La gestione informatica dei documenti e degli archivi

Differenza tra “dato” e “informazione” Dato = rappresentazione originaria e non 

interpretata di un fenomeno. Informazione = dato (o insieme di dati) che 

è stato sottoposto a un processo che lo ha reso significativo per il destinatario, e realmente importante per il suo processo decisionale presente e futuro; ha ragione di esistere solo se prodotta per essere destinata a qualcuno per qualche scopo.

Cosa sono i Sistemi Informativi Un sistema informativo può essere definito 

come un insieme di elementi interconnessi che raccolgono, ricercano, elaborano, memorizzano e distribuiscono (dati per trasformarli in informazioni) per supportare le attività decisionali e di controllo di un’azienda.

Sistema Informativo

Dati

PersoneMezzi

Procedure

E’ un sistema: non è importante solo il singolo pezzo.

L’impiego dell’ITC nella pubblica amministrazione e­government (governo elettronico);

Utilizzo dell’ITC, associato al cambiamento organizzativo, nella pubblica amministrazione;

e­procurement (approvvigionamenti on line); Tecnologie, procedure e organizzazione che 

consentono di acquisire beni e servizi in modalità “on line”;

e­commerce (commercio elettronico); (B2A) transazioni per via telematica tra imprese e 

pubblica amministrazione;

E-government 1/2

Piano d’azione italiano (2000): Dare ai cittadini e alle imprese la possibilità di 

accedere per via telematica ai servizi e alle informazioni delle pubbliche amministrazioni;

Evitare che i cittadini siano costretti a trasmettere più volte, ad amministrazioni diverse, i dati che li riguardano;

Promuovere l’integrazione tra i servizi di amministrazioni diverse.

Livello minimo: disponibilità su internet delle informazioni sui procedimenti amministrativi.

E-government 2/2

Quattro possibili livelli di interazione on line tra utenza e pubblica amministrazione:

Informativo. Disponibilità on line delle informazioni necessarie per avviare la procedura che porta all’erogazione di un servizio;

Download modulistica. Possibilità di scaricare on line i moduli necessari ad avviare la procedura che porta all’erogazione del servizio;

Inoltro istanze. Oltre a scaricare la modulistica, avviare on line la procedura che porta all’erogazione del servizio;

Esecuzione della transazione compresi l’eventuale pagamento e la consegna.

La gestione informatica documentale Il protocollo informatico; La firma digitale; La posta elettronica certificata

Certifica l'invio e la ricezione; Può essere usata sia da PA che da privati; Presso il CNIPA c'è un elenco dei gestori; I messaggi (busta + ricevute) devono essere firmati 

dal certificatore; PEC = Raccomandata AR

Costi del documento cartaceo Costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL Costi diretti e indiretti

Preparazione, trasmissione, classificazione, conservazione

80% costi di personale Archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, 

personale di segreteria, operatori di sportello 20% costi diretti

Gestione locali, costi di spedizione, materiali

Il protocollo informatico

“Se una cosa non è registrata nei nostri schedari vuol dire che non esiste”L’archivista degli Archivi Jedi(Star wars II. L’attacco dei cloni, 2002)

Il protocollo

E' un servizio obbligatorio per la PA;Ha il compito di registrare i documenti in entrata e in uscita;Ogni documento, numerato, assegnato ad una determinata categoria e classe viene inserito in un fascicolo che garantisce l'organizzazione dell'archivio corrente.

Cos’è il protocollo informatico

Sottosistema informativo (con un insieme di regole archivistiche) per la gestione informatica (tramite un SW che rispetti quelle regole) del protocollo e dei flussi documentali.

La registrazione di protocollo La registrazione di protocollo fissa il momento di ingresso di un 

documento nell’archivio dell’ente. E’ un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da 

una PA. Informazioni minime da registrare:

Il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

La data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

I dati identificativi del mittente o del destinatario, registrati in forma non modificabile;

L’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; L’impronta del documento informatico, se trasmesso per via 

telematica.

Servizio

Postale

AperturaTimbrodatario

 Fax

Timbrodatario

Utente

D Accettazione

Fax

Timbrodatario

Rilascioricevuta

D

Ricezione dei documenti cartacei

Ricevuta di accettazione

Corrispondenzain entrata

Posta in arrivo

Documenti consegnatia  mano

D

e­mailistituzionale

MSG

messaggio

OKD Classificazione 

e Protocollazione

Non OK

Valutazione

Verifica firma

ErroreTrasmissione

SI  NOD

Procedura Predefinita

Ricezione dei documenti informatici

MSG

e­mailcertificata

Documentoricevuto

Documentoricevuto

Notifica dieccezione

Classificazione e assegnazione

Titolariodi archivio

Registrazione eSegnatura di protocollo

Scansione(opzionale)

Classificazione e protocollazione

Documentida registrare

Inoltro agliuffici

D

D

Documentiregistrati eclassificati

D Valutazione Pratica in corso

NO

Selezionafascicolo

InserimentoDocumento

AssegnazioneIstruttore

SI

F

D

Fascicolazione dei documenti

Apertura fascicolo

F

Documento

Fascicolo

Classificazione eprotocollazione

DProduzione

Fascicolazione

Affrancatura e Spedizione

MSG Messaggio

e­mailcertificat

a

Spedizione dei documenti

Documenti cartacei Documenti informatici

Documento daspedire

Il documento informatico

Cos’è un documento?

È una cosa materiale; Sulla quale sono impressi, in modo stabile, 

dei segni rappresentativi di un fatto, una realtà;

Di cui si vuole serbare memoria. Deve essere leggibile e comprensibile 

(proprio perché viene prodotto per avere memoria di atti o fatti);

Deve avere efficacia probatoria.

Elementi costitutivi un documentoIl documento è una cosa artificiale, prodotta dall’uomo con un 

processo formativo che richiede tempo e può comprendere più fasi e coinvolgere più soggetti.

L’autore è l’individuo o l’ente responsabile del contenuto intellettuale del documento;

Lo scrittore è colui che materialmente redige il testo e quindi è responsabile dell’articolazione del contenuto;

Il sottoscrittore è la persona fisica che se ne assume la paternità e ne sancisce l’autenticità, eventualmente rappresentando un organo pubblico, un’impresa o un’altra persona giuridica.

Un documento è autentico quando è integro, riconducibile con certezza al suo autore, originale o conforme all’originale.

Un documento deve sempre essere localizzato cioè prodotto in un determinato luogo e in una data certa.

Il documento informatico

quattro pilastri:  protocollo informatico,  firma digitale,  posta elettronica certificata,  archiviazione.Il documento informatico è al centro dell’intero 

impianto normativo del Codice della PA digitale. Non si può avere una PA veramente “digitale” senza che la la formazione, trasmissione e conservazione della documentazione amministrativa sia realizzata interamente in forma elettronica.

I quattro pilastri del procedimento informatizzato

La firma digitale 1/2

Argomento complesso e controverso. Due tipi di sottoscrizione:

Firma elettronica: è la forma più “leggera”, equivalente a tante pratiche di autenticazione già adottate in rete, come la semplice password, il PIN, il riconoscimento biometrico (iride, impronta digitale), lo stesso invio di posta elettronica. Quindi senza una certificazione accreditata.

Firma digitale: La firma digitale vera e propria (o firma elettronica qualificata) ha invece l’efficacia della “scrittura privata”. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria. Pertanto essa serve a conferire piena efficacia ai documenti informatici ed alle loro copie, secondo le prescrizioni del codice civile sulle copie degli atti. Le copie così sottoscritte sostituiscono anzi gli originali, ad ogni effetto di legge, e così è possibile rinunciare completamente a tutte le forme di validazione che sono legate alla carta: firma autografa, sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.

La firma digitale 2/2

La firma digitale è strettamente personale, e deve riferirsi in maniera univoca ad una sola persona, la quale deve custodirne il dispositivo con diligenza, per evitare furti, smarrimenti o anche solo danneggiamenti. Per la sua generazione, serve un “certificato qualificato”, il quale viene fornito da un certificatore accreditato presso il CNIPA. Concretamente, questa tecnologia si basa su un sistema di cifratura a doppia chiave, costituito da una chiave privata ­ custodita all’interno di una carta dotata di microchip, assieme ai dati del titolare ­ e da una chiave pubblica, liberamente accessibile. Nel momento in cui c’è una trasmissione di documenti, mittente e destinatario possono verificare l’identità reciproca, grazie all’utilizzo delle rispettive chiavi, poiché lo scambio riesce solo se si combinano chiave pubblica e chiave privata di ciascuno.

Firma autografa e firma digitale

Ripudio impossibileDeve essere autentica per impedire il ripudio

Non falsificabile senza conoscere il segreto, ma falso irriconoscibile

Facilmente falsificabile, ma il falso è riconoscibile

Verifica indiretta e oggettiva (tramite una terza parte fidata)

Verifica diretta e soggettiva (attraverso il campione)

Legata indissolubilmente al contenuto del documento

Legata al documento attraverso il supporto fisico

Riconducibile al soggetto solo attraverso il possesso di un segreto

Riconducibile al soggetto direttamente

Firma digitaleFirma autografa

   

L’evoluzione normativa: dal Regio Decreto ….

Al  Codice dell’Amministrazione digitale

   

La Normativa

     Regio decreto 1 gennaio 1806

venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regno d’Italia:

“Due oggetti, principalmente, sono indispensabili per regolare l’andamento di qualunque ufficio: Un registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e l’evasione di ogni affare; Un deposito di tutte le carte nel quale, siano custodite con sicurezza e con un ordine tale per cui in ogni occorrenza possano essere prontamente ritrovate”.

“Sono  inoltre  persuaso  che  ciascun  viceprefetto,  conoscerà  quanto  l’osservanza  delle  presenti istruzioni debba  riuscire opportuna e vantaggiosa per    rendere più  celere e,  insieme, più ordinata l’evasione degli affari”

“Dovrà  quindi  essere  loro  cura  di  esaminare  tutto  il  protocollo  e  l’indice  per  riconoscere  che  non siano lasciate lacune nell’uno e nell’altro caso, inoltre dovrà visitare frequentemente l’archivio ….” 

     Regio decreto 25 gennaio 1900

Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali

   

 Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15) 

   Atti e documenti digitali

   “Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati  con  strumenti  informatici  e  telematici,  i  contratti  stipulati  nelle medesime  forme,  nonché  la  loro  archiviazione  e  trasmissione  con strumenti  informatici,  sono  validi  e  rilevanti  a  tutti  gli  effetti  di 

legge.”

   

                   Dal  Testo unico …

Il DPR 445/2000 stabilisce che

dal 1° gennaio 2004

tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti amministrativi

   

dalla Delibera n. 11/2004 …

Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)

        Il  processo di  conservazione sostitutiva di documenti  informatici, 

anche  sottoscritti  (…)  avviene  mediante  memorizzazione  su supporti  ottici  e  termina  con  l'apposizione,  sull'insieme  dei documenti  o  su  una  evidenza  informatica  contenente  una  o  più impronte  dei  documenti  o  di  insiemi  di  essi,  del  riferimento temporale  e  della  firma  digitale  da  parte  del  responsabile  della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

   

… al Codice dell'amministrazione digitale

Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)

I privati

I gestori di servizi pubblici

Ambito di applicazione

   

… al Codice dell'amministrazione digitale

Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)

Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)

Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)

Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e­mail (art. 6)

Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)

Diritto alla partecipazione (art. 8)

Diritto a trovare on­line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati (art. 58)

Diritti dei cittadini

   

… al Codice dell'amministrazione digitale

La posta elettronica certificata – PEC (art. 6 e art. 51)

La firma digitale (art. 21)

I siti Internet della PA (artt. 56 ­57) 

Le carte elettroniche (art. 67)

Strumenti della PA digitale

   

… al Codice dell'amministrazione digitale

La gestione informatica dei procedimenti (art. 37) Formazione di documenti informatici (art. 40) Procedimento e fascicolo informatico (art. 41) Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche 

amministrazioni (art. 42) Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43) Requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art. 

44) La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e segg.)

I documenti informatici:

Strumenti della PA digitale

   

La gestione documentale

   

La Gestione Documentale

La  gestione  documentale  comprende  l'insieme  delle attività  finalizzate alla  registrazione di  protocollo  e  alla classificazione,  organizzazione,  assegnazione  e reperimento  dei  documenti  amministrativi  formati  o acquisiti  dalle  amministrazioni,  nell'ambito  del  sistema di  classificazione  d'archivio  adottato;  essa  è  effettuata 

mediante sistemi informativi autorizzati  

   

Il  protocollo  informatico  e  la  gestione  documentale rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal legislatore 

Infatti  debbono consentire  la gestione del documento dal momento in cui questo si origina al momento in cui viene distrutto 

 “Ciclo di Vita del documento”

La Gestione Documentale

   

Ciclo di vita del documento 

Conservazione

Gestione del documento

Gestione del fascicolo

Sottofascicoli, dossier

Gestione del procedimento

Correlazionedocumenti, fascicoli

e procedimenti

Sistema di protocollo e gestione documentale

   

Ciclo di vita del documento

Archivio correnteArchivio corrente:  raccolta di  tutta  la documentazione a supporto delle attività correnti.

Archivio di depositoArchivio di deposito: raccolta di quei documenti che non sono più utilizzati  per  la  gestione  corrente  delle  attività,  ma  mantengono  la propria  rilevanza  a  fini  legali,  giuridici  ed  operativi  per  l’arco temporale definito dal massimario di selezione e scarto.

Archivio storicoArchivio storico:  raccolta di  documenti  conservati  in  funzione del proprio  valore  storico  e  che,  pur  avendo  esaurito  la  rilevanza giuridica  o  amministrativa  risultano  o  sono  ipotizzati  utili  come possibile supporto alla ricerca, oltre a rappresentare un insostituibile patrimonio  informativo  e,  in  alcuni  casi,  un  bene  culturale  per l’Impresa, per l’Ente o per la Comunità.

   

Ciclo di Vita del documento

La gestione archivistica : Titolario di Classificazione 

Una  buona  gestione  documentale  si  basa  su  un  titolario  di classificazione  che  può  definire  per  ogni  foglia  dell’albero  le regole  di  trattamento  e  conservazione  della  tipologia  di documenti  rappresentati

Il  Dipartimento  degli  Archivi  del  Ministero  di  Beni  Culturali,  in collaborazione  tra  le  sovraintendenze  locali  e  gli  enti  pubblici locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti pubblici 

Il  Centro  di  competenza  per  il  protocollo  e  la  gestione documentale  del    CNIPA  ha  prodotto  il  manuale  di  gestione che,  in  collaborazione  del  suddetto  Dipartimento,  tratta  la problematica di conservazione e riporta i titolari citati 

   

Ciclo di vita del documento

Archiviazione  sostitutiva  ai sensi della delibera  CNIPA n. 11 del 19 

febbraio 2004 Ai sensi delle norme sulla conservazione dei 

documenti emanate dal Dipartimenti degli archivi dei Beni Culturali 

I  documenti  registrati,  all’atto  del  protocollo, possono  essere  riversati  su  supporto  non riscrivibile