La progettazione degli Open Archive: sfide e opportunità

Susanna MornatiIT Program Manager

Progettando 2009, Verona 25 settembre 2009

Overview

Parte Prima:

• Il contesto

• Gli obiettivi

• Gli stakeholder

• Il portfolio

Parte seconda:

• Gli esempi (4)– Le dimensioni – Le sfide– Le soluzioni

• Le opportunità

• Lezioni apprese

Il contesto

• Progettazione di Institutional Repository presso vari atenei con impiego di tecnologie di Open Archive

• Institutional repository: – Digital Asset Management System– Showcase della produzione intellettuale

• Prodotti della ricerca: – Pubblicazioni (es. articoli su periodici, monografie,

proceedings, …)– Set di dati scientifici, software, brevetti, rapporti,

tesi…

Gli obiettivi

• Raccogliere, catalogare, conservare, rendicontare, esporre i prodotti dell’attività di ricerca

• Benefici attesi: – maggiore visibilità e prestigio dell’istituzione e

dei suoi componenti– maggiore copertura e completezza dei dati

qualità– strategie informate per la gestione delle

risorse: dati informazioni conoscenza

Gli stakeholder

• Ricercatori e docenti dell’ateneo, studenti

• Amministratori

• Organismi di valutazione interni ed esterni

• Ministero

• Finanziatori della ricerca

• Tecnici e operatori dell’informazione (partnership consorzio CILEA)

Il portfolio

• Esperienze realizzate: – AIR, Università degli Studi di Milano (

http://air.unimi.it), dal 2006– DocTA, Università Cattolica del Sacro Cuore (

http://tesionline.unicatt.it/), dal 2007 – BOA, Università degli Studi di Milano Bicocca

(http://boa.unimib.it), dal 2008– RCR, Università degli Studi di Palermo (

http://surplus.unipa.it/oa/), dal 2009

Gli esempi - AIR

Le dimensioni - AIR

• 9 facoltà, quasi 200 strutture di ricerca (dipartimenti, istituti, centri)

• 56.900 prodotti della ricerca in oltre 2000 collezioni, 7400 autori

• Oltre 20 anni di copertura• Parametri per tempi e costi: dimensioni (# autori

e prodotti), complessità (# sistemi informativi da integrare, modalità di colloquio, sincronizzazioni), attività (pre-popolamento dati, crosswalk,…)

Le sfide - AIR System integration e interoperabilità

• Colloquio con sistemi informativi legacy (anagrafiche del personale, degli studenti, delle strutture, …)

• Colloquio con sistemi informativi esterni (IN: banche dati bibliografiche e bibliometriche, OUT: sito docente Ministero, …)

• Conferimento dati per altre applicazioni (BI, sito web, …)

Le soluzioni - AIRTecnologie open

• Software open source: collaborazione con la community, rapidità e sicurezza

• Utilizzo di standard open: garantire interoperabilità e durata

Gli esempi - DocTA

Le dimensioni - DocTA

• 45 corsi e scuole di dottorato

• 359 tesi di dottorato e altrettanti autori

• 3 anni di copertura

• Parametri per tempi e costi: # uffici, # procedure, # sistemi informativi da integrare, vincoli di servizio (es. apertura domande di tesi)

Le sfide - DocTA Processi di business

• Analisi e automazione di processi

• Coinvolgere vari uffici aumentando interazioni e comunicazione

• Modificare e concatenare procedure, tendendo alla semplificazione

• Eliminare duplicazioni (procedure, dati)

• Migliorare il servizio all’utente (studente di dottorato)

Le soluzioni - DocTA Mandato istituzionale

• Approccio top-down, forte governance centrale

• Distribuite deleghe e incarichi

• Ciascuno ha il proprio compito e la propria responsabilità

• Tutti collaborano al raggiungimento dell’obiettivo

Gli esempi - BOA

Le dimensioni - BOA

• 8 facoltà, 21 dipartimenti di ricerca• 6700 prodotti della ricerca in oltre 160

collezioni, quasi 1000 autori• Oltre 10 anni di copertura• Parametri per tempi e costi: # e

complessità delle funzionalità specifiche da implementare, # iterazioni di processi (analisi, progettazione, sviluppo, deploy, test, consegna, ecc)

Le sfide - BOA: Molteplicità e complessità

• Grandi dimensioni di progetto (> 1000 persone coinvolte)

• Alfabetizzazione informatica eterogenea

• Uffici diversi con interazioni complesse

• Molti ambienti con scarsa comunicazione reciproca (ricercatori/ amministratori/ operatori)

• Requisiti in evoluzione (iterazioni multiple)

Le soluzioni - BOA: Extreme Project Management

• Attenzione alla gestione delle relazioni, in particolare quelle interne all’istituzione

• Aspetti tecnici curati, ma non critici• Fasi affrontate in maniera flessibile

rescheduling continuo• Lavorare per approcci incrementali

(affinamento dei requisiti in corso d’opera)• Forti competenze di dominio (

definizione requisiti)

Gli esempi - RCR

Le dimensioni - RCR

• 12 facoltà, 78 dipartimenti di ricerca

• 36.900 prodotti della ricerca in oltre 160 collezioni, 4650 autori

• Oltre 6 anni di copertura

• Parametri per tempi e costi: salto nel buio

Le sfide - RCR: Data quality

• Automazione della raccolta dati– Centralizzata distribuita– Disponibilità e aggiornamento continui– Validazione– Valutazione– Rendicontazione– Monitoraggio e strategie

• Puntare al miglioramento della qualità dei dati

Le soluzioni – RCR:Migliorare la qualità dei dati

• Raccolta dati distribuita ma strutturata

• Obbligatorietà della immissione

• Tipologie e valori a selezione limitata

• Campagne di raccolta con date di scadenza

• Condivisione dei criteri da adottare

• Budget con attività a forfait e a giornate

Le opportunità

• Lavorare con tecnologie avanzate

• Lavorare a contatto con il mondo della ricerca

• Imparare a gestire progetti grandi e complessi

• Imparare a trovare, proporre e far accettare soluzioni originali

• Costruire team motivati e creativi

Conclusioni (lessons learnt)

• Condividere gli obiettivi con il committente• Condividere priorità e scadenze• Presentare soluzioni e non problemi• Mediare fra le componenti interne • Vincere la diffidenza (es. sistemi informativi

interni)• Change Management: ambiente accademico • Strategia win-win: forte visibilità esterna dei

risultati del progetto per committente ed esecutore

• Comunicazione soprattutto

You manage things;you lead people

Amm. Grace Hopper, Marina degli Stati Uniti

Grazie a voi per l’attenzionee grazie al mio eccellente team:Andrea B. Andrea M. Andrea P.

Anna Daniela Davide Nilde

Susanna Mornatis.mornati@gmail.com