L'organizzazione delle PMI e degli studi professionali alla luce della progressiva digitalizzazione...

L’ORGANIZZAZIONE DELLE PMI E DEGLI STUDI PROFESSIONALI ALLA LUCE DELLA PROGRESSIVA DIGITALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, CONTABILE E FISCALE

Antonio Sturaro intervista Robert Braga

Antonio Sturaro [email protected]

Robert Braga [email protected]

menocarta.pro srl © tu0 i diri0 riserva4

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Introduzione ü Il mercato globale dei Servizi Innovativi è raddoppiato nell'ultimo decennio ed è in continua espansione: se guardiamo solo all'Europa, rappresentano un Pil di 1,5 trilioni di euro e danno lavoro a 20 milioni di persone occupate in 4 milioni di imprese

ü Quali sono gli strumenti, le strategie e le opportunità che la trasformazione digitale offre alle imprese? ü Quale la nuova visione che si prospetta? ü Come trasformare, semplificare e rendere più efficienti i processi aziendali?

ü Con la trasformazione digitale si aprono nuovi scenari


Scenari

ü Ecologia e ambiente

ü Risparmio e efficienza

ü Margini ridotti e Fidelizzazione del cliente


Ambiente e Innovazione – da Expo padiglione Estonia


Scenari normativi

ü Semplificazione delle norme sulla conservazione sos4tu4va

ü Fa<urazione ele<ronica PA

ü Fa<urazione ele<ronica B2B ü Agevolazioni e semplificazioni fiscali


Scenari: aziende e professionisti

ü Lean produc4on è anche lean office

ü Efficienza e risparmio per far fronte alla riduzione dei margini

ü Salvaguardare prezzi e qualità per mantenere il cliente

ü Smart working


Intervista

ü Secondo te Robert, quali sono i primi passi da fare per digitalizzare i

processi amministra4vi delle aziende e degli studi professionali


affermazioni ancora aDuali

“Ciò che è veramente inquietante non è che il mondo si trasformi in un completo dominio della tecnica. Di gran lunga più inquietante è che l’uomo non è affaDo preparato a questo radicale mutamento del mondo.”

MarTn Heidegger conferenza “La ques.one della tecnica”, 1953

siamo pronT e disposT al cambiamento? Premessa

“Non è la specie piu forte che sopravvive né la piu intelligente ma quella piu rice<va ai cambiamen.”

Charles Darwin (1809-‐ 1882)


DEMATERIALIZZAZIONE E ORGANIZZAZIONE DEGLI UFFICI

quando si parla di digitalizzazione in realtà si parla di organizzazione


occorre cogliere le opportunità che possono derivare dall’uTlizzo degli strumenT informaTci

… iniziando ad usarli…

no word come semplice videoscri<ura no excel solo come calcolatrice Nel passaggio al digitale occorre essere un po’ “umili”, non fermarsi alla prima difficoltà d’uso ma inves4re qualche minuto per approfondire la funzionalità di un comando oppure chiede consiglio al collaboratore di studio

Premessa


PERCHE’ DEMATERIALIZZARE

Archiviazione tradizionale

ü  dimensione fisica ü  difficoltà e tempo

di ricerca ü  costo

archiviazione

Dematerializzazione e Organizzazione


VANTAGGI facilità di: ü reperimento: riduzione dei

tempi - NO STRESS; ü consultazione dal proprio

computer; ü gestione immediata ed

autonoma; ü  trasportabilità ü  invio immediato dei

documenti ü minori consumi ü restituzione documenti

ü migliore struttura organizzativa;

ü minori costi; ü efficienza dei

processi: molti documenti gestiti nascono già digitali



DEFINIZIONE DELLE PROCEDURE (scriDe) Solo una correDa architeIura/organizzazione di salvataggio perme<e poi un’agevole ricerca e un immediato reperimento dell'informazione ele<ronica CONTINUITA’ nella logica di archiviazione da “cartacea” a “digitale” e quindi: comportamento UNIFORME: è un requisito fondamentale (istruzioni scri<e sulla denominazione dei files);

Formazione del Personale (Ttolari compresi)



esempio

DOC01.pdf F24120316.pdf



nessuna stampa: tuDo a video International Federation of Accountants in “Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali”



Intervista

ü In termini di risparmio e di efficienza, quali sono i

vantaggi che si ottengono dematerializzando, sia per

l’ambiente che per le nostre aziende


Risparmio ed efficienza

Intervista

ü Proviamo a fare un esercizio concreto calato nella realtà

che tu vivi abitualmente, uno studio professionale.

ü Quali sono gli strumenti facilmente implementabili e che

portano ad un interessante risultato nel breve termine


FIRMA GRAFOMETRICA

Firma grafometrica modello n. pag. medie tot pag*unicoPF 568 25 28400

unicoSC/SP 135 30 8100770 187 10 3740IVA 310 13 8060IRAP 262 11 5764

spesometro 314 20 12560black list 61 15 1830

tot 68454consumi toner*** e carta**** costo ca € 3.140

ipotesi 5 minutia dichiarazione

costo orario IV liv. 16,16** costo ca € 2.470€ 2.800risparmio

ipotesi: * doppia copia ** fonte 24ore *** 5000 pag. a toner euro 195 cad **** euro 3 a risma (500 pag)

tempo uomo movimentazione 153 ore

il costo totale è ridotto al 50% per prudenza


problematiche risolte: movimentazione “manuale” delle dichiarazioni obbligo presenza cliente nello stesso luogo monitoraggio firme dichiarazioni firma presso il cliente criticità organizzative: rispetto dei tempi/date per la firma - gestione cliente

Firma grafometrica


esempio logica cartelle

Firma grafometrica


Intervista

ü Secondo te Robert, quali sono i primi passi da fare per

digitalizzare i processi amministrativi delle aziende e

degli studi professionali


IL RAPPORTO CON IL

CLIENTE

problemaTche: alcuni esempi

ü  cliente che consegna in ritardo la documentazione necessaria alla

liquidazione IVA periodica

ü  cliente con molti documenti FATTURE

ü  redazione fatture con excel

ü  gestione bollo su fattura

soluzione: i benefici ü  no stress per liquidazioni IVA all’ultimo secondo ü  no data-entry ü  gestione in tempo reale a video di eventuali problematiche ü  se F.E. versamento cumulativo con F24


CONSERVAZIONE DIGITALE

A NORMA

………una considerazione………

“… ooh ! ma con il risparmio dell’imposta di bollo mi ripago immediatamente l’investimento!!!…”

Conservazione digitale a norma


Occorre ricordarsi che ai fini di un

riconoscimento legale, ancor prima che

tributario, dei libri, registri e documenT

occorre rispeDare il disposto di cui all’art.

2215 bis del Codice Civile ed in parTcolare

avere DELEGA ……

art. 2215 bis CC 3° c “ Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsT dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scriDure sono assolT, in caso di tenuta con strumenT informaTci, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggeDo dal medesimo delegato.“



ORDINE PER GRADO DI COMPLESSITA’ ü  Conservazione libri, registri e scri<ure contabili ü  Dichiarazioni e comunicazioni fiscali (fascicolo

intermediario) ü  Fa<ure a0ve e passive analogiche (per quelle

digitali la conservazione è obbligatoria) ü  Conservazione altri libri codice civile (Verbali

assemblee, cda, etc.) ü  Tu<a la documentazione amministra4va

(corrispondenza, contra0, etc.)

= ipotesi di grado di difficoltà



Con il progressivo constante incremento nell’utilizzo di documenti strutturati (formati XML, XBRL, ecc.), la contabilità è destinata ad “automatizzarsi”

L’effetto sarà:• una notevole riduzione del tempo di inserimento dei dati (almeno il 63%[*])

• un parallelo incremento delle disponibilità di risorse da dedicare ad attività di “core business”

BENEFICI

[*] fonte: risultati ricerca Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management Politecnico di Milano



Intervista

ü Prima di tornare sul tema dell’organizzazione dei processi,

vorrei affrontare un argomento di grande attualità

ü Hai parlato di documenti strutturati, dallo scorso anno è entrata

in vigore la fattura elettronica per i fornitori della PA

ü Quest’anno sono state emanate le norme sulla fattura

elettronica B2B

ü Vuoi riassumere le agevolazioni fiscali che accompagnano la

fattura B2B?


Decreto L.vo n. 127 del 5.8.2015 Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici, T Attivazione su base volontaria della fatturazione elettronica B2B

•  A partire dal 1.7.2016 SOGEI mette a disposizione la stessa infrastruttura già in uso per la FePA

•  Conferma della possibilità di utilizzo dello standard XmlPA

•  Conferma della validità dei dettami di processo già evidenziati nella CM 18/E del 24.6.2014 – Vedi «Controllo di gestione interno Aziendale»

•  Sistema di Incentivi per i soggetti che adotteranno la FE B2B: -  Snellimento di adempimenti quali «Spesometro», «Black List», «Intrastat» e priorità

nei Rimborsi IVA -  Per le imprese di minori dimensioni eliminazione delle scritture obbligatorie IVA


la scommessa vincente

Riduzione da quaDro a tre anni dei termini di accertamento IVA e imposte dire<e se si garan4rà anche la tracciabilità dei pagamenT ricevuT ed effeDuaT, nei modi che saranno stabili4 con decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze


Ricevute / No4fiche Fa<ure

SDI -‐ Sistema di interscambio

Fornitore

Cliente

Fa<ure Ricevute / No4fiche

Da4/Mod. Pre Compila4

•  Si tratta di una delle modalità possibili di FeB2B • In alternativa:

• FeB2B tra aziende (anche in modalità EDI) • FeB2B tramite canale bancario


Intervista

ü Mi sembra di poter dire che la fatturazione elettronica porterà

notevol i cambiamenti nel l’organizzazione dei processi

amministrativi sia delle imprese che negli studi professionali,

all’interno dei quali vengono gestite tantissime piccole aziende.

ü Hai accennato anche a eliminazione delle scritture contabili, anche

se solo per le imprese più piccole.

ü Tornando all’organizzazione dello studio professionale, vuoi

raccontarmi brevemente come si svolge la gestione contabile

«digitalizzata» per conto dei propri clienti?


Flusso contabile dematerializzato

Dotazione di partenza ü  Scanner

ü  Firma digitale

ü  Email dedicata: [email protected]

ü  Contratto con il Conservatore

ü  Deleghe e incarico dai propri clienti

ü  Deleghe al personale di studio



XXXXXXXXXX

XXXXXXXXX XXXXXXX


Esempio conservazione

XXXXXXXX XXXXXXXX

Intervista

ü Ci hai mostrato un efficiente esempio di gestione contabile

utilizzabile sia nelle aziende che negli studi

ü L’introduzione della fatturazione elettronica in un processo già così

organizzato, non farebbe altro che aumentarne gli automatismi, in

particolare per il ciclo passivo all’interno delle aziende.

ü Voglio farti vedere uno scenario che stiamo delineando, lo

commentiamo insieme


Ricevute / No4fiche

Fa<ure

Controllo di Ges4one

SDI -‐ Sistema di interscambio

Fornitore

Cliente

Banca

Professionista

Banca

Disposizione Incasso

FASE 1 – Certificazione SDI - Sogei

Disposizione Pagamento

Fa<ure Ricevute / No4fiche

FASE 2 – Incasso

FASE 3 –Pagamento

Da4/Mod. Pre Compila4

Una possibile modalità di FeB2B dal 1.7.2016 con canale bancario


45

ü  snellire la burocrazia presente in azienda ü  “certificatori” dei flussi di fatturazione

emessi dai clienti (FIRMA DIGITALE DEL PROFESSIONISTA)

ü  “garanti” verso i terzi: ad esempio verso il sistema bancario per l’anticipazione fatture (canale privilegiato e veloce)

ü  “verificatori” non solo della correttezza dei dati trasmessi dal cliente ma anche delle informazioni trasmesse dalle controparti del cliente (in ambito IVA tramite lo SDI)

FaDura eleDronica B2B

Intervista

ü Per le aziende si aprono nuove opportunità

ü Per i professionisti si delineano nuovi ruoli

ü Abbiamo visto l’importanza del possibile ruolo di intermediario/

certificatore che il professionista potrebbe ricoprire nella gestione

delle fatture elettroniche

ü Un altro ruolo ritengo essere molto importante nell’ambito della

gestione dei documenti digitali, quello di Responsabile della

Conservazione. Ce ne parli? menocarta.pro srl © tu0 i diri0 riserva4

LA FIGURA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE A NORMA

ha la “REGIA” di tuDo il sistema di conservazione -‐ definisce e aDua le poliTche complessive del sistema di conservazione -‐ ne governa la gesTone con piena responsabilità ed autonomia -‐ può delegare lo svolgimento del processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più sogged di specifica competenza ed esperienza in relazione alle advità ad essi delegate -‐ la delega deve essere formalizzata, specificandone il contenuto e le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato



in parTcolare…. art. 7 DPCM 3 dicembre 2013*

a)  definisce le cara<eris4che e i requisi4 del sistema di conservazione in funzione della 4pologia dei documen4 da conservare, della quale 4ene evidenza, in conformità alla norma4va vigente;

b)  ges4sce il processo di conservazione e ne garan4sce nel tempo la conformità alla norma4va vigente;

c)  genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d)  genera e so<oscrive il pacche<o di distribuzione con firma digitale o firma ele<ronica qualificata, nei casi previs4 dal manuale di conservazione;

e)  effe<ua il monitoraggio della corre<a funzionalità del sistema di conservazione;

f)  assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

* sos4tuisce l’art. 5 Delibera CNIPA del 19/02/2004

Responsabile della Conservazione a norma


g)  al fine di garan4re la conservazione e l’accesso ai documen4 informa4ci, ado<a misure per rilevare tempes4vamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripris4nare la corre<a funzionalità; ado<a analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei forma4;

h)  provvede alla duplicazione o copia dei documen4 informa4ci in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i)  ado<a le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’ar4colo 12;

j)  assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle a0vità al medesimo a<ribuite;

art. 7 DPCM 3 dicembre 2013*



NON PERDERE OPPORTUNITA’ DI BUSINESS

k)  assicura agli organismi competen4 previs4 dalle norme vigen4 l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle a0vità di verifica e di vigilanza;

l)  provvede, per gli organi giudiziari e amministra4vi dello Stato, al versamento dei documen4 conserva4 all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigen4;

m)  predispone il manuale di conservazione di cui all’ar4colo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamen4 norma4vi, organizza4vi, procedurali o tecnologici rilevan4.


art. 7 DPCM 3 dicembre 2013*


Alcune pubblicazioni

Fondazione Nazionale CommercialisT Doc n.24 -‐ Nov.’13

L’obbligo di fa+urazione ele+ronica alla P.A. e nuove opportunità professionali per i Commercialis< Consiglio Nazionale DoDori CommercialisT Nov. ’11

Dematerializzazione e conservazione digitale dei documen<



Intervista

ü Andiamo a concludere questa nostra chiacchierata ü Ti chiedo due cose:

1)  Riassumi le cose che ci siamo detti in 10 concetti che ritieni i più importanti

2)  Fai una domanda al nostro pubblico


10 concetti importanti ü La digitalizzazione è un processo irreversibile (norme italiane / UE)

ü Dimostrare positività verso l’informatica

ü Formarsi e formare

ü La contabilità sarà automatizzata

ü  I processi amministrativi (e non solo) saranno semplificati

SEMPLIFICAZIONE = CRESCITA ü Più tempo a disposizione per fare consulenza alle aziende: analisi –

organizzazione – contrattualistica

ü Aumenta la fidelizzazione del cliente

ü Fornire Servizi al passo coi tempi

ü Essere i DIRETTORI dell’orchestra digitale svolgendo il ruolo di

Responsabili della conservazione menocarta.pro srl © tu0 i diri0 riserva4

Stephen Covey, nel libro “Le seDe regole per avere successo”, suggerisce di prendersi sempre il tempo per aumentare la propria efficienza. Narra infa0 la storia di un avventore che, camminando nel bosco, incontra un boscaiolo intento a segare un albero. E’ un uomo affa4cato ed è evidente che ha fre<a di finire il lavoro. L’avventore, notato che la lama non taglia bene, si premura di chiedere al boscaiolo: “perché non si ferma ad affilare la lama della sua sega, non vede che non taglia più?”. Il boscaiolo, un po’ risen4to, risponde “caro mio signore non si rende conto che ho FRETTA, non ho tempo di fermarmi per affilare la lama, devo abba<ere questo albero velocemente!” Se crediamo di aspe<are il momento giusto per apportare i cambiamen4 necessari nell’organizzazione dello studio o della nostra azienda, quel tempo non arriverà mai. Invece, se pensiamo che il cambiamento sia necessario,

il momento giusto per cambiare è adesso!

Siete disposT al cambiamento? una domanda per il pubblico


GRAZIE PER L’ATTENZIONE

Antonio Sturaro [email protected]

Robert Braga [email protected]

MASTER DI RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE per info: www.menocarta.pro/percorsodigitale

GRAZIE PER L’ATTENZIONE

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