Giorgetta Bonfiglio-Dosio(Università degli studi di Padova)

Strumenti per la gestione degli archivi comunali elaborati dal Gruppo di lavoro

(Foligno, 24 novembre 2005)

© Le presenti diapositive sono state predisposte dall’autrice per la relazione presentata al convegno organizzato dalla Soprintendenza archivistica per l’Umbria e sono pubblicate sul sito del Dipartimento di storia dell’Università di Padova esclusivamente per essere consultate. Si diffida chiunque dalla riproduzione, anche parziale, e dall’utilizzo non autorizzato delle medesime.

Il Gruppo

È stato nominato dal Direttore generale per gli archivi ed è formato da:- Rappresentante del Ministero Bac- Rappresentanti di alcune Soprintendenze

archivistiche (MI, BO, BA, PG, FI, TO)- Rappresentanti di alcuni Comuni (MI, VR, PD,

Cerreto Guidi, PG, Foligno, RM, NA, BA)- Rappresentante dell’ANCI- Docente di archivistica dell’Università degli

studi di Padova

Strumenti prodotti dal Strumenti prodotti dal GruppoGruppo•Linee guida per la stesura del

Manuale di gestione• Nuovo titolario di

classificazione•Prontuario per la classificazione•Linee guida per

l’organizzazione dei fascicoli e delle serie

•Piano di conservazioneIn preparazione: Glossario dei termini archivistici

Dove si trovanoI materiali si trovano:- Sul sito dell’ANCI: www.anci.it - Sul sito Direzione generale per gli archivi

www.archivi.beniculturali.it- Sul sito del Dipartimento di Storia dell’Univ. Di

Padova www.storia.unipd.it

Sono messi a disposizione a titolo gratuito

- Ruolo strategico delle Soprintendenze archivistiche

- Ruolo strategico della formazione

Che cosa significa “gestire un archivio?

Perché si parla di organizzazione?

atteggiamento attivo … e

riguardal’archivio come complesso unitario,

anche se convenzionalmente suddiviso in tre fasi di vita:

archivio corrente/ archivio in formazione

archivio storico archivio di deposito

Ogni fase dell’archivio …

• Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa

• La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione

• Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi (RD 35/1900 e cir-colare Astengo): ora DPR 445/2000

• Novità: le tecnologie

DPR 445/2000 - art. 61 Servizio per la gestione informatica

dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi

«Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta

del protocollo informatico, della gestione dei flussi

documentali e degli archivi»

Come realizzare un sistema archivistico efficiente?

1. Individuare l’AOO = Area Organizzativa Omogenea

2. Istituire il servizio archivistico3. Individuare il responsabile4. Scrivere il manuale di gestione che preveda le modalità con cui eseguire

le operazioni previste dalla normativa e necessarie alla gestione documentale

La strutturazione/ristrutturazione del sistema archivistico Non è questione di pochi addetti

Ma è questione che deve interessare tutto l’ente,

perché l’archivio è la linfa vitale dell’ente stesso

Area Organizzativa Omogenea(DPR 445/2000, art. 50, comma 4) Insieme di uffici da considerare ai fini

della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse.

Un Comune è un’unica AOO, anche se articolata in uffici

diversi, ubicati in sedi diverse

In una AOO > in un Comune

deve esistere un unico sistema di gestione documentale che fa capo ad un unico registro di protocollo, al quale è

comunque possibile accedere da postazioni abilitate dislocate nei diversi uffici collocati sul territorio

Manuale di gestione

«Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio» (è previsto dal DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)

Ogni Comune scrive il suo

Manuale di gestione

• Deve essere formalmente adottato dall’amministrazione comunale (DPCM 31 ott. 2001, art. 3 comma 1/c)

• Deve essere proposto dal responsabile del servizio archivistico (DPCM 31 ott. 2001, art. 3 comma 1/c e art. 4 comma c)

nb: può essere predisposto da un gruppo di progetto

DPCM 31 ottobre 2000: art. 5

Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio.

• Piano di sicurezza dei documenti informatici• Modalità di utilizzo degli strumenti

informatici• Flussi documentali orizzontali e verticali• Smistamento e l’assegnazione dei documenti

ricevuti• Individuazione delle unità organizzative

responsabili delle attività di registrazione a protocollo

• Tempi e modi della selezione e della conservazione permanente

Sempre sul manuale di gestione

• Elenco dei documenti da protocollare e di quelli da non protocollare

• Sistema di classificazione e modalità di aggiornamento

• Indicazione delle soluzioni tecnologiche (descrizione del sistema informatico)

• Criteri e modalità per l’abilitazione all’accesso interno ed esterno alle informazioni documentali

• Utilizzo del registro di emergenza• Piano di conservazione

Regole proposte dal Gruppo

• Parlare sempre di servizio archivistico• Individuare il responsabile del servizio

archivistico• Precisare le funzioni del responsabile• Predisporre un Manuale snello con allegati• Organizzare il sistema di gestione dei

documenti e dei flussi documentali• Stabilire i requisiti di sicurezza

informatica del sistema ./.

. . . altre regole• Stabilire tempi e modi per il

versamento• Garantire la conservazione

dell’archivio nella fase di deposito• Predisporre il piano di

conservazione • Effettuare la selezione periodica• Regolamentare l’accesso• Rendere pubblico il Manuale

Per l’archivio corrente la normativa prevedeOperazioni gestionali obbligatorie

che usano alcuni strumenti archivistici:

1. Registrazione > registro di protocollo / repertori2. Classificazione > titolario (piano) di classificazione 3. Segnatura timbro / etichetta4. Costituzione delle aggregazioni

documentarie > repertorio dei fascicoli

eredità metodologiche del RD 35/1900

• Si protocolla l’atto principale• Si effettua la segnatura archivistica• Si costituiscono i fascicoli e si

gestiscono• L’ufficio di registratura smista agli

uffici competenti i documenti in arrivo

Differenze notevoli tra gestione cartacea e gestione informatica

Ulteriori eredità del RD 35/1900:

• trascrizione = redazione dei documenti da spedire

• qualità della carta • dimensioni dei fogli e loro uso • caratteristiche dell’inchiostro • impiego delle macchine per scrivere • divieto di usare «preparazioni chimiche per

correggere gli errori di scrittura» • stesura dell’atto nella minuta, con l’obbligo di

trattare un solo affare in ciascun atto e di formulare in modo corretto l’oggetto

• confezione dell’atto finale• collazione tra minuta e originale da spedire• indicazione del minutante, di chi copia la minuta,

la collaziona e la spedisce

Art. 53 registrazione di protocollo

«La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni»

numero di protocollo A/I data di registrazione A/I mittente/ destinatario I oggetto del documento I impronta del documento trasmesso per via

telematica [numero degli allegati] I [descrizione degli allegati] I

Numero di protocollo(art. 57 TUDA)

«Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno»

Come si cita un documento di una pubblica amministrazione?

Prot. 0037452/2005

Che cosa protocollare?

Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 «Sono oggetto di registrazione obbligatoria

i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione»

registro di protocollo

•funzione giuridico-probatoria •una funzione gestionale

Sempre rimasto in uso nella pratica burocratica

Caratteristiche del registro di protocollo

È atto pubblico (Cassaz. Pen. V 6 ott. 1987)

Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di protocollo (NB legge 241/90)

È atto pubblico di fede privilegiata (TAR Campania I Napoli 26 feb. 1991, n. 24)

Conseguenze• Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate«1. Le informazioni non modificabili di cui all’art. 53

… sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedure.

2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identi-ficativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione»

Art. 55 Segnatura di protocollo

= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa

Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

Elementi della segnatura

_____________________________________________Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura

Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . .

_____________________________________________N. . . . . . . giorno mese

anno_____________________________________________UOR … CC … RPA …________________________________________ 

Perché classificare?

La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica e consente di monitorare i flussi

Ma è necessario organizzare

logicamente i documenti ~ file manager

Titolario di classificazione

Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.

Caratteristiche del titolario

È solo uno degli strumenti per la gestione dell’archivio corrente

È atto di organizzazione > va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione

Non può essere retroattivo È ricavato dall’analisi delle funzioniHa carattere di astrattezzaPrevede il può esserci > è generale,

ma non generico

Sempre sul titolarioSi sviluppa su più livelli: titolo, classe,

sottoclasse, categoria, sottocategoria il Gruppo ha deciso di prevedere solo 2

livelli Costituisce un’operazione di reductio

ad unumDeve essere omnicomprensivoDeve essere stabile, ma dinamico

(quindi va modificato ogni volta che variano le funzioni dell’ente)

Criteri per la redazione del titolario

Funzione primaria-costitutiva(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali)

Funzioni gestionali(organi di governo, gestione, consulenza, garanzia)

Funzioni finali(funzioni operative nell’ambito della funzione

primaria)

Funzioni strumentali e di supporto

(personale, servizi, beni mobili e immobili)

Come ha proceduto il Gruppo?

Il Gruppo ha deciso di proporre un nuovo titolario che:

Fosse totalmente innovativo rispetto all’Astengo

Facesse parte di un piano organico di organizzazione dell’archivio

Avesse un’adeguata introduzione esplicativa

Le 15 categorie dell’Astengo

I. AmministrazioneII. Opere pie e

beneficenzaIII. Polizia urbana e

ruraleIV. Sanità ed igieneV. FinanzeVI. GovernoVII. Grazia, giustizia

e cultoVIII.Leva e truppe

IX. Istruzione pubblica

X. Lavori pubblici, poste-telegrafi, telefoni

XI. Agricoltura, industria e commercio

XII. Stato civile, censimento, statistica

XIII.EsteriXIV.VarieXV. Sicurezza pubblica

Nuovo titolarioI Amministrazione generaleII Organi di governo, gestione, controllo,

consulenza e garanziaIII Risorse umaneIV Risorse finanziarie e patrimonioV Affari legaliVI Pianificazione e gestione del territorioVII Servizi alla personaVIII Attività economicheIX Polizia locale e sicurezza pubblicaX Tutela della saluteXI Servizi demograficiXII Elezioni ed iniziative popolariXIII Affari militariXIV Oggetti diversi

Funzione primaria-costitutiva

(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali) COMUNE

I Amministrazione generale

I Amministrazione generale1. Legislazione e circolari esplicative

2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica

3. Statuto4. Regolamenti5. Stemma, gonfalone, sigillo6. Archivio generale7. Sistema informativo8. Informazioni e relazioni con il pubblico9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del

personale11. Controlli interni ed esterni12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e

riconoscimenti14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti

istituzionali15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e

servizi e adesione del Comune ad Associazioni16. Area e città metropolitana17. Associazionismo e partecipazione

Funzioni gestionali(organi di governo, gestione, consulenza,

garanzia)

II Organi di governo,

gestione, controllo,

consulenza e garanzia

II Organi di governo, gestione, controllo,

consulenza e garanzia1. Sindaco2. Vice-Sindaco3. Consiglio4. Presidente del Consiglio5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del

Consiglio6. Gruppi consiliari7. Giunta8. Commissario prefettizio e straordinario9. Segretario e Vice-segretario10. Direttore generale e dirigenza11. Revisori dei conti12. Difensore civico13. Commissario ad acta 14. Organi di controllo interni15. Organi consultivi … 16-22 classi dedicate agli organi delle circoscrizioni

Funzioni strumentali e di supporto

(personale, servizi, beni mobili e immobili)

III Risorse umaneIV Risorse finanziarie e

patrimonioV Affari legali

III Risorse umane1. Concorsi, selezioni, colloqui2. Assunzioni e cessazioni3. Comandi e distacchi; mobilità4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di

lavoro6. Retribuzioni e compensi7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine

rapporto, quiescenza11. Servizi al personale su richiesta12. Orario di lavoro, presenze e assenze13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari14. Formazione e aggiornamento professionale15. Collaboratori esterni

IV Risorse finanziarie e patrimonio

1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali

variazioni)3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione,

versamento4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione

e pagamento5. Partecipazioni finanziarie6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche

contabili7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi8. Beni immobili9. Beni mobili10. Economato11. Oggetti smarriti e recuperati12. Tesoreria13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle

entrate14. Pubblicità e pubbliche affissioni

V Affari legali

1. Contenzioso2. Responsabilità civile e

patrimoniale verso terzi; assicurazioni

3. Pareri e consulenze

Funzioni finali(funzioni operative nell’ambito della funzione

primaria)

VI Pianificazione e gestione del territorio

VII Servizi alla personaVIII Attività economicheIX Polizia locale e sicurezza pubblicaX Tutela della saluteXI Servizi demograficiXII Elezioni ed iniziative popolariXIII Affari militari

VI Pianificazione e gestione del territorio

1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti

2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale

3. Edilizia privata4. Edilizia pubblica5. Opere pubbliche6. Catasto7. Viabilità8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti

pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e

controllo10.Protezione civile ed emergenze

VII Servizi alla persona1. Diritto allo studio e servizi2. Asili nido e scuola materna3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della

loro attività4. Orientamento professionale; educazione degli adulti;

mediazione culturale5. Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola

comunale di musica, etc.)6. Attività ed eventi culturali7. Attività ed eventi sportivi8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati

e con il volontariato sociale9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a

rischio10. Informazione, consulenza ed educazione civica11. Tutela e curatela di incapaci12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici13. Attività ricreativa e di socializzazione14. Politiche per la casa15. Politiche per il sociale

VIII Attività economiche

1. Agricoltura e pesca2. Artigianato3. Industria4. Commercio5. Fiere e mercati6. Esercizi turistici e strutture ricettive7. Promozione e servizi

IX Polizia locale e sicurezza pubblica

1. Prevenzione ed educazione stradale

2. Polizia stradale3. Informative4. Sicurezza e ordine pubblico

X Tutela della salute

1. Salute e igiene pubblica2. Trattamento Sanitario

Obbligatorio3. Farmacie4. Zooprofilassi veterinaria5. Randagismo animale e ricoveri

XI Servizi demografici

1. Stato civile

2. Anagrafe e certificazioni

3. Censimenti

4. Polizia mortuaria e cimiteri

XII Elezioni ed iniziative popolari

1. Albi elettorali

2. Liste elettorali

3. Elezioni

4. Referendum

5. Istanze, petizioni e iniziative popolari

XIII Affari militari

1. Leva e servizio civile sostitutivo

2. Ruoli matricolari

3. Caserme, alloggi e servitù militari

4. Requisizioni per utilità militari

Forme di aggregazione dei documentiFascicolo

per affare per persona

fisica giuridica

per attività

SerieRepertorio

FASCICOLO

L’aggregazione organizzata dei documenti in fascicoli è operazione strategica per la gestione archivistica

Il fascicolo costituisce lo specifico storico, rappresenta il fatto specifico, quello che effettivamente si è svolto

Fascicolo per affare

Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nell’ambito di una delle classi e comprende i documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche esempio di fascicoli per affare: la costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI, classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo VII, classe 6); l’effettuazione di un concorso o di un bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).

Il fascicolo per affare si individua con: anno di apertura

numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso del Comune, la classe)

oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente l’affare cui si riferisce

Un esempio: 2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’

della Valle» • 2003 è l’anno di apertura• VII è il titolo (Servizi alla persona)• 6 è la classe (Eventi e attività culturali)• 13 è il numero progressivo attribuito a

fascicolo su base cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della classe 6

Durata del fascicolo per affare

Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura: può comunque essere gestito su base annuale, secondo una procedura di solito prevista dai sistemi informatici in commercio, in quanto viene “trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno di apertura.

repertorio dei fascicoli

• Registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso dei Comuni: la classe).

• Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione analoga al registro di protocollo: quest’ultimo registra, all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato documento, il primo registra, sempre all’interno dell’archivio, la presenza di un determinato fascicolo.

Fascicolo per persona fisica o giuridica

Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona. Per spiegare meglio, nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolo III. Il fascicolo si configura così come aggregazione di documenti e si apre indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio, gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).

Il fascicolo per persona si individua con:

Si considera, in genere, per i dipendenti il numero attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di matricola (numero di matricola) oppure il cognome e nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I documenti all’interno del fascicolo comunque possono essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali corrispondenti a una classe.

Un esempio: 2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:• 2005 è anno di apertura • III è il titolo (Risorse umane)• 0 è la classe• 6749 è il numero di matricola

Durata del fascicolo per persona

Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte, e di tale caratteristica deve tener conto il sistema informatico di gestione.

Fascicolo per attività è costituito e comprende i documenti

prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempi-menti.

Qualche esempio: - richieste di informazioni bibliografiche e

relative risposte (titolo VII, classe 6) - richieste e permessi di accesso alla zona

a traffico limitato (titolo VI, classe 7)

Caratteristiche del fascicolo per attività

Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).

SERIE

Aggregazione di unità archivistiche

(= registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a:

natura o forma delle unità archivistiche oggetto/ materia/ funzioni del produttore

La serie può essere costituita

• a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane)

• a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2).

REPERTORIO 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/

15/16 Aggregazione (serie) di documenti identici

- per forma (tipologia di atto) - per provenienza (prodotti dallo stesso

ufficio)- (ma differenti per contenuto)che vengono disposti in sequenza

cronologicache dalla sequenza cronologica derivano un

numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria

1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16

Gruppo di lavoro

Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei

documenti prodotti dai Comuni italiani

in riferimento al piano di classificazione

Perché

Titolo I. Amministrazione generale

classe 1. Legislazione e circolari esplicative

• Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per ciascun parere)

• Circolari pervenute al Comune: repertorio annuale, servito da indici

• Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale, servito da indici

Titolo I. Amministrazione generaleClasse 2. Denominazione …

• Denominazione del Comune: fasc. per affare

• Attribuzione del titolo di città: fasc. per affare

• Confini del Comune: fasc. per affare • Costituzione delle circoscrizioni: un fasc.

per ciascun affare • Verbali e deliberazioni della Commissione

comunale per la toponomastica: repertorio annuale

Titolo I. Amministrazione generaleClasse 5. Stemma, gonfalone, sigillo• Definizione, modifica, riconoscimento

dello stemma: fasc. annuale per attività• Definizione, modifica, riconoscimento

del gonfalone: fasc. annuale per attività• Definizione, modifica, riconoscimento

del sigillo: fasc. annuale per attività• Concessione del patrocinio gratuito e

del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

Titolo V. Affari legali

Classe 1. Contenzioso• Fascicoli di causa: un fasc. per ciascuna causa (fasc. per

procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili, cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun fascicolo può articolarsi in sottofascicoli (fasi della causa, etc.)

Classe 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni

• Contratti assicurativi: un fasc. per contratto (fasc. per affare)

• Richieste e pratiche di risarcimento: un fasc. per ciascuna richiesta (fasc. per affare)

Classe 3. Pareri e consulenze• Pareri e consulenze: un fasc. per ciascun affare

Prontuario per la classificazioneBarbieri: autorizzazione all’attività VIII/2

Barbieri: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 e repertorio specifico

Barbieri: fascicoli VIII/0

Barcaioli: autorizzazione di pubblica sicurezza IX/4 e repertorio specifico

Barriere architettoniche: eliminazione VI/5

Bed and breakfast: autorizzazione all’attività VIII/6 e repertorio specifico

Bed and breakfast: autorizzazione di pubblica sicurezza

IX/4 e repertorio specifico

Bed and breakfast: fascicoli VIII/0

Beneficenza * concetto superato v. Tit. VII Servizi alla persona

Benefici economici per categorie deboli VII/12

Beni immobili IV/8

Beni immobili: inventari IV/8Beni mobili IV/9

Beni mobili: inventari IV/9

TUDA Art. 68 Disposizioni per la conservazione degli archivi1. Il servizio per la gestione dei flussi

documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di sele-zione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti dispo-sizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni

Gruppo di lavoro

•Piano di conservazione

– Premessa– principi generali e le indicazioni di

massima – Indicazione, per ogni titolo e

classe del Titolario, delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi di conservazione

Ambito e criteri generali di applicazione

• Il Piano di conservazione è connesso Piano di classificazione

• Lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo titolario deve essere valutato sulla base del massimario di scarto precedente

• I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei registri.

• Sono stati ridotti, rispetto a quelli indicati dal massimario di scarto precedentemente in vigore, i termini di conservazione dei documenti, in linea con la normativa generale civilistica e con la normativa specifica ove contempli termini per la conservazione degli atti

• Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente Piano, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza)

• L’applicazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti.

• Lo scarto potrà essere deciso e valutato solo dopo che l’intero complesso archivistico sia stato analizzato e riordinato

I fondamenti della conservazione permanente

• In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente

• Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli che – mutuando una definizione formulata da Luciana Duranti] – in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni)

Alcune considerazioni sulla dimensione culturale degli

archivi• È preferibile operare scarti sui documenti

dell’archivio di deposito, evitando operazioni su quelli dell’archivio storico, per vari motivi (conoscenza minore della prassi amministrativa, scarsa produzione di copie).

• Particolare attenzione meritano i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e negli anni del dopoguerra e della ricostruzione, perché gli archivi possono costituire una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora inesplorati dagli storici.

Documenti originali e documenti in copia

• Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato, se è prevista la conservazione permanente degli originali e se le copie non contengono annotazioni rilevanti dal punto di vista amministrativo

• Prevedere repertori di documenti di interesse generale per tutte le UOR del Comune, resi disponibili sul sito interno del Comune, in modo da evitare copie multiple, superflue, che appesantiscono inutilmente il sistema di gestione documentale, a scapito dei documenti essenziali .

• Ciascun RPA, durante la fase di archivio corrente, non deve inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale

• Il fascicolo organizzato in sottofascicoli facilita, a tempo debito, le operazioni di scarto

Istruzioni per l’uso

• “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” = operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale)

• In caso di banche dati: eseguire periodicamente, a cadenza prestabilita, un salvataggio o una “stampata”

PER CONTATTAREI DUE COORDINATORI del GRUPPO

- Giorgetta Bonfiglio-DosioE-mail:

giorgetta.bonfigliodosio@unipd.it- Giuseppe MesoracaE-mail:

gmesoraca@archivi.beniculturali.it

e ……….. BUON LAVORO !