Gestione digitale del ciclo passivo attraverso un sistema ...

Gestione digitale del ciclo passivo attraverso un sistema documentale collaborativo Amedeo Prodi, SAP Italia

©  2014 SAP AG. All rights reserved. 2

Agenda

14.00 Registrazione e welcome coffee

14.30 Benvenuto e introduzione

14.45 La gestione collaborativa del ciclo di vita del documento

15.30 La gestione digitale del ciclo passivo

16.15 Presentazione caso cliente e possibili approcci progettuali

17.00 Q&A

17.15 Aperitivo


Recenti studi AIIM sui processi documentali

Contabilità fornitori (fatture) Gestione progetti

Legale HR

Vendite/CRM Manutenzione/asset management

Assistenza clienti Controllo qualità

Gestione casi Approvvigionamento

0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14%

Nella vostra organizzazione, quali processi aziendali risentono maggiormente dell’assenza di integrazione con la gestione di contenuti/documenti? (N=120)

Collegamento tra documenti e workflow transazionali

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Accesso immediato all’intero contenuto correlato

Condivisione delle conoscenze

Conformità di una gestione coerente

Elevata qualità e riduzione degli errori

Migliore gestione delle risorse di archiviazione Vantaggio commerciale/strategico dell’accesso

combinato ai dati strutturati e non strutturati

Quali sono a vostro parere i DUE maggiori vantaggi della possibilità di collegare l’ECM con l’ERP e il CRM? (N=296)

Processi aziendali con maggiore necessità di integrazione con l’ECM

Maggiori vantaggi dell’integrazione dell’ECM con i processi aziendali

Fonte: White Paper AIIM: “Connecting ERP and ECM: Measuring the Benefits”


SAP and OpenText – 20 Years of Partnership

SAP Extended ECM

OpenText acquires IXOS

SAP Archiving & Document Access

SAP Invoice Management

SAP Digital Asset Management

SAP Employee File Management

SAP Document Presentment

SAP Travel Receipts Management

SAP Portal Content Management SAP Portal Site Management

§  SAP ArchiveLink co-development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3

§  SAP ITS co-development (Internet Transaction Server)

§  SAP CRM co-development

§  First ISV “Powered by SAP NetWeaver”

§  Co-development of DoD 5015.2 certified Records Management

1992

1997

2000

2003

2007

2008

2009

2010

§  Co-innovation CMIS interface

2011 2012

2013


Collegare il Contenuto con i Processi

Processi Contenuto

Business Value

Guidano il lavoro… …forniscono il contesto


L’importanza dei documenti di business

•  Estendere il contesto

•  Scandire l’esecuzione dei processi

•  Fornire una guida per gli utenti

•  Scambio e collaborazione tra gli utenti

•  Compliance con le regolamentazioni


Benefici di un approccio integrato

7

Contenuto gestito nel modo corretto in un singolo punto

Veloce e trasparente accesso a tutti i documenti

Contenuto sicuro per l’intero ciclo di vita

Riduzione dei processi cartacei

Consistenza tra i dati SAP e i documenti

Contenuto connesso ai processi di business

SAP Business Suite

SAP Extended ECM

Controllare gli aspetti legali e i potenziali rischi di compliance

Aumentare l’efficienza dei processi di business


Business Object

Struttura Cartelle Meta Data

Customer ABC ID 4711 Date 21.12.2009 Status Prospect Owner Meier

Folder 1 Folder 2

Sub Folder 1 Sub Folder 2

Sub Folder A

Sub Folder B Folder 3

Relazioni

Collaborazione

Ruoli & Policy

Ciclo di vita Workflows

Documenti

Con

tent

Wor

kspa

ces

SAP Business

Object

Ruoli

Dati

Transazioni

Eventi

Content-Enriched Business Processes

Contenuto

L’estensione documentale dei processi di business


SAP Extended ECM Collegare gli utenti al contenuto, all’interno o all’esterno dei sistemi SAP

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Non-SAP User SAP User

Contenuto e Dati in SAP

Contenuto non strutturato fuori SAP


SAP Extended ECM Collegare gli utenti al contenuto, all’interno o all’esterno dei sistemi SAP

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SAP User

Workspace

Non-SAP User


Collaborazione all’interno dei processi senza barriere

MS SharePoint

SAP ECC

SAP Portal

ECM Web

MS Windows

E-mail & MS Office

Mobile Devices

SAP CRM / SRM

Workspace


MS SharePoint

SAP ECC

SAP Portal

ECM Web

MS Windows

E-mail & MS Office

Mobile Devices

SAP CRM / SRM

Collaborazione all’interno dei processi senza barriere


Workspaces – CS User Experience Business Workspaces


Workspaces – SAP User Experience Business Workspaces


Extended ECM Business Relationships

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EQUI, FLOC Workspace

Customer Workspace

Supplier

Supplier, PO Workspace

Project Workspace

Product Workspace

Material Workspace

Materials SAP MM

SAP FI, SRM Projects

SAP PS, PPM

Customers

SAP SD, CRM

Products SAP PLM, QM

Assets & Plants

SAP PM

Business Relation-

ships


Extended ECM Business Relationships

§  Possono essere bi-direzionali, gerarchici o liste §  Completamente navigabili §  Le informazioni sulle relazioni sono fornite da SAP §  Automaticamente aggiornate

Business Relation-

ships


Extended ECM Business Relationships: Esempi Business Relation-

ships


Extended ECM Business References

§  I Business References possono essere utilizzati su tutti gli oggetti in ECM §  Possono essere gestiti collegamenti multipli ai SAP Business Objects

Business References



§  I Business Reference possono essere creati manualmente o automaticamente.

19

Business References



§  Ricerca di SAP objects all’interno di Extended ECM §  Basata sulle funzioni di ricerca esistenti in SAP Search Help §  È un accesso “live” ai sistemi SAP.

Campi di ricerca basati su SAP Search Help

Risultati provenienti da SAP

Business References



§  Un singolo documento di specifica è collegato a 4 differenti SAP Business Objects (Equipment)

§  Un nuovo Business Reference può essere aggiunto via SAP o ECM UI §  Il link “Display” visualizza il SAP Business Objects nella SAP UI §  “Open Workspace” visualizza il workspace e i relativi documenti.

Business References

21


SAP Extended ECM by OpenText: Gestione documentale per l’intera SAP Business Suite

Document Management per gestire le versioni e le policy di accesso Evitare i problemi di versioning e gestire l'accesso

Content Access per recuperare il contenuto associato all'oggetto SAP da più interfacce utente, dentro e fuori di SAP Collaboration spazi di lavoro

per I gruppi di lavoro interni ed esterni Efficienze date da una collaborazione real time

Content-centric Workflow per approvazioni e instradamento dei documenti Visibilità e controllo sulle approvazioni del contenuto.

Archive dati SAP contenuto non strutturato Riduce i costi IT archiviando i dati

Records Management per la conservazione dei contenuti aziendali Riduce i rischi e conformità contenziosi

Capture documenti cartacei ed email Automatizza I processi cartacei attraverso l’acquisizione.

SAP Business Process Platform


SAP Extended ECM by OpenText: Acquisizione contenuto

Capture documenti cartacei ed email Automatizza I processi cartacei attraverso l’acquisizione.

SAP Business Process platform

§  Scanning

§  Indexing

§  Forms Management

§  Intelligent Classification

§  Processi Batch

§  Imaging

§  Viewers

§  Riconoscimento Bar-Code

§  Acquisizione di vario tipo (carta, fax, mail…)

§  Eliminazione cartaceo e liberazione spazi

§  Riduzione costi di stampa, di copia e di archiviazione carta

§  Archiviazione consistente ed efficace

§  Riduzione errori caricamento manuale

§  Diminuzione costo archiviazione contenuti non-SAP

Solution Enablers Value Drivers


Documenti scansionati

E-Mail

Reports Conoscenza aziendale

Acquisizione contenuti di qualsiasi tipo

Documenti Office

Grafici & Disegni


Drag & Drop da Windows Explorer

Caricamento di più files con drag and drop

Slide 25 Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.


Creazione e Cattura documenti in Microsoft Office

Salvataggio nel repository dalla ribbon di Microsoft Office



Cattura e associazione diretta delle Emails

Drag & Drop delle email nel repository da Microsoft Outlook



Acquisizione documenti cartacei scansionati tramite una Form

Indicizzazione Metadati

Miniature di pagina

Anteprima di pagina



SAP Extended ECM by OpenText: Accesso al Contenuto


§  Interfaccia utente basata sul ruolo

§  Integrazione con MS Office, Web e SAP GUI

§  Ricerca globale

§  Browsing e Navigazione nei Contenuti

§  Virtual Foldering

§  Personalizzazione

§  Permission and Role Management

§  Riduzione costo delle ricerche

§  Aumento produttività utenti SAP

§  Aumento accessibilità ai contenuti per collaborazioni cross-dipartimentali

§  Riduzione tempo di deployment

§  Semplice adozione per gli end users


Content Access per recuperare il contenuto associato all'oggetto SAP da più interfacce utente, dentro e fuori di SAP


Ubiquitous Content Access in preferred Environment

Workspace

MS SharePoint

SAP GUI and SAP NW BC

SAP NetWeaver® Portal

SAP Extended ECM (Web UI)

SAP CRM und SAP SRM

MS Windows Explorer

MS Outlook und MS Office

Mobile Devices


Extended ECM in SAP GUI

31

SAP GUI


Gestione dei Folder Virtuali

Funz

iona

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stan

dard

Exte

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pent

ext

SAP Document Access by OpenText Accesso a tutti I documenti per gli utenti SAP

SA

P C

RM

SD

SAP

PLM

MM

Con

tenu

ti es

tern

i

FI

SAP

SRM

Cartelle Virtuali basate sul processo

SAP GUI


SAP Document Access by OpenText in SAPGUI

Informazione sugli oggetti di business SAP

Integrazione dei flussi cartacei

Integrazione email

Integrazioene delle stampe SAP

Transazione SAP

Visualizzazione dei documenti

Integrazione documenti desktop

SAP GUI


SAP Document Access by Open Text in SAP Enterprise Portal

Netweaver Portal


Extended ECM in SAP CRM

35

Dettaglio Prodotto in CRM

Extended ECM Workspace

SAP CRM


Extended ECM in SAP SRM

36

Workspace Tab in SRM

Extended ECM Workspace collegato a oggetti SRM

SAP SRM


Extended ECM in SAP PPM (cProject)

37

SAP PPM


Extended ECM in Web User Interface

38

La struttura delle cartelle nei workspace può essere

automaticamente creata basata su template

Oggetti SAP correlati: FLOC, Maintenance

Notifications e Ordini sono visualizzati nella barra di

navigazione

SAP PM Data per Equipment P-3000-N001

Web UI


Example: Workspace in MS Windows®

Integrazione in MS Windows

Complete funzionalità ECM: preview dei documenti,modifica

in office, versioning, audit, metadata, etc.

Gerarchia di oggetti SAP completa (e.g.

FLOC, EQUI)

Windows & Office


Extended ECM in Microsoft Outlook®

Drag & Drop E-Mails da Outlook ai

Workspace

Complete funzionalità ECM: preview dei documenti,modifica in office, versioning, audit, metadata, etc.

Gerarchia di oggetti SAP completa (e.g.

FLOC, EQUI)

E-Mail Client


SAP Extended ECM by OpenText: Archiviazione


Archive dati SAP contenuto non strutturato Riduce i costi IT archiviando i dati

§  Data and Document Archiving

§  Storage Management agnostico

§  Migrazione contenuti tra differenti storage devices

§  Integrazione con SAP ILM

§  Sicurezza evoluta

§  Single Instance Archiving

§  Taglio costi tramite consolidamento piattaforme di archiviazione

§  Riduzione tempi di risposta nella gestione di grossi moli di dati e documenti

§  Riduzione del rischio proteggendo i contenuti tramite repliche & disaster recovery con storage non manomettibili



Gestione logica degli storage

CAS (WORM)

SAN, NAS, JBOD Disk Array

HSM (WORM)

EFS (Local Disk, SAN) Draft documents

Logic Archive Finance

Open Text Archive & Storage

ServicesLogic Archive Collaboration

Logic Archive SEC or HR

Open Text Metadata Services

Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.


Riduzione del TCO con Data Archiving C

osts

C

ompl

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oduc

tivity

300 350 400 500 600 700 800 900 1000 1200 800 850

800 1000

SAP Archiving – OpenText Enterprise Library

�  Mantenere i database con dimensioni gestibili

�  Ridurre lo sforzo di amministrazione

�  Gestione del ciclo di vita di archiviazione

�  Ridurre i dati prima delle migrazioni SAP

�  Gestire i file di dati SAP su un archivio sicuro e conforme

�  Elevata disponibilità, la replica, la distribuzione e il disaster recovery per proteggerli dai rischi

�  Mantiene il sistema SAP con tempi di risposta brevi

�  Offrire un facile accesso ai dati online e offline basato sui processi di business


Riduzione del TCO con Legacy Decommissioning

�  Memorizzare i dati storici su Archive Server (supporti meno costosi)

�  Supporta la dismissione dei sistemi legacy

�  Non c'è bisogno di progetti lunghi e complessi di migrazione verso SAP

�  Conforme alle norme di legge

�  I dati storici sono ancora accessibili

�  Mantenere bassi i tempi di risposta del database SAP

�  L'accesso diretto ai dati legacy tramite SAPGUI per gli utenti business

Cos

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Com

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SAP Archiving – OpenText Enterprise Library

Legacy System �  PeopleSoft

�  Siebel

�  Oracle

�  JDE

�  Paisy

�  R/2

�  ….


SAP Extended ECM by OpenText: Gestione del documento


§  Controllo delle Versioni

§  Check In/Out

§  Categorizzazione Metadati

§  Documenti compositi

§  Audit Trail

§  Accesso Utente/Gruppo

§  Tipo contenuti agonostico

§  Ricerca complessiva

§  Riduzione tempo speso per ricerca univocità documenti

§  Riduzione costi rintracciamento contenuti in azienda

§  Riduzione costi dei file servers e delle applicazioni documentali dipartimentali

§  Diminuzione stampe e copie tra applicazioni


Document Management per gestire le versioni e le policy di accesso Evitare i problemi di versioning e gestire l'accesso


Extended ECM Policies – Accesso ai Workspace guidato da SAP

§  Il ruolo, il suo profilo e i suoi oggetti autorizzativi determinano l'accesso a un oggetto di business in un sistema SAP

§  Extended ECM Policies controllano l'accesso ai workspace in base ai ruoli e dati SAP. Business

Suite

Equipment

Customer APC Computers

Customer Becker Berlin

Technician Account Manager

Roles & Policies


Business Policies per accedere ai Workspaces

L’utente può vedere solo i clienti delle sales organizations assegnate

Filtered

Available Customer Workspaces

Roles & Policies


Controllo delle Versioni Lo storico delle versioni e delle revisioni viene conservato per ogni documento


Auditing

Insieme ad una traccia completa degli eventi di audit


SAP Extended ECM by OpenText: Workflow


Content-centric Workflow per approvazioni e instradamento dei documenti Visibilità e controllo sulle approvazioni del contenuto.

§  Workflow documentale ad hoc

§  Work item lists

§  Notifiche

§  Workflow Editor

§  Workflow Monitor

§  Riduzione costi verifica ed approvazione

§  Taglio costi per processi relativi a documenti regolamentati

§  Riduzione tempo speso su processi document intensive

§  Miglioramento e processi e compliance tramite l’uso di firme elettroniche



Verifica Approvazione

Collaborative Review

Edit Draft

Render PDF

Approval Signature

Publish

Rappresentazione dei processi aziendali per la verifica e l’approvazione dei documenti tramite il workflow painter

Gestione/ Verifica - Workflow


Gestione/ Verifica - Workflow

Verifica

Collaborative Review Edit

Draft Render PDF

Approval Signature

Publish


Approvazione


Lavorare sui workflow tramite le email

Verifica

Collaborative Review

Edit Draft Render

PDF Approval Signature

Publish

Approvazione


I workflow possono anche includere form elettroniche per accelerare i processi aziendali interni

Workflow e Forms


SAP Extended ECM by OpenText: Collaboration


§  Team e Project rooms

§  Shared Workspace

§  Discussioni

§  Notifiche

§  Task Lists

§  Canali News / Ticker

§  Sondaggi

§  Miglioramento produttività e accelerazione decisioni

§  Connessione globale team di progetto

§  Indirizzamento decisioni di business ai referenti appropriati

§  Automazione comunicazioni in azienda

§  Riduzione costi di progetto tramite accesso sicuro ai contenuti


Collaboration spazi di lavoro per I gruppi di lavoro interni ed esterni Efficienze date da una collaborazione real time


Notifiche

Mantenersi aggiornati sui nuovi contenuti creati in azienda


SAP Extended ECM by OpenText: Record Management


§  File Plan & Administration

§  Gestione Metadati

§  Retention Schedules & Legal Holds

§  Gestione Records fisici

§  Circolazione records evoluta

§  Classificazione automatica

§  Disposition

§  Audit Trails

§  Pianificazione aziendale olistica del records management

§  Eliminazione difendibile dei contenuti aziendali

§  Mitigazione rischio

§  Diminuzione esposizione ai costi di conoscitiva legale

§  Riduzione costi di storage tramite distruzione proattiva

§  Facilitazione decommissioning dei contenuti legacy


Records Management for enterprise content retention Reduce compliance and litigation risk


RSI Retention Schedules

Documents

Classifications Holds

Dispositions

Justifications Actions


Gestione e controllo del ciclo di vita con RM

Valore per il business


Benefici di SAP Extended ECM by OpenText?

" Extended ECM offre un prodotto nativamente integrato negli oggetti di business SAP (SAP ERP, CRM, SRM, PLM, PPM, ...)

" L'accesso a tutte le informazioni di business rilevanti mediante l'interfaccia utente preferita (SAP GUI, SAP Portal, GUI Web, E-Mail Client, MS Office, MS Windows)

" Basso rischio d’implementazione, minori tempi di upgrade e minor TCO data l'integrazione nativa tra SAP e Open Text e la roadmap congiunta di sviluppo dei prodotti.

" Soluzione ECM leader del mercato enterprise venduta e mantenuta da SAP stessa.

Thank you!

Amedeo Prodi,SAP Italia


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