martedì 23 gennaio 2007

GanttProject: uno strumento a supporto della gestione deiprogetti

a cura di Michele Ledda

Un esempio d'uso di Gantt Project: un software Open Source che si sta affermando sempre piùcome valida alternativa al noto Microsoft Project per la gestione dei progetti

Escludendo le imprese che lavorano in serie possiamo affermare che un gran numero di realtàimprenditoriali lavorano per progetti. Pensiamo ad un'impresa che opera nel ramo dell'ICT: larealizzazione di un portale, di una banca dati, di un sistema informativo, di una rete aziendale,possono essere considerati a pieno titolo dei progetti. Riteniamo che uno strumento quale GanttProject possa rivelarsi di grande aiuto per la loro gestione.Possiamo scaricare dal sito l'ultima versione, la attuale disponibile è la 2.0.2. Inoltre è necessario

avere già installato l'ambiente di runtime di Java (J2SE Runtime Environment). Una volta

effettuata l'installazione possiamo lanciare il programma.

Figura 1. L'apertura del programma Gantt Project Il primo passo da intraprendere è quello di creare un nuovo progetto. Cliccando sull'appositopulsante nel menu superiore una breve procedura guidata (o "wizard") in tre passi ci permetterà diindicare le generalità del progetto e di poter cominciare a lavorare alla sua pianificazione.Evidenziamo a tal proposito che tale strumento supporta da una parte la pianificazione di tutte leattività necessarie a portare a termine il progetto, dall'altra parte ci permette di controllare sequello che abbiamo immaginato si attuerà nei tempi, nei costi, e nell'impiego di risorse previsti.

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Supponiamo di aver creato un progetto relativo alla costruzione di una casa. L'esempio ci serveesclusivamente perch la sua semplicità ci permette di poter spiegare le potenzialità delprogramma senza entrare nel merito di progetti specialistici che avrebbero difficoltà ad esserecapiti appieno per la loro natura troppo settoriale.Continuando con il nostro esempio, la costruzione di una casa, possiamo dire che questacorrisponda anche ad un obiettivo. Il miglior modo per perseguire un obiettivo è quello discomporlo in sotto obiettivi ed in attività.Riprendendo l'esempio della costruzione di una casa e scomponiamo questo obiettivo neiseguenti sotto obiettivi:

Costruzione delle fondamenta

Costruzione dei muri portanti e del tetto

Costruzione impianti

Installazione degli infissi e degli arrediVediamo come utilizzare Gantt Project a tale scopo. Per inserire una nuova attività bisognacliccare sull'apposita voce sul menu superiore. Supponiamo di inserire come primo il nostroobiettivo, ovvero "Costruzione di una casa".

Figura 2. Inserimento dell'obiettivo

Nella colonna "nome" appare il nostro obiettivo. Notate che nelle colonne data di inizio e data difine vengono in automatico inserite delle date. Non ci cureremo di inserire un intervallo temporaleperch questo obiettivo lo dobbiamo scomporre in sotto obiettivi per i quali stabiliremo delle durate.Automaticamente "Costruzione casa" erediterà la somma di tali durate. Inseriamo il primo sottoobiettivo "Costruzione delle fondamenta".

Figura 3. Inserimento di sotto obiettivo

A questo punto dobbiamo esplicitare che si tratta di un sotto obiettivo di "Costruzione casa". A talfine lasciando selezionato "Costruzione fondamenta" clicchiamo sulla freccia che punta versodestra posta sopra il logo di Gantt Project.Figura 4. Rendere esplicito il sotto obiettivo

Noteremo anche dal punto visivo dei cambiamenti. Il sotto obiettivo appare rientrato rispetto almacro obiettivo e a destra graficamente notiamo che questo non appare più come una barraazzurra ma come una linea continua nera. Questo indica che ci troviamo davanti ad una macro

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attività che è stata scomposta.Continuiamo a scomporre ulteriormente il sotto obiettivo "Costruzione fondamenta" in attivitàSupponiamo di scomporla nel seguente modo:

Costruzione fondamenta

Scavo delle fondamenta

Colata di cementoPer poter fare questo è necessario inserire le due nuove attività e cliccare due volte sulla frecciache indica la destra posta sopra il logo di Gantt Project.

Figura 5. Inserimento di ulteriori sotto obiettivi Facciamo un passo avanti ed attribuiamo delle durate alle due attività creando poi tra loro unarelazione. Supponiamo che siano necessari 5 giorni per la realizzazione dello scavo a partiredall'11/12/06. Clicchiamo sulla riga corrispondente a data di fine e inseriamo la data 16/12/06.

Figura 6. Inserimento della durata dell'attività

Per quanto riguarda le relazioni vi sono attività che possono avere inizio esclusivamente altermine di quella che la precede (relazione inizio - fine), altre che devono cominciare

1.

2.

contemporaneamente (relazione inizio - inizio). Nel nostro caso la colata di cemento potràavvenire solo quando è terminato lo scavo, dobbiamo quindi creare una relazione che espliciti talevincolo.Selezioniamo le due attività e poi clicchiamo sul simbolo rappresentante una catena posto sopra illogo di Gantt Project.

Figura 7. Creazione di una relazione tra due attività

Possiamo notare diversi elementi che Gantt Project ha considerato in automatico:

La data di inizio della colata di cemento è stata automaticamente aggiornata tenendo conto

della fine dello scavo delle fondamenta.

A destra il diagramma di Gantt (tale è il nome di quello che stiamo andando a comporre) ci

mostra visivamente con una freccia il collegamento tra le due attività, spostando nel tempo

l'inizio della colata di cemento.Tralasciamo l'inserimento delle attività che abbiamo citato sopra come esempio per affrontare unaltro aspetto molto importate; quello relativo alla gestione delle risorse. Clicchiamo sulla linguetta"Risorse" posta a fianco a quella del Gantt e otteniamo il modulo per inserire le risorse

Figura 8. Schermata di presentazione per l'inserimento delle risorse

Lo scopo di questo passo è quello di definire quali saranno le risorse impegnate nel progetto perpoi assegnarle alle singole attività.Per inserire una nuova risorsa è necessario cliccare sull'apposita voce nel menu superiore. Ciapparirà una finestra dove è possibile inserire i nomi delle risorse, i loro contatti ed eventualmenteun intervallo di tempo nel quale la stessa è disponibile a lavorare (possiamo quindi considerareeventuali periodi di ferie ecc..) Unico neo che rileviamo è la scarsa gestione dei ruoli da attribuirealle risorse. Gantt Progect ne carica alcuni come predefiniti ma possono essere insufficienti arappresentare le competenze necessarie in determinati progetti.Il consiglio in questo caso è di creare una nuova colonna con campo solo testo e di inserire divolta in volta i ruoli. Per inserire una nuova colonna è sufficiente cliccare con il pulsante destro delmouse su di una delle intestazioni, ad esempio su Nome, e poi scegliere la voce Nuova colonnapersonalizzata. Supponiamo di inserire due risorse:

1.

2.

1.

2.

Mario operaio specializzato in scavi

Roberto operaio specializzato per la colata

Figura 9. Elenco delle risorse disponibili A questo punto non rimane altro che assegnare le risorse alle rispettive attività. Clicchiamo sullalinguetta Gantt, selezioniamo l'attività scavo fondamenta, clicchiamo con il pulsante destro delmouse e poi su proprietà. Si aprirà una nuova finestra dove è presente il riepilogo della nostraattività e dalla quale è possibile apportare modifiche. Cliccando sulla linguetta risorse possiamoprocedere alle assegnazioni.

Figura 10. Assegnazione delle risorse alle attività

Vediamo come Gantt Project possa essere d'ausilio anche per le attività di controllo. Ovvero comeci permette di verificare che quello che abbiamo previsto si stia verificando nella maniera corretta.Supponiamo riprendendo il nostro esempio di essere arrivati al 16 dicembre. Si possonosostanzialmente verificare 2 situazioni:

L'attività scavo delle fondamenta si è conclusa

L'attività non si è conclusa e dobbiamo registrare un ritardoA tal proposito abbiamo la possibilità con il programma di indicare quale sia la situazione reale.Clicchiamo con il pulsante destro del mouse sul nome dell'attività e poi su proprietà ed attribuiamoun progresso pari all'80% sull'avanzamento dell'attività stessa.

Figura 11. Attribuzione del livello di avanzamento ad una attività

Il nostro diagramma di Gantt muterà aspetto.

Figura 12. Modifica del diagramma di Gantt in seguito allo stato di avanzamento di una attività

Osserviamo infine che l'uso del programma può essere strumento per soffermarsi su altreriflessioni e che l'ausilio di uno strumento di questo genere è sempre più importante per lagestione di progetti sia semplici, sia complessi.

Versione originale: http://www.pmi.it/project-management/tutorial/168/ganttproject-uno-strumento-a-supporto-della-gestione-dei-

progetti.html

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