Gestione ciclo passivo. Acquisizione Processo ottimizzato con luso dellimmagine.

Gestione ciclo passivo

Acquisizione Acquisizione Processo ottimizzato con l’uso dell’immagineProcesso ottimizzato con l’uso dell’immagine

All’uffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati.

L’addetto apre le buste e distingue i documenti fatture da tutto il resto.

Per ogni fattura procede nel seguente modo:

> sbusta;

> spinza;

> applica etichetta barcode sulla prima pagina.

NB. L’etichetta barcode è prestampata riportando un progressivo univoco su base annua.

Il plico delle fatture viene spostato all’ufficio copie dove è presente lo scanner.

Fino a questo punto l’operatore non ha usato alcuno strumento, nè PC né altro ed al suo lavoro

quotidiano è stata aggiunta solo l’apposizione di una etichetta!

Applicazione barcode

UFFICIO POSTA

Apertura e despillaturaRicezione buste

All’uffico copie arrivano i documenti cartacei despillati e con il Barcode applicato

sulla prima pagina.

L’addetto alla scansione ripone il plico di fatture sull’alimentatore automatico

dello scanner.

Tramite la scansione batch di Archidoc le fatture vengono acquisite in formato

immagine e separate automaticamente. Una volta riconosciuto il barcode, apposto

sulla prima pagina, vengono quindi messe nella coda di smistamento (casella temporanea

visibile a chi è abilitato).

Il cartaceo trattato viene riposto in scatoloni.

I documenti cartacei non devono essere né classificati né ordinati, ma semplicemente riposti in ordine di

scansione. Ogni scatola verrà contrassegnata, riportando data e progressivo Archidoc del primo

documento e progressivo Archidoc dell’ultimo documento.

UFFICIO COPIE

Scansione fatture in archidoc Archiviazione cartaceo

L’operatore apre Archidoc e l’ERP simultaneamente, posizionando le finestre una

affianco all’altra.

Entra nella funzione smistamento di Archidoc e gli viene proposta la prima fattura

acquisita e non processata (nel caso di più utenti, Archidoc si occupa di distribuire

automaticamente il carico di lavoro).

Entra nella schermta di registrazione dll’ ERP e leggendo i dati dall’immagine

proposta da Archidoc procede alla scrittura dei dati contabili.

Con la sola pressione di un tasto i dati vengono ricopiati dall’ERP ad Archidoc.

Tramite la casella di posta di Archidoc il documento elettronico viene inviato ai

responsabili della benestariazione.

Le attività dell’amministrazione sono rimaste invariate. È stato aggiunto semplicemente un clic a fine

Registrazione, per passare i dati dall’ERP ad Archidoc. I dati NON sono stati ridigitati!

AMMINISTRAZIONE

Registrazione fatture

Archidoc

ERP

Spedizione per controllo

Archidoc MAIL

L’operatore Verdi Giuseppe registra la fattura e tramite il pulsante rosso Smistamento nella barra Host Link, associa gli indici del documento in Archidoc e passa alla successiva fattura da registrare.

Gestione annotazioni

Visualizzazione della posta da Archidoc

Utenti ADDETTI ALL’APPROVAZIONE

Spedizione ad altri utenti

Acquisizione Acquisizione Processo usando il cartaceo per la Processo usando il cartaceo per la

registrazioneregistrazione

All’uffico posta arrivano i documenti cartacei imbustati.

L’addetto apre le buste e distingue i documenti fatture da tutto il resto.

Per ogni fattura procede nel seguente modo:

> sbusta;

> spinza;

> applica etichetta barcode sulla prima pagina.

NB. L’etichetta barcode è prestampata riportando un progressivo univoco su base annua.

Il plico delle fatture viene spostato all’ufficio copie dove è presente lo scanner.

Fino a questo punto l’operatore non ha usato alcuno strumento, nè PC né altro ed al suo lavoro quotidiano

è stata aggiunta solo l’apposizione di una etichetta!

UFFICIO POSTA

Applicazione barcodeRicezione buste Apertura e despillatura

All’uffico copie arrivano i documenti cartacei despillati e con il barcode apposto

sulla prima pagina.

L’addetto aalla scansione ripone il plico di fatture sull’alimentatore automatico

dello scanner.

Tramite la scansione batch di Archidoc le fatture vengono acquisite in formato

Immagine e separate automaticamente. Una volta riconosciuto il barcode, apposto

sulla prima pagina, vengono quindi messe nella coda di smistamento (casella temporanea

visibile a chi è abilitato).

Il plico del cartaceo trattato viene inviato all’amministazione.

UFFICIO COPIE

Scansione fatture in Archidoc Invio plico fatture all’amministazione

Il capufficio smista il lavoro consegnando le fatture da registrare ad ogni operatore.

L’operatore apre Archidoc e l’ERP simultaneamente, posizionando le finestre una

affianco all’altra.

Entra nella funzione smistamento di Archidoc e tramite l’uso di una pistola Barcode legge

il Barcode della fattura che vuole registrare.

Archidoc si posiziona in automatico sull’immagine della fattura che si ha in mano.

L’operatore entra nella schermata di registrazione dll’ERP e leggendo i dati dalla copia cartacea

procede alla scrittura dei dati contabili.

Con la sola pressione di un tasto i dati vengono ricopiati dall’ERP ad Archidoc.

Tramite la casella di posta di Archidoc il documento elettronico viene inviato ai responsabili

della benestariazione.

Il cartaceo trattato viene riposto in scatoloni.

Le attività dell’amministrazione sono rimaste invariate. E’ semplicemente stato aggiunto un clic a fine

registrazione per passare i dati dall’ERP ad Archidoc. I dati NON sono stati ridigitati!

L’utente ha potuto lavorare sul cartaceo per leggere i dati.

AMMINISTRAZIONE

Registrazione fatture

Archidoc

ERP

Archiviazione cartaceo Spedizione per controlloSmistamento lavoro da parte del capufficio distribuendo il cartaceo agli addetti

L’operatore Verdi Giuseppe registra la fattura e tramite il pulsante rosso Smistamento nella barra Host Link, associa gli indici del documento in Archidoc e passa alla successiva fattura da registrare.

RicercaRicerca

L’amministrazione può accedere alle immagini dei documenti direttamente dall’ERP.

A partire dai dati visualizzati dall’ERP (tramite le normali vie e logiche del gestionale),

è possibile effettuare la ricerca del documento tramite Archidoc, attivato con un semplice

clic del mouse, sulla base degli indici che vengono catturati a video.

Senza effettuare alcuna modifica nell’ERP è stato possibile collegare immagini e dati esistenti.

AMMINISTRAZIONE

ERP integrato ad Archidoc

Archidoc

ERP

Consultazione dati fatture da ERP: ci si posiziona su

una schermata con le chiavi del documento e

tramite un click su Archidoc, via Host Link viene

eseguita la ricerca e presentata l’immagine.

Tutti gli utenti abilitati ed aventi il diritto di riservatezza sui vari documenti possono

ricercare le fatture tramite Archidoc, sfruttando tutti gli indici che automaticamente

sono stati creati in fase di registrazione.

Non è necessario conoscere l’ERP ne avere licenze dell’ERP per consultare i documenti di propria

competenza.

UFFICI NON AMMINISTRATIVI DELLA SEDE

Ricerca e visualizzazione da Archidoc C/S


Ricerca e visualizzazione da Archidoc C/S

Via WEB Tutti gli utenti abilitati ed aventi il diritto di riservatezza sui vari

documenti possono ricercare le fatture tramite Archdoc sfruttando tutti gli indici

che automaticamente sono stati creati in fase di registrazione.

Non è necessario conoscere l’ERP né avere licenze dell’ERP per consultare i documenti di propria competenza.

UFFICI NON AMMINISTRATIVI FUORI SEDE

Ricerca e visualizzazione da Archidoc WEB


Ricerca e visualizzazione da Archidoc WEB

Gestione ciclo passivo

Gestione ciclo passivo. Acquisizione Processo ottimizzato con luso dellimmagine.

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