GO!3 - Engel & VölkersNella sezione “Aiuto” (“Help”) di GO!3 si possono trovare manuali,...

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GO!3

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Tavola dei Contenuti

1 GO!3 Workplace ............................................................................................................................. 4

1.1 Chi controlla la gestione del nuovo software? ..................................................................... 4

1.2 Quali sono i requisiti che devono avere i computer per poter accedere a GO!3? .................. 5

1.3 Dove si possono trovare i documenti e il materiale illustrativo per ........................................ 5

GO!3? ........................................................................................................................................ 5

2 Primo Login .................................................................................................................................... 6

3 Come navigare nel Menu ................................................................................................................. 8

3.1 Il Menu .............................................................................................................................. 10

3.2 Alcune funzioni .................................................................................................................... 9

3.3 Vedute ............................................................................................................................... 10

3.4 Funzione dei pulsanti ........................................................................................................ 11

3.5 Dettagli .............................................................................................................................. 13

3.6 Ordine delle colonne .......................................................................................................... 13

3.7 Scelta dei contatti o delle proprietà .................................................................................... 13

3.8 Raccolta dati / contatti ....................................................................................................... 14

3.9 Simboli e icone .................................................................................................................. 16

3.10 Creazione Liste ............................................................................................................... 18

4 Attività ........................................................................................................................................... 19

4.1 Visualizzazione delle ultime attività di un Contatto ............................................................. 19

4.2 Appuntamenti .................................................................................................................... 20

4.3 Compiti .............................................................................................................................. 22

4.4 Azioni di Follow up............................................................................................................. 23

4.5 Documenti ......................................................................................................................... 26

4.6 E-mail ................................................................................................................................ 31

4.7 Ulteriori modelli .................................................................................................................. 37

4.8 Creazione e stampa di etichette con indirizzi ..................................................................... 39

4.9 Creare una lista Contatti dal sottomenù Attività in Proprietà .............................................. 43

4.10 Cercare, modificare ed eliminare un’attività ..................................................................... 44

4.11 Sincronizzazione degli appuntamenti tra GO!3 e Gmail .................................................... 46



5 Contatti .......................................................................................................................................... 47

5.1 Informazioni fondamentali sui contatti in GO!3 ................................................................... 47

5.2 Creazione di un Contatto ................................................................................................... 48

5.3 Controllo dei duplicati ........................................................................................................ 51

5.4 Upload di Documenti in Contatti ........................................................................................ 53

5.5 Resoconti sui contatti ........................................................................................................ 54

5.6 Ricerca dei contatti ............................................................................................................ 56

5.7 Caratteristiche ................................................................................................................... 61

5.8 Relazioni ........................................................................................................................... 61

5.9 Criteri di ricerca (Demands) ............................................................................................... 63

5.11 Ricerca per Criteri ............................................................................................................ 70

5.12 Unire Contatti .................................................................................................................. 72

5.13 Ricollocare Contatti ......................................................................................................... 75

5.14 Contatti via internet .......................................................................................................... 77

5.15 Segnalazioni /Referrals.................................................................................................... 79

6 Proprietà ........................................................................................................................................ 89

6.1 Informazioni fondamentali per le proprietà in GO!3 ............................................................ 89

6.2 Inserire una proprietà ........................................................................................................ 90

6.3 Creazione di un Exposé .................................................................................................... 94

6.4 Creazione della prima pagina dell’exposé che andrà in vetrina........................................ 104

6.5 Angolo rosso per vetrina .................................................................................................. 105

6.6 Copia delle Proprietà ....................................................................................................... 104

6.7 Ricerca tramite una mappa .............................................................................................. 105

6.8 Chiusura di un affare ....................................................................................................... 109

6.9 Inserire l’affare nel Revenue Report Tool ........................................................................ 110

7 Profili Internet .............................................................................................................................. 112

7.1 Eliminazione di una proprietà da un sito internet ............................................................. 116

7.2 Statistiche dei profili ......................................................................................................... 117

8 Impostazioni ................................................................................................................................ 118

8.1 Impostazioni .................................................................................................................... 118

8.2 Dati Personali .................................................................................................................. 119

8.3 Agenzia ........................................................................................................................... 120

8.4 Impostazioni personalizzate ............................................................................................ 130



9 Categorie ..................................................................................................................................... 131

9.1 Aggiungere Categorie ai Contatti e alle proprietà ............................................................ 131

9.2 Ricerca per categorie ...................................................................................................... 132

9.3 Impostazioni personalizzate ............................................................................................ 133

10 Strumenti di Gestione ................................................................................................................ 136

10.1 Liste ............................................................................................................................... 136

10.2 Categorie ........................................................................................................................ 141

10.3 Inserzioni / Annunci ........................................................................................................ 144

10.4 Criteri di ricerca individuale ............................................................................................. 145

10.5 Creare modelli di lettere.................................................................................................. 147

11 Statistiche / Cockpit ................................................................................................................... 155

12 Concetti d’Autorizzazione .......................................................................................................... 160

12.1 Il concetto di Dipartimento .............................................................................................. 161

12.2 Il Concetto di Gruppo ...................................................................................................... 162



Pagina 4

1 GO!3 Workplace

1.1 Chi controlla la gestione del nuovo software?

The Engel & Völkers IT-Services Corporation

Tel. +49 40 36 13 12 00

Fax +49 40 36 13 12 65

[email protected]

Supporto Per la homepage / per il software GO!3 / per Gmail/ per E&V Life i quali sono offerti da Engel & Völkers Amburgo

Orari: - nei giorni feriali dalle ore 08:00 alle ore 20:00 - il sabato dalle ore 10:00 alle ore 14:00

Salvataggio Backup giornaliero di tutte le informazioni che vengono inserite nel

computer centrale

Analisi di mercato Analisi delle tecnologie che si stanno utilizzando - prova di nuove

Servizi speciali Ulteriori richieste / analisi di GO!3

IT-Services si occupa dello sviluppo, dell’amministrazione e del supporto anche in riferimento ai seguenti programmi:

E-Mail: Il programma di mail Gmail può essere usato da tutti i computer in tutto il mondo. Si riceve un indirizzo e-mail di Engel & Völkers e i dati (username e password) per effettuare il login.

E&V life: In questo programma si possono trovare tutti i documenti necessari per il proprio lavoro giornaliero. Per accedere al sito bisogna digitare il seguente indirizzo e-mail www.life.engelvoelkers.com. L’username e la password per effettuare il login sono gli stessi utilizzati per accedere a Gmail.


mailto:[email protected]

http://www.life.engelvoelkers.com/


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1.2 Quali sono i requisiti che devono avere i computer per poter accedere a

GO!3?

N.B.: questo software lavora solo con Microsoft Windows (non con un Macintosh!) e richiede MS Internet Explorer. Per il funzionamento di GO!3, il computer deve avere le seguenti caratteristiche:

• Internet Explorer, come minimo la versione 9.0;

• non utilizzare altri browser come Firefox o Chrome;

• una risoluzione minima dello schermo di 1024 x 768

1.3 Dove si possono trovare i documenti e il materiale illustrativo per

GO!3?

Nella sezione “Aiuto” (“Help”) di GO!3 si possono trovare manuali, FAQs e glossari che possono essere utili per il proprio lavoro giornaliero con GO!3.

L’utilizzo di questo materiale dipende anche dalle conoscenze che possiede la persona.

Tuttavia, se si hanno delle domande alle quali non si riesce a rispondere leggendo i manuali e il materiale a disposizione, basta cliccare su “Assistenza via e-mail” (“e-mail support”).



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2 Primo Login

Accedere a internet e digitare l’URL world.engelvoelkers.com. Vi sarà richiesto di digitare il vostro username e password:

Dopo il login, tutte le app disponinili saranno visualizzate in E&V World e potranno essere aperte con un click:



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Dopo aver inserito la vostra username e la password, GO! si aprirà alla “Panoramica” (“Dashboard”) nella quale possono essere visualizzati gli appuntamenti del giorno così come i compiti di ieri, oggi e domani. Inoltre si vedono le informazioni e i cambiamenti di status delle proprietà:

In alto a destra si trova il pulsante per effettuare il logout. Si ricorda di lasciare l’applicazione sempre cliccando su Logout prima di chiudere il browser.



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3 Come navigare nel Menu

Il menu è di facile navigazione. Un solo click nella giusta sezione permette di aprire e vedere ciò che si cerca:

Il menu è sempre situato nello stesso posto ed è sempre disponibile da ogni posizione. C’è un massimo di due livelli. Voci particolari del menu possono essere visualizzate e nascoste cliccando sui triangoli.



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Se è necessario è possibile nascondere o visualizzare alcune voci del menu:

L’intero menu può essere nascosto cliccando sul triangolino rosso

che si trova al margine del menu (come illustrato).



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3.1 Il Menu

Il menu comprende le seguenti funzioni:

Attività

Contatti

Proprietà

Impostazioni

Lista agenzie

Strumenti di gestione (è richiesta l’autorizzazione dell’Office Manager)

Statistiche

Aiuto

Attività Gestisce azioni, appuntamenti, compiti, documenti e posta in entrata.

Panoramica Calendario con gli appuntamenti di oggi e di domani e visualizzazione dei compiti.

Appuntamenti Amministrazione, ricerca e creazione di appuntamenti, sopralluoghi e open house.

Sopralluoghi Lista dei sopralluoghi che sono stati fissati e creazione di nuovi.

Compiti Presentazione, ricerca e creazione di compiti come telefonate, appuntamenti, “To Do list” ecc.

Documenti Presentazione e ricerca di documenti.

E-mail Creazione, modifica e ricerca di e-mail. Sincronizzazione della posta di Gmail. Possibilità di copiare le e-mail in GO!3.

Panoramica attività

Presentazione di tutte le azioni effettuate fino ad oggi.

Contatti

Contatti Creazione, modifica e ricerca dei contatti. Visualizzazione delle proprietà connesse. Ricerca attraverso i “criteri di ricerca". Creazione e visualizzazione delle attività che si stanno facendo sui contatti. Creazione di liste relative ai contatti.

Segnalazioni Segnalazioni di contatti ad agenzie E&V di tutto il mondo.

Web Leads Le informazioni relative a clienti ricerca / proprietari che arrivano automaticamente in GO!3.

Proprietà

Vendite Creazione, modifica e ricerca delle proprietà (vendite residenziali). Collegamenti con eventuali clienti interessati alla proprietà in questione. Creazione e visualizzazione delle attività che si stanno facendo sulle proprietà.

Profili Internet - Vendita

Creazione e modifica profili internet.

Affitto Creazione, modifica e ricerca delle proprietà (affitti residenziali). Collegamenti con eventuali clienti interessati alla proprietà in questione. Creazionvisuvisualizzazione delle attività che si stanno facendo sulle proprietà.



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Profili Internet - Affitto

Creazione, modifica profili internet.

Progetti Creazione, modifica e ricerca di progetti.

Impostazioni All’interno di questa sezione si trovano le impostazioni del software

GO! Adattare le impostazioni come, ad esempio, il numero dei risultati che si vogliono visualizzare, le informazioni relative al sistema, le impostazioni di GO!3 e il Profilo Agente.

Dati personali Amministrazione e gestione del proprio profilo.

Agenzia Usato solo da chi ne è autorizzato. Gestione delle impostazioni dell’ufficio.

Impostazioni personalizzate

Creazione di nuove vedute.

Lista agenzie Panoramica di tutti gli utenti e di tutti gli uffici E&V che hanno accesso a GO!3

Strumenti di gestione

Questo menu si visualizza solo con un’apposita autorizzazione.

Sezione rapporti

Creare una lista dove vengono visualizzate le scadenze per le ricerche di richieste.

Categorie Creare categorie per tutto l’ufficio.

Inserzioni / annunci

Inserire le pubblicazioni in modo tale da far vedere cosa viene fatto.

Criteri di ricerca Creazione di campi di richiesta su misura per il proprio negozio. E’ possibile adattare le richieste di ricerca per le proprie esigenze.

Modelli lettere Adattare i modelli presenti alle proprie esigenze.

Statistiche Visualizzare le statistiche inerenti alle azioni e alle vendite.

Aiuto Si possono trovare manuali, FAQs e glossari che possono essere utili per il proprio lavoro giornaliero con GO!3.



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3.2 Alcune funzioni

Queste funzioni sono simili nelle diverse aree del GO!3:

: permette di creare nuovi contatti e nuove proprietà

: permette di modificare un record già creato

: aggiornamento della pagina

: ricerca veloce

: stampa

: invio file tramite e-mail



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3.3 Vedute

I risultati delle ricerche e le proprie selezioni possono essere visualizzate in diverse “Vedute“.

Si può scegliere tra diversi tipi di Vedute, come nell’esempio a fianco (relativo alle Proprietà).

N.B.: si possono creare Vedute personalizzate (“Impostazioni personalizzate “). Vedi sezione 8.4 del manuale.

Le Vedute mostrano i risultati di una consultazione del database con i differenti contenuti e permettono una specifica presentazione dell’informazione senza ulteriori selezioni. Le vedute permettono di localizzare rapidamente le informazioni desiderate.

Esempio 1: Veduta Generale (Proprietà / Vendite)

Esempio 2: Veduta Anteprima (Proprietà / Vendite)



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3.4 Funzione dei pulsanti

Nella sezione “Impostazioni” – “GO” è possibile impostare il numero di risultati che si vogliono vedere e l’opzione “mantieni visioni” (“keep visited windows”). Se la stessa è impostata su “SI” (“Yes”) la finestra che si sta visionando rimane aperta anche se ne viene aperta un’altra. Questa opzione può essere interessante se si vogliono fare dei controlli veloci, ed esempio tra un contatto e una proprietà.

Ecco le funzioni dei pulsanti che si trovano nella barra dei contatti:

Ricerca (Browse): si possono vedere tutti i contatti a seconda delle impostazioni che vengono date, ad esempio in base allo stato del contatto (tutti, attivo, inattivo, concluso), alla tipologia del contatto, etc.

Ricerca dettagliata (Search): permette di inserire delle particolari caratteristiche

per ricercare più velocemente un contatto.

Ricerca E&V (E&VSearch): permette di ricercare i contatti e le proprietà di tutto il gruppo E&V.

Ricerca per criteri (Demand Search): permette di creare dei criteri per la ricerca.

Risultati: elenco dei contatti o delle proprietà che vengono trovati dopo una ricerca.

Nuovo: permette di creare un nuovo contatto o di inserire una nuova proprietà.

Elabora elemento: permette di apportare modifiche a ciò che è già stato creato.

Dettagli: cliccando sul contatto o sulla proprietà si possono vedere le informazioni relative agli stessi.

Per chiudere una finestra bisogna cliccare sulla “X”. La stessa finestra, per essere riaperta deve prima essere chiusa. Se si vuole aprire una seconda finestra senza aver salvato ciò che è stato fatto sulla finestra aperta in precedenza, appare un messaggio di errore:



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Quando si entra nella “Ricerca” dei contatti o delle proprietà e si seleziona il contatto / la proprietà desiderata, si possono visualizzare i dettagli.

Cliccando con il cursore sul link del contatto (“Link Contact”) si apre la schermata con le informazioni relative allo stesso.

Cliccando sull’indirizzo e-mail si crea in automatico una nuova e-mail.

Anche quando si passa ad un’altra sezione, questa visione resterà aperta fino a quando la stessa non verrà chiusa con l’apposito pulsante.



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3.5 Dettagli

Si possono visualizzare le informazioni relative a clienti e proprietà:

Basta cliccare sul nome del contatto o sulla proprietà.

Cliccando sul nome o sulla proprietà si apre una schermata con le informazioni e con ulteriori

pulsanti che permettono di visualizzare ciò che viene fatto sul contatto o sulla proprietà.

3.6 Ordine delle colonne

In alcune colonne è possibile sistemare i contatti / le proprietà in ordine crescente o decrescente, cliccando sul triangolino di fianco al nome.

3.7 Scelta dei contatti o delle proprietà

Si possono selezionare solo alcuni contatti / proprietà cliccando sul quadratino accanto agli stessi.

Se si vogliono selezionare tutti i contatti / proprietà basta cliccare il primo quadratino in alto.



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3.8 Raccolta dati / contatti

Questa possibilità di raccogliere tutti o alcuni contatti / proprietà può essere utile se si vogliono fare delle azioni di mailing.

E’ possibile vedere quanti contatti / proprietà vengono selezionati. Questo viene indicato in alto a sinistra (vedi esempio qui sotto).

Dopo aver selezionato e fatto una prima ricerca, se ne può fare una nuova perché ciò che è stato ricercato in precedenza si somma a quello che verrà ricercato ora (vedere i due esempi).



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Cliccando su “Visualizza selezione” (“Show collection”), ovvero sull’icona che funge da contatore, si possono vedere quanti record sono stati selezionati.

L’icona “Visualizza selezione” diventa rossa nel momento in cui ci si clicca sopra per poter così visualizzare solo i contatti selezionati.

! Attenzione: Se si vuole ritornare a tutti i contatti, bisogna cliccare sull’icona “Visualizza selezione”.

Ora, con i contatti / proprietà selezionate si possono iniziare delle attività (ad esempio si può fare una mailing.)

I record selezionati possono essere deselezionati manualmente cliccando su ogni singolo

quadratino. L’icona del binocolo permette di chiudere o aprire la maschera che viene utilizzata per effettuare le ricerche.

.

Se invece si vogliono deselezionare tutti i contatti / le proprietà selezionate, si può cliccare sulla “X” che si trova sotto al quadratino che è posto vicino all’icona “Visualizza Selezione”.



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Per nascondere, basta cliccare sull’icona del binocolo

3.9 Simboli e icone

In GO!3 si possono trovare diversi simboli e icone:

Nuova segnalazione in uscita

Nuovo contatto

Nuova proprietà

Refresh - Aggiornamento

Nuovo

Modifica

Obbligatorio

Ricerca veloce (Filtro)

Anteprima di stampa

Stampa

Invia file tramite e-mail

Crea lista

Crea elenco Contatti (dal sottomenù Attività in Proprietà)

Crea lettera

Invia Exposé

Concordare un Appuntamento

Crea Compiti (Task)



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Concordare Sopralluogo

Concordare Open House

Copia elementi

Salvare in un’altra cartella (disponibile solo con autorizzazione di

Department Manager)

Unire due contatti (disponibile solo con autorizzazione di Department Manager)

Aggiungi categorie

Rimuovi categorie

Mostra categorie in excel

Visualizza

Sincronizza appuntamenti

Resoconti sopralluoghi

Modifica status

Invia e-mail

Inoltra e-mail

Rispondi

Rispondi a tutti

Elimina e-mail

Copia e-mail in GO!3

Cercare nell’archivio TMS

Scannerizzare nell’archivio TMS

Upload nell’archivio TMS

Apri Calendario

Cancella date

/ (inactive / active)

Pagina successiva

/ (inactive / active)

Pagina precedente

Schermata dei dettagli successiva

Schermata dei dettagli precedente

One Liners / Photo Manager: Sposta foto a destra



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One Liners / Photo Manager: Sposta foto a sinistra

One Liners / Photo Manager: Sposta foto in alto

One Liners / Photo Manager: Sposta foto in basso

Aggiungi alla ricerca

Rimuovi dalla ricerca

Rimuovi da tutte le ricerche

Cancella selezione

Elabora elemento

Visualizzazione dei dettagli

Elimina record

Ripristina Record

Map Search, Filter: Centra Area

Map Search, Filter: Cancella Area

Map Search, Filter: Rinomina Area

Nuova e-mail

Pin per impostazione Geocodificazione

Rimuovi elemento collegato

Mostra le ultime dieci attività

3.10 Creazione Liste

Si possono creare differenti liste per contatti, proprietà e attività in GO!

Nel menu Help di GO!3 vi è un tutorial che tratta di questo argomento!

Apri Tutorial


http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_lists.html


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4 Attività

In GO!3 si può annotare qualsiasi tipo di attività, appuntamento, invio di mail che vengono fatte per un contatto / una proprietà.

Nel menu Help di GO!3 vi è un tutorial che tratta di questo argomento!

Apri tutorial

4.1 Visualizzazione delle ultime attività di un Contatto

Quando un cliente chiama, è opportuno visualizzare le ultime Attività ad esso relative. Per fare ciò,

trovate l’icona nella lista dei contatti. Cliccando su questa icona, le ultime dieci azioni del contatto verranno visualizzate in una finestra pop-up.


http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_actions.html

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_actions.html


Pagina 20

4.2 Appuntamenti

In GO!3 si possono creare appuntamenti in diversi modi:

Nella schermata principale dei contatti / delle proprietà si può cliccare direttamente su . Si apre una schermata che permette, inserendo le informazioni necessarie, la creazione di un appuntamento. Nella schermata che appare si può visualizzare il proprio calendario.

Nel menu principale cliccando su viene visualizzata la schermata dove si può inserire un appuntamento.

Si può creare un appuntamento cliccando su Dal calendario si può inoltre cliccare su un orario Dopo aver cliccato sull’icona mostrata sopra, bisogna scegliere la tipologia di appuntamento che si desidera creare:



Pagina 21

Se si sceglie la tipologia “Appuntamento”, si può optare per diverse azioni:

Valutazione: Appuntamento col venditore nella sua proprietà

Notaio: Appuntamento dopo che si è conclusa la vendita

Varie

Modifica del prezzo: Appuntamento col proprietario nella sua proprietà

Listing Presentation (Presentazione della proprietà): Appuntamento col proprietario nello shop

Tenere in considerazione i seguenti punti nel momento in cui si vanno a inserire i dati in GO!3:

Un Appuntamento può essere creato senza collegare i contatti o le proprietà.

Per inserire un Sopralluogo, è necessario collegare un contatto ad una o più proprietà o progetti.

Per un’Open House, bisogna selezionare alcuni contatti e collegarli con una singola proprietà.



Pagina 22

4.3 Compiti

I compiti sono delle azioni aggiuntive che possono essere utili per il proprio lavoro giornaliero, ovvero permettono di ricordarsi cosa fare. I compiti possono essere creati in diverse aree del GO!3:

Dai menu Contatti o Proprietà, cliccando su . Questo è il modo più veloce in quanto non si ha la necessità di creare un collegamento in un secondo passo.

Dal menu principale cliccando su (“Inserire attività”).

Dal menu Compiti cliccando su

Ora si possono scegliere i compiti che si vogliono fare:

Tenere conto delle seguenti differenze:

Tipo di Attività Uso

Contatto acquirente attivo Attività con cliente ricerca, ad esempio: chiamate settimanali, chiamate dopo sopralluoghi, presentazione della proprietà con il proprietario nello shop, ecc.

Contatto venditore attivo Attività con il proprietario, ad esempio: meeting nello shop, telefonate per raggiungere degli accordi, ecc.

Follow Up Attività che servono per raggiungere l’obiettivo, ad esempio: semplice telefonata al cliente ricerca dopo un sopralluogo, dopo l’invio dell’exposé. Non si hanno ancora dei risultati concreti

Contatto in entrata acquirente / proprietario

Chiamata, ingresso nello shop, chiamata dopo aver visto un cartello / un annuncio da parte del cliente ricerca / venditore

To Do

Riepilogo attività Invio di mail al cliente

Acquisizione Inserimento della data / dell’ora per l’acquisizione di una proprietà (status “Attivo”)

Inserzione / annuncio Inserimento di un annuncio fatto

Riduzione del prezzo Appuntarsi la data / l’ora per la riduzione del prezzo

Anniversario rogito Follow-up sulla proprietà, ad esempio: data di scadenza di un contratto d’affitto, pianificazione di attività post-vendita

Varie



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4.4 Azioni di Follow up

Si possono creare azioni di Follow up per diverse attività.

Le azioni di Follow up sono registrate con una determinata data “Oggi + x giorni”, con un determinato orario, es.10:00. Il periodo della data può essere stabilito dagli utenti con autorizzazione di Department Manager nelle impostazioni dello Shop.

Follow-up dopo la stampa o l’invio, tramite e-mail, di un exposé

Ogni volta che si stampa un exposé o lo si invia tramite e-mail si ha la possibilità di creare un’azione di ‘follow up’. Si può impostare la data del follow-up fino a massimo 5 giorni dopo l’inserimento dell’azione.

L’attività avrà automaticamente il nome di “Exposé” e i contatti / le proprietà vengono collegate automaticamente.

Se è stata inviata la mail a diversi clienti, l’azione di follow-up viene creata per ognuno di essi. Se sono state inviate diverse proprietà tutte insieme, a ciascuna di esse seguirà un proprio follow-up.

E’ possibile decidere se accettare di fare il Follow up oppure no.

N.B.: solamente quando l’invio dell’exposé avviene nel modo sotto indicato, viene creata un’azione di follow up:



Pagina 24

O quando viene selezionato in precedenza

Follow up dopo sopralluoghi

Dopo aver salvato un’attività di sopralluogo o di Open House, viene chiesto se si vuole creare un’azione di Follow up.

Dopo aver confermato il popup, il compito con l’azione di Follow up viene creato. Il nome dell’attività di

Follow up sarà “Sopralluogo” o “Open House” - contatti e proprietà sono già collegati. Si può impostare la data del Follow up fino a massimo 5 giorni dopo l’inserimento dell’azione.

Follow up dopo valutazioni

Dopo aver salvato un appuntamento con l’azione “valutazione”, viene subito chiesto se si vuole creare un’azione di Follow up.

Dopo aver confermato il popup, il compito con l’azione di Follow up viene creato. Il nome dell’attività di Follow up sarà “Valutazione” - contatti e proprietà sono già collegati. Si può impostare la data del Follow up fino a massimo 5 giorni dopo l’inserimento dell’azione.

Se si sono contattati diversi clienti, l’azione di Follow up viene creata per ognuno di essi. Se sono state inviate diverse proprietà insieme, a ciascuna di esse seguirà un proprio Follow up.

Compito dopo l’appuntamento con il notaio

Dopo aver salvato un appuntamento con l’azione “notaio”, viene subito chiesto se si vuole creare un compito in modo tale da ricordarsi di chiudere la proprietà in GO!

Dopo aver confermato il popup, un compito con l’azione “varie” e con il titolo “notaio” verrà creato – contatti e proprietà sono già collegati. Si può impostare la data del Follow up fino a massimo 5 giorni dopo l’inserimento dell’azione.

Se si sono contattati diversi clienti, l’azione di Follow up viene creata per ognuno di essi. Se si sono inviate diverse proprietà insieme, a ciascuna di esse seguirà un proprio Follow up.



Pagina 25

Compito dopo il report di un Sopralluogo

Subito dopo aver stampato o inviato via mail il report di un sopralluogo, un compito di follow vi sarà proposto. A seconda del tipo di report di Sopralluogo scelto, il follow up verrà creato per il proprietario o per il cliente di ricerca.

Dopo aver confermato la finestra pop-up, un compito col tipo di azione‚ Follow up sarà creato. Il titolo mostrerà “Resoconto Sopralluogo”, contatto e proprietà sono già collegati . La data prevista sarà impostata come ‘Oggi +5 giorni’ (vedi sopra).



Pagina 26

4.5 Documenti

Nella sezione “Documenti” (“Documents”) si trovano tutti i documenti che sono stati creati. Cliccando sul pulsante “Ricerca” (“Browse”) vengono visualizzati tutti i documenti. Alcune colonne si possono capovolgere e per far questo basta cliccare su triangolino di fianco alla parola.

Cliccando sul nome del contatto si possono visualizzare delle brevi informazioni in merito.

Mentre, cliccando sul pulsante “Ricerca dettagliata” (“Search”), si può limitare la ricerca inserendo alcuni criteri.

The form used for searching for documents.



Pagina 27

Si possono creare documenti sia nella sezione dei Contatti che nella sezione delle Proprietà.

In base alle diverse esigenze e in base a diversi fattori, si possono utilizzare Lettere diverse e per la

visualizzazione delle stesse basta cliccare sull’icona “Crea Lettera” (“Template Documents”) ,

dopo aver selezionato un cliente o una proprietà.

I modelli possono essere reperibili inserendo un nome o un numero identificativo e sono sistemati per categorie. Si può anche effettuare una ricerca veloce cliccando sul pulsante “Cerca” (prima bisogna comunque selezionare un cliente o una proprietà).

È possibile aprire l'anteprima dei modelli di lettera. Pertanto, è possibile verificare se quella scelta è la lettera che si stava cercando.



Page 28 ENGEL&VOLKERSIT-SERVICES

Successivamente si può scegliere se stampare o inviare tramite e-mail il modello di lettera scelto:



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Selezionare “Anteprima e Stampa” (“Preview and Print”) per stampare o creare una e-mail nella cartella bozze (Create Email(s) in Drafts Folder).

Se si sceglie “Creare una mail nella cartella Folder”, la stessa si aprirà dopo che viene dato l’ok.

Tutte le e-mail che vengono inviate tramite GO!3 sono anche segnate come azioni.

Suggerimento: Crtl+A per selezionare tutto - Ctrl+C per copiare ciò che è stato selezionato - Ctrl+V per incollare ciò che è stato copiato.



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Seconda firma nei documenti

Si può delegare un’altra persona per sottoscrivere qualsiasi lettera.

Nella sezione “Impostazioni” – “agenzia” - paragrafo “mailing letter”, è possibile inserire una seconda persona. Dopo aver inserito il nominativo, salvare.

Ora, quando si dovrà creare una lettera verrà visualizzata l’opzione: “Anteprima e stampa con 2a firma” (“Preview and Print with 2nd Signature”).

Il nome di chi firma per un’altra persona, compare in fondo alla lettera.



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4.6 E-mail

Le e-mail che vengono create nella cartella “bozze” possono essere modificate e inviate entrando dalla sezione “e-mail” che si trova nel menu a sinistra. Automaticamente si apre la cartella delle bozze.

Cliccare su per aprire e modificare la e -mail:

Una volta aperta la mail bisogna compilare con tutti i dati necessari ed eventualmente allegare, se ci sono, dei documenti e / o degli exposé.



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Se si è scelta la funzione exposè, lo stesso viene allegato automaticamente.

Ricordarsi di cambiare anche il testo e una volta controllato che tutto sia corretto, inviare la mail.



Page 33

Browse

Search

New/Edot

OWA/Exchange

E

d

i

t

X

-

O

O

N

I

G

Z

( Summary

Body

Save Draft

Save Ora



Pagina 34

Invio con allegati

Ci sono due opzioni, per inviare gli allegati, che si possono selezionare:

Dopo aver selezionato l’opzione con gli allegati viene chiesto di selezionare il file da allegare.

N.B.: se si desidera allegare più file contemporaneamente, si prega di creare un file che li comprenda tutti, ovvero un file .zip



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Importare le e-mail da Gmail

E’ possibile importare da Gmail a GO!3 le e-mail ed effettuare un collegamento con i contatti e le

proprietà.

Per fare questo si richiede di cliccare sul pulsante “e-mail” nel menù principale, cliccare

successivamente su “Gmail” e selezionare le mail da importare. Infine, cliccare sull’icona “Copy e-mail

in GO!3”. Si consiglia di copiare tutte le e-mail selezionate in una volta invece di copiarle

una ad una, al fine di minimizzare il tempo di caricamento.

N.B.: E’ possibile importare i messaggi di posta in arrivo (nello screenshot chiamati “Posteingang”) così come dalla prima cartella che può essere trovata sotto la posta in arrivo. Semplicemente selezionare la rispettiva cartella per visualizzare tutte le mail in essa contenute.

Dopo aver importato tutte le mail da Gmail, le stesse potranno essere visualizzate nella

cartella mail in arrivo di GO!3. Cliccando su si possono collegare le mail ai contatti / alle

proprietà.



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Se si invia una mail con un indirizzo presente nel database, questa viene collegata direttamente

al contatto. Se più contatti hanno lo stesso indirizzo e-mail (ad esempio se fanno parte di una stessa

azienda), la e-mail viene collegata a tutti. Si può modificare il collegamento cliccando su .

Cliccando sulla matita verde è quindi possibile aggiungere o cancellare eventuali collegamenti con i contatti / le

proprietà. Per eliminare un singolo link cliccare su .

Dopo aver collegato le e-mail con i contatti e / o le proprietà, il collegamento si trova nella sezione

“attività”(“actions”).



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E’ importante essere a conoscenza delle seguenti informazioni:

Le e-mail copiate in GO!3 non possono essere cancellate.

Dopo i vari aggiornamenti, le e-mail non possono più essere cancellate.

Tutte le e-mail copiate in GO!3 possono essere lette da tutti i colleghi del proprio ufficio e dal

Department Manager, se queste appaiono nella lista delle azioni perché collegate a contatti e / o

a proprietà.

4.7 Ulteriori modelli

Per annotare alcune azioni molto velocemente, si possono usare delle Cover Letter offerte dal programma.

Creazione di un report post sopralluogo

Se si desidera creare un report per un ”post sopralluogo”, si prega di selezionare una voce tra

quelle proposte cliccando su . Si può trovare quest’icona cliccando nella sezione “sopralluoghi” che si trova nel menù a sinistra oppure entrando nei “Dettagli della proprietà”.

E’ possibile scegliere tra due Cover Letter:

La prima Cover Letter informa il proprietario di aver visitato la sua proprietà. Essa contiene dei feedback standard che possono essere anche inseriti nel campo “feedback“ di un sopralluogo.

La seconda Cover Letter viene inviata all’acquirente che ha visionato l’immobile e contiene anche l’approvazione da parte del proprietario di ciò che è scritto.

Entrambe le lettere possono essere usate sia per la vendita che per la locazione. Fare una scelta adeguata della lettera da inviare per e-mail o da stampare.

Il testo delle lettere può essere modificato.



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Cover letter dell’Exposé

Scegliere il contatto al quale si desidera inviare l’exposè. Si possono inoltre scegliere più proprietà. Il modo più veloce per farlo è quello di partire dalla sezione “criteri di ricerca” (“demands”) in quanto le proprietà e i contatti sono già collegati.

Dopo aver scelto la proprietà e / o il contatto, cliccare sull’icona “Invia Exposé” (“Exposé Documents”).

Una descrizione dettagliata su come creare un exposé si trova nel capitolo 6.3 “Creazione di un exposé”.



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4.8 Creazione e stampa di etichette con indirizzi

Ricorda: la stampa di etichette, come la stampa di altri documenti, è supportata solo dalla versione ibrida del programma.

Si possono creare e stampare etichette. Questo può essere d’aiuto quando si deve fare un’azione di mailing. Per poter creare le etichette, bisogna selezionare dei contatti e cliccare sull’icona “Crea lista” (“Report”). Ora è possibile stampare le etichette con gli indirizzi dei contatti selezionati. (N.B.: quando viene inserito un contatto si può selezionare YES o NO, di fianco a “Nessuna posta/e- mail”, a seconda della volontà del contatto di essere incluso o meno negli invii di posta elettronica).

Ora si può scegliere il tipo di etichetta che si vuole. La scelta può essere fatta tra “Labels Herma

4625” o “Labels 4268”.

N.B.: controllare il sito http://www.herma.de/en/en/office-and-consumer/where-to-buy.html per saper dove poter acquistare le etichette Herma 4625 o 4268.


http://www.herma.de/en/en/office-and-consumer/where-to-buy.html


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Cliccare su “Anteprima e stampa” (“Preview and Print”.)

Una volata aperta la schermata con le etichette, si può cliccare sull’icona “Stampa” (“Print”).



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N.B.: se vengono usate delle lettere diverse da quelle che si usano in GO!3, è opportuno inserire

l’attività svolta nei contatti in modo tale che si può vedere ciò che viene fatto.



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Per ulteriori informazioni, è possibile vedere il video nella sezione “Aiuto” nel menu di GO!3.



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4.9 Creare una lista Contatti dal sottomenù Attività in Proprietà

Può essere utile selezionare contatti che hanno già ricevuto gli exposé di determinate proprietà o che

hanno visitato una proprietà (ad es. se il prezzo viene ridotto).

Ora è possibile creare facilmente una lista contatti dal sottomenù Attività in Proprietà.

Basta selezionare le attività delle quali si vogliono estrarre i contatti e quindi cliccare sull’icona

“Crea elenco contatti”



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GO! creerà così una lista contatti che potrà essere utilizzata per azioni successive, come ad es.

inviare una lettera o un exposé o creare una lista contatti.

4.10 Cercare, modificare ed eliminare un’attività

Ci sono differenti modi per cercare ed inserire le attività.

Nella sezione “Panoramica” (“Dashboard”) si trovano gli appuntamenti del giorno stesso come

anche le attività di oggi e domani.

Nella sezione “Appuntamenti” (“Appointments”) si possono vedere i propri appuntamenti. Si possono anche modificare i parametri di ricerca e poi cliccare su “Ricerca”.

A seconda delle autorizzazioni che si hanno, azioni aperte – proprie o degli altri – si possono

modificare , eliminare o ripristinare . Azioni completate non possono più essere né modificate né eliminate.

Cliccando su “Calendario” ( “Calendar”), nella sezione Appuntamenti, è possibile visualizzare tutti i propri appuntamenti. E’ possibile anche scegliere se visualizzarli giornalmente, settimanalmente o mensilmente;

Ecco la veduta giornaliera del proprio calendario. Per creare un nuovo appuntamento basta cliccare sull’orario.



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Nella sezione “Sopralluoghi” (“Viewings”) si possono vedere tutti i Sopralluoghi e le Open

House inserite.

Nella sezione “Compiti” ( “ Tasks”) si trovano tutte le proprie attività che sono aperte. Si possono anche modificare i parametri di ricerca e poi cliccare su “Ricerca”.

Nella sezione “Panoramica Attività” (“Action Recap”) - scegliendo la tipologia di attività o lo status, etc. - si possono vedere tutte le attività inserite. Una volta scelto ciò che si vuole visualizzare, cliccare su “Ricerca” (“Search”). Il pulsante “Clear” cancella le selezioni fatte.

Nella sezione “Dettagli” (“Detail”) dei contatti e delle proprietà si trovano tutte le azioni fatte sulle stesse.

All’interno dei “Dettagli” dei contatti e delle proprietà è possibile creare nuove azioni oppure fare una copia di quelle già esistenti.



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4.11 Sincronizzazione degli appuntamenti tra GO!3 e Gmail

Si possono sincronizzare gli appuntamenti tra Gmail e GO!3. Per far questo bisogna cliccare sul

pulsante “Sincronizza appuntamenti” (Sync Exchange Server Appointments) nel Menu

"Appuntamenti". La prima sincronizzazione potrebbe richiedere un po’ di tempo, dipende dalla

quantità degli appuntamenti. Pertanto, si richiede di aver pazienza.

Gli appuntamenti in GO!3 possono essere inseriti anche nel calendario di Gmail tramite

sincronizzazione.

Per effettuare una re-sincronizzazione, cliccare sul bottone verde.

Tenere in considerazione i seguenti punti:

Tutti gli appuntamenti inseriti dopo la sincronizzazione possono essere importati, quelli

inseriti prima non possono essere importati.

Gli appuntamenti cancellati in Gmail rimangono in GO!3. Gli appuntamenti cancellati in GO!3

si cancellano anche in Gmail. Quando si elimina un appuntamento, il messaggio comparirà

anche in Gmail. Se un appuntamento viene creato in Gmail alle ore 11:00, in GO!3 viene

creato alle ore 12:00, il tempo di sincronizzazione è di circa un’ora.

I campi che vengono sincronizzati sono: oggetto, luogo, data, inizio e ora di fine, commenti e

allegati.

I primi 150 caratteri dell’oggetto possono essere sincronizzati.

Solamente testi normali possono essere importati (no formati HTML).

Anche gli appuntamenti private vengono sincronizzati.

Appuntamenti che durano più di un giorno non vengono sincronizzati.

Per visualizzare gli appuntamenti sincronizzati in GO!3, bisogna aggiornare ogni tanto il calendario.



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5 Contatti

5.1 Informazioni fondamentali sui contatti in GO!3

In GO!3 ci sono 4 categorie di contatti:

Cliente di ricerca

Proprietario

Indirizzo di servizio

Contatto

Locatario / Inquilino: usare la categoria “inquilino” quando la persona è, nel vero senso della parola, un inquilino (quando ha firmato tutto e abita nella casa) e quindi non è utilizzata per un cliente che cerca una proprietà in affitto. A quest’ultimo viene assegnata la categoria “cliente ricerca”.

Ci sono 3 status per il contatto:

Attivo

Inattivo

Concluso

Come usare i 3 differenti stati per i venditori e per i clienti di ricerca

Stato Venditore Cliente di ricerca

Attivo

Il proprietario può essere trovato all'interno del sistema con una proprietà attiva.

Il cliente sta cercando attivamente un immobile, siamo in contatto con lui.

Inattivo

Il proprietario non vuole più vendere il suo immobile. Le cause possono essere il contratto scaduto o qualsiasi altro motivo per cui non abbiamo più in vendita o in affitto l'immobile.

Il cliente non ricerca più l’immobile: ha trovato l’immobile da un’altra parte o non ricerca più per altri motivi.

Concluso Il proprietario ha venduto il suo immobile tramite E&V.

Il cliente ha comprato l’immobile tramite E&V.

Nel modo indicato si può fare una scelta ristretta, scegliendo una categoria.

Cliccando su si possono modificare i contatti. Se si clicca sull’icona della stampante, viene stampata solo la pagina corrente.

Per creare una lista di contatti e/o proprietà, bisogna cliccare su e successivamente scegliere il modello che serve.



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5.2 Creazione di un Contatto

Prima di inserire un contatto bisogna verificare se lo stesso esiste già nel database. Comunque nel momento in cui si inserisce il cognome e la compagnia del contatto, il sistema fa un controllo per eventuali duplicati.

Per creare un contatto cliccare, una volta entrati nella sezione ”contatti”, su “Nuovo”

(“New”).

Si richiede di tenere in considerazione:

Nel caso una “Segnalazione” (“Referral”) non venga fatta tramite GO!3, cliccare su “ricerca”

(Browse) per scegliere l’agente da scrivere sul Referral che verrà fatto in formato cartaceo.

Il campo “lingua preferita” (“Preferred Language”) è obbligatorio da compilare;

A ogni contatto possono essere assegnati massimo 3 agenti e il contatto può appartenere a categorie diverse e avere stati diversi. Se tra le categorie assegnate è presente “Cliente Ricerca”, la stessa deve essere impostata per prima. In questo modo si è in grado di vedere nella scheda dei dettagli del cliente, le richieste dello stesso.

I campi segnati con l’asterisco devo essere obbligatoriamente compilati altrimenti esce il messaggio di errore.

Dopo aver inserito il cognome, l’intestazione per la lettera e l’intestazione predefinita sono visualizzate in automatico. Questi campi si possono modificare entrando nei campi stessi.

Nel caso di contatto con società, scegliere “Azienda” tra le possibilità elencato nella sezione “Titolo” e la qualifica della persona di riferimento inserirla in uno dei due campi successivi.

Dopo che l’azienda e il cognome sono stati inseriti, il controllo di eventuali duplicati viene fatto in automatico.

Dopo aver inserito l’indirizzo si potrebbe richiedere di fare un controllo .

I campi “Tipologia di indirizzo” (“Address Type”) e “Formato indirizzo” (“Address Format”) sono impostati automaticamente ma possono anche essere cambiati manualmente.

Alcune informazioni si possono inserire direttamente: ad esempio la data (il formato corretto è GG/MM/AA) si può inserire nell’apposito spazio digitando i numeri oppure è possibile cliccare sul simbolo del calendario, posto di fianco allo spazio per inserire la data, e scegliere il giorno. Se si vuole cancellare il giorno scelto si può cliccare sulla “x” che si trova sull’icona di uno dei calendari, e cancellarla.

Nella sezione “Documenti” (“Documents”) si possono inserire tutti i file relativi al contatto. Basta cliccare sul pulsante “Aggiungi File”.

Il pulsante “Utilizza come indirizzo standard” (“Set As Standard”) offre la possibilità di scegliere fra tre indirizzi che si possono aggiungere.

Quando l’inserimento di tutte le informazioni è stato completato, salvare il contatto cliccando su “salva”. Cliccando invece su “salva e chiudi”, si salva e successivamente si chiude tutto in automatico. Nel caso in cui non si vogliono salvare le modifiche apportate, basta chiudere la schermata cliccando sul pulsante “chiudi”. Bisogna comunque accettare di non salvare le modifiche.



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N.B.: è possibile usare anche le icone in altro a desta per un inserimento veloce dei dati. E’ possibile

inserire i clienti di ricerca e i proprietari (con i dati di base delle loro proprietà). Titolo del Contatto

Al fine di adattare i titoli/qualifiche alle proprie necessità, sono presenti gli appellativi “Signore” e “Signora” (a seconda della lingua) ed un campo vuoto “-“.



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Per utilizzare un diverso appellativo, selezionare “-“ ed aggiungere l’appellativo preferito nel campo “Titolo”.



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La forma di saluto formattata e l’intestazione dell’indirizzo saranno generate con i valori inseriti.

La forma di saluto formattata deve essere adattata nel caso in cui non sia “Sig.” or “Sig.ra”!

Controllare quanto inserito aprendo la vista “Dettagli” del riassunto del Contatto o nella sezione “Formattazione” nella modalità modifica Contatto.

Ricordarsi di spuntare la casella “Protetto” quando vengono cambiati i valori!

5.3 Controllo dei duplicati

Quando viene inserito un nuovo contatto, GO!3 effettua in automatico un controllo per assicurarsi che il contatto che si sta inserendo non sia già presente nel database. Quando vengono inserite le informazioni nel campo “Partner” viene fatto un altro controllo. Cosi facendo si controlla se il partner che viene inserito sia già partner di un altro contatto.



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Cliccando su un contatto appare una finestra d’anteprima contenente i dati fondamentali del cliente. Quindi, potete controllare se il nuovo cliente sia un duplicato o no.

Il nome del partner verrà ora trovato anche nel controllo dei duplicati. Se si cerca un nome e viene visualizzato un risultato diverso, si possono aprire i dettagli del contatto e verificare che il nome del partner è lo stesso del nome inserito.



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5.4 Upload di Documenti in Contatti

Nel caso in cui si debbano salvare dei documenti per i contatti, essi possono essere caricati nella vista Modifica Contatto.



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5.5 Resoconti sui contatti

In GO!3 si possono creare diversi report. Selezionare i contatti per i quali si vogliono creare delle

relazioni e cliccare successivamente su

Sono disponibili diversi report:

Resoconti – vendita

Contiene le seguenti informazioni: Cognome, Nome – Azienda ID-Nr.

Categoria, Seconda categoria, Terza categoria Telefono (privato) 1 Cellulare 1 Telefono (Ufficio) 1 Creato per Sottocategoria

Prezzo da - a Superfici da - a Superfici abitabili da - a Zone abitabili da - a Camere da letto da - a

Commenti / Considerazioni Resoconti - affitto:

Contiene le seguenti informazioni: Cognome, Nome – Azienda

ID-Nr. Categoria, Seconda categoria, Terza categoria Telefono (privato) 1 Cellulare 1 Telefono (Ufficio) 1 Creato per Sottocategoria Affitto lordo mensile

Affitto netto mensile



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Superfici da - a Superfici abitabili da – a Zone Abitabili da – a Camere da – a Commenti / Considerazioni

Factsheet

Nel factsheet ci sono tutte le informazioni relative a ogni singolo contatto. Etichette

Stampare etichette come descritto nel capitolo 4.8.

No Relazioni tramite Mail

E’ possibile, quando viene inserito un contatto, selezionare YES o NO di fianco a “Nessuna posta/e- mail”, a seconda che il contatto debba essere incluso o meno negli invii di posta elettronica

N.B.: se si desidera stampare i report si prega di utilizzare il formato orizzontale per facilitarne la lettura.



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5.6 Ricerca dei contatti

Ricerca veloce

La ricerca è disponibile dal menu principale e in tutte le schermate di modifica. La

ricerca veloce trova sia i contatti attivi che le proprietà attive.

I contatti possono essere ricercati tramite il campo nome, cognome e azienda.

Le proprietà possono essere ricercate tramite il campo via, nome proprietà, area / comune e numero civico.

La ricerca veloce dei contatti e delle proprietà attive inizia appena viene digitata una lettera. Il menu a tendina mostra tutti i risultati. Più lettere s’inseriscono, più risultati escono.

N.B.: dopo aver inserito un contatto o una proprietà, bisogna aspettare circa 5 minuti prima che lo

stesso si possa trovare con la ricerca veloce.



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Il nome del partner potrà anche essere trovato nella Ricerca Veloce. Se si cerca un nome e viene visualizzato un risultato diverso, si possono aprire i dettagli del contatto e verificare che il nome del partner è lo stesso del nome inserito.



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Trova

Il filtro è sempre attivo (ad esempio si può trovarlo nella schermata principale dei contatti e delle

proprietà). Per ricercare basta cliccare su . Il filtro offre la possibilità di effettuare una ricerca con i parametri più importanti.

Inserire le informazioni che potrebbero essere utili per la ricerca e cliccare su “Ricerca”. Un click su

“annulla ricerca” cancellerà tutto ciò che è stato inserito per la ricerca precedente.



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Ricerca

Cliccando sul pulsante si attiva una ricerca completa:

Dopo aver inserito i parametri per la ricerca e ancora prima di cliccare su “ricerca”, basta cliccare su “contare” per sapere quanti contatti / proprietà sono state trovate.

Cliccando su “ricerca” si apre la schermata con tutti i contatti trovati.

Un clic su “annulla ricerca” cancella tutto quello che è stato inserito per la ricerca precedente.

Ricerca tramite E&V

La funzione Ricerca tramite E&V offre la possibilità di ricercare in tutti gli uffici E&V di tutto il mondo. E’ possibile cercare attraverso il cognome, il nome e / o l’azienda. La lista con i risultati sarà visualizzata in ordine di nome e in base all’ultima attività svolta.



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5.7 Caratteristiche

E’ possibile inserire delle caratteristiche relative a un contatto. Per fare ciò basta entrare nella sezione

“Dettagli” (“Detail – Attributes”) del contatto e cliccare su :

La scheda per i dettagli dei Contatti.

N.B.: la ricerca per caratteristiche può essere molto conveniente quando si vuole fare un mailing mirato a un determinato gruppo (ed esempio per tutti i lettori del GG).

5.8 Relazioni

GO!3 offre una funzione che aiuta a gestire i rapporti tra i contatti. Per creare delle relazioni tra i contatti, basta entrare nella sezione “Relazioni” (“Relationships”) che si trova nella schermata che viene visualizzata dopo aver aperto un contatto.

Cliccare poi su



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Una relazione si compone di tre elementi: due contatti e un tipo di relazione che li lega.

Dopo aver selezionato un contatto bisogna scegliere la tipologia di relazione e l’obiettivo della stessa.

Le relazioni create si possono trovare nella stessa schermata di dove si creano.

Inoltre tutte le proprietà collegate con i contatti si vedono in questa schermata (ad esempio proprietà delle quali è stato mandato l’exposé).



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5.9 Criteri di ricerca (Demands) Una proprietà non potrà mai trovare da sola un cliente. GO3! aiuta il Cliente Ricerca nel trovare la giusta proprietà, e viceversa. Al fine di effettuare della ricerche efficienti, è importante creare dei Criteri di ricerca. Cosi facendo si possono collegare al cliente che ricerca delle proprietà che più si avvicinano alle sue richieste. Questa funzione viene chiamata “Collegamento” (“matching”).

Nel menu Aiuto di GO!3 si può trovare supporto su questo argomento!

Apri tutorial

Creazione dei criteri di ricerca

I criteri di ricerca possono essere creati solamente per i Clienti Ricerca. Un solo criterio di ricerca si può collegare a più clienti.

Per creare un nuovo Criterio di Ricerca, basta cliccare su , una volta entrati nella sezione

“Criteri” (“Demands”).

N:B.: il campo “Data di scadenza” è obbligatorio e non può essere cambiato manualmente. Questo criterio ha una durata di 6 mesi dal momento in cui viene inserito. Ogni volta che viene fatta un’azione su un contatto, il quale ha diversi criteri di ricerca creati, la data di scadenza cambia.


http://www.helpdesk.engelvoelkers.com/GO3/EN_demands.html


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Dopo aver salvato i criteri di ricerca creati, si apre la schermata dei Criteri di Ricerca di questo contatto. Se si vuole vedere immediatamente il collegamento con le proprietà, bisogna cliccare su



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Matching / Collegamento

Selezionare il criterio di ricerca che si vuole collegare e poi cliccare su “inizia la ricerca”.

Le proprietà che vengono visualizzate sono quelle corrispondenti ai criteri inseriti e quindi che possono essere collegate. Ora si possono selezionare le proprietà che si vogliono offrire ai clienti.

Nella sezione sopra illustrata, è possibile creare azioni molto velocemente e facilmente. Basta selezionare la proprietà e cliccare sull’icona appropriata.



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Se si vuole cambiare manualmente lo stato, bisogna cliccare su

Se si vuole inserire un feedback per una proprietà corrispondente nei criteri di ricerca, si può cliccare nel campo “Feedback”.



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E’ possibile filtrare le proprietà in base al loro stato, entrando nella sezione “Filtro” (“Filter”):



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Aggiungere proprietà manualmente

E’ possibile aggiungere manualmente delle proprietà, ad esempio se si sa che c’è una proprietà che potrebbe essere interessante anche se non corrisponde ai criteri di ricerca. Selezionare un criterio, fare “Aggiungi manualmente” (“Add Manually”) e seguire le indicazioni che vengono fornite.

Selezionare le proprietà che devono essere aggiunte alla lista:

Le proprietà che vengono aggiunte manualmente vengono visualizzate in corsivo.



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Controllare le nuove proprietà

Nuove proprietà vengono aggiunte frequentemente nel database. Per sapere se qualche nuova proprietà può essere collegata a qualche criterio di ricerca, bisogna cliccare sul pulsante “Controlla nuove” (“Check for new properties”).

Tutte le proprietà corrispondenti continueranno a essere visualizzate quando si clicca su “inizia la ricerca”.

5.10 Matching / Collegamento

Dopo aver creato i criteri di ricerca e quindi collegato le proprietà al cliente, è possibile vedere anche nella videata delle proprietà i collegamenti fatti e per far ciò bisogna cliccare su “Matching”:

Il Department Manager ha la possibilità di vedere tutti i criteri di ricerca che sono stati creati

mentre l’agente, come da impostazioni predefinite, può vedere solo quelli che sono stati creati da lui stesso.



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5.11 Ricerca per Criteri

Usando la "Ricerca per criteri" ("Demand Search") è possibile cercare i contatti attraverso delle caratteristiche e delle richieste specifiche (ad esempio se si vuole sapere quanti clienti ricercano delle proprietà entro una certa fascia di prezzo.)



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Si può cambiare l’ordine dei risultati: ad esempio è possibile ordinarli in ordine di prezzo.

N.B.: se si ordinano i risultati in ordine di prezzo, è possibile capire abbastanza facilmente chi è disposto a spendere più soldi per l’acquisto di una proprietà.

Inoltre, si possono visualizzare ulteriori informazioni sulle superfici e sui locali.



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5.12 Unire Contatti

Gli utenti con autorizzazione di Department Manager possono unire due contatti (ad es. se il contatto è stato creato un’altra volta per sbaglio). Dopo aver selezionato i due contatti e selezionato l’icona “Unire Contatti”, un sommario con i dati essenziali di entrambi i contatti viene visualizzato. Dopo aver selezionato il contatto principale (quello che rimarrà), GO! unirà i contatti. Ciò include le attività così come i referrals e le informazioni dei contatti via internet.



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Dopo aver unito due contatti, una nuova scheda “Cronologia Unione” apparirà nel contatto rimanente.

Qui si potranno trovare tutti i contatti che sono stati uniti col contatto aperto. Selezionando il pulsante di

fronte al nome del contatto, i dettagli del contatto precedente saranno visualizzati.

Quindi, nessuna informazione andrà persa.



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5.13 Ricollocare Contatti

Gli utenti con autorizzazione di Department Manager possono facilmente ricollocare contatti e criteri di ricerca.

Selezionare una lista di contatti che si vogliono ricollocare e spuntare tutti i contatti che si vogliono ricollocare. Quindi cliccare su “Salvare in un’altra cartella”. Nella finestra pop up, si può selezionare l’Agente precedente (che non è inserito nel contatto) e l’Agente che lo sostituirà.

A parte questo, si può selezionare se l’Agente precedente sarà sostituito in “Creato per”, “Secondo Agente” e “Terzo Agente” o se l’Agente precedente sarà rimpiazzato solo in uno di questi campi.

Dopo aver confermato, il contatto sarà ricollocato. Il risultato potrà essere visualizzato nella finestra successiva.



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5.14 Contatti via internet

Nella sezione Aiuto di GO!3 si può trovare supporto in merito a questo argomento! Apri tutorial

S e un cliente compila il modulo che si trova sul sito internet E&V, nella sezione “Ufficio”, le informazioni arrivano anche in GO! 3

La sottocartella “Contatti via internet” (“Web Leads”) si trova nella sezione dei Contatti. Come per le “Segnalazioni” (“Referral”), ogni volta che arriva una richiesta lampeggerà, di fianco alla parola “Contatti via internet”, un punto esclamativo!


http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_web_leads_dec12.html


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Inoltre, nella schermata principale – sezione “Panoramica Agenzia” (“Office Hotsheet”), si possono vedere gli ultimi contatti in entrata. Se ci si clicca sopra, si apre direttamente la schermata con le informazioni.

Tutti i contatti in entrata vengono salvati nella sezione “In entrata“ (“Incoming”) nella sottocartella “Contatti via internet“. In questa sezione è possibile modificare, accettare o eliminare i contatti arrivati.

N.B.: se i contatti che arrivano non vengono modificati entro 5 giorni, gli stessi vengono automaticamente cancellati. Essi vengono riposti nella cartella “Cancellato” (“Deleted”) - sono ancora visibili ma non più modificabili.



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5.15 Segnalazioni /Referrals

A partire dal 19 marzo 2016 tutti gli Shop Residenziali che usano GO! possono segnalare contatti ad altri Shop Residenziali senza bisogno di inviare un fax. L’accordo è sottoscritto tra il segnalante e il segnalatore ricorrendo al processo di referral digitale in GO!.

E’ possibile consultare un video tutorial sui referral

! N.B.: Per segnalare contatti in paesi che non utilizzano GO! o ad altre linee di business come Commercial, Yachting, Aviation, Castelli & Manieri, o Private Office è ancora necessario ricorrere al fax. Dalle divisioni sopraccitate continuerete anche a ricevere segnalazioni via fax. Anche nel caso in cui un ufficio di un’altra divisione dovesse non RES dovesse usare GO!, l’uso del fax rimane obbligatorio. In questo caso il referral può anche essere inviato tramite GO! per consentirvi una migliore supervisione del processo. I template per il fax e ulteriori informazioni sui referral si possono trovare in E&V Life.

Segnalare un contatto a un altro ufficio

Si possono segnalare contatti e se si vogliono segnalare delle proprietà, si prega di segnalare il proprietario della proprietà.

Prima di tutto, selezionare (o aprire) il contatto che si vuole segnalare. Successivamente

cliccare sull’icona “Crea segnalazione” (“Referral”.)


http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/201603/referrals_EN/referrals_EN.html


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Si aprirà una finestra “Nuovo Referral – Crea”.

Creato per (Created for): Selezionare la persona all’interno del vostro shop che deve essere il proprietario del referral. Questa persona verrà informata via email se il referral è confermato o rifiutato dal destinatario.

Parte contraente segnalante (Contracting Party Sender): Società dello Shop / MMC segnalante

Destinatario (Receiver Department): Il destinatario del referral. Lo si può aggiungere tramite il campo ricerca o browse.

Parte contraente ricevente (Contracting Party Receiver): Società dello Shop / MMC ricevente

Ricerca contatto in uff. ricevente (Search for contact in receiver department): Questo campo ricerca automaticamente il contatto oggetto del referral nell’ufficio ricevente. Il risultato vi può aiutare a vedere se il contatto è già esistente e quando ha avuto luogo l’ultima attività. Non evidenzia, tuttavia, se il contatto trovato è un cliente di ricerca o un venditore.

Commissione di referral (%) (Provision): la commissione di referral automatica è il 25%, ma è possibile modificare la percentuale sulla base degli accordi con il destinatario.

Tipologia contatto (Category): è possibile inviare referral come clienti di ricerca o venditori.

Tipo (Type): Vendita, Affitto o entrambi.



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I successivi tre campi differiscono a seconda della categoria del vostro contatto (cliente di ricerca o venditore). Non sono obbligatori, ma si consiglia di compilarli sempre per evitare malintesi.

Nel caso di un Cliente di ricerca:

Area: Inserire la zona dove il vostro cliente vorrebbe comprare o affittare.

Prezzo: così come indicato dal cliente.

Camere / dimensione: numero di stanze e / o dimensioni così come comunicate dal cliente.

Nel caso di un venditore:

Proprietà 1: inserire l’indirizzo completo della proprietà da vendere / affittare da parte del contatto segnalato

Proprietà 2: inserire l’indirizzo completo di una ulteriore proprietà da vendere / affittare da parte del contatto segnalato

Proprietà 3: inserire l’indirizzo completo di una ulteriore proprietà da vendere / affittare da parte del contatto segnalato

Descrizione dettagliata: dovrebbe essere il più dettagliata possibile perché questo aumenterà le possibilità di concludere il referral con successo. E’ anche possibile aggiungere ulteriori proprietà / criteri di ricerca.

Invio Referral: Prima di inviare il referral dovete confermare tramite le checkboxes che il vostro cliente è d’accordo con il trasferimento dei suoi dati personali e che avete letto e accettate i termini e le condizioni del referral. Cliccando sul link, i termini e le condizioni del referral si aprono in un’altra scheda.

N.B.: se inviate un referral a uno shop o ufficio in Italia, dovete confermare una terza checkbox per accettare le clausole materiali. Cliccando sul link, le clausole materiali si aprono in un’altra scheda.

Chiudere: la schermata si chiude senza inviare il referral.



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Accettare un Referral

Gli utenti che hanno i permessi di Department Manager all’interno dello Shop ricevente possono vedere e modificare i referral in entrata. Un nuovo referral in entrata viene visualizzato nell’Hotsheet. Oltre a ciò, un punto esclamativo rosso segnala nel menu “Referral” che ce n’è uno nuovo in arrivo.

In qualità di Department Manager potete cliccare su per assegnare il referral a un agent (o a voi stessi).



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Il popup include tutte le informazioni necessarie per decidere se un contatto segnalato deve essere accettato oppure no. Si prega di accettare o rifiutare il referral tramite i relativi comandi. Se volete chiudere la finestra, usate „X“. Prima di accettare un referral, dovete confermare le checkboxes. Un accordo tra le parti si chiude nel momento in cui si accetta il referral. Potete verificare se un contatto con lo stesso nome esiste già all’interno del vostro shop tramite il campo del controllo duplicati. Se, per esempio, trovate un duplicato come cliente di ricerca, ma il referral che ricevete è come venditore, potete aggiornare il contatto esistente invece di crearne uno nuovo:

Se accettate un referral, GO! Crea in automatico una attività di follow up per il nuovo contatto. Potete modificare la data e il periodo in „Date time for task to Call the Contact“. Il campo „Motivi del rifiuto“ è pertinente solo nel caso in cui rifiutate un referral e sarà incluso nella mail generata in automatico che sarà inviata al dipartimento segnalante. Inoltre potete trovare questa informazione nella cronologia die referral alla voce „In arrivo“.



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Monitorare un referral Dopo aver accettato un referral, potete vedere tutti i dettagli all’interno del Menu Referral in entrata. Cliccate sul referral per aprire i dettali:

Il mittente Il mittente della segnalazione può lo “Stato” del referral. L’agente designato viene visualizzato nell’area del rivevente.



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Ufficio che riceve la segnalazione / agente prescelto.

Il Department Manager e l’agente al quale è stata assegnata la segnalazione, vedono le stesse

informazioni.

N.B.: Quando si accetta una segnalazione, una copia del contatto viene salvata all’interno del database dell’ufficio che accetta. Cliccando sul contatto della segnalazione, si apre una schermata nella quale si possono vedere le informazioni del contatto.

.

Il mio contatto



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Contatto dell’altro shop / ufficio

C’è una differenza tra quanto visualizzato per un proprio contatto e per il contatto di un altro shop / ufficio. All’interno dei vostri dettagli, potete visualizzare ulteriori informazioni e apportare modifiche. All’interno dei dettagli di un altro shop / ufficio potete solo visualizzare le ultime attività. In questo modo, è garantito che entrambi gli shop / uffici possono vedere le azioni che sono state svolte nell’altro shop.

Vendita di successo Se la vendita è stata effettuata, lo stato del contatto segnalato (cliente ricerca o proprietario/venditore) viene cambiato automaticamente nella sezione “Segnalazione”. Vendita Chiudere la proprietà venduta (cambiare lo stato in “Venduto da E&V” e mettere “Concluso” nelle altre parti). Se il contatto segnalato è collegato a questa proprietà (“Nuovo proprietario” per un cliente di ricerca o “Ex-proprietario” per un venditore), lo stato viene cambiato automaticamente nella sezione “Segnalazioni”. - Agente: Il referral scompare dal menu Referral dell’agente - Department Manager. Lo stato del referral cambia in “Venduto da E&V”. - Mittente. Lo stato del referral cambia in “Venduto da E&V”.

Questa informazione viene visualizzata nella sua “Panoramica agenzia”.



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Così anche nella sezione “Segnalazioni”:

Inoltre, normalmente, ogni Office Manager oppure chi possiede i diritti di autorizzazione, riceve una mail che gli comunica della vendita che è stata fatta attraverso una segnalazione.

Dear GO!3 User,



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One of your outgoing referrals has been closed successfully. Below you will find further information regarding this referral. Lieber GO!3 Nutzer, eine Ihrer ausgehenden Zuführungen wurde erfolgreich abgeschlossen. Untenstehend finden Sie weitere Informationen zu der Zuführung. Estimado usuario de GO!3: Uno de sus referrals ha sido cerrado con éxito! Abajo encontrará más información referente a este referral. ============================== Referral / Zuführung / cerrado: Referral Search Client Referral Search Client (C-03G5SB) Sender / Absender / Emisor: Hamburg IT CRES Receiver / Empfänger / Receptor: Hamburg IT RESI

Closing / Abschluss / traspaso: 10-10-2015 ==============================

N.B.: lo stato della segnalazione cambia automaticamente in “Ignorato” (“Ignored”) se lo stesso non viene accettato prima di 15 giorni. Dopo 15 giorni la segnalazione non può più essere accettata. Un’altra schermata è stata aggiunta al Menu Referral, “Referral T&Cs”. Qui potete trovare e aprire i termini e le condizioni del referral. Se fossero modificate, qui potreste ritrovare anche le versioni precedenti.



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6 Proprietà

6.1 Informazioni fondamentali per le proprietà in GO!3

Si possono creare diversi tipi di proprietà:

Vendita Affitto

GO!3 distingue diversi stati che possono essere assegnati alle proprietà e ne spiega l’uso:

Stati della Proprietà

Attivo

La proprietà è attivamente seguita da E&V.

In sospeso La proprietà non è ancora seguita da E&V; alcuni documenti mancano oppure mancano delle firme.

Proposta ricevuta Qualcuno è interessato alla proprietà ma comunque la stessa può essere fatta vedere anche ad altri.

Proposta non ricevuta

La proprietà è venduta e non può essere fatta vedere a nessun altro.

Venduta / affittata da E&V

La proprietà è stata venduta / affittata da E&V e quindi non è più attiva.

Venduta / affittata da altri

La proprietà è stata venduta / affittata da un’altra agenzia immobiliare.

Ritirata

La proprietà è stata ritirata dal proprietario e non è più attiva.

Scaduta

Il contratto è scaduto e quindi la proprietà non è più attiva.

Cancellato

Il contratto è stato cancellato e quindi la proprietà non è più attiva.

Streetindex

La proprietà è conosciuta ma non è seguita da E&V.

Inattiva

La proprietà è attiva ma non riceve offerte da un bel po’ di tempo (per esempio se il proprietario non è disponibile per un certo periodo di tempo).



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6.2 Inserire una proprietà

Prima di inserire una proprietà bisogna accertarsi che la stessa non sia già presente nel database. Per fare un controllo approfondito, sarebbe opportuno mettere la dicitura “Tutti” (“All”) sia per quanto riguarda lo stato, la tipologia di proprietà, ecc.

Nel caso in cui la proprietà non è ancora stata inserita, cliccare su nella sezione delle Proprietà e scegliere il tipo di proprietà che si vuole inserire. Ora è possibile inserire la proprietà compilando tutti i campi necessari. Tenere presente che i campi con l’asterisco rosso devono essere obbligatoriamente compilati. Se lo stato della proprietà è “attivo”, almeno una foto (nella sezione Exposé) deve essere allegata. Ulteriori informazioni su come creare un exposé si trovano nel capitolo 6.3.

Fotografie

Dal momento che le foto caricate in GO!3 verranno anche stampate sull’exposé, le stesse devono avere una buona risoluzione senza però superare le misure richieste Le foto devono avere un rapporto 3:4 (resp. 4:3), idealmente 180 mm x 135 mm (1020 pix x 765 pix at 144 dpi). Tenere presente che le planimetrie devono avere come misure 207,5 mm x 180 mm. Tuttavia, se si carica una planimetria in bianco/nero e senza struttura, le misure possono anche variare.



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Per aggiungere le foto, bisogna cliccare sul pulsante “Aggiungi file” (“Add file”) nella sezione Foto e poi cliccare su “Sfoglia” (“Browse”):

Una volta scelta la foto cliccare su

Importante: c l iccare su l pu lsante “ Aggiungi ” ( “Add ” ) per salvare l a fo to . Un nuovo spazio per aggiungere nuove fo to compari rà .



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Si può cambiare o eliminare la foto cliccando sul pulsante corrispondente:

I titoli delle foto possono essere scritti in massimo 4 lingue. Le foto sono visualizzabili, oltre che in GO!3, anche sull’exposé e sui siti internet.

Ci sono diverse misure e diversi formati per le foto / i documenti che possono essere caricati in GO!3.

Allegati Dimensione max del file

Tipi di file che possono essere caricati Foto 1 MB jpg, gif

Relazioni 20 MB Xls

Testi 20 MB doc, xls, ppt, pdf, jpg, gif, msg, txt, htm, html

Vista a 360° 10 MB Tutti, non ci sono limitazioni

Documenti 20 MB doc, xls, ppt, pdf

Ecco l’elenco delle lingue disponibili in GO!3:

German English French Italian Greek Hungarian Spanish Portuguese Dutch Czech Catalan

Simplified Chinese Traditional Chinese Turkish Russian Danish Flemish Croatian Serbian Montenegrin Polish

Ukrainian Bulgarian Swedish Finnish Norwegian Romanian Estonian Latvian Lithuanian Cantonese



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N.B.: al fine di inserire le informazioni basilari di una proprietà, si può usare l’icona “Nuova Proprietà” (“New Property”), come illustrato di seguito:

“Corrispondenza preferita” per le proprietà

Si può decidere a chi inviare la corrispondenza nel momento in cui vengono compiute delle azioni di mailing. Come impostazione predefinita si inserisce il proprietario.

Nel menu a tendina si può comunque scegliere il contatto preferito per la corrispondenza.



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6.3 Creazione di un Exposé

Nella sezione Aiuto di GO!3 è possibile ricevere supporto in merito a questo argomento! Apri tutorial

Inserire i dettagli della proprietà

In GO!3 si possono inserire molti e svariati dettagli della proprietà.

Inserire la descrizione

Inserire la descrizione della proprietà e della località. Bisogna comunque considerare i seguenti punti:

tenere in considerazione il numero massimo di caratteri che si possono utilizzare;

può essere che se si copia il testo, viene anche copiato il formato e questo può influenzare la formattazione sul GO!3. Per evitare ciò si può modificare il testo su un foglio word e poi copiarlo in GO!3;

inserire la descrizione della proprietà nella lingua in cui si vuole creare l’exposé.

Le lingue che possono essere scelte sono:

English German

Spanish French Italian Portuguese Dutch Greek Swedish Turkish Russian Hungarian Catalan Croatian Montenegrin


http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_expose_RES.html


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Caricare le fotografie

Le immagini che vengono caricate vengono poi usate per l’exposé e per il sito internet. Bisogna tenere in considerazione i seguenti punti: Siccome le foto caricate in GO!3 verranno anche stampate sull’exposé, le stesse devono avere una buona risoluzione senza però superare le misure richieste Le foto devono avere un rapporto 3:4 (resp. 4:3), idealmente 180 mm x 135 mm (1020 pix x 765 pix at 144 dpi). Tenere presente che le planimetrie devono avere come misure 207,5mm x 180 mm. Tuttavia, se si carica una planimetria in bianco/nero e senza struttura, le misure possono anche variare; Le fotografie e il loro ordine possono essere scelti in un secondo momento per la pubblicazione online e per questo motivo questo punto non viene trattato in questa sede. Tuttavia, la foto può essere caricata qui per essere poi selezionata per internet successivamente. A questo proposito, è possibile consultare la sezione “Internet Profiles”.

Il layout dell’exposè si adatta in automatico al formato delle foto (verticale / orizzontale).

All’interno dell’exposè, le planimetrie saranno inserite dopo le foto.

Caricare le immagine della proprietà Per aggiungere delle immagini, occorre cliccare sul comando Foto Manager nella sezione dedicata alle fotografie. Il Foto Manager si aprirà in una nuova finestra e potrete caricare e modificare le vostre foto. Per effettuare il caricamento, cliccate sul rispettivo comando:

Selezionate il tipo di immagine (immagine, planimetria, mappale o mappa catastale) e sceglietene una da impostare come foto principale dell’immobile. Scegliete se la foto deve essere inclusa nella versione stampabile dell’exposè togliendo il flag al campo “incluso nell’exposè?”. Potete mettere in ordine oppure cancellare le foto con il comando che compare a destra dopo aver selezionato le immagini. La foto scelta come “Foto principale” apparirà sulla prima pagina dell’Exposè e apparirà come la prima foto nei dettagli dell’immobile.



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Titoli delle fotografie I titoli delle immagini possono essere aggiunti in massimo quattro lingue. Saranno visualizzati nell’Exposè e tra i risultati della ricerca online. Si prega di tenere in considerazione che ci sono diverse regole in merito alla dimensione e al tipo di file che possono essere caricati in GO!

Allegato Dimensione Tipi possibili di file

Immagine 1 MB jpg, gif

Report 20 MB Xls

Testi 20 MB doc, xls, ppt, pdf, jpg, gif, msg, txt, htm, html

Panoramica 360° 10 MB Tutti, nessun limite

Documenti 20 MB doc, xls, ppt, pdf



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Di seguito una lista di tutte le lingue presenti in GO!:

Tedesco

Inglese

Francese

Italiano

Greco

Ungherese

Spagnolo

Portoghese

Olandese

Ceco

Catalano

Cinese semplificato

Cinese tradizionale

Turco

Russo

Danese

Fiammingo

Croato

Serbo

Montenegrino

Polacco

Ucraino

Bulgaro

Svedese

Finlandese

Norvegese

Romeno

Estone

Lettone

Lituano

Cantonese



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Foto d’Alta Qualità

Foto d’Alta Qualità sono fondamentali per exposé belli ed esclusivi. Per realizzare una foto d’alta qualità tenete conto dei seguenti passaggi: Impostare dimensione della foto e qualità nella fotocamera

Più sono belle le foto, più ovviamente sarà bello l’exposé. Per realizzare foto d’alta qualità per

favore impostare nella fotocamera una risoluzione alta (idealmente proporzione 4:3; 2240 px per

1680 px). Selezionare inoltre, foto alta qualità (spesso chiamate “very big” o “super fine”).

Rifinire la foto in Photoshop

Dopo aver trasferito le foto dalla memory card al computer, le foto dovrebbero essere rifinite in Photoshop.

Selezione un taglio della foto che presenti la proprietà nel modo migliore possibile e tagliarlo sul lato destro:

I migliori risultati si possono ottenere utilizzando le dimensioni 180 mm x 135 mm (=1020 pix larghezza X 765 px altezza 144 dpi).

Per favore utilizzare il crop tool come mostrato nello screenshot sottostante per adattare la foto al lato destro:



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Casella di testo per il Titolo Pagina Exposè

Per ottenere un’alta flessibilità per il titolo pagina (cover page) dell’exposé, riempire il campo “Titolo pagina: casella di testo”, che si trova nelle Proprietà sotto la sezione “Marketing”. Dopo aver def ini to se questo campo debba essere visualizzato sul la Cover Page nelle impostazioni dello Shop, si possono inserire caratteristiche speciali per ogni proprietà che apparirà nell’exposé.



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Pagina 101

Informazioni di base per l’exposé

Bisogna pensare alle informazioni più importanti da inserire nell’exposè. Ci sono nove campi disponibili e bisogna fare una scelta tra le varie opzioni che si trovano nel menu a tendina:

Inoltre è presente un campo dove si può inserire un’informazione a piacere: N.B.: i campi che non sono stati compilati non vengono visualizzati nell’exposé.



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Salvare!

Aggiungere l’exposé

Ora l’exposé è stato preparato.

Per aggiungere un altro exposé, cliccare su “Exposé” - “Aggiungi”.

Scegliere “Exposé generato da GO!3” e la lingua in cui si vuole creare l’exposé.

In seguito cliccare su “Salva e chiudi”.

Ripetere quest’operazione per tutte le lingue volute. Le lingue che possono essere scelte sono:

English German Spanish French Italian Portuguese Dutch Greek Swedish Turkish Russian Hungarian Catalan Croatian Montenegrin



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Per visualizzare un’anteprima dell’exposé, cliccare su “Anteprima” (“Preview”).

Per cambiare alcune informazioni bisogna entrare nella sezione dei dettagli della proprietà. Una volta salvate le modifiche, l’exposé verrà aggiornato.

Stampare e inviare l’exposé

Per stampare o inviare via e-mail la lettera d’accompagnamento dell’exposé, bisogna cliccare sull’icona con la freccia verde come mostrato sotto.

La stampa del solo exposé, senza la Cover Letter, può essere fatta direttamente da Internet Explorer, dopo aver aperto l’anteprima di stampa dell’exposé.

Per aprire l’anteprima, basta cliccare sul link dell’exposé della proprietà come illustrato nell’esempio sotto:



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Il GO!3 usa, nel momento in cui si genera un exposé, i dati più recenti: può capitare che inviando lo stesso exposé a due clienti diversi, in due momenti diversi della giornata, si possano trovare delle informazioni differenti in quanto tra i due invii sono state apportate delle modifiche, come ad esempio il cambio di prezzo;

i dati personali che appaiono nell’exposé coincidono sempre con i dati dell’agente

che stampa o invia l’exposé;

l’exposé deve essere inviato al cliente nella lingua che preferisce. Se l’exposé non è presente nella lingua che il cliente preferisce, il sistema invierà la versione inglese. Se la versione inglese non è disponibile, non verrà inviato alcun exposé;

se esiste, per la stessa proprietà, sia un exposé generato da GO!3 e uno caricato

manualmente, il sistema invierà quello generato da GO!3;

se viene evidenziato un errore, per favore cliccare qui per avere delle possibili spiegazioni.

6.4 Creazione della prima pagina dell’exposé che andrà in vetrina

Si può creare e stampare molto facilmente la prima pagina dell’exposé. Bisogna impostare, nella sezione “Impostazioni” – “Agenzia” le caratteristiche che si vogliono visualizzare mentre il titolo può essere creato in massimo tre lingue.

N.B.: Un numero di riferimento (qui: Trade Number) può essere aggiunto nella sezione “Department Profile” ma non è obbligatorio.


https://www.helpdesk.engelvoelkers.com/otrs/public.pl?Action=PublicFAQ&ItemID=533


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6.5 Angolo rosso per vetrina

Si può definire un angolo rosso per la vetrina d i r e t t a m e n t e in GO!3.

Basta inserire il testo (ad. Es. "Nuovo" l "Venduto") nel campo "Angolo Rosso per Exposé vetrina" nella

sezione "Marketing" della Proprietà. Aprendo la vetrina, a p p a r i r à u n a n g o l o r o s s o c o l t e s t o

i n s e r i t o .



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6.6 Copia delle Proprietà

Utilizzando la funzione “Copia elementi” (“Copy property”), si possono copiare velocemente e facilmente le proprietà. Questa funzione può essere d’aiuto quando, per esempio, la stessa proprietà può essere sia venduta che affittata. Selezionare la proprietà che si vuole copiare e cliccare sull’icona “Copia” (“Copy”).

Scegliere il tipo di proprietà che si vuole creare:

Una nuova proprietà è stata creata. Tutti i campi compilati precedentemente, tranne la sezione “chiusura”, sono stati copiati. Si può comunque modificare qualsiasi informazione. Di default, lo stato della proprietà è “in sospeso”. N.B.: Si richiede di seguire i seguenti consigli per copiare le proprietà:

una proprietà può essere copiata solo se chi la copia ha la possibilità di modificarla;

proprietà con qualsiasi stato possono essere copiate; i file allegati alla proprietà che si sta copiando non vengono copiati ma

rimangono allegati solo alla proprietà “originale” (esempio: exposé documenti, foto);

se si modificano le informazioni nella proprietà in originale, le stesse si modificano anche nella copia;

le informazioni che vengono eliminate nella proprietà in originale, non si eliminano nella copia;

le informazioni che vengono aggiunte nella proprietà in originale, nella copia non vengono aggiunte;



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tutti i cambiamenti apportati alla proprietà copiata non influiscono su quella originale.

E’ possibile copiare la proprietà e cambiare da vendita a locazione, o viceversa. Mentre non è possibile cambiare una casa in appartamento, o viceversa.

6.7 Ricerca tramite una mappa

La mappa consente di trovare immobili molto facilmente.

Simboli differenti sono utilizzati per identificare i diversi tipi di proprietà.

Gli stati delle proprietà vengono visualizzati con diversi colori.

Cliccare su “Mostra Filtri” per vedere la legenda:

Preparazione: “Geocodificazione” delle proprietà

Per trovare una proprietà sulla mappa è necessario, prima di tutto, “geocodificarla”. La zona della proprietà può essere trovata salvando la latitudine e la longitudine. La geocodificazione inizia nel momento in cui viene inserito l’indirizzo della proprietà nella sezione “Indirizzo”.

N.B.: dopo aver inserito il nome della via, il numero civico, la città e la nazione bisogna cliccare il pulsante qua sopra indicato,

Si apre una finestra con la mappa. L’indirizzo si trova in alto a sinistra.

Cliccare su e controllare se, la puntina posizionata sulla mappa, si trova nel posto giusto. Nel caso non fosse posizionata nel posto giusto, la puntina può essere spostata manualmente cliccando su ”Sposta evidenziatore” per poi posizionarla, muovendola con il mouse, nel posto giusto. Infine chiudere la finestra cliccando su “OK”.



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N.B.: per geodificare le proprietà non ancora geocodificate, utilizzare l’opzione come

sotto indicato:

Una volta che le proprietà sono state geocodificate, è possibile usare l’opzione

“Ricerca geografica” (“Map Search”):

Cliccare su “Mostra Filtri“ (“Show Filters”).



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Nella maschera di ricerca si possono scegliere diverse proprietà e posizionarle tutte sulla mappa. Si possono distinguere le diverse proprietà applicando simboli differenti.

Cliccare su “Aggiornamento Mappa” (“Update Map”) per poter vedere tutte le proprietà che sono state geocodificate sulla stessa mappa.

Basta fare un click sul simbolo per vedere le informazioni inerenti alla proprietà e per andare sui dettagli della stessa.

Se la risoluzione della mappa è troppo piccola per posizionare tutte le proprietà, alcune verranno visualizzate con dei numeri – come nell’esempio a sinistra. E’ possibile cliccare anche sui numeri è possibile cliccarci.

Maggiore è la risoluzione, più esatta si potrà vedere l’ubicazione degli immobili.

Definizione delle proprie aree

Si possono definire, nella “Ricerca geografica” (“Map Search”), le proprie aree:

Aprire la Ricerca Geografica.

Cliccare su “Mostra Filtri“ (“Show Filters”).

Cliccare su “Nuovo” (“New”) nella sezione “Mia Area” (“My Areas“).



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Selezionare la propria zona cliccando con il tasto sinistro del mouse e usare il tasto destro del mouse per terminare la selezione.

Assegnare un titolo alla propria area.

La zona è ora indicata nella Mappa con uno sfondo colorato. Usando la funzione

“Mostra Filtri” si può limitare la ricerca delle proprietà nella propria area.

E’ possibile rinominare o eliminare le proprie aree cliccando su ‘Mostra Filtri’

e quindi selezionando o



Pagina 109

6.8 Chiusura di un affare

Appena viene conclusa la vendita / l’affitto di una proprietà, è carino comprare una bottiglia di Champagne e naturalmente chiudere l’affare in GO!3.

Per far questo è necessario aprire la proprietà cliccando su . Inserire come stato “Venduta da E&V” (“Sold by E&V”):

Per inserire la vendita / l’affitto di una proprietà, entrare nella sezione “Conclusione della proprietà” (“Closing”) una volta aperta la proprietà.

Compilare tutti i campi. E poi: Champagne!

N.B.: Considerare i seguenti punti:

Commissione % Percentuale di commissione (per gli affitti: 3 mesi di affitto sarebbero 300%).

Proviggioni totali lorde al netto dell’IVA (Brand commission) Commissione che deve essere pagata dal cliente. Quando si chiude una proprietà, la brand commission verrà automaticamente calcolata dai campi “Sales Price” e “Commission %”. In ogni caso, se è necessario, è possibile variare il valore calcolato, spuntando poi la casella “Protetto?”.

Segnalazioni dovute ad altri (Sub commission) Commissione che deve essere pagata agli altri Shop / Agenzie.

Provvigioni totali nette al netto dell‘IVA (Net Commission) Totale delle commissioni che l’ufficio riceve (Brand commission meno Sub commission, se ci sono).

N.B.: le commissioni si calcolano al netto dell’IVA!



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6.9 Inserire l’affare nel Revenue Report Tool

E’ possibile importare la data della vendita / dell’affitto direttamente dal GO!3 al Revenue Report Tool.

Inserire il numero di ID della proprietà venduta / affittata nel campo “Reference ID” e cliccare sul pulsante “Importare dato da GO!3” (“Import data from GO!3”).

Tutte le informazioni relative alla vendita / all’affitto vengono immediatamente inserite in tutti i campi.

E’ possibile, in ogni caso, inserire i dati manualmente e modificare gli stessi.



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Tenere in considerazione i seguenti punti:

Le segnalazioni che sono entrate, devo essere anch’esse chiuse in GO!3;

I seguenti messaggi possono apparire: o La proprietà / Non esiste il numero di ID

→ Si richiede di controllare il numero ID o Nessun permesso per accedere alla proprietà

→ La proprietà non è salvata nel proprio ufficio o Lo stato delle proprietà in GO!3 non è “venduto da E&V” o “affittato da E&V”

→ Solo le proprietà con lo stato “venduto / affittato da E&V” possono essere importate

o Tutti i campi obbligatori delle proprietà devono essere compilati → Controllare se sono stati compilati tutti

o Utente non esiste in GO!3 → Non si ha un accesso per il GO!3 e quindi non è possibile importare nessun dato da GO!3

o Errore nei collegamenti – Contattare l’Hotline → Il nome di accesso non corrisponde al nome agente di GO!3

Importante:

Si prega di controllare tutti i dati importati per far sì che non vi siano errori! Valutazione, consulenza e varie devono essere inseriti manualmente e non possono essere importate da GO! 3.



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7 Profili Internet

Nel menu Aiuto di GO!3 Help è possibile trovare sopporto riguardo

questo argomento! Apri tutorial

E’ possibile creare un Profilo Internet per ogni proprietà. Questo profilo può essere pubblicato sulla

Homepage di E&V, sul sito internet della propria agenzia e su altri portali internet.

Per creare un Profilo Internet bisogna aprire la proprietà; cliccare sul pulsante “Profili Internet” (“Internet Profiles”) e di seguito sull’icona “Nuovo” (“New”).

Alcune informazioni inserite nei campi delle proprietà vengono riportate direttamente nel profilo internet. Gli altri campi devono essere compilati e comunque si possono modificare anche i campi

già compilati.

Cliccando sul pulsante “Aggiungi”, è possibile inserire il testo in altre lingue. Se i campi relativi al Marketing sono già stati compilati, la descrizione viene inserita automaticamente. Inserendo la descrizione in più lingue, si dà la possibilità al cliente di scegliere la lingua che preferisce.

Alla fine della pagina si ha la possibilità di scegliere su quali portali internet pubblicare le proprietà. E’ possibile selezionare contemporaneamente più portali e caricare nello stesso tempo la proprietà:

N.B.: è possibile creare diversi profili internet per la stessa proprietà cosi da avere descrizioni diverse

sui diversi portali internet che vengono scelti per la pubblicazione delle proprietà. Questo può essere interessante se si riescono a capire le varie esigenze e le caratteristiche di coloro che leggono i diversi siti internet per poter così adattare a ogni sito una descrizione appropriata (della stessa proprietà). È inoltre possibile copiare i profili esistenti, modificare il testo e selezionare solo il portale in cui si desidera pubblicarli.

Completa il tutto cliccando su “Salva e Chiudi”.

Normalmente, sul sito di E&V, il profilo è online in un lasso di tempo breve. Per gli altri portali ci vuole un po’ più di tempo in quanto l’update viene fatto di notte.

Il profilo internet è salvato e ora si apre la schermata delle foto.


http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_internet_profiles.html


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Tutte le foto che sono state caricate quando è stata inserita la proprietà vengono visualizzate nella sezione “Foto Manager”. Se si vogliono pubblicare tutte le foto, basta cliccare su “Seleziona tutto” (“Select All”) e poi cliccare sulla freccia rossa per spostarle nello spazio di fianco. Mentre, per pubblicarne solo alcune, bisogna selezionare quelle che si preferiscono e poi cliccare sulla freccia rossa per spostarle nella schermata di fianco.

Usare le frecce rosse sottoindicate per spostare le foto da destra a sinistra, o viceversa.



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Usare le frecce rosse sotto indicate per spostare le foto dall’alto al basso o viceversa, a seconda di come si vogliono pubblicare sul sito.

Per vedere i tipi di foto che vengono caricati, si può utilizzare il menu a tendina, come illustrato sotto:



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Cliccare su “Salva e Chiudi” (“Save & Close”) per terminare il tutto. Una volta salvato si viene riportati nei dettagli della proprietà e da qui si può vedere il Profilo.

All'interno della scheda “Profili Internet” è possibile aprire i dettagli di un profilo internet, modificare, copiare o eliminare gli stessi.

Per sapere ciò che viene pubblicato su ogni sito internet, si può selezionare il sito internet e

visualizzare le informazioni (vedi sotto):

Tutti i campi indicati sono trasferiti al sito web corrispondente. I campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori. Se questi non vengono compilati, la proprietà non sarà pubblicata!



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7.1 Eliminazione di una proprietà da un sito internet

Per eliminare una proprietà da un sito internet, bisogna aprire il profilo in Go!3 e deselezionare il sito da cui si vuole rimuovere la proprietà.

E’ possibile, inoltre, eliminare un profilo internet cliccando su . Effettuando una ricerca tra i profili eliminati, è possibile esaminare quelli cancellati e, se necessario, si possono ripristinare.

Ricerca tra i profili eliminati Ripristinare



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7.2 Statistiche dei profili

Si possono vedere: - i click effettuati sugli exposé pubblicati sul sito internet E&V, - i Contatti arrivati dal sito internet E&V, - la data di quando il profilo internet è stato inserito sul sito e su quale portale il profilo è stato pubblicato. Le statistiche si possono vedere nella sezione “Proprietà” – “Profili internet Vendita” e poi scegliere, nel menù a tendina che si trova in alto a destra, l’opzione “Statistiche E&V”…

…oppure nei “Dettagli della proprietà”, sotto “Profilo Internet”.

Si ricorda che per aggiornare le statistiche bisogna cliccare sul pulsante “Aggiorna” e che i click sugli exposé pubblicati sul sito E&V vengono raccolti e importati in GO!3 ogni 15 minuti.



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8 Impostazioni

8.1 Impostazioni

Nella sezione “Impostazioni” - "GO!” è possibile vedere e modificare le proprie impostazioni personali. È possibile, ad esempio, definire il numero di risultati evidenziati nella videata della ricerca. Se, nella sezione “Mantieni Visioni” (“Keep Visited Windows”) si seleziona “SI” vuol dire che se si apre una seconda pagina, la prima rimane aperta…se invece si seleziona “No”, la prima pagina che si apre si chiude nel momento in cui si apre la seconda. Impostare anche “Utilizzare ScriptX” su “No”! Se si volesse cambiare la lingua, solo per la sezione corrente, seguire questi passi:

! N.B.: per cambiare la lingua impostata di default, farlo nel menu “Impostazioni” – “Impostazioni

personalizzate”.

Quando si cambia questa impostazione cliccare sempre su “Salva”.

! N.B.: assicurarsi di non avere nessun dato aperto che non sia stato salvato quando si cambia qualsiasi impostazione.



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8.2 Dati Personali

Compilare tutti i campi poiché il GO!3 li userà per costruire la firma in tutti i documenti e in tutte le e-mail. È possibile impostare la lingua con la quale il GO!3 verrà aperto e si può anche cambiare la password in questa sezione. Infine, cliccare su “Salva”.

N.B.: dal momento che la password per GO!3, Gmail, E&V Life e Printshop è la stessa, si precisa che quando viene modificata la password, la stessa cambia per tutti questi software.

Per cambiare la password, seguire queste linee guida:

Non usare caratteri speciali (ad es.: ?, é, ع, ç) ma solo lettere latine La password dovrà contenere massimo sei caratteri La password non dovrà essere identica a una delle due ultime password inserite



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8.3 Agenzia

Oltre alle impostazioni sopracitate, è possibile modificare anche le impostazioni della stessa agenzia. Questo menu può però solo essere visualizzato da utenti con autorizzazione di “Department Manager”. Salvare sempre tutte le eventuali modifiche tramite il tasto “Salva”. Il sistema, quindi, si riavvierà.

Panoramica

In questa sezione del GO!3 è possibile inserire informazioni generali sull’agenzia, specificare se i clienti inattivi debbano apparire nei menu a tendina e il modo in cui salvare le proprietà per poi ritrovarle nella ricerca veloce.

Comunicazione

Inserire ulteriori informazioni da usare, se necessario, nelle firme di e-mail e documenti. Se si possiede un sub domain (sottodominio), inserire l’URL nel campo www.

Mailing / Letter

In quest’area si possono inserire azioni di default per documenti, come ad esempio se devono essere spediti come e-mail o come stampa. Inoltre, se necessario, è possibile aggiungere una “Seconda Firma” per una seconda persona. Ogni componente del team che ha accesso al GO!3 può caricare, nelle e-mail create tramite il GO!3, un banner a piè di pagina. I banner offerti si trovano in E&V Life. La grandezza dei banner deve essere di 457 x 57 pixel e al massimo di 500 KB.

Fatturato / Statistiche (Turnover / Stats)

I valori qui mostrati corrispondono alla somma (di tutti gli agenti) del fatturato, delle previsioni e degli introiti avuti tramite segnalazioni. I campi possono essere modificati se necessario, e in questo caso se si modificano i valori manualmente, bisogna prima cliccare su “Proteggi” (“Locked”) e poi inserire il valore, altrimenti esso sarà sovrascritto e non sostituito.

Compilare anche i campi riferiti alle commissioni standard per la vendita e la locazione poiché solo successivamente la pipeline all’interno delle statistiche dell’ufficio verrà calcolata.

N.B.: per ulteriori informazioni scaricare il manuale “Cockpit” nel menu di GO!3.



Pagina 121

Exposé

In quest’area è possibile inserire le impostazioni base che verranno usate per ogni exposé generato via GO!3 nel proprio ufficio.

LIngua Exposé predefinita:

In questo campo è possibile scegliere la lingua che verrà impostata di default.

GO!3 – Aggiungere un Exposé:

Inserire l’Agente nell’Exposé

In questo campo si può scegliere se inserire o meno l’agente che invia o stampa l’exposé. Se si imposta “NO”, sarà inserito lo shop al posto dell’agente.



Pagina 122

Campi di indirizzo

In questi campi si può impostare come inserire l’indirizzo nell’exposé. Ad esempio via + numero civico, CAP, comune, etc.

GO!3:

Exposé:

I campi per la copertina dell’Exposé

I campi seguenti permettono di inserire i dettagli della proprietà sull’exposé.

GO!3:



Pagina 123

Exposé:

N.B.: Se uno di questi campi è lasciato vuoto all’interno dei dettagli della proprietà, non verrà mostrato nell’Exposé!



Pagina 124

Informazioni sull’affiliato

Utilizzare il campo “Affiliato di” per inserire il tipo di licenza. Questa informazione apparirà nell’exposé

come di seguito illustrato.

GO!3:

Exposé:

Exposé - piè di pagina

Se necessario, si può usare questo campo per aggiungere informazioni che appariranno sulla copertina. Di default, questo campo dovrebbe essere vuoto.

GO!3:

Exposé:



Pagina 125

Exposé – Inserimento classe energetica

Nello spazio sotto indicato, è possibile inserire la classe energetica. Informazioni su come inserirla si trovano alla fine del presente manuale.

GO!3:

Exposé:



Pagina 126

Commissione

La commissione viene riportata sull'exposé e anche sulla homepage. Inserire il rispettivo testo per la

commissione di vendita e la locazione nella lingua richiesta (in E&V Life sono disponibili i modelli in

tedesco e inglese). Se non si usa il campo "Indicazioni”, si avrà spazio extra per il testo sulle

commissioni nell'exposé (vedi esempio).

GO!3:

Exposé:



Pagina 127

Condizioni generali di contratto

Inserire le condizioni generali di contratto in tutte le lingue che si vogliono pubblicare.

GO!3:

Exposé:



Pagina 128

Indicazioni

Nel caso in cui non si abbiano delle note rilevanti già inserite nel testo riguardante le commissioni, è

possibile inserirle separatamente (vedi sotto).

GO!3:

Exposé:



Pagina 129

Testo che verrà visualizzato sotto le planimetrie

Inserire nell’apposito spazio il testo relativo alle planimetrie.

GO!3:

Exposé:

Impostazione della pagina principale

La lingua e i campi di indirizzo che verranno visualizzati sulla prima pagina dell’exposé, quella che andrà anche in vetrina, vengono impostati nella sezione “Impostazioni” – “Agenzia”:



Pagina 130

Integrazione di strumenti

Questa sezione offre un’interfaccia con delle parti terze come ad esempio TMS (Document Library), Printshop (Servizio online per il materiale di marketing e la stampa dello stesso) o Optivo (Bulk Mailings tra cui le Newsletters.)

8.4 Impostazioni personalizzate

Utilizzando le “impostazioni personalizzate”, è possibile adattare secondo le proprie esigenze la visualizzazione dei risultati. Si rinvia al paragrafo 9.3.



Pagina 131

9 Categorie

E’ possibile raggruppare contatti e proprietà creando delle “Categorie” (“Flags”). ESEMPIO: è possibile unire tutti i contatti ai quali si vuole spedire una particolare lettera oppure riunire tutte le proprietà che hanno delle caratteristiche particolari e che quindi ci possono servire e sono più interessanti per noi. N.B.: le Categorie vengono create dall’Office Manager o dall’Assistente. Tenere in considerazioni che sarebbe opportuno creare delle Categorie che permettono di effettuare delle ricerche e quindi aventi delle caratteristiche non utilizzate per la ricerca di proprietà / di contatti. ESEMPIO: non ha molto senso creare la Categoria “prezzo da 2 a 4 Mil. di €” in quanto con questa caratteristica si possono già ricercare le proprietà. Piuttosto è più opportuno creare la Categoria “Progetto X”, “Christmas Card”, ecc., a seconda della propria zona. Di seguito si trova una breve descrizione su come applicare le “Categorie” e su come rinominarle ed eliminarle.

9.1 Aggiungere Categorie ai Contatti e alle proprietà

Scegliere il contatto o la proprietà alla quale si vuole assegnare una categoria cliccando

sull’icona “Aggiungi categorie”.



Pagina 132

Scegliere le categorie preferite e confermare cliccando su “OK”.

Per i contatti scelti, le categorie sono state ora applicate.

9.2 Ricerca per categorie

È possibile filtrare la ricerca utilizzando le categorie. Pertanto, è possibile vedere tutti i contatti / le proprietà etichettate con la stessa categoria.

Selezionare la categoria e cliccare su



Pagina 133

Ora è possibile fare altre attività come ad esempio scrivere una lettera o inviare una mail.

Nel caso siano state create diverse categorie, può essere utile creare una Propria Veduta (“ One Liner”) che mostri le suddette categorie.

N.B.: La ricerca per categorie può essere combinata. Cliccare e tenere premuto il pulsante ‘Ctrl’ e quindi selezionare o deselezionare le categorie da ricercare.

9.3 Impostazioni personalizzate

Selezionare il menu “Impostazioni / Impostazioni Personalizzate” (“Settings / One Liners”) e cliccare su

“Nuovo” (“New”)

Inserire un nome per le nuove Proprie Vedute e inserire, se si vuole, una descrizione. Scegliere per quale menu si vuole creare la Veduta e se si vuole usarla come vista predefinita. Quindi cliccare su “Modifica” (“Edit”).



Pagina 134

Inserire i campi che si vorrebbero visualizzare nella Veduta selezionando il checkbox e aggiungendoli

ai “Campi selezionati” (“Selected fields”) cliccando sulla freccia.

Usare le frecce sulla destra per cambiare l’ordine dei campi.



Pagina 135

Salvare cliccando su “Salva” (“Save”) e su “Salva e Chiudi” ( “Save & Close”) nella finestra successiva.

GO! e ffettuerà quindi il logoff e nuovamente il login. Si potrà quindi immediatamente usare la nuova Propria Veduta nel menu definito.

E’ possibile modificare la Propria Veduta nel menu “Impostazioni / Impostazioni Personalizzate” (“Settings / One Liners”).

Se non si vuole più adoperare la Veduta, è possibile modificarne lo status in “Inattivo” (“Inactive”). La Veduta, dunque, non verrà più utilizzata.



Pagina 136

10 Strumenti di Gestione

Il menu “Strumenti di Gestione” ( “Management”) può essere visualizzato effettuando il login come utente con autorizzazione di Department Manager. Le sottocartelle sono le seguenti:

Liste (Department Reports) In questa sezione è possibile creare un incarico (report) che mostri la data di scadenza dei criteri di ricerca dell’ufficio. Categorie (Flags) Creare categorie per raggruppare contatti e proprietà. Queste categorie possono essere usate da tutti i collaboratori dello Shop.

Inserzioni / Annunci (Publications) Qui vengono riportate le varie inserzioni / annunci che poi possono essere selezionati come fonte del contatto.

Criteri di ricerca (Demand Fields) Creare criteri di ricerca individuali per adattare la domanda di ricerca al proprio mercato locale.

Modelli lettere (Template Editor) Creare i propri modelli di lettere copiando e adattando quelle già esistenti.

10.1 Liste

Gli utenti con autorizzazione di Department Manager possono creare diversi report:

È possibile anche selezionare per quale dei propri agenti si intende creare il report. Si possono selezionare

o deselezionare diverse persone tenendo premuto il tasto CTRL e selezionando allo stesso tempo i nominativi.



Pagina 137

Data di scadenza dei criteri di ricerca

In questo report si trovano: Criteri di ricerca che scadranno entro i prossimi 21 giorni Criteri di ricerca che sono scaduti negli ultimi 21 Criteri di ricerca scaduti di clienti di ricerca attivi

Questo report aiuta a essere informati sullo status dei criteri di ricerca. Informare sempre i propri agenti se uno dei loro criteri è in scadenza in modo tale che possano programmare un’azione ed estendere così il criterio. .



Pagina 138

Lista criteri ABC

Questo report mostra tutti i clienti con una lista di criteri ABC e anche quelli i cui criteri sono stati creati

senza definizione ABC:



Pagina 139

Lista Profili Internet

Al giorno d’oggi la maggior parte dei contatti viene generata via internet. I due report disponibili aiutano a caricare le proprietà sui portali e aiutano anche a trovare le proprietà non ancora caricate sui portali internet.

La lista dei profili internet mostra per quali proprietà sono stati creati e in che lingua. In questo modo risulta semplice controllare per quali proprietà bisogna ancora creare un profilo ed eventualmente se sia o meno il caso di caricare le descrizioni anche in altre lingue.



Pagina 140

Proprietà attive senza Profilo Internet Questo report mostra tutte le proprietà attive che non possiedono un profilo internet.

For r;;;;;,;;,;,;.;;w ·



Pagina 141

10.2 Categorie

Creare categorie

Utenti con autorizzazione di Department Manager possono creare categorie che possono essere usate da tutte le persone dell’ufficio. Selezionare nella sezione “Strumenti di Gestione” la sottocartella “Categorie” (“Flags”).

Cliccare sull’icona “Nuovo” (“New”)

Selezionare una categoria (contatti o proprietà) e darle un nome.

Cliccare su “Salva e chiudi”

La categoria appare ora all’interno dei contatti (o nelle rispettive proprietà) e può essere usata dai collaboratori dell’ufficio.



Pagina 142

Indice di valutazione delle Categorie

Utenti con autorizzazione di office possono valutare contatti o proprietà cliccando

sull’icona “Department Flag Report” dopo aver selezionato i contatti o le proprietà.

Scegliere l’opzione “Apri” (“Open”)

I contatti selezionati vengono aperti in una lista Excel.

Quando si crea un “flag report”, i campi “Forma di saluto” e “Indirizzo” vengono esportati in Excel. Alcune colonne, es. formatted address, hanno più righe.

Per ottenere un corretto display in Excel, bisogna fare “testo a capo” quando la frase è troppo lunga

e non viene visualizzata tutta.



Pagina 143

Eliminare Categorie

Prima di eliminare una categoria, si prega di cancellare tutti i contatti / le proprietà collegati a questa categoria.

Cercare la categoria che si desidera eliminare. Selezionare tutti i contatti / le proprietà collegate a

questa categoria e quindi cliccare su “Rimuovi Categorie” (“Remove Flags”)

Scegliere la categoria che si desidera eliminare e confermare cliccando “OK”.

Dopo aver eliminato la categoria dai contatti / dalle proprietà, è possibile eliminarla anche dal menu “Strumenti di Gestione” (“Management”).

Use to delete a flag.



Pagina 144

Le categorie eliminate possono essere riaperte cercando tra tutte le categorie eliminate e cliccando l’icona .

10.3 Inserzioni / Annunci

In questo menu, è possibile creare delle inserzioni / degli annunci che poi possono essere selezionati come fonte del contatto. Così sarà possibile valutare il successo delle inserzioni create.

Cliccare su per creare una nuova inserzione.

Dopo un riavvio automatico, il nome dell’inserzione comparirà come sottomenu nel campo “Pubblicità” (“Publication”).



Pagina 145

10.4 Criteri di ricerca individuale

Utenti con autorizzazione di Department Manager possono creare dei criteri di ricerca individuale per adattare le varie richieste al proprio mercato locale. Questi criteri di ricerca individuali sono accessibili a tutto l’ufficio.

È possibile creare “Criterio di ricerca 1” e “Criterio di ricerca 2”. In questo modo si possono differenziare i vari input (es. Criterio1 per la posizione e Criterio 2 per gli interni).



Pagina 146

Proprietà (Sezione Dati Base)

Richieste di Contatti (all’interno della schermata Nuovo/Modifica)

I criteri di ricerca individuale vengono presi in considerazione quando si fa un collegamento tra la richiesta e la proprietà. E’ possibile migliorare il collegamento tra il Cliente Ricerca e la proprietà.



Pagina 147

10.5 Creare modelli di lettere

Si possono creare i propri modelli di lettere in GO!3 copiando e adattando i modelli di lettere

esistenti.

Per copiare una lettera in GO!3, bisogna entrare nella sezione "Strumenti di gestione" e poi

nell'area "Modelli Lettere" (“Template Editor”). Questo menu non è visualizzabile per gli utenti che

effettuano il login come agenti.



Pagina 148

Selezionare il quadratino riferito alla lettera che si intende copiare e in seguito cliccare l’icona

“Copia” (“Copy”).

Si apre così una nuova finestra che informa dell’avvenuta copia (“Gli elementi selezionati sono stati copiati”). Per confermare cliccare "OK”.

La lettera copiata viene visualizzata tra due cancelletti. Per modificare la copia, cliccare su



Pagina 149

In base ai propri diritti di accesso, si possono ora modificare i seguenti dettagli:

Una volta effettuate le modifiche, cliccare “Elabora” (“Edit”) per correggere il contenuto della lettera.



Pagina 150

Apparirà la seguente finestra:

Vi sono due modi per modificare il contenuto della lettera:

a) Manualmente

b) Copia/Incolla da un documento Word



Pagina 151

a) Per inserire dei contenuti a mano seguire questo procedimento:

Sostituire il vecchio titolo con il nuovo titolo. Poi modificare il testo tra [[40830--Formatted

Salutation]] e “Cordiali saluti”. Ricordarsi di controllare anche carattere e grandezza del testo.

Salvare cliccando sull’icona, come illustrato di seguito.

Ora aprire nuovamente la lettera e controllare il formato. A volte alcune modifiche come spazi, grandezza e tipo di carattere vengono persi dopo il salvataggio.

Per correggere il formato, seguire i passi descritti qui sotto.



Pagina 152

b) Aggiungere dei contenuti tramite copia/incolla da un documento Word Prima di tutto copiare il titolo dal documento Word. È importante posizionare il mouse alla fine del titolo nel documento Word e premere Invio. Quindi evidenziare il titolo (incluso lo spazio sottostante) e fare copia - incolla sulla vecchia intestazione in GO!3, come illustrato sotto. Copiare e incollare il testo tra l’intestazione della lettera e i saluti.

Ora salvare e riaprire la lettera. Alcuni spazi e righe bianche.



Pagina 153

Per avere il testo nel formato corretto, seguire questi pochi passi:

1.1) Le linee vuote devono essere inserite così: Invio+spazio+spazio+invio. Se invece si usa solo spazio+spazio, il programma ignorerà il formato e il testo sarà concatenato senza alcuno spazio.

1.2) Per aggiungere uno spazio vuoto: Spazio+spazio+backspace (anche qui uno spazio singolo scomparirà dopo il salvataggio).

1.3) A volte i caratteri e le grandezze copiate da Word possono cambiare dopo il salvataggio in GO!3. In questo caso correggere seguendo le line guida CI.



Pagina 154

Il risultato dovrebbe essere questo:

ATTENZIONE!!! Riaprire la lettera dopo il salvataggio. Potreste dover effettuare altre modifiche perché non salvate.

Per ogni altra informazione contattare la Hotline. (Tel.: +49-40-36 13 12 00 oppure [email protected]).


mailto:[email protected]


Pagina 155

11 Statistiche / Cockpit

Introduzione

Il cockpit delle statistiche offre un importante strumento di controllo delle vendite all’interno del software GO!3. Per ricevere dati affidabili è necessario registrare correttamente le diverse attività calcolate nelle statistiche. Questo manuale sarà utile ad impostare e utilizzare nella giusta maniera le statistiche in GO!3.

Statistiche dello Shop (disponibile solo per gli Utenti con autorizzazione di Department Manager) Una documentazione su come i campi delle Statistiche dello Shop sono calcolati è contenuta nel menu Aiuto di GO! Cliccare qui per aprire direttamente questo file.

Statistiche degli agenti

Le statistiche degli agenti sono visualizzabili dagli agenti e dal Department Manager. Il Department Manager può vedere tutte le statistiche degli agenti. Gli agenti possono solo visualizzare le loro proprie statistiche e non hanno accesso alle statistiche degli altri agenti.

Una documentazione sulle statistiche degli agenti può essere trovata nel menu Aiuto di Go!3. Cliccare qui per aprire direttamente questo file.

Lista Transazioni

Selezionare “Lista Transazioni” (“Transaction List”) nella barra di navigazione in alto sullo schermo.

La lista mostra le proprietà chiuse, le proprietà pendenti e le offerte rifiutate per le proprietà.

In verde verranno visualizzate tutte le Proprietà Vendute o Affittate nell’anno corrente, con diverse informazioni estratte dai dettagli delle proprietà.

A l l a fine della sezione Vendute/Affittate c’è un riassunto con l’ammontare delle proprietà e diverse colonne.


http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_internet_profiles.html

http://www.engelvoelkers.com/ftpshare/go3/EN_stats_Agent_RES.pdf


Pagina 156

In beige si possono osservare tutte le proprietà con Proposta Attiva. Queste sono tutte le proprietà con status “Proposta firmata” o “Appuntamento dal notaio”.

Anche alla fine della sezione beige c’è un riassunto con l’ammontare delle proprietà e diverse colonne.

Inoltre la lista transazioni mostra tutte le offerte rifiutate. Non appena una delle offerte create per una proprietà è cambiata in “Ritirata”, l’offerta apparirà qui.

Un’offerta creata deve essere prima rifiutata quando una nuova offerta è ricevuta. Per fare ciò modificare l’offerta più recente e cambiare lo status in “ritirata”. Dopo ciò, è possibile creare una nuova offerta.



Pagina 157

Statistiche Marketing

Questa sezione mostra attraverso quale fonte si siano conosciuti venditori e compratori e da dove essi provengano. A seconda della selezione di “Operazioni concluse” (“Closed Deals”) o “Categoria del contatto” ( “Contact Category”) si riceveranno informazione relative solo agli acquirenti e ai proprietari per i quali è stata generata una chiusura (“Operazioni concluse”) o per tutti gli acquirenti e i proprietari presenti nel database (“Categoria del contatto”).

La fonte Marketing e la nazionalità sono entrambe campi obbligatori all’interno dei dettagli del contatto. Per ricevere dati affidabili è necessario assicurarsi di usare una delle fonti esistenti e provare ad evitare la categoria “Altri/Sconosciuto” (“Others/Unknown”).



Pagina 158

I campi “Fonte Contatto” (“Source”) …

e “Nazione” (“Country”) all’interno dei Contatti saranno utilizzati nelle statistiche marketing:



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Statistiche “Contatti via internet” (“Web Leads”)

Per visualizzare questa statistica, selezionare “Statistiche contatti via internet” invece di “Cockpit”.

In questa sezione si possono trovare:

Il numero di nuovi contatti via internet e quanti di essi sono stati eliminati Il numero di web leads in lavorazione quanti di essi sono stati eliminati Il numero di web leads accettati e le loro categorie

Acquirente Venditore Altre/i

Una vista d’insieme col numero delle operazioni concluse, commissioni totali e commissioni nette.



Pagina 160

12 Concetti d’Autorizzazione

GO!3 può essere impostato con diversi concetti d’autorizzazione.

L’ufficio rappresenta l’unità base nel concetto d’autorizzazione. Ogni ufficio è assegnato ai department managers, agli assistenti e agli agenti.

Ci sono due differenti concetti:

Il concetto di Ufficio e

Il concetto di Gruppo

All’interno di questi concetti GO!3 può essere impostato con due diverse autorizzazioni per il login, dando più o meno possibilità di visualizzare o modificare nel GO!:

Login Agente (per tutti gli agenti)

Login Department Manager (solo per Office Managers & Assistenti)

Sebbene i concetti si somiglino per ciò che riguarda l’autorizzazione individuale di office managers e agenti all’interno di una categoria, la soluzione Gruppo comprende una categoria di lettura aperta, e i contatti sono differenziati tra edit modes A e B.



Pagina 161

12.1 Il concetto di Dipartimento

Ogni ufficio rappresenta un’unità per conto suo:

Ufficio Office manager ( = Department Manager )

Assistenza

Agenteee Agente

Contatti

Criteri di ricerca

Proprietà

Attività

Lettura

All’interno di un ufficio, tutte le proprietà, i contatti, i criteri di ricerca e le attività possono essere visualizzate da ogni utente.

Creazione A ogni utente è permesso creare contatti, proprietà e attività per ogni contatto e proprietà all’interno dell’ufficio. I criteri di ricerca possono essere creati per ogni contatto dell’ufficio.

Modifica

Ogni utente autorizzato c o m e department manager può modificare tutti gli oggetti, i contatti, criteri di ricerca e attività aperte di tutti gli utenti all’interno dell’ufficio.

Utenti autorizzati come agenti possono modificare ogni proprietà del loro department (“creato per”, in ogni caso, in proprietà “possedute” soltanto), tutti i contatti del loro ufficio, tutti i criteri creati da loro stessi così come tutte le proprie attività open.

Eliminazione

In generale, nessun contatto, proprietà, criterio di ricerca o documento inserito può essere cancellato da nessun utente. Inoltre non sarà possibile cancellare un record nel momento in cui l’attività è stata collegata ad esso. Se nessuna attività è stata fino a quel momento inserita, e si vuole cancellare un record contattare la Hotline con un permesso scritto del department manager e il reference number del data base entry.

Con un’autorizzazione di department manager tutte le attività aperte (compiti, appuntamenti e sopralluoghi) di tutti gli utenti dell’ufficio p o s s o n o e s s e r e cancellate. Utenti con u n ’ autorizzazione di agente p o s s o n o s o l o c a n c e l l a r e i propri compiti aperti.

Eliminare un inserimento eliminerà lo stesso dai menu Appuntamenti, Sopralluoghi, Compiti così come nella sezione Attività di un contatto / proprietà. Inoltre scomparirà dalla panoramica degli organizzatori. Si può inoltre cancellare un’eliminazione cliccando su [U].



Pagina 162

12.2 Il Concetto di Gruppo

All’interno della soluzione gruppo, proprietà, contatti, criteri di ricerca e attività che avvengono dentro un ufficio possono essere visualizzati da ogni department manager, assistente e agente di ogni ufficio (= gruppo). Il licence partner può selezionare modalità A, B o C che definiscono differenti livelli di autorizzazione relativamente alla modifica di contatti e proprietà.

Gruppo Ufficio Ufficio Ufficio Ufficio

DM DM DM DM

Assistenza Assistenza Assistenza Assistenza

Agente Agente Agente Agente

Agente Agente Agente Agente

Contatti

Criteri di ricerca

Proprietà

Attività

Lettura

Tutte le proprietà, contatti, criteri di ricerca ed attività possono essere visualizzati da ogni utente di ogni ufficio all’interno del gruppo.

Creazione Tutti gli utenti dell’ufficio sono au to r i zza t i a creare proprietà e contatti per il loro rispettivo ufficio. Attività possono essere create per ogni contatto e proprietà del gruppo e possono essere collegate a ogni contatto e proprietà del gruppo. Criteri di ricerca possono essere create per ogni contatto (categoria clienti di ricerca) del gruppo.

Modifica Modalità A Un utente autorizzato c o m e department manager può m o d i f i c a r e tutte le proprietà, contatti, criteri di ricerca ed attività aperte di ogni utente all’interno del proprio ufficio.

Utenti autorizzati come agenti possono modificare tutte l e p r o p r i e t à d e l proprio ufficio (“create per”, in ogni caso, solo all’interno di proprietà “possedute”), tutti i contatti del proprio ufficio, tutti i propri criteri di ricerca così come tutte le proprie attività aperte.

Modifica Modalità B Un utente autorizzato come department manager può modificare tutte le proprietà, criteri di ricerca e attività aperte di ogni utente all’interno del proprio ufficio. I contatti possono essere modificati ovunque nel gruppo (“creato per”, in ogni caso, è limitato agli utenti del rispettivo dipartimento).

Utenti autorizzati come agenti possono modificare tutte le proprietà del proprio ufficio (“create per”, in ogni caso, solo all’interno delle proprietà “possedute”), tutti i propri criteri di ricerca cos ì come tutte le proprie attività aperte. I contatti possono essere modificati ovunque nel gruppo (“creato per”, in ogni caso, è limitato agli utenti della rispettiva categoria).



Pagina 163

Modifica Modalità C

Un utente autorizzato come department manager può modificare tutte le proprietà, criteri di ricerca e azioni aperte di ogni utente all’interno del gruppo. I contatti possono inoltre essere modificati ovunque nel gruppo (“creato per”, in ogni caso, è limitato agli utenti del rispettivo dipartimento).

Utenti autorizzati come agenti possono modificare tutte le proprietà all’interno del gruppo (“create per”, in ogni caso, solo all’interno di proprietà “possedute”), tutti i propri criteri di ricerca così come tutte le proprie attività aperte. I contatti possono inoltre essere modificati ovunque nel gruppo (“creato per”, in ogni caso, è limitato agli utenti della rispettiva categoria).

Eliminazione In generale, nessun contatto, proprietà, criterio o documento inserito può essere cancellato da nessun utente. Inoltre non si potrà mai cancellare un record nel momento in cui un’attività è stata collegata ad esso. Se nessuna azione è stata inserita finora, e si vuole cancellare un record contattare la Hotline con un permesso scritto del department manager e il reference number del data base entry.

Con autorizzazione di department manager tutte le attività aperte (compiti, appuntamenti e sopralluoghi) di tutti gli utenti nell’ufficio possono essere eliminate. Utenti con autorizzazione di agente possono eliminare solo i propri compiti aperti. Eliminare un inserimento eliminerà lo stesso dai menu Appuntamenti, Sopralluoghi, Compiti così come nella sezione Attività di un contatto / proprietà. Inoltre scomparirà dalla panoramica degli organizzatori. Si può inoltre cancellare un’eliminazione cliccando su [U].


GO!3 - Engel & VölkersNella sezione “Aiuto” (“Help”) di GO!3 si possono trovare manuali,...

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