Quaderni

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09 26 settembre 2009

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e

Premessa

E’ evidente a tutti come, oggi, in ogni attività umana ed in particolare di business, siano generate enormi quantità di informazioni e documenti, spesso in formati anche molto diversi tra loro. Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati, recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. Il flusso dei documenti e delle informazioni da essi recate assume spesso i connotati di un percorso lungo, ed a volte tortuoso, che si sviluppa dalla fonte alla destinazione, passando attraverso numerosi intermediari. In assenza di uno strumento che consenta di gestire per i documenti il “workflow”, la versine, lo stato e la scrivania su cui cui si trovano, il rischio è spesso quello di perdersi in ricerche estenuanti su caselle di posta elettronica, server aziendali, cartelle di sistema, raccoglitori cartacei, telefonate a colleghi. Naturalmente quando dei documenti non vengono facilmente e rapidamente reperiti, non sono solo i singoli ed i gruppi di lavoro direttamente interessati a risentirne, ma è l’intera azienda che subisce un danno, a volte anche grave. Infatti la legislazione di ogni paese, ed anche quella italiana, impone da tempo di rispettare regole ben

Contenuti: Premessa Strategia di attacco Convinzione e sponsor aziendale Individuazione precisa delle esigenze Comprendere e utilizzare esempi di successo simili Procedere con progetti pilota Il metodo e le “best practices”

Le sfide della gestione

elettronica dei documenti

La gestione documentale: un’opportunità spesso “dimenticata”

2 © ing. Roberto Gallerani

precise nel trattamento dei dati e dei documenti, al fine di garantire la privacy, per non creare danno ai propri clienti, partner e collaboratori, per garantire uno stato di qualità per la propria organizzazione. In ogni caso ognuno di noi sa quanto possa essere grande la frustrazione del condividere documenti con i colleghi. Senza un adeguato sistema di raccolta e gestione, i documenti sono normalmente archiviati su singoli computer, server, caselle di posta elettronica e, nel caso dei documenti cartacei, in raccoglitori ingombranti e difficili da gestire. Peggio ancora, a volte accade che quando un collaboratore lascia l’azienda, i documenti, le informazioni e di conseguenza la conoscenza correlata si perdono parzialmente o completamente con lui, per la difficoltà di recuperare e correlare tutto il materiale documentale prodotto nel corso degli anni. Un sistema di gestione documentale è inoltre uno strumento in grado di contribuire alla riduzione della proliferazione incontrollata di documenti. Tuttavia, oggigiorno, il clima economico in cui le aziende vivono, la ristrettezza dei budget e le crescenti pressioni sostenute dall’ambiente, rischiano di far passare in secondo piano queste importanti esigenze. In queste pagine si cercherà di analizzare, brevemente, alcuni dei benefici tangibili ed intangibili dell’introduzione di un sistema di gestione documentale, cercando anche di indicare una serie di concrete strategie per la sua valutazione, la scelta e l’avviamento. Compito dell’ingegnere dell’informazione, a supporto dell’azienda e per l’azienda, è quello di mantenere ben presenti questi aspetti, correlarli direttamente alle esigenze pratiche dell’organizzazione, agendo nel completo interesse dell’impresa e nella piena indipendenza dalle pressioni esercitate dalle società commerciali che propongono sul mercato le diverse soluzioni. La gestione elettronica dei documenti è considerata parte del più ampio settore dell’ “Enterprise Content Management” (ECM), la cui ormai consolidata definizione può essere tradotta in italiano come “strategie, metodi e strumenti utilizzati per catturare, gestire, archiviare, preservare, distribuire e condividere documenti, mantenedoli anche correlati ai processi aziendali in cui vengono impiegati”.

La gestione elettronica dei documenti, nel ricadere all’interno di questa definizione, offre alle organizzazioni un’ampia varietà di benefici, alcuni quantificabili in modo tangibile ed altri, invece, di natura intangibile. La valutazione e la scelta di una sistema di gestione documentale comporta pertanto una precisa comprensione, valutazione e misura di tutti i benefici tangibili ed intangibili.

La gestione documentale consente la riduzione della proliferazione incontrollata dei documenti Catturare, gestire, archiviare, preservare, distribuire e condividere documenti in relazione ai processi aziendali

3 © ing. Roberto Gallerani

Tangibili Intangibili

Incremento della produttività attraverso l’accesso e la disponibilità più rapida dei documenti e la riduzione della gestione della carta

Il riuso di contenuti pre-esistenti, permette di risparmiare tempo, riduce gli errori e favorisce una standardizzazione in grado, tra l’altro, di migliorare l’immagine ed il posizionamento aziendale

Riduzione dei costi legata all’introduzione ed all’utilizzo di percorsi di workflow dei documenti

Aumento della qualità dei documenti e dei loro contenuti attraverso l’adozione di processi di firma digitale, gestione dello stato e della versione dei documenti (gestione del ciclo di vita dei documenti)

Riduzione del rischio di non essere aderenti alle normative nazionali per la corretta gestione delle informazioni e dei documenti

Drastico aumento della soddisfazione, nell’accesso e uso dei documenti, per clienti, partner e collaboratori, attraverso il concetto dell’ “avere quanto serve quando serve”

Maggiore rapidità nel ritorno in produzione a seguito di disastri o cadute di sistema

Riduzione dell’uso della posta elettronica come strumento continuo di invio ed archiviazione personale di documenti

Riduzione dei costi per la drastica riduzione delle necessità di mantenimento e gestione della carta

Consolidamento della conoscenza aziendale, derivata da informazione e documenti, in un sistema centrale di impresa

Eliminazione dei costi relativi alla gestione dei documenti perduti

Miglioramento dei servizi offerti dall’azienda attraverso il più agevole, rapido ed accurato accesso a documenti e informazioni

Accesso anche remoto ai documenti, sicuro e controllato, attraverso internet, indipendentemente da dove è collocato l’interessato (cliente, partner, collaboratore, ecc)

Incremento del livello di controllo e di sicurezza nella gestione delle informazioni e documenti (password, cifratura, ecc.).

La somma dei benefici elencati determina per l’azienda la possibilità di perseguire al meglio il proprio business. Le iniziative di successo richiedono però un team di progetto con delle competenze e il tempo per raccogliere, analizzare e valutare le esigenze di tutti i soggetti, interni ed esterni, coinvolti nell’utilizzo dei differenti tipi di documenti. Un approccio alla gestione dei documenti, che si sviluppi a partire dal contesto di business ed attività quotidiana dell’azienda, è alla base della determinazione finale del “necessario e sufficiente” per l’azienda nel suo oggi e per il suo prossimo futuro. Una volta condivisi il significato e la validità dei benefici che un sistema di gestione documentale può apportare all’azienda, occorre intraprendere un corretto percorso di valutazione della scelta migliore per le proprie esigenze presenti e future.

Strategia di attacco

1 Convinzione e sponsor aziendale

2 Individuazione precisa delle esigenze

3 Comprendere e utilizzare esempi di successo simili

4 Dimostrare sin dall’inizio i vantaggi con dei risultati

5 Grande attenzione al metodo (“best practices”)

Benefici tangibili ed intangibili L’importanza del modo di procedere nell’innovare

4 © ing. Roberto Gallerani

Convinzione e sponsor aziendale

Un forte mandato aziendale è cruciale per ogni progetto di trasformazione dei processi aziendali. La gestione di un qualsiasi cambiamento non può avvenire con successo senza un forte “sponsor aziendale”, il coinvolgimento del management ed un’attenta ponderazione degli effetti e delle azioni necessarie sulla cultura aziendale. In assenza di ciò il rischio di conflitto con la cultura aziendale, di un fallimento per rigetto, sarebbe drasticamente maggiore. Il mandato deve provenire chiaramente e direttamente dalla proprietà, dal vertice direttivo dell’impresa, indicando con precisione gli obiettivi generali e le aspettative. Il processo di coinvolgimento deve essere trasversale ai diversi uffici, reparti o dipartimenti aziendali, al fine di promuovere un’azione complessiva e globale sull’azienda nella sua interezza. Lo “sponsor aziendale” deve incoraggiare la comunicazione e l’ascolto da parte dei diversi gruppi di interesse al riguardo di bisogni, esigenze e richieste; inoltre deve sostenere l’organizzazione, nelle sue diverse componenti coinvolte, al presentarsi di difficoltà o dubbi durante il percorso.

Individuazione precisa delle esigenze

E’ necessario legare i benefici tangibili della gestione documentale con dei risultati misurabili, e cercare di determinare dei metodi di misura indiretta dei benefici intangibili. Prima di dare corso al progetto è importante identificare quali sono i più importanti benefici che l’azienda si aspetta. Se tutti i benefici attesi fossero intangibili, occorre mettere in preventivo delle maggiori difficoltà rispetto al caso in cui fossero in combinazione con benefici tangibili. In generale si parte dal modo con cui l’azienda misura i costi, i rischi e la produttività, integrando con metodi qualitativi per la parte intangibile, cercando di qualificare complessivamente i risultati ottenibili. Per la componente intangibile possono ad esempio essere utilizzati questionari per confrontare le aspettattive delle risorse aziendali coinvolte in uno scenario pre e post cambiamento. In questa fase può essere utile raccogliere, sintetizzare e presentare

alcuni dati relativi al comportamento attuale dell’organizzazione ed ai risultati, da confrontare con l’ipotesi dei risultati attesi.

Questa fase è assai difficile per l’azienda in quanto i processi sono complessi, i benefici sono difficili da quantificare ed i dati sono difficili da trovare; tuttavia senza un’attenta valutazione, le scelte successive sarebbero basate su fondamenta assai deboli e rischierebbero di portare inevitabilmente a scelte affrettate o, peggio ancora, facilmente condizionabili dagli interessi delle società commerciali.

Comprendere e utilizzare esempi di successo simili

Spesso è anche molto importante prendere in considerazione e riflettere sui casi di successo e le testimonianze di altri soggetti indipendenti che hanno precedentemente affrontato le stesse esigenze. Dedicare del tempo e delle risorse alla raccolta ed

Essenziali Un forte mandato aziendale Il coinvolgimento del management Lo “sponsor“ qziendale

Conoscere se stessi

5 © ing. Roberto Gallerani

all’analisi di indicazioni derivanti da situazioni analoghe, parlare con persone di imprese in settori simili che abbiano già affrontato lo stesso tipo di cambiamento, possono costituire un importante fattore di forza per la composizione delle esigenze e degli obiettivi. Vedere e capire come altre imprese abbiano operato e quali tipi di benefici e risultati stiano ottenendo, sono elementi in grado di favorire le valutazioni e le decisioni. In questa fase le informazioni possono esser ricavate da “case studies” pubblicati su internet, da contatti diretti con altre imprese e dall’esperienza di ingegneri dell’informazione indipendenti dalle società commerciali.

Procedere con progetti pilota

Se si desidera essere sicuri di poter dimostrare il prima possibile il ritorno dell’investimento, è opportuno operare attraverso la predisposizione di un sistema pilota. Un sistema pilota non è una configurazione ridotta della azienda su cui fare degli esperimenti, ma è un sottoinsieme significativo per esigenze, tipi di documenti, processi e criticità per il quale è possibile immediatamente identificare, qualificare e misurare obiettivi e risultati. Il modo migliore è quello di applicarsi sulle esigenze dell’azienda ma su scala ridotta in termini di volumi di documenti e risorse coinvolte, al fine di avvicinare, senza perdita di qualità, il raggiungimento di una prima serie di risultati, anche allo scopo di alimentare la motivazione aziendale.

Il metodo e le “best practices”

Ogni azienda ha probabilmente avuto nel suo passato qualche brutta esperienza di innovazione tecnologica, nella quale l’allungamento dei tempi, l’aumento dei costi e un impatto sull’organizzazione non ben calcolato o gestito, hanno ridotto in misura più o meno sensibile i risultati.

Nella maggior parte dei casi molti degli insuccessi sono dipesi dal poco tempo dedicato, dall’insufficienza delle risorse e delle competenze disponibili, per il periodo di tempo di conduzione del progetto di innovazione. Occorre dedicare le risorse giuste per il tempo necessario a comprendere la realtà, interpretare al meglio i segnali di evoluzione dell’azienda e del mercato, senza ripetere gli errori del passato.

La continuità ed il conformismo talvolta impediscono di trovare la soluzione più efficace ad un problema, perché, come diceva Albert Einstein, “Non si può risolvere un problema con lo stesso pensiero che l’ha originato”; una dose di discontinuità rispetto al pensiero dominante e l’utilizzo di ingegneri dell’informazione professionisti per il periodo di conduzione del progotto, possono portare talvolta a soluzioni innovative ed altamente competitive

Conoscere anche le esperienze degli altri

Procedere per gradi anticipando i risultati Anche il metodo ed il modo di operare hanno la loro importanza

6 © ing. Roberto Gallerani

Quaderni 09 26 SETTEMBRE 2009

Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421 Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO

i ng . Rober t o Ga l l e r an i

a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:

Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:

• Gestione elettronica dei documenti

• Fattura elettronica e conservazione sostitutiva

• Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica delle informazioni

• BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)

• CRM: Customer Relationship Management

• Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale

• CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali

• Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel settore manifatturiero meccanico

Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“ e la “business continuity”:

• Architetture di elaborazione in cluster

• Virtualizzazione e consolidamento

• Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup

• Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione

• Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi

• Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning

• Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS

Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:

• Electronic Document Management

• Product Data Management / Product Lifecycle Management

• Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico

• Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM

• Gestione dei processi di formazione aziendali

Progetti speciali

• Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.

• Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)

• Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera del settore tessile