IL PROJECT MANAGEMENT

• Scopi e campi di applicazione• La pianificazione del progetto• Le tecniche di pianificazione del progetto• Le tecniche di pianificazione dei tempi• La gestione e il controllo del progetto• Strumenti per il p.m.

DEFINIZIONE DI PROJECT MANAGEMENT

• Il P.M. è un sistema gestionale volto a raggiungere determinati risultati attraverso uno sforzo organizzato e l’impiego efficace delle risorse necessarie.

• Si realizza attraverso un processo continuo di pianificazione e controllo

DEFINIZIONE DI PROGETTO

• È una “impresa” temporanea rivolta al raggiungimento di un obiettivo

• È uno sforzo complessivo, che ha un inizio e una fine

• È una iniziativa originale e non ripetitiva

E’ CARATTERIZZATO DA:

• Un obiettivo da raggiungere• Un inizio – pianificato – una durata –

pianificata – una conclusione – pianificata• Attività da svolgere• Risorse da impiegare• Specifiche responsabilità• Costi preventivi e consuntivi• Tempi preventivati e tempi effettivi

DOVE TROVA APPLICAZIONE

• Nelle imprese di ingegneria e impiantistica• Nelle aziende di produzione e servizi• In TUTTE le aziende per la conduzione di

progetti come:1. Cambio di sede2. Installazione di un nuovo sistema informativo3. Riorganizzazione4. Progetti di miglioramento…..

Mercato che chiede capacità di gestire progetti complessi in tempi

rapidi

• Pianificare costi e tempi – con margini accettabili -

• Controllare l’avanzamento• Reagire tempestivamente• Gestire più progetti o gestire la

sovrapposizione

METODO PER SUPERARE LE CAUSE RICORRENTI DI

GESTIONE POCO EFFICACE• Obiettivi poco realistici ( ottimistici )• Pianificazione imprecisa• Risorse insufficienti• Responsabilità non individuate• Procedure poco chiare• Controllo carente• Conflitti tra i soggetti coinvolti• Obiettivi mutevoli

LO SFORZO DI PIANIFICAZIONE

Deve iniziare dalle primissime fasi del progetto:

1. Le decisioni prese nelle prime fasi sono quelle che hanno maggiore influenza sullo svolgimento del progetto

2. L’accelerazione di un progetto in ritardo comporta maggiori costi

3. I costi aumentano esponenzialmente

LE PRINCIPALI FASISi articola in 2 fasi fondamentali :

1. PIANIFICAZIONE• Avviamento • W.b.s. – struttura di scomposizione del

progetto• Pianificazione dei costi, dei tempi, delle

prestazioni tecniche• Pianificazione multi progetto

LE PRINCIPALI FASI

Si articola in 2 fasi fondamentali:1. CONTROLLO• Controllo dei tempi, dei costi, delle

finanze• Valutazioni e decisioni al termine di ogni

fase, per approdare alla fase successiva• Reporting• Valutazione finale del progetto

FORME ORGANIZZATIVE PER IL P.M.

• ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONI:tipica dei casi in cui i progetti sono poco frequenti

• ORGANIZZAZIONE A MATRICE: in cui alle funzioni si sovrappongono responsabilità di progetto orizzontali; tipica dei casi in cui sono frequenti

• PER PROGETTI: tipica dei casi in cui l’attività è costituita unicamente da progetti

ORGANIZZAZIONE A MATRICE• Interseca responsabilità “verticali” con

responsabilità “orizzontali”.• È necessario equilibrare esigenze,

responsabilità e priorità tra obiettivi di funzione con quelli di progetto

QUINDI• Il Project Manager deve stabilire “cosa” e

“quando” e i Responsabili di funzione “chi” e “come” , entro obiettivi di tempo e di costo, utilizzando le risorse necessarie

REALTA’ COMPLESSE, RUOLI MOLTEPLICI

• Direzione generale: stabilisce i progetti, le risorse, valuta periodicamente

• Responsabili di funzione: mettono a disposizione risorse umane, mediando tra propri obj e obj del progetto

• Team di progetto : struttura temporanea• Project manager: responsabile del

progetto

REQUISITI DEL PROJECT MANAGER

• Esperienza nel settore e conoscenze tecniche

• Capacità relazionali per la creazione del team

• Capacità di persuadere e di imporsi• Capacità di risolvere i conflitti• Capacità di comunicare• Capacità di costruire relazioni

REQUISITI DEL PROJECT MANAGER

• Capacità di decidere considerando le esigenze degli individui

• Capacità di capire e rispettare le persone in funzione delle circostanze

• Capacità di usare il “potere” per premiare o punire

• Capacità organizzative• Conoscenza delle metodologie• Flessibilità e spirito di adattamento

SITUAZIONI CONFLITTUALI

Possono essere ridotte o superate attraverso:• Prevenzione basata su pianificazione e

controllo di avanzamento• Chiara definizione di responsabilità• Informazione tempestiva sull’avanzamento • Collegialità nelle decisioni importanti• Pronto intervento nelle situazioni di crisi

SCOMPOSIZIONE DEL PROGETTO

• W.b.s.:aiuta a scomporre il progetto nei diversi compiti necessari

• Si inizia con la costruzione di un “albero” per descrivere il progetto

• Lo si scompone nelle fasi principali di realizzazione

• si assegna la responsabilità per ciascun compito

• Si aggiorna in caso di variazioni

Impianto di condizionamento

Lavorazioni di officina

Progettazione

Riesame del progetto

Disegni

Progetto di massima

Rilievi

Calcoli

Taglio/piegatura canali

Taglio/piegatura tubi

Verniciatura tubi

Spedizione

Montaggio tubi

Gruppo refrigerante

Coibentazione tubi

Montaggio canali

Quadro elettr./cablaggi

Messa in funzione

Collaudo

Addestramento

Nuovo Impianto

DEFINIZIONE DEL BUDGET

Il budget stabilisce i costi previsti e comprende:

1. Costi diretti, attribuibili ai singoli compiti ( progettazione, lavorazione, installazione, trasporti etc )

2. Costi indiretti, attribuibili all’intero progetto ( coordinamento, garanzie, penalità,commissioni etc )

RISERVA OPERATIVA DEL BUDGET

PIANIFICAZIONE DEI TEMPI

È importante stabilire le tempistiche dei diversi compiti per :

1. Allocare le risorse le risorse nei tempi in cui sono richieste

2. Consentire al team di lavorare con efficacia

3. Consentire il controllo continuo dell’avanzamento

PREVEDERE UNA RISERVA OPERATIVA

DEFINIRE EVENTI CHIAVE

Gli eventi chiave identificano:1. I momenti di completamento di parti

significative2. I momenti in cui avvengono – eventuali –

passaggi di responsabilità3. I principali traguardi 4. I punti intermedi di controllo

IL PIANO

• CHE COSA?Quali obiettivi? Con quali fasi intermedie?

• QUANDO? IN QUANTO TEMPO?• QUANTO COSTA?• CHI? Numero ideale• CHIUSURA?

PIANIFICAZIONE FINANZIARIA

• Il piano finanziario è basato sull’analisi dei flussi di cassa, cioè dei costi da sostenere e sulle entrate previste, secondo quanto stabilito dal budget

• Evidenzia l’esposizione finanziaria nel corso del progetto

• L’esposizione dovrebbe essere strutturata posticipando le spese più consistenti

PIANIFICAZIONE DEI TEMPIGANTT: primo strumento per razionalizzare: sviluppato

negli anni ’20• Definire la programmazione di un progetto

immettendo le azioni e le relative durate.• Impostare relazioni sequenziali fra le azioni , in

modo da controllare gli effetti della modifica della durata di un'attività sulle date di inizio e fine di altre attività e sulla data di fine del progetto.Assegnare personale e altre risorse alle azioni.

• Verificare lo stato di avanzamento dei lavori confrontando le date programmate con le date effettive di inizio e fine e controllando la percentuale di completamento di ogni attività

Program Evaluation ReviewTechnique• Nasce negli anni ’50 in ambito militare• Tecnica di pianificazione che consiste

nella precisazione di un grafico i cui nodi rappresentano attività da svolgere

• Rappresenta le relazioni tra le parti del progetto

CONTROLLO

• Controllo di avanzamento• Riunioni di valutazione di avanzamento• Controllo dei tempi• Controllo dei costi• Controllo prestazioni tecniche• Azioni correttive• reporting

CHIUSURA DEL PROGETTO

• Completamento dei compiti• Aggiornamento finale della

documentazione tecnica• Consegna formale con collaudo e

accettazione formale• Scioglimento del team• Pagamento IL P.M. HA LA RESPONSABILITA’ DELLA

CHIUSURA