evolving planner la gestione del tempo e degli...

Incominciamo!

“Chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo.”

- Jean de la Bruyere-

Il presente - individua dove sei adesso e descrivi il tuo territorio: – Rifletti - Ascolta Valuto il mio presente definendo il livello di ogni area di influenza da 0 a 10 (0 =area “non è presente (considerata attualmente) nella vita” ; 10= pienamente realizzata)

Le aree di influenza sono: - la Coppia- il Lavoro- le Finanze- la Salute- il Divertimento- la Mente/spirito- l’Amicizia- la Famiglia

Analizzo quanto sono soddisfatto dei livelli indicati o se nel compilare la sfera di influenza è emerso il desiderio di incrementare alcune parti. Rifletto sulle parti che desidero cambiare, penso ed immagino come voglio che diventi ognuna delle aree che ho identificato.

Gli scopi - pianifica

Definire uno scopo significa individuare una condizione di per cui individuo degli obiettivi che verranno realizzati!per mezzo di azioni. Lo scopo è! una condizione desidero raggiungere ed è! la“visione”! che nutre! in senso emotivo e positivo il lavoro quotidiano.

Analizzando le 8 aree di influenza dell’Evolving Planner metto a fuoco gli scopi per ognuna di esse. Definendo gli scopi in ogni area è rifletto su quelle che ritengo essere le più! importanti in questo momento. Compilare senza pregiudizi lo schema delle aree di influenza dell’Evolving Planner è fondamentale : ciò!che conta è!essere coerente con me stesso e perseguire lo scopo fino a che questo rappresenta l’orizzonte dei miei intenti personali. E’!possibile che alcuni scopi restino gli stessi per tutta la vita mentre altri cambieranno a mano a mano che vengono realizzati.

Posso modificare gli scopi nel corso del tempo facendo attenzione che questo avvenga in connessione con una necessità reale o con un cambiamento di priorità, non per paura, per scappare a qualcosa di troppo difficile o per risolvere un’insoddisfazione momentanea.

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La linea temporale degli Scopi Individuati gli scopi li scrivo su una linea temporale individuando quelli che devono essere realizzati per primi: scopi di base o più!urgenti che possono essere i primi “passi” per costruire scopi più “alti” che hanno bisogno di una base solida per essere realizzati. Per mettere a fuoco gli scopi è possibile fare gli esercizi della sezione I MIEI SCOPI.

OBIETTIVI – realizza Gli obiettivi sono la declinazione operativa dei miei scopi. Definiti gli scopi individuo gli obiettivi partendo dai "macro obiettivi”. I MACRO OBIETTIVI- SCHEDA 3 SCHEDA “MACRO OBIETTIVI” I macro obiettivi sono degli obiettivi importanti che formano la base degli scopi. Per definire i macro obiettivi è necessario analizzare gli “scopi base” ponendosi la domanda “cosa dovrei fare o possedere per realizzare il mio scopo?” tramite 5 step: Step 1 - : Quale è!il mio obiettivo? Step 2 - : Cosa avrò (a livello personale e materiale) quando avrò!raggiunto il mio obiettivo? Questa domanda serve per mettere a fuoco la condizione futura avendo un punto di riferimento per le mie verifiche. Step 3 -: Cosa serve per realizzare il mio obiettivo? Step 4 - : Creo una lista delle risorse (disponibili/e da reperire) in cui indico: quello che già!è in mio possesso e quello che ancora devo acquisire per riuscire a realizzare l’obiettivo. Step 5 - : Definisco gli obbiettivi a breve termine Per realizzare la lista a breve termine è! importante la lista delle risorse perché!buona parte degli obiettivi a breve termine saranno influenzati dalla necessità! di procurare le risorse necessarie per raggiungere i macro obiettivi. La scala temporale di un macro obiettivo va!da uno a tre anni. A mano a mano la gestione dei processi di formulazione e realizzazione dei macro-obbiettivi diventerà più facile e la verifica della loro realizzazione sarà un processo rodato, potrò aumentare la scala temporale fino a raggiunger obiettivi e progetti a tre anni e più. Se ad esempio voglio imparare a suonare uno strumento musicale posso iniziare indicando cosa voglio essere in grado di suonare da oggi ad un anno. Poi raggiunto l’obiettivo posso riformulare quello che

farò!l’anno successivo e così!via. GLI OBIETTIVI A BREVE TERMINE L’obiettivo di breve termine sono composti da una ulteriore suddivisione dei macro obiettivi nei sotto elementi che sono necessari per raggiungere un macro obiettivo. La scala temporale degli obiettivi a breve termine va da una settimana a massimo un mese. Riuscire a concludere quello che è a breve termine mi darà!più!fiducia permettendomi!di imparare a gestire i cambiamenti che voglio apportare agli obbiettivi in funzione delle scoperte giornaliere. La realizzazione degli obiettivi avviene per mezzo di azioni e attività!che compio quotidianamente.

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LE AZIONI E LE ATTIVITÀ Le azioni e le attività!sono i mattoni con costruisco la mia identità. Una volta definiti gli obiettivi a breve termine devono essere individuate le azioni annotando cosa vuol dire realizzare l’obiettivo di breve periodo ed identificare quello che serve.

Ad esempio se ho deciso di imparare una scala musicale avrò!bisogno di uno spartito con la scala, di un metronomo per imparare a farla sempre più!velocemente, di definire un tempo minimo di pratica per riuscire a memorizzarla e del piacere di suonarla perché!grazie a questo esercizio potrò!suonare

altre cose e imparare ad improvvisare. Per realizzare la lista procedo per passi successivi: Step 1 - : creo un elenco di azioni/attività da compiere per raggiungere gli obiettivi

(esempio: voglio avere il mio strumento musicale a portata di mano ogni volta che ho deciso di suonare, voglio ricordarmi la motivazione che mi spinge a suonare, voglio confrontarmi con chi mi

insegna sulla cosa più!giusta da suonare, voglio suonare almeno 30 minuti al giorno); Step 2 -: individuo le cose materiali che i serviranno per supportare le mie azioni ed attività!

(lo strumento musicale, lo spartito, il metronomo, il posto dove suonare, il tempo per suonare) ; Step 3 -: creo un elenco che metta insieme azioni, attività!e mezzi per la realizzazione gli scopi e organizzo la lista in base alle priorità!!

(suonare tuti i giorni dalle 14 alle 15 la scala di Mi minore) . Step 4 - : recupero mezzi per realizzare le azioni e attività!!"prendo lo spartito e il metronomo e tengo lo strumento a portata di mano nei momenti in cui ho

deciso di suonare per limitare le perdite di tempo). Step 5 - : realizzo una linea temporale degli obiettivi a breve termine considerando la loro successione. Questa linea temporale terrà!in considerazione quella dei macro obiettivi e sarà!contenuta nelle tempistiche che ho definito per la loro realizzazione.

(definisco i giorni gli orari e cosa farò!per imparare a suonare una data scala) Una volta definita la linea temporale degli obiettivi a breve termine, composti da attività, azioni e mezzi, prima di costruire il calendario vero e proprio mi prendo un momento per considerare l’uso effettivo che faccio del tempo nella mia giornata.

ATTIVITÀ!GIORNALIERE (ESERCIZIO) COME IMPIEGO IL MIO TEMPO Questo esercizio mi aiuterà a rendere chiara la gestione del tempo durante le mei giornate. Sarà necessario prendere nota, per almeno un mese, di come vengono trascorse le giornate. Questo diario giornaliero è!utile prendere consapevolezza delle azioni, attività!e mezzi. Esercizio: Mi prendo due intervalli giornalieri, alle 12 e alle 21 (ma posso scegliere quelli con cui mi trovo meglio) e annoto come ho impiegato il tempo dalla mattina fino all’ora in cui sto annotando. Posso utilizzare il calendario del cellulare o delle app per la misurazione del tempo, la cosa importante è che nel corso del mese io abbia una visione chiara di come uso il mio tempo. E’ importante trovare delle routine e delle azioni che ripeto continuativamente. Questo esercizio serve per innalzare la mia consapevolezza del tempo, ogni forma di giudizio nei confronti di come uso il tempo è inutile, l’Evolving Planner serve proprio a farmi ritornare ad usare il mio tempo. QUANTO TEMPO DEDICARE GIORNALMENTE ALLE AZIONI/ATTIVITÀ!LEGATE AGLI OBIETTIVI

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Il tempo massimo giornaliero programmabile per le attività! e azioni, legate agli obiettivi di breve termine, non dovrebbe superare le 4 ore, affinché imprevisti che non posso prevedere non inficino la programmazione giornaliera. Creare una limitazione di tempo da impiegare nelle azioni/attività! permette di costruire una progettualità!che favorisce la realizzazione e che limiterà!il rischio di frustrazione da fallimento. Quattro ore sono il tempo massimo in cui realizzo i miei obiettivi. Se però!durante la giornata realizzo tutte le azioni/attività che mi sono prefisso e desidero dedicare più!tempo ad altre azioni/attività posso farlo liberamente. L’Evolving Planner è uno strumento di progettazione elastico e il tempo può essere impiegato in base al momento presente a alla capacità!di decidere come impiegarlo. Cosa diversa è!la progettazione di come verrà impiegato!il tempo nel futuro.

COSTRUZIONE DEL CALENDARIO E’ possibile utilizzare un calendario cartaceo o un calendario digitale come Google Calendar per inserire le proprie azioni/attività. Gli elementi da inserire sono: ! 1. Obiettivi di lungo periodo:

1. la data di inizio e la data di fine 2. ogni tre mesi verrà indicata un’azione/attività!di valutazione per verificare il raggiungimento di

quanto è stato prefissato o se è necessario riconsiderare l’obiettivo di lungo periodo. 3. alla fine del periodo verrà valutato quello che è stato realizzato in funzione di quello che è

stato previsto 2. Obiettivi di breve periodo:

1. la data di inizio e di fine dell’obiettivo. 3. Azioni/attività

1. su base giornaliera ed in funzione delle ripetizioni là!dove siano azioni che vengono ripetute periodicamente

2. ogni giorno indicare le azione realizzate o meno e prendere nota di quello che ho notato di me ne perseguire le mie attività

E’! importante rivalutare periodicamente i risultati raggiunti per costruire al meglio l’armonia di quello che sto portando avanti, integrando al meglio le nuove attività della mia vita. Google Calendar permette di utilizzare gli Obiettivi che hanno già! la possibilità!di essere inseriti in maniera ripetitiva e in relazione ai miei altri appuntamenti. VALUTAZIONE DEI RISULTATI Ad intervalli regolari da porre in calendario: # valutare il raggiungimento dei singoli sotto-obiettivi; # valutare la distanza dai macro obiettivi; # riflettere se l’obiettivo è!rimasto lo stesso; # verificare l’allineamento con gli scopi che ho individuato nel periodo; # considerare se lo scopo iniziale rimane lo stesso; # eventualmente ridefinire le azioni ed attività!in base all’esperienza accumulata.

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Questo momento di verifica permette di rinforzare la motivazione, focalizzare e nello stesso tempo essere sempre più!partecipe e attivo nella costruzione della vita.

Il MODELLO Evolving Planner

1. Definizione degli scopi; 2. individuazione obiettivi di lungo termine e obiettivi di breve termine legati agli scopi; 3. temporizzazione degli scopi, di conseguenza dei macro obiettivi e degli obiettivi a breve

termine; 4. individuazione delle azioni/attività!necessarie per il raggiungimento degli obiettivi di breve

termine. Esempio:

se voglio iniziare a suonare uno strumento mi porrò!come scopo la possibilità!di improvvisare su una base musicale. Per raggiungerlo definirò!come obiettivi la produzione di un suono corretto, la

conoscenza delle scale e dei principi di improvvisazione. Sceglierò!un metodo o un insegnante che possa accompagnarmi in questo processo e costruirò, sulla base delle indicazioni del metodo o

dell’insegnante, un percorso per obiettivi successivi. Il primo potrebbe essere quello di emettere il suono corretto con lo strumento esercitandomi con scale e accori. Per questo obiettivo definisco un

tempo, ad esempio 3 mesi che suddivido in sessioni di prove settimanali. !Una volta iniziato il lavoro dopo la prima settimana verifico dove sono arrivato rispetto al mio obiettivo e valuto se quello che ho definito per il raggiungimento del mio scopo è!ancora realistico. Considero,

ad esempio, che più!mi esercito meglio riuscirò!a utilizzare il mio tempo, ma anche che se voglio crescere dovrò!fare esercizi più!complessi.!

Continuo con questo lavoro di attività!e verifica fino al raggiungimento dei miei obiettivi. Nel raggiungimento dei miei obiettivi valuto se questi sono allineati con il mio scopo, e se lo scopo a mano

a mano che realizzo i miei obiettivi è!ancora valido. In finale realizzerò!la “personificazione”!del mio scopo.

“Nella teoria della relatività non esiste un unico tempo assoluto, ma ogni singolo individuo ha una propria personale misura del tempo, che dipende

da dove si trova e da come si sta muovendo.” (Stephen Hawking)

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I MIEI SCOPI - Esercizi Ci sono vari esercizi che possono guidarmi nella definizione, scoperta o riscoperta dei miei scopi e delle mie passioni. Ognuno di questi esercizi serve come indicazione, supporto e aiuto e può essere svolto o meno a seconda di come mi sento. Esercizio 0 Non ascolto le norme sociali E’ importante che mi prenda un momento per distaccarmi dalle norme sociali a cui sono legato. Ad esempio amici e parenti possono aspettarsi da me certi comportamenti e un certo modo di agire. Questa può essere una condizione che limita completamente il mio agire e la possibilità di identificare quelli che sono i miei scopi. Mi posso domandare: # come voglio che sia il mio mondo? (non pensando a cosa gli altri pensano di me) # quali sono i pensieri che appartengono o me e quelli che mi sono stati “passati”? (ho mai iniziato un

lavoro in proprio o cercato di mantenermi grazie alle mie passioni?) # ci sono delle “credenze” che mi porto dietro che non mi appartengono? Esercizio 1 Le domande Le domande aiutano a dare una guida al mio pensiero e le risposte mi servono per una verifica di ciò che è importante per me. # quando sono stato più felice nella mia vita? # quando sono stato veramente orgoglioso di me? # che qualità ammiro maggiormente nelle altre persone? # cosa mi fa essere veramente vivo ed energico? # quanto (da 1 a 10) sono felice ogni giorno? # che cambiamento potrebbe rendere la mia vita più felice? # qual’è l’azione che potrebbe generare un cambiamento decisivo per la mia felicità nell’immediato? # quali sono i doveri che schiacciano/intererferiscono con ciò che voglio? # quale sarebbe il soggetto di 100 libri/film che potrei leggere/vedere senza stancarmi? # cosa potrei fare per i prossimi 2 anni senza essere pagato? # cosa farei se avessi soldi sufficienti per fare qualunque cosa? Esercizio 2 Cosa fa scorrere il tuo sangue! Le attività che mi fanno sentire vivo, che mi emozionano e mi eccitano sono quelle che maggiormente rappresentano il mondo delle mie passioni e dei miei scopi. Scrivo un elenco di 10 cose che mi fanno stare bene che mi eccitano e mi danno energia. Se è impossibile pensare a me che non faccio una certa cosa allora quella è una mia passione. Posso creare tre elenchi: 1. Passioni: 2. Interessi: 3. Cose che mi danno gioia: Esercizio 2.bis Chi amo! Scrivo un elenco delle persone e delle cose che amo e con le quali vorrei passare più tempo. Conoscere le persone e cose che amo e con cui vorrei passare tempo mi aiuta a focalizzare i miei scopi nelle diverse aree di influenza.

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Posso suddividere l’elenco in ordine di importanza, ad esempio posso mettere al primo posto nelle persone che amo i miei figli, poi la mia compagna e così via. Esercizio 3 Le cose che detesto Elencando quello che detesto inizio ad individuare quello che nella mia vita mi porta via energia quando lo faccio e per sottrazione quello che invece mi realizza. Faccio un elenco delle cose che assolutamente detesto. Faccio una lista delle persone di cui sono geloso e mi chiedo: # perché sono invidioso di loro? che cosa vorrei avere che loro hanno e che io attualmente non ho?

(esempio: per il lavoro che fanno? per le relazioni che hanno?) Esercizio 4 Faccio una lista delle cose in cui non sono eccezionale Se metto insieme le cose in cui non sono eccezionale posso creare un mix unico che rappresenta quello che sono e posso realizzare nella mia vita. Mettendo insieme le cose posso creare una nuova comprensione di come si legano per realizzare qualcosa di più grande delle loro singole espressioni. Esercizio 5 Rifletto La scoperta dei propri scopi e passioni è raramente qualcosa sorge da un momento ad un altro. Più spesso è la comprensione di una serie di elementi che fanno parte della mia vita e che si manifestano nel tempo. Mi prendo 20 minuti ogni giorno per almeno una settimana per riflettere cosa mi interessa in questo periodo, cosa mi ha emozionato e reso attivo. Prendo nota di ogni riflessione e la collego ad una visione più ampia di quello che è la mia vita. Esercizio 6 Cosa amavo fare da bambino? Rifletto su quello che mi piaceva fare quando ero un bambino. Cosa mi appassionava prima che i doveri della vita si prendessero il mio tempo? C’è qualcosa che ancora mi appassiona? Uso le mie memorie per trovare i miei scopi legati a qualcosa che mi porto con me da sempre. Esercizio 6 bis Cosa avrei voluto fare? Questo è l’esercizio in cui mi domando come avrei voluto passare i miei ultimi 20 o 30 anni? Non devo farmi prendere dal rimorso di quello che non ho fatto, ma voglio scoprire quello che veramente mi attira e mi motiva. Esercizio 7 Visualizzo Mi immagino di svegliarmi sereno, mi alzo pieno di energie, eccitato per quello che sto andando a fare, il sole spende e io faccio il primo passo nella mia giornata. Adesso comprendo il tipo lavoro sto andando a fare che mi ha generato questa gioia ed energia. Esercizio 8 Cerco persone che mi ispirano Cerco persone che mi ispirano e entro in contatto con loro. Possono essere persone viventi ma anche persone che non ci sono più, ma che conosco grazie alla loro storia. Con le persone ancora in vita cerco di entrare in contatto diretto. Anche se sono persone famose posso provare a scrivergli, non si sa mai cosa può succede nella vita.

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Penso al perché le reputo persone che mi ispirano e individuo le azioni specifiche e le caratteristiche che hanno e che vorrei emulare. Mi focalizzo sulle azioni che mi ispirano e non necessariamente su tutta la persona. Esercizio 9 Chiedo agli altri Chiedo alle persone che stimo quali sono i miei punti di forza, le qualità che mi caratterizzano. Esercizio 10 Smetto di parlare e pensare per assoluti Cerco di notare ogni volta che inserisco nel mo parlare o pensare degli assoluti (es. “sono fatto così”, “le cose si fanno così e così”, “il lavoro è fatica” ecc.). Soprattutto quando mi riferisco alle condizioni in cui mi trovo a lavoro e nelle relazioni. !Le passioni e gli scopi si fondano sul bilanciamento di diversi aspetti per questo realizzare che quello che vedo come un unico è in realtà formato da multipli mi aiuta a capire da cosa partire e come procedere. Esercizio 11 Smetto di compiacere gli altri Come nel punto 0 sono soggetto a certe regole sociali posso accorgermi di essere condizionato dal mio desiderio di compiacere gli altri. Questo aspetto può limitare molto la mia possibilità di mettere a fuoco i miei scopi e passioni perché è facile che entrino in conflitto con le aspettative altrui. Mi prendo tempo per liberarmi di tutti gli aspetti che posso ricollegare ad una attività di compiacimento verso le persone che mi condizionano. Esercizio 12 Ricerco Mi prendo tempo per comprendere cosa comporta il raggiungimento dei mie scopi e passioni.

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