L'esperienza di UNIFE nell’ambito del Laboratorio CAF-Università e nella predisposizione

dell'application per il Premio Qualità della P.A. III ed.

Aula convegni CNR – Piazzale Aldo Moro, 7Roma 14 luglio 2011

Alberto Domenicali – Responsabile Ripartizione Audit internoSimona Tosi – Responsabile Unità Qualità

La valutazione delle performance organizzative nell’Università: prime indicazioni e scenari di riferimento

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Indice della presentazione

1. Introduzione – Unife in cifre;

2. Il percorso di sperimentazione;

3. Gli esiti della sperimentazione;

4. Conclusioni.

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1. Introduzione – UNIFE in cifre 1/2

DIDATTICA a.a. 2010/2011

Studenti 17.802Corsi di laurea triennale 33Corsi di laurea specialistica 3Laurea Magistrale 17Magistrali a ciclo unico 7Corsi di perfezionamento 7Corsi di formazione 6Dottorati di ricerca 17Master di I livello 10Master di II livello 8Scuole di Specializzazione 36

PERSONALE 31/12/2010Docenti 646Personale Tecnico Amministrativo 554

STRUTTURE a.a. 2010/2011

Aule 205N. posti a sedere nelle aule 14.295Biblioteche 9N. posti lettura nelle Biblioteche 838Dipartimenti 19Facoltà 8Laboratori informatici 25

BILANCIOBilancio

consuntivo 2010

Volume di spesa € 161.851.528

FFO 2009

FFO 2010

€ 79.491.508

€ 77.978.958% contribuzione studentesca su FFO 24,55

RAPPORTO ASSEGNI FISSI SU FFO 2010% spese personale su FFO

(puro)

83,84

(91,67)

- 8 Facoltà-19 Dipartimenti- 47 Centri di vario tipo

La Città Universitaria (dislocazione delle strutture universitarie all’interno della città di Ferrara)

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1. Introduzione – UNIFE in cifre 2/2

Hanno conseguito la Certificazione nel

2011

Conseguirà la

Certificazione nel 2012

Hanno conseguito la Certificazione nel 2010: inseriti nel campo di applicazione del Laboratorio CAF

Servizi agli Studenti

(Agevolazioni e Disabilità –

Mobilità internazionale

Metodo di Studio)

Sistema Bibliotecario

(SBA)

Segreterie studenti

Unità Orientamento

E tutorato

Post-Laurea

Sistema di Gestione per la Qualità

Sistema di Gestione per la Qualità dell’Università di Ferrara

ManagementDidattico

Ripartizione Ricerca

Job-Centre

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2. Il percorso di sperimentazione 1/9

Il modello CAF-Università è stato sperimentato nell’ambito dei servizi certificati ISO 9001 (i servizi agli studenti - punto centrale della programmazione di ateneo).La scelta è stata determinata da:Presenza di personale già addestrato alla valutazione;Condizioni di partenza favorevoli per l’applicazione del modello e la successiva esportazione;Tempi di risposta più veloci.

Inoltre l’Ateneo aveva appena terminato la stesura dell’application per la partecipazione al Premio Qualità (su tutta l’Organizzazione), pertanto la Direzione ha ritenuto opportuno coinvolgere, di nuovo, un numero limitato di persone.

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2. Il percorso di sperimentazione 2/9

Differenza tra ISO e CAFISO 9001:•Capitolo 5: Responsabilità della Direzione•Capitolo 6: Gestione delle risorse•Capitolo 7: Erogazione del Servizio•Capitolo 8: Misurazione, analisi e miglioramento

Fonte: “Ipotesi per la realizzazione di un modello matematico per l’analisi di efficacia di Sistemi Qualità”S. Gorla: Responsabile Qualità e Certificazione Citroen Italia S.p.A. e consigliere di giunta AicqCNR. Bergami: Citroen Italia S.p.A.R. Grassi: ConsultecA. Zanella: Professore dell’Università Cattolica del S. Cuore di Milano

Correlazione tra ISO 9001 e Modello CAF

Principio guida

ECCELLENZA

Piano di miglioramento

CONFORMITÀ

Principio guida

Azioni correttive Azioni preventive Non conformità

ISO9001 CAF

2. Il percorso di sperimentazione 3/9

Miglioramento Continuo

Punti di forza Aree da migliorare

Punteggio

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2. Il percorso di sperimentazione 4/9

Il Comitato di autovalutazione (GAV) (composizione):Rettore;Direttore amministrativo;Docente Economia aziendale Unife;Dirigente Risorse umane;Presidente Sistema bibliotecario di ateneo;Rappresentante studenti in CdA.

Il Gruppo di supporto (GS) (composizione):Tutti i responsabili dei servizi certificati ISOIntegrazione con Responsabili Audit interno, Unità Qualità, Risorse umane.

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2. Il percorso di sperimentazione 5/9

Il GAV ha approvato il RAV e il punteggio assegnato ad ogni sottocriterio, su proposta dei Responsabili dell’Audit interno e dell’Unità Qualità.

Il GS ha collaborato nella comunicazione della sperimentazione all’interno delle proprie aree, nella diffusione dei questionari e nelle interviste per i fattori abilitanti.

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2. Il percorso di sperimentazione 6/9

Fasi e tempi di realizzazione del progettoFase Data

Richiesta CRUI di adesione alla sperimentazione del Modello CAF Università 19/05/2010

Parere Favorevole Unife 31/05/2010

Comunicazione al CdA 15/06/2010

Comunicazione avvio lavori laboratorio CAF Università da parte della CRUI 05/08/2010

Partecipazione ai vari incontri del LaboratorioDa ottobre fino a

conclusione

Comunicazione del DA ai Responsabili di Ripartizione dell’avvio del Laboratorio 08/11/2010

Comunicazione del campo di applicazione del Laboratorio CAF e adesione al Gruppo 1 10/11/2010

Condivisione con le Rappresentanze Sindacali della somministrazione dei Questionari 15/11/2010

Compilazione del Questionario FA e sui processi e elaborazione dati 17-18/11/2010

Interviste Novembre e dicembre

2010

Nomina CdA del Gruppo di Autovalutazione e del Gruppo di Supporto 15/12/2010

Incontro Gruppo di Autovalutazione 15/12/2010

Raccolta dati relativi ai risultati e ai fattori abilitanti

e stesura RAVDal 21 dicembre 2010

Condivisione e Comunicazione dell’AutovalutazioneGennaio-Febbraio

2011

Assegnazione punteggio all’autovalutazione Marzo 2011

Implementazione piano di miglioramento Marzo-aprile 2011

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2. Il percorso di sperimentazione 7/9

Gli strumenti utilizzati per la compilazione dei Fattori abilitanti (FA):

Questionario: il campione è di 88 persone: 79 presenti - 4 assenti - 5 assenti giustificati.

Interviste (10):Rettore; Direttore amministrativo; Dirigente Risorse umane; Presidente Servizio bibliotecario di ateneo; Delegato del rettore alla mobilità internazionale; Delegata del rettore alla disabilità;Responsabili dei 4 settori certificati ISO.

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2. Il percorso di sperimentazione 8/9

Per garantire maggiore organicità del RAV, si è scelto di iniziare dalla parte relativa ai Risultati.Successivamente è avvenuto il collegamento con la parte dei FA.

La scelta è stata determinata, inoltre, dal fatto che nell’ambito di applicazione del CAF, la certificazione ISO costituiva un’ottima base di partenza. Di conseguenza erano disponibili anche molti risultati di performance di quell’area.

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2. Il percorso di sperimentazione 9/9

Nella descrizione dei FA è stata applicata la logica delcosa, come, perché;

La metrica applicata ha seguito lo schema del Plan, Do, Check, Act per i FA;Trend, Target per i Risultati.

Utilizzo delle informazioni disponibili per compilare: Punti di forza, Aree da migliorare, Punti da approfondire, Evidenze.

Difficoltà nell’attribuzione del punteggio di autovalutazione

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3. Gli esiti della sperimentazione 1/6

Il passaggio dalle Aree da migliorare alle iniziative di miglioramento ha previsto:

Sintesi delle aree di miglioramento in 7

macrogruppi

Attribuzione di un peso (valore 1-10) a ciascun

sottocriterio dei FA

Correlazione tra peso e

punteggio di ciascun sottocriterio FA per stabilire la priorità

dei diversi macrogruppi

Scelta dell’area di intervento

Come è stata attribuita la priorità d’intervento?

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3. Gli esiti della sperimentazione 2/6

Grafico delle priorità

Il criterio di attribuzione dei pesi si basa sull’importanza strategica riconosciuta dal GAV, e sui principi enunciati nel Piano Strategico Triennale e nella Politica per la Qualità.

1.1

1,3 1.4

2.1

2.2

2.3

2.4

3.1

3.2

3.3

4.1

4.3

4.4

4.5

4.6

5.1

5.2

6.1

6.2

7.1

7.2

8.1

9.1

9,21.2-2,2

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

0 10 20 30 40 50 60 70

Punteggio

Pe

so

Priorità 1

Priorità 2

Priorità 3

Priorità 4

16

3.

Gli

esi

ti d

ella

sp

eri

men

tazi

on

e 3/6

17

3. Gli esiti della sperimentazione 4/6

Classifica delle priorità:

7 macrogruppi:1. Pianificazione e Coinvolgimento Stakeholder e

partner2. Coinvolgimento e Comunicazione Utenti Interni e

attenzione verso il personale3. Gestione risorse umane ed Economiche4. Estensione SGQ5. Gestione Risorse Strumentali e infrastrutture6. Attenzione verso gli Studenti7. Monitoraggio e controllo dei processi

Priorità

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3. Gli esiti della sperimentazione 5/6

Raccogliere informazioni relative ai bisogni Presenti e futuri dei portatori di

interesse

Priorità d’intervento 1 Area da Migliorare Individuata

Pianificazione e coinvolgimento degli

stakeholder

1. Programmazione del confronto con aziende (oltre al PIL) promuovendo incontri con cadenza periodica. (Resp. Job centre);

2. Organizzare simulazioni dei test di verifica delle conoscenze iniziali (previsti per i corsi di studio a numero aperto) in collaborazione con l’ufficio scolastico (Resp. Management didattico);

3. Accordo con AOU - Unità Operativa Formazione dell’Azienda per la gestione ECM e la formazione in generale per il personale universitario convenzionato/integrato (Resp. Ufficio Sanità)

OBIETTIVI OPERATIVI INSERITI NEL PIANO DELLA PERFORMANCE

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3. Gli esiti della sperimentazione 6/6

A titolo esempio si riportano Indicatori e target del Job centre, estratti dal Piano della

Performance

Indicatore Valore registrato

2010

Target

2011

Target

2012

Target

2013

n. di presentazioni e incontri aziendali nell'anno

2 8 8 8

Percentuale di studenti Pil

allocati sul totale degli studenti

PIL che si candidano ai colloqui

di selezione

49 28 25 30

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4. Conclusioni 1/2

Valore aggiuntoIl sistema di misurazione e valutazione di Unife (art. 7 d.lgs 150/09) ha recepito il modello CAF

Analisi puntuale dell’organizzazione

Consolidamento di un cruscotto di indicatori

Confronto con altri atenei (benchmarking)

DifficoltàMancanza di dati stratificati in alcuni casi (es. indagini di clima)

Difficoltà nell’attribuzione del punteggio

Comunicazione

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4. Conclusioni 2/2

Prospettive future ovvero…che cosa ci aspettiamo

Attività di Auditing incrociati con altri atenei

Sviluppo di una specifica competenza all’interno di ciascun ateneo: realizzazione di una rete di “Esperti CAF”, che divulgano e supportano la Cultura della Qualità Totale.

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GRAZIE PER L’ATTENZIONE!