Associazione Nazionale Archivistica Italiana

Giorgetta Bonfiglio-DosioArchivisticamente parlando

(Padova, 13 aprile 2007)

Che cosa si propone la lezione di oggi

• L’acquisizione di un lessico specialistico non in forma di elenco di termini presentati in ordine alfabetico, ma in forma di percorso logico che diventi un’introduzione alle metodologie archivistiche:

1. documento

2. Archivio

3. Funzione civile dell’archivista

4. Fasi di vita dell’archivio

5. Archivio corrente

6. Archivio di deposito

7. Conservazione fisica e intellettuale

8. Amministrazione archivistica

1. Che cos’è il documento?

«Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’os-servanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova»

C. Paoli, Diplomatica (1883)

Testimonianza scritta

La tradizione giuridica italiana, di derivazione romana e mediterranea, richiede che il documento sia scritto (non importa su quale supporto, purché adottato ufficial-mente dall’ente che lo produce).

La rilevanza giuridica del documento

•Il documento è la testimonianza di un fatto di natura giuridica.

•Il documento deve essere compilato con forme determinate, che sono requisiti essenziali per conferirgli fides publica e quindi capacità probatoria.

la capacità probatoria del documento

• Deriva da alcuni fatti:

• il documento deve essere autentico, cioè – emanato dall’autorità che se ne dichiara

autore– rappresentare in modo efficace il fatto o atto

giuridico (formalismo giuridico)– non aver subito manomissioni (fisicità del

documento su supporti tradizionali/ diversa fisicità del documento digitale)

Supporto (= medium)

• “La materia, il contenitore e/o l’oggetto materiale nel o sul quale sono memorizzate le informazioni (per esempio: tavolette d’argilla, papiro, carta, pergamena, film, nastro magnetico)”

Diplomatica (Paola Carucci: 1987)

• Lo studio del documento conduce inevita-bilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dell’atto giuridico e forma dell’atto

• La diplomatica è la disciplina che studia il singolo documento, l’unità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro)

• Come si forma la volontà espressa nell’atto giuridico

• In che forma si manifesta la volontà

Sempre Paola Carucci:

• attira l’attenzione sulla procedura ammini-strativa che genera il documento (L. 241/90)

• ha allargato l’ambito della diplomatica fino ad integrarla con l’archivistica

• prende in considerazione le relazioni tra i documenti che sono prodotti dalla stessa procedura (concetto di flusso e di proce-dimento)

ARCHIVISTICA

= disciplina che studia:•la formazione degli archivi•la sedimentazione degli archivi•la conservazione degli archivi•le modalità di utilizzo degli

archivi•Quindi la gestione dei documenti

in tutte le fasi di vita dell’archivio

Documento archivistico

ogni «rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svol-gimento dell’attività istituzionale, statu-taria o professionale di un ente o di una persona»

P. Carucci – M. Messina, Manuale di archivistica per l’impresa

Mariella Guercio: documento d’archivio

«rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni (prodotta o diversamente acquisita nel corso di un’attività pratica da un soggetto produttore) di un atto/fatto rilevante per lo svolgimento di tale attività»

legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di acces-so ai documenti amministrativi», art. 22 comma 2 «È considerato documento

amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinema-tografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche ammini-strazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»

DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 1

«Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione

amministrativa» documento amministrativo =

«ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»

legge 11 febbraio 2005, n. 15 «Modifiche ed integrazioni alla

legge 7 agosto 1990, n. 241 «ogni rappresentazione grafica,

fotocinema-tografica, elettro magnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale»

DPR 445/2000, art. 8 (Documento informatico)

ripreso fedelmente dall’art. 20 del D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale

«Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico»

Allegato

• Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria.

• Il legame tra documento principale (ad es. lettera di trasmissione) e allegato non va mai spezzato e l’allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la medesima segnatura di protocollo.

ORIGINALE

= Stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Esemplare del documento spedito al destinatario

MINUTA

= Esemplare del documento spedito che viene trattenuto nell’archivio del soggetto giuridico autore del documento.

Copia

• Riproduzione fedele di un documento originale, eseguita a mano, a macchina, con procedimenti di riproduzione meccanica o fotografica. Può essere semplice (senza valore sostitutivo, quanto a capacità probatoria) oppure dichiarata conforme all’originale sa autorità apposita e quindi sostitutiva in tutto e per tutto dell’originale stesso.

il termine documento per gli archivisti ha un’accezione

- più ampia rispetto a quanto tradizionalmente concepito dai diplomatisti

- più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici

2.ARCHIVIOstrumento e

residuo dell’attività istituzionale

di un soggetto giuridico

ARCHIVIO

«è un complesso di scritture che, legate da vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nell’espletamento della loro attività per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria»

(A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici, «Archivi per la storia», III, 1990, p. 218-246, ora in IDEM, Temi di archivistica, Lucca 1996, p. 67-102)

L’archivio non è una somma di

documenti

+++

L’archivio è uncomplesso di

documenti

-----------------------------

-------------

---------------------

CARATTERISTICHEDEL VINCOLO ARCHIVISTICO

• originarietà – in senso soggettivo: le scritture hanno una

medesima origine – in senso oggettivo: il legame sussiste fin

dall’origine

• necessarietà– l’archivio è frutto necessario e spontaneo

dell’attività del produttore

• determinatezza– il vincolo è determinato dalla natura e dalle

competenze del produttore (> invariabile, definitivo)

Non solo scritti in senso stretto …

Ma anche:- cartografia in generale: mappe catastali,

progetti edilizi, rilievi dell’esistente- fotografie di vario tipo (compresa quella

scattata dal rilevatore di velocità delle automobili, che produce le ben note conseguenze giuridiche)

- riprese cinematografiche di un qualsiasi evento (compresa una rapina in banca)

- registrazioni audio (comprese le intercettazioni telefoniche)

- varietà di oggetti (corpi di reato) - “segnali” dei bambini “esposti”

Entità pubbliche e private

1. PUBBLICIa) organi e uffici dello Stato:

centrali (Presidenza della Repubblica, Camera dei deputati, Senato della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei ministri, Ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei conti, Commissioni varie, Corte suprema di cassazione, Corte costituzionale)

periferici (prefetture/uffici del governo, uffici finanziari, questure, tribunali, procure della Repubblica, etc.);

b) enti pubblici (regioni, province, comuni, USSL: unità socio-sanitarie locali, ASL: aziende sanitarie locali, camere di commercio, INPS: istituto nazionale della previdenza sociale, etc.) *** Stato decentrato***

2. PRIVATI (persone, famiglie, associazioni, fondazioni, imprese) *** privatizzazioni ***

Attività nella sfera del giuridico

• Si esplica attraverso documenti• Rilevanza della forma scritta e,

talora, della forma solenne• Ogni tipo di attività o negozio richiede

una forma particolare di documento• Anche il documento informatico ha

una forma

Archivio e bibliotecaNasce

spontaneamenteDeve esserciComponenti e struttura

determinati dalle necessità del produttore

Vincolo internoExtra commercium:

bene infungibileOgni pezzo è legato

agli altriValenza giuridica e

culturale

Nasce volontariamente

Può esserciComponenti e struttura

determinati dalla volontà del raccoglitore

Vincolo esternoOggetto commerciale:

bene fungibileOgni pezzo è autonomoValenza culturale e

commerciale

Filippo Valenti

FUNZIONI DELL’ARCHIVIO

- Documentazione strumentale per l’attività del produttore

- Testimonianza di situazioni giuridiche nel tempo in costanza di ordinamento

- Fonte storica

> rilevanza del soggetto conservatore

Archivio•Strumento amministrativo:

esempi e conseguenze•Fonte storica: esempi e

conseguenze•Bene culturale: che significa?

dalla concezione estetica al concetto di civilisation

Altri significati del termine archivio

• il locale in cui si conservano le scritture

• l’insieme delle persone che curano:– la formazione–la sedimentazione – la conservazione delle scritture–l’utilizzo delle scritture

Funzioni dell’archivio

• giuridico-probatoria– Nel senso che serve al produttore per

documentare i propri diritti e conservare la propria memoria per finalità strumentali alla sua attività

• storica– Nel senso che come fonte storica

consente agli studiosi delle diverse discipline di ricostruire il passato, che può essere anche recente

LOCUS come ISTITUZIONE che conserva

Servio Mauro locus in quo acta publica

asservantur

Ulpianolocus publicus in quo instrumenta

deponuntur ut fidem faciant importanza del conservatore

– realtà romana– realtà anglosassone– realtà contemporanea

3. Funzione civile dell’archivista

• Art. 1 Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dall’assemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996

«Gli archivisti tutelano l’integrità degli archivi e in tal modo garantiscono che que-sti continuino ad essere affidabile testimonianza del passato»

4. Fasi di vita dell’archivio

• Cencetti: «tutto è semplicemente archivio»

• legislazione positiva: partizioni convenzio-nali con funzioni pratiche per gli archivi prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti pubblici– Archivio corrente– Archivio di deposito– Archivio storico

Ciascuna delle tre fasi•è caratterizzata da un’attività

archivistica prevalente: durante la prima si verifica la

formazione dei documenti e dell’archivio

durante la seconda si attua la sedimentazione e si compie la selezione dei documenti

la terza è dedicata alla conservazione per-manente dei documenti giudicati degni di tale trattamento.

Ogni fase dell’archivio …

• Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa

• La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione

• Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi

• Novità: le tecnologie

5. Archivio corrente

• È costituito dai documenti relativi ad affari e procedimenti ancora in corso

• È strumento essenziale dell’attività pratica del soggetto produttore

• Importante perché si costituisce la struttura dell’archivio (imprinting) Leopoldo Sandri: «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione»

Archivio corrente

Operazioni e strumenti archivistici previsti anche dalla normativa:

1. Registrazione a protocollo > registro di protocollo

2. Segnatura > timbro di protocollo/etichetta3. Classificazione > titolario di classificazione4. Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni

documentarie > repertorio dei fascicoli

• NB Si parla di servizio archivistico = sistema di gestione documentale > concetto di flusso

L’archivionon è un magazzinoè un servizio

Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi

documentali e degli archivi

«Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta

del protocollo informatico, della gestione dei flussi

documentali e degli archivi»

Protocollo informatico

Sistema di registrazione, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione digitale: deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico-probatorie tradizional-mente svolte dall’operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documen-taria.

Flusso documentale

Movimento che i documenti compiono dall’esterno verso l’ente produttore, dall’ente produttore verso l’esterno o all’interno dell’ente produttore: è collegato alla regolamentazione dell’attività istituzionale del produttore.

PROTOCOLLOFunzione giuridico-probatoria

La registrazione a protocollo:1. Attesta l’esistenza all’interno

dell’archivio di un determinato documento

2. Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990

PROTOCOLLO Funzione

gestionale La registrazione a protocolloServe a gestire i flussi documentali,

in rapporto ai flussi di lavoro: -smistamento del singolo documento alla

UOR di competenza -assegnazione del medesimo al RPAServe a monitorare in qualsiasi

momento la collocazione del documento

Eugenio Casanova (1928)

“Al protocollo nulla sfugge”Che cosa vuol dire in un sistema di gestione archivistica in linea con la normativa vigente?

Significa che il sistema deveessere pervasivo (= trasversale); deve

essere il cuore pulsante dell’ente nel suo

complesso

Numero di protocollo(art. 57 TUDA)

«Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno»

Come si cita un documento di una pubblica amministrazione?

Prot. 7452/2005

Art. 55 (445/00) Segnatura di protocollo

= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa

Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

Elementi della segnatura

__________________________________________Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura

Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . .

__________________________________________N. . . . . . . giorno mese anno__________________________________________UOR CC RPA______________________________________

 

Titolario di classificazione

Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta-zione ordinata.

Forme di aggregazione dei documentiFascicolo

per affare per persona

fisica giuridica

per attività

SerieRepertorio

FASCICOLO

L’aggregazione organizzata dei documenti in fascicoli è operazione strategica per la gestione archivistica

Il fascicolo costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto

Fascicolo per affare

Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nell’ambito di una delle classi e comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche esempio di fascicoli per affare: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI, classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); l’effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).

Il fascicolo per affare si individua con: anno di apertura

numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe)

oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente l’affare cui si riferisce

Un esempio: 2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’

della Valle» • 2003 è l’anno di apertura• VII è il titolo (Servizi alla persona)• 6 è la classe (Eventi e attività culturali)• 13 è il numero progressivo attribuito a

fascicolo su base cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della classe 6

Durata del fascicolo per affare

Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura: può comunque essere gestito su base annuale, secondo una procedura di solito prevista dai sistemi informatici in commercio, in quanto viene “trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno di apertura.

repertorio dei fascicoli

• Registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe).

• Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: quest’ultimo registra, all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato documento, il primo registra, sempre all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato fascicolo.

Fascicolo per persona fisica o giuridica

Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona. Per spiegare meglio, nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolo III. Il fascicolo si configura così come aggregazione di documenti e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).

Il fascicolo per persona si individua con:

Si considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti all’interno del fascicolo comunque possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe.

Un esempio: 2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:• 2005 è anno di apertura • III è il titolo (Risorse umane)• 0 è la classe• 6749 è il numero di matricola

Durata del fascicolo per persona

Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte, e di tale caratteristica deve tener conto il sistema informatico di gestione.

Fascicolo per attività è costituito e comprende i documenti

prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempi-menti.

Qualche esempio: - richieste di informazioni bibliografiche e

relative risposte (titolo VII, classe 6) - richieste e permessi di accesso alla zona

a traffico limitato (titolo VI, classe 7)

Caratteristiche del fascicolo per attività

Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi, ma con identica classifica e talvolta oggetto identico; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).

SERIE

Aggregazione di unità archivistiche

(= registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a:

natura o forma delle unità archivistiche oggetto/ materia/ funzioni del produttore

La serie può essere costituita

• a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane)

• a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).

REPERTORIO 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/

15/16 Aggregazione (serie) di documenti identici

- per forma (tipologia di atto) - per provenienza (prodotti dallo stesso

ufficio)- (ma differenti per contenuto)che vengono disposti in sequenza

cronologicache dalla sequenza cronologica derivano un

numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria

1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16

registro

• Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti. Se si trascende dall’aspetto fisico del supporto e si considera l’essenza archivistica si può definire registro un supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione (ad esempio banche dati non modificabili, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizza-zione acquistano valenza probatoria.

Il termine “gestione documentale” Presuppone un atteggiamento

attivo e riguarda l’archivio come complesso unitario

= Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all’assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all’accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio.

Sistema di gestione informatica dei documenti

• Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati da un ente produttore per la gestione dei documenti (Riferimento normativo: DPR 445/2000).

DPCM 31 ottobre 2000: art. 3

Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo:

L’individuazione delle aree organizzative omogenee (= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato)

La nomina del responsabile del servizio L’adozione, su proposta del responsabile del

servizio, del manuale di gestione La definizione, su indicazione del responsabile del

servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari

Area Organizzativa Omogenea(DPR 445/2000, art. 50, comma 4) Insieme di uffici da considerare ai fini

della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse.

Ad esempio, un Comune è un’unica AOO, anche se articolata in uffici

diversi, ubicati in sedi diverse

Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Al servizio è preposto un dirigente

ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti

secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Manuale di gestione

«Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)

L’archivio

è di tutti e serve a tutti

Che cosa serve per ottenere effettivi

risultati?(Direttiva D’Alema)

• Infrastrutture evolute• Azione di coordinamento

– Sul piano amministrativo-organizzativo– Sul piano tecnico-informatico

• Direttive e indirizzi• Regole tecniche comuni e aggiornate

Informatizzazione

“Allorché la gestione dell’insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio, ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione”

Smistamento

• individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo e che dovrà essere gestito, sia pur temporaneamente, dal RPA.

Assegnazione

• Individuazione, da parte del dirigente della UOR di competenza, della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente.

Casella istituzionale di posta elettronica

• Casella di posta elettronica, istituita da un’AOO, per la ricezione dall’esterno e per la spedizione all’esterno dei messaggi da registrare a protocollo.

Condizionamento

• Operazione che consiste nell’inserire unità archivistiche in unità di condizionamento o raggruppare unità archivistiche di scarsa consistenza in pacchi, mazzi, buste. Con il termine «condizionamento» si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la creazione di “camicie” a fascicoli che ne sono sprovvisti sia la cartellinatura, cioè l’apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo. Particolare cautela si deve usare nella sostituzione di vecchi contenitori o legature in pessimo stato di conservazione, in quanto esse possono recare preziose segnature originarie o possono indicare con il loro specifico materiale, magari di colore significativo e come tale citato in fonti coeve, provenienze e serialità.

ISO 15489

International Standard Organization

Information and documentation - Records management

•parte I: generale•parte II: linee guida

Che cosa sono le ISO?• Norme definite dalla Organizzazione

internazionale per gli standard, che è un organismo federale di più Stati membri > si tratta di una norma non imposta dall’alto, ma definita attraverso accordi e politiche condivise su base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti degli Stati membri.

• Tratta di:- politiche- procedure

• Si compone di due parti e include una bibliografia.

A che cosa serve l’archivio?Conoscere in modo autentico le

situazioni e i precedenti amministrativi

Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse

Verificare i risultati raggiuntiProvare diritti nel contesto della

certezza del dirittoLasciare traccia di sé e della

società in cui si vive e si agisce

6. Archivio di deposito: proposta di definizione

• «fase dell’archivio nella quale le sedimentazioni documentarie sono arrivate ad un assetto stabile, in quanto le attività che le hanno prodotte sono giunte a conclusione, e nella quale il soggetto produttore procede a una razionalizzazione selettiva dei documenti, mantenendo ed eviden-ziando le aggregazioni originarie costituite nella fase formativa ed eliminando la documentazione di carattere strumentale e transeunte (quelli che Raffaele De Felice definisce “elementi caduchi”), in modo da consolidare senza alterazioni la propria memoria».

Ancora presso il produttore

• Prima concentrazione

• Esigenze logistiche: spazi e strutture

• Esigenze gestionali: passaggio di responsabilità

Elenco di versamento

• Lista delle unità archivistiche oppure di condizionamento che il soggetto produttore versa e trasferisce, dopo un congruo periodo di anni dalla conclusione degli affari, all’ente conservatore: la sezione separata d’archivio nel caso di enti pubblici e privati; Archivio di Stato competente per territorio nel caso di uffici periferici dello Stato.

Selezione

= operazione intellettuale attraverso la quale l’archivista “valuta” il materiale di un soggetto produttore d’archivio per stabilire

• quali documenti devono essere conservati illimitatamente

• quali possono essere scartati

Scarto

• Operazione che prevede la distruzione fisica del documento

• NB: è operazione irreversibile senza alcuna possibilità di recupero.

Autorizzazione allo scarto

• D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 21:

• «Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero [Soprintendenza archivistica]:

d) lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell’art. 13».

elenco di scarto = memoria scritta della memoria

distrutta• la quantità del materiale (espressa in buste/ registri/

pacchi/ scatoloni/ etc.)• la descrizione del materiale, in particolare le tipologie

documentarie (ad esempio, mandati di pagamento)• gli estremi cronologici (ad esempio, dal 1972 al 1976):

essenziali per valutare sia la scartabilità sia la presenza di documenti di natura riservata

• il peso, per consentire i riscontri con la presa in carico da parte della Croce Rossa Italiana o suoi sostituti

• il motivo dello scarto, che deve essere tipicamente archivistico, quindi indicare dove nell’archivio si possono trovare documenti che riassumono quelli che si propone di scartare oppure in quali altri archivi si possono reperire notizie contenute nei documenti proposti per lo scarto; indicare pure gli estremi giuridici che giustificano lo scarto.

Criteri di massima per lo scarto

I piani di conservazione sono connessi ai piani di classificazione

• In linea di massima si possono scartare:

• le copie, purché non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e nella sua completezza

• i documenti analitici di cui si conservino però documenti riassuntivi: è il caso dei documenti contabili analitici, che poi confluiscono in documenti contabili sintetici

• i documenti strumentali e transitori: ad esempio, le ricevute di pagamento dei servizi a richiesta; le domande di congedo, che non comportino conseguenze sulla carriera del dipendente

• le serie che l’ente possiede per conoscenza (ad esempio, il secondo esemplare del 740 consegnato ai comuni)

devono essere conservati permanentemente

• tutti i repertori (ad esempio, i registri di protocollo)

• i documenti considerati vitali (quelli che, secondo la definizione di Luciana Duranti, in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente produttore e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i di ritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni)

Sfoltimento

= estrazione ed eliminazione fisica di alcuni documenti da un fascicolo e da una serie. Ad esempio, dalla serie “Concorsi” si estraggono e si eliminano le domande dei candidati, una volta trascorsi i termini prescrizionali per i ricorsi e solo se nel verbale della commissione esaminatrice compare menzione della regolarità delle operazioni connesse all’accettazione delle domande regolarmente pervenute.

Campionatura

= eliminazione fisica della maggior parte di una serie, della quale si conserva solo un campione ridotto

Ad esempio, della serie delle denunce dei redditi si conserva per ogni anno solo un campione non inferiore all’1%.

Documento vitale

• Documento che, in caso di disastro, è necessario a ricreare lo stato giuridico del soggetto giuridico che ha prodotto l’archivio e per tutelare i suoi interessi e gli interessi dei dipendenti, dei clienti e delle persone che intrattengono rapporti giuridici con il produttore stesso

7. Conservazione fisica e intellettuale

allestimento della sede arredi e attrezzature collocazione del materiale

archivistico conservazione e restauro dei supporti realizzazione degli strumenti

archivistici per l’accesso interno ed esterno

garanzie di imparzialità per l’accesso

TRASFERIMENTO• Spostamento di materiale archivistico da un luogo ad

un altro connesso a cambio di residenza del produt-tore e a passaggio di responsabilità quanto alla conservazione. In certi casi potrebbe non comportare spostamento fisico del materiale stesso (ad esempio, quando il materiale sta fermo e c’è solo un subentro di responsabilità da un soggetto conservatore ad un altro).

TRASLOCO• Spostamento fisico di materiale archivistico da una

sede di conservazione ad un’altra. Può essere anche abbinato a un passaggio di responsabilità quanto alla conservazione da un soggetto giuridico ad un altro.

Disinfestazione

• Operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microrganismi nocivi per la loro conservazione e per l’uomo.

Studio di fattibilità

• Valutazione critica che l’archivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi da raggiungere, i mezzi disponibili, le metodologie necessarie, in rapporto ad una situazione di partenza esaminata nella sua complessità.

Mezzi di corredo/strumenti per la ricerca

CARUCCI:

Si intendono tutti gli strumenti che contengono la descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico

Possono essere:

Coevi alla formazione dei documenti, redatti a cura del produttore

Redatti in occasione di versamenti, a cura del soggetto versante

Redatti in epoca successiva alla forma-zione dal soggetto che conserva i documenti

In base ai criteri del CIA sono:

1. Riferiti a più archivi:1.1 Censimento1.2 Guide

2. Riferiti a un archivio:2.1 Elenco2.2 Inventario

3. Riferiti ai singoli documenti:3. 1. Trascrizione ed edizione critica3. 2. Regesto3. 3. Schedatura

Censimento

Elenca gli archivi di un certo tipo esistenti

in un istituto di conservazionein un’area geografica determinatain un settore tipologicoin un ente produttore con più sedi- è il primo accertamento dell’esistente:- è strumento sostanzialmente

operativo

Caratteristiche del censimento

istantaneità generalità sommarietà provvisorietà periodicità

Operazioni per il censimento

Definizione del campo di indagineRicerche bibliografiche preliminariPiano di rilevazioneDefinizione di una scheda di

rilevazioneRaccolta dei datiRielaborazione dei datiPresentazione dei dati

Guide

•settoriale•tematica•topografica•di Istituto di conservazione

Guida settoriale

Descrive tutti gli archivi di un certo settore presenti in un territorio determinato

Si compone di tre parti:introduzioneschede archivisticheindice dei nomi

Schede descrittive della guida

La scheda deve fornire di ogni archivio• la denominazione identificativa • l’ubicazione• lo stato di conservazione e ordinamento• gli estremi della notifica• la storia istituzionale del produttore• l’elenco delle serie con consistenza ed

estremi cronologici• la bibliografia• i mezzi di corredo

Guida tematica

Elenca e descrive il materiale archivistico relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso:

un intero archiviouna serieuna singola unità archivisticaun singolo documento

Guida topografica

Consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo all’interno di un istituto di conservazione

Si compone di:piante dettagliate dei locali di depositoindici che dal nome dell’archivio e delle

sue parti rinviano alla stanza e allo scaffaleViene utilizzata quando si fanno i traslochi

Guida d’istituto

Descrive in modo logico e sistematico i fondi conservati in un istituto di conservazione

Elenco

Descrive un archivio, del quale però non ricostruisce, a differenza dell’in-ventario, l’ordine e la struttura

Può essere:di consistenzaanalitico

L’inventario . . .

Non è un elenco

Descrive non solo i documenti e il loro contenuto, ma anche la loro organizzazione e la struttura dell’archivio

archivio

serie serie serie

Inventario

Descrive un archivio sottoposto a un processo critico di riordino

NB Riordino = non imposizione di un ordine arbitrario deciso dall’archivista, ma ripristino dell’ordine originario

Parti di un inventario

introduzione storia istituzionale del produttorevicende dell’archiviocriteri di riordino e inventariazione

sezione descrittiva delle unità archivistiche

indice dei nomi di persona, famiglie, località, istituzioni, autori citati

Che cosa significa storia istituzionale

del soggetto produttoreIndividuare le cesure istituzionalmente

rilevanti e documentarle in modo puntuale

- Istituzione - Variazioni di denominazione- Variazioni di area di competenza- Variazioni di competenze- Accorpamenti, divisioni- Organizzazioni interne

Evitare divagazioni superflue

Vicende dell’archivio

Non solo disgrazie: alluvioni, incendi, traslochi, manomissioni, scarti abusivi, etc.

Ma anche e soprattutto: interventi conservativi (condizionamenti e restauri, legature), interventi di riordino ben fatti o maldestri, strumenti di corredo, etc.

Descrizione degli interventi

Perché? Per Correttezza e onestà

professionale (= assunzione di responsabilità)

Realizzare un’autentica comunicazione con l’utenza

Come si realizza un inventario?

Schedatura preliminare delle unità archivistiche

Riordino sulla carta Riordino sulle carte Redazione dell’inventario

bisogna distinguere

- Unità archivistica (= aggregazione logica di documenti):

fascicolo registro

- Unità di condizionamento (= contenitore, aggregazione fisica di documenti):

busta, faldone, scatola, etc.filza, mazzo, etc.volume

Unità documentale (= item)

• L’unità minima concettualmente non divisibile di cui è composto un archivio, per esempio, una lettera, un memorandum, un rapporto, una fotografia, una registrazione sonora

Trascrizione ed edizione critica

Preparazione e presentazione di un testo criticamente vagliato sulla base di uno o più testimoni, corredato da:

note testuali note storiche indici introduzione con apparato

bibliografico

Regesto

Descrizione critica:dell’azione giuridicadegli attoridella datazione cronica e topicadell’oggetto del negozio giuridico

di un documento

Schedatura

Rilevazione sistematica di informazioni tratte da documenti

Può essere: - cartacea - informatica

Per una descrizione corretta

Bisogna utilizzare le norme internazionali elaborate dalla apposita Commissione per gli standard descrittivi costituita all’interno del Consiglio internazionale degli archivi

ISAD (G) ISAAR (CPF)

ISAD (G)

GeneralInternationalStandardArchivalDescription

CONSIGLIO INTERNAZIONALE DEGLI ARCHIVI, ISAD(G) general international standard archival description. Second edition, «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII/1 (gen.-apr. 2003), p. 59-190.

Filosofia di ISAD (G)

Descrizione multilivellare che dia conto dei legami complessi tra un’unità archivistica e l’altra e della struttura del fondo (concetto di contesto)

Descrizione in grado di descrivere le unità archivistiche in modo univoco e condiviso > comparabile

Descrittori ISAD (G)

26 elementi di descrizione, dei quali 6 indispensabili:

Segnatura archivistica/ codice identificativo

ProduttoreDenominazione o titolo (testuale =

originario o critico = attribuito)Estremi cronologiciConsistenza dell’unità di descrizioneLivello di descrizione

Regole generali di descrizione

Dal generale al particolareInformazioni pertinenti al livelloCollegamento fra le descrizioniNon ripetizione delle

informazioni

ISAAR (CPF)

InternationalStandardArchivalAuthorityRecordfor Corporate Bodies, Persons and

Families= norme internazionali per identificare e descrivere in

modo omogeneo i soggetti produttori e conservatori di archivi

CIA, ISAAR(CPF) …. Second edition, «RAS», LXIII (gen.-apr. 2003), p. 191-333.

Finalità delle ISAAR (CPF)

Distinguere la descrizione del materiale archivistico da quella del produttore e del conservatore

Creare liste di autorità > condividere tra archivi diversi le informazioni di con-testo

Collegare fondi materialmente divisi, ma riconducibili allo stesso produttore/ conservatore

Regole di ISAAR (CPF)

Formulare una chiave d’accesso normalizzata, alla quale ricondurre- forme parallele- varianti

Distinguere le omonimie

8. Amministrazione archivistica

Archivio Centrale dello Stato• Istituto del Ministero per i beni e le

attività culturali, con sede in Roma-EUR, preposto alla conservazione e alla sorveglianza sugli archivi e documenti prodotti dagli organi centrali dello Stato

Archivio di Stato

• Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza provinciale, che ha compiti di conservazione degli archivi storici degli uffici periferici dello Stato e di altri archivi pervenuti a qualsiasi titolo allo Stato e di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito prodotti dagli uffici periferici dello Stato conservati nelle prime due fasi di vita presso i produttori.

Soprintendenza archivistica

• Ufficio periferico del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza regionale, che esercita la vigilanza sugli archivi non statali, ossia sugli archivi degli enti pubblici e su quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante. Esercita anche la tutela.

Archivio dichiarato (= notificato)

• Archivio privato che il Soprintendente archivistico competente per territorio, quale rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali, ha dichiarato, con apposito procedimento amministrativo motivato, di interesse storico particolarmente importante, ai sensi degli art. 10, 13-16 del D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali.

Testi di riferimento

• G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo degli archivi. Temi e testi per la formazione archivistica di primo livello, Padova 2007 (terza edizione)

• D. lgs. 42/2004, artt. 1-21, 24, 27, 29-32, 41-44, 48, 53-64, 70, 95, 101-108, 111-127.

• D. lgs. 196/2003, artt. 1-5, 712-26, all. 2.• D. lgs. 445/2000, artt. 50, 52-69