La dematerializzazione del procedimento amministrativo: … · Palazzo delle Stelline – Milano 27...

Palazzo delle Stelline – Milano 27 novembre ore 10.00 – 13.00 ATTI DEL SEMINARIO

La dematerializzazione del procedimento amministrativo: protocollo informatico avanzato, riorganizzazione documentale, digitalizzazione dei procedimenti Il tema della dematerializzazione ha avuto in questi anni un ruolo centrale nella riorganizzazione dei sistemi informativi. L'incidenza nell'operare quotidiano, ma anche il percorso in preparazione del futuro prossimo, sono al centro di questo seminario che vuole guardare agli elementi di maturità degli strumenti e delle esperienze praticate. Il lavoro fatto in questi anni mostra elementi che tendono a consolidarsi e permettono di individuare le linee direttrici di questo processo in evoluzione. Accanto al tema generale della "smaterializzazione" della carta e dalla sua riorganizzazione e conservazione in formato digitale, c'è la gestione completamente elettronica del procedimento amministrativo. La disponibilità sempre più diffusa ed accessibile degli strumenti per la formazione e la sottoscrizione del documento informatico e per la presentazione delle istanze, assieme alle tecnologie applicabili ai siti web per l'interazione con la PA, stanno modificando l'azione amministrativa ed il rapporto con i cittadini e le imprese. La riproposizione anche in quest'edizione di Risorse Comuni ne sottolinea la sempre viva attualità e la necessità di riflessione ed aggiornamento costante.

ANCITEL LOMBARDIA SRL – Carmine Galluzzi

LA DIGITALIZZAZIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALI


GESTIONE DOCUMENTALE

DEFINIZIONE: gestione informatica dei documenti in modalità avanzata [DM 14/10/2003, “Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi”]

Settembre 2000 - Gedoc2 - Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni.


FUNZIONALITA’(FONTI: CNIPA)


SCELTA DEL LIVELLO DI INFORMATIZZAZIONE

1) La gestione informatica dei profili di documentiRappresenta il NUCLEO MINIMO di gestione del protocollo, con gli elementi gia' analizzati: registrazione, segnatura e classificazione del documento.

Comporta la realizzazione di una banca dati di archivio informatico che gestisce i profili dei documenti cartaceiregistrati e conservati nell'archivio fisico.

L'accesso per via informatica e' limitato ai dati informativi dei documenti (profili), non alla consultazione e alla trattazione dei documenti stessi.



Adottare il solo nucleo minimo implica le seguenti limitazioni:

- coinvolgimento limitato all’Ufficio Protocollo;

- gestione informatizzata dei soli documenti protocollati;

- delimitare l’intervento solo alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario;



2) La gestione informatica dei documentiIl livello di informatizzazione si estende alle funzioni di gestione e conservazione dei documenti.Il documento digitale assume un ruolo di protagonista rispetto a quello analogico.

Si introduce la possibilita' di ricercare i documenti e i loro contenuti all'interno del sistema.

Viene regolamentato l'accesso ai documenti stessi e la loro trattazione.



Vengono affrontati e trattati i seguenti aspetti:Acquisizione digitale ed archiviazione dei documenti

cartaceiAcquisizione di documenti firmati digitalmente, anche

tramite sistemi di interoperabilita'Assegnazione telematica al destinatario o ai soggetti a

cui e' attribuita la responsabilita' dei procedimentiGestione avanzata della classificazione e della

fascicolazione dei documentiRicerca dei documentiGestione e controllo degli accessiRealizzazione di un archivio informatico documentale



3) I workflow documentaliVengono informatizzati i flussi documentali legati a processi e procedimenti amministrativi.

Vengono analizzati dei processi di gestione e dei procedimenti amministrativi su cui si andra' ad intervenire.

Si informatizzano dei processi documentali in entrata, in uscita e interni, formalizzando tempi, responsbilita' e modalita' di trattamento dei documenti all'interno dei procedimenti amministrativi dell'ente.



4) Business Process Reengineering (BPR)

Questo genere di intervento, molto piu' invasivo e ambizioso dei precedenti, mira a ridisegnare i processi di lavoro, intervenendo non solo sulla rappresentzione dei documenti e sulla gestione dei procedimenti, ma anche sulla stessa struttura organizzativa dell'ente.

L'elemento cardine del workflow, cioe' del flusso di lavoro preso in considerazione, non e' piu' il documento ma il servizio reso. Si passa da workflow documentale a workflow transazionale.

Conveniente solo se i processi sono complessi, ripetitivi e stabili.


DEFINIZIONE: documento rappresentativo di atti, oppure di fatti, giuridicamente rilevanti, che utilizza, come supporto

materiale di documentazione, il supporto informatico

EVENTO CHE SCATURISCE

CONSEGUENZE GIURIDICHE

ENTITA' RAPPRESENTATIVA

DELL'EVENTO

SUPPORTO DIDOCUMENTAZIONE

INFORMATICO

DOCUMENTO INFORMATICO

+ +

IL DOCUMENTO INFORMATICO


11

REQUISITI DEL DOCUMENTO ELETTRONICO:

GLI ELEMENTI IDENTIFICATIVI

Affidabilità /ReliabilityCapacità del documento di rappresentare i fatti cui si

riferisce al momento della creazione.Un documento è affidabile se la persona che lo produce

è affidabile e identificabile nel suo ruolo(Identificabilità del soggetto Del. AIPA 51/2000)

Capacità di fare fede - Ente produttore

L’osservanza di certe norme di rappresentazione formale dà forza giuridica e affidabilità al contenuto del

documento.


12

Autenticità

Credibilità del documento in riferimento al responsabile della sua produzione e alla integritàdel documento stesso (garantita al momento della

formazione Del. 51/2000)

è ciò che dichiara di essere




13

Accessibilità / Consultabilità

Usabilità costante: il documento deve essere reperibile, leggibile, intelligibile a breve e lungo

periodo (tramite sistemi automatizzati Del. AIPA 51/2000)




14

Integrità / Integrity

Certezza di conservazione non manipolata o contraffatta (garantita dalla conservazione

tramite la sicurezza Del. 52/2000)

completezza e interezza




DOCUMENTO INFORMATICO E CAD

La definizione introdotta precedentemente deriva dall’art. 1 del CAD.L’art. 20 del CAD affronta gli aspetti relativi alla validità del documento informatico, mentre l’art. 21 analizza il suo valore probatorio.

L’art. 22 esamina i documenti informatici originali e copie(formazione e conservazione), mentre l’art. 23 affronta l’aspetto relativo alle copie di documenti informatici.La parte relativa alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici viene analizzata negli art. 40-44:40. Formazione di documenti informatici.

41. Procedimento e fascicolo informatico.

42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni.

43. Riproduzione e conservazione dei documenti.

44. Requisiti per la conservazione dei documenti informatici.


LA GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI- Adozione di sistemi di sicurezza per la gestione del workflow informativo e procedurale interno - Analisi dei flussi procedurali interni - Virtualizzazione dell’iter procedurale

ARCHIVIAZIONE E FIRMA DIGITALE- Firma digitale come tecnologia capace di garantire l’integrità e l’autenticità dei documenti- Miglioramento della qualità dell’attività dell’ente- Integrazione tra gli archivi di diverse amministrazioni pubblichee tra queste ed il settore privato- Accesso telematico all’iter procedurale da parte degli utenti esterni

APPLICAZIONI DOCUMENTALI


DIGITALIZZAZIONE DI UN DOCUMENTO CARTACEO NON UNICO

DOCUMENTO IN ENTRATA

SCANSIONE

DOC.pdf

(IL DOCUMENTO VERRA’ POI SOTTOPOSTO A PROCEDURA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA)


DIGITALIZZAZIONE DI UN DOCUMENTO CARTACEO UNICO

DOCUMENTO IN ENTRATA

SCANSIONE

DOC.pdf.p7m

FIRMA DI CONFORMITA’

DOC.pdf

HANNO LO STESSO VALORE LEGALE

(IL DOCUMENTO VERRA’ POI SOTTOPOSTO A PROCEDURA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA)


RICEZIONE E TRATTAMENTO DI E-MAIL

MAIL NON CERT PEC

MAIL NON CERT

Non è un documento informatico: andrà

stampata e protocollata.

Non è un documento informatico: andrà

stampata e protocollata.

PEC Il mittente è certo, il documento è informatico. Non è certo il momento

della ricezione.

Il mittente è certo, il documento è

informatico. Il momento della ricezione

e il dest sono certi. ___

MIT

TEN

TEDESTINATARIO


RICEZIONE E TRATTAMENTO DEL DOCUMENTO INFORMATICO

DOCUMENTO IN ARRIVO

IL DOCUMENTO HA FIRMA

ELETTRONICA

VALUTAZIONE DELL'AMMISSIBILITA'

DEL DOCUMENTO RISPETTO AL

PROCEDIMENTO

SOFTWARE DI VERIFICA

FIRMAELETTRONICA

VALIDA?

SI

NO

NO

REGISTRAZIONE SEGNATURA

CLASSIFICAZIONE

SI

IL DOCUMENTO E' STATO INVIATO DAL MITTENTE, E' INTEGRO E HA PIENA

VALIDITA' GIURIDICA


ITER DOCUMENTALI, COMUNICAZIONI...

PLUTO.pdf.p7m

SW PROTOCOLLO INFORMATICO

UFF PROT

PIPPO.pdf.p7m

PLUTO.xls DOC.pdf.p7m

PLUTO.xls

PIPPO.doc

PROTOCOLLO IN USCITA


ITER ATTI DI DETERMINAZIONE

Uff. proponente Resp. SettoreParere tecnico

Ragioniere CapoParere contabile

Parerenegativo

Parerenegativo

Parerepositivo

Uff. SegreteriaNumerazione

PROPOSTA.docse comporta

spesase non

comportaspesa


ITER LIQUIDAZIONE FATTURE

Uff. RagioneriaRegistrazione

Uff. competente Resp. SettoreParere tecnico

Ragioniere CapoParere contabile

Parerenegativo

Parerenegativo

Parerepositivo

Uff. RagioneriaLiquidazione

Visto diliquidazioeInserimento estremi

(impegno, cap. ecc.)


DIRETTIVA PRESIDENZA CONSIGLIO DEI MINISTRI 27/11/2003

http://www.cnipa.gov.it/site/_files/DIR. 27 novembre 2003.pdf

“…è sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica, ad esempio, per richiedere o concedere ferie o permessi, richiedere o comunicare designazioni in comitati, commissioni, gruppi di lavoro o altri organismi, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio ovvero notizie dirette al singolo dipendente (in merito alla distribuzione di buoni pasto, al pagamento delle competenze, a convenzioni stipulate dall'amministrazione ecc...), diffondere circolari o ordini di servizio;”.


ITER RICHIESTA DI FERIE E PERMESSI

SW PROTOCOLLO INFORMATICO (O POSTA ELETTRONICA)

Lettura dati:- ferie/permessi residui

Controllo dati:- eventuali richieste

in sospeso

Inserimento dati:Inserimento assenza

e giusitificativonel softwaregestionale

Responsabile

Firma elettronicadebole

Richiesta respinta

Richiesta accettata

RICHIESTA.docDipendente Responsabile

Verifica:- Inserimento dati Resp

Contabilizzazione


ITER CAMBIO DI RESIDENZA

SW PROTOCOLLO INFORMATICO

Esitonegativo

ParerepositivoInserimento

nuovi dati

Dichirarazione.doc

Richiesta accertamento

RichiedenteUff. Anagrafe Polizia

Municipale



Verbale.pdf


STIPENDI ON LINE

Firmadebole


Grazie per l’attenzione

Digitalizzazione dei procedimenti: Digitalizzazione dei procedimenti: ll’’esperienza SIMELesperienza SIMEL

G. Pulga – Capo‐progetto, Zucchetti

F. Picarone – Assessore al Bilancio, Comune di Salerno

Obiettivo: dematerializzare !

Dematerializzazione documentale

Progressiva eliminazione del cartaceo esistente

Diminuzione della produzione di

cartaceo

Approccio incrementale

1. Mappatura contenuti

4. Implementazione

Documenti

Documenti

Att

ori

• Frequenza

• Volumi

• Risorse dedicate

• Utilizzo documenti Complessità rea lizzativa

Val

ore

agg

iunt

o

Organizzaz ione

Processi

IT

T1 T2 T3

• Attività

• Attore

• Evento

• In/Source

• Out/Destination

BASE

Come dematerializzare?

… seguendo un approccio metodologico

2. Priorità

3. Pianificazione

Il Sistema Informativo integrato

… per far girare le informazioni, non la carta !

Come dematerializzare?

Perchédematerializzare?

Maggiore fruibili tà delle informazioni

Risparmio di tempo degli operatori

Maggiore produttivi tà

Maggiore efficacia di ricerca

Risparmio di spazio ed economico

Con quali strumentidematerializzare?

Gli strumenti informatici a supporto dell’ente:

Gestione documentale

Firma digitale

Posta elettronica Certificata

Servizi Online

Base dati unica

Il Sistema Informativo comunale “paperless”

… le informazioni sono condivise e viaggiano in maniera trasversale in ambiti diversi

Il Sistema informativo non èpiù solo dell’ente

.. ma anche dei cittadini e delle imprese che usufruiscono dei servizi del Comune

OPERAT ORE COMUNALECITTADINO

Dematerializzazione dei procedimenti demografici

Visualizzazione, compilazione e stampa dei certificati richiesti, monitoraggio dello status della propria pratica da parte del cittadino, il tutto tramite il semplice accesso web al portale comunale

Monitoraggio costante delle tem

pistiche legate agli stati della pratica

Dichiarazione e richiesta del cittadino

Avviamento della pratica da parte dell’ufficiale del Comune

Gestione dei dati della pratica in maniera rapida e intuitiva, tramite un iter che guida l’utente passo dopo passo (workflow applicativo) e una grafica user‐friendly

Invio comunicazioni e documentazione verso gli uffici interessati (interni al Comune tramite un apposito spazio di lavoro virtuale condiviso ed esterni al Comune, grazie alla protocollazione informatica

Scansione e archiviazione elettronica della dichiarazione e dei documenti legati alla pratica (permesso di soggiorno, passaporto, certificato di nascita, ecc.)

Gestione documentale delle pratiche con reperibilità immediata dei documenti, grazie alla ricerca delle informazioni che diventano patrimonio informativo comune, perchécondivise tra uffici diversi

Circa il 10% dei nostri clienti, nel corso del 2008, ha avviato un processo di progressiva

dematerializzazione

36 % Comuni

La dematerializzazione tra i clienti Zucchetti

64 % A ltri enti (Agenzie regionali, Consorzi, Province …)

71 % Oltre i 5.000 abitanti

29 % Fino a 5.000 abitanti

67 % Bilancio < 5M

25 % Bilancio < 50M

8 % Bilancio > 50M

I Servizi Online di SIMEL(Sistema Informativo Multicanale

Enti Locali)

www.comune.salerno.it

La dematerializzazione a Salerno è realtà !

Il Portale di SIMEL

ANAGRAFE

Tutti i servizi paperlessdel Comune di Salerno

STATO CIVILE

TRIBUTIMULTE

ZTL (Commercianti e artigiani, autoveicoli e motocicli)

SPAZIO COMUNALE

IMPIANTI PRODUTTIVO

MEDICO GENERICO/PEDIATRA

OCCUPAZIONE SUOLO PUBBLICO

P.IVA (Aziende, Persone fisiche)

PUBBLICI ESERCIZI

PATROCINIO

INFORMAZIONI

PRATICHE EDILIZIE

PRATICHE SUAP

PAGAMENTO ONLINE

xxxx

xxxxxxxx

xxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx

Pratiche SUAP

Pratiche EDILIZIE

Milano, 27 Novembre 2008 1

La digitalizzazione delle pubblicazioni dell’Amministrazione dello Stato

2

Gazzetta Ufficiale della

Repubblica Italiana

nuovo processo di

pubblicazione e archiviazione

Milano, 27 Novembre 2008

3

Premessa

Nell’ottica di fornire una Gazzetta Ufficiale autentica nella sua forma digitalizzata, l’Isitituto Poligrafico e Zecca dello Stato, in accordo con il Ministero della Giustizia, ha ideato un processo integrato che consente di garantire l’autenticità delle informazioni legislative fornite attraverso i nuovi canali telematici.

A tale scopo e’ stato progettato e realizzato un workflow produttivo che garantisce, quanto più possibile, tutte le fasi di lavorazione di una Gazzetta Ufficiale:

– dall’acquisizione dell’informazione – alla sua pubblicazione.


4

Acquisizione

XMLDB

Web Application per l’acquisizione

del testo

(pubblici e privati)

alimentazione diretta (redazione interna)

Import di file firmati (Ministeri)verifica

GUFlowE’ effettuata dal Ministero della Giustizia e consiste nel:

• controllare il contenuto

• richiedere l’apposizione della firma digitale

• assegnare la G.U. di pubblicazione


5

Acquisizione

XMLDB

Web Application di acquisizione del

testo

(pubblici e privati)

alimentazione diretta (redazione interna)

verifica

GUFlowGuflow e’ predisposto per accettare file XML a norma CNIPA giàfirmati

Import di file firmati (Ministeri)


6

Generazione del PDF

Il sistema genera, con un processo controllato, file PDF per la pubblicazione della G.U.


7

Trattamento PDF

A trasformazione

PDF/A

Ai fini della “conservazione”, il PDF viene trasformato in PDF/A”


8

Trattamento PDF

Firmae

timbratura

A trasformazione

PDF/A

Su ogni pagina del PDF/A viene apposta “firma digitale” e viene applicato un “timbro digitale” per consentire una verifica di autenticità anche sulla versione “stampata” della pagina


9

Trattamento PDF

A trasformazione

Il “timbro digitale”, rappresentato da un codice grafico bidimensionale, riporta:

• firma digitale• estremi della GU• numero di pagina• link alla pagina originale

e consente di verificare l’autenticità del documento sia nella versione digitale che in quella stampata

PDF/A

Firmae

timbratura


10

Archiviazione

Archiviazionecon firma e

marca temporalePDF/A

Ministerodella

Giustizia

BibliotecaNazionale

IPZS

Il PDF così trattato viene trasferito e “conservato”, secondo normativa, su tre diversi siti.


11

Il PDF “conservato” viene utilizzato per la pubblicazione sui vari supporti

Diffusione

La G.U. “pubblicata” e’quella “conservata” sui server IPZS nellaversione “certificata”

Archivio IPZSPD

F/A


12

Diffusione

Versionestampata

Archivio IPZS

VersioneWeb

PDF/A


13

Verifica

Per verificare l’autenticità della versione “stampata”di una pagina, ….


14

Verifica

… questa viene passata allo scanner…


15

Verifica

Client di verifica

1°liv

ello

di c

ontro

llo

Visualizzazione certificato di firma

… acquisendo sia il “codice bidimensionale” (per un primo livello di controllo) …


16

Verifica

2°liv

ello

di c

ontro

llo

estrazione indirizzo pdf originale

PDFarchiviato… che il testo

(per un controllo piùapprofondito)

Client di verifica


17

Verifica

2°liv

ello

di c

ontro

llo

estrazione indirizzo pdf originale

PDFarchiviato

confronto

… che il testo (per un controllo piùapprofondito)

Client di verifica


Aprile 2008

La riorganizzazione dei sistemi documentari: metodi e strumenti per il re-

engineering documentale dei procedimenti amministrativi

Studio di casi ed esemplificazioni

Milano - 27 novembre 2008Milano - 27 novembre 2008

a cura di Mauro Livraga

Sistema di gestione dei documenti

• Linee generali:– Il sistema comporta la “totale automazione

delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti e atti”, art. 51, comma 2, dPR 445/00.

– Il sistema si configura però per una gestione ibrida dei documenti: analogici (cartacei e non solo), e informatici.

Aprile 2008


La creazione di un Sistema di gestione dei documenti

• Il sistema si deve basare sulla normativa vigente e sulla cultura e storia dell’organizzazione.

• La struttura del servizio è composta da :– risorse umane;– risorse fisiche:

• fondi di bilancio per attuare e gestire il sistema• spazio fisico• le attrezzature• la tecnologia


Modello organizzativo/1

• Sistema decentralizzato con controllo centralizzato.

• Parzialmente decentralizzato.• In un’organizzazione che si avvale di un

sistema ibrido (manuale ed informatico) la scelta di quello parzialmente decentralizzato diventa obbligatorio per il funzionamento del sistema stesso.

Aprile 2008



• Sistema centralizzato ideale per gli enti piccoli e omogenei che trovano vantaggi maggiori nella centralizzazione.

• Controllo dei sistemi elettronici di gestione documentale.



• Il sistema informatico/tecnologia utilizzata deve essere:– Sicuro– Interoperativo– Utilizzare standard aperti– Obsolescenza

Aprile 2008



• Il sistema documentale scelto deve essere compatibile con l’intera “architettura tecnologica dell’organizzazione” (Duranti) e dialogare con la tecnologia utilizzata da altre organizzazioni.

• “… la sicurezza è una di quelle aree in cui le regole procedurali imposte dal vertice dell’organizzazione, insieme alla loro attuazione sistematica, sono un complemento essenziale della tecnologia” (Duranti).



• Il sistema documentale scelto deve permettere di produrre e gestire (vedi sistemi di autenticazione) i documenti in spazi di lavoro individuale condivisibili a vari livelli (gruppi, uffici, settori) da tutta l’organizzazione.

• Lo spazio centrale condiviso (archivio informatici) non deve contenere documenti virtuali o in bozze, ma solo documenti stabili e immutabili. Le bozze dei documenti devono essere gestire negli spazi di lavoro condivisi.

• Lo spazio centrale è gestito e controllato dal servizio archivio avvalendosi della collaborazione del servizio sistemi informativi.

• Tutte le operazioni sono gestite sul server centrale.

Aprile 2008


Dematerializzazione

• Con dematerializzazione si intende la non produzione di documenti cartacei attraverso la sostituzione dei supporti scrittori e di quelli di conservazione e la riprogettazionedei sistemi documentari classici verso quelli informatici.


Il protocollo informatico 1

• Il sistema di protocollo informatico non è la riproduzione informatizzata del registro cartaceo, ma un insieme integrato e coordinato di azioni relative alla produzione, gestione e conservazione dei documenti cartacei e informatici di un ente pubblico.

Aprile 2008


Il protocollo informatico 2

Il sistema di protocollo informatico ècostituito:

• nucleo minimo• modellazione procedimenti

amministrativi• gestione dei flussi documentali• manuale di gestione


Nucleo minimo

Aprile 2008


Nucleo minimo 1

• Il nucleo minimo obbligatorio del sistema di gestione informatica dei documenti:– registrazione di protocollo;– segnatura di protocollo;– classificazione/fascicolazione.


Nucleo minimo 2

• Classificazione/Fascicolazione:si effettua nei confronti di tutti i documenti correnti, protocollati e non, a prescindere dal loro stato di trasmissione, (spediti, ricevuti o interni), e dal supporto utilizzato, secondo un piano coerente che definisca la posizione di ciascun documento all’interno dell’archivio in formazione.

Aprile 2008


Classificazione 1

• La classificazione è un’attività basilare per la gestione dei documenti in una pubblica amministrazione.

• La sua obbligatorietà è ribadita dal Dpr 445/00 artt. 50 e 56.

• Lo strumento di cui avvalersi per organizzare e classificare i documenti è il titolario.

• Chi classifica?


Fascicolo 1

• “- secondo la definizione tradizionale- è l’insieme ordinato di documenti, riferit i in modo stabile a uno stesso affare/procedimento ammin istrativo, a una stessa materia, a una stessa tipologia, che si forma sempre nel corso delle attività amministrative del soggetto, allo scopo di riunire a fini decisionali o informativ i, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività” (Guercio).

• Nel fascicolo sono inseriti in ordine cronologico documenti diversificati per forma, natura, contenuto ecc.

Aprile 2008


Fascicolo 2

• In un sistema di gestione di documenti elettronici l’unitàarchivistica, fascicolo, registro ecc., ha natura logica, il legame tra i documenti non è però identificato, come in ambiente cartaceo, necessariamente dalla congruitàfisica, però è dato sicuramente, come già accennato, dalla classificazione e appartenenza alla stessa unitàlogica di aggregazione. La memorizzazione dei documenti può avvenire anche su supporti diversi. Èpero indispensabile che i documenti mantengano le relazioni stabilite tra di loro come parti di un insieme: fascicolo.


Fascicolazione 1

• Assegnazione di un documento a una definitiva unità archivistica generalmente indicata con il termine fascicolo (Guercio).

• La definizione dell’unità archivistica di riferimento, cioè il fascicolo, deve avvenire al momento della formazione del documento o dell’acquisizione ufficiale di oggetti documentari nel sistema archivistico di un soggetto.

Aprile 2008


Fascicolazione 2

• Nei sistemi ibridi abbiamo il problema dei fascicoli che hanno sia documentazione cartacea sia informatica. Come risolverlo?

• La soluzione deve essere individuata al momento dell’analisi del procedimento, ossia bisogna individuare la prevalenza del supporto e trasformare gli originali di supporto non prevalente in copie di quello prevalente: copie autentiche cartacee, copie autentiche informatiche.


Modellazione dei procedimenti amministrativi

Aprile 2008


Procedimento amministrativo 1

• Affinché un atto amministrativo sia perfetto (è tale quando sussistano tutti gli elementi necessari per la sua esistenza giuridica) ed efficace (cioè idoneo a produrre gli effetti giuridici propri del tipo al quale l’atto appartiene), esso deve essere emanato dopo aver seguito un particolare iter, comprendente più atti ed operazioni che, nel loro complesso, prendono il nome di procedimento amministrativo. Il procedimento amministrativo, dunque, è l’insieme di una pluralità di atti (susseguenti e diversi fra loro) che, nonostante la loro eterogeneitàe la loro relativa autonomia, sono preordinati allo stesso fine, cioè, alla produzione degli effetti giuridici propri di una determinata fattispecie. (Virga).

• “Serie di atti ed operazioni funzionalmente collegati in relazione ad un unico effetto”. (Consiglio di Stato 28/01/1961).



• Rilevamento e analisi dei procedimenti amministrativi dell’ente.

• Riprogettazione dei procedimenti amministrativi: “(…) consiste in una revisione radicale dei procedimenti con l’intento di migliorare in modo signif icativo il livello di qualità efficienza ed efficacia dell’azione amministrativa. Tale miglioramento sarà conseguito principalmente con l’introduzione delle tecnologie dell’ informazione e della comunicazione” (firma elettronica, posta elettronica certificata ecc.). (Pigliapoco)

Aprile 2008



• Rilevazione e revisione dei documenti ricevuto o prodotti nell’ambito del procedimento analizzato per la revisione: ènecessario verificare la possibilità di sostituire i documenti cartacei con quelli digitali, verificare i supporti di conservazione (non esclusa la carta), i mezzi di spedizione ecc.



• Sono essenzialmente tre le metodologie per la rilevazione dei procedimenti all’interno dell’amministrazione:– Questionario– Intervista– Esame diretto

Aprile 2008



• La scelta del metodo deve essere basata sulle risorse umane e materiali disponibili, le competenze tecnico scientifiche interne all’ente, il tempo a disposizione.

• Il criterio migliore è la combinazione di piùmetodi.


Gestione dei flussi documentali

Aprile 2008


Il sistema di gestione dei flussi documentali 1

Prevede:– gestione automatizzate dei procedimenti amministrativi;– progressiva riorganizzazione delle procedure

amministrative.Consente:

rapida acquisizione delle informazioni relative a: fascicolo, procedimento, responsabile, gestione fasi procedimento, informazioni singolo procedimento, informazioni statistiche, ecc.



• Formazione dei documenti – profilo.• Ricezione: classica, via posta elettronica,

via web.• Scansione sostitutiva: documento, file.• Spedizione dei documenti.• Conservazione: un problema aperto.

Aprile 2008


Formazione dei documenti/Protocollazione

• Dopo aver completato l’iter di formazione del documento e la sua sottoscrizione si deve avviare il processo di protocollazione e conservazione.

• In un sistema totalmente automatizzato l’iter di protocollazione e conservazione sarà effettuato dal relativo modulo informatico di gestione riversando i dati presenti nel profilo nel registro di protocollo.

• In un sistema ibrido si dovrà precedere anche con la gestione analogica del protocollo.

• Si dovrà provvedere anche a individuare il modello operativo di gestione dei documenti da adottare per l’ente.


Ricezione dei documenti

• Ricezione classica (cartacea via posta o a mano oppure via fax).

• Ricezione attraverso canali sicuri di comunicazione digitale via web (Pigliapoco).

Aprile 2008


Scansione sostitutiva

+


Aprile 2008


Ricezione attraverso canali web

• L’istanza di avvio al procedimento amministrativo si trova sul sito web dell’ente; l’utente deve:- autenticarsi per accedere al modulo di gestione del

procedimento,- produrre il documento sulla base del modulo

predefinito,- firmare (se necessario) il documento,- pagare eventuali oneri,- inviare il documento.


Ricezione attraverso canali web 1

• Seguendo questo schema operativo si riesce a controllare il processo di formazione dei documenti in entrata, garantendo i giusti contenuti, un adeguato livello di sicurezza e un formato idoneo (Pigliapoco): dati identificativi mittente; data ricezione; mezzo ricezione; soggetto che esegue ricezione; metadati del profilo documentario.

Aprile 2008


Protocollazione/Classificazione/Fascicolazione

• Per la registrazione a protocollo verranno utilizzati i dati inseriti nel profilo documentario, così pure quelli della classif icazione e fascicolazione.

• I dati, prodotti in un file XML, di segnatura di sono trasmessi al destinatario insieme al documento per la registrazione automatica di protocollo nel suo sistema informatico di gestione documentale (interoperabilità).


Spedizione dei documenti

• La spedizione dei documenti in uscita è assicurata dal sistema tramite i seguenti canali:

• Posta tradizionale• Spedizione via fax• Spedizione via posta elettronica• Al momento della produzione del documento è

necessario decidere che tipo di spedizione deve essere attivata

Aprile 2008


Procedure manuali


Postalizzazione

Aprile 2008


Spedizione dei documenti informatici

• La spedizione dei documenti informatici in uscita è assicurata dal sistema all’ indirizzo di posta elettronica del destinatario, i messaggi provenienti dal gestore PEC sono archiviati e collegati ai documenti.

• Nel caso in cui il destinatario non possa ricevere documenti elettronici il sistema produrrà copie conformi cartacee da spedire attraverso servizi di postalizzazione.


Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema:

– Accesso interno.– Accesso esterno da parte di altre pubbliche

amministrazioni.– Accesso esterno ai sensi ex 241/90 ora l. 15/05;– Gestione dei documenti e trattamento dei dati

personali.– Consultabilità.

Aprile 2008


Accesso ai documenti: sistemi di autenticazione 1

– Introduzione di sistemi di autenticazione e sicurezza multilivellari legati alla produzione, modificazione, ricezione e consultazione/stampa dei documenti.

– I codici di identificazione costringono l’utente del sistema a rivelare la propria identità:

• Password• Voce• Impronte digitali• Carte magnetiche

– Ogni codice definisce i privilegi di accesso al sistema da parte di ogni utente.


Accesso ai documenti: sistemi di autenticazione 2

– Le categorie di utenti si costituiscono sulla base delle competenze e dei ruoli svolti all’interno dell’organizzazione.

– “il codice di identificazione viene anche legato a ogni interazione tra l’utente e il sistema, con la data, l’ora e il risultato dell’ intervento, e questo agisce come deterrente contro utilizzi scorretto” (Duranti), ma favorisce anche l’applicazione delle regole di gestione del sistema che l’organizzazione si ha date.

Aprile 2008


Riprogettazione dei sistemi documentali alcuni esempi di dematerializzazione

• Albo pretorio• Deliberazioni/Determinazioni/Ordinanze/Decreti• Permessi e ferie• Gestione mandati di pagamento/reversali• Fatture• Buste paga• Buoni economali


Copie per conoscenza interne

• La riproduzione interna di documenti analogici avviene normalmente tramite fotocopiatura.

• Nel nuovo sistema produzione in copia semplice pdf.

Aprile 2008


Scansione/non sostitutiva

• Trasformazione attraverso tecnologia digitale di un documento cartaceo in immagine dello stesso su supporto digitale, che corrisponde a una riproduzione senza valore legale.

• È meramente funzionale all’attivitàdell’Ente.


Scansione non sostitutiva 1

Aprile 2008


Moduli ferie/permessi


Moduli ferie/permessi

Gli elementi costitutivi del modulo sono:1 numero identificativo;2 indice di classificazione;3 indice di fascicolazione;4 identificativo autore;5 tipo di richiesta (tabella precompilata);

6 tempo (tabella cronologica);7 visto del responsabile;8 allegati (obbligatori);

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Fatture

• Fattura elettronica: il gestionale produce un pdf con marcatura temporale e firma digitale.

• Fattura analogica: il gestionale produce un formato word, pdf, excel.


Fatture 1

TrasmissionePEC EDI

@

Sistema di trasmissione dei dati secondo una norma concordata tanto che i dati

possono essere elaborati automaticamente

Posta elettronica certificata (Dpr 68/2005

Trasmissione per posta elettronica

Invio tramite e-mail contenente un link di collegamento al server dove la fattura e

reperibile

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Fatture 2

Trasmissione

@

Stampa e postalizzazione della fattura analogica

Trasmissione per posta elettronica della fattura analogica priva di riferimento

temporale e firma digitale

Stampa e invio a mezzo fax della fattura analogica


Fatture 3

• Il gestionale aziendale del destinatario archivia le fatture elettroniche sul gestionale/“archivio informatico”.

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Fatture 4

• L’immagine della fattura analogica e di quella elettronica trasmessa con modalitàtradizionali deve essere acquisita, tramite scanner e indicizzata con i metadati, al gestionale aziendal e.


Buste paga

• La busta paga è prodotta in ufficio (in house)o da un gestore esterno del servizio (in service) tramite il gestionale in uso.

In house: il documento è prodotto nel gestionale e reso disponibile alle caselle di posta elettronica dei dipendenti.

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Buste paga 1

In service: il documento è prodotto nel gestionale del prestatore di servizio, inviato all’ente e poi reso disponibile alle caselle di posta elettronica dei dipendenti; oppure inviato direttamente aidipendenti.



• Obbligo garantire sicurezza e integrità del sistema:– Manuale di gestione– Piano di conservazione– Piano per la sicurezza informatica

Aprile 2008


Manuale


Il Manuale di gestione previsto dal dpcm 31/10/00

• Il manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione dei documenti.

• Nell’ambito di ogni Amministrazione deve essere adottato un modello generale, da specificare sulla base delle particolaritàdell’ente

Aprile 2008


Manuale 1

• Il manuale è una componente necessaria di un sistema archivistico, anche il più piccolo e meno strutturato.

• Descrive in modo dettagliato, non tecnico, l’intero sistema di gestione documentario (Allegati).

• Il manuale è per tutti.


Manuale 2

• Il vantaggio maggiore deriva dalla standardizzazione delle prassi e procedure.

• Elimina duplicazioni e interferenze (Procedimenti amministrativi).

• Deve essere flessibile e facilmente aggiornabile (Allegati).

• Revisione periodica del Manuale.

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Manuale 3

• Autorizzazione ufficiale dei massimi livelli direttivi (Giunta, ecc.).

• Gli utenti del manuale devono avere una comprensione adeguata del sistema di gestione documentale.

• Chi sono gli utenti?• Formazione del personale.


Manuale/Conclusioni

• Il manuale non va mai considerato come un’opera definitiva e completa, ma costituisce parte sostanziale dell’attività di creazione e messa in opera del sistema documentario, gestione, mantenimento, aggiornamento e sviluppo dello stesso.

Aprile 2008


Bibliografia

•www.archivi.beniculturali.it/SAMI (alla voce manuale per enti)• www.archivi.beniculturali.it (quadro completo sulla normativa)• www.astridonline.it (commenti aggiornati sugli interventi normativi in corso)• http://www.erpanet.org (Erpanet)• www.interlex.it (per il dibattito sui documenti informatici e sulla firma digitale)• http://www.interpares.org (progetto InterPARES)• http://protocollo.cnipa.it• www.sspa.it (ricerca sulla gestione informatica dei documenti)• http://www.unipd.it/archivio/anai2006/corsoanai2006.htm• Il Piano di classificazione (titolario) per i documenti dei comuni, in “Quaderni dei laboratori archivistici

– 1”, Regione del Veneto, 2007• Stefano Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche, Maggioli editore, 2006• Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Carocci editore, 2002• Gregorio Arena, Marco Bombardelli, Maria Paola Guerra, Alfonso Masucci, La documentazione

amministrativa, Maggioli Editore, 2001• F. Caringella, L. Delpino, F. del Giudice, Diritto amministrativo, Edizioni giuridiche Simone, v.e.• Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore, in

“Pubblicazioni degli archivi di Stato. Quaderni della rassegna degli archivi di Stato”, 1997

1

Città di San Giuliano Milan ese

Sistema di Gestione Flussi Documentali Assessorato

all'Innovazione Tecnologica, Servizi Demografici e Statistici,

Politiche per la Qualità

Determine digitali Ing. Franco Picchioni


OBIETTIVI DELL’AMMINISTRAZIONE

Piano di e-government quale opportunità per intervenire nel proprio assetto organizzativo con progetti mirati alla riduzione dei costi ed ottimizzazione dell’efficienza amministrativa.

Nuovo modello lavorativo per la circolarità interna di atti con strumenti informatici.

Eliminazione del documento in carta nelle varie fasi gestionali –passaggi interni - con conseguenti risparmi di gestione sia in termini di consumo che di tempo.

t

2


OBIETTIVI DELL’AMMINISTRAZIONE

RINNOVARE i propri modelli organizzativ i, procedure e i sistemi informativ i e conseguentemente il rapporto con i cittadini.

ELIMINARE completamente l’uso della carta durante il flusso procedurale di produzione delle determine.

SCRIVANIA VIRTUALE come strumento standard di distribuzione informazioni.

ACCELLERARE fortemente i tempi di svolgimento dell’iter e ridurre i costi di gestione.


LE TAPPE

ANNO 200

7

Febbraio – Marzo

ANALISI

Aprile

DISEGNO

Maggio – Giugno

VERIFICA PARTNER

TECNOLOGICO

Settembre – Ottobre

TEST E FORMAZIONE

Novembre

AVVIO A REGIME

Analisi conservazione elettronica sostitutiva

3


LE TAPPE

10 mesi di lavoro……

Strategia basata su prototipi successivi, essendo pressochéimpossibile catturare tutti i requisiti all’inizio del progetto.

La realizzazione di più prototipi ha consentito all’utenza di avere un quadro più chiaro del prodotto finale ed ha rappresentato uno dei fattori di successo del progetto.


RISULTATI

Buon grado di soddisfazione da parte dell’utenza finale, che apprezza, in particolar modo, la semplicità d’uso delle interfacce e la“snellezza” dell’ iter

Diffusione e conoscenza della firma digitale

Snellimento del flusso interno

Facilità di ricerca, nella distribuzione delle informazioni,

Riduzione dei costi e miglioramento dei tempi e dei costi riguardanti i trasferimenti di documenti da un Servizio all’altro,

4


SVILUPPI PROFESSIONALI

Utilizzo software di firma digitale

Miglior professionalità e maggior abitudine nell’uso delle tecnologie informatiche.

Passaggio ad un’organizzazione del lavoro più snella basata sulle nuove tecnologie

Prevalenza delle figure a più elevato contenuto professionale

Progressiva smaterializzazione del rapporto con il cittadino

Tendenza a una maggiore integrazione e trasversalità nei processi lavorativ i interni


ELEMENTI DI FORZA

sostegno della dirigenza

orientamento verso scenari ritenuti prossimi anche dai più“conservatori”

ricezione di stimoli normativi già in essere

benefici attesi r iguardanti utenti e organizzazione interna

completamento di un processo avviato da alcuni anni

5


CRITICITA’

mancata definizione delle responsabilità e degli obiettivi del progetto,

carenza di coordinamento tra le unità organizzative e di specifiche competenze interne.


AZIONI

incontri periodici con i Servizi interessati

presentazione di prototipi e simulazione di iter, in modo da rappresentare un quadro chiaro del progetto

Dalla presentazione del prototipo sono nate richieste alle quali si è data risposta con un ulteriore prototipo

Con questo sistema di affinamenti successivi e di coinvolgimentodei servizi interessati si è potuti arrivare al deployment

senza problemi, sorprese e malintesi.

6


ATTIVITA’ MESSE IN CAMPO

Informatiche

Organizzative

Formazione

Comunicazione


STRUMENTI

Produzione di documenti utilizzo di office automation presenti nei personal computer assegnati ai vari operatori (Open Office) ed altrettanti sono il frutto del modulo applicativo di gestione de l servizio che comunque produce un documento elettronico prima che in carta

Distribuzione documenti (passaggio da un ufficio all’altro)vengono eliminati i processi di stampa del documento, firma autografa del responsabile e consegna fis ica a ll’ufficio destinatario grazie all’impiego della firma digitale ed inoltro elettronicoall’ufficio destinatario tramite il s istema informatico

7


STRUMENTI

Firma la firma sul documento viene apposta in modalità elettronica da chi di competenza in conformità alla tipologia di documento e conseguente trattamento. In pratica, se il documento deve essere soggetto a firma di responsabile, dir igente, sindaco o s imilare al documento sarà apposta FIRMA DIGITALE (la persona validerà il documento tramite la smart card in suo possesso)

Archiviazionei documenti interni potranno non essere più prodotti in carta in quanto, grazie alla firma elettronica che ne “congela” il contenuto, saranno archiviati dal sistema gestionale informatico nel server di dati e lì disponibili per quals iasi necessità


LA FIRMA

I possessori di firma digitale sono tenuti alla custodia delle informazioni ad essa relativa in modo segreto

L’apposizione della firma elettronica comporta l’approvazione del documento e del messaggio sia in termini di contenuti sia di destinazione; l’apposizione di firma elettronica forte conferisce al documento il requisito legale della forma scritta ed efficacia probatoria ai sensi dell’art.2712 del Codice Civile, ex art. 10 DPR 445/2000.

Pertanto si raccomandano i possessori di tale disposit ivo all’uso nelle medesime modalità e circostanze di quando erano soliti

apporre la firma autografa.

8


LO STATO DI PARTENZA

1.000 determinazioni dir igenziali all’anno

L’iter prevedeva una gestione in “parallelo”, sia di tipo cartaceo che informatico

Coinvolti tutti i pr incipali attori: responsabili di servizio, dirigenti , Segreteria Generale, e Ragioneria.


REDATTORE - PROPONENTE

MESSI

per pubblicazione albo

REDATTORE

RAGIONERIA Torna al REDATTORE con motivazione

OK impegno

FUNZIONARIO

DIRIGENTE

NO copertura Finanziaria

Determina viene ANNULLATA Ok copertura finanziaria

Compila intestazione proposta con anno nr. e oggetto, classifica importo, intervento e

capitolo INVIA in ragioneria per richiesta di impegno

Inserisce impegno (tipo di finanziamento)

NO impegno

Inserisce il testo ed invia al responsabile

Controlla la proposta: è abilitato alle modifiche e/o invia al proponente per modificare

Controlla la proposta NUMERA , GENERA PDF, FIRMA

RAGIONIERE CAPO

Firma digitalmente il visto contabile

Visto negativo

La dematerializzazione del procedimento amministrativo: … · Palazzo delle Stelline – Milano 27...

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