GBD titolario 1

Giorgetta Bonfiglio-Dosio Università degli Studi di Padova

Il titolario come strumento di organizzazione dell’archivio

corrente

(Belluno, 6 maggio 2010)

GBD titolario 2

Titolario di classificazione

Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta-zione ordinata.

GBD titolario 3

Il titolario = piano di classificazione

È uno degli strumenti per la gestione dell’archivio corrente

da solo non basta:Va usato nel contesto di una

politica gestionale precisaLa teoria ne ha confermato la

necessitàLa tecnologia informatica ne ha

evidenziato l’assoluta necessità

GBD titolario 4

Uno strumento antico

• Che conosce una nuova vita

• Connesso al modo di essere dello Stato

• Risente dei cambiamenti di mentalità “politico-amministrativa”

• Deve tener conto dei cambiamenti istituzionali

(numero monografico di “Archivi per la storia” XVIII/1 del 2005 dedicato ai titolari)

GBD titolario 5

La stagione dei nuovi titolari

• Nel corso degli anni Novanta, in concomitan-za con le innovazioni istituzionali e tecnologi-che sono stati predisposti alcuni nuovi titolari:

–Università–Comuni–Province–Consigli regionali–Giunte regionali–Camere di commercio

• «Archivi & Computer», XVII/2-3 (2007)

GBD titolario 6

La storia degli archivi ci insegna:

• C’è un legame profondo tra la struttura dello Stato e l’organizzazione degli archivi

• Epoche di grandi riforme istituzionali sono accompagnate e supportate da radicali riorganizzazioni degli archivi:– Concezione della funzione degli archivi

all’interno della società– Ideazione e utilizzo di specifici strumenti di

gestione, ma soprattutto di governo degli archivi

Attività amministrativa

e documenti archivistici

ARCHIVIOstrumento e

residuo dell’attività istituzionale

di un soggetto giuridico

GBD titolario 8

STRUMENTOAttività amministrativa

Certezza del diritto

Autodocumentazione “allargata”

RESIDUOConoscenza

Ricostruzione dei precedenti

Ricostruzione storica

GBD titolario 9

Records management

Work-flow management

gestione documentale =

risorsa e strumento

per una amministrazione di qualità

GBD titolario 10

Il paradosso• Archivio = instrumentum regni: questione

di vertice; potente strumento di governo, al quale chi detiene il potere spesso rinuncia– In Italia in particolare leggi all’avanguardia nel

decennio 1990-2000, ma con scarse ricadute

• La gestione ordinaria è trascurata, non organizzata, affidata a personale non specializzato, disancorata dal concetto di sistema, incapace di usare al meglio le tecnologie

GBD titolario 11

in effetti • Manca la coscienza della funzione

dell’archivio all’interno di una struttura amministrativa

• Manca la coscienza che tutti i componenti di un’organizzazione sono coinvolti – con funzioni differenti – nella progettazione, realizzazione, gestione, mantenimento di un sistema di gestione dei documenti archivistici, all’insegna del rispetto delle regole

GBD titolario 12

A che cosa serve l’archivio?

Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi

Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse

Verificare i risultati raggiuntiProvare diritti nel contesto della

certezza del dirittoConservare la memoria dei singoli e della collettività

GBD titolario 13

DPCM 28 ott. 1999 (Direttiva D’Alema)

Nelle premesse chiarisce: Che cosa si deve intendere con

l’espressione di protocollo informatico

Con quali finalità è stato introdotto nella prassi della pubblica amministrazione, soggetta a un radicale processo di riforma innescato dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 = strumento per realizzare le riforme

GBD titolario 14

Innovazione tecnologica

Nel processo di generale e continua trasfor-mazione delle pubbliche amministrazioni

• Fattore di sviluppo e di razionalizzazione

• Fattore di contenimento dei costi di funzionamento [non di conservazione]

• Fattore di miglioramento dei servizi resi al cittadino-utente

GBD titolario 15

Che cosa serve per ottenere effettivi

risultati?• Infrastrutture evolute• Azione di coordinamento

– Sul piano amministrativo-organizzativo– Sul piano tecnico-informatico

• Direttive e indirizzi• Regole tecniche comuni e

aggiornate• Azioni formative mirate

GBD titolario 16

Che cos’è un sistema?

GALILEO GALILEI (1623) «Pluralità di elementi

materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole»

sistema

= insieme di entità connesse tra di loro tramite reciproche relazioni visibili o definite dal suo osservatore

Per quanto riguarda gli archivi

La definizione di Galileo è assolutamente assonante con i principi archivistici

GBD titolario 18

Per progettare un sistema di gestione documentale efficace,

efficiente, economico e trasparente

Bisogna individuare• le entità coinvolte nel sistema• le finalità del sistema• le regole di funzionamento del sistema• i compiti e le responsabilità attribuiti a

ciascuna entità• gli strumenti più consoni al funzionamento

GBD titolario 19

Oltre alla normativa italiana

ISO 15489: 1-2001 Information and documentation - Records management

• Scopo dichiarato: «Fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private e per l’erogazione di servizi a clienti interni ed esterni per la gestione documentale»

GBD titolario 20

Costituisce una guida:

• nella determinazione delle responsabilità all’interno delle organizzazioni per definire politiche, procedure, sistemi e processi.

• per la gestione dei documenti a supporto di un lavoro amministrativo di qualità nel contesto della filosofia delle ISO.

• per progettare e implementare il sistema di gestione documentale.

GBD titolario 21

è destinato a:•dirigenti delle organizzazioni•professionisti della gestione di

documenti, informazione e tecnologie

•tutto il personale delle organizzazioni

•tutte le persone che hanno obblighi di produzione e conservazione di documenti

GBD titolario 22

La gestione documentale in un’organizzazione include alcune attività:• Stabilire politiche e standard• Assegnare responsabilità e autorità• Stabilire e promulgare procedure e linee-

guida• Prevedere una serie di servizi relativi alla

gestione e all’uso dei documenti• Disegnare, implementare e amministrare

sistemi specializzati per gestire i documenti

• Integrare la gestione documentale nei sistemi amministrativi e i processi

GBD titolario 23

Entità coinvolte

• Tutti coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione produttrice:

l’archivio è di tutti e serve a tutti

• Tutte le altre organizzazioni che potenzialmente sono in relazione con l’organizzazione produttrice

• Tutti i cittadini

GBD titolario 24

L’archivio è di tutti e serve a tutti

A ciascuno il suo

Né imboscati né ghettizzati

GBD titolario 25

Concetto di rete

Dal mondo digitale allo scenario organizzativo: lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno mette a disposizione dell’organizzazione le proprie conoscenze: learning organization

Circolarità delle conoscenzeCoinvolgimento di ogni componente

dell’organizzazioneForte motivazione delle persone coinvolteRete esterna alla singola organizzazione

GBD titolario 26

Esigenza di linguaggi comuni e condivisi

• Manuale di gestione

• Titolario di classificazione

GBD titolario 27

Finalità del sistema• Produrre documenti necessari per

l’espletamento dell’attività propria del soggetto produttore [civiltà giuridica del documento scritto]

• Organizzare i documenti in modo che l’archivio sia effettivamente strumento di governo dell’ente, di gestione amministrativa e di controllo

• Conservare i documenti prodotti in modo che essi mantengano la loro capacità probatoria e servano alla storia

GBD titolario 28

in un sistema di gestione documentale

• I documenti sono creati, ricevuti e usati durante lo svolgimento di un’attività istituzionale

• Costituiscono il supporto all’attività istituzionale

• Devono essere gestiti per assicurare

– la conservazione dell’autenticità,– la loro affidabilità e – la loro “usabilità”

GBD titolario 29

Produzione dei documenti

• È strettamente connessa con l’attività amministrativa

• Per evitare ridondanze o lacune:analisi dei procedimenti amministrativi e delle

attività extra-procedimentali = predisposizione della tabella >

– Semplificazione amministrativa– Agevolazione del lavoro amministrativo – Controllo di gestione– Soddisfazione del cliente esterno– Percorsi formativi del personale neo-assunto

GBD titolario 30

Ripensare le fasi di vita dell’archivio

• Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale:– Concezione (Progettazione del sistema e

definizione dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e conservazioni dei documenti)

– Fase attiva (archivio corrente)– Fase semi-attiva (archivio di deposito)– Fase di conservazione permanente (archivio

storico)

• Concetto di records continuum = costante convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna fase in ogni momento della vita del documento

GBD titolario 31

Continuità e innovazione

• Il momento più importante è quello della concezione del sistema < Leopoldo Sandri «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione»

• Applicazione all’archivio in formazione, anzi al progetto di archivio, di metodiche e standard finora tipici della fase conservativa > oculata scelta dei supporti e dei formati

GBD titolario 32

Operazioni e strumenti archivistici

dell’archivio corrente 1. Registrazione > registro di

protocollo2. Segnatura > timbro di protocollo3. Classificazione > titolario di

classificazione4. Costituzione dei fascicoli e delle altre

aggregazioni di documenti> repertorio dei fascicoli e repertori specifici

GBD titolario 33

PROTOCOLLOFunzione giuridico-probatoria

La registrazione a protocollo:1. Attesta l’esistenza all’interno

dell’archivio di un determinato documento

2. Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990

GBD titolario 34

PROTOCOLLO Funzione

gestionale La registrazione a protocolloServe a gestire i flussi

documentali, in rapporto ai flussi di lavoro:

-smistamento del singolo documento alla UOR di competenza

-assegnazione del medesimo al RPAServe a monitorare in qualsiasi

momento la collocazione del documento

GBD titolario 35

Art. 55 Segnatura di protocollo

= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa

Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

GBD titolario 36

Elementi della segnatura

__________________________________________Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura

Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . .

__________________________________________N. . . . . . . giorno mese

anno__________________________________________UOR CC RPA______________________________________ 

GBD titolario 37

Perché classificare?

La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica e consente di monitorare i flussi

Ma è necessario organizzare logicamente

i documenti

GBD titolario 38

Attività di classificazione

TUDA art. 52, comma f)«garantire la corretta organizzazione dei

documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato»

TUDA art. 56 … le operazioni di classificazione

costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni

GBD titolario 39

Organizzazione dei documenti

Deve essere funzionale allo svolgimento “ordinato” delle attività istituzionali

Deve essere stabilita a priori: piano di classificazione (NB è solo uno degli elementi del sistema)

Deve essere costantemente monitorata > ruolo della formazione continua

Deve applicata praticamente > fascicolazione (costituzione delle aggregazioni documentali)

GBD titolario 40

Finalità della classificazione (Direttiva D’Alema)

• Definizione dei criteri di formazione e organizza-zione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei do-cumenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, etc.)

• Reperimento dei documenti in relazione all’insieme della produzione documentaria riferita ad una specifi-ca attività o ad un procedimento amministrativo

• Realizzazione delle operazioni di selezione dei do-cumenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione

GBD titolario 41

Caratteristiche del titolario

È atto di organizzazione > va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione

Attiene alla sfera amministrativo-gestionale

Non può essere retroattivo È ricavato dall’analisi delle funzioniHa carattere di astrattezzaPrevede il può esserci > è generale,

ma non generico

GBD titolario 42

Sempre sul titolario

Si sviluppa su più livelli: titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria

Si consiglia di arrivare al massimo a tre livelli

Costituisce un’operazione di reductio ad unum

Deve essere omnicomprensivoDeve essere stabile, ma dinamico (quindi va

modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni volta che variano le funzioni dell’ente)

GBD titolario 43

Il titolario è obbligatorio?

Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì

DPR 445/2000: art. 50

Ciascuna amministrazione deve stabi-lire un piano di classificazione

GBD titolario 44

Criteri per la redazione del titolario

Funzione primaria-costitutiva(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali)

Funzioni gestionali(organi di governo, gestione, consulenza, garanzia)

Funzioni finali(funzioni operative nell’ambito della funzione

primaria)

Funzioni strumentali e di supporto

(personale, servizi, beni mobili e immobili)

GBD titolario 45

D. lgs. 29/93 > D. lgs. 165/2001

Art. 5 Criteri di organizzazione

Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri:

a) Articolazione degli uffici per funzioni omogenee, distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto

GBD titolario 46

Un esempio/percorso significativo

due titolari per i comuni italiani

a distanza di oltre un secoloTitolario Astengo: Circolare del Ministero

dell’interno 1° marzo 1897, n. 17100/2: 15 categorie

Titolario del gruppo di lavoro: 14 titoli

GBD titolario 47

Titolario Astengo

Che cos’è?Una circolare del Ministero dell’internoFunzione del Ministero rispetto ai Comuni:- Ministero cui faceva capo

l’amministrazione archivistica- Ministero di riferimento per

l’organizzazione e il funzionamento dei Comuni in un contesto statale ben definito e diverso dall’attuale

GBD titolario 48

Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli

uffici comunali(circolare n. 17100/2 del 1° marzo

1897)Art. 1. Ogni atto che perviene all’Ufficio, o ne parte, deve essere assegnato ad una categoria d’archivio e registrato nel protocollo

Art. 2. Gli atti sono classificati, come dall’annessa tabella mod. A, per categorie, le categorie si dividono in classi, le classi in fascicoli. Le categorie sono quindici; non si può diminuirne il numero né variarne la materia. Si possono aggiungere nuove categorie quando occorressero necessità nuove e gli affari relativi non trovassero sede relativa nelle prime quindici nemmeno per analogia.

GBD titolario 49

Le 15 categorie dell’Astengo

I. AmministrazioneII. Opere pie e

beneficenzaIII. Polizia urbana e

ruraleIV. Sanità ed igieneV. FinanzeVI. GovernoVII. Grazia, giustizia

e cultoVIII.Leva e truppe

IX. Istruzione pubblica

X. Lavori pubblici, poste-telegrafi, telefoni

XI. Agricoltura, industria e commercio

XII. Stato civile, censimento, statistica

XIII.EsteriXIV.VarieXV. Sicurezza pubblica

GBD titolario 50

Nuovo titolarioI Amministrazione generaleII Organi di governo, gestione, controllo,

consulenza e garanziaIII Risorse umaneIV Risorse finanziarie e patrimonioV Affari legaliVI Pianificazione e gestione del territorioVII Servizi alla personaVIII Attività economicheIX Polizia locale e sicurezza pubblicaX Tutela della saluteXI Servizi demograficiXII Elezioni ed iniziative popolariXIII Affari militariXIV Oggetti diversi

GBD titolario 51

Come è cambiato il Comune negli ultimi cento anni?

In particolare dal 1990 c’è stata una radicale trasformazione

e i compiti dei Comunisi sono rapidamente …

– modificati

– evoluti

– ampliati

GBD titolario 52

Duplice aspetto della trasformazione

• le nuove funzioni di cui diviene titolare il comune incidono sulle modalità di organizzazione della struttura e dei documenti archivistici

• si instaura un diverso rapporto con i cittadini (trasparenza, partecipazione)

GBD titolario 53

Leggi che hanno contrassegnato la trasformazione

• L. 142/90 Ordinamento delle autonomie locali

• L. 241/90Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto d’accesso ai documenti amministrativi

GBD titolario 54

Aspetti fondamentali della L. 142/90

autonomia statutaria e finanziaria titolarità di funzioni proprie e

delegate ridefinizione dei compiti di

sindaco, giunte e consigli separazione dei compiti di

indirizzo da quelli di gestione ./.

GBD titolario 55

autonomia organizzativa funzionalità ed

economicità di gestione partecipazione dei

cittadini diritto di accesso difensore civico unioni di comuni

GBD titolario 56

Aspetti fondamentali della L. 241/90

Censimento dei procedimenti e determinazione dei tempi per ogni procedimento

Confermata la partecipazione dei cittadini

Obbligatorietà della comunicazione dell’avvio del procedimento

Ribadita la possibilità dell’autocerti-ficazione

Diritto di accesso ai documenti per garantire la trasparenza e l’imparzialità

GBD titolario 57

Altre leggi

•D. Lgs. 29/93Razionalizzazione dell’organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego

•L. 81/93Elezione diretta del Sindaco, del Presidente della Provincia, del Consiglio Comunale e del Consiglio Provinciale

GBD titolario 58

Aspetti fondamentali del D. lgs.29/93

Accentuazione della separazione tra indirizzo e gestione

Viene confermato il potere di organizza-zione delle amministrazioni pubbliche

Viene confermata l’autonomia organizzativa

Istituzione degli URP

GBD titolario 59

Aspetti fondamentali della L. 81/93

modifica dei rapporti con l’elettorato: introduzione dell’elezione

diretta del sindaco si creano nuove aspettative al comune viene richiesto di

rispondere a tutte le esigenze e alle istanze più varie.

GBD titolario 60

Altre leggi (le Bassanini)• L. 59/97

Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle Regioni ed Enti Locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa

• L. 127/97Misure urgenti per lo snellimento dell’attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo

• D. Lgs 112/98Attuazione della delega contenuta nella L.59/97 “Funzioni conferite alle Regioni ed agli Enti Locali”.

GBD titolario 61

Aspetti fondamentali della L. 59/97

si introduce il principio di sussidiarietàrichiamo di altri principi : completezza,

efficienza ed economicitàcapovolgimento della vecchia

impostazione sui compiti che spettano allo Stato ed agli enti locali

GBD titolario 62

Aspetti fondamentali della L. 127/97

semplificazione delle norme sulla docu-mentazione amministrativa

semplificazione complessiva di tutte le procedure

il segretario comunale diventa dipendente dell’ente locale

viene definitivamente sancita la separa-zione tra organi eletti e dipendenti

GBD titolario 63

Aspetti fondamentali del D. lgs.112/98

si è proceduto, a costituzione invariata, a porre in essere i dettami della L. 59/97 con il conferimento ai comuni di funzioni in vari settori

l’attuazione nella sua interezza del decreto viene subordinata all’emanazione di puntuali leggi regionali

GBD titolario 64

Altre leggi •T.U. 267/00

Testo unico della legge sull’ordinamento degli Enti Locali.

•Legge costituzionale 3/2001Revisione del titolo V, seconda parte della Costituzione.

•D. lgs. 165/01Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche.

GBD titolario 65

Le trasformazioni rilevanti

•ogni ente definisce la propria struttura organizzativa

•autonomia nell’organizzazione dell’ente

> Non sussistevano più le condizioni di contesto della circolare Astengo

GBD titolario 66

Scelte fondamentali del Gruppo di lavoro

• Creare un titolario condiviso, anche se non obbligatorio (impossibile imporlo)

• Constatazione che comuni di diverse dimensioni detengono uguali funzioni

• Definire un sistema di classificazione articolato solo sui due primi livelli: titolo e classe per esigenze di semplicità

GBD titolario 67

Obiettivo del gruppo• Predisporre un titolario basato sulle

funzioni che la legge affida ai comuni e che sono diverse e più numerose rispetto al passato

• Tali funzioni saranno ulteriormente implementate a seguito dell’attuazione della riforma del Titolo V della costituzione e del completamento della cosiddetta devoluzione

GBD titolario 68

Riforma del Titolo V

• Ruolo diverso degli EELL

• alle Regioni compiti legislativi, di indirizzo e di controllo

• agli Enti locali tutte le funzioni amministrative

GBD titolario 69

Comune interfaccia di imprese e cittadini

• Aumenta il rapporto con l’ente locale da parte di cittadini, imprese: implicito riconoscimento di un ruolo

• il comune diventa sempre più interlocutore unico

• aspettative legate a questo ruolo

GBD titolario 70

Necessità di disporre di sistemi documentali efficaci

• Aumentano le esigenze di comunicazione

• Rapporto corretto tra front-office e back-office

• Necessità di migliorare l’aspetto probatorio/gestionale della produzione documentale

• Non appesantimento ma miglioramento nella gestione degli archivi

• L’archivio a garanzia di efficienza, trasparenza e velocità

GBD titolario 71

Da queste premesse(condivise dall’ANCI)

• È emersa la necessità di un nuovo titolario per i Comuni

• Convenzione cattedra di archivistica di Padova e comune di Cadoneghe

• Prima proposta (1° ediz. 2002; 2° ediz. 2003)

• Istituzione del Gruppo (2002-2005)

GBD titolario 72

Il Gruppo

È stato nominato nel 2002 dal Direttore generale per gli archivi ed è formato da:- Rappresentante del Ministero Bac- Soprintendenti e funzionari di alcune

Soprintendenze archivistiche (MI, BO, BA, PG, FI, TO)

- Archivisti e dirigenti di alcuni Comuni (MI, VR, PD, Cerreto Guidi, PG, Foligno, RM, NA, BA)

- Rappresentante dell’ANCI- Docente di archivistica dell’Università degli

studi di Padova

GBD titolario 73

Strumenti prodotti dal Strumenti prodotti dal GruppoGruppo• Linee guida per la stesura del

Manuale di gestione• Nuovo titolario di classificazione• Prontuario per la classificazione• Linee guida per l’organizzazione

dei fascicoli e delle serie• Piano di conservazione

GBD titolario 74

Esperienza del Comune di Padova

Si è tenuto conto della normativaSono state coinvolte professionalità diverse

ma convergentiSi è analizzato il pregresso e non solo

l’esistenteSi sono evidenziate le criticitàSi sono proposti i rimedi possibili (in rapporto

alle risorse disponibili e agli obiettivi indispensabili)

Si sono utilizzati i risultati del Gruppo di lavoro

GBD titolario 75

Funzione primaria-costitutiva

(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali) COMUNE

I Amministrazione generale

GBD titolario 76

I Amministrazione generale

1. Legislazione e circolari esplicative2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di

decentramento, toponomastica3. Statuto4. Regolamenti5. Stemma, gonfalone, sigillo6. Archivio generale7. Sistema informativo8. Informazioni e relazioni con il pubblico9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del

personale11. Controlli interni ed esterni12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e

riconoscimenti14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti

istituzionali15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e

servizi e adesione del Comune ad Associazioni16. Area e città metropolitana17. Associazionismo e partecipazione

GBD titolario 77

Funzioni gestionali(organi di governo, gestione, consulenza,

garanzia)

II Organi di governo,

gestione, controllo,

consulenza e garanzia

GBD titolario 78

II Organi di governo, gestione, controllo,

consulenza e garanzia1. Sindaco2. Vice-Sindaco3. Consiglio4. Presidente del Consiglio5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del

Consiglio6. Gruppi consiliari7. Giunta8. Commissario prefettizio e straordinario9. Segretario e Vice-segretario10. Direttore generale e dirigenza11. Revisori dei conti12. Difensore civico13. Commissario ad acta 14. Organi di controllo interni15. Organi consultivi … 16-22 classi dedicate agli organi delle circoscrizioni

GBD titolario 79

Funzioni strumentali e di supporto

(personale, servizi, beni mobili e immobili)

III Risorse umaneIV Risorse finanziarie e

patrimonioV Affari legali

GBD titolario 80

III Risorse umane1. Concorsi, selezioni, colloqui2. Assunzioni e cessazioni3. Comandi e distacchi; mobilità4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di

lavoro6. Retribuzioni e compensi7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine

rapporto, quiescenza11. Servizi al personale su richiesta12. Orario di lavoro, presenze e assenze13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari14. Formazione e aggiornamento professionale15. Collaboratori esterni

GBD titolario 81

IV Risorse finanziarie e patrimonio

1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali

variazioni)3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione,

versamento4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione

e pagamento5. Partecipazioni finanziarie6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche

contabili7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi8. Beni immobili9. Beni mobili10. Economato11. Oggetti smarriti e recuperati12. Tesoreria13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle

entrate14. Pubblicità e pubbliche affissioni

GBD titolario 82

V Affari legali

1. Contenzioso2. Responsabilità civile e

patrimoniale verso terzi; assicurazioni

3. Pareri e consulenze

GBD titolario 83

Funzioni finali(funzioni operative nell’ambito della

funzione primaria)

VI Pianificazione e gestione del territorio

VII Servizi alla personaVIII Attività economicheIX Polizia locale e sicurezza pubblicaX Tutela della saluteXI Servizi demograficiXII Elezioni ed iniziative popolariXIII Affari militari

GBD titolario 84

VI Pianificazione e gestione del territorio

1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti

2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale

3. Edilizia privata4. Edilizia pubblica5. Opere pubbliche6. Catasto7. Viabilità8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti

pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e

controllo10.Protezione civile ed emergenze

GBD titolario 85

VII Servizi alla persona1. Diritto allo studio e servizi2. Asili nido e scuola materna3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della

loro attività4. Orientamento professionale; educazione degli adulti;

mediazione culturale5. Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola

comunale di musica, etc.)6. Attività ed eventi culturali7. Attività ed eventi sportivi8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati

e con il volontariato sociale9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a

rischio10. Informazione, consulenza ed educazione civica11. Tutela e curatela di incapaci12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici13. Attività ricreativa e di socializzazione14. Politiche per la casa15. Politiche per il sociale

GBD titolario 86

VIII Attività economiche

1. Agricoltura e pesca2. Artigianato3. Industria4. Commercio5. Fiere e mercati6. Esercizi turistici e strutture

ricettive7. Promozione e servizi

GBD titolario 87

IX Polizia locale e sicurezza pubblica

1. Prevenzione ed educazione stradale

2. Polizia stradale3. Informative4. Sicurezza e ordine pubblico

GBD titolario 88

X Tutela della salute

1. Salute e igiene pubblica2. Trattamento Sanitario

Obbligatorio3. Farmacie4. Zooprofilassi veterinaria5. Randagismo animale e

ricoveri

GBD titolario 89

XI Servizi demografici

1. Stato civile2. Anagrafe e certificazioni3. Censimenti4. Polizia mortuaria e

cimiteri

GBD titolario 90

XII Elezioni ed iniziative popolari

1. Albi elettorali2. Liste elettorali3. Elezioni4. Referendum5. Istanze, petizioni e iniziative

popolari

GBD titolario 91

XIII Affari militari

1. Leva e servizio civile sostitutivo2. Ruoli matricolari3. Caserme, alloggi e servitù militari4. Requisizioni per utilità militari

GBD titolario 92

FAQ frequently asked questions

(molto intense fino a metà 2005) • Come classifico il tal documento?

> sviluppare l’abitudine e la capacità di capire la sostanza del documento nella sua valenza logica

• Confusione tra classificazione e smistamento > specificare nel manuale di gestione le competenze

dei diversi uffici = prontuario per lo smistamento; individuare le responsabilità di gestione documentale

• Difficoltà di organizzare le aggregazioni di documenti (fascicoli, serie, repertori) > formazione e assistenza

GBD titolario 93

criticità

• Gestire il passaggio dal vecchio al nuovo titolario

> Insegnare le tecniche di gestione documentale

• Far adottare formalmente il titolario dai vertici amministrativi del Comune in assenza di coercizione da parte del MiBAC

• Coordinare il titolario con l’organizzazione locale

• Fare formazione a tutta la struttura comunale

GBD titolario 94

A proposito di formazione

Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica Direttiva 13 dic. 2001

Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche

amministrazioni «La formazione è una dimensione costante e

fondamentale del lavoro e uno strumento essenziale nella gestione delle risorse umane»

GBD titolario 95

Forme di aggregazione dei documentiFascicolo

per affare per persona

fisica giuridica

per attività

SerieRepertorio

GBD titolario 96

Il fascicolo: questo sconosciuto

• La letteratura archivistica ne esalta la funzione strategica e performante, ma non chiarisce metodi e linee-guida applicative

• La normativa vigente li presuppone, ma non indica le caratteristiche di ciascuna tipologia di fascicolo

• Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori, alcuni punti oscuri, non sufficientemente discussi e chiariti

GBD titolario 97

Come si fascicola di solito? I fascicoli vengono costituiti, ma • in modo approssimativo e improvvisato • senza una vera progettazione di sistema• senza raccordo con il sistema di gestione

documentale – disancorati dal titolario di classificazione > “non di solo titolario vive l’archivio”– in assenza di un censimento dei procedimenti

degno di questo nome• senza un’autentica coscienza della funzione della

costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino

GBD titolario 98

In un sistema coesistono

• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell’oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione

• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica

• Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari

• Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate

GBD titolario 99

Manuale di gestione

«Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)

Descrive attività, processi e strumenti

GBD titolario 100

Per passare dall’astratto al concreto

Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei

documenti prodotti dai Comuni italiani

in riferimento al piano di classificazione

GBD titolario 101

Titolo I. Amministrazione generale

classe 1. Legislazione e circolari esplicative

• Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per ciascun parere)

• Circolari pervenute al Comune: repertorio annuale, servito da indici

• Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale, servito da indici

GBD titolario 102

Titolo I. Amministrazione generaleClasse 2. Denominazione …

• Denominazione del Comune: fasc. per affare

• Attribuzione del titolo di città: fasc. per affare

• Confini del Comune: fasc. per affare • Costituzione delle circoscrizioni: un fasc.

per ciascun affare • Verbali e deliberazioni della Commissione

comunale per la toponomastica: repertorio annuale

GBD titolario 103

Titolo I. Amministrazione generaleClasse 5. Stemma, gonfalone, sigillo• Definizione, modifica, riconoscimento

dello stemma: fasc. annuale per attività• Definizione, modifica, riconoscimento

del gonfalone: fasc. annuale per attività• Definizione, modifica, riconoscimento

del sigillo: fasc. annuale per attività• Concessione del patrocinio gratuito e

del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

GBD titolario 104

Titolo V. Affari legali

Classe 1. Contenzioso• Fascicoli di causa: un fasc. per ciascuna causa (fasc.

per procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili, cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun fascicolo può articolarsi in sottofascicoli (fasi della causa, etc.)

Classe 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni

• Contratti assicurativi: un fasc. per contratto (fasc. per affare)

• Richieste e pratiche di risarcimento: un fasc. per ciascuna richiesta (fasc. per affare)

Classe 3. Pareri e consulenze• Pareri e consulenze: un fasc. per ciascun affare

GBD titolario 105

Allora …

... BUON LAVORO !