““Il pre-audit come metodologia di Il pre-audit come metodologia di controllo per il rilascio delle certificazioni controllo per il rilascio delle certificazioni e dello status agli operatori autorizzatie dello status agli operatori autorizzati””

Genova, 19 febbraio 2008Genova, 19 febbraio 2008

PresentazionePresentazione

Dott.ssa Manuela TealdoDott.ssa Manuela Tealdo

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Il pre-audit: attività necessariaIl pre-audit: attività necessaria

Per ottenere le informazioni relative alPer ottenere le informazioni relative al grado di rischio doganale e di grado di rischio doganale e di sicurezza dell’operatore sicurezza dell’operatore ai fini ai fini della concessione delle semplificazioni della concessione delle semplificazioni o agevolazioni doganali:o agevolazioni doganali:

A) nella A) nella fase preventiva al rilasciofase preventiva al rilascio dello statusdello status (pre-audit) (pre-audit)

B) B) dopo il rilascio status dopo il rilascio status (post-(post-audit)audit)

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Valutazione degli operatori Valutazione degli operatori economicieconomici

metodo COMPACT AEO metodo COMPACT AEO (TAXUD 2006/1452)(TAXUD 2006/1452)

1.1. approccio globale di valutazione approccio globale di valutazione del rischio dell’operatoredel rischio dell’operatore

2.2. metodo della mappatura dei metodo della mappatura dei rischi doganalirischi doganali

3.3. rischi potenziali e rischi effettivirischi potenziali e rischi effettivi

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Mappatura dei RischiMappatura dei Rischi

Fase 1: capire l’attività dell’operatoreFase 1: capire l’attività dell’operatore

Fase 2: chiarire gli obiettiviFase 2: chiarire gli obiettivi

Fase 3: identificare i rischi (potenziali Fase 3: identificare i rischi (potenziali ed effettivi)ed effettivi)

Fase 4: valutare i rischi (probabilità e Fase 4: valutare i rischi (probabilità e impatto)impatto)

Fase 5: rispondere ai rischi (accettare, Fase 5: rispondere ai rischi (accettare, trattare, trasferire, eliminare)trattare, trasferire, eliminare)

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Il pre-auditIl pre-audit

Si basa su check list riguardanti i i basa su check list riguardanti i seguenti settoriseguenti settori:

informazioni aziendainformazioni azienda precedenti e rispetto normativaprecedenti e rispetto normativa sistema contabile e logistico sistema contabile e logistico

aziendaleaziendale solvibilità finanziariasolvibilità finanziaria requisiti di sicurezzarequisiti di sicurezza

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I criteriI criteriCriteri da soddisfare AEOC AEOS AEOF

1. Compliance doganale X X X

2. Solvibilità Finanziaria X X X

3. Appropriati Standard di Tenuta delle Registrazioni contabili

X X X

4. Standard in Materia di Sicurezza X X

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Adeguata e comprovata Adeguata e comprovata osservanza degli obblighi doganaliosservanza degli obblighi doganali

Nel corso degli ultimi 3 anni non è stata Nel corso degli ultimi 3 anni non è stata commessa un’infrazione grave o infrazioni commessa un’infrazione grave o infrazioni ripetute alla regolamentazione doganale ripetute alla regolamentazione doganale da parte di:da parte di:

il richiedenteil richiedente le persone responsabili della società del le persone responsabili della società del

richiedente o che ne esercitano il controllo richiedente o che ne esercitano il controllo della gestionedella gestione

il rappresentante legale in materia il rappresentante legale in materia doganaledoganale

La persona responsabile delle questioni La persona responsabile delle questioni doganali della società del richiedentedoganali della società del richiedente

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Soddisfacente sistema delle scritture Soddisfacente sistema delle scritture commerciali e dei trasporti che consenta commerciali e dei trasporti che consenta

adeguati controlli doganaliadeguati controlli doganali

a)a) sistema contabile compatibile con i principi sistema contabile compatibile con i principi contabili e che faciliti i controlli doganali contabili e che faciliti i controlli doganali mediante auditmediante audit

b)b) Permettere l’accesso fisico ed elettronico alla Permettere l’accesso fisico ed elettronico alla scritture doganali e dei trasportiscritture doganali e dei trasporti

c)c) sistema logistico che permetta di distinguere le sistema logistico che permetta di distinguere le merci comunitarie dalle merci non comunitariemerci comunitarie dalle merci non comunitarie

d)d) organizzazione amministrativa adeguata al tipo, organizzazione amministrativa adeguata al tipo, alla dimensione dell’impresa e al flusso di merci alla dimensione dell’impresa e al flusso di merci trattato e un sistema di controllo interno che trattato e un sistema di controllo interno che permetta di individuare le transazioni illegali o permetta di individuare le transazioni illegali o fraudolentefraudolente

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Soddisfacente sistema delle scritture Soddisfacente sistema delle scritture commerciali e dei trasporti che consenta commerciali e dei trasporti che consenta

adeguati controlli doganaliadeguati controlli doganali

e)e) Procedure che permettano di gestire le licenze e Procedure che permettano di gestire le licenze e le autorizzazioni relative alle misure di politica le autorizzazioni relative alle misure di politica commerciale o agli scambi di prodotti agricolicommerciale o agli scambi di prodotti agricoli

f)f) Procedure soddisfacenti di archiviazione delle Procedure soddisfacenti di archiviazione delle scritture e delle informazioni dell’impresa e di scritture e delle informazioni dell’impresa e di protezione contro la perdita dei datiprotezione contro la perdita dei dati

g)g) Assicurare che i dipendenti siano consapevoli Assicurare che i dipendenti siano consapevoli della necessità di informare le autorità doganali in della necessità di informare le autorità doganali in caso di difficoltà nell’ottemperare alle norme caso di difficoltà nell’ottemperare alle norme doganalidoganali

h)h) Protezione del sistema informatico contro Protezione del sistema informatico contro qualsiasi manipolazione non autorizzata qualsiasi manipolazione non autorizzata (compresa la perdita dei dati)(compresa la perdita dei dati)

1010

Comprovata solvibilità finanziariaComprovata solvibilità finanziaria

Per solvibilità finanziaria si intende Per solvibilità finanziaria si intende una situazione sana, sufficiente per una situazione sana, sufficiente per permettere al richiedente di permettere al richiedente di adempiere alle proprie obbligazioni, adempiere alle proprie obbligazioni, tendendo conto delle caratteristiche tendendo conto delle caratteristiche del tipo di attività commerciale.del tipo di attività commerciale.

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Appropriate norme di sicurezzaAppropriate norme di sicurezza Edifici costruiti con materiali che offrano Edifici costruiti con materiali che offrano

resistenza contro l’accesso non autorizzato resistenza contro l’accesso non autorizzato e forniscano protezione contro le intrusioni e forniscano protezione contro le intrusioni illeciteillecite

Misure di controllo per prevenire un Misure di controllo per prevenire un accesso illegale alle zone di spedizione, accesso illegale alle zone di spedizione, alle banchine di carico e alle zone di alle banchine di carico e alle zone di trasportotrasporto

Protezione delle merci contro Protezione delle merci contro l’introduzione, la sostituzione o la perdita l’introduzione, la sostituzione o la perdita di materiali e l’alterazione di unità di di materiali e l’alterazione di unità di trasportotrasporto

1212

Appropriate norme di sicurezzaAppropriate norme di sicurezza Se del caso, applicazione di procedure per Se del caso, applicazione di procedure per

garantire la gestione delle licenze di garantire la gestione delle licenze di importazione/esportazione di merci importazione/esportazione di merci sottoposte a divieti o restrizionisottoposte a divieti o restrizioni

Applicazione di misure per individuare Applicazione di misure per individuare chiaramente i partners commercialichiaramente i partners commerciali

Indagini di sicurezza presso lavoratori Indagini di sicurezza presso lavoratori dipendenti che occuperanno posti sensibili dipendenti che occuperanno posti sensibili sotto l’aspetto della sicurezza sotto l’aspetto della sicurezza

partecipazione del personale ai programmi partecipazione del personale ai programmi di sensibilizzazione alla sicurezza di sensibilizzazione alla sicurezza

1313

Il pre-auditIl pre-audit Il numero di ore che occorrono per svolgere un Il numero di ore che occorrono per svolgere un

audit OEA dipende da vari fattori:audit OEA dipende da vari fattori: la portata e la complessità delle operazioni la portata e la complessità delle operazioni

del richiedentedel richiedente la preparazione e la documentazionela preparazione e la documentazione le informazioni e le autorizzazioni esistenti in le informazioni e le autorizzazioni esistenti in

possesso delle autorità doganalipossesso delle autorità doganali eventuale necessità di consultazioni tra le eventuale necessità di consultazioni tra le

autorità doganali o altre autorità pubblicheautorità doganali o altre autorità pubbliche la preventiva compilazione del Questionario la preventiva compilazione del Questionario

di Autovalutazionedi Autovalutazione

1414

Il Questionario di Auto-valutazioneIl Questionario di Auto-valutazione

La compilazione è facoltativaLa compilazione è facoltativa Permette agli operatori di valutare lo Permette agli operatori di valutare lo

stato di adeguamento della propria stato di adeguamento della propria struttura agli standard fissati dalle struttura agli standard fissati dalle norme comunitarienorme comunitarie

Riduce i tempi necessari all’Autorità Riduce i tempi necessari all’Autorità Doganale per effettuare il Pre-AuditDoganale per effettuare il Pre-Audit

Consente una migliore Consente una migliore organizzazione dell’attività di Auditorganizzazione dell’attività di Audit

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Questionario di Auto-ValutazioneQuestionario di Auto-Valutazione

Sezione 1- Informazioni sull’operatoreSezione 1- Informazioni sull’operatore Caratteristiche organizzativeCaratteristiche organizzative Organizzazione internaOrganizzazione interna Volume di affariVolume di affari Informazioni sulle materie doganaliInformazioni sulle materie doganali

1616

Questionario di Auto-ValutazioneQuestionario di Auto-Valutazione

Sezione 2 - Osservanza degli obblighi Sezione 2 - Osservanza degli obblighi doganalidoganali

Osservanza. PrecedentiOsservanza. Precedenti Informazioni di intelligenceInformazioni di intelligence

1717

Questionario di Auto-ValutazioneQuestionario di Auto-Valutazione

Sezione 3 – Sistema logistico e contabileSezione 3 – Sistema logistico e contabile Traccia di auditTraccia di audit Sistema contabile e logisticoSistema contabile e logistico Sistema di controllo internoSistema di controllo interno Flusso delle merciFlusso delle merci Effettuazione delle dichiarazioni doganali e uso Effettuazione delle dichiarazioni doganali e uso

di agenti doganalidi agenti doganali Procedure di back up, recupero, riserva e Procedure di back up, recupero, riserva e

archiviazionearchiviazione Sicurezza informatica – protezione del sistema Sicurezza informatica – protezione del sistema

informaticoinformatico Sicurezza informatica – sicurezza documentaleSicurezza informatica – sicurezza documentale

1818

Questionario di Auto-ValutazioneQuestionario di Auto-Valutazione

Sezione 4 – Solvibilità finanziariaSezione 4 – Solvibilità finanziaria Bilanci degli ultimi 3 anniBilanci degli ultimi 3 anni Bilancio provvisorio dell’esercizio in Bilancio provvisorio dell’esercizio in

corsocorso Valutazione dei revisori contabiliValutazione dei revisori contabili Rating delle bancheRating delle banche

1919

Questionario di Auto-ValutazioneQuestionario di Auto-Valutazione

Sezione 5 – Requisiti di sicurezzaSezione 5 – Requisiti di sicurezza Valutazione della sicurezza effettuata dal richiedente Valutazione della sicurezza effettuata dal richiedente Sicurezza fisicaSicurezza fisica Unità di caricoUnità di carico Processi logisticiProcessi logistici Merci in entrataMerci in entrata Custodia delle merciCustodia delle merci Produzione della merceProduzione della merce Carico della merceCarico della merce Requisiti di sicurezza nei confronti dei fornitori Requisiti di sicurezza nei confronti dei fornitori Sicurezza personaleSicurezza personale Servizi esterniServizi esterni

Come usare le linee guida e il Modello Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450)Compact (TAXUD 2006/1450)

Le linee guida hanno anzitutto lo scopo di Le linee guida hanno anzitutto lo scopo di aiutare le Amministrazioni doganali nella verifica aiutare le Amministrazioni doganali nella verifica del rispetto dei criteri e degli standard stabiliti e del rispetto dei criteri e degli standard stabiliti e gli operatori economici a conoscersi ed, gli operatori economici a conoscersi ed, eventualmente, ad attrezzarsi al rispetto di tali eventualmente, ad attrezzarsi al rispetto di tali criteri;criteri; Le linee guida hanno altresì lo scopo di Le linee guida hanno altresì lo scopo di rendere omogeneo l’approccio all’analisi dei rendere omogeneo l’approccio all’analisi dei rischi nei vari Stati membri al fine di garantire rischi nei vari Stati membri al fine di garantire che lo stesso rischio sia trattato allo stesso che lo stesso rischio sia trattato allo stesso modo.modo.

2121

Come usare le linee guida e il Modello Compact Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450)(TAXUD 2006/1450)

Sono utilizzate dagli Auditors dell’Agenzia Sono utilizzate dagli Auditors dell’Agenzia delle Dogane per valutare l’operatore;delle Dogane per valutare l’operatore;

Sono pubbliche;Sono pubbliche;

Riguardano gli stessi aspetti considerati nel Riguardano gli stessi aspetti considerati nel Questionario di Auto-valutazione;Questionario di Auto-valutazione;

2222

Come usare le linee guida e il Modello Compact Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450)(TAXUD 2006/1450)

indicatoreindicatore

descrizione dei rischidescrizione dei rischi

punti da esaminarepunti da esaminare

eventuali riferimenti a norme riconosciute a eventuali riferimenti a norme riconosciute a livello internazionale: ISO 9001:2001livello internazionale: ISO 9001:2001

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Importante!!Importante!!

L’operatore non deve rispondere ad ogni L’operatore non deve rispondere ad ogni singola richiesta se l’informazione è già in singola richiesta se l’informazione è già in possesso dell’Amministrazione o non è possesso dell’Amministrazione o non è pertinente in relazione alla specifica pertinente in relazione alla specifica situazione dell’operatore.situazione dell’operatore.

Ci sono modi diversi per rispettare i criteri Ci sono modi diversi per rispettare i criteri stabiliti nel questionario: lo stesso criterio stabiliti nel questionario: lo stesso criterio può essere soddisfatto con mezzi e metodi può essere soddisfatto con mezzi e metodi differenti. differenti. L’importante che i mezzi e i L’importante che i mezzi e i metodi adottati siano adeguati metodi adottati siano adeguati all’obiettivo fissato.all’obiettivo fissato.

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Esito del pre-audit :Esito del pre-audit : 3 possibilità operative 3 possibilità operative

1.1. non ci sono rischi rimanenti o i non ci sono rischi rimanenti o i rischi rimanenti possono rischi rimanenti possono essere coperti efficacemente essere coperti efficacemente mediante misure di controllo mediante misure di controllo aggiuntive. aggiuntive.

Lo status di AEO può Lo status di AEO può essere concessoessere concesso

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Esito del pre-auditEsito del pre-audit

2.2. Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi rimanenti sono troppo grandi per rimanenti sono troppo grandi per essere coperti efficacemente mediante essere coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive e misure di controllo aggiuntive e l'operatore non può (o non è disposto l'operatore non può (o non è disposto a) introdurre misure per migliorare a) introdurre misure per migliorare l'organizzazione amministrativa e il l'organizzazione amministrativa e il sistema di controllo interno. sistema di controllo interno.

Lo status non viene concessoLo status non viene concesso

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Esito del pre-auditEsito del pre-audit3.3. Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi

rimanenti sono troppo grandi per essere rimanenti sono troppo grandi per essere coperti efficacemente mediante misure di coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive, ma l'operatore è controllo aggiuntive, ma l'operatore è disposto ad avviare azioni di miglioramento disposto ad avviare azioni di miglioramento dell'organizzazione amministrativa e del dell'organizzazione amministrativa e del sistema di controllo interno.sistema di controllo interno.

Non è possibile concedere lo status Non è possibile concedere lo status immediatamente, ma soltanto dopo immediatamente, ma soltanto dopo che l’operatore ha introdotto azioni di che l’operatore ha introdotto azioni di miglioramento. miglioramento. Tali misure devono Tali misure devono essere controllate dalle dogane in un essere controllate dalle dogane in un (secondo) pre-audit(secondo) pre-audit

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““GRAZIE PER LA VOSTRA GRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONE”ATTENZIONE”