GUIDA OPERATIVA ALLA DEMATERIALIZZAZIONE DEL CICLO DEGLI ACQUISTI IN EMILIA ROMAGNA

Intermediari

Data: 05/08/2014

Versione: 1.2

Autori: Intercent-ER – Par-ER

Guida operativa alla dematerializzazione del ciclo degli acquisti in Emilia Romagna

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INDICE

1. LA DEMATERIALIZZAZIONE DEL CICLO ACQUISTI ................................................................................................ 3

1.1. IL CAMPO D’APPLICAZIONE ....................................................................................................................................... 3

2. IL SISTEMA REGIONALE PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEL CICLO DEGLI ACQUISTI .......................................... 5

2.1. PROCESSI E DOCUMENTI .......................................................................................................................................... 5 2.2. INFRASTRUTTURA DI TRASPORTO ............................................................................................................................... 7 2.3. IL NODO TELEMATICO DI INTERSCAMBIO DELLA REGIONE EMILIA-ROMAGNA(NOTI-ER) ..................................................... 8

3. IL RUOLO DEL SETTORE ICT ................................................................................................................................10

4. COME ATTIVARE I SERVIZI .................................................................................................................................11

4.1. ORGANIZZAZIONE DI OPENPEPPOL ........................................................................................................................ 12 4.1.1. ISCRIVERSI AD OPENPEPPOL ............................................................................................................................. 13 4.1.2. REGISTRARSI CON UNA PEPPOL AUTHORITY ......................................................................................................... 13 4.2. PREPARARE E SOTTOSCRIVERE GLI ACCORDI................................................................................................................ 14 4.2.1. SOTTOSCRIVERE I TRANSPORT INFRASTRUCTURE AGREEMENT ................................................................................... 14 4.2.2. DEFINIRE UN MODELLO DI CONTRATTO CON I CLIENTI .............................................................................................. 15 4.3. SVILUPPARE LA TECNOLOGIA ................................................................................................................................... 16 4.3.1. SVILUPPARE UN ACCESS POINT E/O UN SERVICE METADATA PUBLISHER ..................................................................... 16 4.3.2. GESTIRE I PROFILI ED I DOCUMENTI PREVISTI DAL SISTEMA REGIONALE ........................................................................ 16 4.3.2.1. FASE 1: LA FATTURAZIONE ELETTRONICA .............................................................................................................. 17 4.3.2.1.1. IL PROFILO PEPPOL BIS05A-400 (BILLING) ................................................................................................... 17 4.3.2.2. FASE 2: GLI ALTRI DOCUMENTI DEL CICLO DEGLI ACQUISTI ........................................................................................ 19 4.3.2.2.1. L’ORDINE .................................................................................................................................................. 19 4.3.2.2.2. IL DOCUMENTO DI TRASPORTO ...................................................................................................................... 20 4.3.3. SVILUPPARE LA CONNETTIVITÀ VERSO I PROPRI CLIENTI ............................................................................................ 21

INDICE DELLE FIGURE

Figura 1: il processo commerciale "end to end" ................................................................................................................. 4

Figura 2: strati informativi di un documento ...................................................................................................................... 6

Figura 3: schema sintetico di una transazione.................................................................................................................... 7

Figura 4: schema sintetico dell’infrastruttura .................................................................................................................... 8

Figura 5: NoTI-ER - di interazione con SDI e altri Access Point ........................................................................................... 9

Figura 6: schema riassuntivo per l’attivazione dei servizi ................................................................................................. 11

Figura 7: il modello di governance di OpenPEPPOL .......................................................................................................... 13

Figura 8: il Profilo PEPPOL BIS 05A-400 - Billing ............................................................................................................... 18

Figura 9: il Profilo PEPPOL BIS03A-400 - Order Only ........................................................................................................ 20

Figura 10: il Profilo PEPPOL BIS 30A-100 – Despatch Advice ............................................................................................ 21

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1. La dematerializzazione del ciclo acquisti

La dematerializzazione dei processi e, in particolare, quella del ciclo acquisti, è un’innovazione ormai in corso, sia dal punto di vista normativo che tecnico-operativo ed in grado di apportare consistenti benefici a tutti i soggetti interessati.

La Regione Emilia-Romagna, al fine di supportare ed incentivare questo percorso, ha istituito un Sistema Regionale per la Dematerializzazione del Ciclo Passivo degli acquisti (SiCiPa-ER), con una visione ampia ed articolata, orientata all’interoperabilità e alla semplificazione della gestione dell’intero processo (dall’emissione di un ordine all’archiviazione di una fattura passando per la riconciliazione automatizzata dei singoli documenti),

,

facendosi carico di gestire le esigenze di adeguamento in caso di modifiche nelle norme e regole tecniche nazionali ed europee.

La struttura e le funzioni del sistema regionale sono state sancite con la pubblicazione della Legge Regionale 24 ottobre 2013, n.171 che, modificando la Legge Regionale 24 maggio 2004, n. 112 (Sviluppo regionale della società dell'informazione) ha inserito un intero nuovo Capo (il VI BIS) dedicato alle “misure per la dematerializzazione del ciclo passivo degli acquisti e lo sviluppo della fatturazione elettronica”.

La nuova norma:

affida ad Intercent-ER la realizzazione e la gestione del Nodo Telematico di Interscambio,

assegna all’Agenzia il ruolo di intermediario della pubblica amministrazione per lo svolgimento delle attività informatiche necessarie all'assolvimento degli obblighi in materia di fatturazione elettronica,

individua obblighi e facoltà dei diversi soggetti interessati, specificando che:

la Regione, gli enti e gli organismi regionali, le loro associazioni e consorzi, quali le agenzie, le aziende e gli istituti, anche autonomi, nonché gli enti e le aziende del Servizio Sanitario Regionale, ed inoltre gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria da tali soggetti sono tenuti ad utilizzare esclusivamente il Nodo Telematico regionale per l'emissione, la trasmissione, il ricevimento, la conservazione e l'archiviazione dei documenti del ciclo passivo;

gli Enti Locali, i loro enti ed organismi, le loro associazioni, unioni e consorzi, quali le aziende e gli istituti, anche autonomi, le istituzioni, gli organismi di diritto pubblico e le società strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria da tali soggetti, ed inoltre gli istituti di istruzione scolastica e universitaria hanno la facoltà di avvalersi dei servizi offerti dal NoTI-ER;

definisce gli elementi principali del servizio, stabilendo caratteristiche di interoperabilità e di integrazione funzionale con le componenti di archiviazione e conservazione affidate al Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna (Par-ER).

1.1. Il campo d’applicazione

Il campo di applicazione della presente guida è il macro-processo cosiddetto processo commerciale end-to-end.

1 http://demetra.regione.emilia-romagna.it/al/monitor.php?vi=all&dl=6544cfaa-d923-2f7c-0949-

526a36a62e58&dl_t=text/xml&dl_a=y&dl_id=10&pr=idx,0;artic,1;articparziale,0&ev=1 2 http://demetra.regione.emilia-romagna.it/al/monitor.php?vi=all&dl=b0513031-a241-959a-6bc6-4e4cc182331c&dl_id=10&dl_t=xml&dl_a=y&ev=0

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Figura 1: il processo commerciale "end to end"

Il processo commerciale end-to-end va dalla richiesta di acquisto al pagamento, dal punto di vista dell’acquirente, e dall’ordine all’incasso, dal punto di vista del venditore.

Il riferimento concettuale cui si vuole tendere consiste nell’“integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine-pagamento”. Le prestazioni di riferimento, i vincoli operativi, il contesto organizzativo sono quelli dettati dal più ampio processo logistico-commerciale e amministrativo-finanziario; pertanto esaminare la fatturazione o l’ordine come attività a sé sarebbe come voler esaminare una qualsiasi attività aziendale avulsa dal processo di cui è parte, puntando ad un’ottimizzazione locale ma perdendo di vista le naturali connessioni con il resto del sistema, trascurando benefici ed implicazioni organizzative rilevanti.

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2. Il Sistema Regionale per la Dematerializzazione del Ciclo degli Acquisti

Il sistema è articolato in:

processi e documenti standardizzati, necessari a garantire l’interoperabilità tra i diversi soggetti a prescindere dai diversi sistemi informativi utilizzati da ciascuno;

componenti infrastrutturali:

una struttura centrale, denominata Nodo Telematico di Interscambio Regionale, che gestisce tutti gli scambi documentali;

un Polo Archivistico Regionale che, attraverso una stretta integrazione funzionale con il Nodo Telematico di Interscambio assicura la conservazione a norma delle fatture elettroniche e l’archiviazione digitale degli altri documenti;

un Test-bed che consente di sperimentare le capacità dei propri sistemi o di nuove componenti software prima di procedere ad effettuare transazioni reali.

2.1. Processi e documenti

Poiché l’obiettivo è quello di supportare transazioni elettroniche, cioè scambi documentali che avvengono tra sistemi informativi, oltre a concordare le caratteristiche del documento da scambiare è utile che le parti condividano anche alcune informazioni sul processo all’interno del quale il documento scambiato deve essere collocato.

Se infatti, ad esempio, il software gestionale di un’Amministrazione riceve una fattura elettronica che reca l’informazione che la qualifica come appartenente al processo di “Billing” (cioè fatturazione isolata, che non prevede che sia stato precedentemente emesso un Ordine elettronico), si limiterà ad acquisirne i dati affinché, successivamente, un operatore proceda “manualmente” con i passi previsti dalla procedura tradizionale (riconciliando quindi il contenuto della fattura con un ordine eventualmente “manuale”); se invece la Fattura ricevuta reca l’informazione che la qualifica come appartenente al processo di “Procurement” (che comprende sia la fase di ordine che quella di fatturazione), il gestionale “saprà” che, a suo tempo, l’Amministrazione ha emesso ed inviato uno o più Ordini, cui quella fattura si riferisce, e potrà immediatamente verificare la correttezza di quanto fatturato, rendendo così molto più precisa e breve la fase di riscontro.

I Profili includono una descrizione dettagliata delle modalità con le quali i partner commerciali (Impresa ed Ente) svolgono il proprio Ruolo (di Fornitore ed Acquirente) nell’ambito della collaborazione ed interagiscono in modo efficiente con il supporto dei propri sistemi informativi. Un profilo specifica, ad esempio, i seguenti elementi:

il messaggio o i messaggi che ciascuna parte deve produrre,

l’eventuale risposta che ciascuna parte si deve aspettare;

il contenuto dei messaggi;

l’informazione che il ricevente deve processare,

le eventuali informazioni aggiuntive che il mittente si può aspettare che venga processata;

le regole di business che le parti si impegnano a rispettare;

il significato degli elementi informativi.

I Profili possono essere anche molto articolati e comprendere numerosi documenti e scambi tra gli attori; l’accordo implicito tra i partecipanti sulle caratteristiche di ciascuna collaborazione (costituito proprio dal fatto di utilizzare il medesimo Profilo) consente però alle parti di interagire senza la necessità di trattare ogni volta le condizioni.

I principali Profili di collaborazione, sulla base dei quali sarà poi possibile procedere anche all’utilizzo dei Profili più complessi, sono:

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PEPPOL BIS 05A400 – Fatturazione con variazioni (Billing 3 ): descrive la transazione relativa all’emissione e ricezione di una Fattura o di una Nota di Credito elettronica che non fa seguito ad un precedente Ordine elettronico emesso dal Cliente ed a fronte della quale il Cliente non si aspetta di ricevere alcun altro documento elettronico in risposta.

PEPPOL BIS 03A400 – Ordine (Order Only4): descrive la transazione relativa all’emissione e ricezione di un ordine elettronico a fronte del quale il Cliente non si aspetta di ricevere alcun altro documento elettronico in risposta;

PEPPOL BIS 30A100 - Documento di Trasporto5 (Despatch Advice): descrive un processo in cui il fornitore emette un Documento di Trasporto relativo a beni da inviare all’acquirente (l’Ente) e non si aspetta che l’acquirente invii, in risposta, nessun documento.

I documenti elettronici che è attualmente possibile utilizzare nell’ambito dei profili attivati6 sono:

la Fattura7;

la Nota di Credito8;

l’Ordine9;

il Documento di Trasporto10.

Poiché i profili più articolati, come ad esempio il “Procurement” (PEPPOL BIS 06A), che prevede la riconciliazione dell’ordine con la fattura, sono sostanzialmente l’aggregazione dei profili e dei documenti principali, una volta implementati i profili principali, il passaggio a quelli più evoluti non richiederà particolari sforzi tecnologici (l’indicazione del profilo utilizzato è uno dei tanti dati che vengono inseriti in ciascun documento).

Ciascun documento utilizzato all’interno delle specifiche PEPPOL BIS è costruito utilizzando, “sopra” la struttura tecnica del file (), più strati informativi:

il core (), cioè l’insieme minimo di dati che deve essere compreso da tutti, e che consente al documento di essere condiviso con una platea vasta di soggetti, tanto in Italia quanto all’estero;

le informazioni sul profilo (), che consentono l’automazione dei processi, in grado di portare benefici ben più significativi della mera riconciliazione;

l’estensione nazionale (), che consente la gestione delle ulteriori informazioni specificamente richieste per l’utilizzo dei documenti in Italia;

un’eventuale estensione di industry (), contenente i dati peculiari, ad esempio, di uno specifico settore industriale;

Figura 2: strati informativi di un documento

3 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PostAward/Billing5A/20140301-PEPPOL_BIS_5A-400.pdf 4 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PostAward/OrderOnly3A/PEPPOL_BIS_3A-400.pdf 5 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PostAward/DespatchAdvice30A/PEPPOL_BIS_30a-100.pdf 6 Per tutta la documentazione e gli aggiornamenti delle specifiche di dettaglio consultare l’area “Dematerializzazione acquisti” del sito

http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti 7 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a 8 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a 9 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a 10 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a

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un’eventuale estensione bilaterale (), che consente ad una coppia di soggetti di gestire accordi specifici tra di loro.

Due soggetti possono personalizzare un documento per fare in modo che preveda campi specifici per il “trasporto” di informazioni specifiche relative alle transazioni tra di loro, come potrebbe essere, ad esempio, la taglia di un capo di abbigliamento o la potenza di un processore e quello stesso documento potrà continuare comunque ad essere utilizzato per le transazioni con tutti gli altri Partecipanti i quali, semplicemente, non “leggeranno” gli ulteriori campi inseriti nell’estensione bilaterale.

In questo modo viene assicurata la massima interoperabilità e la massima libertà dei partecipanti di intervenire sui documenti per adeguarli alle esigenze dei diversi settori imprenditoriali.

2.2. Infrastruttura di trasporto

Il modello di riferimento è un “modello a 4 angoli”, con ciò intendendo che, nella sua configurazione più diffusa, esso prevede:

un mittente, che produce il documento elettronico e si connette ad un intermediario a cui affida il documento affinché esso si occupi di immetterlo sull’infrastruttura. In questo modo il mittente non ha bisogno di essere sempre connesso, né tanto meno, integrato con l’infrastruttura, ma può collegarsi solo occasionalmente per l’upload ed il download dei messaggi;

un intermediario del mittente, che è invece permanentemente connesso con l’infrastruttura attraverso un Access Point, che riceve i documenti, individua il “percorso” fino al destinatario ed inoltra il documento da inviare;

un intermediario del destinatario, a sua volta dotato di un Access Point, che riceve il documento dal suo omologo e lo pone in una sorta di “casella postale” in attesa che il destinatario si connetta per scaricarlo;

un destinatario, che, connettendosi al proprio intermediario, con la periodicità che preferisce, scarica i documenti ricevuti.

Figura 3: schema sintetico di una transazione

Dal punto di vista tecnologico, l’infrastruttura, denominata Business Document Exchange Network (BUSDOX) può essere suddivisa in:

componenti centrali:

Service Metadata Locator (SML), attualmente gestito dal governo austriaco, elemento unico che gestisce tutti gli “indirizzi” (con un sistema basato sui DNS, analogamente al modello di funzionamento complessivo di Internet) dei soggetti attestati sull’infrastruttura;

Public Key Infrastructure (PKI), attualmente gestita dal governo danese, ossia il sistema delle chiavi di sicurezza per l’identificazione certa degli utilizzatori;

e componenti locali:

Access Point (AP), ossia i “nodi” che gestiscono lo smistamento e l’inoltro dei documenti;

Service Metadata Publisher (SMP), ossia i registri qualificanti che rendono note le destinazioni finali e le “capacità” dei destinatari.

InfrastrutturaPEPPOL

Infrastruttureesistenti

Mittente Destinatario

Intermediario del Destinatario(Access Point 2)

Intermediario del Mittente

(Access Point 1)

InfrastrutturaPEPPOL

Infrastruttureesistenti

Mittente Destinatario

Intermediario del Destinatario(Access Point 2)

Intermediario del Mittente

(Access Point 1)

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L’insieme del Service Metadata Locator centrale e dei Service Metadata Publisher locali consente al mittente di “interrogare” il Network per conoscere:

l’identificativo di rete, ossia l’endpoint sulla rete PEPPOL 11 cui deve essere indirizzato il messaggio e

le “capacità” del destinatario, ossia quali sono i processi (profili) di business e/o i documenti che è in grado di trattare.

Ciascun Partecipante può dichiarare i profili di interesse e cambiarli in qualsiasi momento.

Per tutti i Partecipanti pubblici in Emilia Romagna le funzioni di Access Point e Service Metadata Publisher sono svolte dal Nodo Telematico di Interscambio gestito da Intercent-ER.

Figura 4: schema sintetico dell’infrastruttura

I Partecipanti privati possono scegliere un intermediario italiano che si sia già dotato di un AP e/o di un SMP oppure utilizzare un qualunque AP/SMP provider tra quelli accreditati da OpenPEPPOL12.

2.3. Il Nodo Telematico di Interscambio della Regione Emilia-Romagna(NoTI-ER)

Il Nodo Telematico di Interscambio (NoTI-ER) è l’infrastruttura tecnologica che la Regione Emilia Romagna mette a disposizione per lo scambio di documenti elettronici strutturati del ciclo degli acquisti.

Il Nodo Telematico di Interscambio è stato progettato ed implementato in modo da fornire agli utenti pubblici un punto di riferimento unico che:

gestisce la movimentazione di tutti i documenti del ciclo del procurement tra i soggetti pubblici e privati in diversa misura serviti, non limitandosi alla fattura ma favorendo invece l’integrazione dell’intero processo, garantendo così benefici molto più significativi;

effettua la validazione dei documenti movimentati, verificando la coerenza con gli standard e le regole tecniche statali ed europee e la validità delle firme elettroniche laddove presenti;

integra i servizi del Polo Archivistico Regionale (Par-ER) consentendo in tal modo, senza alcuna operazione aggiuntiva da parte dei soggetti pubblici abilitati a servirsene, la conservazione a norma delle fatture elettroniche e l’archiviazione elettronica di qualunque altro documento del ciclo passivo degli acquisti;

funge da “intermediario della pubblica amministrazione”, interfacciandosi con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate13 ed operando le opportune conversioni affinché continui ad essere possibile l’integrazione della fattura con gli altri documenti;

consente di ricevere fatture elettroniche anche da fornitori esteri e, nel momento in cui entrerà in

11 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/TransportInfrastructure/PEPPOL%20Policy%20for%20use%20of%20identifiers%20v3%200_2014-02-

03.doc. Documentazione disponibile a questo link https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/TransportInfrastructure/ 12 http://www.peppol.eu/pilot-reporting/infrastructure/post-award-infrastructure-1/access-point-providers 13 http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm

Infrastruttureesistenti

PMIEnte

Pubblico

AccessPoint 2

AccessPoint 1

VANGrande impresa

PMI

Service Metadata

Locator

Service Metadata Publisher

TSL

Infrastruttureesistenti

PMIEnte

Pubblico

AccessPoint 2

AccessPoint 1

VANGrande impresa

PMI

Service Metadata

Locator

Service Metadata Publisher

TSL

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vigore la DIRETTIVA 2014/55/UE DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO relativa alla fatturazione elettronica negli appalti pubblici14, consentirà di allinearsi con quanto in essa previsto.

Il piano per la messa a regime del sistema, coerentemente con quanto previsto dalla Legge Regionale 24 ottobre 2013, n.17, prevede “tempi e modalità di applicazione graduali e differenziate”, “nel rispetto dei vincoli previsti dalle disposizioni statali vigenti in materia”.

Figura 5: NoTI-ER - di interazione con SDI e altri Access Point

Il passaggio alla gestione dematerializzata dei processi e dei documenti del ciclo degli acquisti è pertanto funzionalmente strutturato, secondo 2 fasi principali:

1. la prima fase prevede che gli Enti siano in grado di gestire la fatturazione elettronica;

2. la seconda fase prevede l’attivazione degli altri profili (e dei documenti ad essi associati) quali l’Ordine e il Documento di Trasporto.

14 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?qid=1403191931438&uri=CELEX:32014L0055

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3. Il ruolo del settore ICT

Il settore dell’ICT svolge un ruolo cruciale in diversi aspetti legati all’implementazione dell’infrastruttura tecnologica regionale ed alla diffusione della dematerializzazione del ciclo degli acquisti.

I service provider, i produttori ed i fornitori di soluzioni applicative ed i gestori di piattaforme per il procurement possono supportare gli Operatori Economici fornendo una vasta gamma di servizi ICT, anche integrandoli rispetto ai diversi aspetti legali ed organizzativi legati all’innovazione.

Il Nodo Telematico di Interscambio Regionale utilizza, per l’indirizzamento ed il trasporto dei documenti oggetto di transazioni con gli Operatori Economici:

il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI), per il quale funge da intermediario delle Pubbliche Amministrazioni, come illustrato in Figura 5, e attraverso il quale vengono ricevute, secondo quanto definito dal D.M. 55/2013, le fatture elettroniche inviate dai fornitori. Il funzionamento e le regole di accreditamento dei provider interessati a svolgere il ruolo di intermediari degli Operatori Economici per lo SdI sono descritte e mantenute aggiornate dai soggetti preposti sul sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm;

l’infrastruttura pan-europea PEPPOL, attraverso la quale vengono gestite le transazioni che hanno per oggetto tutti gli altri documenti elettronici del ciclo degli acquisti, dall’ordine al documento di trasporto. Anche per questa infrastruttura già esistono una struttura di governance15 e requisiti di accesso; non è stato, conseguentemente, ritenuto necessario definire ulteriori misure di accreditamento per i provider interessati a supportare gli operatori economici nelle transazioni previste.

Un soggetto, che fosse interessato ad offrire agli Operatori Economici la possibilità di gestire tutte le transazioni connesse al ciclo degli acquisti con gli Enti Pubblici che utilizzano il Nodo Telematico di Interscambio Regionale, dovrà attestarsi su entrambe le infrastrutture.

Pertanto, oltre a possedere una connessione al Sistema di Interscambio, dovrà dotarsi di un Access Point PEPPOL (e, se lo ritiene opportuno, di un Service Metadata Publisher) e seguire le procedure di accreditamento previste.

Ferme restando le indicazioni suindicate necessarie all’interconnessione con il Sistema di Interscambio16, le pagine che seguono descrivono il percorso per aderire al sistema PEPPOL rendendo disponibili agli Operatori Economici funzionalità aggiuntive attraverso la partecipazione al Sistema regionale per la dematerializzazione del ciclo passivo degli acquisti. Seguendo i passi proposti è infatti possibile rinvenire tutti i riferimenti alla documentazione tecnica/legale/contrattuale pertinente.

Il percorso proposto non è vincolante per gli operatori ma vuole semplicemente offrire agli interessati uno spunto ed un elenco dei principali fattori di cui tenere conto.

15 http://www.peppol.eu/about_peppol/organisational-structure-1 16 http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm

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4. Come attivare i servizi

Nel seguito vengono fornite le indicazioni sugli elementi fondamentali di cui un intermediario devo disporre al fine di scambiare i documenti elettronici del processo di acquisto (quali ordini e documenti di trasporto) sia con le Pubbliche Amministrazioni dell’Emilia Romagna, sia tra di gli Operatori Economici stessi, attraverso la rete PEPPOL.

Figura 6: schema riassuntivo per l’attivazione dei servizi

Le attività sono raggruppate per tipologia secondo il seguente schema:

definizione del modello commerciale, ossia delle caratteristiche che l’Intermediario intende dare alla propria offerta;

definizione dell’organizzazione di riferimento, ossia scelta circa la propria collocazione nel modello di governance di OpenPEPPOL;

preparazione e sottoscrizione degli accordi/contratti previsti;

implementazione delle tecnologie e delle specifiche necessarie.

Sia al fine di definire con puntualità i servizi di potenziale interesse degli Operatori Economici, sia per disporre di informazioni costantemente aggiornate sulle specifiche da utilizzare, si raccomanda agli Intermediari interessati di:

valutare con attenzione il piano per la messa a regime del Nodo telematico di interscambio dell’Emilia-Romagna, di cui al paragrafo 2.3, ed i suoi eventuali aggiornamenti pubblicati sul sito di Intercent-ER nell’area Dematerializzazione acquisti17;

monitorare gli eventuali aggiornamenti che l’Agenzia Intercent-ER provvederà a pubblicare relativamente alle specifiche italiane da utilizzare per i Profili ed i documenti nonché che per le mappature e conversioni tra i formati gestiti.

17 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti

1.1 Identificare i requisiti richiesti dai clienti

1.2 Definire un modello di business

1.3 Acquisire clienti

4.1 Identifica le esigenze tecniche ed operative

5.1 Gestire i Profili e i documenti del Sistema regionale

6.1 Sviluppare un Access Point

6.2 Sviluppare un Service Metadata Publisher

Servizi addizionali?

2.2 Registrarsi con una PEPPOL Authority

3.2 Definire un modello di contratto coi clienti

3.1 Sottoscrive i PEPPOL TIA

4.2 Fornisce supporto ai Profili PEPPOL

4.3 Fornisce servizi di SMP

4.4 Fornisce servizi di Access Point

4.5 Fornisce supporto ai servizi

6.3 Sviluppa la connettivitàverso i clienti

2. ORGANIZZATIVA2. ORGANIZZATIVA 1. COMMERCIALE1. COMMERCIALE 3. LEGALE/CONTRATTUALE

3. LEGALE/CONTRATTUALE

4. TECNICO/OPERATIVO

4. TECNICO/OPERATIVO

5. PROCESSI DIBUSINESS

5. PROCESSI DIBUSINESS 6. TECNOLOGIA6. TECNOLOGIA

2.1 Inscriversi ad OpenPEPPOL

1.1 Identificare i requisiti richiesti dai clienti

1.2 Definire un modello di business

1.3 Acquisire clienti

4.1 Identifica le esigenze tecniche ed operative

5.1 Gestire i Profili e i documenti del Sistema regionale

6.1 Sviluppare un Access Point

6.2 Sviluppare un Service Metadata Publisher

Servizi addizionali?

2.2 Registrarsi con una PEPPOL Authority

3.2 Definire un modello di contratto coi clienti

3.1 Sottoscrive i PEPPOL TIA

4.2 Fornisce supporto ai Profili PEPPOL

4.3 Fornisce servizi di SMP

4.4 Fornisce servizi di Access Point

4.5 Fornisce supporto ai servizi

6.3 Sviluppa la connettivitàverso i clienti

2. ORGANIZZATIVA2. ORGANIZZATIVA 1. COMMERCIALE1. COMMERCIALE 3. LEGALE/CONTRATTUALE

3. LEGALE/CONTRATTUALE

4. TECNICO/OPERATIVO

4. TECNICO/OPERATIVO

5. PROCESSI DIBUSINESS

5. PROCESSI DIBUSINESS 6. TECNOLOGIA6. TECNOLOGIA

2.1 Inscriversi ad OpenPEPPOL

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Il Service Provider deve offrire un nucleo “minimo” di servizi per entrare nel sistema Open PEPPOL (la connettività con l’infrastruttura di trasporto), mentre per quanto riguarda gli eventuali servizi aggiuntivi che potranno essere forniti esiste un ampio margine di discrezionalità.

4.1. Organizzazione di OpenPEPPOL

L’infrastruttura di trasporto PEPPOL fa riferimento ad un modello di governance che prevede un insieme di entità e documenti che regolano le attività di tutti i soggetti interessati ed i rapporti che intercorrono tra di essi.

Il governo è garantito da 2 livelli di Autorità:

un livello centrale, rappresentato da OpenPEPPOL, cui è delegata la governance delle componenti centrali dell’infrastruttura18 (Service Metadata Locator e Public Key Infrastructure) e delle specifiche del sistema, avendo la possibilità di gestire le aree d’uso (attraverso gli identification scheme19) e disponendo dello strumento per governarle . OpenPEPPOL garantisce la consistenza e l’interoperabilità tecnica, semantica ed organizzativa dell’infrastruttura, secondo quanto richiesto dalla Digital Agenda for Europe20 (COM (2010) 245);

un livello periferico (che può essere nazionale/regionale e/o di dominio), rappresentato dalle PEPPOL Authority, cui è delegata la governance sull’effettiva implementazione e l’uso degli Access Point e dei Service Metadata Publisher presenti nel dominio di competenza.

18 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/TransportInfrastructure/ 19 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/TransportInfrastructure/PEPPOL%20Policy%20for%20use%20of%20identifiers%20v3%200_2014-02-

03.doc 20 http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2010:0245:FIN:it:PDF

EntePubblico

OperatoreEconomico

AP

SMPSMP

SML

AP

Partecipante APProvider

SMPProvider

SMPProvider

Partecipante

OpenPEPPOLAP

ProviderPEPPOL

Authority

PEPPOL Authority

Contratto

Dominio Nazionale/Regionale

Dominio Nazionale/Regionale

SMP Provider Agreement

AP Provider Agreement

ContrattoSMP Provider Agreement

AP Provider Agreement

Accordo diservizio PEPPOL

Community Agreement

Transport Infrastructure Agreement

EntePubblico

OperatoreEconomico

APAP

SMPSMP

SML

APAP

PartecipantePartecipante APProvider

APProvider

SMPProvider

SMPProvider

SMPProvider

SMPProvider

PartecipantePartecipante

OpenPEPPOLAP

ProviderAP

ProviderPEPPOL

AuthorityPEPPOL

Authority

PEPPOL AuthorityPEPPOL

Authority

Contratto

Dominio Nazionale/Regionale

Dominio Nazionale/Regionale

SMP Provider Agreement

AP Provider Agreement

ContrattoSMP Provider Agreement

AP Provider Agreement

Accordo diservizio PEPPOL

Community Agreement

Transport Infrastructure Agreement

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Figura 7: il modello di governance di OpenPEPPOL

I rapporti tra i diversi soggetti a vario titolo interessati (quindi anche quelli tra i Service Provider e le Authority) sono regolati da un insieme di Agreement, i cui contenuti sono gestiti da OpenPEPPOL.

Non esiste invece alcun vincolo relativo ai contratti che i Service Provider andranno a stipulare con i propri clienti (gli Operatori Economici), se non l’obbligo di citare l’Agreement tra il Provider e la PEPPOL Authority e l’indirizzo completo dei Punti di contatto indicati in quella sede.

4.1.1. Iscriversi ad OpenPEPPOL

OpenPEPPOL, associazione senza fine di lucro con sede a Bruxelles, è l’organizzazione centrale che, tra le altre cose:

gestisce l’implementazione e l’uso dell’infrastruttura attraverso il governo degli standard tecnici e delle specifiche di servizio;

governa l’accesso all’infrastruttura attraverso il potere di richiedere il rilascio, la sospensione e la revoca dei certificati digitali necessari ad operare.

La partecipazione ad OpenPEPPOL è obbligatoria per tutti gli operatori che esercitino l’attività di Access Point Provider e/o Service Metadata Publisher Provider.

Prima di completare il processo di accreditamento di un Access Point e/o di un Service Metadata Publisher è pertanto necessario fare richiesta di iscrizione ad OpenPEPPOL.

La richiesta va effettuata compilando l’apposito modulo, scaricabile all’indirizzo21:

http://www.peppol.eu/about_peppol/registration%20form%20OpenPEPPOL%20membership_v1.docx, firmandolo ed inviandone una copia in PDF all’indirizzo e-mail openpeppol@peppol.no.

L’iscrizione ad OpenPEPPOL dà diritto all’elettorato attivo e passivo negli organismi associativi, copre il costo dei certificati digitali necessari ad operare (sia quelli relativi all’infrastruttura di produzione che, se richiesti, quelli per l’infrastruttura di test) e consente di partecipare a tutti i Gruppi di Lavoro (Coordinating Community) dedicati allo sviluppo delle specifiche dei protocolli e dei profili/documenti.

L’iscrizione comporta l’accettazione dello Statuto22 dell’Associazione ed ha un costo variabile a seconda dei servizi che il Provider intende attivare (solo Access Point, solo Service Metadata Publisher o entrambi) e della classe dimensionale dell’impresa; la tabella completa dei costi di iscrizione è consultabile all’indirizzo http://www.peppol.eu/about_peppol/copy_of_how-to-join/membership.

4.1.2. Registrarsi con una PEPPOL Authority

La sottoscrizione degli accordi necessari ad operare va effettuata tra il Service Provider ed una PEPPOL Authority; queste ultime sono gli organismi delegati da OpenPEPPOL a gestire materialmente tutte le problematiche dell’infrastruttura nei vari domini, sia su base territoriale che per settori di competenza.

Al momento 4 Paesi hanno istituito PEPPOL Authority nazionali:

la Norvegia (Difi, vedi http://anskaffelser.no/e-handel/faktura/electronic-invoice),

la Svezia (ESV, vedi http://www.esv.se/sv/amnesomraden/E-handel/PEPPOL/About-PEPPOL/),

la Francia (SGMAP, vedi http://www.modernisation.gouv.fr/le-sgmap),

21 http://www.peppol.eu/about_peppol/copy_of_how-to-join/membership 22 http://www.peppol.eu/about_peppol/openpeppol-statutes/statutes-for-openpeppol-aisbl/at_download/file

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la Danimarca (DIGST, vedi http://www.digst.dk/).

L’elenco costantemente aggiornato delle PEPPOL Authority è consultabile alla pagina:

http://www.peppol.eu/peppol_elements/-transport-infrastructure/governance/peppol-authorities.

Per i Paesi nei quali non sia presente una PEPPOL Authority, come ad esempio l’Italia, o per i Provider che intendano operare su scala multinazionale, è possibile sottoscrivere gli accordi direttamente con OpenPEPPOL.

Qualora il Provider fosse interessato a fornire i servizi anche ad imprese collocate nei Paesi in cui sono presenti PEPPOL Authority nazionali, si raccomanda di verificare l’eventuale sussistenza di ulteriori clausole restrittive relative ai servizi da erogare, consultando l’Allegato 5 dei Transport Infrastructure Agreement (vedi paragrafo successivo) relativo a ciascuno dei Paesi interessati; al momento l’unico Paese ad aver inserito clausole di questo tipo è la Norvegia, che prevede l’obbligo, per gli Access Point Provider che intendano fornire servizi alle imprese norvegesi, di supportare la validazione dell’estensione nazionale della specifica della fattura elettronica, oltre a quella del core europeo.

I vincoli aggiuntivi eventualmente presenti in altri contesti non possono comunque pregiudicare, nemmeno nei Paesi dove vengano applicati, il corretto funzionamento dei servizi di base dell’infrastruttura né l’effettuazione di transazioni basate sui Profili e sui documenti approvati da OpenPEPPOL: nessun vincolo, ad esempio, può essere posto ai documenti inviati, ovunque sia collocato il soggetto ricevente.

4.2. Preparare e sottoscrivere gli accordi

Come evidenziato in Figura 7, il Service Provider avrà rapporti contrattuali:

con la PEPPOL Authority (e/o con OpenPEPPOL); questi sono regolati dai Transport Infrastructure Agreement (TIA), il cui contenuto è predefinito da OpenPEPPOL e descritto nel paragrafo che segue;

con i propri clienti; questi accordi sono, naturalmente, lasciati alla discrezionalità dei Service Provider, fatti salvi alcuni vincoli descritti nel paragrafo 4.2.2.

4.2.1. Sottoscrivere i Transport Infrastructure Agreement

Una volta individuata la PEPPOL Authority competente, gli accordi da sottoscrivere, come precedentemente accennato, sono denominati Transport Infrastructure Agreement e sono potenzialmente diversi a seconda di quali servizi il Provider intenda allestire:

l’Access Point Provider Agreement dovrà essere sottoscritto dal Service Provider interessato ad allestire un Access Point e fornire servizi di accesso all’infrastruttura ed invio e ricezione di documenti secondo i profili di collaborazione previsti;

il Service Metadata Publisher Provider Agreement dovrà essere sottoscritto dal Service Provider interessato ad allestire un Service Metadata Publisher e fornire servizi di indicizzazione e qualificazione dei partecipanti.

In entrambi i casi, oltre al Contratto principale, occorre sottoscrivere gli allegati che completano l’Accordo e ne definiscono i dettagli tecnici, dai livelli minimi di servizio da garantire (SLA) ai nominativi dei responsabili individuati da entrambe le parti; gli allegati sono i seguenti:

Allegato 1 - Punti di Contatto: deve essere compilato da entrambe le Parti inserendo i nominativi delle persone che assumeranno i diversi ruoli di responsabilità previsti;

Allegato 2 - Definizioni: riporta tutti i termini specifici e gli acronimi utilizzati nell’ambito della documentazione da sottoscrivere;

Allegato 3 - Servizi: contiene la descrizione sintetica dei servizi di Access Point, SMP ed SML, un’elencazione dei principali SLA relativi a ciascuno di essi, dei servizi di supporto previsti e della reportistica richiesta;

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Allegato 4 - Standard Tecnici: elenco dei collegamenti ai documenti contenenti tutte le specifiche tecniche relative all’infrastruttura;

Allegato 5 - Dominio Regionale: come descritto nel paragrafo precedente, qualora la PEPPOL Authority competente lo ritenga necessario, in questo Allegato possono essere inserite ulteriori prescrizioni per gli operatori da applicare limitatamente all’ambito geografico per il quale essa è competente. Questo allegato viene sottoscritto solo se il Provider sottoscrive gli Agreement con una PEPPOL Authority che abbia previsto clausole aggiuntive;

Allegato 6 - Procedura per i cambiamenti: contiene la descrizione del processo attraverso il quale è possibile introdurre cambiamenti negli Accordi;

Allegato 7 - Modello di Governance e Agreement: descrive il funzionamento della governance di OpenPEPPOL ed il contenuto degli Agreement.

Il set completo dei documenti da sottoscrivere può essere scaricato all’indirizzo23:

https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PEPPOL_EIA/4-Governance/4-GOV-Transport_Infrastructure/43-GOV-Models/GOV-Transport-TIA_Agreement_Library-300.zip

4.2.2. Definire un modello di contratto con i clienti

Come già accennato, il Service Provider è libero di definire qualunque formula contrattuale tra sé ed i propri clienti; i soli vincoli che la sottoscrizione dei Transport Infrastructure Agreement comporta nella definizione del modello di contratto da sottoporre ai clienti sono i seguenti:

il provider di servizi di Access Point deve inserire nei contratti tra sé ed i propri clienti “il riferimento completo all’Accordo sottoscritto ed all’Authority con cui è stato concluso, incluso l’indirizzo completo del Punto di Contatto indicato nell’Allegato 1” (clausola 6.10);

il “contenuto dei documenti di business e i metadati associati conservati dal Provider sono di proprietà dei Partecipanti” (clausola 10.1) ed “il Provider non ha il permesso di raccogliere o distribuire informazioni riguardanti i documenti di business e i loro metadati tranne che per le operazioni necessarie all’infrastruttura” (clausola 10.2);

il “contenuto dei documenti di business è sempre da considerarsi riservato” (clausola 12.1). “Il Provider non raccoglierà o salverà alcun dato, informazione, documento di business, o il loro contenuto, appartenenti al proprio cliente se non per ciò che è necessario per lo svolgimento dei propri compiti secondo gli Accordi. Se l’utilizzo di qualunque di tali informazioni fosse necessario per fornire ulteriori servizi al cliente (per esempio trasformazioni, archiviazioni) il Service Provider ne darà specificatamente notizia nel contratto tra sé ed il cliente che serve” (clausola 12.2).

Per quanto riguarda, in particolare, la definizione delle tariffe da applicare, si segnala che l’Access Point Provider Agreement prevede esplicitamente (alla clausola 7.6) che il Provider “determini liberamente ed in maniera indipendente le proprie tariffe nei confronti dei partecipanti a PEPPOL ai quali fornisca servizi e riscuota autonomamente quanto gli sia per questo dovuto”.

Ai sensi invece della clausola 7.7 dell’SMP Provider Agreement, “non possono essere richiesti pagamenti per la registrazione, la modifica o l’eliminazione di informazioni nel PEPPOL SML”. Si fa notare, a questo proposito, che tale formulazione non significa che i servizi dell’SMP siano gratuiti, essendo l’SML e l’SMP due entità diverse, benché strettamente connesse.

Analogamente a quanto già visto relativa all’AP Provider Agreement, anche l’SMP Provider Agreement prevede infatti, alla clausola 7.8, che il Provider “determini liberamente ed in maniera indipendente le proprie tariffe nei confronti dei partecipanti a PEPPOL ai quali fornisca servizi e riscuota autonomamente

23 http://www.peppol.eu/ressource-library/technical-specifications/transport-infrastructure/infrastructure-resources

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quanto gli sia per questo dovuto”.

4.3. Sviluppare la tecnologia

I Service Provider interessati ad offrire servizi agli Operatori Economici che intendono scambiare documenti elettronici con gli Enti Pubblici serviti dal Nodo Telematico di Interscambio della Regione Emilia-Romagna dovranno:

dotarsi di componenti infrastrutturali (Access Point ed eventualmente Service Metadata Publisher) in grado di connettersi all’infrastruttura PEPPOL;

essere in grado di gestire i profili di collaborazione ed i documenti previsti secondo le specifiche estensioni italiane rilasciate dal Sistema Regionale per la Dematerializzazione del Ciclo passivo degli Acquisti (SiCiPa-ER24);

sviluppare la connettività verso i propri clienti.

4.3.1. Sviluppare un Access Point e/o un Service Metadata Publisher

Relativamente alle componenti infrastrutturali occorre innanzitutto far presente che:

tutta la documentazione e le specifiche sono disponibili sotto licenza Creative Commons25. Questo significa che possono essere liberamente copiate, distribuite, trasmesse ed adattate, purché PEPPOL sia indicato quale autore e non ne sia data per intesa l’approvazione al successivo adattamento;

le componenti software sono disponibili sotto licenza open source EUPL26 (European Union Public Licence);

sono disponibili alcune versioni open source di sample implementation quali, ad esempio:

Oxalis27, supportata dal governo norvegese, basata 3 componenti: inbound (war), outbound (jar) e standalone (main), che abilita l’invio di documenti direttamente da riga di comando; requisiti: Apache Tomcat 7.0.22, Sun Java JDK versione 1.6 (JRE non è sufficiente) Metro 2.1.1, Maven;

Silicone28, leggermente più complessa, integra anche le componenti SMP ed è più completa a livello funzionale. Requisiti: Apache Tomcat 6.x, Apache Ant, Sun Java JDK versione 1.6.x, Metro 2.2.1-1;

Una volta che il Provider riterrà di essere in grado di testare la propria dotazione infrastrutturale, potrà ottenere il rilascio dei certificati digitali necessari, seguendo la procedura prevista; i certificati saranno rilasciati al nominativo che il Provider avrà indicato al punto 4.6 dell’Allegato 1 ai Transport Infrastructure Agreement. I certificati sono disponibili sia per l’infrastruttura di test che per l’infrastruttura di produzione ed il loro costo è compreso nel canone versato ad OpenPEPPOL.

4.3.2. Gestire i Profili ed i documenti previsti dal Sistema regionale

Come descritto nell’ambito del capitolo 2, il Nodo Telematico di Interscambio prevede, oltre a componenti infrastrutturali, anche l’adozione di processi e documenti standardizzati, necessari a garantire l’interoperabilità tra i diversi soggetti a prescindere dai diversi sistemi informativi utilizzati da ciascuno.

A seconda della configurazione definita per i propri servizi, i Provider potranno, ad esempio, relativamente a questa componente:

24 Le specifiche di formato dei documenti gestiti dal Si-Ci-Pa-ER, quindi dal Noti-ER, sono pubblicate al sito http://intercenter.regione.emilia-

romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti 25 http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/ 26 https://joinup.ec.europa.eu/software/page/eupl 27 https://github.com/difi/oxalis 28 http://code.google.com/p/peppol-silicone/downloads/list

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effettuare la validazione dei documenti inviati e ricevuti dai propri clienti;

tradurre da e per altri formati i documenti movimentati;

firmare, “emettere” o gestire in altro modo i documenti per conto dei propri clienti.

I Profili di collaborazione ed i documenti che gli Operatori Economici scambieranno con gli Enti Pubblici (ed eventualmente tra loro) sono quelli elencati al paragrafo 2.1 ed il piano per la messa a regime di tali transazioni è quello sintetizzato al paragrafo 2.3.

Nei paragrafi che seguono viene fornito un maggiore dettaglio tecnico di ciascuno dei Profili e dei documenti ad essi riconducibili, articolato secondo le fasi previste dal piano di implementazione regionale.

4.3.2.1. Fase 1: la Fatturazione elettronica

La prima fase della dematerializzazione del ciclo degli acquisti prevede che gli Enti siano in grado di gestire ed acquisire automaticamente le fatture elettroniche inviate dagli Operatori Economici e tutti i relativi dati strutturati.

Al fine di facilitare l’adozione dei Profili di collaborazione e di utilizzare un insieme di documenti coerente che renda possibile l’integrazione delle informazioni con l’Ordine e gli altri documenti del ciclo degli acquisti, gli Enti implementeranno pertanto, nei propri sistemi, il profilo d'uso della fattura UBL 2.1 definito nell'ambito del progetto PEPPOL, estesi secondo le regole italiane29.

Anche se le fatture inviate dagli Operatori Economici dovranno necessariamente rispettare tutti i requisiti richiesti dal Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55 e dalla documentazione tecnica pubblicata sul sito http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm, queste verranno “convertite” dal Nodo Telematico di Interscambio di cui al paragrafo 2.3 affinché gli Enti dispongano dei dati in tale formato.

Al fine di facilitare tale operazione di “conversione”, ma anche per sfruttare pienamente i benefici derivanti dalla dematerializzazione del processo, gli Operatori Economici (o i Provider di servizi da questi eventualmente incaricati dell’emissione delle fatture per loro conto) dovrebbero fare riferimento, nel produrre la fattura nel formato SDI (richiesto dal d.m. 55/2013), alla medesima mappatura adottata dal sistema regionale, affinché risulti più semplice la connessione tra un Ordine emesso da un Ente ed il Documento di Trasporto o la Fattura che sarà emessa.

Tale mappatura sarà resa disponibile ed aggiornata dall’Agenzia Intercent-ER sul proprio sito internet nell’area Dematerializzazione acquisti.

La mappatura sarà resa disponibile tanto agli Operatori Economici quanto agli eventuali intermediari.

Sarà, naturalmente, a discrezione degli Operatori Economici la scelta relativa al modello operativo da adottare, ad esempio scegliendo tra effettuare in proprio l’eventuale conversione o affidarla ad un eventuale Intermediario, ad ogni modo, si raccomanda di utilizzare la mappatura messa a disposizione dall’Agenzia Intercent-ER, al fine di consentire il trasferimento e la veicolazione di tutti i dati senza perdita di informazioni, al fine di permettere la riconciliazione automatica ordine-documento di trasporto-fattura.

La mappatura disponibile sarà relativa sia alla “traduzione” PEPPOL/UBLSDI che SDI PEPPOL/UBL.

4.3.2.1.1. Il Profilo PEPPOL BIS05A-400 (Billing)

Nella maggior parte dei casi, gli Operatori Economici che decidono di utilizzare la fatturazione elettronica

29 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti

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attiva avranno l’esigenza, almeno teorica, di emettere, nel caso emerga la necessità di apportare correzioni di qualunque genere alle fatture emesse, anche delle Note di Credito in formato elettronico; il sistema prevede, a tale fine, un apposito Profilo, denominato PEPPOL BIS 05A-40030, basato sul Profilo “BII Profile 05 Billing31”.

Questo profilo descrive sia il processo in cui il Fornitore (l’Operatore Economico) emette una Fattura relativa a beni o servizi che il Fornitore ha erogato all’Acquirente e non si aspetta che l’Acquirente invii, in risposta, nessun documento, sia il processo in cui il Fornitore, essendo emersa l’esigenza di apportare una correzione alla Fattura precedentemente emessa, emette una Nota di Credito con riferimento alla Fattura precedentemente emessa contenente dati a correzione di quelli inviati con il documento Fattura.

Figura 8: il Profilo PEPPOL BIS 05A-400 - Billing

I documenti utilizzati nel Profilo PEPPOL BIS 05A-400 sono, conseguentemente, la Fattura e la Nota di Credito32; l’indicazione, in tali documenti, del riferimento al Profilo PEPPOL BIS 05A-400 consente al sistema informativo dell’Acquirente di individuare automaticamente il tipo di operazione da compiere sulla Fattura cui la Nota di Credito fa riferimento e di proporre all’operatore le operazioni da compiere.

Se l’operatore Economico decide di adottare, sui propri sistemi, il formato PEPPOL/UBL anche per la produzione della fattura, i documenti di business che i sistemi del Fornitore devono essere in grado di produrre sono quindi 2:

la Fattura, che è un documento XML redatto secondo la sintassi UBL 2.1, che:

deve essere valido rispetto ad uno Schema33 predefinito;

deve rispettare i set di regole di business che descrivono i requisiti normativi nazionali e europei definiti descritti nella specifica34;

deve poter essere validato utilizzando gli artefatti in linguaggio Schematron che consentono la verifica delle regole di business di cui sopra.

30 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PostAward/Billing5A/20140301-PEPPOL_BIS_5A-400.pdf 31 ftp://ftp.cen.eu/public/CWAs/BII2/CWA16562/CWA16562-Annex-C-BII-Profile-05-Billing-V2_0_0.pdf 32 si prega di prestare attenzione al fatto che, utilizzando il Sistema di Interscambio, la Fattura e la Nota di Credito utilizzano un unico documento di

base. 33 http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd 34 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a

Collaboration Inv oicing process

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e la Nota di Credito, che è anch’essa un documento XML, redatto secondo la sintassi UBL 2.1, che:

deve essere valido rispetto ad uno Schema35 predefinito;

deve rispettare i set di regole di business che descrivono i requisiti normativi nazionali e europei definiti descritti nella specifica36;

deve poter essere validato utilizzando gli artefatti in linguaggio Schematron che consentono la verifica delle regole di business di cui sopra.

L’Operatore Economico che intende attivare il Profilo PEPPOL BIS 05A400 per l’invio della Fattura e della Nota di Credito dovrà pertanto assicurarsi di produrre un file XML , autonomamente o attraverso il proprio intermediario, che contenga le informazioni dettagliate nella Specifica, (prestando attenzione al fatto che alcune sono obbligatorie ed altre facoltative).

Poiché la fattura, coerentemente con quanto prescritto dalle norme nazionali, ed in particolare dal Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55 e dalla documentazione tecnica di volta in volta pubblicata sul sito http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/index.htm, deve comunque essere emessa nel formato Fattura PA (possibilmente tenendo conto delle specifiche integrative previste dal modello NoTI-ER) ed inviata per mezzo del Sistema di Interscambio, si ricorda che l’Operatore Economico, una volta prodotti i documenti secondo quanto sopra indicato, dovrà convertirli (o incaricare il proprio provider di servizi di effettuare tale operazione) utilizzando il traduttore messo a disposizione da Intercent-ER e trasmetterle a Sistema di Interscambio nazionale attraverso il canale individuato.

4.3.2.2. Fase 2: gli altri documenti del ciclo degli acquisti

La seconda fase della dematerializzazione del ciclo degli acquisti prevede che gli Enti dell’Emilia-Romagna siano in grado di gestire gli altri documenti del ciclo degli acquisti, a partire dall’Ordine e dal Documento di Trasporto.

Per quanto riguarda le specifiche aggiornate circa i formati xml dei documenti che NoTI-ER è in grado di gestire per conto degli Enti dell’Emilia Romagna si invita a consultare il sito http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/ alla sezione “Dematerializzazione acquisti”.

Gli Operatori Economici dovranno pertanto, in questa fase, per poter attivare le transazioni previste, registrarsi sull’infrastruttura di trasporto PEPPOL e ottenere dal proprio intermediario un identificativo PEPPOL al quale, ad esempio, gli Enti invieranno gli Ordini e dal quale riceveranno i Documenti di Trasporto.

4.3.2.2.1. L’Ordine

Il profilo principale relativo all’Ordine è il Profilo PEPPOL BIS 03A-40037, basato sul Profilo “BII Profile 03 Order Only”38. Questo profilo descrive un processo in cui l’Acquirente (l’Ente) emette un Ordine e non si aspetta che il Fornitore (l’Operatore Economico) invii, in risposta, una Conferma d’Ordine.

L’unico documento utilizzato nel Profilo PEPPOL BIS 03A-400 è, conseguentemente, l’Ordine.

Il documento di business che i sistemi del Fornitore (l’Operatore Economico) o dell’eventuale Intermediario devono essere in grado di ricevere e gestire è un documento XML, redatto secondo la sintassi UBL 2.1, che:

deve essere valido rispetto ad uno Schema39 predefinito;

35 http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-CreditNote-2.1.xsd 36 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a 37 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PostAward/OrderOnly3A/PEPPOL_BIS_3A-400.docx 38 Una versione web del documento è reperibile all’indirizzo http://spec.cenbii.eu/BII2/fxhtml/Trdm001-

Order/g_1.htm?http://spec.cenbii.eu/BII2/fxhtml/Trdm001-Order/g_5.htm 39 http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Order-2.1.xsd

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deve rispettare i set di regole di business che descrivono i requisiti normativi nazionali ed europei definiti e descritti nella Specifica40;

deve poter essere validato utilizzando gli artefatti in linguaggio Schematron41 che consentono la verifica delle regole di business di cui sopra.

Figura 9: il Profilo PEPPOL BIS03A-400 - Order Only

L’Operatore Economico, o l’eventuale Intermediario da questi delegato, che intendano attivare il Profilo PEPPOL BIS 03A-400 dovrà preoccuparsi di mettere i propri sistemi gestionali nelle condizioni di gestire un file XML che contenga le informazioni dettagliate nella Specifica; tutte le operazioni di verifica e validazione vengono effettuate dal NoTI-ER.

Prima di procedere all’effettivo ricezione di un Ordine, effettuare una sessione di test.

Come già evidenziato nel paragrafo 2.1, una volta implementato il Profilo PEPPOL BIS 03A-400, qualora il Fornitore e l’Ente già utilizzino la fatturazione elettronica secondo il Profilo BIS 05A-400, si disporrà di tutti gli elementi per implementare profili più complessi, come ad esempio il profilo “Procurement”, che supporta, tra l’altro, la riconciliazione automatica di Ordine e Fattura, senza dover attuare ulteriori interventi tecnologici.

4.3.2.2.2. Il Documento di Trasporto

Il profilo principale relativo al Documento di Trasporto è il Profilo PEPPOL BIS 30A-10042, basato sul Profilo “BII Profile 30 Dispatch Only43”. Questo profilo descrive un processo in cui il Fornitore (l’Operatore Economico) o l’Intermediario da questi delegato emette un Documento di Trasporto relativo a beni zi da inviare all’Acquirente (l’Ente). Il Fornitore non si aspetta che l’Acquirente invii, in risposta, alcun documento.

40 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a 41 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PEPPOL_EIA/1-ICT_Architecture/1-ICT-PostAward_eProcurement/14-ICT-Services-Components/ICT-

PostAward-TRDM_001a_SCH-100.zip 42 https://joinup.ec.europa.eu/svn/peppol/PostAward/DespatchAdvice30A/PEPPOL_BIS_30a-100.doc 43 Una versione web del documento è reperibile all’indirizzo

http://spec.cenbii.eu/BII2/fxhtml/Trdm016-DispatchAdvice/g_1.htm?http://spec.cenbii.eu/BII2/fxhtml/Trdm016-DispatchAdvice/g_5.htm

Business Process Basic Order Only

Bu

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"Internal Activity"

Prepare Order

Submit Order

Receive and handle

Order

Order submitted

Order received

Order

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Figura 10: il Profilo PEPPOL BIS 30A-100 – Despatch Advice

L’unico documento utilizzato nel Profilo PEPPOL BIS 30A-100 è, conseguentemente, il Documento di Trasporto.

Il documento di business che i sistemi del Fornitore o dell’Intermediario da questi delegato devono essere in grado di produrre ed inviare è un documento XML, redatto secondo la sintassi UBL 2.1, che:

deve essere valido rispetto ad uno Schema44 predefinito;

deve rispettare i set di regole di business che descrivono i requisiti normativi nazionali e europei definiti descritti nella specifica45;

deve poter essere validato utilizzando gli artefatti in linguaggio Schematron che consentono la verifica delle regole di business di cui sopra.

4.3.3. Sviluppare la connettività verso i propri clienti

Le modalità con cui gli Intermediari garantiscono la connessione tra sé ed i propri clienti non sono in alcun modo sottoposte a vincoli da parte di OpenPEPPOL né del Sistema Regionale.

L’intermediario è pertanto assolutamente libero di utilizzare i protocolli che ritiene più opportuni ed anche, eventualmente, di approntare altre modalità per assicurare il passaggio delle informazioni tra sé e gli Operatori Economici (sito web, upload/download di file, ecc.).

44 http://docs.oasis-open.org/ubl/prd3-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-DespatchAdvice-2.1.xsd 45 http://intercenter.regione.emilia-romagna.it/aree/dematerializzazione-acquisti/p-a/dematerializzazione-degli-acquisti-sezione-p-a

Collaboration BPMN 2.0 Collaboration Simple Despacth Adv iceS

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ne

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Contract for

Purchase

Prepare goods for

delivery

Create and send

Despatch Advice

Initiate transport

Receive goods

Receive and process

Despatch Advice

Goods

received

Goods

delivered

Despatch Advice