Guida per gli Enti PubbliciLa tecnologia

non è mai stata così conveniente

Investi in innovazione e risparmia con le promozioni Microsoft

La Pubblica Amministrazione ha in questo periodo, caratterizzato da instabilità economica e budget in fase di contrazione, una sola priorità, la riduzione dei costi. A questa deve corrispondere una maggiore efficienza delle organizzazioni che hanno la responsabilità di erogare servizi a cittadini e imprese.

Conciliare le riduzioni sui budget con la qualità dei servizi offerti è una sfida che l’Amministrazione Pubblica può vincere puntando su una Tecnologia adeguata che permetta di risparmiare.

Sono necessari interventi mirati poichè spesso il modo migliore per ridurre i costi non sta nell’effettuare tagli indiscriminati, ma nell’individuare quelle aree di investimento, anche piccole, che possono contribuire in maniera significativa ad aumentare i benefici dell’organizzazione.

Microsoft, nella seguente guida agli Enti Pubblici presenta:

• tre aree di intervento considerate strategiche per il conseguimento degli obiettivi sopra descritti;

• numerosi consigli per risparmiare grazie alla tecnologia;

• i programmi di licensing dedicati agli Enti Pubblici con caratteristiche e vantaggi di ciascuna tipologia;

• TUTTE LE PROMOZIONI GOVERNMENT OPEN e OPEN VALUE disponibili dal 1° aprile

finoal28giugno2012 per gli acquisti dei principali software Microsoft.

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Tre aree di intervento

MASSIMIZZARE L’EFFICIENZA DELL’INFRASTRUTTURA ITGli enti pubblici devono assicurare che le infrastrutture IT siano le più efficienti possibili senza sacrificare sicurezza, affidabilità e la capacità di rispondere ai bisogni in evoluzione dei cittadini. Occorre semplificare e razionalizzare. Oggi ogni Ente Pubblico può controllare i costi della propriainfrastruttura Server e Desktop, migliorare il livello di protezione e aumentare la flessibilità utilizzando soluzioni integrate che consentano di gestire e proteggere i server fisici e virtuali in un ambiente condiviso e ridurre il costo totale di gestione del parco macchine.

AUMENTARE LA PRODUTTIVITÀ … DI TUTTA L’ORGANIZZAZIONE In ogni Amministrazione Pubblica le attività sono il risultato del contributo di diverse persone, aree, processi e funzioni. In un momento in cui al settore pubblico si chiede maggiore efficienza, l’aumento della produttività è una delle strade da intraprendere. Anche in questo caso la Tecnologia è un prezioso alleato! Aiuta i collaboratori a essere più produttivi quando lavorano e a prendere più facilmente le giuste decisioni, condividendo informazioni, documenti, contatti e molto altro. Tutto questo permette di lavorare in meno tempo e meglio.

TAGLIARE I COSTI EFFICIENTANDO I PROCESSI INTERNI, MISURANDO ATTIVITÀ E RISULTATILa riduzione dei costi è possibile rendendo più efficienti i processi interni agli Enti Pubblici. I reparti IT sono sottoposti a continue sollecitazioni per massimizzare il ritorno sugli investimenti tecnologici e ottenere il miglior valore dai sistemi nuovi e quelli esistenti. La tecnologia oggi permette la semplificazione dei processi di integrazione tra le informazioni generate da applicazioni dipartimentali, il facile accesso alla informazioni rilevanti, la creazione di report, il monitoraggio degli indicatori principali delle performance, il miglioramento delle attività di collaborazione con i colleghi, fornendo informazioni aggiornate e infine garantisce maggiore visibilità sull’intera organizzazione.

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Consigli utili per risparmiare

1 - SEMPLIFICARE E RAZIONALIZZARE LE SOLUZIONI IT CON IL CLOUD COMPUTINGIl Cloud Computing riduce le barriere di ingresso all’IT e permette di accedere a risorse sofisticate e scalabili in maniera arbitraria, senza costi iniziali e senza requisiti di competenze ed esperienze: permette ad esempio senza la costruzione di un’infrastruttura di Data Center complessa di utilizzare soluzioni di produttività e collaborazione. In questo modo il reparto IT è libero da attività di gestione dei sistemi e può concentrarsi su attività più strategiche. Per le aziende pubbliche significa ridurre gli sforzi di manutenzione del software e dell’hardware, per focalizzarsi sulla costruzione di servizi avanzati per i cittadini, ponendo tutte le risorse disponibili sulla qualità del servizio. L’offerta Microsoft per il Cloud Computing permette alla PA di accedere ad un’infrastruttura IT all’avanguardia e ai migliori strumenti di comunicazione e collaborazione senza affrontare investimenti in tecnologia che peserebbero sul bilancio pubblico, il tutto nel pieno rispetto della sicurezza e privacy dei dati. Inoltre Microsoft consente l’integrazione tra soluzioni on-premise e nella Cloud garantendo quindi all’Amministrazione il più alto livello di flessibilità

CASI DI STUDIO

L’amministrazione provinciale di Lecco risparmia 150.000 euro all’anno con il Cloud Il Centro Servizi Territoriale (CST) della Provincia di Lecco ha voluto aggiornare e standardizzare le tecnologie di comunicazione e collaborazione per i Comuni sotto la propria giurisdizione. È stata scelta una soluzione di servizi Cloud Microsoft che include Microsoft Exchange Online per consentire l’accesso da qualunque luogo e in qualsiasi momento a posta elettronica e calendari condivisi per ottimizzare la collaborazione e fornire servizi migliori ai cittadini. La soluzione prescelta consente un risparmio di 150.000 euro all’anno sui costi IT complessivi.

Ospedale Pediatrico Bambino Gesù: la Cloud di Microsoft per migliorare le cure e ridurre i costiL’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di fronte alla scelta se continuare a gestire la soluzione di posta elettronica all’interno del proprio Data Center (in-house) oppure se acquisirla come servizio erogato e gestito da una terza parte (in hosting as-a-service) ha deciso di implementare quest’ultima soluzione con i servizi Cloud di Microsoft per meglio soddisfare le esigenze del personale clinico. Exchange Online e SharePoint Online sono più facili da usare per il personale medico e infermieristico che oggi è in grado di collaborare con i colleghi, fornire servizi sanitari più efficienti e migliorare la comunicazione con pazienti e famiglie. La nuova soluzione costa il 60% in meno di quella precedente. Al Comune di Napoli un’unica infrastruttura tecnologica integrata su cui innestare i processi dell’amministrazioneLa piattaforma Windows Server 2008 protagonista del nuovo Ced dell’amministrazione partenopea. Si tratta del primo e fondamentale passo di un progetto complessivo di dematerializzazione dei documenti, miglior relazione coi cittadini, efficiente erogazione dei servizi, anche online. Le soluzioni Microsoft sono la base si una strategia che prevede un nuovo modo di intendere la Pubblica Amministrazione Locale, che guarda ai costi e pensa al bene dei cittadini.

RISORSEParliamo di Cloud Computing nella PA

2 - RIDURRE I COSTI DI TELEFONATE E LE TRASFERTE CON LE TECNOLOGIE DI COMUNICAZIONE INTEGRATEQuando i PC presenti negli uffici sono collegati a Internet con una connessione a banda larga si possono usare per telefonare, inviare e ricevere mail, fax e per fare video conferenze oppure seguire riunioni virtuali. È una tecnologia disponibile e a basso costo: oggi un dipendente pubblico può lavorare usando il VoIP e le tecnologie di Comunicazione integrate, abbassando notevolmente i costi di comunicazione e di trasferta. Organizzare una video conferenza sul Web senza bisogno di prendere l’aereo oppure il treno costa veramente poco: basta installare un software e una telecamera e si fa tutto in ufficio o in sala riunioni.

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CASI DI STUDIO

L’Ospedale IEO punta su Microsoft Office SharePoint Server e sulla Unified CommunicationsLo IEO adotta le tecnologie Microsoft per la collaborazione e la comunicazione integrata, trasformando la rete Intranet in un vero ambiente per il miglioramento della qualità dei servizi e della produttività individuale e di gruppo in area amministrativa e clinica. Documentazione, standard e procedure sono pubblicate sui siti dipartimentali dove è possibile recuperare anche dati clinici sui pazienti e trovare strumenti e collegamenti a servizi interni per lo svolgimento delle proprie attività, a partire dal customer service fino a moderni sistemi di teleconsulto.

La città svedese di Växjö risparmia 750.000 $ all’anno grazie a Unified Communications La città di Växjö in Svezia ha consolidato i sistemi di posta elettronica migliorandone l’affidabilità a beneficio di studenti e dipendenti comunali. La necessità era quella di una soluzione centralizzata che prevedesse un sistema di Direct Attached Storage. Microsoft Exchange Server 2010 è riuscito a soddisfare a pieno le esigenze dell’Amministrazione Comunale, a fronte di un risparmio di 750.000 $ all’anno.

RISORSEPerché scegliere le Comunicazioni Integrate

3 - RAZIONALIZZARE IL DATA CENTER, SEMPLIFICARE LA GESTIONE DEI PC E DELLE APPLICAZIONI CON LA VIRTUALIZZAZIONELa capacità da parte di un Ente Pubblico di ridurre i costi aumentando la produttività si fonda in parte sullo stato di efficienza dell’infrastruttura IT di cui dispone, sulle spese di mantenimento e gestione che quest’ultima richiede a fronte dell’effettiva operatività garantita agli utenti. La parola d’ordine per ogni Ente è ottimizzare la propria infrastruttura Server e Desktop in modo da poter controllare i costi, migliorare la sicurezza ed il livello di protezione dei dati, aumentare la flessibilità e fornire ai propri dipendenti un ambiente tecnologico di lavoro ottimale. Tutto questo è ancor più facile grazie alle tecnologie di virtualizzazione che consentono di gestire l’infrastruttura IT (Server e Desktop) in modo centralizzato garantendo numerosi benefici quali:• ottimizzare i server fisici, riducendo l’hardware, le spese energetiche e lo spazio occupato;• fornire soluzioni robuste per il disaster recovery e il mantenimento dell’operatività dei server secondo una logica di

business continuity• ridurre i costi di manutenzione, automatizzando molte operazioni e processi della gestione dei server;• abilitare l’accesso alle applicazioni e alle informazioni su diversi dispositivi e dislocati presso sedi territoriali distanti;• diminuire i tempi e i costi della manutenzione e per il rilascio del software e dei suoi aggiornamenti.Con le soluzioni Microsoft è possibile trasformare in modalità evolutiva il proprio Data Center verso una vera e propria struttura di Private Cloud sfruttando i benefici del Cloud Computing nell’erogare servizi on-demand interni all’azienda secondo una logica di servizio.

CASI DI STUDIO

Il Comune di Roma sceglie la virtualizzazione per aumentare i livelli di agilità e produttivitàIl Comune di Roma, capitale d’Italia, è l’organizzazione municipale più grande del paese. Obiettivo del Comune era consolidare i server per il nuovo data center e centralizzare un ambiente di testing gestito per implementare efficacemente il nuovo software. Il deployment della tecnologia Hyper-V™ di Windows Server® 2008 consentirà al personale IT di virtualizzare i server del data center e realizzare un risparmio economico, aumentare la disponibilità delle applicazioni e promuovere l’agilità dell’organizzazione.

La virtualizzazione aumenta l’efficienza della Provincia di Rimini e minimizza il downtimeGrazie alla tecnologia di virtualizzazione Microsoft Hyper-V e alla soluzione per l’ottimizzazione delle attività di backup Microsoft System Center Data Protection Manager 2007, la Provincia di Rimini è riuscita

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ad abbattere di oltre l’80% le ore di fermo macchina rispetto all’anno precedente, minimizzando i tempi di ripristino e recupero dell’operatività di servizio in caso di downtime. Il consolidamento dei sistemi e l’integrazione degli applicativi ha ridotto i costi per hardware e software di oltre 50mila euro l’anno, migliorando le prestazioni, la gestione del patrimonio IT dell’ente e la protezione del patrimonio informativo.

Umbra Acque garantisce la continuità dei servizi e il Disaster Recovery in tempi immediati con la virtualizzazione La società leader nella gestione del servizio idrico integrato, ha intrapreso, dallo scorso anno, un processo di espansione su 38 comuni. Da ciò è scaturito un forte bisogno di “ristrutturare” le architetture informatiche abbattendo, ove possibile, i costi di gestione. La tecnologia Microsoft Hyper-V, contenuta nella piattaforma Windows Server 2008, ha permesso la virtualizzazione di oltre 10 server fisici nelle sedi principali. La notevole diminuzione di questi ultimi ha consentito all’azienda un forte risparmio economico legato al minore utilizzo di energia elettrica.

Il ministero degli Interni austriaco risparmia 1.7 milioni di $ con la virtualizzazioneIl ministero degli interni austriaco fornisce tutti i servizi di sicurezza pubblica in Austria. Per rendere le proprie operazioni IT più efficienti, il ministero ha costantemente ridotto il numero dei server fisici implementando il sistema operativo Windows Server 2008 R2 con la tecnologia Hyper-V. Ciò ha consentito la virtualizzazione dei server fisici e ha portato a un risparmio di 1,7 milioni di dollari in spese di gestione e a una maggiore efficienza dei server stessi. Entro la fine del 2011, il ministero prevede di ridurre il numero dei server fisici, portandoli da 900 a 450.

La città di Reykjavik stima risparmi del 27% grazie alla tecnologia MicrosoftLa recente crisi economica mondiale ha colpito duramente l’Islanda. Per evitare licenziamenti o aumentare le tasse, la città ha cercato di ridurre i costi. Dopo aver valutato le soluzioni di Linux e OpenOffice.org, la PA Locale ha scelto Microsoft Office 2010 e Windows 7 Enterprise a fronte di una netta riduzione dei costi. La tecnologia Microsoft ha permesso una riduzione del 27% dei costi annui rispetto alla soluzione open source.

RISORSEServizi ClientServizi di Datacenter

4 - TAGLIARE I COSTI MISURANDO ATTIVITÀ E RISULTATIPer risparmiare occorre che gli Enti Pubblici decidano quali processi al loro interno devono essere resi più efficienti. I sistemi di Business Intelligence garantiscono una maggiore visibilità dell’intera organizzazione e del suo funzionamento attraverso l’analisi dei dati prodotti dai singoli dipartimenti e l’osservazione e monitoraggio dei trend degli indicatori principali di performance. In questo modo diventa più facile prendere decisioni rapide e argomentate, accedere ad informazioni rilevanti e creare dei report che mettano in relazione la misurazione delle performance e gli obiettivi da ottenere al fine di identificare le aree di inefficienza e le relative opportunità di miglioramento.

CASI DI STUDIO

Scopri il progetto di analisi dei dati ambientali dell’Agenzia Europea dell’Ambiente L’Agenzia europea dell’ambiente (EEA) è un’agenzia dell’Unione Europea che ha il compito di raccogliere i dati ambientali in 32 Paesi europei ponendosi quale fonte indipendente di informazioni ambientali. Con il progetto Eye On Earth, Microsoft ha aiutato l’EEA a semplificare i compiti di raccolta, elaborazione e divulgazione di informazioni, facilitando l’accesso ai dati raccolti per circa 500 milioni di cittadini dell’UE. Grazie alle sue tecnologie, Microsoft ha garantito l’accesso alle informazioni anche da dispositivi mobili.

RISORSEPerché scegliere le soluzioni di reportistica e analisi dei datiParliamo di semplificazione amministrativa

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5 - GUADAGNARE IN EFFICIENZA ATTRAVERSO SERVIZI SELF-SERVICERaccogliere informazioni con moduli cartacei e doverli poi inserire manualmente in un archivio elettronico è una delle attività meno gratificanti e più costose che l’Ente debba sostenere. Per risparmiare non solo la carta, ma anche il tempo dedicato ad attività a basso valore aggiunto, si può intervenire subito. Oggi la tecnologia permette di automatizzare facilmente un processo di raccolta e gestione delle informazioni, semplicemente utilizzando il Web o l’email. Dal modulo web è possibile attivare una istanza nel sistema di Citizen Relationship management e attivare un processo di workflow automatico coinvolgendo gli operatori cross-dipartimento che servono a risolvere il caso gestendo la pratica di richiesta del cittadino nella sua interezza; il tutto senza intaccare i sistemi già in essere a livello dipartimentale. I dati raccolti sono più sicuri perché non ci sono passaggi intermedi e sono immediatamente disponibili per essere elaborati da qualsiasi programma informatico: basta utilizzare l’integrazione nativa tra Microsoft Office 2010, SharePoint e Dynamics CRM per realizzare soluzioni di modulistica elettronica e gestione delle pratiche ben collaudate. In questo modo si può creare un unico centro di contatto multicanale (web, sportello per il pubblico, call center) mettendo il cittadino al centro dell’Ente pubblico semplificando la sua richiesta, mascherandogli le complessità interne e permettendo una migliore customer satisfaction dopo opportuna misurazione.

CASI DI STUDIO

Milano più “Semplice” con il numero 020202 Il Contact Center del Comune di Milano risponde a quasi due milioni di chiamate all’anno. Il sistema, unico in Italia, semplifica le relazioni tra Amministrazione e City User, consentendo all’Ente di monitorare l’andamento delle richieste, pianificare gli interventi di assistenza, affrontare i picchi di produzione interna, eliminare le code agli sportelli e avviare le pratiche amministrative con ticket elettronici di lavorazione, consentendo anche risparmi di carta.

L’URP del Ministero degli Affari Esteri punta alla riduzione delle inefficienze La tecnologia Microsoft Dynamics CRM viene personalizzata per le esigenze dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico realizzando un sistema integrato per il supporto alle necessità d’informazione dei cittadini. Le competenze del personale vengono valorizzate da un flusso di lavoro più rapido, dall’automazione delle procedure e dalla completa visibilità sulle informazioni. Alla maggiore efficacia operativa corrisponde un elevato grado di soddisfazione da parte degli utenti del servizio.

La città di Londra ed servizio di gestione dei problemi self-serviceLoveCleanStreets è un rinomato portale online in cui i cittadini risiedenti a Londra, possono caricare gratuitamente foto del proprio quartiere (per il momento quello di Lewisham) in cui si riscontrano svariati problemi che necessitano dell’intervento immediato delle autorità locali. Il sistema conferisce ai cittadini il potere di migliorare l’ambiente in cui abitano. Una mappa interattiva utilizza la più recente versione di Microsoft Silverlight e Bing Maps per mostrare in tempo reale ciò che accade per le strade. Il Microsoft Certified Partner bbits ha inoltre integrato la soluzione con il sistema di citizen relationship management locale tramite Microsoft .NET. In due anni sono diminuiti del 30% i graffiti sui muri delle strade e la soddisfazione dei cittadini è aumentata notevolmente.

RISORSEPerché scegliere le soluzioni di Citizen Relationship Management

6 - FAVORISCI LA COLLABORAZIONE TRA I DIPENDENTILa tecnologia consente oggi alle Amministrazioni Pubbliche di innovare profondamente il modo di lavorare dei propri dipendenti, rendendolo ancora più efficace e produttivo. In ogni Amministrazione Pubblica le attività sono il risultato del contributo di diverse persone all’interno di diverse aree, processi e funzioni che hanno l’esigenza di comunicare e interagire continuamente sia in ufficio. Creando ad esempio una Intranet aiuti i tuoi collaboratori a prendere più facilmente le giuste decisioni, condividere informazioni, documenti e contatti, ottimizzare i processi amministrativi

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quotidiani e la gestione delle attività migliorando la produttività. Inoltre sarà possibile lavorare fuori ufficio (ad esempio attraverso il telelavoro) sfruttando le potenzialità della telefonia mobile.

CASI DI STUDIO

L’Ospedale IEO punta su Microsoft Office SharePoint Server e sulla Unified CommunicationsLo IEO adotta le tecnologie Microsoft per la collaborazione e la comunicazione integrata, trasformando la rete Intranet in un vero ambiente per il miglioramento della qualità dei servizi e della produttività individuale e di gruppo in area amministrativa e clinica. Documentazione, standard e procedure sono pubblicate sui siti dipartimentali dove è possibile recuperare anche dati clinici sui pazienti e trovare strumenti e collegamenti a servizi interni per lo svolgimento delle proprie attività, a partire dal customer service fino a moderni sistemi di teleconsulto. La Regione Veneto mette al centro il lavoro del dipendente pubblicoI dipendenti della Regione Veneto dispongono di un nuovo ambiente virtuale basato su tecnologia Microsoft, dove possono archiviare e ricercare informazioni, personalizzare le differenti aree di lavoro, dialogare e svolgere la propria attività al servizio dei cittadini nel modo più efficiente ed efficace possibile. La rete intranet, attivata dalla Direzione Sistema Informatico, è di ultima generazione: a fianco dei servizi tradizionali, e dell’integrazione con Office, presenta anche nuove funzionalità del Web 2.0. Utilizzata da 3.500 utenti dislocati in 70 sedi aiuta a diminuire l’uso della carta e valorizza le competenze dei dipendenti e delle singole unità organizzative.

Comune di ParmaRealizzata sulla base della Citizen Service Platform di Microsoft, la intranet adottata dall’Amministrazione Comunale introduce una nuova modalità di comunicazione tra i 1.600 dipendenti, che possono accedere a informazioni personali, notizie utili, partecipare a sondaggi e collaborare nelle attività quotidiane. Integrata con gli strumenti di Microsoft Office, la piattaforma consente all’Amministrazione di adottare pratiche di dematerializzazione dei documenti, mentre gli utenti hanno la possibilità di gestire contenuti in modalità partecipativa e Web 2.0.

I benefici della Collaborazione per l’Ospedale Pediatrico Bambino GesùL’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù non voleva continuare a pagare per un software di posta elettronica incapace di soddisfare le esigenze del suo personale medico e amministrativo. Per questo il reparto IT ha cercato un metodo migliore per fornire ai dipendenti dell’ospedale servizi di comunicazione e collaborazione standard. La soluzione scelta è stata il Cloud Computing di Microsoft. Il personale IT utilizza anche lo strumento Microsoft Forefront Online Protection for Exchange, incluso in Exchange Online. Questo servizio basato su Cloud fornisce una serie di filtri e motori di scansione antivirus che proteggono i sistemi di messaggistica dell’ospedale da spam e virus.

RISORSEPerché scegliere le soluzioni di collaborazione

7 - ELIMINARE LA CARTA E PASSARE ALL’ARCHIVIAZIONE DIGITALEL’eccessiva burocrazia della Pubblica Amministrazione è identificata spesso con la produzione inutile di documenti cartacei: domande, autorizzazioni, delibere, pratiche amministrative ecc.Perché lasciarli sulla carta? Le tecnologie per passare ai supporti digitali sono già disponibili. La normativa inoltre impone alla Pubblica Amministrazione sia la protocollazione sia la dematerializzazione dei documenti amministrativi e dei processi di lavorazione, inoltre l’archiviazione e la conservazione sostitutiva permettono di ridurre i costi di gestione delle informazioni e dei documenti risparmiando così le spese di immagazzinamento e mantenimento dei fascicoli. Le soluzioni per la dematerializzazione sono regolamentate nell’ambito delle direttive del nuovo Codice dell’Amministrazione digitale.

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CASI DI STUDIO

Addio carta, le delibere si approvano direttamente dal PC alla Provincia di PerugiaUn’innovativa applicazione basata su Microsoft SharePoint e Office 2007 ha permesso alla Provincia di Perugia di informatizzare in poche settimane la procedura di formazione, approvazione e conservazione delle delibere della Giunta e del Consiglio. L’integrazione in Microsoft Word 2007 di tutte le funzionalità inerenti la procedura ha reso semplice e veloce per gli utenti l’adozione della nuova procedura, che assicura all’amministrazione un salto di qualità in termini di efficienza,trasparenza e sicurezza.

Eliminare la carta si può: in Regione Friuli-Venezia-Giulia 80.000 pagine in meno ogni annoDopo un’attenta valutazione dei costi legati all’uso dei sistemi cartacei usati per l’amministrazione del personale, la Regione Friuli-Venezia Giulia ha avviato un importante progetto di informatizzazione dei processi dell’Ufficio Archivio e Protocollo, dematerializzando i documenti che costituiscono il Fascicolo di ogni dipendente. Obiettivo non secondario è anche migliorare la sicurezza nella gestione dei documenti, abbassando i costi legati alla stampa, all’acquisto e all’uso di carta.

Dal protocollo informatico alla gestione integrata delle pratiche amministrative nei piccoli ComuniL’esperienza del Comune di Terranova da Sibari, piccola realtà amministrativa di soli 20 dipendenti, rappresenta un unicum nel panorama italiano: dopo l’introduzione della piattaforma Microsoft per la collaborazione e gestione documentale, grazie a uno sviluppo ad hoc, oggi punta sul raccordo tra protocollo informatico e gestione integrata dei processi. I benefici? Tempi di lavoro e di risposta ai Cittadini più rapidi e un notevole risparmio anche di carta.

RISORSEPerché scegliere la dematerializzazione

8 - MIGLIORARE LA RELAZIONE CON I CITTADINI E LA QUALITÀ DEI SERVIZILe Amministrazioni Pubbliche possono trarre innumerevoli benefici dalla corretta interazione con i cittadini, risparmiando tempo nella gestione di informazioni e reclami. La misurazione delle performance interne e di bilancio consentono inoltre di pianificare iniziative strategiche per migliorare la qualità dei servizi e spendere meglio le risorse pubbliche.Oggi immaginare un sistema in grado di registrare e monitorare dall’inizio alla fine ogni singola interazione dell’ente con i propri cittadini e dipendenti, garantendo un’unica piattaforma dove quest’ultimi possano reperire le informazioni e i dati necessari al corretto svolgimento dei processi interni, è possibile. Le applicazioni per il Citizen Relationship Management consento la gestione avanzata della maggior parte delle comunicazioni (informazioni e reclami) con i Cittadini, per esempio attraverso l’automazione dell’Ufficio Relazione con il Pubblico/Call center o con l’apertura dello Sportello Unico per le Attività Produttive anche su Internet.

CASI DI STUDIO

Milano più “Semplice” con il numero 020202 Il Contact Center del Comune di Milano risponde a quasi due milioni di chiamate all’anno. Il sistema, unico in Italia, semplifica le relazioni tra Amministrazione e City User, consentendo all’Ente di monitorare l’andamento delle richieste, pianificare gli interventi di assistenza, affrontare i picchi di produzione interna, eliminare le code agli sportelli e avviare le pratiche amministrative con ticket elettronici di lavorazione, consentendo anche risparmi di carta.

L’URP del Ministero degli Affari Esteri punta alla riduzione delle inefficienze La tecnologia Microsoft Dynamics CRM viene personalizzata per le esigenze dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico realizzando un sistema integrato per il supporto alle necessità d’informazione dei cittadini. Le competenze del personale

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vengono valorizzate da un flusso di lavoro più rapido, dall’automazione delle procedure e dalla completa visibilità sulle informazioni. Alla maggiore efficacia operativa corrisponde un elevato grado di soddisfazione da parte degli utenti del servizio.

La città di Londra ed servizio di gestione dei problemi self-serviceLoveCleanStreets è un rinomato portale online in cui i cittadini risiedenti a Londra, possono caricare gratuitamente foto del proprio quartiere (per il momento quello di Lewisham) in cui si riscontrano svariati problemi che necessitano dell’intervento immediato delle autorità locali. Il sistema conferisce ai cittadini il potere di migliorare l’ambiente in cui abitano. Una mappa interattiva utilizza la più recente versione di Microsoft Silverlight e Bing Maps per mostrare in tempo reale ciò che accade per le strade. Il Microsoft Certified Partner bbits ha inoltre integrato la soluzione con il sistema di citizen relationship management locale tramite Microsoft .NET. In due anni sono diminuiti del 30% i graffiti sui muri delle strade e la soddisfazione dei cittadini è aumentata notevolmente.

RISORSEPerché scegliere le soluzioni di Citizen Relationship Management

Microsoft per la Pubblica Amministrazione

Per l’acquisto del proprio software, Microsoft ha sviluppato diverse soluzioni convenienti, facili da gestire e personalizzate per soddisfare le esigenze degli enti pubblici, centrali e locali: i programmi multilicenza Microsoft Open e Open Value Government. Questi contratti permettono di acquistare le licenze d’uso del software a condizioni particolarmente vantaggiose che permettono di:

• usufruire di una fascia di prezzo più conveniente rispetto ai listini dedicati alle Aziende;• godere del diritto di trasferibilità delle licenze che permette di continuare ad utilizzare i software acquistati in caso di

rottura, di furto o di ogni altra situazione che rende inutilizzabile il PC sul quale erano stati istallati;• gestire con facilità le licenze in maniera centralizzata e acquistare i supporti media online direttamente da Microsoft

grazie al portale eOpen;• godere del diritto di downgrade a qualsiasi versione precedente del software;• ottenere licenze non soggette a scadenza, la durata dell’accordo è di 2 anni, durante i quali puoi effettuare ordini

successivi, beneficiando della fascia di prezzo determinata dall’ordine iniziale;• scegliere l’opzione di Software Assurance

Tutte le promozioni Microsoft lanciate da aprile fino al 30 giugno 2012, presentate in questo documento, sono relative all’acquisto di licenze software comprensive di Software Assuranse e ciò si traduce in ulteriori vantaggi per i clienti.

La Software Assurance (SA) garantisce la manutenzione del software Microsoft e aiuta le organizzazioni a ottenere il massimo valore dal proprio investimento in licenze.

I clienti che sottoscrivono un contratto comprensivo di SA beneficiano: • dell’aggiornamento alle versioni più recenti dei prodotti, con l’approssimarsi dei futuri rilasci delle nuove versioni

di prodotti quali Windows 8, Windows Server 8, System Center 2012 e la nuova versione di Office è sicuramente il momento opportuno per proporre ai clienti contratti comprensivi di Software Assurance;

• del supporto 7x24, dei servizi di consulenza e delle sessioni di training e gli strumenti IT che supportano i clienti nella fase di migrazione del software, che garantiscono la riduzione dei costi di formazione e il risparmio di tempo speso nella ricerca di una soluzione a eventuali problemi di gestione delle licenze o di natura tecnica;

• del’Home Use Program, il diritto di utilizzare il software anche sul pc di casa.

Per saperne di più scarica la Brochure Licensing Open Government su pmi.microsoft.com/promozioni/entipubblici

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Scegli la modalità di acquisto delle licenze più conveniente e adatta al tuo ente

Le promozioniper gli Enti Pubblici

Dal 1° aprile fino al 28 giugno 2012 sono disponibili una serie di promozioni sui programmi multilicenza Government Open, Open Value e Open Value Subscription per gli acquisti delle licenze dei principali prodotti Microsoft.Affrettati ad ordinare presso il tuo rivenditore di fiducia i prodotti in promozione.La Tecnologia non è mai stata così conveniente!

PROMOZIONI PER CHI VUOLE ACQUISTARE OFFICE 2010

Il software Microsoft per la produttività individuale è ora disponibile in una versione dedicata agli Enti Pubblici di medio-piccole dimensioni a un costo contenuto. Microsoft Office Small Business Basics 2010 è il modo più economico per beneficiare delle nuove funzionalità di Office 2010 tramite un contratto Multilicenza, col vantaggio di assicurare all’azienda tutta la protezione del software originale, con relativo supporto incluso, nonché la possibilità di regolarizzare i PC privi di licenza.

Le applicazioni incluse nella suite sono: • Microsoft Word 2010 • Microsoft Excel 2010 • Microsoft OneNote 2010 • Microsoft Outlook 2010 con Business Contact Manager

A seconda delle specifiche esigenze, l’Ente Pubblico potrebbe essere interessato alle altre due suite disponibili in Multilicenza, la versione Standard o la Professional Plus. Anche in questo caso, Microsoft offre la possibilità di risparmiare grazie a ulteriori promozioni.

PRODOTTO VERSIONE TIPO DI LICENZAPREZZO

STIMATO AL CLIENTE

VALIDITÀ

Office 2010NOVITÀ

Small Business BasicsLicenza A partire da €179*

Fino al28 giugno 2012

PRODOTTO VERSIONE TIPO DI LICENZAPERCENTUALE

INDICATIVA DI SCONTO*

VALIDITÀ

Office 2010 Standard,Professional Plus** Licenza + SA 15%Fino al

28 giugno 2012

(*) Prezzo stimato all’utente finale, il prezzo finale sarà applicato dai rivenditori. Iva esclusa.(**) La promozione su Office 2010 è limitata ai listini Government Open Value e Government Open Value Subscription.

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Le promozioniper gli Enti Pubblici

PROMOZIONI PER CHI VUOLE ACQUISTARE GLI ALTRI PRODOTTI MICROSOFT

PRODOTTO VERSIONE TIPO DI LICENZAPERCENTUALE INDICATIVA DI

SCONTO*VALIDITÀ

Windows 7 Professional Plus Upgrade + SA 20%Fino al

28 giugno 2012

Windows ServerStandard, Enterprise,

Web ServerLicenza + SA 15%

Fino al 28 giugno 2012

Windows Server CAL (Utente e Device) Licenza + SA 15%Fino al

28 giugno 2012

System CenterEssentials,

Configuration ManagerLicenza + SA 15%

Fino al 28 giugno 2012

System CenterCML/SML

Essentials CML/SML,Configuration Manager CML

Licenza + SA 15%Fino al

28 giugno 2012

Lync 2010 Plus CAL*** Licenza + SA 20%Fino al

28 giugno 2012

Exchange Server Standard Licenza + SA20% per L,

30% per L+SAFino al

28 giugno 2012

SQL Server Standard, Standard Core Licenza + SA 15%Fino al

28 giugno 2012

(***) La promozione su Lync 2010 è dedicata ai clienti che vogliono aggiungere in Lync le funzionalità Enterprise Voice, il cliente potrà usufruire di uno sconto del 20% sulle Lync Plus CAL e Plus CAL per ECAL Suite se acquistate attraverso un contratto, o come add-on ad un contratto esistente o come additional license.

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