Il report di progetto

• Perché scrivere il report del progetto?

• Chi sono i destinatari del report?

• Quali sono i diversi tipi di report?

• Come dovrebbe essere organizzato un report

• Come semplificare la redazione di un report

Perché scrivere il report di progetto?

Alcune motivazioni:

• perché ci viene richiesto• per imparare a mantenere memoria scritta di

quanto accade durante il progetto• per evidenziare successi ed insuccessi• per noi stessi, per dare organicità a quanto stiamo

realizzando

• per comunicare ai nostri responsabili i progressi del nostro impegno

• per confrontarci con gli altri ed incoraggiarli ad intraprendere progetti di miglioramento

• per determinare progetti futuri

• per valutare

• per la Direzione

Perché scrivere il report di progetto

• Il report non è qualcosa da considerare separato rispetto al progetto, ma una sua parte integrante

• Un progetto non è completo se le sue fasi non vengono monitorate. Il monitoraggio deve essere documentato e comunicato. Questa forma di comunicazione scritta è il report

Chi sono i destinatari del report?

• Il responsabile del progetto

• Il gruppo coinvolto nel progetto

• Il reponsabile dell’Unità Operativa

• La Direzione dell’Azienda

• I colleghi di altre Unità Operative/Dipartimenti

Chi sono i destinatari del report?

Il responsabile del progetto ed il gruppo di progetto sono i maggiori beneficiari dell’attività di report perché….

• le informazioni ed i dati che rimangono nella testa delle singole persone non sono organizzati

• le informazioni ed i dati eventualmente non rilevati possono essere identificati

• le attività di valutazione sono facilitate• si chiariscono le relazioni tra attività (input) e

risultati (output)• aiuta a produrre delle modifiche negli obiettivi,

nelle strategie e/o nelle attività in progetti futuri

A chi indirizzare ilreport

Principali vantaggi

Il responsabile delprogetto

Imparare abilità quali: organizzare le idee escriverle; identificare i punti di forza e didebolezza (che spesso rimangono inespressi senon scritti) i successi e gli insuccessi. Lo scriverein sé migliora le capacità di valutare.

Il gruppo di progetto Consente di “vedere” i progressi fatti.I risultati (raggiungimento degli obiettiviprefissati) infondono soddisfazione edincoraggiamento a migliorare

Il responsabile diUnità Operativa

E’ consapevole dei risultati raggiunti rispetto allerisorse impiegate

La Direzioneaziendale

Può beneficiare di informazioni utili ad attività dipianificazione. Migliora l’immagine dell’Azienda

I colleghi di altreUnità Operative

Imparano che realizzare un progetto è possibile esono incoraggiati ad impegnarsi in progetti dimiglioramento

• Quando si scrive un report bisogna quindi pensare a tutti questi soggetti come potenziali destinatari

Quali sono i diversi tipi di report?

In generale:

l’attenzione va focalizzata sui risultati delle

attività e non sulle attività svolte

In particolare:

vi sono fondamentalmente due tipologie di

report:

a) i report periodici sull’andamento del progetto

b) il report finale di progetto

Il report periodico

• E’ un documento redatto dal responsabile di progetto utile a monitorare l’andamento del progetto stesso

• Va ancorato alle criticità evidenziate nel progetto in fase di pianificazione: queste costituiscono infatti i punti intermedi di controllo che sono chiaramente verificabili da parte di terzi

Il report periodico

• Evidenziare le criticità a priori serve a valutare lo stato di avanzamento di un progetto ed è determinanti per il rispetto della cornice temporale definita in fase di pianificazione.

• Se le criticità evidenziate subiscono degli slittamenti temporali, ciò rappresenta un segnale negativo per il rispetto dei tempi previsti dal progetto

Il report periodico

• Il report periodico è il canale di comunicazione tra il responsabile del progetto ed il gruppo di lavoro

• La stesura del report periodico prevede un passaggio intermedio, una sua discussione all’interno del gruppo di lavoro. Serve quindi a tenere unito il gruppo di lavoro e ad evitare equivoci, incomprensioni ed insoddisfazioni

Il report periodicoGli elementi fondamentali per redigere un report periodico

sono:• obiettivi ed attività relativi al periodo preso in

considerazione (cfr. diagramma di Gantt)• indicatori che testimoniano il raggiungimento degli

obiettivi rispetto agli standard attesi nel periodo di riferimento

• stato di avanzamento del progetto rispetto alle criticità evidenziate

• eventuali scostamenti tra quanto pianificato e quanto realizzato e relative motivazioni

• valutazioni e strategie per le successive fasi del progetto

Il report periodico

La frequenza del report periodico varia in relazione alla dimensione del progetto.

In ogni caso è un’attività che andrebbe pianificata in corrispondenza delle criticità evidenziate nel progetto e a supporto delle riunioni del gruppo di progetto

Il report finale

La redazione di un report finale di progetto sarà facilitata:

• dalla predisposizione di un documento preliminare che rappresenterà il piano del progetto

• dall’utilizzo di un archivio di progetto in cui conservare i report periodici e la relativa documentazione

Il report finale

Il piano di progetto semplificherà il report finale perché potrà essere usato sia come schema di riferimento che come check list di controllo

Schema generale per la presentazione di un progetto/redazione di un report

1. Titolo del progetto, responsabile del progetto, data di redazione del report

2. Introduzione3. Definizione del problema (che cosa ha portato

all’identificazione del problema/opportunità ed alla decisione di predisporre un progetto ad esso dedicato)

4. Obiettivi (quali sono gli obiettivi da raggiungere nel progetto?)

5. Piano di azione- quali sono le attività da svolgere; - quali sono i tempi di queste attività;

- quali risorse sono richieste perché il progetto funzioni;

- quali di queste sono disponibili e possono essere utilizzate;

- qual è il personale impegnato nel progetto;

- quali report verranno preparati, quanto spesso, per chi;

- quali sono i canali di comunicazione;

- quali sono i risultati previsti di queste attività;

- quali sono le principali criticità;

- come viene verificato lo svolgimento delle attività ed il raggiungimento degli obiettivi;

6. Monitoraggio e valutazione

- quali dati andranno raccolti sistematicamente

- quali sono gli indicatori stabiliti per i vari obiettivi

- chi monitorerà ed analizzerà i dati del progetto, con quale frequenza

- quando sono previste le valutazioni e chi vi parteciperà

7. Costi (se possibile)

8. Allegati (eventuale documentazione, numerata e titolata)

Il report finale

Un’interessante integrazione allo schema proposto è costituita dalla descrizione dei risultati raggiunti che non erano stati previsti in fase di pianificazione

Report finale: suggerimenti per scrivere un report efficace

Un buon report di progetto è un report che viene letto

Report finale: suggerimenti per scrivere un report efficace

Per far sì che un report venga letto bisogna sapere

• chi lo leggerà

• quali sono i motivi per cui lo leggerà

• cosa i destinatari del report vogliono sapere sul progetto

Report finale: suggerimenti per scrivere un report efficace

E’ più facile che un report di alcune pagine venga letto rispetto ad un report molto lungo.