Manuale GPRES2 Light

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GUIDA ALL’USO DELLA

GPRES2

Sommario


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1 COME ENTRARE NELLA GPRES2____________________________________________________3

2 CALENDARIO FESTIVITA’__________________________________________________________4

2.1 Calendario Festività –funzione 125 -________________________________________________________4

3 TIPOLOGIE DI ORARIO____________________________________________________________5

3.1 Orario Normale –funzione 122 -____________________________________________________________5

3.2 Orario Complesso_______________________________________________________________________6

4 L’ANAGRAFICA DIPENDENTE______________________________________________________7

5 MODELLI DI GIUSTIFICATIVI_______________________________________________________10

5.1 Creazione di un giustificativo –funzione 124 -_______________________________________________10

5.2 Alcuni esempi utili______________________________________________________________________11

6 ITER GIORNALIERO______________________________________________________________12

6.1 Flusso operativo giornaliero______________________________________________________________12

6.2 Scarico Timbrature - funzione 699 -_______________________________________________________13

6.3 caricamento timbrature -funzione 301-_____________________________________________________13

6.4 controllo e chiusura giorni -funzione 302-___________________________________________________14

6.5 liste dipendenti con anomalie –funzione 168-________________________________________________14

6.6 Gestione giorno dipendente -funzione 151-__________________________________________________15

7 ITER MENSILE__________________________________________________________________16

7.1 Flusso operativo mensile_________________________________________________________________16

8 LETTURA E MANUTENZIONE ARCHIVIO TIMBRATURE________________________________17

8.1 RECUPERO TIMBRATURE DA ARCHIVIO COMPRESSO_________________________________17

8.2 Alcuni cenni sul contenuto del file delle timbrature (TMB)____________________________________18

9 SALVATAGGIO E RIPRISTINO ARCHIVI_____________________________________________19

9.1 Salvataggio degli Archivi_________________________________________________________________19

9.2 Ripristino degli Archivi___________________________________________________________________21


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11 CCOMEOME ENTRAREENTRARE NELLANELLA GPRES2 GPRES2

Dal menù file \ Connetti Database apriamo la finestra “Selezione origine dati” selezionare frame Origine dati computer dove selezioneremo dalla lista la voce corrispondente all’ODBC creato per la connessione a SQL.

Inseriamo come ID ACCESSO = il codice sa senza inserire alcuna password.

N.B. = Il metodo appena descritto si può evitare di farlo per le volte successive ciccando dal menù File l’ultima voce in basso che si riferisce agli archivi (PRESENZE)


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22 CCALENDARIOALENDARIO FESTIVITAFESTIVITA ’’

2.12.1 CCALENDARIOALENDARIO F FESTIVITÀESTIVITÀ – –FUNZIONEFUNZIONE 125 - 125 -

La maschera in Figura 2-1 permette la definizione delle festività da calendario (funzione 125). Il calendario, una volta creato, si associa al dipendente in anagrafica (funzione 721) mediante il campo "Calend." E mantiene la sua validità per tutte le società del polo.

Figura 2-1: Calendario Festività.

Tipo calendario Codice calendario, composto da un carattere numerico (da 1 a 9 ).Mese / Anno Indicare il mese / anno, del quale si vuole inserire le festività.

F su domenicheSelezionare con la spunta e cliccare il tasto FESTIVITA' per generare le F di festività su tutte le domeniche del calendario.

F su festivitàSelezionare con la spunta e cliccare il tasto FESTIVITA' per generare le F di festività su i giorni festivi infrasettimanali (Natale, 1 Gennaio,...) del calendario.

Per inserire eventuali festività che non vengono generate in automatico (per es. il Santo patrono o la Pasquetta) è necessario inserire nelle caselle bianche, poste di fianco ai giorni del mese, una F maiuscola e cliccare il tasto CONFERMA per memorizzare l' operazione.


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33 TT IPOLOGIEIPOLOGIE DIDI O ORARIORARIO

3.13.1 OORARIORARIO N NORMALEORMALE – –FUNZIONEFUNZIONE 122 - 122 -

Per “Orario Normale” s’intende un orario con entrate e uscite teoriche fisse, senza possibilità di aggancio con nessun altro orario, senza differibilità, né flessibilità. In questo caso il dipendente dovrà rispettare in maniera rigida le timbrature del proprio orario, che andranno inserite nei campi Entrata e Uscita. Se l’orario in questione fosse composto da due timbrature, dovremo lasciare vuoti i campi in eccesso. Ore lavorate e Ore pagate andranno compilate allo stesso modo, in Tipo Turno selezioneremo N e il segno di spunta su Straordinario intervallo sarà da utilizzarsi solo se, nel caso di un orario a quattro timbrature e di una persona che non ne effettui la seconda e la terza, si permetta al programma di generare in automatico lo straordinario nell’intervallo. Gli altri campi non sono rilevanti e vanno lasciati vuoti come in figura.

Figura 3-2: Creazione Orario Normale.


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3.23.2 OORARIORARIO C COMPLESSOOMPLESSO

Per “Orario Complesso” si intende un orario che abbia la possibilità di richiamare altri orari in base alle timbrature effettuate dal dipendente.

Figura 3-3: Creazione Orario Complesso.

Per la creazione di un orario complesso è necessario definire un orario madre (In Figura 3-2 è l’orario T2) che richiama gli altri orari (orari possibili); gli orari possibili devono tutti essere definiti con il valore del campo Turno uguale a N. Nel campo Turno dell’orario madre deve essere selezionato * ed è questo l’orario da inserire in anagrafica dipendente. Soffermiamoci un attimo sulla compilazione della lista ORARI POSSIBILI, poiché è di particolare importanza affinché l’orario venga riconosciuto in maniera corretta. Prendiamo inizialmente nota degli orari di entrata teorici dei vari modelli, incluso l’orario madre. Poniamo il caso che i dati siano i seguenti:

Modello di orario Timbratura di entrata(T1) PRIMO TURNO 06:00(T2) SECONDO TURNO

09:00

(T3) TERZO TURNO 03:00

Ordiniamo ora gli orari e teniamo conto del seguente fatto: se due modelli hanno l’orario teorico di entrata uguale, andremo ad effettuare l’ordinamento sulla seconda timbratura di entrata, ovvero quella del rientro dall’intervallo, se presente.In questo caso avremo:

1. T3 (03:00)2. T1 (06:00)3. T2 (09:00)

Questa è la lista che si deve riportare in ORARI POSSIBILI.L’anagrafica nella quale è presente un orario complesso deve obbligatoriamente avere il campo Default con selezionato il valore 2 o 9. Entrambi attivano l’assegnazione automatica dell’orario giornaliero scegliendolo tra i possibili. In particolare il default uguale a 9 effettua la ricerca tra gli orari possibili in base alle timbrature di entrata e uscita o in base alle timbrature dell’intervallo. Per effettuare questi controlli è possibile inserire nel campo Cod Intervalli speciali uno dei seguenti valori:

01. Ricerca con priorità solo sulle timbrature di entrata e di uscite effettive. Scegli l’orario avente scostamento inferiore tra la prima timbratura e l’ultima.

02. Ricerca con priorità solo sulle timbrature di entrata e di uscita dall’intervallo. Privilegia nella scelta dell’orario, lo scostamento tra le timbrature teoriche dell’intervallo e le effettive .

03. Ricerca del minimo su tutte le timbrature. Cerca lo scostamento minimo analizzando tutte le timbrature eseguite nel giorno e raffrontandole alle rispettive del teorico..


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44 L’AL’ANAGRAFICANAGRAFICA D D IPENDENTEIPENDENTE


8

Il compito di questo capitolo è rendere operative tutte le nozioni appena fornite, dare cioè spiegazioni su come legare un orario ad un dipendente e impostare i parametri più comuni in Anagrafica per verificare a posteriori che il suo comportamento in ambito lavorativo sia regolare. Prendiamo inizialmente in considerazione la sezione Anagrafica in Anagrafica Dipendente (Funzione 721), esposta in Figura 4-1.

Figura 4-4: Anagrafica Dipendente - Sezione Anagrafica.

I campi valorizzabili sono i seguenti (si veda Figura 4-1). Anche se per molti di essi non è obbligatoria, la compilazione è comunque consigliata:

Dati societari : Divisione: ci permette di effettuare una suddivisione fra le persone che lavorano. Un esempio, anche se

stupido, potrebbe essere quello di evidenziare le persone di sesso maschile con una M e quelle di sesso femminile con una F. E’ un campo alfanumerico. Non è obbligatoria la sua compilazione.

Ente: questo campo ci permette di elencare le componenti di una struttura societaria complessa, quale per esempio potrebbe essere una Holding, oppure semplicemente una ditta e le sue filiali. Indicheremo le varie componenti con codici diversi, preventivamente creati tramite Tabelle Varie – Tabella Ente (Funzione 180). E’ un campo alfanumerico. Non è obbligatoria la sua compilazione.

Gruppo: a livello gerarchico, è la suddivisione più alta che possiamo effettuare all’interno di una ditta. Se vogliamo utilizzare questo campo dobbiamo creare degli elementi in Tabella Gruppo Reparto, in Tabelle Varie (Funzione 180). E’ un campo numerico. Non è obbligatoria la sua compilazione.

Reparto: il nome di questo campo da grosse indicazioni riguardo alla sua compilazione. I codici inseribili si riferiscono agli elementi della tabella Tabella Reparto, precedentemente creati in Tabelle Varie (Funzione 180). E’ un campo alfanumerico. Non è obbligatoria la sua compilazione.

Qualifica: nella compilazione di questo campo si tenga conto che nel programma esistono dei valori predefiniti e devono essere rispettati, in particolar modo la qualifica 04 per i dirigenti. Essi sono:01. Impiegati.02. Intermedi.03. Operai.04. Dirigenti.06. Impiegati in contratto di formazione.07. Operai in contratto di formazione.E’ un campo alfanumerico. Non è obbligatoria la sua compilazione.

Livello: il livello contrattuale. Raggruppamento: tramite questa casella è possibile effettuare ulteriori differenziazioni fra i dipendenti.

In genere è da utilizzarsi solo su richiesta dell’assistenza tecnica.


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Matricola: in questo campo va inserita la matricola INAIL.

Figura 4-5: Maschera per creazione tabelle Ente, Gruppo Reparto, Reparto, Qualifiche.

Numeri Badge : il numero del badge in possesso del dipendente (cinque campi a disposizione). Date/Sesso :

Sesso: la compilazione di questo campo è obbligatoria. Nascita: la compilazione di questo campo è obbligatoria. Luogo di Nascita: la compilazione di questo campo non è obbligatoria. Pr.: provincia. La compilazione di questo campo non è obbligatoria. Assunzione: data di assunzione. La compilazione di questo campo è obbligatoria. Licenziamento: la data in cui è terminato il rapporto lavorativo del dipendente. La compilazione

naturalmente è da effettuarsi solo se necessario. Dati Paghe : il valore di questi campi condiziona il passaggio dei dati al programma delle paghe. Prima

della compilazione consultare quindi il proprio ufficio competente. Società: il codice tramite il quale è stata codificata nel programma paghe la vostra società. Per Siped il

valore inserito deve avere una lunghezza di cinque caratteri numerici. Dipendente: il codice tramite il quale è stata codificato nel programma paghe il dipendente in

questione. Per Siped il valore inserito deve avere una lunghezza di quattro caratteri numerici, allineati a sinistra.

Codici Terminali : gli orologi tramite i quali il dipendente può timbrare. Se il dipendente dovesse timbrare su altri terminali la sua timbratura non viene rifiutata ma comparirà una segnalazione nella stampa di riepilogo in Caricamento Timbrature (Funzione 301).

Figura 4-6: Anagrafica Dipendente - Sezione Profili Orari.

Elenchiamo ora il significato di alcuni campi della sezione Profili Orari, evidenziati in Figura 4-3. Per il valore inseribile o selezionabile si faccia riferimento all’aiuto in linea, visualizzabile tramite il tasto funzione F1 o tramite il pulsante Aiuto:

Profilo GG : Orario: in questo campo va inserito il codice del modello di orario che il dipendente seguirà nella sua

attività lavorativa. Intervallo: tramite questa casella definiamo se le timbrature dell’intervallo sono obbligatorie o, tramite

un codice, indichiamo un modello di intervallo precedentemente creato.


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Codici Comportamento : Ritardo: indichiamo al programma se debba essere considerato un abbuono per le timbrature in entrata

oppure se il dipendente debba rispettarle in maniera rigida. Timbratura: numero di timbrature da effettuarsi obbligatoriamente da parte del dipendente. Anticipo: indichiamo al programma se debba essere considerato un abbuono per le timbrature in uscita

oppure se il dipendente debba rispettarle in maniera rigida. Arrotond: tramite questo campo indichiamo come debbano essere arrotondate tutte le quantità,

riguardanti genericamente una assenza o una presenza. E’ possibile scegliere un arrotondamento pro ditta, pro dipendente o matematico.

Codici Orari / Intervalli Settimanali : Con queste caselle gestiamo tutte le eccezioni riguardanti il fatto che il dipendente per un giorno della settimana segua un altro modello di orario lavorativo oppure, al contrario, non lavori. Nel primo caso inseriamo nel giorno corrispondente il codice orario corretto nella riga Orario; nella seconda ipotesi inseriamo nella giornata in questione il codice RL (acronimo di Riposo Lavorativo). Tenete conto che in GPRES2 il sabato e la domenica sono di default non lavorativi e dovrete quindi compilare le caselle corrispondenti ad essi solo se il dipendente debba presentarsi a lavoro. Le caselle sulla riga Intervallo hanno lo stesso significato del campo Intervallo, spiegato precedentemente, e vanno compilate per le eccezioni a livello giornaliero.


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55 MMODELLIODELLI DIDI GIUSTIFICATIVIGIUSTIFICATIVI

5.15.1 CCREAZIONEREAZIONE DIDI UNUN GIUSTIFICATIVOGIUSTIFICATIVO – –FUNZIONEFUNZIONE 124 - 124 -

Compito di questo paragrafo è quello di spiegarvi la compilazione della tabella “Modelli di giustificativi” (funzione 124), per darvi la possibilità di creare un nuovo giustificativo in caso di necessità.Ci si riferisce alla Figura 5-1, nella quale sono state evidenziati con valori numerici i campi più importanti.Elenchiamone i significati, precisando che ,quando necessario, indicheremo con [blank] la casella vuota:

Figura 5-7: Un giustificativo di assenza generico

1. Questo campo viene utilizzato nel caso dei giustificativi di lungo periodo o collettivi. Se si assegna ad un dipendente un giustificativo di assenza ed esso viene a lavorare ugualmente si verificherà un “rifiuto”, che verrà segnalato in Gestione Giorno/Dipendente (funzione 151) nella Lista Anomalie, tramite il codice del giustificativo rifiutato, con prefisso il 7 (per esempio 710 se è stato rifiutato il giustificativo in figura).

2. Va compilato per il passaggio dei dati della rilevazione al programma Paghe della Zucchetti (per esempio Siped) con due caratteri alfabetici maiuscoli. Se il giustificativo non deve essere trasferito va inserito il valore 99.

3. Il valore di questa casella influisce sul calcolo delle ore lavorate a livello giornaliero in questo modo: M = la quantità del giustificativo presente in giornata va sottratta alle ore del teorico. P = la quantità del giustificativo presente in giornata va sommata alle ore del teorico. [blank] = la quantità del giustificativo presente in giornata non va né sottratta, né sommata al

teorico, poiché ne fa parte.

4. Il valore di questa casella indica dove possa essere inserito il giustificativo: M = il giustificativo andrà a sanare delle anomalie di assenza. P = il giustificativo sarà utilizzato per spiegare la presenza in ditta del dipendente oltre il teorico

previsto dal suo orario. [blank] = il giustificativo sarà utilizzabile in entrambi i casi sopra elencati. In questo caso il

programma non farà alcun controllo sull’inserimento del giustificativo.

5. Questo campo indica se il giustificativo vada sommato alle ore straordinarie della giornata: S = va sommato.


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N = non va sommato.

6. Il valore di questa casella comporta lo scorporo della quantità del giustificativo dal teorico delle ore ordinarie indicate nell’orario del dipendente per un determinato giorno. Viene solitamente utilizzato per i giustificativi di straordinario: S = scorpora le ore, minuti del giustificativo dalle ore ordinarie. N = non scorpora le ore, minuti del giustificativo dalle ore ordinarie.

7. Quando si inserisce un giustificativo di lungo periodo è possibile che l’intervallo di tempo indicato includa dei sabati ,delle domeniche oppure dei giorni festivi. Tramite questa casella si comunica al programma se il giustificativo debba essere trasferito anche su questa tipologia di giorni. I valori selezionabili sono: 0: non sarà trasferito sui giorni non lavorativi. 1: sarà trasferito sul sabato (se non lavorativo). 2: sarà trasferito anche su domeniche e festivi. 3: da non utilizzarsi. 4: sarà trasferito su domeniche e festivi a zero ore. 5: sarà trasferito su sabato (se non lavorativo) a zero ore.

8. Se l’arrotondamento inserito in anagrafica non è sufficiente in quanto si vuole che un giustificativo sia arrotondato in maniera particolare si seleziona un valore in questa casella diverso da [blank]. Per gli eventuali valori, che comunque sono identici a quelli inseribili in anagrafica, si rimanda l’utente alla documentazione in linea, visualizzabile tramite il tasto F1 o il pulsante aiuto.

9. Questo campo viene utilizzato nel caso un dipendente abbia diritto alla sosta di mensa al termine del proprio orario lavorativo. Dalla quantità del giustificativo di straordinario, se esistente, andrà quindi sottratta a livello giornaliero la durata della pausa. I valori selezionabili sono: 1: detrae 30 min. 2: detrae 15 min. 3: detrae 45 min. 4: detrae 1,00 ora.

5.25.2 AALCUNILCUNI ESEMPIESEMPI UTILIUTILI

Come si può notare, in figura 4-1 è rappresentato un giustificativo generico di assenza. I campi Ore lavorate gg e Gstf presenza/assenza contengono il valore M, in quanto è un giustificativo la cui quantità va sottratta dal teorico delle ore ordinarie giornaliere e va utilizzato per giustificare una assenza.In questo caso se fosse utilizzato come giustificativo di lungo periodo non sarebbe trasferito sui sabati e le domeniche (Gstf in Sabato e festivi uguale a 0), quindi non sarebbe da utilizzarsi per malattia, ricovero ospedaliero, infortunio, ricaduta, malattia bambino, maternità etc., nel qual caso dovrebbe essere passato (Gstf in Sabato e festivi uguale a 2).In Figura 5-2 abbiamo raffigurato un giustificativo di straordinario. I campi Ore lavorate gg e Gstf presenza/assenza contengono il valore P, in quanto è un giustificativo la cui quantità va sommata al teorico delle ore ordinarie giornaliere e va utilizzato per giustificare la presenza in ditta di un dipendente oltre il proprio orario lavorativo. Segno per somma strd e Scorporo da ore lavorate, invece, contengono il valore S, in quanto va sommato alla quantità delle ore straordinarie e scorporato da quella delle ordinarie.

Figura 5-8: Un giustificativo di straordinario.


13

66 ITER GIORNALIEROITER GIORNALIERO

6.16.1 FFLUSSOLUSSO OPERATIVOOPERATIVO GIORNALIEROGIORNALIERO


14

699INTERFACCIA

TERMINALI

Dipendente A

Dipendente B

Dipendente C

302

CHIUSURA GIORNI

168 LISTA ANOMALIE

LISTA VUOTA

LISTA NON VUOTA

151GESTIONE GIORNO

DIPENDENTE

301 CARICAMENTO

TIMBRATURE

La 699 trasferisce tutte le timbrature dal rilevatore al PC.La data della 699 è automatica e non è modificabile.Non è possibile scaricare l’orologio parzialmente.

La funzione 301 assegna le timbrature ai dipendenti in base al numero di badge.E’ necessario prestare attenzione alle date.Data inizio: è la data in cui è stata fatta la precedente 699.Data fine: è la data in cui è stata fatta la più recente 699.N.B: Si può lanciare una sola volta con le stesse date!

La funzione 302 effettua un confronto tra le timbrature effettive del dipendente e quelle che avrebbe dovuto rispettare. Dal confronto potranno emergere anomalie (visualizzabili nella lista 168). I giorni che non presentano anomalie saranno giorni “chiusi”.

Nella 168 si vedono soltanto i dipendenti che presentano anomalie.

La 168 si aggiorna ogni volta che si effettua la 302.

Se vi sono anomalie sarà necessario “giustificarle”.Per farlo occorre andare nella funzione 151 ed inserire i giustificativi (malattia, omessa timbratura, etc.).Una volta inseriti tutti i giustificativi per tutti i dipendenti che presentavano anomalie si potrà rilanciare la 302. A questo punto la 168 sarà vuota e si potrà stampare il cartellino.

FINE

6.26.2 SSCARICOCARICO T T IMBRATUREIMBRATURE - - FUNZIONEFUNZIONE 699 - 699 -

La funzione 699 può essere utilizzata più comunemente per i seguenti motivi: Trasferimento di tutte le timbrature dal rilevatore al PC; la data è automatica e non è modificabile. Non è

possibile scaricare l’orologio parzialmente. Ricevute le timbrature, esse vengono inserite nel file TMB della directory di lavoro (X:ZUCCHETTI\PRESENZE). L’opzione da utilizzare per lo scarico è Rx timbrature.

Trasmissione delle anagrafiche dei dipendenti ai rilevatori per la visualizzazione del nome e cognome all’atto della timbratura, mediante l’opzione Tx anagrafiche.

Correzione della data e ora dell’orologio con quella del Personal computer che si sta utilizzando, tramite l’opzione Tx Data/Ora.

Figura 6-9: Interfaccia terminali Gong.

I campi rilevanti per il suo utilizzo sono: Numero terminale: Campo numerico di 2 caratteri. Rx Timbrature: Ricezione delle timbrature. Tx Anagrafiche : Trasmissione delle anagrafiche. Tx Anagrafiche da Inizializzare : Trasmissione delle anagrafiche da inizializzare. Tx Data / Ora : Trasmissione della data e dell' ora. Versione Firmware: Livello di release del Firmware del rilevatore. E' utilizzata soprattutto per verificare il

collegamento tra il PC e i rilevatori. Cancellazione Anagrafiche: Cancellazione di tutte le anagrafiche presenti al rilevatore; per cancellare

un'anagrafica operare direttamente sul rilevatore. Tx Autogiustificativi : Trasmissione degli AutoGiustificativi al rilevatore.

6.36.3 CARICAMENTOCARICAMENTO TIMBRATURETIMBRATURE - -FUNZIONEFUNZIONE 301- 301-

Questa funzione permette di assegnare ai dipendenti le timbrature precedentemente scaricate.

Figura 6-10: Caricamento timbrature.


15

Inizio elaborazione: Data nel formato gg/mm/aaaa del primo giorno da elaborare. Le timbrature dei giorni precedenti sono ignorate.

Fine elaborazione: Data nel formato gg/mm/aaaa dell' ultimo giorno da elaborare. Le timbrature di giorni successivi sono ignorate. Non è possibile definire un periodo superiore ad un mese.

6.46.4 CONTROLLOCONTROLLO EE CHIUSURACHIUSURA GIORNIGIORNI - -FUNZIONEFUNZIONE 302- 302-

Comando di elaborazione che effettua il controllo e la chiusura dei giorni/dipendente, ha lo scopo di confrontare le timbrature effettuate dal dipendente con il suo modello teorico di comportamento verificando le giustificazioni fornite. Un giorno si considera chiuso quando non vengono riscontrate situazioni anomale. Questa funzione crea una tabella (funzione 168) dove si possono vedere i giorni aperti.I campi rilevanti sono: Data inizio : Data del primo giorno da elaborare (il giorno è sempre 01). Data fine : Data dell’ultimo giorno da elaborare.

Figura 6-11: Chiusura giorni.

6.56.5 LISTELISTE DIPENDENTIDIPENDENTI CONCON ANOMALIEANOMALIE – –FUNZIONEFUNZIONE 168- 168-

Questo è il comando di accesso alla funzione di selezione giorni che coinvolge i funzione 910, 302 e 151; consente di intervenire sui giorni dei dipendenti attraverso liste impostate nella tabella della funzione 910 (ad esempio normalmente si accede solo ai giorni aperti, cioè i giorni con anomalie).L' uso di queste funzioni costituisce il modo più agevole e rapido per la correzione delle situazioni anomale e consente l'eliminazione delle segnalazioni di anomalie. Su ogni riga è segnalato un dipendente nelle cui giornate sono presenti delle anomalie. Ciccando consecutivamente per due volte sul campo si aprirà la maschera gestione giorno dipendente (funzione 151) dove sarà possibile sanare le situazioni anomale, ed effettuare tutte le operazioni di gestione dipendente. E' possibile a discrezione dell' utente esaminare le singole anomalie in maniera sequenziale, oppure indicando i giorni /dipendente che si vogliono controllare.

Figura 6-12: Lista dipendenti con anomalie


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6.66.6 GGESTIONEESTIONE GIORNOGIORNO DIPENDENTEDIPENDENTE - -FUNZIONEFUNZIONE 151- 151-

Comando per la correzione delle anomalie e l’inserimento dei giustificativi a livello giornaliero per un dipendente.E' il comando operativo di uso piu' frequente. Consente un' analisi e un controllo completo delle situazioni anomale riscontrate in fase di elaborazione.

Figura 6-13: Gestione giorno/dipendente


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77 IITERTER MENSILEMENSILE

7.17.1 FFLUSSOLUSSO OPERATIVOOPERATIVO MENSILEMENSILE


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250STAMPA

CARTELLINO

699INTERFACCIA

TERMINALI

Dipendente A

Dipendente B

Dipendente C

302

CHIUSURA GIORNI

168 LISTA ANOMALIE

LISTA VUOTA

LISTA NON VUOTA

151GESTIONE GIORNO

DIPENDENTE

301 CARICAMENTO

TIMBRATURE

La 699 trasferisce tutte le timbrature dal rilevatore al PC.La data della 699 è automatica e non è modificabile.Non è possibile scaricare l’orologio parzialmente.

La funzione 301 assegna le timbrature ai dipendenti in base al numero di badge.E’ necessario prestare attenzione alle date.Data inizio: è la data in cui è stata fatta la precedente 699.Data fine: è la data in cui è stata fatta la più recente 699.N.B: Si può lanciare una sola volta con le stesse date!

La funzione 302 effettua un confronto tra le timbrature effettive del dipendente e quelle che avrebbe dovuto rispettare. Dal confronto potranno emergere anomalie (visualizzabili nella lista 168). I giorni che non presentano anomalie saranno giorni “chiusi”.

Nella 168 si vedono soltanto i dipendenti che presentano anomalie.

La 168 si aggiorna ogni volta che si effettua la 302.

Se vi sono anomalie sarà necessario “giustificarle”.Per farlo occorre andare nella funzione 151 ed inserire i giustificativi (malattia, omessa timbratura, etc.).Una volta inseriti tutti i giustificativi per tutti i dipendenti che presentavano anomalie si potrà rilanciare la 302. A questo punto la 168 sarà vuota e si potrà stampare il cartellino.

371CALCOLO VOCI

385PASSAGGIO A

PAGHE

391TRASF. DATI

STORICI

390AVANZAMENTO

MESE

88 LLETTURAETTURA EE MANUTENZIONEMANUTENZIONE ARCHIVIOARCHIVIO TIMBRATURETIMBRATURE

Alla corretta esecuzione del caricamento delle timbrature (funzione 301), segue lo spostamento del file che le conteneva (TMB) in un archivio, compresso mediante lo standard ZIP. Esiste quindi uno storico delle timbrature scaricate, nella directory degli archivi GPRES2 (solitamente C:\ZUCCHETTI\PRESENZE), il cui nome è TMBZ.ZIP ed è possibile un suo utilizzo a posteriori per verificare la validità delle timbrature contenute degli archivi o, nel caso più comune, per recuperare delle timbrature erroneamente perse.

8.18.1 RECUPERO TIMBRATURE DA ARCHIVIO COMPRESSORECUPERO TIMBRATURE DA ARCHIVIO COMPRESSO

Il programma che ci permette di visionare il contenuto di tale archivio si chiama WINZIP. Si tratta di un software gratuito, almeno nella versione di prova, scaricabile per coloro i quali non lo avessero già installato, dal sito www.winzip.com oppure http://www.winzip.com/downau81.cgi?winzip81.exe. Una volta installato Winzip, sarà possibile entrare nel file tmbz.zip (doppio clic sull’icona) presente nella cartella degli archivi C:\ZUCCHETTI\PRESENZE. Dopo aver premuto il tasto I agree nella prima schermata del programma winzip, sarà possibile vedere il contenuto del file.

ESEMPIO:

Si consideri il caso in cui in GPRES2 manchino tutte o alcune delle timbrature del giorno 10 marzo 2001 e che le si debba recuperare. Dal file tmbz.zip, vedo dalla lista che le timbrature in oggetto erano state scaricate il 12 marzo, perché il precedente prelievo era datato 09 marzo e sicuramente non le conteneva. Se ci fossero più file appartenenti allo stesso giorno è consigliato il controllo dell’ora.Prendo nota del nome del file (in questo caso TMBP.071), lo seleziono e utilizzo il tasto “EXTRACT” per estrarlo dall’archivio. A questo punto riduco ad icona l’applicazione, entro tramite risorse del computer nella directory degli archivi (solitamente C:\ZUCCHETTI\PRESENZE) e successivamente andrò a cancellare i seguenti file: TMC, TMC.IDX, TMI, TMI.IDX . Trovo il file che avevo estratto dall’archivio delle timbrature e lo rinomino in TMB. Ora sono in grado, tramite la funzione Rilev CARICAMENTO TIMBRATURE (301), di recuperare le timbrature che erano state perse. Successivamente controllerò che tutto sia andato a buon fine controllandone la effettiva presenza in GESTIONE GIORNO / DIPENDENTE (funzione 151).


19

http://www.winzip.com/downau81.cgi?winzip81.exe

http://www.winzip.com/

8.28.2 AALCUNILCUNI CENNICENNI SULSUL CONTENUTOCONTENUTO DELDEL FILEFILE DELLEDELLE TIMBRATURETIMBRATURE (TMB) (TMB)

Come si può notare in Figura 5-3 il file delle timbrature è un normale file di testo ed è visualizzabile tramite il blocco note di Windows. Ogni riga corrisponde ad una timbratura di un dipendente e in figura sono elencati e descritti i campi più importanti.

Figura 8-14: Contenuto del file delle timbrature.


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Codice Società

NumeroBadge Data

Ora

“E”entrata, “U”scita

99 SSALVATAGGIOALVATAGGIO EE R R IPRISTINOIPRISTINO A ARCHIVIRCHIVI


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Il salvataggio degli archivi risulta naturalmente molto importante e utile, in quanto una rottura improvvisa o il danneggiamento di uno dei componenti del vostro computer potrebbe renderli illeggibili in parte o, nella peggiore delle ipotesi, del tutto. Vi consigliamo quindi di memorizzare attentamente le informazioni contenute in questo capitolo e mettere in pratica ciò che qui è scritto anche se possibile a livello giornaliero.

9.19.1 SSALVATAGGIOALVATAGGIO DEGLIDEGLI A ARCHIVIRCHIVI

L’ che vi permette si salvare gli archivi è

Path File Backup : C:\Zucchetti\Salvataggi\DB

Path Zip File. Salvataggiofile IDX : C:\Zucchetti\Salvataggi\IDX

Path File TMB : C:\Zucchetti\PRESENZE

A questo punto viene chiesto di salvare le impostazioni e confermiamo.ATTENZIONE : E’ indispensabile effettuarli tutti i giorni, oppure ogni volta che si effettua una modifica al programma.Per effettuare il salvataggio e/o il ripristino bisogna utilizzare Utilità,


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Abilitazione INSTDBXY

Come prima operazione bisogna effettuare la connessione a MSDE

Bisogna poi selezionare Backup Database ed impostare come sotto-riportato


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Figura 9-15: La maschera del Salvataggio Archivi.

E’ possibile effettuare un salvataggio degli archivi anche esternamente dall’utilità di manutenzione con il comando BACKUP VELOCE che si trova da START -> PROGRAMMI -> ZUCCHETTI -> GESTIONE PRESENZE DATABASE -> Backup Veloce.

9.29.2 RR IPRISTINOIPRISTINO DEGLIDEGLI A ARCHIVIRCHIVI

Come potete notare in Figura 6.1, la voce che permette di raggiungere il Ripristinare degli Archivi è vicina a quella appena considerata per il salvataggio.

Per effettuare il ripristino del database è sufficiente connettersi al database, selezionare Restore DataBase, non è obbligatorio crearlo, nella figura è riportato come effettuare il ripristino.

Figura 9-16: La maschera del Ripristino degli Archivi.


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Manuale GPRES2 Light

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