DocFlow Italia S.p.A. P.IVA: 11325150156 REG. IMP. N° MI146-349357 REA N° 1458013

Centro Direzionale Milanofiori - Strada 4 Palazzo Q8 - 20089 Rozzano MILANO - Tel 02/57503366 Fax 02/57503369 - marketing@docflow.it www.docflow.com

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La Conservazione Sostitutiva a norma di Legge

Negli ultimi mesi si registra una formidabile attenzione attorno alla tematica della Conservazione Sostitutiva, che a nostro

avviso aiuta le Imprese a fare la giusta selezione del fornitore.

Le incalzanti risposte agli Interpelli rivolti all’Agenzia Delle Entrate, puntualmente resi pubblici e altrettanto puntualmente

amplificati sugli organi di informazione, stanno infatti dotando le Aziende di domande molto qualificate da rivolgere ai

candidati fornitori, sia di soluzioni che di servizi. Smascherare le lacune e le millantate competenze dei fornitori diventa

sempre più un gioco da ragazzi.

Basti pensare alle spesso strampalate allusioni alla manleva a favore del Contribuente, che a detta di molti sarebbe

garantita dalla nomina dell’outsourcer a Responsabile della Conservazione. Nomina ovviamente ben prezzolata, ma

assolutamente inutile per il Contribuente nei confronti del Fisco!

Oppure si rivolga lo sguardo alla ben più ingarbugliata e divertente foresta di pareri, opinioni, verità e smentite che

ruotano attorno al vero procedimento di conservazione sostitutiva delle fatture analogiche.

Sono insomma davvero stucchevoli i tentativi di complicare l’applicazione pratica della normativa ancor oggi

all’avanguardia nel panorama quantomeno europeo, nata per semplificare gli adempimenti per la gestione dei documenti

amministrativi.

E a ben vedere cosa altro potrebbero fare quei fornitori che si improvvisano esperti dell’argomento senza esserlo e senza

investire davvero per diventarlo?

Per contro, DocFlow Italia che da tempo si impegna per semplificare i processi documentali dei propri Clienti ha investito

davvero.

Al nostro interno lavorano a tempo pieno professionisti pubblicamente riconosciuti per la competenza della materia, che

pubblicano testi specifici sull’argomento, scrivono articoli pubblicati sui mezzi di comunicazione, e che ovviamente

partecipano di persona alla configurazione delle piattaforme software per i nostri Clienti.

Che l’attuale normativa sia perfettibile è pacifico, così come tutto quello che nasce dall’Uomo. L’attuale dinamica

legislativa mira in particolare a impedire l’applicazione di procedure contrarie allo spirito del legislatore, o peggio che si

prestino a sotterfugi fraudolenti. Insomma: le fatture rimangono fatture!

Ed è altrettanto pacifico che chi partecipa con costanza alla dinamica migliorativa può già da tempo procedere con la

Conservazione sostitutiva.

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Al prezzo di rimanere vigile e fare audit:

o applicare i giusti correttivi agli applicativi;

o confutare di continuo le istruzioni operative impartite al personale;

o misurare i tempi rispetto alle imposizioni per Legge;

o rispettare le scadenze imposte;

o prevenire l’obsolescenza tecnologica;

o dare osservanza ai processi amministrativi.

Tutte responsabilità che richiedono investimenti, conoscenza, costanza e competenza.

E’ da questa posizione che rassereniamo i nostri Clienti e lo facciamo per punti:

1. Progetti

DocFlow ha assunto e mantiene la chiara responsabilità contrattuale della completa conformità alla normativa sulla

conservazione sostitutiva delle piattaforme rilasciate a seguito dei progetti condotti. La responsabilità è riferita alla

data di avvenuto rilascio della piattaforma.

2. Servizi

DocFlow ha assunto e mantiene la chiara responsabilità contrattuale della completa conformità delle procedure, dei

task e delle istruzioni operative impartite al proprio personale per l’esecuzione del servizio di conservazione

sostitutiva. La responsabilità è estesa senza soluzione di continuità per tutta la durata del rapporto di fornitura.

3. Effective Care DocFlow ha assunto e mantiene la chiara responsabilità contrattuale della completa conformità delle piattaforme,

delle procedure, dei task e delle istruzioni operative impartite al personale preposto dal Responsabile della

Conservazione alle operazioni di conservazione sostitutiva, in tutti quei casi di attivazione del servizio di Effective

Care. La responsabilità è estesa senza soluzione di continuità per tutta la durata del rapporto e si concretizza nel

monitoraggio costante delle evoluzioni normative, organizzative e di processo che possono avere impatti sul rispetto

della Legge.

4. Audit DocFlow esegue audit presso le Aziende che hanno adottato il regime di conservazione sostitutiva, al fine di

certificarne la conformità e/o evidenziarne le lacune e identificare i correttivi. L’affiancamento è costante fino alla

effettiva rimozione delle difformità e all’ottenimento della certificazione completa.