G.GARIBOLDI Close-out -Accettazione del progetto da …my.liuc.it/MatSup/2009/Y90102/CLOSE OUT DI...

1MINIMASTER IN PROJECT MANAGEMENT - UNIVERSITA’ CARLO CATTANEO LIUC -

PERCORSO D’ ECCELLENZA inPROJECT MANAGEMENT-27/10/2009

ACCETTAZIONE DEL PROGETTO DA PARTE DEL CLIENTE-

FASI CONCLUSIVE DEL PROGETTO E ADEMPIMENTI FINALI

Giordano Renato GariboldiResponsabile Controllo di Gestione e Controllo Progetti

Divisione E.& P. g. [email protected]

Comitato Direttivo Corsi ANIMP



IndiceIntroduzioneProject Life CycleClose out Phase



Il closeIl close--out di commessa out di commessa èè la fase conclusiva del Project la fase conclusiva del Project Life Cycle che prevede Life Cycle che prevede ““ll’’HandHand -- overover”” di responsabilitdi responsabilitààdal dal ““ContractorContractor”” al al ”” Owner Owner ”” del Progettodel ProgettoImplica la risoluzione di tutti i Rapporti afferenti a quel Implica la risoluzione di tutti i Rapporti afferenti a quel Contratto in essere verso il Cliente (Contract Close out)Contratto in essere verso il Cliente (Contract Close out)Comporta la chiusura delle attivitComporta la chiusura delle attivitàà sia dal punto di vista sia dal punto di vista fisico che economico con le altre Funzioni Societarie fisico che economico con le altre Funzioni Societarie interne e con i Subfornitori ed eventuali Partnersinterne e con i Subfornitori ed eventuali Partners



Analisi mercato e Valutazione Opportunità

Preparazione Offerta eNegoziazioneContratto

Produzione e Istallazione

Supporto &ProjectClose out

Project Start up Definizione, Sviluppo Progettazione

fasefase 11 fasefase 22 fasefase 33 fasefase 44 fasefase 55

Phase ReviewPhase Review



Execution Phasesfase 4A fase 4B fase 5A fase 5B

SupportoProjectProjectClose outClose outAccettazioneIstallazione After

Sales



La fase di chiusura varia a seconda del La fase di chiusura varia a seconda del contenuto del contratto e del Cliente contenuto del contratto e del Cliente

Il Il ““quandoquando”” e il e il ““comecome”” deve essere pertanto deve essere pertanto stabilito e pianificato chiaramente col Cliente in stabilito e pianificato chiaramente col Cliente in sede di Contrattosede di Contratto

Closing



Close out - Quando

Aver completato le consegne di tutti i Aver completato le consegne di tutti i ““deliverabledeliverable”” contrattuali, incluso i documenti contrattuali, incluso i documenti cartacei e/o informatici stabiliti in sede cartacei e/o informatici stabiliti in sede contrattualecontrattuale

Aver soddisfatto tutti i claim di garanziaAver soddisfatto tutti i claim di garanzia

Closing



Close out - Come

Presa in carico da parte del cliente dei beni Presa in carico da parte del cliente dei beni oggetto del contratto oggetto del contratto

Ricezione di un certificato di completamento o Ricezione di un certificato di completamento o equivalenteequivalente

Incasso di tutti i creditiIncasso di tutti i crediti

Estinzione delle garanzie bancarieEstinzione delle garanzie bancarie

Closing



Close out - Azienda

Preoccuparsi che tutte le pendenze verso i fornitori ed altri partners siano definitivamente chiusiAssicurarsi che la documentazione formale sia opportunamente archiviata in accordo alle procedure interne e le regole civilistiche

Closing



Abbiamo concluso?Abbiamo concluso?

Si, ma Si, ma ““ll’’AziendaAzienda”” lo sa che questo Progetto lo sa che questo Progetto èè

concluso?concluso?



Close out Phase Review

Preparare una Close out Project Preparare una Close out Project ReviewReview con gli con gli StakeholderStakeholder interni per presentare i risultati del interni per presentare i risultati del progettoprogettoComparare i risultati raggiunti con le aspettative Comparare i risultati raggiunti con le aspettative iniziali sia in termini di iniziali sia in termini di overalloverall project che di project che di singole attivitsingole attivitàà

Closing



Lesson Learned

Capitalizzare le esperienze fatteCapitalizzare le esperienze fatte

Closing



Lesson Learned - Azienda

Evidenziare i successi ma anche i fallimenti che ci Evidenziare i successi ma anche i fallimenti che ci sono statisono statiIndicare quali sono stati i punti di forza e di Indicare quali sono stati i punti di forza e di debolezza del progettodebolezza del progettoPuntualizzare come sono state risolte delle Puntualizzare come sono state risolte delle specifiche criticitspecifiche criticitààSottolineare le cose da non ripetere e le cose da Sottolineare le cose da non ripetere e le cose da cui cui èè possibile trarre un vantaggio immediato su possibile trarre un vantaggio immediato su altri progettialtri progettiIdentificare aree di miglioramento futureIdentificare aree di miglioramento future

Closing



Lesson Learned - Azienda

Indirizzare dei ringraziamenti personali a chi se lo Indirizzare dei ringraziamenti personali a chi se lo èè meritato meritato Fornire dei feedback (riservati) ai responsabili Fornire dei feedback (riservati) ai responsabili gerarchici ed a HR sulle risorse impiegate nel team gerarchici ed a HR sulle risorse impiegate nel team Suggerire di dare un qualche riconoscimento a Suggerire di dare un qualche riconoscimento a persone chiave che si sono particolarmente persone chiave che si sono particolarmente distinte nelldistinte nell’’apportare valore al progettoapportare valore al progettoFornire feedback sui fornitori chiaveFornire feedback sui fornitori chiave

Closing



Lesson Learned - Cliente

Il Cliente può fornire punti di vista e suggerimenti Il Cliente può fornire punti di vista e suggerimenti di assoluto interesse sia per le persone che per di assoluto interesse sia per le persone che per ll’’azienda, sia su questioni tecniche che azienda, sia su questioni tecniche che programmatiche programmatiche ÈÈ una buona occasione per rafforzare le relazioni una buona occasione per rafforzare le relazioni Può offrire delle opportunitPuò offrire delle opportunitàà per esplorare attivitper esplorare attivitààFUTUREFUTURE

Closing



Chiusura del Progetto (versante Cliente Finale)/Project close-out

1)Accettazione Finale/Final Acceptance Certificate/Final Taking Over

Certificate

1a) Restituzione garanzia di Buona Esecuzione/Performance Bond

1b) Pagamento Ritenuta di Garanzia/Retention Money aut

restituzione Garanzia equivalente

IL CASO IMPIANTISTICO



Chiusura del Progetto (versante Cliente Finale)/Project close-out

2) Processo di chiusura del Progetto/Project close-out process

2a) Mechanical Completion2b) Commissioning2c) Semi-Commercial Operation2d) Commercial Operation



Chiusura del Progetto (versante Cliente Finale)/Project close-out2) Processo di chiusura del Progetto/Project close-out process

2e) Accettazione Provvisoria/Provisional Acceptance Certificate/

Provisional Taking Over Certificate

1. Punch List (difetti minori/minor defects)

2. Operational Manuals + Maintenance Manuals

3. Training

4. Red - Marked Drawings

5. As-Built

6. Periodo di garanzia/Warranty Period

7. Eliminazione difetti punch-list + eventuali difetti emersi durante

il periodo di garanzia



Chiusura del Progetto (versante Committenza Interna)3) Rischi ricorrenti nel processo di chiusura del progetto.

3a) Gestione delle code - sottostima

3b) Perdita di interesse delle varie Funzioni Societarie

3c) Smobilizzo anzitempo di Personale/Attrezzature

3d) Mancata Pianificazione/Programmazione attività di Project Close out



Chiusura del Progetto (versante Committenza Interna)4) Project close-out - attività principali

4a) Estinzione performance bond

4b) Incasso retention money

4c) Crediti/Debiti fornitori/subcontrattisti azzerati

4d) Risoluzione Claims - Fornitori/Subcontrattisti

4e) Finalizzazione Claims Assicurativi

4f) Trasferimento totale persone/attrezzature (temporanea

esportazione)

4g) Espletamento obblighi fiscali e/o legali

4h) Consuntivo finale costi/ricavi



Chiusura del Progetto (versante Committenza Interna)5) Feedback-Retroazione (Knowledge Management)

5a) Ingegneria

5b) Procurement

5c) Construction

5d) Commissioning

5e) Cliente/Consulente

5f) Paese



LESSONS LEARNED FORMDate:

General Project Information

Project Name

Project ClassStrategic RoutineSignificant

Contry/Location:

Type of Project:

On Shore Sub SeaOff Shore

Estimated Production:

Partners Involved:

Development Scheme Description:

Authorized Project Budget/Cost Estimate:

Lesson Learned Description

Description of the Lesson

Lessons Learned Owner

Process Phase Gathering Method

Tech. & Functional Areas Involved Process Involved

EvaluationConcept SelectionConcept DefinitionExecutionProduction and Close-out

Interview with

Workshop with

Information external to the Project

Project ManagementExploration ManagementGeology and GeophysicsReservoirDrilling & CompletionFacilitiesHSEQOperationBusiness PlanningFinance & Administration

Human ResourcesIT ServicesLegalProcurementCommercial…...

Planning & Control ManagementProject ManagementRisk ManagementStakeholder ManagementKnowledge ManagementData & Document ManagementDecision MakingVIPsAssurance ChecksProject Changes

Internal InterfacesContracting Strategy………..………..



Lesson Learned Analysis Attachments

List of AttachmentsWhat originated the Lesson Learned, when, why and who:

Results:

Reccomendation:

In case of “things that could have gone better”, what could have been done in order to improve the performance?

Possible Consequences:

Importance of the Lesson Learned

1: Very Low2: Low3: Medium4: High5: Very High

Notes:

Plans and SchedulesEconomicsRevised BudgetNew Technology DocumentationProduction ProfilesChange Request……..



BibliografiaBibliografiaGatti M. “ L’ elaborazione della Work Breakdown Structure”Impianti 6,1987

Caron F., “Gestione dei progetti d’impianto”, Cap.1, CUSL 2003

ANIMP (autori vari), "Lezioni di Project Management. Tecniche organizzative, amministrative e legali",Etaslibri 1992

Archibald R.D., "Project Management - La gestione di progetti e programmi complessi", F.Angeli 1994-

Kerzner H., "Project Management. A system approach toplanning, scheduling and controlling", an Nostrand Reinhold Company,New York 1985

Amato R., Chiappi R., "Tecniche di Project Management.Pianificazione e controllo dei progetti", F. Angeli 2000

L.Poiaga “Ricerca Operativa per il Management e il Project Management.Metodologie e modelli”

L. Ansellotti, B.Valcalda “Il ciclo di vita della gestione dei progetti” Guerini e Associati,1998

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