Prof. Stefano Pigliapoco - archiviostatocagliari.it · Prof. Stefano Pigliapoco LA FORMAZIONE E LA...

Prof. Stefano Pigliapoco

LA FORMAZIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA MEMORIA DIGITALE

ANAI , Cagliari 6 marzo 2006

[email protected]

L’Amministrazione Pubblica Digitale

¤ Il complesso delle norme di recente emanazione spingono le pubbliche amministrazioni verso la digitalizzazione dei processi e dei documenti• Testo unico sulla documentazione amministrativa• Codice dell’amministrazione digitale• Posta elettronica certificata• Sistema Pubblico di Connettività

¤ Di conseguenza, la realizzazione di sistemi per la conservazione a lungo termine delle unità documentarie e delle unità archivistichedigitali è un’esigenza assoluta

Alcune considerazioni di base

¤ Il documento archivistico deve essere considerato come parte costitutiva di un fondo, come elemento unico di un complesso organico, e non solo come un’entità singola.

¤ Di conseguenza, la conservazione dei documenti archivistici comporta la conservazione, oltre che dei documenti stessi, anche delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, ai dati descrittivi delle unità archivistiche che li contengono, delle relazioni tra queste e le altre unità di pari livello o di livello superiore

¤ Ciò equivale a dire che non si può garantire la conservazione della memoria digitale se non si assicura preventivamente la formazione dei fascicoli informatici

Alcune considerazioni di base

¤ La conservazione della memoria digitale richiede una precisa volontà e un forte impegno del soggetto produttore, il quale deve creare le condizioni per renderla possibile. Al minimo sono necessari:• Il titolario di classificazione e il massimario di scarto o selezione• Il manuale di gestione dei documenti• Un sistema di protocollo informatico conforme alla normativa

vigente

Le principali problematiche connessealla conservazione digitale

¤ Obsolescenza delle tecnologie• Supporti, Formati, Sistemi

¤ Obsolescenza delle firme elettroniche• I certificati elettronici sono conservati presso il certificatore fino a

un massimo di 10 anni dalla data di scadenza o revoca• vulnerabilità degli algoritmi crittografici

¤ Difficile valutazione dell’autenticità e dell’integrità dei documentiinformatici• Campi dinamici, Dipendenza dall’ambiente di visualizzazione

Prototipo di sistema per la formazione e la conservazione della memoria digitale

¤ I moduli che compongono un sistema per la formazione e la conservazione della memoria digitale sono:• Soggetto produttore• Produzione dei documenti• Gestione informatica dei documenti• Conservazione e fruizione della memoria digitale• Database & storage management• Amministrazione del sistema


¤ I fondi archivistici deve essere ricollegati ai rispettivi soggetti produttori.

¤ Uno strumento di ricerca fondamentale come l’inventario deve essere sempre preceduto da un’introduzione che comprenda un cenno storico sull’istituzione che ha prodotto l’archivio per evidenziare le sue funzioni, l’organizzazione dei suoi uffici e i relativi mutamenti nel tempo

¤ Di conseguenza, con il modulo soggetto produttore, si dovranno registrare:• i metadati identificativi; i metadati sul contesto storico-

istituzionale; i metadati sul contesto organizzativo; i metadatisul contesto archivistico; i metadati sul contesto procedurale e i metadati sul contesto tecnologico


¤ Produzione dei documenti• Utilizzo di formati elettronici standard e documentati• Modulistica elettronica predefinita• Attivazione di canali sicuri di comunicazione digitale via Web • Ricezione dei documenti informatici attraverso l’indirizzo di

posta elettronica certificata istituzionale• Interoperabilità e cooperazione applicativa tra i sistemi

utilizzati per l’automazione di processi “verticali” ed esterni al protocollo informatico


¤ Gestione informatica dei documenti• Protocollazione, classificazione e fascicolazione dei

documenti• Gestione dei flussi documentali e dei procedimenti

amministrativi• Gestione del processo di spedizione dei documenti informatici• Chiusura dei fascicoli e versamento dei documenti

nell’archivio di deposito


¤ Conservazione e fruizione della memoria digitale• Poiché con la registrazione di protocollo il documento

informatico entra nella memoria del soggetto produttore, contestualmente devono prendere avvio le attività finalizzate al mantenimento delle sue caratteristiche di autenticità, integrità, accessibilità, leggibilità e riservatezza.


¤ Il legislatore italiano si è orientato sul metodo della migrazione, emanando la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico• Per l’archiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili

qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione digitale che consenta la registrazione mediante la tecnologia laser (Worm, CD-R, magneto-ottici, DVD). Tuttavia, è consentito l’impiego di supporti anche non ottici purché siano idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali


¤ La conservazione dei documenti digitali si realizza attraverso la loro memorizzazione su supporti ottici e l’apposizione, sull’insieme dei documenti registrati, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.


¤ I documenti analogici si possono presentare in stato di originale o di copia; gli originali a loro volta possono essere unici o non unici. Questi ultimi sono rappresentati dai documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi

¤ Solo per i documenti analogici originali unici è richiesta l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, oltre che del responsabile della conservazione, anche da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento d’origine.


¤ La distruzione dei documenti analogici è consentita dopo il completamento della procedura di conservazione digitale, salvo i«poteri di controllo del Ministero per i Beni e le Attività Culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi dei privati dichiarati di notevole interesse storico».


¤ Per far fronte all’obsolescenza dei formati, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel convertire i documenti archiviati in nuove versioni e nell’apporre, all’insieme dei documenti trattati, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, il riferimento temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo

¤ In presenza di documenti informatici sottoscritti con firma digitale o di documenti analogici originali unici (conservati digitalmente) èinoltre richiesta l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale di un pubblico ufficiale per attestare la conformità al documento d’origine


¤ Nelle pubbliche amministrazioni il ruolo del pubblico ufficiale èsvolto dal dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati. Perl’apposizione delle firme di autenticazione è richiesto l’intervento di «soggetto diverso della stessa amministrazione»


¤ Database & storage management• comprende gli strumenti che realizzano la gestione dei dati e

la loro memorizzazione su supporti idonei insieme agli oggetti informativi digitali a cui si riferiscono

• È richiesto il più alto livello di standardizzazione e di indipendenza dalle piattaforme tecnologiche poiché questistrumenti sono soggetti ad obsolescenza tecnologica e quindi a migrazioni


¤ Amministrazione del sistema• Comprende gli strumenti che rendono disponibili le funzioni

per la registrazione delle informazioni che permettono di accertare il regolare funzionamento del sistema di conservazione digitale, nonché l’integrità di ogni oggetto informativo in esso memorizzato

• File di log • Audit trail

Centro di conservazione digitale

¤ Il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta formazione e conservazione della memoria digitale non sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni pubbliche di piccola e media dimensione

¤ Per questo motivo è opportuna la costituzione di centri di conservazione digitale, ovvero di strutture dedicate alla conservazione della memoria digitale di più soggetti produttori e dotate di tecnologie avanzate e personale archivistico e informatico altamente qualificato


¤ La formazione della memoria digitale avviene presso l’ente produttore

¤ Il Responsabile del servizio di protocollo informatico deve garantire la puntuale esecuzione delle operazioni di registrazione di protocollo, classificazione e formazione dei fascicoli informatici, predisponendo i necessari strumenti archivistici ed organizzativi


¤ La conservazione della memoria digitale dei singoli enti avvienepresso il centro di conservazione digitale attraverso:• La gestione di un deposito digitale per ogni ente produttore• L’acquisizione sistematica delle unità documentarie• Il controllo dell’autenticità, integrità e compatibilità delle unità

documentarie acquisite• L’acquisizione sistematica delle unità archivistiche• La descrizione archivistica del patrimonio documentario

digitale conservato secondo gli standard internazionali• La fruizione dei depositi digitali e la riproduzione delle unità

archivistiche e documentarie, nel rispetto della privacy e del diritto di accesso


¤ Il Responsabile della conservazione (digitale):¤ garantisce la corretta e puntuale esecuzione delle procedure

di conservazione di cui alla normative vigente;¤ definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di

conservazione;¤ verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti

conservati ed esegue, se necessario, le operazioni di riversamento diretto o sostitutivo;

¤ stabilisce le necessarie misure di sicurezza logica e fisica delsistema;

¤ definisce e documenta quanto previsto dalla normativa vigente per il riferimento temporale.

Prof. Stefano Pigliapoco - archiviostatocagliari.it · Prof. Stefano Pigliapoco LA FORMAZIONE E LA...

Documents

Transcript of Prof. Stefano Pigliapoco - archiviostatocagliari.it · Prof. Stefano Pigliapoco LA FORMAZIONE E LA...