Rompere un tabù: indicizzazione semantica dellarchivio L'esperienza del Cesvot sugli archivi...
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Rompere un tabù:
indicizzazione semantica dell’archivio
L'esperienza del Cesvot sugli archivi correnti
Silvia Bruni, Cesvot
20 maggio 2013
Cosa è il Cesvot
Il Cesvot - Centro Servizi Volontariato Toscana - è un'associazione di volontariato che opera dal 1997.
E’ attualmente gestito da 29 associazioni di volontariato a valenza regionale.
Offre servizi di formazione, consulenza, assistenza alla progettazione e svolge attività di ricerca, documentazione, promozione e informazione a favore delle oltre 3.000 associazioni di volontariato presenti nel territorio toscano.
I principi fondamentali su cui si basa l’azione dell’ente sono quelli stabiliti nel DM 8/10/97 che determina la nascita dei Centri di servizio in Italia: “sostenere e qualificare l'attività di volontariato. A tal fine eroga le proprie prestazioni sotto forma di servizi a favore delle organizzazioni di volontariato iscritte e non iscritte nei registri regionali” (art. 4 D.M 8 ottobre 1997).
Non ti scordar di teServizio per la gestione della documentazione nelle associazioni
di volontariato• Un’organizzazione è un sistema
documentale naturale, in cui tutti i documenti, indipendentemente dalla tipologia, nascono o sono acquisiti nel corso dell’attività, in un flusso in cui prevale la spontaneità. Date queste caratteristiche, tutte le tipologie documentali concorrono alla rappresentazione dell’ente stesso.
• L’obiettivo dei servizi del Cesvot è favorire l’evoluzione dei sistemi documentali naturali in sistemi documentali naturali e organizzati, in cui, pur mantenendosi la spontaneità della raccolta di documenti, questi siano ben conservati e descritti.
I servizi
• Sulla base di questi assunti vengono offerti servizi di:
– catalogazione dei fondi documentali;
– riordino degli archivi storici;
– consulenza per la gestione degli archivi correnti.
L’interfaccia di ricerca Non ti scordar di te
• E’ attiva un’interfaccia di ricerca per la consultazione dei cataloghi bibliografici e degli archivi storici
< http://oseegenius.cesvot.it/cesvot/home>
• Questi, nel rispetto degli standard vigenti per le diverse tipologie di documenti (ISBD e Nuovo soggettario per i documenti finalizzati alla circolazione; ISAD G per i documenti di archivio) condividono gli indici degli autori e dei soggetti produttori e dei soggetti (anche se la descrizione semantica dei documenti di archivio è appena avviata).
• L’interfaccia di ricerca consente:– di interrogare la banca dati degli archivi collettivamente o per
singolo archivio (anche con la navigazione gerarchica);– di interrogare la banca dati delle collezioni dei documenti finalizzati
alla circolazione collettivamente o per singola biblioteca;– di interrogare collettivamente i cataloghi degli archivi e delle
biblioteche.
Il mantenimento di sistemi documentali naturali e organizzati
• Intervento di professionisti per la catalogazione dei documenti e il riordino degli archivi.
• Formazione di alcuni membri dell’associazione nella gestione dei flussi documentari e nella promozione della collezione dei documenti.
• Supervisione nel tempo.
• Integrazione continua dei nuovi documenti nel sistema.
Il tabù
I documenti di archivio non si soggettano!
Nasce da:• ragioni di storia della disciplina archivistica:
• interpretazione rigida ed utopica del cosiddetto metodo storico (recupero filologico della struttura originaria dell’archivio) visto come operazione oggettiva VS operazione soggettiva di individuazione del soggetto;
• separazione tra archivi storici e correnti;
• pratiche di lavoro: ritardo nell’informatizzazione e nella riflessione sulle sue conseguenze;
• assenza di interscambio professionale tra bibliotecari e archivisti; differenti connotazioni professionali;
• resistenze culturali: difesa dell’identità, enfatizzando e rafforzando le differenze;
• caratteristiche dei documenti trattati.
Caratteristiche dei documenti di archivio
• Nascono spontaneamente.• L’unità di base è un insieme (il fascicolo).• Sono all’interno di una gerarchia a priori
fisicamente e logicamente.• Sono classificati secondo le funzioni dell’ente.• Nella loro fase corrente sono gestiti da
personale con molteplici funzioni e competenze.
Conseguenze sulla semantica
• In uno stesso documento possono essere presenti più focus tematici (es. corrispondenza).
• I documenti nel fascicolo sono classificati uniformemente, ma la descrizione di insieme può comportare una notevole perdita di informazioni.
• La classificazione non è standardizzabile. Può essere condivisa tra tipologie di enti affini.
• Il personale che gestisce i documenti nell’archivio corrente non ha le competenze specifiche, né il tempo necessario per l’analisi e la soggettazione dei singoli documenti.
Gruppo di lavoro Aurora
• Progetto Aurora: amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico (Padova : CLEUP, 2009) : gruppo interistituzionale con sede a Padova.
• Mette al centro della riflessione l’oggetto, come descrizione sintetica del contenuto semantico dei documenti
Le premesse
• L’oggetto è la sintesi dei contenuti di carattere giuridico, amministrativo e narrativo di un documento.
• Garantisce la coerenza e l’efficienza, il supporto di processi decisionali.
• Ha la funzione di contribuire ad identificare il documento e a definirne la relazione con il fascicolo e con gli altri elementi del contesto documentario a cui appartiene.
• La sua redazione scaturisce da un’analisi dell’intero documento.
Riferimento allo standard ISO 59 63:
Metodi per l’analisi dei documenti e per la determinazione del loro soggetto
Progetto Aurora
• Deve consistere in una stringa di testo coerente, essenziale e significativa in modo da permettere a chi accede al registro di protocollo di apprendere agevolmente il contenuto del documento
• Il protocollista deve chiedersi: Quali parole possono essere significative per la ricerca del documento che si sta protocollando?
• Deve memorizzare alcune parole chiave e di riordinarle nella trasposizione scritta con la maggiore coerenza possibile
AIB. GRIS - Gruppo di ricerca sull'indicizzazione per soggetto. Guida
all'indicizzazione per soggetto, 1996
• identificazione, mediante l'analisi del documento, dei concetti che definiscono esattamente il soggetto
• rappresentazione di questi concetti in un'unica formulazione lineare (stringa di soggetto)
• disposizione dei concetti nella stringa secondo un ordine di citazione basato sulla loro diversa funzione logica (ruolo) nella definizione del soggetto
• possibilità di accedere alla stringa di soggetto mediante ciascun termine
Le raccomandazioni
Progetto Aurora
• L’oggetto si redige:• ricercando un equilibrio tra analisi
e sintesi;• scegliendo forme verbali e lessici
condivisi;• secondo i principi di univocità e
uniformità;• individuando le parole chiave che
esprimono l’azione o le azioni, facendo riferimento ad una lista di termini utilizzabili;
• facendo attenzione alla forma grafica dei nomi composti, riportando date, scadenze, luoghi orari
AIB. GRIS - Gruppo di ricerca sull'indicizzazione per soggetto.
Guida all'indicizzazione per soggetto, 1996
Principi • applicazione dei principi di uniformità e
di univocità anche alle stringhe di soggetto, oltre che ai singoli termini
• ridefinizione del principio di "specific entry" in termini di specificità dei concetti
• coestensione delle stringhe • esaustività dell'analisi • definizione dei requisiti di coerenza • predittività
I limiti del modello proposto
• Eccesso di ottimismo nella possibilità di conciliare regola ed espressività, normalizzazione e specificità nel solo oggetto di un documento e nella gestione quotidiana del registro di protocollo.
• Eccesso di fiducia nella natura umana.
Non ti scordar di te:Il lavoro sugli archivi correnti
• Il modello di intervento che il Cesvot propone alle associazioni e che ha applicato nella propria struttura prevede le seguenti attività:
– attività di presentazione e di condivisione degli obiettivi con tutta la struttura;
– analisi dell’organizzazione;
– analisi delle tipologie e dei flussi documentali dell’associazione;
– creazione delle stringhe e degli oggetti rappresentativi del contenuto dei documenti;
– produzione degli strumenti di gestione dell’archiviazione: titolario di classificazione, manuale di gestione, massimario di scarto;
– informatizzazione dei processi di gestione dell’archivio; formazione alla struttura operativa dell’associazione e supervisione nel tempo.
Analisi dell’organizzazione
• Individuazione delle funzioni dell’ente
• Creazione di un titolario di classificazione:
1. Bandi
2. Progetti presentati dalle associazioni
3. Progetti di formazione promossi dal CESVOT
4. Formazione a distanza
VIII - Formazione
Formazione
ClassiTitoloFunzione
Analisi del flussi documentali
• Mappatura della documentazione prodotta o acquisita dall’ente
Scheda di sintesi del colloqui e delle prove
Lettera di assunzione
Contratto
AssunzioneGestione del personale
Convocazione riunione
Verbale
Consiglio direttivo
Organi dirigenti
DocumentiAttivitàFunzione
Descrizione
Classif. II/2 – Cosiglio direttivo regionale
Conservazione: Illimitato
Responsabilità: •Ufficio Segreteria generale •Persona Monica Casotti
Cesvot – Consiglio direttivo regionale – Convocazione•Convocazione riunione del Consiglio direttivo n. X per il GG/MM/AAAA•Spostamento riunione del Consiglio direttivo n. X al GG/MM/AAAA•Annullamento riunione del Consiglio direttivo n. X del GG/MM/AAAA
Convocazione del consiglio direttivo regionale
Class. Infor. gestionaliStringa e oggettiDocumento
Separazione tra contenuti normalizzabili e contenuti specifici di un documento: Stringhe (voci di indice) costruite applicando il Nuovo soggettario BNCF, classificate e corredate da elementi riguardanti la conservazione e la gestione del documentoOggetto predefinito: campo a testo libero con elementi ricorrenti e possibilità di inserimento di informazioni integrative
Il sistema
• Ha al centro il soggetto di un documento
• <http://protocollo.cesvot.it:8080/xway/application/xdocway/engine/xdocway.jsp>
Vantaggi
• Velocità nella protocollazione.
• Massimo contenimento degli errori.
• Tutti i documenti sono soggettati.
Questioni aperte (1)
• Storicizzazione delle carte:– il passaggio dall’archivio corrente a quello storico è da
testare in termini di interoperabilità (separazione tra produttori di software);
– nel passaggio tra corrente e storico si perde il campo oggetto. Dovrà essere integrato nel soggetto?
– Nei casi in cui il contenuto del documento non è prevedibile, potrà essere necessario creare un nuovo soggetto:
• es. Cesvot- Rapporti con enti.
Questioni aperte (2)
• Trasferibilità del modello organizzativo:– Il Cesvot ha la missione di supportare le
associazioni. Chi può svolgere la stessa funzione rispetto agli archivi di altre tipologie di enti?
Questioni aperte (3)
• Difficoltà di coinvolgimento degli archivisti nel lavoro sugli archivi correnti.
• Formazione degli archivisti sulla soggettazione.
Motivi di ottimismo
• Si inizia a discuterne:– Gruppo di lavoro per l'implementazione
dell'interoperabilità fra il Nuovo soggettario e banche dati prodotte dagli archivi;
– nascita del MAB;– oggi;– ...
Grazie!