I dati digitali, L' energia della tua azienda.

FOCUSPrivacy e processi aziendali

APPROFONDIMENTIL’Amministrazione digitale secondo il Ministero della Salute

MERCATOECM/Document Management: un mercato in costante crescita

EVENTIOmat Milano: i dati aziendali diventano energia

GESTIONE DELLE INFORMAZIONI DIGITALI

Anno XIXPrimo trimestre 2010

Milano, 30 - 31 marzo 2010Atahotel Executive, viale Don Luigi Sturzo 45Ingresso gratuito previa iscrizione su: www.omat360.it/mi10

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Ingresso gratuito previa iscrizione su: www.omat360.it/mi10

ITER - via Rovetta 18 - 20127 Milano - tel. 02.28.31.16.1 - fax 02.28.31.16.66 - www.iter.it - iter@iter.it

I dati digitali,L' energia della tua azienda.

Milano, 30 - 31 marzo 2010Atahotel Executive, viale Don Luigi Sturzo 45

Alcuni usano il termine “documenti”, altri “informazioni”, altri ancora “contenuti”. In realtà, si tratta semplicemente di una nuova forma di energia. Un’energia che cresce ogni giorno. Un’energia dalle enormi potenzialità.

dati digitali che ogni azienda crea e riceve, l’appuntamento è a OMAT, l’evento che dal 1990 riunisce aziende, istituzioni, accademici, utenti ed esperti per discutere attorno allo stesso tavolo. Convegni, tavole rotonde e un’area espositiva per liberare tutta l’energia che ogni byte porta con sé.

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Espositori e sponsor: le prime adesioni

I dati digitali, L' energia della tua azienda.

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Anno XIXPrimo trimestre 2010

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EDITORIALE01-2010

EditoreITER srlwww.iter.it

Direttore ResponsabileDomenico Piazza

Direttore ContenutiVincenzo Gambetta

A questo numero hanno collaborato:Alberto Berti, Claudia Biffoli, Fabrizio Bonotti,Paolo A. Catti, Stefano Foresti, Massimiliano Grassi,Massimiliano Grippaldi, Camillo Lucariello, Antonio Lupo,Gianluca Maino, Marco Migliarese, Christian Mondini, Francesco Opramolla, Ornella Orazi, Isabella Papetti, Roberto Patano,Roberto Pinelli, Francesco Pucino,

Allegra Stracuzzi,Fabio Tommasi, Gabriele Verri

Segretaria diRedazionePetra Invernizzi

Redazioneiged.itVia Rovetta, 1820127 MilanoTEL: +39 02.28.31.16.1FAX: +39 02.28.31.16.66iged@iter.itwww.iter.it/iged.htm

StampaIngraph SrlCabiate (CO)

Autorizzazione del Tribunale di Milano n.157 del 7 marzo 1992. La tiratura di questo numero è di N. 10.000 copie. Pubblicitàinferiore al 45%. Non si restituiscono testie materiali illustrativi non espressamente richiesti. Riproduzione, anche parziale, vietata senza autorizzazione scritta dell’Editore. L’elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare

involontari errori o inesattezze. Ogni articolo

responsabilità personale. Le opinioni e più in genere quanto espresso dai singoli autori noncomporta alcuna responsabilità per l’Editore.

È sempre più importantepartecipare!partecipare attivamente al più vasto programma (OMAT360) pensato e realizzato per for-nire a tutti coloro che si interessano di dematerializzazione, digitalizzazione o impiego deicontenuti digitali; di seguito qualche dettaglio.

La partecipazione ad OMAT offre, ad ogni edizione (Milano e Roma), importanti ag-giornamenti e novità nei convegni grazie alla presenza di accademici, giuristi, tributaristi, aziende con le loro testimonianze, esperti del settore e tanti altri contributi per diffonde-re ed approfondire le tecnologie digitali ed il loro impiego.All’interno dell’area espositiva viene dato spazio alle nuove soluzioni con la presenza di al-

-giori operatori italiani.

Dalla scorsa edizione, poi, si possono porre tramite il sito della manifestazione domandesugli argomenti in discussione o su temi di interesse generale alle quali gli esperti durante i loro interventi nei convegni daranno risposta.g p

Non vanno trascurati iged.it (modulo per l’abbonamento a pagina 23) ed iged-online(consultabile e/o scaricabile on line), che durante tutto l’anno mantengono viva l’infor-mazione sulla gestione dei contenuti digitali e delle norme che lo governano.

I due periodici non si sovrappongono e si completano: è utile ricordare, inoltre, che alcuni articoli dei numeri precedenti di iged.it sono pubblicati e scaricabili sul sito www.iged.it.

La redazione, poi, è sempre disponibile a considerare contributi di Lettori che ritengono di avere qualcosa di interessante da condividere e si fa parte diligente per proporre artico-

faremo in modo di dare risposta a quesiti di interesse generale o generalizzabile.

La attendiamo quindi a OMAT Milano dopo essersi iscritto, aver anticipato per mail i temidi suo maggior interesse ed, eventualmente, avendo proposto i quesiti sugli argomenti ai quali desidererebbe avere una risposta dagli esperti che interverranno nei Convegni.

L’editore e la redazione

iged.it 01.201004

GIANLUCA MAINOManagement

and IT ConsultantArticolo a pagina 24

CLAUDIA BIFFOLI

Sistema informativo del Ministero della Salute

Articolo a pagina 16

FABRIZIO BONOTTISales Country Manager

di Open Text ItaliaArticolo a pagina 30

FOCUS06Il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale

08Privacy e processi aziendaliNon si tratta solo di predisporre un po’ di

normativa

11La Sanità “chilometri zero”

line al referto: tutela dei dati personali

APPROFONDIMENTI16L’Amministrazione digitale secondo il Ministero della Salute

19La lettura ottica delle caselle di marcatura

SCENARI24Governance documentale attraverso l’outsourcing

30Il nuovo mondo dei Social Media

33La PEC e le Comunicazioni Digitali

36Come prepararsi correttamente per l’introduzione del cloud

ottenere i migliori risultati

MERCATO38Mobile & Wireless Business

40ECM/Document Management: un mercato in costante crescitaL’Enterprise Content Management,

paradigma dell’EIM(Enterprise Information Manage

e mondiale

45L’energia che rispetta i dati e l’ambiente

ESPERIENZE48Nuovi servizi elettronici della Banca D’Italia

49Dematerializzare ad impatto zeroIl Caso Limoni

54La scelta strategica di Content Management di Reale Mutua AssicurazioniLa divisione Sinistri del Gruppo Reale

ment management enterprise di EMC

56Trivella costruzioni snellisce le procedure di archiviazione dei documentiConservati digitalmente, nel solo 2009,

EVENTI58Omat Milano: i dati aziendali diventano energia

DALLE AZIENDE64Il valore delle informazioni

ALLEGRA STRACUZZI

Articolo a pagina 08

05iged.it 01.2010

iged.it 01.2010

Uno schema di decreto legislativo

base alla delega che il Governo

è stato presentato lo scorso 28

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rendere visibile preventivamente

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economiche che altre norme gli

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06

PIERLUIGI RIDOLFI

Il nuovo Codice dell’Amministrazione DigitaleQualche commento

iged.it 01.2010 07

la CNS indipendentemente dalle modalità di accesso predisposte dalle singole amministrazioni”. Il nuovo CAD provvidenzialmente toglie questa condizione. Si trat-tava di una sottovalutazione di un problema tecnico serissimo, più volte segnalato in passato, che non consente facili e generalizzate solu-zioni. Non solo i protocolli infor-matici alla base delle due soluzioni non hanno parentela tra loro, ma

-zione sono del tutto diverse. Bene pertanto ha fatto il legislatore a intervenire al riguardo.

A questo punto iniziano le critiche. Mi limito a quelle di sostanza; poi ve ne sono molte di forma, sulle quali non è il caso di soffermarsi in questa sede.

COPIE DI DOCUMENTINon ho trovato traccia nella delega che accenni a interventi in materia di copia dei documenti (in partico-lare gli art. 22 e 23). Non si tratta di poca cosa: infatti le novità intro-dotte dall’art. 22 sono veramente importanti. Si tratta, in grande

-ca la conformità di un documento informatico originale unico rispet-to a quello cartaceo da cui è tratto. Nella versione originale del CAD tale persona doveva essere sempre

2/09, pertanto nella versione vi-gente del CAD, tale compito viene attribuito a “chi detiene il docu-

notevole portata per i privati, con un’innovativa ottica “industriale”

-trodotta con una legge dal titolo: “Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e im-presa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico na-zionale”. Nella proposta del nuovo CAD apparentemente si conferma questa norma, ma con la aggiunta “a meno che la conformità non sia espressamente disconosciuta”. Evidentemente, con tale spaurac-

chio incombente, nessun dirigente oserà realizzare la conservazione sostitutiva, ancorché realizzata a norma ex art. 71 e seguita dalla distruzione dell’originale cartaceo. La carta è dunque destinata a re-stare, tale e quale, nei vecchi archi-vi. È proprio questo che vuole il Governo, in un’ottica di risparmi e

FIRMA DIGITALERammento che il CAD vigente

elettronica (cosiddetta “sempli-

digitale (cosiddetta “forte”), caso -

le, agli effetti operativi, risulta del tutto non utilizzata.

La delega assegna al Governo il -

l’uso da parte della pubblica am-ministrazione, dei cittadini e delle imprese, garantendo livelli di sicu-rezza non inferiori agli attuali”: a parte il fatto che si tratta di un’ope-

digitale va benissimo così com’è, e lo prova la sua ampia diffusio-ne nel Paese, il nuovo CAD per

denominata “avanzata”.

Qualche collega sostiene che si tratta di una cosa buona perché ci allinea all’Europa: ma io penso che si poteva benissimo continuare a farne a meno. Comunque, essa non ha effetto alcuno sulle azioni pra-

a essere ignorata da tutti gli ope-ratori del settore: e allora perché

C’è poi un errore clamoroso nella

digitale, dove viene aggiunto il

momento della sua apposizione”.

Poiché ciò tecnicamente non è mai vero, non si capisce il razionale di

OCCASIONI PERDUTEDa tempo si invoca una norma per

-sponsabile della conservazione”.Non si è rimediato alla limitazione del supporto ottico: l’utilizzo di

(come è prassi operativa) esigereb-be infatti una legge primaria, come il CAD.Non c’è nessuna apertura al concetto di “processo” (validato ex-ante da DigitPA), che era stato inserito, come elemento innovati-

progetto di DPCM proposto a suo tempo dalla Commissione demate-rializzazione.

Con un’interpretazione ampia dei limiti della delega, come peraltro applicata nel caso sopraccitato degli art. 22 e 23, a mio parere si sarebbe potuto legiferare anche sugli argomenti precedenti, ben più rilevanti, in pratica, delle di-squisizioni solo teoriche sui diversi

PIERLUIGI RIDOLFI

Docente di informatica nell’Università di Bologna, è stato Componente del Cnipa e Presidente della Commissione interministeriale sulla dematerializzazione

iged.it 01.2010

Il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali (D. Lgs. 196/03 Codice privacy e suc-

un obbligo inserito ormai in auto-matico in quasi tutti i provvedimenti legislativi, soprattutto in quelli che riguardano la società digitale. L’ob-bligo del rispetto della “privacy” costituisce un adempimento che si considera dato per scontato, al pari di un ingrediente necessario ed indi-spensabile per la cottura di qualsiasi piatto, un po’ come il sale.Non è affatto scontato invece che ci sia piena consapevolezza della dimensione reale di cosa si intenda per conformità alla normativa sulla

Non si tratta infatti solo di predi-sporre un po’ di modulistica (infor-

qualche consenso, ma di impostare i processi aziendali e predisporre le misure di sicurezza in conformità con le prescrizioni di quella normati-va. La primaria ragion d’essere della normativa per la “protezione dei dati personali”, in una società tecnologi-ca, è proprio quella di garantire che le masse di dati, che vengono raccolti e trattati grazie alle nuove tecnologie, siano appunto protette, “… in modo da ridurre al minimo, mediante l’ado-zione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non

dati e la loro protezione rappresenti-no la principale preoccupazione del legislatore risulta chiaro dal sistema sanzionatorio previsto dal Codice, già più volte aggravato rispetto a quello stabilito dalla precedente L. 675/96.Innanzitutto chiunque effettui un trattamento di dati, anche persone

a rispondere civilisticamente degli eventuali danni cagionati ad altri, ai sensi dell’art. 2050 codice civile

non riesce a dimostrare di aver adot-tato tutte le “misure idonee” indica-

una sorta di responsabilità oggettiva, essendo praticamente impossibile raggiungere la prova contraria, una

ha cagionato il danno.In secondo luogo, vi è l’obbligo per i titolari di trattamento di adottare le misure di sicurezza “minime”, descritte nell’Allegato B del Codice

con una sanzione amministrativa da € 10.000,00 a € 120.000,00, graduabile

con la sanzione penale dell’arresto sino a due anni, accompagnata da un meccanismo di ravvedimento

Considerato che la nostra normativa -

que informazione relativa a persona -

indirettamente ecc., risulta evidente

l’obbligo per qualsiasi titolare (azien-da o soggetto giuridico di qualsiasi

le prescrizioni contenute nel disci-

i dati di cui abbia, in qualsiasi forma, la disponibilità.

tra dati comuni e dati sensibili (tutti

fatto che per i dati sensibili sono pre-viste, nel disciplinare, alcune forme più stringenti di misure di sicurezza.In concreto, è necessario innanzi-tutto realizzare la mappatura dei

quali trattamenti vengono effettuati e da parte di chi, sia internamente sia esternamente all’azienda, allo scopo di riprogettare accessibilità e trattamenti, sia da parte dei dipen-denti o collaboratori sia da parte di soggetti terzi, secondo le logiche imposte dalla normativa privacy. Logiche che, ispirandosi ai principi

pertinenza e non debordanza (art.

che, anche internamente, sia ridotta al minimo la visibilità e l’accessibilità ai dati, eliminando ogni ridondanza

In secondo luogo si deve procedere, in coerenza con la riprogettata map-patura, a predisporre gli opportuni incarichi al trattamento, gli incarichi a responsabile del trattamento, sia interni sia esterni, ivi incluso l’ammi-nistratore di sistema, con le relative procedure di autorizzazione all’ac-

08

ALLEGRA STRACUZZI

Privacy e processi aziendaliNon si tratta solo di predisporre un po’ di modulistica e di chiedere qualche consenso, ma di impostare i processi aziendali e predisporre le misure di sicurezza in conformità con le prescrizioni di quella normativa

10 iged.it 01.2010

cesso ai dati e autenticazione infor-matica. Devono essere approntate,

-

accessi, antivirus, backup, procedure -

rezza, ripristino dei dati, disaster recovery, DPS quando dovuto, ecc.)

-

-

-

terzi fornitori di servizi, outsourcer, -

tronica, ecc.

-

impostato prescindendo da una sot-

--

-

-

---

per poter cominciare a predisporre, -

-

-

-

-

-

-

-zioni di predisporre piani di emer-

recovery, in caso di incidenti.

ALLEGRA STRACUZZI

iged.it 01.2010 11

Ben tre chilometri! È la distanza che avrei potuto coprire se avessi unito insieme per il lato lungo del foglio A4 (29,7 cm) tutte le circa 10.000 pagine di documenti prodotti (in al-meno tre copie, ma anche più) in un ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale e relativi ad una sola gara pubblica nell’ambito sanitario, ma la situazione non è dissimile in altre materie.La ragione ha avuto la meglio e stampando fronte/retro si è riusciti a ridurre la percorrenza ad un solo chilometro e mezzo che, probabil-mente, moltiplicato per i documen-ti prodotti dal controinteressato e dalla stazione appaltante, fanno comunque un bel po’ di chilometri di carta.Tutto questo per un solo ricorso al TAR in una sola gara d’appalto pubblica.In alcuni TAR si può già depositare il cd-rom dei documenti, in altri è imminente, ma tutti prevedono la stampa delle imprescindibili tre co-pie di documenti, una per ciascun componente il collegio giudicante.Il cd-rom, tuttavia, spesso è consi-derato come strumento che agevola gli addetti di cancelleria nell’opera di rilascio delle copie alle contro-parti richiedenti (avviando la stam-pa dall’elaboratore elettronico di cancelleria piuttosto che il rilascio di una copia su supporto informa-tico), talvolta per avere su supporto digitale tutta la documentazione. Sì, proprio così, quei documenti vero-similmente saranno stampati più e più volte (!).Se a questo abnorme consumo di

carta si associa anche solo quello dovuto alla produzione delle cartel-le cliniche, è agevole comprendere la necessità, fosse anche solo per senso civico prima ancora che di esigenza pratica, di digitalizzare tutto il digitalizzabile.Ciò cui si anela è una “Sanità a chi-lometri zero”, dove il documento digitale è la regola, la carta l’ecce-zione.Ed è su questa lunghezza d’onda il processo di ammodernamento della sanità pubblica e privata a proposi-to della possibilità per gli assistiti di consultare (ma non solo) il referto con modalità on line.

IL REFERTO ON LINEIn medicina per referto si intende la relazione clinica, la risposta del me-dico in merito ad un esame clinico o strumentale, da non confondersi con l’obbligo di referto nel senso medico legale di denuncia all’auto-rità giudiziaria fatta dal medico, il quale nell’esercizio della sua pro-fessione viene a conoscenza di fatti che potrebbero costituire delitti

Diversamente dal fascicolo sanitario elettronico, che si riferisce all’in-sieme delle informazioni relative ai diversi eventi clinici relativi al paziente e riferibili a più titolari del trattamento (cliniche diverse), il “re-ferto on line” rappresenta un altro tassello del mosaico “Sanità digita-le” e la conseguente riduzione dei chilometri di carta per intenderci.Lo scorso 9 dicembre 2009, in ma-teria di referti on line, è intervenuto il Garante per la protezione dei dati

guida (in G.U. n. 288 dell’11 dicem-bre 2009) che le strutture sanitarie pubbliche e private dovranno se-guire nell’espletamento dei servizi per l’assistito di acceso al referto con modalità offerte dalle nuove tecnologie.È noto, infatti, che il passaggio delle strutture sanitarie pubbliche in aziende, avutosi da qualche anno a questa parte, ha determinato una radicale trasformazione dei pro-cessi di lavoro, i quali sono stati

della prestazione sanitaria.Avere come obiettivo i processi di lavoro consente una distribuzione più performante del carico di lavoro degli esercenti le professioni sanita-rie con drastica riduzione dei tempi di erogazione della prestazione sa-nitaria. Se così è, come dev’essere, il sistema informativo di una struttura sanitaria deve essere al servizio del-le esigenze cliniche e non viceversa, altrimenti si commetterebbe il grave errore di ridurre tutto ad una mera fornitura di hardware e software

gestione delle attività.In questo scenario metodologico è stato riscontrato che è pratica diffu-sa nelle strutture sanitarie l’offerta agli assistiti di servizi di accesso on line ai referti che li riguardano.Nei disciplinari tecnici delle gare pubbliche e private, relative alla fornitura dei sistemi informativi di strutture sanitarie, generalmente si legge che il sistema offerto deve prevedere, a richiesta degli utenti

FABIO TOMMASI

La Sanità “chilometri zero”Erogazione del servizio di accesso on line al referto: tutela dei dati personali

FOCUS

iged.it 01.201012

medici, la creazione di una userid e di una password da assegnare all’assistito e/o ad un suo familiare per consentire a questi di accedere, in modo protetto e sicuro, ai do-cumenti sanitari che lo riguardano (cartella clinica) o che riguardano il proprio congiunto, nonché di visualizzare i dati principali inseriti, i problemi, gli esami obiettivi, le terapie in corso (e via dicendo), ma anche inviare quesiti ai medici di reparto e di visualizzarne le relative risposte.Altra modalità di accesso al referto che si riscontra nella prassi, meno attiva dal punto di vista dell’inte-

razione tra struttura e assistito, è quella dell’invio presso l’indirizzo di posta elettronica indicato dall’in-teressato.Comunque sia, in assenza di norme

-mentino le modalità di consegna del referto, va da sé che la moda-lità di consultazione informatica/telematica da parte dell’interessato non può che essere un’alternativa al sistema tradizionale, cioè di conse-gna su supporto cartaceo, che deve comunque essere garantita. In altri termini, deve trattarsi di una facoltà per l’interessato di avvalersi dei nuovi strumenti tecnologici a

disposizione e gli si deve garantire la massima libertà di scegliere di volta in volta se e quali referti rendere di-sponibili, anche al proprio medico in ipotesi, autorizzando la struttura sanitaria alla comunicazione a questi delle credenziali di autenticazione,

-mamente il download del referto.Il sistema deve, pertanto, garantire all’interessato un potere di control-lo sui propri dati personali, consen-tendo o negando, all’occorrenza, talune operazioni di trattamento. In ipotesi, anche negando la cono-scenza a se stesso del risultato di talune informazioni, proprio per il potere incisivo nella vita di relazione dell’individuo che la conoscenza di dette informazioni può comportare, salvo si tratti di misure di preven-zione di talune malattie genetiche, nel qual caso la conoscenza, come misura preventiva appunto, diventa irrinunciabile prima ancora che ne-cessaria.

Correva l’anno 2000, quando Stefano Rodotà (ex Garante per la protezione dei dati personali), in occasione di una puntata de “Il Grillo” (Rai Educational) sulla bioetica, realizzata con gli studenti del Liceo Classico “Seneca” di Roma, ad un’acuta domanda di una studentessa sulla possibilità, o meno, di imporre all’interessato la conoscenza del risultato della ricerca genetica sul suo conto, in considerazione dell’irrimediabile condizionamento che da questa co-noscenza ne sarebbe derivato, così rispondeva: “Non si può imporre una conoscenza. Principi come la privacy e la riservatezza rivelano la presenza di un trattamento dei dati personali, che deve svolgersi nel pieno rispetto, anzitutto, del-

dell’identità personale. Attualmente abbiamo scoperto che “privacy”

-cuno mi faccia sapere qualcosa che mi è sgradito o, addirittura, che mi potrebbe mettere in una condizione drammatica, di angoscia. Perché io non voglio che alcune cose sul mio conto vengano conosciute? Perché

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Tutti i nomi, nomi di produttori, denominazioni di prodotti e marchi sono soggetti a specifi ci diritti sui marchi commerciali e sono marchi del produttoree/o marchi registrati dei rispettivi proprietari. Le indicazioni e i dati forniti non sono impegnativi e vincolanti. I dati tecnici possono variare senza preavviso.w

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iged.it 01.201014

voglio rimanere libero di rivelare o meno alcuni aspetti della mia per-sonalità, perché questo è il modo in cui io esprimo la mia libertà, che mi consente di vivere più tranquillo e in armonia con l’organizzazione sociale. Allo stesso modo, se io avessi alcune conoscenze, la mia libertà sarebbe condizionata dalla consapevolezza che verrà fuori una malattia incurabile. Ipotesi diversa è quella che riguarda e rivela strategie di prevenzione nella vita di un indi-viduo. In questo caso l’interessato, o il genitore se l’interessato è un minore, ha diritto alla conoscenza dei risultati della ricerca. Le ragioni sono persino ovvie”.

Nell’ipotesi in cui il servizio di ac-

mezzo sms (short message service) della disponibilità dello stesso, non possono essere riportati i dettagli della tipologia di accertamenti ef-fettuati, gli esiti e le credenziali di autenticazione assegnate all’interes-sato.Resta inteso che il servizio di ac-cesso on line al referto dovrà ne-cessariamente coordinarsi con l’art. 84 del d.lgs. n. 196/2003, il quale prevede che le comunicazioni ine-renti lo stato di salute devono esse-re rese note all’interessato a mezzo di un medico o di altro soggetto incaricato per iscritto dal titolare o dal responsabile del trattamento.

norma, il servizio di accesso on line dovrà contemplare un giudizio scritto (associato al referto messo a disposizione on line) del medico competente con l’espressa indica-zione delle disponibilità del medico a fornire ulteriori informazioni su richiesta dell’assistito.

In alcune ipotesi di indagini cliniche, come i test genetici anche prenatali, il servizio di referto on line non potrà essere offerto in considera-zione della necessità di assicurare all’interessato una compiuta ed esauriente consulenza genetica che,

-cientemente esaustiva se non con il rapporto de visu con l’assistito.

L’ARCHIVIAZIONE DELDOSSIER SANITARIOPer dossier sanitario, il Garante per la protezione dei dati personali (vedi il provvedimento del 16 luglio 2009 recante le “Linee guida in tema di Fascicolo sanitario elettronico (FSE) e di dossier sanitario”) inten-de l’insieme dei diversi eventi clinici occorsi ad un individuo costituito presso un organismo sanitario in qualità di unico titolare del tratta-mento, pubblico o privato che sia.Si distingue dal Fascicolo sanitario elettronico perché quest’ultimo, invece, è il fascicolo formato con riferimento a dati sanitari originati da diversi titolari del trattamento operanti più frequentemente, ma non esclusivamente, in un medesi-mo ambito territoriale (per esempio un’azienda sanitaria).La struttura sanitaria può fornire anche l’ulteriore servizio di archi-viazione dei referti dell’interessato (il suo dossier sanitario) consenten-dogli la consultazione con modalità on line, nel qual caso dovrà fornire un’adeguata informativa e acquisire un autonomo consenso, nonché prevedere l’adozione di determina-te misure di sicurezza.

LA CONSULTAZIONE ON LINE DEL REFERTONella prassi, le strutture sanitarie fondamentalmente erogano il servi-zio di accesso on line al referto in due diverse modalità: la consultazione on line a mezzo di un’applicazione web based e l’invio per posta elettro-nica del referto. In entrambi i casi è necessario predisporre determinate misure di sicurezza idonee ad assicu-rare quanto previsto dagli artt. 31 e 33 e ss. del d.lgs. n. 196/2003.Che si tratti di una mera consul-tazione on line o che consista nel “download” (anche la semplice consultazione da un punto di vista tecnico determina la memorizza-zione dell’informazione nella cache dell’elaboratore elettronico, quindi un “download”) in locale del referto, comunque dovranno essere adottate le seguenti misure di sicurezza:

protocolli di comunicazione sicuri, basati sull’utilizzo di standard crit-

-zione digitale dell’identità dei siste-mi che erogano il servizio in rete (protocolli https ssl – Secure So-cket Layer);tecniche idonee ad evitare la possi-bile acquisizione delle informazio-

caso di sua memorizzazione inter-media in sistemi di caching, locali o centralizzati, a seguito della sua consultazione on-line;l’utilizzo di idonei sistemi di auten-ticazione dell’interessato attraverso ordinarie credenziali o, preferibil-mente, tramite procedure di strong authentication (cioè basata su più fattori di autenticazione combinati tra loro, come per esempio userid, pin unitamente all’autenticazione con il dato biometrico);disponibilità limitata nel tempo del referto on-line (massimo 45 gg.);possibilità da parte dell’utente di sottrarre alla visibilità in modalità on-line o di cancellare dal sistema di consultazione, in modo com-plessivo o selettivo, i referti che lo riguardano.

L’INVIO PER POSTA ELETTRONICA DEL REFERTOAltra modalità di erogazione del servizio di accesso al referto è l’in-vio per posta elettronica. In tal caso dovranno essere adottate le seguenti misure:spedizione del referto in forma di allegato a un messaggio e-mail e non come testo compreso nella body part del messaggio;

essere protetto con modalità idonee a impedire l’illecita o fortuita acqui-sizione delle informazioni trasmesse da parte di soggetti diversi da quello cui sono destinati, che potranno con-sistere in una password per l’apertura

rese note agli interessati tramite ca-nali di comunicazione differenti da quelli utilizzati per la spedizione dei referti.Nella seconda ipotesi il Garante ritiene che la prescrizione possa essere disattesa qualora l’interessato ne faccia espressa e consapevole ri-

chiesta, in quanto l’invio del referto alla casella di posta elettronica indi-

un trasferimento di dati sanitari tra diversi titolari del trattamento, ma espressione di autonoma determi-nazione delle parti, in particolare dell’interessato che ne ha fatto spe-

tramite apposita procedura di veri-

spedizione di documenti elettronici, pur protetti con tecniche di cifratu-

-ni, nella prassi i sistemi web based

provvedono ad inviare all’indirizzo di posta elettronica indicato un link che l’interessato dovrà cliccare per

-

line comunque la struttura sanitaria deve adottare sistemi di autenticazio-

per classi di utenti, così da consen--

ferenti in funzione dei diritti di cui si dispone in relazione, ad esempio, alla possibilità di consultazione, di

Nel caso di accesso on line a referti

dell’interessato si rende necessario -

più sistemi di autenticazione (per esempio userid, password e dato

IL PRINCIPIO DI NECESSITÀ, PERTINENZA E NON ECCEDENZAPer concludere questa breve analisi, merita un cenno al principio che rappresenta lo zoccolo duro dell’in-tera normativa sulla protezione dei

-mento devono essere trattati se ciò

si rende necessario, pertinente e non

quali sono raccolti o successivamente

le operazioni di trattamento non conformi a detto principio cardine sono da considerarsi in violazione

protezione dei dati personali, con

personali idonei a rivelare lo stato di salute dell’interessato, dovrà debita-

FABIO TOMMASI

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iged.it 01.2010

Il Ministero della Salute è stata una delle prime amministrazioni a cogliere le opportunità offerte dal web e dalla normativa in tema di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Dal 2001, in-fatti, applicando gli articoli 59 e 60 del DPR 445/2000, sono stati informatizzati i primi procedimenti amministrativi, consentendo agli utenti di presentare istanze in for-mato digitale e di esercitare il diritto

d’accesso, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comuni-cazione (ICT). In questa fase iniziale, l’Amministra-zione ha privilegiato i procedimenti complessi, che offrivano nuovi servizi al pubblico, in particolare ai professionisti e alle aziende, e quelli caratterizzati dall’ampiezza e nume-rosità dell’utenza coinvolta.Da un lato, infatti, per un nuovo procedimento, l’utilizzo di tecnolo-

gie dell’informazione e della comu-nicazione è risultato più facilmente accettato dall’utenza, ma anche dal personale dell’Amministrazione, rispetto alla reingegnerizzazione di procedimenti con modalità consoli-date. Dall’altro, l’ampiezza del pub-

importante in risorse economiche e umane. Le prime esperienze hanno per-messo al Ministero di sperimentare

sulle modalità di organizzazione e di gestione del lavoro che sem-pre accompagna l’introduzione di tecnologie dell’informazione e della comunicazione, mettendo comunque in evidenza la necessità

procedimenti amministrativi digi-tali. I cambiamenti attuati hanno inoltre inciso, e continuano ad inci-dere, anche sull’utenza agevolando di fatto una maggiore familiarità e penetrazione dell’ITC su entrambi i fronti.Un esempio di cambiamento orga-nizzativo, rilevante e generalizzato del Ministero, che ha consentito il salto strutturale e gestionale verso l’attesa Amministrazione digitale è sicuramente quello attuato negli anni 2007-2008, in coincidenza con il trasferimento del Ministero presso la sede unica di EUR- Castellaccio.

16

CLAUDIA BIFFOLI - ORNELLA ORAZI

L’Amministrazione digitale secondo il Ministero della SaluteUn percorso basato su una precisa strategia che privilegia i progetti più complessi e con un’utenza numerosa senza dimenticare di curare la riorganizzazione dei processi ed una attenta gestione del cambiamento

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18 iged.it 01.2010

A Gennaio 2008 è stato infatti attivato il Centro unico di proto-collazione, dematerializzazione ed archiviazione della documenta-zione cartacea, che ha consentito di convergere su un unico punto attività storicamente distribuite sui

e la prevalente circolazione presso

in sostituzione del cartaceo. Le scelte organizzative sono state

analisi che ha portato ad individua-

delle risorse umane dedicate alle attività di protocollazione, archivia-zione e recupero della documenta-zione.

organizzativa, logistica e tecnolo-

di lavoro che è stato reso possibile attraverso un intensa attività di for-

(training on the job) del personale coinvolto (circa 1.200 persone).I risultati di questo intervento sono evidenti su più fronti: innanzitutto un trattamento omogeneo e mo-nitorabile della documentazione e della formazione dei fascicoli, il riversamento della documentazione cartacea in formato elettronico,

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genee modalità di smistamento del-

aree organizzative. In questo ambito, i processi di ra-

dei procedimenti amministrativi, delle attività gestionali, dei docu-menti, della modulistica, delle mo-dalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini

comunicazione sono ancora in evoluzione, ed il Ministero intende cogliere le opportunità legislative che sul tema si stanno susseguendo. In particolare, per alcuni settori

-

di autorizzazioni è oggi oggetto di una revisione complessiva che si aggiunge ad iniziative già attive su

attività e del livello di digitalizza-

schematicamente la composizione numerica dei documenti informati-

digitalmente, dei documenti de-materializzati (convertiti quindi da cartaceo a supporto informatico), e dei documenti cartacei gestiti dal Ministero della Salute nel 2009: questi ultimi già oggi sono una per-centuale inferiore rispetto ai docu-

prossimo futuro è concentrato sulla -

menti dematerializzati, attraverso la acquisizione diretta di documenti informatici.

In conclusione, è importante sottolineare che il percorso del Ministero verso il digitale non può prescindere da una ulteriore im-

oltre a comprendere le risorse per -

ve tecnologie, dovrà riguardare gli investimenti per le attività collegate alla gestione complessiva del pro-cesso di cambiamento, tra cui non

formazione del personale interno,

normative necessarie a sostenere le nuove modalità di erogazione dei servizi esclusivamente digitali e la

Hanno collaborato Angela Rita De Gaetano, Giulia Giordano e Serena Battilomo.

ORNELLA ORAZI

Direzione generale del personale, organizzazione e bilancio

CLAUDIA BIFFOLI

informativo del Ministero della Salute

La moderna sede di Viale Ribotta del Ministero della Salute

19iged.it 01.2010

INTRODUZIONETra le varie tecnologie di lettura ottica, l’OMR (Optical Mark Recognition), cioè la lettura ottica delle marcature, può sembrare qualcosa di banale, semplice da realizzare e scontata nei risultati.L’esperienza tuttavia insegna che per ottenere risultati eccellenti bisogna tenere nella giusta considerazione tutta una serie di aspetti che sovente possono non essere di immediata percezione.L’OMR essenzialmente consiste nel determinare se una casellina è vuota

output duale che può essere costitu-ito da un 1 oppure da uno 0. La se-quenza di valori binari ottenuta dalla lettura può essere poi ricombinata per ottenere altri valori composti, in base

ad altre tecnologie di lettura ottica per segni manoscritti, come il ben più

complesso ICR, la si preferisce in tutte quelle circostanze in cui può risolvere egregiamente la problematica di ac-quisizione dati. Un classico esempio d’uso molto comune è rappresentato dalla giocata di una schedina del To-tocalcio, del Lotto o del Super Ena-lotto: annerendo sulla scheda alcune caselline, rappresentanti i numeri che desideriamo mettere in gioco, ottenia-mo che quando il supporto cartaceo viene inserito nel terminale di gioco viene automaticamente registrata la giocata e stampata la ricevuta con le nostre scelte “in chiaro”.

DALL’HARDWARE AL SOFTWAREL’utilizzo della tecnologia OMR è nato parecchie decine di anni fa, con la disponibilità di appositi dispositivi

grado di processare automaticamente della modulistica opportunamente

posizioni predeterminate Nel lontano 1938 fu presentato da IBM il primo dispositivo dotato di tecnologia OMR, chiamato Type 805 Test Scoring Machine, dedicato appunto alla letture ottica dei test a scelta multipla in ambito didattico, in grado di avere una produttività 10

manuale.Gli attuali lettori ottici sono dotati di un array di sensori fotoelettrici, equi-distanti, sul quale viene fatto scorrere meccanicamente il foglio da proces-sare. Il modulo deve essere quindi

che le caselle, stampate con un colore

esatta su cui si trovano tali sensori. Bisogna, inoltre, prevedere sul bordo del foglio, per ogni riga da leggere, un frame di sincronizzazione, una specie di casella nera, che indichi appunto quando devono essere attivati i sen-sori per eseguire il campionamento.

FRANCESCO PUCINO

La lettura ottica delle caselle di marcaturaÈ veramente semplice come sembra?

APPROFONDIMENTI

Figura 2 - Il Type 805 Test Scoring Machine fu prodotto nel 1938 da IBM: è stato il primo dispositivo OMR elettromeccanico.

Figura 1 - I numeri da giocare marcati sulla schedina del SuperEnalotto vengono identificati utilizzando la tecnologia OMR.

iged.it 01.201020

È evidente, quindi, che l’utilizzo di un sistema hardware ha tutta una serie di

superabili.Oggi le soluzioni prettamente har-dware, sebbene ancora in uso in ambi-ti circoscritti, sono state soppiantante da soluzioni software, estremamente

scanner documentali per acquisire la modulistica, operando poi il ricono-scimento direttamente sull’immagine digitale ed ottenendo una produttività anche di centinaia di volte maggiore rispetto all’operatività manuale.Un applicativo software che integri funzionalità di OMR normalmente

-ventiva su di un foglio campione, il cosiddetto template, le aree da sot-toporre a lettura, cioè le caselle, così

da poter successivamente processare automaticamente tutti gli altri moduli dello stesso tipo.

L’ALLINEAMENTO DEL MODULO CON IL TEMPLATENel momento in cui si acquisisce un foglio con uno scanner è molto probabile che l’immagine ottenuta non sia perfettamente diritta, ma sia leggermente ruotata da un lato o dall’altro, così come è probabile che ci siano degli slittamenti del contenuto in orizzontale, verso destra o sinistra, ed in verticale, verso l’alto o verso il basso. Oltre a difetti introdotti dalla meccanica dello scanner ci possono essere anche errori umani: può ac-cadere infatti che l’immagine risulti capovolta, perché magari il foglio è stato inserito sotto-sopra dall’opera-tore.Il programma che effettua la lettura deve essere in grado di rilevare e cor-reggere skew, offset, stretch ed orien-tamento dell’immagine da proces-sare così da poterla fare combaciare perfettamente al template, altrimenti il processo di lettura può fallire mise-ramente: le caselle infatti potrebbero trovarsi anche molto distanti dalla

-plicativo si troverebbe a leggere aree

con contenuto totalmente casuale!Le funzionalità software di basso livello necessarie per tali attività sono estremamente complesse da realizza-re in autonomia, ma chi desidera svi-luppare una applicazione OMR può fare ricorso all’uso di SDK (Software Development Kit) che mette a dispo-

pronte all’uso, proprio come il Form

proposto da Recogniform Technolo-gies SpA.

LA DISCRIMINAZIONE TRA CASELLE ANNERITE E NON

della posizione e dimensione delle ca-selle, è importante anche la modalità con cui viene discriminata una casella annerita da una vuota. Lavorando su una immagine digitale, solitamente binarizzata, la usuale discriminante utilizzata per valutare se una casella è piena oppure vuota è rappresenta-ta dal rapporto tra pixel neri e pixel bianchi nell’area coperta dalla casella: selezionando opportunamente una

-sella è piena oppure se è vuota.Nella pratica tuttavia accade che chi compila un modulo spesso invece di annerire e riempire completamente le caselle che intende selezionare, si limita a marcarle con un segno di spunta, a barrarle, ad imporvi una X. Ciò può comportare, quindi, che la percentuale di pixel neri si trovi al di sotto di quella minima stabilita ne-cessaria a considerare la casella come piena ed il sistema quindi riporta la casella come vuota anche se in realtà è biffata.La soluzione adottata nella maggior parte dei casi è quella di utilizzare una soglia molto bassa, ma così facendo si corre il rischio che piccoli segni dovu-ti a ditate, sporco e macchie possano far ottenere il risultato opposto, cioè riportare come piena una casella che in realtà è vuota.Una eccellente soluzione a questo problema è stata proposta da Re-cogniform Technologies SpA ed implementata sia nell’applicativo di data capture Recogniform Reader, sia nel Recogniform OMR SDK: oltre a calcolare la percentuale di pixel neri,

Figura 3 – A sinistra è evidenziata in rosso un’area di lettura OMR definita sul template. A destra la medesima area di lettura evidenziata su un modulo da processare: a causa dell’offset introdotto dalla scansione, senza apportare le dovute correzioni, non si leggerebbero i dati giusti!

Figura 4 – Utilizzando come discriminante soltanto la quantità di nero presente nella casella, si corre il rischio di identificare come vuote caselle che hanno solo un se-gno di spunta e di identificare come piene caselle che contengo solo punti spuri.

iged.it 01.201022

viene calcolata anche la dimensione del tratto di inchiostro presente nella casella, così da poter utilizzare una doppia soglia.

presenza di sporco, cioè di punti neri isolati, può fare aumentare la quantità di pixel neri, ma non la dimensione del tratto scritto, mettendo al riparo da falsi positivi, cioè evita che caselle vuote vengano date per piene. Vi-ceversa, la presenza di un segno di spunta sottile, sebbene faccia aumen-

tare di poco la quantità di pixel neri, fa aumentare la dimensione del tratto scritto, mettendo al riparo da falsi negativi, cioè evita che caselle biffate vengano date per vuote.

LA VERIFICA E LA CORREZIONE DELLE CASELLE DUBBIENel momento in cui non è possibile riconoscere automaticamente con assoluta certezza se una casella è piena oppure se è vuota, ecco che una soluzione software dimostra il

suo vantaggio rispetto ad un lettore ottico, avendo la possibilità di poter presentare a video l’immagine e chie-dere ad un operatore di confermare o

Ma anche qui bisogna prestare la dovuta attenzione in quanto di so-lito i moduli progettati per lettura automatica mediante OMR hanno le caselle disegnate con inchiostro cieco,

durante la fase di scansione (di solito rosso o verde chiaro), e che sull’im-magine diventa quindi bianco.In una immagine di questo tipo pre-sentata sullo schermo, si vedrebbero soltanto le scritte di chi ha compilato il foglio come se fossero state appo-ste su una pagina bianca: senza avere

sulla corretta interpretazione da parte del sistema di lettura.Per ovviare a questo problema sono diverse le strade percorribili. Una prima soluzione può essere quella di acquisire il modulo a colori ed effet-tuare direttamente sull’immagine, via

Una seconda soluzione può essere quella di acquisire il modulo senza

visibile con il medesimo colore nero dei tratti apposti da chi ha riempito il modulo: in questo caso il sistema OMR deve tenere in considerazione anche la quantità di pixel neri presenti nelle caselle vuote che non risulte-rebbero totalmente bianche. Una terza soluzione può essere quella di

-costruirlo a video come se fosse stato

-tura a colori, utilizzando una tecnica di overlay, cioè di sovrapposizione di immagini.Poiché ciascuna di queste soluzioni ha i propri vantaggi, alcuni sistemi di lettura ottica più evoluti consentono all’utente di scegliere quale utilizzare a seconda dei casi e delle necessità.

CONCLUSIONIL’OMR a prima vista può sembrare una tecnologia banale, ma di fatto non

una soluzione di lettura per caselle di

Figura 5 – La tecnologia implementata da Recogniform Technologies nei suoi prodotti OMR, grazie all’utilizzo della soglia di riempimento inchiostro e della soglia di estensio-ne segno, consente una perfetta discriminazione tra caselle piene e vuote.

Figura 6 – Su di un modulo acquisito filtrando il colore con cui sono disegnate le casel-le è più agevole effettuare il riconoscimento, ma è disagevole effettuare una eventuale verifica o correzione manuale dei dati.

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FRANCESCO PUCINO

Figura 7 – Su di un modulo acquisito filtrando il colore con cui sono disegnate le caselle ma sul quale è stato impresso in overlay, dopo il riconoscimento, un modulo vuoto non filtrato è molto più agevole effettuare una eventuale verifica o correzione manuale dei dati.

iged.it 01.201024

OUTSOURCING: UN TREND IN CONTINUA CRESCITA A DISPETTO DELLA CRISI

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GIANLUCA MAINO

Governance documentale attraverso l’outsourcingPerché e come definire le componenti principali di outsourcing

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iged.it 01.201026

Un altro interessante dato ci pro-viene da alcuni studi di settore del 2009 sull’Outsourcing della Gestione Documentale ove si prospetta una crescita composta del mercato di servizi in outsourcing per la Gestio-ne Documentale di circa il 4-5%, tra il 2007 ed 2012, per arrivare ad un valore di mercato totale dell’Europa occidentale nel 2012 di circa 30 mi-liardi di Euro.

“GOVERNANCE” DEI PROCESSI DOCUMENTALI ED OUTSOURCING: UN BINOMIO VINCENTE

Uno dei principali problemi che si riscontra nelle imprese di diversi settori e dimensioni è la mancanza di un processo di ‘Governance’ della gestione documentale.

Con questo termine intendo l’insieme di iniziative, ruoli e attività deputati

-tunità della gestione documentale e proporre azioni di miglioramento con l’obiettivo di ridurre i costi complessivi ed aumentare il valore trasferito ai clienti, siano essi interni che esterni.

Nella recente indagine su scala euro-pea Ricoh Document Governance Index condotta da Coleman Parkes Research emerge che solo poco più di un terzo delle imprese intervista-te ha introdotto una strategia per la ‘Governance’ documentale. Tale situazione può generare un insieme di criticità di cui evidenziamo le prin-cipali:

una molteplicità di referenti all’in-terno delle aziende con scarsa co-municazione; ad esempio, in molte imprese il controllo delle stam-panti e copiatrici non è sotto un’unica responsabilità: si pensi

essere intrapreso un progetto di razionalizzazione delle stampanti che coinvolga Centro Stampa, stampanti ai piani e stampanti de-sktop che vengono gestite da dire-zioni diverse;

il proliferare di soluzioni e forni-tori che aumentano i costi di ge-stione e di integrazione applicativa.Tale voce è particolarmente signi-

-neità delle tematiche di gestione documentale spesso non corri-sponde una adeguata standardiz-zazione tra tecnologie ed applica-zioni;

una mancanza di controllo dei co-sti sostenuti. Ad esempio, la man-canza di una politica di acquisto comune porta i dipartimenti (e spesso ogni singola segreteria) a procedere con acquisti singoli ove si potrebbero invece applicare economie di volume e ‘bench-mark’; si consideri che secondo le più importanti società di analisi i costi per la gestione documentale possono variare dal 3% al 5% del fatturato e quindi costituiscono

miglioramento;

l’assenza di un azione consulen-ziale proattiva che, mettendo a fattor comune le esperienze nelle

-care delle opportunità replicabili in altre aree. Ad esempio, si pensi alla scarsa attenzione che le azien-de pongono nella qualità della

vendita (fatture, rendiconti, note di credito …), rispetto invece ai documenti prodotti nella fase di prevendita (brochure, offerte, pre-sentazioni…).

Il modello di outsourcing esprime la sua massima potenzialità e genera i

-zione dei costi, creazione di valore,

l’outsourcer assume la responsabilità della ‘Governance’ documentale. Attraverso ciò infatti un impresa può facilmente:

integrata in termini di tecnologie, processi ed organizzazione per massimizzare il ritorno degli inve-stimenti; accedere a competenze specialisti-

presenti sul mercato da replicare nelle proprie aree aziendali;

evitare situazioni organizzative anomale e la conseguente fram-mentazione di responsabilità su temi comuni che rallenta il proces-so decisionale e realizzativo;

concentrare i costi in un unico punto ed ottenere, attraverso una contabilità analitica ‘super partes’, un reale controllo dei costi;

ottimizzare gli acquisti relativi alla gestione documentale accentrando in un unico punto di acquisto e facendo leva sulle economie di volume;

strumenti di misurazione (KPI) il più possibile correlati ai processi di business.

Tutto in outsourcing? Non è detto!Raramente però si passa immedia-tamente ad una soluzione di ‘Full outsourcing’ documentale: le innova-zioni introdotte devono essere coe-renti con il contesto aziendale, i suoi vincoli ed eventuali opportunità.

Per arrivare quindi a delle conclu-sioni logiche e corrette sul grado di profondità delle scelte di outsourcing

-re i decisori aziendali nel processo decisionale ho utilizzato spesso, durante la mia esperienza, uno sche-ma di ragionamento costituito da due ‘tool’ interconnessi: la matrice ‘Filiera documentale-Componente Outsourcing’ e gli ‘Elementi rile-vanti’. Per ciò che riguarda la matri-ce‘Filiera documentale-Componente Outsourcing’ sull’asse orizzontale sono posizionati i principali elementi

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). Sull’asse verticale sono riassunte invece le componenti di outsourcing su cui le imprese sono chiamate a prendere una decisione sul grado di utilizzo futuro dell’ outsourcing.

iged.it 01.2010 27

di utilizzo futuro dell’ outsourcing. Esse possono essere raggruppate in 4 macro aree:

infrastruttura tecnologica;sviluppo, operatività e gestione del sistema;

utenti/processi/applicazioni.

Per ognuna di queste componenti di outsourcing, il processo di analisi e decisione prevede che vengano evi-denziati degli Elementi Rilevanti, at-traverso i quali l’impresa decide quale è il livello di profondità a cui intende fare arrivare l’outsourcing. Tali elementi sono, come vedremo, eterogenei riguardando molti aspetti che vanno dalla cultura aziendale (es.: approccio verso la sicurezza dei documenti), a reali vincoli di capacità (es.: disponibilità di infrastrutture di comunicazione ) e vincoli organizza-tivi (es.: capacità di gestire processi attraverso Service Level Agreement, presenza di outsoucer tecnologici).

-zione della matrice sono chiare, per

outsourcing’ le scelte effettuate. Tale processo consente anche di eviden-ziare alcune aree critiche ove sarà necessaria una attenzione particolare

outsourcing.

ELEMENTI RILEVANTI PER LA DECISIONE:LE DOMANDE CHIAVE

Per ognuna delle componenti di potenziale outsourcing è necessario quindi evidenziare degli Elementi Rilevanti per operare la corretta de-cisione.

Tale elenco non vuole essere per nul-la esaustivo ma essere un esempio, per i potenziali decisori, del tipo di domande su cui potrebbero essere chiamati ad esprimere un parere per prendere la decisione migliore.

INFRASTRUTTURA TECNOLOGICA

È già presente un Data Center di un ‘outsourcer’ tecnologico per applicazioni diverse dalla Gestione Documentale?

Investimento iniziale: quale è il ‘gap’ da colmare nella mia infra-struttura per implementare il pro-getto nel caso voglia svilupparlo all’interno?

Come posso dotarmi di hw e sw allo stato dell’arte e garantire l’in-novazione tecnologica?

Esistono vincoli di gruppo o ac-cordi internazionali?

Sicurezza del dato: possiedo stru-menti adeguati per il controllo ac-cessi, back-up e ‘disaster recovery’ in funzione delle tipologie di in-formazioni?

LA MATRICE “FILIERA DOCUMENTALE/COMPONENTI OUTSOURCING” - ESEMPIO

COMPONENTI DIOUTSOURCING

COMPONENTI DELLA FILIELA DOCUMENTALE

INPUT MANAGMENT

DOCUMENT MANAGEMENT AND WORKFLOW

OUTPUT MANAGEMENT

ARCHITETTURA TECNOLOGICA

Scanner: OUTSW acquisizione: OUT

HW e SW: INInfrastruttura di rete: OUT

Centro stampa: OUTStampanti ai piani: OUT

SVILUPPO , OPERATIVITÀ ED EVOLUZIONE DEL SISTEMA

Manutenzione base: OUT Manutenzione evolutiva: OUTConsulenza: OUT

Manutenzione base: OUTManutenzione evolutiva: INConsulenza: OUT

Manutenzione: OUTConsulenza: OUT

LOCALIZZAZIONE FISICA

Acquisizione massiva: IN(documenti sensibili), OUT (altri documenti)Scansione a regime: IN

Documenti: OUT HW a SW: OUT (data center)

Centro stampa: IN(locali presso azienda)

UTENTI/PROCES-SI/APPLICAZIONI

Scansione Massiva: OUTScansione a regime: IN

Processo ciclo passivo: OUTProcesso validazione disegni: IN

Personale centro stampa: OUTPostalizzazione: OUT

iged.it 01.201028

Ho un’infrastruttura di connettivi-tà commisurata alla numerosità degli utenti ed alla loro dislocazio-ne sul territorio?

SVILUPPO, OPERATIVITÀ E GESTIONE DEL SISTEMA

Disponibilità di skill IT: possiedo risorse in grado di sviluppare un progetto di gestione documentale? Di manutenere il sistema? Di pre-sidiare adeguatamente la ‘IT go-vernance’?

Disponibilità presso ‘outsourcer’ di soluzioni verticali ‘ad hoc’: mi conviene svilupparle internamen-te?

Ho la capacità di gestire una pleto-ra di fornitori nel caso di soluzione sviluppata internamente?

Necessità di integrazione del siste-ma con i sistemi gestionali: se ho bisogno di forte integrazione con sistemi ‘proprietari’ non è meglio scegliere di gestire al mio interno alcune componenti applicative per avere il pieno controllo?

Reversibilità della decisione di outsourcing: conviene perdere tutte le competenze se voglio ave-re aperta una opzione di ‘in-sourcing’?

LOCALIZZAZIONE FISICA

Ho disponibilità di spazi all’inter--

sici mi costano molto? Quale è la frequenza di consulta-

Ho esigenza di controllare visiva-mente i documenti critici che en-trano nella mia azienda? Ci sono norme o leggi vincolanti che mi consentono l’utilizzo dell’outsourcing? Cultura aziendale: c’è resistenza a fare uscire i documenti dalla sede?Livello di servizio: soluzione ‘In House’ o ‘Out House’?

UTENTI/PROCESSI/APPLICAZIONI

Come è orientata la cultura azien-dale verso il ‘Business Process outsourcing’?Quali processi possono trarne il

Ci sono vincoli alla cessione di ramo d’azienda? Alla cessione di persone? Ho necessità di controllo dei pro-cessi di ‘Inbound’ delle diverse ti-pologie documentali?Sono soggetto ad aumenti di volu-me e gestione di picchi?Quale tipologia di documenti ge-stisco e quali contenuti (economi-

La mia organizzazione avrà pro-blemi a gestire un outsourcer lavo-rando con SLA (Service Level

-store di un Servizio piuttosto che Gestore di Risorse?Ho necessità di partire con l’appli-cazione entro termini temporali ristretti?Il mio settore ha una forte dinami-cità delle applicazioni per cui è ri-chiesto un continuo cambiamen-to?

Una volta elaborati e discussi tutti gli elementi rilevanti appena citati, che, come già affermato, costituiscono solo un elenco al primo livello di det-taglio, è possibile generare la matrice risultante della scelte effettuate; anche qui ovviamente il livello di dettaglio può essere modulato a piacere.

Nella Figura 1, a titolo di esempio, abbiamo riportato la compilazione della matrice di un’azienda che ha scelto di effettuare la scansione mas-siva della documentazione all’interno o all’esterno a seconda della criticità dei documenti; mentre ha deciso di effettuare con proprio personale la scansione a regime. Ha deciso di mantenere le competenze di svilup-po delle applicazioni di Archiving e

in outsourcing, presso propri locali, tutta la gestione dell’output.

CONCLUSIONE

L’outsourcing appare quindi un fe-nomeno irreversibile e strategico per

nella gestione dei processi documen-tali, soprattutto quando l’outsourcer svolge un ruolo attivo nella Gover-nance documentale.

Dobbiamo però considerare che, come sempre, esistono nelle decisio-ni aziendali dei vincoli/opportunità che modulano l’introduzione di una innovazione all’interno di un impre-sa; anche per l’outsourcing vale lo stesso discorso, e nello spettro delle aree della gestione documentale è importante capire, quali sono gli elementi rilevanti per potere oppor-tunamente modulare l’introduzione dell’outsourcing. Spesso, infatti, tro-viamo soluzioni in cui, pur essendo la scelta di outsourcing preponderan-te, altre componenti vengono gestite internamente dalla committente.

La matrice ‘Filiera documentale-Componenti Outsourcing’ e gli Elementi Rilevanti per la decisione vogliono essere quindi un semplice ed utile spunto per impostare un ra-

-fondità dell’adozione dell’outsourcing documentale ed agevolare le scelte operate dalle imprese.

GIANLUCA MAINO

Management and IT Consultant

iged.it 01.2010

La costante ricerca di miglioramen-to del proprio business attraverso le opportunità del Web 2.0 e la consapevolezza di quali siano i be-

attraverso nuovi modelli di comu-nicazione online sono la più grande

di fronte.

L’utenza dei social media - wikis, blog, feed, forum interattivi, comu-

lo più la sfera personale degli indi-vidui, mentre la maggior parte delle aziende si trova ancora in una fase iniziale di adozione di tali strumenti, principalmente per la collaboration interna, la comunicazione esterna e il coinvolgimento dei clienti.

-ne - come Facebook, Linkedin e le

valore nella sfera della formazione personale, dello scambio e della condivisione delle informazioni, ed ora gli information worker stanno

-

Le organizzazioni sono costrette a ripensare alla tradizionale comuni-cazione dei contenuti e al modo in

worker”. È necessario indirizzare queste forze per restare competitivi, continuare ad offrire servizi, gestire

dipendenti e nelle applicazioni.

PERCHÉ ENTERPRISE 2.0?L’Enterprise 2.0 permette alle orga-nizzazioni di adattare le innovazioni

obiettivi di business. Le aziende riconoscono l’esigenza di innova-re per crescere. Offrire un social workplace e un social marketplace rispettando gli obiettivi di social

strategia Enterprise 2.0.

persone con altre persone e con informazioni e contenuti critici. Culturalmente, ciò aiuta a rompere

-strative a favore dello scambio di innovazioni e idee tra tutti i dipen-denti.

conversazioni tra clienti esistenti e futuri, dipendenti, cittadini e consu-

sempre più sulla base di segnalazioni -

rola. I contenuti e le informazioni possono scorrere libere tra diversi pubblici, e di conseguenza offrire alle aziende opinioni e commenti rapidi e semplici.Le azioni della compliance tradizio-nale sono reattive - i mandati per la conservazione dei documenti e l’accesso limitato ai contenuti spes-so derivano da regolamentazioni

previene proattivamente lo scambio non autorizzato di informazioni,

-nicazione sono più trasparenti.

del networking con i controlli ap-propriati?”, la risposta è semplice, cominciando a fare formazione. Un primo passo è senz’altro quello di adottare appropriate linee guida o policy per gestire questa piatta-forma di comunicazione; il passo successivo sarà quello di permette-re l’utilizzo da parte dei dipendenti

-coraggiarli proattivamente ad usare tali strumenti collaborativi per scopi aziendali.

IL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVIAccrescere la partecipazione e la produttività dei dipendenti. I dipen-

per rafforzare le proprie reti sociali interne e professionali possono ve-

opportunità. Questi strumenti ren-dono la collaborazione e l’accesso alle informazioni facile e intuitivo, permettono l’ottimizzazione delle procedure abituali, in modo da consentire agli information worker di focalizzarsi maggiormente su obiettivi più complessi e impegna-tivi.

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FABRIZIO BONOTTI

Il nuovo mondo dei Social MediaLe organizzazioni sono costrette a ripensare alla tradizionale comunicazione dei contenuti e al modo in cui viene definito un “information worker”

SCENARI

iged.it 01.2010 31

Proteggere e dare valore alla me-moria aziendale. Conservare la memoria aziendale è un elemento fondamentale per la continuità delle operazioni, la coerenza degli obiettivi, la protezione dell’archivio e la cultura dei dipendenti. Bisogna anche consentire alle per-sone di condividere, riutilizzare e imparare da queste conoscenze ac-quisite, ciò consente di contribuire alla produttività e alla divulgazione

di informazioni precise.-

ducia nasce quando si è consapevoli dell’esperienza, della competenza e del percorso professionale che circonda le persone quali nodi di

decisioni per acquisire, utilizzare e comunicare le informazioni.

battaglie più dure sono state vinte

da quelle organizzazioni che sono in grado di offrire conoscenza e idee ai partner, ai clienti attuali e futuri esattamente al momento giusto. Questo crea fedeltà, coin-

guadagno.Spingersi verso nuovi mercati. I clienti possono essere la voce del successo di un’azienda. Adottando i social media, coltivando un approc-

iged.it 01.201032

ai clienti esperienze superiori si potranno conseguire nuove oppor-tunità di business.

IL SOCIAL WORKPLACEI dipendenti che condividono at-tivamente la propria conoscenza si distinguono come esperti, e le aziende che li incoraggiano costru-iscono reti peer-to-peer più forti, accelerando l’aumento della pro-duttività. Gestione del capitale umano. Stru-menti collaborativi, gestione delle competenze e dell’apprendimento, scopritori di talenti, inserimento e formazione dei dipendenti, reti di ex dipendenti, piani di successione e di sviluppo della carriera: questi sono elementi chiave per un’orga-nizzazione che vuole attrarre, man-tenere e coltivare talenti al proprio interno.Responsabilizzazione fai da te e pe-er-to-peer. Poiché le aziende ristrut-turano, riorganizzano, si fondono, le complessità aumentano mentre la produttività e il senso di realizza-zione soffrono. È così che si arriva alla disaffezione dei dipendenti. Le aziende che si sforzano di costruire un social workplace utilizzano in

-ne di contenuti semplici e intuitivi, adatti agli ambienti aziendali.

Trasparenza e corporate governan-ce. Il social workplace permette al management aziendale di comuni-care con i dipendenti in merito a obiettivi condivisi, strategie, valori e cultura. La condivisione della cono-scenza e strumenti collaborativi più trasparenti permettono di godere di prospettive e di competenze interne più ampie per dar voce alle questio-ni relative ai modelli di rischio o presupposti non corretti.

Aziende altamente regolamentate

tutti i dipendenti. Soprattutto se parliamo di obblighi in materia di salute, sicurezza, policy riguardanti il processo di divulgazione o di gestione delle informazioni. È possibile conseguire un processo di

comunicazione costante tra diffe-

utilizzando diversi tipi di media.Attivare la prima linea. Spesso in-formazioni estremamente precise relative alla situazione del mercato, ai competitor, questioni inerenti i rischi e la sicurezza provengono dai colleghi. Quelle organizzazioni che migliorano la propria capacità di ac-quisire e diffondere la conoscenza intrinseca posseduta dal personale

vantaggio competitivo.

IL SOCIAL MARKETPLACEI social marketplace vengono svi-

-te dei clienti, attuali e futuri, e dei partner. Poiché le relazioni online sono entrate in una nuova fase di interattività, i clienti attuali e futu-ri condivideranno informazioni, cercheranno riscontri e creeranno contenuti pertinenti al ciclo del business.Ottimizzare il customer service. Trovare e coltivare nuove oppor-tunità è fondamentale per quelle organizzazioni che adottano il so-cial marketplace. Focus group, siti self-service, gruppi di discussione peer-to-peer, cataloghi di rich me-dia online, centri per i test, sistemi di gestione dei riscontri... questo è il nuovo linguaggio dei customer service.Attivare canali e partnership. Il social marketplace rende possibili

riducono la duplicazione dei costi, la necessità di ricreare contenuti e informazioni non accurate o in-complete.Curare il coinvolgimento e la fedel-tà al brand. I clienti che investono tempo, risorse e staff nei rapporti con un’azienda si aspettano di es-sere considerati alla stessa stregua di un azionista quando vengono prese delle decisioni strategiche. Il mondo dei social network richie-de un coinvolgimento interattivo: recensioni dei clienti, linee guida, pareri e consulti sulla distribuzione di prodotti e servizi.

LA SOCIAL COMPLIANCETrovare il giusto equilibrio per il

successo, e la social compliance permette un livello di controllo e

un’azienda trasparente in modo sicuro. Oltre a una conformità reattiva im-posta dalle normative e dalle regole dell’e-discovery, una social com-pliance proattiva permette all’azien-da di monitorare le comunicazioni rivolte all’esterno per assicurarsi un uso appropriato e il rispetto delle pratiche di divulgazione.

CONCLUSIONIAttraverso l’adozione di applicazio-ni di collaboration, oggi, le aziende diminuiscono i costi e migliorano la produttività. Inoltre, tali organiz-zazioni potranno generare nuovo fatturato e nuovi canali attraverso la creazione di ricche community dedicate ai clienti, lo sviluppo di brand loyalty e ottenere feedback su prodotti o sui servizi. Un’adozione proattiva degli strumenti del Web 2.0 richiede che tutta l’azienda lavo-ri insieme per individuare strumenti

-mente le esigenze della stessa.

FABRIZIO BONOTTI

Sales Country Manager di Open Text Italia

iged.it 01.2010 33

Che la dematerializzazione dei docu-menti sia una chiave per la riduzione

un’organizzazione privata, ma soprat-tutto pubblica, è cosa ormai assodata. Ciò era già ampiamente dimostrato ancor prima che fosse attuabile la “di-struzione” della carta con generazioni di sistemi di archiviazione documentale. Più di recente, per le tipologie docu-mentali che lo permettono, si è visto che i massimi vantaggi si hanno nella non materializzazione. L’obiettivo

nascere i documenti nel formato di-

vengano mai materializzati.In realtà, ci si accorge ben presto che la dematerializzazione dei documenti è solo la punta dell’iceberg, esistono aspetti che devono necessariamente concorrere per il raggiungimento di

Notevoli vantaggi all’interno delle or-ganizzazioni si hanno per coloro che oggi vengono chiamati i “knowledge worker” nell’adozione di un nuovo modello operativo che prevede l’utiliz-zo di contenuti digitali. Con un piuttosto prevedibile acroni-mo, PPM, nasce il Paperless Process Management e si perfezionano gli strumenti a supporto. La dematerializ-zazione inizia a percorrere la seconda dimensione: il processo. Percorso

privo di resistenze, e che aggiunge alla

che non esiste più, un nuovo modo di lavorare. Spesso si rischia di minare

-rato, stampando “originali” informatici per supportare i processi interni.

-cumenti che gli americani chiamano

“records”, di valore per un’organiz-

processi, anch’essi aventi un “valore” non necessariamente economico. La maggior parte dei documenti

probabilmente esterno alla propria organizzazione “atti, fatti o dati giuri-dicamente rilevanti”, tanto per citare

non parlare della mole di documenti che cittadini e imprese sono obbligati a produrre e recapitare all’Ammini-strazione, o viceversa ritirare presso i suoi sportelli. Queste comunicazioni oggi avvengo-

-nali mezzi postali o con la consegna a mano di documenti cartacei.Esiste allora una terza dimensione della dematerializzazione: la comuni-cazione digitale.

gioca una partita importantissima. Connettere processi paperless eseguiti su contenuti dematerializzati tramite comunicazioni digitali costituisce, almeno per la parte che afferisce alla gestione dei documenti, il completa-

rivoluzione digitale”. -

ne non digitale va contro l’obiettivo di non materializzare mai un documento che nasce informatico.Gli strumenti per la comunicazione digitale esistono ormai da parecchio tempo, sono ormai diventati “oggetti” di uso comune per una non trascura-bile parte delle persone: lo posta elet-tronica aziendale piuttosto che la web mail, l’accesso ai siti piuttosto che il social network, il tanto caro telefonino con i suoi “essenziali” SMS.

Ad oggi il canale di comunicazione -

sione di documenti, che sta crescendo in termini di diffusione e utilizzo, ma anche di supporto normativo, è la posta elettronica.Nata ed utilizzata per la collaborazione tra colleghi ed il dialogo informale,

probabilmente la prima reale forma di “democratizzazione” della comuni-cazione digitale e precursore del web 2.0. La libertà, ma soprattutto la facilità, di comunicare a costo “zero” con

computer e fosse connesso alla rete, ha -

tà di messaggi trasmessi e archiviati nei server. Ma può esistere un grande uso senza abuso? Spamming, Phishing, trasmissione di virus informatici, ma anche generazione di “costoso” ru-more in ambito lavorativo. Alla fragile ed insicura posta elettro-

documenti non importanti, o semplici anticipazioni.

-

istanze, continuano a vivere ed essere scambiati con la carta.

hanno di fatto bloccato l’estensione -

mento di comunicazione per la tra-smissione dei documenti. Gli arriverà il messaggio? Siamo sicuri del mitten-

mail vale?

Nasce, pertanto, l’italiana Posta Elet-

n. 68 del 2005, e successive regole tec-

ROBERTO PINELLI

La PEC e le Comunicazioni DigitaliLa terza dimensione della dematerializzazione

iged.it 01.201034

niche, questa comunicazione digitale è equiparata alla raccomandata con rice-vuta di ritorno. Ampiamente richiama-to nel Codice dell’Amministrazione Digitale, per la comunicazione tra enti, imprese e cittadini, questo strumento inizia timidamente a proporsi come alternativa alla carta imbustata.Più recentemente l’obbligo per le imprese, in particolar modo i profes-sionisti, di dotarsi di casella PEC e la decisione dello Stato di rilasciare gra-tuitamente una casella ai cittadini che ne fanno richiesta, stanno dando una grande spinta alla dematerializzazione delle comunicazioni.Alcuni tecnicismi, ma soprattutto l’ag-giunta di un soggetto terzo, il gestore PEC accreditato CNIPA riconosciuto dallo Stato, che garantisce ai sensi di legge l’avvenuta trasmissione, e in molti casi il contenuto, sono la chiave per superare buona parte dei dubbi sull’utilizzo della posta elettronica per la trasmissione dei documenti.Dalla diffusione della PEC ci si attende una grossa spinta alla dematerializzio-ne anche delle due altre dimensioni, documenti informatici e processi pa-

di comunicazioni che intercorre tra cittadini e imprese e le Amministra-zioni Pubbliche. L’utilizzo della PEC può rendere questo “onere” qualcosa di veramente semplice ed economico, garantendo al tempo stesso il recapito ed il contenuto. Viceversa, l’Ammini-strazione Pubblica può velocizzare il tempo di risposta per l’erogazione dei servizi ai propri “clienti” e, probabil-mente, ridurre qualche voce di spesa.

La comunicazione con la Pubblica Amministrazione può diventare im-

posta elettronica, ad un costo pratica-mente irrilevante, con la massima ga-ranzia del recapito e, quasi sempre, del contenuto. In alcuni casi potrebbe non essere addirittura neppure necessario scrivere un documento. Il messaggio stesso, magari generato direttamente da un telefonino, costituisce un do-cumento informatico, seppure non sottoscritto digitalmente. Gli Enti si troveranno a dover gestire

comunicazioni in arrivo, inizialmente spedite soprattutto da imprese e pro-fessionisti, in futuro anche dai semplici cittadini. La gestione della PEC in in-gresso per un Ente costituisce sicura-mente un’opportunità per migliorare i propri servizi, ma apre anche una serie di problematiche di carattere normati-vo, organizzativo e tecnologico. Nella dimensione “processo” si pensi, ad esempio, alla protocollazione, alla fascicolazione o all’avvio di proce-

semplice smistamento della corrispon-denza in arrivo con questo formato costituisce una novità non da poco.Nella dimensione “documento”, que-sti nuovi oggetti dovranno in qualche modo essere validati: nel formato, nell’integrità, nell’autenticità e nella validità legale in alcuni casi. Per molti anni ancora si dovrà gestire il fascicolo ibrido, fatto di documenti informatici e, nei molti casi nei quali le amministrazioni non sono ancora passate al digitale, addirittura cartacei.Comunicazioni digitali, buste, e docu-menti digitali dovranno essere conser-vati nel loro formato originale con la conseguente necessità di adottare la conservazione a norma. Quelle appena elencate sono solo alcune delle problematiche che una Pubblica Amministrazione si troverà ad affrontare nei prossimi anni. Ci sarà di conseguenza la necessità, per gli Enti, di dotarsi di strumenti informatici in grado gestire in modo

di comunicazione, integrandosi con gli strumenti in uso per la gestione tradizionale e cartacea. All’interno dell’organizzazione, addirittura, sarebbe

auspicabile un unico strumento che

cartaceo dematerializzato verso pro-cessi e procedimenti paperless, fascicoli elettronici e ibridi e la conservazione sostitutiva a norma.Saranno gli operatori di mercato a dover pensare, costruire ed offrire strumenti in grado di rispondere a queste problematiche. Saranno queste soluzioni che sicuramente indirizze-ranno gli enti nella riorganizzazione digitale per la rigenerazione di norme, comportamenti e consuetudini. Molto ci sarà da costruire e adottare nei prossimi anni, molti casi di comu-nicazioni digitali, magari sfruttando modulistica standard su siti evoluti, sono già presenti nel panorama ita-liano. La comunicazione digitale, che passa anche per i siti WEB o per il Mobile, dovrà dare il proprio contri-buto anche in termini di trasparenza della Pubblica Amministrazione.Due aspetti sono ancora da sviluppare e potrebbero stimolare e accelerare la crescita e la diffusione delle comunica-zioni digitali. Il primo è costituto dalla distribuzione

questi strumenti, peraltro già associati

quasi esclusivamente all’uso in ambito lavorativo. Il secondo aspetto riguarda invece la realizzazione e l’impiego di standard di interoperabilità, ad oggi ne esistono veramente pochi, che abilitino l’auto-mazione, l’integrazione tra i sistemi che gestiscono le informazioni. Molto ci sarà da fare, ma sicuramente la comunicazione digitale sarà la chiave vincente per la società dell’informazio-

e condivisione sono solo i primi effetti di una rivoluzione digitale tutt’altro che terminata.

ROBERTO PINELLI

Technical & Software – Executive di SIAV SpA

ARCHIVIAZIONEaziendale, indipendentementeendentementeziendaleArchiviare, condividere e gestire qualsiasi documento o oggetto oggettomento o oggedocumentoalsiasi docire qualsie gestire qdere e gendividerre, condhiviare,Archi ento o oggettttoe e gestire qualsiasi dociauiArchchiviare, condividerdcaiviareArchrchiv i i d etto azien

dal formato e dall’origine è l’obiettivo prefissato e raggiungibile con i servizi BM&Planeta. Trarefissato e rativo prefissaobiettivo pe è l’obietorigine è dall’origito e dalormato dal formda BM&Planeta. Trae raggiungibile con i se è l’obiettivo prefissatptibèformato e dall’originegltdal for ungibil -mite il servizio GIADA viene offerta la possibilità di risolvere tutti i problemi legati alla gestione offerta la piene offertDA viene GIADA vvizio GIAservizioite il semite legati alla gestione i risolvere tutti i probofferta la possibilità rvizio GIADA viene ovDGimite il servizseem ta la possibilità di risolvere tutti i problemi legi leribdei documenti aziendali. Grazie alla profilazione utente e all’accesso tramite login è garantitaziendali. Gti aziendamenti aziocumenti documdei dd mite login è garantente e all’accesso alla profilazione uaziennndali. Grazie aadei docummocd enti azn ndali GraGenti azienentiei documu nnmela massima sicurezza dei dati gestiti e il rispetto delle policy di riservatezza.sima sicumassima a massila mal e policy di riservat e il rispetto della dei dati gestiti ssima sicurezza dsmila massimasma

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVAQuanto stabilito dalla Normativa vigente in tema di conservazione sostitutiva, costituisce una unava, costituiscene sostitutivconservazionn tema di covigente in tNormativa vigo dalla Normo stabilito da onservazione sostitutiva, costituisce una tutuvalida ed efficiente alternativa alla conservazione della documentazione cartacea.ceazione cartocumentane della dnservazioa alla conlternativaed efficiente alternativa alla conservanSarà possibile gestire in maniera appropriata sia documenti di tipo tributario che non ed avere non ed avebutario che di tipo tribuocumenti diata sia docuppropriata a disposizione per l’utente gli strumenti necessari alla corretta gestione del processo di conesso di con del procegestione dcorretta gsari alla co -servazione sostitutiva.

In prima analisi sono archiviabili in modalità sostitutiva tutti i documenti:Analogici (unici e non) convertiti in formato digitale;Digitali (detti anche “documenti informatici”).igitali (detti anche documenti informatici ).I documenti digitali comunemente conservati in modalità sostitutiva del cartaceo sono i seguenti:

CONSULENZA E SERVIZIO DI RESPONSABILE DI CONSERVAZIONE Il team di esperti BM&Planeta, composto da tecnici informatici, fiscali e giuristi, affianca il Cliente nella identificazione e definizione dei processi di conservazione e nella redazione delManuale della Conservazione Sostitutiva. Assumendo in delega l’incarico di Responsabile della Manuale della Conservazione Sostitutiva. Assumendo in delega l incarico di Responsabile della Conservazione Sostitutiva, BM&Planeta offre un servizio completo e affidabile, sgravando il Cliente dell’intera gestione dei processi.

La figura del Responsabile di Conservazione assolve agli obblighi indicatiLa figura del Responsabile di Conservazione assolve agli obblighi indicati nella delibera CNIPA nella delibera CNIPAn.11 del 19 febbraio 2004.

PRINTING & DELIVERYsità di elevare la capacità di comunicazione aziendale verso la propria clienrso la propria clien aziendale verso la propria clieni comunicazione aziendale verso la propsità di elevare la capacità di comunicazione aziendale verssità di elevare la capacità di comunicazione aziensità di elevare la capacità di comunicazsità di elevare la capacità di csità di elevare la ci à dsitàtsità di elevare la capacità di comunicazione aziendale verso la propria cliencliea palee aunicà dia cali --un punto di riferimento per i servizi erogati da BM&Planeta. L’attività dipun punto un punto di rifun punto di riferimento per i servizi erogati da BM&Planeta. L attività diun punto di riferimento per i servizi erogati da BM&Planeta. L attività diun punto di riferimento per i servizi erogati da BM&Planeta. L’attività diun punto di riferimento per i servizi erogati da BM&Planetaun punto di riferimento per i servizi erogati dadi if i ipunto di dotonun punto ntunupun puppnunuunuu

formazione dei documenti ed il loro instradamento con logiche multi canale e multi formatoloro instradamento con logiche multi canale e multi formatoinstradamento con logiche multi canale e multi formatol i h l i l l i foro instradail loro insi ed il lorenti ed iumenti ecumendocumei docdei dne deone azionmaziormazormformforappresentano ciò che di più innovativo può essere necessario alla comunicazione aziendale.sere necessaruò essere neivo può essovativo puinnovativpiù innovdi più inhe di piò che dciò cheno ciò cano cintano sentanesentapresenppreseapprerappresentano ciò che dnteeprPer questi scopi BM&Planeta mette a disposizione il suo tool di servizi WEB:di servizi WEB:o tool di servizi e il suo tool dizione il suosposizione a disposizette a dispa mette aeta mettlaneta m&PlanetM&PlanBM&Ppi BMcopi Bscopi ti scoesti sc disposizione il suo tool di servizi WEB:rvil

Normativa fiscale Registri IVAR i t i IVA Copie fatture elettroniche emesse Fatture Fornitori

BM&PLANETA s.r.l.Piazza J.F. Ravenet 3/C - 43100 ParmaTel. +39 0521 993259 - Fax +39 0521 994599infocom@bmplaneta.it - www.bmplaneta.it

A S S O C I A T O

Workflow d’instradamentomentonstradamentoow d’instraWorkflow d Work Trasferimento al centro stampastampa centro stampaento al centro sferimento al Trasferime Trasf oppure al server di postapostaerver di postae al server di ppure al ser oppure op oppure al server di postaostveapp Interfaccia Web per tracking del processodel processoracking del proceb per tracking a Web per trrfaccia WebInterfaccia Interfa In Distribuzione al cliente finalefinaleliente finalee al clientuzione al stribuzion Distrib Di

Ricezione file (spool o file dati)ati)e dati)o file datol o file pool o fi(spool ole (spofile (spne file Elaborazione file secondondocondoseconle sec regole concordated t Creazione documenti pdf Protocollazione

Normativa civilistica Libro giornaleLibro giornale Libro degli inventari Registro beni ammortizzabili

ARCHIVIAZIONE / CONDIVISIONE / CONSERVAZIONEONE/ CONSERNDIVVISIONIONE // CARCHIVIA VISIONE / CON/ CONDIVZIONE / V/

iged.it 01.2010

Il fenomeno del cloud computing è una realtà e rappresenta oggi un’op-portunità con cui le aziende devono confrontarsi apertamente per poter competere al meglio sui mercati, con requisiti di velocità e di agilità sempre maggiori. La tecnologia, inoltre, ha raggiunto oggi un livello tale per cui gli investimenti nei ser-vizi cloud sono semplici e veloci. Cosa è esattamente il cloud compu-ting?Per quali scopi e con quali rischi può essere usato? Come deve prepararsi l’organizza-zione IT?

CLOUD COMPUTING: CARATTERISTICHE E FUNZIONALITÀIl cloud computing è una modalità per fornire servizi Internet-based a

I servizi cloud hanno diverse carat-teristiche comuni:

possono essere sviluppati velo-cemente, così da produrre valore altrettanto rapidamente;comportano costi di avviamento bassi (quando non assenti) e nes-sun investimento di capitale;i costi dei servizi sono basati sull’effettivo utilizzo, senza im-

i servizi possono essere scale-up o scale-down senza penali;i servizi sono multi-tenant (molti clienti accedono alla piattaforma contemporaneamente).

Il cloud permette alle aziende e agli

utenti di negoziare tre diversi livelli di servizio:

infrastruttura come servizio: Grid di server virtualizzati, stora-ge e reti (ad esempio Amazon’s Elastic Compute Cloud e Simple Storage Service);piattaforma come servizio: le applicazioni vengono “sgancia-te” dai tradizionali limiti hardwa-re, consentendo agli sviluppatori di concentrarsi sui miglioramenti e di non preoccuparsi dei sistemi operativi, della scalabilità delle infrastrutture, del bilanciamento del carico e cosi via (ad esempio Force.com e Microsoft’s Azure investments);software come servizio: applica-zioni con interfaccia web-based

alle quali si accede via Web e Web 2.0. (ad esempio Google Apps, SalesForce, Facebook).

COSA ACQUISTARE E COME MISURARE I SERVIZI?Per quanto banale possa sembrare, anche per il cloud è consigliato sempre accertarsi che cosa si sta acquistando e quali strumenti esi-stano per poter misurare la qualità del servizio. Riteniamo sia quindi opportuno prendere in considerazione:

-trattare e contrattualizzare il li-vello di servizio minimo per ele-menti come transazione, tempi di risposta, protezione dati e ve-locità di recupero dei dati;

36

ANTONIO LUPO - ROBERTO PATANO

Come prepararsi correttamente per l’introduzione del cloudIl cloud computing è ormai una realtà operativa, con tecnologie consolidate. Ecco alcune indicazioni da seguire per ottenere i migliori risultati

SCENARI

iged.it 01.2010 37

privacy: porre attenzione al fatto che altri soggetti che ospitano e distribuiscono i vostri dati po-trebbero essere contattati dalle Autorità Governative per avere accesso e utilizzare quegli stessi dati, senza che voi ne siate a co-noscenza o lo autorizziate;compliance: fare attenzione al fatto che i fornitori di servizi cloud offrano lo stesso livello di conformità alle norme per i dati allocati in cloud (un fattore non così scontato, visto che la mag-gior parte di questi servizi è re-cente);

-trattualizzare chi ha la proprietà dei vostri dati, dopo che sono stati messi in cloud. La risposta non è così ovvia, come ha dimo-strato la recente diatriba di Face-book per cambiare i termini di utilizzo;

come sia possibile condividere dati attraverso servizi cloud in caso di termine di un contratto. In altre parole, se termina un ac-

cordo è possibile riottenere i propri dati? In che formato ver-ranno forniti? Quale garanzia che tutte le altre copie siano di-strutte?

Per un servizio di cruciale impor-tanza per la vostra azienda, il mi-glior consiglio è quello di fare molte domande e ottenere che tutti gli im-pegni assunti verbalmente vengano anche messi nero su bianco in un contratto scritto.

COME SFRUTTARE AL MEGLIO LE OPPORTUNITÀ OFFERTE DAL CLOUD?Le organizzazioni IT hanno diverse opportunità per sfruttare i servizi

predisporre la struttura esisten-te per potersi avvantaggiare del “cloud bursting”: quando emerge il bisogno di maggiori prestazioni o risorse è possibile sfruttare veloce-mente quelle messe a disposizione dal cloud piuttosto che utilizzare quelle esistenti in-house.Le fasi di sviluppo, test e varie atti-vità similari sono altrettante oppor-tunità molto favorevoli per il cloud, in quanto permettono di ridurre la spesa di capitale e i relativi costi di data-center, aumentando contem-poraneamente velocità e agilità.Aziende che nutrono ancora dubbi

sviluppando modelli per imma-gazzinare dati di produzione nelle loro strutture, così da rispettare i requisiti di compliance e allo stesso tempo, sfruttare enormi masse di risorse di elaborazione nei cloud da utilizzare quando necessario.

A CHE PUNTO È LA VOSTRA AZIENDA?Se la vostra azienda sta iniziando ora a esplorare il cloud, ci sono una serie di servizi maturi e pronti da utilizzare, come la posta elettronica. Potreste, però, anche voler proiet-tare il vostro business verso un mo-dello maggiormente orientato verso

ruolo che l’ IT giocherà nel mettere in atto i modelli di business richiesti dall’economia moderna. Come si

possono migliorare velocità e agili-tà? Come è possibile supportare le

-nire innanzitutto le opportunità e il lavoro da svolgere con i clienti, per capire quali servizi possono soddisfare al meglio le loro neces-sità o riempire i vuoti nel portfolio esistente dei prodotti IT. Il primo passo è di valutare la capa-cità di assistenza nell’offrire contrat-ti per servizi cloud. Il vostro ruolo sarà quello di rendere il processo semplice, replicabile e che possa

Successivamente sarà opportuno

risiedere nel cloud e quali sarebbe preferibile mantenere al proprio interno. Individuate quali sistemi e servizi sono fondamentali nel vostro business o contengono la vostra proprietà intellettuale più rilevante. Questi dovrebbero essere

venir considerati come opportunità per cloud nel breve periodo.

-tegia di approvvigionamento per raggiungere i bassi costi, la scala-

business ha bisogno; senza mai dimenticare tutte le protezioni ne-cessarie (data ownership, mobility, compliance) e gli altri elementi tipici dei contratti IT più tradizionali.

ROBERTO PATANO

Responsabile Business Development di Netapp Italia

ANTONIO LUPO

Direttore Marketing di Netapp Italia

NetApp FAS3040

iged.it 01.2010

Le applicazioni Mobile & Wireless Business possono rappresentare un importante fattore di innovazione nel-le imprese e organizzazioni italiane. Per comprendere il potenziale di queste soluzioni nel nostro paese, l’Osservatorio Mobile & Wireless Business di Assinform e della School of Management del Politecnico di Milano (www.assinform.it e www.osservatori.net), nel corso della sua ultima Ricerca, ha cercato di “misu-rare” il valore che queste applicazioni possono portare all’interno delle or-ganizzazioni, pubbliche e private, che le hanno implementate.La Ricerca 2009 ha analizzato in det-taglio 25 casi aziendali appartenenti a tutti i principali ambiti applicativi

– Sales Force Automation, Wireless Operations, Field Force Automation, Asset Management, Warehouse & Stock Management, Customer Re-lationship Management, Mobile &

– nei principali settori Manufacturing, Retail e Servizi. Per ogni caso sono stati valutati gli impatti di queste ap-

-

(per maggiori informazioni è possibi-le scaricare gratuitamente il rapporto “Mobile & Wireless Business: casi reali, valore tangibile” da www.osser-vatori.net e www.assinform.it). Molte applicazioni Mobile & Wireless Business si “ripagano” in tempi molto

brevi: dall’analisi emerge che la gran parte dei progetti Mobile & Wireless Business presenta tempi di ritorno dell’investimento estremamente brevi, anche considerando solo una

essi connessi. Nella stragrande mag-gioranza dei casi analizzati (18 casi) il Payback Time è inferiore a due anni e in 12 casi addirittura inferiore a un solo anno.Oltre ai tempi di ritorno dall’inve-stimento, è stato misurato anche il

progetti, in modo da avere una mi--

è un indicatore di carattere relativo, che esprime il rapporto tra il valore

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PAOLO A. CATTI - CHRISTIAN MONDINI - ISABELLA PAPETTI

Mobile & Wireless BusinessValore tangibile … e non solo

MERCATO

Figura 1 – La redditività dei casi analizzati. Fonte: Osservatorio Mobile & Wireless Business di Assinform e della School of Management del Politecnico di Milano

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PAOLO CATTI CHRISTIAN MONDINI ISABELLA PAPETTI

iged.it 01.201040

Le informazioni esplodono, sia in termini di quantità sia di qualità, e

all’altro delle reti informatiche, wi-red, cioè cablate, o wireless. Si tratta

e mobili, con cui si trovano a fare i conti i direttori dei sistemi informa-

sono coinvolti nell’acquisto, nella

infrastrutture di comunicazione e

per conto di Emc, si scopre come, limitandosi a prendere in conside-

il totale di informazioni che sono state rese disponibili a livello mon-

solo pochi anni fa e che mettono a dura prova tutti i sistemi utilizzati

memorizzazione dei dati.

DATI NON STRUTTURATI

Nella pletora di informazioni diffuse a consumatori, aziende e

-cipali: le informazioni strutturate e quelle non strutturate.

modo, appunto, strutturato, come ad esempio le liste commerciali o le

in modo strutturato, come riprese

CAMILLO LUCARIELLO

ECM/Document Management: un mercato in costante crescitaL’Enterprise Content Management, oggi in evoluzione verso il nuovo paradigma dell’EIM (Enterprise Information Management), continua a mostrare segni di vitalità ed è una delle arene di scontro più calde per i maggiori protagonisti dell’Ict italiano e mondiale

Figura 1 - Quote dei protagonisti del mercato ECM in Italia (fonte: Gartner, giugno 2009)

iged.it 01.201042

operano su informazioni già orga--

nite (banalmente, nome, cognome, azienda e via dicendo), le soluzioni di ECM (Enterprise Content Mana-gement) che gestiscono i contenuti non strutturati - come Ibm FileNet, Autonomy Interwoven, Oracle Stellent o Opentext Vignette (solo per citare le più note) - si occupano

di organizzare e rendere più facil-mente gestibili e fruibili i contenuti che non possono essere organizzati

Tra l’altro, questa seconda catego-ria, dei dati non strutturati, è oggi la più notevole in termini di quantità di informazioni da gestire: anche

infatti mediamente molto superiore

a quella dei dati strutturati (una registrazione video di alcuni minuti richiede decine di megabyte, come

Perciò, le applicazioni dedicate a quest’area dell’It rivestono oggi, e rivestiranno ancora in modo mag-giore nel futuro, un ruolo strategico nelle decisioni di investimento delle

È per questo che, nonostante la si-tuazione non propriamente brillante di tutto il mercato Ict di questo pe-riodo, il comparto ECM continua a mostrare segni di crescita sostenuta

-do uno studio del 2006 di Merryl Lynch, tra il 2005 e il 2010 la ca-pacità totale di archiviazione legata alle informazioni non strutturate cresce in misura pari al 54% di Cagr (Compounded Annual Growth Rate) rappresentando la voce più importante rispetto alle esigenze di

SOLUZIONI DI ECM

Prima di addentrarci oltre nell’ana-lisi della migrazione delle attuali so-luzioni di Enterprise Content Ma-nagement verso il nuovo paradigma dell’EIM (Enterprise Information Management), conviene approfon-dire quali sono ad oggi gli elementi

aree principali di un Sistema ECM completo: 1) acquisizione dei con-tenuti; 2) gestione; 3) archiviazione

Fanno parte del primo gruppo le soluzioni di scanning, che permet-tono la digitalizzazione e la trasfor-

documenti cartacei, come i lettori di caratteri OCR (Optical Code Re-cognition) e Imr (Intelligent Mark

troviamo le soluzioni di gestione documentale o Document Mana-gement, di WCM (Web Content Management) e Record Manage-ment, di Bpm (Business Process

Appartengono al terzo gruppo i

Figura 2 – Schema di una soluzione completa di EIM

Figura 3 - Fatturato dei protagonisti del mercato ECM in Italia(fonte: Gartner, giugno 2009)

iged.it 01.2010 43

dispositivi di storage magnetico e ottico e le applicazioni di gestione

fanno capo le infrastrutture e i software deputate alla trasmissione delle informazioni e dei contenuti, come Internet, fax, e-mail.

Concentrandosi sul Document Management (DM), che è compo-nente fondamentale delle soluzioni di ECM, per l’ovvio motivo che nu-merosissime organizzazioni hanno tuttora a che fare con montagne di documenti cartacei (secondo uno studio recente, già alcuni anni fa si è superata la soglia del bilione, cioè del migliaio di miliardi, di pagine stam-pate a livello mondiale), scopriamo come l’avvento del preconizzato

carta, sia solo una remota utopia. In alcuni casi, però, il processo di de-materializzazione, reso più agevole dalla promulgazione di decreti quali il Dlgs. 7 marzo 2005 n.82, detto anche Codice dell’amministrazione

ha fatto importanti passi in avanti e oggi lo scambio per esempio di documenti relativi alla fatturazione con la Consip può essere svolto esclusivamente in modo elettroni-co.

C’è addirittura chi preconizza, per il prossimo futuro, la sostituzione completa delle soluzioni di DM con soluzioni ECM completamen-te digitali: un punto di vista però scarsamente condivisibile, visti i presupposti.

Un altro elemento che sta diven-tando sempre più importante per le soluzioni Ecm, soprattutto in am-bito legale, è quello delle cosiddette applicazioni di eDiscovery, intese come l’insieme di quei programmi software deputati alla ricerca dei materiali digitali rilevanti per la riso-luzione di cause o la conduzione di procedimenti in sede civile o penale. Secondo Forrester, gli investimenti in tecnologia legata all’eDiscovery sono cresciuti e cresceranno nel quinquennio 2006 -2011, passando da 1,4 miliardi di dollari a oltre 4,8 miliardi.

I PROTAGONISTI DELL’ECM

Numerosi sono state le fusioni, le acquisizioni e i consolidamenti tra protagonisti del mercato ECM negli ultimi anni e ancora ne avverranno nei prossimi. Tanto per citare solo le più eclatanti: l’acquisizione di

Documentum da parte di Emc (av-venuta nel 2003), seguita da quella di FileNet da parte di Ibm (2006); poi quella di Stellent da Oracle (sempre nel 2006); Open Text e Hummin-gbird (2007), che poi ha acquisito anche Vignette (2009); Interwoven acquisita da Autonomy (2009).

Una recentissima indagine di Gart-ner fornisce la situazione competi-tiva dei principali attori del mercato ECM in Italia, ponendo (vedi Figure

ECM Italy-06_08) Ibm saldamente

con una quota di mercato che nel

del precedente anno 2007. Lon-tano secondo Interwoven, oggi

impensierisce più di tanto il leader, anche se la crescita dello share è a

Open Text è in discreta crescita -

2008). Microsoft con Sharepoint ha

mercato, con una crescita di oltre

share, ma una crescita che nel 2008 ha visto più che raddoppiare la sua

Secondo Adobe Italia l’automazio-ne dei processi documentali è uno dei percorsi che può contribuire ad avvicinare la più completa digitaliz-zazione e l’automazione del ciclo di vita di un documento, partendo dall’eliminazione delle attività di input manuale e di gestione della carta e arrivando all’automazione dei processi e all’integrazione con altre applicazioni. Nei prossimi 12-18 mesi si assisterà a una crescita degli investimenti in soluzioni di digitalizzazione, ma

campione considerato da Adobe. Le altre hanno per ora mostrato solo un generico interesse e poche

Figura 4 – Crescite nell’ambito del mercato EICM nel decennio 1999-2009 (fonte: Omat)

iged.it 01.201044

hanno compreso appieno la portata delle possibili innovazioni nel ridise-gno dei processi e nelle conseguenti

LA PROSSIMA EVOLUZIONE: ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT

Ma la tecnologia, però, non si fer-ma naturalmente e, anzi, prosegue a grandi passi nel suo cammino verso

-ne delle risorse, guidata in questo

-

che ha colpito in modo pesante anche il mercato Ict; così, il para-digma lanciato non molto tempo

-

quale si sposa con i dati raccolti dalle applicazioni di BI (Business Intelligence), per abbracciare in

consente ai manager e ai decisori aziendali di fare le loro scelte di

-prise Information Management, la nuova frontiera delle applicazioni dedicate ad alimentare i cosiddet-

Portali, da cui è possibile accedere sia a informazioni strutturate sia a quelle non strutturate, gestendolo

vedere schematizzata una soluzione

Uno dei punti sostanziali che si possono evidenziare in un sistema

di tutte le applicazioni e di tutte le

-

È chiaro che la complessità di ge-stione di un sistema di questo gene-re è notevole ed è quindi necessario per il suo successo che essa sia schermata rispetto agli utilizzatori

-ne internazionale dei fornitori e degli utilizzatori di soluzioni di

divengano più semplici e più inte-grate con una nuova generazione di

-re open source avranno un forte impatto in questa necessaria evo-luzione, che dovrà comprendere

-

come è accaduto alle applicazioni

UN MERCATO SEMPRE PIÙ IMPORTANTE

-chiata a come si evolverà, secondo le stime degli analisti (in questo caso si tratta di elaborazioni realizzate da Omat), il mercato delle soluzioni

nonostante un certo trend di con-solidamento, la crescita continua a rimanere robusta, segnando anche

Un andamento confermato anche dalla crescita, in misura pari al

stessa componente del mercato It, che continua comunque imperter-

Parafrasando un noto autore ame-

solo esercizio della volontà umana che può aiutarci a prendere deci-

--

formazione e la capacità di gestirla in modo ottimale sono la ragione stessa di esistere delle organizzazio-

Figura 5 – Il mercato software e servizi ECM nel decennio 1999-2009 confrontato con le analoghe componenti del mercato It (fonte: Omat)

CAMILLO LUCARIELLO

Giornalista free-lance esperto del settore Ict

iged.it 01.2010 45

È ormai opinione comune che per garantire la “Business Continuity” della società moderna, dal piccolo computer al grande datacenter, dal sistema di videosorveglianza dome-stica all’apparato elettromedicale del grande ospedale, sono assolutamente essenziali la disponibilità e la qualità dell’energia elettrica e quindi l’uti-lizzo di gruppi di continuità (UPS) opportunamente dimensionati per le varie necessità. Questo perché gli UPS permettono non solo di non avere interruzioni nello svolgimento dell’attività, ma soprattutto di garan-tire la sicurezza dei dati. Eventi naturali, errori umani, corti circuiti e sovraccarichi causano ogni giorno perdite di dati, rotture di Hard disk e hardware e interruzione dei servizi; ma anche fenomeni meno evidenti e riscontrabili come micro interruzioni, variazioni di tensione, “spike”, sovratensioni, correnti ar-moniche e variazioni di frequenza possono portare a malfunziona-menti e guasti, usura precoce dei componenti e soprattutto a un costo energetico maggiore. Alcuni numeri ci aiuteranno a capire l’importanza del problema, soprattutto per le aziende. Un’indagine approfondita ha scoperto che un gran numero di società, soprattutto nel settore

al 10% del fatturato a causa della scarsa qualità dell’energia. Il costo medio che provoca una lunga inter-ruzione di corrente è di circa 90.000 euro, mentre piccole interruzioni possono portare a costi che vanno dai 18.000 ai 36.000 nel settore dei servizi. L’indagine ha calcolato che

nella sola Unione Europea si sono persi in totale 150 miliardi di euro in un anno.“Questi dati – ci spiega Stefano Sini-gallia, Technical Marketing Director di Riello UPS, azienda italiana di riferimento per questo settore – ren-

prima che arrivi alle nostre apparecchiatu-re, rendendola sicura e pulita”.

enti, istituzioni e la stessa utenza pri-vata oggi chiedono agli UPS di esse-

di conseguenza i costi) e abbassare l’impatto ambientale. Il costo energetico incide, infatti, per circa il 20% del TCO (costo totale di possesso) di un Data Center e nella sola Europa i Data Center consuma-no 50TWh di energia, di cui 9 sono dovuti a perdite degli UPS, con un danno ambientale notevolissimo in termini di emissioni di C02. Aumen-

solo dell’1% (risultato che i dispositivi di Riello UPS consentono di ottene-re e anzi di migliorare ulteriormente) si otterrebbe un risparmio energeti-co di ben 50 GWh, corrispondenti a circa il 2% della produzione annuale di una centrale termoelettrica da 800MW ed eliminando ben 23.500 Ton di CO2 emesse nell’aria.La sempre maggiore attenzione al problema ambientale ha indotto Riello UPS a partecipare attivamente a diffondere una cultura di sviluppo sostenibile e a favore della riduzione

--

ronese “Green Power Continuity” e

eco-compatibili e sono stati promos-si ingenti investimenti nella ricerca di nuove tecnologie per lo sfruttamen-to di “fonti pulite” e per realizzare le nuove linee di prodotto relative agli

sociale che vuole aiutare il presente e soprattutto condizionare positiva-mente il futuro, coniugando al me-glio l’inevitabile necessità di energia con una salvaguardia dell’ambiente. Riello UPS è infatti tra i protagonisti e promotori del Codice di Condotta (CoC, Code of Conduct on Energy

-terruptible Power System) e primo

propri prodotti in relazione al livello -

dice di Condotta è un documento

europei di UPS ed indirizzato alla --

GABRIELE VERRI

L’energia che rispetta i dati e l’ambienteL’impegno di Riello Ups e il codice di condotta firmato dai maggiori costruttori di UPS

MERCATO

Stefano Sinigallia

iged.it 01.201046

getica per le gamme di potenza da 10kVA a 800kVA, dal 100% al 25% di carico. Per un UPS da 200kVA ad esempio, il termine di riferimento del rendimento a pieno carico è 93% nel modo di funzionamento normale on-line doppia conversione.

-

-

-– sottolinea

Sinigallia –

-

Nell’attenzione verso il problema ambientale, Riello UPS ha indirizzato gli investimenti di ricerca e sviluppo anche verso altri aspetti tecnici che hanno un impatto sull’ambiente:

che permette di allungare la vita delle stesse e ridurre il consumo di componenti come ventilatori e condensatori;

stadio di ingresso, per ridurre l’impatto sui dispositivi a monte ed elevato fattore di potenza di

ingresso (0,99);

l’UPS sceglie il miglior modo di funzionamento in relazione delle condizioni della rete di alimenta-zione e delle richieste di protezio-ne del carico.

– continua Sinigallia -

-

-

fanno parte anche le famiglie iPlug, Premium Pro e Premium Dual. Queste nuovissime linee sono state annunciate in anteprima durante una conferenza stampa dell’ 11 Febbraio e verranno poi presentate a pubblico

-

Quando si passa a gruppi di potenza elevata, per i grandi data center e ser-

devono essere i più alti possibile per ridurre lo stress sull’alimentazione critica e per minimizzare l’effetto

all’interno del locale di installazione.

Ups un sistema di calcolo chiamato

individuare i prodotti conformi ai -

livelli corrispondenti alla conformità

consideri solamente UPS di potenza superiore a 10kVA, Riello UPS ha scelto di valutare anche i propri pro-dotti monofase superiori a 3,3kVA

a ciò con l’implementazione della -

dotti, fornisce un ulteriore metodo per aumentare il rendimento, contri-buendo ad elevarne la valutazione.

dimostra come UPS con i livelli più elevati, consentono un risparmio energetico che recupera l’investi-mento in tempi estremamente ridot-

con una riduzione delle emissioni di carbonio nell’atmosfera.Nel sito www.riello-ups.com è inol-

-culator che permette di calcolare il risparmio energetico ed economico

Riello UPS e di calcolarne la riduzio-

grazie alla riduzione delle perdite degli stessi prodotti.Si dimostra così nei fatti che non ci si deve accontentare di fornire

protezione e sicurezza dei dati, ma -

sibile e strettamente necessario fare proprie le istanze per un mondo più pulito.

GABRIELE VERRI

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L’evento che dal 1990 riunisceaziende, istituzioni e utenti sultema della gestione documentale

Organizzazione

iged.it 01.2010

Il 12 ottobre scorso a Roma, davanti ad una platea di più di mille persone, un alto rappresentante della Banca d’Italia ha presentato il nuovo sistema per la gestione della corrispondenza dell’Istituto, sviluppato su piattafor-ma Siav e che sarà attivo dal giugno di quest’anno.La gestione della corrispondenza in ingresso prevede un processo di ac-cettazione ibrido in grado di gestire sia i documenti cartacei ricevuti dai Centri di Protocollo, sia quelli infor-matici ricevuti nelle caselle PEC della Banca d’Italia stessa. La lavorazione dei documenti car-tacei, presso il centro di protocollo, prevede le fasi di protocollazione, digitalizzazione e smistamento elet-tronico alla segreteria competente. Il ricorso alle tecnologie informa-tiche consente di eliminare i primi due passaggi (protocollazione e digitalizzazione) ottenendo, così un

sistema automaticamente interroga

validità legale dei documenti presenti e nel caso non riscontri nessuna ano-malia, procede autonomamente alla protocollazione e al successivo smi-stamento elettronico alla segreteria competente.La vera innovazione del processo, che verrà attivato a giugno, è certamente la gestione della corrispondenza in uscita: è previsto, infatti, un processo completamente dematerializzato che, partendo da un documento digitale convertito in formato PDF/A, con-sente la gestione di un adeguato iter

(anche multipla). A questa fase segue, come inevitabile che sia, la protocol-lazione automatica del documento, l’invio in modalità ibrida tramite

creazione e conservazione della copia autentica.Attraverso questa innovazione, la Banca d’Italia può evitare, quindi, la conservazione di copie cartacee dei

-servata è quella digitale.Appare così scontato, alla luce di questo nuovo progetto dell’Istituto, che il canale telematico sia quello più

-ni con l’esterno. Da questo punto di vista risulta facilmente comprensibile il motivo per cui a banche e opera-

comunicazioni illustranti le iniziative dell’Istituto e la sua volontà di esten-dere l’utilizzo della posta elettronica

Da quanto illustrato, risulta evidente che l’obiettivo dichiarato è quello di sostituire, con la massima diffusione possibile, ai documenti cartacei, sot-

via posta, i documenti elettronici

PEC. A tale scopo la Banca d’Italia -

municazione all’Istituto degli indirizzi PEC delle banche e degli operatori

Alla luce di questi fatti, queste nuove regole adottate dall’Istituto compor-tano, inevitabilmente, il bisogno di rivedere alcuni processi interni delle

modo particolare dal punto di vista organizzativo e tecnologico. Questi mutamenti, tuttavia, non vanno visti come un’imposizione dall’alto di un organo di vigilanza e controllo, bensì come un tentativo di favorire lo sviluppo di queste nuove tecnologie nei processi di comunicazione sia in-terbancari sia con la clientela. In tale modo sarà possibile usare l’innova-zione voluta dall’Istituto anche come un’opportunità per l’intero sistema Paese.

48

MARCO MIGLIARESE

Nuovi servizi elettronici della Banca D’ItaliaL’Istituto lancia un nuovo sistema per la gestione della corrispondenza basato sulla posta elettronica certificata

ESPERIENZE

MARCO MIGLIARESE

Giornalista pubblicista, collaboratore di iged.it

iged.it 01.2010 49

I temi della dematerializzazione sono ampi e pervasivi, ma ancora sottostimati non solo per motivi organizzativi e legislativi, ma anche culturali. Vi è limitata consapevo-lezza dei risultati che la gestione documentale elettronica può

aziendale, d’impatto ambientale ed

economici per l’azienda stessa e per tutto l’ecosistema. Faber System ha realizzato un grande progetto di archiviazione e conservazione sostitutiva “WAM Nature” per LIMONI SpA, leader nel settore della profumeria e della cosmetica, con oltre 500 negozi diretti in Italia e all’estero.

Questo progetto è stato premiato

di sintesi tra competenze ICT e vo-cazione al rispetto dell’ambiente” consentendo - esclusivamente alle aziende interessate ai prodotti ed ai servizi offerti da Faber System - di

-volato per investire in archiviazione e conservazione sostitutiva.

QUALE ERA L’ESIGENZA DEL CLIENTE?Limoni S.p.A., con l’intento di pro-

della bellezza della natura, ha de-ciso di mettere in atto un processo di “dematerializzazione” dei do-cumenti e contribuire così ad una riduzione dell’impatto ambientale.

Gli obiettivi?Archiviare elettronicamente i do-cumenti del ciclo attivo e passivo;conservare sostitutivamente ai

-mentazione attiva e passiva;integrare la Gestione Documen-tale;

-ciente le bolle provenienti dai

visualizzare on-line i documenti archiviati;realizzare la piena integrazione con l’ambiente IBM AS400:

- gestione Prima Nota ottimiz-zata;

- gestione ricerca documenti anche dalla videata contabile AS400.

IL PROGETTOLimoni ha optato per il progetto di Archiviazione e Conservazione So-stitutiva WAM Nature, realizzato in outsourcing presso Faber System. Il servizio è costituito dai seguenti ele-menti: caricamento dei documenti da processare; trasformazione dei documenti in formato PDF; pro-cesso di Archiviazione; formazione del documento informatico e indi-cizzazione con i rispettivi metadati; processo di Conservazione Sostitu-tiva; calcolo dell’impronta con ap-

marca temporale; interrogazione e Ricerca dei Documenti; esibizione telematica; adempimenti di comu-nicazione alle Agenzie delle Entrate

territorialmente competenti secon-do il quadro normativo previsto per la conservazione sostitutiva.I documenti archiviati e conservati sostitutivamente da Faber System in questo progetto sono di due tipologie: documenti forniti da Li-moni S.p.A. in formato elettronico e documenti forniti in formato cartaceo.

CARICAMENTO DEI DOCUMENTI E INDICIZZAZIONEPer il trasferimento automatizzato

DataCenter Faber System è stato utilizzato un componente denomi-nato WAM Uploader, che consente al Cliente di inviare in modo sicuro

canale di comunicazione cifrato https.L’inoltro di tali documenti tramite modulo WAM Uploader autorizza Faber System a procedere alla sot-toscrizione elettronica degli stessi

emette il documento. I documenti cartacei sono ritirati

la sede indicata dal Cliente, sotto-posti a processo di scansione e suc-cessivamente trattati con le stesse

digitali.Faber System provvede ad elabora-

PDF per ciascun documento desti-nato alle procedure di archiviazione

ALBERTO BERTI

Dematerializzare ad impatto zeroIl Caso Limoni

ESPERIENZE

iged.it 01.201050

e conservazione sostitutiva. Durante la fase di produzione del PDF sono estratti anche gli indici per ogni documento.

--

mentali da sottoporre a conserva-

digitale e del riferimento temporale. -

chiavi obbligatorie come prevede la normativa: Cognome, Nome, De-nominazione, Codice Fiscale, Parti-ta Iva, Data, Progressivo numerico ed eventualmente altre chiavi, da

degli stessi.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVAPer garantirne la data, l’integrità e l’autenticità, ad ogni documento informatico sono apposti riferi-

tale operazione in modo massivo e automatico è stata realizzata una

basata su meccanismi hardware e

richieste dalla normativa italiana ed

Il processo di Conservazione Sosti-tutiva effettuato da Faber System, secondo la normativa vigente e per le fatture clienti, deve avvenire entro i 15 giorni dalla data di emissione delle stesse. Per rispettare questa esigenza nor-

a garantire che i tempi vengano rispettati senza inconvenienti, la Conservazione Sostitutiva avviene con una cadenza settimanale. Viene effettuato un controllo di continuità e di completezza dei me-tadati e il Cliente ed il Responsabile della Conservazione di Faber Sy-stem sono informati dell’esito della

tramite mail e attraverso interfaccia web. In caso di esito positivo della procedura di controllo, il Cliente ha 2 giorni di tempo per effettuare le

-

nati i quali giorni, il lotto è conside-rato autorizzato dal Cliente e viene

parte del Responsabile della Con-servazione. Tra le varie tipologie di documenti trattati vi sono: Libro Giornale, Registri IVA, Libro Inventari, Ma-strini, Libro Cespiti, contratti ed Estratti Conto. Pertanto, nella realizzazione del progetto sono state concordate con il Cliente le cadenze e sono state predisposte le procedure per effet-tuare un controllo di continuità e di completezza dei metadati. Sono state inoltre realizzate le procedure con cui Limoni S.p.A. ed il Respon-sabile della Conservazione Faber System sono informati dell’esito

le anomalie.

Le principali attività svolte sono le seguenti:

-

iged.it 01.2010 51

si cartacei/spool/EDI e delle procedure organizzative;

attivazione della procedura di Conservazione Sostitutiva com-prensiva della registrazione del

contrattuale del Responsabile della Conservazione;personalizzazione del software di

-ne delle procedure di conversio-ne ed integrazione con il sistema informativo per la gestione delle bolle passive;sviluppo delle mappature neces-sarie alla conversione dei formati elettronici;

-razione software.

Sono state svolte inoltre attività di gestione degli archivi storici - Ar-chiviazione Elettronica, Conserva-zione Sostitutiva e Web Publishing - concordate con il Cliente attraver-so l’acquisizione “una tantum” di documenti da spool di stampa.La fase progettuale è stata gestita utilizzando strumenti standard di Project Management per il moni-toraggio dei tempi, costi e qualità. Allo stato attuale il Servizio offerto è provvisto di una parte di reporti-stica che permette al Cliente di mo-nitorare nel tempo le attività svolte, i volumi, le anomalie. Pertanto, il rispetto degli SLA concordati con Limoni S.p.A. costituiscono la con-tinua prova del raggiungimento del livello di gradimento delle parti.Nel 2009 il progetto è stato esteso ad altre 2 società del Gruppo.

I BENEFICII risultati ottenuti con il progetto WAM Nature sono estendibili alle aziende che, a prescindere dal mer-cato in cui operano, intendono su-perare i limiti imposti dalla gestione cartacea dei documenti in termini

ambientale, impatto operativo e -

mento delle informazioni.Per quanto riguarda Faber System,

i risultati del progetto sono stati fondamentali dal punto di vista del consolidamento della “expertee-se” maturata nella gestione di una realtà complessa che ha deciso di affrontare globalmente la gestione documentale sia in termini di di-sponibilità funzionale, sia per l’am-piezza della tipologia dei documenti trattati.WAM Nature rappresenta un esem-pio concreto di valore aggiunto per il Cliente che, con un investimento contenuto, ha raggiunto in breve tempo risultati importanti.

Alcuni dei vantaggi operativi otte-nuti sono:

-sorse interne, organizzando e valorizzando il patrimonio azien-dale di informazioni non struttu-rate;disponibilità di tecnologie, com-petenze, know how e risorse più

-no dell’azienda;focalizzazione sul Core Business, delegando ad altri le operazioni

-cienza e competitività;maggiore sicurezza e salvaguar-dia nel trattamento dei dati (back up su diversi supporti informatici

e in siti diversi, disaster recovery, riservatezza e privacy);

nell’organizzazione aziendale e quindi risposte più rapide e mag-giore adattabilità ai cambiamenti tecnologici e di mercato;razionalizzazione e condivisione delle informazioni aziendali in modo semplice ed immediato garantendo la piena aderenza alle normative legislative in materia;creazione di un archivio gestibile e semplice da consultare, ridu-cendo i costi generali di gestione e migliorando qualitativamente le attività;

-ciali grazie all’eliminazione dei vecchi ed ingombranti archivi cartacei (riduzione della produ-zione di carta a valore giuridico-

Fino ad oggi le fatture EDI non ve-nivano protocollate per l’eccessivo “time spending”. La procedura di archiviazione ottica ha permesso di protocollare e rendere agevole il reperimento di tali documenti negli archivi, operazione che in prece-denza avrebbe comportato tempi

un solo documento.

FABER SYSTEM

Faber System, azienda milanese da oltre 25 anni sul mercato del Document Distribution e del Document Management con oltre 600 clienti, propone al mercato logiche operative sia in house sia in completo outsourcing per la dematerializzazione dei documenti. In questo ambito si colloca la piattaforma tecnologica WAM SERVICE & SOLUTION, ideata e sviluppata da Faber System, che consente una gestio-ne globale dei processi documentali: creazione, archiviazione, conservazione sostitutiva, workflow management e distribuzione multicanale di qualsiasi tipologia di documento aziendale (sia esso informatico o cartaceo) in linea con la normativa italiana ed europea ed integrata ai principali ERP (SAP/ J.D. EDWARDS/ PEOPLE SOFT/ ORACLE/ MS NAVISION/ MS DYNAMICS/ Ambienti IBM).Faber System ha recentemente introdotto sul mercato innovative soluzio-ni nel campo della sicurezza fisica e logica attraverso l’innovativo WAM SecureLog, servizio e soluzione per la conservazione confidenziale dei log degli Amministratori di Sistema, dati, documenti, immagini audio/video ed ulteriori log in conformità a quanto stabilito dal Garante della Privacy.

iged.it 01.201052

Una sintetica descrizione dell’or-

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iged.it 01.2010

Ad oltre 180 anni dalla sua fonda-zione, Reale Mutua Assicurazioni è la più grande società di assicurazioni italiana in forma di mutua con quasi un milione e mezzo di soci/assicurati ai quali offre un innovativo ventaglio di proposte adatte a soddisfare tutte

L’azienda controlla altre 4 compagnie in Italia e in Spagna ed è a capo del Gruppo Reale Mutua, che è tra i pri-

Reale Mutua Assicurazioni è presente nel nostro Paese con circa 350 Agenzie, mentre l’intero Gruppo Reale Mutua, attivo anche nel settore immobiliare e

-

IL PROGETTO GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALEGià a metà del 2007 uno studio orga-nizzativo interno, richiesto dalle stesse unità di business, evidenzia la neces-sità di implementare una piattaforma di Content Management a livello enterprise per soddisfare l’esigenza di un approccio strategico e globale alla

Le risultanze dello studio portano l’azienda ad avviare il Progetto GDD (Gestione Documentale Digitale) im-plementando un sistema di gestione documentale veloce, semplice e ag-giornabile, integrato, ove necessario, con i sistemi applicativi gestionali,

processi ed eliminare le attività im-produttive relative alla distribuzione,

Un sistema che rappresenti un con-creto vantaggio realmente percepito dagli utilizzatori, generando recuperi

L’esigenza era quindi quella di indi-viduare nel mercato la soluzione di Enterprise Content Management tecnologicamente più adatta per le

-ma selezione che ha ridotto notevol-mente l’elenco dei possibili fornitori, la valutazione è proseguita attraverso un POC (Proof of Concept) per ve-

Il processo di software selection si è quindi concluso con la scelta della piattaforma EMC Documentum, che più delle altre ha soddisfatto i criteri

“All’inizio di quest’anno (2009, ndr) - spiega il Dottor Giuseppe Cuniberto, responsabile sviluppo software del Gruppo Reale Mutua Assicurazio-ni - abbiamo messo in campo il primo progetto strategico relativo alla soluzione di content management: la completa gestione documentale della divisione Sinistri. Dal momento che il nostro approccio è orientato all’insourcing, esternalizzando solo la parte liquidativi, il fattore tecnologico diventa quindi determinante per una corretta, fun-

zionale e tempestiva gestione dell’operatività e del controllo di processo”.

LE CRITICITÀ DELLA GESTIONE CARTACEA DELLA DIVISIONE SINISTRILa massa critica di documenti che la divisione Sinistri si trova a gestire è enorme e le fonti da cui provengono sono estremamente variegate e com-plesse: clienti, periti, agenzie, oltre a tutte le applicazioni di gestione sinistri interne all’azienda che producono e

-cità di documenti e informazioni che comporta una serie di problematiche legate ad esempio alla ricerca dei e sui fascicoli, alla spedizione e alla gestio-ne delle pratiche, a volte non allineate,

Stime approssimative, ma sicuramen-te per difetto, hanno evidenziato che ogni addetto coinvolto nella lavora-zione delle pratiche impegna almeno 30 minuti al giorno per sbrigare ope-razioni improduttive come stampare, fotocopiare e spedire i documenti, recuperarli e archiviarli, inviarli trami-

Considerando il numero totale di

agenzie, coinvolti nella gestione delle pratiche, risulta che il costo annuale da addebitare a queste attività impro-

A questi si aggiungono i costi - cifra decisamente inferiore alla preceden-

54

MASSIMILIANO GRASSI

La scelta strategica di Content Management di Reale Mutua AssicurazioniLa divisione Sinistri del Gruppo Reale Mutua adotta la piattaforma di document management enterprise di EMC per migliorare i processi, contenere i costi e diminuire i rischi correlati alla gestione dei documenti

ESPERIENZE

iged.it 01.2010

LA DISPONIBILITÀ IMMEDIATA DELLA DOCUMENTAZIONE

“Un vantaggio concreto e percepito sin da subito dalla struttura è oggi la disponibilità immediata dei documenti su tutto il territorio nazionale, grazie anche all’integrazione degli applicativi preesistenti con la piattaforma EMC Documentum. Il sistema garantisce la ricerca per sinistro, quella di tipo libero, la navigazione all’interno della tassonomia

-vo documento pubblicato, la possibilità di

allegare facilmente documenti di un sinistro

soluzione garantisce inoltre sicurezza e privacy riducendo nel contempo il rischio di incorrere in citazioni e sanzioni per il man-cato rispetto dei termini di legge sui tempi di liquidazione delle pratiche”

UNA PIATTAFORMA DI CONTENT MANAGEMENT AL SERVIZIO DI TUTTE LE APPLICAZIONI

“Prima dell’adozione di EMC Documentum, ogni centro liquidazione danni, solo per citare un esempio, impiegava almeno due ore al giorno nella sola ricerca e movimentazione di documenti” commen

IL SUPPORTO DI SQUARE REPLY

“Rispetto alla criticità e alla strategicità dell’applicazione sinistri abbiamo lavorato su un commitment ben preciso da parte del cliente

Documentum ci ha consentito il rilascio del primo progetto pilota in soli tre mesi e

applicazioni esistenti e gli utenti dispongono oggi di un nuovo front-end di ricerca ottimiz-zata dei documenti. A breve anche la rete degli agenti, sebbene caratterizzata da una complessità maggiore, potrà godere di tutti i

PROCESSI, COSTI E RISCHI SOTTO CONTROLLO

l’archiviazione dei fascicoli ed abbattuto in maniera drastica i costi relativi ad attività legate ai processi tradizionalmente basati su informazioni cartacee

delle informazioni in unico repository docu-mentale consente di soddisfare criteri ottimali di sicurezza e salvataggio dei contenuti”.

I PRINCIPALI BENEFICIDisponibilità e accesso ai documenti in tempo realeRiduzione dei tempi di accesso alle informazioni e di quelli di liquidazione praticheGaranzia del rispetto dei termini di legge.Eliminazione delle attività di riproduzione e trasmissione dei documenti da/verso le unità operative.Diminuzione delle richieste fascicoli cartaceiMantenimento delle caratteristiche originarie dei contenuti (es. fotografie danno)Diminuzione degli spazi fisici destinati all’archiviazione dei fascicoliMemorizzazione delle informazioni in unico repository gestito in maniera ottimizzataCreazione, archiviazione e distribuzione controllata e sicura dei documentiRapido recupero dei dati pregressi (es. riapertura sinistri)

MASSIMILIANO GRASSI

Marketing Manager Content

55

iged.it 01.2010

UN PO’ DI STORIA Trivella è società che vanta una storia secolare nella manutenzione, nel recupero e nel restauro con-servativo; la sua attività comincia, infatti, nella seconda metà del Sei-cento, quando Antonio e Francesco

Germania.Questa sua solida base storica e culturale ben si sposa con la con-tinua ricerca nelle nuove possibilità

che, per una realtà che lavora sia con le aziende sia con la Pubblica Amministrazione, è di vitale impor-tanza.

-

sono molti, di formato diverso e, inoltre, sono consultati da più aree aziendali per periodi che vanno dai 3 mesi a oltre due anni, a seconda

-

numero di documenti dei formati

Tutto il personale coinvolto nei pro-

architetti, responsabili di cantiere e -

sità di consultare frequentemente

la documentazione, costituita da

-cumenti prevedeva l’archiviazione

strutturati in cartelle, con evidente dispendio di tempo in sede di archi-viazione e consultazione.

LA NECESSITÀ DI RINNOVARE IL PROCESSO DI GESTIONE DEI DOCUMENTIPur avendo ottenuto, nel 2000, una

-deva un preciso processo di archi-

Direttore della società, ha iniziato a -

un sistema di consultazione più

-struzione di un complesso residen-

periodo di consultazione, superiore ai 4 anni.

-colarmente articolato e prevede l’archiviazione e l’utilizzo di diverse

si è pensato di utilizzare uno scan-

informatica di Trivella, ma questo si è presto rivelato inadatto alla ne-

di costruzioni ha preso la decisione -

zata.

L’attività di realizzazione del siste-ma informativo aziendale è stata

-

al potenziamento della dotazione

-

COME SI RINNOVA IL PROCESSO DI GESTIONE DOCUMENTALE La parte più importante nel pro-cesso di innovazione è stata la scelta del prodotto per la scansione: dopo un attento esame del tipo e dimensione dei documenti cartacei, e della frequenza di arrivo, è stato deciso di installare uno scanner

documenti, suddivisi in cinque rac-

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MASSIMILIANO GRIPPALDI

Trivella costruzioni snellisce le procedure di archiviazione dei documenti Conservati digitalmente, nel solo 2009, 50.000 fogli di carta e ridotto notevolmente il numero di stampe e fotocopie

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a commesse e gare d’appalto, che spesso raggiungono le 200 pagine di volume.Grazie al sistema di archiviazione con protocollo, ogni lavoro ha un codice di archiviazione (un numero progressivo). A seguito della scan-sione ogni documento viene clas-

automaticamente nella cartella desi-derata. I documenti che richiedono un’approvazione passano prima nella cartella del responsabile che

elettronica e lo archivia in una car-tella “read-only” dove il documento

Attualmente, Struttura Informatica sta lavorando per rendere disponi-bile - ai responsabili di progetto e agli addetti ai lavori di Trivella - l’ac-cesso agli archivi digitali. Parte del processo prevede inoltre la digita-

entrata sia in uscita.

I VANTAGGILo scanner è stato subito apprezza-to per le ridotte dimensioni, la ve-locità di scansione fronte/retro e la semplicità di utilizzo. Per facilitare il processo di acquisizione e archivia-zione nei PC collegati allo scanner, è stata aggiunta una scheda video dual head, che permette l’estensio-ne del desktop su due monitor. Con questa semplice soluzione l’opera-tore ha la possibilità di visualizzare su uno schermo il documento digi-talizzato e di scegliere la cartella in cui salvare il documento in formato pdf sull’altro, attribuendo il nome

Oggi, il 90% dei documenti è gesti-to con una procedura di scansione e archiviazione immediata: una volta effettuata l’acquisizione di uno o più documenti anche di formato diverso, viene immediatamente

-

tomaticamente sul server, mentre i documenti cartacei di rilevanza

-

La disponibilità in rete dei docu-menti digitalizzati ha reso più sem-plici le procedure di controllo.

“Benché le normative richiedano l’arch-

afferma Virginio Trivella, direttore dell’azienda.

.L’azienda stima di avere conservato digitalmente, nel solo 2009, 50.000 fogli di carta e di avere ridotto il nu-mero di stampe e copie da 220.000 a 160.000, con un risparmio di oltre il 27%.

è assistito a una notevole riduzione degli errori umani: grazie al fatto che tutti i documenti circolano in

lavoro è infatti diventato molto più semplice e sicuro.

MASSIMILIANO GRIPPALDI

Solutions SpALo ScanSnap S510

iged.it 01.201058

STEFANO FORESTI

Omat Milano: i dati aziendali diventano energiaTorna OMAT, la principale mostra convegno italiana dedicata alla gestione elettronica di documenti e informazioni; appuntamento a Milano il 30 marzo e 31 marzo. www.omat360.it/mi10

Uno studio di IDC (leader mondiale nell’ambito della ricerca nei settori dell’information technology) prevede che le informazioni digitali create a livello mondiale raggiungeranno, nel 2011, l’enorme cifra di 1.8 Zettabyte (migliaia di Esabyte). Tra queste, il 30% sarà generato di-rettamente dall’attività di aziende e organizzazioni, ma oltre l’80% sarà comunque di loro competenza.

di questo secolo sia riuscire a gestire -

sta “valanga digitale” e impiegare nel

immagini e video fanno ormai parte a pieno titolo del patrimonio azienda-le: un patrimonio tanto vasto quanto, spesso, male utilizzato.

Per capire come incanalare e sfrutta-

che ogni azienda crea e riceve ogni giorno, torna l’appuntamento con OMAT, l’evento che dal 1990 riuni-sce aziende, istituzioni, accademici, utenti ed esperti per discutere attor-no allo stesso tavolo. La prossima edizione di OMAT si terrà a Milano il 30 e 31 marzo pres-so l’Atahotel Executive. Il sito Internet della manifestazione è www.omat360.it/mi10.

Suddivisa in convegni, tavole rotonde e un’area espositiva, OMAT Milano

per tutti i professionisti del settore, un’occasione per fare il punto sullo stato della normativa italiana e inter-nazionale, sulle migliori case history e sugli sviluppi futuri. Tra le novità di quest’anno, recentemente il Con-siglio dei Ministri ha approvato il nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale, uno dei pilastri su cui pog-gia il disegno di modernizzazione e digitalizzazione della Pubblica Am-ministrazione. Come riportato in una nota del Governo, le principali novità riguardano:

riorganizzazione delle pubbli-che amministrazioni attraverso

responsabile delle attività ICT, la razionalizzazione organizzativa e informatica dei procedimenti, l’in-troduzione del protocollo infor-matico e del fascicolo elettronico;

i cittadini e con le imprese attra-verso l’introduzione di forme di pagamenti informatici, lo scambio di dati tra imprese e PA, la diffu-sione e l’uso della PEC, l’accesso

-ma digitale, la dematerializzazione dei documenti e l’arricchimento

dei contenuti dei siti istituzionali in termini di trasparenza; sicurezza e lo scambio dei dati attraverso la predisposizione, in caso di eventi disastrosi, di piani di emergenza per garantire la con-tinuità operativa nella fornitura di servizi e lo scambio di dati tra PA e cittadini.

È in arrivo il Decreto attuativo per la fatturazione elettronica nei confronti

tempi con cui pubbliche amministra-zioni centrali e fornitori dello Stato dovranno adeguarsi: un importante passo avanti nel processo norma-tivo italiano, che verrà analizzato a OMAT con l’apporto dei legislatori coinvolti e messo in relazione con la situazione internazionale. Sono attesi a breve anche il DPCM contenente le regole tecniche per la conservazione della memoria digitale e il Decreto

-dice dell’amministrazione digitale richieste dalla legge 69/2009.Inoltre, si discuteranno i temi legati al Disegno di Legge “Disposizioni

-porti della Pubblica amministrazione con cittadini e imprese”, il quale pre-vede, oltre alla riscrittura dell’articolo 2215 - bis (Documentazione infor-matica) del CC che ha generato tanti

SPECIALE OMAT

iged.it 01.2010 59

NOTIZIE IN ANTEPRIMA

problemi e dubbi, norme relative alla conservazione delle cartelle cliniche, alla ricetta medica elettronica, alla pa-gella elettronica e alla digitalizzazione della Giustizia.Sul sito Internet www.omat360.it/mi10 sono disponibili le agende detta-

Grazie al contributo di espositori, sponsor e partner, la partecipazione è gratuita previa iscrizione su www.omat360.it/iscrizione.

La A.I.M. Fulmedia al prossimo OMAT presenterà le nuove soluzioni documentali, semplici ed economi-che, ampiamente diffuse in Italia ed all’estero, anche tramite le sue conso-ciate estere. Sempre orientata al mondo open-source Linux/Unix, vista la cre-scente richiesta di dematerializzazione della carta a tutti i livelli, la società ha sviluppato una nuova versione del suo noto SKIPPER, anche su piattaforma Microsoft. Pertanto si è riorganizzata in una nuova sede più ampia e più vicina al mercato locale, creando una rete d’alle-

anze con altre organizzazioni nazionali, per far fronte alla crescente richiesta di soluzioni automatizzate e semplici per la gestione dei documenti. Sempre collegata con i colleghi europei, in Italia offre una più vasta gamma di soluzioni, dall’automazione degli iter delle pratiche

-de magnetiche, impronte biometriche,

ASG presenterà a OMAT Milano le proprie soluzioni di Information Management, che consentono alle organizzazioni di ridurre drasticamente i costi e la complessità associati alla cre-scita esponenziale delle informazioni digitali in tutta l’azienda. Offriamo una suite completa di software che permet-te a un’impresa di controllare completa-mente l’acquisizione, la conservazione, l’analisi, l’accesso, la distribuzione e la disposizione delle informazioni in tutta la sua organizzazione. ASG fornisce soluzioni software a oltre l’85% delle maggiori aziende mondiali ed è un

affermato fornitore Business Service Management con un’eccezionale espe-rienza nella gestione di informazioni, metadati, applicazioni, infrastrutture, prestazioni e operazioni, nonché nelle tecnologie per l’erogazione di servizi e assistenza. ASG consente ai clienti di ridurre i costi, migliorare il servizio al cliente e diminuire i rischi. Fondata nel 1986, ASG è una società privata con sede a Naples, Florida, USA, con oltre

La crescita del mercato documen-tale che ci vede protagonisti ci ha piacevolmente suggerito l’idea di rag-gruppare in un’unica location tutte le aziende che compongono il Gruppo

-merciali e amministrativi, ampliamento Server Farm e potenziamento del team R&S sono i principali elementi di no-vità che caratterizzano la nostra società a partire dal mese di Marzo 2010. La soddisfazione mostrata dai nostri clien-ti, di cui ci sarà una breve ma preziosa testimonianza nella sessione dedicata di OMAT Milano 2010, ci vede sempre più impegnati e motivati ad un maggio-

I CONVEGNI DI OMAT MILANO 2010

Martedì 30 marzo - primo giorno

I DATI DIGITALI: L’ENERGIA DELLA TUA AZIENDA

SANITÀ DIGITALE: APPLICAZIONI, SERVIZI, ESPERIENZE E

PROSPETTIVE

DEMATERIALIZZARE:COME FARE - APPLICAZIONI

E SERVIZI CASI PRATICIOUTSOURCING SI O NO

PROTEGGERE E CONSERVARE LAMEMORIA DIGITALE:

STRATEGIE E STANDARD

Mercoledì 31 marzo - secondo giorno

LA NORMATIVA ITALIANA PERUN CORRETTO USO DELLEINFORMAZIONI DIGITALI

OTTIMIZZARE LE RISORSE:VIRTUALIZZAZIONE, CLOUD

COMPUTING CONVENZIONI, FINANZIAMENTI, SUPPORTO

ALLA FORMAZIONE …

CONSERVARE IN MODO SICUROLE INFORMAZIONI DIGITALI:

APPLICAZIONI E TECNOLOGIE

FATTURAZIONE ELETTRONICA: CASI PRATICI, NORME E PROSPETTIVE ITALIANE ED EUROPEE

MATTINA

MATTINA

POMERIGGIO

POMERIGGIO

iged.it 01.201060

re sviluppo delle sinergie coi partner perpoter distribuire sul territorio nazionale il nostro contributo, frutto di merite-

continui. Le nostre recenti evoluzionitecniche dedicano una attenzione par-ticolare alle piccole e medie imprese, non ultimo ai commercialisti conside-

caratteristiche principali della soluzione sono: completamente Web Based; ope-ratività automatizzata; senza impegno del personale; facilmente accessibile; programmabile; sempre disponibile.

Edok Srl è specializzata, da oltre un decennio, nella progettazione, sviluppo e distribuzione di piattaforme software e servizi in outsourcing per la Gestione Elettronica Documentale. Nel corso di OMAT Milano, la società presenterà le proprie soluzioni rivolte alla grande, media e piccola azienda privata e agli enti pubblici. Il core business dell’azien-da include la gestione dei documenti informatici, l’archiviazione documen-tale, la spedizione multicanale, la con-servazione sostitutiva e la fatturazione elettronica, il business process mana-gement, il protocollo informatico e la

di Edok, in house o in outsourcing, si basa su tre componenti fondamentali: conoscenza normativa, alta specializza-zione tecnologica e competenza nella riorganizzazione aziendale.Edok è stata tra le prime aziende ad associarsi ad ANORC (Associazione Nazionale Operatori Responsabili della Conservazione). Edok si rivolge al mer-cato distribuendo direttamente i propri prodotti/servizi oppure tramite una rete di business partner.

Ad OMAT quest’anno Faber System presenterà il servizio all’avanguardia WAM Service & Solution for Secure-Log Administrator, che consente diadeguarsi a quanto stabilito dal Garantedella Privacy in tema di sicurezza.

WAM LOG tutela le aziende attraverso

registrano gli accessi eseguiti dall’Am-ministratore di Sistema. Recentemente

WAM Nature per “la capacità di sintesitra competenze ICT e vocazione alrispetto dell’ambiente” consentendo -esclusivamente alle aziende interessateai prodotti ed ai servizi offerti da Faber

-mento agevolato per investire in archi-viazione e conservazione sostitutiva. Faber System propone al mercato logiche operative sia in house che in completo outsourcing di Archiviazionee Conservazione sostitutiva dei docu-

Distribution (Posta, E-mail, Fax, SMS,PEC, Fattura Elettronica, EDI), pro-getti EDI, contraddistinte da “impatto zero” sia a livello IT che a livello Am-ministrativo.

Una trasformazione del business gui-data dalle informazioni o “Information Led Transformation” è la visione che Ibm ha della gestione ottimale delle informazioni; le soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) sono una componente essenziale di un’ar-chitettura di information management che include anche la gestione dei dati strutturati, le soluzioni di information integration e la business intelligence.Nella vetrina di OMAT Ibm presen-terà le novità in ambito ECM, pensate proprio per consentire ad aziende ed istituzioni pubbliche di passare da una gestione “passiva” dei contenuti, ad un utilizzo a diretto supporto della strate-gia aziendale, attraverso un legame for-te con i principali processi di business e a supporto delle normative, interne ed esterne. Abbinando l’accuratezza delle informazioni fornite ad utenti e processi con l’analisi del loro valore di business si può ottenere molto di più, fornendo informazioni utili al business, quali ad esempio la conoscenza di pro-blemi non ancora noti o nuove oppor-tunità di mercato. Ibm sarà presente ad OMAT con tutte le novità tecnologiche

L’espressione “digitalizzare” è ormai piuttosto nota anche ai non addetti ai lavori, dal momento che termini come digitalizzazione, e-Government e firma digitale sono da alcuni anni tra le priorità individuate nell’ambito del processo di modernizzazione intrapreso dalla Pub-blica Amministrazione. Tuttavia, considerando come punto di partenza i progetti di e-Government, in cui la digitalizzazione è una parte rilevante, oggi ci troviamo di fronte ad uno scenario molto disomogeneo. Nella galassia della PA ci sono già alcune ec-cellenze, vere e proprie “stelle” sul fronte della digitalizzazione, che però convi-vono con molti altri casi di insuccesso. Nella maggior parte dei casi di successo, inoltre, la digitalizzazione ha riguardato i soli processi di back-office, con un im-patto molto basso o pressoché nullo sui cittadini. Abbiamo quindi ora una situazione in cui convivono molteplici frammenti del “si-stema digitale” scarsamente integrati, spesso incoerenti rispetto ad uno sce-nario procedurale e tecnologico comune e condiviso. Per non perdere terreno e ottenere dei ri-sultati tangibili ed efficaci nella PA è fon-damentale dare nuovo impulso all’evo-luzione del concetto di e-Government, come abbiamo illustrato in un recente Studio di Accenture “From eGovernment to eGovernance”, – verso il nuovo e più ampio concetto di e-Governance. È infatti necessario spostare l’attenzione verso il front-office, fino ad arrivare in un prossimo futuro alle soluzioni “MyGov”, in cui il cittadino-cliente avrà la possi-bilità di accedere in via digitale a servizi pubblici sempre più personalizzati.

Giovanni Procaccino, Responsabile System Integration per l’area Health & Public Service di Accen-ture

iged.it 01.2010 61

dell’offerta ECM, inclusa la nuova ap-pliance IBM Information Archive - per archiviare in sicurezza informazioni strutturate e non - e le soluzioni svilup-pate dai propri Business Partners.

In occasione del prossimo OMAT Milano verrà presentato Klaus No-problem, un pacchetto composto da un hardware (scanner e server) e un software (gestione dei documenti) che consente l’acquisizione, l’archiviazione, la conservazione sostitutiva a norma di

-porale), la gestione e l’ottimizzazione

stampa e distribuzione di contenuti, immagini e documenti. La KLAUS Srl mette inoltre a disposizione il servizio Klaus Legal Documental Storage con il quale è possibile l’archiviazione dello storico utilizzando uno scanner auto-matico dedicato che si interfaccia con il nostro software di gestione documen-tale permettendo a tutti i documenti degli anni precedenti di essere archiviati digitalmente per la conservazione le-gale su un server dedicato. La KLAUS

EN ISO 9001:08 a fornire il servizio di scansione, indicizzazione e quindi conservazione legale dei documenti.

Con i prodotti per l’imaging integrato e gli scanner tra i più veloci al mondo, il tutto corredato da straordinari servizi di assistenza e supporto, la divisione KODAK Document Imaging crea soluzioni in grado di rispondere alle reali esigenze dei clienti. “Abbiamo

-ducendo una serie di innovazioni per ogni anello della catena di elaborazione delle immagini” ha dichiarato Franco Ferrario, Country Manager della divi-sione Document Imaging di Kodak S.p.A. Il nostro portafoglio di scanner è accumunato dalla stessa tecnologia

“Perfect Page”, tecnologia che per-mette di offrire sia all’utente del nostro scanner entry level che a quello di alta produzione la stessa qualità dell’imma-gine anche in presenza di documenti critici. A supporto di quanto sopra menzionato, lo stand Kodak ad OMAT Milano sarà ricco di un’ampia gamma di scanner tra cui spiccherà la novità as-soluta presentata in anteprima in Italia: la nuovissima Serie i4000. Formata da due modelli, i4200 e i4600, questa Serie è dotata, in aggiunta al trasporto a for-ma di “C”, anche di un trasporto carta perfettamente rettilineo, come pure di una speciale funzionalità che consente di gestire documenti misti, acquisendoli ad alta velocità e mantenendoli corret-tamente impilati nel vassoio di uscita senza intervento manuale.

Uno dei temi principali dei prossimi anni per gli Enti Pubblici sarà la rea-lizzazione della “dematerializzazione documentale”, individuata dal go-

incrementare la qualità dei servizi e

-cace dovrà essere non invasivo per l’or-ganizzazione e di facile utilizzo per tutti

gli operatori dell’Ente. Nica presenterà a OMAT Milano DOCS Suite un insie-me organico di prodotti e di soluzioni applicative in grado di dare una risposta a questa problematica. I prodotti com-ponenti di DOCS Suite sono:

DOCSTATION: una postazione autonoma di scansione collegabile in rete per l’acquisizione di documenti

DOCS-scan: permette di sfruttare le caratteristiche funzionali di DOCS Suite su una postazione di scansione tradizionale (PC e scanner). E’ stato realizzato per gestire problematiche legate a volumi e formati diversi da A4.DOCS-mobile: una postazione au-tonoma “on the road” che permette

ad A4 in una rete di distribuzione.DOCS-server: l’applicazione che permette la gestione centralizzata di una rete DOCS Suite composta sia da poche, sia da migliaia di stazioni.

Recogniform Technologies SpA pre-senterà ad OMAT 2010 Milano il nuovo Recogniform Invoices, la soluzione per la lettura ottica dei documenti contabili

iged.it 01.201062

passivi, pronta per essere integrata con qualsiasi gestionale e software di archi-viazione ottica di terze parti. Grazie all’utilizzo della tecnologia free-form, tale sistema è in grado di estrarre da do-cumenti di trasporto, fatture e note di credito tutti quei dati che servono per una corretta contabilizzazione, gestione ed archiviazione automatica di questi documenti. Ciò a prescindere dal layout

rendendo immediato l’incremento di produttività nella gestione del ciclo passivo. Questa innovativa soluzione fa parte della linea di prodotti Re-cogniform Reader destinati a lettura ottica e data capture che consentono l’estrazione automatica di informazioni da documenti e moduli cartacei, sia con

-lizzo delle tecnologie ICR, OCR, CHR, OMR e BCR. La presenza all’expo sarà particolarmente focalizzata a prendere contatti con gli operatori del settore interessati ad integrare tale tecnologia nelle proprie soluzioni gestionali, di

allargare e completare la propria offerta rendendola maggiormente competitiva. Per l’occasione verranno anche presen-tati in anteprima le nuove versioni di Recogniform OCR Server, il software per l’OCR batch automatico che con-

PDF/A perfettamente ricercabili, e Re-cogniform ImageProcessor, il software per l’elaborazione ed il controllo di qualità batch automatico di immagini.

Negli ultimi tre anni, Open Text ha registrato una crescita costante sul mer-cato italiano a livello di nuovi clienti ac-quisiti, di licenze e di rinnovi da parte di clienti consolidati. Le strutture a Milano e Roma stanno crescendo in termini di risorse, a dimostrazione dell’ottimo sta-to di salute di Open Text in Italia, e in generale a livello globale. Oggi, Open

supportandoli con attività continuative di supporto tecnico e formazione. Nel corso del prossimo OMAT, la società presenterà Open Text ECM Suite, in

UBIFRANCE è l’agenzia francese per lo sviluppo internazionale delle imprese. Partner pubblico di riferimento per l’export, la missione di Ubifrance consiste nell’accompagnare le società francesi nella loro espansione sui mercati esteri, fornendo loro servizi specializzati e personalizzati corrispondenti alle loro strategie d’internazionalizzazione. Grazie ad una rete capillare presente a livello internazionale attraverso le sedi delle Mission Economique, Ubifrance è in in grado di coprire la totalità dei settori e delle aree economiche di interesse.In Italia, la Mission Economique – Ubifrance è presente da diversi decenni e rappresenta il partner di riferimento per le aziende francesi interessate al mercato italiano.

Con un’esperienza decennale nella fatturazione elettronica, B-PROCESS, filiale di BRED Banque Populaire, vanta oltre 2.050 clienti nel mondo in tutti i settori di attività. La sua piattaforma ASP billManager™, in conformità con la legislazione fiscale di 18 paesi fra cui l’Italia, riunisce più di 56 300 buyer e fornitori nel mondo e si adatta alle specificità di ogni mercato e alle peculiari-tà funzionali di ogni tipologia di cliente. Nel 2009, B-process ha dematerializzato quasi 110 millioni di fatture, di cui 15 millioni all’estero. La piattaforma propone soluzioni di dematerializzazio-ne semplice e fiscale, sia in emissione che in ricezione, che si adattano alle esigenze dei clienti e dei fornitori, indipendentemente dalla loro dimensione ed esperienza tecnica.

Cryptolog è un editore di soluzioni innovative per la firma elettronica, l’oroda-tazione e la gestione delle prove a lungo termine. I prodotti Cryptolog danno un’indispensabile sicurezza alla dematerializzazione dei documenti. L’offerta Cryptolog è composta da una gamma di applicazioni tecniche che ricopre l’in-sieme dei processi di creazione, orodatazione, convalida e conservazione delle firme digitali. Questi prodotti sono facilmente integrabili in tutti i processi e tutte le infrastrutture di rete. Cryptolog propone ai suoi clienti soluzioni software flessibili, hosted services “chiavi in mano” e servizi di consulenza in materia di firma digitale. Le soluzioni Cryptolog:

strumento di firma digitale – CUTEserver di stoccaggio centrale delle identità digitali – Unicityserver di firma di persona morale – Unicity MSSorodatazione – Eternityserver di convalida di firma – Serenitystorage crittografico certificato – Perennity.

INTERNATIONAL PARTNERS

iged.it 01.2010 63

grado di soddisfare diverse esigenze di business all’interno di un’unica infra-struttura ECM. Per quanto riguarda il mondo Web 2.0, Open Text dispone di Open Text Social Media - l’ultima integrazione della propria Suite ECM. Questa soluzione è un’applicazione social media intuitiva che offre agli utenti nuove modalità per collaborare in modo produttivo attraverso il Web e i dispositivi mobili, rispettando allo stesso tempo i requisiti di sicurezza e conformità, in quanto il software è in-tegrato in un più ampio sistema ECM aziendale.

PFU Imaging Solutions Europe Limi-ted, in occasione di OMAT, presenterà il nuovissimo scanner di produzione

che offre alle aziende un miglioramento dei livelli di automazione e produttività a fronte di una riduzione dei costi, e vanta funzionalità automatiche che ne rendono l’utilizzo semplice, veloce ed

Le dimensioni compatte del dispositivo rappresentano una novità assoluta tra gli scanner di produzione mid-volume e consentono di installare il modello

-tale della sua categoria, con dimensioni che arrivano a un terzo rispetto a pro-dotti concorrenti ed è capace di acqui-

è stato progettato per essere facilmente adattabile alle abitudini, ai processi e alle preferenze di utenti e operatori.

Fondata nel 1999 in Norvegia, eZ Systems dispone di sedi in Usa, Francia, Belgio, Danimarca, Germania e Giappone. La società vanta già diversi partner in Italia. eZ Publish è un sistema open source, scaricabile gratuitamente, di Enterprise Content Management, che permette alle organizzazioni e aziende di distribuire e condividere informazioni con la possibilità di creare facilmente siti Web personalizzati, ma anche portali multimediali, intranet ed extranet, anche per vendite online. eZ conta oltre 180.000 installazioni nel mondo intero.

eZ Flow - Estensione di eZ Publish che permette di creare un’impaginazio-ne complessa e di pianificare la pubblicazione.eZ Find - Motore di ricerca Enterprise per effetuare ricerche simultanee su diversi siti ed installazioni eZ Publish.

L’Imprimerie Nationale fu istituita nel 1538. L’Imprimerie Nationale, dal 1993, è Société Anonyme con azionista unico il Ministero dell’Economia e delle Finanze. L’Imprimerie Nationale è presente in tre settori: Autenticazione di beni e servizi, Gestione elettronica dei documenti e Print services management. L’Imprimerie Nationale è in prima posizione nel mercato ID. I prodotti di cui dispone, passaporti elettronici, carte d’identità, patenti ecc. si collocano ai massimi livelli tecnologici e sono considerati i più sicuri al mondo. Grazie alla sua estrema competenza nel settore, l’Imprimerie Nationale è il primo e unico fornitore dei nuovi passaporti biometrici francesi. Inoltre la società ha chiuso numerosi e importanti contratti all’estero. La presenza industriale del centro di Douai e la capacità di innovare garantiscono la continua e costante innova-zione tecnologica.

Keynectis propone un’offerta globale per la gestione delle identità digitali e la sicurizzazione degli scambi elettronici per aziende e amministrazioni, ponen-dosi come partner di fiducia. In qualità di Fornitore di Servizi di Certificazione Elettronica, offre servizi in grado di rispondere alle più elevate esigenze in ter-mini di sicurezza e conservazione dei dati. Keynectis partecipa attivamente a gruppi di riflessione internazionali in materia di certificati elettronici: firma elettronica qualificata, orodatazione, fatturazione elettronica …Più di 25 milioni di certificati elettronici e 10 milioni di documenti sono stati emessi o firmati grazie alle sue tecnologie.

STEFANO FORESTI

Marketing Communication, ITER

INTERNATIONAL PARTNERS

iged.it 01.2010

La corretta gestione delle informa-zioni costituisce il vero fattore di successo di un’impresa. Per questo, la moderna soluzione Explora per l’archiviazione elettronica risulta essenzialmente più adeguata a con-servare le informazioni e a renderle sicure di quanto non lo sia il vecchio sistema tradizionale, fatto di carta e dossier pieni di pratiche. Con l’intro-

digitale hanno lo stesso valore legale di un qualsiasi altro documento car-taceo, ma solo se conservati - almeno per ora - in formato digitale, il che costituisce un ulteriore argomento a favore dell’archiviazione elettronica.Le imprese, nel confrontarsi con normative regolamentari e legali, sono costrette ad applicare strate-gie d’archivio d’ampio respiro che abbraccino tutto il “content” azien-dale, che va conservato e protetto, e garantire, nello stesso tempo, che tutto l’insieme possa essere esatta-mente ricostruito nei suoi contenuti e controllato in ogni sua fase, dal

sua cancellazione. Sono le disposizioni legislative a sta-bilire i termini della conservazione e dell’archiviazione. Molte informa-zioni devono essere conservate in archivi di lunga durata, per dieci e più anni. Registrazioni commerciali, per esempio, così come transazioni

dati farmaceutici, devono essere, in generale, conservati a titolo do-cumentativo e, in caso di bisogno, devono poter essere recuperabili. Questo vale anche per le stesse e-mail, quando esse abbiano una importanza legale. Le informazioni devono poter essere leggibili in ogni momento e non devono essere in

In questo caso si parla di archiviazio-

ne elettronica a prova di revisione, laddove la soluzione per il sistema d’archivio rispecchia le disposizio-ni di conservazione previsti dalla legge.L’Enterprise Content Management ha raggiunto, con la suite Explora, un alto livello di maturazione, che permette un nuovo approccio alle informazioni che raggiungono quotidianamente l’impresa. La collaborazione con i più moderni sistemi di storage è stata a tal punto perfezionata, che ora l’archiviazione elettronica si è spinta molto al di là del suo ruolo iniziale di mero archi-vio di dati.L’archiviazione elettronica è il repo-sitory delle informazioni della suite Explora. È possibile salvare ogni tipo d’informazione, a livello centrale o in bacini di informazione separati. In questo modo, viene eliminato il problema delle ridondanze e delle incongruenze da esse derivanti. Il repository garantisce, sul lungo periodo, la sicurezza delle informa-zioni e, a seconda del loro valore e del loro ciclo vitale, rende possibile una conservazione economicamente sostenibile delle informazioni.L’archivio elettronico Explora am-ministra tanto i metadati come anche i dati, le informazioni e i documenti stessi. I metadati, conservati in una banca dati relazionale, rappresenta-no un rimando logico ai documenti connessi. L’indicizzazione dei dati può essere effettuata manualmente o automaticamente.Oggi, il problema non è più, quindi, se i dati e le informazioni debbano essere raccolti – e disponibili - in modo capillare, in tutta l’azienda, ma, piuttosto, con quale grado di

un simile obiettivo. La semplice operazione di archivio è la pre-

messa necessaria per conservare le informazioni in maniera coerente e sicura. Non si può prescindere dal fatto che tutte queste informazioni possano circolare in tutti i processi decisionali e gestionali e, qualora ce ne sia bisogno, che siano disponibili in qualunque luogo e/o momento, nella forma desiderata.Indiscutibile è la necessità che tutta la documentazione aziendale sia disponibile in formato elettronico.

nella pura e semplice archiviazione di dati, il potenziale contenuto nella massa di informazioni accumulate continua a rimanere, in larga misura,

-nici diventino informazioni utili e logicamente strutturate, è necessario riportare il tutto, in buon ordine, in un quadro contestuale di più ampio respiro. Tra i vari aspetti dell’integrazione, la Serin Soft considera il Knowledge Management come una forma di applicazione tecnologica, che rende “intelligente” la suite Explora. Il suo utilizzo consente l’accesso di-

loro intelligente impiego e la loro rielaborazione nel corso di processi decisionali e gestionali automatizzati e qualitativamente sicuri.

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FRANCESCO OPRAMOLLA

Il valore delle informazioni

DALLE AZIENDE

FRANCESCO OPRAMOLLA

Amministratore di Serin Soft srl

ITER - via Rovetta 18 - 20127 Milano - tel. 02 2831161 - fax 02 28311666 - www.iter.it - iter@iter.it

s e m i n a ri p ro f e ss i o n a l i i t e rw w w . i t e r. i t / s e m i n a r i

TECNICHE RELAZIONALI DI VENDITAVendere è un’arte o una scienza? Perché al-cuni vendono ed altri no? È solo partendo da se stesso - attraverso la propria credibilità di professionista, la propria immagine e una co-municazione efficace - che un venditore può raggiungere l’obiettivo della vendita di suc-cesso.

L’ARTE DELLA VENDITA TELEFONICAÈ indubbio che il telefono sia uno strumento di lavoro fondamentale, ma per utilizzarlo al meglio occorre un’adeguata preparazione che include la conoscenza e la pratica di tecniche avanzate di marketing e di comunicazione. Il corso insegna come gestire in modo ottimale le telefonate, nonché le principali tecniche di telemarketing.

GESTIONE POST VENDITAAcquisire nuovi clienti è un’attività fondamen-tale per ogni azienda, ma non meno impor-tante è fidelizzare la clientela già acquisita, monitorandone la soddisfazione, gestendo efficacemente ogni eventuale situazione post vendita.

SOCIAL MEDIA STRATEGYFacebook, MySpace, Linkedin e gli altri Social Media hanno cambiato per sempre il nostro modo di comunicare. Le aziende sono oggi di fronte a un bivio: adeguarsi oppure essere scavalcate dal cambiamento, a vantaggio della concorrenza.

L’E-COMMERCE COME OPPORTU NITÀ PER LE PMIIn tempi di crisi è necessario che le PMI sfrut-tino tutte le opportunità offerte loro da internet e, in particolare, dal web-marketing. In questo corso verranno analizzate tali opportunità e verranno svelati tutti i segreti dell’e-commerce in maniera pratica e concreta.

EMAIL MARKETI NGUn seminario operativo, grazie al quale impa-rerà come scrivere messaggi efficaci, che non vengano interpretati come spam e nel pieno rispetto delle norme sulla privacy.

WEBLAB 2.0Un seminario per imparare come analizzare il comportamento degli utenti sui nostri conte-nuti e come orientarne la produzione di conse-guenza; perché un testo per la stampa non è uguale ad un testo per il web.

WEBMARKETI NGDal SEO/SEM ai web analytics e alle strategie di promozione in rete. Un seminario indispen-sabile per tutti coloro che vogliono sfruttare al massimo il canale online per studiare il mer-cato e sviluppare nuovi rapporti commerciali (promozione/pubblicità, distribuzione, vendita, assistenza alla clientela, etc.) tramite il Web.

EVENTO 2.0Un seminario per imparare ad organizzare un evento con il web. Strumenti, tecniche, eco-nomie e molta esercitazione pratica, grazie ad una simulazione di gestione di un evento in ot-tica 2.0. Dall’importanza strategica dell’even-to come strumento di relazione e comunicazio-ne, alle diverse forme di promozione e ai nuovi strumenti a disposizione dell’event manager.