Lean thinking /riduzione degli sprechi in azienda e Innovazione

Imprenditori 2.0 - Montegiorgio 21/5/2013

Innovare l'impresa:Innovare l'impresa:idee,soluzioni e software idee,soluzioni e software

per l'azienda efficiente per l'azienda efficiente

Lindo Nepi <[email protected] > Blog www.lindonepi.com

mailto:[email protected]

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Chi sono

Focus on:

● Consulenza IT & Data Security ● Lean Thinking ● Comunicazione Online / Web 2.0


Aumentare la produttività e ridurre gli sprechi

Ok, è quello che sognano tutti gli imprenditori...ma come fare?

Risposte comuni:

Faccio lavorare i miei dipendenti 24 ore su 24!Uso materiali scadenti per ridurre i costi !

Non abbiamo tempo per pensare ad innovare!


Come ridurre gli sprechi?

Qualche idea?


Ridurre gli sprechi

ancora non abbiamo detto cosa è uno spreco ...

Cosa è per voi uno spreco?


Lean production● Termine coniato per presentare il sistema

produttivo Toyota (TPS = toyota Production system)

● Sistema messo a punto in Giappone negli anni '50 e migliorato nel decennio successivo

● Toyota è l'esempio di elevate prestazioni per profitti e crescita durante il lungo periodo in un mercato altamente competitivo

● Toyota è riferimento assoluto per qualità e affidabilità


Lean thinking

Applicare la filosofia Lean fondamentalmente significa usare il buon sensoDove sta allora la difficoltà ?

La difficoltà è nel fatto che spesso il processo di cambiamento che il pensiero Lean porta è una

lotta contro il "buon senso" ed è "controintuitivo"

Solo il 5% delle aziende a livello mondiale adotta metodologie Lean...


L'applicazione del LT (Lean thinking) non è altro che la ricerca degli sprechi e la loro eliminazione allo scopo di produrre di più e con minor consumo di risorseL'applicazione del LT comporta un cambio di paradigma in tutta l'azienda (e questo non sempre è facile!), a partire dall'imprenditore (che deve essere motivato) fino alla base.Allo stesso tempo il cambiamento si accetta più facilmente se è in gioco la sopravvivenza dell'azienda


● Molte aziende sono passate al nuovo sistema solo dopo una profonda crisi

● Molte aziende italiane sono sottodimensionate per cui non hanno risorse per implementare LP

● Applicare un modello Qualità totale implica il superamento della priorità del profitto per passare alla priorità cliente

vi sembra facile ?


Fase pre LT● Il cliente deve stare buono, sappiamo noi cosa

dobbiamo dargli● Noi siamo più bravi dei nostri clienti,

conosciamo meglio di loro d cosa hanno bisogno

● Il fornitore è un avversario , non può che esserci un rapporto conflittuale con lui !

● La qualità va controllata con adeguate ispezioni


Rivoluzione: cambiare le assunzioni di base

● I fornitori sono una risorsa, occorre istituire un rapporto di partnership con più fornitori possibili

● Occorre cercare di conoscere in modo approfondito i bisogni dei clienti, il cliente dice l'ultima parola

● L'approccio più efficace per ottenere alta qualità e costi bassi è la prevenzione e non l'ispezionePer cambiare le assunzioni di base a volte occorre procedere contro il "buon senso" tradizionale e accettare cose "controintuitive"


Significato di valore per il cliente

Per quale motivo un cliente acquista un prodotto da un fornitore piuttosto che da un altro?

Secondo voi ?


...semplicemente perchè pensa di ricevere un maggior valore rispetto all'altro concorrente

il valore è rappresentato dalla capacità di soddisfare le esigenze del cliente a un dato prezzo e in un certo momento


Cosa determina il valore?● Il cliente rapporta la qualità del prodotto/servizio

ai concorrenti presenti sul mercato (non posso parlare di valore senza valutare la concorrenza

● Il cliente combina la percezione della qualità del prodotto/servizio con la percezione del prezzo pagato: la combinazione di questi due fattori determina il valore

La norma ISO 9000 del 2005 (Fondamenti e Terminologia) "Qualità: Grado con cui un insieme di caratteristiche intrinseche soddisfano i requisiti." (riferito a prodotti/processi/servizi)


Definizione di valore

L'azienda manifatturiera aggiunge valore alle materie prime, che trasforma per ottenere prodotti che vengono consegnati ai clientiIl prodotto contiene quindi un certo valoreIl valore si ottiene immettendo risorse nelle varie fasi necessarie per arrivare al prodotto

● Risorse materiali (materie prime,manodopera,energia,ecc)● Risorse immateriali (creatività)


Cosa sono gli sprechi?

Premesso che il valore si ottiene immettendo risorse nelle varie fasi necessarie per arrivare al prodotto , cosa è uno spreco?

Secondo voi ?


Significato di spreco

Qualsiasi attività svolta da un'azienda che assorbe risorse e non crea valore per il cliente è uno spreco

Pensando al nostro lavoro in azienda/ufficio possiamo individuare degli sprechi?


I sette sprechi in azienda● Sovrapproduzione (avere un magazzino sempre pieno per non

perdere il cliente,comporta utilizzo anticipato di risorse aziendali)

● Attese (un operatore non può svolgere il suo lavoro perchè ci sono ritardi dovuti a guasti di macchinari, fornitori che ritardano,etc )

● Trasporti ( errato layout della fabbrica, materiali in disordine,stoccaggio in aree sbagliate)

● Processo (fasi di lavorazione che non aggiungono valore, lavorazioni non necessarie o ridondanti)

● Scorte (un pezzo fermo non crea valore,occupa spazio,richiede di essere trasportato, diventa quindi uno spreco)

● Movimenti (movimentazioni inutili)

● Prodotti difettosi (rilavorazioni, lavorazioni su pezzi che verranno scartati alla fine del processo perchè non controllati prima)


Gli sprechi in ufficio● Eccessiva produzione (lavorare o copiare documenti inutili che

nessuno mai userà)

● Attese (attendere la firma di approvazione di un documento, aspettare i ritardatari ad un meeting,aspettare la riparazione del PC o della fotocopiatrice)

● Scorte (es: cancelleria e forniture per uffici)

● Movimenti (spostarsi di continuo per cercare documenti in archivio, non avere a portata di mano tutti gli strumenti )

● Difettosità (correzione errori nei documenti,archiviare documenti in posti sbagliati, gestire reclami riguardo al servizio, errori causati da informazioni sbagliate o poco chiare)

● Trasporti (spostare documenti e cancelleria da un posto all'altro)

● Processo (richiedere firme di approvazione superflue,scrivere manualmente invece che al computer, realizzare copie cartacee anzichè su file ...)


Vi sembrano familiari le situazioni che abbiamo descritto ?

Ci sono margini di miglioramento rispetto alla situazione attuale del vostro

ufficio/impresa?


Da dove iniziare il cambiamento?● L'imprenditore deve essere il primo a voler

cambiare (altrimenti non si andrà lontano!)● Bisogna uscire dalla logica "dei numeri" e

"toccare con mano" (far partecipe del cambiamento ogni dipendente, coinvolgendolo nelle decisioni, stare fisicamente "vicino alla produzione" )

● Mettere il prodotto (e quindi le esigenze del cliente) al centro della propria attività, anzichè concentrarsi su aspetti organizzativi della produzione


● Una visione precisa del traguardo da raggiungere● Ridurre la Time Line (tempo tra il momento

dell'ordine da parte del cliente e il momento in cui si ottiene il pagamento) riducendo gli sprechi

● Capacità di miglioramento continuo● Procedere gradualmente per costruire la "sinfonia"

sotto la guida del direttore● Flessibilità del sistema (deve "pulsare" con

continuità,senza interruzioni ,deve essere snello)● Organizzare le attività (prevedere emergenze) ● Cultura della qualità (non solo per avere la

certificazione)


● C'è un problema? Troviamone la causa alla radice anziche "mettere pezze"

● Guardare ad un orizzonte lontano (non "vivere alla giornata" ma pensare a medio-lungo termine)

● Standardizzare il lavoro ● Gli operai non sono operai ma "membri di un

team"● Visualizzare gli sprechi


Plan – Do – Check – Actpianificare accuratamente, realizzare quanto pianificato, verificare in itinere se quanto realizzato corrisponde alla pianificazione, apportare le correzioni necessarie per mantenere nel tempo i risultati raggiunti


Eccellenza nel lungo termine o mediocrità nel breve?

Colui che non prevede le cose lontane, si espone a infelicità ravvicinate

(Confucio)


Innovare per avere successo● Innovazione dei prodotti

migliorare prodotti esistenti, sostituirli con prodotti con un rapporto costi/benefici maggiore, rubando clienti da altre fasce di prodotto e alla concorrenza, creare nuovi prodotti che creano nuovi mercati e nuovi clienti

● Innovazione commerciale creatività nel marketing e nella comunicazione dei propri prodotti : si aumenta la percezione del valore dei prodotti, es: Apple


Innovare per avere successo /2● Innovazione nei processi (miglioramenti ai

processi , nuove tecnologie, nuovi strumenti..)● Innovazione nelle persone (creare condizioni

sociali e organizzative per introdurre l'adozione di innovazioni di prodotto e processo in azienda, capacità di lavoro in team, leadership)


Innovare

Ok, abbiamo capito che dobbiamo sempre innovare ma

come iniziare ?

Per innovare dobbiamo prendere decisioni

Su cosa dobbiamo basarci per decidere?


Sistema informativo

Insieme di persone, macchine, applicazioni software e procedure che permettono all’azienda di disporre delle informazioni giuste al momento giusto


Sistemi di supporto alle decisioni● Un Decision Support System (DSS) è un sistema software

di supporto alle decisioni, che permette di aumentare l'efficacia dell'analisi in quanto fornisce supporto a tutti coloro che devono prendere decisioni strategiche

● L'utilizzo dei DSS non è circoscritto all'ambito aziendale, ma è utilizzato in ogni ambito in cui esiste la necessità di ottenere, dall'enorme quantità di dati presenti nel database o disponibili su internet, informazioni correlazioni significative e conoscenze utili alla strategia decisionale.


● Commercio analisi di vendite, reclami, spedizioni, inventari, clienti, rimanenze.

● Manifattura analisi di costi di produzione, fornitori, ordini.

● Servizi finanziari analisi dei rischi, rilevamento frodi, utilizzo carte di credito.

● Telecomunicazioni analisi del flusso delle chiamate, profilo dei clienti, assistenza clienti, promozioni.

● Trasporti gestione parco mezzi, gestione carico e distribuzione.


L'importanza dei dati● Organizzare dati (database =insieme di dati

organizzati in una struttura logica)

● Rendere sempre disponibile l'accesso ai dati agli utenti che devono trattarli

● Proteggere i dati (privacy, data security )


Innovare

Prendere decisioni

In base a informazioni

Ottenibili dall'elaborazione di dati


Applicazioni informatiche in azienda● Controllo macchinari e strumentazioni● Comunicazione tra utenti e con l'esterno ● Condivisione documenti e progetti ● Gestionali (dati produzione e

qualità,pianificazione , commerciale/marketing, gestione clienti e fornitori, finanza e amministrazione, personale, ambiente e sicurezza,etc.. )


Possiamo intuire come un sistema informativo non sia un'entità esterna rispetto all'organizzazione aziendale

● Organizzazione dati in base all'organigramma aziendale (chi fa cosa? A quali dati accede?)

● Struttura flessibile , espandibile , che utilizza standard aperti per i formati dati


Sicurezza dei datiE' un aspetto troppo spesso sottovalutato

Ne scopriamo l'importanza quando :

si rompe un disco (o pen usb) con i dati della contabilità

un virus danneggia i PC della ditta

viene rubato un PC con i dati aziendali


Prevenzione ● Copia periodica dei dati ● Hardware ridondante, linee adsl di backup● Sicurezza infrastruttura wifi e apparati rete● Policy di accesso ai dati / Controllo accessi● Software applicativi,S.O. e

antivirus/antispam/antispyware aggiornati● Utilizzo comunicazioni sicure (crittografia)● Documento Programmatico sulla Sicurezza


DPS :non è obbligatorio,devo farlo?

Pur non chiamandolo più DPS, sussiste da parte del Titolare la necessità di redigere un documento (regolamento per la protezione dei dati) atto ad attestare di aver adempiuto coerentemente all'adozione delle misure di cui all'art. 34 ed all'Allegato B del Dlgs 196/2003 , da esibire in caso di controlli, ispezioni e contestazioni

Sulla base della normativa in merito alla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche e degli enti (D.Lgs. 231/01), vista la presenza tra i reati presupposto degli illeciti informatici e del trattamento illecito di dati, le strutture soggette non possono ritenere superflua la predisposizione di un modello documentale, che, in qualche modo, non richiami nella logica e nella struttura il DPS.


O.S. In azienda● OpenERP (sistema gestionale) , Pentaho (B.I.)● GanttProject , OpenProj (Project Management)● OpenOffice /LibreOffice , PDFCreator(Office

Automation)● MySQL (database)● VLC , Audacity (multimedia)● Linux,Apache ,PF, Samba (server mail/web/dati)● Sugar (CRM )

...


Grazie per l'attenzione ! :-)

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