Manuale delle Procedure Amministrativo Contabili€¦ · 31/08/2013 Pagina 12 di 113 1.1 Ciclo...

ITEA S.p.A.

Manuale delle Procedure

Amministrativo – Contabili e

Procedure di

Gestione delle forniture di beni e servizi; Gestione manutenzioni; Gestione manutenzioni impianti termici e di elevazione

Documento n. 6 del modello ex D. Lgs. 231/2001

REVISIONE N. 03 del Modello (volta, principalmente, a recepire le intervenute integrazioni-modifiche introdotte, con la Legge 6/11/2012, nel D.

Lgs. 231/2001, con previsione di nuovi reati-presupposto della responsabilità amministrativa: ulteriori reati contro la P.A.; corruzione tra privati)

Manuale delle procedure amministrativo-contabili

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Indice

Premessa..................................................................................................................................................................... 4

Definizioni, acronimi ed abbreviazioni ...................................................................................................................... 5

Risorse e Struttura Organizzativa del Settore Finanziario....................................................................................... 6

1.1 Ciclo Acquisti................................................................................................................................................. 12

1.1.1 Sistema Informativo .................................................................................................................................... 12

1.1.2 Ciclo Acquisti .............................................................................................................................................. 12

1.1.3 Ciclo Acquisti - Matrice del Personale per attività ................................................................................... 25

1.2 Ciclo Vendite .................................................................................................................................................. 28


1.2.2 Ciclo Vendite ............................................................................................................................................... 28

1.2.3 Ciclo Vendite - Matrice del Personale per attività ..................................................................................... 45

1.3 Ciclo Anagrafiche .......................................................................................................................................... 48


1.3.2 Ciclo Anagrafiche ....................................................................................................................................... 48

1.3.3 Ciclo Anagrafiche - Matrice del Personale per attività ............................................................................. 56

1.4 Ciclo Tesoreria ............................................................................................................................................... 57


1.4.2 Ciclo Tesoreria ............................................................................................................................................ 57

1.4.3 Ciclo Tesoreria – Matrice del Personale per attività ................................................................................. 64

1.5 Ciclo Personale .............................................................................................................................................. 66



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1.5.2 Ciclo Personale ........................................................................................................................................... 66

1.5.3 Ciclo del Personale – Matrice del Personale per attività .......................................................................... 77

1.6 Ciclo Cespiti ................................................................................................................................................... 79


1.6.2 Ciclo Cespiti ................................................................................................................................................ 79

1.6.3 Ciclo Cespiti – Matrice del Personale per attività ..................................................................................... 92

1.7 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio ........................................... 95


1.7.2 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio ........................................ 95

1.7.3 Gestione fiscale e Bilancio – Matrice del Personale per attività ........................................................... 106

1.8 Controllo di Gestione .................................................................................................................................. 109

1.8.1 Sistema Informativo .................................................................................................................................. 109

1.8.2 Controllo di Gestione ............................................................................................................................... 109

1.8.3 Controllo di Gestione – Matrice del Personale per attività .................................................................... 113


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Premessa Il Manuale delle Procedure Amministrativo-Contabili si propone di descrivere, nell’ambito dei cicli formalizzati, le modalità operative

relative alle diverse fasi dei cicli stessi individuando e definendo:

le Unità Organizzative coinvolte;

il corretto flusso di attività, sotto il profilo operativo ed amministrativo, ed i relativi controlli;

i livelli di autorizzazione necessari per l’effettuazione delle transazioni.

I cicli amministrativo contabili sono descritti attraverso:

il diagramma di flusso che illustra le macro attività effettuate;

la descrizione delle attività e dei controlli effettuati.


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Definizioni, acronimi ed abbreviazioni Con riferimento agli acronimi utilizzati nel Manuale, si fornisce di seguito una legenda.

Acronimo Descrizione

Ced Centro Elaborazione dati

CdA Consiglio di Amministrazione

Co.Ge. Contabilità Generale

DURC Documento unico di regolarità contributiva

Odl Ordine di lavoro

PA Pubblica amministrazione

PAT Provincia Autonoma di Trento

Payroll Paghe e contributi

RID Metodo di pagamento “Rapporto Interbancario Diretto”


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Risorse e Struttura Organizzativa del Settore Finanziario In riferimento all’organigramma della Società riportiamo di seguito una breve illustrazione della struttura organizzativa e le relative risorse

dell’ Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione e dell’Ufficio Ragioneria e Bilancio coordinati dal Direttore del Settore Finanziario.

UFFICIO BILANCIO E RAGIONERIA (Direttore dott.ssa Manuela Clementi)

Attengono a questo ufficio le seguenti aree di lavoro:

1. Area Utenza

(dott.ssa Ilenia Preti, rag. Flaim Costantina, rag. Zanolini Antonella, rag. Miriam Concer, dott.ssa Manuela Franch)

In tale area vengono curati i seguenti adempimenti:

registrazione degli incassi derivanti dalle fatture di vendita;

emissione e registrazione delle fatture di vendita sezionale utenti;

tenuta del registro IVA sezionale utenti utenza sezionale;

rapporti con l’utenza con riferimento alla fatturazione;


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2. Area Acquisti/Vendite contabilità e Anagrafica

(dott.ssa Marina Mutinelli, sig. Marco Calogiuri, s.a. Rosario Sevegnani)


registrazione delle fatture di acquisto;

emissione e registrazione delle fatture di vendita non utenti;

tenuta dei registri IVA (uno acquisti, due vendita e un corrispettivi) con liquidazione mensile;

inserimento e gestione delle anagrafiche clienti (non utenti)/fornitori;

rendicontazione trimestrale unità immobiliari di terzi in gestione;

3. Area bilancio e contabilità generale

(dott.ssa Lorena Costa)

L’attività dell’area si sviluppa sui seguenti adempimenti:

calcolo e versamento IMU;

controlli periodici della correttezza delle registrazioni contabili;

predisposizione del registro cespiti ammortizzabili (beni mobili e immobili) con calcolo delle quote ammortamento;

predisposizione e registrazione delle scritture integrative, rettificative e di assestamento;

predisposizione bilancio d’esercizio con calcolo delle imposte Ires e Irap;

studio ed aggiornamento normativa civilistico-fiscale.


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Ufficio Bilancio e Ragioneria

Risorsa Ruolo

Clementi Manuela Direttore

Calogiuri Marco Assistente amministrativo/contabile

Concer Miriam Assistente amministrativo/contabile

Costa Lorena Funzionario economico/finanziario

Flaim Costantina Assistente amministrativo/contabile

Mutinelli Marina Funzionario economico/finanziario

Manuela Franch Funzionario economico/finanziario

Preti Ilenia Funzionario economico/finanziario

Sevegnani Rosario Coadiutore amministrativo

Zanolini Antonella Collaboratore amministrativo/contabile


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UFFICIO CONTROLLO GESTIONE E AMMINISTRAZIONE (Direttore rag. Emilia Giovannini)

L’attività dell’ufficio si sviluppa sulle seguenti aree di attività:

1. Area controllo di gestione

(dott. Carlo Aquilia)


preparazione ed elaborazione dei budget;

gestione albero contabilità analitica

predisposizione reportistica e degli indicatori di analisi dell’andamento gestionale;

socializzazione delle informazioni ai centri di responsabilità.

2. Area tesoreria e cassa economale

(rag. Silvano Rizzi, rag. Lorena Zampieri, rag. Antonella Malpaga, rag. Francesca Giovannini, rag. Marcella Pisoni)

L’attività dell’area si sviluppa sui seguenti adempimenti:

per spese generali, cassa ed ordini acquisti materiale di consumo: pagamenti e rilevazioni contabili (Rizzi)

per quelli attineti al Settore Tecnico,Cantieri: contabilizzazione separata, elaborazione scheda cantiere, gestione fideiussioni e

pagamenti.(Pisoni)


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per quelli del settore Patrimonio (Manutenzioni) e non utenza: pagamenti, contabilizzazioni e gestione fideiussioni;(Malpaga)

per i rapporti con la P.A.; predisposizione ed invii telematici fisco/contributi e gestione indennità di esproprio (Giovannini F.)

3. Area personale

(rag. Ierta Groff, sig.ra Marisa Dalmonego, dott. Stefano Sartori)

Gestione del personale, tale attività si caratterizza dalla particolare assetto del personale interno in parte inquadrati nel ruolo della

Provincia, ed in parte alle dirette dipendenze della Società. Pertanto sul primo versante si collabora con la PAT per la corretta

gestione dei vari istituti giuridici ed economici. E dall’altra parte si predispongono tutti gli adempimenti necessari a partire dalla

finalizzate delle assunzioni di nuovo personale, fino alla liquidazione degli emolumenti connessi.


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Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione

Risorsa Ruolo

Giovannini Emilia Direttore

Aquilia Carlo Quadro

Giovannini Francesca Funzionario economico/finanziario

Malpaga Antonella Collaboratore amministrativo/contabile

Rizzi Silvano Collaboratore amministrativo/contabile

Lorena Zampieri Coadiutore amministrativo/contabile

Dalmonego Marisa Collaboratore amministrativo/contabile

Girardi Michele Addetto ai servizi ausiliari

Groff Ierta Collaboratore amministrativo/contabile

Sartori Stefano Funzionario economico/finanziario

Marcella Pisoni Coadiutore amministrativo/contabile


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1.1 Ciclo Acquisti

1.1.1 Sistema Informativo

A supporto del ciclo acquisti sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.

Nome sistema Descrizione

ENCO Contabilità fornitori

TLQ – Telequercia Tesoreria

MI - Mandato informatico Tesoreria – Autorizzazione al pagamento - Firma elettronica

REF Applicativo per la gestione degli ordini di lavoro

EQUITALIA Applicativo WEB per il controllo di adempienza del Beneficiario

1.1.2 Ciclo Acquisti

Nell’ambito del ciclo acquisti esistono diverse procedure per la gestione delle informazioni legate a specifiche tipologie di acquisto:

Beni e Servizi per l’azienda

Acquisto di Immobili

Acquisto di Manutenzioni

Acquisto di Utenze


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Il ciclo acquisti dei Beni e Servizi per l’azienda rappresenta il riferimento base per le altre tipologie di acquisto che sono descritte solo per differenza (relativamente quindi alle sole attività tipiche non previste nel flusso base di acquisto).

Diagramma di flusso: Acquisto Beni e Servizi per l’azienda

La procedura amministrativa concernente il ciclo in questione è di seguito rappresentata graficamente:

Note descrittive

Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:

Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio

1.1.01 Ciclo

acquisti Richiesta di Acquisto

La richiesta di acquisto può scaturire all'interno di tutti i settori della Società. La richiesta di acquisto viene indirizzata dal Dirigente del settore in cui scaturisce la richiesta; il dirigente procede, alternativamente (sulla base dell’importo previsto per l’acquisto): - attivando la procedura di Gara Europea secondo quanto previsto dal codice appalti di competenza esclusiva del Settore Affari Generali. - attivando la procedura interna regolata dalla legge Provinciale 23/90.

Tutti Tutti

1.1.02 Ciclo

acquisti Procedura di Gara Europea

La procedura di Gara Europea è regolata dal Codice degli Appalti (a supporto il Settore Affari Generali); la procedura prevede le seguenti fasi: - redazione del capitolato di gara - redazione del bando di gara - approvazione del bando di gara da parte del CdA - pubblicazione del bando di gara - gara e aggiudicazione dell'appalto.

Tutti Tutti (Out of Scope)

1.1.03 Ciclo

acquisti Procedura di Acquisto interna

La procedura di acquisto interna è regolata dalla Legge Provinciale 23/90. Sulla base dei differenti importi di Firma come riportato in dettaglio sulle procure, sono seguite procedure differenti per le seguenti attività:

Tutti

Tutti (Out of Scope)


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- selezione fornitori - richiesta di offerta - valutazione offerte - scelta del fornitore - emissione Ordine di Acquisto (OdA) In base alla Normative e alle Procedure interne si adottano i seguenti approcci:

- Riferimento alle Centrali di Acquisto Provinciali o Nazionali - Richiesta di Offerta da tre fornitori differenti. - Acquisti diretti su un unico Fornitore

Gli acquisti vengono formalizzati, a seconda dell'attore responsabile, tramite delibera del CdA, Decisione del Direttore Generale, Decisione del Dirigente.

1.1.04 Ciclo

acquisti

Controllo della Spesa Inserimento numero Budget

L’addetto dell'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione riceve la documentazione relativa alla decisione di acquisto e controlla il rispetto del budget di spesa. Nel caso in cui non sia stato preventivamente previsto un budget di spesa, l’addetto crea il Budget di riferimento a sistema . Il Budget è associato al Conto e al Centro di Responsabilità di Riferimento. L’addetto provvede a segnalare all’ufficio richiedente eventuali anomalie riscontrate.

Finanziario Ufficio Controllo di

Gestione e Amministrazione

1.1.05 Ciclo

acquisti Ricezione del bene \

Usufruizione del servizio

Il bene o servizio viene ricevuto direttamente dall’ufficio richiedente La procedura prevede le seguenti fasi:

- ricezione del bene e controllo fisico - attestazione ricevimento del servizio

La documentazione viene archiviata dall’ufficio che usufruisce il bene o il servizio e fornita al Direttore di riferimento a supporto della liquidazione della relativa fattura.

Tutti Tutti - Settore

Finanziario


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1.1.06 Ciclo

acquisti Ricezione e codifica della fattura

Le fatture passive pervengono all'Ufficio Ragioneria ad esclusione delle fatture relative ad utenze. L’addetto svolge una prima attività di analisi e verifica della fattura sui seguenti elementi: correttezza IVA, identificazione del Tipo di documento (Causale), del Budget e del Conto Contabile e correttezza ed esistenza del Fornitore. L’addetto dell'Ufficio Ragioneria procede quindi con la codifica della fattura, trascrivendo sulla fattura cartacea: - codice fornitore - causale (identifica il tipo di documento) - conto contabile - n° di budget (impegno) - codice Iva

Finanziario Ufficio Ragioneria

1.1.07 Ciclo

acquisti

Registrazione e contabilizzazione della fattura passiva

L’addetto dell’Ufficio Ragioneria contabilizza la fattura passiva a sistema, ne indica l’eventuale attribuzione in contabilità analitica e trascrive sulla fattura cartacea originale: - n° protocollo Iva - n° di registrazione - Data Registrazione


1.1.08 Ciclo

acquisti Controlli automatici e manuali

Il sistema emette un messaggio di "Alert" nel caso in cui la spesa registrata porti al superamento del budget, che l’addetto procede a segnalare all’ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione. L’addetto dell'Ufficio Ragioneria procede con la stampa delle fatture registrate nel giorno ed effettua un controllo manuale verificando la correttezza dei dati inseriti a sistema rispetto a quanto riportato sulle fatture originali cartacee. In caso di Anomalia l’addetto provvede a svolgere azioni correttive o integrative sulla registrazione fattura.


1.1.09 Ciclo

acquisti Archiviazione e invio

per la liquidazione

L’addetto dell’Ufficio Ragioneria procede alla scansione del documento e archivia l’originale. L’addetto invia copia cartacea \ scansione della fattura alla funzione richiedente o responsabile del bene \ servizio richiesto per l’autorizzazione alla liquidazione.



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1.1.10 Ciclo

acquisti Autorizzazione al pagamento

Il Dirigente della funzione richiedente autorizza il pagamento apponendo sulla copia cartacea della fattura il timbro "Liquidazione" che riporta la data, l'importo, e la firma del dirigente.

Tutti Tutti

1.1.11 Ciclo

acquisti Registrazione pagamento

La copia cartacea della fattura passiva autorizzata al pagamento viene inviata all'Ufficio Finanziario. L’addetto dell’ Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione procede con il controllo formale dell'avvenuta autorizzazione. L'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione registra il pagamento a sistema e genera il mandato di pagamento in formato elettronico.

Finanziario Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione

1.1.12 Ciclo

acquisti

Verifica regolarità contributiva verso la PA del Beneficiario

L’addetto dell'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione, attraverso l’applicativo WEB Di Equitalia in uso presso la Pubblica Amministrazione, effettua un controllo al fine di verificare che il beneficiario non presenti cartelle esattoriali pendenti rispetto alla Pa; nel caso in cui ciò non fosse verificato, il pagamento viene bloccato e applicata la normativa prevista.


1.1.13 Ciclo

acquisti Trasmissione dei dati di pagamento

Il mandato elettronico viene importato nell'applicativo TLQ. Successivamente i dati di pagamento vengono trasmessi all'applicativo "Mandato Informatico".


1.1.14 Ciclo

acquisti Firma Elettronica

Gli utenti autorizzati (accesso è regolato dalle Smart Card sulla base delle deleghe depositate) appongono la firma elettronica al mandato di pagamento. I dati vengono trasmessi al sistema bancario come ordine di pagamento.

Finanziario Settore Finanziario


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Diagramma di flusso: Acquisto di utenze per immobili


BOZZA PER LA DISCUSSIONE

1.1 Ciclo Acquisti

Acquisto di Utenze

Se

tto

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imo

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\ A

ltro

Se

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ina

nzia

rio

Uffic

io A

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ina

nzia

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etto

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ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

1.1.16

Ricezione delle

fatture per utenze

1.1.17

Controllo fatture per

utenze

1.1.19

Ricezione del

supporto elettronico

delle fatture dal

fornitore

1.1.10b

Autorizzazione al

pagamento

(Liquidazione)

1.1.18

Controllo Fatture

(Data, Importo,

Importo Totale)

ENCO1.1.07

Registrazione fatture

per utenze

1.1.15

Contratto con

inquilino

Contratto con

fornitore1.1.05

Usufruizione del

servizio

OUT OF SCOPE

1.1.11

Pagamento


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Note descrittive



1.1.15 Ciclo acquisti Contratti con fornitori utenze Contratti con gli inquilini

Il ciclo acquisti relativo alle utenze è regolato in base agli accordi contrattuali in essere tra la Società e i fornitori di utenze.

Patrimonio Ufficio Gestioni Condominiali

1.1.16 Ciclo acquisti Ricezione fatture per utenze

Le fatture per utenze vengono raccolte presso il settore Patrimonio in forma cartacea.

Patrimonio Ufficio Amministrazione immobili

1.1.17 Ciclo acquisti Controllo fatture per utenze

Le fatture per utenze vengono controllate singolarmente. Su ogni singolo documento viene effettuato il controllo di congruità ed apposto un timbro riportante l'indirizzo relativo all'utenza, l'importo, la firma per l'autorizzazione al pagamento. I dati vengono registrati nel sistema.


1.1.10b

Ciclo acquisti Autorizzazione al pagamento delle fatture per utenze

Il Dirigente del settore Patrimonio effettua la Liquidazione (firma). Le fatture per utenze vengono inviate all'ufficio Ragioneria e sono accompagnate da un prospetto che riepiloga l'importo totale delle fatture ricevute.


1.1.18-19

Ciclo acquisti Controllo fatture per utenze

Le fatture per utenze vengono ricevute dall'Ufficio Ragioneria. La Ragioneria riceve inoltre da alcuni fornitori i dati delle fatture su supporto informatico. L’addetto dell’ufficio Ragioneria procede effettuando, in fase di registrazione, i seguenti controlli: - controllo su correttezza data, n° fattura, importo delle fatture cartacee rispetto al dati informatico - controllo del totale importo delle fatture cartacee rispetto al dato informatico.



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1.1.07 Ciclo acquisti Registrazione delle fatture per utenze

L’addetto dell’Ufficio Ragioneria procede alla registrazione delle fatture per utenze ricevute. Nel caso le fatture siano rese disponibli dal fornitore su supporto informatico (“Grandi Fatturatori”), l’addetto procede con l'importazione dei dati a sistema e con la registrazione e contabilizzazione. L’addetto infine effettua una stampa delle scritture contabili effettuate e controlla manualmente la corrispondenza di ogni singola fattura (ricevuta solo in forma cartacea) con la registrazione contabile (vengono in particolare controllati data, e importo).



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Diagramma di flusso: Acquisto di manutenzioni



1.1 Ciclo Acquisti

Manutenzioni

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Co

ntr

ollo

di G

estio

ne

e

Am

min

istr

azio

ne

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

Div

ers

i

ENCO1.1.04

Inserimento numero

Budget

OUT OF SCOPE

ENCO1.1.07

Registrazione fattura

1.1.09

Archiviazione e invio

per la liquidazione

-1.1.02

Procedura di Gara e

Assegnazione

dell’appalto

1.1.10

Autorizzazione al

pagamento

(Liquidazione)

ENCO1.1.08

Controlli automatici e

manuali

1.1.06

Ricezione e codifica

della fattura

ASCOT1.1.27

Inserimento OdL a

sistema

1.1.11

Pagamento

-1.1.26

Segnalazione utente

e autorizzazione

intervento

-1.1.28

Intervento e

redincontazione

-1.1.28b

Controllo preliminare

aliquote iva da

applicare

-1.1.29

Controllo

corrispondenza OdL

– rendiconto fornitore

ASCOT1.1.30

Chiusura OdL

ASCOT1.1.29b

Modifica OdL o

richiesta modifica

rendicontofornitore


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Note descrittive



1.1.26 Ciclo acquisti Manutenzioni Segnalazione utente e autorizzazione intervento

La manutenzioni possono essere di tipo programmato o a chiamata. Nel primo caso il programma delle manutenzioni è precedentemente previsto all'interno del capitolato tecnico di gara. Nel secondo caso l'input arriva dall'inquilino (o da altro soggetto) che si rivolge alla Società tramite un numero verde. La segnalazione viene gestita dal settore Patrimonio che autorizza l'intervento e informa il fornitore.

Patrimonio Out of scope

1.1.27 Ciclo acquisti Inserimento Odl a sistema

Una volta autorizzato l'intervento, l’addetto del settore Patrimonio procede inserendo il relativo ordine di lavoro a sistema (REF).


1.1.28 - 28b

Ciclo acquisti Intervento e rendicontazione; Controllo Iva

Una volta effettuato l'intervento, il fornitore fornisce la relativa rendicontazione al settore Patrimonio. In questa fase la documentazione viene inviata (a regime a campione) all'ufficio Ragioneria che procede con un controllo formale circa le corrette aliquote Iva da applicare in base alla tipologia di prestazione fornita.


1.1.29 - 29b

Ciclo acquisti Controllo corrispondenza Odl - Rendiconto fornitore

L’addetto del settore Patrimonio effettua un controllo di corrispondenza tra quanto preventivato (Odl) e quanto rendicontato dal fornitore ed emette una PREFATTURA e la invia al fornitore che provvede alla fatturazione indicante il n. di prefettura inviato. La fattura quindi inviata dal fornitore arriva al settore Finanziario per la registrazione


1.1.30 Ciclo acquisti Chiusura Odl Contestualmente alla registrazione viene rilevato a sistema il n. di prefattura corrispondente onde consentire alla procedura, quotidianamente, di chiudere il ciclo degli ODL..



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Diagramma di flusso: Cantieri



1.1 Ciclo Acquisti

Cantieri

Div

ers

iS

etto

re F

ina

nzia

rio

Co

ntr

ollo

di G

estio

ne

e

Am

min

istr

azio

ne

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

1.1.10b

Autorizzazione al

pagamento

(Liquidazione)

ENCO1.1.04

Inserimento numero

Budget

-1.1.02

Procedura di Gara e

assegnazione

dell’appalto

ENCO1.1.07b


1.1.09

Archiviazione e invio

per la liquidazione

ENCO1.1.08

Controlli automatici e

manuali

1.1.11

Pagamento

-1.1.37

Dirigente Servizio

Tecnico

autorizza Sal

1.1.06

Ricezione della

fattura

OUT OF SCOPE

-1.1.35

Verbale di Consegna

-1.1.38

Controllo

corrispondenza Sal

con budget di

cantiere e verifica

autorizzazione

-1.1.36

Contabilità di

Cantiere –

Formalizzazione Sal

-1.1.39

Codifica preventiva

(N° di cantiere e data

competenza)

ENCO1.1.07

Codifica della fattura


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Note descrittive



1.1.35 Ciclo acquisti Verbale di Consegna L’Ufficio della Direzione lavori del Servizio Tecnico elabora il verbale di consegna del Cantiere.

- Out of scope

1.1.36 Ciclo acquisti Contabilità di cantiere e stato avanzamento lavori

Al Raggiungimento dell’importo contrattuale del capitolato speciale di appalto da parte dell'impresa assegnataria dell'appalto, il Direttore lavori predispone lo stato avanzamento lavori Lo stato avanzamento lavori contiene tutta la documentazione giustificativa necessaria al fine di verificarne la coerenza con il contratto di appalto. Il settore Servizio Tecnico effettua il controllo relativo al rispetto del budget e delle scadenze, evidenziando eventuali scostamenti \ ritardi rispetto al contratto di appalto.

Servizio Tecnico

Out of scope

1.1.37 Ciclo acquisti Autorizzazione dello stato avanzamento lavori

IL Dirigente del Settore Tecnico vista il certificato di pagamento. Servizio Tecnico

Out of scope

1.1.38 Ciclo acquisti Controllo correttezza sal e verifica avvenuta autorizzazione

Lo stato avanzamento lavori, le relative fatture passive e l'eventuale altra documentazione di supporto viene inviata all'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione, che effettua il controllo di coerenza tra lo stato avanzamento lavori e quanto previsto nel contratto di appalto. L'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione effettua inoltre il controllo di avvenuta validazione da parte del Direttore Lavori e del Dirigente Settore Servizio Tecnico.



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Data

31/08/2013

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24 di 113


1.1.39 Ciclo acquisti Codifica preventiva del Sal

L’addetto dell’Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione effettua la codifica preventiva dello stato avanzamento lavori, apponendo un timbro ed evidenziando il n° di cantiere e la data di competenza dello stato avanzamento lavori. La documentazione viene infine inviata all'Ufficio Ragioneria che procede con la registrazione della fattura passiva.

L’addetto rileva successivamente il dato nella contabilità analitica al fine della predisposizione delle schede cantiere.


1.1.10b

Ciclo acquisti Autorizzazione al pagamento (Liquidazione)

La documentazione (in particolare la fattura passiva) viene inviata al Direttore Lavori; l'autorizzazione alla liquidazione prevede che vi sia la validazione (firma) del Direttore Lavori e del Dirigente Servizio Tecnico. Il settore Servizio Tecnico recupera inoltre il Durc del fornitore. La documentazione viene inviata infine al settore Finanziario per la procedura di pagamento.

Servizio Tecnico

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1.1.3 Ciclo Acquisti - Matrice del Personale per attività

Dall’analisi del ciclo e sulla base delle interviste effettuate, riportiamo di seguito la Matrice del Personale per attività:

Ciclo Acquisti Persone

Tu

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gli

uffic

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G

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quili

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1.1.01 Richiesta di Acquisto

1.1.02 Procedura di Gara Europea

1.1.03 Procedura di Acquisto interna

1.1.04 Controllo della Spesa e Inserimento numero Budget

1.1.05 Ricezione del bene \ Usufruizione del servizio

1.1.06 Ricezione e codifica della fattura

1.1.07 Registrazione e contabilizzazione della fattura passiva

1.1.08 Controlli automatici e manuali

1.1.09 Archiviazione e invio per la liquidazione

1.1.10 Autorizzazione al pagamento

1.1.11 Registrazione pagamento

1.1.12 Verifica regolarità contributiva verso la PA del Beneficiario

1.1.13 Trasmissione dei dati di pagamento


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ti

Carl

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quili

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1.1.14 Firma Elettronica

1.1.16 Ricezione fatture per utenze

1.1.17 Controllo fatture per utenze

1.1.10b Autorizzazione al pagamento delle fatture per utenze

1.1.18-19 Controllo fatture per utenze

1.1.07 Registrazione delle fatture per utenze

1.1.26 Manutenzioni - Segnalazione utente e autorizzazione intervento

1.1.27 Inserimento Odl a sistema

1.1.28 - 28b Intervento e rendicontazione - Controllo Iva

1.1.29 - 29b Controllo corrispondenza Odl - Rendiconto fornitore

1.1.30 Chiusura Odl

1.1.35 Dichiarazione di inizio attività

1.1.36 Contabilità di cantiere e stato avanzamento lavori

1.1.37 Autorizzazione dello stato avanzamento lavori

1.1.38 Controllo correttezza sal e verifica avvenuta autorizzazione

1.1.39 Codifica preventiva del Sal

1.1.40 Ricezione dei giustificativi e predisposizione dell'allegato contabile


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Tu

tti

gli

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Mu

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Carl

o A

quili

a

1.1.41 Registrazione del costo in contabilità

Settore Finanziario

Referente Tecnico

Altre Funzioni aziendali

Tutte le funzioni Aziendali


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1.2 Ciclo Vendite


A supporto del ciclo vendite sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


ENCO Contabilità generale

TLQ – Telequercia Tesoreria

REF Contabilità clienti (Utenti)

POSTEL Applicativo web tesoreria c/c postale

1.2.2 Ciclo Vendite

Nell’ambito del ciclo vendite esistono diverse procedure per la gestione delle informazioni legate a specifiche tipologie di fatturazione:

Fatture emesse verso gli inquilini degli immobili

Fatture per ricavi diversi

Ricavi e proventi per i quali non viene emessa fattura

Il ciclo vendite relativo agli inquilini rappresenta il riferimento base per le altre tipologie di acquisto che sono descritte solo per differenza (relativamente quindi alle sole attività tipiche non previste nel flusso base di vendita).


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Diagramma di flusso: ciclo vendite per fatture emesse verso inquilini



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30 di 113


1.2 Ciclo Vendite

Ciclo vendite per fatture emesse verso inquilini

Div

ersi

OUT OF SCOPE

Set

tore

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ENCO1.2.01

Contratti con l’utenza

inseriti a sistema

CU1.2.10

Predisposizione e

invio file Postel

CU1.2.09

Predisposizione e

invio file RID

CU1.2.04

Predisposizione

dovuti ordinari e

straordinari

CU1.2.02

Dati anagrafici cliente

inseriti a sistema

CU1.2.06

Lancio della

procedura di

fatturazione massiva

CU1.2.07

Registrazione in Cu

CU1.1.08

Procedura di Notifica

Excel1.2.03 b

Input fatturazione:

- nuovi contratti del

periodo

- inquilini cessati

CU1.2.05

Fatturazione manuale

-1.2.50-65

Procedure di

registrazione degli

incassi (Bonifici, Rid,

c/c postale)

TLQ1.2.51

Stampa movimenti

bancari giornalieri

-1.2.54

Individuazione e invio

a Ragioneria lista

incassi non utenti

Excel1.2.11

Procedura di

contabilizzazione

Excel 1.2.03 a

Altri input per

fatturazione

-1.2.112

Stampa delle fatture e

archiviazione


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Note descrittive

Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica.

In relazione alle attività 1.2.51 e 1.2.54 vedere il paragrafo relativo agli incassi.


1.2.01-02-03 a-b

Ciclo Vendite

Inserimento contratti con l'utenza a sistema e aggiornamento anagrafiche inquilini cessati.

I contratti con l'utenza vengono inseriti a sistema da parte del Settore Utenti il quale si occupa di inserire la relativa anagrafica. Il settore Utenti inoltre aggiorna le anagrafiche relative a inquilini cessati (chiusura di contratto o volture)

Utenti Out of scope

1.2.04 Ciclo Vendite Predisposizione dovuti ordinari e straordinari

La procedura di fatturazione prevede che ciascun Settore provveda autonomamente ad inserire i dovuti straordinari di propria competenza

- (ad es. il Settore utenti inserisce i diritti di segreteria, l’imposta di registro, interessi di mora etc…; il Settore patrimonio le rate semestrali , recuperi di morosità condominiale, spese di amministrazione, legali etc…)

- Spetta al Settore utenti il controllo dei dovuti ordinari generati attraverso il sistema EPU

Utenti/ Finanziario

-

1.2.05 e 1.2.07

Ciclo Vendite Fatturazione manuale

L'addetto dell' Ufficio Ragioneria, a partire dalle informazioni ricevute dal Settore Utenti, provvede ad emettere da sistema le fatture non gestite con fatturazione massiva. Le fatture emesse manualmente riguardano inoltre, a titolo di esempio, servizi agli utenti, spese di manutenzione, spese legali, altri addebiti vari. Con la stessa modalità, secondo la medesima procedura, vengono emesse le note di credito a cliente. In Fase di emissione della Fattura e/o Nota credito avviene la registrazione delle stesse a sistema


1.2.06-07

Ciclo Vendite Fatturazione massiva e consolidamento

Il Settore finanziario elabora due distinti file uno relativo alla fatturazione straordinaria l’altro relativo alla fatturazione ordinaria. Il file della fatturazione straordinaria una volta elaborato viene inviato al Settore utenti per i dovuti controlli. Successivamente lo stesso viene ritrasmesso al finanziario che provvede ad effettuare la fatturazione dei dovuti straordinari. Analoga procedura per i dovuti ordinari al termine della quale



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32 di 113


si procede all’operazione di “consolidamento”.

Infine viene estratto ed inviato all’ufficio morosità il file dei dovuti ordinari dei cessati (pagamenti rateali debito) ed anche in questo caso dopo i controlli da parte dell’ufficio preposto si procede con l’operazione di consolidamento.

1.2.08 Ciclo Vendite Prredisposizione e invio file Rid

Relativamente agli utenti che hanno modalità di pagamento tramite Rid, il sistema crea un file XT che viene trasmesso al tesoriere. Viene anche creata una cartella ZIP contenente le fatture da inviare alla società SELECTA per la stampa e spedizione agli utenti.


1.2.9 Ciclo Vendite Predisposizione e invio del file MAV

L'operatore avvia la procedura per le disposizioni di incasso MAV. Viene creata una cartella ZIP contenente due fileTXT uno per la stampa delle fatture e l’altro per la generazione dei bollettini MAV. Quest’ultimo viene inviato al tesoriere che lo carica a sistema. Il giorno successivo il file elaborato dal tesoriere viene inviato dal settore finanziario unitamente al file di stampa delle fatture MAV alla società Selecta che invia il tutto ai singoli utenti.


1.2.10 Ciclo Vendite Procedura di contabilizzazione

I dati contenuti nella contabilità utenza vengono contabilizzati in ENCo tramite interfacciamento con la procedura REF. In particolare mensilmente vengono trasmessi 3 flussi:

1. Flusso contabilità: fatt. emesse e note di credito;

2. Flusso incassi: incassi su fatture, anticipi depositi cauzionali;

3. Flusso giroconti: “sclicco” incassi, eliminazione crediti/debiti , ritenute di acconto e riscossioni coattive, compensazioni etc…..

Concluse le operazioni mensili di interfacciamento l’ufficio procede alla verifica tra saldi cliente e COGE.



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33 di 113


1.2.11 Ciclo Vendite Monitoraggio crediti verso clienti e reportistica sulla morosità

L'Ufficio Ragioneria, con cadenza mensile, provvede ad elaborare un report per l'analisi della morosità suddiviso per anno di formazione del credito.


1.2.12 Ciclo Vendite Stampa delle fatture e archiviazione

Annualmente l’Ufficio Ragioneria trasferisce i dati relativi alle fatture emesse su un supporto informatico e, avvalendosi di una tipografia, procede con la stampa e l’archiviazione di tutte le fatture emesse nel corso dell’anno.

Finanziaria Ufficio Ragioneria


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Data

31/08/2013

Pagina

34 di 113

Diagramma di flusso: ciclo vendite per fatture per ricavi diversi



1.2 Ciclo Vendite

Fatture per ricavi diversi

Div

ers

i

OUT OF SCOPE

Se

tto

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ina

nzia

rio

Uffic

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rio

Co

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1.2.20

Bando Ufficiale di

Gara

(Elaborati Tecnici)

1.2.21

Ritiro modulo di

richiesta

dell’elaborato tecnico

1.2.22

Consegna

dell’elaborato tecnico

-1.2.30

Abbinamento incasso

con fattura emessa

Excel1.2.25

Emissione della

fattura

TLQ1.2.51

Stampa movimenti

bancari giornalieri

ENCO1.2.27

Registrazione della

fattura a sistema

e archiviazione

documentazione

-1.2.54

Individuazione e invio

a Ragioneria lista

incassi non utenti

1.2.20

Contratto Comuni

proprietari (Reverse

Charge)Fattura

passiva

Excel1.2.23

Ricalcolo Iva per

Reverse Charge

1.2.20

Contratto Comuni

proprietari (Spese\

Corrisp. Gestione)

Excel1.2.24

Stampa mastro spese

e ricalcolo manuale

-1.2.28

Stampa mastro c/

ricavi e controllo

manuale correttezza

contabilizzazione

ENCO1.2.29

Registrazione incasso

in contabilità

ASCOT1.2.26

Spese \ Corrisp.

gestione: quadratura

con ODL

1.2.20

Esproprio Passivo

1.2.31

Richiesta di

Pagamento


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1.0

Data

31/08/2013

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35 di 113

Note descrittive

La tipologia "Fatture per ricavi diversi" comprende:

Fatturazione degli elaborati tecnici venduti ai fornitori in fase di gara

Reverse charge in edilizia (ri-fatturazione) al committente di servizi sub-appaltati

Ri-fatturazione spese di gestione immobili per conto di terzi (comuni) e fatturazione corrispettivi di gestione immobili per conto di terzi (comuni)

Esproprio passivo

Altro (es. fatturazione autorizzazioni concesse a terzi)




1.2.20 Ciclo Vendite

Contratto \ Convenzione \ Bando \ Accordo \ Normativa \

Esproprio passivo

La tipologia di fatture per ricavi diversi è basata su accordi \ convenzioni \ contratti che la Società, a vario titolo, stipula con terze parti, piuttosto che per dettami normativi. In particolare: - la fatturazione relativa agli elaborati tecnici è prevista nel bando di gara pubblicato dalla Società a cui devono rifarsi tutti i potenziali fornitori interessati a partecipare alla gara; - la rifatturazione per reverse charge è regolata dalla normativa - la rifatturazione di spese e corrispettivi è regolata dagli accordi \ convenzioni stipulati dalla Società con terzi (in particolare i Comuni proprietari degli immobili per i quali la Società si occupa della gestione immobiliare)

- Esproprio passivo: Si tratta di terreno o più in generale proprietà della Società espropriata da enti espropriatori quali Comuni o Provincia autonoma di Trento.

Diversi Out of Scope


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

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1.2.21-22

Ciclo Vendite

Ritiro modulo di richiesta dell'elaborato tecnico Consegna dell'elaborato tecnico

Relativamente agli elaborati tecnici forniti alle imprese interessate a partecipare alle gare di appalto indette dalla Società, essi vengono consegnati previa compilazione di un apposito modulo di richiesta dell'elaborato tecnico.

Affari Generali e Organizzazione

Out of scope

1.2.23 Ciclo Vendite Ricalcolo Iva per Reverse Charge

Per quanto concerne la tipologia del "Reverse Charge" (applicato per gli alloggi di proprietà dei comuni e dei privati in gestione alla Società), il flusso ha inizio dalla ricezione delle fatture passive rilevanti secondo quanto previsto dalla normativa. L'addetto dell'Ufficio Ragioneria provvede quindi a registrare la fattura passiva e procede al ricalcolo dell'Iva che andrà indicata nella fattura attiva da emettere.


1.2.24 Ciclo Vendite Stampa mastro spese e ricalcolo

Relativamente alle spese sostenute dalla Società nella gestione del patrimonio immobiliare di terzi (Comuni), l'operatore dell'Ufficio Ragioneria procede, secondo lo scadenziario definito all'interno delle convenzioni stipulate con i Comuni, alla stampa del mastro spese da rifatturare. L'adetto dell'Ufficio Ragioneria procede con il ricalcolo manuale delle spese da rifatturare.


1.2.25 Ciclo Vendite Emissione della fattura

L'addetto dell'Ufficio Ragioneria, effettua da prima una verifica di disporre di tutti i dati necessari per l'emissione della fattura, per poi procedere con la compilazione della fattura su un modello predefinito (extra sistema). L'addetto dell'Ufficio Ragioneria verifica di aver inserito il numero della fattura, la data fattura, i dati del cliente, le voci e gli importi.


1.2.26 Ciclo Vendite Spese \ Corrispettivi di Gestione - Quadratura Odl

Relativamente alle spese e corrispettivi di gestione, l'Ufficio Ragioneria, al fine di verificare la completezza della fatturazione, effettua un controllo di quadratura tra il mastro spese da rifatturare e l'importo effettivamente rifatturato.



Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

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37 di 113


1.2.27 Ciclo Vendite Registrazione e contabilizzazione della fattura

La fattura compilata con il modello predefinito (extra sistema) viene stampata in due copie (una copia inviata al cliente, l'altra archiviata c/o l'Ufficio Ragioneria). L'operatore procede quindi alla registrazione e contabilizzazione della fattura nel sistema.


1.2.28 Ciclo Vendite Stampa mastro c/ricavi e controllo correttezza della contabilizzazione

L'operatore stampa il conto ricavi ed effettua un controllo al fine di verificare che i dati inseriti nel sistema coincidano con i dati inseriti nella fattura compilata con il modello predefinito (Extra sistema)


1.2.29 Ciclo Vendite Registrazione dell'incasso in contabilità

L'operatore rileva l'incasso e procede con la registrazione dell'incasso in contabilità. I dati relativi all'incasso vengono inviati all'Ufficio Ragioneria.

Finanziario Controllo di Gestione e Amministrazione

1.2.30 Ciclo Vendite Abbinamento dell'incasso con la fattura emessa

L'operatore verifica se l'incasso è relativo ad una fattura precedentemente emessa, effettuando l'abbinamento dell'incasso alla partita cliente (chiusura della partita cliente). Nel caso in cui non sia stata emessa fattura relativamente all'incasso rilevato, l'operatore procede contestualmente con l'emissione della fattura, verificando le condizioni contrattuali a monte (1.2.20; 1.2.21;1.2.22).

Finanziario

Ufficio Ragioneria

Controllo di Gestione e Amministrazione


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

38 di 113


1.2.31 Ciclo Vendite Richiesta di Pagamento

L’addetto del Controllo di Gestione e Amministrazione riceve dapprima il documento con cui l’ente espropriatore rende noto che è stata attivata la procedura dell’esproprio in relazione alla proprietà della Società, per poi successivamente ricevere il documento attestante la determinazione delle indennità di esproprio prodotto dall’ufficio espropri della PAT.

Sulla base di questi elementi, l’addetto provvede a redare e ad inviare la Richiesta di Pagamento dell’indennità riconosciuta all’ente espropriatore.

L’addetto rimane in attesa dell’incasso (1.2.30), e sulla base di quest’ultimo provvede ad emettere fattura.

L’addetto riceve inoltre la documentazione di esproprio definitivo dall’ente espropriatore (Comuni, Provincia).

Finanziario

Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

39 di 113

Diagramma di flusso: ciclo vendite per altri ricavi per i quali non viene emessa fattura



1.2 Ciclo Vendite

Altri ricavi per i quali non viene emessa fattura

Div

ers

i

OUT OF SCOPE

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Co

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estio

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Am

min

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Se

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re F

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nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

TLQ1.2.51

Stampa movimenti

bancari giornalieri

-1.2.54

invio a Ragioneria

lista incassi non utenti

ENCO1.2.29

Registrazione incasso

in contabilità

-1.2.31

Maturazione di

rimborsi, contributi,

interessi attivi, bolli,

altro

-1.2.20

Contratto \

Convenzione \

Legge \ Normativa

-1.2.33

Incasso delle

competenze

(Tesoriere)

Fatture

per ricavi

diversi

Excel1.2.32

Riepilogo scrittura

contabile e

archiviazione

documentazione


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

40 di 113

Note descrittive

La tipologia "Altri ricavi per i quali non viene emessa fattura" comprende, indicativamente, rimborsi assicurativi, rimborsi diversi, contributi, cauzioni, bolli, interessi attivi.




1.2.32 Ciclo

Vendite

Riepilogo scrittura contabile e archiviazione documentazione

L'operatore, una volta appurato che per l'incasso rilevato non è pertinente la fatturazione, elabora un allegato contabile per rilevare il relativo ricavo ed il soggetto per il quale verrà effettuato l’incasso di banca.

Finanziario Controllo di


1.2.33 Ciclo

Vendite Incasso delle

competenze (Tesoriere) Il Tesoriere registra l’incasso. - Out of scope


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

41 di 113

Diagramma di flusso: incassi



1.2 Ciclo Vendite

Incassi

Se

tto

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rio

Co

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tra

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ne

Div

ers

i

CU1.2.58

Importazione a

sistema incassi c/c

postale

-1.2.54

Invio dati di incasso

all’Ufficio Ragioneria

TLQ1.2.51

Stampa movimenti

bancari giornalieri

-1.2.50

Trasferimento

giornaliero incassi su

c/c postale a c/c

Conto Bancario

Principale

CU1.2.55

Registrazione

manuale degli incassi

a sistema (singole

distinte di incasso)

CU1.2.56

Abbinamento

manuale della

scrittura di incasso

alla partita cliente

TXT1.2.57

Lista informatica

incassi su Banco

Posta

TLQ1.2.52

Classificazione

incassi

CU1.2.59

Procedura automatica

di abbinamento

dell’incasso a partita

cliente

CU1.2.60

Lista incassi non

abbinati

automaticamente

Excel1.2.63

Quadratura incassi

registrati in CU –

incassi rilevati su

conto corrente

Excel1.2.66

Rilevazione Cauzioni

Excel1.2.65

Individuazione incassi

non dovuti

-1.2.61

Pagamento RID -

Lista degli insoluti del

periodo

CU1.2.62

Rilevazione insoluti e

lancio Procedura Rid

Fatture

per ricavi

diversi

Note descrittive


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

42 di 113

Le principali tipologie di flusso per l’incasso sono principalmente distinguibili come:

- RID

- Flusso conto corrente bancario

- Flusso conto postale



1.2.50 Ciclo

Vendite

Trasferimento giornaliero incassi su c/c Bancario

Giornalmente la banca mette a disposizione su proprio applicativo web il dettaglio dei versamenti pervenuti su c/c di tesoreria.

- Out of scope

1.2.51 Ciclo

Vendite Stampa movimenti

bancari giornalieri

Giornalmente l'operatore procede con l'estrazione, tramite TLQ, dei movimenti bancari giornalieri, effettuando una stampa della lista movimenti.


1.2.52 Ciclo

Vendite Classificazione incassi

Gli incassi vengono classificati in base alla tipologia per la successiva registrazione in contabilità secondo le diverse procedure previste. In particolare vengono evidenziati: - incassi relativi ad utenze - incassi relativi ad altre tipologie di ricavo


1.2.54 Ciclo

Vendite

Invio dati di incasso all'Ufficio Ragioneria e all’Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione

Gli incassi non relativi ad utenze vengono registrati ed inviati all’ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione Vedere "1.2 Ciclo Vendite - Fatture per ricavi diversi ".



1.2.55 Ciclo

Vendite

Registrazione manuale degli incassi a sistema (singole distinte di incasso)

Relativamente agli incassi Utenti, in presenza di singole distinte di incasso vengono registrati manualmente a sistema "Contabilità Utenti".



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1.2.56 Ciclo

Vendite

Abbinamento manuale della scrittura di incasso alla partita cliente

Una volta registrati gli incassi in CU, l'operatore a sistema accede ad ogni singolo incasso ed immette il relativo codice utente; il sistema propone le fatture aperte alla data. L'operatore seleziona la fattura relativa all'incasso, effettuando l'abbinamento incasso - fattura emessa.


1.2.57 Ciclo

Vendite Lista informatica

incassi MAV Giornalmente la banca mette a disposizione sul proprio applicativo web il dettaglio informatico dei movimenti relativi al MAV.

- Out of scope

1.2.58 Ciclo

Vendite Importazione a sistema

incassi MAV

L'operatore accede all’ applicativo web di Unicredit e recupera, in formato informatico (txt), il dettaglio degli incassi effettuati tramite MAV. Attraverso una procedura automatizzata l'operatore procede con l'importazione in CU degli incassi MAV.


1.2.59 Ciclo

Vendite

Procedura automatica di abbinamento dell’incasso a partita cliente

L'operatore, una volta importati a sistema gli incassi da MAV, avvia una procedura automatica a sistema che permette l'abbinamento (attraverso i dati di codice utente, codice alloggio, scadenza fattura, n° doc fattura) tra l'incasso e la fattura. In questo modo la partita aperta cliente viene chiusa.


1.2.60 Ciclo

Vendite Lista incassi non

abbinati automaticamente

Completata la procedura automatica, l'operatore analizza la lista degli incassi non abbinati tramite la procedura automatica (tali incassi riguardano principalmente fatture pagate o stronate parzialmente o totalmente). L'operatore procede pertanto con l'abbinamento manuale (vedere 1.2.56) o attribuzione ad anticipo dell’incasso.


1.2.61 Ciclo

Vendite Pagamento Rid - Lista

degli insoluti del periodo Giornalmente la banca rende disponibile la lista dei Rid insoluti. - Out of scope

1.2.62 Ciclo

Vendite Rilevazione insoluti e

lancio Procedura Rid

L'operatore, ricevuta la lista degli insoluti Rid, procede alla chiusura delle fatture emesse con RID etichettandole come insolute. Con la procedura automatica “chiusura RID” si chiudono le restanti fatture.


1.2.63 Ciclo

Vendite

Quadratura incassi registrati in Cu Vs incassi rilevati su conto corrente.

L'operatore procede infine con la quadratura degli incassi registrati a sistema con gli incassi rilevati dalla stampa dei movimenti bancari giornaliera.



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1.2.65 - 66

Ciclo Vendite

Individuazione incassi non dovuti e Rilevazione cauzioni

Gli incassi non abbinati a fatture emesse e le cauzioni vengono individuati e registrati con le rispettive causali nel partitario clienti.



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1.2.3 Ciclo Vendite - Matrice del Personale per attività


Ciclo Vendite Persone

Altri

CdA

Dir

ett

ore

G

ene

rale

,

Dir

ige

nti,

Altro

Se

tto

re P

atr

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nio

Se

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re U

ten

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Em

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Gio

va

nn

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Ma

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Ca

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r

Rosa

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Se

ve

gna

ni

Costa

ntin

a F

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An

ton

ella

Za

nolin

i

Ile

nia

Pre

ti

An

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aga

Fra

nce

sca

Gio

va

nn

ini

Ma

nue

la C

lem

en

ti

Lo

ren

a C

osta

Ma

rina

Mu

tine

lli

Att

ivit

à

1.2.01-02-03 Inserimento contratti con l'utenza a sistema e aggiornamento anagrafiche inquilini cessati.

1.2.04 Predisposizione lotti di fatturazione

1.2.05 Fatturazione manuale

1.2.06-07 Fatturazione massiva e registrazione

1.2.08 Procedura di notifica

1.2.09 Procedura Rid

1.2.10 Predisposizione e invio del file Postel

1.2.11 Procedura di contabilizzazione in Enco - Ricavi

1.2.11 b Procedura di contabilizzazione in Enco - Saldi cliente

1.2.11c Monitoraggio crediti verso clienti e reportistica sulla morosità

1.2.20 Contratto \ Convenzione \ Bando \ Accordo \ Normativa

1.2.21-22 Ritiro modulo di richiesta dell'elaborato tecnico Consegna dell'elaborato tecnico


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Altri

CdA

Dir

ett

ore

G

ene

rale

,

Dir

ige

nti,

Altro

Se

tto

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Se

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sca

Gio

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Ma

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la C

lem

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ti

Lo

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a C

osta

Ma

rina

Mu

tine

lli

1.2.23 Ricalcolo Iva per Reverse Charge

1.2.24 Stampa mastro spese e ricalcolo

1.2.25 Emissione della fattura

1.2.26 Spese \ Corrispettivi di Gestione - Quadratura Odl

1.2.27 Registrazione e contabilizzazione della fattura

1.2.28 Stampa mastro c/ricavi e controllo correttezza della contabilizzazione

1.2.29 Registrazione dell'incasso in contabilità

1.2.30 Abbinamento dell'incasso con la fattura emessa

1.2.32 Riepilogo scrittura contabile e archiviazione documentazione

1.2.50 Trasferimento giornaliero incassi da c/postale a tesoriere

1.2.51 Stampa movimenti bancari giornalieri

1.2.52 Classificazione incassi

1.2.54 Invio dati di incasso all'Ufficio Ragioneria

1.2.55 Registrazione manuale degli incassi a sistema

1.2.56 Abbinamento incasso a partita cliente

1.2.57 Lista informatica incassi da c/c postale

1.2.58 Importazione a sistema incassi c/c postale


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Altri

CdA

Dir

ett

ore

G

ene

rale

,

Dir

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Altro

Se

tto

re P

atr

imo

nio

Se

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Gio

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Ma

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Ca

log

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Mir

iam

Con

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Rosa

rio

Se

ve

gna

ni

Costa

ntin

a F

laim

An

ton

ella

Za

nolin

i

Ile

nia

Pre

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An

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Malp

aga

Fra

nce

sca

Gio

va

nn

ini

Ma

nue

la C

lem

en

ti

Lo

ren

a C

osta

Ma

rina

Mu

tine

lli

1.2.59 Procedura automatica di abbinamento incasso - fattura emessa

1.2.60 Lista incassi non abbinati automaticamente

1.2.61 Pagamento Rid - Lista degli insoluti del periodo

1.2.62 Lancio procedura Rid

1.2.63 Quadratura incassi registrati in Cu Vs incassi rilevati su c/corrente bancario.

1.2.65 - 66 Individuazione incassi non dovuti e cauzioni

Settore Finanziario

Referente Tecnico




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1.3 Ciclo Anagrafiche


A supporto del processo di gestione delle anagrafiche sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


ENCO Anagrafiche clienti e fornitori

CU Anagrafiche clienti – Utenti

1.3.2 Ciclo Anagrafiche

Nell’ambito della gestione delle anagrafiche esistono diverse procedure; in particolare:

Gestione anagrafiche clienti;

Gestione anagrafiche fornitori;

Gestione dati anagrafici del personale;

Gestione anagrafiche conti e centri di costo.

Il processo relativo all’anagrafica cliente, a sua volta, è suddiviso tra:

Clienti “inquilini”

Altri clienti

Relativamente al processo di gestione dei dati anagrafici del personale, si rimanda al Ciclo del Personale (Cap. 1.5).


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

49 di 113

Diagramma di flusso: gestione delle anagrafiche cliente

La procedura amministrativa concernente la gestione le anagrafiche cliente è di seguito rappresentata graficamente:



Anagrafiche Clienti

Div

ers

iS

etto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io C

on

tro

llo d

i G

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ne

e

Am

min

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ne

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

CU1.3.01

Creazione/

aggiornamento

anagrafica inquilino

CU1.3.02

Inserimento a sistema

dati relativi alle

modalità di

pagamento

ENCO1.3.03

Recupero dati

anagrafici e

inserimento a sistema

OUT OF SCOPE

CLIENTI INQUILINI ALTRI CLIENTI NON INQUILINI


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

50 di 113

Note descrittive



1.3.01

Ciclo Anagrafiche - Clienti - Inquilini

Creazione anagrafica inquilini

L'addetto del settore Servizio Utenti crea le anagrafiche inquilini a sistema (CU) secondo le procedure definite all'interno dell'area.

Servizio Utenti

Out of scope

1.3.02

Ciclo Anagrafiche - Clienti - Inquilini

Inserimento a sistema dei dati relativi alla modalità di pagamento

L'addetto dell'ufficio Ragioneria periodicamente, prima di procedere con la procedura di fatturazione, effettua un controllo al fine di verificare che tutti i clienti presentino le informazioni relative alla modalità di pagamento ed eventualmente effettua le modifiche/integrazioni.

Finanziario

Ufficio Ragioneria

Controllo di Gestione e

Amministrazione

1.3.03

Ciclo Anagrafiche - Clienti - Non Inquilini

Recupero dati anagrafici e inserimento a sistema

Relativamente ai clienti non inquilini, le anagrafiche sono gestite dall'ufficio Ragioneria, che procede, al momento dell'emissione di una fattura attiva, alla verifica che i dati anagrafici del cliente siano presenti a sistema (Enco). Nel caso in cui il cliente non sia stato precedentemente codificato, l'addetto inserisce una nuova anagrafica cliente a sistema. Le informazioni vengono recuperate dal contratto \ convenzione \ accordo di riferimento.



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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

51 di 113

Diagramma di flusso: gestione anagrafiche fornitori

La procedura amministrativa concernente il processo relativo alla gestione delle anagrafiche fornitori è di seguito rappresentata graficamente:



Anagrafiche Fornitori

Div

ers

iS

etto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io C

on

tro

llo d

i G

estio

ne

e

Am

min

istr

azio

ne

1.3.04

Recupero dei dati

anagrafici fornitore

ENCO1.3.05

Creazione /

aggiornamento

anagrafica fornitore

ENCO1.3.07

Inserimento

coordinate bancarie

fornitore

ENCO1.3.06

Recupero dati per il

pagamento del

fornitore e

adeguamento

anagrafica

OUT OF SCOPE


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Data

31/08/2013

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52 di 113

Note descrittive

La codifica di un nuovo fornitore può avvenire in base ai seguenti input:

segnalazione da parte di un settore aziendale della presenza di un nuovo fornitore dal quale la Società acquista beni \ servizi;

ricezione di una fattura passiva da parte di un fornitore non codificato.



1.3.04 Ciclo

Anagrafiche - Fornitori

Recupero dati anagrafici del fornitore

Nel caso di nuovo fornitore, il settore interessato o direttamente l'ufficio ragioneria procede al recupero dei dati anagrafici con la documentazione a disposizione (contratti, fatture ecc).

Diversi Out of scope

1.3.05 Ciclo

Anagrafiche - Fornitori

Creazione/aggiornamento anagrafica fornitore

L'addetto dell'ufficio ragioneria controlla la completezza dei dati e crea/aggiorna l'anagrafica fornitore a sistema (Enco). Le principali informazioni codificate sono: - ragione sociale - partita iva - indirizzo Le informazioni relative alle coordinate di pagamento vengono gestite dall'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione (vedere 1.3.09).


1.3.06-07

Ciclo Anagrafiche - Fornitori

Recupero dati per il pagamento del fornitore e adeguamento anagrafica

L'addetto dell'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione, in fase di predisposizione del pagamento al fornitore, ne verifica la completezza dell'anagrafica es inserisce/modifica eventualmente i dati relativi alle coordinate di pagamento (associazione ad anagrafica banca).




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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

53 di 113

Diagramma di flusso: banche e piano dei conti




Anagrafiche Banche e Piano dei Conti

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io C

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tro

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zio

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Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

ENCO1.3.08

Inserimento/modifica

anagrafica banca

ANAGRAFICA BANCHE ANAGRAFICA PIANO DEI CONTI

-

Rilevazione necessità

di un nuovo conto

TLQ1.3.09

Apertura di conti per

nuove aree \ cantieri

TLQ1.3.10

Apertura di conti per

nature non

precedentemente

identificate

TLQ1.3.11

Apertura \ modifica di

conti per dettami

normativi

TLQ1.3.12

Chiusura di conti


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31/08/2013

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54 di 113

Note descrittive

Per quanto concerne l’anagrafica del piano dei conti, la necessità di apertura di un nuovo conto viene rilevata dagli addetti del Settore Finanziario, principalmente nei seguenti casi:

acquisto di aree;

nuovo cantiere;

voce contabile la cui natura non identificata nel piano dei conti;

modifiche normative relative alla riclassificazione di voci di costo \ ricavo.



1.3.08 Ciclo

Anagrafiche - Banche

Inserimento/modifica anagrafica banca

In sede di aggiornamento dell'anagrafica fornitore (coordinate di pagamento), l'addetto raccoglie dalla fattura o via fax dal fornitore le sue coordinate di pagamento (Codice Iban, Abi, Cab). L'operatore accede, attraverso l'anagrafica fornitore a sistema, alle anagrafiche banche e identifica tramite Abi e Cab la banca di riferimento del fornitore. Nel caso in cui la banca non sia stata precedentemente codificata, l'operatore crea una nuova anagrafica banca a sistema, inserendo le informazioni ottenute dal fornitore (Nome banca, n° filiale, cab, abi).



1.3.09

Ciclo Anagrafiche - Piano dei conti

Apertura di conti per nuove aree \ cantieri

Al ricevimento della fattura, l'addetto, nel caso in cui non sia possibile identificare immediatamente la corretta voce di costo, contabilizza il costo in una partita transitoria e provvede a segnalare l’eventuale necessità di apertura di un nuovo conto all’addetto.

L'addetto verifica la mancanza, nel piano dei conti, di una natura adatta all'elemento che deve essere rilevato. In questo caso effettua una richiesta (mail, telefono) di apertura di un nuovo conto. L'addetto che riceve la richiesta verifica: - la congruità della richiesta con i principi contabili - l'eventuale presenza di un conto adatto per la rilevazione in questione Effettuata l'analisi, l'addetto valuta se aprire un nuovo conto e, in caso positivo, procede con la codifica del conto a sistema, eventualmente copiando parte dell'anagrafica conto da un conto già esistente con natura



Tipo di documento


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Data

31/08/2013

Pagina

55 di 113


simile.

Con cadenza almeno mensile, un addetto verifica i conti transitori.

1.3.10


Apertura di conti per nature di costo non identificate

L'addetto verifica la mancanza, nel piano dei conti, di una natura adatta all'elemento che deve essere rilevato. In questo caso effettua una richiesta (mail, telefono) di apertura di un nuovo conto. L'addetto che riceve la richiesta verifica: - la congruità della richiesta con i principi contabili - l'eventuale presenza di un conto adatto per la rilevazione in questione Effettuata l'analisi, l'addetto valuta se aprire un nuovo conto e, in caso positivo, procede con la codifica del conto a sistema, eventualmente copiando parte dell'anagrafica conto da un conto già esistente con natura simile.


1.3.11


Apertura \ modifica di conti per dettami normativi

Nel caso in cui la normativa richieda una classificazione di voci contabili diverse da quanto configurato nel piano dei conti, l'addetto effettua un'analisi al fine di individuare le modifiche che devono essere apportate al piano dei conti. L'addetto infine procede con la creazione \ modifica dei conti, verificando che i parametri siano in linea con conti aventi la stessa natura.


1.3.12


Chiusura di conti

Annualmente l'addetto effettua una verifica dei conti non più utilizzati, individuando i conti che possono essere chiusi; effettua quindi l'aggiornamento dell'anagrafica conto a sistema, classificando il conto come "Conto non più utilizzato".



Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

56 di 113

1.3.3 Ciclo Anagrafiche - Matrice del Personale per attività


Ciclo Anagrafiche Persone

Tu

tti g

li u

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Ric

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ga

S.

Riz

zi

M.

Cle

me

nti

L.

Costa

A.

Cap

elle

tti

Att

ivit

à

1.3.01 Creazione anagrafica inquilini

1.3.02 Inserimento a sistema dei dati relativi alla modalità di pagamento

1.3.03 Recupero dati anagrafici e inserimento a sistema

1.3.04 Recupero dati anagrafici del fornitore

1.3.05 Creazione/aggiornamento anagrafica fornitore

1.3.06-07 Recupero dati per il pagamento del fornitore e adeguamento anagrafica

1.3.08 Inserimento/modifica anagrafica banca

1.3.09 Apertura di conti per nuove aree \ cantieri

1.3.10 Apertura di conti per nature di costo non identificate

1.3.11 Apertura \ modifica di conti per dettami normativi

1.3.12 Chiusura di conti

Settore Finanziario

Referente Tecnico




Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

57 di 113

1.4 Ciclo Tesoreria


A supporto del ciclo tesoreria sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


ENCO Contabilità banche e cassa

TLQ - Telequercia Tesoreria

1.4.2 Ciclo Tesoreria

Nell’ambito del ciclo tesoreria esistono due procedure, relative a:

Gestione tesoreria - banche

Gestione cassa economale

Le procedure di incasso e pagamento sono state ricomprese all’interno, rispettivamente, del ciclo attivo e passivo.


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

58 di 113

Diagramma di flusso: tesoreria – banche



1.4 Tesoreria

Tesoreria

Cd

A

OUT OF SCOPE

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io C

on

tro

llo d

i G

estio

ne

e

Am

min

istr

azio

ne

-1.4.02

Controllo mensile

estratto conto

bancario

-1.4.03

Stipula del contratto

di finanziamento \

emissione di titoli di

debito

TLQ1.4.04

Monitoraggio piano di

rimborso e

predisposizione

mandato di

pagamento

1.4.05

Autorizzazione

pagamento rate

periodiche

Ciclo passivo

- Pagamento

Excel1.4.06

Riconciliazione

mensile conti banche

-1.4.01

Apertura\chiusura c/c

bancario


Tipo di documento


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Data

31/08/2013

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59 di 113

Note descrittive



1.4.01 Ciclo

Tesoreria Apertura \ chiusura c/c

La procedura di apertura \ chiusura di un c/c prevede che la decisione venga deliberata dal CdA. La stipula del contratto avviene ad opera del CdA.

CdA Out of scope

1.4.02 Ciclo

Tesoreria Controllo mensile

estratto conto bancario

Mensilmente l'addetto effettua un controllo dell'estratto conto bancario al fine di verificare che siano state correttamente applicate le condizioni previste dalla convenzione in essere con la banca.



1.4.03 Ciclo

Tesoreria

Stipula di contratti di finanziamento \ emissione di titoli di debito

L'individuazione della necessità di ricorso a forme di finanziamento e la formalizzazione della richiesta avviene ad opera del CdA che provvede direttamente all'approvazione e stipula dei contratti di finanziamento \ di emissione di titoli di debito. Il CdA ha fornito delega al Presidente per l'attuazione delle proprie delibere in materia.

CdA Out of scope

1.4.04 Ciclo

Tesoreria

Monitoraggio piani di rimborso finanziamenti e predisposizione mandato di pagamento

L'addetto monitora il piano di rimborso del finanziamento/ titoli di debito per il pagamento delle rate. Al ricevimento della comunicazione da parte della banca, verifica scadenze e importi (quota capitale e quota interessi) delle rate previste a rimborso. Una volta verificati gli importi l'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione predispone il mandato di pagamento e lo sottopone alle necessarie autorizzazioni.



1.4.05 Ciclo

Tesoreria

Autorizzazione pagamento rate periodiche

Periodicamente, in base alla cadenza definita dal contratto di finanziamento, il CdA o il Direttore Generale delegato dal CdA, procedono l'autorizzazione alla liquidazione, che viene inviata all'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione che procede con l'ordinaria procedura di pagamento (Vedere ciclo passivo).

CdA \ Direttore Generale

Out of scope


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Data

31/08/2013

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60 di 113


1.4.06 Ciclo

Tesoreria Riconciliazione mensile

conti banche

Mensilmente l'addetto effettua una riconciliazione tra i conti banca contabili e l'estratto conto ricevuto dalla banca. Al fine di effettuare la riconciliazione, vengono analizzati: - stampa mastri di contabilità conti banca; - estratti conto banca; - lista mandati di pagamento sospesi (in attesa di firma elettronica). L'addetto sigla e archivia documento di riconciliazione.




Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

61 di 113

Diagramma di flusso: tesoreria – cassa economale



1.4 Tesoreria

Cassa economale

Div

ers

i

OUT OF SCOPE

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io C

on

tro

llo d

i G

estio

ne

e A

mm

inis

tra

zio

ne

-1.4.07

Richiesta rimborso

spese minute

-1.4.08

Rimborso delle spese Prima nota di cassa

Excel1.4.09

Excel1.4.11

Rendiconto mensile

di cassa

TLQ1.4.13

Emissione del

mandato di prelievo

-1.4.14

Prelievo fisico del

contante c/o il

tesoriere

-1.4.15

Protocollazione

assegni ricevuti

-1.4.16

Compilazione della

distinta di versamento

e incasso

dell’assegno

Excel1.4.12

Aggiornamento del

registro di cassa

economale

ENCO1.4.10

Contabilizzazione

prima nota

Excel1.4.18

Riconciliazione

mensile Registro

cassa – Mastro

contabile cassaENCO1.4.17

Contabilizzazione

dell’incasso


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Data

31/08/2013

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62 di 113

Note descrittive

Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua

rappresentazione grafica.


1.4.07 Ciclo

Tesoreria Richiesta di rimborso

spese minute

Le richieste di rimborso spese vengono effettuate tramite un modulo predefinito, in cui il dipendente elenca le spese sostenute allegando i relativi giustificativi. Il modulo viene autorizzato dal Dirigente (sigla del modulo) in capo al dipendente che effettua la richiesta. Il modulo, ad opera del dipendente o di in addetto del settore appartenente al dipendente, viene infine recapitato alla cassa economale per il rimborso.

Tutti Tutti

1.4.08 Ciclo

Tesoreria Rimborso delle spese

Il cassiere controlla che la documentazione sia completa e debitamente autorizzata e procede con la liquidazione del rimborso spese al dipendente in contanti.



1.4.09 Ciclo

Tesoreria Prima nota di cassa

Il cassiere predispone, tramite un modulo predefinito in Excel, la prima nota di cassa relativa all'operazione effettuata e la stampa. Procede quindi all'inoltro all'addetto alla contabilizzazione di una copia con giustificativi ed all'archiviazione.



1.4.10 Ciclo

Tesoreria Contabilizzazione

Prima nota

L'addetto alla contabilizzazione effettua la codifica delle spese e contabilizza a sistema (Enco) la scrittura contabile. Nel caso in cui alle spese corrisponda una fattura passiva, la documentazione viene inviata anche all'addetto contabilità fornitori per la rilevazione (vedere Ciclo Passivo - Acquisto di beni e Servizi).



1.4.11 Ciclo

Tesoreria Rendicontazione

mensile di cassa

A fine mese il cassiere predispone (excel) in rendiconto di cassa, riepilogando le entrate, le uscite e il saldo di cassa del mese e lo sottopone alla validazione del Dirigente del settore finanziario.



1.4.12 Ciclo

Tesoreria

Aggiornamento del registro di cassa economale

Il cassiere mensilmente aggiorna il registro di cassa economale (riportante saldo iniziale, entrate, uscite, saldo finale) e procede quindi con la stampa e l'archiviazione del registro di cassa.




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1.4.13 Ciclo

Tesoreria Emissione del mandato

di prelievo

Mensilmente, una volta approvato il rendiconto di cassa mensile, il cassiere emette il mandato di prelievo cartaceo per il riapprovigionamento della cassa economale. Il mandato è siglato dal Dirigente del Settore Finanziario (o da un suo delegato) secondo quanto previsto dalla procura deliberata dal CdA. La procedura prevede che il flusso autorizzativo sia certificato dalla firma elettronica del mandato. Vedere Ciclo Passivo - Acquisto di beni e servizi per l'azienda - Firma elettronica.



1.4.14 Ciclo

Tesoreria Prelievo fisico del

contante presso la banca

Una volta che il prelievo è autorizzato e alla banca è già quindi pervenuta la richiesta di prelievo tramite il mandato e la relativa autorizzazione (firma digitale), il cassiere può procedere con il prelievo fisico dei contanti presso la banca.



1.4.15 Ciclo

Tesoreria Protocollazione assegni

pervenuti c/o la Società L'addetto dell'Ufficio Protocollo invia al cassiere gli assegni pervenuti presso la Società per la procedura di incasso.

Finanziario Ufficio Protocollo

1.4.16 Ciclo

Tesoreria

Compilazione della distinta di versamento e incasso dell'assegno

Il cassiere compila la distinta di versamento, effettua il versamento in banca ed inoltra all'addetto alla contabilizzazione la distinta di versamento.



1.4.17 Ciclo

Tesoreria Contabilizzazione

dell'incasso

L'addetto alla contabilizzazione, ricevuta la distinta di versamento, controlla la validità formale del documento e contabilizza l'incasso a sistema (Enco).



1.4.18 Ciclo

Tesoreria

Riconciliazione mensile Registro cassa - Mastro contabile cassa

Mensilmente l'addetto effettua la riconciliazione tra il Registro di Cassa e il conto cassa in contabilità. La riconciliazione viene siglata ed archiviata.




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1.4.3 Ciclo Tesoreria – Matrice del Personale per attività


Ciclo Tesoreria Persone

Tu

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1.4.01 Apertura \ chiusura c/c

1.4.02 Controllo mensile estratto conto bancario

1.4.03 Stipula di contratti di finanziamento \ emissione di titoli di debito

1.4.04 Monitoraggio piani di rimborso finanziamenti e predisposizione mandato di pagamento

1.4.05 Autorizzazione pagamento rate periodiche

1.4.06 Riconciliazione mensile conti banche

1.4.07 Richiesta di rimborso spese minute

1.4.08 Rimborso delle spese

1.4.09 Prima nota di cassa

1.4.10 Contabilizzazione Prima nota

1.4.11 Rendicontazione mensile di cassa

1.4.12 Aggiornamento del registro di cassa economale

1.4.13 Emissione del mandato di prelievo

1.4.14 Prelievo fisico del contante presso la banca


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Ciclo Tesoreria Persone

Tu

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1.4.15 Protocollazione assegni pervenuti c/o la Società

1.4.16 Compilazione della distinta di versamento e incasso dell'assegno

1.4.17 Contabilizzazione dell'incasso

1.4.18 Riconciliazione mensile Registro cassa - Mastro contabile cassa

Settore Finanziario

Referente Tecnico




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1.5 Ciclo Personale


A supporto del ciclo del personale sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


CLIENT Rilevazione presenze

ENCO Contabilità del personale

COMPASS GROUP Gestione buoni pasto

1.5.2 Ciclo Personale

Nell’ambito del ciclo del personale sono stati individuati 5 sotto-processi principali:

Selezione e Assunzione

Gestione ferie, straordinari, missioni e note spese

Retribuzione alla persona e Fondo di risultato

Rilevazione delle presenze

Calcolo e contabilizzazione del payroll

Liquidazione del payroll


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Note descrittive



1.6.01 Ciclo

Personale Richiesta di nuovo personale

Ogni Dirigente formalizza l'esigenza di personale per lo svolgimento delle attività del Settore e indirizza la richiesta alla Direzione Generale di riferimento. Ogni tipologia di assunzione, sia essa a tempo determinato (esigenze straordinarie e/o sostituzioni) o a tempo indeterminato, sono approvate dal Consiglio di amministrazione su proposta della Direzione generale di riferimento, in seguito all’istruttoria validata dal Comitato di direzione.

CdA Direttore Generale Dirigenti

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RECLUTAMENTO DI PERSONALE A TEMPO INDETERMINATO.

Fermo restando la preventiva autorizzazione del Dipartimento provinciale competente in materia di personale per tutte le assunzioni a tempo indeterminato, la Società deve adottare il seguente comportamento:

Preventiva verifica con il dipartimento provinciale competente in materia di personale della possibilità di coprire il posto “vacante” con personale professionalmente equivalente già alle dipendenze della Provincia o di enti facenti parte del sistema pubblico provinciale come delineato dall’articolo 33 della legge provinciale n. 3/2006 mediante l’istituto della messa a disposizione.

Qualora non sia possibile coprire il posto a seguito della verifica di cui al precedente punto a) la Società procederà ad un avviso di ricerca di personale del quale dovrà esserne data adeguata pubblicità mediante pubblicazione sul sito istituzionale dell’ente, sul sito della Provincia autonoma di Trento e su quello dell’Agenzia del lavoro con un preavviso di almeno 20 giorni e con la specifica indicazione dei requisiti richiesti e delle modalità di selezione.

Relativamente alle predette modalità di ricerca del personale si stabilisce che:

la selezione del personale avverrà a cura di apposita commissione o di soggetto esterno specializzato. Della commissione, formata esclusivamente da esperti interni o esterni, non possono far parte soggetti appartenenti agli organi di amministrazione o di controllo della Società, soggetti che ricoprono cariche pubbliche o incarichi elettivi, che siano dirigenti sindacali o comunque designati dalle Organizzazioni sindacali o comunque trovarsi in altre situazioni che possono determinare conflitto di interessi. Delle operazioni relative alla procedura di selezione, anche effettuate avvalendosi di soggetti esterni specializzati, dovrà essere redatto apposito verbale dal quale dovranno emergere i criteri di valutazione dei curricula e dei colloqui. Su espressa richiesta delle persone candidate dovrà essere dato conto dei risultati della selezione.

Si prescinde dalla procedura di cui ai precedenti punti per il reclutamento di professionalità di assoluto livello, dandone in questo caso espressa motivazione.

RECLUTAMENTO DEL PERSONALE A TEMPO DETERMINATO

Nel pieno rispetto della normativa in materia, qualora la Società abbia la necessità di reclutare personale con rapporto a tempo determinato dovranno essere seguite le seguenti procedure:

a. attingere prioritariamente alle graduatorie vigenti per la figura professionale/mansioni di

riferimento alle graduatorie di concorso/selezione per assunzioni a tempo indeterminato

o, in subordine a tempo determinato, vigenti presso la Provincia o i suoi enti strumentali

pubblici, anche prescindendo dall’ordine di graduatoria qualora siano richieste mansioni

particolari che richiedono specifica formazione e/o esperienza professionale.

L’instaurazione di un rapporto di lavoro con gli enti comporta la rinuncia alla chiamata

presso la Provincia per la durata del rapporto di lavoro già instaurato;

b. se non vi sono graduatorie vigenti è fatto obbligo di indire specifiche selezioni secondo

principi di pubblicità, trasparenza e imparzialità, anche con procedura semplificata

rispetto alle assunzioni a tempo indeterminato, salvo il ricorso alla somministrazione di

lavoro.


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1.6.03 Ciclo

Personale Lettera di assunzione \

contratto

L'addetto all'ufficio personale raccoglie le informazioni di rilievo (Dati anagrafici del nuovo dipendente, certificato di idoneità fisica rilasciato dagli uffici sanitari competenti, autocertificazione relativa a espletamento servizio di leva, certificato di nascita, certificato di cittadinanza) del candidato prescelto e predispone la lettera di assunzione. La lettera rappresenta li contratto con il dipendente e riporta: - data di assunzione - dati anagrafici del dipendente - n° di matricola - tipo di contratto di riferimento - inquadramento - principali mansioni L'addetto inoltra la lettera di assunzione all'approvazione del Direttore Generale. Ad approvazione avvenuta, l'addetto dell'ufficio del Personale fa pervenire al Candidato selezionato la lettera di assunzione. Il Candidato appone la firma sul documento per accettazione. Ricevuta la documentazione dal Candidato, l'addetto provvede ad archiviarla.

Finanziario

Direzione Generale Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione

1.6.04 Ciclo

Personale Aggiornamento Libro

Matricola e Libro Inail

L'operatore procede con l'aggiornamento manuale del Libro Matricole e del Libro Inail (i registri sono cartacei) con le informazioni relative al nuovo dipendente (n° di matricola, i dati anagrafici completi, la data d'ammissione in servizio, l'eventuale apposizione del termine di durata al contratto, la categoria professionale, la misura della retribuzione, il numero e il rapporto di parentela con i familiari a carico per i quali il lavoratore percepisce gli Assegni per nucleo familiare)



1.6.05 Ciclo

Personale Modulo destinazione

Tfr

L'addetto dell'ufficio personale fornisce al nuovo dipendente l'informativa relativa alla normativa per la destinazione del Tfr. L'addetto dell'ufficio personale controlla che il modulo pervenga compilato e firmato dal dipendente entro i termini previsti dalla normativa. In prossimità della scadenza prevista, provvede a sollecitare il nuovo dipendente.




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1.6.06 Ciclo

Personale Predisposizione e invio

Modulo Anagrafico

L'addetto dell'ufficio personale predispone il Modulo Anagrafico che raccoglie i riferimenti del nuovo dipendente rilevanti per la creazione dell'anagrafica (i dati anagrafici del dipendente, la data di inizio del rapporto di lavoro, l'inquadramento, il n° di matricola) e lo invia al consulente del lavoro che aggiorna l'anagrafica dipendenti del proprio sistema informativo per la gestione paghe.




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1.6.07 Ciclo

Personale

Richiesta e Autorizzazione straordinari , missioni e ferie

I DIrigenti dei diversi settori definiscono ed autorizzano ad inizio mese gli straordinari dei dipendenti compilando e siglando il relativo Modulo cartaceo. Tale autorizzazione deve essere motivata . Ogni mese possono essere concesse fino a 5 ore di straordinario non legate a specifiche attività (sommatoria di frazioni di ore oltre il “saldo attivo”). Nel caso in cui, nel corso del mese, il dipendente abbia effettuato maggiori straordinari rispetto a quanto preventivamente autorizzato, predispone un modulo integrativo motivandone lo scostamento da quanto preventivamente comunicato e lo sottopone all’autorizzazione del Dirigente. Il Dirigente autorizza preventivamente le trasferte (missioni) mediante l’apposita modulistica compilata dal dipendente. Ogni dipendente inoltra i Moduli all'addetto dell'ufficio personale.

Le trasferte (missioni) fuori provincia dei Direttori generali sono preventivamente autorizzate dalla Presidente, mensilmente rendicontate alla stessa che periodicamente informerà il Consiglio di amministrazione.

Ferie: Le ferie sia residue dell’anno precedente, che di competenza dell’anno in corso, (compresi i periodi di aspettativa), vanno programmate tramite la compilazione di una scheda che viene consegnata al direttore d’ufficio entro il 30 marzo dell’anno di riferimento e successivamente inviata al dirigente di Settore, che la approverà entro la fine del mese di aprile.

I dirigenti di ogni settore autorizzano la fruizione delle ferie anticipatamente mediante la compilazione di una richiesta che va vistata dal direttore d’ufficio. Le richieste devono essere inoltrate entro le ore 17,00 del giorno precedente l’effettuazione.

Eventuali richieste di proroga al semestre successivo delle giornate di ferie che per ragioni di servizio, si prevede non potranno essere fruite entro il 31 dicembre dell’anno in corso, dovranno essere inoltrate dai responsabili dei Settori alla Direzione Generale entro il 28 dicembre dell’anno in corso. Le giornate di ferie prorogabili non potranno eccedere i 15 giorni e la fruizione delle eventuali giornate di ferie prorogate all'anno successivo, deve avvenire entro il 31 maggio dell’anno successivo per i giorni prorogati che non superano le 10 unità e entro il 31 gennaio dell’anno successivo per i giorni prorogati eccedenti le 10 unità. I suddetti termini sono da intendersi perentori, salvo per casi eccezionali quali le assenze prolungate per maternità o per altra causa di forza maggiore che impediscano la fruizione delle ferie prorogate. Ne consegue che al di fuori delle predette fattispecie, le ferie non fruite nei termini suddetti saranno depennate d’ufficio.Per quanto riguarda i direttori di ufficio e il personale inquadrato nell’area Quadro, le ferie non usufruite entro l’anno, saranno prorogate fino al 30 giugno dell’anno successivo.

Quanto sopra, inoltre, stante la diversa disciplina contrattuale, non si applica al personale dirigenziale il quale è in ogni caso tenuto a concordare con la

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1.6.08. Ciclo

Personale

Disciplina attribuzione “retribuzione alla persona” (RAP)

L’art.69 stabilisce che “l’azienda può riconoscere ai propri dipendenti un elemento retributivo personale in cifra fissa mensile … denominato -retribuzione alla persona- … non può superare il 12% della retribuzione base di competenza e può essere attribuita ai dipendenti che si siano distinti per livelli di prestazione superiori alla norma e particolarmente elevati, destinati a permanere nel tempo in quanto fondati su comportamenti ampiamente verificati e consolidati.” Nell’art. 64 ai dipendenti con livello di Quadro “l’Azienda può riconoscere una retribuzione alla persona che non può eccedere il 30% della retribuzione base.”

RAP QUADRI art. 64 CCNL. Per quanto attiene a questa categoria di

dipendenti si propone il seguente schema di riferimento:

REQUISITI: Qualora sussistano le condizioni previste dall’art.64 del CCNL su proposta delle Direzioni generali e sulla base di una apposita relazione elaborata dai Dirigenti, la valutazione sarà effettuata dal Comitato di direzione prendendo in considerazione:

la posizione organizzativa ricoperta;

la ”pesatura strategica” dell’ufficio diretto; DETERMINAZIONE IMPORTI: I criteri per la determinazione dell’importo da corrispondere a titolo di RAP si compongono di :

una quota forfettaria in relazione alla suddetta “pesatura strategica”;

coordinamento di altri dipendenti

particolare complessità e alta specializzazione del lavoro svolto

RAP DIPENDENTI art. 69 CCNL.

REQUISITI: Qualora sussistano le condizioni previste dall’art.69 del CCNL su proposta delle Direzioni generali e sulla base di una apposita relazione elaborata dai Dirigenti, la valutazione sarà effettuata dal Comitato di direzione prendendo in considerazione:

la posizione organizzativa ricoperta

la particolare specializzazione o qualifica maturata;

la ”pesatura strategica” dell’ufficio nel quale il dipendente è inquadrato

DETERMINAZIONE IMPORTI: I criteri per la determinazione dell’importo da corrispondere a titolo di RAP si compongono di :

una quota forfettaria in relazione alla suddetta “pesatura strategica”;

la particolare complessità e alta specializzazione del lavoro svolto. L’attribuzione della RAP è assunta dal comitato di direzione composto da Presidente, Vicepresidente e Direttore generale alla struttura, che provvederà periodicamente a fornire apposita informativa al CDA.

Il Consiglio di amministrazione determina annualmente il budget aziendale per le finalità di cui agli artt.64 e 69 del CCNL.

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1.6.09 Ciclo

Personale Premio di risultato

Ai fini della definizione del “premio di risultato” inerente al contratto Federcasa il relativo fondo annuo previsto dall’art. 70 del CCNL viene costituito annualmente dal CDA sulla base dei conferimenti incentivanti provenienti dal conseguimento degli obiettivi strategici raggiunti (cfr. regolamento). Per la determinazione dei criteri e delle modalità di attribuzione del premio di risultato è istituita una apposita “commissione tecnica del personale”. L’istruttoria relativa all’attribuzione dei premi di risultato è svolta dal Comitato di direzione.

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1.6.10 Ciclo

personale

Retribuzione accessoria personale PAT a disposizione

L’attribuzione della retribuzione accessoria del personale provinciale messo a disposizione della Società spetta al Comitato di direzione

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1.6.11 Ciclo

Personale Rilevazione presenze

La rilevazione delle presenze è effettuata tramite sistema informativo attraverso l'utilizzo del badge da parte del dipendente. L'apparecchio di rilevazione invia giornalmente le informazioni al sistema (CLIENT) di gestione presenze. In caso di assenza per Malattia o altre casistiche di natura eccezionale , il dipendente informa direttamente l'addetto dell'ufficio personale, che procede inviando una comunicazione al Direttore Generale e al Dirigente di riferimento per il dipendente assente. Giornalmente l'addetto dell'ufficio personale inserisce nel sistema (CLIENT) le informazioni ricevute relative a: - trasferte; - permessi, assenze - Malattia Mensilmente l'addetto dell'ufficio personale inserisce nel sistema (CLIENT) le informazioni relative agli straordinari autorizzati



1.6.12 Ciclo

Personale Chiusura mensile

rilevazione presenze

Giornalmente l'addetto dell'ufficio del personale procede alla chiusura della giornata nel sistema (CLIENT). Il sistema effettua un controllo di quadratura tra ore lavorabili e ore lavorate, segnalando all'addetto eventuali squadrature ed in tal caso l'addetto effettua le opportune verifiche.




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1.6.13 Ciclo

Personale

Invio rilevazione presenze a PAT per personale non appartenente alla Società

I dati relativi alle presenze del personale non appartenente alla Società vengono rilevati con le procedure analoghe utilizzate per il personale della Società (Vedere 1.5.07-10). Mensilmente, l'ufficio Personale predispone un riepilogo delle presenze per il personale PAT operante presso la Società e provvede a trasmetterne copia in PAT.

La modulistica relativa allo straordinario mensile effettuato va trasmessa in PAT entro il quinto giorno del mese successivo. Le indicazioni delle trasferte sono consegnate all’addetto per il controllo entro il 15 del mese successivo e poi inviate dal medesimo alla PAT entro il 17 del mese successivo. I moduli relativi alle assenze sono inseriti in via telematica e resi a disposizione della PAT con cadenza giornaliera per consentire l'avvio delle pratiche di accertamento previste dalla normativa.



1.6.14 Ciclo

Personale Riepilogo mensile dati

per calcolo payroll

Mensilmente, l'addetto dell'ufficio Personale stampa dal sistema (CLIENT) il tabulato delle presenze di dettaglio del singolo dipendente. L'addetto riporta i dati su un file Excel e procede quindi con l'analisi e il riepilogo dei dati acquisiti. Il riepilogo è cosi strutturato: - presenze mensili; - straordinari e relativo trattamento scelto dal dipendente; - trasferte e valorizzazione delle trasferte; - spese a rimborso; - eventuale 13°, indennità, maternità, altro; - variazioni anagrafiche del mese (nuovi assunti, dipendenti cessati) Una volta verificato il contenuto delle informazioni estratte, l'addetto invia il file excel al consulente del lavoro che su queste basi procede con il calcolo delle paghe.



1.6.15 Ciclo

Personale Calcolo payroll

Il consulente del lavoro elabora i cedolini paga provvisori e li invia quindi all'addetto dell'ufficio personale.

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1.6.16 Ciclo

Personale Validazione payroll

L'addetto dell'ufficio Personale effettua un controllo di correttezza sui cedolini paga, verificando e validando il calcolo del payroll (verifica correttezza indennità di trasferta, ferie, straordinari, altre informazioni inviate al consulente del lavoro nel Riepilogo mensile dati per calcolo payroll). L'addetto comunica l'avvenuta validazione al consulente del lavoro.




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1.6.17 Ciclo

Personale Invio cedolini e

riepilogo pagamenti

Una volta ricevuta la validazione dei cedolini paga, il consulente del lavoro stampa i cedolini paga definitivi e li invia all'ufficio del personale. Il consulente del lavoro, con cadenza mensile, invia all'addetto dell'ufficio personale, in formato elettronico, il riepilogo dei pagamenti da effettuare (stipendi netti) per dipendente.

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1.6.18 Ciclo

Personale Verifica riepilogo pagamenti

L'addetto dell'ufficio Personale effettua un controllo di correttezza dei dati del Riepilogo (quadratura con i cedolini paga) e lo invia all'ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione per la procedura di pagamento.



1.6.19 Ciclo

Personale Predisposizione ed inoltro Prima nota payroll

L'addetto dell'ufficio Personale predispone mensilmente extra-sistema le scritture contabili da effettuare relativamente alle paghe. L'addetto invia la prima nota all'addetto dell'ufficio Controllo di gestione e Amministrazione e ne archivia una copia. Relativamente al Tfr, la prima nota viene predisposta con cadenza annuale.



1.6.20 Ciclo

Personale Contabilizzazione

payroll

L'addetto dell' ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione contabilizza a sistema (ENCO) le paghe nel periodo di competenza. Relativamente al Tfr, la contabilizzazione avviene con cadenza annuale.



1.6.21 Ciclo

Personale Riconciliazione payroll

con contabilità

Mensilmente, l'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione viene effettuata una riconciliazione tra il riepilogo mensile dei dati relativi al calcolo del payroll con la contabilità.



1.6.22

Ciclo Personale

Cessazioni

Nel caso si verifichi la necessità di procedere con la cessazione di un dipendente (scadenza contratto), l'addetto dell'ufficio Personale procede con: - il calcolo delle spettanze; - la comunicazione della cessazione al consulente del lavoro; - l'aggiornamento del Libro Matricola e del Libro Inail; - l'aggiornamento del file Excel utilizzato per il monitoraggio del payroll mensile (inviato mensilmente al consulente del lavoro; vedere 1.5.13). Nel caso in cui la cessazione avvenga per dimissioni del dipendente, l'addetto dell'ufficio personale procede, oltre che con le attività descritte, con l'informare il Dirigente responsabile del dipendente dimissionario.




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1.6.23 Ciclo

Personale Gestione buoni pasto

I dipendenti hanno diritto ad un buono pasto giornaliero. La Società si serve di un fornitore che fornisce ad ogni dipendente una tessera con la quale il dipendente può usufruire, c/o gli esercizi convenzionati, del buono pasto giornaliero. Mensilmente, il fornitore invia all'addetto del Personale il rendiconto dei buoni pasto utilizzati nel periodo; l'addetto effettua un controllo di congruità relativamente agli orari di utilizzo e ai giorni di utilizzo (ad es. vengono esclusi i giorni in cui il buono pasto è stato utilizzato e il dipendente era assente). La ditta fornitrice del servizio invia mensilmente il file di rendicontazione all'Ufficio Controllo di Gestione e Amministrazione. L’addetto provvede a verificare la corrispondenza fra la fattura e il rendiconto e procede quindi alla registrazione e contabilizzazione della fattura. Successivamente procede con il pagamento del fornitore (Vedere Ciclo Passivo - Beni e servizi per l'azienda).



1.6.24 Ciclo

Personale Relazioni sindacali

La gestione delle relazioni sindacali e industriali del personale sono esercitate dalla Presidente e dal Direttore generale alla struttura.

- Out of scope


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1.5.3 Ciclo del Personale – Matrice del Personale per attività


Ciclo del Personale Persone

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1.6.01 Richiesta di nuovo personale

1.6.02 Selezione del personale

1.6.03 Lettera di assunzione \ contratto

1.6.04 Aggiornamento Libro Matricola e Libro Inail

1.6.05 Modulo destinazione Tfr

1.6.06 Predisposizione e invio Modulo Anagrafico

1.6.07 Richiesta e Autorizzazione straordinari, missioni e ferie

1.6.08 Disciplina attribuzione RAP

1.6.09 Premio di risultato

1.6.10 Retribuzione accessoria personale PAT a disposizione

1.6.11 Rilevazione presenze

1.6.12 Chiusura mensile rilevazione presenze

1.6.13 Invio rilevazione presenze a PAT per personale non ITEA

1.6.14 Riepilogo mensile dati per calcolo payroll


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Ciclo del Personale Persone

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1.6.15 Calcolo payroll

1.6.16 Validazione payroll

1.6.17 Invio cedolini e riepilogo pagamenti

1.6.18 Verifica riepilogo pagamenti

1.6.19 Predisposizione ed inoltro Prima nota payroll

1.6.20 Contabilizzazione payroll

1.6.21 Riconciliazione payroll con contabilità

1.6.22 Cessazioni

1.6.23 Gestione buoni pasto

1.6.24 Relazioni sindacali


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1.6 Ciclo Cespiti


A supporto del ciclo cespiti sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


ASCOT Ordini di lavoro e Registro Cespiti (PATRIMONIO)


1.6.2 Ciclo Cespiti

Il ciclo cespiti può essere così suddiviso:

Acquisizioni di beni immobili

Cessioni

Ammortamenti

Capitalizzazioni

Gestione beni mobili


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

80 di 113

Diagramma di flusso: Ciclo Cespiti – Acquisizioni, Cessioni



1.6 Cespiti

Acquisizioni, Cessioni

Div

ers

iS

etto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

-1.6.01

Acquisto Cespite

ASCOT1.6.02

Iscrizione nel

Registro Cespiti

ENCO1.6.03

Iscrizione del cespite

in contabilità

ACQUISIZIONI CESSIONI

-1.6.05

Identificazione del

valore del bene

immobile

-1.6.06

Predisposizione della

pratica

ASCOT1.6.07

Variazione

dell’anagrafica

cespite

CU1.6.09

Emissione della

fattura

ASCOT1.6.08

Controllo

amministrativo

correttezza

anagrafica

Excel1.6.10

Calcolo delle

plusvalenze

ENCO1.6.11

Contabilizzazione e

cessione

Excel1.6.14

Quadratura Registro

Cespiti con la

contabilità generale

ENCO1.6.04


passiva


Tipo di documento


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1.0

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31/08/2013

Pagina

81 di 113

Note descrittive

Le acquisizioni riguardano principalmente i terreni, e possono avere origine da:

un decreto d’esproprio

una cessione gratuita

una compravendita



1.6.01 Ciclo

Cespiti Acquisto Cespite

Il settore Servizio Tecnico (o il settore Organizzazione nel caso di compravendita onerosa) inviano all'ufficio Ragioneria e al settore Patrimonio copia della documentazione attestante l'acquisizione (può essere o meno compresa una fattura da fornitore).

Settore Servizio Tecnico Settore Organizzazione

Out of scope

1.6.02 Ciclo

Cespiti Iscrizione nel Registro

Cespiti

Il settore Patrimonio procede con la codifica e la registrazione sulla applicativo “REF” del cespite riportando i dati fisici (Codice Fabbricato, Codice Unita, ecc..), le coordinate catastali, la data di proprietà e l’associazione alla proprietà. L’addetto dell'ufficio Ragioneria procede all’integrazione dei dati sul cespite (Conto) oppure l’esclusione dal registro.

Patrimonio

Finanziario

Out of Scope

Ufficio Ragioneria

1.6.03 Ciclo

Cespiti Iscrizione del cespite in

contabilità Identificato il conto delle immobilizzazioni appropriato per il nuovo cespite, l'addetto contabilizza a sistema (Enco) il nuovo cespite.

Finanziario

Ufficio Ragioneria


Amministrazione

1.6.04 Ciclo

Cespiti Registrazione fattura

passiva

Nel caso in cui sia presente, a fronte dell'acquisizione, una fattura da fornitore, essa viene registrata secondo la procedura descritta nel ciclo passivo - acquisto di beni e servizi. La fattura viene registrata sul conto di competenza.



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Data

31/08/2013

Pagina

82 di 113


1.6.05 Ciclo

Cespiti

Identificazione del

valore del bene immobile Sulla base dell’informazioni sulle cessioni di immobili l'addetto del settore Patrimonio identifica il valore dell'immobile oggetto di cessione.


1.6.06 Ciclo

Cespiti Predisposizione della

pratica

Nel caso di cessione all’utenza, l'addetto del settore Utenti predispone la pratica per la cessione, verificando i requisiti del compratore. Il contratto viene stipulato e rogitato da un notaio. Il contratto viene siglato dal Direttore e archiviato.

Utenti Direttore Generale

Out of scope

1.6.07 Ciclo

Cespiti Variazione anagrafica

cespite

Il settore Patrimonio inserisce a sistema “REFo” le informazioni relative alla cessione del cespite; in particolare, effettua la variazione della proprietà dell'immobile. L'informativa relativa alla cessione viene inviata all'ufficio Ragioneria.


1.6.08 Ciclo

Cespiti

Controllo amministrativo correttezza anagrafica

L'addetto riceve dal settore Patrimonio la comunicazione (lettera che espone i termini della cessione) dell'avvenuta cessione del cespite e verifica a sistema “Patrimonio” che l'aggiornamento dell'anagrafica del cespite sia avvenuto correttamente. In particolare verifica l'aggiornamento della proprietà dell'immobile in anagrafica.


1.6.09 Ciclo

Cespiti Emissione della fattura

Nel caso di cessione all’utenza, l'addetto, in riferimento alle informazioni ricevute, provvede all'emissione della fattura per l'importo relativo alla cessione a sistema (CU). La fatturazione avviene secondo la procedura descritta per la fatturazione di ricavi diversi. Nel Caso di Cessioni non relative ad utenti, l’addetto dell’Ufficio Ragioneria attiva il flusso di fatturazione non utenti in ENCO.


1.6.10 Ciclo

Cespiti Calcolo plusvalenze

(Minusvalenze)

L'addetto recupera dal sistema “ENCO” le informazioni relative al valore storico del bene, agli ammortamenti effettuati, al fondo ammortamenti accantonato e le riepiloga in un file Excel tramite il quale calcola l'eventuale plusvalenza/minusvalenza. L'addetto predispone in Excel la scrittura di prima nota da contabilizzare a sistema (Enco).



Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

83 di 113


1.6.11 Ciclo

Cespiti Contabilizzazione

evento

L'addetto “richiama” in apposito modulo REF l’elenco delle variazioni patrimoniali registrate a sistema dal settore Patrimonio. Sceglie le variazioni di interesse (acquisti , cessioni etc…) procede con l’integrazione dei dati mancanti e, una volta validati, prodece con il passaggio dei dati nel gestionale ENCO per la contabilizzazione nel registro cespiti. L’addetto richiama in ENCO le variazioni patrimoniali “passate “ da REF e le valida a sistema (Enco).



1.6.14 Ciclo

Cespiti

Quadratura Registro Cespiti con la contabilità generale

I dati del registro cespiti vengono estratti in un file excel; l'ufficio Ragioneria effettua un controllo di quadratura tra il Registro Cespiti e la contabilità generale, sia dal lato cespiti (costo, storico, incrementi, decrementi …) sia sui corrispondenti movimenti sul fronte dei contributi.


Relativamente alle cessioni di immobili, si segnala inoltre la presenza di una particolare tipologia di cessione, denominata “Patti di futura Vendita”.

I patti di futura vendita (Lp 9/71) sono dei contratti stipulati con l'utenza in base ai quali la Società si è impegnata verso l'inquilino con una promessa di vendita dell'immobile dato in locazione. Questa tipologia contrattuale non è più utilizzata; tuttavia sono presenti dei casi in cui il riscatto \ la vendita risulti ancora vigente (si prevede la chiusura di tutti i patti di futura vendita stipulati in passato entro il 2016).

Le fatture per canoni di locazione vengono emesse come da procedura (Ciclo attivo - fatture emesse verso inquilini); la registrazione avviene su un conto del passivo patrimoniale. Alla stipula del contratto di compravendita, viene rilevato nel registro cespiti il cambio di proprietà, al quale non corrisponde alcuna fattura attiva emessa; l'operatore effettua un controllo di quadratura tra le fatture emesse e il valore del bene.


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

84 di 113

Diagramma di flusso: Ammortamenti


1.6 Cespiti

Ammortamenti

Div

ers

iS

etto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

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eria

OUT OF SCOPE

AMMORTAMENTI

ASCOT1.6.12

Calcolo e rilevazione

degli ammortamenti

ENCO1.6.13

Contabilizzazione

degli ammortamenti

Note descrittive


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

85 di 113



1.6.12 Ciclo

Cespiti Calcolo e rilevazione

degli ammortamenti

A sistema ENCO sono state codificate le diverse categorie di cespiti che corrispondono con i conti COGE ed è stata associata la relativa aliquota per ciascuna categoria. Annualmente l'addetto lancia il calcolo degli ammortamenti ed il sistema effettua automaticamente il calcolo ed aggiorna il registro cespiti. (In simulazione). L'addetto dell'ufficio Ragioneria estrae il file excel del registro cespiti completo di tutti i dati(variazioni, ammortamenti, variazioni contributi) li controlla e li valida.

Patrimonio e Finanziario

Ufficio Ragioneria

1.6.13 Ciclo

Cespiti Contabilizzazione degli

ammortamenti L'addetto dell' ufficio infine effettua a sistema (Enco) la scrittura contabile di rilevazione degli ammortamenti e delle variazioni relative ai contributi.



Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

86 di 113

Diagramma di flusso: Capitalizzazioni



1.6 Cespiti

Capitalizzazioni

Div

ers

i OUT OF SCOPE

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

1.6.15

Capitalizzazioni costi

rilevati tramite fatture

passive

Patrimonio

ENCO

Excel1.6.16

Redazione del report

ore spese su

costruzioni e

ristrutturazioni

Excel1.6.17

Redazione del report

costo totale personale

ITEA

Excel1.6.19

Contabilizzazione dei

costi per personale

da capitalizzare

Excel1.6.14

Quadratura Registro

Cespiti con la

contabilità generale

Excel1.6.21

Capitalizzazione

manutenzioni

starordinarie

Excel1.6.18

Calcolo dei costi per

personale da

capitalizzare

Excel1.6.20

Capitalizzazione del

valore di area


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

87 di 113

Note descrittive

Le capitalizzazioni sono relative, principalmente, alle costruzioni, alle ristrutturazioni e alle manutenzioni straordinarie.

Le capitalizzazioni sono composte in generale da due componenti:

capitalizzazione dei costi sostenuti e rilevati tramite fatture passive ricevute da fornitori;

capitalizzazione dei costi del personale impiegato nelle attività di costruzione, ristrutturazione, manutenzione straordinaria.

Operativamente, le capitalizzazioni possono avere input:

da ordini di lavoro e chiusura cantieri

da attività effettuate non a fronte di un ordine di lavoro (lotti)

dalla capitalizzazione di costi del personale impiegato.



1.6.15 Ciclo

Cespiti

Capitalizzazione costi rilevati tramite fatture passive

I costi rilevati tramite fatture passive (relative ad ordini di lavoro, lotti, stati avanzamento lavori e cantieri) vengono capitalizzati in COGE tramite i seguenti flussi procedurali: -il sistema REF elabora le informazioni contenute negli ODL integrate della % di cui al punto a) spese del personale e della % IVA indetraibile dell’anno e produce un file Excel. L’addetto controlla il file e lo confronta con le registrazioni in COGE (ENCO). Procede alla validazione. Il file excel validato è integrato di una serie di dati mancanti (codice e importo contributo). E’ trasmesso agli amministratori del Sistema REF che lo rendono visibile (completo di tutti i dati ) per il successivo passaggio nel registro cespiti in ENCO. L’addetto valida i dati e li trasferisce in ENCO. Nel gestionale ENCO i dati sono nuovamente validati per essere caricati nel registro cespiti. Si procede infine con la quadratura con la COGE ; - tramite una scrittura manuale nel sistema contabile (Enco), effettuata dell'addetto dell'ufficio con cadenza annuale: l'addetto riepiloga i costi del periodo (registrati in conti dedicati in contabilità) ed effettua una rilevazione contabile di capitalizzazione.



Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

88 di 113


1.6.16 Ciclo

Cespiti

Redazione del report ore spese su costruzioni e ristrutturazioni

Il settore Servizio Tecnico redige un report relativo al personale impiegato e alle ore spese su attività di costruzione e ristrutturazione. Il report viene inviato all'Ufficio Ragioneria

Settore Servizio Tecnico

Out of scope

1.6.17 Ciclo

Cespiti

Redazione del report costo totale personale del Servizio Tecnico

L'addetto redige in Excel un report, per persona, in cui viene riportato il costo complessivo del personale impiegato nel Servizio Tecnico (il costo comprende salari e stipendi, tfr, contributi, altri costi legati al personale quali ad esempio buoni pasto).



1.6.18 Ciclo

Cespiti

Calcolo dei costi per personale del Servizio Tecnico da capitalizzare

L'addetto, tramite un foglio Excel, effettua la valorizzazione delle ore impiegate in attività di costruzione e ristrutturazione per ogni cantiere.


1.6.19 Ciclo

Cespiti

Contabilizzazione dei costi per personale del Servizio Tecnico da capitalizzare

L'addetto effettua infine la scrittura contabile di capitalizzazione a sistema (Enco).



1.6.20 Ciclo

Cespiti Capitalizzazione del

valore di area

Relativamente ai cantieri, al momento della capitalizzazione il valore contabilizzato è comprensivo, oltre che delle costruzioni, del valore di area / rudere.


1.6.21 Ciclo

Cespiti

Capitalizzazione manutenzioni straordinarie

La capitalizzazione delle manutenzioni straordinarie prevede due procedure: A) capitalizzazione di altri costi relativi alla manutenzione straordinaria:

B) capitalizzazione dei costi rilevati tramite fatture passive (vedere 1.6.15);

viene in primo luogo calcolata la percentuale di costi di manutenzioni straordinarie rilevati sul totale dei costi per manutenzioni della Società. In secondo luogo viene ottenuta indicazione del costo del personale impiegato su attività di manutenzione da parte del settore Patrimonio. L'Ufficio riepiloga le informazioni all'interno di un file Excel, in cui calcola, applicando ai costi del personale di manutenzione individuato, l'aliquota relativa ai costi di manutenzione straordinaria sul totale costi per manutenzioni. L'importo così ottenuto viene contabilizzato in Enco come capitalizzazione.



Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

89 di 113

Diagramma di flusso: Gestione beni mobili

La procedura amministrativa concernente il ciclo in questione è di seguito rappresentata graficamente.


1.6 Cespiti

Beni mobili

Div

ers

i

OUT OF SCOPE

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

1.6.23

Richieste di acquisto

di beni mobili

BENI MOBILI DI PICCOLO IMPORTO

ENCO1.6.24

Acquisto di beni

mobili - OdA

ASCOT1.6.25

Acquisto di beni

mobili - Ricezione del

bene

Excel1.6.26

Redazione

dell'allegato contabile

ENCO1.6.27

Contabilizzazione

ENCO1.6.30

Cessione Beni Mobili

ENCO1.6.28

Registrazione nel

registro cespiti

ENCO1.6.29

Ammortamento di

beni mobili


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

90 di 113

Note descrittive



1.6.23 Ciclo

Cespiti Richieste di acquisto di

beni mobili Le richieste di acquisto vengono formalizzate tramite un apposito modulo e autorizzate dal dirigente del settore richiedente.

Tutti Out of scope

1.6.24 Ciclo

Cespiti Acquisto di beni mobili -

OdA L'addetto riceve la richiesta di acquisto e verifica l'avvenuta autorizzazione da parte del dirigente del settore da cui proviene la richiesta.


1.6.25 Ciclo

Cespiti Acquisto di beni mobili -

Ricezione del bene

Alla ricezione del bene l'addetto verifica il documento di trasporto e genera a sistema una matricola cespite che l'addetto dell’ufficio Ragioneria stampa (etichetta) ed applica al bene.

Tutti Out of scope

1.6.26 Ciclo

Cespiti Redazione dell'allegato

contabile

L'addetto dell'ufficio Ragioneria redige l'allegato contabile in cui riepiloga le informazioni relative all'acquisto e le scritture contabili da effettuare a sistema.


1.6.27 Ciclo

Cespiti Contabilizzazione

L'addetto, in base alle informazioni contenute nell'allegato contabile, procede con la contabilizzazione in Enco dell'acquisto del cespite.


1.6.28 Ciclo

Cespiti Registrazione nel

registro cespiti

Periodicamente un addetto dell’ufficio Ragioneria verifica i conti relativi alle immobilizzazioni, individuando i cespiti contabilizzati nel periodo. Procede quindi con la registrazione del registro cespiti, inserendo manualmente i dati anagrafici e contabili del cespite.



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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

91 di 113


1.6.29 Ciclo

Cespiti Ammortamento di beni

mobili

La procedura di ammortamento viene gestita all’interno del sistema Enco; l’addetto lancia annualmente la procedura automatica; il sistema, in base ai parametri dell’anagrafica cespiti, calcola l’ammortamento per singolo cespite.

L’addetto ottiene dal sistema il dato complessivo relativo agli ammortamenti e procede manualmente con la scrittura manuale in contabilità.


1.6.30 Ciclo

Cespiti Cessione Beni mobili

In modo analogo a quanto descritto per la cessione dei Beni Immobili, la cessione dei beni mobili può avvenire per:

- Dismissione

- Vendita

La cessione dei Beni mobili è gestita in ENCO. L’addetto verifica le informazioni relative al cespite in ENCO reperibili attraverso il registro cespiti.

La scrittura contabile è quindi inserita dall’addetto della prima nota a sistema. (ENCO)

Finanziario

Ufficio Ragioneria


Amministrazione


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

92 di 113

1.6.3 Ciclo Cespiti – Matrice del Personale per attività


Ciclo Cespiti Persone

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Ric

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1.6.01 Acquisto Cespite

1.6.02 Iscrizione nel Registro Cespiti

1.6.03 Iscrizione del cespite in contabilità

1.6.04 Registrazione fattura passiva

1.6.05 Stima del valore del bene immobile

1.6.06 Predisposizione della pratica

1.6.07 Variazione anagrafica cespite

1.6.08 Controllo amministrativo correttezza anagrafica

1.6.09 Emissione della fattura

1.6.10 Calcolo plusvalenze

1.6.11 Contabilizzazione cessione


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

93 di 113


Tu

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E.

Gio

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nin

i

1.6.12 Calcolo e rilevazione degli ammortamenti

1.6.13 Contabilizzazione degli ammortamenti

1.6.14 Quadratura Registro Cespiti con la contabilità generale

1.6.15 Capitalizzazione costi rilevati tramite fatture passive

1.6.16 Redazione del report ore spese su costruzioni e ristrutturazioni

1.6.17 Redazione del report costo totale personale

1.6.18 Calcolo dei costi per personale da capitalizzare

1.6.19 Contabilizzazione dei costi per personale da capitalizzare

1.6.20 Capitalizzazione del valore di area

1.6.21 Capitalizzazione manutenzioni straordinarie

1.6.23 Richieste di acquisto di beni mobili

1.6.24 Acquisto di beni mobili - OdA

1.6.25 Acquisto di beni mobili - Ricezione del bene

1.6.26 Redazione dell'allegato contabile

1.6.27 Contabilizzazione

1.6.28 Registrazione nel registro cespiti

1.6.29 Ammortamento di beni mobili

1.6.30 Cessione Beni mobili


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

94 di 113


Tu

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Flo

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E.

Gio

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nin

i

Settore Finanziario

Referente Tecnico




Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

95 di 113

1.7 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio


A supporto della Gestione tributaria, fiscale, di contabilità generale e di redazione del bilancio sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


ASCOT Ici, Registro Cespiti (PATRIMONIO)


1.7.2 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio

Il ciclo in analisi può essere così suddiviso:

Gestione tributaria e fiscale

Contabilità generale e Bilancio


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

96 di 113

Diagramma di flusso: Gestione Tributaria e Fiscale



1.8 Gestione tributaria e fiscale

Div

ers

i

OUT OF SCOPE

Se

tto

re F

ina

nzia

rio

Uffic

io R

ag

ion

eria

Excel1.7.01

Iva vendite – Non

Inquilini

Excel1.7.02

Iva vendite – Inquilini

– Riepilogo Iva

ENCO1.7.03

Iva Acquisti –

Rilevazione Iva

acquisti

ENCO1.7.04

Iva Acquisti –

Riepilogo Iva acquisti

Excel1.7.05

Rilevazione

corrispettivi per Debiti

vs dipendenti

Excel1.7.06

Rievazione Iva pro-

rata per stabili ultimati

nel corso del periodo

Excel1.7.07

Riepilogo

complessivo Iva di

periodo

Excel1.7.08

Rilevazione ritenute

professionisti

1.7.09

Ritenute per

personale dipendente

Excel1.7.10

Calcolo Ires e Irap

ENCO1.7.11

Contabilizzazione

imposte

Excel1.7.13

Liquidazione imposta

di registro

Excel1.7.12

Liquidazione imposta

di bollo

Ascot1.7.14

Creazione dei dati di

base per il calcolo

dell'ICI

Ascot1.7.15

Inserimento dei

parametri ICI

Ascot1.7.16

Calcolo ICI e

liquidazione


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

97 di 113

Note descrittive


Si segnala che, relativamente all’Iva vendite, l'aggiornamento dei registri Iva avviene, al momento dell'emissione della fattura, in automatico da parte dei sistemi Cu (Iva vendite Inquilini) e Enco (Iva vendite non Inquilini).


1.7.01 Fiscale -

Iva Iva Vendite - Non

inquilini

Periodicamente (Al momento della contabilizzazione delle fatture non utenti), l’operatore effettua una stampa del provvisorio registro Iva, riportando i dati manualmente in un file Excel (Iva xls). Il file Excel (Iva xls) viene impiegato per tracciare le fatture emesse e il riepilogo Iva del periodo. Il sistema Enco aggiorna automaticamente il registro Iva Acquisti e il conto Iva in contabilità.


1.7.02 Fiscale -

Iva Iva Vendite - Inquilini -

Riepilogo Iva

Gli importi complessivi relativi all'Iva di periodo vengono riepilogati in un file Excel (Iva xls). Mensilmente lo stesso addetto riepiloga gli importi iva a debito relativi alla fatturazione inquilini e non inquilini.


1.7.03 Fiscale -

Iva Iva Acquisti -

Rilevazione Iva Acquisti

Al momento della registrazione delle fatture passive il sistema Enco aggiorna automaticamente il registro Iva Acquisti e il conto Iva in contabilità.


1.7.04 Fiscale -

Iva Iva Acquisti - Riepilogo

Iva Acquisti

L'operatore periodicamente effettua una stampa del provvisorio registro Iva, riportando i dati manualmente in un file Excel (Iva xls); mensilmente l'operatore redige il riepilogo dei dati iva di periodo (Iva xls).


1.7.05 Fiscale -

Iva Rilevazione corrispettivi

per Crediti vs dipendenti

Giornalmente l'operatore stampa le rilevazioni e compila manualmente il registro corrispettivi. Inoltre l'operatore riepiloga gli importi complessivi in un file Excel (Iva xls) ed effettua la relativa scrittura contabile.

Finanziario

Ufficio Ragioneria


Amministrazione


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

98 di 113


1.7.06 Fiscale -

Iva

Rilevazione Iva pro-rata per stabili ultimati nel corso del periodo

L’operatore ottiene dal settore Servizio Tecnico la lista degli stabili ultimati nel corso del periodo e redige in Excel il riepilogo dei dati iva di cantiere (iva derivante da fatture passive ricevute per lavori effettuati su cantieri). In fase di chiusura dell’esercizio, l'operatore procede quindi con il ricalcolo dell'Iva pro-rata e l’analizza sulla base di quanto previsto dalla Normativa vigente. La documentazione prodotta viene utilizzata per la compilazione del modulo per l'invio telematico ed archiviata.


1.7.07 Fiscale -

Iva Riepilogo complessivo

Iva di periodo

Mensilmente l'operatore riepiloga tutti i dati Iva in un unico file Excel (Iva xls) ed effettua il calcolo per la liquidazione Iva di periodo. L'operatore effettua i controlli di quadratura fra i saldi della contabilità e quanto riportato dai registri iva.

L’addetto provvede a stampare i registri Iva in definitivo. Una volta ottenuto il dato della liquidazione mensile l’addetto inoltra l’informazione all’operatore addetto all'invio telematico ed archivia la documentazione.

Finanziario

Ufficio Ragioneria

Controllo di Gestione e Amministrazione

1.7.08 Fiscale -

Ritenute Professionisti

Rilevazione ritenute professionisti

L'operatore, al momento del pagamento delle fatture relative a professionisti, provvede a riportare i dati relativi alle ritenute in un file Excel. Periodicamente, l'operatore effettua un riepilogo delle ritenute da liquidare nel periodo; i dati vengono quadrati con le rilevazioni contabili e resi disponibili per la compilazione del modulo per l'invio telematico.



1.7.09

Fiscale - Ritenute per personale dipendente

Ritenute per personale dipendente

Mensilmente l'ufficio Personale invia all'ufficio Ragioneria il riepilogo delle ritenute relative al personale dipendente. L'operatore dell'Ufficio Ragioneria effettua la quadratura con la contabilità e compila il modulo per l'invio telematico.



1.7.10 Fiscale -

Ires e Irap Calcolo Ires e Irap

Annualmente, l'addetto riepiloga i dati del bilancio di verifica all'interno di un modello in excel nel quale: - inserisce i parametri richiesti per il calcolo delle imposte - effettua il calcolo delle imposte. L'addetto invia i dati così ottenuti al consulente fiscale per il controllo, la validazione e l'invio del modulo telematico.



Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

99 di 113


1.7.11 Fiscale -

Ires e Irap Contabilizzazione

imposte

L'operatore, una volta che è stato validato il calcolo delle imposte ed effettuata la liquidazione, archivia la documentazione ed effettua la scrittura contabile di registrazione delle imposte a sistema.

Finanziario

Ufficio Ragioneria


Amministrazione

1.7.12 Fiscale -

Imposta di bollo virtuale

Liquidazione imposta di bollo

Mensilmente L’addetto raccoglie i dati relativi ai bolli virtuali applicati dai vari uffici (Rag. Fatture contabilità utenze e segnalati da altri settori aziendali).

Entro Gennaio l’addetto effettua la rendicontazione dei bolli virtuali relativi all’esercizio presedente, procede quindi con la liquidazione determinando un importo a debito o a credito. Contestualmente determina l’importo di acconto per l’anno in corso da versare sulla base dell’anno precedente.



1.7.13 Fiscale -

Imposta di registro

Liquidazione imposta di registro

Settore Utenti rileva le informazioni relative all’ Imposte di registro su contratti di locazione e procede agli adempimenti telematici dell’adempimento dell’imposta.

Mensilmente il settore utenti rendiconta l’ammontare dell’imposta di competenza all’ufficio controllo di gestione che li rileva in contabilità.

Nel caso di contratti sottoscritti ove sia nel diritto di terzi presentare la richiesta di rimborso per l’imposta pagata, l’addetto all’ufficio controllo di gestione la rileva ed effettua il relativo pagamento.



1.7.14 Fiscale –

IMU

Creazione dei dati di base per il calcolo dell'IMU

Le informazioni rilevanti per il calcolo dell'Ici sono registrate nel sistema (Ascot) al momento della creazione del cespite, ad eccezione dei parametri Ici che derivano dalle delibere comunali; tali parametri devono essere aggiornati annualmente.


1.7.15 Fiscale –

IMU Inserimento dei

parametri IMU L'addetto dell'Ufficio Ragioneria inserisce a sistema (REF) i parametri IMU del periodo.



Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

100 di 113


1.7.16 Fiscale -

IMU Calcolo IMU e

liquidazione

L'addetto avvia la procedura informatica "IMU" tramite la quale a sistema (REF), in base alle informazioni inserite nell'anagrafica cespite e ai parametri comunali aggiornati, viene effettuato il calcolo dell'imposta dovuta. Il sistema elabora l’F24 telematico che poi è inviato ad altro operatore abilitato ai pagamenti Entratel.

Finanziario

Ufficio Ragioneria Controllo di Gestione e

Amministrazione


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

101 di 113

Diagramma di flusso: Bilancio



1.8 Redazione del Bilancio

Div

ers

i

OUT OF SCOPE

Se

tto

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Uffic

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tro

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Uffic

io R

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ENCO1.7.20

Controllo prima nota

e saldi bilancio di

verifica

ENCO1.7.21

Riclassificazione voci

di ricavo

Excel1.7.22

Dichiarazione relativa

ai lavori in corso non

contabilizzati

Excel1.7.23

Calcolo

Immobilizzazioni in

corso

ENCO1.7.24

Contabilizzazione

Immobilizzazioni in

corso

ENCO1.7.25

Emissione fatture

attive, Registrazione

incassi, Registrazione

fatture passive

ENCO1.7.26

Controllo

Manutenzioni

straordinarie da

capitalizzare

Excel1.7.27

Quadratura registro

cespiti con contabilità

ENCO1.7.28

Ratei e Risconti Attivi

e Passivi

ENCO1.7.29

Controllo Budget

aperti

ENCO1.7.30

Fatture da emettere

Excel1.7.31

Fondo svalutazione

crediti - Valutazione

dell'importo da

accantonare

1.7.32

Approvazione

accantonamento per

svalutazione crediti

ENCO1.7.33

Contabilizzazione

accantonamento per

svalutazione crediti

Excel1.7.34

Fondo imposte

differite e anticipate -

Calcolo

ENCO1.7.35

Fondo imposte

differite e anticipate -

Contabilizzazione

ENCO1.7.36

Stampa bilancio di

verifica definitivo

1.7.37

Validazione del

bilancio

Word1.7.38

Redazione Nota

Integrativa


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

102 di 113

Note descrittive



1.7.20 Redazione

Bilancio Controllo prima nota e

saldi bilancio di verifica

L'addetto dell'Ufficio Ragioneria lancia una stampa del bilancio di verifica ed effettua i seguenti controlli: - saldo dei conti transitori

- fatture da ricevere ed da emettere

- correzione eventuali errori di contabilizzazione (partite in dare registrate in avere e viceversa) - quadratura riepilogativo clienti utenza con partitario clienti in CU - quadratura fatturato clienti utenti con fatturato in CU


1.7.21 Redazione

Bilancio Riclassificazione voci di

ricavo

L'addetto dell'ufficio Ragioneria effettua un'estrazione delle voci di ricavo dalla contabilità; i ricavi vengono analizzati al fine di individuare: - ricavi d'esercizio - ricavi derivanti da reddito fondiario L'addetto procede riclassificando in contabilità eventuali ricavi non contabilizzati correttamente in relazione alle voci di ricavi d'esercizio e reddito fondiario.


1.7.22 Redazione

Bilancio

Dichiarazione relativa ai lavori in corso non contabilizzati

I direttori dei lavori, su richiesta (in fase di redazione del bilancio d'esercizio) dell'Ufficio Ragioneria, predispongono e sottoscrivono una dichiarazione in cui vengono riepilogati in lavori effettuati nel periodo di competenza per i quali non sono ancora pervenute le fatture dei fornitori.

Direttori lavori Out of scope

1.7.23 Redazione

Bilancio Calcolo

Immobilizzazioni in corso

L'addetto dell'ufficio Ragioneria raccoglie le dichiarazioni dei direttori lavori relativamente ai lavori in corso su ordinazione ed effettua il calcolo del totale delle immobilizzazioni in corso che deve essere registrato in contabilità.


1.7.24 Redazione

Bilancio Contabilizzazione

Immobilizzazioni in corso

L'addetto effettua una stampa ed archivia la documentazione ricevuta e la documentazione di riepilogo ed effettua a sistema la registrazione contabile.

Finanziario

Ufficio Ragioneria


Amministrazione


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

103 di 113


1.7.25 Redazione

Bilancio

Emissione fatture attive, Registrazione incassi, Registrazione fatture passive

L'addetto effettua un controllo al fine di verificare che tutte le fatture attive di competenza dell'anno a chiudere siano state emesse; in particolare verifica il bilanciamento dei conti di costo che devono essere rifatturati, nonché verifica le date di fatturazione previste dai contratti e dalle convenzioni in essere alla data. L'addetto verifica che tutte le fatture passive ricevute alla data siano state registrate e contabilizzate. L'addetto verifica che il saldo dei conti banche in contabilità coincida con quanto riportato nell'estratto conto della banca di riferimento, appurando la corretta e completa registrazione di tutti gli incassi e pagamenti del periodo. L'addetto verifica che i costi del personale di competenza dell'anno a chiudere siano stati contabilizzati.

Finanziario

Ufficio Ragioneria Ufficio Amministrazione e Controllo di Gesitone

1.7.26 Redazione

Bilancio

Controllo Manutenzioni straordinarie da capitalizzare

L'addetto recupera dall’Applicativo Patrimonio gli ordini di lavoro relativi a manutenzioni straordinarie, in stato chiuso, per i quali i costi non sono stati capitalizzati. Procede a sistema con il lancio della procedura di capitalizzazione dei costi sostenuti (Vedere Ciclo Cespiti - Manutenzioni Straordinarie).


1.7.27 Redazione

Bilancio Quadratura registro

cespiti con contabilità

L'addetto effettua una stampa del registro cespiti e una stampa dei mastri contabili di riferimento, effettuando la quadratura tra la contabilità ed il registro cespiti. L'addetto verifica e risolve eventuali squadrature rilevate. La quadratura è relativa al valore delle immobilizzazioni, ai relativi fondi ammortamento e agli ammortamenti.


1.7.28 Redazione

Bilancio Ratei e Risconti Attivi e

Passivi

L'addetto ha a disposizione una lista delle partite che, storicamente, sono soggette a scritture di rateizzazione o risconto. Procede con l'analisi della documentazione di supporto (data fattura, contratto \ convenzione di riferimento) e calcola gli importi da rateizzare \ riscontare. L'analisi viene riepilogata in un file excel, stampata ed archiviata con la relativa documentazione di supporto. L'addetto procede con la contabilizzazione a sistema dei ratei e risconti del periodo.

Finanziario

Ufficio Ragioneria


Amministrazione


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

104 di 113


1.7.29 Redazione

Bilancio Controllo Budget aperti

L'addetto effettua una verifica, a sistema, dei budget aperti, verificando con le strutture aziendali di riferimento la presenza di eventuali fatture da ricevere. (Vedere 1.7.23 - Registrazione fatture passive).



1.7.30 Redazione

Bilancio Fatture da emettere

Le fatture da emettere sono, indicativamente, relative a : - Interessi di mora maturati ma non fatturati: inseriti in CU dall’ufficio Morosità del settore utenza ed estratti da CU tramite la procedura di estrazione dall'addetto dell’Ufficio Controllo di gestione e Amministrazione; - Rimborsi spese per solleciti: inseriti in CU dall’ufficio Morosità del settore utenza ed estratti da CU tramite la procedura di estrazione dall'addetto dell’Ufficio Controllo di gestione e Amministrazione. - Spese da rifatturare: l'addetto riceve dall’Ufficio Ragioneria un'estrazione dalla contabilità (Enco) dei conti nei quali vengono registrate le spese soggette a rifatturazione. L'addetto verifica i contratti e le convenzioni di riferimento individuando le informazioni necessarie per il corretto calcolo della competenza. L'addetto riepiloga gli importi a fatturare in un file excel. L'addetto procede con la contabilizzazione a sistema delle fatture da emettere, archiviando la documentazione di riferimento.

Finanziario

Ufficio Ragioneria


Amministrazione

1.7.31 Redazione

Bilancio

Fondo svalutazione crediti - Valutazione dell'importo da accantonare

Crediti Vs Utenti - L'addetto riepiloga, estraendo i dati dal sistema e facendo riferimento alla reportistica relativa alla morosità, la situazione creditoria relativa agli utenti. L'addetto effettua una valutazione circa l'importo da accantonare per svalutazione dei crediti. Crediti verso altri clienti - L'addetto recupera dall'Ufficio Legale le informazioni relative alle cause in corso con clienti, ed effettua una valutazione circa l'importo da accantonare per svalutazione dei crediti. L'addetto, nell'effettuare la valutazione, prende a riferimento la normativa civilistica e fiscale vigente.


1.7.32 Redazione

Bilancio

Approvazione accantonamento per svalutazione crediti

Gli importi relativi alla svalutazione crediti vengono discussi ed approvati da CdA.

CdA Out of scope

1.7.33 Redazione

Bilancio

Contabilizzazione accantonamento per svalutazione crediti

L'addetto procede con la contabilizzazione dell'accantonamento per svalutazione crediti.




Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

105 di 113


1.7.34 Redazione

Bilancio Fondo imposte differite

e anticipate - Calcolo

L'addetto, in collaborazione con il consulente fiscale della Società, effettua il calcolo delle imposte anticipate \ differite da contabilizzare nel periodo. L'addetto procede con riferimento alla normativa fiscale vigente.


1.7.35 Redazione

Bilancio

Fondo imposte differite e anticipate - Contabilizzazione

Le poste relative ad imposte differite ed anticipate vengono contabilizzate nel sistema Enco.



1.7.36 Redazione

Bilancio Stampa bilancio di

verifica definitivo

L'addetto procede con la stampa del bilancio di verifica definitivo. Il bilancio viene, attraverso l’applicativo Enco, riclassificato in base allo schema previsto dalla normativa civilistica.


1.7.37 Redazione

Bilancio Validazione del bilancio

Lo schema di bilancio viene sottoposto al Dirigente del Settore Finanziario, che effettua la validazione.

Finanziario Direttore del

Settore Finanziario

1.7.38 Redazione

Bilancio Redazione Nota

Integrativa

L'addetto dell'Ufficio Ragioneria ha a disposizione un form (testo in word, tabelle in excel) utilizzato per la redazione del bilancio e della nota integrativa. L'addetto recupera dalla contabilità e, ove necessario, da altri settori aziendali, le informazioni necessarie per la compilazione del documento, procedendo con la redazione e la stampa per la successiva validazione.



Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

106 di 113

1.7.3 Gestione fiscale e Bilancio – Matrice del Personale per attività


Ciclo Gestione Fiscale e Bilancio Persone

CdA

Dir

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Se

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C.

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Att

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1.7.01 Iva Vendite - Non inquilini

1.7.02 Iva Vendite - Inquilini - Riepilogo Iva

1.7.03 Iva Acquisti - Rilevazione Iva Acquisti

1.7.04 Iva Acquisti - Riepilogo Iva Acquisti

1.7.05 Rilevazione corrispettivi per Debiti vs dipendenti

1.7.06 Rilevazione Iva pro-rata per stabili ultimati nel corso del periodo

1.7.07 Riepilogo complessivo Iva di periodo

1.7.08 Rilevazione ritenute professionisti

1.7.09 Ritenute per personale dipendente

1.7.10 Calcolo Ires e Irap

1.7.11 Contabilizzazione imposte

1.7.12 Liquidazione imposta di bollo

1.7.13 Liquidazione imposta di registro

1.7.14 Creazione dei dati di base per il calcolo dell'ICI

1.7.15 Inserimento dei parametri ICI


Tipo di documento


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1.0

Data

31/08/2013

Pagina

107 di 113


CdA

Dir

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ori L

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Se

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rt

C.

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a

1.7.16 Calcolo ICI e liquidazione

1.7.20 Controllo prima nota e saldi bilancio di verifica

1.7.21 Riclassificazione voci di ricavo

1.7.22 Dichiarazione relativa ai lavori in corso non contabilizzati

1.7.23 Calcolo Immobilizzazioni in corso

1.7.24 Contabilizzazione Immobilizzazioni in corso

1.7.25 Emissione fatture attive, Registrazione incassi, Registrazione fatture passive

1.7.26 Controllo Manutenzioni straordinarie da capitalizzare

1.7.27 Quadratura registro cespiti con contabilità

1.7.28 Ratei e Risconti Attivi e Passivi

1.7.29 Controllo Budget aperti

1.7.30 Fatture da emettere

1.7.31 Fondo svalutazione crediti - Valutazione dell'importo da accantonare

1.7.32 Approvazione accantonamento per svalutazione crediti

1.7.33 Contabilizzazione accantonamento per svalutazione crediti

1.7.34 Fondo imposte differite e anticipate - Calcolo

1.7.35 Fondo imposte differite e anticipate - Contabilizzazione

1.7.36 Stampa bilancio di verifica definitivo

1.7.37 Validazione del bilancio


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

108 di 113


CdA

Dir

ett

ori L

avo

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Se

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re P

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zazio

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L.

Costa

A.

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F.

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ore

Gen

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le

Flo

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ube

rt

C.

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uili

a

1.7.38 Redazione Nota Integrativa

Settore Finanziario




Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

109 di 113

1.8 Controllo di Gestione


A supporto del ciclo controllo di gestione sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


ARIANNA Redazione del Reporting Package

ENCO Budget e monitoraggio della spesa

1.8.2 Controllo di Gestione

Di seguito viene riportato il diagramma di flusso e la descrizione delle procedure relative al ciclo in analisi.


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

110 di 113

Diagramma di flusso: Controllo di Gestione



1.8 Controllo di Gestione

Div

ers

i

OUT OF SCOPE

Se

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re F

ina

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rio

Uffic

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tro

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-1.8.01

Definizione degli

obiettivi di budget

Excel1.8.03

Redazione del budget

di spesa

ENCO1.8.08

Redazione del

preventivo di spesa

alla dirigenza

-1.8.02

Richiesta informazioni

per la predisposizione

del Budget

-1.8.05

Parere del Direttore

Generale

-1.8.06

Verifica compatibilità

con direttive

-1.8.07

Delibera CdA di

approvazione del

budget

Excel1.8.04

Acquisizione e

rielaborazione delle

informazioni di budget


Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

111 di 113

Note descrittive



1.8.01 Ciclo

Controllo di Gestione

Definizione degli obiettivi di budget

Annualmente il CdA definisce le direttive e i macro-obiettivi di budget per il centro di responsabilità per il periodo successivo.

CdA Out of scope

1.8.02 Ciclo


Richiesta informazioni per la predisposizione del Budget

Annualmente secondo le scadenze previste dalla società per la redazione del Budget, il responsabile del Controllo di gestione chiede ai Dirigenti di Settore di predisporre la previsione di spesa per il successivo anno.



1.8.03 Ciclo


Redazione del budget di spesa

I Dirigenti predispongono il proprio budget di spesa sulla base delle attività programmatiche previste per l'esercizio successivo per il centro di Responsabilità e, nel rispetto delle tempistiche previste, inviano il dettaglio delle attività e il preventivo di spesa all'addetto del Controllo di Gestione.

Tutti Out of scope

1.8.04 Ciclo


Acquisizione e rielaborazione delle informazioni di budget

L'addetto del controllo di gestione, ricevuti i budget dai Dirigenti, ne verifica i contenuti e li rielabora (Excel). Il Responsabile del Controllo di Gestione invia il preventivo economico di spesa e il budget di cassa al Direttore Generale.



1.8.05 Ciclo


Parere del Direttore Generale

Il Direttore Generale verifica preventivo economico di spesa e il budget di cassa e procede quindi con l' approvazione o in alternativa ne richiede la revisione.

Direzione generale

Out of scope

1.8.06 Ciclo


Verifica compatibilità con Direttive

Il Responsabile del Controllo di Gestione verifica che il budget di spesa rispetti le Direttive generali espresse dal CdA e, in caso contrario, richiede la modifica delle previsioni di spesa ai Dirigenti dei diversi settori.




Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

112 di 113


1.8.07 Ciclo


Delibera CdA di approvazione del budget

Il budget viene inviato in CdA che, mediante propria delibera, approva il documento.

CdA Out of scope

1.8.08 Ciclo


Redazione del preventivo di spesa alla dirigenza

L'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione redige (Excel) i preventivi di spesa per i singoli dirigenti, rendendoli disponibili per gli interessati (invio tramite email). L'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione inserisce i budget a sistema per singola voce di spesa e Centro di Costo.



1.8.09 Ciclo


Monitoraggio della spesa effettiva

Vedere ciclo passivo 1.1.04 - -

1.8.10 Ciclo


Reporting Package

Il sistema di reportistica prende in analisi le seguenti aree:

- attività realizzativa (attività di investimento, opere in convenzione)

- gestione del patrimonio immobiliare

- gestione dell’utenza

- attività di supporto (analisi bilancio, personale, finanziaria, servizi di supporto)

- progetti speciali

In particolare i report elaborati mensilmente dal controllo di gestione consentono di monitorare:

- le spese sostenute rispetto al budget per centri di responsabilità

- i ricavi della gestione caratteristica

- i flussi di cassa complessivi

- l’indebitamento della Società

- le attività di investimento in corso




Tipo di documento


Versione

1.0

Data

31/08/2013

Pagina

113 di 113

1.8.3 Controllo di Gestione – Matrice del Personale per attività


Controllo di Gestione Persone

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1.8.01 Definizione degli obiettivi di budget

1.8.02 Richiesta informazioni per la predisposizione del Budget

1.8.03 Redazione del budget di spesa

1.8.04 Acquisizione e rielaborazione delle informazioni di budget

1.8.05 Parere del Direttore Generale

1.8.06 Verifica compatibilità con Direttive

1.8.07 Delibera CdA di approvazione del budget

1.8.08 Redazione del preventivo di spesa alla dirigenza

1.8.09 Monitoraggio della spesa effettiva

1.8.10 Reporting package

Settore Finanziario

Referente Tecnico



GESTIONE MANUTENZIONI PR

7.5_07_03 pag.

1 di 24

Il presente documento è di esclusiva proprietà dell’Istituto. Ne è vietata ogni duplicazione, divulgazione, pubblicazione senza espressa autorizzazione scritta dell’Istituto.

Gestione manutenzioni

Indice 1 Scopo e campo di applicazione 2 Abbreviazioni 3 Riferimenti 4 Responsabilità 5 Input e output del processo 6 Modalità operative

6.1 Generalità 6.2 Programmazione interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti

6.2.1 Predisposizione periodica del programma di manutenzione ordinaria straordinaria ed a carico utenti e del relativo budget

6.2.2 Predisposizione documentazione di gara 6.2.3 Espletamento del procedimento di gara 6.2.4 Individuazione della DL ed assegnazione dei lavori

6.3 Attività di gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti 6.3.1 Generalità 6.3.2 Inserimento della segnalazione all’Istituto 6.3.3 Valutazione della segnalazione all’Istituto 6.3.4 Predisposizione della segnalazione alla ditta 6.3.5 Predisposizione dell’ordine 6.3.6 Effettuazione dell’intervento di manutenzione 6.3.7 Gestione del cantiere, sopralluoghi e controllo dei lavori 6.3.8 Contabilizzazione degli interventi 6.3.9 Avanzamento lavori 6.3.10 Consegna dei lavori 6.3.11 Riscontro dei lavori 6.3.12 Liquidazione dei lavori 6.3.13 Fine lavori 6.3.14 Collaudo tecnico-amministrativo dei lavori/emissione del certificato di regolare

esecuzione 6.3.15 Gestione delle non conformità 6.3.16 Identificazione del reclamo/sollecito 6.3.17 Archiviazione delle pratiche

6.3.17.1 Archiviazione cartacea 6.3.17.2 Archiviazione informatica

7 Monitoraggio e misurazione del processo


7.5_07_03 pag.

2 di 24


Matrice delle revisioni Rev. Data Modifiche 00 28/02/2005 Nuova emissione del documento 01 03/11/2005 Modifiche a seguito dello scorporo delle attività

inerenti impianti termici e di elevazione. Modifiche segnate a margine destro.

02 03/01/2006 Modifiche al par. 6.3.13 “Fine lavori” a seguito di adeguamenti normativi (D.U.R.C.). Modifiche segnate a margine destro.

03 31/03/2008 Modifiche al par. 6.3.12 “Liquidazione dei lavori” a seguito dell’introduzione della nuova prassi (apposizione timbro su fattura). Aggiornamento riferimenti normativi e regolamentari (par. 3). Eliminazione dell’impegno (contabilità finanziaria) a favore dell’istituzione del budget; altre modifiche segnate a margine destro.

Emissione Verifica (RdQ) Approvazione ing. Giulio Giacomelli dott. Sandro Franceschini ing. Giulio Giacomelli


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1. Scopo e campo di applicazione Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità di gestione, controllo e monitoraggio delle attività relative agli interventi di manutenzione, al fine di garantire che le operazioni vengano svolte nel rispetto dei vincoli normativi. La procedura trova applicazione presso il Servizio Patrimonio dell’Istituto ed in particolare riguarda l’ufficio Manutenzione.

2. Abbreviazioni CdA Consiglio di Amministrazione PAT Provincia Autonoma di Trento DL Direzione Lavori OdS Ordine di Servizio OdL Ordine di Lavoro SAL Stato di Avanzamento Lavori POS Piano Operativo di Sicurezza AQ Assicurazione Qualità

3. Riferimenti Documenti del SGQ PR 7.6_01 “Gestione degli strumenti di misurazione e controllo” PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami” MD 050 “Elenco periodico interventi” MD 051 “Elenco segnalazioni dirette” MD 052 “Rapportino di pronto intervento” MD 004 “Rapporto di non conformità” MD 005 “ Reclamo” Norme e regolamenti Regolamento delle Affittanze (verbale CdA dd. 17 dicembre 2007) Quadro riassuntivo di ripartizione delle spese di manutenzione (verbale CdA dd. 17 dicembre) L.P. 07.11.2005, n. 15 e ss.mm. “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e modificazioni della L.P. 13 novembre 1992, n. 21” D.P.P. 18.10.2006 n. 18-71/Leg. e ss.mm. – Regolamento di esecuzione della legge provinciale 7 novembre 2005, n. 15 “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e modificazioni della L.P. 13 novembre 1992, n. 21” Verbali del Consiglio di Amministrazione di data 03.01.2007 e data 17.07.2007 inerenti l’approvazione delle deleghe da attribuire ai direttori Generali e ai Dirigenti Procura speciale di data 22.01.2007 rep. n. 60.353/12.459, registrata a Trento il 25.01.2007 al n° 349 mod. 69 S.I che conferisce al Dirigente del Servizio Patrimonio i poteri atti ad agire in nome e per conto della società L.P. 30.11.1992, n. 23 e ss.mm. “Principi per la democratizzazione, la semplificazione e la partecipazione all’azione amministrativa provinciale e norme in materia di procedimento amministrativo” D. Lgs. 30.06.2003 n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” L.P. 10.09.1993, n. 26 “Norme in materia di lavori pubblici di interesse provinciale e per la trasparenza negli appalti” D. Lgs. 14.08.1996 n. 494 “Attuazione della direttiva 92/57/CEE concernente le prescrizioni minime di sicurezza e di salute da attuare nei cantieri temporanei o mobili” e ss.mm. Altri documenti Capitolati Speciali d’Appalto recepiti nei Contratti d’Appalto stipulati con le ditte ed in vigore alla data

4. Responsabilità


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Nel prospetto seguente, per ogni fase individuata e descritta successivamente, si propone il relativo responsabile di fase. S’intenda con ciò chi detiene la responsabilità del buon funzionamento delle attività previste dalla fase ancorché queste possano, per alcune parti, essere condotte anche da altre figure professionali. A queste responsabilità devono essere aggiunte: - la responsabilità del procedimento in capo al dirigente del Servizio Patrimonio; - la responsabilità dell’intero processo di manutenzione in capo al dirigente del Servizio Patrimonio.

Fase del processo DL (*) Dirigente Direttore Ditta Collaudatore Funz.

amm.vo 6.2.1 Predisposizione periodica

del programma di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti e del relativo budget

x x

6.2.2 Predisposizione documentazione di gara

x

6.2.3 Espletamento del procedimento di gara

x x x

6.2.4 Individuazione della DL ed assegnazione dei lavori

x

6.3.2 Inserimento della segnalazione all’Istituto

cfr. descrizione nel paragrafo di riferimento

6.3.3 Valutazione della segnalazione all’Istituto

x

6.3.4 Predisposizione della segnalazione alla ditta

x

6.3.5 Predisposizione dell’ordine x 6.3.6 Effettuazione dell’intervento

di manutenzione x

6.3.7 Gestione del cantiere e controllo dei lavori

x x

6.3.8 Contabilizzazione degli interventi

x

6.3.9 Avanzamento lavori x 6.3.10 Consegna dei lavori x x 6.3.11 Riscontro dei lavori x x 6.3.12 Liquidazione dei lavori x x 6.3.13 Fine lavori x x 6.3.14 Collaudo tecnico-

amministrativo dei lavori/emissione del certificato di regolare esecuzione

x x x

6.3.15 Gestione delle non conformità (rilevazione)

x x x x x

6.3.16 Identificazione del reclamo/sollecito (rilevazione)

x x x x

6.3.17 Archiviazione delle pratiche x

(*) con DL si deve intendere qualunque funzionario incaricato della direzione lavori (tipicamente il tecnico di zona)

5. Input ed output del processo

Data la discreta articolazione del processo descritto nella presente procedura, gli input e gli output del processo vengono elencati a seguire la descrizione di ogni fase significativa. Per comodità,


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comunque, vengono elencati nella tabella riportata di seguito, solo gli output che sono da considerarsi registrazioni di qualità.

Output Emesso da Distribuito Tempo di

conservazione R.Q.

MD 050 “Elenco periodico interventi”

ditta appaltatrice DL dieci anni �

MD 051 “Elenco segnalazioni dirette”


MD 052 “Rapportino di pronto intervento”


MD 004 “Rapporto di non conformità” (compilato)

dipendente ITEA/ Dirigente di Servizio

AQ cinque anni �

MD 005 “Reclamo” (compilato)

utente/funzionario ITEA AQ cinque anni �

6. Modalità operative

La qualità del servizio percepita dagli utenti è fortemente dipendente dalle modalità con le quali questo viene erogato. In quest’ottica occorre garantire che le richieste dell’utenza vengano analizzate e ricevano, comunque, una risposta che le soddisfino nei tempi e nei modi definiti. Inoltre, devono essere previste modalità per la formalizzazione degli elementi recepiti nei contatti con gli utenti ai fini del miglioramento del servizio stesso. I servizi di manutenzione, quindi, altro non sono se non il complesso delle attività destinate a fornire risposte all'utenza in relazione alle richieste, implicite ed esplicite, formulate. Tali attività riguardano: - la pianificazione delle attività di manutenzione ordinaria e straordinaria programmabili secondo

criteri di priorità e sinergizzazione, sia programmatica che economica, degli interventi; - l’acquisizione delle richieste di manutenzione, attraverso la registrazione dei principali parametri

relativi alla descrizione del problema; - l’analisi del problema, che permette di assegnare la priorità alle richieste e/o di stabilire, in base

alla tipologia della richiesta, la competenza/non competenza sul tema; - l’individuazione delle modalità più adatte per la risoluzione del problema ed evasione della

richiesta; - il controllo, realizzativo ed economico, degli interventi ordinati. 6.1 Generalità

Per una migliore comprensione delle attività sotto descritte è utile tenere presenti alcuni assunti terminologici ed organizzativi che caratterizzano le attività svolte dall’Istituto nell’ambito della manutenzione del patrimonio immobiliare in gestione. E’, innanzi tutto, da tenere conto della differenza esistente tra interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria . La differenza può condizionare sia l’imputazione della spesa (proprietario o inquilino) che la programmabilità degli stessi. Infatti, anche la programmabilità o meno degli interventi consente all’Istituto di affidarne la gestione a funzionari specificatamente incaricati – tipicamente manutenzioni straordinarie programmabili – ovvero predisporre impegni di spesa secondo programmazioni temporali diverse. Non è applicabile, di contro, alle suddette categorie un predeterminato livello di priorità in quanto, per entrambe le categorie, è necessario procedere ad una valutazione puntuale delle necessità (anche sulla base di ulteriori criteri da ricondursi a: messa in sicurezza degli alloggi, disponibilità economica, necessità di accordi con altri proprietari, ecc.).


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Dal punto di vista organizzativo le responsabilità sono suddivise secondo i seguenti criteri: - incarichi specifici di DL per interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria e straordinaria

programmabile; - incarichi specifici di gestione e DL di interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria non

programmabile. Inoltre, il territorio provinciale viene suddiviso in zone (alla data 8) presiedute, in termini di controllo e DL, dai tecnici di zona. Ad un tecnico viene generalmente assegnata una sola zona; tuttavia, a fini di ottimizzazione delle risorse economiche ed organizzative, al tecnico possono essere affidate più zone o parti di zone. Ciascuna zona è concessa in appalto ad una ditta aggiudicataria. Il programma informatico a cui si fa riferimento nella descrizione delle attività è il programma ASCOT Economato che consente di gestire le segnalazioni in arrivo all’Istituto, generare le segnalazioni e gli ordini alle imprese, contabilizzare gli interventi, ecc. Le attività descritte in seguito insistono, alla data, su un patrimonio di ca. 19.500 unità immobiliari. Passaggio dei fabbricati dal Servizio Tecnico al Se rvizio Patrimonio Una volta terminati i lavori di costruzione di un nuovo fabbricato ovvero di sopralluogo tecnico nel caso di un fabbricato acquistato, tutta la documentazione viene portata nell’archivio generale dell’Istituto e viene inviata una lettera interna (dal dirigente del Servizio Tecnico al dirigente del Servizio Patrimonio) che sancisce l’evento e scatena le attività del Servizio Patrimonio relative all’inserimento dei dati del fabbricato con l’obiettivo sia di censirlo nel programma informatico che di predisporre tutti i dati relativi agli alloggi e necessari alla conseguente stipulazione dei contratti di locazione. Nel corso delle attività di realizzazione degli edifici nuovi i tecnici dell’Istituto (con incarico ad personam) sono chiamati a svolgere attività di direzione lavori analogamente a come viene svolta per gli edifici che vengono acquistati da ditte costruttrici; in quest’ultimo caso l’alta sorveglianza viene svolta sulla base del progetto esecutivo. Gli atti ufficiali di presa in carico dal punto di vista manutentivo di un fabbricato sono: il collaudo tecnico-amministrativo o il verbale di regolare esecuzione o il rogito notarile. Infatti, sino a quel momento eventuali interventi di manutenzione restano in carico alla ditta costruttrice e quindi sono seguiti dal personale del Servizio Tecnico; a seguito del collaudo la competenza passa al Servizio Patrimonio (salvo rivalse per vizi occulti).

6.2 Programmazione interventi di manutenzione ordin aria, straordinaria ed a carico utenti Per quanto riguarda tutti gli interventi di manutenzione attuati dall’Istituto, viene predisposto dal dirigente del Servizio, un programma quinquennale che comprende le seguenti opere di manutenzione: - ordinaria - straordinaria - a carico utenti Le manutenzioni ordinarie comprendono: - tutti gli interventi di manutenzione ordinaria da eseguirsi in economia - tutte le opere di manutenzione ordinaria riferibili agli appalti di zona Le manutenzioni straordinarie comprendono:


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- tutti gli interventi di manutenzione straordinaria da eseguirsi in economia (a loro volta suddivisi per tipologia di intervento e individuati da lettere alfabetiche: a) ristrutturazione alloggi di risulta; b) impianti termici; c) manutenzione straordinaria tetti, serramenti, ecc.; ...)

- tutte le opere di manutenzione straordinaria riferibili agli appalti di zona Questi interventi si connotano anche come accorpabili, programmabili e non urgenti per permettere economie di scala tramite l’affidamento a ditte specializzate (ad es.: rifacimento tetti, cappotti, sostituzione di serramenti, caldaie, ecc.). Le manutenzioni a carico utenti comprendono: - tutte le opere di manutenzione ordinaria o straordinaria ove ci sia da addebitare tutto o parte

della spesa a terzi (utenti, patto di futura vendita, proprietari in relazione al tipo di spesa). Il programma quinquennale, così predisposto, è approvato dal CdA (viene successivamente inviato alla PAT che lo approva con delibera di Giunta). Il programma viene reso esecutivo nella misura in cui viene finanziato, solitamente anno per anno. Per quanto riguarda, in particolare, le opere in economia, il dirigente del Servizio, sulla base del programma quinquennale ormai approvato e finanziato, approva ogni anno una o più perizie (cfr. quanto al successivo par. 6.2.1) attraverso le quali può autonomamente variare la suddivisione degli importi tra le varie tipologie di intervento (lettere) in funzione di eventuali, sopravvenute esigenze o del fatto che l’importo finanziato sia inferiore a quello approvato dal CdA e costringa, di conseguenza, ad operare scelte in base a priorità o gravità di intervento.

inizio

Predisposizione piano di

manutenzione

Programma quinquennale di manutenzione

Predisposizione gara di appalto

- bilancio annuale di previsione e relativi budget

- perizia programmatica di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti

documentazione di gara

Espletamento procedimento di

gara

Individuazione DL e assegnazione

lavori

- verbale di gara- lettera di aggiudicazione- budget e provvedimenti di

assegnazione budget- ...

OdS per nomina DL

1

2

PR 7.4_01


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6.2.1 Predisposizione periodica del programma di ma nutenzione ordinaria straordinaria ed a carico utenti e del relativo bud get Per quanto riguarda specificatamente gli appalti di zona vengono predisposti: - un programma generale triennale comprensivo degli interventi di manutenzione

ordinaria, straordinaria ed a carico utenti, degli imprevisti, delle spese tecniche e degli oneri fiscali; viene predisposto un programma per ogni zona oltreché un programma riassuntivo complessivo funzionale ad una visione generale delle spese previste per questo settore di intervento. Sulla base di questo programma vengono impostati i singoli progetti che consentono l’appalto di ogni singola zona (attenzione: il termine “progetto” viene utilizzato con l’accezione di predisposizione della

documentazione funzionale alle attività per l’istruzione della gara d’appalto e per la conduzione dei

lavori conseguenti all’appalto) - la ripartizione delle relative spese sul triennio contrattuale - un bilancio annuale di previsione che contiene lo stanziamento annuale (previsione

di pagamento) - una decisione del Consiglio di Amministrazione (verbale del CdA) che approva il

progetto comprensiva di Capitolato Speciale d’Appalto, Elenco Prezzi Unitari Contrattuale, Elenco Fabbricati e Quadro Economico di Progetto e Bando di Gara

- per quanto riguarda le opere in economia, una o più perizie programmatiche di manutenzione straordinaria predisposta dal dirigente del Servizio Patrimonio per l’utilizzo dei fondi disponibili a bilancio per le attività del Servizio.

Input programma di manutenzione quinquennale

Output bilancio triennale/annuale di spesa

verbale CdA di approvazione documentazione di appalto perizia di manutenzione straordinaria ed a carico utenti

6.2.2 Predisposizione documentazione di gara Le attività descritte nel seguito si applicano all’affidamento di opere la cui entità superi l’importo previsto dalla L.P. 26/93 pari a 50.000,00 Euro, sotto la cui soglia è possibile procedere con un affidamento diretto, ma non i 500.000,00 Euro, sopra la cui soglia è necessario procedere ad una licitazione ovvero ad una gara europea per importi a loro volta superiori a 5.150.000,00 Euro. I documenti da predisporre per la gara sono: - il capitolato speciale d’appalto (derivato da uno standard aziendale) - il quadro economico di progetto (che consente di determinare l’importo a base di

gara) - l’elenco dei prezzi unitari riportante le voci da utilizzare – l’elenco è derivato

dall’elenco prezzi della Provincia e da un elenco prezzi predisposto da ITEA nel corso degli anni che riporta tipologie più specifiche e ricorrenti di lavori di manutenzione effettuati dall’Istituto

- la quantificazione delle lavorazioni richieste per i prezzi unitari (computo metrico estimativo) (per le opere in economia)

- la D.I.A. (Dichiarazione di Inizio Attività) formulata come semplice richiesta da inviare al Sindaco competente o la richiesta di conformità urbanistica

- la verifica degli obblighi previsti dal D.Lgs. 494/96 e ss.mm. e dalla Legge 109/94; - gli eventuali disegni tecnici (che sono rivisti e siglati dal direttore dell’Ufficio) - l’eventuale piano di sicurezza e coordinamento – redatto da un professionista

esterno - eventuali altre autorizzazioni, pareri urbanistici, certificazioni antincendi, ecc.


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- l’eventuale autorizzazione assembleare per interventi su parti comuni in edifici in proprietà mista

Da questi documenti è possibile derivare la quantificazione economica complessiva dei lavori sulla base della quale le ditte convocate potranno effettuare il ribasso. Tutta la documentazione così predisposta viene firmata dal dirigente del Servizio Patrimonio per approvazione. Input elenco prezzi PAT e ITEA

std capitolato speciale d’appalto Output documentazione di gara

6.2.3 Espletamento del procedimento di gara Dal Servizio Patrimonio vengono gestite solo le gare che appaltano lavori in economia (gara ufficiosa – per importi inferiori ai 500.000 Euro) mentre tutte le altre sono gestite direttamente dall’ufficio Contratti (può trattarsi di licitazioni, appalti concorso con bando pubblico o di gare europee) (cfr. quanto definito anche in procedura PR 7.4_01 “Gestione delle forniture di beni e servizi”). La commissione aggiudicatrice è formata da almeno tre persone che normalmente sono: il dirigente del Servizio Patrimonio, il direttore dell’Ufficio Manutenzioni e un funzionario incaricato in possesso dei requisiti previsti dalla L.P. 26/93. Per quanto riguarda le opere in economia viene predisposta una determinazione di approvazione di prima perizia ed eventuali perizie successive nel corso dell’esercizio finanziario per tutti gli interventi da eseguirsi ai sensi dell’art. 52 della L.P. 26/93. Con tale determina vengono anche impegnati i fondi, distinti per lettera (per quanto riguarda la manutenzione straordinaria) di cui al programma di manutenzione approvato e finanziato dal CdA. Pertanto, per questo tipo di lavori, non è necessario, a seguito di ogni aggiudicazione, provvedere all’impegno dei fondi. Input documentazione di gara predisposta dalle ditte partecipanti Output verbale di gara, lettera aggiudicazione/comunicazione di esclusione,

impegni economici, budget e provvedimenti di assegnazione del budget o determinazioni d’impegno di spesa

6.2.4 Individuazione della DL ed assegnazione dei l avori

Individuato l’aggiudicatario, è cura del dirigente del Servizio Patrimonio affidare la Direzione Lavori ad uno dei propri tecnici. La DL viene affidata tramite un ordine di servizio nominativo, sottoscritto dal dirigente del Servizio Patrimonio. Per l’affidamento dei lavori alla ditta appaltatrice vengono predisposti: - il contratto (atto di cottimo) - i verbali di consegna dei lavori - le autorizzazioni necessarie ad eventuali subappalti - la notifica preliminare - la verifica delle autodichiarazioni presentate in sede di gara dalla ditta appaltatrice ed inoltre: - i budget per tecnico, suddivisi tra manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico

utenti (detti importi possono essere aggiornati dal dirigente del Servizio Patrimonio in funzione delle esigenze di servizio)

- il provvedimento di assegnazione del budget


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Input verbale di aggiudicazione

Output OdS per la nomina del DL

documenti per l’affidamento dei lavori alla ditta appaltatrice

6.3 Attività di gestione degli interventi di manute nzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti 6.3.1 Generalità

La/le zona/sottozone vengono assegnate ai tecnici attraverso un Ordine di Servizio (OdS). Un ulteriore OdS viene emesso per attribuire la DL dei lavori/cantieri che verranno aperti nella loro zona/sottozona di pertinenza e che siano riferibili al contratto triennale stipulato con la ditta appaltatrice (cfr. al paragrafo precedente). I tecnici di zona hanno, inoltre, la responsabilità di ordinare e far eseguire alla ditta appaltatrice di zona tutti i lavori, che rientrino nel suddetto contratto, per importi inferiori ai 15.493,71 Euro. Per importi superiori e/o per eseguire lavori non contemplati dal contratto, devono ottenere l’approvazione del direttore dell’Ufficio o del dirigente del Servizio con la sottoscrizione dell’ordine di lavoro. Le attività dei tecnici sono effettuate su tutti gli alloggi di proprietà ITEA ma anche sugli alloggi affidati ad ITEA in gestione da parte dei Comuni; in quest’ultimo caso lo stanziamento delle somme a bilancio per la manutenzione straordinaria è definito dal Comune proprietario che lo definisce sulla base delle indicazioni fornitegli dal tecnico di zona ITEA e dal tecnico del Comune stesso. Per quanto riguarda l’Istituto esiste un apposito capitolo di bilancio dove annualmente vengono elencati impegni diversi sia per tipologia di manutenzione che per Comune. I principali compiti dei tecnici sono l’effettuazione: - dei controlli sugli interventi già ordinati per i quali questo sia ritenuto necessario o

opportuno (interventi consistenti in termini economici e/o di impatto, interventi effettuati da imprese neo-affidatarie, ecc.);

- dei sopralluoghi relativi alle segnalazioni ricevute per le quali ne sia stata stabilita la necessità (cfr. al par. 6.3.3 “Valutazione della segnalazione all’Istituto);

- dei sopralluoghi e rilievi finalizzati alla redazione dei piani manutentivi, dei progetti o rilevare dati statistici;

- dei controlli su interventi specifici affidati a ditte specializzate (ad es.: controllo dell’adeguamento di estintori e lance antincendio).

Input OdS per designazione zona e DL Output OdS per designazione zona e DL accettato dal tecnico


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Inizio

accoglimento e registrazione della

richiesta

analisi e classificazione della

richiesta

urgente?

no

si

richiesta di interventosegnalazione di guasto

Ascot WEB -economato

pertinente?

segnalazione all'impresa

si

no

giàpianificato?

1si

per dittadi zona?

no

scelta ditta

2

no

si

sopralluogo?

no

valutazione della natura e delle cause

dell'intervento

si

risposta a richiedente


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6.3.2 Inserimento della segnalazione all’Istituto La richiesta di intervento può arrivare all’Istituto da più soggetti: - utente esterno (assegnatario, ditta appaltatrice, fiduciario, Enti esterni, ecc.) - utente interno (ad es.: il tecnico di zona che procede a sopralluoghi periodici, il

rappresentante ITEA che partecipa all’assemblea condominiale, ecc.) La segnalazione verbale di richiesta dell’intervento espressa da un utente esterno viene inserita: - direttamente dal geometra che la riceve per le zone di competenza; - dalla segreteria del Servizio. La segnalazione scritta di richiesta dell’intervento viene inserita dal geometra di zona che la riceve dal protocollo. E’ da notare che le necessità di intervento derivanti dai sopralluoghi periodici dei tecnici non vengono inserite nel programma informatico poiché il tecnico provvede direttamente alla segnalazione all’impresa (cfr. al par. 6.3.4) ovvero all’emissione dell’ordine (cfr. al par. 6.3.5). Input richiesta utente (verbale/scritta) ed autorilevazione

Output registrazione richiesta in pgm informatico (segnalazione all’Istituto)

6.3.3 Valutazione della segnalazione all’Istituto La valutazione della segnalazione viene effettuata dai tecnici (geometri di zona), dal direttore, dal dirigente (ma anche dalla segreteria del Servizio Patrimonio, dal funzionario amministrativo o dal centralino nel caso di segnalazioni non pertinenti) o dalla ditta appaltatrice per gli interventi di somma urgenza, i quali decidono: - se la segnalazione non è pertinente (in base al Codice Civile o al “Regolamento

delle affittanze”) ne viene data immediata risposta all’utente (di solito verbale); la segnalazione può risultare non pertinente anche a seguito di uno specifico sopralluogo

- se la segnalazione è pertinente viene stabilito se è: di somma urgenza: o in caso di interventi urgenti di questo tipo e/o al di fuori del normale orario di

lavoro dell’Istituto, l’utente tipicamente accede ai servizi dei VVFF, i quali possono contattare il direttore o il dirigente che concorderanno interventi successivi con la ditta appaltatrice di zona

in questo caso verrà predisposta successivamente la segnalazione all’impresa da parte del tecnico di zona. Inoltre, viene incaricato un tecnico dell’Istituto (tecnico di zona, direttore o dirigente, in relazione alla tipologia di intervento) affinché provveda ad un sopralluogo nel più breve tempo possibile; non urgente ma da verificare: in questo caso dovrà essere effettuato un sopralluogo da parte del tecnico o della ditta o di entrambi allo scopo di: o verificare/approfondire i termini della richiesta o analizzare le cause che possono aver scatenato il guasto; soprattutto in questo

caso può rendersi necessario procedere anche a rilevazioni e misurazioni puntuali dei fenomeni segnalati (ad es.: valutazione dei ponti termici nel caso di affioramento di muffe). Nel caso specifico di malfunzionamenti o guasti agli impianti di riscaldamento, le rilevazioni da parte delle ditte appaltatrici sono da considerarsi obbligatorie.

Nel caso in cui il sopralluogo sia effettuato dal tecnico e/o insieme alla ditta, la descrizione dell’intervento da effettuare verrà tracciato nella segnalazione all’impresa o direttamente nell’ordine; nel caso in cui il sopralluogo sia effettuato


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solo dalla ditta, la descrizione dell’intervento sarà riportata direttamente nel preventivo inviato dalla ditta all’Istituto. A seguito del sopralluogo può rendersi necessario riconsiderare la richiesta in termini di competenza dell’Istituto sull’intervento e quant’altro. Ove necessario, l’utente viene contattato per le vie brevi, sia dal tecnico di zona che dalle ditte incaricate, per gli accordi necessari a favorire il sopralluogo presso il proprio alloggio. La scelta della necessità del sopralluogo da parte dell’Istituto è di responsabilità del tecnico. non urgente e non da verificare: si tratta di lavori per i quali la richiesta è già sufficientemente esaustiva perché non equivocabile e/o di modesta entità; in questo caso viene direttamente autorizzata la ditta all’intervento

- se la segnalazione è pertinente dovrà, inoltre, essere valutata l’attribuzione della spesa dell’intervento: o a totale carico dell’Istituto o a totale carico degli inquilini o da ripartire tra Istituto ed inquilini o da ripartire tra Istituto ed altri proprietari: se del caso dovrà essere indetta

un’assemblea condominiale straordinaria gestita con la collaborazione dell’Ufficio Amministrazioni Immobili o data comunicazione agli altri proprietari (ad es.: interventi di manutenzione straordinaria in immobili in proprietà mista o in immobili affidati in gestione all’Istituto da altri Enti)

nonché: o la necessità, da parte dell’inquilino, di rivolgere la richiesta all’amministratore

condominiale, qualora presente, o ad altro soggetto (interno all’Istituto o meno) o la fattibilità da parte delle ditte appaltatrici di zona ovvero di ditte specializzate o l’eventuale, già prevista, realizzazione dell’intervento nei piani pluriennali degli

interventi programmabili o l’eventuale inserimento del fabbricato in piani di cessione o l’eventuale stipula con l’assegnatario di un patto di futura vendita dell’alloggio

Eventuali situazioni dubbie saranno sottoposte al direttore dell’Ufficio Manutenzioni o al dirigente del Servizio Patrimonio al fine di fornire all’utente una risposta definitiva in termini di effettuazione dell’intervento stesso. In termini di riscontro della richiesta si opera come segue: - la manifesta incongruenza di una richiesta formulata verbalmente viene

comunicata direttamente al richiedente; - la manifesta incongruenza di una richiesta formulata per iscritto viene riscontrata

per iscritto; - il riscontro negativo ad una richiesta formulata per iscritto viene riscontrata per

iscritto; - quando si prevede che l’intervento di manutenzione venga iniziato entro 40 giorni

dalla data di ricevimento della richiesta scritta, l’utente viene avvisato verbalmente; diversamente gli verrà data comunicazione scritta;

- il riscontro della mancata attinenza della richiesta alle competenze dell’Istituto può comportare: o nel caso di interventi a carico dell’inquilino: la richiesta di una esplicita

autorizzazione scritta a procedere comunque da parte dell’Istituto a fronte di un onere economico a carico dell’inquilino


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o nel caso di interventi a carico della ditta costruttrice (ad es.: vizi occulti): la richiesta scritta di intervento alla ditta costruttrice stessa

o nel caso di interventi in immobili di proprietà mista: la validazione della richiesta da parte dell’assemblea condominiale per lavori che comportino l’esborso di importi considerevoli

- il riscontro della già avvenuta programmazione dell’intervento nei piani pluriennali viene comunicata per iscritto o verbalmente al richiedente.

In sintesi, viene sempre comunicata una risposta all’utente, verbale o scritta; di norma, comunque, vale la regola della risposta scritta ad istanza scritta ed, a questo proposito, per facilitare e standardizzare l’informazione verso l’utenza, sono stati predisposti dei modelli di corrispondenza (ad esempio, per riscontrare positivamente una richiesta, per ricordare la necessità di recupero delle spese di manutenzione in esecuzione per gli alloggi inseriti nei piani di cessione, per il parziale recupero delle spese di manutenzione dagli inquilini richiedenti, ecc.) che sono messi a disposizione dei tecnici di zona e della segreteria del Servizio. Input registrazione richiesta in pgm informatico (segnalazione all’Istituto)

Output risposta all’utente a seguito valutazione (verbale/scritta)

6.3.4 Predisposizione della segnalazione alla ditta Effettuata la valutazione ovvero definita la necessità di intervenire, viene predisposta - con il supporto del programma informatico - la segnalazione alla ditta. La segnalazione fornisce all’impresa le informazioni necessarie ad effettuare il relativo sopralluogo ed a predisporre/confermare il preventivo di spesa. Infatti, tanto la segnalazione quanto il successivo preventivo dell’impresa contengono: - l’indirizzo ed i dati identificativi del fabbricato/alloggio oggetto di intervento; - la descrizione dei lavori da effettuare; - la stima economica. La stima economica può essere ipotizzata anche dal tecnico in quanto è predisposta sulla base dell’elenco prezzi ITEA (predisposto per lavorazioni ricorrenti) oltreché sull’elenco prezzi della PAT. Il preventivo dell’impresa, dalla stima, dovrà detrarre la percentuale di ribasso offerto in fase di aggiudicazione. La segnalazione all’impresa viene inviata all’impresa solitamente via PC fax; il preventivo viene inviato direttamente al tecnico. Si ricordi che tutti gli interventi devono essere eseguiti dall’impresa almeno sulla base di un Ordine di Lavoro (OdL) mentre i lavori urgenti o di piccola entità possono essere affidati ed iniziati anche sulla base della sola segnalazione – anche telefonica – all’impresa; in quest’ultimo caso l’OdL viene inviato alla ditta entro il primo giorno lavorativo successivo e, comunque, sempre a seguito della consegna, da parte della Ditta, del modulo MD 052 o di un preventivo che riporti, comunque, tutte le informazioni previste dal modulo stesso. Input segnalazione all’Istituto (verbale/scritta/autorilevata) Output segnalazione all’impresa contenente la descrizione del cantiere di

riferimento, dei lavori da effettuare e la (ev.) stima economica


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1

Preventivo impresa (ev.)

Predisposizione ordina all’impresa

Effettuazione intervento di

manutenzione

Controllo degli interventi

Controllo OK?

Contabilizzazione degli interventi

Contabilità OK?

Consegna dei lavori

Riscontro dei lavori

Liquidazione dei lavori

Fatture interventi

fine

Stato avanz. Lavorilibretto delle misureregistro di contabilità

Elenco lavoriverificato

Contabilità lavori

no

no

si

si

Ordine di lavoro

AscotWEB -economato

MD 050MD 051MD 052

Gestione delle non conformità

Collaudo OK?

collaudo degli interventi

inizio

Relazione di collaudorelazione di accomp.toOrdini di servizio (ev.)

MD 004

no

si

Fatture liquidate(timbro)Certificato di

pagamento


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6.3.5 Predisposizione dell’ordine Gli ordini all’impresa contengono: - l’indicazione del fabbricato/alloggio/scala presso il quale effettuare l’intervento; - la descrizione dei lavori da effettuare; - la distinzione tra lavori di manutenzione ordinaria a carico ITEA, straordinaria ed a

carico utenti; - l’importo presunto; - i tempi di esecuzione che la ditta deve rispettare per l’inizio ed il termine dei lavori

stessi. L’ordine viene stampato (sottoscritto dal dirigente del Servizio/direttore dell’Ufficio nel caso di importi superiori ai 15.493,71 Euro) ed inviato all’impresa generalmente via PC fax. Con la predisposizione dell’ordine viene ridotta la disponibilità economica (budget) prevista per la manutenzione degli immobili della zona di competenza di ciascun tecnico. L’ordine formale alla ditta viene sempre predisposto per tutti gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria, a guasto o programmabili. In assenza di segnalazione all’Istituto può essere emesso direttamente l’ordine, prescindendo anche dall’emissione della segnalazione alla ditta (cfr. quanto al par. 6.3.4). Input preventivo ditta (ev.) Output ordine di lavoro

6.3.6 Effettuazione dell’intervento di manutenzione La fase è sotto la responsabilità della ditta appaltatrice che ha l’obbligo di rendicontare tutti gli interventi all’Istituto utilizzando una modulistica e modalità di trasmissione, sia in termini di cadenze che di strumenti, mutuati dagli obblighi espressi nei capitolati speciali d’appalto ed adattati alle esigenze di standardizzazione e di verifica dell’Istituto. I moduli previsti sono tre e sono funzionali a: - riportare tutte le informazioni relative agli interventi iniziati, in corso e/o terminati

progressivamente nel corso dell’anno con aggiornamento periodico quindicinale (MD 050 “Elenco degli interventi segnalati, in corso ed ultimati”). Ogni intervento aperto/ordinato dovrà essere aggiornato nel rendiconto ogni quindici giorni anche per la percentuale relativa allo stato di avanzamento dei lavori, sino a quando non verrà effettivamente concluso; in quest’ultimo caso verrà indicata anche la data effettiva di fine lavori e verrà posto in stato C “chiuso”;

- riportare tutte le informazioni relative agli interventi scatenati da chiamate dei VV.FF. o degli utenti iniziati nella quindicina consuntivata (MD 051 “Elenco delle segnalazioni pervenute direttamente alla ditta dai Vigili del Fuoco o dagli utenti”); nel caso in cui, da un intervento di questo tipo, dovesse scaturire un intervento di manutenzione commissionato dall’Istituto a mezzo di un ordine, questo verrà ripreso – come tutti gli interventi manutentivi – nel modulo MD 050;

- mettere l’Istituto a conoscenza di tutti i casi di pronto intervento conseguenti a segnalazioni pervenute direttamente alla ditta dai VV.FF. o dagli utenti (MD 052 “Rapportino di pronto intervento”) e, quindi, inseriti nel MD 051.


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Tutti i moduli devono pervenire all’Istituto il primo giorno lavorativo utile dopo il primo ed il quindicesimo giorno di ciascun mese. Il modulo MD 052 deve pervenire all’Istituto entro le 48 ore successive la data/ora di inizio intervento. Input per interventi di manutenzione ordinaria/straordinaria: ordine di lavoro Output entro 48h dalla data di inizio intervento il modulo 052

con aggiornamento quindicinale i rendiconti previsti dai moduli MD 050

ed MD 051 trimestralmente per gli interventi di manutenzione ordinaria e

straordinaria inclusi quelli relativi agli impianti non controllati da

contratto d’appalto: SAL

6.3.7 Gestione del cantiere, sopralluoghi e control lo dei lavori Rispetto ad una generale gestione del cantiere è compito della DL provvedere: - alla scelta dei materiali in termini di rispondenza alle caratteristiche del progetto; - alla verifica del rispetto delle norme contrattuali (di progetto, capitolato, elenco

prezzi); - ai sopralluoghi di verifica tecnica dei lavori per la valutazione della corretta

esecuzione dei lavori; - al controllo della contabilità di cantiere (presentata dalla ditta appaltatrice); - all’aggiornamento del giornale lavori su supporto informatico (ove previsto); - alla verifica dello stato di avanzamento dei lavori. La pianificazione dei sopralluoghi e dei controlli da effettuare rimane nella sostanziale discrezionalità del tecnico che, anche sulla base dell’importanza dei lavori, utilizza: - la propria conoscenza della pianificazione generale dei lavori per la zona di

competenza, per ordinare/controllare i lavori secondo la stessa pianificazione generale;

- i contatti pressoché quotidiani con la ditta per concordare/verificare le necessità che emergono nel tempo (sia dalle richieste degli utenti che dai sopralluoghi propri o della ditta stessa);

- la rendicontazione periodica inviatagli quindicinalmente dalla ditta appaltatrice per controllare l’avanzamento dei lavori ordinati o avviati urgentemente dalla stessa nel periodo di riferimento.

Per quanto riguarda i sopralluoghi ed i controlli dei lavori, questi sono gestiti in autonomia dai singoli tecnici ma, comunque, sulla base dei seguenti criteri generali: che venga eseguito un numero di sopralluoghi e controlli pari al 40% del numero degli ordini chiusi e, comunque, nella globalità, almeno un sopralluogo o un controllo ogni 25.000 Euro di importi riscontrati su base annua. Nel caso di interventi di modesta entità per i quali, non siano stati effettuati controlli diretti da parte della DL, sono riportate nel giornale lavori informatico, le informazioni (tipicamente le date di inizio, fine presunta ed effettiva) direttamente ricavate dai consuntivi predisposti dalle ditte (modulo MD 050). Nel caso, invece, di interventi che siano stati controllati direttamente dalla DL, sul giornale lavori verranno inserite le informazioni direttamente riferibili alle attività della stessa; in pratica, le date di sopralluogo e di effettuazione dei controlli, di fine effettiva riscontrata dal tecnico e tutte le annotazioni di interesse. Pertanto, ogni intervento controllato direttamente


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dalla DL, verrà dichiarato concluso con l’immissione della data di fine lavori effettivamente riscontrata dal tecnico di zona. I controlli possono essere effettuati utilizzando anche strumenti in dotazione del Servizio Patrimonio. Per quanto riguarda la loro gestione cfr. quanto in PR 7.6_01 “Gestione degli strumenti di misurazione e controllo”. Periodicamente vengono intrapresi contatti con le imprese e con altri Enti pubblici a fini diversi. Ad esempio: - per autorizzazioni o allacciamenti; - per il controllo del rispetto degli adempimenti assicurativi (quadrimestrale); - per la concessione delle autorizzazioni al subappalto; - per l’invio di dati relativi allo stato di avanzamento dei lavori e richiesti dalla PAT

per l’aggiornamento dell’osservatorio dei lavori pubblici; - ecc. Input entro 48h dalla data di inizio intervento il modulo 052

quindicinalmente i rendiconti previsti dai moduli MD 050 ed MD 051 Output per gli interventi di manutenzione straordinaria: giornale dei lavori su

supporto informatico

6.3.8 Contabilizzazione degli interventi La contabilizzazione degli interventi di manutenzione viene effettuata nel rispetto delle clausole previste dai capitolati speciali d’appalto dei singoli lavori o direttamente a fine lavori per le opere in economia. La contabilizzazione degli interventi di manutenzione compresa negli appalti di zona, viene effettuata trimestralmente (a partire dalla data di affidamento dell’appalto all’impresa aggiudicatrice). In pratica, ogni impresa invia al tecnico l’elenco degli interventi effettuati e/o conclusi nel trimestre raggruppati per tipologia di intervento (è da ricordare che ad ogni tipologia di intervento è associata una lettera dell’alfabeto che è presente nell’OdL e che è derivata dal programma di manutenzione pluriennale). Per ogni intervento è predisposta la descrizione dello stesso ed indicato il fabbricato (ove presente, la scala, l’alloggio, ecc.), il costo ed il riferimento all’ordine. Il tecnico deve verificare che l’elenco inviato sia corretto in tutte le sue parti, associando ad ogni intervento il rispettivo ordine di lavoro. Nel caso in cui non esista corrispondenza tra l’importo ordinato e quello consuntivato, devono essere apportate le necessarie modifiche sul programma informatico (nel caso di importi inferiori a quelli presenti nell’ordine) ovvero attraverso la predisposizione di ulteriori ordini (o integrazione di questi a mezzo di ulteriori ordini o inserimento di nuove linee d’ordine) da collegare alla relativa segnalazione all’impresa (nel caso di importi superiori a quelli presenti nell’ordine). L’attività comporta il richiamo, dal programma informatico, di ogni singolo ordine al fine di controllare il tipo di lavoro commissionato, l’importo previsto nell’ordine e la corrispondenza con l’importo consuntivato. Input elenco degli interventi effettuati e/o conclusi nel trimestre predisposto

dalla ditta Output elenco degli interventi verificato

ev. modifica delle imputazioni nel pgm informatico


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ev. ordini integrativi

6.3.9 Avanzamento lavori Lo stato di avanzamento dei lavori viene predisposto nel rispetto delle clausole previste dai capitolati speciali d’appalto dei singoli lavori o direttamente a fine lavori per opere in economia con pagamento in unica soluzione. Lo stato di avanzamento dei lavori compresi negli appalti di zona, deve essere predisposto trimestralmente per zona/sottozona di competenza, e si riferisce a tutti gli interventi svolti nel trimestre precedente o secondo quanto previsto dai capitolati di appalto (per gli appalti non di zona). Ad ogni stato di avanzamento lavori deve essere predisposta da parte della DL la seguente documentazione: - libretto delle misure (firmato dalla ditta, dalla DL e dal dirigente del Servizio) per

ogni stato di avanzamento, da passare al Servizio Finanziario - registro di contabilità (firmato dalla ditta, dalla DL e dal dirigente del Servizio) da

passare al Servizio Finanziario - stato di avanzamento lavori (SAL) da passare al Servizio Finanziario - certificato di pagamento (sottoscritto dalla DL e dal dirigente del Servizio) da

passare al Servizio Finanziario.

Input interventi di manutenzione

Output SAL trimestrale

certificato di pagamento registro di contabilità (aggiornato)

libretto delle misure (aggiornato)

6.3.10 Consegna dei lavori (consuntivazione informa tica degli OdL) Questa fase si configura come fase di controllo della conformità dell’ordinato; il compito del tecnico è, quindi, quello di verificare il rispetto della correttezza degli importi esposti e dell’imputazione dell’IVA. Le attività di contabilizzazione degli interventi prevedono una fase di cosiddetta consegna dei lavori che dev’essere effettuata ordine per ordine. L’attività è finalizzata all’imputazione dell’importo consuntivo di ogni singolo OdL, debitamente controllato, sull’appropriato impegno di spesa. E’ compito del personale amministrativo del Servizio Finanziario (Uffici Affari Finanziari e Ragioneria) effettuare le debite verifiche contabili rispetto alla corretta attribuzione dell’aliquota IVA nonché contattare le imprese affinché producano le fatture (una per ogni capitolo, aliquota IVA e sottozona) per l’importo complessivo verificato dai tecnici. Se previsto dal capitolato d’appalto, a questo punto vengono predisposti da parte della DL anche il registro di contabilità ed il libretto delle misure che consentono, in modo sintetico e complessivo, di testimoniare delle attività di controllo tecnico effettuate per i vari interventi. Vengono prodotti gli elaborati complessivi (SAL) a supporto dello stato di avanzamento lavori relativi ad una determinata zona/sottozona. Le attività tecnico-amministrative svolte sino a questo momento vengono prese in mano dal personale amministrativo del Servizio Finanziario al quale il tecnico consegna tutto il materiale cartaceo sin qui predisposto e/o controllato. Le fatture emesse dalle imprese vengono recapitate al Servizio Finanziario che provvede alla loro registrazione. Tutto l’incartamento e le relative fatture vengono


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nuovamente consegnate al tecnico perché effettui le fasi finali di riscontro e liquidazione. Input elenco degli interventi verificato dai tecnici

registro di contabilità

libretto delle misure SAL dei lavori relativi a ciascuna zona Output importi interventi verificati dal Servizio Finanziario

richiesta fatturazione alle imprese e registrazione delle stesse

6.3.11 Riscontro dei lavori E’ compito del tecnico, in collaborazione con il personale amministrativo dei Servizi Patrimonio e Finanziario, procedere al riscontro dei lavori che consiste nel richiamare, dal programma informatico, il numero di registrazione della fattura e spuntare gli ordini da riscontrare compresi in quella fattura, eventualmente sulla base di un elenco cartaceo predisposto dal Servizio Finanziario stesso. Input OdL Output OdL completo di corrispondente nr. di fattura

6.3.12 Liquidazione dei lavori Effettuato il riscontro di tutti i lavori, si procede con la predisposizione della liquidazione, che viene effettuata mediante l’apposizione su copia della fattura (l’originale è conservato presso il Servio Finanziario) di un apposito timbro recante la dicitura di liquidazione. La copia della fattura, vidimata con la controfirma del dirigente del Servizio Patrimonio e della DL, viene inoltrata al Servizio Finanziario insieme al certificato di pagamento e alla documentazione tecnica di contabilità lavori. Un cenno a parte meritano alcune specificità contabili che possono rendere non immediatamente identificabili gli importi riscontrati rispetto a quelli liquidati; a questo proposito basti citare lo 0,5% dell’importo complessivo del contratto di appalto trattenuto dall’Istituto a titolo di eventuale indennizzo e svincolato solo al termine del triennio di appalto, in sede di liquidazione finale dei lavori. Input fatture Output certificato di pagamento e documentazione contabilità lavori

fatture liquidate

6.3.13 Fine lavori Per i lavori in economia di importi ridotti, non viene redatto verbale di ultimazione lavori. La fase 6.3.9 “Avanzamento lavori”, quando effettuata in occasione dell’ultima fase di avanzamento lavori, deve prevedere anche l’emissione: - del verbale di ultimazione dei lavori (sottoscritto dalla ditta, dalla DL e dal dirigente

del Servizio); il verbale viene redatto solo alla conclusione dell’appalto; - della lettera di richiesta delle copie delle fatture quietanzate relative ai

subappaltatori; - della richiesta per via telematica del Documento Unico di Regolarità Contributiva

(D.U.R.C.); - della lettera di verifica del rispetto degli obblighi contributivi da inviare alla PAT;


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- della relazione sul conto finale. Input interventi di manutenzione Output verbale di ultimazione lavori

D.U.R.C.

lettera di verifica degli obblighi contributivi dichiarazione sulla non cessione dei crediti (lavori di straordinaria

manutenzione) dichiarazione relativa agli avvisi ad opponendum (lavori di straordinaria

manutenzione) richiesta della copia delle fatture subappaltatori quietanzate

relazione sul conto finale (DL)

6.3.14 Collaudo tecnico-amministrativo dei lavori/e missione del certificato di regolare esecuzione Il collaudo tecnico-amministrativo viene eseguito qualora previsto dalle norme vigenti. Il collaudo viene effettuato procedendo alla verifica a campione dei lavori effettuati attraverso dei controlli visivi e/o strumentali e della contabilità relativa. Il collaudo è effettuato direttamente dalla DL che lo testimonia con il certificato di regolare esecuzione (solo per importi inferiori a 1.000.000 Euro) – mentre per tutti gli altri interventi compresi nell’appalto vengono effettuati dei collaudi in corso d’opera e viene predisposto un collaudo definitivo da parte di un tecnico abilitato esterno all’Istituto (dipendente pubblico in servizio o in quiescenza – L.P. 26/93) in coincidenza con l’ultimazione dei lavori effettuati nel periodo contrattuale. Il certificato viene controfirmato dal dirigente del Servizio. Per gli appalti di zona pluriennali, una volta all’anno e per i lavori sin qui conclusi, la DL predispone la relazione di accompagnamento al conto annuale. Il collaudo parziale (condotto secondo criteri di controllo tecnico-contabili) degli interventi realizzati da ciascuna ditta appaltatrice, viene effettuato ogni anno (ogni 4 trimestri) da un professionista esterno all’Istituto (collaudatore) scelto tra una rosa di tecnici abilitati (dipendenti pubblici in servizio o in quiescenza – L.P. 26/93) secondo criteri di rotazione temporale e di indipendenza dalle imprese. Alla fine di tutti i lavori previsti dal contratto pluriennale, viene effettuato il collaudo definitivo delle opere oggetto del contratto d’appalto pluriennale stesso. Il collaudatore, ritira tutta la documentazione prodotta nei 4 trimestri di competenza dal tecnico, definisce autonomamente i criteri di controllo da adottare per i lavori da collaudare, stabilisce un calendario di incontri che avverranno presso i siti dove si sono realizzati gli interventi con l’impresa, il tecnico di zona e l’utente (se necessario). Conclusi i sopralluoghi di collaudo, è compito del collaudatore predisporre una relazione di collaudo tecnico-amministrativo che verrà consegnata all’Istituto e conservata con tutto l’incartamento relativo agli interventi effettuati. Alla data non sono mai stati rilasciati collaudi non positivi, ma all’interno di una sessione di collaudo possono essere emessi degli ordini di servizio (OdS), anche verbali, che esprimono la necessità di correggere interventi già fatti. A presentazione del collaudo tecnico-amministrativo, il dirigente del Servizio emette la determinazione di approvazione del collaudo con lo svincolo delle trattenute. Input documentazione interventi Output certificato di regolare esecuzione (DL)

o


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relazione di collaudo tecnico-amministrativo parziale annuale o finale (collaudatore)

OdS (eventuali) relazione di accompagnamento al conto annuale determinazione di approvazione del collaudo e svincolo trattenute

6.3.15 Gestione delle non conformità

Le non conformità vengono gestite secondo quanto previsto dalla procedura PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami”. In particolare, nel caso in cui si riscontrassero delle non conformità durante o alla fine degli interventi: - vengono rilevate in contraddittorio verbale dal tecnico all’impresa e l’azione è

concordata direttamente (compreso il rifacimento dei lavori); - possono essere emessi degli OdS (ad es.: nel caso in cui il tecnico capisse che la

ditta potrebbe non rispettare i tempi previsti per l’effettuazione dei lavori, l’OdS può intimarne l’avvio o la prosecuzione preannunciando l’applicazione di sanzioni). Un OdS, in questo caso, è sicuramente da considerarsi una non conformità. L’emissione degli OdS risulta, comunque, piuttosto infrequente.

Input OdS, note a collaudi non positivi, ecc.

Output segnalazione di non conformità (MD 004 o OdS)

6.3.16 Identificazione del reclamo/sollecito La gestione dei reclami e dei solleciti viene gestita secondo quanto previsto dalla procedura PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami” attraverso l’utilizzo del modulo MD 005 “Reclamo”. In particolare, però, si ritiene di derogare alla identificazione dei reclami/solleciti qualora pervengano ripetute segnalazioni da parte di uno o più utenti, relativi ad interventi per i quali: - sia già stata avviata la procedura di segnalazione alla ditta e/o un ordine e/o si

rientri nei tempi previsti per l’esecuzione dei lavori rapportati alla natura degli stessi a prescindere dalla modalità di affidamento;

- la natura, l’entità, l’importanza e/o complessità dei lavori richieda programmazione, analisi, ricerche, progettazioni o finanziamenti speciali per i quali sia già stata data una comunicazione scritta da parte dell’istituto in merito;

- sia già stata data risposta scritta nella quale si motiva il diniego della richiesta. Tutte queste chiamate si ritengono soddisfatte con un’adeguata risposta del ricevente la chiamata, purché competente per farlo. Input solleciti, reclami Output reclamo (MD 005)

6.3.17 Archiviazione delle pratiche Per ogni zona/sottozona e per i documenti relativi al contratto ed alla rendicontazione da parte delle ditte, sono previste due modalità di archiviazione – informatica e cartacea – strutturate in modo analogo per ciascun tecnico referente. 6.3.17.1 Archiviazione cartacea

Sono predisposte due cartelle per ogni tecnico referente. La prima contiene: - la copia del contratto d’appalto e del capitolato speciale d’appalto


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- l’elenco dei fabbricati relativi alla zona - l’elenco prezzi contrattuale - l’incarico relativo alla DL - il parere tecnico-amministrativo - il verbale di consegna lavori - i provvedimenti di assegnazione del budget - delibere, determine, ecc. La seconda contiene la raccolta dei rapportini relativi alla zona/sottozona di competenza suddivisa per tipologia di rendiconto; in pratica la raccolta dei moduli MD 050 e 051 inviati periodicamente dalle ditte. I moduli MD 052 e/o gli eventuali preventivi analitici, sono archiviati da ciascun tecnico, insieme alla copia cartacea dell’ordine ed al POS (ove presente). Le precedenti regole di archiviazione possono essere declinate secondo modalità diverse – tipicamente meno rigorose – per tutti i lavori in economia di importo non rilevante.

6.3.17.2 Archiviazione informatica Ogni tecnico ha a disposizione una struttura per l’archiviazione informatica della modulistica e degli archivi generali, che prevede le seguenti directory: - Lotto Sxxx_yy

o Lavori Finiti yy o Raccolta Rapportini Ditta yy

• MD050_yy • MD051_yy

(dove xxx si riferisce al numero di lotto previsto dall’appalto e yy il codice della zona/sottozona di riferimento). Nella directory Lavori Finiti yy viene archiviato un unico file (Lavori Finiti_aaaa) per ciascun anno di riferimento che raccoglie le evidenze di tutti i lavori commissionati e finiti. Il file viene costruito in corso d’anno spostandovi tutti i righi corrispondenti ai lavori finiti indicati periodicamente dalle ditte nel modulo MD 050 (100% stato avanzamento lavori). Nelle directory MD050_yy, MD051_yy vengono archiviati tutti i file inviati dalle ditte e rinominati rispettivamente per anno e periodo di riferimento (ad es.: MD050-05-01-02 per il rendiconto generale relativo alla seconda quindicina del mese di gennaio 2005).

Al contrario, tutta la documentazione correlata alla rendicontazione contabile dei lavori viene archiviata da ciascun tecnico in archivi cartacei che, di norma, raccolgono tutta la documentazione contabile trimestrale (registro di contabilità, libretto delle misure, copia delle liquidazioni, ecc.). In generale, la documentazione cartacea di questo tipo viene raccolta secondo un criterio di archiviazione che consente di individuare: - l’edificio - il Comune - il Comprensorio Molti dati sono anche riportati negli archivi informatici previsti dal programma in dotazione al Servizio.


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7. Monitoraggio e misurazione del processo

Per questo processo sono previsti degli indicatori di misura per i quali si rimanda alla PR 8.4_01 “Analisi e rendicontazione degli indicatori di servizio/processo”.

ITEAISTITUTO TRENTINOEDILIZIA ABITATIVA

GESTIONE MANUTENZIONI IMPIANTI TERMICI E DI ELEVAZIONE

PR 7.5_08_00

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Il presente documento è di esclusiva proprietà dell�Istituto. Ne è vietata ogni duplicazione, divulgazione, pubblicazione senza espressa autorizzazione scritta dell�Istituto.

Gestione manutenzioni impianti termici e di elevazione


6.1 Generalità 6.1.1 Piano di manutenzione e relazione sullo stato degli impianti

6.2 Attività di gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti 6.2.1 Generalità 6.2.2 Segnalazioni degli utenti all�Impresa 6.2.3 Segnalazioni degli utenti all�Istituto 6.2.4 Effettuazione dell�intervento di manutenzione agli impianti 6.2.5 Documenti previsti dalla normativa vigente per gli impianti di riscaldamento e di

elevazione 6.2.6 Controllo dei servizi e dei lavori 6.2.7 Contabilizzazione degli interventi 6.2.8 Gestione delle non conformità 6.2.9 Identificazione del reclamo/sollecito 6.2.10 Archiviazione delle pratiche

6.2.10.1 Archiviazione cartacea 6.2.10.2 Archiviazione informatica

7 Monitoraggio e misurazione del processo Matrice delle revisioni Rev. Data Modifiche 00 03/11/2005 Nuova emissione del documento

Emissione Verifica (RdQ) Approvazione ing. Claudio Zini B. Loi ing. Giulio Giacomelli



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1. Scopo e campo di applicazione Scopo della presente procedura è quello di definire le modalità di gestione, controllo e monitoraggio delle attività relative ai servizi ed agli interventi di manutenzione effettuati sugli impianti termici e di elevazione, al fine di garantire che le operazioni vengano svolte nel rispetto dei vincoli contrattuali e normativi. La procedura trova applicazione presso il Servizio Patrimonio dell�Istituto ed in particolare riguarda l�ufficio Gestioni Tecniche.

2. Abbreviazioni CdA Consiglio di Amministrazione DL Direzione Lavori OdS Ordine di Servizio AQ Assicurazione Qualità

3. Riferimenti Documenti del SGQ PR 7.6_01 �Gestione degli strumenti di misurazione e controllo� PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni� PR 8.3_01 �Gestione delle non conformità e dei reclami� MD 053 �Rapportino di segnalazione per prestazioni escluse dal contratto� MD 054 �Elenco periodico interventi� per lavori su singolo impianto eccedenti l�importo di 5.000,00 � MD 004 �Rapporto di non conformità� MD 005 �Reclamo� �Registro controlli� Norme e regolamenti Regolamento delle Affittanze (delibera CdA nr. 616 dd. 16.12.1998 adottato con delibera della Giunta Provinciale nr. 1404 dd. 05.03.1999) Guida alla manutenzione (ed. novembre 2002) L.P. 13.11.1992, n. 21 e ss.mm. �Disciplina degli interventi provinciali in materia di edilizia abitativa� D.G.P. n. 3998/93 e seguenti �Disposizioni attuative della L.P. 13.11.1992, n. 21� L.P. 30.11.1992, n. 23 e ss.mm. �Principi per la democratizzazione, la semplificazione e la partecipazione all�azione amministrativa provinciale e norme in materia di procedimento amministrativo� D. Lgs. 30.06.2003 n. 196 �Codice in materia di protezione dei dati personali� L.P. 10.09.1993, n. 26 �Norme in materia di lavori pubblici di interesse provinciale e per la trasparenza negli appalti� D. Lgs. 14.08.1996 n. 494 �Attuazione della direttiva 92/57/CEE concernente le prescrizioni minime di sicurezza e di salute da attuare nei cantieri temporanei o mobili� e ss.mm. Legge Merloni n° 109 /1994; Regolamento di attuazione D.P.R. n° 554/1999; Decreto Legislativo n° 157 del 17/03/1995: attuazione della Direttiva 92/50/CEE in materia di appalti pubblici di servizi; Legge del 09.01.1991 n. 10 �Norme per l�attuazione del Piano energetico nazionale in materia di uso razionale dell�energia, di risparmio energetico e di sviluppo delle fonti rinnovabili di energia� D.P.R. 412/93 �Regolamento recante norme per la progettazione, l�installazione, l�esercizio e la manutenzione degli impianti termici degli edifici, ai fini del contenimento dei consumi di energia, in attuazione dell�art. 4 c. 4 della Legge n. 10 del 09.01.1991� D.P.R. 21.12.1999 n. 551 �Regolamento recante modifiche al D.P.R. 26.08.1993 n. 412 in materia di progettazione, installazione, esercizio e manutenzione degli impianti termici degli edifici, ai fini del contenimento dei consumi di energia� Legge n. 46 del 05.03.1990 �Norme per la sicurezza degli impianti�



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D.P.R. 447 del 06.12.1991 �Regolamento di attuazione della Legge 46/90 in materia di sicurezza degli impianti� D.P.R. del 30.04.1999 n. 162 �Regolamento recante norme per l�attuazione della direttiva 95/16/CE sugli ascensori e di semplificazione dei procedimenti per la concessione del nulla osta per ascensori e montacarichi, nonché della relativa licenza di esercizio� Altri documenti Capitolati Speciali d�Appalto recepiti nei Contratti d�Appalto stipulati con le ditte ed in vigore alla data

4. Responsabilità Nel prospetto seguente, per ogni fase individuata e descritta successivamente, si propone il relativo responsabile di fase. S�intenda con ciò chi detiene la responsabilità del buon funzionamento delle attività previste dalla fase ancorché queste possano, per alcune parti, essere condotte anche da altre figure professionali. A queste responsabilità devono essere aggiunte: - la responsabilità del procedimento in capo al dirigente del Servizio Patrimonio; - la responsabilità dell�intero processo di gestione dei servizi e della manutenzione degli impianti

termici e di elevazione in capo al dirigente del Servizio Patrimonio.

Fase del processo DL(*) Dirigente Direttore Ditta Collaudatore Funz. amm.vo

6.1.1 Piano di manutenzione e relazione sullo stato degli impianti

x x x

6.2.2 Segnalazioni degli utenti all�Impresa

x

6.2.3 Segnalazioni degli utenti all�Istituto

cfr. quanto in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�.

6.2.4 Effettuazione dell�intervento di manutenzione agli impianti

x

6.2.6 Controllo dei servizi e dei lavori

x x

6.2.8 Gestione delle non conformità (rilevazione) x x x x x

6.2.9 Identificazione del reclamo/sollecito (rilevazione)

x x x x

6.2.10 Archiviazione delle pratiche x

(*) con DL si deve intendere qualunque funzionario incaricato (tecnico di zona, tecnico impianti, ecc.)


Data la discreta articolazione del processo descritto nella presente procedura, gli input e gli output del processo vengono elencati a seguire la descrizione di ogni fase significativa. Per comodità, comunque, vengono elencati nella tabella riportata di seguito, solo gli output che sono da considerarsi registrazioni di qualità.

Output Emesso da Distribuito Tempo di conservazione R.Q.

MD 053 �Rapportino segnalazione relativo a prestazioni escluse dal contratto�

ditta appaltatrice DL dieci anni dalla

fine del contratto



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Output Emesso da Distribuito Tempo di conservazione R.Q.

MD 054 �Elenco periodico interventi� per lavori su singolo impianto eccedenti l�importo di 5.000,00 �

ditta appaltatrice DL

dieci anni dalla fine del contratto

Registro controlli tecnico ITEA Direttore dell�Ufficio dieci anni dalla fine del contratto

MD 004 �Rapporto di non conformità� (compilato)

dipendente ITEA/ Dirigente di Servizio

AQ cinque anni

MD 005 �Reclamo� (compilato)

utente/funzionario ITEA AQ cinque anni


La qualità dei servizi percepita dagli utenti è fortemente dipendente dalle modalità con le quali questi vengono erogati. In quest�ottica occorre garantire che le richieste dell�utenza vengano analizzate e ricevano, comunque, una risposta che le soddisfino nei tempi e nei modi definiti. Inoltre, devono essere previste modalità per la formalizzazione degli elementi recepiti nei contatti con gli utenti ai fini del miglioramento del servizi stessi. I servizi di manutenzione agli impianti, quindi, comprendono il complesso delle attività destinate a fornire risposte all'utenza in relazione alle richieste di comfort e sicurezza, implicite ed esplicite, formulate. Tali attività riguardano: - la pianificazione delle attività di manutenzione ordinaria, straordinaria e di miglioria degli impianti

programmabili secondo criteri di priorità e sinergizzazione, sia programmatica che economica, degli interventi;

- l�acquisizione delle richieste degli utenti, attraverso la registrazione dei principali parametri relativi alla descrizione del problema;

- l�analisi del problema, che permette di assegnare la priorità alle richieste e/o di stabilire, in base alla tipologia della richiesta, la competenza/non competenza sul tema;

- l�individuazione delle modalità più adatte per la risoluzione del problema ed evasione della richiesta;

- il controllo realizzativo ed economico degli interventi effettuati. Le attività descritte in seguito insistono, alla data, su un insieme di circa 600 impianti termici centralizzati e circa 530 impianti di elevazione. 6.1 Generalità

Per una migliore comprensione delle attività sotto descritte è utile tenere presenti alcuni assunti terminologici ed organizzativi che caratterizzano le attività svolte dall�Istituto nell�ambito della manutenzione degli impianti installati presso il patrimonio immobiliare in gestione. Innanzi tutto sono da riassumere le principali specificità contrattuali che, per loro natura, caratterizzano le attività di gestione e di controllo degli interventi sia da parte della ditta appaltatrice che da parte dei tecnici dell�Istituto. Le attività di manutenzione sugli impianti, sia per la loro numerosità che per la loro specificità, sono affidate alle ditte sulla base di appalti pluriennali integrati di servizi e lavori. Si distinguono, pertanto, le attività manutentive inerenti il servizio energia ed il servizio ascensori. In entrambi i casi le attività manutentive comprendono tutti gli interventi necessari a mantenere o ripristinare il corretto funzionamento degli impianti; si individuano, quindi, interventi di:



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1. manutenzione preventiva, riguardanti l�esecuzione delle operazioni previste nei libretti d�uso e manutenzione degli impianti che possono essere effettuate in loco con strumenti ed attrezzature a corredo degli apparecchi e che comportano l�utilizzo di attrezzature e materiali di consumo ed uso corrente;

2. manutenzione correttiva o �a guasto�, consistenti in tutti gli interventi eseguiti in seguito alla rilevazione di un�avaria e volti a ricondurre il funzionamento dell�impianto a quello richiesto mediante riparazioni, ricambi di parti, revisione o sostituzione di apparecchi o componenti dell�impianto;

3. manutenzione straordinaria, consistenti in lavori quali l�installazione di sistemi di contabilizzazione, di riqualificazione tecnologica di centrali termiche, di sistemi di supervisione di impianti termici, ecc.

Più specificatamente, per l�appalto del servizio ascensori è prevista a carico della ditta la completa manutenzione degli impianti con la sola esclusione dei danni causati da cattivo uso, manomissione, forza maggiore, adeguamenti normativi, sostituzione di rivestimenti delle cabine, miglioramenti degli impianti, installazione di nuovi impianti. A questo distinguo, dev�essere inoltre aggiunto un chiarimento circa la differenza di gestione che attiene agli interventi compresi nei contratti integrati di lavori e servizi rispetto a quelli che non lo sono: a) la quasi totalità degli interventi riferibili ai contratti integrati di lavori e servizi, prevedono la

normale gestione degli impianti e gli interventi a forfait per i quali non viene emesso alcun ordine di lavoro né atto di cottimo (tipicamente manutenzioni preventive, ordinarie e straordinarie ed interventi �a guasto�);

b) per tutti i lavori di manutenzione sugli impianti del patrimonio immobiliare di proprietà o affidato in gestione all�ITEA non ricompresi nei contratti integrati di lavori e servizi (tipicamente manutenzioni straordinarie sia preventive che correttive), si procede all�affidamento tramite: - appalti in economia con atto di cottimo ai sensi dell�art. 52 della L.P. 26/�93; - ordini di lavoro alle ditte aggiudicatarie degli appalti integrati di servizi e lavori.

In linea generale, quest�ultima tipologia di lavori viene gestita secondo quanto già descritto in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�. Non è applicabile, di contro, alle suddette categorie un predeterminato livello di priorità in quanto, per tutte le categorie, è necessario procedere ad una valutazione puntuale delle necessità (anche sulla base di ulteriori criteri da ricondursi a: messa in sicurezza degli impianti e degli immobili, disponibilità economica, necessità di accordi con altri proprietari, ecc.). Questa discrezionalità rimane, per i lavori compresi nei contratti integrati di lavori e servizi, nella responsabilità della ditta appaltatrice mentre è prerogativa dell�Istituto per i lavori non compresi nel forfait dei contratti integrati (lavori di cui al pt. b) del capoverso precedente). Per quanto riguarda, invece, i servizi associati alle attività manutentive, entrambi i contratti prevedono l�obbligo, da parte delle ditte appaltatrici, di approntare dei sistemi informatici, consultabili anche dai tecnici dell�Istituto, soprattutto funzionali a gestire: - l�anagrafica degli impianti; - la schedatura delle lavorazioni; - l�archivio storico delle grandezze e/o dei dati caratteristici della gestione di ciascun impianto; - la gestione delle segnalazioni provenienti dagli utenti con evidenza degli interventi effettuati; - la contabilità degli interventi di manutenzione correttiva (per il servizio Energia). Inoltre, le ditte appaltatrici sono tenute a predisporre un centro operativo dotato di operatori per il ricevimento via telefonica, telefax o posta elettronica delle segnalazioni di guasti e disservizi e



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di organizzare il servizio in modo tale da garantire la reperibilità immediata in grado di far fronte alle anomalie che tutti i servizi e/o impianti oggetto dell�appalto integrato possono presentare. Le segnalazioni degli utenti, prevalentemente telefoniche, sono indirizzate direttamente al centro operativo della ditta appaltatrice che, per contratto, ha il compito di accoglierle, registrarle ed evaderle nel rispetto dei vincoli di legge e delle prescrizioni contenute nel capitolato speciale d�appalto. Questo tipo di organizzazione, fa sì che i centri operativi delle ditte appaltatrici gestiscano la quasi totalità delle segnalazioni riguardanti gli impianti di riscaldamento e di elevazione. I programmi che, ad oggi, costituiscono il �Sistema informativo� predisposto e messo a disposizione dalle ditte appaltatrici sono i seguenti: per il Servizio Energia: - NPLAN si configura come il programma generale che permette di gestire l�anagrafica degli

impianti; - COSTER S.W.C. 701 per la gestione remota degli impianti di riscaldamento da parte della

ditta e che consente il collegamento in telecontrollo da parte dei tecnici dell�Istituto; - SOL SERVIZI per l�interrogazione, la gestione e l�archiviazione delle chiamate e dei relativi

interventi; per il Servizio Ascensori: - AZI WIN per la gestione complessiva del Sistema Informativo (segnalazioni degli utenti,

anagrafica degli impianti, tracciatura degli interventi, prescrizioni degli Enti preposti al controllo della sicurezza, ecc.).

Per entrambi i contratti la contabilità lavori viene elaborata, ove necessario, con i seguenti programmi: - PRIMUS; - ASCOT WEB che consente anche di gestire le segnalazioni pervenute all�Istituto, generare

segnalazioni ed ordini/atti di cottimo alle imprese (si veda al proposito quanto descritto in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�).

Gli elenchi degli impianti che risultano in gestione a ciascuna ditta appaltatrice nel momento in cui il contratto integrato di lavori e servizi prende avvio, vengono via via integrati con le consegne di nuovi impianti in occasione del rilascio o dell�acquisto di nuovi fabbricati. Infatti, il Servizio Patrimonio, in occasione della consegna di un nuovo fabbricato, provvede al passaggio formale della gestione degli impianti termici e di elevazione alle ditte aggiudicatarie degli appalti integrati a seguito di un sopralluogo in contraddittorio tra il personale incaricato dell�Istituto, delle ditte appaltatrici dei servizi, degli installatori degli impianti e della ditta costruttrice/venditrice.

Tutte le attività inerenti: - la programmazione di manutenzione quinquennale; - la predisposizione della documentazione di gara alla quale si aggiungono:

l�elenco di eventuali apparecchiature da installare; l�elenco degli edifici oggetto del servizio; la pianta del territorio oggetto del servizio; l�elenco degli edifici oggetto di riqualificazione tecnologica ed adeguamento normativo; schema di offerta;

- l�espletamento del procedimento di gara; - l�individuazione della DL;



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vengono effettuate, secondo le dovute specificità ed adattamenti, come descritto nei paragrafi da 6.2 a 6.2.4 in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni� con l�eccezione della predisposizione del piano generale triennale.

6.1.1 Piano di manutenzione e relazione sullo stato degli impianti

La ditta appaltatrice è tenuta a presentare, per contratto, un piano di manutenzione che verrà aggiornato alla scadenza di ogni anno termico ed, annualmente, una relazione sullo stato degli impianti. Da tali elaborati vengono desunti i dati necessari per la previsione/programmazione degli interventi di manutenzione straordinaria, ordinaria, ed a carico utenti e per la redazione dei relativi programmi. In analogia a quanto previsto dalla procedura PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni� al par. 6.2.1, la considerazione dei dati consente di predisporre: - il bilancio annuale di previsione che contiene lo stanziamento annuale (impegno e

pagamento) - le determine d�impegno riguardanti tutti gli interventi previsti nell�anno (ordinari,

straordinari per lettera ed a carico utenti) - per quanto riguarda le opere in economia, le perizie programmatiche di

manutenzione straordinaria predisposta dal dirigente del Servizio Patrimonio con l�utilizzo dei fondi disponibili a bilancio per le attività del Servizio.

Input relazione sullo stato degli impianti

eventuali piani di manutenzione precedentemente redatti Output bilancio annuale di spesa

determine di impegno

perizie di manutenzione straordinaria ed a carico utenti

6.2 Attività di gestione degli interventi di manutenzione ordinaria, straordinaria ed a carico utenti 6.2.1 Generalità

Le attività sotto descritte sono effettuate su tutti gli immobili di proprietà ITEA ma anche sugli immobili affidati ad ITEA in gestione da parte di altri Enti e dei Comuni. In quest�ultimo caso lo stanziamento delle somme a bilancio per la manutenzione straordinaria è definito dal Comune proprietario, sulla base delle indicazioni fornitegli dal tecnico ITEA incaricato degli impianti e dal tecnico del Comune stesso. Per quanto riguarda l�Istituto esiste un apposito capitolo di bilancio dove, annualmente, vengono generati impegni diversi sia per tipologia di manutenzione che per Comune. Non tutti gli impianti sono gestiti direttamente in appalto dalle ditte assuntrici dei servizi. La gestione e la manutenzione ordinaria degli impianti autonomi e di alcuni di quelli centralizzati, sono curate direttamente dagli utenti attraverso tecnici abilitati di loro fiducia. Interventi di manutenzione straordinaria o altri interventi, realizzati direttamente dall�Istituto, su questi impianti soggiacciono agli stessi criteri previsti per i lavori di manutenzione già descritti nella procedura PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�. I requisiti del servizio che possono essere influenzati da richieste specifiche da parte degli utenti, riguardano il servizio di riscaldamento in quanto gli utenti possono stabilire orari di funzionamento personalizzati.



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La durata massima del funzionamento e la temperatura massima negli ambienti sono disciplinati dalla legge. Per evitare fenomeni di condensa, è stato contrattualmente imposto che, comunque, la temperatura minima degli ambienti non scenda mai al di sotto dei 16° C. Di norma, l�orario di riscaldamento viene comunicato all�Istituto o alla ditta appaltatrice del Servizio Energia dal capocasa o dal referente incaricato dagli inquilini, previa indagine presso gli utenti dello stabile. Per quanto concerne la produzione di acqua calda sanitaria, gli utenti possono richiedere orari personalizzati di funzionamento della pompa di ricircolo. Input richiesta del capocasa o referente Output impostazione e personalizzazione orari di riscaldamento e di

produzione di acqua calda sanitaria

6.2.2 Segnalazioni degli utenti all�Impresa La maggior parte delle segnalazioni viene indirizzata dagli utenti direttamente alle ditte appaltatrici. Queste, come già detto, sono tenute ad organizzare un adeguato servizio di accoglimento, gestione ed evasione delle chiamate che rispetti i criteri definiti dal capitolato speciale d�appalto. Input richiesta utente (verbale/scritta), controllo tecnico; Output registrazione nel programma informatico della richiesta o della

difformità rilevata nel controllo tecnico (segnalazione all�Istituto).

6.2.3 Segnalazioni degli utenti all�Istituto Gli utenti, benché siano informati circa la necessità di rivolgersi direttamente alla ditta appaltatrice del servizio, per velocizzare la presa in carico dell�intervento nonché per ottenere risposta in orari non d�ufficio, talvolta si rivolgono all�Istituto per esprimere le loro richieste. Questo può succedere per svariati motivi ed è compito del tecnico che riceve la chiamata, valutare e trasmettere, a sua volta, la segnalazione alla ditta appaltatrice dopo averne valutata la pertinenza.

Nel caso in cui la richiesta fosse pertinente e dovesse comportare interventi da affidare ad altre ditte od alla ditta appaltatrice, per lavori non ricompresi nel forfait contrattuale, i tecnici eseguono le attività descritte nei paragrafi da 6.3.2 a 6.3.5 in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�.

6.2.4 Effettuazione dell�intervento di manutenzione agli impianti

Le ditte eseguono gli interventi di manutenzione sugli impianti sia in riferimento alle necessità e priorità d�intervento riscontrate dai tecnici manutentori o raccolte dal Centro Operativo sia tenendo conto del proprio piano di manutenzione. Queste ultime comprendono anche le segnalazioni trasmesse dall�Istituto all�Impresa. Gli interventi di manutenzione sugli impianti si attuano in maniera leggermente differente per il Servizio Energia ed il Servizio Ascensori. Per il Servizio Energia, gli interventi di manutenzione correttiva o a guasto sono compensati a forfait fino ad un importo di 5.000,00 Euro, quale franchigia per ciascun impianto nell�arco di tre anni. Fino a questo importo, la ditta è tenuta ed autorizzata ad



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eseguire direttamente gli interventi, oltre tale soglia gli interventi vengono compensati a misura. Il riepilogo quantitativo ed economico degli interventi di manutenzione a guasto compresi nella franchigia suindicata, viene sistematicamente registrato ed aggiornato, impianto per impianto, sul sistema informatico, dalla ditta appaltatrice stessa mentre i tecnici dell�Istituto ne verificano periodicamente la regolarità contabile anche per monitorare i casi che superano i 5.000,00 Euro. Per il Servizio Ascensori, tutti gli interventi di manutenzione previsti nel Capitolato Speciale d�Appalto sono compensati a forfait, mentre quelli esclusi e di miglioria sono compensati a misura. Le manutenzioni comprese nel forfait di entrambi gli appalti integrati sono gestite direttamente dalla ditta secondo le prescrizioni contrattuali, attenendosi alle eventuali priorità e direttive specifiche che l�Istituto può stabilire per interventi urgenti, di natura complessa o particolarmente onerosi. Qualora il guasto si verificasse in orari diversi da quelli d�ufficio o in giorni festivi, creando una situazione di somma urgenza od un possibile grave disservizio, la ditta contatterà il tecnico incaricato o, in alternativa, il direttore o il dirigente per concordare gli interventi da eseguire se si prevede che questi superino l�importo di 5.000,00 Euro. In quest�ultimo caso, infine, l�ordine di lavoro potrà essere redatto successivamente da parte del tecnico incaricato. Tutte le informazioni relative agli interventi non compresi nel forfait sono trasmesse dalla ditta all�Istituto, utilizzando modalità mutuate principalmente dagli obblighi espressi nei capitolati speciali d�appalto ed adattate alle esigenze di standardizzazione e di verifica dell�Istituto. I moduli previsti sono due e sono funzionali a: - riportare tutte le informazioni relative agli interventi causati da inconvenienti, rotture

e guasti che attengano a prestazioni non comprese nel capitolato ed eventualmente chiamate dei VV.FF. relative agli impianti nel mese consuntivato (MD 053 �Rapportino di segnalazione per prestazioni escluse dal contratto�). Nel caso in cui, da un evento di questo tipo, l�Istituto dovesse provvedere all�emissione di ordini di lavoro, questi verranno ripresi nel modulo MD 054;

- riportare tutte le informazioni relative agli interventi iniziati, in corso e/o terminati nel mese consuntivato (MD 054 �Elenco periodico interventi�); ogni intervento aperto/ordinato dovrà essere aggiornato nel rendiconto mensile, anche per la percentuale relativa allo stato di avanzamento dei lavori, sino a quando non verrà effettivamente concluso; in quest�ultimo caso verrà indicata anche la data effettiva di fine lavori e verrà posto in stato C �chiuso�;

Il modulo MD 053 deve pervenire all�Istituto entro le 48 ore successive la data/ora del sopralluogo. Il modulo MD 054 deve pervenire all�Istituto il primo giorno lavorativo utile dopo il primo giorno di ciascun mese. Input richieste d�intervento raccolte dal Centro Operativo o rilevate

direttamente dal tecnico manutentore ordine di lavoro

Output intervento manutentivo

trasmissione MD 053 e MD 054



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6.2.5 Documenti previsti dalla normativa vigente per gli impianti di riscaldamento e di elevazione E� fatto obbligo alla ditta appaltatrice di conservare ed aggiornare il libretto di centrale disponibile presso ogni centrale termica. Esso riporta l�elenco delle apparecchiature installate, l�esito delle prove di combustione e la cronologia dei principali interventi effettuati. Per gli impianti di elevazione, il libretto d�impianto andrà conservato nel locale macchine. Esso riporta le informazioni relative alle visite semestrali, alle verifiche biennali e le informazioni previste dalla normativa vigente. Input normativa vigente Output libretto di centrale o d�impianto

6.2.6 Controllo dei servizi e dei lavori Il personale dell�Ufficio Gestioni Tecniche esegue i controlli in modo autonomo ma condiviso e coordinato. E� compito dei tecnici addetti verificare la conformità dei servizi e dei lavori alle prescrizioni contrattuali e controllare lo svolgimento di questi ultimi (anche in termini di fornitura di materiali ed apparecchiature) a mezzo di: - sopralluoghi di verifica tecnica dei lavori per la valutazione della corretta

esecuzione degli stessi; - controlli sull�avanzamento e sulla contabilità dei lavori; - aggiornamento del giornale lavori su supporto informatico (per i lavori di cui al pt.

b) del par. 6.1); - controlli sul corretto accoglimento, gestione ed evasione delle richieste degli utenti; - ecc. La gestione dei controlli e dei sopralluoghi da effettuare rimane nella sostanziale discrezionalità del tecnico che utilizza: - la propria conoscenza della tipologia, natura e priorità dei lavori; - le richieste degli utenti e/o di terzi; - le risultanze dei sopralluoghi; - le registrazioni riportate sui libretti di centrale e d�impianto; - i contatti pressoché quotidiani con la ditta per concordare/verificare le necessità

che emergono nel tempo e la rendicontazione periodica inviatagli mensilmente dalla stessa per controllare l�avanzamento dei lavori ordinati o avviati urgentemente nel periodo di riferimento;

- le informazioni disponibili sul �Sistema Informativo�; - le risultanze delle informazioni contenute nel programma gestionale interno

(ASCOT e ASCOT WEB) (per i lavori di cui al pt. b) del par. 6.1). Per l�effettuazione dei controlli, i tecnici incaricati provvedono a consultare a cadenza periodica i database messi a disposizione dalle ditte, allo scopo di individuare eventuali anomalie (date non congruenti, apparente mancato rispetto delle tempistiche, chiamate e interventi ripetuti, �) sui quali procedere ad ulteriori approfondimenti. Le indagini successive possono comprendere: - l�incrocio dei dati riferibili a questi eventi e disponibili su altri supporti; - le richieste di maggiori informazioni alla ditta appaltatrice; - il sopralluogo presso l�impianto in questione; - la verifica degli interventi effettuati anche presso gli utenti interessati; - ecc.



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Il risultato di quanto sopra viene riportato sul �Registro controlli� (impianti di riscaldamento o ascensori) corredato dalla data e dal nominativo del tecnico che ha effettuato il controllo. Il �Registro controlli� dovrà riportare controlli effettuati sulle segnalazioni pervenute alla ditta e riferibili ad estrazioni mensili. Quantitativamente i controlli minimi dovranno riferirsi alle seguenti percentuali: - un numero di controlli pari al 2% del numero totale delle richieste pervenute dagli

utenti e registrate sul �Sistema Informativo� dalle ditte (circa 3500 annue) al fine di verificare ed analizzare la gestione del servizio di accoglimento ed evasione delle richieste;

- un numero di controlli e/o sopralluoghi pari al 5% del numero totale degli impianti gestiti (circa 1100) al fine di verificare ed analizzare la gestione dei lavori di manutenzione.

Fanno eccezione i lavori di cui al pt. b) del par. 6.1 per i quali si applicano i controlli previsti al paragrafo 6.3.7 in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�.

Input entro 48h dall�arrivo della segnalazione alla ditta il modulo 053

mensilmente il rendiconto previsto dal modulo MD 054 Output per gli interventi di manutenzione per gli interventi non rientranti nella

franchigia: giornale dei lavori su supporto informatico registrazione di controlli e sopralluoghi sul �Registro controlli�

6.2.7 Contabilizzazione degli interventi La contabilizzazione degli interventi di manutenzione all�interno dei contratti integrati di servizi e lavori ricompresi nel forfait viene effettuata nel rispetto delle clausole previste dai capitolati speciali d�appalto dei singoli lavori.

Per gli interventi non ricompresi nel forfait contrattuale, la contabilizzazione viene effettuata nel rispetto delle clausole previste dai documenti contrattuali relativi ai singoli lavori o direttamente a fine lavori per le opere in economia di importo contenuto. Per questa tipologia di lavori, le attività di contabilizzazione e liquidazione dei lavori così come di collaudo tecnico-amministrativo dei lavori sono effettuate secondo le modalità descritte nei paragrafi da 6.3.8 a 6.3.14 in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�.

6.2.8 Gestione delle non conformità

Le non conformità vengono gestite secondo quanto previsto dalla procedura PR 8.3_01 �Gestione delle non conformità e dei reclami�. In particolare, nel caso in cui si riscontrassero delle non conformità durante o alla fine degli interventi: - vengono rilevate in contraddittorio verbale dal tecnico all�impresa e l�azione è

concordata direttamente (compreso il rifacimento dei lavori);



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- possono essere emessi degli OdS (ad es.: nel caso in cui il tecnico capisse che la ditta potrebbe non rispettare i tempi previsti per l�effettuazione dei lavori, l�OdS può intimarne l�avvio o la prosecuzione preannunciando l�applicazione di sanzioni). Un OdS, in questo caso, è sicuramente da considerarsi una non conformità. L�emissione degli OdS risulta, comunque, piuttosto infrequente.

Input OdS, note a collaudi non positivi, ecc.

Output segnalazione di non conformità (MD 004 o OdS)

6.2.9 Identificazione del reclamo/sollecito La gestione dei reclami e dei solleciti viene gestita secondo quanto previsto dalla procedura PR 8.3_01 �Gestione delle non conformità e dei reclami� attraverso l�utilizzo del modulo MD 005 �Reclamo�. In particolare, però, si ritiene di derogare alla identificazione dei reclami/solleciti qualora pervengano ripetute segnalazioni da parte di uno o più utenti, relativi ad interventi per i quali: - sia già stata avviata la procedura di segnalazione alla ditta e/o un ordine e/o si

rientri nei tempi previsti per l�esecuzione degli interventi e/o dei lavori rapportati alla natura degli stessi a prescindere dalla modalità di affidamento;

- la natura, l�entità, l�importanza e/o complessità dei lavori richieda programmazione, analisi, ricerche, progettazioni o finanziamenti speciali per i quali sia già stata data una comunicazione scritta da parte dell�istituto in merito;

- sia già stata data risposta scritta nella quale si motiva il diniego della richiesta; - sia richiesta l�applicazione di orari di riscaldamento diversi da quelli decisi a

maggioranza dagli occupanti dello stabile; - sia richiesta l�accensione o lo spegnimento dell�impianto di riscaldamento in date

diverse da quelle normativamente previste. Tutte queste chiamate si ritengono soddisfatte con un�adeguata risposta del ricevente la chiamata, purché competente per farlo. Input solleciti, reclami

Output Reclamo (MD 005)

6.2.10 Archiviazione delle pratiche Presso l�Ufficio Gestioni Tecniche viene conservata copia della seguente documentazione inerente i contratti integrati di servizi e lavori: - capitolato speciale d�appalto compresi i relativi allegati - relazione tecnica - parere tecnico-amministrativo - bando di gara - lettera di invito - offerta prezzi - contratto - delibere e determinazioni - polizze assicurative CAR - piano di manutenzione - piano di sicurezza - elenco del personale impiegato e denuncia Enti previdenziali - lettera di aggiudicazione - incarico di Direzione Lavori - nomina dei responsabili della ditta aggiudicataria



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- quadro economico di spesa - schede consegna impianti - ecc. Per i documenti di uso ricorrente relativi al contratto ed alla rendicontazione da parte delle ditte, sono previste due modalità di archiviazione � informatica e cartacea � strutturate in modo analogo per ciascun tecnico referente. 6.2.10.1 Archiviazione cartacea

Per ciascun contratto, sono predisposte cartelle per ogni tecnico referente contenenti: - la copia del contratto d�appalto - la copia del capitolato speciale d�appalto e dei suoi allegati - l�elenco prezzi contrattuale - l�incarico relativo alla DL - i provvedimenti di assegnazione del budget - la raccolta dei moduli MD053. In generale, la documentazione cartacea di questo tipo viene raccolta secondo un criterio di archiviazione che consente di individuare: - l�impianto - l�edificio - il Comune - il Comprensorio. Molti dati sono anche riportati negli archivi informatici previsti dai programmi in dotazione al Servizio.

6.2.10.2 Archiviazione informatica I sistemi informatici messi a disposizione dell�Istituto dalle ditte appaltatrici, contengono dati relativi a: - anagrafica degli impianti; - schedatura delle lavorazioni; - archivio storico delle grandezze e/o dati caratteristici della gestione di

ciascun impianto; - gestione delle segnalazioni provenienti dagli utenti con evidenza degli

interventi effettuati; - contabilità degli interventi di manutenzione correttiva per il Servizio

Energia. I tecnici addetti agli impianti accedono a tale sistema per estrarre i dati da elaborare successivamente sul �Registro controlli� dove, inoltre, vengono annotati controlli e sopralluoghi. L�archiviazione elettronica dei documenti e delle informazioni inerenti i servizi gestiti e gli interventi effettuati, sia compresi che non, negli appalti integrati di servizi e lavori, è effettuata utilizzando strutture di directory condivise tra i tecnici dell�Ufficio Gestioni Tecniche e organizzate secondo i seguenti criteri di massima: - una struttura per ogni servizio (ascensori ed energia) - directory destinate a contenere le copie elettroniche dei documenti di

appalto



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- directory per la conservazione dei file di controllo (�Registro controlli�) - directory per la conservazione dei file relativi alla modulistica compilata,

tipicamente i file relativi al modulo MD054 che raccoglie, anno per anno, le evidenze di tutti i lavori commissionati e finiti. Il file viene costruito progressivamente in corso d�anno spostandovi tutti i righi corrispondenti ai lavori finiti indicati periodicamente dalle ditte nel modulo stesso (100% stato di avanzamento lavori)

- ecc.

Alcuni criteri e modalità di archiviazione, sia del materiale cartaceo che di quello elettronico, possono, per i lavori a forfait non compresi nei contratti di appalto, essere mutuati da quelli già descritti al par. 6.3.17 in PR 7.5_07 �Gestione manutenzioni�.

7. Monitoraggio e misurazione del processo

Per questo processo sono previsti degli indicatori di misura per i quali si rimanda alla PR 8.4_01 �Analisi e rendicontazione degli indicatori di servizio/processo�.

GESTIONE DELLE FORNITURE DI BENI E SERVIZI PR

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Gestione delle forniture di beni e servizi


6.1 Generalità 6.2 Formulare la richiesta di fornitura

6.2.1 Formulare la richiesta di fornitura di beni 6.2.2 Formulare la richiesta di fornitura di servizi

6.3 Approvare la richiesta di fornitura 6.3.1 Approvare la richiesta di fornitura di beni 6.3.2 Approvare la richiesta di fornitura di servizi

6.4 Condurre la trattativa di acquisto 6.4.1 Condurre la trattativa di acquisto di beni di modesta entità

6.5 Predisporre l’ordine di acquisto 6.6 Predisporre il contratto 6.7 Approvare l’ordine di acquisto/il contratto 6.8 Attivare la fornitura 6.9 Approvare e pagare la fattura

6.9.1 Pagamento imprese di manutenzione o costruzione 6.10 Valutare la fornitura 6.11 Qualificare il fornitore 6.12 Valutare periodicamente il fornitore 6.13 Aggiornare/modificare la lista dei fornitori qualificati

7 Monitoraggio e misurazione del processo Matrice delle revisioni Rev. Data Modifiche 00 17/05/2004 Nuova emissione del documento 01 01/12/2006 Modifiche conseguenti all’emissione del MD 039

“Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione” (modifiche segnate a margine destro del par. 6.12)


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02 31/03/2008 Trasformazione dell’Ente funzionale in ITEA S.pA. - modifiche conseguenti il nuovo assetto istituzionale : aggiornamento par. 3 – “Norme e regolamenti”; modifiche relative alle deleghe relative alla approvazione dell’acquisto (decisioni dei dirigenti e verbali del Consiglio di Amministrazione – parr. 6.3.2 e 6.7). Modifica al par. 6.4 “Condurre la trattativa d’acquisto” per adeguamenti normativi (contributo da versarsi all’Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici); modifiche ai parr. 6.5 “Predisporre l’ordine di acquisto”, 6.9 “Approvare e pagare la fattura” e 6.9.1 “Pagamento imprese di manutenzione o costruzione” per adeguamenti normativi (D.U.R.C.); modifica ai parr. 6.9 e 6.9.1 a seguito dell’introduzione della nuova prassi di liquidazione (apposizione timbro su fattura). Tutte le modifiche segnate a margine destro.

Emissione Verifica (RdQ) Approvazione dott. S. Franceschini dott. S. Franceschini dott. F. Gubert


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1. Scopo e campo di applicazione La procedura descrive l’articolazione delle attività connesse al processo di approvvigionamento dell’Istituto e si applica al ciclo degli approvvigionamenti di beni e servizi utilizzati sia nei processi di erogazione dei servizi agli utenti che per esigenze interne. La procedura, pertanto, trova applicazione presso tutti i Servizi dell’Istituto.

2. Abbreviazioni AGO Servizio Affari Generali e Organizzazione CdA Consiglio di Amministrazione

3. Riferimenti Documenti del SGQ PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami” MD 033 ”Lista fornitori accreditati” MD 034 “Scheda valutazione fornitore” MD 039 “Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione” Altri documenti Carta dei servizi ITEA Norme e regolamenti L.P. 13.11.1992, n. 21 e ss.mm. “Disciplina degli interventi provinciali in materia di edilizia abitativa” D.G.P. n. 3998/93 e seguenti “Disposizioni attuative della L.P. 13.11.1992, n. 21” L.P. 7.11.2005, n.15 e ss.mm. “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e modificazioni della legge provinciale 13 novembre 13 novembre 1992, n.21 (Disciplina degli interventi provinciali in materia di edilizia abitativa).” D.P.P. 18 ottobre 2006 n. 18-71/LEG. Regolamento di esecuzione della legge provinciale 7 novembre 2005, n.15 “Disposizioni in materia di politica provinciale della casa e modificazioni della legge provinciale 13 novembre 13 novembre 1992, n.21 (Disciplina degli interventi provinciali in materia di edilizia abitativa).” L.P. 19.07.1990, n. 23 e ss.mm. “Disciplina dell’attività contrattuale e dell’amministrazione dei beni della Provincia Autonoma di Trento” e Regolamento di attuazione approvato con D.P.G.P. 22.05.1991, n. 10-40/Leg. L.P. 10.09.1993, n. 26 “Norme in materia di lavori pubblici di interesse provinciale e per la trasparenza negli appalti” D.P.G n. 12-10/Leg. e seguenti “Regolamento di attuazione della L.P. 10.9.93, n. 26” Deliberazione della Giunta Provinciale di data 4 agosto 2006 n. 1585 avente ad oggetto: “Trasformazione di ITEA, determinazione del capitale iniziale ed approvazione degli schemi di atto di trasformazione e statuto della costituenda Istituto trentino per l’edilizia abitativa – Società per Azioni - (ITEA S.p.A.), ai sensi dell’art. 7 della legge provinciale 7 novembre 2005, n. 15” Verbale del Consiglio di Amministrazione di data 03.01.2007 e data 17.07.2007 di approvazione delle deleghe da attribuire ai Direttori Generali e ai Dirigenti Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163 “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE”. Legge 23 dicembre 2005, n. 266 art.1, commi 65 e 67 e deliberazioni in vigore alla data dell’Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture D.P.R. 21.12.1999 n. 554 “Regolamento di attuazione della legge quadro in materia di lavori pubblici 11.02.1994 nr. 109 e ss. mm.”

4. Responsabilità E’ responsabilità di tutti i dirigenti di Servizio che si avvalgano della fornitura di beni/servizi che hanno influenza sui servizi erogati dall’Istituto approvare le richieste di acquisto o adoperarsi per attivare l’iter


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di approvazione presso la Dirigenza Generale o il CdA e provvedere alla predisposizione e gestione della lista dei fornitori accreditati. E’ responsabilità di tutti i funzionari/direttori/dirigenti competenti assolvere alle incombenze previste dalle attività relative alla trattativa di acquisto, all’attivazione della fornitura ed alle incombenze gestionali e contabili sottese alla fornitura.


Input Proveniente da

esigenze di fornitura interne/esterne (richiesta di acquisto/buono di prelievo) richiedente MD 033 ”Lista fornitori accreditati” dirigente responsabile fatture da approvare fornitore MD 034 “Scheda valutazione fornitore” destinatario fornitura MD 039 “Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione” destinatario fornitura

Output Emesso da Distribuito Tempo di

conservazione R.Q.

buono d’ordine Economo fornitore cinque anni

fattura approvata fornitore del bene/servizio Servizio Finanziario a termini di legge

richiesta di offerta/bando di gara

Servizio competente fornitore a termini di legge

documenti d’acquisto (in forma di ordine ovvero in forma di contratto/accordo quadro, ecc.)

Direttore Lavori/Ufficio competente

fornitore

a termini di legge �

MD 033 ”Lista fornitori accreditati” (aggiornata)

Servizio competente Servizio competente cinque anni �

MD 004 “Rapporto di non conformità” (ev.)

Direttore Lavori/Ufficio competente

Dirigente competente/AQ cinque anni �


6.1 Generalità

I principi alla base delle attività di acquisto sotto descritte presuppongono: - le medesime attività di predisposizione delle richieste di acquisto di tutte le forniture (salvo

eccezioni); - la possibile effettuazione delle istruttorie di acquisto da parte delle strutture direttamente

interessate all’acquisto. Ogni acquisto può essere ricondotto ad una delle seguenti categorie: - servizi professionali (formazione, consulenze, collaborazioni coordinate e continuative,

servizi per l’inquilinato, ecc.) - servizi di assistenza o manutenzione (appalti di manutenzione immobili, atti di cottimo per

risanamento alloggi, ecc.) - beni/impianti (beni di consumo, impianti infrastrutturali, mobili ed arredi, software, ecc.) ovvero ad una combinazione di questi. Per richiedenti sono da intendersi esclusivamente persone o strutture interne; i richiedenti non sempre coincidono con i destinatari del bene/servizio. Per responsabili della trattativa di acquisto sono da intendersi tutti i funzionari/direttori/dirigenti che possono assolvere a questo incarico per competenza e/o responsabilità. Per responsabili della lista dei fornitori accreditati sono da intendersi tutti i dirigenti di Servizio che si avvalgano della fornitura di beni/servizi che hanno influenza sui servizi erogati dall’Istituto.


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MD 039 Scheda valutazione ditte

appaltatrici di lavori di manutenzione

Inizio

Formulazione della richiesta di

fornitura

Servizio?

Approvazione della richiesta di

fornitura

OK?

Necessità di servizi professionaliEsigenze di acquisto beni

si

Buono di prelievo (cancelleria ecc.)

Nota interna (prodotti informatici)

Richiesta acquisto (piccoli acquisti) no

Predisposizione decisione del

dirigente competente

Decisione del dirigente

competente

Predisporre istruttoria di

acquisto

MD. 033 Lista

fornitori accreditati

Richiesta di offertaattivazione di gare, licitazioni, trattative, aggiudicazioni, ecc.

si

Predisposizione atto di acquisto

Approvare e trasmettere atto di

acquisto

Attivare la fornitura

Conferma d’ordineordine di acquistocontratto …

Valutare la fornitura

Fine

MD 034 Scheda valutazione

fornitore

no


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6.2 Formulare la richiesta di fornitura Le richieste di fornitura presentate dai richiedenti per lo svolgimento della loro attività seguono iter differenziati a seconda che riguardino beni o servizi e, nell’ambito dei servizi, a seconda che si tratti di appalti, consulenze o servizi gestionali inerenti il funzionamento degli uffici (ad esempio servizi di telefonia). Nel caso in cui la fornitura riguardi un servizio (tipicamente appalti e consulenze), l’iter procedurale è svolto dal dirigente del Servizio nel quale si è rilevata la necessità o l’opportunità di avvalersi di un appalto/consulenza. Nel caso della fornitura di beni di modesta entità (materiali di consumo quali carta, cancelleria, piccoli componenti d’arredo - calcolatrici, lampade, attaccapanni -, manutenzione di macchine ed attrezzature a noleggio, ecc.) le procedure fanno capo all’Economo, funzionario del Servizio Finanziario, il quale si occupa anche delle forniture dei servizi gestionali. 6.2.1 Formulare la richiesta di fornitura di beni

L’approvvigionamento di beni di consumo e/o di modesta entità viene gestito dall’Economo. Il dipendente che necessiti di materiali dei quali venga tenuta una scorta di magazzino (tipicamente cancelleria), compila un “Buono di fornitura - Cancelleria, carta e materiali per ufficio” che, approvato dal proprio direttore d’Ufficio viene consegnato alla segreteria del Servizio Finanziario o direttamente all’Economo che terrà nota dei quantitativi richiesti ed utilizzati per programmare i successivi reintegri. Il richiedente può accedere direttamente al magazzino e ritirare i beni oggetto di richiesta. Per la fornitura di qualsiasi altro bene (ad es.: piccoli complementi d’arredo d’ufficio come lampade, sedie, attaccapanni, calcolatrici, ecc), l’acquisto viene effettuato su richiesta del richiedente che compilerà una richiesta di acquisto (tipicamente una nota interna) che, sottoposta all’approvazione del proprio dirigente, verrà consegnata all’Economo affinché provveda all’acquisto. Anche per i prodotti informatici, il richiedente dovrà formulare la propria richiesta a mezzo di una nota interna, farla approvare dal proprio dirigente ed indirizzarla al dirigente del Servizio AGO che, a sua volta, provvederà ad evaderla dopo aver consultato il responsabile del CED per verificare la congruenza della richiesta con le politiche di informatizzazione dell’Istituto e la disponibilità di budget.

6.2.2 Formulare la richiesta di fornitura di serviz i Nel caso in cui la fornitura riguardi prestazioni professionali erogate da fornitori esterni per la realizzazione/erogazione di servizi, la documentazione che il richiedente deve predisporre è variabile e dipendente dalla tipologia di servizio da acquisire. L’output di questa attività è differenziato rispetto ai due seguenti casi: a) attivazione di fornitura di servizi abituale

è il caso in cui l’attività da esternalizzare rientri nel novero delle forniture abituali che formano oggetto di precedenti accordi contrattuali (convenzioni, accordi quadro, contratti aperti, ecc.). In questo caso, il richiedente provvede a definire in autonomia le specifiche di attivazione della singola fornitura, che possono assumere forme diverse in relazione sia al quadro contrattuale definito che alla complessità, durata e criticità delle attività da esternalizzare.

b) attivazione di nuova fornitura di servizi è questo il caso in cui è necessario definire e formalizzare le specifiche di fornitura (che possono essere costituite da relazioni tecniche, verbali di


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deliberazione del CdA, ecc.) affinché contengano tutti gli elementi necessari all’attivazione di un rapporto contrattuale con il fornitore. Le specifiche di fornitura devono contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al responsabile della trattativa di acquisto di predisporre l’acquisto stesso con particolare riferimento a: - l’oggetto, le specifiche, la durata, i tempi, le responsabilità delle parti; - le modalità di attivazione, controllo, coordinamento e verifica della fornitura

stessa.

6.3 Approvare la richiesta di fornitura L’approvazione delle richieste di fornitura di beni e servizi ha lo scopo di verificare le necessità manifestate dai richiedenti e la capacità dei budget. La verifica della disponibilità economica consiste nell’accertamento della previsione a budget del bene/servizio richiesto. Se non approvata, la richiesta di fornitura viene restituita al richiedente, corredata, se ritenuto necessario, dal motivo della mancata approvazione. 6.3.1 Approvare la richiesta di fornitura di beni

La richiesta di fornitura dei beni viene approvata secondo quanto già descritto al precedente par. 6.2.1.

6.3.2 Approvare la richiesta di fornitura di serviz i L’approvazione della fornitura di servizi segue un iter di approvazione differenziato a seconda della competenza dell’organo approvante (cfr. al proposito quanto descritto al successivo par. 6.7 “Approvare l’ordine di acquisto/il contratto”). Di fatto, quindi, l’approvazione della richiesta risulta implicitamente accordata quando il dirigente del Servizio si attiva per la predisposizione di una propria decisione da sottoscrivere direttamente o per la proposta di deliberazione da sottoporre al CdA. Le decisioni vengono predisposte dalle segreterie o dai funzionari responsabili, firmate dal dirigente del Servizio, numerate progressivamente, datate e, se contengono impegni di spesa, inviate all’ufficio Affari Finanziari per l’imputazione a bilancio. Nel caso in cui la decisone venga approvata direttamente dal dirigente del Servizio, questo fa sì che le attività non comprendano quanto previsto al successivo par. 6.7 “Approvare l’ordine di acquisto/il contratto”.

6.4 Condurre la trattativa di acquisto A seconda della natura della fornitura, il responsabile della trattativa d’acquisto avvia i passi necessari per pervenire alla predisposizione finale dei documenti di acquisto (ordine di acquisto, contratto, accordo quadro, ecc.) confacenti al tipo di fornitura (trattativa diretta, trattativa privata, gara, ecc.). Per ciascuna richiesta di fornitura il responsabile della trattativa d’acquisto richiede un numero di offerte ritenuto congruo di volta in volta e, comunque, nel rispetto delle norme legislative (di norma non inferiore a 5) ovvero procede all’attivazione delle modalità di scelta del contraente secondo quanto previsto dalla normativa provinciale e relativo regolamento di attuazione i cui limiti economici riferibili a ciascuna tipologia di trattativa, vengono aggiornati con deliberazione della Giunta Provinciale ogni anno ed uniformandosi, così, ai requisiti relativi a politiche e condizioni generali di acquisto nonché ai principi di trasparenza, concorrenzialità ed imparzialità. Nel caso di acquisti particolari, tra cui, ad esempio:


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- forniture di minima entità (tipicamente acquisti per cassa), - fornitore unico per il bene/servizio in oggetto, - fornitura di carattere integrativo o complementare rispetto a precedenti contratti, contratti in

essere e/o accordi quadro, il responsabile della trattativa di acquisto può derogare, dandone adeguata motivazione, alla richiesta di più offerte ai fornitori e procedere alla trattativa diretta con il fornitore individuato. Nel caso particolare di acquisti per cassa o di acquisti determinati da particolare urgenza, è possibile che, tanto la richiesta di fornitura quanto l’approvazione dell’acquisto, possano essere sanati ad acquisto avvenuto ferma restando la verifica dell’eccezionalità dell’evento e la responsabilità del richiedente l’acquisto. Rimane, comunque, buona norma informare l’Economo degli acquisti che, se pur di minima entità, si configurino come frequenti e/o ripetitivi, in modo che questi possa organizzarne un’eventuale scorta. Tralasciando il caso di gare europee , che seguiranno l’iter imposto dalle normative vigenti, negli altri casi l'esame delle offerte pervenute dai fornitori ha lo scopo di determinare quale sia l'offerta che garantisce le migliori condizioni di fornitura in termini tecnico/economico/qualitativi. In relazione alla natura della fornitura, i parametri da prendere in considerazione per la valutazione delle offerte possono essere i seguenti: - soddisfacimento dei requisiti tecnico/qualitativi richiesti; - modalità di controllo previste e concordate (controllo presso il fornitore, controllo al

ricevimento, rapporti periodici su avanzamento fornitura); - prezzo di acquisto (comprensivo degli sconti applicati); - condizioni di pagamento (termini e tempi); - condizioni e tempi di consegna; - condizioni di garanzia e assistenza; - qualificazione e valutazione del fornitore; - ecc. I fornitori ai quali vengono trasmesse le richieste d’offerta vengono individuati attingendo dalla lista dei fornitori accreditati ovvero, nel caso in cui la lista non comprenda fornitori del bene/servizio richiesto, vengono scelti sulla base di suggerimenti ed indicazioni provenienti dalle strutture tecniche interne, da informazioni di mercato, ecc. Le richieste di offerta ai fornitori esterni prescelti avvengono a cura del responsabile della trattativa di acquisto. Alla richiesta di offerta possono essere allegate note, od altra documentazione, finalizzate alla corretta comprensione dei requisiti della fornitura per la quale si richiede l'offerta. La richiesta di offerta deve comunque contenere tutti gli elementi utili al potenziale fornitore per valutare i requisiti e definire le specifiche della fornitura, indicare le modalità di controllo e di verifica eventualmente richieste o ritenute opportune. Per tutti i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, inoltre è dovuto da parte dell’ente appaltante un contributo da versare all’Autorità per la Vigilanza sui contratti pubblici, nella misura stabilità annualmente, per entità del contratto, dall’Autorità stessa, con propria deliberazione. A tale scopo, entro il termine di 30 gg. dall’inizio della procedura di gara (ad es., per i contratti di appalto nei lavori pubblici, dalla data di pubblicazione del bando) il responsabile della fornitura predispone la pratica per il versamento all’Autorità e provvede al pagamento. 6.4.1 Condurre la trattativa di acquisto di beni di modesta entità

Nel caso di acquisto di beni di modesta entità non si può parlare di trattativa vera e propria. L’attività di acquisto, quindi, rimane in carico all’Economo che, una volta ricevuta la richiesta del bene da parte del richiedente, provvedere ad inviare l’ordine alla ditta individuata con l’approvazione del programma periodico di spesa annuale.


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Le ditte a cui rivolgersi per questo tipo di acquisti, sono elencate in una determinazione approvata dal dirigente del Servizio Finanziario che contiene un programma periodico di spesa distinto per tipologia di fornitura oltre che per ammontare di spesa massima spendibile dall’Economo per ogni tipologia di fornitura stessa.

6.5 Predisporre l’ordine di acquisto La predisposizione dei documenti di acquisto consiste sostanzialmente nella verifica delle informazioni (richiesta di fornitura, offerte dei fornitori, altri documenti di supporto, indicazioni di natura contrattuale, ecc.) necessarie al responsabile della trattativa di acquisto per la formalizzazione dei documenti stessi. Il responsabile della trattativa di acquisto effettua un controllo di merito finalizzato alla verifica dell’iter procedurale sin qui intrapreso e, qualora ravvisi motivate non conformità, riattiva l’iter dal passo più opportuno. I documenti di acquisto dovranno contenere tutte le informazioni necessarie a determinare chiaramente le seguenti informazioni: - identificativo del documento di acquisto (ad esempio, in caso di ordine di acquisto, data e

numero progressivo) ed il riferimento alla richiesta di fornitura; - dati del fornitore; - caratteristiche tecnico-qualitative della fornitura; - quantità dei beni/servizi richiesti con specificazione dell’unità di misura; - prezzo del bene/servizio (ed eventuale sconto); - tempi di consegna del bene o di effettuazione della prestazione; - condizioni di pagamento; - destinatario e/o luogo di consegna; - eventuali modalità di verifica e controllo della fornitura; - eventuali note al fornitore. A questo scopo, quando necessario, possono essere allegati ai documenti di acquisto note e documenti di carattere tecnico da trasmettere al fornitore per una più efficace realizzazione della fornitura. Al fine di verificare la regolarità contributiva del fornitore individuato con la trattativa di acquisto, prima di proseguire con il passo descritto al successivo par. 6.6, il responsabile della trattativa richiede all’Ente competente il rilascio del D.U.R.C. (documento unico di regolarità contributiva), attestante la regolarità contributiva del fornitore.

6.6 Predisporre il contratto Nel caso in cui i documenti di acquisto dovessero assumere un formalismo diverso - contratto, atto di cottimo, accordo quadro o altro – la formalizzazione verrà curata dal responsabile della trattativa di acquisto sulla base della richiesta di fornitura e delle offerte assumendo la forma ed il contenuto che meglio si adattano al caso specifico. Il responsabile della trattativa di acquisto ha, infatti, il compito di: - formalizzare i documenti contrattuali necessari e tipici di ciascuna tipologia di acquisto; - assegnare la responsabilità della gestione del contratto al responsabile del servizio/ufficio

che beneficia della prestazione; - attivare l’Ufficio Affari Legali per le incombenze derivanti da azioni legali, comminazione di

penali, gestione di contenziosi, ecc.; - gestire l’archiviazione degli originali di tutti i contratti di competenza e la distribuzione delle

copie ai responsabili della gestione del contratto. Il responsabile del contratto lavora in stretto contatto con il Servizio Finanziario e con il dirigente del proprio Servizio. Dal primo viene affiancato nelle attività di regolarizzazione degli impegni economici verso il fornitore mentre con il secondo si confronta per tutte le informazioni inerenti lo stato di avanzamento delle attività/servizi oggetto di contratto funzionali all’innesco dell’iter di


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pagamento degli importi dovuti o, al contrario, all’avvio delle azioni di calcolo ed addebito delle penali.

6.7 Approvare l’ordine di acquisto/il contratto

Questa attività viene svolta dall’ente approvante ed è composta da due passi distinti: - la verifica finale del contenuto del documento di acquisto o del contratto; - l’apposizione della firma sul documento di acquisto (ordine o altro) da parte del/dei

responsabile/i delegato/i. Si possono presentare due casi, correlati alle deleghe stabilite dall’Istituto in relazione alla fornitura o al suo importo: a) documento di acquisto/contratto la cui approvazione è delegata ai dirigenti o al Dirigente

Generale In questo caso si parla di decisioni che vengono predisposte dal dirigente del Servizio competente o dalla DG sulle materie delegate dal CdA nelle sedute del 3 gennaio 2007 e 17 luglio 2007. La gestione contabile resta in capo ai dirigenti coinvolti. Le decisioni vengono predisposte dalle segreterie o dai funzionari responsabili, firmate dal dirigente del Servizio o dal Dirigente Generale, numerate progressivamente, datate e, se contengono impegni di spesa, inviate all’Ufficio Affari Finanziari per l’imputazione a bilancio. Il documento di acquisto/contratto approvato viene restituito al responsabile della trattativa di acquisto per la trasmissione al fornitore. Le decisioni possono essere predisposte anche per autorizzare gruppi di lavori omogenei; a queste determinazioni “collettive” si farà riferimento in fase di stipula di singolo contratto/atto di cottimo (ad es.: decisioni che autorizzino spese per ristrutturazioni sul patrimonio immobiliare dell’Istituto).

b) documento di acquisto/contratto la cui approvazione è delegata agli organi istituzionali dell’Istituto In questo caso la verifica finale del contenuto dei documenti di acquisto/contratto viene effettuata con riferimento alle deleghe conferite dal CdA. Le competenze del CdA sono contenute nell’art. 20 dello Statuto della Società” nel quale sono elencati gli atti riservati alla sua competenza. Rimane in capo ai dirigenti il supporto tecnico per la predisposizione delle proposte degli atti del Consiglio stesso e la gestione contabile degli atti esecutivi. Una volta approvato il provvedimento, la gestione dell’aspetto economico dello stesso resta in capo al dirigente del Servizio richiedente. Spetta al Presidente ITEA la rappresentanza in giudizio dell’Istituto e la firma di convenzioni, intese, accordi (con l’esclusione delle attività gestionali). Tutto quanto risulti residuale rispetto agli atti di competenza del CdA e del DG risulta di competenza dei dirigenti di Servizio.

L’eventuale mancata approvazione dell’ordine di acquisto o del contratto può dare luogo: - alla necessità di rivedere alcuni aspetti formali e/o tecnici della fornitura; in tal caso si

procederà come illustrato ai parr. 6.5 e 6.6 “Predisporre l’ordine di acquisto”/“Predisporre il contratto”;

- alla impossibilità di evadere la richiesta di fornitura; in tal caso il richiedente ne verrà prontamente informato.

6.8 Attivare la fornitura

Il richiedente predispone i documenti di attivazione secondo quanto definito nelle specifiche di fornitura, nei documenti contrattuali (atti esecutivi, ordini di acquisto, ecc.) o in base alle


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modalità concordate con il fornitore extra contrattualmente (moduli di attivazione specifici, fax, comunicazione telefonica, ecc.). Il richiedente conserva copia dei documenti di attivazione che verranno utilizzati, anche congiuntamente ai documenti contrattuali per le successive attività di controllo e verifica.

6.9 Approvare e pagare la fattura Una volta ricevuta la fornitura del bene o la prestazione del servizio, il fornitore/consulente/professionista presenta la fattura per il pagamento. L’Ufficio Ragioneria provvede alla registrazione del documento ai fini fiscali con l’imputazione della spesa a bilancio e indicazione del relativo budget; prima di attivare i passi necessari relativi alla liquidazione e pagamento della fattura, il responsabile della trattativa provvede nuovamente a richiedere all’Ente competente il rilascio del D.U.R.C. (documento unico di regolarità contributiva), attestante la regolarità contributiva del fornitore; nel caso in cui la fornitura preveda l’emissione di più fatture, relative a differenti stati di avanzamento della fornitura, la richiesta deve essere effettuata in corrispondenza della presentazione di ciascuna fattura. Verificata la regolarità contributiva del fornitore, attestata dal D.U.R.C., il responsabile della trattativa provvede, poi, ad inoltrare copia del documento al funzionario competente per consentirgli di effettuare il riscontro e la liquidazione della spesa secondo i controlli previsti ai sensi di legge, apporvi il timbro di liquidazione e presentarla al dirigente per la firma di approvazione ed inoltrarla poi all’Ufficio Affari Finanziari per il pagamento. 6.9.1 Pagamento imprese di manutenzione o costruzio ne

In questo caso, è cura del dipendente responsabile della zona di manutenzione o del cantiere, unitamente alla verifica del D.U.R.C., predisporre uno stato avanzamento lavori nel rispetto dei tempi previsti dallo specifico contratto, un certificato di pagamento a firma del dirigente e liquidare la spesa inviando all’Ufficio Affari Finanziari la pratica per predisporre il pagamento. Il funzionario dell’Ufficio Affari Finanziari, controlla la pratica e contatta l’impresa per l’emissione della fattura comunicando i dati da citare. Una volta ricevuta la fattura questa viene registrata dall’Ufficio Ragioneria e, successivamente, il funzionario provvede a riscontrare, effettuare la liquidazione come descritto nel par. precedente 6.9 e a presentare il tutto al Servizio Finanziario per il pagamento all’impresa.

6.10 Valutare la fornitura Una positiva valutazione della fornitura o di parte di questa costituisce, di norma, presupposto fondamentale per le attività di approvazione e pagamento dei documenti contabili ad essa relativi. Con l’approvazione della fattura, infatti, vengono implicitamente valutati quegli aspetti della fornitura che riguardano principalmente: - la corrispondenza all’ordine in termini di quantità e caratteristiche/specifiche di fornitura

richieste; - la puntualità di consegna; - la presenza o meno di non conformità emerse nelle fasi di accettazione/fruizione del

bene/servizio, ove conosciute. Al contrario, ogni valutazione non positiva di fornitura dovrà essere resa nota all’Assicurazione Qualità ed al responsabile della lista dei fornitori accreditati, secondo le modalità previste in PR 8.3_01 “Gestione delle non conformità e dei reclami”.


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MD 039 Schedavalutazione ditte

appaltatrici di lavoridi manutenzione

Inizio

Individuazione delfornitore

Nuovo?

(Ri)valutazione delfornitore

no

MD 033 Listafornitori accreditati

Aggiornamentoelenco fornitori

qualificati

Fine

Inserimento inelenco

si

MD 034 Schedavalutazione

fornitore

Rapporti di verifica ispettivaricerche di mercato

non conformitàecc.

Inizio

6.11 Qualificare il fornitore Data la tipologia di servizi forniti dall’Istituto, le attività di qualificazione e valutazione vengono rivolte con particolare attenzione verso i fornitori dei seguenti beni e servizi: - servizi professionali (formazione, consulenze, collaborazioni coordinate e continuative,

servizi per l’inquilinato, ecc.) - servizi di assistenza o manutenzione (appalti di manutenzione immobili, atti di cottimo per

risanamento alloggi, ecc.) con lo scopo di garantire il massimo controllo sulle componenti principali dei servizi offerti all’utenza. Il responsabile della lista dei fornitori accreditati ha la responsabilità di mantenere la stessa (modulo 033 ”Lista fornitori accreditati”) costantemente aggiornata e completa garantendo il rispetto delle caratteristiche e dei requisiti di base che il fornitore deve soddisfare. Nel fare questo, e per prendere conoscenza delle opportunità e dei vincoli cui riferirsi nella predisposizione della lista dei fornitori potenziali da qualificare ed, eventualmente, utilizzare, il responsabile della lista dei fornitori accreditati tiene conto delle politiche di approvvigionamento previste dall’Istituto. Il responsabile della lista dei fornitori accreditati compie tutte le attività necessarie volte all’acquisizione delle informazioni necessarie alla qualificazione del fornitore. L’entità ed il tipo di informazioni da raccogliere variano a seconda delle esigenze e possono provenire da segnalazioni di mercato, cataloghi di settore, riviste, dall’esame di campioni o prodotti, ecc.


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Tali informazioni sono necessarie al responsabile della lista dei fornitori accreditati per effettuare una prima valutazione di carattere generale finalizzata a verificare l’opportunità di procedere al processo di qualificazione vero e proprio. Il grado di dettaglio e la tipologia delle informazioni di cui sopra nonché il numero, la natura dei parametri e il livello di approfondimento dell’indagine varia a seconda: - dell’importanza strategica del fornitore (in relazione ai beni/servizi forniti); - dei volumi d’acquisto dell’Istituto per la classe merceologica di riferimento del fornitore; - dell’urgenza d’acquisto (in caso di qualificazione per fornitura specifica). Raccolte tutte le informazioni, il responsabile della lista dei fornitori accreditati formula il giudizio finale rispetto all’inserimento nella lista stessa ed all’attribuzione del relativo giudizio di valutazione. Nel momento in cui si presentasse la necessità di accedere ai servizi di un nuovo fornitore/professionista, questo sarà momentaneamente inserito nell’elenco fornitori/professionisti qualificati (modulo 033 ”Lista fornitori accreditati”) e tenuto in osservazione fino alla prima valutazione, che si presenterà, almeno in via provvisoria, a fronte della prima fornitura e controllando i beni/servizi forniti con particolare attenzione. Qualora l’acquisto di un bene/servizio venga effettuato presso un fornitore non in elenco, il responsabile della lista dei fornitori accreditati provvede ad inserirlo solo dopo aver verificato almeno una o tutte delle caratteristiche di seguito elencate e precisamente: - esistenza di esclusività del servizio (ad esempio, rivenditore unico); - presenza di consolidate referenze di mercato (ad esempio compagnie di assicurazione, ditte

produttrici di sistemi informatici); - evidenza di rapporti storici; - miglior offerta rispetto a caratteristiche del bene/servizio offerti e rapporto qualità/prezzo; - possesso della certificazione del proprio sistema di gestione per la qualità, rilasciata da un

organismo di certificazione accreditato per lo specifico campo di attività. Per alcune categorie di fornitori è inoltre necessaria la presentazione di evidenze oggettive circa il possesso di requisiti professionali e/o adempimenti legislativi. Altre caratteristiche possono essere stabilite di volta in volta in base alle caratteristiche peculiari del bene/servizio in acquisto. I documenti relativi all’inserimento del nuovo fornitore in elenco, quali copia dei certificati di conformità alle norme ISO 9000, licenze, altre dichiarazioni, eventuale rapporto di valutazione, vengono opportunamente conservati e mantenuti aggiornati a cura del responsabile della lista dei fornitori accreditati.

6.12 Valutare periodicamente il fornitore La lista dei fornitori accreditati viene gestita sotto la responsabilità del responsabile della lista stessa che analizza e tiene sotto controllo e aggiornato il giudizio attribuito ai fornitori esistenti, provvedendo a raccogliere i feedback che provengono dalle strutture interne che beneficiano delle forniture e che concernono aspetti ed elementi tecnico-qualitativi delle stesse di cui il destinatario fruisce, nelle modalità che variano a seconda del tipo di fornitura (dato che queste possono avere ad oggetto consulenze o servizi svolti continuativamente e per periodi anche prolungati). I giudizi pervengono al responsabile della lista dei fornitori accreditati attraverso: - il modulo 034 “Scheda valutazione fornitore”; - il modulo 039 “Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione”; - le copie dei moduli 004 “Rapporto di non conformità” compilati a cura delle strutture riceventi

il bene/servizio; - l’accertamento della regolare approvazione delle fatture nel periodo oggetto di valutazione.


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I responsabili dei contratti ed i dirigenti dei Servizi che hanno fruito di forniture di beni/servizi compilano, almeno una volta all’anno, il modulo 034 “Scheda valutazione fornitore” per valutare tutti i fornitori delle cui forniture abbiano usufruito. Per quanto attiene la valutazione di fornitori che forniscono i servizi di assistenza e/o manutenzione al Servizio Patrimonio, tipicamente per appalti di lavori connessi ai contratti di manutenzione dI zona, cottimi e contratti di manutenzione impianti termici e di elevazione, i responsabili dei contratti ed il dirigente del Servizio Patrimonio che hanno fruito delle suddette forniture compilano, almeno una volta all’anno, l’apposito modulo 039 “Scheda valutazione ditte appaltatrici di lavori di manutenzione” per valutare tutti i fornitori delle cui forniture abbiano usufruito. Tutti gli altri fornitori del Servizio Patrimonio, quali ad es. professionisti, prestatori di servizi, fornitori di beni quali arredi, apparecchiature ecc. vengono valutati utilizzando sempre il modulo 034 “Scheda valutazione fornitore”. Le schede così predisposte vengono trasmesse al responsabile della lista dei fornitori accreditati.

6.13 Aggiornare/modificare la lista dei fornitori q ualificati Il responsabile della lista dei fornitori accreditati provvede, con periodicità almeno annuale, ad aggiornare la lista stessa (modulo 033 ”Lista fornitori accreditati”) modificando i giudizi ed, eventualmente, lo status dei fornitori in accordo a quanto emerso dalle valutazioni e dalle attività di monitoraggio svolte dalle strutture interne coinvolte. Tale attività viene svolta tenendo comunque conto della criticità del fornitore rispetto alle politiche di approvvigionamento dell’Istituto e di tutte le possibili azioni correttive e di miglioramento dei processi/beni/servizi che si possano concordare con il fornitore stesso. La lista dei fornitori accreditati (modulo 033), per opportuna conoscenza e consultazione, è resa accessibile a tutti i servizi/uffici interessati.

7. Monitoraggio e misurazione del processo Il processo di acquisizione di beni e servizi viene tenuto sotto controllo: - tracciando tutte le non conformità relative alle difformità delle consegne/prestazioni rispetto agli

ordini e mettendole in relazione con: o il numero totale di ordini a fornitore (suddiviso per fornitore/professionista); o i motivi che hanno prodotto le non conformità; o i motivi che hanno generato reclami da parte degli utenti.

Il processo di valutazione dei fornitori viene monitorato delineando il trend di valutazione (fornitore per fornitore) ricavato dalla registrazione di tutti i risultati complessivi derivanti dalle valutazioni periodiche degli stessi.

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