Domande e risposte su fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva

Le seguenti domande e risposte sono riportate esclusivamente per facilitare il lettore a comprendere le tematiche trattate e, ove non esplicitamente specificato, non sono in alcun modo riferibili ad interpretazioni ufficiali dellamministrazione finanziaria.

1 DOMANDA - E' possibile inviare le fatture ai clienti via e-mail come allegato anzich spedirle su carta? RISPOSTA La fattura formata con lausilio di un sistema informatico e poi inviata via e-mail al cliente un documento analogico, in quanto priva dei requisiti richiesti dallart.3 del D.M. 23/01/04 (staticit e non modificabilit, firma digitale e riferimento temporale). La procedura, tuttavia, corretta. Per la fattura, in quanto analogica e non elettronica, dovr essere obbligatoriamente stampata su carta sia dallemittente che dal destinatario (cliente) ai fini della conservazione.

2 DOMANDA - Posso implementare un sistema di fatturazione elettronica del solo ciclo attivo, senza alcun accordo con i miei clienti, ed invio del solo file fattura in formato PDF come allegato alla e-mail ,oppure spedizione cartacea per chi non ha comunicato le-mail? E vero che in questo caso devo apporre comunque firma digitale e riferimento temporale? RISPOSTA Si. Come nel quesito precedente per, il cliente che riceve il PDF come allegato alla e-mail dovr procedere alla stampa su carta. Lemittente, invece, avendo implementato un sistema di fatturazione elettronica del ciclo attivo, dovr firmare digitalmente e apporre il riferimento temporale su tutte le fatture emesse e dovr procedere alla creazione di un archivio digitale, quindi alla conservazione sostitutiva dello stesso.

3 DOMANDA - Sono dieci anni che conserviamo le sole fatture attive utilizzando un sistema di archiviazione su bobine di microfilms, senza avere la copia su supporto cartaceo. La procedura corretta? RISPOSTA - Si, corretta. La Circolare del Ministero delle Finanze nr 14 del 10 marzo 1982 autorizza a conservare con il sistema fotografico su bobine di microfilms o microfiches i documenti emessi e da emettere quali le fatture e i telegrammi spediti, a condizione che: 1-Deve essere assicurata la leggibilit delle copie microfilmate dei documenti spediti o emessi 2-Deve essere consentita in qualsiasi momento, a richiesta degli organi di controllo: -la visualizzazione con la nitidezza necessaria a rilevare tutti gli elementi del documento; -la stampa dei documenti.

4 DOMANDA - La nostra societ conserva da diversi anni le fatture passive solo su microfilms con visualizzazione delle stesse su pc. Tutte le fatture di acquisto quindi, dopo la scansione fotografica, vengono riprodotte su bobine di microfilms e successivamente macerate. La procedura adottata corretta? RISPOSTA No, in quanto la conservazione degli originali delle fatture passive va eseguita su supporto cartaceo (Circolare del Ministero delle Finanze nr 14 del 10 marzo 1982)

5 DOMANDA - Da anni trasmettiamo ai nostri clienti le fatture tramite un sistema EDI. Sono obbligato alla loro conservazione sostitutiva? RISPOSTA - Se voglio implementare un sistema di fatturazione elettronica , ovvero un sistema che mi consenta di formare , emettere e conservare il ciclo attivo di fatturazione in solo formato informatico, senza quindi pi obbligo di dover stampare le fatture su supporto cartaceo , dovr a norma dellart.3 del DM 23 gennaio 2004 garantire lattestazione della data, lautenticit dellorigine e lintegrit del contenuto. Con riferimento ai sistemi di trasmissione EDI, la Raccomandazione della Commissione 1994/820/CE che ne regola gli aspetti giuridici a livello europeo, pur richiedendo lautenticit e lintegrit dei documenti trasmessi, non prevede alcun obbligo in merito allattestazione della data (art. 6 della raccomandazione). Si ritiene per che la trasmissione elettronica di dati utilizzando sistemi EDI che non garantiscono lattestazione della data con lapposizione del riferimento temporale, non possono considerarsi sistemi di fatturazione elettronica , e quindi ai sensi della risoluzione Dir.Tasse n. 451163 del 30 novembre 1990 i dati trasmessi dovranno essere stampati su carta sia dallemittente che dal destinatario. Diversamente , se cio dopo una attenta e scrupolosa analisi del sistema EDI adottato, eseguita con lausilio dei tecnici preposti alla gestione e manutenzione della piattaforma adottata, si evince che la soluzione EDI utilizzata garantisce anche lattestazione della data, possiamo sicuramente affermare di

essere in presenza di un sistema di fatturazione elettronica e non di una semplice trasmissione telematica dei dati contenuti in fattura. Ne consegue quindi lobbligatoriet della conservazione sostitutiva e la necessaria ridefinizione degli accordi con i clienti.

6 DOMANDA - E corretta la seguente procedura? - Lazienda A appone il riferimento temporale e firma digitalmente le fatture da emettere - Invia i files firmati alla societ B, che provvede alla postalizzazione cartacea ai clienti (in fattura non indicato "fattura compilata per conto del cedente o prestatore da un terzo"). - La societ B provvede alla conservazione sostitutiva. RISPOSTA - Si. Nel caso prospettato, lazienda A soggetto passivo dimposta ed emittente delle fatture in modalit elettronica. La societ B ha un contratto con A per la postalizzazione cartacea delle stesse e un contratto di outsourcing per la successiva obbligatoria conservazione sostitutiva.

7 DOMANDA - E corretta la seguente procedura? - Lazienda A forma in modalit elettronica le fatture da emettere ed invia i files alla societ B che appone il riferimento temporale e firma digitalmente le singole fatture per poi procedere al loro invio in formato cartaceo (in fattura indicato "fattura compilata per conto del cedente o prestatore da un terzo"). -B dopo aver postalizzato le fatture, trasmette i files alla societ C, che esegue la conservazione sostitutiva. RISPOSTA - Si. In questo caso lazienda B emette per conto della societ A le fatture in formato elettronico, mentre la societ C provvede alla loro conservazione sositutiva. A ha in essere due contratti di outsourcing: uno con B per la fatturazione elettronica e uno con C per la conservazione sostitutiva.

8 DOMANDA - Alcuni nostri clienti esteri non hanno la partita IVA o il codice fiscale, perch nel loro Stato non prevista. La conservazione sostitutiva corretta anche se per questi clienti non sono consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al codice fiscale e alla partita IVA ? RISPOSTA - Si

9 DOMANDA - Le fatture elettroniche che vengono emesse a fine dicembre 2004 (quindi con firma digitale e riferimento temporale di dicembre 2004 ) , ma conservate ad inizio gennaio 2005 (quindi con firma digitale e marca temporale del Responsabile della conservazione di gennaio 2005), con riguardo al processo di conservazione sostitutiva ( per esempio per la comunicazione alle Agenzie fiscali entro il mese successivo alla scadenza delle dichiarazioni dei redditi) vanno considerate conservate nellanno 2004 oppure nel 2005 ? RISPOSTA - Nel 2004.

10 DOMANDA - Quando va emessa una fattura elettronica? RISPOSTA - Valgono le stesse regole della fattura cartacea tradizionale, la norma applicabile cio lart 21 comma quarto del DPR 633/72, il quale rimanda allart.6 dello stesso DPR: 1- Le cessioni di beni si considerano effettuate nel momento della stipulazione se riguardano beni immobili e nel momento della consegna o spedizione se riguardano beni mobili. (...) 3- Le prestazioni di servizi si considerano effettuate allatto del pagamento del corrispettivo. (...) 4- Se anteriormente al verificarsi degli eventi indicati nei precedenti commi o indipendentemente da essi sia emessa fattura , o sia pagato in tutto o in parte il corrispettivo , loperazione si considera effettuata, limitatamente allimporto fatturato o pagato , alla data della fattura o a quella del pagamento (...) inoltre: Per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulti da documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali effettuata loperazione (...) la fattura emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello della consegna o spedizione(...) (art.21 comma 4 DPR 633/72)

11 DOMANDA - La firma digitale da apporre sulla fattura elettronica al momento della emissione, pu essere anche quella di un direttore generale o di un altro dipendente della societ emittente anzich quella del legale rappresentante? RISPOSTA Si. Infatti una firma digitale pu contenere il cosiddetto certificato di ruolo che indica eventuali poteri di rappresentanza o limiti di firma in capo al titolare.

12 DOMANDA - I Documenti di trasporto possono essere emessi in solo formato elettronico e conservati in modo sostitutivo? RISPOSTA - Si. Il d.d.t. disciplinato dal DPR n.472/1996; la Circolare n. 249/E del 11/10/1996 ha successivamente chiarito che i beni viaggianti non devono pi necessariamente essere accompagnati dal documento di trasporto. In tal caso, la circolare ha previsto che esso possa essere spedito nel giorno in cui iniziato il trasporto dei beni anche tramite gli strumenti elettronici richiamati dalla circolare n.225/E, quindi sotto forma di "documento informatico". Per essere rilevante ai fini tributari, nel rispetto della normativa vigente, dovr poi essere emesso con apposizione di firma digitale e riferimento temporale ed essere infine conservato sostitutivamente con cadenza annuale. Diversamente dalle fatture elettroniche, non richiesto alcun "accordo con il destinatario".

13 DOMANDA - Dopo aver terminato la conservazione sostitutiva di fatture emesse in formato elettronico, mi sono accorto che alcune fatture erano sbagliate nellimponibile. Cosa devo fare? RISPOSTA Ai sensi dellart.26 del DPR 633/72 dovr emettere delle note di variazione elettroniche (di credito o di addebito, a seconda del caso), seguendo le stesse disposizioni previste dallart.21 per le fatture elettroniche.

14 DOMANDA - In caso di fatture emesse da un terzo per conto del soggetto passivo dimposta, occorre indicarne la denominazione o la nazionalit? RISPOSTA - No. La normativa richiede la semplice annotazione, sulla fattura emessa, che la stessa compilata da un terzo (art. 21, comma 2, lett.h DPR 633/72).

15 DOMANDA - Se ricevo da un solo fornitore una fattura in formato elettronico (con firma digitale e riferimento temporale), sono obbligato a conservare tutte le fatture cartacee del ciclo passivo in formato digitale? RISPOSTA - Si. Lart.4 del DM 23/1/2004 dispone,con riferimento al processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, che esso "pu essere limitato a una o pi tipologie di documenti". Si ritiene che si tratti di un principio applicabile a tutta la normativa riguardante la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari, siano essi informatici o analogici. Con riferimento alle fatture , le tipologie sono quelle di acquisto e quelle di vendita. Quindi, se decido di ricevere da un solo fornitore una fattura elettronica (previo accordo) , dovr conservare tutte le fatture del ciclo passivo pervenute in cartaceo in formato digitale.

16 DOMANDA - Che cosa sono gli atti impositivi o di contestazione di violazioni sostanziali citati dallart.21 del DPR 633/72? RISPOSTA - Con atti impositivi, ai sensi della Risoluzione Agenzia delle Entrate del 27 febbraio 2003 nr 47/E, si intendono: - gli avvisi di accertamento, compresi quelli parziali di cui allart.41/bis del DPR 600/73, e quelli di cui allart.54 comma quinto del DPR 633/72; - gli inviti al contraddittorio, inviati dagli uffici ai sensi dellart.5 del D.Lgs 19 giugno 1997 n. 218; - gli atti di contestazione e gli avvisi di irrogazione di sanzioni; - i processi verbali di constatazione Con violazioni sostanziali, ai sensi della Circolare del Ministero delle Finanze del 17 maggio 2000 n. 98, si intendono le omissioni e gli errori che incidono sulla determinazione e sul pagamento del tributo, violazioni rilevabili cio sia in sede di liquidazione dellimposta dovuta in base alla dichiarazione prodotta che in sede di rettifica della stessa.

17 DOMANDA - Come ci si comporta nel caso venga richiesta dal cliente una copia conforme di una fattura elettronica spedita su carta e conservata digitalmente? Posso semplicemente rispedire il corrispondente fileoppure devo stampare su carta, mettere il timbro "copia conforme" ed inviarla via

posta? RISPOSTA - Nel rilasciare copie conformi , si dovr continuare a seguire una rigida procedura al fine di cautelarsi da un utilizzo non corretto ed improprio delle copie che si rilasciano. Quindi dapprima il cliente dovr inviare una richiesta scritta del tipo: "Con riferimento alla Vs fattura nr....del..., dichiariamo di aver smarrito (distrutto, etc...) lesemplare di nostra spettanza. Vi chiediamo pertanto di volercene rilasciare una copia conforme alloriginale". Successivamente, il soggetto emittente potr quindi inviare la copia su supporto cartaceo con indicato: "Copia conforme alloriginale emessa su specifica richiesta del ...della ditta... che ha dichiarato di aver smarrito (distrutto, etc...) lesemplare di sua spettanza a suo tempo rilasciato".

18 DOMANDA - E' ammissibile produrre le fatture attive su carta solo al momento dell'eventuale richiesta da parte delle autorit competenti ed evitare quindi di conservare un archivio cartaceo? RISPOSTA Il cosiddetto "archivio morto", cio larchiviazione in formato PDF delle fatture attive inviate come allegato e-mail (senza firma digitale e riferimento temporale) e stampate su carta solo al momento della richiesta da parte dellamministrazione finanziaria, non ammesso. L'archivio cartaceo delle fatture analogiche sia attive che passive s sostituibile con un archivio digitale , il quale consente di esibire la documentazione richiesta in sede di controlli, ispezioni o verifiche stampandola su carta solo su richiesta esplicita dell'amministrazione finanziaria. E per un processo lungo e laborioso: si tratta infatti di scansionare tutte le fatture cartacee, di indicizzarle e di sottoporle al processo di conservazione sostitutiva (che comporta gli ulteriori adempimenti previsti dalla normativa vigente). La soluzione della fatturazione elettronica (solo per il ciclo attivo ad esempio) a questo fine diventa la soluzione pi efficace ed efficiente. In questo caso, infatti, la carta pu totalmente scomparire, sia in fase di emissione che in fase di conservazione sostitutiva obbligatoria.

19 DOMANDA - La cadenza quindicinale per la conservazione sostitutiva delle fatture, oltre che per le fatture elettroniche emesse, vale anche per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche ricevute ? RISPOSTA - Si, ma con una diversa decorrenza. -Per le fatture elettroniche emesse la cadenza quindicinale decorre dalla loro emissione, infatti il DPR 633/72 cita che "Il contribuente deve annotare entro quindici giorni le fatture emesse ,nellordine della loro numerazione e con riferimento alla data della loro emissione, in apposito registro" (Registrazione delle fatture, art.23 DPR 633/72) -Per le fatture elettroniche ricevute la cadenza quindicinale decorre dalla loro registrazione secondo lart.22 primo comma del DPR 600/73 che testualmente recita "Le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite non oltre sessanta giorni".

20 DOMANDA - La cadenza quindicinale per la conservazione sostitutiva dellintero ciclo passivo che ricevo totalmente in solo formato cartaceo da quando decorre? Dalla loro registrazione? RISPOSTA - No, non esiste un termine. Il soggetto passivo dimposta pu decidere liberamente di procedere alla conservazione sostitutiva durante tutto il periodo obbligatorio di conservazione ai fini civili e fiscali (10 anni ai fini civili e fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo dimposta ai fini fiscali).

21 DOMANDA - Cosa si intende esattamente con "documento originale non unico" ? RISPOSTA - Un documento "originale non unico", quando soddisfa le seguenti caratteristiche: 1 - Deve essere emesso per legge in duplice esemplare; 2/a - Deve essere conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; 2/b - Il suo contenuto riprodotto in altri documenti conservati obbligatoriamente per legge.

22 DOMANDA - E vero che se voglio emettere fatture elettroniche, dovr indicare in fattura sia la Partita Iva che il codice fiscale dellacquirente? RISPOSTA Si. Lart.3 primo comma lettera d) del DM 23 gennaio 2004 richiede infatti che devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. In fattura quindi si dovr riportare sia per il cedente o prestatore che per il cessionario o committente il codice fiscale e la partita iva.

23 DOMANDA - Per la generazione dellimpronta, posso utilizzare funzioni di hash diverse dalla funzione RIPEMD - 160 oppure dalla funzione SHA-1 ? Per esempio posso utilizzare le funzioni MD2, MD4, MD5 che sono a 128 bit ? RISPOSTA No, si dovranno utilizzare le funzioni definite nella norma ISO/IEC 10118-3:1998 , ovvero le funzioni RIPEMD - 160 e SHA-1 che sono a 160 bit, con una probabilit di produrre la stessa impronta partendo da due documenti diversi (detta "prova di collisione") di 2 elevato alla 160 , che corrisponde ad un numero seguito da 48 zeri !

24 DOMANDA - Nelle fatture attive e passive conservate, quando lart.3 del DM 23 gennaio 2004 richiede che devono essere consentite funzioni di ricerca e di estrazione dagli archivi informatici in relazione alla data, si intende la data della fattura, del riferimento temporale o della marca temporale? RISPOSTA La data della fattura.

25 DOMANDA - Devo indicare nella nota integrativa al bilancio il fatto che ho svolto la conservazione sostitutiva? RISPOSTA - No

26 DOMANDA - La cadenza annuale per la conservazione sostitutiva dei documenti diversi dalle fatture da quando decorre? RISPOSTA - Il termine della "cadenza annuale" per la conservazione sostitutiva dei "restanti documenti" (art.3 comma 2 del DM 23 gennaio 2004) va individuato nella stessa data in cui non pi ammessa alcuna registrazione secondo la normativa vigente. Lart.7 comma 4-ter del D.L. 10 giugno 1994 nr 357 dispone a riguardo che: A tutti gli effetti di legge ,la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi allesercizio per il quale non siano scaduti i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza. Quindi, ad esempio: periodo imposta corrispondente allanno solare (1/1/2005-31/12/2005); anno di conservazione sostitutiva 2005; dichiarazione entro 31/10/2006; conservazione sostitutiva entro il 31/10/2006.

27 DOMANDA - La conservazione sostitutiva delle fatture attive pu essere eseguita anche con cadenza inferiore ai 15 giorni, oppure deve avvenire per forza con cadenza quindicinale ? RISPOSTA - Pu avvenire anche con cadenza inferiore ai 15 giorni.

28 DOMANDA - Posso procedere alla conservazione sostitutiva memorizzando, ad esempio, non a singolo DVD, ma a cumulo annuale? In sostanza invece di masterizzare un DVD ogni 15gg, posso accumulare sullo stesso DVD le precedenti conservazioni, in modo da arrivare a fine anno ed avere tutto in un unico DVD, invece che in ventiquattro DVD ? RISPOSTA - Si. Si tratta infatti di un riversamento diretto, ovvero di un processo che trasferisce uno o pi documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica.

29 DOMANDA - E possibile risalire ai dati delle mie fatture, partendo dallimpronta relativa allarchivio digitale che obbligatoriamente dovr inviare allAgenzia fiscale entro il mese successivo alla scadenza delle dichiarazioni dei redditi ? RISPOSTA - No, praticamente impossibile risalire al documento in chiaro dall'impronta generata tramite funzione di hash. L'Agenzia fiscale, se vuole effettuare un controllo sul singolo documento, deve farlo partendo dal documento in chiaro, generarne l'hash e confrontarlo con quello registrato, nella fase di conservazione, sul CD/DVD. Se i due hash non coincidono vuol dire che il documento originale stato in qualche modo alterato.

30 DOMANDA - Lemittente ed il ricevente possono conservare le fatture elettroniche in forma crittografata ? RISPOSTA - Si, purch la fattura elettronica venga resa leggibile in caso di verifiche, controlli o ispezioni.

31 DOMANDA - Il collegio sindacale , con riferimento alla fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva, cosa potr verificare ed eventualmente riportare nei verbali delle riunioni trimestrali tenute a norme dellart.2404 del c.c. ? RISPOSTA - Si ritiene possa verificare : - che il sistema di fatturazione elettronica risponda ai requisiti richiesti dalla normativa fiscale e tecnica; - che la procedura adottata nella conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari e delle scritture contabili, risponda ai requisiti richiesti dalla normativa fiscale e tecnica; -che il manuale della conservazione (se previsto) sia correttamente tenuto e regolarmente aggiornato; Si ritiene inoltre che debba riportare nei verbali delle verifiche trimestrali il corretto invio allAgenzia fiscale entro il mese successivo alla scadenza delle dichiarazione dei redditi , dellimpronta dellarchivio informatico oggetto della conservazione, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale. 32 DOMANDA - Se durante la verifica periodica (con cadenza non superiore a 5 anni ) , il responsabile della conservazione si accorge della non leggibilit di una fattura attiva , come si deve comportare? RISPOSTA - Fare la copia del CD o DVD di sicurezza conservato. E una procedura semplice, in quanto si tratta di riversamento diretto. 33 DOMANDA - Lindirizzo di un sito internet contenuto allinterno di una fattura elettronica (ad esempio lURL del sito internet della societ emittente ) , considerato una macroistruzione e pu pertanto invalidare il documento cos formato? RISPOSTA In linea teorica potrebbe esserlo. La fattura elettronica deve essere immodificabile e quindi, nel caso prospettato, non deve contenere nemmeno un link ad un indirizzo Internet poich esso potrebbe, se attivato, essere portatore di programmi idonei a modificare il contenuto del documento. 34 DOMANDA - Nelle modalit di assolvimento dellimposta di bollo sui documenti informatici , cosa si intende esattamente con il termine registrazioni? RISPOSTA - Si intende registrazioni contabili, ovvero le rilevazioni contabili di accadimenti o fatti amministrativi. Esempi di registrazioni contabili sono : 1-Rilevazione di una fattura di acquisto 2-Rilevazione del pagamento di una fattura di acquisto 3-Rilevazione di una fattura di vendita 4-Rilevazione dellincasso di una fattura di vendita 35 DOMANDA - Ho terminato la conservazione sostitutiva del libro giornale e mi sono accorto dopo qualche giorno che ho sbagliato. Posso rifare il processo ? RISPOSTA - Si. Basta per non aver gi comunicato all Agenzia fiscale limpronta dellarchivio relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari. 36 DOMANDA - Quando posso distruggere i documenti analogici che ho sottoposto al processo di conservazione sostitutiva ? RISPOSTA Solo successivamente al completamento della procedura di conservazione sostitutiva. E preferibile tuttavia attendere la trasmissione dallAgenzia fiscale competente della ricevuta della comunicazione effettuata e il relativo numero di protocollo. 37 DOMANDA - Abbiamo un libro giornale enorme, invece di conservare in modo sostitutivo un unico file , possiamo procedere ad una conservazione sostitutiva dei diversi file ottenuti con la divisione del libro giornale per mensilit ? RISPOSTA - Si, purch le pagine dei files siano numerate progressivamente (art.2215 c.c.).

38 DOMANDA - Cosa si intende per ordine cronologico durante la fase di conservazione sostitutiva? Quali sono i parametri o i termini di raffronto al fine di applicare un corretto ordine cronologico , con riguardo ai vari documenti fiscali ? RISPOSTA - La richiesta di assicurare un corretto ordine cronologico , va intesa nel senso di assicurare una ininterrotta sequenzialit alla conservazione sostitutiva , secondo parametri che riescono a rappresentare correttamente la logica dei vari documenti o scritture contabili : - per il ciclo attivo della fatturazione, appare corretto utilizzare la progressivit della data di emissione e della numerazione; - per il ciclo passivo della fatturazione , appare corretto utilizzare la progressivit della data di ricezione; -per il libro giornale appare corretto utilizzare la progressivit della data delle registrazioni contabili. 39 DOMANDA - Posso conservare il libro giornale in formato digitale , ed i registri IVA in formato cartaceo? RISPOSTA - Si 40 DOMANDA - Se il responsabile della conservazione si dimette o viene sostituito , il nuovo responsabile dovr firmare nuovamente tutti i CD o DVD conservati ? RISPOSTA No. 41 DOMANDA - In caso di richiesta al notaio di un estratto delle scritture contabili conservate in formato digitale ai fini di una prova idonea per una ingiunzione di pagamento , il notaio potr richiedere lesibizione della ricevuta della comunicazione effettuata ai sensi dellart.5 del DM 23 gennaio 2004 ed il relativo numero di protocollo? RISPOSTA -Si. Lart. 634 del codice di procedura civile , ai fini della costituzione di prova idonea per i crediti relativi ad imprenditori che esercitano attivit commerciali , richiede gli estratti autentici delle scritture contabili prescritte dalle leggi tributarie. Occorre quindi che il notaio oltre a verificare la correttezza degli obblighi di cui allart. 3 e 4 del DM 23 gennaio 2004 in tema di esatta apposizione di firma digitale e marca temporale , richieda altres lesibizione della ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo della comunicazione fatta alle Agenzie fiscali. 42 DOMANDA - Il manuale della conservazione sostitutiva previsto dalla normativa? E obbligatorio tenerlo? RISPOSTA - No, non previsto dalla normativa e non obbligatorio , ma assolutamente opportuno tenerlo. Esistono infatti rilevanti motivi che giustificano la sua tenuta ed un suo corretto aggiornamento : - viene tutelato loperato del responsabile della conservazione (dimostra di aver adempiuto correttamente ai propri doveri ) - viene tutelata lazienda nei confronti degli organi preposti ai controlli interni ed esterni. -tutela verso terzi: curatori fallimentari in caso di fallimento , etc 43 DOMANDA - Posso conservare le scritture contabili e tutta la mia documentazione rilevante ai fini tributari fuori dallItalia? RISPOSTA - No. E possibile conservare in un altro stato solo le fatture elettroniche emesse e/o ricevute. 44 DOMANDA - Nella verifica con cadenza non superiore a 5 anni della effettiva leggibilit dei documenti conservati, invece di visualizzare i documenti per verificarne la effettiva leggibilit (con apertura dei

singoli PDF manuale oppure automatica) , posso utilizzare un software che verifichi solamente se i documenti sono effettivamente visualizzabili? RISPOSTA- No. Il Responsabile della Conservazione sostitutiva dovr verificare con cadenza non superiore a 5 anni la effettiva leggibilit dei documenti conservati e non la semplice effettiva visualizzazione : un documento pu essere visualizzabile ma non leggibile. Il Responsabile della Conservazione sostitutiva potr quindi : 1- Utilizzare un software per verificare periodicamente lo stato di conservazione dei supporti di memorizzazione; 2- Utilizzare un software per verificare periodicamente la effettiva visualizzazione dei documenti conservati; 3- Verificare periodicamente la effettiva leggibilit dei singoli documenti conservati. 45 DOMANDA - Pu il responsabile della conservazione sostitutiva essere residente in un altro paese della UE ? RISPOSTA - Si , in caso per di mancanza di codice fiscale necessaria una integrazione nelle informazioni contenute nel certificato qualificato di firma digitale. Il Testo unico sulla documentazione amministrativa, allart.27 bis secondo comma, infatti recita: In aggiunta alle informazioni di cui al comma 1 ,fatta salva la possibilit di utilizzare uno pseudonimo ,per i titolari residenti allestero cui non risulti attribuito il codice fiscale ,si deve indicare il codice fiscale rilasciato dallautorit fiscale del Paese di residenza o , in mancanza , un analogo codice identificativo ,quale ad esempio un codice di sicurezza sociale o un codice identificativo generale. 46 DOMANDA - Pu il responsabile della conservazione essere una persona giuridica, per esempio una SRL oppure una SPA ? RISPOSTA - Si , naturalmente la firma digitale del responsabile della conservazione sar di una persona fisica (legale rappresentante ) della societ . 47 DOMANDA - Esiste un Ente o una certificazione che mi attesti che la procedura o il software di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva che voglio adottare a norma? Come posso fare per accertarmi della correttezza della procedura e del software , ed avere la certezza che in caso di controlli o ispezioni lAmministrazione finanziaria non mi contesti irregolarit o errori procedurali e quindi essere assoggettato ad eventuali sanzioni amministrative , o peggio ancora sanzioni penali previste per i reati tributari? RISPOSTA - Non esiste alcun Ente o certificazione che attesti che la procedura o il software di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva che voglio adottare a norma. Posso per nominare responsabile della conservazione sostitutiva un professionista esperto con provata esperienza e conoscenza sia informatica che fiscale dei processi di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva , e prevedere eventualmente penali ed assicurazioni RC obbligatorie. 48 DOMANDA -Posso conservare le scritture contabili e tutta la mia documentazione rilevante ai fini tributari fuori dallItalia? RISPOSTA - No. E possibile conservare in un altro stato solo le fatture elettroniche, e non le scritture contabili. Lart. 39 terzo comma del DPR 633/72 dispone che Il luogo di archiviazione delle stesse pu essere situato in un altro stato a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza, riferendosi, appunto, alle sole fatture elettroniche.

49 DOMANDA - Una multinazionale avente sede legale in Danimarca e stabile organizzazione in Italia ( filiale a Milano) e in altri 8 stati Europei , vorrebbe conservare le fatture secondo la seguente procedura: a) per il ciclo attivo: compilazione delle fatture in Italia con invio dei files su SAP alla sede legale danese, emissione delle fatture elettroniche da SAP della sede legale Danese secondo la normativa italiana, conservazione sostitutiva delle stesse su supporto ottico presso la sede legale Danese secondo la normativa Italiana. b) per il ciclo passivo: scansione in Italia delle fatture cartacee ricevute con invio dei files su SAP alla sede legale danese, conservazione sostitutiva delle stesse su supporto ottico presse la sede legale Danese secondo la normativa Italiana . E una procedura corretta? RISPOSTA - No. Per il punto a) , riguardante il ciclo attivo la procedura corretta. Naturalmente il sistema di conservazione delle fatture presso la sede legale danese dovr consentire laccesso automatizzato allarchivio (vedi art. 39 , comma 3, DPR 633/72). Per il punto b) , la conservazione sostitutiva va eseguita in Italia. Se invece il ciclo passivo fosse costituito da fatture elettroniche, la conservazione sostitutiva potrebbe essere eseguita presso la sede legale danese , naturalmente consentendo laccesso automatizzato allarchivio (vedi art. 39 terzo comma, DPR 633/72). 50 DOMANDA - Ho realizzato nel ciclo attivo un sistema di fatturazione elettronica e di conservazione sostitutiva con spedizione delle fatture in formato cartaceo. Dopo aver terminato il processo di conservazione sostitutiva con cadenza quindicinale, mi ritornata una fattura perch il cliente ha cambiato sede legale. Come mi devo comportare ? RISPOSTA - Se lerrore fosse imputabile ad una variazione nellimposta o nellimponibile, il tutto si risolverebbe con lemissione di una nota daccredito elettronica, secondo le norme dettate dallarticolo 26 del DPR 633/72. Quando per lerrore riguarda un dato richiesto in fattura a norma dellarticolo 21 del DPR 633/72, in questo caso la sede legale del cliente, e si gi provveduto alla conservazione sostitutiva, si ritiene si possa procede in questo modo:

1. La fattura elettronica emessa e gi conservata non potr pi essere modificata, si dovr quindi emettere una nuova fattura elettronica, questa volta con i dati esatti del cliente e conservarla anchessa in modalit sostitutiva in unarea particolare dellarchivio informatico, denominata per esempio errori e correzioni;

2. Si conserveranno poi nellarchivio informatico entrambe le fatture: quella errata insieme alle altre fatture emesse nella quindicina e quella esatta nellarea denominata errori e correzioni;

3. Si dovr definire e documentare dettagliatamente nel manuale della conservazione sostitutiva, la procedura adottata in questi casi e come gestita ed aggiornata larea errori e correzioni.