Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Levoluzione normativa della...

Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004 Ing. Guglielmo Longobardi

L’evoluzione normativa della gestione elettronicadei documenti

Guglielmo LongobardiCNIPA - Centro Nazionale per l’Informaticanella Pubblica Amministrazione


L’IMPOSTAZIONE DELL’IMPIANTO NORMATIVO

IN VIGORE


STRUMENTI PER LA TRASPARENZA VERSO IL CITTADINO, L’IMPRESA, LE AMMINISTRAZIONI:

NORMA, TECNOLOGIA E ORGANIZZAZIONE

A E

F

G

H

Amministrazione o Area organizzativa B

A E H

Amministrazione o Area organizzativa C

A

B

C

D

E

F

G

H

Amministrazione o Area organizzativa A

Che fine ha fatto la mia

pratica?


LE NORME E LORO AMBITO DI APPLICAZIONE

A E

F

G

H

Amministrazione o Area organizzativa B

A E H

Amministrazione o Area organizzativa C

A

B

C

D

E

F

G

H

Amministrazione o Area organizzativa A

TRASMISSIONE DOCUMENTI INFORMATICIDPR POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (IN FASE DI EMANAZIONE)CIRCOLARE AIPA N.28/2001DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI

RICEZIONE E INVIO DOCUMENTI (CARTACEI/ELETTRONICI FIRMATI ELETTRONICAMENTE)DPR 445/2000 - DPCM 31/10/2000DPR 137/2003 E REGOLE TECNICHE DPCM 13/1/2004

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTIDPR 445/2000 DELIBERA CNIPA 11/2004DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI


ATTIVITÀ PER FAVORIRE L’ATTUAZIONE DELLA NORMA


ATTIVITÀ SVOLTE

Modificato il quadro normativo Finanziati progetti per oltre 11 milioni

di euro Azioni di indirizzo

Stesura documenti di indirizzo (gedoc 1 e 2) Definizione metodologia di intervento Stesura linee guida per l’integrazione

protocollo/posta/firma

Strumenti di supporto alle amministrazioni sito web http://protocollo.gov.it

progetto formazione protocollo e gedoc


CENTRO DI COMPETENZA: ATTIVITA’ IN CORSO

INIZIATIVE DI SENSIBILIZZAZIONE E COMUNICAZIONE

INIZIATIVE DI SUPPORTO ALLE AMMINISTRAZIONI

• riuso esperienze di progetto (http://protocollo.gov.it)

• servizio di sussidiarietà (ASP)

• supporto consulenziale

• assessment con l'uso di questionari

INIZIATIVE ORIENTATE ALLA TRASPARENZA

• progetti di riferimento con alcune amministrazioni per

l'attuazione della trasparenza


L’ ASSESSMENT : LO STATO ATTUALE DEI PROGETTI

VOLTI ALL’ATTUAZIONE ALLA NORMATIVA


DISTRIBUZIONE AMMINISTRAZIONI PER TIPOLOGIA

Campione di riferimento: 50 PAC

13 15

814

Ministeri

Altre A.C.

EPNE Classe 1

EPNE Classe 2


COPERTURA DEI RUOLI CHIAVE (DPR 445/2000)


87%

65%

0%10%20%30%40%

50%60%

70%80%90%

Resp. Sistemi Informativi Resp. Trasparenza Amministrativa

Riferimento: 45 posizioni

ResponsabiliSistemi Informativi

Responsabili Trasparenza Amm.

40

1 1 3

Impiegati Funzionari Dirigenti Non Fornito

22

912

Impiegati Funzionari Dirigenti Non Fornito

Riferimento: 34 posizioni


Campione di riferimento: 36 PAC con copertura al 100% delle AOO

43%98% 95%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Rapporto AOO /

uffici protocollo

centrali

Rapporto AOO /

uffici protocollo

periferici

Rapporto AOO /

Uffici protocollo

RAPPORTO AOO ED UFFICI DI PROTOCOLLO


DISTRIBUZIONE PROGETTI PER ULTERIORIFUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE

Campione di riferimento: 65 Progetti (escluso sussidiarietà CNIPA)

65

43

1624

0

10

20

30

40

50

60

70

'Nucleo Minimo' Gest. Doc. Trasp. Amm.va' 'WFM'



1%

40%

26%

32%

5%

6%

56%

33%

4%2%

11%

82%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

al

30/04/2004al

31/08/2004al

31/12/2004

Completamento della DiffusioneDiffusione

Esercizio

Realizzazione

Progettazione

Fattibilità

Non Progetto

DISTRIBUZIONE DIPENDENTI DELLE PAC PER STATO DI AVANZAMENTO (N.RO)



M01 M02

M03

M04

M05

M06

M07

M08

M09 M10

M11

M12 M13 M14

M15 A01

A02

A03

A04

A05

A06

A07 A08 E101

E102

E103

E104 E105 E106 E107 E108 E109

E110

E111

E112 E113

E114

E201

E202 E203 E204 E205

E206 E207

E208

E209

E210

E211

E212

E213

Ese

rciz

ioIn

diff

usio

neD

iff.

conc

lusa

No

prog

etti

Fat

tibili

tàP

roge

ttaz

.R

ealiz

zaz.

STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI NELLA PAC AL 30 APRILE 2004

Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1

Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2

Legenda


Campione di riferimento: 50

PAC

0,90

0,80 alto

0,70

0,60

buono0,50

0,40 mediocre

0,30

0,20

basso0,10

0,00

1,00

M01

M02

M03

M04

M05

M06

M07

M08

M09

M10

M11

M12

M13 M14

M15

A01

A02

A03

A04

A05

A06

A07 A08 E101

E102 E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109

E110

E111

E112 E113

E114

E201

E202 E203 E204 E205

E206 E207 E208

E209

E210

E211

E212 E213

VALUTAZIONE DELLO STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI NELLE AMMINISTRAZIONI CENTRALI

Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1

Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2

Legenda


STATO DEL PIANO DI FORMAZIONE


18

23

9

'Da avviare''In corso''Terminata'


RIEPILOGO DELLE SESSIONI DI FORMAZIONE

Campione di riferimento: 1.813 sessioni di corsi erogate

Sessioni interne specifiche

Sessioni interne generiche

Sessioni presso CNIPA

369

1.354 75 %

20 %

90 5 %

N.ro %


BENEFICI ATTESI

Campione di riferimento: 46 PAC (due risposte possibili)

321

1638

12

Riduzione spese

Efficacia interna

Efficacia esterna

Efficienza interna

Integrazione SI


CRITICITÀ RISCONTRATE E AZIONI DI CONTRASTO

Risorse economiche limitate

Inadeguatezza parco tecnologico e infrastrutturale

Scelta soluzione tecnica

Difficoltà culturali (assenza di professionalità specifiche)

Scarsa sensibilità vertici

Problematiche di tipo organizzativo

interpretazione della norma

Servizio ASP CNIPA

Promozione del Riuso (oggetti e sw)

Bandi di e-gov

Formazione del personale

Sensibilizzazione dei vertici delle pp.aa.

Perfezionamento della norma

CRITICITÀ RISCONTRATE AZIONI DI CONTRASTO


AZIONI DI CONTRASTO


SERVIZIO DI PROTOCOLLAZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE IN ASP


Nessun obbligo di adesione

per le amministrazioni

Soluzione senza oneri di

installazione

Scalabilità e flessibilità in

relazione alle esigenze di

ciascuna amministrazione

Investimenti limitati

Costi correlati ai consumi

effettivi

CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO

Riuso del software

Modalità ASP per la fornitura

con tecnologie web

Catalogo servizi:

Repro

Gedoc

store

formazione


ADESIONI AL SERVIZIO ASP:ANALISI DEI FABBISOGNI

Gedoc48%

Store2%

Formazione3%

Consulenza5%

Repro

42%

Repro Gedoc Store Formazione Consulenza


RIEPILOGO DELLA PARTECIPAZIONE AI CORSI DI FORMAZIONE EROGATI DA CNIPA

Campione di riferimento: 1.485 partecipanti

Operatori

Resp. servizio

Resp. Organizz..

345

1.059 71,3 %

23,3 %

Hanno utilizzato i corsi CNIPA 25 PAC su 49 che hanno risposto alla specifica Sessione (51% del campione)

Corsi per

81 5,5 %

N.ro %


IL SITO WEB SULLA GESTIONE DEI DOCUMENTI

Il centro di competenza nel corso del biennio 2003-2004 ha risposto a oltre 2.500 quesiti inviati attraverso la casella di posta [email protected] da parte di PAC e PAL e operatori del settori.


ALTRE INIZIATIVE IN CORSO

Perfezionamento della norma sulla base dell’esperienza

maturata in questi 4 anni di vita del Testo Unico

Istituzione di un gruppo di lavoro sulla

dematerializzazione della documentazione su supporto

digitale


…IN DEFINITIVA


CONCLUSIONI

Norma perfezionabile ma ha un buon grado di applicabilità

Tecnologia ormai matura per la quasi totalità del flusso dei

documenti

Organizzazione sensibilità direzionale interna alle

amministrazione buona ma migliorabile

Dall’analisi dell’assessment emerge che Il processo di

rinnovamento è in fase avanzata ed è irreversibile.


Per maggiori informazioni

http://Protocollo.gov.ithttp:// www.cnipa.gov.it

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