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Corso Professionale di Project Management secondo la metodologia IPMA (Ipma Competence Baseline) – Giovanni Francesco Salamone

Minimaster in PROJECT MANAGEMENT

IMPOSTAZIONE E IMPOSTAZIONE E ORGANIZZAZIONE ORGANIZZAZIONE

DEL DEL PROGETTOPROGETTO

Giovanni Francesco Salamone

2Corso Professionale di Project Management secondo la metodologia IPMA (ICB - IPMA Competence Baseline) - Giovanni F. Salamone

IMPOSTAZIONE E ORGANIZZAZIONE

DEL PROGETTO

Giovanni Francesco SalamoneOttobre 2009

Competenze TecnicheCompetenze Tecniche

( ICB 3 - “Elemento” 1.06 )( ICB 3 - “Elemento” 1.06 )


AgendaAgenda

1.1. Organizzazione di Organizzazione di Progetto o ProgrammaProgetto o Programma

2.2. Le Strutture OrganizzativeLe Strutture Organizzative

3.3. Ruoli e Responsabilità del Ruoli e Responsabilità del Project ManagerProject Manager

4.4. Il Project TeamIl Project Team

5.5. Portafoglio Manager Portafoglio Manager


Peculiarità:Peculiarità:

Essere strettamente correlata agli Essere strettamente correlata agli Obiettivi del ProgettoObiettivi del Progetto

Unica ed a tempo determinatoUnica ed a tempo determinato

Modificabile rapidamente, durante Modificabile rapidamente, durante il Ciclo di Vita del Progettoil Ciclo di Vita del Progetto

Organizzazione Progetto o ProgrammaOrganizzazione Progetto o Programma


Gruppo di persone e infrastrutture opportunamente organizzate in termini gerarchici, relazionali, di responsabilità

Focalizzazione sugli scopi specifici per i quali il Gruppo è stato costituito

L’Organizzazione di Progetto riguarda definizione / adeguamento Ruoli, Struttura Organizzativa, Risorse in accordo con gli Obiettivi del Progetto

Cosa s’intende per Organizzazione Progetto ?Cosa s’intende per Organizzazione Progetto ?


Progettazione Organizzazione di ProgettoProgettazione Organizzazione di Progetto

Occorre tenere in stretta considerazione:Occorre tenere in stretta considerazione:

I Condizionamenti che derivano dagli I Condizionamenti che derivano dagli aspetti Culturali ed Ambientaliaspetti Culturali ed Ambientali

Obiettivi Prioritari del “Business”Obiettivi Prioritari del “Business”

Il tipo di Contratto e le Caratteristiche del Il tipo di Contratto e le Caratteristiche del ClienteCliente

Dislocazione Unità Organizzative coinvolteDislocazione Unità Organizzative coinvolte


AgendaAgenda







Struttura Gerarchico-FunzionaleStruttura Gerarchico-Funzionale

Direzione GeneraleDirezione Generale

MKT/Commer.MKT/Commer. ProduzioneProduzione Assistenza ai ClientiAssistenza ai ClientiR&D/IngegneriaR&D/Ingegneria

Fuoco sul Know-how !Fuoco sul Know-how !


PROJECT PROJECT MANAGERSMANAGERS

FUNCTIONAL MANAGERSFUNCTIONAL MANAGERS

R&D/Ingegneria MKT/Commerciale Produzione

PROJECT A

PROJECT B

PROJECT C

Struttura a Matrice Struttura a Matrice

Fuoco sul Progetto !Fuoco sul Progetto !


FUNZIONIFUNZIONI

PROGETTIPROGETTI

PROGETTIPROGETTI

SERVIZISERVIZI

Struttura a Matrice e sue EvoluzioniStruttura a Matrice e sue Evoluzioni


Le modalità organizzative adottate dalle Aziende per la Le modalità organizzative adottate dalle Aziende per la “Gestione per Progetto” sono molto diverse a secondo “Gestione per Progetto” sono molto diverse a secondo del Settore di appartenenza e del grado di evoluzione del Settore di appartenenza e del grado di evoluzione organizzativa raggiuntoorganizzativa raggiunto

Un parametro che consente di “Catalogare” le varie Un parametro che consente di “Catalogare” le varie tipologie di organizzazione è rappresentato daltipologie di organizzazione è rappresentato dal

Grado di Autorità Formale DelegataGrado di Autorità Formale Delegata

Le molteplici soluzioni organizzative si rappresentano Le molteplici soluzioni organizzative si rappresentano con lacon la

“Matrice di Project Management”“Matrice di Project Management”

Matrice di Project Management


0%0%

100%100%

100%100%

0%0%

OrganizzazioneOrganizzazioneper Funzioniper Funzioni

OrganizzazioneOrganizzazioneper Progettiper Progetti

OrganizzazioneOrganizzazionea Matricea Matrice

Matrice Matrice DeboleDebole

Matrice Matrice ForteForte

Dipendenza Dipendenza Gerarchica dalle Gerarchica dalle Unità FunzionaliUnità Funzionali

Dipendenza Dipendenza Gerarchica dal Gerarchica dal Capo ProgettoCapo Progetto

Dipendenza Dipendenza Gerarchica dalle Gerarchica dalle Unità FunzionaliUnità Funzionali

Matrice di Project Management


Le modalità organizzative della “Matrice di Project Le modalità organizzative della “Matrice di Project Management” vanno dal caso in cui :Management” vanno dal caso in cui :

Lo stesso Direttore Generale opera, di fatto, anche Lo stesso Direttore Generale opera, di fatto, anche come Project Managercome Project Manager

La Direzione nomina un Project Manager al quale La Direzione nomina un Project Manager al quale nonnon vengono assegnate deleghe o leve particolari vengono assegnate deleghe o leve particolari ((Il Project Manager esercita la sua funzione Il Project Manager esercita la sua funzione al al megliomeglio tramite la pianificazione del lavoro, il tramite la pianificazione del lavoro, il coordinamento e la comunicazione tra i Team)coordinamento e la comunicazione tra i Team)

Scenari Organizzativi


PUNTI DI FORZACrescita del Know-How specialistico della FunzioneCrescita del Know-How specialistico della FunzioneStabilità della struttura organizzativaStabilità della struttura organizzativaSicurezza per il personaleSicurezza per il personale Immagine stabile nel mercatoImmagine stabile nel mercato

PUNTI DI DEBOLEZZANelle iniziative multifunzionali ciascun ente ha una Nelle iniziative multifunzionali ciascun ente ha una

responsabilità limitata (responsabilità complessiva solo responsabilità limitata (responsabilità complessiva solo al “Top Management”) al “Top Management”)

Ciascun ente “ottimizza e perpetua” se stesso Ciascun ente “ottimizza e perpetua” se stesso Rigidità al cambiamentoRigidità al cambiamento

Modello Organizzativo “per Funzioni”Modello Organizzativo “per Funzioni”


PUNTI DI FORZAAttitudine ad adattarsi rapidamente alle nuove esigenze Attitudine ad adattarsi rapidamente alle nuove esigenze

mercato/clientimercato/clientiFlessibilità al cambiamento organizzativo tramite la creazione Flessibilità al cambiamento organizzativo tramite la creazione

di strutture temporanee di strutture temporanee Responsabilizzazione chiara di uomini ed enti su un obiettivo Responsabilizzazione chiara di uomini ed enti su un obiettivo

finale completo “Quote to Cash”finale completo “Quote to Cash”PUNTI DI DEBOLEZZA

Mancanza dei “riferimenti stabili” per il personale Mancanza dei “riferimenti stabili” per il personale (manager compresi)(manager compresi)

Cambiamento sostanziale nell’approccio al lavoro, nelle Cambiamento sostanziale nell’approccio al lavoro, nelle modalità e nella “Cultura” modalità e nella “Cultura” (Pianificazione integrata e condivisa, Visibilità continua (Pianificazione integrata e condivisa, Visibilità continua sull’operato di tutti, Coinvolgimento in problemi più ampi..)sull’operato di tutti, Coinvolgimento in problemi più ampi..)

Modello Organizzativo “per Progetto”Modello Organizzativo “per Progetto”


La Struttura Gerarchico - Funzionale poco adatta per La Struttura Gerarchico - Funzionale poco adatta per aziende di Dimensioni Grandi o Medie che operano in aziende di Dimensioni Grandi o Medie che operano in un contesto turbolento, molto dinamico o in forte un contesto turbolento, molto dinamico o in forte evoluzione evoluzione

La Gestione per Progetti rappresenta la risposta alle La Gestione per Progetti rappresenta la risposta alle esigenze di flessibilità e adattamento ai bisogni di un esigenze di flessibilità e adattamento ai bisogni di un mercato con mercato con elevata competitivitàelevata competitività

Le piccole/medie imprese, nella fase di crescita,Le piccole/medie imprese, nella fase di crescita, possono avere problemi e difficoltà al cambiamento: possono avere problemi e difficoltà al cambiamento: da Organizzazione Gerarchico - Funzionale ad una da Organizzazione Gerarchico - Funzionale ad una Organizzazione per Progetti Organizzazione per Progetti

Considerazioni sui Modelli OrganizzativiConsiderazioni sui Modelli Organizzativi


AgendaAgenda







GESTIONE DEL PROGETTO AL FINE DI RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI FISSATI

DAL CONTRATTO O STABILITI DALL’AZIENDA

IL PROJECT MANAGER È IL PUNTO DI RIFERIMENTO UNICO DEL PROGETTO,

SIA ALL’INTERNO DELL’AZIENDA SIA VERSO L’ESTERNO

Ruolo del Project ManagerRuolo del Project Manager


Realizza il Progetto nel rispetto dei termini contrattuali Realizza il Progetto nel rispetto dei termini contrattuali coordinando le diverse tipologie di risorse a disposizionecoordinando le diverse tipologie di risorse a disposizione

Assicura che i singoli piani operativi siano adeguati per Assicura che i singoli piani operativi siano adeguati per raggiungere gli obiettivi fissati, con particolare attenzione ai raggiungere gli obiettivi fissati, con particolare attenzione ai risultati economici e finanziari risultati economici e finanziari

Risponde del Progetto assegnatogli sia all’azienda che al cliente Risponde del Progetto assegnatogli sia all’azienda che al cliente

Gestisce e controlla le attività sviluppate all’interno dell’azienda Gestisce e controlla le attività sviluppate all’interno dell’azienda e quelle assegnate all’esterno, con particolare attenzione e quelle assegnate all’esterno, con particolare attenzione all’insorgere di criticità e conflitti all’insorgere di criticità e conflitti

Individua, in anticipo, le situazioni che possono pregiudicare il Individua, in anticipo, le situazioni che possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi assegnati e, se necessario, raggiungimento degli obiettivi assegnati e, se necessario, propone alla Direzione possibili alternativepropone alla Direzione possibili alternative

Responsabilità del Project ManagerResponsabilità del Project Manager


ORGANIZZAREORGANIZZARE PIANIFICAREPIANIFICARE GESTIREGESTIRE CONTROLLARECONTROLLARE DECIDEREDECIDERE

Compiti del Project ManagerCompiti del Project Manager

In Sintesi: In Sintesi:


AgendaAgenda







La Struttura Organizzativa del Gruppo di Progetto è La Struttura Organizzativa del Gruppo di Progetto è funzione del tipo, delle dimensioni, delle funzione del tipo, delle dimensioni, delle caratteristiche del progetto e dell’organizzazione caratteristiche del progetto e dell’organizzazione dell’Aziendadell’Azienda

Il “Project Team” include tutti coloro che Il “Project Team” include tutti coloro che partecipano alla definizione di tutti i programmi partecipano alla definizione di tutti i programmi operativi ed allo sviluppo del Progettooperativi ed allo sviluppo del Progetto

La composizione e la struttura organizzativa del La composizione e la struttura organizzativa del “Project Team” può variare durante il Ciclo di Vita “Project Team” può variare durante il Ciclo di Vita del Progettodel Progetto

Struttura organizzativa del Project TeamStruttura organizzativa del Project Team


Attività nella Fase di Avvio del Progetto (1)Attività nella Fase di Avvio del Progetto (1)

1.1. Individuazione dei Contenuti, Responsabilità, Costi Individuazione dei Contenuti, Responsabilità, Costi tramite il processo di scomposizione del Progetto:tramite il processo di scomposizione del Progetto:“Cosa” “Cosa” Work Breakdown Structure (WBS) Work Breakdown Structure (WBS) “Chi“ “Chi“ Organization Breakdown Structure (OBS)Organization Breakdown Structure (OBS)“Quanto” “Quanto” Cost Breakdown Structure (CBS) Cost Breakdown Structure (CBS)

2.2. La definizione di un “Compito” include:La definizione di un “Compito” include:- Descrizione sintetica del lavoro da svolgere - Descrizione sintetica del lavoro da svolgere - Input richiesti- Input richiesti- Output e correlazioni con gli altri “Compiti “- Output e correlazioni con gli altri “Compiti “- Vincoli (condizioni contrattuali, ...)- Vincoli (condizioni contrattuali, ...)- Obiettivi specifici da ottenere (Deliverables)- Obiettivi specifici da ottenere (Deliverables)


3.3. L’assegnazione delle Responsabilità viene definita L’assegnazione delle Responsabilità viene definita in funzione della struttura organizzativa prevista in funzione della struttura organizzativa prevista (OBS)(OBS)

Pianificazione “di alto livello” che definisce la Pianificazione “di alto livello” che definisce la sequenza delle principali attività del Progettosequenza delle principali attività del Progetto

““Kick-off Meeting” a cui partecipano il Project Kick-off Meeting” a cui partecipano il Project Manager, i Team del Progetto, i Responsabili delle Manager, i Team del Progetto, i Responsabili delle Funzioni, la DirezioneFunzioni, la Direzione

Attività nella Fase di Avvio del Progetto (2)Attività nella Fase di Avvio del Progetto (2)


WBSWBS““COSA”COSA”WORK PACKAGEWORK PACKAGE

““CHI”CHI”UNITA’ ORGANIZZATIVAUNITA’ ORGANIZZATIVA

OBS

OBS

Matrice delle ResponsabilitàMatrice delle Responsabilità

STR

UT

TUR

A O

RG

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IZZA

TIV

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RU

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GA

NIZ

ZATI

VA

CONTENUTO DEL PROGETTOCONTENUTO DEL PROGETTO


MATRICE A TRE DIMENSIONIMATRICE A TRE DIMENSIONI

WBSWBS

OBSOBS

CBS

CBS

IL PUNTO DEFINISCE

“CHI” UNITÀ ORGANIZZATIVA E PERSONA RESPONSABILE

“CHE COSA” CONTENUTO DEL

“WORK PACKAGE”

“QUANTO” COSTI ASSOCIATI AL “WORK PACKAGE”

LE STRUTTURE DI PROGETTOLE STRUTTURE DI PROGETTO


Deleghe e InformazioniDeleghe e Informazioni

Il Project Manager, oltre alla definizione dei Il Project Manager, oltre alla definizione dei Ruoli e delle Responsabilità, deve procedere Ruoli e delle Responsabilità, deve procedere nella fase iniziale a: nella fase iniziale a:

Stabilire le Interfacce e le Deleghe per ogni Stabilire le Interfacce e le Deleghe per ogni Componente del Project TeamComponente del Project Team

Definire le modalità con cui devono Circolare le Definire le modalità con cui devono Circolare le Informazioni ed i rapporti interni tra i Informazioni ed i rapporti interni tra i Componenti del Project Team, all’interno ed Componenti del Project Team, all’interno ed all’esterno dell’Aziendaall’esterno dell’Azienda


Gestione del Gruppo di ProgettoGestione del Gruppo di Progetto

Il Project Manager, deve :Il Project Manager, deve :

Pianificare e gestire le riunioniPianificare e gestire le riunioni

Comunicare al Project Team la situazione Comunicare al Project Team la situazione generale, generale, le strategie, le decisioni, … le strategie, le decisioni, …

Adeguare l’Organizzazione del Project TeamAdeguare l’Organizzazione del Project Team in in funzione delle necessità operative che si funzione delle necessità operative che si manifestano nel corso del “Ciclo di Vita” del manifestano nel corso del “Ciclo di Vita” del progettoprogetto

Valorizzare le risorse, incrementare le Valorizzare le risorse, incrementare le conoscenze, migliorare l’efficienza e l’efficacia del conoscenze, migliorare l’efficienza e l’efficacia del Gruppo di ProgettoGruppo di Progetto


Il Project OfficeIl Project Office Il Know-how aziendale delle metodologie di base di Project Il Know-how aziendale delle metodologie di base di Project

Management risiede, spesso, nel Project OfficeManagement risiede, spesso, nel Project Office

Le professionalità tipiche del Project Office dipendono Le professionalità tipiche del Project Office dipendono molto dalle caratteristiche del Progetto. molto dalle caratteristiche del Progetto. Le più frequenti sono:Le più frequenti sono:

Planner e Cost ControllerPlanner e Cost Controller

Il personale del Project Office viene assegnato al Progetto Il personale del Project Office viene assegnato al Progetto (a tempo pieno o per un periodo di tempo adeguato alle (a tempo pieno o per un periodo di tempo adeguato alle necessità di gestione) necessità di gestione)

Il personale del Project Office lavora in stretto contatto con Il personale del Project Office lavora in stretto contatto con il Project Manager e con le persone coinvolte nel Progetto il Project Manager e con le persone coinvolte nel Progetto (collabora alla conduzione ed al controllo delle attività (collabora alla conduzione ed al controllo delle attività gestionali del Progetto)gestionali del Progetto)


AgendaAgenda







I PRINCIPALI LIVELLI DI I PRINCIPALI LIVELLI DI COORDINAMENTO, GESTIONE E CONTROLLO COORDINAMENTO, GESTIONE E CONTROLLO

NELLE AZIENDE CHE OPERANO PER NELLE AZIENDE CHE OPERANO PER PROGETTI:PROGETTI:

PROGETTOPROGETTO PROGRAMMAPROGRAMMA PORTAFOGLIO PROGETTIPORTAFOGLIO PROGETTI


Impegno temporaneo volto a realizzare un prodotto Impegno temporaneo volto a realizzare un prodotto o un servizio “unico”o un servizio “unico”

Sforzo complesso, di durata definita, la cui Sforzo complesso, di durata definita, la cui realizzazione richiede un insieme elevato di attività realizzazione richiede un insieme elevato di attività tra loro correlate ed interdipendenti, eseguite da più tra loro correlate ed interdipendenti, eseguite da più organizzazioni, con obiettivi, piani temporali e organizzazioni, con obiettivi, piani temporali e budget ben definitibudget ben definiti

Caratteristiche del Progetto:Caratteristiche del Progetto:- Processo realizzativo non ripetitivo- Processo realizzativo non ripetitivo- Obiettivi prefissati- Obiettivi prefissati- Limitato nel tempo- Limitato nel tempo- Disponibilità limitata di risorse- Disponibilità limitata di risorse

Progetto Progetto


I “Programmi”I “Programmi” comprendono un comprendono un insieme di Progetti tra loro correlati e insieme di Progetti tra loro correlati e gestiti in modo coordinatogestiti in modo coordinato

I “Programmi” sono caratterizzati da I “Programmi” sono caratterizzati da ben definiti intervalli temporali di ben definiti intervalli temporali di esecuzioneesecuzione

ProgrammaProgramma


L’insieme di Programmi e Progetti avviati in L’insieme di Programmi e Progetti avviati in azienda viene comunemente definito azienda viene comunemente definito “Portafoglio Progetti”“Portafoglio Progetti”

Il “Portafoglio Progetti” è costituito da Progetti e Il “Portafoglio Progetti” è costituito da Progetti e da Programmi aventi caratteristiche operative, da Programmi aventi caratteristiche operative, economiche e gestionali di diverso tipo: costo, economiche e gestionali di diverso tipo: costo, benefici, tempi, dimensioni, importanza strategica benefici, tempi, dimensioni, importanza strategica e/o geografica, ... e/o geografica, ... (Progetti non omogenei e non necessariamente (Progetti non omogenei e non necessariamente correlati tra loro)correlati tra loro)

Portafoglio ProgettiPortafoglio Progetti


La Organizzazione che si occupa della Gestione del La Organizzazione che si occupa della Gestione del “Portafoglio Progetti” è simile alla Organizzazione “Portafoglio Progetti” è simile alla Organizzazione PermanentePermanente

Comporta attività prevalentemente di gestione Comporta attività prevalentemente di gestione organizzativa ed economicaorganizzativa ed economica

Il “Portafoglio Progetti” si articola in un insieme di Il “Portafoglio Progetti” si articola in un insieme di Programmi e/o Progetti affidati a Project Manager, che Programmi e/o Progetti affidati a Project Manager, che rispondono direttamente al “Portafoglio Manager”rispondono direttamente al “Portafoglio Manager”

Nel “Portafoglio Progetti” c’è un flusso continuo di Nel “Portafoglio Progetti” c’è un flusso continuo di Progetti e di Programmi: entrano nel momento che Progetti e di Programmi: entrano nel momento che vengono approvati, escono quando sono stati vengono approvati, escono quando sono stati completaticompletati

Organizzazione Portafoglio ManagementOrganizzazione Portafoglio Management


Il “Portafoglio Manager” è responsabile della Il “Portafoglio Manager” è responsabile della gestione del “Portafoglio Progetti”gestione del “Portafoglio Progetti”

Riporta all’Alta Direzione le informazioni di tipo Riporta all’Alta Direzione le informazioni di tipo strategico del “Portafoglio” gestito al fine di strategico del “Portafoglio” gestito al fine di supportare l’Azienda nelle decisioni strategichesupportare l’Azienda nelle decisioni strategiche

L’abilità del “Portafoglio Manager” è di saper L’abilità del “Portafoglio Manager” è di saper gestire in modo ottimale l’insieme dei progetti in gestire in modo ottimale l’insieme dei progetti in accordo con le politiche e le strategie aziendaliaccordo con le politiche e le strategie aziendali

Portafoglio ManagerPortafoglio Manager


FaseINIZIALE

Fase di Fase diSTUDIO / DEFINIZ.

Fase diPRODUZIONE/FORNITURA

Front End Process

Mom.Dec.1 Mom.Dec.2 Mom.Dec.3

Rilascio Prodotto

Mom.Dec.4

OK Nuova IniziativaOk Sviluppo Pr. e

Impegno CommercialeOK avvio

Processo Prod.

- Settori di Business - Politiche industriali

- Portafoglio Progetti- Portafoglio Progetti

- Know-how

Time to Needs Time to CustomerTime to Product

Time to Market

Time to Knowledge

SVILUPPO / RILASCIO

PianoPianoProgettiProgetti

Piano Finanziario

Piano Piano ProgrammiProgrammi

Strategie "Corporate"

Strategia ”Impresa"

Product Realization Process Deployment, Maintenance, Support

- Mercati

DALLA STRATEGIA AL PROGRAMMA / PROGETTODALLA STRATEGIA AL PROGRAMMA / PROGETTO


Competenze di Project Management Competenze di Project Management

ProgettoProgetto

PortafoglioPortafoglio

Progetti - IniziativeProgetti - Iniziative

ProgrammiProgrammiProgettiProgetti

Insieme di Programmi e Iniziative, Insieme di Programmi e Iniziative, non necessariamente correlate, non necessariamente correlate,

con forte valenza strategica con forte valenza strategica

Insieme di Progetti correlati con Insieme di Progetti correlati con finalità ed obiettivi comunifinalità ed obiettivi comuni

Progetti con obiettivi diversi Progetti con obiettivi diversi gestiti singolarmentegestiti singolarmente

ProgrammaProgramma

ProgettoProgetto

PROGETTO - PROGRAMMA - PORTAFOGLIO PROGETTI

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