FORUM PA 2008Convegno - Obiettivo dematerializzazione? Criticità e potenzialità dell’innovazione nei sistemi documentali e nei processi della PA

Dott. Dionigi SpadacciaINPS - Direttore Centrale Sistemi Informativi e TelecomunicazioniRoma, 12 Maggio 2008

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Agenda

L’INPSIl ruolo istituzionale e gli interlocutoriStrategie ICT in INPSLa dematerializzazione

Servizi ai cittadiniEfficienza interna

I principali servizi on-line

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INPS

L'INPS è il più grande ente previdenziale italiano: − oltre 430 miliardi di euro in volume d’affari tra entrate ed

uscite42 milioni la popolazione amministrata: − 22 milioni di lavoratori − 1,6 milioni di aziende− 18 milioni di pensionati− 2,6 milioni di beneficiari di prestazioni a sostegno del

reddito

La struttura organizzativa sul territorio è la seguente − Direzione Generale− 20 Direzioni Regionali− 154 Direzioni Provinciali e Subprovinciali − 343 Agenzie territoriali− 1000 Punti-Cliente

L’istituto è collegato con: − Comuni− Banche − Uffici Postali− Altre Pubbliche Amministrazioni (INAIL,

INPDAP, Ministero dell’Economia e delle Finanze, etc. )

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Il ruolo istituzionale

CONTRIBUTI

L'attività principale dell’Istituto consiste nella liquidazione e nelpagamento delle pensioni di natura sia previdenziale siaassistenziale

L'INPS provvede inoltre ai pagamenti di tutte le prestazioni a sostegno del reddito

• di vecchiaia• di anzianità• di inabilità• ai superstiti

• in convenzione internazionale

• assegno di invalidità

• etc.

• integrazione trattamento minimo

• assegno sociale

• invalidità civile

• etc.

• disoccupazione• malattia• maternità• assegno

nucleo familiare

• Tfr

• cassa integrazione

• assegno per nuclei familiari concessi dai comuni

• etc.

PENSIONI

PRESTAZIONI A SOSTEGNO DEL

REDDITTOGestisce inoltre la banca dati relativa al calcolo dell’ISEE (indicatore della situazione

economica equivalente) che permette di fruire di alcune prestazioni sociali agevolate

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Gli interlocutori

L’INPS si interfaccia e fornisce servizi ad una platea di utenti variegata e con caratteristiche molto differenti: persone fisiche, aziende, intermediari di servizi, amministrazioni pubbliche, etc.

INPS

Sindacati epatronati

Associazioni di Categoria

Consulenti del Lavoro

Regioni

AziendeCittadini, Pensionati, Assicurati

Enti locali

Intermediari

Pubblica Amministrazione

Altri intermediari

Altri

Utenti

Altri Enti previdenziali

Altri Enti/Istituzioni

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Migrazione applicativa verso

sistemi open

Riduzione dell’architettura da 3 a

2 livelli

Centralizzazione dei sistemi elaborativi gestionali

Trasformazione della rete

telematica verso la larga banda

Migrazione della LAN da tecnologia

Token-Ring a tecnologia Ethernet

Realizzazione del sistema di

Disaster Recoverye Business Continuity

Evoluzione architetturale Sistema Informativo

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Strategie ICT in INPS

Ampliamento e miglioramento Ampliamento e miglioramento qualità dei servizi erogati qualità dei servizi erogati

Ampliamento virtuale del frontAmpliamento virtuale del front--end mediante l’utilizzo di end mediante l’utilizzo di strutture multicanale (telefono, strutture multicanale (telefono, Internet, fax,Internet, fax,emailemail,..),..)

Automazione dei processi e Automazione dei processi e dematerializzazionedematerializzazione di atti di atti e documenti e documenti

Sinergie ed integrazione con Sinergie ed integrazione con altri attori altri attori

Qualità dei Servizi

M Multicanalità

Automazione

Sinergia

A

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La dematerializzazione: i principali vantaggi

Riduzione dei costi

Maggiore qualità dei dati ed efficienza dei processi

Maggiore tempestività di erogazione dei servizi

Centralizzazione e valorizzazione del patrimonio informativo

Miglioramento del rapporto con l’utenza

La dematerializzazione consente notevoli risparmi diretti, in termini di carta e spazi recuperati, ed indiretti, in termini di tempo ed efficacia del recupero e presentazione dei documenti.

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La gestione elettronica dei flussi documentali consente una più semplice condivisione delle informazioni, che determina una valorizzazione dell’intero patrimonio informativo digitalizzato.

L’utilizzo di moderni strumenti di gestione elettronica ed archiviazione della documentazione cartacea su supporti digitali, rappresenta uno strumento di efficienza e trasparenza che contribuiscono al miglioramento del rapporto con l’utenza.

L’attivazione di workflow specifici consente di migliorare la velocità di reazione sia come risposta ai bisogni del cliente sia come attivazione di nuovi servizi attraverso la disponibilità e il recupero delle informazioni digitalizzate.

La dematerializzazione e la conseguente automazione dei processi di gestione documentale consentono di migliorare sia la qualità delle informazioni (corretta archiviazione dei dati) sia l’efficienza dei processi (riduzione dei tempi di gestione e di evasione delle pratiche).

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La dematerializzazione: i progetti realizzati

La dematerializzazione degli atti produce benefici in termini diefficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa

Efficienza internaEfficienza internaServizi ai cittadiniServizi ai cittadini

Mail room (Sala posta virtuale)

Paperless

Compilazione 730 on-line

Consultazione CUD on-line

Consultazione busta paga on-line

Protocollo InformaticoGestione Documenti ProtocollatiModulistica on-lineDematerializzazione documenti previdenza agricolaServizi di comunicazione (PEI, PEC, Hermes, posta elettronica)Servizi on-line (e-mens,DM10..)

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Servizi ai cittadini - Protocollo Informatico

La procedura di protocollazione consente a tutte le Agenzie di Produzione, alle Sedi Regionali e alle Direzioni Centrali di:

Identificare e catalogare in modo univoco i documenti in ingresso e in uscitaCertificare la data di emissione/produzione dell’atto per il trattamento dei procedimentiDematerializzare gli atti amministrativi ricevuti e/o spediti

Nel corso del 2007 sono stati protocollati oltre 18 milioni di documenti

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Servizi ai cittadini - Gestione Documenti Protocollati

La procedura di gestione dei documenti protocollati come evoluzione del sistema di protocollazione consente di:

Gestire il workflow dei documenti ricevuti all’interno delle struttureFornire informazioni utili sullo stato di lavorazione delle praticheOttimizzazione delle risorse mediante il controllo di gestione, strumenti per individuare colli di bottiglia e benchmarkMonitorare carichi di lavoro e produttività

Nel corso del 2007 sono stati gestiti oltre 4 milioni di atti amministrativi protocollati

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Servizi ai cittadini - Modulistica on-line

Attraverso il sito

dell’Istituto è possibile

accedere direttamente

alla modulistica Inps

Oltre alla possibilità di

scaricare il modulo, è

possibile compilarlo e

inviarlo direttamente

Nel 2007 sono stati compilati e inviati on-line alle sedi oltre 110.000 moduli

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Servizi ai cittadini - Dematerializzazione documenti previdenza agricola

Acquisizione e gestione in formato elettronico dei documenti cartacei (ex SCAU)-Regione Sardegna

Risultati ottenuti:

Miglioramento del livello e la qualità dei servizi offerti all’utenzaDiminuzione del lavoro delle sedi, liberando risorse per attività a più alto valore aggiuntoDisponibilità di locali, precedentemente adibiti ad archivi, per destinarli a più idonei usiMaggiori garanzie di riservatezza delle informazioni Miglioramento della tempestività e della disponibilità delle informazioniDiminuzione di notevoli volumi cartaceiGaranzia di un elevato livello della qualità dei dati e delle immagini

N° Documenti Lavoratori

Subordinati

N° Documenti Lavoratori Autonomi

Totale Documenti

Cagliari 285.333 279.908 565.241

Iglesias 37.587 31.635 69.222

Nuoro 15.675 436.878 452.553

Sassari 405.109 495.805 900.914

Oristano 79.342 174.672 254.014

Sardegna

LavoratoriSubordinati

LavoratoriAutonomi Totale

N° Documenti 823.045 1.418.899 2.241.944

N° Fogli 1.304.923 3.944.841 5.249.764

N° Immagini 1.751.910 4.211.601 5.963.511

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Servizi ai cittadini – Servizi di comunicazione

Posta Elettronica – dal 1997 tra soggetti (interni, esterni): comunicazioni libere

Hermes: Messaggistica Elettronica Ufficiale – dal 2000tra Strutture INPS: comunicazioni ufficiali di interesse generale e pubbliche, conservate, monitorate, protocollate

Posta Elettronica Istituzionale (PEI) – dal 2005tra Strutture e Uffici INPS nelle figure dei Direttori/Dirigenti/Responsabili: comunicazioni ufficiali, sicure, riservate, conservate, monitorate, protocollate

Posta Elettronica Certificata (PEC) – dal 2006tra P.A., Entità esterne (patronati, cittadini,…) e Strutture-Soggetti INPS: comunicazioni ufficiali, firmate, riservate, legali, conservate, monitorate, protocollate

Nel corso del 2007 sono stati inviati:oltre 28 milioni di messaggi di posta elettronicaoltre 30.000 messaggi Hermesoltre 21.000 messaggi tra PEC e PEI

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Efficienza interna – Mail room (sala posta virtuale)

Sperimentazione sulle sedi di Viterbo e Roma Monteverde, in collaborazione con Poste Italiane, della raccolta centralizzata, dematerializzazione cartacea e conservazione ottica sostitutiva della corrispondenza in ingresso dell’IstitutoObiettivi:

Integrazione con il Protocollo Informatico

Standardizzazione del processo

Razionalizzare di risorse e spazi

Maggiore efficienza

Il volume dei documenti interessati dalla sperimentazione è stimato essere di circa 90.000 pezzi

annui

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Efficienza interna - Paperless

La procedura Paperless permette all’Istituto di automatizzare i servizi interni, digitalizzando l’iter procedurale:

Redazione e pubblicazione digitale degli ordini e delle comunicazioni di servizioRichiesta e Approvazione delle assenze e permessiGestione automatizzata delle missioniRichiesta di servizi di supporto o manutenzione straordinariaRichiesta di assistenza sistemistica CED

Nel corso del 2007 sono stati gestiti quasi 2 milioni di documenti digitali

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Principali servizi on-line

Visualizzazione e stampa Estratto ContributivoSimulazione Calcolo PensioneIscrizione lavoratori domesticiVariazioni anagraficheEmissione duplicati CUD e ObisMDomanda di accredito del servizio di leva

Aziende e ConsulentiAziende e Consulenti

Invio dichiarazioni DM10Consultazione e stampa DM10Consultazione estratto contoE-mens on lineInvio domande CIGS Richiesta e consultazione regolarità contributiva Iscrizione e variazione azienda

Comuni ed altriEntiComuni ed altriEnti

CittadiniCittadini CAF, Patronati, Associazionidi Categoria

CAF, Patronati, Associazionidi Categoria

Trasmissione modelli redditualiPresentazione domande di pensioneConsultazione stato domande di prestazioneGestione delegheGestione ISEEEmissione duplicato CUD e ObisM

Acquisizione e trasmissione dei mandati di pagamento per le prestazioni a sostegno delle famiglieGestione ISEEVisualizzazione stato delle domande e dei pagamenti delle prestazioniVariazioni anagrafiche

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DM10 - Denunce Aziendali

+ 4%+ 4%

Dichiarazioni ISEE + 13 %+ 13 %

INPS-risponde + 13%+ 13%

Alcuni dati sui principali servizi on-line 1/2

2006 2007130.380 147.521

2006 20074.513.492 5.097.054

2006 200718.100.084 18.891.203

Denunce e-mens + 10%+ 10%2006 2007167.000.000 183.000.000

Totale Pin rilasciati + 25 %+ 25 %2006 20072.084.378 2.603.286

Estratto conto e simulaz. calcolo della pensione + 12%+ 12%2006 2007

7.717.044 8.673.751

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Servizi per i comuni + 13%+ 13%

Servizi per i patronati + 9%+ 9%Domande pensioni on-line + 12%+ 12%Richiesta certificazioni individuali (CUD, Estratto contributivo,…)

+ 25%+ 25%

Alcuni dati sui principali servizi on-line 2/2

2006 200711.633.469 14.510.240

2006 2007419.151 471.024

2006 200712.958.764 14.139.826

2006 20071.589.461 1.789.156

Richieste gestite dal Contact Center multicanale + 43%+ 43%2006 2007

8.103.196 11.583.808