IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ON LINE: REQUISITI, METODI E STRUMENTI

Prof. Stefano Pigliapoco

s.pigliapoco@fastnet.it

Università degli Studi di MacerataUniversità degli Studi di Macerata

Laboratorio di Informatica DocumentaleLaboratorio di Informatica Documentale

DIEFDIEF

Codice dell’amministrazione digitale

¤ Il codice dell’amministrazione digitale (Co.A.Di.), contenuto nel D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, che entrerà in vigore il 1 gennaio 2006, riconosce ai cittadini e alle imprese alcuni diritti fondamentali:• [art. 4, c. 2]: il diritto di trasmettere ogni atto e documento alle

pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione

• [art. 47 del CO.A.DI]: Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza

Re-engineering dei procedimenti

¤ [art. 12, c. 5 e art. 15, c. 2 del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni provvedono a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese

¤ [art. 41 del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi

previsti dalla normativa vigente.

Fasi di un procedimento on line

¤ Autenticazione dell’utente e autorizzazione all’accesso

¤ Compilazione e sottoscrizione di istanze informatiche

¤ Pagamento di eventuali oneri con sistemi elettronici

¤ Trasmissione dei documenti/istanze per via telematica

¤ Protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti

¤ Gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi

¤ Archiviazione e conservazione dei fascicoli informatici

Autenticazione on line degli utenti

¤ [art. 64, c. 3 del Co.A.Di.]: a decorrere dal 31 dicembre 2007 non sarà più consentito l'accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni con strumenti diversi dalla carta d'identità elettronica (CIE) e dalla carta nazionale dei servizi (CNS)

¤ Le procedure e le regole tecniche per l’emissione della CNS sono definite nel DPR 2 marzo 2004, n. 117, oltre che nel decreto interministeriale 9 dicembre 2004 e nell’art. 66 del Co.A.Di.; quelle relative alla carta d’identità elettronica e al documento d’identità elettronico, invece, sono contenute nel DPCM 22

ottobre 1999, n. 437.

Autenticazione on line degli utenti

¤ Per carta nazionale dei servizi (CNS) si intende il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni

¤ L’art. 2, c. 1, del DPR 2 marzo 2004, n. 117, recante il regolamento per la diffusione della carta nazionale dei servizi, specifica che «la carta nazionale dei servizi, in attesa della carta d’identità elettronica, è emessa dalle pubbliche amministrazioni interessate al fine di anticipare le funzioni di accesso ai servizi in rete delle pubbliche amministrazioni». Il c. 3 dello stesso articolo sottolinea che la CNS deve essere rilasciata in alternativa alla CIE e non in aggiunta, proprio perché le funzionalità della prima sono incluse nella seconda.

Presentazione istanze per via telematica

¤ [Art. 65, c. 1 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica sono valide se:• sono sottoscritte mediante la firma digitale;• quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso

della CIE o della CNS (nei limiti stabiliti da ciascuna amministrazione);

¤ [Art. 65, c. 2 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni inviate con queste modalità sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento

Posta elettronica certificata

¤ Certezza sulla provenienza dei messaggi

¤ Canali di comunicazione sicuri

¤ Garanzia dell’integrità dei messaggi

¤ Blocco delle comunicazioni che contengono virus informatici

¤ Certificazione della spedizione e della consegna

¤ Avviso di mancato recapito

¤ Log dei messaggi

¤ Compatibilità con la posta elettronica ordinaria

Posta elettronica certificata

¤ [Art. 6, c. 1 e 2, del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al D. Lgs. 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Tali disposizioni si applicano anche alle pubbliche amministrazioni regionali e locali salvo che non sia diversamente stabilito

¤

Posta elettronica certificata

¤ [Art. 4 del D. Lgs. n. 68/05]: i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati. (….)

¤ [DPCM 31 ottobre 2000] Le Pubbliche amministrazioni dichiarano l’indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale all’atto dell’iscrizione all’IPA

Sistemi di pagamento elettronici

¤ I sistemi di pagamento elettronici sono indispensabili per la corresponsione degli oneri dovuti all’atto della presentazione di determinate istanze (ad esempio, per il pagamento dell’imposta di bollo o per la fruizione di particolari servizi).

¤ Ai sensi dell’art. 5, c. 1, del Co.A.Di., almeno le amministrazioni centrali e periferiche dello Stato dovranno attivare tali sistemi di pagamento a decorrere dal 30 giugno 2007

Il sistema di protocollo informatico

¤ deve:• integrarsi con il servizio di posta elettronica certificata• consentire la verifica delle firme elettroniche;• gestire le ricevute di ritorno, collegandole ai messaggi a cui si

riferiscono• gestire le situazioni anomale• consentire la formazione dei fascicoli informatici e la gestione

integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi

Gestione integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi

Archiviazione ottica e conservazione

¤ Il legislatore italiano si è orientato sul metodo della migrazione, emanando la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico

¤ Per l’archiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione digitale che consenta la registrazione mediante la tecnologia laser (Worm, CD-R, magneto-ottici, DVD). Tuttavia, è consentito l’impiego di supporti anche non ottici purché siano idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali

Formazione del personale

¤ E’ necessario prevedere un’intensa attività di formazione rivolta:• ai Dirigenti, ai Responsabili dei procedimenti amministrativi e

agli Organi di Governo;• al personale del Servizio Archivistico;• al personale cui compete lo svolgimento dei procedimenti

amministrativi;

• al personale del Servizio Sistemi Informativi.