La guida per il CFO alla Pianificazione Finanziaria · 2016. 10. 21. · La guida per il CFO alla...
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La guida per il CFO alla Pianificazione Finanziaria
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La guida per il CFO alla
Pianificazione Finanziaria
Raggiungere maggiore efficienza grazie
all’impiego di soluzioni adatte
Un white paper a cura di:
La guida per il CFO alla Pianificazione Finanziaria
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INDICE
Introduzione 3
L’importanza della pianificazione finanziaria 5
I segnali d’allarme 7
Le soluzioni più comuni e i loro limiti 9
I benefici da ricercare 11
Conclusione 13
Conclusioni
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INTRODUZIONE
Nello scenario dinamico e competitivo dei mercati attuali le imprese
devono assicurarsi in ogni momento di avere le risorse necessarie per
potere operare in maniera continuativa verso il raggiungimento degli
obiettivi strategici.
In questo contesto, il ruolo dei Responsabili Finanziari (CFO, Chief
Financial Officer) e dei loro collaboratori riveste una rilevanza
fondamentale per due motivi:
La realizzazione e il monitoraggio del piano finanziario
aziendale (planning, budgeting e forecasting) su cui si
basa la sopravvivenza stessa dell’azienda;
La generazione di informazioni complete e accurate su
cui il management farà affidamento per prendere
decisioni cruciali relative allo sviluppo dell’azienda.
E’ quindi essenziale che tutte le attività e i processi di natura finanziaria
siano sempre sotto controllo per permettere di estrapolare i dati di
interesse e - soprattutto - di decidere e intervenire nella maniera più
rapida e precisa possibile.
Una buona pianificazione finanziaria non può basarsi
solamente sulle competenze tecniche del personale.
Elaborare una grande quantità di dati richiede l’utilizzo di
processi e strumenti adatti.
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Per chi non ha grandi disponibilità finanziarie, queste esigenze sono
ancora più fondamentali e i margini di errore accettabili sono
ovviamente inferiori.
Purtroppo, questo orizzonte d’azione ridotto porta a sua volta a
commettere errori più facilmente. Verrebbe quindi naturale dedurre
che i CFO ed i loro team dispongano di strumenti efficaci per mettere
le proprie competenze al servizio dell’azienda, ma spesso non è così.
Di fronte a queste necessità, le imprese sono sempre alla ricerca di
soluzioni che permettano di operare con una visione strategica ma che
consentano anche di potersi addentrare nei dettagli con facilità.
Un approccio di questo genere può disorientare inizialmente, perché
richiede di intervenire in maniera sostanziale sulle prassi e sui processi
presenti in azienda.
Che cosa bisogna ricercare per essere sicuri di minimizzare l’impatto del
cambiamento sull’organizzazione?
semplicità di implementazione
scalabilità
investimento ragionevole
In sintesi, si tratta di individuare una soluzione che dia visibilità estesa
e approfondita sull’aspetto finanziario dell’azienda, senza dovere per
forza incorrere in costi elevati di infrastruttura, nella necessità di
impiegare personale specializzato e in vincoli ad un’operatività di
natura complessa.
Con questa guida,vogliamo aiutare i Responsabili Finanziari e
Amministrativi a riconoscere i benefici principali da ricercare in una
soluzione per la gestione completa della pianificazione finanziaria.
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L’IMPORTANZA DELLA
PIANIFICAZIONE FINANZIARIA
Spesso la pianificazione finanziaria viene considerata unicamente nel
suo significato più elementare. Da una corretta e oculata gestione della
pianificazione sia a breve che a medio e lungo termine è possibile trarre
informazioni, suggerimenti e spesso soluzioni a situazioni difficili.
La conoscenza dell’azienda, dei flussi finanziari caratteristici e delle
informazioni che si possono trarre può essere un valore aggiunto.
Nella sua accezione più semplice, deve tenere conto di:
1. La finanza necessaria all’impresa per garantire
il regolare svolgimento delle attività;
2. La determinazione delle fonti finanziarie;
3. Le politiche di gestione e utilizzo di tali fonti.
Solitamente, la pianificazione inizia con la determinazione del
capitale totale necessario. Partendo dalla previsione delle vendite
(sales forecast), il CFO è in grado di stimare l’entità necessaria del
capitale fisso e circolante per fare fronte alla domanda del mercato.
Dopo avere esaminato le esigenze finanziarie, si procede a definire i
canali di approvvigionamento del capitale, che potrebbe essere
generato dalla normale operatività del business, oppure reperito da
fonti esterne come capitalizzazioni, finanziamenti, etc.
La pianificazione finanziaria richiede che il management - e
nello specifico, il CFO - decida in anticipo in che misura e dove
spendere i fondi che sono e saranno a disposizione
dell’azienda nel corso di un determinato periodo di tempo.
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Si passa poi a valutare gli scenari a lungo termine. Vengono esaminati
diversi piani di investimento e selezionati i più indicati in funzione della
strategia, delle esigenze e delle differenti simulazioni.
Infine, viene steso un piano di budgeting che descrive nel dettaglio
come il piano verrà eseguito mese per mese e che permette di
confrontare l’andamento reale con le previsioni.
Lo strumento operativo principale su cui si basano le analisi, le
valutazioni e le decisioni di natura finanziaria e strategica è il flusso di
cassa (cash flow statement), che deve essere strutturato in modo da
garantire uno svolgimento agevole di tutte le attività operative e,
contestualmente, permettere di estrapolare i dati rilevanti nella forma e
nei tempi consoni alle esigenze aziendali.
Sulla base di queste premesse, disporre di cash flow statement completo
e strutturato dovrebbe essere di primario interesse non solo per chi lo
utilizza quotidianamente per la sua attività operativa, ma anche per
tutto il management in virtù della sua rilevanza strategica.
Eppure, spesso non è così...
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I SEGNALI D’ALLARME
Oltre alle competenze tecniche necessarie per strutturare un piano
completo ed efficace, la scelta (più o meno cosciente) degli strumenti da
utilizzare gioca un ruolo fondamentale per la buona riuscita della
strategia.
Tendenzialmente, la crescita di un’azienda dovrebbe essere
accompagnata dal ricorso a soluzioni sempre più integrate e
complete, in grado di supportare il management nella gestione e nella
valutazione degli aspetti finanziari senza impattare negativamente sotto
il profilo dell’operatività e dell’implementazione.
Nella maggior parte dei casi, tuttavia, questo tipo di evoluzione non è
lineare e vengono implementati strumenti di natura diversa. Il risultato
è un graduale calo dell’efficienza dei processi in capo all’area finanziaria,
che devono contemplare svariate fonti e formati di dati da aggregare,
semplificare e analizzare.
Quando gli strumenti ostacolano lo svolgimento dei processi e - in
ultima istanza - la presa di decisioni strategiche per il business,
possono sorgere problemi di varia natura che possono portare
anche a conseguenze indesiderabili.
La pianificazione e la gestione dei flussi finanziari richiede
attenzione e precisione. Spesso le aziende utilizzano
strumenti di cui già dispongono oppure implementano
soluzioni diverse nel tempo, esponendosi al rischio di
complicare o inficiare il processo stesso.
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Quali sono nello specifico gli indicatori di una situazione a rischio?
Ci sono segnali evidenti che i metodi attuali sono obsoleti;
Si spende troppo tempo (e denaro) per impostare e gestire le
meccaniche di funzionamento. Il tempo impiegato per fare
operare lo strumento supera quello utilizzato per ricavare
valore (prendere decisioni) grazie allo strumento stesso;
Non si sai mai con esattezza cosa è possibile o non è possibile
fare. Il budget dovrebbe essere in grado in ogni momento di
chiarire se un investimento è sostenibile o meno e quale sarà
il ritorno;
Non si è in grado di giungere facilmente alle decisioni
veramente importanti partendo dai dati a disposizione;
L’azienda è costretta ad adattarsi alle soluzioni impiegate a
causa di processi complicati o farraginosi, oppure di software
che richiedono un elevato sforzo per essere adoperati (es.
dovere ricorrere all’IT per generare i report);
Non è possibile sincronizzare le viste e i dati attraverso tutti
gli operatori e i livelli coinvolti;
Non si è in grado di formulare analisi su scenari ipotetici
(what-if) che mettono in correlazione differenti viste e
insiemi di ipotesi, soprattutto con proiezione al futuro.
Quando si riscontrano una o più di queste criticità, ci si trova
probabilmente di fronte ad una situazione di sofferenza: gli strumenti
che dovrebbero agevolare il lavoro rischiano di ostacolarlo, creando una
reazione a catena che può ripercuotersi sull’operato del CFO,
sull’esecuzione della strategia e persino sulla sorte dell’azienda stessa.
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LE SOLUZIONI PIU’ COMUNI E LE
LORO CARATTERISTICHE
Quali sono gli strumenti più comunemente utilizzati dalle aziende per la
pianificazione finanziaria e la gestione del cash flow statement?
Laddove non sono state implementate soluzioni integrate per la
gestione della pianificazione finanziaria, solitamente si ricorre ad uno o
più di questi strumenti:
Fogli di calcolo: sono probabilmente lo strumento più conosciuto
e utilizzato per la pianificazione finanziaria. Con i fogli è possibile
effettuare analisi what-if dettagliate e possono essere integrati con
altri strumenti. Il problema principale, tuttavia, è la procedura di
riallineamento dei dati, che deve essere eseguita manualmente.
Il rischio è quindi di incorrere in errori di immissione, di
interpretazione o semplicemente di natura puramente tecnica.
Soluzioni specifiche per la gestione della contabilità: questi
software sono studiati per gestire - appunto - la contabilità
aziendale nelle sue varie componenti (libro mastro, prima nota,
crediti e debiti, etc.) e non permettono generalmente di svolgere la
pianificazione finanziaria, perché offrono unicamente viste e
rapporti isolati di natura contabile.
Esistono molti strumenti con cui gestire la pianificazione e
l’operatività finanziaria in azienda. Nella maggior parte dei
casi si assiste ad un utilizzo di soluzioni “trasversali” oppure a
prodotti dedicati che richiedono investimenti sostenuti.
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Soluzioni specifiche per la gestione del budget: questi
strumenti si focalizzano invece sull’attività di budgeting
(dettagliare l’esecuzione della pianificazione mese su mese) ma
difficilmente contemplano una pianificazione finanziaria completa.
Tra le limitazioni figurano infatti la sincronizzazione del budget
con i fatti amministrativi che giornalmente accadono e lo
scollamento con le altre aree direzionali dell’azienda – ad esempio
il collegamento tra l’aumento dei costi o il peggioramento nelle
procedure di incasso con la pianificazione non sempre è
automatico.
Business Process Management (BPM): i software di BPM
nascono per semplificare la gestione ed il miglioramento dei
processi aziendali, tra cui rientrano anche quelli inerenti
all’operatività e alla pianificazione finanziaria. In questo caso, il
supporto alle analisi è automatizzato e sono presenti integrazioni
con diverse fonti di dati (contabilità generale e analitica, budgeting,
etc.). L’ostacolo principale per l’adozione di una soluzione BPM è
spesso rappresentato dall’elevato investimento richiesto, che può
non essere alla portata di tutte le aziende.
Una variante è rappresentata dall’estensione delle
funzionalità del software ERP (Enterprise Resource Planning)
presente in azienda grazie ad un modulo di pianificazione
finanziaria, ma anche in questo caso si deve spesso considerare un
investimento elevato e un coinvolgimento più o meno oneroso del
reparto IT. Inoltre sono generalmente soluzioni poco specializzate
e con strumenti di analisi non adeguati.
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I 10 BENEFICI DA RICERCARE
Le problematiche che abbiamo identificato nei capitoli precedenti
possono diventare lo spunto per comprendere quali sono i benefici che
una soluzione per la pianificazione finanziaria deve apportare
all’azienda. Abbiamo riassunto le nostre idee in un piccolo decalogo.
Facilità di implementazione e di utilizzo: le logiche di
business e quelle finanziarie devono essere presenti
all’interno della soluzione per fare in modo che chiunque
possa inserire i dati nella forma più consona senza doversi
preoccupare di formule o formati specifici.
Deve essere il sistema che, grazie alle regole e ai parametri
preimpostati, raccoglie i dati da ogni parte dell’azienda e li
trasforma in budget, previsioni, report e rendiconti.
Accessibilità: i dati di natura finanziaria devono essere
consultabili da tutti i livelli aziendali in funzione dei
permessi e delle esigenze. Perché questo sia possibile, è
necessario che le informazioni convergano in un unico
punto (data warehouse) che gestisca le richieste.
Reportistica avanzata: il passaggio dai dati alle decisioni
deve essere rapido e intuitivo. La capacità di visualizzare i
dati per agevolare la comprensione e l’azione è quindi
cruciale.
La Business Intelligence può rappresentare un’ottima
soluzione per la pianificazione finanziaria perché permette di
aggregare ed elaborare i dati provenienti da diverse fonti
senza modificare l’infrastruttura esistente.
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Possibilità di collaborare: è vitale avere la possibilità di
lavorare insieme sugli stessi dati, supporti e rapporti per
evitare errori e ottimizzare l’efficienza.
Drill-Down: il management deve avere la possibilità di
individuare chiaramente e rapidamente l’oggetto di un
interesse specifico.
Cambiamenti in tempo reale: Tutti gli eventi e le
variazioni devono trovare riscontro immediato per
permettere di intervenire tempestivamente e passare da
un approccio reattivo ad uno proattivo.
Automazione: la possibilità di definire operazioni
automatiche per ottenere informazioni utili alla gestione
finanziaria è un vantaggio importante perché permette di
concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto e di
mantenere tutti sempre informati.
Indipendenza dall’IT: spesso chi utilizza le soluzioni per
la pianificazione finanziaria non dispone di competenze
informatiche. Gli utenti devono essere invece in grado di
effettuare modifiche e generare documenti in autonomia.
Piena integrazione con la Contabilità e gli altri aspetti
amministrativi che hanno rilevanza finanziaria attraverso
interfacce e regole realizzate ad hoc.
Scalabilità: è fondamentale disporre di una soluzione
che possa crescere di pari passo con l’azienda.
Lo strumento deve essere rispondente in ogni momento
alle reali esigenze di struttura e di lavoro.
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CONCLUSIONI
In queste pagine abbiamo analizzato quanto sia importante disporre
di strumenti adatti a svolgere le operazioni quotidiane e di
pianificazione afferenti all’area finanziaria. Dai livelli manageriali
fino alle mansioni operative, è fondamentale disporre di soluzioni che
possano soddisfare al meglio le esigenze specifiche dell’azienda e dei
suoi collaboratori.
L’individuazione della configurazione migliore per le proprie
necessità è un processo che richiede tempo e attenzione: occorre
confrontarsi internamente per identificare le aree di criticità e quelle di
miglioramento, definire l’insieme di caratteristiche tecniche e di benefici
ricercati, per poi valutare le opzioni presenti sul mercato in termini di
prodotto, servizio di assistenza e prezzo e operare una scelta informata.
In questo percorso, è possibile reperire molte informazioni utili che
possono semplificare e velocizzare tutti gli step sopra elencati. Un buon
punto di partenza sono i siti specializzati, le testimonianze di altri
professionisti e i siti delle aziende che forniscono queste soluzioni.
Chi è HBT SA s.r.l.
HBT SA s.r.l. è la società di informatica che ha creato YouCubes, la
soluzione software direzionale che offre l’opportunità di adottare le
migliori decisioni per il business attraverso l’integrazione, la
validazione e l’analisi di tutti i dati aziendali.
Attraverso una tecnologia dedicata è infatti possibile collegare
velocemente i database aziendali e iniziare in tempi rapidi a
sfruttare appieno il potere dell’aggregazione e dell’analisi delle
informazioni provenienti dalle diverse aree.
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