inferiore a trenta giorni.

7. Orario di lavoro e alternanza SW e lavoro in sede

L’attuazione dello SW non modifica la regolamentazione dell’orario di lavoro applicata al collaboratore, il

quale farà riferimento al “normale orario di lavoro” (full-time o part-time) con le caratteristiche di flessibilità

temporali proprie dello SW nel rispetto comunque dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro

giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e alla contrattazione.

Nell’ambito delle modalità di esecuzione della prestazione definite nell’accordo individuale, possono essere

individuate giornate standard di presenza in sede in modalità “ordinaria” e giornate in cui l’attività è svolta

in modalità “Smart Work”, ferma restando un’ampia flessibilità basata su un rapporto consapevole e di

fiducia tra le parti e la possibilità, di modificare l’articolazione delle giornate sulla base di esigenze

organizzative e/o personali. Anche nel caso di un prolungato malfunzionamento che renda impossibile la

prestazione lavorativa in modalità SW, il collaboratore potrà essere richiamato in sede per assicurare la

continuità della prestazione lavorativa; in questo caso il rientro in sede avviene, di norma, dal giorno

successivo.

In particolare, nelle giornate di SW, per il lavoratore valgono le seguenti regole:

• fascia di attività standard: 7.30 – 19.30; durante tale fascia di attività il lavoratore è contattabile

attraverso gli strumenti di comunicazione in dotazione quando è connesso.

• segnalazione attraverso Skype for business (e in prospettiva attraverso app dedicata) del proprio

stato di connesso/non connesso (diritto alla disconnessione);

• fascia di disconnessione standard: 19.30 – 7.30 + sabato, domenica e festivi; per il personale che

svolge attività di emergenza, se presente in sperimentazione, sarà individuata idonea procedura;

• il lavoro nelle giornate di sabato o domenica deve essere esplicitamente indicato nell’accordo

individuale di SW, in relazione alle specificità dell’attività oggetto di sperimentazione;

• per effetto della distribuzione discrezionale del tempo di lavoro, non sono configurabili permessi

brevi ed altri istituti che comportino riduzioni di orario;

• Il buono pasto non è dovuto, salvo il caso specifico di trasferte presso altre sedi regionali.

Al lavoratore viene riconosciuto un orario standard pari a 7 ore e 12 minuti. La segnalazione di

connessione/non connessione non rileva ai fini della quantificazione dell’orario di lavoro. Lo Smart

worker non ha obblighi di orario (prestazione minima, rientri obbligatori) né è previsto il riconoscimento

di prestazioni straordinarie, aggiuntive, notturne e festive.

Se l'attività viene svolta in parte presso una sede regionale, al lavoratore è richiesto l'utilizzo del badge,

secondo le modalità definite nel disciplinare degli accessi, dal soggetto responsabile dei locali, quando

questo sia previsto per ragioni di controllo degli accessi e sicurezza, senza effetto ai fini del controllo

dell’orario di lavoro e della maturazione del buono pasto.

In caso di trasferta presso sedi regionali è previsto il riconoscimento del buono pasto, oltre alle spese di

trasporto, fermo restando il riconoscimento, ai sensi dell’ordinaria disciplina delle trasferte, del rimborso

del pasto, oltre alle spese di trasporto, quando la trasferta si svolge presso sedi diverse da quelle

regionali.

Il lavoratore, nell’ambito dell’orario di lavoro e mentre il suo status è “connesso”, dovrà essere disponibile e

contattabile tramite gli strumenti aziendali, al fine di garantire un’ottimale organizzazione delle attività e

permettere le abituali occasioni di contatto e coordinamento con i colleghi. Il lavoratore è tenuto a rispettare

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le norme sui riposi e sulle pause previste per legge e dalla contrattazione nazionale ed integrativa in materia

di salute e sicurezza.

La disconnessione e la pausa sono segnalate attraverso la gestione dello stato su Skype for business (o, in

prospettiva, attraverso altri strumenti tecnologici che saranno messi a disposizione dell’amministrazione);

durante tali pause non è richiesto lo svolgimento della prestazione lavorativa, la lettura delle email, la risposta

alle telefonate e agli SMS, l’accesso e la connessione al sistema informativo dell’Ente.

Nelle giornate di SW il lavoratore avrà cura di svolgere la propria attività lavorativa in luoghi, anche esterni

alle sedi regionali, che, tenuto conto delle mansioni svolte e secondo un criterio di ragionevolezza,

rispondano ai requisiti di idoneità, sicurezza e riservatezza e quindi siano idonei all’uso abituale di supporti

informatici, non mettano a rischio la sua l’incolumità, né la riservatezza delle informazioni e dei dati trattati

nell’espletamento delle proprie mansioni e rispondano ai parametri di sicurezza sul lavoro come indicati dall’

Amministrazione. Si veda a questo proposito il successivo punto 9 “Spazi”.

In particolare, il luogo di lavoro deve essere tale da garantire la necessaria riservatezza delle attività, evitando

che estranei possano facilmente venire a conoscenza di notizie riservate. E’ inoltre necessario che il luogo

ove si svolge l’attività non metta inutilmente a repentaglio la strumentazione dell’Ente.

Ferme restando le eventuali necessità specifiche, da dettagliare nell’accordo, è necessario fornire

un’indicazione di massima del luogo prevalente (o dei luoghi), anche al fine di prevenire disguidi con INAIL in

caso di infortuni sul lavoro. Eventuali infortuni sul lavoro vanno immediatamente comunicati al Servizio di

appartenenza, per le necessarie denunce. L’individuazione di uno o più luoghi prevalenti può essere

effettuata anche in relazione a necessità di conciliazione vita-lavoro.

8. Programmazione delle attività e monitoraggio dello stato di avanzamento

Il sistema di programmazione attualmente utilizzato dall’Ente viene utilizzato, con alcuni adattamenti, anche

per la programmazione dei compiti da svolgere in modalità SW. In particolare occorre curare che gli obiettivi

assegnati al lavoratore, da raggiungere mediante attività svolta in SW, prevedano indicatori e target chiari e

misurabili. A tal fine verranno individuate modalità idonee ad assicurare un monitoraggio più frequente di

quanto ordinariamente previsto per il PDA (mediante assegnazione ed auto assegnazione di task specifici o

lista di “to do” riferiti alle attività previste negli ordinari strumenti di programmazione, ad esempio Integra),

visibili e condivisibili con tutto il personale della struttura di assegnazione.

Restano ferme le ordinarie modalità di valutazione delle prestazioni, secondo il sistema vigente per tutti i

collaboratori, sulla base di tutti gli input informativi disponibili.

9. Spazi

Per le giornate in SW: i collaboratori utilizzeranno prioritariamente spazi di coworking della RER, spazi di

coworking di altre Amministrazioni, spazi in strutture pubbliche attrezzate per l’accoglienza e il collegamento,

previamente individuate dalla Regione (l’elenco è pubblicato nella pagina informativa sullo SW della

intranet), spazi chiusi privati (in primo luogo il proprio domicilio abituale, ma non esclusivamente) e, solo

occasionalmente, spazi aperti; in ogni caso il lavoratore adotterà comportamenti idonei a garantire la

riservatezza dell’attività e la tutela delle strumentazioni dell’Ente.

Nelle giornate in sede: il lavoro viene svolto in spazi di coworking “open” (condivisi anche con soggetti

esterni) o “di struttura” (nella sede di lavoro di assegnazione), previamente individuati dal Responsabile e

tecnologicamente adeguati; non sarà prevista l’assegnazione di una stanza riservata ma verranno individuati

spazi per la conservazione di documentazione (armadi) e potranno essere prenotate stanze per riunioni nei

casi in cui la postazione nello spazio di coworking non risulti corrispondente alle necessità lavorative.

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E’ fatto obbligo a tutti i Responsabili delle strutture con sedi sul territorio (extra Fiera district) di individuare

uno spazio da rendere disponibile per l’attività di coworking dei collaboratori che aderiscono alla

sperimentazione.

10. Trattamento economico del lavoratore

E’ garantita parità di trattamento economico e normativo dei lavoratori che aderiscono alla sperimentazione,

anche in riferimento alle indennità e al trattamento accessorio.

11. Dotazione tecnologica

L’amministrazione fornirà ai collaboratori in SW l’attrezzatura tecnologica adatta e necessaria in base alla

specifica mansione da svolgere. Il personale si impegna a custodire con la massima cura e mantenere integra

la strumentazione che sarà fornita, in modo tale da evitarne il danneggiamento lo smarrimento e a utilizzarla

in conformità con le istruzioni ricevute. Gli strumenti di lavoro affidati al personale devono essere utilizzati

per lo svolgimento dell’attività lavorativa, nel rispetto di quanto previsto dalle policy e dai regolamenti

adottati dall’Ente.

Ai collaboratori che effettueranno la sperimentazione verrà fornita, a cura di Lepida spa, la seguente

dotazione:

• portatile ultraleggero (1,3 Kg) con monitor a 13,3 Pollici, windows 10 enterprise ad alta efficienza

energetica

• licenza Office 365 Suite E5 (comprensiva di controllo remoto fuori rete e dual factor autentication

fuori sede per incrementare i livelli di sicurezza)

• docking station presso la sede regionale comprensiva di Monitor a 24’,’ tastiera e mouse

• cuffie stereofoniche Plantronics ad alta definizione con microfono integrato

• smartphone 5,5’’ con 20 GB mensili per traffico dati

• zainetto porta notebook brandizzato

• stato di presenza semplificato per garantire il diritto alla disconnessione

• accesso a tutte le informazioni e applicazioni regionali in sicurezza (con esperienza d’uso invariata)

• funzione di assistenza cliente dedicata ad Utenti Mobili

• app Office 365 complete e installate da remoto

• Skype integrato con il centralino con numero unico presente su portatile e smartphone

Non è prevista la fornitura di apparecchi telefonici fissi

La dotazione soprariportata costituisce l’unica dotazione assegnata (è esclusa quindi l’assegnazione di una

postazione fissa nella sede di lavoro sostituita dallo spazio in area di coworking)

12. Sicurezza sul lavoro

Agli Smart worker si applica la disciplina prevista per i videoterminalisti; nell’ambito della formazione erogata

sarà previsto uno specifico modulo sulla sicurezza.

L’Amministrazione rimane responsabile della salute e della sicurezza dello Smart worker, dovendo altresì:

• garantire il buon funzionamento degli strumenti tecnologici a lui assegnati;

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• consegnare, prima dell’avvio della sperimentazione, anche ai rappresentanti dei lavoratori per la

sicurezza, un documento scritto informativo dei rischi generali e di quelli specifici connessi alla

particolare modalità di esecuzione della prestazione.

Il lavoratore è, a sua volta, tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte

dall’Amministrazione per fronteggiare i rischi.

13. Sicurezza informatica e protezione dei dati

Il lavoratore in smartworking è tenuto a conformare la propria attività lavorativa alle policy regionali in

materia di protezione dei dati personali e sicurezza adottate dall’Ente e, specificatamente

o determinazione n. 6928/2009 “Disciplinare tecnico su modalità e procedure relative alle verifiche di

sicurezza sul sistema informativo, ai controlli sull’utilizzo dei beni messi a disposizione dall’Ente per

l’attività lavorativa (allegato A) con particolare riferimento alle strumentazioni informatiche e

telefoniche (allegato B) ed esemplificazioni di comportamenti per il corretto utilizzo di tali beni

(allegato C), valide per la Giunta e l’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna”;

o determinazione n. 8901/2017 “Approvazione del disciplinare per utenti dei sistemi informativi della

Regione Emilia-Romagna”;

o determinazione n.7222/2012 “Disciplinare Tecnico per la gestione degli incidenti di sicurezza

informatica della Giunta e dell'Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna”;

o determinazione n. 597/2012 “Disciplinare Tecnico per Amministratori di sistema della Giunta e

dell'Assemblea Legislativa”;

ivi comprese le modifiche apportate alle suddette policy successivamente all’adozione della presente

direttiva.

Con specifico riferimento alle strumentazioni informatiche assegnate, il lavoratore è tenuto a rispettare tutte

le cautele e le prescrizioni contenute del Disciplinare tecnico per utenti dei sistemi informativi della Regione

Emilia-Romagna, assegnando particolare rilievo a quanto indicato al par. 5 rubricato “UTILIZZO DI

POSTAZIONI DI LAVORO PORTATILI”.

14. Formazione e supporto

Durante la sperimentazione verrà assicurato il supporto agli Smart worker nell’utilizzo delle dotazioni

tecnologiche, nell’applicazione degli istituti nonché l’accompagnamento nel cambiamento dei processi

organizzativi e collaborativi.

La partecipazione agli interventi di formazione predisposti dall’Amministrazione per gli Smart worker è

obbligatoria.

15. Controlli e sanzioni disciplinari

L’Ente effettua le verifiche ed i controlli sulle strumentazioni informatiche secondo quanto disposto dalla

determinazione n. 6928/2009 (ed eventuali successivi aggiornamenti della medesima policy).

Nel caso di mancato rispetto delle regole previste per l’esercizio dell’attività lavorativa, incluse quelle previste

per l’utilizzo della strumentazione informatica, di quelle inerenti il Codice di comportamento applicabile ai

dipendenti della Regione Emilia-Romagna, e, per analogia di quelle per la presenza in servizio di cui alla

determinazione n. 16144/2017 verranno applicate le sanzioni disciplinari indicate nel codice disciplinare

vigente in relazione alla gravità del comportamento.

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16. Assicurazione obbligatoria per gli infortuni e le malattie professionali

Il lavoratore ha diritto alla tutela contro le malattie professionali e gli infortuni sul lavoro dipendenti da rischi

connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali, anche se occorsi durante il percorso

di andata e ritorno tra l’abitazione e il prescelto luogo di lavoro. È tutelato, quindi, anche l’infortunio in

itinere, come per il resto del personale “quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze

connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle

lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza” (art 23 co3 L.81/17).

Verranno inoltre approfonditi, attivando un apposito tavolo tecnico con INAIL, gli aspetti di tutela assicurativa nell’ambito della Convenzione in essere.

17. Norma generale

Per tutto quanto non previsto dalla presente Direttiva, per la regolamentazione dei diritti e degli obblighi

direttamente pertinenti al rapporto di lavoro, si rinvia alla disciplina contenuta nelle disposizioni legislative,

nei contratti collettivi nazionali di lavoro e nei contratti decentrati integrativi nonché al codice di

comportamento per i dipendenti della Regione Emilia-Romagna.

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ALLEGATO A ALLA DIRETTIVA

REGIONE

EMILIA ROMAGNA

Opuscolo Informativo

Salute e sicurezza

dei lavoratori in smart working

Informativa per i lavoratori

1.1 PREMESSA

Il presente documento mira a fornire agli smart worker (o Lavoratori Agili) indicazioni utili in relazione alla

tutela della salute e sicurezza, durante l’esecuzione della prestazione lavorativa in smart working ovvero

all’esterno dei locali aziendali.

Tale modalità di prestare la propria attività lavorativa si distingue dal “telelavoro” per la flessibilità nella

individuazione delle giornate da dedicare a questo tipo di svolgimento del lavoro e nella scelta del luogo ove

prestare l’attività lavorativa, che non coincide necessariamente con il domicilio del lavoratore (“smart

worker”). In virtù di ciò, lo smart worker è tenuto a cooperare all'attuazione delle misure di prevenzione

predisposte dal datore di lavoro per fronteggiare i rischi connessi all'esecuzione della prestazione all'esterno

dei locali aziendali” (art. 22, comma 2, Legge 81/2017)

È dunque dovere dello smart worker mettere in atto ogni comportamento utile a limitare i rischi derivanti

dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, dove viene meno la possibilità da

parte del Datore di Lavoro di verifica puntuale del rispetto dei principi ergonomici e tecnici di salute e

sicurezza del lavoro.

Più in generale si può dire che lo smart worker:

• non dovrà in alcun modo adottare comportamenti che possano generare rischi per la sua salute e

sicurezza o per quella di terzi;

• dovrà evitare ogni luogo, ambiente, situazione e circostanza che possa comportare un pericolo per

la sua salute e la sua sicurezza o per quella di terzi.

1.2 PRINCIPI GENERALI

I luoghi di lavoro individuati per l’esecuzione della prestazione lavorativa in smart working devono rispettare,

per quanto possibile, le indicazioni previste per la sicurezza dei videoterminalisti.

Lo smart worker deve dunque rifarsi a quelle indicazioni per ciò che riguarda:

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• i requisiti generali dei luoghi di lavoro;

• le caratteristiche della postazione di lavoro;

• le pause da rispettare;

• la corretta postura da tenere.

Nel seguito vengono riepilogate tali indicazioni.

ALIMENTAZIONE ELETTRICA

Durante l’esecuzione della prestazione lavorativa in smart working i dipendenti devono porre in essere

comportamenti adeguati a limitare il rischio elettrico. Di seguito alcuni suggerimenti, esemplificativi ma non

esaustivi:

• verificare quali prese di corrente elettrica è possibile utilizzare per alimentare la propria attrezzatura

informatica: non scollegare in autonomia apparecchiature presenti nel luogo presso cui si opera;

• non collegare tra loro spine incompatibili, utilizzando eventuali adattatori;

• l’utilizzo di prese multiple con numerose spine è assolutamente da evitare;

• evitare l’utilizzo di prese o apparecchiature elettroniche in situazioni in cui potrebbero trovarsi a

contatto con l’acqua;

• utilizzare le apparecchiature in conformità con le istruzioni d’uso fornite dal produttore;

• l’inserimento e il disinserimento delle spine deve essere effettuato impugnando correttamente la

presa e ad apparecchiatura spenta;

• prese e interruttori devono essere mantenuti integri e ben fissati alle pareti.

SPAZI DI LAVORO E VIE DI FUGA

Nella scelta dello spazio di lavoro è necessario prestare attenzione a:

• corretto posizionamento dei cavi di alimentazione del computer, in modo tale da evitare il rischio di

inciampo e quindi di eventuali cadute;

• avere spazi sufficienti per alzarsi e spostarsi senza rischiare di urtare contro mobili e spigoli;

• evitare di posizionarsi nello spazio di apertura di porte e armadi;

• verificare di avere a disposizione vie di fuga agevoli e prive di ostacoli;

• evitare luoghi di lavoro troppo caldi o troppo freddi o comunque con condizioni microclimatiche

inadeguate;

• evitare luoghi di lavoro con illuminazione troppo forte e privi di schermatura alle finestre;

• evitare luoghi di lavoro con illuminazione naturale/artificiale insufficiente.

POSTAZIONE DI LAVORO

II lavoro al videoterminale può causare l'insorgenza di disturbi muscolo scheletrici e affaticamento visivo.

Per evitare l’insorgenza di queste problematiche gli elementi che possono incidere in maniera sostanziale

sono i seguenti

• arredi (sedia, scrivania);

• illuminazione naturale e artificiale.

CORRETTA POSTURA E COMPORTAMENTO

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La principale misura di prevenzione per l’insorgenza di problematiche muscolo scheletriche è legato

all’assunzione di una corretta postura durante il lavoro al videoterminale.

Allo scopo è necessario

1. assumere la postura corretta di fronte al video, con piedi ben appoggiati al pavimento e schiena

appoggiata allo schienale della sedia nel tratto lombare, regolando (se possibile) l'altezza della sedia

e l'inclinazione dello schienale;

2. posizionare lo schermo del video di fronte in maniera che, anche agendo su eventuali meccanismi di

regolazione, lo spigolo superiore dello schermo sia posto un poco più in basso dell'orizzonte che

passa per gli occhi dell'operatore e ad una distanza degli occhi pari a 50 — 70 cm;

3. evitare irrigidimenti delle dita e del polso, curando di tenere gli avambracci appoggiati al piano di

lavoro in modo da alleggerire la tensione dei muscoli del collo e delle spalle;

4. evitare, per quanto possibile, posizioni di lavoro fisse per tempi prolungati. Nel caso che ciò fosse

inevitabile si raccomanda la pratica di esercizi di rilassamento (collo, schiena, arti superiori ed

inferiori).

PREVENZIONE DISTURBI VISIVI

Per la prevenzione dei disturbi visivi occorre:

1. illuminare correttamente il posto di lavoro, anche regolando tende e veneziane; orientare ed

inclinare lo schermo per eliminare, per quanto possibile, riflessi sulla sua superficie;

2. distogliere periodicamente lo sguardo dal video per guardare oggetti lontani, al fine di ridurre

l'affaticamento visivo;

3. effettuare le pause previste. A tale scopo si ricorda che il lavoratore addetto al videoterminale, salvo

diversa indicazione del Medico Competente, deve effettuare una pausa, ovvero un cambio di attività

di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al VDT.

EMERGENZA

Lo smart worker dovrà evitare di scegliere di prestare l’attività lavorativa in luoghi isolati e remoti e dovrà

avere sempre a disposizione un mezzo per la chiamata dei soccorsi.

SEGNALAZIONE INFORTUNI

Nel caso in cui lo smart worker sia oggetto d’infortunio deve fornire dettagliata e tempestiva informazione

sull’evento. secondo le modalità definite per tutto il personale regionale.

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ALLEGATO B ALLA DIRETTIVA(su carta intestata del Servizio)

Al Servizio Amministrazione e Gestione

e p.c.- A (nome cognome del richiedente)

Accordo individuale di smart working di (NOME COGNOME e matricola )

Premesso che:- con delibera n. xxxxx è stato approvato l’avvio di una sperimentazione finalizzata

all’introduzione nell’Ente di modalità lavorative agili/smartworking;- le modalità di svolgimento della sperimentazione sono disciplinate nella “Direttiva per la

sperimentazione dello smartworking nella Regione Emilia Romagna” approvata quale allegato 1 alla citata delibera XXX che, in particolare, prevede la sottoscrizione di un accordo individuale tra l’Amministrazione (nella persona del dirigente Responsabile di Servizio) e il collaboratore che partecipa alla sperimentazione, vistato dal Direttore di riferimento;

il Responsabile del Servizio _____________, XYeil collaboratore YZ, dipendente regionale assegnato alla medesima strutturaconvengono quanto segue.

Con decorrenza 4 giugno 2018 YZ, modificherà le modalità di esecuzione del rapporto di lavoro in essere con l’Amministrazione regionale, adottando le modalità del c.d. smartworking fino a conclusione della sperimentazione stabilita al 30/11/2018.

Per la durata della sperimentazione l’attività verrà svolta nel rispetto della disciplina contenuta nella “Direttiva per la sperimentazione dello smartworking nella Regione Emilia Romagna” approvata quale allegato 1 alla citata delibera XXX , integrata da quanto previsto nel presente accordo individuale e precisamente:

- l’attività lavorativa nelle giornate di smartworking sarà svolta in prevalenza in una delle seguenti sedi:

o ---------------- le giornate di rientro nella sede di assegnazione saranno concordate con il Responsabile della

struttura tenuto conto delle necessità di servizio (evtl: in ragione delle quali fin d’ora si individuano come segue………..) e saranno integrate e/o modificate in relazione all’esigenza di assicurare l’ottimale svolgimento delle attività lavorative;

- le attività assegnate sono quelle indicate nel Programma di Attività (PDA) consultabile nella Intranet aziendale (evtl) tra le quali si segnalano come particolarmente rilevanti le seguenti: ……

- per ogni attività sopraindicata XY si impegna ad evidenziare mediante autoassegnazione di task o svolgimento di task assegnati, lo stato di avanzamento dell’attività fino al raggiungimento degli obiettivi o alla conclusione della sperimentazione;

- (evtl) con riferimento alle suddette attività si precisa in particolare che……

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- con riferimento alle attività che prevedono il trattamento di dati sensibili, si forniscono le seguenti indicazioni ……

- per assicurare il controllo sul buon andamento delle attività, le parti si confronteranno con cadenza mensile/bimensile/trimestrale sullo stato di avanzamento

- le parti si impegnano a partecipare e consentire la partecipazione alle iniziative formative appositamente organizzate dall’Amministrazione nell’ambito della sperimentazione

- le parti assicurano altresì massima disponibilità e partecipazione nelle fasi di monitoraggio dell’esperienza con riferimento sia al grado di raggiungimento delle finalità indicate nella direttiva, sia alla rilevazione del gradimento o di problematiche, formulando anche ogni utile suggerimento per consentirne una conclusiva e complessiva valutazione

Il collaboratore XY dichiara inoltre di:- aver preso visione della direttiva e dell’opuscolo informativo sulla sicurezza dei lavoratori

allegati, dei quali la sottoscrizione del presente accordo costituisce piena accettazione;- aver ricevuto la dotazione tecnologica necessaria per lo svolgimento dell’attività.

(evtl in caso di collaboratore che ha in essere un rapporto di telelavoro). Con la sottoscrizione del presente accordo viene sospeso il rapporto di telelavoro di cui XY è titolare; detto rapporto riprenderà alle medesime condizioni al termine della sperimentazione.

(nome cognome)

(firma)_____________________________________

Il Responsabile di Servizio (denominazione,

nome e cognome)

(firma)_____________________________

Visto: Il Direttore generale/Direttore d'Agenzia (denominazione, nome e cognome)

All.

1. Direttiva per la sperimentazione dello smart working nella Regione Emilia-Romagna (allegato 1 DGR_____

2. Opuscolo Informativo Salute e Sicurezza dei lavoratori in smart working (allegatoA della Direttiva

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