L’Azienda Digitale -...

© NetConsulting 2012 1

L’Azienda Digitale Viaggio nell'Italia che compete

Ottobre 2012

Realizzato da NetConsulting

per Repubblica Affari&Finanza e Samsung

Evento Territoriale di Firenze


INDICE

1 Introduzione ...................................................................................................................... 3

1.1 Obiettivi e metodologia ................................................................................................ 3

2 Principali strategie delle aziende .......................................................................................... 5

3 L’adozione di soluzioni per la gestione dei documenti: driver e strategie ................................ 6

3.1 I principali driver e le aspettative .................................................................................. 6

3.2 Strategie di adozione ................................................................................................... 9

4 Aree maggiormente interessate dalla digitalizzazione e principali criticità ............................. 10

5 Il grado di utilizzo delle tecnologie per la digitalizzazione dei processi .................................. 12

6 Le dinamiche di investimento IT ........................................................................................ 16

7 L’impatto della digitalizzazione sui processi ........................................................................ 19

8 Conclusioni ...................................................................................................................... 23


1 Introduzione

La crisi economica e quella finanziaria stanno avendo un impatto considerevole su qualunque

tipologia di business e gestione aziendale, condizionandone i risultati. Al tempo stesso, però,

rappresentano un forte driver per individuare ed eliminare inefficienze in passato spesso

trascurate, espressione di sprechi che si traducevano in costi ingiustificati, scarsa produttività dei

singoli, freni alla normale ed efficiente gestione dei processi. Tutte criticità che, oggi più che mai,

non possono essere trascurate e la cui risoluzione non può essere rimandata.

Queste criticità possono essere associate a vari ambiti aziendali e si possono indirizzare attraverso

diverse tecnologie informatiche.

Tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'IT

negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia

natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la

riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business.

Esigenze di digitalizzazione dei processi trovano spazio nelle agende di investimento delle aziende

utenti di tecnologie, indipendentemente dal settore di appartenenza, pubblico o privato, e dalla

dimensione dell’azienda/ente.

Tra le varie aree che hanno generato inefficienze in passato, alle quali le aziende prestano

particolare attenzione, vi sono sicuramente i processi di stampa. Questi ultimi, se inseriti in una più

ampia dimensione di gestione dei flussi documentali in azienda, possono rappresentare un’ulteriore

area di recupero di efficienza e uno strumento per migliorare la gestione dei processi documentali

critici.

Data l’enfasi sul tema della digitalizzazione, NetConsulting e Repubblica Affari&Finanza hanno

ritenuto necessario delineare l’approccio a questa tematica, a livello nazionale e a livello locale, di

singolo territorio.

1.1 Obiettivi e metodologia Obiettivo di questo Paper vuole essere quello di:

descrivere la situazione nazionale in tema di gestione documentale

focalizzare tendenze e approccio a livello di singolo territorio

confrontare i due ambiti - nazionale e territoriale

Gli aspetti che saranno evidenziati e confrontati, a livello nazionale e di singolo territorio, saranno:

le principali strategie adottate dalle aziende per affrontare l’attuale congiuntura economica

i driver che spingono le aziende ad adottare modelli e soluzioni per migliorare la gestione di

dati ed informazioni


i processi aziendali ritenuti più critici dalle aziende relativamente alla gestione dei documenti

il livello di utilizzo delle principali tecnologie e soluzioni a supporto della digitalizzazione di

documenti ed informazioni

le dinamiche di investimento IT delle aziende e la quota di questi destinata a soluzioni di

gestione documentale

l’impatto della digitalizzazione in termini sia di maggiore efficienza - riduzione dei costi e dei

tempi di processo - sia di maggiore efficacia - agilità del business e rapidità di risposta al

mercato.

I dati nazionali relativi alle strategie delle aziende ed agli investimenti IT derivano da studi

NetConsulting, integrati con informazioni e dati di altre fonti.

I dati locali sono stati, invece, rilevati attraverso una websurvey, condotta nel mese di settembre

2012 da NetConsulting, su un panel di aziende segnalato da Confindustria Firenze e da aziende

che hanno deciso spontaneamente di dare il loro contributo, accedendo alla websurvey attraverso

il banner pubblicizzato sul sito on-line di Repubblica.

Le aziende rispondenti alla rilevazione sul territorio di Firenze sono state complessivamente 52,

appartenenti principalmente al settore dei Servizi (37%) e dell’Industria (29%), completano il

panel realtà che operano nell’ICT (13%), Pubblica Amministrazione Locale (9%), Finance (6%),

Agricoltura (4%) e Utilities (2%).

A livello dimensionale, oltre l’80% del panel è composto da aziende tra 10 e 99 addetti. I

rispondenti sono soprattutto Top Manager (70% del panel), responsabili delle linee di business o

responsabili dei sistemi informativi.

Si ringraziano Repubblica Affari&Finanza, Samsung, Confindustria Firenze per il supporto

all’iniziativa.

Un ringraziamento particolare va alle aziende che hanno fornito il loro prezioso contributo

partecipando alla web survey.


2 Principali strategie delle aziende

Panorama Italiano

L’economica italiana continua ad essere stagnante e particolarmente esposta alle turbolenze

finanziarie. Tale contesto si riflette negli andamenti congiunturali negativi registrati nel primo

semestre 2012 e con previsioni di chiusura dell’anno ancora peggiori: PIL 2012 su 2011 in calo del

2,6%, cui si associa il forte calo dei consumi.

A fronte di questo quadro economico complessivo, le aziende tendono a razionalizzare i costi

per far fronte a: calo della domanda, difficoltà di pagamento da parte dei propri clienti, necessità

di saldare le proprie situazioni debitorie, mantenere una marginalità adeguata alla continuità del

business.

Strategie di ottimizzazione e miglioramento della flessibilità dei processi di business

(produttivi, logistici, amministrativi) vengono perseguite con l’obiettivo:

da un lato, di migliorare l’efficacia dei processi commerciali e di gestione del cliente

dall’altro, di recuperare efficienza nelle relazioni con i fornitori e nei processi di procurement

Un migliore approccio al mercato non può prescindere da azioni volte a migliorare la relazione

con i clienti, percorso che le aziende sembrano indirizzare attraverso strategie di cross o

upselling condotte sul parco clienti già esistente, oltre che con strategie di innovazione

dell’offerta veicolata.

Quest’ultima viene realizzata attraverso incremento delle competenze interne ma anche attraverso

alleanze ed operazioni di fusione ed acquisizione.

Importante sottolineare come ad iniziative di recupero di efficienza le aziende affianchino strategie

di crescita, orientandosi in particolare all’espansione dei mercati aggrediti, a livello nazionale e

in particolare all’estero, sfruttando tassi di cambio favorevoli.

L’espansione commerciale rappresenta altresì un driver ad investimenti in iniziative di marketing

e comunicazione.

Focus Firenze

In linea con quanto emerso a livello nazionale, le aziende appartenenti al territorio di Firenze

(Figura 1) evidenziano nell’ottimizzazione dei processi, produttivi ed amministrativi, la loro

principale priorità. Strettamente legata a strategie di ottimizzazione risulta la riduzione dei costi. In

un contesto fortemente orientato al recupero di efficienza, non vengono tuttavia tralasciate

strategie di innovazione finalizzate all’introduzione sul mercato di nuovi prodotti e servizi.

Particolare attenzione viene prestata al miglioramento delle relazioni con i clienti, in linea con

quanto accade nel resto del territorio nazionale.


Meno evidenti rispetto allo scenario nazionale, nel caso delle aziende fiorentine, sono strategie di

espansione sui mercati esteri. I motivi di questo fenomeno sono da ricercare soprattutto

nell’appartenenza dei rispondenti prevalentemente al settore Servizi, senza escludere che realtà del

comparto industriale abbiano intrapreso in passato percorsi di maggiore presenza all’Estero e ora

più focalizzate su altre evoluzioni strategiche.

Un ulteriore gap del territorio di Firenze rispetto alla media nazionale riguarda il focus su iniziative

marketing e soprattutto una minore propensione ad incrementare l’uso di tecnologie informatiche

in azienda.

Figura 1 Le principali priorità di business

Valori % su totale aziende

Fonte: NetConsulting, Websurvey 2012

3 L’adozione di soluzioni per la gestione dei documenti: driver e strategie

3.1 I principali driver e le aspettative

L’implementazione delle strategie indicate dalle aziende, in particolare la ricerca di una maggiore

efficienza interna ed il miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori, non possono prescindere

da una rivisitazione dei processi aziendali funzionali al miglioramento di flussi di dati ed


informazioni. Tutte le realtà, di qualunque dimensione, si trovano a far fronte a volumi crescenti di

dati ed informazioni, soprattutto destrutturati.

Prima di analizzare nel dettaglio quali sono le aree ed i processi aziendali che le aziende indicano

come critici e quale il livello di adozione delle soluzioni tecnologiche coinvolte, è opportuno

evidenziare per quali motivi le aziende stanno investendo su quest’area (Figura 2):

da una parte, la necessità di preservare e gestire il patrimonio informativo che, se ben

utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività

dall’altra, è indubbio che processi e flussi documentali ottimizzati generino un impatto

positivo sui costi gestionali: una corretta gestione del ciclo di vita dei documenti, dalla

creazione fino alla loro archiviazione può consentire un risparmio consistente e, quindi,

un’opportunità che le aziende devono cogliere.

Tra i fattori che spingono ad investire in quest’area vi è certamente la diffusione crescente del

social networking e del Web 2.0 che, unitamente alla maggiore mobilità del posto di lavoro,

richiede livelli più alti di condivisione dei contenuti, e porta all’introduzione di tool quali portali

Intranet ed Extranet che offrono a dipendenti, partner e clienti la possibilità di connettersi tra di

loro, sulla scia di quanto avviene in ambito consumer.

Una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenta, oltre ai

maggiori costi, una serie di rischi operativi:

perdita di documenti

accesso ad informazioni riservate da parte di utenti non autorizzati

difficoltà nella ricerca di informazioni

difficoltà di accesso alle informazioni nei tempi desiderati

Questi fattori di rischio possono essere ridotti con l’introduzione di soluzioni e tecnologie di

digitalizzazione. Da queste iniziative le aziende si aspettano una riduzione dei rischi operativi

ma anche:

ottimizzazione dei processi

recupero di efficienza

riduzione dei costi interni ed esterni

miglioramento dei servizi all’utente (rappresentato da personale interno ma anche da

interlocutori esterni)

maggiore adesione alle normative in ambito di gestione dati ed informazioni e tracciabilità

dei processi

La riduzione dei costi ed il recupero di efficienza nei processi è, a sua volta, connessa al

miglioramento di altri fattori quali:


tempo di ricerca di un documento

risorse addette ad un determinato processo

tempo di svolgimento complessivo di un processo

Figura 2 Driver e benefici generati dalla gestione documentale supportata dall’IT



3.2 Strategie di adozione

Tutti i driver identificati sono strettamente legati l’uno all’altro: è possibile migliorare il servizio al

cliente nel caso in cui si operi nel rispetto delle normative, questo a sua volta riduce l’esposizione

di un’impresa a determinati rischi e, di conseguenza, migliora l’efficienza operativa, generando al

tempo stesso una razionalizzazione dei costi.

L’efficacia massima si ottiene quando le aziende mettono in atto una serie di azioni coordinate e

coerenti tra cui:

rivisitazione del ciclo di vita del documento e dei processi inerenti le attività di delivery e di

approvazione degli stessi

ottimizzazione e rinnovamento degli ambienti di stampa

diffusione di regole di comportamento orientate a ridurre gli sprechi nella gestione dei

documenti e in particolare delle stampe

introduzione di soluzioni di dematerializzazione dei documenti/processi (fatturazione

elettronica, protocollo informatico, conservazione a norma, firma digitale, posta elettronica

certificata,…)

introduzione di regole e soluzioni per la governance e la tracciabilità dei processi documentali,

in grado di monitorare lo “storico” dei documenti, rilevare chi ne ha avuto accesso e quali

modifiche sono state apportate nei vari scambi.

A seconda dell’approccio utilizzato dalle aziende nell’affrontare la tematica della gestione dei

documenti, è possibile distinguere due categorie:

aziende con approccio tradizionale alla gestione dei documenti (più frequente nelle realtà

di media e piccola dimensione), quando la maggior parte delle relazioni e lo scambio di

documentazione, sia internamente all’azienda che verso interlocutori esterni (clienti, fornitori,

stakeholder) si basa su documenti cartacei ed anche la gestione delle stampe risulta poco

monitorata

aziende più innovative che hanno adottato una serie di azioni grazie alle quali il documento

cartaceo è stato progressivamente sostituito da documenti elettronici, i flussi di documenti ed i

processi di autorizzazione ed approvazione sono stati completamente automatizzati, grazie

all’adozione delle tecnologie indicate in precedenza.


4 Aree maggiormente interessate dalla digitalizzazione e principali criticità

Panorama Italiano

A fronte di budget limitati, le aziende stanno adottando un approccio graduale alla digitalizzazione,

partendo da processi ritenuti più critici in termini di:

riservatezza delle informazioni, da cui la necessità di evitare l’accesso di chiunque a

determinati documenti – rischio di violazione della privacy, di fuga di notizie verso l’esterno, di

imitazione – aspetto particolarmente sentito in aree aziendali quali la Direzione Generale, la

Direzione Amministrazione e Finanza, gli Uffici Stampa o Relazioni Esterne, la Direzione del

Personale, piuttosto che l’area Ricerca e Sviluppo di aziende di produzione

elevati volumi, soprattutto in aree caratterizzate da una maggiore interazione con l’esterno

come la gestione clienti, ciclo attivo e passivo (offerte ricevute, contratti, proposte commerciali,

ordini ricevuti ed emessi, fatture ricevute ed emesse, documenti allegati alle fatture), Logistica

e Comunicazione (documentazione promozionale)

tempestività nel reperire le informazioni contenute nei documenti, necessità fortemente

sentita nei decisionali e amministrativi, oltre che dalle linee di business

adozione di formati particolari, spesso su specifiche tipologie di cartaceo, (es. carta

chimica); esigenza sentita soprattutto in aree come la Gestione Clienti e Fornitori (contratti,

fatture, ecc.) e l’area Marketing (produzione di materiale promozionale)

necessità di produrre stampe a colori, particolarmente sentita nell’area Marketing e

Comunicazione e Produzione

adeguamento ai vincoli normativi, che caratterizza aree aziendali quali la Contabilità, le

Risorse Umane, i processi di Audit

Focus Firenze

Le aziende che hanno partecipato alla websurvey hanno indicato una serie di criticità che in parte

si allineano a quanto emerso a livello nazionale (Figura 3).

In particolare, sono state indicate come fortemente critiche, per numerosi processi aziendali, la

possibilità di tracciare l’iter dei documenti, sia internamente che nei processi di interazione con

l’esterno, congiuntamente alla tempestività di accesso alle informazioni contenute nei documenti

stessi.

Vincoli normativi quali il rispetto delle policy di sicurezza, Testo Unico sulla Privacy in tema di

trattamento di dati sensibili, tanto a livello nazionale quanto sul territorio fiorentino condizionano

pesantemente aree aziendali quali Human Resources, il Billing, la Gestione Clienti. Normative


settoriali specifiche in tema di tracciabilità rendono critici, invece, la gestione dei documenti in aree

come la Ricerca e Sviluppo e la Produzione.

Figura 3 Principali criticità nella gestione dei documenti nei vari processi aziendali



5 Il grado di utilizzo delle tecnologie per la digitalizzazione dei processi

Panorama Italiano

Un quadro generale sul grado di utilizzo delle tecnologie a supporto di interventi di digitalizzazione,

a livello nazionale, è fornito dall’indagine Istat sull’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della

comunicazione nelle imprese.

Da quest’ultima emerge come, a livello Paese (considerando la totalità delle aziende appartenenti

ai settori industria e servizi con numero di addetti compreso tra 10 e 250), non sia presente

un’ampia ed omogenea diffusione di tecnologie volte a supportare le aziende nei processi critici

analizzati in precedenza.

Le tecnologie più diffuse sono le seguenti:

Posta Elettronica Certificata

Sito Internet

Interazione digitale con la Pubblica Amministrazione - che può variare dalla semplice richiesta

di informazioni, al download o upload di documenti fino alla chiusura di un processo intero

Fatturazione elettronica - in uscita

Altre tecnologie sono presenti mediamente in circa la metà delle aziende e si tratta della Firma

Elettronica e dell’e-Procurement. La fatturazione in entrata, il cui utilizzo prevede una serie di

azioni non solo a livello tecnologico ma anche di processi, è adottata dal 14% delle aziende italiane

così come il ricorso all’e-Commerce (vendita di beni o servizi attraverso Internet).

Tecnologie come l’RFID (a supporto della tracciabilità in ambito Produzione/Logistica) risultano

fortemente di nicchia, presente nell’8% delle aziende.


Figura 4 Livello di adozione di soluzioni e tecnologie a supporto della gestione documentale in Italia

Risposta multipla

Fonte: NetConsulting su dati Istat altre fonti (in merito a PEC e firma elettronica), 2012

Per quanto riguarda, invece, le azioni intraprese per migliorare l’ambiente di printing, varie ricerche

svolte da NetConsulting hanno evidenziato come le aziende abbiano iniziato un percorso di

rinnovamento e innovazione del proprio parco printing, attraverso diverse azioni:

quasi 3 aziende su 4 hanno progressivamente sostituito i vecchi dispositivi e introdotto

stampanti multifunzione, in grado di rispondere ad esigenze di stampa, fax, copia e scanning

1 azienda su 2 ha razionalizzato il parco dispositivi, adattandolo alle reali esigenze aziendali.

Tuttavia, solo 1 azienda su 4 ha optato per l’introduzione di soluzioni di monitoraggio dei livelli di

utilizzo, di consumo e dei costi. Inoltre, risultano poco diffuse regole di comportamento volte a

evitare sprechi di carta e a ridurre i costi.

Focus Firenze

La minore propensione delle realtà fiorentine, rispetto alla media nazionale, ad incrementare

l’utilizzo di ICT faceva presumere anche un minor livello di utilizzo di strumenti che abilitano

percorsi di digitalizzazione dei processi. Questa ipotesi viene smentita dai risultati emersi in termini


di adozione di strumenti come la PEC utilizzata dal 92% del panel, la firma digitale e soprattutto la

fatturazione elettronica in uscita, cui fa già ricorso il 77% del panel (Figura 5).

Quasi 7 realtà su 10 utilizzano Internet per acquisto di prodotti e servizi e una percentuale

significativa (75%) interagisce online con la Pubblica Amministrazione.

Come rilevato nello scenario nazionale, meno evidente risulta il ricorso all’e-commerce e l’utilizzo di

tecnologie RFID, nel primo caso anche per tipologia di offerta che non si presta ad essere veicolata

via Internet, nel secondo perché tecnologia più di nicchia rispetto alle altre e con impatto

considerevole a livello di processo.

Importante rilevare anche la quota di aziende con progetti che potrebbe portare, nel giro di pochi

anni, ad una penetrazione di queste solzuioni superiore all’80%.

Figura 5 Livello di adozione di soluzioni e tecnologie a supporto della gestione documentale


Fonte: NetConsulting Websurvey 2012

Il vantaggio che caratterizza le aziende di Firenze nell’utilizzo di soluzioni che abilitano la

dematerializzazione non sembra confermarsi anche nell’adozione di tecnologie di printing

innovative: rispetto alla media nazionale, nelle aziende del panel l’introduzione di stampanti

multifunzione e, più in generale, l’implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti,

di monitoraggio dei consumi sono meno frequenti.

Le realtà di Firenze si distinguono, tuttavia, per un maggior affidamento a regole che vadano a

disciplinare il comportamento dei singoli nella gestione delle stampe e per il ricorso a programmi di

riciclaggio di materiali consumabili, aspetti che evidenziano una maggiore sensibilità verso il

rispetto ambientale attraverso un approccio più “green oriented”.


Figura 6 Principali strategie adottate per ottimizzare l’ambiente di printing




6 Le dinamiche di investimento IT

Questo paragrafo ha lo scopo di evidenziare le principali dinamiche di investimento IT, focalizzando

la domanda di soluzioni e servizi di gestione documentale, nel periodo 2010-2013 (previsioni).

Panorama Italiano

A livello Paese (Figura 7), il biennio 2010-2011 ha mostrato una flessione della spesa IT del

4,1%, determinata in particolare dal calo registrato dalla componente Hardware (-9%) e Servizi (-

2,6%), mentre più contenuto è stato il calo in ambito Software (-1%).

All’interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni e dei servizi di

gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno

di 900 milioni di euro, in calo dell’1,9% rispetto al 2010. Il trend negativo sta continuando

anche nell’anno in corso.

Figura 7 Il mercato dell’Information Technology – focus su Enterprise Content Management, 2010-2012E

Dati in mln € e D %

Fonte: NetConsulting, 2012

I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un

maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le

Utilities, a cui è complessivamente riconducibile il 70% del mercato.


Si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di

interagire con elevati bacini di utenza, a partire dalla customer base.

Complessivamente, quindi, questo segmento del mercato in IT appare in parziale controtendenza

rispetto all’andamento del comparto IT complessivo, grazie a diversi driver che stanno

supportando gli investimenti e che a livello settoriale possono essere così riassunti:

Telecomunicazioni & Media: implementazione di soluzioni di fatturazione elettronica,

digitalizzazione dei processi di gestione dei clienti e di back office, digitalizzazione dei processi

Human Resources

Finance: in ambito bancario emerge un’attenzione particolarmente significativa verso

l’ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi di filiale che passa anche attraverso l’utilizzo

della firma grafometrica in fase di acquisizione cliente, la digitalizzazione delle comunicazioni

marketing e ufficiali alla clientela; nel mondo assicurativo i principali trend di investimento

riguardano l’ottimizzazione e la digitalizzazione dei processi di liquidazione sinistri, l’evoluzione

dell’online come strumento di comunicazione e interazione con agenti o clienti, particolare

interesse viene mostrato verso l’utilizzo di firma su tablet nei processi assuntivi

Utilities: in questo settore le principali aree di investimento in ambito documentale riguardano

le aree marketing e comunicazione dove i driver sono rappresentati essenzialmente

dall’evoluzione ed integrazione dei canali di contatto con la clientela

Industria: in questa fase risultano più diffusi, rispetto al passato, progetti di

dematerializzazione del ciclo attivo e passivo, della documentazione relativa al personale; si

rileva inoltre una maggiore frequenza di interventi sui flussi documentali in processi core come

progettazione, produzione e supply chain

Pubblica Amministrazione: investimenti guidati dal nuovo CAD (Codice dell’Amministrazione

Digitale) che, ad oggi, riguarda prevalentemente l’obbligatorietà della posta elettronica

certificata che abilita la dematerializzazione degli scambi di comunicazioni e che trainerà i

servizi di conservazione a norma, la fatturazione elettronica, il fascicolo sanitario elettronico, lo

sviluppo di carte elettroniche e l’implementazione di piattaforme online di front office

Distribuzione e dei Servizi: le realtà di maggiori dimensioni stanno indirizzando i propri

investimenti nella aree del ciclo attivo e passivo (coinvolgendo gli interlocutori a valle e a

monte della propria catena del valore), senza trascurare la gestione clienti, su spinta anche di

programmi di fidelizzazione della clientela.

Focus Firenze

Un terzo delle aziende dell’area di Firenze ha espresso una previsione di spesa IT, per il 2013, in

crescita (Figura 8). Tale crescita, in molti casi supera anche il 5%. Si tratta di aziende con un


budget IT più limitato (mediamente tra 50 mila e 250 mila euro), che probabilmente ha investito

meno in passato e prevede di affrontare, in questa fase, negli investimenti IT volti a migliorare il

proprio sistema produttivo/gestionale e le relazioni con clienti e fornitori.

La parte restante del panel ha indicato un budget IT 2013 in linea con quello dell’anno in corso o

in lieve flessione. Si tratta, in tal caso, di aziende medio-piccole con budget IT inferiori ai 50 mila

euro e di aziende di una certa dimensione con budget superiori ai 250 mila euro.

Investimenti in soluzioni di gestione documentale, nella maggior parte delle aziende, assorbono

meno del 10% dei costi IT totali, in rari casi arriva a coprire il 25% della spesa complessiva.

Le previsioni per il 2013 evidenziano una maggiore attenzione e un maggior impegno economico in

tema di digitalizzazione: oltre la metà del panel ha indicato una crescita della spesa in soluzioni di

gestione documentale, anche significativa; le altre manterranno, invece, i livelli di investimento del

2012. Tale trend riguarda tutte le dimensioni di impresa, a conferma di quanto siano generalizzati

l’interesse per questa tematica ma anche la consapevolezza che investimenti IT possano generare

benefici nelle piccole come nelle grandi realtà.

Figura 8 Trend della spesa IT complessiva e della spesa in soluzioni di gestione documentale




7 L’impatto della digitalizzazione sui processi

Risulta difficile per le aziende calcolare il TCO (Total Cost of Ownership) dei processi e di

conseguenza valutare i risparmi complessivi che si possono ottenere adottando soluzioni di

gestione documentale: mediamente solo il 30% delle aziende italiane ha effettuato valutazioni sul

TCO dei processi documentali ed una quota inferiore è in grado di calcolare i saving derivanti

dall’introduzione di strumenti informatici nei processi documentali.

Le difficoltà sono legate anche alla numerosità e diversità gli elementi da quantificare: il costo della

carta ma anche costi relativi a consumabili, consumi di energia elettrica, utilizzo degli spazi,

supporto di strumenti informatici, personale, formazione, attività amministrative.

E’ evidente quanto complesso possa risultare calcolare i saving sull’intera azienda, sicuramente più

agevole risulta quantificare i risparmi in singoli processi.

A livello di scenario verranno indicati alcuni esempi di saving sia generali che relativi a specifici

processi, mentre il focus territoriale fornirà una visione sulla capacità delle aziende di valutare e

quantificare i possibili risparmi.

Panorama Italiano

Il recupero di efficienza derivante da una gestione elettronica dei documenti comporta per le

aziende una serie di risparmi, per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti):

120 Euro per singolo documento, derivanti dalla riduzione del numero di documenti persi o

archiviati in modo errato

18 euro per singolo documento, grazie alla diminuzione del numero di documenti duplicati o

stampati più volte

riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività

che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo

Vari assessment e valutazioni condotte da NetConsulting su singoli processi/aree aziendali hanno

mostrato come i vantaggi generati da interventi di ottimizzazione dei flussi documentali siano

assolutamente significativi:

l’introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo

dell’area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti

dell’80% circa. A questi vantaggi si aggiunge il miglioramento dell’interazione tra area HR e

dipendenti di tutte le aree aziendali. In definitiva, il risparmio annuo derivante da un progetto

di tal tipo può raggiungere i 150 Euro per singolo dipendente


la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che

possono arrivare all’80% dei costi di conservazione

la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi

il ciclo attivo o quello passivo

Per quanto riguarda, infine, l’ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa, vari

studi hanno evidenziato come una corretta politica nella gestione dei dispositivi possa generare

saving fino al 40% oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla

compliance.

E’ evidente, quindi, come l’impatto complessivo di queste iniziative sui costi aziendali e sul business

non vada sottovalutato. E su questo le aziende (Figura 9) mostrano una consapevolezza crescente:

6 aziende su 10 ritengono che l'implementazione di soluzioni IT volte ad una migliore efficienza

nella gestione delle informazioni e dei documenti abbia, direttamente o indirettamente, un impatto

sui risultati economici.

Figura 9 Capacità di valutare il TCO complessivo dei processi e il saving da interventi di digitalizzazione


Fonte: NetConsulting, 2012


Focus Firenze

Le aziende del panel di Firenze, nel complesso, sono allineate alla media nazionale in termini di

maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali: se

il 33% delle aziende del panel dichiara di aver calcolato il TCO dei processi documentali e il 26% di

aver quantificato i possibili risparmi (percentuali superiori alla media nazionale), significativa e più

elevata rispetto al contesto nazionale è la percentuale di aziende che non effettuano valutazioni di

questo tipo e non prevedono di farlo (Figura 10).

Figura 10 Capacità di quantificare il TCO complessivo dei processi e il saving da interventi di digitalizzazione



Chi queste valutazioni ha iniziato a farle, ha rilevato possibili risparmi che vanno dal 10% al 25% -

in alcuni casi anche superiori – del costo totale di processo (Figura 11). E gli ambiti che più

influiscono su questi risultati sono stati individuati nella riduzione di carta e materiali consumabili,

nei minori costi di gestione degli spazi, nei minori costi del personale ed energetici.


Figura 11 Saving generati da progetti di gestione documentale ed aree a maggiore impatto



In linea con quanto emerso a livello nazionale le aziende di Firenze, nel 60% dei casi, sono

consapevoli dell’impatto, diretto o indiretto, che progetti di dematerializzazione dei flussi

documentali possano avere sui risultati aziendali (Figura 12): tali iniziative generano un

miglioramento, in alcuni significativo, del fatturato. E’ evidente che l’impatto diretto sui risultati di

business è da imputare alla riduzione dei costi che interventi di digitalizzazione dei processi

generano. L’impatto indiretto è invece da attribuire ad una maggiore efficacia commerciale e un

miglioramento del time to market grazie a processi più snelli, automatizzati e più efficienti.

Figura 12 Incidenza dei progetti in ambito documentale sul fatturato




8 Conclusioni

L’analisi realizzata, sia a livello nazionale che territoriale, dà adito a considerazioni importanti su

quanto le aziende stiano già facendo in tema di gestione documentale e quanto ancora ci sarà da

fare.

E’ evidente che ci troviamo in uno scenario, privato e pubblico, fortemente condizionato dalla

difficile situazione congiunturale: strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi sono

assolutamente prioritarie, seppur non vengano trascurate politiche di espansione commerciale e

innovazione in particolare dell’offerta.

La consapevolezza che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste

strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa.

Stessa situazione si rileva se si va a focalizzare l’ambito della gestione documentale.

Si rileva, tuttavia, una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente

propensione ad investirvi.

Non tutte le aziende sono pronte, per questioni di natura culturale e soprattutto per limitate

capacità di spending, ad investire in soluzioni che vadano ad ottimizzare i propri flussi documentali.

L’analisi del territorio di Firenze evidenzia, tuttavia, degli aspetti positivi:

un livello di adozione di tecnologie a supporto della gestione documentale, nel complesso,

superiore alla media nazionale

vantaggi significativi da progetti in ambito documentale, realizzati da aziende, ancora poche, in

grado di quantificare l’impatto sui processi e il ritorno di percorsi di digitalizzazione sul

business.

E’ su questi aspetti che bisogna far leva, è soprattutto dando visibilità dei ritorni sul business, da

parte di chi ha già investito, che si può realmente diffondere una maggiore consapevolezza

dell’utilità dell’innovazione, in generale, e nei processi documentali.

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