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BANDO DI GARA

n. 10226

CT 10226 – CONCEZIONE GRAFICA, FORNITURA DI IMMAGINI E TRATTAMENTO DI IMMAGINI

CAPITOLATO D'ONERI

(Parte 1)

Bando di gara n. 10226 Parte 1 1 / 84

INDICE

INDICE...............................................................................................................................................................2

1. INFORMAZIONI PRELIMINARI...................................................................................................51.1. INFORMAZIONI PRELIMINARI SULLA GARA D'APPALTO...................................................................51.2. PRESENTAZIONE DELL'UFFICIO DELLE PUBBLICAZIONI.................................................................51.3. NATURA DEL CONTRATTO...............................................................................................................61.4. OGGETTO E CONTESTO DEL CONTRATTO......................................................................................71.5. DATA D'INIZIO DEL CONTRATTO E DURATA DELLE PRESTAZIONI/DEL CONTRATTO....................71.6. PREZZI..............................................................................................................................................7

1.6.1. DECIMALI..............................................................................................................................71.6.2. ALTRI ONERI.........................................................................................................................8

1.6.2.1. Prezzo per i giorni lavorativi durante le missioni.........................................81.6.2.2. Indennità giornaliere e spese di albergo...........................................................81.6.2.3. Spese di viaggio.................................................................................................................8

1.7. MODALITÀ E TERMINI DI PAGAMENTO............................................................................................81.7.1. PREFINANZIAMENTO...........................................................................................................81.7.2. PAGAMENTI INTERMEDI.....................................................................................................91.7.3. PAGAMENTO DEL SALDO...................................................................................................9

1.8. GARANZIA DI BUON FINE O ALTRE GARANZIE FINANZIARIE..........................................................91.9. LUOGO DI ESECUZIONE DELLE PRESTAZIONI.................................................................................91.10. CONDIZIONI GENERALI DI PRESENTAZIONE DELL'OFFERTA......................................................91.11. DIRITTI D'AUTORE.....................................................................................................................101.12. CASO SPECIFICO DI FOTO, IMMAGINI E ILLUSTRAZIONI...........................................................101.13. RITARDI NELL'ESECUZIONE......................................................................................................111.14. SVILUPPI PREVISTI E PREVEDIBILI DURANTE IL PERIODO CONTRATTUALE.............................111.15. PERIODO DI VALIDITÀ DELL'OFFERTA......................................................................................111.16. SOPRALLUOGO..........................................................................................................................111.17. DATA E LUOGO DI APERTURA DELLE OFFERTE.......................................................................111.18. CONDIZIONI PARTICOLARI APPLICABILI IN CASO DI CAMPIONI E MODELLI.............................12

2. L'OFFERTA E LA VALUTAZIONE.............................................................................................13

2.1. PROCEDURA DI VALUTAZIONE E DI AGGIUDICAZIONE DEL CONTRATTO....................................132.2. FORMA E CONTENUTO DELL'OFFERTA..........................................................................................132.3. STRUTTURA DELL'OFFERTA...........................................................................................................142.4. PRIMA PARTE: INFORMAZIONI AMMINISTRATIVE..........................................................................14

2.4.1. SOCIETÀ DI DIRITTO PRIVATO........................................................................................152.4.2. PERSONE FISICHE..............................................................................................................162.4.3. ENTI DI DIRITTO PUBBLICO.............................................................................................16

2.5. SECONDA PARTE: CRITERI DI ESCLUSIONE..................................................................................162.5.1. DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI ESCLUSIONE.....................................................162.5.2. CASI DI ESCLUSIONE........................................................................................................172.5.3. SANZIONI AMMINISTRATIVE E FINANZIARIE...............................................................17

2.6. TERZA PARTE: CRITERI DI SELEZIONE..........................................................................................182.6.1. CAPACITÀ FINANZIARIA ED ECONOMICA DELL'OFFERENTE.....................................18

2.6.1.1. Documenti da fornire riguardanti la capacità finanziaria ed economica............................................................................................................................18

2.6.1.2. Valutazione della capacità finanziaria ed economica...............................192.6.2. CAPACITÀ TECNICA E PROFESSIONALE DELL'OFFERENTE........................................19

2.6.2.1. Documenti da fornire in merito alla capacità tecnica e professionale .............................................................................dell'offerente

192.6.2.2. Valutazione della capacità tecnica e professionale...................................20

2.7. QUARTA PARTE: CRITERI DI AGGIUDICAZIONE – OFFERTA TECNICA..........................................212.7.1. DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI TECNICI DI AGGIUDICAZIONE............................21


2.7.2. VALUTAZIONE DEI CRITERI TECNICI DI AGGIUDICAZIONE........................................212.8. QUINTA PARTE: CRITERI DI AGGIUDICAZIONE – OFFERTA FINANZIARIA.....................................22

2.8.1. DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI FINANZIARI DI AGGIUDICAZIONE......................222.8.2. VALUTAZIONE DEI CRITERI FINANZIARI DI AGGIUDICAZIONE.................................23

2.9. VALUTAZIONE FINALE....................................................................................................................232.10. INFORMAZIONE DEGLI OFFERENTI............................................................................................242.11. AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI.............................................................................................24

3. OFFERTA CONGIUNTA E SUBAPPALTO.............................................................................25

3.1. PRESENTAZIONE DI UN'OFFERTA IN COOPERAZIONE CON ALTRE IMPRESE...............................253.1.1. OFFERTA CONGIUNTA......................................................................................................253.1.2. SUBAPPALTI........................................................................................................................26

3.2. DOCUMENTI – OFFERTA CONGIUNTA............................................................................................263.2.1. PRIMA PARTE: INFORMAZIONI AMMINISTRATIVE E PROVE NECESSARIE PER

ACCEDERE ALL'APPALTO..................................................................................................263.2.2. SECONDA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI ESCLUSIONE...................273.2.3. TERZA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI SELEZIONE............................273.2.4. PARTI QUARTA E QUINTA: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI

AGGIUDICAZIONE...............................................................................................................273.3. DOCUMENTI - SUBAPPALTO...........................................................................................................27

3.3.1. PRIMA PARTE: INFORMAZIONI AMMINISTRATIVE E PROVE NECESSARIE PER ACCEDERE ALL'APPALTO.....................................................................................................................273.3.2. SECONDA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI ESCLUSIONE...................283.3.3. TERZA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI SELEZIONE............................283.3.4. PARTI QUARTA E QUINTA: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI

AGGIUDICAZIONE...............................................................................................................283.4. VALUTAZIONE DELLE OFFERTE NEL CASO DI OFFERTE CONGIUNTE O SUBAPPALTO.................28

3.4.1. CRITERI DI ESCLUSIONE...................................................................................................283.4.2. CRITERI DI SELEZIONE......................................................................................................29

3.4.2.1. Offerta congiunta............................................................................................................293.4.2.2. Subappalti............................................................................................................................29

3.4.3. CRITERI DI AGGIUDICAZIONE..........................................................................................29

4. SPECIFICHE TECNICHE................................................................................................................30

4.1. CONCEZIONE GRAFICA DI MENABÒ/MODELLI...............................................................................314.2. SCANSIONE DI IMMAGINI, CREAZIONE DI GRAFICI, ILLUSTRAZIONI E FOTOGRAFIE...................33

4.2.1. SCANSIONE DI IMMAGINI................................................................................................334.2.2. GRAFICI...............................................................................................................................334.2.3. ILLUSTRAZIONI...................................................................................................................334.2.4. FOTOGRAFIE.......................................................................................................................33

4.3. IMPAGINAZIONE/PRESTAMPA.........................................................................................................354.3.1. IMPAGINAZIONE/PRESTAMPA.........................................................................................354.3.2. FORMATO DEI FILE...........................................................................................................36

4.3.2.1. In entrata.............................................................................................................................364.3.2.2. In uscita.................................................................................................................................36

4.3.3. FILE PDF............................................................................................................................364.3.3.1. Specifiche per i file PDF ottimizzati per la stampa....................................364.3.3.2. File PDF ottimizzati per il web................................................................................374.3.3.3. Specifiche per i file PDF ottimizzati per il web.............................................37

4.3.4. ALTRI FORMATI DEI FILE.................................................................................................384.4. FORNITURA DI BOZZE A COLORI...................................................................................................384.5. REALIZZAZIONE DI PRESENTAZIONI POWERPOINT, FLASH O SIMILI..........................................384.6. PROGETTAZIONE GRAFICA DI LOGHI.............................................................................................384.7. MANUALI DI IMMAGINE COORDINATA...........................................................................................39

4.7.1. PUBBLICAZIONI (SU CARTA O ELETTRONICHE)..........................................................404.7.2. ARTICOLI DI CANCELLERIA..............................................................................................404.7.3. PUBBLICAZIONI (SU CARTA O ELETTRONICHE) E ARTICOLI DI CANCELLERIA.....41

4.8. TERMINI DI ESECUZIONE DEI LAVORI/DEGLI INCARICHI RICHIESTI OGGETTO DEL PRESENTE CONTRATTO..................................................................................................................................................414.9. PENALI............................................................................................................................................42


4.10. CONTRATTI SPECIFICI CON PROCEDURA DI GARA...................................................................424.11. ELEMENTI O PRODOTTI NON SPECIFICATI NEL LISTINO PREZZI..............................................42

5. ALLEGATI............................................................................................................................................44

5.1. MODULI..........................................................................................................................................445.2. ALLEGATI TECNICI..........................................................................................................................445.3. DOCUMENTO 1) - OFFERTA FINANZIARIA, LISTINO PREZZI E IPOTESI.......................................455.4. DOCUMENTO 2A) - MODULO DI IDENTIFICAZIONE FINANZIARIA................................................465.5. DOCUMENTO 2B) – MODULO "SOGGETTO DI DIRITTO".............................................................475.6. DOCUMENTO 2C) - ACCORDO/PROCURA....................................................................................485.7. DOCUMENTO 3) - MODULO DI IDENTIFICAZIONE DELL'OFFERENTE..........................................525.8. DOCUMENTO 4) - QUESTIONARIO SULLE OFFERTE CONGIUNTE E SUL SUBAPPALTO...............555.9. DOCUMENTO 5) - ELENCO DEI DOCUMENTI DA FORNIRE...........................................................585.10. DOCUMENTO 6) - DICHIARAZIONE RELATIVA AI MOTIVI DI ESCLUSIONE..............................605.11. DOCUMENTO 7) - QUESTIONARIO TECNICO SUI CRITERI DI SELEZIONE...............................625.12. DOCUMENTO 8) - QUESTIONARIO SUI CRITERI DI AGGIUDICAZIONE....................................735.13. Documento 9) – Indennità di missione.......................................................................77


1. Informazioni preliminari

1. INFORMAZIONI PRELIMINARI

1.1. INFORMAZIONI PRELIMINARI SULLA GARA D'APPALTO

Il presente capitolato d'oneri fa seguito alla pubblicazione del bando di gara nella GU S i cui riferimenti figurano nella lettera d'invito a presentare offerte.

1.2. PRESENTAZIONE DELL'UFFICIO DELLE PUBBLICAZIONI

La casa editrice delle istituzioni europee

L'Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea (2, rue Mercier, L-2985 Lussemburgo) è la casa editrice delle istituzioni europee in senso lato, responsabile della produzione e della diffusione, su supporti e mezzi di ogni genere, del complesso delle pubblicazioni dell'Unione europea. L'organizzazione e il funzionamento attuali dell'Ufficio delle pubblicazioni (di seguito denominato "l'Ufficio") sono disciplinati dalla decisione 2009/496/CE, CECA, Euratom (Gazzetta ufficiale delle Comunità europee L 183 del 30.6.2009, pags. 41-47). L'Ufficio è gestito da un comitato di direzione in seno al quale ogni istituzione è rappresentata dal proprio segretario generale. L'Ufficio appartiene, dal punto di vista amministrativo, alla Commissione europea. Per ulteriori informazioni rinviamo al sito web dell'Ufficio:

http://publications.europa.eu/

In quanto editore l'Ufficio è tenuto ad offrire ai suoi clienti (servizi autori delle istituzioni e altri organi dell'Unione europea) e al suo pubblico (i cittadini dell'Unione europea e chiunque si interessi alle vicende dell'Europa) un servizio di elevata qualità. Nel campo delle nuove tecnologie l'Ufficio deve essere all'avanguardia nell'attività editoriale.

Secondo le disposizioni dei trattati che istituiscono le Comunità europee, la pubblicazione di determinati titoli, quali la Gazzetta ufficiale dell'Unione europea oppure la Relazione generale sulle attività dell'Unione europea, costituisce un obbligo legale.

Indirizzi di siti web utili

Ufficio delle pubblicazioni http://publications.europa.eu

EU Bookshop: la libreria on-line dell'Unione europea

http://bookshop.europa.eu

EUROVOC: thesaurus multilingue dell'Unione europea

http://eurovoc.europa.eu

CORDIS: Servizio comunitario di informazione in materia di ricerca e sviluppo

http://cordis.europa.eu

Eur-Lex: l'accessoal diritto dell'Unione europea

http://eur-lex.europa.eu

WHOISWHO: il repertorio http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html


http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

http://eur-lex.europa.eu/

http://cordis.europa.eu/

http://eurovoc.europa.eu/

http://bookshop.europa.eu/




elettronico dell'Unione europea

TED: supplemento alla Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

http://ted.europa.eu

SIMAP: informazioni sugli appalti pubblici europei

http://simap.europa.eu

DG MARKT: DG Mercato interno http://europa.eu/comm/internal_market

Altri link utili http://europa.eu/geninfo/info/index_it.htm

1.3. NATURA DEL CONTRATTO

La presente gara d'appalto fa riferimento a un contratto quadro multiplo generale di servizi dal titolo:

CT 10226 – CONCEZIONE GRAFICA, FORNITURA DI IMMAGINI E TRATTAMENTO DI IMMAGINI

L'offerta consiste in un (1) lotto.

Poiché le condizioni di esecuzione, le quantità e/o i termini di consegna precisi non possono essere stabiliti in anticipo, la Commissione intende stipulare un contratto quadro di servizi in subfornitura che definisce le condizioni di base di una serie di buoni d'ordine che saranno eseguiti nel periodo di validità previsto. I contratti quadro non danno luogo ad alcun obbligo diretto per la Commissione; solo la loro attuazione tramite contratti specifici e/o ordini impegna la Commissione.

Tali "contratti quadro multipli generali" impongono obblighi reciproci ad entrambe le parti per quanto riguarda gli elementi che sono stati stabiliti inalterabilmente e definitivamente alla stipula del contratto, quali ad esempio il prezzo, l'oggetto, le condizioni relative alle prestazioni minime e la durata.

Il contratto quadro viene stipulato separatamente, ma alle stesse condizioni, con al massimo otto (8) operatori economici, a patto che vi sia un sufficiente numero di operatori economici che soddisfano i criteri di selezione e/o di offerte ammissibili che soddisfano i criteri di aggiudicazione.

Successivamente alla valutazione delle offerte sarà redatto un elenco alfabetico degli otto (8) offerenti che hanno presentato le offerte economicamente più vantaggiose.

Prima di effettuare un ordine, l'Ufficio effettuerà una stima per ogni contraente che presenta i requisiti necessari all'aggiudicazione dell'ordine. Tali stime saranno calcolate utilizzando le voci pertinenti dei listini prezzi per l'incarico in questione.

La Commissione invierà l'ordine al contraente che offrirà la stima più bassa. Qualora egli non sia disponibile per motivi che non implichino lo scioglimento del contratto, l'ordine sarà trasmesso al contraente che ha presentato l'offerta meno costosa tra i candidati rimanenti, e così via (cfr. l'articolo I.4.2 del progetto di contratto quadro).


http://europa.eu/geninfo/info/index_it.htm

http://europa.eu/comm/internal_market

http://simap.europa.eu/

http://ted.europa.eu/


Nel caso di prestazioni non figuranti sul listino prezzi del contratto quadro ma conformi all'oggetto del contratto, sarà indetta nuovamente una gara d'appalto tra i contraenti disponibili (Per le modalità esatte si rimanda al punto 4.10 e all'articolo I.4.3 del progetto di contratto quadro).

L'importo stimato del contratto è pari a 1,5 milioni di euro.

1.4. OGGETTO E CONTESTO DEL CONTRATTO

La presente gara d'appalto è finalizzata a trovare contraenti per un contratto multiplo relativo a prestazioni di concezione grafica, fornitura e trattamento di immagini.

(Per ulteriori dettagli sulle prestazioni richieste si veda il punto 4 - Specifiche tecniche).

1.5. DATA D'INIZIO DEL CONTRATTO E DURATA DELLE PRESTAZIONI/DEL CONTRATTO

La firma dei contratti è prevista al più tardi per ottobre/novembre 2009.

L'esecuzione dei lavori non può iniziare prima della firma del contratto. Il periodo di esecuzione dei servizi può essere prorogato solo mediante un accordo scritto tra le parti prima della fine del periodo originariamente indicato nel contratto.

Il contratto entra in vigore alla data della firma dell'ultima parte contraente [cfr. l'articolo 1.2.1 del progetto di contratto quadro]. La durata del contratto iniziale è di ventiquattro (24) mesi. Il contratto può essere rinnovato due volte, ogni volta per un periodo di dodici (12) mesi [Per le condizioni di rinnovo si veda l'articolo 1.2.5 del progetto di contratto quadro].

1.6. PREZZI

I prezzi devono essere forfettari ed indicati in euro.

Per gli offerenti di paesi non compresi nella zona euro l'importo dell'offerta non potrà essere riveduto in base all'andamento dei tassi di cambio.

I prezzi comprendono tutte le spese sostenute dal contraente nell'ambito dei servizi prestati, in particolare i costi annessi di gestione, coordinamento, esercizio.

I prezzi possono essere riveduti solo in applicazione dell'articolo I.3 del progetto di contratto quadro. La revisione dei prezzi deve essere oggetto di una richiesta da presentare entro tre mesi dalla data in cui si compie un anno dall'entrata in vigore del contratto. Qualora la richiesta sia giustificata e sia stata presentata entro i termini, i prezzi riveduti si applicano a partire dalla data in cui si compie un anno dall'entrata in vigore del contratto.

1.6.1. DECIMALI

I prezzi offerti devono contenere al massimo due (2) cifre dopo la virgola.

Le revisioni dei prezzi sono calcolate con lo stesso numero di decimali previsto nel listino prezzi iniziale e anche i prezzi riveduti comprenderanno lo stesso numero di decimali (cfr. il punto 2.8.1).



1.6.2. ALTRI ONERI

Nel caso di spese direttamente connesse con l'esecuzione degli incarichi, l'Ufficio delle pubblicazioni provvederà al rimborso conformemente agli articoli I.3 e II.7 del progetto di contratto quadro.

Tali spese coprono principalmente i costi di viaggio e le indennità di soggiorno relativi agli incontri con i servizi autori e/o i rappresentanti dell'Ufficio delle pubblicazioni. Di norma all'inizio di ogni grande progetto si terrà un incontro di avvio presso i locali degli acquirenti.

1.6.2.1. Prezzo per i giorni lavorativi durante le missioni

Si chiede agli offerenti di indicare nella loro offerta una tariffa forfettaria giornaliera per persona per le missioni sopra menzionate (cfr. anche la Parte 2 – offerta finanziaria - CD-ROM). L'incontro di avvio è limitato a un (1) giorno. I giorni di viaggio non sono considerati giorni lavorativi.

I dettagli e gli aspetti finanziari di una missione da intraprendere sono sempre indicati nel buono d'ordine del progetto.

1.6.2.2. Indennità giornaliere e spese di albergo

Le indennità giornaliere e le spese di albergo sono rimborsate conformemente alle tariffe forfettarie e ai tetti indicati al punto 5.13 – Documento 9) – Indennità di missione e a norma degli articoli I.3.3 and II.7.4 del progetto di contratto quadro.

1.6.2.3. Spese di viaggio

Le spese di viaggio sono rimborsate in conformità degli articoli I.3.4, II.7.2 e II.7.3 del progetto di contratto quadro.

Per i dettagli relativi alla presentazione dell'offerta finanziaria nel listino prezzi e nel modulo relativo alle stime, si veda il punto 2.8.1.

1.7. MODALITÀ E TERMINI DI PAGAMENTO

I pagamenti vengono effettuati a norma degli articoli I.5, II.4 and II.5 del progetto di contratto quadro.

I pagamenti previsti nel presente contratto quadro sono effettuati a norma degli articoli sopra menzionati. I pagamenti sono eseguiti solo se il contraente ha soddisfatto tutte le sue obbligazioni contrattuali entro la data di presentazione della fattura. Le domande di pagamento non sono ricevibili se alcuni pagamenti dovuti per ordini o contratti specifici precedenti non sono stati effettuati per omissione o negligenza da parte del contraente.

1.7.1. PREFINANZIAMENTO

Non pertinente.



1.7.2. PAGAMENTI INTERMEDI

Le richieste di pagamento intermedio del contraente saranno accettate conformemente alle istruzioni di cui all'articolo I.5.1 del progetto di contratto quadro e fino a un valore massimo pari al 30% dei servizi ordinati.

I pagamenti intermedi sono concessi soltanto per ordini oltre i 50 000 euro e se i servizi possono essere chiaramente identificati in una relazione intermedia che il contraente dovrà fornire.

1.7.3. PAGAMENTO DEL SALDO

Il pagamento del saldo avviene alle condizioni stabilite all'articolo I.5.2 del progetto di contratto quadro.

1.8. GARANZIA DI BUON FINE O ALTRE GARANZIE FINANZIARIE

Non pertinente.

1.9. LUOGO DI ESECUZIONE DELLE PRESTAZIONI

Il luogo di esecuzione delle prestazioni è la sede del contraente o qualsiasi altro luogo in Europa in cui si trovano istituzioni europee, agenzie europee o servizi autori dell'Ufficio delle pubblicazioni. Le riunioni tra l'Ufficio delle pubblicazioni e il contraente potranno essere tenute nei locali dell'Ufficio delle pubblicazioni o dei servizi autori e potranno anche essere organizzate come video conferenze.

Poiché le lingue principalmente utilizzate in tali incontri sono il francese e/o l'inglese, i rappresentanti del contraente che vi parteciperanno dovrebbero dimostrare la conoscenza di entrambe le lingue.

1.10. CONDIZIONI GENERALI DI PRESENTAZIONE DELL'OFFERTA

La partecipazione alla presente gara è aperta a parità di condizioni a tutte le persone fisiche e giuridiche che rientrano nel campo d'applicazione dei trattati e a tutte le persone fisiche e giuridiche di un paese terzo che abbia concluso un accordo particolare con le Comunità nel settore dei pubblici appalti, secondo il disposto di detto accordo.

La presentazione dell'offerta implica l'accettazione da parte dell'offerente di tutte le condizioni della lettera d'invito a partecipare alla gara, del presente capitolato d'oneri (allegati inclusi) e nel progetto di contratto quadro. Con la presentazione dell'offerta l'offerente rinuncia alle proprie condizioni commerciali. L'offerta vincola l'offerente, ove quest'ultimo risultasse aggiudicatario, per tutta la durata d'esecuzione del contratto.

Dopo essere stata accettata dall'Ufficio delle pubblicazioni l'offerta viene considerata da quest'ultimo riservata e diventa di sua proprietà.

L'Ufficio delle pubblicazioni non rimborserà le spese afferenti alla preparazione e alla presentazione delle offerte.

Al presente bando di gara si applica il protocollo sui privilegi e le immunità o, se del caso, la convenzione di Vienna del 24 aprile 1963 sulle relazioni consolari.



1.11. DIRITTI D'AUTORE

Il prodotto finale risultante dall'esecuzione del Contratto, in qualunque formato, sarà di proprietà della Comunità europea.

Il contraente indicherà tutti i materiali, tra cui fotografie, immagini o illustrazioni, sui quali esiste già un diritto d'autore o altro diritto di proprietà e garantisce di aver ottenuto dal titolare o dai titolari dei diritti e dai relativi rappresentanti legali l'autorizzazione ad utilizzare detti materiali, in conformità alle esigenze e all'uso determinati dall'Ufficio delle pubblicazioni/dal servizio autore. Il contraente si fa carico di eventuali costi dovuti per i diritti ottenuti e li indica chiaramente e nel dettaglio nella fattura che presenta all'Ufficio delle pubblicazioni.

1.12. CASO SPECIFICO DI FOTO, IMMAGINI E ILLUSTRAZIONI

Principio generale: si raccomanda l'uso di materiale con licenza "Royaltee free" al fine di evitare una complessa gestione finanziaria.

L'Ufficio delle pubblicazioni o i servizi autori possono decidere in merito all'utilizzo di fotografie/immagini/illustrazioni di loro scelta. In tale caso, essi saranno responsabili di ottenere i diritti necessari e di indicare l'appropriata menzione relativa ai diritti d'autore.

Su richiesta il contraente fornirà all'Ufficio delle pubblicazioni/ai servizi autori le fotografie/immagini/illustrazioni da inserire nel prodotto in vista della sua diffusione in tutto il mondo, qualunque sia l'edizione, la forma e il supporto (formato cartaceo o elettronico, sito web, libro elettronico, ecc.) e in qualunque lingua.

L'Ufficio delle pubblicazioni/i servizi autori prepareranno all'attenzione del contraente una nota informativa che descriva l'utilizzo specifico delle fotografie/immagini/illustrazioni da inserire nel prodotto in questione (ad esempio il numero di copie stampate, la visualizzazione in internet, l'autorizzazione di riproduzione nel quadro del prodotto previa menzione della fonte, ecc.). Tale nota informativa fornirà di conseguenza i dettagli di tutti i diritti appropriati richiesti.

Il contraente si impegna a trovare, identificare e proporre tre (3) fotografie per ciascun elemento richiesto. Le fotografie saranno trasmesse, insieme ai costi dovuti per ognuna di esse, all'Ufficio delle pubblicazioni/ai servizi autori per la scelta finale.

N.B.: L'Ufficio delle pubblicazioni/i servizi autori non sono tenuti a utilizzare le fotografie/immagini/illustrazioni fornite dal contraente.

In funzione della scelta effettuata dall'Ufficio delle pubblicazioni/dai servizi autori e della nota informativa, il contraente fornirà il prodotto insieme alla documentazione che specifica l'estensione dei diritti concessi dal titolare dei diritti relativi alle fotografie/immagini/illustrazioni, nonché alle dovute menzioni da inserire.

Al momento della presentazione della fattura all'Ufficio delle pubblicazioni, per un importo corrispondente a quello a egli stesso fatturato aumentato del cinque percento (5%), il contraente presenta le copie delle fatture emesse dai proprietari dei diritti. In mancanza



di tali documenti giustificativi il contraente non potrà fatturare all'Ufficio delle pubblicazioni i costi relativi a tale parte del lavoro.

1.13. RITARDI NELL'ESECUZIONE

Nel caso in cui il contraente non rispetti i termini di consegna di cui al punto 4.8, l'Ufficio delle pubblicazioni chiederà il risarcimento dei danni e gli interessi, a meno che il ritardo nell'esecuzione derivi da cause di forza maggiore.

L'Ufficio delle pubblicazioni può indicare i termini di riconsegna successivamente a un rifiuto, e questi sono da considerare un nuovo termine di consegna.

L'importo relativo a danni e interessi è fissato agli articoli I.11.12 e II.16 del progetto di contratto quadro ed è contabilizzato per buono d'ordine (cfr. anche il punto 4.9).

1.14. SVILUPPI PREVISTI E PREVEDIBILI DURANTE IL PERIODO CONTRATTUALE

L'Ufficio delle pubblicazioni si riserva il diritto di richiedere modifiche ai lavori da effettuare e in particolare di aggiungere tutti gli incarichi che possono dimostrarsi necessari alla produzione degli oggetti previsti.

Tali modifiche possono corrispondere in particolare all'introduzione di nuove lingue ufficiali nell'Unione europea, nuovi formati del manoscritto per l'elaborazione o pubblicazioni da consegnare nonché cambiamenti nel manuale di convenzioni redazionali dell'Ufficio delle pubblicazioni o nel manuale interistituzionale di convenzioni redazionali.

1.15. PERIODO DI VALIDITÀ DELL'OFFERTA

Il periodo di validità dell'offerta comprende nove (9) mesi dal termine di presentazione delle offerte (cfr. la lettera d'invito a presentare offerte). Durante tale periodo l'offerente è tenuto a mantenere tutte le condizioni dell'offerta.

1.16. SOPRALLUOGO

Non pertinente.

1.17. DATA E LUOGO DI APERTURA DELLE OFFERTE

Le offerte saranno aperte il giorno 17/09/2009 alle 10.00, al seguente indirizzo:

Indirizzo dell'Ufficio delle pubblicazioni:

Publications Office

2, rue Mercier

2985 Luxembourg/LUXEMBOURG

Ogni offerente può inviare un rappresentante autorizzato che assista all'apertura delle offerte. Le imprese interessate sono invitate a manifestarsi inviando un fax o un messaggio elettronico con almeno 48 ore di anticipo all'indirizzo di cui sopra. L'annuncio deve essere



firmato da un responsabile autorizzato dell'offerente e indicare il nome della persona che lo rappresenta all'apertura delle offerte.

Fax: (352) 2929-42672

E-mail: [email protected]

1.18. CONDIZIONI PARTICOLARI APPLICABILI IN CASO DI CAMPIONI E MODELLI

Se si prevede la presentazione di campioni di materiali e/o modelli di fabbricazione, essi sono realizzati dall'offerente a proprie spese.

Il fatto di non trasmettere all'Ufficio delle pubblicazioni entro i termini indicati i campioni o i modelli richiesti oppure di far pervenire campioni o modelli non conformi o di una qualità diversa da quella richiesta dà all'Ufficio il diritto di considerare il servizio non completo e di respingerlo.


mailto:[email protected]

2. L'offerta e la valutazione

2. L'OFFERTA E LA VALUTAZIONE

2.1. PROCEDURA DI VALUTAZIONE E DI AGGIUDICAZIONE DEL CONTRATTO

La valutazione delle offerte e la selezione degli offerenti si svolgono in tre fasi principali.

Ogni fase serve rispettivamente:

a verificare (prima fase, criteri di esclusione) la possibilità per gli offerenti di partecipare alla procedura di aggiudicazione del contratto e, se del caso, di diventarne aggiudicatari;

a verificare (seconda fase, criteri di selezione) la capacità economica e finanziaria nonché la capacità tecnica e professionale di ogni offerente che abbia superato la prima fase;

a valutare, sulla base dei criteri di aggiudicazione, ogni offerta che abbia superato la prima e la seconda fase.

La procedura di valutazione può concludersi con l'aggiudicazione dell'appalto.

La valutazione si basa sull'offerta di ogni offerente. Per quanto concerne i criteri di esclusione e di selezione l'Ufficio delle pubblicazioni si riserva il diritto di chiedere la presentazione, entro un termine precisato nella domanda, di qualsiasi altro documento relativo all'offerta presentata, a fini di chiarimento e verifica. Tutte le informazioni saranno valutate in base ai criteri fissati in questo capitolo.

Si ricorda che, per quanto riguarda i criteri di aggiudicazione, l'Ufficio delle pubblicazioni può contattare l'offerente solo se sono necessari chiarimenti o se vanno corretti errori materiali manifesti. Tale contatto serve solo a chiarire i punti già indicati nell'offerta e non può in nessun caso comportare una modifica dei termini dell'offerta. Le offerte rispondenti ai criteri di una fase saranno ammesse alla fase di valutazione successiva.

2.2. FORMA E CONTENUTO DELL'OFFERTA

Le offerte devono essere chiare e concise e assemblate in modo coerente (ad esempio, rilegate o unite da graffette, ecc.). L'offerente è tenuto anche a fornire un elenco completo indicante l'ubicazione dei documenti richiesti (cfr. il punto 5.9 - Documento 5). Se l'offerta è suddivisa in più parti si consiglia di elaborare un indice per ogni parte.

Poiché gli offerenti sono giudicati in base al contenuto scritto dell'offerta presentata, questa dovrà dimostrare chiaramente che il suo autore è in grado di soddisfare le condizioni del capitolato.

Informazioni sulle condizioni generali e su come presentare l'offerta figurano nella lettera d'invito a presentare offerte.

L'offerta deve essere firmata da una o più persone autorizzate a rappresentare l'operatore economico in virtù degli statuti e/o di un estratto del registro delle imprese, oppure da una o più persone in possesso di procura di una persona indicata nei documenti di cui sopra. I documenti attestanti che la persona è autorizzata a rappresentare l'operatore economico devono essere presentati secondo le istruzioni del punto 2.4.



Le stesse condizioni si applicano alle persone autorizzate a firmare il contratto.

2.3. STRUTTURA DELL'OFFERTA

Le offerte devono essere presentate nel modo seguente, suddivise in cinque parti:

Prima parte: informazioni amministrative

Seconda parte: criteri di esclusione

Terza parte: criteri di selezione

Quarta parte: criteri di aggiudicazione – offerta tecnica

Quinta parte: criteri di aggiudicazione – offerta finanziaria

Le prime quattro parti e la quinta parte devono essere presentate in due buste chiuse distinte, inserite entrambe in una doppia busta chiusa, come indicato nella lettera d'invito a presentare offerte. Su ognuna di queste buste dovrà essere chiaramente specificato il contenuto: "offerta tecnica" e "offerta finanziaria".

Si noti che tutta la documentazione deve essere fornita in triplice copia (un originale e due copie). Lo stesso vale per dischetti, CD o altri supporti che fanno parte dell'offerta.

2.4. PRIMA PARTE: INFORMAZIONI AMMINISTRATIVE

Nella prima parte, l'offerente deve fornire i seguenti elementi:

Una lettera di accompagnamento debitamente firmata.

Il modulo compilato relativo all'identificazione dell'offerente, di cui al Documento 3, punto 5.7, che comprenda le informazioni seguenti:

il nome e/o la ragione sociale dell'offerente;

l'indicazione precisa della sua forma giuridica;

l'indirizzo della sua sede sociale;

i suoi numeri di telefono e fax, il suo indirizzo di posta elettronica ed eventualmente il sito internet;

il nome dei rappresentanti legali dell'offerente (direttori, ecc.) autorizzati a firmare contratti con i terzi;

il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e di fax di una persona da contattare nel quadro della presentazione dell'offerta;

i numeri di partita IVA e di iscrizione al registro delle imprese dell'offerente;

i dati relativi al conto bancario;

le persone da contattare;



una dichiarazione firmata confermante la validità dell'offerta.

Un modulo di identificazione finanziaria compilato e firmato da un rappresentante autorizzato dell'offerente, recante il timbro della banca e firmato da un suo funzionario. Se si allega una copia di un estratto di conto bancario recente, il timbro della banca e la firma del funzionario non sono obbligatori. Un modulo standard figura al punto 5.4 – Documento 2A e un modulo specifico per ogni Stato membro è disponibile al seguente indirizzo:

http://europa.eu/comm/budget/execution/ftiers_en.htm

Il modulo "Soggetto di diritto" firmato da un rappresentante dell'offerente autorizzato a firmare contratti con terzi. Sono disponibili un modulo per le persone fisiche, uno per le società di diritto privato e uno per gli enti di diritto pubblico. Un modello figura al punto 5.5 – Documento 2B. Moduli specifici nelle lingue degli Stati membri sono disponibili all'indirizzo seguente:

http://europa.eu/comm/budget/execution/legal_entities_en.htm

Il modulo "Soggetto di diritto" deve essere accompagnato dai documenti elencati qui di seguito per giustificare le informazioni amministrative riguardanti l'offerente.

2.4.1. SOCIETÀ DI DIRITTO PRIVATO

Una copia leggibile degli atti costitutivi nonché una copia degli statuti, se costituiscono un documento separato, o una copia dell'avviso di costituzione pubblicato sulla Gazzetta ufficiale o su qualsiasi altra pubblicazione nazionale, se la legislazione applicabile all'offerente lo richiede.

Una copia leggibile delle ultime modifiche apportate ai documenti di cui al paragrafo precedente, comprese quelle relative a un trasferimento di sede o una copia dell'avviso di modifica pubblicato sulla Gazzetta ufficiale o su qualsiasi altra pubblicazione nazionale, qualora la legislazione applicabile all'offerente lo richieda.

Se il numero d'iscrizione non viene precisato in uno dei suddetti documenti, una prova dell'iscrizione, secondo le modalità applicabili nel paese di stabilimento, ad un registro professionale o commerciale o qualsiasi altro documento ufficiale indicante il numero d'iscrizione.

Se il documento più recente presentato ai sensi del presente paragrafo o dei due precedenti paragrafi data di oltre un anno al momento della presentazione dell'offerta, va allegata all'offerta una conferma scritta, firmata da un rappresentante legale dell'offerente, che non si sono verificate modifiche dell'ufficio registrato dopo la data più recente di rilascio dei documenti.

Se i suddetti documenti non indicano anche il numero di partita IVA, una copia del documento che attesta il possesso di partita IVA, se del caso.

Una copia leggibile dell'atto di nomina delle persone autorizzate a rappresentare l'offerente nelle relazioni con terzi e in giustizia, se non





figura tra i documenti di cui sopra, oppure una copia della pubblicazione di tale atto di nomina qualora la legislazione applicabile la preveda. Se la o le persone che firmano l'offerta o la persona autorizzata a firmare il contratto lo sono in virtù di una procura rilasciata dalle suddette persone, tale procura va presentata.

2.4.2. PERSONE FISICHE

Una copia leggibile della carta d'identità o del passaporto.

Se del caso, una prova dell'iscrizione, secondo le modalità applicabili nel paese di stabilimento, ad un registro professionale o commerciale o qualsiasi altro documento ufficiale indicante il numero d'iscrizione.

Se i suddetti documenti non indicano anche il numero di partita IVA, una copia del documento che attesta il possesso di partita IVA, se del caso.

2.4.3. ENTI DI DIRITTO PUBBLICO

Una copia della risoluzione, della legge, del decreto o della decisione che istituisce l'organismo in questione oppure, se non disponibile, qualsiasi altro documento ufficiale attestante l'esistenza di tale organismo.

Il nome e la funzione dei rappresentanti legali dell'offerente (direttori, ecc.) autorizzati a firmare contratti con terzi (va presentata anche una copia del documento indicante le persone autorizzate a rappresentare l'offerente).

Se l'ente pubblico ha indicato il numero di partita IVA nel modulo "Soggetto di diritto", un documento ufficiale che attesti il numero di partita IVA.

2.5. SECONDA PARTE: CRITERI DI ESCLUSIONE

2.5.1. DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI ESCLUSIONE

Nella seconda parte gli offerenti devono fornire la dichiarazione relativa ai motivi di esclusione (Punto 5.10 - Documento 6) e i corrispondenti documenti e certificati elencati qui di seguito:

Estratto del casellario giudiziale o equivalente, come prova di non trovarsi in nessuna delle situazioni elencate alle lettere a), b) o e) del punto 2.5.2, oppure un documento recente rilasciato da un organismo giuridico o amministrativo competente del paese di origine o di provenienza, dal quale risulti che i requisiti vengono rispettati.

Un certificato recente rilasciato dall'autorità competente del paese in questione che dichiari che l'offerente ha rispettato i propri obblighi relativi al versamento dei contributi di sicurezza sociale o equivalente.

Un certificato recente rilasciato dall'autorità competente del paese in questione che dichiari che l'offerente ha rispettato i propri obblighi relativi al versamento delle imposte o equivalente.



Quando il paese interessato non rilascia tale documento o certificato, questo può essere sostituito da una dichiarazione sotto giuramento o, in mancanza di questa, da una dichiarazione solenne fatta dall'interessato dinanzi ad un'autorità giudiziaria o amministrativa, un notaio o un organismo professionale qualificato del paese d'origine o di provenienza.

2.5.2. CASI DI ESCLUSIONE

Conformemente all'articolo 93 del regolamento finanziario (CE, Euratom) n. 1605/2002 (GU L 248 del 16 settembre 2002, pag. 1, modificata) vengono esclusi dalla partecipazione alla gara gli offerenti:

a) i quali siano in stato di fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo, cessazione d'attività o in ogni altra situazione analoga risultante da una procedura della stessa natura prevista da leggi e regolamenti nazionali, ovvero a carico dei quali sia in corso un procedimento di tal genere; o

b) nei confronti dei quali sia stata pronunziata una condanna, con sentenza passata in giudicato, per qualsiasi reato che incida sulla loro moralità professionale; o

c) che, in materia professionale, abbiano commesso un errore grave, accertato con qualsiasi elemento documentabile dalle amministrazioni aggiudicatrici; o

d) che non siano in regola con gli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali o con gli obblighi relativi al pagamento d'imposte e tasse secondo la legislazione del paese dove sono stabiliti, del paese dell'amministrazione aggiudicatrice o del paese dove dev'essere eseguito l'appalto; o

e) nei confronti dei quali sia stata emessa una sentenza passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad un'organizzazione criminale o qualsiasi altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità; o

f) attualmente oggetto di una sanzione amministrativa di cui all'articolo 96, paragrafo 1, del regolamento finanziario (regolamento n. 1605/2002 del Consiglio, del 25.6.2002, modificato).

Inoltre, conformemente all'articolo 94 del regolamento finanziario vengono esclusi dall'aggiudicazione dell'appalto gli offerenti che, durante lo svolgimento della procedura di aggiudicazione:

g) si trovino in situazione di conflitto di interessi;

h) si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dall'amministrazione aggiudicatrice ai fini della partecipazione all'appalto o che non abbiano fornito tali informazioni.

L'Ufficio delle pubblicazioni si riserva il diritto di verificare le suddette informazioni.

2.5.3. SANZIONI AMMINISTRATIVE E FINANZIARIE

Si richiama l'attenzione degli offerenti anche sugli elementi seguenti:



La Commissione crea e gestisce una base di dati centrale nel rispetto della normativa comunitaria riguardante la protezione dei dati personali. La base di dati contiene informazioni su candidati e offerenti che si trovano in una delle situazioni di cui al punto 2.5.2 nonché candidati e offerenti che sono stati esclusi dai contratti d'appalto o dalle sovvenzioni finanziati dal bilancio delle Comunità europee.

In conformità dell'articolo 96 del regolamento finanziario n. 1605/2002 (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1, modificata), gli offerenti che si trovano in una delle situazioni di cui al punto 2.5.2, lettera h) o che sono stati dichiarati responsabili di una grave violazione degli obblighi imposti dal contratto d'appalto coperto dal bilancio possono essere oggetto di sanzioni amministrative o finanziarie da parte dell'Ufficio delle pubblicazioni, dopo aver potuto trasmettere le proprie osservazioni.

Le sanzioni possono consistere:

a) nell'esclusione dell'offerente o del contraente dai contratti d'appalto e dalle sovvenzioni finanziati dal bilancio, per un periodo massimo di dieci anni;

b) in sanzioni finanziarie inflitte all'offerente o al contraente entro i limiti del valore dell'appalto in causa.

Le sanzioni inflitte sono proporzionali all'entità dell'appalto e alla gravità dei reati commessi.

Il dettaglio di tali sanzioni è stabilito dall'articolo 133, lettera a), del regolamento n. 2342/2002 della Commissione recante modalità di esecuzione del regolamento finanziario (GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1, modificata).

2.6. TERZA PARTE: CRITERI DI SELEZIONE

La selezione dei candidati idonei all'aggiudicazione dell'appalto sarà basata sui criteri seguenti:

capacità economica e finanziaria nonché

capacità tecnica e professionale.

Se del caso, l'offerente può ricorrere alle capacità di altri organismi, indipendentemente dalla natura legale delle sue relazioni con essi. Egli deve in tal caso provare all'amministrazione aggiudicatrice che disporrà dei mezzi necessari per l'esecuzione dell'appalto, ad esempio presentando l'impegno di tali organismi a metterli a sua disposizione.

2.6.1. CAPACITÀ FINANZIARIA ED ECONOMICA DELL'OFFERENTE

2.6.1.1. Documenti da fornire riguardanti la capacità finanziaria ed economica

La terza parte deve comprendere, nella prima sezione, le informazioni relative alla capacità finanziaria ed economica dell'offerente. Essa deve comprendere i seguenti documenti giustificativi:



1. bilanci e conti profitti e perdite certificati degli ultimi tre esercizi;

2. fatturato globale dell'impresa e fatturato relativo ai servizi cui si riferisce l'appalto, riguardanti gli ultimi tre esercizi;

3. prova della pertinente assicurazione contro i rischi professionali.

2.6.1.2. Valutazione della capacità finanziaria ed economica

Le capacità finanziarie ed economiche degli offerenti saranno valutate sulla base dei documenti succitati, che gli offerenti devono trasmettere in applicazione del punto 2.6.1.1.

La capacità economica e finanziaria minima corrisponde ai livelli seguenti:

l'importo del volume stimato dell'appalto per un anno non può essere superiore al 60% del fatturato globale dell'offerente nell'ultimo esercizio chiuso oppure non può essere superiore alla media del fatturato annuo globale realizzato negli ultimi tre esercizi.

Per il volume stimato dell'appalto per quattro anni si veda il punto 1.3 del capitolato d'oneri.

2.6.2. CAPACITÀ TECNICA E PROFESSIONALE DELL'OFFERENTE

2.6.2.1. Documenti da fornire in merito alla capacità tecnica e professionale dell'offerente

Nella seconda sezione della terza parte l'offerente deve fornire informazioni sulla propria capacità tecnica e professionale, utilizzando i questionari tecnici (cfr. il punto 5.11 - Documento 7).

La prova della capacità tecnica e professionale dei fornitori partecipanti all'offerta sarà elaborata sulla base dei documenti attestanti quanto segue:

1. Il personale del contraente, con menzione degli studi professionali, dell'esperienza e della formazione dei responsabili della progettazione e della grafica nonché della composizione della pagina.

Il contraente deve impiegare:

almeno cinque (5) grafici dei quali almeno due (2) devono essere membri permanenti del personale del contraente e tre (3) possono essere freelance;

almeno cinque (5) impaginatori dei quali almeno due (2) devono essere membri permanenti del personale del contraente e tre (3) possono essere freelance;

almeno due (2) illustratori, anche freelance.

2. La capacità di lavorare in almeno 5 lingue ufficiali delle Comunità europee, tra cui tedesco, inglese e francese, deve essere dimostrata; la società deve inoltre indicare in che modo gestirà il lavoro nelle



rimanenti lingue comunitarie, nelle lingue dei paesi in fase di adesione e nelle altre principali lingue a livello mondiale, quali il russo, il cinese, il giapponese, l'arabo, ecc.

3. Il contraente deve fornire una descrizione completa dei software e dei sistemi operativi di cui dispone, tra cui:

numero delle postazioni di lavoro;

scanner, sistema di trattamento delle immagini o dei testi e PAO;

capacità di creare e trattare file elettronici, ad esempio Postscript, Adobe InDesign o equivalenti, PDF, TIFF, PNG o simili.

4. Disponibilità di collegamenti per posta elettronica (e-mail, FTP altri sistemi).

5. Elenco degli appalti analoghi aggiudicati al contraente negli ultimi cinque (5) anni. I contraenti sono tenuti a fornire le seguenti informazioni per almeno quattro (4) esempi di progetti su supporto cartaceo e due (2) esempi di progetti di web design realizzati per altri clienti:

esempi di tutti i sei (6) progetti;

descrizione tecnica scritta di ciascun progetto, indicante se è stata seguita o no – Seguendo un'manuale d'immagine coordinata esistente;

riferimenti (nome del cliente, tipo, ecc.), durata del progetto, costi totali e tipo di cliente (pubblico o privato).

(Si veda anche il punto 5.11 – Documento 7) - Questionario tecnico sui criteri di selezione)

Presentando un'offerta, ogni entità giuridica che partecipa alla gara d'appalto accetta che l'Ufficio delle pubblicazioni verifichi la propria capacità tecnica e, se necessario, i mezzi di ricerca di cui dispone, nonché le misure adottate per controllare la qualità.

Si richiama l'attenzione degli offerenti sul fatto che qualsiasi omissione d'informazione, totale o parziale, attribuibile ad uno o più entità giuridiche partecipanti all'offerta potrà indurre l'Ufficio delle pubblicazioni ad escludere l'offerta dalle fasi ulteriori della procedura.

2.6.2.2. Valutazione della capacità tecnica e professionale

La capacità tecnica e professionale sarà valutata sulla base delle competenze pertinenti ai servizi richiesti, in funzione delle conoscenze, dell'efficacia, dell'esperienza e dell'affidabilità dell'offerente.



2.7. QUARTA PARTE: CRITERI DI AGGIUDICAZIONE – OFFERTA TECNICA

L'appalto sarà aggiudicato all'offerta economicamente più vantaggiosa, tenendo conto dei criteri seguenti.

2.7.1. DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI TECNICI DI AGGIUDICAZIONE

Questa parte deve contenere i documenti che dimostrano i vantaggi dell'offerta, in modo da consentire la valutazione dei criteri tecnici di aggiudicazione.

Gli offerenti sono tenuti ad allegare all'offerta tutta la documentazione che consenta all'Ufficio delle pubblicazioni di valutare la qualità della loro offerta.

2.7.2. VALUTAZIONE DEI CRITERI TECNICI DI AGGIUDICAZIONE

L'Ufficio delle pubblicazioni attribuisce grandissima importanza alla presentazione grafica e artistica delle pubblicazioni.

I contraenti devono pertanto provare la propria creatività e capacità di eseguire gli incarichi a livelli di elevata qualità alle condizioni definite.

I criteri di aggiudicazione servono a differenziare le offerte dei candidati che non si trovano in nessuno dei casi di esclusione e che soddisfano i criteri di selezione.

I criteri di aggiudicazione sono intesi a valutare la qualità dell'offerta in base alla proposta dell'offerente. I criteri relativi all'abilità o alla capacità degli offerenti, quali esperienza, formazione professionale e referenze, che sono presi in considerazione per la valutazione dei criteri di selezione, non saranno presi in considerazione per la valutazione dei criteri di aggiudicazione.

La valutazione tecnica verrà effettuata sulla base degli elementi seguenti:

n. Criteri tecnici di aggiudicazione Ponderazione (punteggio massimo)

1.

Qualità del processo di produzione proposto per la realizzazione delle prestazioni di cui al presente bando di gara (Si veda anche il punto 5.12 – Documento 8) - Questionario sui criteri di aggiudicazione - 1/3)

40

2. Consegna di due (2) progetti

I seguenti sottocriteri saranno valutati su 20 punti ciascuno: originalità;

creatività;

pertinenza rispetto all'oggetto che sono destinati a

60



rappresentare.(Si veda anche il punto 5.12 – Documento 8) - Questionario sui criteri di aggiudicazione – 2/3)

3.Misure proposte per rispettare le scadenze (Si veda anche il punto 5.12 – Documento 8) - Questionario sui criteri di aggiudicazione – 3/3)

30

Punteggio totale 130

Il risultato della valutazione tecnica è la somma dei punti ottenuti durante la valutazione di ogni criterio. Per l'aggiudicazione dell'appalto verranno ammesse unicamente le offerte che abbiano ottenuto almeno la metà dei punti per ciascuno dei criteri e un punteggio totale di almeno 80 punti.

Poiché la valutazione delle offerte riguarda essenzialmente la qualità dei servizi proposti, gli offerenti devono approfondire tutti gli aspetti citati dal presente capitolato d'oneri, in modo da ottenere il maggiore punteggio possibile. La semplice ripetizione dei requisiti esposti nel capitolato d'oneri senza entrare in dettagli o aggiungere nulla farà ottenere solo pochi punti.

2.8. QUINTA PARTE: CRITERI DI AGGIUDICAZIONE – OFFERTA FINANZIARIA

2.8.1. DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI FINANZIARI DI AGGIUDICAZIONE

Per l'offerta finanziaria l'offerente deve utilizzare il listino prezzi e l'ipotesi che figurano in allegato.

L'offerta finanziaria deve soddisfare i seguenti requisiti:

I prezzi devono essere indicati in euro.

I prezzi devono contenere al massimo due (2) cifre dopo la virgola.

I prezzi devono essere indicati al netto di imposte, dazi doganali e altri oneri, anche l'IVA, dato che le Comunità europee ne sono esonerate nell'UE in virtù degli articoli 3 e 4 del protocollo sui privilegi e le immunità delle Comunità europee dell'8 aprile 1965 (GU L 152 del 13 luglio 1967). L'esenzione è accordata alla Commissione dai governi degli Stati membri direttamente oppure mediante rimborso, previa presentazione dei documenti giustificativi.

Per i paesi la cui legislazione nazionale prevede l'esenzione tramite rimborso, l'importo dell'IVA deve essere indicato separatamente. In caso di dubbi in merito al regime IVA applicabile, il contraente deve contattare le autorità del suo paese per ottenere chiarimenti in merito all'esenzione IVA di cui beneficia la Comunità europea.

Per compilare il listino prezzi e l'ipotesi vanno osservate le indicazioni seguenti:



Il listino prezzi deve comprendere il nome dell'impresa ed ogni pagina deve essere debitamente compilata e firmata da uno dei rappresentanti abilitati dell'impresa (cfr. il punto 5.3 - Documento 1) – Offerta finanziaria, listino prezzi e ipotesi). Non sarà consentita alcuna modifica al listino prezzi e si deve rispondere in modo completo ad ogni domanda.

L'assenza di risposta sarà considerata una risposta negativa. Qualsiasi omissione o modifica apportata al listino prezzi originale avrà per conseguenza l'annullamento dell'offerta.

L'ipotesi deve essere debitamente compilata e firmata (cfr. il punto 5.3 - Documento 1) – Offerta finanziaria, listino prezzi e ipotesi). L'ipotesi va elaborata sulla base dei prezzi unitari del listino, il quale prevale in caso di divergenza. L'ipotesi ha carattere puramente indicativo e non può essere fatta valere in caso di controversia; solo i lavori realmente eseguiti vanno fatturati, sulla base dei prezzi unitari del listino.

N.B.: Per i formulari da completare, i contraenti sono invitati a fare riferimento al punto 5.3 e al CD-ROM allegato, corrispondente alla parte 2 della procedura.

Il listino prezzi e l'ipotesi di valutazione sono anche disponibili su supporto elettronico quali file Excel e possono essere scaricati al seguente indirizzo internet:

http://www.publications.europa.eu/tenders/our/index_en.htm

2.8.2. VALUTAZIONE DEI CRITERI FINANZIARI DI AGGIUDICAZIONE

La valutazione dei criteri finanziari di aggiudicazione sarà basata sul prezzo totale finale indicato nell'ipotesi ("Totale complessivo" nel modulo dell'ipotesi).

2.9. VALUTAZIONE FINALE

Solo le offerte che avranno superato le fasi precedenti saranno prese in considerazione per la valutazione finale.

Il contratto sarà aggiudicato agli otto (8) candidati con l'offerta economicamente più vantaggiosa. Gli offerenti saranno classificati secondo il miglior rapporto qualità-prezzo. Le offerte economicamente più vantaggiose saranno elencate in ordine decrescente, dalla più vantaggiosa alla meno vantaggiosa.

Al fine di determinare l'offerta economicamente più vantaggiosa tra quelle che hanno raggiunto la fase di valutazione finale, la ponderazione per la qualità sarà del 50% e quella per il prezzo del 50%, applicando la formula seguente:

R= (50 xQ

) + (50 xPmin

)Qmax P




in cui:

R indica il rapporto qualità-prezzo

Q indica il punteggio per la qualità dell'offerta in questione

Qmax indica il punteggio per la qualità dell'offerta che ha ottenuto il punteggio di qualità più elevato

Pmin indica l'importo totale finale dell'ipotesi di realizzazione dell'offerta meno cara

P indica l'importo totale finale dell'ipotesi di realizzazione dell'offerta in questione

2.10. INFORMAZIONE DEGLI OFFERENTI

L'Ufficio delle pubblicazioni informa gli offerenti delle decisioni adottate riguardanti l'aggiudicazione dell'appalto, compresi i motivi per i quali eventualmente decide di rinunciare ad aggiudicare l'appalto o riavviare la procedura.

Su richiesta scritta l'Ufficio delle pubblicazioni comunica a tutti gli offerenti respinti i motivi di tale decisione e, a tutti gli offerenti la cui offerta era ricevibile, le caratteristiche ed i vantaggi dell'offerta selezionata nonché il nome dell'aggiudicatario.

Può essere tuttavia omessa la comunicazione di alcuni elementi qualora essa possa ostacolare l'applicazione delle leggi, sia contraria all'interesse pubblico, rechi pregiudizio agli interessi commerciali legittimi di imprese pubbliche o private o possa nuocere alla concorrenza leale fra di esse.

2.11. AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI

La gara d'appalto è conclusa mediante la firma del contratto dalle parti o da una decisione di non aggiudicare il contratto.

Dopo la scadenza del periodo di validità delle offerte il contratto viene stipulato solo con l'accordo scritto dell'offerente.


3. Offerta congiunta e subappalto

3. OFFERTA CONGIUNTA E SUBAPPALTO

Questa parte riguarda solo le offerte congiunte oppure che prevedono il subappalto. In caso contrario, si passi alla prossima parte (cfr. il punto 4. – Specifiche tecniche).

3.1. PRESENTAZIONE DI UN'OFFERTA IN COOPERAZIONE CON ALTRE IMPRESE

Se un'offerta prevede la partecipazione di più soggetti di diritto, questi ultimi possono scegliere tra:

presentare un'offerta congiunta, nella quale tutti gli operatori economici vengono considerati offerenti e, in caso di aggiudicazione, contraenti (in tal caso uno degli offerenti deve essere proposto come capogruppo per garantire la gestione del contratto); e

presentare un'offerta nella quale appare un unico offerente (che sarà quindi unico contraente in caso di aggiudicazione), mentre le altre entità giuridiche sono considerate subappaltatori.

A prescindere dalla presentazione dell'offerta (offerta congiunta o con un solo offerente) gli offerenti devono precisare tassativamente il ruolo, le qualifiche e l'esperienza di ogni persona giuridica e, se del caso, i sistemi di controllo tra di esse.

3.1.1. OFFERTA CONGIUNTA

Gli offerenti che propongono un'offerta congiunta sono responsabili in solido dell'esecuzione del contratto nei confronti dell'Ufficio delle pubblicazioni. Di conseguenza le clausole che prevedono, ad esempio:

che uno dei partner nell'offerta congiunta sia responsabile di una parte delle prestazioni ed un altro del resto, oppure

che diversi contratti debbano essere firmati nel caso di aggiudicazione dell'appalto

sono incompatibili con il principio di responsabilità in solido.

L'Ufficio delle pubblicazioni non terrà conto di clausole di questo tipo che potrebbero figurare in un'offerta congiunta e si riserva il diritto di respingere tali offerte senza proseguire la valutazione per mancato rispetto del capitolato d'oneri.

Nelle offerte congiunte uno dei partner (capogruppo) deve ricevere procura a rappresentare gli altri ai fini della firma e della gestione del contratto.

Se l'offerta congiunta viene selezionata gli offerenti possono essere tenuti ad adottare una determinata forma giuridica dopo l'aggiudicazione dell'appalto se tale cambiamento è necessario per la corretta esecuzione del contratto.



3.1.2. SUBAPPALTI

Se talune operazioni previste dal contratto vengono affidate a subappaltatori, il contraente principale resta pienamente responsabile dell'esecuzione dell'intero contratto nei confronti dell'Ufficio delle pubblicazioni. Di conseguenza:

il contraente è l'unico interlocutore dell'Ufficio delle pubblicazioni per tutte le questioni contrattuali (ad esempio, i pagamenti), anche se le operazioni in questione sono state subappaltate;

il contraente non può sottrarsi alle responsabilità nei confronti dell'Ufficio delle pubblicazioni adducendo errori commessi dal subappaltatore.

Nel caso di contratti quadro multipli, un offerente che presenta un'offerta singolarmente per un contratto o che presenta un'offerta nell'ambito di un consorzio non può, nel contempo, operare in qualità di subappaltatore per un altro offerente o consorzio. L'Ufficio delle pubblicazioni escluderà pertanto tali offerte dalla partecipazione.

L'offerente deve informare i subappaltatori dell'applicazione, nei loro confronti, dell'articolo II.13 del contratto. Dopo la firma del contratto il subappalto viene disciplinato dall'articolo II.10 del suddetto progetto di contratto quadro di servizi. Durante l'esecuzione del contratto il contraente deve chiedere l'autorizzazione dell'Ufficio delle pubblicazioni se intende sostituire un subappaltatore con un altro e/o se intende subappaltare mansioni che, nell'offerta iniziale, proponeva di realizzare autonomamente.

3.2. DOCUMENTI – OFFERTA CONGIUNTA

Per le offerte congiunte vanno presentati i documenti seguenti.

3.2.1. PRIMA PARTE: INFORMAZIONI AMMINISTRATIVE E PROVE NECESSARIE PER ACCEDERE ALL'APPALTO

1. Una dichiarazione conforme al modello di procura di cui al punto 5.6 – Documento 2C) - Accordo/procura, firmata dai rappresentanti legali di tutti i partner dell'offerta congiunta, nella quale:

si riconosce la responsabilità in solido di tutti i partner dell'offerta congiunta per l'esecuzione del contratto;

viene data procura ad uno dei partner dell'offerta congiunta (capogruppo) a rappresentare gli altri ai fini della firma e della gestione del contratto.

2. Se gli offerenti hanno già formato un consorzio o un'entità analoga a tal fine, essi sono tenuti ad indicarlo nell'offerta menzionando qualsiasi altra informazione e documento utili in tale contesto.

3. Il questionario relativo alle offerte congiunte e al subappalto (cfr. il punto 5.8 - Documento 4) – Questionario sulle offerte congiunte e sul subappalto) deve essere presentato, firmato da un rappresentante legale del capogruppo.



4. Il modulo standard d'identificazione deve essere fornito per ogni partner dell'offerta congiunta.

5. Va presentato il modulo "soggetto di diritto" di ogni offerente, accompagnato da tutti i documenti giustificativi richiesti al punto 2.4.

Solo il coordinatore deve consegnare il modulo di identificazione finanziaria.

3.2.2. SECONDA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI ESCLUSIONE

6. Ogni offerente deve compilare e presentare la dichiarazione relativa ai motivi di esclusione (cfr. il punto 5.10 - Documento 6) – Dichiarazione relativa ai motivi di esclusione) ed essere disposto a fornire i giustificativi indicati al punto 2.5.

3.2.3. TERZA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI SELEZIONE

7. Ognuna delle parti di un'offerta congiunta deve fornire i documenti relativi alla propria capacità economica e finanziaria:

bilanci e conti profitti e perdite certificati degli ultimi tre esercizi;

fatturato globale dell'impresa e fatturato relativo ai servizi cui si riferisce l'appalto, riguardanti gli ultimi tre esercizi;

prova della pertinente assicurazione contro i rischi professionali.

Il questionario tecnico riguardante i criteri di selezione deve essere compilato una sola volta per tutti i partner di un'offerta congiunta, ma deve indicare qual è quello che possiede le capacità descritte.

3.2.4. PARTI QUARTA E QUINTA: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI AGGIUDICAZIONE

I documenti relativi ai criteri di aggiudicazione devono essere forniti una volta dal capogruppo che rappresenta il gruppo di offerenti.

3.3. DOCUMENTI - SUBAPPALTO

Se l'offerta prevede il ricorso al subappalto deve comprendere i seguenti documenti.

3.3.1. PRIMA PARTE: INFORMAZIONI AMMINISTRATIVE E PROVE NECESSARIE PER ACCEDERE ALL'APPALTO

1. Il questionario relativo alle offerte congiunte e al subappalto di cui al punto 5.6 - Documento 4) – Questionario sulle offerte congiunte e sul subappalto firmato da un rappresentante legale del contraente. Una copia della terza pagina di questo questionario deve essere presentata per ogni subappaltatore, includendo le seguenti informazioni:

giustificazione del subappalto;

ruolo, attività e responsabilità di ogni subappaltatore;



volume/quota delle operazioni che vengono assegnate ad ogni subappaltatore.

2. Una dichiarazione d'intento di ogni subappaltatore che affermi la propria intenzione di collaborare con l'offerente se a quest'ultimo viene aggiudicato l'appalto.

3.3.2. SECONDA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI ESCLUSIONE

3. I subappaltatori devono fornire la dichiarazione relativa ai motivi di esclusione debitamente firmata (cfr. il punto 5.10 - Documento 6) – Dichiarazione relativa ai motivi di esclusione). Se in un'offerta il valore dei lavori destinati al subappalto è superiore o uguale al 20% del valore del contratto stesso, il subappaltatore deve essere disposto a fornire tutti i documenti giustificativi a sostegno della dichiarazione, come indicato al punto 2.5. Se tali servizi rappresentano meno del 20% dell'appalto il subappaltatore non è tenuto a fornire gli elementi di prova. L'Ufficio delle pubblicazioni si riserva tuttavia il diritto di richiedere i documenti giustificativi se necessario.

3.3.3. TERZA PARTE: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI SELEZIONE

4. Se in un'offerta il valore dei lavori destinati al subappalto è superiore o uguale al 20% del valore dell'appalto stesso, il subappaltatore deve fornire i documenti riguardanti la propria capacità economica e finanziaria, come indicato al punto 2.6. Se tali servizi rappresentano meno del 20% dell'appalto il subappaltatore non è tenuto a fornire i documenti relativi alla propria capacità economica e finanziaria. Tuttavia, se l'offerente dipende dalla capacità dei subappaltatori per soddisfare i criteri di selezione nella compilazione del questionario per le offerte congiunte e i subappalti, l'Ufficio delle pubblicazioni richiederà tali documenti (cfr. il punto 5.8 - Documento 4) – Questionario sulle offerte congiunte e sul subappalto). L'Ufficio delle pubblicazioni si riserva inoltre il diritto di richiederli se lo ritiene necessario.

5. Il subappaltatore deve rispondere alle domande del questionario tecnico che riguardano i servizi che intende eseguire.

3.3.4. PARTI QUARTA E QUINTA: DOCUMENTI RELATIVI AI CRITERI DI AGGIUDICAZIONE

Solo l'offerente è tenuto a fornire i documenti relativi ai criteri di aggiudicazione.

3.4. VALUTAZIONE DELLE OFFERTE NEL CASO DI OFFERTE CONGIUNTE O SUBAPPALTO

3.4.1. CRITERI DI ESCLUSIONE

I criteri di esclusione vengono valutati individualmente per ogni offerente o subappaltatore.



3.4.2. CRITERI DI SELEZIONE

3.4.2.1. Offerta congiunta

Se vari offerenti partecipano a un'offerta in qualità di partner di un'offerta congiunta, ognuno deve provare di possedere la capacità economica e finanziaria richiesta. Tuttavia se i criteri devono essere soddisfatti in base ad un livello definito l'offerta sarà valutata nel suo insieme.

I criteri di selezione relativi alla capacità tecnica e professionale saranno valutati per il gruppo nel suo insieme.

3.4.2.2. Subappalti

I criteri di selezione relativi alla capacità economica e finanziaria saranno valutati individualmente per l'offerente e per ogni subappaltatore proposto se l'Ufficio delle pubblicazioni lo ritiene necessario, tenuto conto del ruolo del subappaltatore e del volume del subappalto. Tuttavia se per soddisfare i criteri si deve raggiungere un livello definito, l'offerta sarà valutata nel suo insieme tenendo conto della misura in cui il subappaltatore mette le sue risorse a disposizione dell'offerente per l'esecuzione del contratto.

I criteri di selezione relativi alla capacità tecnica e professionale saranno valutati per ogni subappaltatore proposto unicamente per quanto riguarda i servizi subappaltati.

Se il subappaltatore mette le sue risorse a disposizione dell'offerente per l'esecuzione del contratto i criteri di selezione relativi alla capacità tecnica e professionale saranno valutati in relazione alle capacità combinate dell'offerente e del subappaltatore nel loro insieme solo nel caso in cui l'offerente dipenda dalle capacità del subappaltatore per soddisfare i criteri di selezione, come indicato nel questionario per le offerte congiunte e il subappalto (cfr. il punto 5.8 - Documento 4) – Questionario sulle offerte congiunte e sul subappalto).

3.4.3. CRITERI DI AGGIUDICAZIONE

I criteri di valutazione (di aggiudicazione) saranno esaminati rispetto all'offerta nel suo insieme.


4. Specifiche tecniche

4. SPECIFICHE TECNICHE

NB: Tutti i prezzi vanno indicati per consegna all'Ufficio delle pubblicazioni, Lussemburgo.

I lavori e gli incarichi oggetto del presente contratto comprendono la progettazione grafica, il layout, la realizzazione di opere grafiche e operazioni di prestampa per le pubblicazioni delle istituzioni europee e di altri organi dell'Unione europea.

Le prestazioni richieste sono le seguenti:

1. Concezione grafica di menabò/modelli

2. Scansione di immagini, creazione di grafici, illustrazioni e fotografie

3. Impaginazione/prestampa

4. Fornitura di bozze a colori

5. Realizzazione di presentazioni PowerPoint, Flash o simili

6. Progettazione grafica di loghi

7. Manuali di immagine coordinata

Per tutti i progetti:

L'Ufficio delle pubblicazioni nominerà un responsabile di produzione assistito da un grafico per la gestione di ciascun progetto, il quale agisca da intermediario tra il contraente e il cliente/servizio autori.

L'Ufficio delle pubblicazioni fornirà al contraente una nota informativa del lavoro richiesto, preparata dal cliente/servizio autori e validata dall'Ufficio delle pubblicazioni.

Un incontro di avvio può essere organizzato tra il contraente, un rappresentante dell'Ufficio delle pubblicazioni e il cliente/servizio autori.

Altre riunioni possono essere organizzate in caso di necessità.

Tali riunioni possono avere luogo sotto forma di video conferenze.

Tutti gli elementi da fornire che sono prodotti nel corso dell'esecuzione degli incarichi nonché la versione definitiva finale, devono essere inviati all'Ufficio delle pubblicazioni per la convalida. Dopo la convalida e l'accettazione degli elementi in questione, essi sono trasmessi dall'Ufficio delle pubblicazioni al cliente/servizio autori.


4.1. CONCEZIONE GRAFICA DI MENABÒ/MODELLI

Il lavoro comprende la concezione e la fornitura di un menabò/modello che esprima graficamente, come discusso e spiegato durante le riunioni summenzionate, il contenuto fornito dal cliente/servizio autori.

Il menabò può essere finalizzato con immagini fornite dal contraente. Tali immagini avranno la funzione principale di visualizzare in modo ed incisivo il contenuto identificato. Esse dovranno essere in grado di suscitare l'interesse del lettore. Per raggiungere un risultato di qualità è indispensabile disporre di vera creatività.

Il lavoro richiesto può essere limitato alla consegna di un modello che sarà poi utilizzato da un altro contraente per finalizzare la produzione, oppure può essere continuato con l'impaginazione dell'intera pubblicazione in una o più versioni linguistiche.

Per quanto riguarda i menabò, il lavoro può comprendere quanto segue:

l'elaborazione dell'idea di base ─ concezione grafica;

ricerca, selezione e fornitura di immagini (fotografie, grafici, disegni);

la realizzazione dei progetti di copertina e di pagine modello (menabò/modelli) contenenti i diversi stili, valori di titoli ed elementi grafici che figurano nel manoscritto.

Nel caso in cui il cliente/servizio autori modifichi le sue istruzioni iniziali, ovvero il contenuto da rappresentare, tali istruzioni modificate saranno considerate un lavoro completamente nuovo e risulteranno nella preparazione e nella consegna di un nuovo buono d'ordine.

Il prezzo è stabilito per pagina del menabò/modello e comprende la produzione di due proposte nel formato richiesto e di due serie di bozze al fine di tenere conto di tutte le modifiche/correzioni richieste dal cliente/servizio autori.

I diritti d'autore e i diritti di proprietà intellettuale o industriale, nonché qualsiasi altro diritto di proprietà, saranno conferiti alla Comunità europea, fatto salvo il caso in cui uno o più di tali diritti esistono già. Ciascun prodotto è di proprietà delle Comunità europee, tra cui le fonti elettroniche, internet e i file di stampa.

Il contraente deve specificare tutte le parti delle prestazioni eseguite sulle quali esiste già un diritto d'autore o un altro diritto di proprietà. Il contraente deve confermare di avere ottenuto l'autorizzazione dal titolare di tali diritti per utilizzare dette parti. Gli eventuali costi inerenti a tale autorizzazione saranno a carico del contraente e indicati chiaramente nella fattura.

Principio generale: si raccomanda l'uso di prodotti con licenza "Royalty free".

L'Ufficio delle pubblicazioni o i servizi autori possono imporre l'utilizzo di fotografie/immagini/illustrazioni di loro scelta. In tale caso l'Ufficio delle pubblicazioni/i servizi autori saranno responsabili dell'acquisizione dei diritti e della formula dei diritti d'autore.


Su richiesta, tuttavia, il contraente fornirà all'Ufficio delle pubblicazioni/ai servizi autori le fotografie/immagini/illustrazioni da inserire nelle pubblicazioni (in formato cartaceo o elettronico, ad esempio PDF) in vista della loro diffusione qualunque sia l'edizione, la forma e il supporto e in qualunque lingua.

Le esigenze dei servizi autori concernenti un particolare progetto, comprese le fotografie/immagini/illustrazioni, saranno specificate in una nota informativa preparata dai servizi autori e inviata al contraente.

La nota informativa indicherà in modo preciso i diritti richiesti per le fotografie, le immagini e le illustrazioni (ossia il numero di copie stampate, la pubblicazione su internet, ecc.).

Il contraente si impegna quindi a trovare, identificare e proporre tre (3) fotografie per ciascun elemento richiesto; il prezzo di ciascuna fotografia proposta dovrà essere indicato. Successivamente i servizi autori effettueranno una scelta.

N.B.: I servizi autori/l'Ufficio delle pubblicazioni non sono tenuti a scegliere una (1) delle fotografie/immagini/illustrazioni proposte.

Sulla base di tale scelta, il contraente negozierà i diritti descritti nella nota informativa con i titolari dei diritti. Il contraente fornisce i prodotti richiesti e tutta la documentazione attestante i diritti acquisiti, compresi i costi.

Il contraente è il solo responsabile dell'ottenimento dei diritti dal titolare dei diritti d'autore o dal suo rappresentante legale in modo da poter utilizzare le fotografie/immagini/illustrazioni come descritto nella nota informativa.

Il contraente deve fornire tutta la documentazione relativa ai diritti d'autore e ad altri diritti per ogni fotografia/immagine/illustrazione fornita e accettata.

Il contraente presenterà le copie delle fatture relative all'ottenimento di tali diritti. Egli fatturerà all'Ufficio delle pubblicazioni un importo pari a quello che sarà fatturato a lui stesso maggiorato del cinque percento (5%). In caso di mancata presentazione delle copie delle fatture in questione, il contraente non potrà fatturare all'Ufficio delle pubblicazioni tale parte del lavoro.

Menabò/modello tipo 1: copertina (prima e ultima pagina);

Menabò/modello tipo 2: pagina contenente solo testo;

Menabò/modello tipo 3: pagina testo + illustrazioni/fotografie, grafici o tabelle;

Menabò/modello tipo 4: pagina complessa contenente testo, illustrazioni, disegni, carte, grafici e tabelle;

Menabò/modello tipo 5: imballaggio (etichetta, inlay, libretto) per CD-ROM o DVD-ROM;

Menabò/modello tipo 6: manifesti.


I modelli devono rispettare tutti manuali d'immagine coordinata applicabili o tutte le altre istruzioni dell'Ufficio delle pubblicazioni.

Nel caso in cui il cliente/servizio autori modifichi in maniera sostanziale le specifiche tecniche contenute nelle sue istruzioni iniziali, ovvero il contenuto da rappresentare, tali istruzioni modificate saranno considerate un lavoro completamente nuovo e risulteranno nella preparazione e nella consegna di un nuovo buono d'ordine.

Il prezzo comprende la consegna del menabò/modello nel formato di file indicato nelle istruzioni, con tutti i link inclusi.

4.2. SCANSIONE DI IMMAGINI, CREAZIONE DI GRAFICI, ILLUSTRAZIONI E FOTOGRAFIE

Sono comprese le operazioni seguenti.

4.2.1. SCANSIONE DI IMMAGINI

La scansione di immagini con calibrazione colore per una qualità ottimale (300 dpi) in un formato da definire. Il prezzo è fissato per immagine.

4.2.2. GRAFICI

La realizzazione di grafici a partire da dati forniti dall'Ufficio delle pubblicazioni (su carta o supporto elettronico). Va indicato un prezzo per la concezione della versione pilota (compresi testi e didascalie) e un prezzo per la realizzazione di ciascuna delle altre versioni linguistiche. Il prezzo è fissato per grafico.

4.2.3. ILLUSTRAZIONI

Per quanto concerne la creazione e la realizzazione di illustrazioni o icone, i prezzi da indicare sono:

uno per le illustrazioni semplici nonché

uno per le illustrazioni tecniche più complesse.

Il prezzo deve includere sia la concezione (identificazione dell'immagine più adatta a visualizzare il contenuto proposto) sia la messa a punto dell'immagine finale ovvero di quella che dovrà ottenere l'approvazione dell'Ufficio delle pubblicazioni. Si tratta quindi di un prezzo forfettario per immagine, che copre anche tutte le modifiche che l'Ufficio delle pubblicazioni si riserva di chiedere al contraente. Le modifiche non potranno essere oggetto di fatturazione supplementare.

4.2.4. FOTOGRAFIE

Al fornitore potrà essere chiesto di cercare e fornire immagini tali da migliorare la qualità estetica degli strumenti d'informazione. A tal fine egli deve disporre di attrezzature e risorse adeguate. Il contraente è tenuto ad archiviare le


immagini. Il prezzo è fissato per immagine e include il costo della ricerca per l'immagine fornita.

I diritti d'autore e i diritti di proprietà intellettuale o industriale nonché qualsiasi altro diritto di proprietà saranno conferiti alla Comunità europea, fatto salvo il caso in cui uno o più di tali diritti esistono già. Ciascun prodotto è di proprietà delle Comunità europee, tra cui le fonti elettroniche, internet e i file di stampa.

Il contraente deve specificare tutte le parti delle prestazioni eseguite sulle quali esiste già un diritto d'autore o un altro diritto di proprietà. Il contraente deve confermare di avere ottenuto l'autorizzazione dal titolare di tali diritti per utilizzare dette parti. Gli eventuali costi inerenti a tale autorizzazione saranno a carico del contraente e indicati chiaramente nella fattura.

Principio generale: si raccomanda l'uso di prodotti con licenza "Royalty free".

L'Ufficio delle pubblicazioni o i servizi autori possono imporre l'utilizzo di fotografie/immagini/illustrazioni di loro scelta. In tale caso l'Ufficio delle pubblicazioni/i servizi autori saranno responsabili dell'acquisizione dei diritti e della formula dei diritti d'autore.

Su richiesta, tuttavia, il contraente fornirà all'Ufficio delle pubblicazioni/ai servizi autori le fotografie/immagini/illustrazioni da inserire nelle pubblicazioni (in formato cartaceo o elettronico, ad esempio PDF) in vista della loro diffusione qualunque sia l'edizione, la forma e il supporto e in qualunque lingua.

Le esigenze dei servizi autori concernenti un particolare progetto, comprese le fotografie/immagini/illustrazioni, saranno specificate in una nota informativa preparata dai servizi autori e inviata al contraente.

La nota informativa indicherà in modo preciso i diritti richiesti per le fotografie, le immagini e le illustrazioni (ossia il numero di copie stampate, la pubblicazione su internet, ecc.).

Il contraente si impegna quindi a trovare, identificare e proporre tre (3) fotografie per ciascun elemento richiesto; il prezzo di ciascuna fotografia proposta dovrà essere indicato. Successivamente i servizi autori effettueranno una scelta.

N.B.: I servizi autori/l'Ufficio delle pubblicazioni non sono tenuti a scegliere una (1) delle fotografie/immagini/illustrazioni proposte.

Sulla base di tale scelta, il contraente negozierà i diritti descritti nella nota informativa con i titolari dei diritti. Il contraente fornisce i prodotti richiesti e tutta la documentazione attestante i diritti acquisiti, compresi i costi.


Il contraente è il solo responsabile dell'ottenimento dei diritti dal titolare dei diritti d'autore o dal suo rappresentante legale in modo da poter utilizzare le fotografie/immagini/illustrazioni come descritto nella nota informativa (cfr. il punto 4 – Specifiche tecniche).

Il contraente deve fornire tutta la documentazione relativa ai diritti d'autore e ad altri diritti per ogni fotografia/immagine/illustrazione fornita e accettata.

Il contraente presenterà le copie delle fatture legate all'ottenimento di tali diritti. Egli fatturerà all'Ufficio delle pubblicazioni un importo pari a quello che sarà fatturato a lui stesso maggiorato del cinque percento (5%). In caso di mancata presentazione delle copie delle fatture in questione, il contraente non potrà fatturare all'Ufficio delle pubblicazioni tale parte del lavoro.

4.3. IMPAGINAZIONE/PRESTAMPA

4.3.1. IMPAGINAZIONE/PRESTAMPA

Sono comprese le operazioni seguenti:

la composizione (eventualmente l'acquisizione se gli elementi non sono forniti dal servizio autori);

l'inserimento e il trattamento di illustrazioni, fotografie, grafici e tabelle (sulla base dei dati forniti);

l'impaginazione;

il controllo di qualità del contraente;

le correzioni d'autore sulla prima bozza (tali correzioni eventuali, fino al 30% del contenuto, devono essere comprese nel prezzo unitario fornito);

in caso di modifiche sarà presentata una seconda serie di bozze.

Il contraente deve essere in grado di comporre in tutte le lingue ufficiali dell'Unione europea e, occasionalmente, in altre lingue, ovvero quelle dei paesi candidati al prossimo ampliamento dell'Unione europea (croato, turco, ecc.), nonché nelle principali lingue a livello mondiale, quali il russo, il cinese, il giapponese, l'arabo, ecc.

Il fornitore è tenuto ad impaginare i vari testi redatti e approvati dall'Ufficio delle pubblicazioni tenendo conto della linea editoriale o di altre istruzioni, ma sapendo proporre soluzioni innovative e creative.

Tale prestazione comprende:

la fornitura del menabò/modello e/o della pubblicazione definitiva nel formato elettronico richiesto dall'Ufficio delle pubblicazioni.

Il prezzo comprende la consegna dell'impaginazione nel formato di file indicato nelle istruzioni, con tutti i link inclusi per versione linguistica.


4.3.2. FORMATO DEI FILE

Il contraente deve essere in grado di accettare file nei formati seguenti:

4.3.2.1. In entrata

Software Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, QuarkXPress, 3B2, Adobe InDesign, Adobe Illustrator, Corel Draw, Adobe Photoshop, TIFF (immagini), JPEG (immagini), PDF, XML, SGML, HTML, Postscript, RTF.

4.3.2.2. In uscita

File modificabili (InDesign, Illustrator, Photoshop compresi i livelli) PDF, Flash, XML, SGML, HTML, RTF.

NB: Formati di file attualmente più utilizzati (il presente elenco non è esaustivo e potrà essere modificato durante il periodo contrattuale secondo gli sviluppi tecnologici)

Se il contraente fornisce i prodotti in formato InDesign o in un formato equivalente:

le illustrazioni vanno fornite ad alta risoluzione (300 dpi) o in formato vettoriale;

i file devono aver superato il controllo "pre-flight";

devono essere incluse le serie complete di caratteri, unitamente alle autorizzazioni d'uso necessarie.

4.3.3. FILE PDF

Qualora richiesto, il contraente deve fornire un file PDF della pubblicazione completa ottimizzato per la stampa.

4.3.3.1. Specifiche per i file PDF ottimizzati per la stampa

I file PDF ottimizzati per la stampa devono contenere quanto segue:

il campo titolo da riempire con il titolo del documento nella lingua del documento;

i campi "Author", "Subject" e "Keywords" vanno riempiti seguendo le indicazioni dell'Ufficio delle pubblicazioni, oppure lasciati vuoti;

nei file o nelle informazioni atte a identificare i file non può apparire alcuna menzione relativa alla società che effettua i lavori (ad esempio, "generated by…");

indicatori di taglio;

pagine singole;


barre di controllo dei colori;

incorporazione di tipi di caratteri (embedded fonts);

versione PDF 1.4 o profili PDF forniti dall'Ufficio delle pubblicazioni.

4.3.3.2. File PDF ottimizzati per il web

Il contraente può anche essere tenuto a fornire file PDF ottimizzati per il web.

4.3.3.3. Specifiche per i file PDF ottimizzati per il web

a) Conformità all'originale

La pubblicazione deve essere interamente conforme all'originale (su carta) per quanto riguarda il testo, i grafici, i colori, ecc.

Il testo deve apparire come tale e non come immagine.

b) Opzioni di realizzazione dei documenti PDF

Il campo titolo da riempire con il titolo del documento nella lingua del documento.

I campi "Author", "Subject" e "Keywords" vanno riempiti seguendo le indicazioni dell'Ufficio delle pubblicazioni, oppure lasciati vuoti.

Nei file o nelle informazioni atte a identificare i file non può apparire alcuna menzione relativa alla società che effettua i lavori (ad esempio, "generated by…").

Versione PDF 1.4 o come richiesto dall'Ufficio delle pubblicazioni. Nei file PDF vanno inclusi i set di caratteri ("fonts embedded").

Le opzioni di sicurezza sono:

security and open password: "no";

printing: "allowed";

select text and graphics: "allowed".

c) Un file per versione linguistica.

4.3.4. ALTRI FORMATI DEI FILE

L'Ufficio delle pubblicazioni può richiedere file elettronici in altri formati quali HTML/XML e/o un file Word della versione "visto si stampi" del testo (dopo la conversione dal software usato per l'impaginazione).


4.4. FORNITURA DI BOZZE A COLORI


La produzione e la fornitura di bozze a colori, con barra di controllo dei colori, unicamente per le pagine che contengono colori:

Cromalin, Iris proof, Kodak Approval o equivalenti con barra di controllo dei colori.

Il fornitore deve presentare una serie delle prime e delle seconde bozze. Le bozze sono trasmesse all'Ufficio delle pubblicazioni.

Il prezzo è fissato per pagina.

4.5. REALIZZAZIONE DI PRESENTAZIONI POWERPOINT, FLASH O SIMILI


Progettazione e realizzazione di presentazioni, ovvero elaborazione di illustrazioni da combinare con il testo fornito dal servizio autore, inclusa la consegna del prodotto definitivo in forma di file PowerPoint, Flash, PDF interattivo o simile.

Il prezzo è fissato per pagina.

4.6. PROGETTAZIONE GRAFICA DI LOGHI


La creazione di un logo per i servizi autori delle istituzioni e altri organi dell'Unione europea o per programmi comunitari.

Il prezzo coprirà l'intero processo di creazione, comprese la presentazione di tre (3) proposte iniziali e la fornitura di file definitivi del logo scelto accompagnato da un manuale che ne descriva le applicazioni.

Il logo deve essere finalizzato:

in bianco e nero, positivo e negativo;

in quadricromia (CMYK), positivo e negativo;

PMS, positivo e negativo;

e in tutte le versioni linguistiche richieste.

I file forniti per il logo devono comprendere le seguenti versioni:

vettoriale (.ai);

JPEG ad alta risoluzione e qualità elevata;


GIF;

png.

4.7. MANUALI DI IMMAGINE COORDINATA

Un manuale d'immagine coordinata è un insieme di norme per la concezione e la redazione di documenti, destinati sia a un utilizzo generale sia a una pubblicazione specifica dei servizi autori delle istituzioni e altri organi dell'Unione europea nonché di programmi comunitari.

La creazione di un manuale d'immagine coordinata può includere l'inserimento di un logo.

Il contraente deve creare un'identità coerente che faciliterà l'identificazione dei servizi autori delle istituzioni e di altri organi dell'Unione europea nonché di programmi comunitari. La guida grafica di stile deve essere armoniosa e gradevole e soddisfare il servizio autori.

Essa deve essere fornita sia in formato cartaceo che elettronico.

Il numero di copie su carta dovrà essere al massimo 25.

Il contraente dovrà fornire il manuale d'immagine coordinata nei seguenti formati elettronici:

PDF ottimizzato per la stampa e per il web;

InDesign o equivalente con tutti i link.

Il prezzo coprirà l'intero processo di creazione, compresa la presentazione di due (2) proposte iniziali e dei file definitivi del manuale d'immagine coordinata. Il manuale deve contenere esempi del modo in cui dovrà essere applicato.

Il prezzo deve coprire tre diversi elementi da fornire:

4.7.1. Pubblicazioni (su carta o elettroniche)

4.7.2. Articoli di cancelleria

4.7.3. Pubblicazioni (su carta o elettroniche) e articoli di cancelleria

4.7.1. PUBBLICAZIONI (SU CARTA O ELETTRONICHE)

(ELENCO NON ESAUSTIVO)

relazioni (in formato A4, B5 e A5, copertina e testo);

opuscoli (in formato A4, B5 e A5, copertina e testo);


pieghevoli;

volantini;

manifesti;

cartelle;

CD/DVD (imballaggio ed etichette);

bollettini;

banner di pagine web;

pagine d'introduzione (Splash pages);

homepage di siti web;

stand d'esposizione;

gadget;

ecc.

4.7.2. ARTICOLI DI CANCELLERIA

carta intestata;

buste;

biglietti da visita;

biglietti d'accompagnamento;

bloc notes;

firme elettroniche per e-mail;

comunicati stampa;

pubblicità;

presentazioni PowerPoint, Flash o simili;

ecc.

4.7.3. PUBBLICAZIONI (SU CARTA O ELETTRONICHE) E ARTICOLI DI CANCELLERIA

Il contraente deve fornire i modelli per i seguenti tipi di file:


relazioni in formato A4, copertina e testo (modello Adobe InDesign);

opuscoli in formato B5, copertina e testo (modello Adobe InDesign);

CD/DVD (imballaggio ed etichette) (modello Adobe InDesign);

carta intestata (modello Word);

biglietti da visita (modello Word);

biglietti d'accompagnamento (modello Word);

comunicati stampa (modello Word);

PowerPoint (modello PowerPoint).

4.8. Termini di esecuzione dei lavori/degli incarichi richiesti oggetto del presente contratto

Menabò/modello

Deve pervenire all'Ufficio delle pubblicazioni il quinto giorno lavorativo dopo il ricevimento di tutti gli elementi di produzione. A seconda dell'urgenza, per taluni progetti il termine potrà essere più breve.

Impaginazione e bozze Prima bozza

Deve pervenire all'Ufficio delle pubblicazioni a partire dal quarto giorno lavorativo dopo l'accettazione del menabò e il ricevimento dei vari elementi di produzione; almeno 70 pagine per giorno lavorativo.

Su iniziativa dell'Ufficio delle pubblicazioni potrà essere accordato un termine supplementare, a seconda della complessità dei lavori e del numero delle versioni linguistiche.

Impaginazione e bozze Seconda bozza

Se del caso, deve pervenire all'Ufficio delle pubblicazioni a partire dal terzo giorno lavorativo dal ricevimento della prima bozza: almeno 120 pagine per giorno lavorativo.

Fornitura di file elettronici

Tre giorni lavorativi dalla data di ricevimento del visto si stampi.

Fornitura di file per processi CTP


Consegna di file PDF o di altri formati per web o per supporti offline



Per i casi non contemplati i termini vanno convenuti caso per caso con l'Ufficio delle pubblicazioni, a seconda della complessità e dell'urgenza dei lavori.

4.9. PENALI

Nel caso in cui il contraente non adempia agli obblighi contrattuali entro i termini fissati al punto 4.8, l'Ufficio delle pubblicazioni può decidere di applicare una penale pari all'1% dell'importo dell'ordine in questione per ogni giorno di calendario di ritardo. L'importo massimo della penale è limitato al 20% del valore dei servizi ordinati (si veda anche l'articolo II.16 del progetto di contratto quadro).

4.10. CONTRATTI SPECIFICI CON PROCEDURA DI GARA

Per prestazioni che comportano lavori non figuranti sul listino prezzi del contratto quadro, ma conformi all'oggetto del presente contratto, in base alla descrizione dei servizi richiesti l'Ufficio delle pubblicazioni inviterà tutti i contraenti ad inviare un'offerta finanziaria. Sempreché nella descrizione dei servizi richiesti non sia specificato altrimenti, i contraenti disporranno di cinque (5) giorni lavorativi per compilare le offerte finanziarie. I contratti specifici saranno aggiudicati al contraente che proporrà l'offerta più bassa e conforme alla descrizione dei servizi richiesti.

Entro cinque (5) giorni lavorativi dalla data alla quale la Commissione ha inviato al contraente l'invito a presentare un'offerta specifica, il contraente invia alla Commissione un'offerta specifica completa, debitamente firmata e datata. In caso di mancato rispetto delle condizioni si riterrà che il contraente rinuncia a presentare un'offerta per questo invito specifico. La Commissione può firmare un contratto specifico con il contraente che ha presentato l'offerta migliore in base ai criteri di aggiudicazione stabiliti. I contratti specifici possono precisare le condizioni del presente contratto quadro o apportarvi modifiche non sostanziali, in particolare per quanto riguarda i prezzi (si veda anche l'articolo I.4.3 del progetto di contratto quadro).

4.11. ELEMENTI O PRODOTTI NON SPECIFICATI NEL LISTINO PREZZI

L'Ufficio delle pubblicazioni può chiedere al contraente di fornire uno o più elementi o prodotti non specificati nel listino prezzi. A tal fine il contraente, se necessario insieme all'Ufficio delle pubblicazioni, negozierà con il suo fornitore in modo da ottenere il miglior prezzo possibile. Per coprire le sue spese amministrative, il contraente fatturerà tale fornitura al prezzo di mercato così negoziato aumentato di un margine commerciale del cinque percento (5%) (cfr. l'articolo I.4.4 del progetto di contratto quadro).

5. Allegati

5. ALLEGATI

5.1. MODULI

1 LISTINO PREZZI E IPOTESI

2A MODULO DI IDENTIFICAZIONE FINANZIARIA

2B MODULO "SOGGETTO DI DIRITTO"

2C ACCORDO/PROCURA, (MODELLO 1 E MODELLO 2)

3 MODULO DI IDENTIFICAZIONE DELL'OFFERENTE

4 QUESTIONARIO SULLE OFFERTE CONGIUNTE E SUL SUBAPPALTO

5 ELENCO DEI DOCUMENTI

6 DICHIARAZIONE RELATIVA AI MOTIVI DI ESCLUSIONE

7 QUESTIONARIO TECNICO SUI CRITERI DI SELEZIONE

8 QUESTIONARIO SUI CRITERI DI AGGIUDICAZIONE

5.2. ALLEGATI TECNICI

9 INDENNITÀ DI MISSIONE

5. Allegati

5.3. DOCUMENTO 1) - OFFERTA FINANZIARIA, LISTINO PREZZI E IPOTESI

Per i formulari da completare, i contraenti sono invitati a fare riferimento al CD-ROM allegato, corrispondente alla parte 2

della procedura.

Il listino prezzi e le ipotesi costituiranno un allegato dei contratti che saranno firmati al termine della procedura di aggiudicazione dell'appalto.

Il listino prezzi è il risultato dell'analisi delle operazioni da effettuare e della loro scomposizione in unità. Esso non può essere modificato.

Il listino prezzi e le ipotesi sono forniti sul CD allegato al presente capitolato d'oneri in formato Excel.

N.B.: Gli offerenti sono pregati di completare le tabelle del listino prezzi nella versione INGLESE ("Price Schedule") in formato ELETTRONICO, scrivendo unicamente nelle celle grigie (nome della società, data e prezzo unitario).

Il sistema potrà così calcolare automaticamente le diverse ipotesi di realizzazione.

Al termine della compilazione, i contraenti dovranno stampare su carta tutte le pagine del listino prezzi e dell'ipotesi di realizzazione nonché datarle, firmarle, sigillarle e allegarle all'offerta.

Il listino prezzi è accompagnato da un modulo di ipotesi che consente:

- di comparare le offerte;

- di verificare che la descrizione tecnica sia stata interpretata correttamente.

Si ricorda agli offerenti che il listino prezzi e l'ipotesi sono anche disponibili in formato elettronico come file Excel al seguente indirizzo internet:



5. Allegati

5.4. DOCUMENTO 2A) - MODULO DI IDENTIFICAZIONE FINANZIARIA

Modulo di identificazione finanziaria(Da compilare a cura dell'offerente e del suo istituto di credito)

Si richiama l'attenzione dell'offerente sul fatto che il presente documento è un modello e che i moduli specifici per Stato membro si trovano al seguente

indirizzo internet:



5. Allegati

5.5. DOCUMENTO 2B) – MODULO "SOGGETTO DI DIRITTO"

Modulo "Soggetto di diritto"(da compilare e firmare a cura dell'offerente)

Si richiama l'attenzione dell'offerente sul fatto che il presente documento è un modello e che i moduli specifici per Stato membro si trovano al seguente

indirizzo internet:



5. Allegati

5.6. DOCUMENTO 2C) - ACCORDO/PROCURA

Accordo/procura

Modello 1

(CHE NOMINA UNA DELLE IMPRESE CAPOGRUPPO E LE CONFERISCE MANDATO)

I sottoscritti,

– Firmatario 1 (nome, funzione, impresa, sede sociale, partita IVA)


– …..

– Firmatario N (nome, funzione, impresa, sede sociale, partita IVA),

ognuno in possesso della capacità giuridica richiesta per agire a nome della società,

CONVENGONO QUANTO SEGUE:

(1) La Commissione europea ha aggiudicato il contratto-quadro n. 10226 ("il contratto") all'impresa 1, impresa 2, ………, impresa N ("i membri del gruppo"), in base all'offerta congiunta da esse presentata il ……….. ……………….. per la fornitura di ………….... e/o la prestazione di servizi per ………… ("le forniture e/o i servizi").

(2) In quanto cofirmatari del contratto, tutti i membri del gruppo:

a) sono responsabili in solido nei confronti della Commissione europea dell'esecuzione del contratto;

b) rispettano le condizioni del contratto e si adoperano affinché la loro parte rispettiva delle forniture e/o dei servizi venga correttamente eseguita.

(3) A tal fine, i membri del gruppo nominano l'impresa X capogruppo.[N.B.: il capogruppo deve essere uno dei membri del gruppo]

(4) I pagamenti effettuati dalla Commissione europea per le forniture o i servizi saranno accreditati sul conto del capogruppo.[indicare nome della banca, indirizzo, numero di conto, ecc.]

(5) I membri del gruppo conferiscono al capogruppo tutti i poteri necessari per agire a loro nome per quanto riguarda le forniture e/o i servizi. Tale mandato comporta in particolare le mansioni seguenti:

a) Il capogruppo firma tutti i documenti contrattuali – compreso il contratto quadro, i contratti specifici e le relative modifiche – e redige tutte le fatture relative alle forniture o ai servizi a nome dei membri del gruppo.

b) Il capogruppo è l'unico punto di contatto per la Commissione europea per quanto riguarda le forniture e/o i servizi a titolo del contratto. Egli coordina la consegna delle forniture e/o la prestazione dei servizi da parte dei membri del gruppo alla Commissione europea e garantisce una corretta esecuzione del contratto.

Eventuali modifiche al presente accordo/alla presente procura sono soggette all'approvazione esplicita della Commissione europea.

Il presente accordo/la presente procura perdono validità quando tutti gli obblighi contrattuali dei membri del gruppo nei confronti della Commissione europea inerenti alle forniture e/o ai servizi a titolo del contratto avranno cessato di esistere. Le parti non possono risolvere l'accordo/ritirare la procura prima di tale data senza l'accordo della Commissione.

Firmato a …………………………………. il ……………….. ………………

Nome Nome

Funzione Funzione

Impresa Impresa

Nome Nome

Funzione Funzione

Impresa Impresa

Accordo/procura

Modello 2

(CHE ISTITUISCE IL GRUPPO COME ENTITÀ DISTINTA E NOMINA UN RESPONSABILE DEL GRUPPO, CONFERENDOGLI MANDATO)

I sottoscritti,



– …..

– Firmatario N (nome, funzione, impresa, sede sociale, partita IVA),

ognuno in possesso della capacità giuridica richiesta per agire a nome della società,

CONVENGONO QUANTO SEGUE:

(1) La Commissione europea ha aggiudicato il contratto-quadro n. ………….. ("il contratto") all'impresa 1, impresa 2, ………, impresa N ("i membri del gruppo"), in base all'offerta congiunta da esse presentata il ……….. per la fornitura di ………….... e/o la prestazione di servizi per ………… ("le forniture e/o i servizi").

(2) In quanto cofirmatari del contratto, tutti i membri del gruppo:

a) sono responsabili in solido nei confronti della Commissione europea dell'esecuzione del contratto;

b) rispettano le condizioni del contratto e si adoperano affinché la loro parte rispettiva delle forniture e/o dei servizi venga correttamente eseguita.

(3) A tal fine i membri del gruppo hanno costituito il gruppo ……………………..("il gruppo"), conformemente alla legislazione del…………….….. La forma giuridica del gruppo è la seguente: ………………………[Fornire dettagli sulla registrazione del gruppo: partita IVA, registro delle imprese, ecc]

(4) I pagamenti effettuati dalla Commissione europea per le forniture o i servizi saranno accreditati sul conto del gruppo:[indicare nome della banca, indirizzo, numero di conto, ecc.]

(5) I membri del gruppo nominano ……………………….… responsabile del gruppo.

(6) I membri del gruppo conferiscono al responsabile del gruppo tutti i poteri necessari per agire a loro nome per quanto riguarda le forniture e/o i servizi. Tale mandato comporta in particolare le mansioni seguenti:

a) Il responsabile del gruppo firma tutti i documenti contrattuali – compreso il contratto quadro, i contratti specifici e le relative modifiche – e redige tutte le fatture relative alle forniture o ai servizi a nome dei membri del gruppo.

b) Il responsabile del gruppo è l'unico punto di contatto per la Commissione europea per quanto riguarda le forniture e/o i servizi a titolo del contratto. Egli/ella coordina la consegna delle forniture e/o la prestazione dei servizi da parte dei membri del gruppo alla Commissione europea e garantisce una corretta esecuzione del contratto. Eventuali modifiche al presente accordo/alla presente procura sono soggette all'approvazione esplicita della Commissione europea.

Il presente accordo/la presente procura perdono validità quando tutti gli obblighi contrattuali dei membri del gruppo nei confronti della Commissione europea inerenti alle forniture e/o ai servizi a titolo del contratto avranno cessato di esistere. Le parti non possono risolvere l'accordo/ritirare la procura prima di tale data senza l'accordo della Commissione.

Firmato a …………………………………. il ……………….. …………………..…

Nome Nome

Funzione Funzione

Impresa Impresa

Nome Nome

Funzione Funzione

Impresa Impresa

5.7. DOCUMENTO 3) - MODULO DI IDENTIFICAZIONE DELL'OFFERENTE

Identificazione dell'offerente (compilare)

che agisce in qualità di:

Membro di un consorzio (indicare la funzione ……………………………)

(I membri di un consorzio diversi dal capogruppo devono compilare solo il primo paragrafo "identità, persona da contattare" e l'ultimo paragrafo "dichiarazione".)

Offerente unico

Informazioni da inserire nel contratto in caso di aggiudicazione

Identità Risposta

Denominazione ufficiale completa

Forma giuridica

Paese di registrazione

Numero di iscrizione nel registro delle imprese

Indirizzo ufficiale completo dell'offerente

(Indirizzo Internet - se disponibile)

Numero di partita IVA

Persone autorizzate a firmare il contratto - nome completo e funzione.

Indicare se la firma è congiunta o disgiunta*

Conto bancarioLe informazioni devono essere coerenti con

l'identificazione finanziaria di cui al Documento 2ARisposta

Nome della banca

Indirizzo completo dell'agenzia bancaria

Denominazione esatta del titolare del conto

Numero completo del conto, compresi eventuali codici

Codice IBAN

Codice BIC

Nominativo di contattoPer questioni amministrative

Risposta

Nome completo e titolo

Funzione

Nome della società

Indirizzo completo

Numero di telefono

Numero di fax

Indirizzo di posta elettronica

Nominativo di contattoper questioni tecniche

Risposta


Funzione

Nome della società

Indirizzo completo

Numero di telefono

Numero di fax


Dichiarazione del rappresentante autorizzato*

Il sottoscritto dichiara che le informazioni fornite nella presente offerta sono esatte, che accetta le condizioni esposte nella lettera d'invito, nel capitolato d'oneri e nel

progetto di contratto e che tale offerta è valida.


Funzione (ad es. "direttore")

Numero di telefono

Numero di fax


DATA

FIRMA

* Nell'offerta devono figurare i documenti che autorizzano le persone incaricate a firmare il contratto nonché l'offerta.

5.8. DOCUMENTO 4) - QUESTIONARIO SULLE OFFERTE CONGIUNTE E SUL SUBAPPALTO

Il presente questionario va compilato solo se l'offerta è un'offerta congiunta o prevede il subappalto.

Offerta congiunta

1. L'offerta comprende vari offerenti? Sì No Rispondere alle domande da 2 a 4 solo in caso di risposta affermativa.

2. Indicare la ditta che ha ricevuto procura dal gruppo di offerenti e agisce in qualità di capogruppo:

3. Indicare il nome delle altre imprese che partecipano all'offerta congiunta:

4. Se esiste un consorzio o un'entità simile, indicarne il nome e la forma giuridica:

Subappalti

5. L'offerta prevede il subappalto? Sì No In caso di risposta affermativa, compilare il punto 6 e le pagine seguenti per

ognuno dei subappaltatori.

6. Elenco dei subappaltatori:

Giustificazione, ruolo, attività e responsabilità dei subappaltatori

Compilare queste pagine per ognuno dei subappaltatori

Nome del subappaltatore:

Forma giuridica:

Paese di registrazione:

Numero di iscrizione nel registro delle imprese:

(Indirizzo Internet, se disponibile):

Indirizzo ufficiale completo:

Persona di contatto :

Numero di telefono:

Giustificazione del subappalto:

Ruolo, attività e responsabilità del subappaltatore:

Volume o quota del subappalto:

Si intende fare riferimento alle capacità del subappaltatore per soddisfare i criteri di selezione? In caso di risposta affermativa, specificare i criteri di selezione: la capacità economica e finanziaria o la capacità tecnica e professionale; il contraente deve fornire i documenti necessari a valutare i criteri di selezione se il subappaltatore mette le sue risorse a disposizione dell'offerente.

Data, timbro e firma:

5.9. Documento 5) - elenco dei documenti da fornire

DOCUMENTOAllegato

al capitolato

d'oneri

Posizione nell'offert

a

Prima parte: informazioni amministrative e prove necessarie per accedere all'appalto

* Lettera di accompagnamento debitamente firmata (da fornire)

* Modulo di identificazione finanziaria (compilato e firmato da un rappresentante debitamente autorizzato dell'impresa)

2A

* Modulo "soggetto di diritto" (compilato), accompagnato dai documenti richiesti al punto 2.4:

statuti;

prova dell'iscrizione e numero di partita IVA;

documenti attestanti che le persone che firmano l'offerta e che sono incaricate di firmare il contratto sono abilitate a farlo.

2B

* Modulo di identificazione dell'offerente (compilato) 3

Questionario sulle offerte congiunte e sul subappalto (se necessario e compilato)

4

* Se si tratta di un'offerta congiunta, dichiarazione (accordo/procura) firmata dai rappresentanti legali di tutti i partner dell'offerta congiunta:

in cui si riconosce la responsabilità in solido di tutti i partner dell'offerta congiunta per l'esecuzione del contratto;

in cui viene data procura ad uno dei partner dell'offerta congiunta (capogruppo) a rappresentare gli altri ai fini della firma e della gestione del contratto.

2C

* Se è previsto il subappalto, dichiarazione dell'intenzione di ogni subappaltatore di collaborare con l'offerente qualora a quest'ultimo venga aggiudicato il contratto.

* Il presente elenco dei documenti da fornire (compilato) 5

Seconda parte: documenti relativi ai criteri di esclusione

* Dichiarazione relativa ai motivi di esclusione (da compilare) accompagnata dai seguenti giustificativi:

estratto recente del casellario giudiziale o equivalente;

certificato recente attestante l'adempimento agli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali o

6

DOCUMENTOAllegato

al capitolato

d'oneri

Posizione nell'offert

a

equivalente;

certificato recente attestante l'adempimento agli obblighi fiscali o equivalente.

Terza parte: documenti relativi ai criteri di selezione

a) capacità finanziaria ed economica

* Bilanci e conti perdite e profitti degli ultimi 3 esercizi

* Fatturato globale e relativo ai servizi ai quali si riferisce l'appalto, realizzati negli ultimi tre esercizi (da fornire)

* Prova della pertinente assicurazione contro i rischi professionali, indicante il valore coperto (da fornire)

b) capacità tecnica e professionale

* Breve descrizione dell'attività economica dell'offerente connessa all'offerta proposta in risposta all'invito a presentare offerte (da fornire)

* Questionario tecnico (5 documenti) 7

Quarta parte: documenti relativi ai criteri tecnici di aggiudicazione

* Questionario sui criteri di aggiudicazione (3 elementi) 8

Quinta parte: documenti relativi ai criteri finanziari di aggiudicazione

* Listino prezzi compilato e firmato (da compilare) Parte 2

* Modulo ipotesi compilato e firmato (da compilare) Parte 2

5.10. DOCUMENTO 6) - DICHIARAZIONE RELATIVA AI MOTIVI DI ESCLUSIONE

DICHIARAZIONE SULL'ONORE

1. Nel quadro del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, recante il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 248 del 16 settembre 2002, versione modificata) dichiaro sull'onore che né la società, né l'organizzazione che rappresento, né io stesso (se l'offerente/subappaltatore è una persona fisica) ci troviamo in uno o più casi di esclusione fra quelli qui di seguito elencati:

a) essere in stato di fallimento, liquidazione, amministrazione controllata, concordato preventivo, cessazione di attività oppure essere oggetto di un procedimento in corso per la dichiarazione di una delle suddette situazioni oppure trovarsi in una situazione analoga derivante da una procedura del medesimo tipo prevista dal diritto o dalla normativa nazionale;

b) essere stati condannati per un reato relativo alla condotta professionale di prestatore di servizi, con sentenza passata in giudicato;

c) essere colpevoli di gravi violazioni dei doveri professionali, provate con qualsiasi elemento documentabile dall'amministrazione aggiudicatrice;

d) non essere in regola con gli obblighi relativi al pagamento dei contributi previdenziali e assistenziali o con gli obblighi relativi al pagamento d'imposte e tasse secondo la legislazione del paese dove sono stabiliti, del paese dell'amministrazione aggiudicatrice o del paese dove dev'essere eseguito l'appalto;

e) essere stati condannati con sentenza passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad un'organizzazione criminale o qualsiasi altra attività illecita che leda gli interessi finanziari delle Comunità;

f) essere oggetto di sanzioni amministrative per essersi resi colpevoli di falsa dichiarazione nel fornire le informazioni richieste dall'amministrazione aggiudicatrice come condizione di partecipazione alla procedura d'appalto o per non aver fornito informazioni, o per essere stati dichiarati responsabili di una grave violazione degli obblighi imposti dal contratto d'appalto coperto dal bilancio.

Per il punto d) il candidato deve fornire i certificati recenti rilasciati dall'autorità competente dello Stato in questione, attestanti che la sua situazione è regolare.

La Commissione accetta come prova sufficiente del fatto che il prestatore di servizi non si trova in alcuno dei casi menzionati alle lettere a), b), e), la presentazione di un estratto recente del casellario giudiziale o in sua mancanza di un documento equivalente rilasciato da un'autorità giudiziaria o amministrativa del paese di origine o di provenienza, da cui risulti che questi requisiti sono soddisfatti.

Quando il paese interessato non rilascia tale documento o certificato, questo può essere sostituito da una dichiarazione sotto giuramento o, in mancanza di questa, da una dichiarazione solenne fatta dall'interessato dinanzi ad un'autorità giudiziaria o amministrativa, un notaio o un organismo professionale qualificato del paese d'origine o di provenienza.

2. Nel quadro del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002/CE del Consiglio del 25 giugno 2002 che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (pubblicato nella Gazzetta ufficiale n. L 248 del 16 settembre 2002, modificato) dichiaro sull'onore che:

- né la ditta né l'organizzazione che rappresento, né i loro membri del personale, amministratori o direttori si trovano in una situazione di conflitto d'interessi nel quadro della presente gara d'appalto;

- comunicherò senza indugio alla Commissione qualsiasi situazione di conflitto d'interessi o in grado di generare un conflitto d'interessi;

- non mi sono reso colpevole di dichiarazioni false nel fornire le informazioni richieste dall'amministrazione aggiudicatrice per partecipare alla gara d'appalto e che ho fornito integralmente tali informazioni;

- le informazioni presentate alla Commissione al fine della presente gara d'appalto sono corrette, veritiere e complete.

La Commissione si riserva il diritto di verificare le suddette informazioni.

Fatto a il

Firma:

Nome del o dei firmatari del modulo aventi la capacità giuridica richiesta per rappresentare l'offerente di fronte a terzi e per agire a nome della società o dell'organizzazione di cui sopra:

Nome della società o dell'organizzazione rappresentata (se del caso):

Sede sociale:

5.11. DOCUMENTO 7) - QUESTIONARIO TECNICO SUI CRITERI DI SELEZIONE

Questionario tecnicoBando di gara n. 10226

Informazioni relative ai criteri di selezione - (1/5)

Impresa (personale, esperienza, formazione)(cfr. punto 2.6.2-1)

Organico medio annuo

Funzione2006 2007 2008

Permanenti Free lance Permanenti Free lance Permanenti Free lance

Personale amministrativo

Prestampa − impaginatori

Grafici

Illustratori:

Altro (precisare)

Altro (precisare)

Altro (precisare)

Altro (precisare)

TOTALE

- Formazione/Esperienza:

Grafici:

Impaginatori:

Illustratori:

Nome:

Data:

Firma:

Questionario tecnico

Bando di gara n. 10226


Lingue:(cfr. punto 2.6.2-2)

Capacità di composizione in almeno cinque (5) lingue ufficiali delle Comunità europee, tra cui tedesco, inglese e francese:

SÌ NO

Capacità di composizione nelle rimanenti lingue comunitarie, nelle lingue dei paesi in fase di adesione e nelle altre principali lingue a livello mondiale, quali il russo, il cinese, il giapponese, l'arabo, ecc.:

SÌ NO

Se sì, quali?

Programma di sillabazione automatica in: SÌ NO

1) TEDESCO

2) INGLESE

3) DANESE

4) SPAGNOLO

5) ESTONE

6) FINLANDESE

7) FRANCESE

8) GRECO

9) UNGHERESE

10) ITALIANO

11) LETTONE

12) LITUANO

13) MALTESE

14) NEERLANDESE

15) POLACCO

16) PORTOGHESE

17) SLOVACCO

18) SLOVENO

19) SVEDESE

20) CECO

21) IRLANDESE

22) BULGARO

23) RUMENO

ALTRE VERSIONI LINGUISTICHE

Se sì, quali?

Nome:

Data:

Firma:




Descrizione dei software e dei sistemi operativi di cui dispone l'offerente(cfr. punto 2.6.2-3)

SÌ NO

Capacità di creare file Adobe Illustrator:

Capacità di creare file PDF ottimizzati per la stampa:

Capacità di creare file Adobe InDesign:

Capacità di creare file PowerPoint:

Capacità di creare file Flash:

Capacità di creare altri tipi di file:

Se sì, quali (pertinenti per il presente appalto)?

Capacità di creare file in stato "visto si stampi" per la diffusione sul WEB:

SÌ NO

File PDF:

File (pagine) HTML o XML:

Se sì, precisare la procedura (software) utilizzata:

Elencate i software di cui disponete:

Numero di stazioni/posti di lavoro:

Sistemi operativi SÌ NO

Windows

Apple Macintosh

Unix

Linux

Software SÌ NO

Adobe InDesign

QuarkXpress

Adobe Illustrator

Adobe Photoshop

Adobe Acrobat

Dreamweaver

Flash

Altri:

Che tipo di scanner, sistema di trattamento delle immagini o dei testi e quale sistema di DTP (editoria elettronica) utilizzate?

Scanner:

Trattamento di immagini:

Creazione iconografica:

DTP:

Altri:

Nome:

Data:

Firma:




Posta elettronica(cfr. punto 2.6.2-4)

SÌ NO

Siete in grado di garantire gli scambi tramite posta elettronica e FTP?

Se sì, indicare l'indirizzo:

Altri:

Nome:

Data:

Firma:




Appalti e progetti analoghi(cfr. punto 2.6.2-5)

A) Elenco degli appalti analoghi

Anno Nome del progetto Cliente Valore

1

2

3

4

5

6

NB: Aggiungere tutti i fogli supplementari necessari, numerandoli in modo preciso.

B) Esempi di tutti i sei (6) progetti

I contraenti sono tenuti ad allegare i documenti giustificativi (copie, fotocopie, ecc.) relativi agli esempi sopra menzionati.

C) Descrizione tecnica


Nome:

Data:

Firma:

5.12. DOCUMENTO 8) - QUESTIONARIO SUI CRITERI DI AGGIUDICAZIONE


(cfr. punto 2.7.2)

Informazioni relative ai criteri di aggiudicazione - (1/3)

Qualità del processo di produzione proposto per la realizzazione delle prestazioni di cui al presente bando di gara. L'offerente deve descrivere dettagliatamente il processo previsto (40 punti).


Nome:

Data:

Firma:


(cfr. punto 2.7.2)


Consegna di due progetti (60 punti)

Descrizione dei progetti

I contraenti devono preparare e fornire due progetti che saranno valutati sulla base dei seguenti sottocriteri:

originalità;

creatività nonché

pertinenza all'oggetto che sono destinati a rappresentare.

Ogni sottocriterio sarà valutato su 20 punti.

Progetto n. 1 pieghevole sulle "Migliori pratiche"

- Un pieghevole a 2 pieghe;

- formato chiuso: 21 cm x 21 cm (formato aperto: 21 cm x 63 cm);

- 4 colori fronte retro.

Il pieghevole illustrerà le "migliori pratiche" dei programmi di ricerca scientifica finanziati dalla Commissione europea. Non sarà fornito alcun testo, pertanto si dovrà usare un testo riempitivo occupante lo spazio riservato (10 000 caratteri compresi gli spazi).

Il pieghevole prevede almeno quanto segue:

- due (2) immagini rappresentanti la ricerca scientifica;

- un (1) grafico a colonne contenente almeno 27 colonne;

- un (1) grafico a torta contenente almeno 10 valori nonché

- una o più illustrazioni con il testo.

Progetto n. 2 banner per la "Settimana europea degli alimenti"

- Un banner, 1024 pixel x 88 pixel.

Il banner pubblicizzerà la "Settimana europea degli alimenti".

Il banner prevede almeno quanto segue:

- il titolo (Settimana europea degli alimenti);

- il luogo e la data dell'evento (Lussemburgo, 25.8.2009) nonché

- un simbolo europeo.

Eventuali funzionalità del banner devono essere fornite nella descrizione.

Per entrambi i progetti il contraente deve descrivere il processo di creazione e il modo in cui sarà gestito l'aspetto multilingue.

I progetti devono essere forniti su carta, stampati in formato/rapporto 1:1.

NB: Tutti i documenti forniti nell'ambito dei presenti criteri di aggiudicazione devono essere chiaramente numerati e recare sul retro le seguenti informazioni:

Nome:

Data:

Firma:


(cfr. punto 2.7.2)


Misure proposte per rispettare le scadenze (30 punti)


Nome:

Data:

Firma:

5.13. DOCUMENTO 9) – INDENNITÀ DI MISSIONE

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