Il Codice dell’Amministrazione Digitale: Vincoli ed Opportunitá per la Pubblica Amministrazione Locale e per i Dottori Commercialisti

Impatto del Codice sui Flussi dei Sistemi Informativi dell’Amministrazione Pubblica

27.06.05 Antonio Grasso

Ambito di Applicazione

Le Pubbliche Amministrazioni (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)

I privati (parziale) I gestori di servizi pubblici Gli organismi di diritto pubblico

I Diritti dei Terzi

Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3) Diritto all'accesso e all'invio di documenti

digitali (art. 4) Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in

forma digitale (art. 5) Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione

pubblica per e-mail (art. 6) Diritto alla qualità del servizio e alla misura

della soddisfazione (art. 7) Diritto alla partecipazione (art. 8) Diritto a fruire online di tutti i moduli e i

formulari validi e aggiornati (art. 58)

Gli Obblighi delle PA

Documento informatico (artt. 17 e segg.; artt. 37; artt. 42 e segg.; artt. 46 e segg.)

Procedimento e fascicolo informatico (art. 41)

Riorganizzazione Strutturale e Gestionale (art. 15)

Riproduzione conservazione dei documenti (artt. 43 e 44)

Trasmissione informatica dei documenti (artt. 45 e segg.)

Disponibilità e Sicurezza dei Dati ed accesso telematico (artt. 50 – 51 – 52)

Sportelli attività produttive (art. 10)

Impatto generale del Codice

CO

DIC

EP

AD

IGIT

ALE

Tecnologia

Organizzazione

Relazioni con cittadini

Tras

pare

nza

Effi

cien

za

Le Aspettative della Digitalizzazione

Il Codice getta le basi per realizzare

una Pubblica Amministrazione che sia Più Efficiente che Elimini gli Sprechi ed in definitiva Costi Meno

Alcuni Vantaggi della Digitalizzazione

Riduzione dei Tempi Riduzione dei Costi Migliore Relazione con Cittadini Migliore Organizzazione Interna Facilità di ricerca e reperimento di

documenti/informazioni Aumento della Produttività del lavoro

L’Effetto e le Cause

AmministrazioneDigitale

Risorse Umane Organizzazione

Knowledge Management

Delega Funzionale

Tecnologia

Formalizzazione dei processi

Motivazione

Leadership

Team Group

Sistema Informativo

Network

Introduzione NuoveTecnologie

AggiornamentoTecnologico

Diffusione e condivisionedelle conoscenze

AggiornamentoFormativo

Database delleconoscenze

Unificazione deiformalismi

ControlloGestione

Organigramma e Funzionigramma

Alcuni Esempi

Analizzando ed Ottimizzando i Processi si ottiene una maggiore fluidificazione dell’Azione Amministrativa

Implementando un Sistema di Gestione Elettronica dei Documenti diviene più rapida la ricerca di documenti

Implementando un Sistema di Workflow Management si riducono notevolmente i tempi di completamento di un processo

Analogico vs Digitale

WEB

Utente CommessoRicezione Commesso Ufficio 2

Commesso

Posta

$

Altra PAPosta

Ufficio 2 Ufficio 3 Commesso UtenteRicezione

Procedimento Analogico

Server PA

INTRANET

Ufficio 1 Ufficio 2

SPC

$

Altra PA

Ufficio 3

$

Altra PA

Procedimento Digitale

Il Digitale Ideale

Active Directory / LDAPControllo Accessi con CNS o CIE

WorkFlow, Regole, Processi, Procedimenti

XML WebService - Disponibilità servizi SXXXX

XMLWebService

XMLWebService Business

Logic Layer

SportelloUnico

Protocollo

Altri Servizi

DataAccessLayer

Cittadini

Cittadini

Cittadini

System Integration

Fruizione Multimediale

Cittadini

Packaging per trasmissione TV

PubblicaAmministrazione

Altre PA

Storage Documentale

DataBase

XML WebService - Disponibilità servizi SXXXX

RegoleRegole

Operatori

Cittadini

Fruizione dei servizi via TV con Televideo o TDT

SPC – CAInteroperabilità

Erogazione UMTS/ WAP

Erogazione WEB

Call Center

FRUIZIONE

MULTICANALE

Impatto generale del Codice

CO

DIC

EP

AD

IGIT

ALE

Tecnologia

Organizzazione

Relazioni con cittadini

Tras

pare

nza

Effi

cien

za

Il Processo Interfunzionale

Processo di esempio

Fase Prima Fase seconda

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Fun

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Esempio di Procedimento 1

26/06/05

Procedimento per il pagamento

Funz

ione

Funz

ione

Funz

ione

Firma assegno da

ente autorizzante

stopstart

Richiedere autorizzazione

al CDA

Redigere lista pagamenti

Inoltro all’amm.ne ok al pagamento

Modalità di pagamento

si

Autorizzazione concessa?

Consegna assegno

si

Richiesta autorizzazione alla

direzione

no

Dispone il pagamento

si

Notifica all’amm.ne la motivazione

Notifica all’amm.ne la motivazione

Analizza richiesta

si

no

no

Autorizzazione concessa?

Pagamento effettuabile?

Predispone assegno

no

Inoltra richiesta al CDA

Analizza la richiesta

Bonifico

Riba

Rid Verifica ok

Direzione analizza e dispone

Avviso a direzione

Notifica a fornitore

Autorizzazione da ente

autorizzante

Verifica successiva

si

no

Esempio di Procedimento 2

26/06/05

Istanza di assegnazione merito

Funz

ione

Funz

ione

Funz

ione

Funz

ione

Funz

ione

Stop

no

si

Start

si

no

si

no

ni

Impatto generale del Codice

CO

DIC

EP

AD

IGIT

ALE

Tecnologia

Organizzazione

Relazioni con cittadini

Tras

pare

nza

Effi

cien

za

Impatto Economico della Digitalizzazione

Impatto Economico sui Costi e sull’Efficienza

2005 2005 2006 2007 2008 2009

Progetto Esercizio Pareggio

Incremento Efficienza

Incremento Costi

INC

RE

ME

NT

I

tempo espresso in anni

Fasi Operative

Studio di fattibilità

Creazione gruppo di lavoro

Progetto esecutivo

Formazione

Impianto

Avvio in esercizio

Manutenzione

SPC / CA

Le porte di dominio permettono il dialogo tra i servizi e la comunicazione tra applicazioni distribuite appartenenti anche a enti differenti

La cooperazione applicativa tra i domini è una funzione indispensabile per realizzare l’interconnessione tra le pubbliche amministrazioni e lo scambio di informazioni tra i sistemi delle organizzazioni strutturate in domini federati

INCREMENTO DEI COSTI

Una Pubblica Amministrazione che intende digitalizzare l’attività avrà incrementi dei costi, sin dalla fase dello studio di fattibilità.Tali costi tenderanno a crescere con la progettazione e in particolar modo con l’implementazione del progetto.L’incremento dei costi tenderà a diminuire con la formazione e l’entrata in esercizio fino ad assestarsi in corrispondenza delle attività di manutenzione ed assistenza tecnica

INCREMENTO DELL’EFFICIENZA

Con l’avvio dello studio di fattibilità si verifica un incremento dell’efficienza per “simpatia”

Durante la fase di progettazione e di implementazione si verifica un rallentamento nell’incremento dell’efficienza

La stessa aumenta notevolmente con durante le attività di formazione e di avvio

STUDIO DI FATTIBILITÀ

Lo studio di fattibilità che da avvio alla digitalizzazione e dematerializzazione dell’azione amministrativa deve essere costruito tenendo conto delle variabili organizzative interne e non “preconfezionato”

PROGETTAZIONE….

E’ necessario che il progetto si basi sulle moderne tecniche di project management: sia strutturato in modo da stabilire obiettivi che massimizzino l'innovazione; questo perché qualsiasi innovazione produce non solo un cambiamento organizzativo e strutturale ma anche un cambiamento culturale.

PROGETTAZIONE….

È bene quindi preventivamente costruire:

Pianificazione della Progettazione Scheda Progetto Elenco Milestones Global Management Program Mappe dei Rischi

IMPLEMENTAZIONE

Importante durante l’implementazione del progetto è:

La costituzione di gruppi di lavoro interfunzionali, caratterizzati da professionalità con competenze differenti che lavorano sotto la supervisione ed il coordinamento di un responsabile di progetto;

Il monitoraggio continuo dell’avanzamento dei lavori inteso soprattutto come un'attività che sia in grado di anticipare eventuali e potenziali crisi, al fine di introdurre tempestivamente le misure correttive;

Il coinvolgimento del personale in quanto all'interno di una P.A. si possono trovare forze che promuovono la necessità di cambiamento ed altre che, per contro, tendono a frenarlo

FORMAZIONE ED AFFIANCAMENTO

Per garantire il massimo coivolgimento e la condivisione, oltre che la permanenza, dei risultati formativi è bene prevedere interventi formativi mirati ed intensa attività di affiacamento individuale volta ad abbattere la naturale resistenza al cambiamento di taluni

MESSA IN ESERCIZIO

Importanti per il conseguimento ed il mantenimento dei vantaggi sono:

Collaudo secondo le regole tecniche predefinite

Manutenzione evolutiva e correttiva

I VANTAGGI DELLA DIGITALIZZAZIONE …..

RIDUZIONE DEI COSTI - esempi Con l’azzeramento dei certificati (art.

53) i cittadini e le imprese risparmiano oltre 400 milioni di euro.

Con la PEC (art. 6, 49, 50, 51, 52) una stima prudente valuta i risparmi in circa 360 milioni di euro annui.

Con il riuso delle tecnologie (art. 70 e segg.) si abbattono i costi degli investimenti in tecnologie

IL SISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITA’

“Il Sistema Pubblico di Connettività è un sistema di infrastrutture tecnologiche e regole comuni di interfaccia per interconnettere la PA e diffondere il suo patrimonio informativo, razionalizzando le soluzioni telematiche esistenti e introducendo un ambiente comune per integrare le applicazioni”. D. Lgs 42/2005