GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA · •strutture organizzative aziendali;

matemat icamente . i t

GESTIONE DI PROGETTO

E ORGANIZZAZIONE DI

IMPRESA

Il project management nella scuola superiore

di Antonio e Martina Dell’Anna

GESTIONE DI PROGETTO E ORGANIZZAZIONE DI IMPRESA Il project management nella scuola superiore

di Antonio e Martina Dell’Anna

m a t e m a t i c a m e n t e . i t

IL PROGETTO SPOT

Servizi pubblici territoriali online

PARTE VII – APPENDICE I

2

CASI DI STUDIO

Gestione di progetto e organizzazione di impresa


IL PROGETTO SPOT

• Prima di analizzare i casi di studio

occorre studiare le unità didattiche 1 e

2, in particolare:

• organizzazione, processo e progetto;

• processi produttivi;

• strutture organizzative aziendali;

• redditività di progetto.

Gestione di progetto e organizzazione di impresa 3


IL PROGETTO SPOT


• La descrizione del progetto può essere

equiparata alla presentazione fatta dal project

manager, nella prima riunione di avvio delle

attività, al gruppo di lavoro coinvolto nella

attività di pianificazione.

• Oltre al PM, che coordina, alla riunione

solitamente sono presenti:

• progettisti esperti delle aree di interesse;

• sponsor (uno o più amministratori fortemente

interessati al progetto);

• responsabili aziendali di riferimento.


IL PROGETTO SPOT


• Il progetto riguarda il settore ICT ma il

modello descritto può essere facilmente

adattato ad altri settori.

• E’ sufficiente sostituire la terminologia con

quella del settore di interesse.


IL PROGETTO SPOT


La descrizione iniziale del progetto fatta dal PM contiene i

seguenti elementi:

• obiettivi strategici del proponente;

• descrizione generale della soluzione ipotizzata e da

definire:

• contesto, infrastrutture, organizzazione, prodotti ecc;

• prima ipotesi di organizzazione del team di progetto;

• principali attività previste nell’ambito del progetto;

• prima ipotesi di cronoprogramma o di vincoli

temporali;

• prima generica ipotesi di costi o di vincoli economici;

• particolari attività o prodotti da realizzare come piani di

gestione a regime o piano esecutivo del fornitore.


IL PROGETTO SPOT

PRESENTAZIONE (1)


• Il progetto prevede la implementazione

di servizi pubblici erogati on line a

cittadini ed aziende.

• Soggetto proponente è una

aggregazione di circa 20 comuni

appartenenti ad un’area territoriale

(provincia, comunità montana, altro)

con un totale di circa 500.000 abitanti.


IL PROGETTO SPOT

PRESENTAZIONE (2)


• I servizi non sono definiti nel dettaglio

• possono riguardare diverse aree del comune (diversi

domini applicativi):

• i servizi per le attività economiche del SUAP

(Sportello Unico per le Attività Produttive);

• i servizi per l’edilizia del SUE (Sportello Unico per

l’Edilizia);

• il SIT (Sistema Informativo Territoriale);

• i servizi per la Gestione dei Tributi;

• altri servizi.

• I servizi possono riguardare più aree ed essere

integrati tra loro.


IL PROGETTO SPOT

PRESENTAZIONE (3)


• I servizi vengono attivati solitamente da una

richiesta o da una comunicazione da parte del

cittadino o da una impresa.

• La richiesta è corredata spesso da

documentazione tecnica.

• Alla richiesta iniziale possono seguire altri

scambi di documentazione tra l’ente e il

richiedente.

• La documentazione generalmente deve

essere firmata e deve essere consegnata allo

sportello comunale o tramite posta.


IL PROGETTO SPOT

PRESENTAZIONE (4)


• Il nuovo codice dell’amministrazione

digitale (nuovo CAD, Decreto

legislativo n. 235/2010) prevede che le

comunicazioni con gli enti pubblici

possano essere eseguite via web con

l’utilizzo di tecnologie come:

• firma digitale (FD);

• posta elettronica certificata (PEC);

• pagamenti online.


IL PROGETTO SPOT

OBIETTIVI GENERALI


• Realizzazione di un sistema di gestione

integrato per la erogazione di servizi pubblici

in modalità online a cittadini e alle imprese.

• L’utente potrà richiedere e ricevere tutti i

servizi via web, da casa o dal posto di lavoro,

in qualsiasi ora ed in qualsiasi giorno.

• I servizi miglioreranno sicuramente in

efficienza, efficacia ed economicità.

• E’ necessaria una reingegnerizzazione dei

processi interni all’ente per adeguarli alle

nuove modalità digitali.


IL PROGETTO SPOT

SOLUZIONE (1)


Hardware ed infrastrutture di rete

• Il progetto, dal punto di vista architetturale,

dovrà prevedere una soluzione mista in parte

centralizzata e in parte distribuita (nei

comuni).

• La componente centrale, fisica o virtuale,

sarà adibita alla installazione del software ed

alla erogazione dei servizi.

• Le componenti periferiche nei comuni

riguarderanno soprattutto postazioni di lavoro

specializzate.


IL PROGETTO SPOT

SOLUZIONE (2)


Software

• Il software sarà scelto tra quelli disponibili sul mercato ed eventualmente potrà essere personalizzato sulla base di specifiche esigenze.

• Il software dovrà avere i seguenti requisiti tecnici:

• essere web based;

• essere realizzato con tecnologie open source per permettere il riuso delle soluzioni;

• essere dotato di funzionalità di interoperabilità e cooperazione applicativa per poter essere integrato con tutte le procedure gestionali e i portali degli Enti.

• I data base dovranno essere centralizzati ma concettualmente organizzati per singolo Ente.


IL PROGETTO SPOT

SOLUZIONE (3)


Riorganizzazione degli Enti

• I comuni dovranno avere la possibilità di:

• condividere competenze e risorse umane,

• trasferire le esperienze al loro interno;

• in generale condividere le best practice.

• Devono essere definiti degli standard

territoriali riferiti sia alla modulistica sia alle

procedure.

• Si prevede un ufficio centrale capace di

erogare, per conto dei comuni associati, tutti

o parte dei servizi implementati dal progetto.


IL PROGETTO SPOT

SOLUZIONE (4)


Attività di comunicazione

• Deve essere prevista una attività di

comunicazione indispensabile sia per

informare sia per formare gli interessati:

• il personale interno ai comuni coinvolto

nell’iniziativa;

• i cittadini e le imprese a cui sono diretti i

servizi erogati.


IL PROGETTO SPOT

SOLUZIONE (5)


Piano di gestione a regime

• Nell’ambito del progetto deve essere

realizzato un piano di gestione a regime dei

servizi implementati.

• Il piano deve contenere la previsione dei costi

di gestione per almeno i primi tre anni.

• Il piano di previsione dei costi a regime è uno

dei prodotti indispensabili per gli enti per

poter valutare l’incidenza della spesa dei

nuovi servizi sui bilanci futuri.


IL PROGETTO SPOT

SOLUZIONE (6)


Progetto offerta dei fornitori

• I fornitori in fase di gara dovranno presentare

un progetto offerta in cui potranno proporre

delle soluzioni migliorative rispetto alla

soluzione minima definita come base.


IL PROGETTO SPOT

SOLUZIONE (7)


Individuazione della soluzione

• La soluzione finale sarà individuata attraverso una gara pubblica effettuata secondo il codice degli appalti (DLgs 163/2006).

• L’offerta migliore verrà individuata attraverso la valutazione:

• della soluzione proposta e degli aspetti migliorativi rispetto alla soluzione minima richiesta;

• della offerta economica calcolata sulla base del ribasso proposto dalle aziende rispetto ad un importo massimo stabilito come base d’asta.


IL PROGETTO SPOT

ORGANIZZAZIONE TEAM DI PROGETTO (1)


• L’organizzazione del team di progetto sarà

complessa perché il numero di risorse

coinvolte è numeroso.

• Si prevede la partecipazione di:

• personale interno ai comuni;

• collaboratori esperti esterni;

• personale dei fornitori;

• portatori di interesse (stakeholder).

• Ogni comune dovrà mettere a disposizione

del progetto strutture, servizi e personale.


IL PROGETTO SPOT



• L’organizzazione del team di progetto sarà a

matrice:

• le funzioni saranno le aree: amministrazione,

segreteria, suap, sue, sistemi e reti, sviluppo

software, formazione, assistenza e supporto,

manutenzione, altro;

• le divisioni saranno i gruppi di lavoro dedicati

alla realizzazione delle fasi o attività;

• si prevede anche uno staff di esperti a

disposizione del project manager.

• I gruppi di lavoro saranno misti, cioè composti da

personale interno, esterno e dei fornitori in

funzione delle necessità di ogni attività.


IL PROGETTO SPOT



Personale interno agli Enti:

• l’assemblea dei sindaci o un altro

amministratore per ogni comune (comitato di

programma);

• tutti i responsabili di servizio interessati al

progetto coadiuvati dal personale del loro

ufficio;

• Gli uffici coinvolti saranni: sistemi

informativi, segreteria, amministrazione,

comunicazione e domini applicativi del

progetto (suap, sue, sit, tributi, altro).


IL PROGETTO SPOT



Organizzazione interna agli Enti:

• Uno dei comuni fungerà da capofila come responsabile delle attività operative ed amministrative.

• Il sindaco del comune capofila fungerà da presidente del comitato dei sindaci (sponsor).

• Il responsabile del servizio sistemi informativi di uno dei comuni fungerà da project manager.

• Ogni comune avrà un suo responsabile comunale di progetto che coordinerà le attività tra il team di progetto e le componenti interne al comune.


IL PROGETTO SPOT



Collaboratori esperti esterni:

• La componente interna del team sarà integrata da

consulenti esterni esperti con competenze non

presenti all’interno dei comuni.

• Gli esperti esterni opereranno a supporto del project

manager.

• Probabili esperti esterni possono essere:

• un responsabile della qualità;

• un esperto di project management;

• un esperto del dominio applicativo;

• un esperto di aspetti organizzativi e di processi

aziendali comunali;

• altri.


IL PROGETTO SPOT



Personale dei fornitori:

• Il personale dei fornitori farà parte dei gruppi di lavoro

a tutti gli effetti e coopererà con gli altri membri del

team.

• Il personale dei fornitori sarà coordinato da un project

manager del fornitore e sarà organizzato in team.

• Ogni team sarà composto da figure con competenza e

livello differenti: team leader, progettista, analista,

specialista ecc.

• Il personale dei fornitori opererà soprattutto nelle

attività di: installazione sistemi e reti, sviluppo

software, creazione banche dati, formazione, supporto,

assistenza tecnica e manutenzione.


IL PROGETTO SPOT



Esempio di organigramma


IL PROGETTO SPOT

ATTIVITÀ (1)


• L’idea e l’avvio di progetto, concezione e

definizione, avviene per differenti motivi:

• iniziativa di qualche portatore di interesse

(stakeholder), solitamente un

amministratore o dirigente di settore;

• per necessità come nuove normative;

• per cogliere opportunità come

finanziamenti comunitari, nazionali ecc.


IL PROGETTO SPOT

ATTIVITÀ (2)


• L’amministratore particolarmente interessato

probabilmente fungerà da sponsor del

progetto e cercherà di acquisire la

partecipazione degli altri enti dell’area.

• Trovate le adesioni degli enti ed individuato

un esperto (potenziale project manager o

progettista) si parte con la definizione

dell’idea che comprende:

• rilevazione dello stato dell’arte;

• studio di fattibilità.


IL PROGETTO SPOT

ATTIVITÀ (3)


• Alla fase di definizione segue la fase di

pianificazione che porta a:

• realizzazione del piano di progetto;

• approvazione del piano da parte del

comitato dei sindaci;

• finanziamento del progetto;

• avvio della ‘esecuzione’ del progetto.


IL PROGETTO SPOT

ATTIVITÀ (4)


Segue poi le fasi di progettazione e realizzazione che

comprendono:

• la progettazione della soluzione;

• la gara di individuazione del fornitore e

sottoscrizione del contatto;

• la redazione ed approvazione del progetto

esecutivo;

• la fornitura ed installazione della soluzione

tecnologica;

• la revisione dei processi;

• la formazione degli operatori;

• il collaudo del sistema.


IL PROGETTO SPOT

ATTIVITÀ (5)


• Segue la fase di dispiegamento, detta anche

di avvio o implementazione, che comprende:

• il completamento dell’organizzazione

interna;

• il coinvolgimento degli utenti: cittadini e

aziende attraverso attività di informazione

e formazione;

• l’avvio del progetto con una fase iniziale di

sperimentazione.


IL PROGETTO SPOT

ATTIVITÀ (6)


• Il progetto si chiude con la fase di revisione

finale che prevede:

• la chiusura di tutti i rapporti aperti con il

progetto;

• il controllo della spesa e delle procedure

applicate;

• l’analisi dei risultati finalizzata a valorizzare

l’esperienza per iniziative future.


IL PROGETTO SPOT

CRONOPROGRAMMA


Una sola condizione:

durata massima del progetto

diciotto mesi.


IL PROGETTO SPOT

COSTO GLOBALE (GUDGET)


• Il costo globale previsto per il progetto deve essere

compreso tra un minimo di € 400.000 e un massimo di

€ 500.000.

• La spesa globale del progetto sarà ripartita tra gli enti

in funzione di criteri da definire (es. in proporzione

degli abitanti o altro).

• Se il progetto beneficia di finanziamenti di enti di livello

superiore: regione, stato, comunità europea, gli enti

partecipanti dovranno dividersi solo la parte di spesa

non coperta dal finanziamento.

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