e Project 2007

Francesca Benuzzi

Microsoft Visio 2007

Microsoft Visio 2007 e Project 2007

Autore: Francesca Benuzzi

Collana:

Publisher: Fabrizio ComolliProgetto grafico: escom - Milano

Prima edizioneISBN: 978-88-8233-605-9

Copyright © 2007 Edizioni FAG Milano Via G.Garibaldi 5 – 20090 Assago (MI) - www.fag.it

Finito di stampare: nel mese di febbraio 2007 da escom - Milano

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3. Nuove funzioni di controllo finanziario

La gestione dei costi di un progetto e

il suo completamento nei limiti di una

previsione di budget stabilita sono

aspetti fondamentali per un’attuazione e

un’esecuzione di successo.

Aspetti finanziari del progettoCon Microsoft Office Project 2007, grazie alla funzionalità di verifica dei preventivi, è possibile assegnare e valutare i costi di attività e programmi per ottenere un oculato controllo degli aspetti economici e finanziari di un progetto. Le stime dei costi possono essere migliorate grazie all’introdu-zione della funzionalità di controllo delle risorse costi e ai nuovi campi a carattere finanziario, che possono essere facilmente mappati sui sistemi contabili e finanziari utilizzati per il progetto.Project 2007 include tra i suoi strumenti la possibilità di definire in modo preciso e dettagliato le stime per attività e risorse, così che si possano contemplare diverse tipologie di costo quali:

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• costi fissi, cioè indipendenti dal tempo impiegato per svolgere una determinata attività, e solitamente legati ai costi di attività;

• costi legati al tempo, quali i costi delle risorse umane.

Assegnazione dei costi

Tutti i progetti contemplano la necessità di valutare nel modo più appro-priato gli aspetti finanziari a essi collegati. Tracciare e poter gestire tali informazioni consente di fare fronte a importanti questioni quali:

• la stima del costo totale di un progetto in base alle risorse e ai tem-pi previsti;

• la valutazione dei costi dei singoli segmenti di attività e delle speci-fiche risorse;

• la valutazione degli impatti dei pagamenti sul flusso di cassa duran-te l’arco di svolgimento del progetto.

Una volta che si sia costruito un diagramma di progetto, e si siano definite le attività, le durate e le risorse associate, Project 2007, attraverso una se-rie di funzioni molto flessibili, consente di definire la valutazione dei costi in maniera veramente particolareggiata.È possibile, infatti, definire:

• il costo totale delle attività e delle risorse;• il costo totale dell'intero progetto;• le variazioni dei costi per le attività, le risorse e le assegnazioni;• la determinazione dei costi previsti (preventivati) rapportati allo

svolgimento temporale e ai costi effettivi.

Costo delle attività

Per definire il costo totale delle attività:1. scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza;2. nell’elenco Visualizzazioni fare clic su Elenco attività e quindi su

Applica;3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo.

La tabella consente di definire i costi fissi associati alle singole attività del progetto.

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Inoltre, sempre da questa tabella è possibile visualizzare i costi totali della singola attività, cioè la somma dei costi fissi e dei costi associati alle risor-se impegnate sull’attività selezionata.

Figura 3.1 - Tabella per la definizione dei costi associati alle attività.

La tabella consente anche di effettuare dei raffronti fra il costo totale e la previsione, e di calcolare il costo effettivo sulla base, per esempio, della percentuale di lavoro svolta.

Costo delle risorse

Le tipologie di risorsa considerate da Project 2007 sono:• le risorse lavoro: persona o attrezzatura che esegue il lavoro neces-

sario per il completamento di un'attività. Le risorse lavoro impiega-no del tempo per completare le attività;

• le risorse materiali: materiale di consumo o attrezzature;• le risorse di costo: risorse che non dipendono dalla quantità di la-

voro o dalla durata prevista per un’attività.

Per definire il costo delle risorse:1. scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza;2. nell’elenco Visualizzazioni fare clic su Elenco risorse e quindi su

Applica;3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo;4. cliccare sul pulsante Informazioni risorsa nel menu.

La finestra di dialogo Informazioni risorsa consente di definire i costi per la risorsa selezionata.

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Figura 3.2 - Definizione dei costi delle risorse.

Il costo totale sarà poi visualizzato nella tabella Elenco risorse.Come nel caso delle attività, è possibile visualizzare costi effettivi, varia-zioni rispetto alle previsioni e così via.A questo punto, richiamando un comando del menu, è possibile calcolare il costo globale del progetto e visualizzarlo nella tabella Costo.Per visualizzare il riepilogo dei costi di progetto nella tabella Elenco attività:

1. scegliere Opzioni dal menu Strumenti e quindi fare clic sulla scheda Visualizza;

2. in Opzioni di struttura per selezionare la casella di controllo Mostra attività di riepilogo progetto e quindi fare clic su OK;

3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo.

Un utile strumento per visualizzare informazioni di riepilogo sul progetto è anche la finestra Statistiche, che riporta, oltre ai campi di inizio e fine progetto, il riepilogo dei costi e la percentuale di completamento.Per visualizzare la finestra Statistiche:

1. dal menu Progetto scegliere Riepilogo informazioni e quindi fare clic su Statistiche;

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Figura 3.3 - La finestra

di visualizzazione delle Statistiche.

Verifica del budget

Il controllo della variazione dei costi

Molto spesso, durante lo svolgimento di un progetto, ci si trova a dover confrontare le previsioni di costo con i costi realmente sostenuti fino a un certo istante. Project 2007 consente di operare in questo senso, permet-tendo all’utente di definire una previsione dell’andamento del progetto che verrà presa come elemento di raffronto.È chiaro quindi che, per visualizzare le variazioni dei costi, si deve prima impostare una previsione sull’andamento del progetto.Per controllare le variazioni di costo delle attività:

1. scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza;2. nell’elenco Visualizzazioni fare clic su Elenco attività e quindi su

Applica;3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo;4. analizzare i valori relativi ai costi nei campi Costo totale, Previsione,

Variazione, Effettivo e Rimanente.

Allo stesso modo è possibile visualizzare le variazioni di costo sulle risorse, procedendo come sopra a partire dalla tabella Elenco risorse.

Visualizzazione dei costi previsti (preventivati) rapportati allo svolgimento temporale e ai costi effettivi

Anche per visualizzare informazioni di previsione rapportate allo svolgimen-to temporale, è necessario definire una previsione dei costi delle risorse.

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Il costo effettivo è calcolato sulla base della percentuale del lavoro svolto per una certa attività.È possibile impostare questa percentuale nella finestra Modulo attività.Per visualizzare il costo effettivo:

1. visualizzare la finestra Modulo attività, cliccando sul menu Finestra alla voce Dividi;

2. nella finestra Modulo attività, definire una percentuale di completa-mento.

Automaticamente, per l’attività selezionata, il campo Effettivo nella tabel-la Elenco Attività viene aggiornato con il costo calcolato.

Figura 3.4 - Calcolo dei costi effettivi.

Aggiornamento dei costi effettivi

Project 2007 calcola il costo effettivo di una risorsa in modo automatico in base alla modalità di attribuzione, cioè inizio o fine progetto, oppure in quote, ovvero in base alla percentuale di lavoro svolto.Per poter effettuare delle modifiche manuali sui costi effettivi è necessario prima di tutto disabilitare la funzione di calcolo automatica di Project 2007.

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Per disabilitare tale funzione:1. da menu Strumenti scegliere Opzioni e attivare scheda Calcolo;2. deselezionare la casella di controllo Costi effettivi calcolati solo da

Microsoft Office Project.

Figura 3.5 - Disabilitazione del calcolo automatico.

A questo punto è possibile agire manualmente per impostare i costi effettivi:

1. dal menu Visualizza scegliere Gestione attività;2. dal menu Visualizza scegliere Tabella e quindi fare clic su Verifica;3. nel campo Costo effettivo digitare il costo effettivo dell’assegnazio-

ne per cui si desidera aggiornare i costi.

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Quando si aggiorna il costo effettivo, la percentuale di completamento e i costi rimanenti non vengono calcolati in modo da tenere conto del costo effettivo.

Il lavoro straordinario

Per impostazione predefinita, Project 2007 calcola il costo di un’attività utilizzando la tipologia di tariffa standard che si trova associata a ogni risorsa assegnata.Il costo delle ore di lavoro aggiuntive non viene calcolato utilizzando le tariffe del lavoro straordinario, a meno che non si sia specificata tale ecce-denza come lavoro straordinario. Se per esempio si programma che una risorsa lavori per otto ore al giorno, ma questa immette dieci ore di lavoro effettivo, le due ore aggiuntive non verranno considerate automaticamen-te come lavoro straordinario.È però possibile classificare una parte del lavoro totale come lavoro straor-dinario, e quindi calcolarne il costo associato in base alla definizione della tariffa di lavoro straordinario.Per definire il costo del lavoro straordinario di una risorsa:

1. selezionare una risorsa dalla finestra Elenco risorse;2. cliccare sul pulsante Informazioni risorsa;3. definire un costo per l’unità di lavoro straordinario.

Per definire la quantità di lavoro straordinario di una risorsa:1. dal menu Visualizza scegliere Gestione attività;2. dal menu Visualizza scegliere Tabella e quindi fare clic sul campo

Lavoro; 3. inserire una nuova colonna dal menu Inserisci;4. nella casella Nome campo selezionare Lavoro straordinario e quindi

fare clic su OK; 5. nel campo Lavoro straordinario digitare la quantità di lavoro straor-

dinario per la risorsa.

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Figura 3.6 - Definizione del lavoro straordinario.