Guida alla lettura della busta paga

� R.D.L. 10 settembre 1923, n. 1955� R.D.L. 28 agosto 1924, n. 1422 (*)

� L. 5 gennaio 1953, n. 4, art. 1� D.P.R. 30 maggio 1955, n. 797, artt. 39 e 41 (*)

� D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124, artt. 20, 21 e 22 (*)

� L. 30 aprile 1969, n. 153, art. 42,� D.M. 30 ottobre 2002 (*)

� L. 27 dicembre 2006, n. 296, art.1, comma 1178 (*)

� D.L. 25 giugno 2008 n. 112 (conv. L. 6 agosto 2008, n. 133), artt. 39 e 40� D.M. 9 luglio 2008� Min. Lav. circolare 21 agosto 2008, n. 20� Min. Lav. nota 5 dicembre 2008� Min. Lav. interpello 4 aprile 2010, n. 8____________(*) Si fa presente che l’art. 39 del D.L. n. 112/2008 ha abrogato le disposizioni relative alla tenuta dei libri paga e matricolacontenute nelle fonti sopra richiamate, e in particolare: l’art. 134 del R.D. n. 1422/1924 (obbligo di libro paga e matricola);artt. 39 e 41 del D.P.R. n. 797/1955 (registrazione di una serie di dati sul libro paga e matricola); artt. 20, 21, 25 e 26 delD.P.R. n. 1124/1965 (modalita di tenuta dei libri obbligatori); art. 42 della L. n. 153/1969 (termini temporali della conser-vazione dei libri paga e matricola); art. 1 comma 1178 della L. n. 296/2006 (tenuta dei libri di matricola e di paga); D.M. 30ottobre 2002 (modalita applicative circa la tenuta del libro matricola e paga).

Il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare a ciascun dipendente, all’atto della correspon-

sione della retribuzione, un prospetto paga - o «busta paga» - in cui devono essere indicati il

nome e il cognome, la qualifica professionale, il periodo di paga cui si riferisce, l’assegno per il

nucleo familiare e tutti gli altri elementi che compongono la retribuzione, nonche, distinta-

mente, le singole trattenute. Il prospetto paga puo essere sostituito da una copia del Libro

Unico (cedolino paga).

� Datore di lavoro, tenuto a emettere la busta paga.

� Lavoratore, che ha diritto di ricevere la busta paga.

Non e prevista una forma specifica per la busta paga ne la sua vidimazione (a meno che non

sia una copia del Libro Unico del Lavoro); importante e che contenga le informazioni richieste,

nonche la firma, la sigla o il timbro del datore di lavoro. Il prospetto paga deve essere rilasciato

alla fine di ogni periodo di paga.

Il Ministero del lavoro, con la circolare n. 20/2008 - interpretando l’art. 39, c. 5 del D.L. n. 112/

2008 - precisa che il datore di lavoro puo assolvere all’obbligo di consegna della busta paga

nei confronti dei propri dipendenti consegnando una copia (anche una mera «fotocopia»)

delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico. L’adempimento della consegna del prospetto

della retribuzione, peraltro, s’intende assolto anche se la copia delle registrazioni consegnata

al dipendente «non comprende i dati relativi al calendario delle presenze». Il «vademecum sul

Libro Unico» contenuto nella nota Min. lav. 5 dicembre 2008 precisa ulteriormente che non vi

e l’obbligo di consegnare al lavoratore le presenze estratte dal Libro Unico, neppure su

richiesta dello stesso, a meno che tale obbligo non sia espressamente sancito dalla contratta-

zione collettiva, anche aziendale. Ancora dal vademecum ministeriale giunge l’osservazione

d’insieme secondo cui il dato normativo contenuto nell’art. 39 del D.L. n. 112/2008, relativo

all’assolvimento dell’obbligo di consegna del prospetto di paga di cui alla L. n. 4/1953 me-

diante la consegna di copia delle scritturazioni contenute nel Libro Unico, consente il perma-

Riferimentinormativie nozione

Soggettiinteressati

Forma

Vademecum

PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO III

nere di due documenti distinti. Sebbene, infatti, in ottica di semplificazione, sia piu utile

immaginare e concepire un documento unitario che fisicamente assembli il prospetto paga

e il cedolino del Libro Unico, non vi e nessun obbligo di corrispondenza fisica fra i due

documenti. Ne consegue che, secondo la propria organizzazione, l’azienda, il professionista

o l’associazione, potranno legittimamente, nel rispetto integrale della L. n. 4/1953, formare il

prospetto di paga in momenti differenti rispetto al Libro Unico e con qualsiasi modalita, in

forma libera; d’altronde, ove cio avvenga, i dati retributivi, fiscali e previdenziali contenuti nei

due documenti dovranno essere comunque e sempre coincidenti per lo stesso periodo di

riferimento.

Al termine di ogni periodo di paga, di norma mensile, il datore di lavoro corrisponde la

retribuzione al lavoratore dipendente per la prestazione resa consegnandogli la busta paga.

Nella moderna gestione del personale tale documento, come gia detto, e sostituito dalla copia

del Libro Unico nella forma a «foglio mobile» (vidimato o a stampa laser), meglio conosciuto

come «cedolino paga», anche perche le singole annotazioni del prospetto paga devono

corrispondere con quelle del Libro Unico. Non vi e l’obbligo di consegna al lavoratore delle

presenze (estratto del Libro Unico), nemmeno su richiesta del lavoratore.

L’invio del prospetto paga al dipendente puo essere assolto dal datore di lavoro mediante

l’inoltro come file allegato ad un messaggio di posta elettronica inviato all’indirizzo e-mail

del lavoratore provvisto di password personale; sempre che, nel rispetto della disciplina in

materia di protezione dei dati personali, allo stesso lavoratore siano messe a disposizione

idonee tecnologie ed attrezzature informatiche per la ricezione e stampa del prospetto,

posto che i costi relativi alla formazione e consegna dello stesso sono a carico dell’impresa.

E possibile per i datori di lavoro privati l’invio del prospetto anche a mezzo posta elettronica

non certificata.

Procedura

Vademecum

IV INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO

Letturadel Cedolino paga

Vademecum

PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO V

Dati vidimazioneCedolino a stampa laser ovvero in formato «grafico»

Sono indicati:

� il numero di autorizzazione con relativa data e sede;

� il numero di cedolino;

� la data e l’ora di stampa come previsto dalla norma.

Cedolino a modulo continuo prefincato

E indicato solo il numero di cedolino.

Dati azienda e periodo retribuzioneLa sezione riporta i dati anagrafici relativi all’azienda che redige il cedolino paga, la posizione

INAIL, la matricola INPS; altre informazioni possono riguardare l’indicazione di eventuali unita

locali o centri di costo.

E indicato inoltre il periodo di retribuzione a cui si riferisce il cedolino. Puo accadere che nel mese

vi siano delle «rotture di cedolino» che comportano la generazione automatica di piu cedolini

nel mese, ciascuno per il proprio periodo di riferimento. Le cause di tali rotture possono essere:

� variazioni di enti in corso di mese;

� variazioni di contributi/agevolazioni;

� variazioni di Inail;

� variazioni di qualifica;

� variazioni di tipologia part-time;

� variazioni di percentuali part-time.

La data riportata nel cedolino e individuata in base alla tipologia di prospetto paga, come di

seguito indicato:

� elaborazione di una mensilita normale senza rotture di cedolino: e indicato il mese e l’anno

di riferimento (es. gennaio 2011);

� elaborazione di una mensilita aggiuntiva automatica: e indicato il mese e l’anno con la

dicitura fissa a titolo esemplificativo «AGG.» (es. Giugno 2011 AGG.) o la mensilita aggiuntiva

che si corrisponde (a titolo esemplificativo «TREDICESIMA», «QUATTORDICESIMA»; ecc.).

� elaborazione di una mensilita normale con rottura (esempio variazione di qualifica, appren-

dista trasformato in operaio a tempo indeterminato a partire dal 25 marzo 2011): nel primo

cedolino e indicato il mese, l’anno ed il primo periodo (es. Marzo 2011 01/24), mentre nel

secondo cedolino e indicato il mese, l’anno ed il secondo periodo (es. Marzo 2011 25/31).

Per i dipendenti con calendario differito viene inoltre indicato a quale mese si riferiscono i dati

variabili (presenze ed assenze) ed e riportata la dicitura - a titolo esemplificativo «Variabili di

MM/AAAA» - dove e indicato il mese e l’anno a cui si riferiscono le presenze.

Dati dipendenteLa sezione contiene, oltre ad alcune informazioni anagrafiche del dipendente quali data di

nascita e codice fiscale, tutti i dati relativi alle caratteristiche del rapporto di lavoro ovvero:

� data di assunzione;

� data di cessazione;

� numero di iscrizione al libro matricola;

� qualifica;

� livello di inquadramento;

� tipo di rapporto (es. part-time, tempo determinato, ctr. Mobilita, ecc.).

Dati contatori statisticiIn questo riquadro sono riportati, per il periodo di retribuzione a cui si riferisce il cedolino, i

valori totali di:

� settimane Inps;

Sezione 1

Sezione 2

Sezione 3

Sezione 4

Vademecum

PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO VII

� giorni Inps;

� ore Inps;

� giorni minimale;

� ore minimale;

� giorni lavorati;

� ore ordinarie lavorate;

� ore straordinarie.

Elementi che compongono la retribuzioneCaselle riservate all’esposizione dei singoli elementi di paga, sia contrattuali che personali, che

compongono la retribuzione lorda del dipendente, il cui totale e riportato in apposita casella. E

inoltre indicata la data di maturazione dello scatto successivo.

Voci retributive variabili del periodoLa sezione riporta i dati relativi alle componenti della retribuzione teorica e i dati delle com-

ponenti variabili della retribuzione.

Per ogni voce paga, nelle apposite colonne, sono evidenziati i seguenti dati:

� «Codice e descrizione della voce»: indica la natura del dato esposto nelle colonne successive

(es. retribuzione ordinaria, festivita, straordinario, premi, una tantum, ecc.; trattenute per

assenze come malattia, maternita, infortunio, ecc.);

� «Quantita» espressa in ore, giorni o mese;

� «Valore base» ovvero la tariffa presa a base per il calcolo;

� nella colonna «Competenze» o in quella «Trattenute» puo essere indicato l’importo totale

della voce a seconda della sua natura.

Con riferimento alla busta paga sopra riportata come esemplificazione, l’indicazione nella co-

lonna «Quantita» del valore 7 e nella colonna «Valore base» del valore 57,69231 sta ad indicare

che i giorni da retribuire con la retribuzione ordinaria sono 7 e che dunque il compenso unitario

giornaliero pari a 57,69231 e corrisposto per 7 volte: ne consegue che nella colonna «Compe-

tenze» e esposto il valore 403,85 corrispondente all’importo posto a pagamento.

Per i dipendenti con calendario differito - ovvero pagati prima della fine del mese con le

presenze effettive del mese precedente - in busta paga viene anticipata l’intera retribuzione

del mese di elaborazione del cedolino e, in base al foglio presenze del mese precedente, sono

prodotte tutte le voci di retribuzione, festivita, assenza, straordinario, ecc. con eventuale

recupero della retribuzione liquidata a titolo di «anticipo» nel mese precedente.

Imponibili variabili per il prelievo contributivo - c/dipendenteLe caselle di questo gruppo di dati contengono il valore degli imponibili per i contributi

obbligatori (o tali per l’effetto di accordi o di contratto) ovvero i contributi previdenziali,

assistenziali e della previdenza complementare. Accanto alla casella dell’imponibile e riportato

il corrispondente valore del contributo dovuto dal lavoratore. In apposita casella sono esposti

complessivamente i contributi obbligatori trattenuti.

La percentuale applicata all’imponibile e quella comunicata dall’Ente stesso. I contributi dovuti

all’INPS sono legati al settore di appartenenza e alle dimensioni aziendali. Ad esempio, per le

aziende del settore industria in genere fino a 15 dipendenti e per le aziende commerciali -

titolari non iscritti - fino a 50 dipendenti, le aliquote contributive risultano cosı fissate dall’INPS:

Settori Qualifiche FPLD DS TFR CUAF CIG CIGS MobilitaInd.

Malat.Ind.Mat.

Aliq.Tot.

Lav.Dip.

Industria in generale

CSC 1.xx.xx, 1.13.06,

1.13.07, 1.13.08

Operai 33,00 1,61 0,20 0,68 1,90 – 2,22 0,46 40,07 9,19

Impiegati 33,00 1,61 0,20 0,68 1,90 – – – 0,46 37,85 9,19

Sezione 5

Sezione 6

Sezione 7

Vademecum

VIII INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO

Settori Qualifiche FPLD DS TFR CUAF CIG CIGS MobilitaInd.

Malat.Ind.Mat.

Aliq.Tot.

Lav.Dip.

Aziende commerciali

CSC 7.07.08

Operai 33,00 1,61 0,20 0,68 – – – 2,44 0,24 38,17 9,19

Impiegati 33,00 1,61 0,20 0,68 – – – 2,44 0,24 38,17 9,19

Attenzione, e facolta del datore di lavoro indicare in busta paga anche l’imponibile ed i

contributi c/ditta.

Imponibile variabile mensile per il prelievo fiscale e imponibili annuali per i conguagliLe sezioni contengono i dati relativi agli imponibili fiscali e alla relativa imposta trattenuta al

dipendente, con indicazione delle detrazioni spettanti (sia mensili che del conguaglio di fine

anno/licenziamento) e delle addizionali comunali e regionali con relativa descrizione della

regione e del comune.

Per approfondimenti sulle disposizioni che regolano i calcoli esposti, sia per quanto riguarda la

determinazione dell’imponibile che per il prelievo dell’imposta al dipendente si deve fare

riferimento al D.P.R. del 22 dicembre 1986, n. 917. Di seguito uno schema per eseguire un

veloce calcolo mensile ed annuale dell’imposta lorda IRPEF.

Anno MeseAliquoteIrpef %Reddito fino a

(E)Costante a detrarre

(E)Reddito fino a

(E)Costante a detrarre

(E)

15.000,00 – 1.250,00 – 23,00

28.000,00 600,00 2.333,33 50,00 27,00

55.000,00 3.680,00 4.583,33 306,67 38,00

75.000,00 5.330,00 6.250,00 444,17 41,00

oltre 6.830,00 oltre 569,17 43,00

L’imposta lorda dovuta si calcola con un’unica operazione applicando al reddito l’aliquota corrispondente alloscaglione superiore raggiunto e detraendo dal prodotto l’ammontare indicato nella colonna costante adetrarre rilevabile nella stessa riga.Esempio:Reddito complessivo: annuo 30.000,00 � 38% ¼ 11.400,00 � 3.680,00 ¼ 7.720,00; mensile 2.800,00� 38% ¼ 1.064,00 � 306,67 ¼ 757,33

Le caselle che si riferiscono ai progressivi annuali «A» verranno compilate anche se il datore di

lavoro sta effettuando per il dipendente un «Conguaglio di fine anno» oppure un «Congua-

glio per cessazione del rapporto di lavoro».

Totale competenze/trattenute/arrotondamentoLa differenza tra il totale della colonna competenze e della colonna trattenute, sommato

l’arrotondamento, e il netto a pagare.

Dati relativi al tfr accantonato nel periodo e alla liquidazione in acconto o a saldo(o anticipo)All’interno di questa sezione e facolta del datore di lavoro esporre alcuni dati del trattamento

di fine rapporto maturato nel periodo e in particolare:

� «Retribuzione utile tfr»;

� «Quota tfr trasferita a fondi di previdenza complementare»;

� «Quota tfr maturata nel mese» ovvero:

— valore della retribuzione utile tfr (fino al mese in elaborazione): 13,5

— al netto della trattenuta fondo pensione (fino al mese in elaborazione)

— al netto della quota tfr maturata fino al mese precedente quello in elaborazione

Sezioni 8 e 9

Sezione 10

Sezione 11

Vademecum

PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO IX

Inoltre e possibile trovare esposto:

� l’Imponibile del tfr al 31 dicembre 2000;

� l’imposta calcolata sul tfr al 31 dicembre 2000;

� l’imponibile a partire dal 1º gennaio 2001;

� l’imposta calcolata sull’imponibile tfr a partire dal 1º gennaio 2001.

Gli altri dati (anticipazioni gia erogate, imposta sostitutiva sulla rivalutazione, rivalutazione, impo-

sta gia pagata sugli anticipi, imposta da trattenere a tassazione separata, ecc,) saranno eviden-

zianti nel corpo del cedolino (Gruppo 6) e le trattenute sommate nella casella «Totale trattenute».

INAIL del periodoContiene il dato relativo all’«Imponibile INAIL» del periodo. Il datore di lavoro potrebbe

esporre il «Codice voce tariffa» applicato.

Netto del periodoNella casella «Netto a pagare» e esposto l’importo della retribuzione al netto delle ritenute

operate.

Dati progressiviSono riportati tutti i valori progressivi, sino alla data di elaborazione del cedolino, di:

� «Imponibile INPS»;

� «Imponibile INAIL»;

� «Imponibile IRPEF»;

� «IRPEF pagata»;

� «Addizionale regionale residua»;

� «Addizionale comunale residua».

Ratei ferie e permessiL’esposizione dei ratei di ferie e permessi puo essere effettuata con quattro modalita.

1. Esposizione della situazione del «maturato»: e esposta la quantita maturata del rateo fino al

mese di elaborazione compreso e rappresenta la «situazione ratei» alla data di elaborazione.

Esempio:

Maturato Goduto Residuo Residuo AP

Ferie 3,25 0 3,25 2,1666

Permessi 21,62 0 21,62 0

2. Esposizione della situazione dello «spettante»: e esposta la quantita del rateo che rimane da

maturare dal mese successivo a quello in elaborazione, fino al mese di chiusura di maturazione

e costituisce una «proiezione» della situazione ratei del dipendente.

Esempio:

Residuo AP Spettante Goduto Saldo

Ferie 2,1666 15,25 0 17,41666

Permessi 0 86,50 0 86,50

3. Esposizione della situazione del «saldo»: e esposta la quantita del rateo residuo dell’anno

precedente con i dati di maturato, goduto e saldo dell’anno in corso e costituisce una visua-

lizzazione alla data della situazione ratei del dipendente.

Esempio:

Residuo AP Maturato Goduto Saldo

Ferie 2,1666 3,25 0 5,4166

Permessi 0 21,62 0 21,62

Sezione 12

Sezione 13

Sezione 14

Sezione 15

Vademecum

X INSERTO - 2/2011 PRATICA LAVORO

4.Esposizione della situazione dei «residui»: e esposta la quantita del rateo goduto e residuo

dell’anno in corso e dell’anno precedente e costituisce una visualizzazione della situazione

corrente e dell’anno precedente dei ratei del dipendente.

Esempio:

Goduto Residuo Goduto AP Residuo AP

Ferie 0 3,25 0 2,1666

Permessi 0 21,62 0 0

Dati assegno nucleo familiareVengono esposti i dati, comunicati al datore di lavoro mediante apposita modulistica predi-

sposta dall’INPS, utili alla determinazione dell’assegno per il nucleo familiare (ANF):

� «Codice tabella»;

� «Livello di reddito»;

� «Numero dei componenti del nucleo familiare»;

� «Numero figli».

Coordinate bancarieSono esposte le «Coordinate bancarie» per i lavoratori che hanno optato per l’accredito dello

stipendio in c/c bancario. Oltre alle coordinate bancarie IBAN potranno essere presenti la

descrizione banca e descrizione filiale.

Calendario delle presenzeNella sezione e possibile (ma non obbligatorio) riportare le effettive presenze del periodo

attraverso le quali sono state imputate le voci retributive nel corpo del cedolino.

Autorizzazione INAILIl cedolino prodotto mediante stampa grafica del «Libro Unico del Lavoro» riporta inoltre

l’autorizzazione INAIL rilasciata all’azienda produttrice dell’applicativo utilizzato per l’elabora-

zione del prospetto paga.

Sezione 16

Sezione 17

Sezione 18

Sezione 19

Vademecum

PRATICA LAVORO 2/2011 - INSERTO XI